Modul 1    Documentația de afaceri

Conceptul și importanța documentației de afaceriUnitate: 1 din 5

În această unitate de învățare vom discuta despre conceptul și importanța documentației de afaceri, precum și despre tipurile,

formele și ciclul său de viață. La finalul acestei unități, vom discuta despre diversele tipuri de procesare a documentelor.

Afacerile moderne se bazează pe o comunicare foarte intensivă, ce produce mari cantități de informații. În derularea afacerilor,

majoritatea companiilor creează și primesc un mare număr de documente pe care mai apoi le transformă, le editează, le

monitorizează și le arhivează în diverse moduri.

Documentele pe suport de hârtie sunt în continuare cea mai importantă sursă de informații dintr-o companie. În calitate de

purtători tradiționali ai informațiilor, numărul lor crește exponențial, ceea ce face ca și accesarea ulterioară a acestora să devină

din ce în ce mai dificilă. Căutarea și obținerea datelor din documente arhivate reprezintă o muncă destul de dificilă, ce necesită

foarte mult timp.

Pot exista foarte multe probleme în ceea ce privește documentația de afaceri și întreținerea acesteia. Întotdeauna vor exista

întrebări de genul: oare are toată lumea ultima versiune a unui anumit document? Cum se poate asigura o simultaneitate cel

puțin aproximativă în distribuția documentelot către toți cei implicați?

Prin urmare, gestiunea eficientă a documentației este absolut necesară.

Clasificarea documentației de afaceri

În funcție de forma sa, documentele pot fi:

Textuale - toate documentele scrise de mână, reviste, cărți, formulare etc.

Grafice – desene, hărți etc.

Audio-vizuale – videoclipuri, muzică cu imagine etc.

Documentele textuale sunt cea mai importantă formă de documente, deoarece au cel mai mare nivel de structurare și, de

asemenea, oferă posibilitatea de căutare după anumite criterii.

În funcție de sursa lor, documentele pot fi:

De intrare  - care intră în sistemul de afaceri

Interne - care există în sistemul de afaceri dat

De ieșire  - documentele dintr-un sistem de afaceri care sunt externe, respectiv destinate pentru un alt sistem de afaceri

(de exemplu, chitanța emisă unui cumpărător).

De asemenea, documentele pot fi și:

Externe - atunci când în sistemul nostru de afaceri intră documente emise de alte entități (precum un furnizor).

Interne - documente care se află în sistemul nostru de afaceri (precum ordinul de transfer dintr-un depozit auxiliar în

cel principal).

În ceea ce privește conținutul, documentele pot fi:

Primare - care conțin rezultatele imediate ale unei activități și date sursă (precum avizul de însoțire a mărfii).

Secundare – care sunt un rezultat al procesării analitice și sintetice a documentelor primare (raportul bazat pe avizul

de însoțire a mărfii).

În funcție de structura lor, documentele pot fi:

Structurate - care au întotdeauna același format, dar cu un conținut variabil (precum un aviz de însoțire a mărfii).

Nestructurate - care nu au un format și un conținut standard. Aici intră contractele, articolele de ziar, rapoarte

ș.a.m.d.

Descoperirea a noi posibilități de căutare printre documentele arhivate este o sarcină foarte importantă în managementul

documentației. Documentele structurate permit o căutare mai ușoară decât cele care nu sunt structurate. Căutarea prin

documentele nestructurate cu ajutorul celor structurate necesită anumite mecanisme, iar acestea sunt:

Adnotarea – selecția cuvintelor importante sau a datelor cheie pentru descrierea documentelor nestructurate.

Indexarea – set de valori care descrie documentul. În documentul structurat, se dă o referință pentru documentul

nestructurat.

Tezaur – dicționar de cuvinte definite, numite descriptori, ce descriu documentele. Se folosește pentru descrierea unui

articol. Conține sensurile descrise ale anumitor termeni.

În funcție de formatul lor, documentele pot fi:

Din hârtie – suportul pe care se află este hârtia.

Electronice – un subtip al lor sunt documentele multimedia, care conțin multimedia și hypertext.

Create în mod electronic – sunt procesate electronic, iar apoi sunt printate și semnate pe suport de hârtie.

Formatele și ciclul de viață al unui document

Documentul, ca tip specific de produs, posedă anumite proprietăți ale calității:

funcționalitate

securitate

aspect

adecvare din punct de vedere ecologic

un ciclu de viață propriu

Printre caracteristicile sale se numără și un ciclu de viață prelungit (după arhivare). Chiar și într-un ciclu de viață mai

îndelungat, un document trebuie să-și mențină proprietățile calității. Tipul documentului definește conținutul și structura sa

logică, ceea ce implică o clasificare în funcție de structuralitate, și anume în documente structurate și nestructurate.

Un document structurat este ușor de gestionat, iar atunci când este procesat, părțile sale individuale sunt ușor de accesat.

Un document nestructurat poate fi accesat numai ca întreg. De obicei, se folosește un document secundar pentru descrierea

unui document nestructurat.

În ultimii ani, dezvoltarea rețelelor de calculatoare bazate pe resurse relativ ieftine a introdus un nou format de documente

- documentul electronic, ce constituie un purtător virtual al informației, ce poate lua sau nu formatul unui document din hârtie

la un moment dat în ciclul său de viață.

Ca un format de tranziție între documentul de hârtie și cel electronic, dar și ca un format independent, existădocumentul creat

în mod electronic care, după aprobarea sa, este întotdeauna publicat într-o așa-numită hard copy, pe hârtie. Indiferent de

tipurile și formatele lor, există câteva faze distinse cu claritate în ciclul de viață al unui document, iar acestea sunt:

crearea

revizuirea

adaptarea

aprobarea

publicarea

distribuția

arhivarea

 

Operțiuni în procesarea documentelor 

Procesarea anterioară a documentului - aceasta este prima fază în recepția unui document. Include procesul de control

al corectitudinii formale a documentului.

o Înregistrarea documentului - este o subfază care se execută în registrul de evidență și are legătură cu introducerea

formală a documentului în uz. Documentul este clasificat și se definesc subiectul, expeditorul, data, ora, destinatarul,

destinația, numărul de anexe, dacă există, și alți parametri ai documentului.

o Clasificarea documentului în funcție de subiect - este o subfază în care documentul este fie corelat cu un subiect existent,

fie se formează un subiect nou. Când se face legătura dintre document și un anumit subiect, este important să se ofere

posibilitate de căutare a documentului după diversele sale atribute (expeditor, număr, subiect, data trimiterii etc.). În acest mod,

documentul poate fi arhivat într-o manieră logică.

Procesarea documentului - este faza în care documentul trece prin procedura corespunzătoare, respectiv în care trece

dintr-o stare în alta, în funcție de atributele definite, care îi determină descrierea.

o Clasificarea documentelor - este subfaza în care documentul este clasificat în funcție de clasificarea detaliată a subiectelor

și a actelor. Aceasta include și o eventuală reconsemnare și reexpediție. În acest mod, se determină clasa și tipul documentului.

Acestea sunt corelate mai târziu cu mulți alți parametri. Un alt segment al acestei subfaze este administrarea și actualizarea

clasificării documentelor.

o Parametrizarea documentelor - este procesul în care se determină grupurile de parametri obligatorii și opționali, necesari

pentru descrierea documentului în funcție de clasificarea documentului. Clasa documentului determină de dinainte grupul de

parametri obligatorii, în timp ce parametrii opționali pot fi selectați în funcție de clasă. Unii dintre parametri includ: locația

procesării, administratorul, termenul limită, participanții la proces, anexele, titlurile și descrierea acestora, interconectivitatea

documentului, starea subiectului, factorii procesului (ordine, documentație adițională, deciziile, recursurile, justificările etc.).

Administrarea și actualizarea acestor parametri se fac printr-un set de acțiuni definite cu precizie.

o Păstrarea evidenței cu privire la document - acesta este procesul în care toate modificările și evenimentele din ciclul de

viață al documentului sunt înregistrate și structurate.

Arhivarea - include clasificarea documentului în arhivă, procesul de arhivare, interacțiunea cu instituțiile cu privire la

permisiunile pentru distrugere etc. Faza de arhivare include și alte operațiuni care sunt prescrise și obligatorii, precum și

evidența materialului de arhivă.

Rezumarea și rapoartele analitice - acesta este un proces ce nu deține un loc procedural. În funcție de document și de

parametrii săi, se pot elabora diverse rapoarte și statistici. Prezentarea statisticilor și a rapoartelor se poate face în orice formă

(tabelară, grafică, textuală etc.).

Tipurile documentației de afaceriUnitate: 2 din 5

În această unitate, vom discuta despre documentația de afaceri, în ce constă documentația de afaceri de bază și despre celelalte

documente de afaceri întâlnite într-o companie. Vom discuta despre fiecare dintre aceste documente în particular, cât și despre

diferențele dintre acestea și documentația comercială.

Documentația de afaceri reprezintă un set de documente ce însoțesc progresul cronologic al proceselor de afaceri, de la început

și până la finalul acestora. Documentația de afaceri este un concept cu un sens mult mai larg decât documentația comercială

(externă), având în vedere că documentația de afaceri include și documentația internă.

O documentație de afaceri întocmită în mod corespunzător asigură:

funcționarea eficientă a organizației

perspectiva cronologică asupra proceselor ce privesc activitatea de afaceri dintr-o organizație

 

Documente de bază în afaceri

Oferta

Oferta este un document ce conține o imagine de ansamblu asupra produselor sau serviciilor pe care o companie le are de

oferit, constituind baza pentru munca și existența sa. Oferta poate avea caracter general și poate conține o perspectivă

generalizată asupra serviciilor și condițiilor în care acestea pot fi achiziționate, respectiv realizate. Oferta poate fi și

personalizată sau specială, creată pentru un cumpărător anume. Toate acestea depind de cui dorim să trimitem oferta.

Factura proformă

Dacă compania căreia i-am trimis oferta acceptă condițiile stipulate în aceasta (aceste condiții pot fi ajustate în timpul întâlnirii,

însă numai dacă ambele părți cad de acord), se întocmește o factură proformă.

Factura proformă trebuie să conțină lista cu produsele sau serviciile oferite, împreună cu cantitatea, prețul și valoarea, alături

de taxa pe valoare adăugată (TVA) clar specificată. Servește ca sursă în contabilitate pentru crearea facturii după efectuarea

plății de către cumpărător.

Factura

Pentru fiecare produs cumpărat, se primește o factură. După ce o companie efectuează plata către o altă companie (prin

virament), aceasta obține o factură ca dovadă a efectuării plății. Pentru ambele plăți, aceasta este necesară pentru derularea

afacerilor și pentru întocmirea bilanțului.

Aviz de însoțire a mărfii

Avizul de însoțire a mărfii este un document ce însoțește marfa până la locația de livrare.

Celelalte documente dintr-o companie

Ordinul de plată - se folosește pentru plățile efectuate prin intermediul serviciilor poștale și bancare (se folosește de obicei

pentru încasările zilnice).

Ordinul de transfer - Acest formular este în esență un ordin pentru transferul fondurilor dintr-un cont într-altul. Se

întocmește într-un singur exemplar și se lasă la oficiul băncii. 

Ordinul de încasare - Însoțește filele de cec pentru încasare și carnetul de cecuri. Se întocmește în două exemplare, dintre

care unul este lăsat băncii, iar celălalt este trimis contabilității.

Ordinul de retragere numerar - Se folosește pentru retragerea numerarului necesar pentru plata salariilor și a costurilor

din registrul de casă.

Carnetul de cecuri - Este prezentat împreună cu cecurile pentru încasare și ordinele de plată.

Biletul la ordin

 

Figura 2.3. Exemplu de bilet la ordin

Biletul la ordin este o hârtie de valoare prin care o persoană, denumită trăgător sau emitent, dă dispoziție altei persoane, numită

tras, să plătească o anumită sumă de bani unei a treia persoane, numită beneficiar, sau emitentul însuși se obligă să efectueze

plata.

În comerțul modern. există mai multe tipuri de bilete la ordin: în alb, girat, avalizat, de credit sau operativ. Cele mai comune

două tipuri de bilete la ordin sunt:

Cambia

Biletul la ordin personal

Diferența dintre aceste două tipuri constă în faptul că biletul la ordin personal necesită o scrisoare de plată irevocabilă, în timp

ce cambia necesită un ordin de plată irevocabilă. 

Furnizorul poate solicita un bilet la ordin de la cumpărătorul său pentru a putea să-și recupereze sumele cuvenite, în cazul în

care cumpărătorul nu respectă data de transfer a plății, adică în cazul în care nu respectă termenul limită pentru achitarea

mărfii.

Furnizorul poate merge cu biletul la ordin la bancă și, pe baza acestuia, își poate recupera sumele cuvenite din contul

cumpărătorului.

Detaliile monedei în care se face plata - În cazul în care încasările zilnice sunt transferate băncii sau în cazul oricărui tip

de plată efectuată la casieria băncii, plată ce implică un număr mare de valute diferite, banca poate solicita o listă cu detaliile

monedei pentru a economisi timp.

Registrul jurnal - Carte în care se păstrează evidența tuturor documentelor de intrare (indiferent dacă au fost trimise prin

poștă, personal sau prin fax) și de ieșire. Fiecare document ar trebui să primească o ștampilă și un număr sub care va fi

înregistrat în registru. Registrul poate fi păstrat sub forma unui fișier pe calculator sau sub forma unei cărți fizice, și ar trebui să

conțină: numărul de înregistrare a documentului de intrare sau de ieșire, data, subiectul, respectiv conținutul, expeditorul,

destinatarul și o notă adițională pentru destinatar. În cazul mesajelor fax, registrul ar trebui să specifice că este vorba despre un

astfel de tip de documente.

Exemplu:Conținutul unui registru jurnal:

înregistrarea documentului de ieșire - 028/mark/07; document fax de ieșire - 029F/mark/07înregistrarea documentului de intrare - 112/in-mark/96; document fax de intrare 0205F/in-mark/96 

Rapoarte - Rapoartele sunt documente ce conțin toate informațiile relevante pentru analiza anumitor rezultate și pentru luarea

deciziei cu privire la pașii ce trebuie efectuați pentru a modifica și îmbunătăți starea determinată. Rapoartele pot fi întocmite în

funcție de structura sistemului de afaceri, și anume: rapoarte cu privire la resurse, rapoarte cu privire la procese și rapoarte cu

privire la produse și servicii (outputuri). Rapoartele pot avea diferențe obiective, în funcție de persoana din ierarhia de

management, cărei îi sunt prezentate. De asemenea, trebuie luată în considerare și dimensiunea temporală a rapoartelor. În

acest sens, putem vorbi despre:

o rapoarte zilnice  - acestea au sarcina de a evidenția aspectele pozitive și negative ale muncii desfășurate în decursul zilei,

precum și motivele ce au dus la existența aspectelor negative. De asemenea, se poate determina faza în care aspectul negativ a

apărut.

o rapoarte săptămânale  - reprezintă rezumate ale rapoartelor zilnice, cu elemente ale unei anumite analize. Aici se vorbește

despre date și zile, iar analiza lor depinde de persoana căreia îi sunt transmise. Aceste rapoarte sunt destinate de obicei pentru

managementul operativ, care ar trebui să-și coordoneze munca cu alți manageri de la același nivel ierarhic, în scopul de a

elimina toate cauzele ce pot duce la o performanță scăzută într-o anumită perioadă de timp. De pe urma rapoartelor

săptămânale, se pot trage anumite concluzii ce trebuie transmise către managementul de nivel superior, în cazurile în care

managementul operațional nu se află în poziția de a rezolva problemele descoperite.

o rapoarte lunare  - în ceea ce privește structura, sunt identice cu rapoartele zilnice și săptămânale, și reprezintă suma tuturor

lucrurilor care s-au întâmplat în termeni de performanță scăzută într-o anumită unitate organizațională. Rapoartele lunare sunt

transmise managementului superior sau de nivel mediu. Managementul de nivel mediu controlează subsistemele și deține o

perspectivă prin care poate vedea ce subsisteme pot influența schimbările, cum se pot reduce costurile și cum se poate crește

profitul. Pe baza rapoartelor lunare, se pot lua decizii importante referitoare, de exemplu, la furnizorul de materiale, unelte și

resurse de muncă sau cu privire la nivelul și calitatea competențelor angajaților și a implicării lor în sarcini concrete.

o rapoarte anuale  - reprezintă rapoarte sumare și rezultatele lor pe luni. Acestea sunt trimise managementului superior. Deciziile

luate pe baza rapoartelor anuale au scopul de a asigura condițiile pentru diminuarea costurilor în perioada următoare. În același

timp, oferă o bază pentru planificarea realistă cu privire la nevoile următoare.

Avantajele întocmirii documentației de afaceri se reflectă în următoarele aspecte:

Un document este ceva durabil care se poate arhiva și folosi ca dovadă.

Un document scris poate fi revizuit și modificat înainte de expedierea sa definitivă (în comunicarea de afaceri orală, orice

corecție sau adăugire este observabilă - în special semnele non-verbale).

Documentația de afaceri bine organizată și arhivată constituie baza pentru procesul de planificare a operațiunilor

organizației.

Principalele meniri ale documentației de afaceri se reflectă în următoarele:

Colectarea informațiilor

Suport în procesul de negociere

Suport în luarea deciziilor (decizii, documente referitoare la planificare etc.)

Întocmirea rapoartelor cu privire la procesele și tranzacțiile de afaceri

Înștiințare (dispersia informațiilor)

Baze de date/arhivare

Documentația comercialăUnitate: 3 din 5

În această lecție vom discuta despre documentația comercială - tipurile sale, metodele de validare, metodele de arhivare și

păstrate și perioada obligatorie de păstrare.

Documentația comercială constituie un set de documente ce însoțesc și documentează procesul comercial din:

Colectarea informațiilor

Negociere

Semnarea contractelor (contractare)

Realizare

Încheiere 

Cererea pentru ofertă

Fiecare cerere pentru ofertă ar trebui redactată pe foaia cu antet a companiei. Se întocmesc două copii sau doar una dacă oferta

este trimisă prin fax sau e-mail. Cererea este ștampilată cu o ștampilă circulară și semnată de către persoana care a întocmit

cererea (de exemplu, un agent de achiziții). Cererea pentru ofertă trebuie să conțină următoarele date solicitate, în funcție de

care furnizorul va face oferta: numărul cererii, denumirea mărfii, cantitatea necesară, prețul pe unitate, data de

livrare, Incoterms, data și metoda de plată, perioada de validitate a ofertei (opțiunea ofertei), adresa, numerele de telefon și de

fax, numele și datele de contact ale persoanei care va primi oferta. Cererea pentru ofertă este înregistrată cu ștampila

registraturii, se introduce în registratură și se arhivează în dosarul desemnat.

Reguli Incoterms privind orice modalitate de transport

CIP - Transport și asigurare plătite până la __________ (se menționează locul)CPT - Transport plătit până la __________ (se menționează locul)FCA - Vânzătorul predă bunurile primului cărăuș numit de cumpărător într-un loc prestabilit __________ (se menționează locul)DAT - Livrat la terminal __________ (se menționează locul)EXW - Marfa este pusă la dispoziția cumpărătorului la sediul vânzătorului __________ (se menționează locul)DAP - Livrat la locul convenit __________ (se menționează locul)DDP - Livrat cu taxele plătite __________ (se menționează locul) 

Oferta

Fiecare ofertă se redactează pe foaia cu antet în două exemplare sau doar într-unul, în cazul în care oferta este trimisă

cumpărătorului prin fax sau e-mail. Oferta trebuie să conțină toate informațiile relevante: titlul, adresa și numele persoanei sau

departamentului căruia îi este trimisă oferta, numărul și data cererii pe baza căreia a fost întocmită oferta, denumirea mărfii,

prețul pe unitate fără TVA, data de livrare, incoterms, data și metoda de plată. Oferta este validată prin semnătură, ștampilă

circulară și ștampila registraturii. Se introduce în registratură și se arhivează în dosarul corespunzător. 

Exemplu:Dacă cumpărătorul solicită ca oferta să nu aibă caracter public și să fie expediată prin poștă, trebuie specificat clar pe plic ca acesta să nu fie deschis, deoarece conține o ofertă. De asemenea, trebuie trecut și numărul cererii de ofertă, de exemplu: OFERTĂ CONFORM CERERII NR. 50, NU DESCHIDEȚI!

 Contractele

Contractele se scriu pe hârtie obișnuită (nu pe foaia cu antet) în cel puțin patru exemplare (cel puțin două pentru fiecare parte

contractantă). Fiecare exemplar este validat cu ștampila registraturii, semnătura persoanei autorizate și ștampila circulară.

Contractul se înregistrează cu ștampila registraturii în colțul de sus al primei pagini, iar semnătura și ștampila circulară se pun

pe ultima pagină.

După validarea cu ștampila de registru, contractele se introduc în Registrul Jurnal.

În cazul în care partea contractuală nu validează contractul pe loc, cealaltă parte contractuală primește, spre validare, toate

exemplarele contractului prin poștă (anterior validate de partea contractuală ce trimite contractul) împreună cu rugămintea de a

păstra exemplarele ce-i revin, iar pe celelalte să le trimită semnate la adresa specificată.

Copiile contractului verificate și înregistrate se pun în dosarele aferente, iar o copie se poate trimite contabilității, dacă acest

lucru este necesar.

Validarea documentelor cu ștampila circulară se face în maniera prescrisă, respectiv în drepta semnăturii, acoperind un

centimetru din semnătură.

Toate facturile proforme se fac în două exemplare sau doar în unul singur dacă se trimit prin e-mail sau fax. Factura

proformă trebuie să conțină aceleași informații ca și factura de ieșire. Factura proformă originală se arhivează în dosarul

corespunzător.

Fiecare factură de plată în avans se face în trei exemplare. Un exemplar în original se trimite imediat cumpărătorului, al

doilea este trimis la contabilitate, iar al treilea este atașat la exemplarul facturii de ieșire, care se păstrează în arhiva companiei.

Locul și data de emitere a facturii de plată în avans ar trebuie să fie data la care s-a făcut plata (data de pe factura de plată în

anvans și de pe extrasul de cont trebuie să fie aceeași). Factura de plată în avans conține aceleași informații ca și factura de

ieșire, cu excepția faptului că nu conține data și locația schimbului de bunuri și servicii, ci data de efectuare a plății. În cazul în

care avansul este plătit în mai multe rate, fiecare plată trebuie însoțită de propria factură de avans.

Toate facturile de intrare, pe care o companie le primește pentru bunuri și servicii, se înregistrează cu ștampila de registru,

se introduc în registrul facturilor primite, iar apoi se introduc în documentația pregătită pentru contabilitate. Înainte ca factura

să fie trimisă spre o procesare ulterioară, trebuie întocmit un ordin de plată și înmânat persoanei responsabile cu plățile.  Este

necesară asigurarea ca pentru fiecare furnizor să existe numărul de identificare și dacă este plătitor de TVA, precum și un card

financiar care conține informațiile financiare relevante ale furnizorului.

Dovezile despre numerele de identificare și despre plata de TVA și fișele cu datele financiare relevante se păstrează într-un

dosar special, organizat în ordine alfabetică.

Toate facturile de ieșire care sunt emise de către companie pentru a însoți bunurile și serviciile, se fac în patru exemplare,

pe foaia cu antet a companiei sau în formatul adoptat pentru facturi, la data în care a avut loc schimbul de bunuri sau servicii.

Două copii sunt emise cumpărătorului, una este trimisă la contabilitate, iar cealaltă rămâne în firmă și este arhivată în dosarul

corespunzător. Fiecare factură de ieșire trebuie înregistrată în registrul facturilor de ieșire. Facturile de ieșire trebuie să conțină

următoarele informații:

o denumirea, adresa și numărul de identificare al plătitorului de TVA, respectiv al cumpărătorului

o locul și data realizării schimbului de bunuri și servicii

o locul și data de emitere a facturii

o denumirea mărfii

o cantitate

o preț unitar (fără TVA)

o preț total (cantitate x preț unitar) fără TVA

o TVA clar specificat

o valoare totală (exprimată atât în numere, cât și în cuvinte)

o modalitatea și locul livrării

o incoterms

o data și metoda de plată

o semnătura și ștampila emitentului facturii

Dacă anterior a avut loc o plată în avans, trebuie specificată clar data când a avut loc plata bunurilor sau a serviciilor, împreună

cu numărul și data facturii de plată în avans.

Extrasele de cont se primesc de obicei prin e-mail. Fiecare extras de cont trebuie printat în două exemplare. O copie este

trimisă la contabilitate, iar cealaltă este arhivată în dosarul corespunzător. În cazul în care o plată a fost efectuată în ziua

anterioară, trebuie verificat dacă tranzacția este specificată în extrasul de cont.

Lista de încasări în numerar din registrul de casă se fac pentru retragerile de numerar. Fiecare trebuie să conțină: un număr

de ordine, numele companiei emitente, data de emitere, suma, iar la final, suma totală, exprimată în cuvinte și numere.

Lista de încasări trebuie să fie ștampilată și semnată. Ca anexă la această listă se trimite factura originală (și, dacă este posibil,

o înregistrare financiară unde este calculată suma). Suma de pe lista de încasări trebuie să fie aceeași cu suma de pe ordinul de

plată. Lista încasărilor în numerar ce însoțește chitanțele în numerar și copia ordinului de plată validată de bancă sunt trimise

mai apoi la contabilitate pentru o procesare ulterioară. Chitanțele originale care nu constituie chitanțe  fiscale nu sunt valide, nu

pot fi introduse în registrul de casă și nici nu pot fi acoperite cu retrageri de numerar.

Păstrarea documentelor

Ultima fază din viața fiecărui document este arhivarea - stocarea în locul desemnat.

Există o obligație impusă de lege pentru a stoca timp de mai mulți ani un mare număr de documente folosite în organizațiile

private și de stat.

Păstrarea documentelor de hârtie este o procedură foarte solicitantă, având în vedere spațiul necesar și alte condiții relevante, în

ceea ce privește ambientul corespunzător și nivelul de securitate necesar pentru păstrarea de lungă durată.

Provocări suplimentare apar atunci când trebuie găsit un document concret pentru a fi utilizat în procesele de afaceri - de

obicei, pentru audit sau acțiuni juridice.

Arhivarea documentelor din hârtie este ineficientă din punct de vedere al costurilor legate de spațiul optim și din punct de

vedere al timpului necesar pentru localizarea unui anumit document necesar.

Arhivarea documentelor electronice este cu mult mai eficace decât arhivarea documentelor din hârtie. Este mai puțin

solicitantă din punct de vedere al costurilor și al infrastructurii, și permite o căutare simplă și facilă a documentelor necesare.

Premisele pentru crearea cu succes a unei arhive de documente electronică au în vedere calitatea sistemului software pe care se

bazează și pe alegerea formatului adecvat în care se arhivează documentele.

Persoanele juridice și oamenii de afaceri sunt obligați să-și păstreze în ordine documentele contabile, registrele și situațiile

financiare și să delege persoanele responsabile pentru acest lucru, să asigure spațiul pentru stocarea acestor documente și să

aleagă metodele de arhivare.

Rapoartele financiare și rapoartele despre auditul efectuat se păstrează timp de 20 de ani.

Registrul jurnal și registrul cartea mare se păstrează 10 ani.

Registrele auxiliare se păstrează 5 ani.

Statele de plată și evidența analitică a plăților se păstrează permanent dacă reprezintă date importante despre angajați.

Documentele ce conțin date introduse în registrele de afaceri se păstrează timp de 5 ani.

Declarațiile financiare se păstrează în cadrul instituțiilor financiare autorizate timp de 5 ani.

Corespondența de afaceriUnitate: 4 din 5

În această lecție vom discuta despre comunicarea scrisă în afaceri. Vom aborda conceptul de corespondență în afaceri, regulile

de bază cu privire la corespondența scrisă în afaceri, elementele obligatorii și opționale ale unei scrisori de afaceri, stilul și

limbajul.

Corespondența de afaceri

Spre deosebire de cea orală, comunicarea scrisă are avantajul de a lăsa o urmă scrisă care mai târziu poate constitui un

argument necontestabil în derularea activităților de afaceri.

Principalele funcții ale comunicării scrise în afaceri sunt:

permite stabilirea nemijlocită a relațiilor de afaceri și, în multe dintre cazuri, reprezintă un substitut al contactului față-n

față

asigură informarea continuă și dezvoltarea cooperării reciproce

asigură derularea unor afaceri raționale

eticheta cuvântului scris presupune câteva principii simple, dintre care cel mai important este: înainte de a scrie ceva,

gândiți-vă bine cui îi scrieți

O scrisoare, căreia îi lipsește adresarea și tonul corespunzătoare, poate ofensa cu ușurință persoana cărei îi este destinată,

indiferent care ar fi intențiile dvs. Trebuie să vă asigurați că persoana căreia îi scrieți vă înțelege în totalitate.

Trebuie să vă asigurați că limbajul dvs. este clar și simplu, că știți care sunt regulile de sintaxă și gramaticale și, de asemenea,

trebuie să fiți atenți la economia conținutului. Acest lucru înseamnă că trebuie să evitați formele de prezentare pompoase,

narările lungi, stilul excesiv de emoțional etc.

Recepționarea unei scrisori implică expedierea obligatorie a unui răspuns. Nu este politicos să lăsați o scrisoare fără răspuns

sau să amânați prea mult răspunsul. Răspunsul la o scrisoare trebuie să fie imediat (în decurs de 24 de ore). Practica uzuală în

afaceri implică maxim 5 zile lucrătoare pentru trimiterea unui răspuns, începând cu ziua de recepție a scrisorii. Acest lucru se

aplică și în cazul în care răspunsul dvs. implică doar confirmarea faptului că ați primit scrisoarea.

Scrierea unui bun text de afaceri necesită următoarele:

Gândurile trebuie exprimate într-o manieră concisă și corespunzătoare, urmând o ordine logică.

Fiecare mesaj sau enunț trebuie exprimat prin acele cuvinte care exprimă cel mai bine posibil sensul. Trebuie să folosiți

termeni din limba pe care atât dvs., cât și destinatarul o cunoașteți.

Verificați bine și cântăriți cu atenție sensul fiecărui cuvânt pentru a evita ambiguitățile (acest lucru este în special important

atunci când scrieți contracte).

Evitați narațiunea extinsă, ce are efectul de a obtura ideea principală.

Scrieți într-o manieră politicoasă, calmă și fără agitație.

Reguli de bază ale comunicării scrise în afaceri

Expeditivitate - necesită ca fiecare enunț de afaceri să fie trimis cu promptitudine, înțelegerea conținutului său să fie

rapidă, iar feedback-ul să fie de asemenea furnizat cu promptitudine. Bineînțeles, atunci când un răspuns necesită timp și

consultarea cu alte departamente, atunci puteți trimite un scurt răspuns anunțând că veți reveni cu un răspuns elaborat în timp

util (acesta nu trebuie să aibă întotdeauna forma unei scrisori de afaceri).

Păstrarea secretului de afaceri - Există o lege specială care definește ce constituie un secret de afaceri, care în cadrul

firmei este reglementat de acte interne. Toate datele interne cad de obicei sub incidența secretului de afaceri, în special

informațiile etichetate drept confidențiale, strict confidențiale sau ca secret de afaceri etc.

Acuratețea și precizia exprimării - Stilul și limbajul unei scrisori de afaceri sunt clar caracterizate de funcționalitatea

fiecăruia dintre elementele acestora, ceea ce implică acuratețe, precizie, claritate și caracter distinctiv. Trebuie să respectați

stilul specific al unei adresări de afaceri sau oficiale și, în același timp, trebuie să evitați frazele prea convenționale și

superficialitatea în expunere.

Procesarea administrativă și tehnică - Acestea nu implică doar pregătirea și expedierea, ci și înregistrarea și stocarea

tuturor formelor de comunicare scrisă în afaceri. 

Aspectul ordonat și estetic al unui text de afaceri - Să nu uităm că scrisoarea de afaceri, ca cea mai comună formă de

comunicare în afaceri, este imaginea companiei care o trimite. Aspectul ordonat și estetic poate avea o influență semnificativă

asupra imaginii companiei. Foartea adesea este primul contact dintre partenerii de afaceri.

Elementele unei scrisori de afaceri

 Elementele scrisorii de afaceri 

 Principale și obligatorii Secundare

Antet Formula de adresare

Locul și data scrierii Anexe

Adresa destinatarului Metoda de livrare

Referințe Lista copiilor

Subiect (rezumat) Post-scriptum

Conținut  

Formula de încheiere  

Semnătură  

Tabel 1: Caracteristicile unei scrisori de afaceri 

Părțile principale ale unei scrisori:

Antetul se scrie în partea de sus a scrisorii, de obicei în centru (dar nu obligatoriu), într-o manieră distinctivă și clar

marcată. Designul este în mod special important, motiv pentru care foarte multe companii acordă o mare atenție acestui

element. Numele firmei, locația și adresa trebuie să fie imediat vizibile. Cel mai bine este să aveți o foaie cu antet - liniile

directoare de publicitate ale firmei.

Foaia cu antet trebuie să fie concisă, impecabilă din punct de vedere gramatical și să conțină referințele cele mai importante ale

firmei. Numele companiei trebuie să fie partea cea mai distinctivă, deoarece identitatea partenerului de afaceri trebuie să fie

imediat observabilă. Antetul este alcătuit din elemente esențiale și secundare.

Elementele antetului (foaia cu antet)

Esențiale  Secundare

Numele firmei   Numere de telefon

Domeniul de activitate  Numere de fax

Sediul (strată și număr) Numărul de cont curent

Codul poștal (al sediului)  Lista cu filialele

Numele departamentului sau al filialei  Anul fondării 

   Logoul firmei

Tabel 2: Antetul unei scrisori de afaceri (foaia cu antet)

Locul și data - se scriu imediat sub antet. Astăzi se obișnuiește să fie scrise pe aceeași linie cu referințele, însă, cu toate

acestea, pot fi scrise în mai multe moduri: București, 15 mai 2014 sau 15.05.2014, în funcție de țară și preferințe. Data este

importantă din mai multe motive. Cel mai important motiv este acela că indică dacă scrisoarea a fost scrisă în timp util,

deoarece toate chestiunile convenite în scrisoare se aplică în funcție de această dată, și nu în funcție de data recepționării. Data

este de asemenea importantă, deoarece constituie baza pentru determinarea precisă a reglementărilor valabile în acea zi și în

funcție de care a fost realizat un anumit proiect.

Adresa destinatarului - Este alcătuită din următoarele elemente: numele firmei, tipul de activitate și adresa (strada și

numărul, codul poștal și orașul). În locul străzii și a numărului puteți trece numărul căsuței poștale. Dacă scrisoarea este trimisă

în străinătate, trebuie specificată țara de destinație și adresa în formatul corespunzător.

Referințele - De regulă, referințele au scopul de a facilita sortarea corespondenței, prin identificarea inițialelor

departamentului sau a persoanei care a redactat scrisoarea. Referinţa se notează prin abrevierea „Ref.” şi include iniţialele

angajatului care a redactat scrisoarea (persoana care se ocupă de problema care face obiectul scrisorii), precum şi diferite

numere de ordine emise de secretariat sau registratură, numărul de dosar al contractului etc. Există uzanţa includerii în

scrisoare nu numai a referinţelor firmei expeditoare, (our Ref) dar şi cele ale firmei destinatare (your Ref) în scopul

identificării cu uşurinţă a corespondenţei anterioare.

Subiectul (rezumat) - reprezintă conținutul scrisorii în cea mai scurtă formă. Trebuie să formulați cea mai scurtă definiție

a conținutului scrisorii dvs. pentru a se înțelege imediat despre ce este vorba. De regulă, subiectul se scrie în partea stângă,

imediat sub adresă și deasupra de conținut. Trebuie scris până la mijlocul rândului, iar dacă este nevoie, se poate folosi și

rândul următor, tot până la mijloc. De asemenea, se obișnuiește ca subiectul să fie subliniat pentru a ieși în evidență.

Conținutul scrisorii - Aceasta este cea mai importantă parte a unei scrisori de afaceri. Conținutul exprimă scopul scrisorii,

respectiv doleanța sau informația de afaceri.

Formula de încheiere  - La finalul scrisorii întotdeauna se folosește o formă politicoasă de salut pentru partenerul de

afaceri. De exemplu: Cu stimă, Cu respect, Al dumneavoastră etc.

Semnătura - Fiecare scrisoare de afaceri trebuie semnată, doarece fără semnătură, scrisoare nu are un caracter oficial.

Semnătura este compusă din numele companiei sau al filialei, poziția oficială a persoanei care a redactat scrisoarea, semnătura

de mână și numele și prenumele, împreună cu titulatura individuală a persoanei autorizate să semneze scrisoarea. Dacă

scrisoarea este semnată doar de o singură persoană, semnătura trebuie plasată în partea stângă. Dacă este semnată de două sau

mai multe persoane, persoana cu rangul cel mai înalt se semnează în dreapta, iar persoana de rang inferior, în stânga.  

Elemente opționale ale unei scrisorii de afaceri:

Anexele - O scrisoare poate avea anexe, dar acest lucru nu este obligatoriu. O anexă este orice document care însoțește

scrisoarea. Poate fi vorba de cataloage, prospecte, reclame, liste cu prețuri, mostre etc. De regulă, acestea se listează sub

conținutul scrisorii, în partea stângă, sub cuvântul ”Anexe” scos în evidență.

Lista copiilor - De regulă, o scrisoare se redactează întotdeauna în mai multe exemplare. Originalul este trimis partenerului de

afaceri (destinatarul), iar copiile sunt distribuite în modul obișnuit și în funcție de necesități. Copiile sunt marcate ca livrate,

împreună cu numele fiecărui destinatar scris pe un rând nou.

Exemplu:Expediată:Către:Departamentul comercialFinanțe

 Post-scriptum - Este textul scris la finalul scrisorii, ca o adăugire. Dacă ați uitat să scrieți ceva în momentul redactării

conținutului, acest mod vă permite să-l adăugați ulterior. Post-scriptumul trebuie să fie cât mai scurt cu putință, corect din

punct de vedere gramatical și concis. Dacă necesită elaborare, atunci este mai bine să redactați o nouă scrisoare și să explicați

totul în detaliu.

Acest element se scrie în partea stângă a scrisorii, precedat de abrevierea P.S. Post-scriptumul trebuie parafat, fiindcă altfel nu

are validitate, având în vedere că se plasează sub ștampilă și semnătură.

Limbajul și stilul unei scrisori de afaceri

Pentru a fi clară și ușor de citit, scrisoarea trebuie redactată în propoziții scurte. Acest lucru îi permite să fie comprehensibilă și

ajută la evitarea ambiguităților și a incertitudinilor.

Stilul în afaceri este caracterizat de concizie, claritate și politețe. Nu trebuie folosite alte cuvinte în afara celor necesare pentru

livrarea sensului sau a mesajului.

Stilul comunicării în afaceri subînțelege expunerea punctului de vedere fără un preambul extins, evidențierea elementelor cheie

ale mesajului și, în același timp, păstrarea spațiului pentru feedback. Importanța semnelor de punctuație este de obicei

subestimată, însă, uneori, o simplă virgulă poate avea consecințe semnificative - poate cauza confuzie și reclamații. 

Exemplu:Nu mai vreau!  Nu, mai vreau!Semnul de punctuație este elementul care acordă un sens complet diferit propoziției de mai sus.

 Scrisoarea de afaceri își atinge scopul dacă destinatarul o citește dintr-o răsuflare, iar apoi simte nevoia de a scrie un răspuns.

 Umorul în scrisorile de afaceri

Adesea veți fi tentați să dați scrisorii dvs. de afaceri o notă umoristică, în special dacă cunoașteți bine persoana căreia îi

adresați scrisoarea. Posibilitățile variază de la simple glume, la comentarii ironice sau cinice despre ceva sau cineva pe care

amândoi îl cunoașteți. Chiar dacă sună naiv, cea mai sigură regulă este: dacă aveți dubii, treceți peste!

Motivele sunt clare:

Chiar dacă dvs. v-ați aflat într-o dispoziție bună atunci când ați trimis scrisoarea, persoana care o primește se poate afla în

mijlocul unei situații de criză, și nici măcar cele mai reușite glume nu i se vor părea amuzante în acel moment.

Cuvântul scris poate fi întotdeauna interpretat în diverse moduri, iar autorul scrisorii nu are niciun control asupra acestui

lucru.

Chiar dacă scrisoarea este adresată unei persoane care va gusta gluma respectivă, există posibilitatea ca și alți colegi să

citească scrisoarea și să găsească umorul nepotrivit.

 

Expedierea copiilor

În majoritatea cazurilor, atunci când trimiteți o copie altcuiva decât persoanei în numelei căreia este adresat originalul (fie că

este vorba de un destinatar din interiorul sau exteriorul companiei), trebuie să specificați clar acest lucru în partea de jos a

scrisorii (de exemplu: Copie expediată către departamentul de contabilitate al companiei Ateks). În ceea ce privește rutina, vă

informați destinatarul că și celorlalți li s-a adus la cunoștință subiectul. De asemenea, în acest mod indivizii sau departamentele

pot fi informați că este nevoie de o procesare ulterioară (doar dacă nu vă marcați scrisoarea cu ”Pentru informația dvs.”).

Trimiterea copiilor către persoane de rang superior poate fi interpretată ca o metodă agresivă, ce poate însemna că nu aveți

suficientă încredere în persoana care primește originalul. Pentru a nu lăsa o impresie greșită, trimiterea copiilor trebuie

întotdeauna menționată în scrisoare.

Exemplu:Voi trimite o copie a acestei scrisori și directorului dvs. de vânzări, deoarece mi-a cerut acest lucru la ședința de vinerea trecută.

 Dacă nu doriți ca persoana căreia îi scrieți să știe cine altcineva a mai primit o copie, ar trebui să aplicați așa-numita metodă

blind carbond copies (bcc), conform căreia numai dvs. veți păstra o evidență a destinatarilor originalului și a copiilor. Aceasta

este o practică obișnuită în dispute și situații conflictuale. 

Răspunsul la scrisori

După cum am menționat deja, la scrisori trebuie să se răspundă imediat (în 24 de ore), respectiv în maxim cinci zile de la

primirea scrisorii - chiar și dacă răspunsul dvs. conține o simplă confirmare a recepționării.

Pentru a confirma recepția, multe companii folosesc forme standard de răspuns (prin fax sau prin poștă). Secretarele trebuie

întotdeauna să confirme recepționarea scrisorii în numele șefului, în cazul în care acesta lipsește mai mult de cinci zile.

Este politicos să oferiți răspunsuri la întrebările adresate de autorul scrisorii și să faceți acest lucru respectând ordinea

întrebărilor și oferind răspunsuri clare și oneste. Trebuie întotdeauna să oferiți răspunsuri oneste, iar dacă nu sunteți în poziția

de a răspunde, specificați acest lucru. Dacă există vreun motiv pentru a vă cere scuze, trebuie să faceți acest lucru fără rezerve.

Conflicte în corespondența de afaceri

Corespondența este un mijloc de comunicare nu tocmai potrivit atunci când este vorba de conflicte, deși joacă adesea rolul de

câmp de luptă. Avocații știu exact cum să compună o scrisoare cu scopul de a rezolva o dispută legală fără prejudicii, fie între

indivizi, fie între două sau mai multe companii. Aceștia trebuie implicați ori de câte ori apar probleme serioase. Multe dispute

pot reprezenta subiectul corespondenței de zi cu zi, iar în aceste cazuri, trebuie respectată o anumită etichetă. Dacă dvs. sunteți

partea care a inițiat conflictul, trebuie să:

Oferiți o explicație simplă și clară cu privire la problemă, persoanei care a făcut o greșeală.

Să oferiți toate informațiile necesare, care sunt în conformitate cu ceea ce scrieți, și să aduceți la cunoștința celeilalte părți

că sunteți dispuși să oferiți informații suplimentare sau să organizați o ședință dacă acest lucru este necesar.

Să specificați perioada de timp în care vă așteptați ca problema să fie rezolvată, precum și pașii pe care îi veți urma dacă

problema nu este rezolvată în timpul specificat.

Dacă nu se ajunge la o soluție, luați legătura cu cei de rang superior cu privire la conflictul respectiv (președintele

companiei sau managerul general). 

Dacă sunteți partea contactată într-o situație de conflict, trebuie să:

Vă informați colegii mai vechi despre situație și să îi asigurați de ajutorul dvs.

Să le arătați colegilor conceptele scrisorilor pe care intenționați să le trimiteți, astfel încât să le auziți opiniile și eventual să

îi rugați să parafeze copiile, în cazul în care considerați că acest lucru este înțelept.

Să vă concentrați pe faptele și esența problemei și să nu lăsați emoțiile să vă influențeze atunci când scrieți (pentru persoana

care citește scrisoarea, izbucnirile emoționale sunt un semn că autorului îi lipsesc argumentele).

Să aveți răbdare și să fiți politicoși. Multe conflicte se încheie prin a face din țânțar armăsar, iar în astfel de cazuri,

corespondența dvs. rămâne o dovadă a manierei calme și eficace în care ați abordat rezolvarea problemei.

 

Mesajele de felicitare

În comunicarea de afaceri, mesajele de felicitare au un rol foarte important, deoarece consolidează și avansează cooperarea de

afaceri, exprimând în același timp respect pentru partenerul de afaceri. Acesta este motivul pentru care un astfel de tip de

comunicare trebuie utilizat, fiindcă atunci când există o ocazie, partenerul de afaceri va fi plăcut surprins. Mesajele de felicitare

pot fi compuse special în cadrul companiei sau pot fi trimise printr-o telegramă.

Păstrarea documentației de afaceriUnitate: 5 din 5

În această lecție vom discuta despre recepția, controlul, analiza și arhivarea documentelor, a informațiilor și a poștei. Vom

discuta de asemenea despre corespondența internă, scrierea și compunerea corespondenței externe, a planurilor și a rapoartelor,

precum și despre procedurile de creare a documentației.

Recepția, controlul, analiza și arhivarea documentelor, a informațiilor și a poștei

În practica fiecărei companii, dar și a sectoarelor, departamentelor sau birourilor sale individuale, intră și păstrarea unui

registru al corespondenței, respectiv al tuturor documentelor care intră sau ies din companie, sector, departament, birou etc.

Aceste documente includ scrisori de afaceri, faxuri, memo-uri, minute de informare, cereri, solicitări și alte forme de

corespondență. Toate documentele se păstrează în fișiere, în conformitate cu regulile de arhivare (unele documente trebuie

păstrate permanent, iar altele nu). Arhiva trebuie actualizată periodic, în conformitate cu ordinea cronologică de sosire sau de

plecare a documentelor.

Fiecare informație și document trebuie prezentat persoanei responsabile. Documentele și poșta care sosesc sau pleacă din birou

se înregistrează într-un fișier de calculator special sau într-un registru, și se păstrează în arhivă cu un anumit număr de intrare

sau de ieșire. Fișierele care înregistrează documentele de intrare și de ieșire trebuie să fie diferite.

Registrul poate fi păstrat sub formă de fișier pe calculator sau pe suport de hârtie, și trebuie să conțină numărul de intrare/de

ieșire, data, subiectul, numele destinatarului, numele expeditorului și numele destinatarilor copiilor. În cazul mesajelor fax,

trebuie indicat în registru despre ce tip de document este vorba.

Exemplu:Registrul poate arăta stfel:Marcajul documentului de ieșire - 028/mark/07; document fax de ieșire - 029F/mark/07Marcajul documentului de intrare - 112/in-mark/96; document fax de intrare 0205F/in-mark/96Marcajele pot fi alocate și într-un alt mod, de exemplu, cu o numerotare diferită, însă este important să se respecte un anumit principiu. 

 Registrul documentelor de intrare și de ieșire poate avea 3 sau 4 categorii pentru poștă. Scrisorile adresate în nume propriu se

predau nedeschise. În registru se introduc de asemenea și faxurile (poșta). La fiecare fax sau mesaj poștal se răspunde în 24 de

ore.

Indicații cu privire la corespondența internă

În colțul din stânga sus a fiecărei scrisori, se pune întotdeauna numele companiei, numele departamentului, data și

numărul de ieșire al sectorului dvs. (acest lucru subînțelege faptul că fiecare sector trebuie să aibă propriul registru al

documentației de intrare și de ieșire, fie pe suport de hârtie, fie sub forma unui fișier pe calculator).

Toate scrisorile interne de la nivelul companiei trebuie scrise cu același font predefinit.

Fiecare scrisoare trebuie să aibă un destinatar.

Fiecare scrisoare trimisă și altor persoane în afară de destinatarul propriu-zis, trebuie să conțină o listă cu toți cei care

vor primi scrisoarea (această listă se trece la finalul scrisorii, sub semnătură, sau la începutul scrisorii, imediat lângă numele

destinatarului principal). Copiile unor astfel de documente se livrează terțelor părți personal, de către autorul lor sau de către

secretara acestuia.

Exemplu:

cc. James Jameson, Robert Robertson; sau, prezentat lui: James Jameson, Robert Robertson. 

Titlurile scrisorii se scriu cu litere mari, în centrul paginii. Subtitlurile, dacă există, se scriu la fel, dar cu bold.

Formatul american (fără aliniat în primul rând din paragraf) necesită separarea paragrafelor cu două rânduri de spațiu gol.

În cazul utilizării formatului franțuzesc (cu aliniat în primul rând din paragraf), aceste paragrafe trebuie de asemenea separate

cu două rânduri de spațiu pentru a menține claritatea.

Principalele semne de punctuație (punctul, virgula, semnul întrebării etc.) trebuie scrise imediat după cuvântul care le

precede. Semnele egal, plus, minus (=, +, -) sunt scrise cu un spațiu înainte și după. Însă, dacă semnul ”-” se folosește pe post

de cratimă, trebuie scris fără spațiu. Parantezele se scriu fără spații între acestea și cuvintele din interiorul lor, dar cu un spațiu

între ele și cuvintele din afara lor.

Atunci când scriem scrisori, trebuie să punem virgulă după formula de adresare din antet, iar primul rând care urmează

trebuie să înceapă cu literă mare, la fel ca fiecare paragraf următor. Formula de încheiere este separată de semnătură prin

virgulă și un rând de spațiu gol.

În general trebuie să fiți atenți să nu amestecați limba română cu limba engleză (de exemplu, nu trebuie să scrieți ”To: Ion

Ionescu”, ci ”Pentru: Ion Ionescu”).

Dacă în conținutul scrisorii ați făcut referință la un subiect sau caz concret, trebuie să atașați și documentația relevantă.

După utilizare, fiecare material atașat trebuie returnat departamentului de origine dacă nu este vorba de o copie.

Toată corespondența internă, notele, brief-urile, memo-urile sau minutele de la ședințe trebuie trimise fiecărei persoane din

companie ce poate avea nevoie de ele. Acest lucru este extrem de important pentru eficiența comunicațională în cadrul

companiei, având în vedere că, în acest mod, există posibilități minime de eroare.

În colțul din dreapta sau stânga jos (în funcție de regulile interne ale companiei cu privire la întocmirea documentației de

afaceri) trebuie să se treacă numele, prenumele, poziția și semnătura de mână a autorului scrisorii (dacă o altă persoană este cea

care semnează de mână, atunci trebuie să includeți o notă: ”Din partea lui Ion Ionescu”, ceea ce înseamnă că George

Georgescu a semnat scrisoarea în numele lui Ion Ionescu). 

Dacă scrisoarea nu este mai lungă de o pagină, trebuie să o aranjați din punct de vedere vizual astfel încât marginea de sus

și cea de jos să fie aproximativ egale.

În cele din urmă, înainte ca documentul să fie semnat și copiat, persoana care o semnează trebuie să o mai citească încă o

dată pentru a corecta eventualele greșeli. Când se primește o scrisoare sau un document, persoana care îl primește trebuie

întotdeauna să confirme recepția printr-o semnătură. Acest lucru este important în special în cazul unor documente importante

și confidențiale, atât în corespondența internă, cât și în cea externă.

Este de preferat să aveți la îndemână o carte de gramatică și dicționare în biroul dvs.

În principu, toate regulile tehnice de scriere a documentelor și scrisorilor interne se aplică și în corespondența cu oamenii și

companiile din afara firmei.

Indicații cu privire la redactarea planurilor și a rapoartelor de lucru

 În principu, planurile și rapoartele se trimit lunar. Planul trebuie întotdeauna să conțină datele de realizare ale sarcinilor

individuale.

Planurile pentru luna următoare și rapoartele pentru luna anterioară trebuie scrise sau printate pe foi de hârtie separate,

pentru a facilita urmărirea, clasificarea și arhivarea.

Dacă o anumită sarcină din planul lunii anterioare nu a fost realizată, trebuie inclusă în planul pentru luna următoare

(dacă este încă de actualitate), însoțită de o notă explicativă. Trebuie să specificați motivul pentru care nu ați realizat sarcina cu

pricina și să dați un nou termen limită sau să sugerați anularea sa.

Din punct de vedere formal, planurile și rapoartele trebuie să urmeze modelul aplicat în documente și scrisori.

Fiecare element din plan sau raport trebuie numerotat.

În principu, termenul limită pentru predarea rapoartelor și a planurilor către superiori este finalul lunii. Pentru

subsectoare și indivizi, termenul limită trebuie stabilit puțin mai devreme pentru ca managerii de sector și managementul

general să primească planul sau raportul la timp. Trebuie luat în considerare și timpul necesar pentru corecturi, care adesea sunt

necesare în cazul planurilor financiare.

 

Notă:

 Fiecare material (tabele, scheme, rapoarte, minute) care se redactează periodic, dar la intervale neregulate de timp (de exemplu, liste de prețuri, cursuri, minute de la ședințe) trebuie să aibă nu număr de serie pentru o mai bună organizare a arhivei permanente, având în vedere că data creării nu oferă suficiente informații (de exemplu, dacă vă uitați la minutele de la ședințele managementului după șapte luni, cum puteți ști sigur că nu lipsește niciuna din arhivă?)Când scrieți, aveți în vedere lungimea paragrafului, chiar și dacă conține doar o singură idee. Găsiți un echilibru - o serie de paragrafe scurte poate induce în eroare cititorul). Uitlizați diateza activă în locul celei pasive. Evitați să utilizați cuvinte nepotrivite la începutul propozițiilor. Partea anterioară trebuie întotdeauna conectată cu partea următoare. Acordați mai multă atenție modului în care sună propoziția, decât regulilor gramaticale. 

 

Proceduri pentru redactarea documentației

Majoritatea companiilor de astăzi au standarde definite pe care le aplică în crearea documentelor generale (rapoarte, analize,

contracte, minute), comerciale (oferte, facturi proforme, facturi, garanții) și a documentelor sistemelor de calitate (proceduri,

scheme).

Dimensiune hârtie A4

 Margine

Stânga 2,5 cm

Dreapta 2,5 cm

Sus 2,5 cm

Jos 2,5 cm

Orientarea hârtiei portret

Spațiul între paragraful precedent și titlul 2 linii de text

Spațiul între titlul și paragraf  1 linie de text

Line spacing Single

Indentation: 0

Spacing Before/After: 0

 Bullets: 

Primul nivel

Al doilea nivel

Fontul textului: Arial, Regular, 10

Fontul titlului: Arial, Bold, 12

Tabel: Exemplu de procedură pentru redactarea documentației

Documentația trebuie să respecte următoarele reguli:

Imaginile menite pentru afișarea pe Internet, cu extensia JPG, trebuie să fie în modelul color RGB. Imaginile în

modelul color CMYK trebuie convertite în modelul RGB.

Nu utilizați diacritice în denumirea documentului (ș, ț, î, ă).

Nu utilizați spații în denumirea documentelor.

Utilizați numai caractere alfanumerice în denumirea documentelor.

Scrieți denumirea documentelor cu litere mici (același lucru este valabil și pentru extensie).

Denumirea documentului trebuie să înceapă întotdeuna cu literă mică.

Dacă denumirea documentului conține mai multe cuvinte, acestea trebuie scrise împreună, cu litere mici și prima

literă a fiecărui cuvânt mare (de exemplu: acestaEsteFișierulMeu).

Rețineți că denumirea documentului începe cu literă mică.