Documente pentru edine

Agenda

Minuta edinei

Planul de aciune

Lista de distribuie

Este responsabilitatea liderului ntocmirea i distribuirea documentelor!

Agenda

Agenda final care se trimite participanilor va conine urmtoarele informaii generale:

scopul/ tipul edinei

locul, data, ora

obiectivele

subiectele de discutat i timpul alocat pentru fiecare

persoanele care vor prezenta / vor conduce discuiile pe o anume tem

Pentru a asigura implicarea participanilor pe agend se va aduga sarcina care-i revine participantului respectiv (de exemplu s aduc o sintez a rapoartelor de vnzri pe ultima lun, s pregteasc o prezentare de 10 minute despre organizarea fiierelor, etc).

Minuta edinei

Aceasta se ntocmete pe parcursul edinei, pentru a fi siguri c nici o informaie important nu a fost omis. Va conine:

date de identificare (tipul edinei, data)

numele participanilor

subiectele abordate

punctele de vedere exprimate

planul de aciune

data edinei de follow-up

Cine scrie minuta edinei? La aceasta ntrebare nu exist un rspuns standard. O poate face liderul, unul dintre participani sau o persoan chemat special pentru aceasta (de exemplu o secretar). cnd hotri cine este persoana care scrie minuta edinei amintii-v c aceasta va avea mai puine anse s participe la discuii.

Planul de aciune

Pentru ca edina s-si ating obiectivele trebuie ca cele hotrte s fie puse n practic; acest lucru este valabil i pentru edinele de prezentare, la care cei implicai hotrsc de exemplu s foloseasc informaiile prezentate ntr-un anume mod. Planul de aciune este unealta de monitorizare a aplicrii celor hotrte n edin. Pentru a fi eficient Planul de aciune trebuie s conin:

date de identificare (data, tipul edinei, participanii) dac nu este inclus n minuta edinei

activitatea/ sarcina

persoana care rspunde

termenul de execuie final, termene intermediare dac este cazul

data la care se raporteaz i persoana creia i se raporteaz (cnd este cazul)

Lista de distribuie

Documentele edinei se distribuie nu numai participanilor ci i tuturor celor care pot influena stabilirea agendei i/ sau aplicarea celor hotrte.

Agenda se distribuie cu cel puin o zi nainte de edin.

Minuta i planul de aciune n ziua n care a avut loc edina sau cel mai trziu n ziua imediat urmtoare.