DOCUMENTELE DE EVIDENTA CONTABILA

DOCUMENTELE DE EVIDENTA CONTABILAI. CIRCUITUL DOCUMENTELOR1.Circuitul documentelor reprezint drumul parcurs de documentele economice de la ntocmirea lor pn la arhivare. 2.Circuitul documentelor Documentele justificative parcurg urmatoarele etape: ntocmirea, prelucrarea, analiza contabil, nregistrarea n contabilitate, clasarea i arhivarea. Prelucrarea presupune la rndul ei urmtoarele etape: sortarea exprimarea valoric centralizarea datelor verificarea nregistrarea n contabilitate se face n ordine cronologic i sistematic. Schematic, traseul documentelor se prezint astfel

NTOCMIRE

PRELUCRARE sortare exprimare valoric centralizarea datelor verificare

ANALIZ CONTABIL

NREGISTRARE N CONTABILITATE cronologic sistematic

CLASARE

ARHIVARE arhiva general arhiva curent

3.Organizarea circulaiei documentelor- se face pe baz de grafice de circulaie- graficul trebuie sa cuprind: - denumirea documentelor care se ntocmesc i numrul de exemplare - operaiile i lucrrile de contabilitate care se execut - termenele de executare - persoanele care rspund - compartimentul i persoanele crora se transmit documentele. - tipuri de grafice: grafice individuale grafice de compartimente grafice generale4.Clasarea documentelor- definiie: prin clasarea documentelor n dosare se nelege aranjarea lor ntr-o anumit ordine strict determinat.- criteriile de clasare a documentelor criteriul cronologic, n ordinea ntocmirii (date calendaristice) felul operaiei (exemplu: operaii bneti) felul activitii desfurate (exemplu: vnzarea mrfurilor) felul documentelor (exemplu: facturi, avize de nsoire a mrfii, chitane) criteriul combinat, avnd la baz cel puin doua criterii (exemplu: dup natura operaiei i felul activitii desfurate de agentul economic).II.PSTRAREA DOCUMENTELOR se face n dosare pegtite prin operaia de clasare dosarele sunt aranjate n aa fel nct s serveasc utilizatorilor de informaii n funcie de necesitiAvem de-a face cu doua categorii de arhive, i anume: arhiva curent este compartimentul unde se pstreaz documentele pentru anul curent arhiva general este un compartiment distinct de activitate al ntreprinderii, unde dosarele cu documente se predau la expirarea anului curent.

III.ARHIVAREA DOCUMENTELOR1.Definiie arhivarea documentelor este operaia de pstrare a documentelor din anii anteriori2.Locul de pstrare a documentelor n arhiva agenilor economici3.Termene de pstrare a documentelor: documentele justificative i contabile este se psreaz 10 ani iar statele de salarii de 50 de ani.4.Regulile generale de arhivare a documentelor: documentele se grupeaz n dosare numerotate, nuruite i parafate gruparea documentelor n dosare se face cronologic (dup data calendaristic) i sistematic (relaia ntre activiti i conturi) evidena documentelor de arhiv se ine cu ajutorul documentului Registru de eviden curent, unde se nregistreaz dosarele i documentele intrate i ieite din arhiv.5.Observaii - dup expirarea termenului de pstrare documentele se scot din arhiva general. dac prezint o importan deosebit se predau la arhivele statului daca nu prezint importan practic ele se elimin arhivarea se poate face i prin mijloace moderne, cu ajutorul microfilmelor i a microfielor sau pe ali purttori informatici de date n cazul documentelor pierdute, sustrase sau distruse, se procedeaz la reconstituirea lor n termen de 30 de zile. Documentul astfel reconstituit va purta meniunea RECONSTITUIT.

ELEV: Dadalau Narcis Nicolaie CLASA: a IX-a C