1

MINISTERUL TRANSPORTURILOR ŞI INFRASTRUCTURII

AUTORITATEA DE MANAGEMENT POS TRANSPORT

Documentaţie de atribuire a contractului

”Organizarea reuniunilor CM POS-T pentru anul 2011 – Lotul 2 - Organizarea celei

de-a doua reuniuni a Comitetului de Monitorizare POST pentru anul 2011”

2

C U P R I N S

SECŢIUNEA I

1. Informaţii generale 2. Obiectul contractului

3. Procedura 4. Criterii de calificare 5. Prezentarea ofertei

6. Criteriul de atribuire 7. Alte informaţii

SECŢIUNEA II – Caietul de sarcini

SECŢIUNEA III - Formulare

Formularul nr. 1 Declaraţie privind neîncadrarea în situaţiile prevăzute la art. 180 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, cu modificările sicompletările ulterioare

Formularul nr. 2 Declaraţie privind situaţiile prevăzute la art. 181 din Ordonanţa de urgenţă Guvernului nr. 34/2006, cu modificările şi completările ulterioare,

Formularul nr. 3 Declaraţie privind neîncadrarea în situaţiile prevăzute la art. 691 din Ordonanta de Urgenta a Guvernului nr. 34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare

Formularul nr. 4 Declaraţie „Certificat de participare la licitaţie cu ofertă independentă”

Formularul nr. 5 Formular de depunere a ofertei

Formularul nr. 6 Formular de identificare financiară

Formularul nr. 7 Formular de ofertă tehnică

Formularul nr. 8 Formular de ofertă financiară

SECTIUNEA IV

Model de contract.

3

SECŢIUNEA I

La întocmirea şi transmiterea ofertelor, ofertanţii trebuie să respecte toate instrucţiunile, formularele, caietul de sarcini, clauzele contractuale şi specificaţiile conţinute în această documentaţie de atribuire. Transmiterea unei oferte care nu conţine toate informaţiile şi documentele cerute, până la termenul limită de depunere a ofertelor specificat, poate conduce la respingerea ofertei. Formularele prevăzute în cadrul documentaţiei de atribuire trebuie completate în mod corespunzător. Fiecare document va fi semnat de reprezentantul legal al firmei/sucursalei. În cazul în care acestea sunt semnate de o altă persoană, aceasta va prezenta o împuternicire.

1. INFORMAŢII GENERALE

1.1. Autoritatea contractantă Denumire: Ministerul Transporturilor si Infrastructurii prin Directia Proiecte Asistenta Tehnica Adresă: B-dul Dinicu Golescu nr. 38, sector 1, cod poştal: 010873, Bucureşti, România Persoană de contact: În atenţia: d-nei Gabriela Teletin, Director – Direcţia Proiecte Asistenta Tehnica - Direcţia Generală Relaţii Financiare Externe Telefon: 0750032623 Fax: +40 (021) 311.05.65; +40 (021) 319.61.27 E-mail: achizitiidip@mt.ro Adresă de internet: www.mt.ro

1.2. Beneficiarul final al contractului

Denumire: Ministerul Transporturilor si Infrastructurii – AM POST – Direcţia Programare Adresă: B-dul Dinicu Golescu nr. 38, sector 1, cod poştal: 010873, Bucureşti, România Persoană de contact: În atenţia: d-lui Cătalin Costache, Director Direcţia Programare Telefon: 0750032263 Fax: +40 (021) 319.61.78 E-mail: postransport@mt.ro Adresă de internet: www.mt.ro

1.3. Sursa de finanţare:

Sursa de finanţare a contractului ce urmează a fi atribuit :

- Fonduri nerambursabile de la Comunitatea Europeană- Buget de stat Proiectul este finanţat prin Programul Operaţional Sectorial „Transport” da ٧ nu □

2. OBIECTUL CONTRACTULUI

2.1. Descriere

2.1.1. Denumire obiect procedură: Achiziţie servicii organizare de evenimente

4

Denumire contract: ”Organizarea reuniunilor CM POS-T pentru anul 2011 – Lotul 2 – Organizarea celei de-a doua reuniuni a Comitetului de Monitorizare POST pentru anul 2011” Contract : Servicii ٧ Categoria serviciului 2A □ 2B ٧ Cod CPV : 79952000-2 2.1.2. Procedura se finalizează prin : Contract de achiziţie publică: ٧

2.1.3.Durata contractului: 3 luni de la data semnării.

3. PROCEDURA

3.1. Procedura selectată Selecţie de oferte ٧ 3.2. Calendarul procedurii de atribuire

DATA

ORA*

Termen limită de depunere a ofertelor 24.10. 2011 10:00

Data estimativă a finalizării evaluării ofertelor 27.10. 2011

Data estimativă pentru informarea ofertanţilor cu privire la rezultatul procedurii de atribuire 28.10. 2011

Data estimativă pentru semnarea contractului 07.11. 2011

Data estimativă de începere pentru prestarea serviciilor 08.11. 2011 *ora locală a autorităţii contractante 4. CRITERII DE CALIFICARE

4.1. Situaţia personală a ofertantului Declaraţie privind neîncadrarea în prevederile art. 180 din ordonanţă

Solicitat ٧ Nesolicitat □

Formularul 1 din secţiunea III a Documentaţiei de atribuire, semnat, datat şi ştampilat.

Notă: Autoritatea contractantă are obligaţia de a exclude din procedura de achiziţie orice ofertant care se află în situaţia de la art. 180 din ordonanţă

Declaraţie privind neîncadrarea în prevederile art. 181 din ordonanţă

Solicitat ٧ Nesolicitat □

Formularul 2 din secţiunea III a Documentaţiei de atribuire, semnat, datat şi ştampilat.

Notă: Autoritatea contractantă va exclude din procedura de achiziţie orice ofertant care se află în situaţiile de la art. 181 din ordonanţă.

4.2. Capacitatea de exercitare a activităţii profesionale (înregistrare)

Certificat constatator Solicitat ٧ Nesolicitat □

Eliberat de Ministerul Justiţiei, Oficiul Naţional al Registrului Comerţului. Certificatul constatator trebuie să certifice, în conformitate cu prevederile Legii nr. 26 / 1990, cu modificările şi completările ulterioare, faptul că societatea comercială aparţine categoriei profesionale impuse de îndeplinirea contractului, respectiv să aibă înscris în certificat codurile CAEN corespunzătoare obiectului achiziţiei publice. Nota nr. 1: Certificatul constatator trebuie să fie valabil la

5

data deschiderii ofertelor şi va fi prezentat în original sau copie legalizată sau copie pe care este menţionat “conform cu originalul”, semnat şi parafat. Nota nr. 2: În cazul unei asocieri, se vor prezenta

documente pentru fiecare dintre operatorii economici.

4. 3. Capacitatea tehnică şi profesională

Se va completa tabelul de la pct. 3 Experienţă similară în ultimii trei ani, din Formularul nr.5 din secţiunea III a Documentaţiei de Atribuire. Se vor atasa documente justificative (recomandări/certificate emise de Beneficiari/Clienţi, precum şi Documentele constatatoare privind îndeplinirea obligaţiilor contractuale, prevăzute de art. 97¹ din HG 925/2006, cu modificările şi completările ulterioare, pentru contracte încheiate în conformitate cu OUG 34/2006, cu modificările şi completările ulterioare).

Solicitat √ Nesolicitat Nivel minim:

Operatorul economic trebuie să aibă experienţă similară în ultimii trei ani (împliniţi la data termenului limită pentru depunerea ofertelor ), de minim 1 contract* similar finalizat

- minim 1 contract similar

Nota: *Prin contract similar se înţelege organizare de conferinţe/simpozioane

Pentru confirmarea experienţei similare ofertantul va prezenta obligatoriu documentul contatator (dacă contractul a fost încheiat în conformitate cu OUG nr. 34/2006, cu modificările şi completările ulterioare), iar dacă se prezintă o recomandare/confirmare privind finalizarea contractului, aceasta trebuie să fie semnată de reprezentantul legal al beneficiarului contractului.

5. PREZENTAREA OFERTEI 5.1. Limba de redactare a ofertei Oferta şi toate documentele care o însoţesc se vor

prezenta în limba română.

5.2. Perioada de valabilitate a ofertei 30 de zile de la data deschiderii ofertelor, cu

posibilitate de prelungire, dacă este cazul

5.3. Modul de prezentare a ofertei tehnice Se va completa Formularul de ofertă tehnică – Formular nr. 7.

În cazul în care Comisia de evaluare va constata lipsa oricărei activităţi solicitate (conform caietului de sarcini) oferta va fi considerată neconformă şi va fi respinsă.

5.4. Modul de prezentare a propunerii financiare

Se va completa Formularul de ofertă financiară – Formular nr. 8. Ofertantul va defalca propunerea financiară conform formularului.

6

5.5. Conţinutul ofertei

Fiecare oferta va include următoarele formulare completate corespunzător de către persoana autorizată să semneze oferta:

- documente privind eligibilitatea (Formularele 1 şi 2, din secţiunea III a Documentaţiei de atribuire) ;

-formularul nr. 3 privind neîncadrarea în situaţiile prevăzute la art 69¹ din OUG 34/2006 (din secţiunea III a Documentaţiei de atribuire);

-formularul nr. 4 privind certificatul de participare la licitaţie cu ofertă independentă (din secţiunea III a Documentaţiei de atribuire);

- formularul de depunere a ofertei (Formularul 5 din secţiunea III a Documentaţiei de atribuire);

- formularul de identificare financiară (Formularul 6 din secţiunea III a Documentaţiei de atribuire);

- formularul de ofertă tehnică (Formularul 7 din secţiunea III a Documentaţiei de atribuire)

- formularul de ofertă financiară (Formularul 8 din secţiunea III a Documentaţiei de atribuire) – oferta va fi elaborată în lei, cu şi fără TVA.

-clauzele contractuale ştampilate pe fiecare pagina.

Neprezentarea propunerii tehnice şi/sau financiare are ca efect descalificarea ofertantului şi respingerea ofertei ca inacceptabilă.

Ofertantul are obligaţia de a numerota şi ştampila fiecare pagină a ofertei, precum şi de a anexa un opis al documentelor prezentate

5.6.Data limită de transmitere a ofertelor

Până Luni 24.10.2011, ora 10:00.Ofertele trebuie transmise/depuse astfel încât să fie primite înainte de data limită de transmitere specificată mai sus.

5.7. Transmiterea ofertelor Ofertele trebuie să includă documentele cerute la punctul 5.5 de mai sus. Ofertele vor fi transmise sau depuse la sediul autorităţii contractante, după cum urmează:

La nr. de fax (021) 311.05.65 sau e-mail achizitiidip@mt.ro,

FIE prin intermediul serviciilor poştale/servicii de curierat la adresa:B-dul Dinicu Golescu nr. 38, etaj 1, camera 17, sector 1, cod poştal: 010873, Bucureşti, România, În atenţia: dnei Gabriela Teletin, Director – Direcţia Proiecte Asistenta Tehnica - Direcţia Generală Relaţii Financiare

7

Externe,

FIE direct la autoritatea contractantă, în schimbul unei confirmări de primire, la adresa mai sus menţionată.

Plicul / coletul conţinând oferta va fi însoţit de o scrisoare de înaintare a ofertei.

Scrisoarea de înaintare a ofertei va fi întocmită în două exemplare, dintre care unul rămâne împreună cu oferta la Autoritatea Contractantă, iar pe cel de-al doilea ofertantul va primi numărul de înregistrare.

Note:

1. Pentru a evita pierderea sau deteriorarea documentelor, ofertanţii sunt rugaţi să depună toate eforturile pentru a depune ofertele exact la adresa menţionată mai sus.

2. Pentru ofertele prezentate la Registratura Generală a Ministerului Transporturilor şi Infrastructurii se va menţiona: În atenţia: dnei Gabriela Teletin, Director – Direcţia Proiecte Asistenta Tehnica - Direcţia Generală Relaţii Financiare Externe, pentru a evita întârzierile sau deschiderea neintenţionată a ofertelor.

Toate documentele ofertei transmise/depuse la sediul autorităţii şi documentele care însoţesc oferta se vor depune într-un exemplar semnat şi ştampilat pe fiecare pagină; - oferta se va include într-un plic interior pe care se menţionează denumirea şi adresa ofertantului, pentru a putea permite returnarea ofertei fără a fi deschisă, în cazul în care oferta respectivă este declarată întârziată sau este retrasă; - plicul interior se include într-un plic exterior pe care se menţionează denumirea şi adresa autorităţii contractante, “Ofertă depusă pentru procedura: ”Organizarea reuniunilor CM POS-T pentru anul 2011 – Lotul 2 - Organizarea celei de-a doua reuniuni a Comitetului de Monitorizare POST pentru anul 2011” şi “A NU SE DESCHIDE INAINTE DE DATA DE ………………….., ORA …….”, numele / denumirea ofertantului; -doar în cazul ofertantului câştigător care a transmis oferta prin fax sau e-mail se va solicita ulterior transmiterea oferta în original în termen de 2 zile de la data comunicării rezultatului procedurii de atribuire

8

5.8.Costurile pentru pregătirea ofertelor

Niciun cost suportat de ofertant pentru pregătirea şi depunerea ofertei nu va fi rambursat. Toate aceste costuri vor fi suportate de către ofertant.

6. CRITERIUL DE ATRIBUIRE

PREŢUL CEL MAI SCĂZUT da ٧ nu □

Notă: se va lua în considerare valoarea totală a ofertei financiare

7. Alte informaţii

1. Operatorul economic declarat câştigător este obligat să deţină/să-şi deschidă cont la Trezorerie, în vederea efectuării plăţilor aferente serviciilor prestate în cadrul contractului.

2. În cazul în care oferta desemnată câştigătoare este depusă de o asociere de operatori economici, se va prezenta acordul de asociere legalizat, în original, pentru implementarea proiectului, înainte de semnarea contractului, cu menţiunea partenerului căruia i se facturează prestaţiile contractului.

3. Procedura de atribuire poate fi anulată în conformitate cu prevederile art. 209, 210 şi 210¹ din OUG 34/2006, cu modificările şi completările ulterioare.

9

Secţiunea II CAIET DE SARCINI

10

1. INFORMAŢII GENERALE

Programul Operaţional Sectorial „Transport” (POST) 2007-2013 reprezintă documentul programatic care stabileşte priorităţile şi obiectivele privind procesul de implementare al Fondurilor Structurale şi de Coeziune în sectorul transporturi pentru perioada 2007-2013 fiind aprobat prin Decizia Comisiei Europene (2007) 3469 în data de 12 iulie 2007.

Obiectivul global al POST îl reprezintă promovarea în România a unui sistem de transport durabil, care să permită deplasarea rapidă, eficientă şi în condiţii de siguranţă a persoanelor şi bunurilor, la servicii de un nivel corespunzător standardelor europene, la nivel naţional, în cadrul Europei, între şi în cadrul regiunilor României. Bugetul total al POST pentru perioada de programare 2007 – 2013 este de aproximativ 5,7 miliarde Euro, ceea ce reprezintă circa 23,8% din bugetul global al operaţiilor structurale prevăzute României pentru perioada menţionată. Din această sumă, aproximativ 1,09 miliarde Euro reprezintă finanţarea naţională, în timp ce co-finanţarea din partea Uniunii Europene va fi de aproximativ 4,57 miliarde Euro. Din partea Uniunii Europene finanţarea va fi asigurată prin POST din Fondul de Coeziune şi Fondul European de Dezvoltare Regională către 4 direcţii, numite Axe Prioritare, după cum urmează:

Axa Prioritară 1 - Modernizarea şi dezvoltarea Axelor Prioritare TEN-T (Reţeaua Trans -Europeană de Transport) în scopul dezvoltării unui sistem durabil de transport integrat şi integrării acestuia cu reţelele de transport ale UE

Axa Prioritară 2 - Modernizarea şi dezvoltarea infrastructurii naţionale de transport în afara axelor prioritare TEN-T în scopul creării unui sistem naţional de transport durabil

Axa Prioritară 3 - Modernizarea sectorului de transporturi în scopul creşterii protecţiei mediului, a sănătăţii publice şi siguranţei pasagerilor

Axa Prioritară 4 - Asistenţă Tehnică pentru POST.

Autoritatea de Management pentru POST (AM POST) este responsabilă pentru managementul şi implementarea efective şi corecte ale finanţării în cadrul POST, în concordanţă cu reglementările UE şi sistemele instituţionale, legale şi financiare care operează în România. Funcţia de Autoritate de Management pentru POST este asigurată de către Ministerul Transporturilor şi Infrastructurii, prin Direcţia Generală Relaţii Financiare Externe.

Principalii Beneficiari ai Programului Operaţional Sectorial „Transport” sunt administraţiile naţionale ale infrastructurilor de transport feroviare, rutiere şi navale şi administraţiile naţionale şi regionale ale infrastructurii aeroportuare. De asemenea, operatorii transportului feroviar public de călători pot fi potenţiali beneficiari sub axa prioritară nr.2.

Funcţiile îndeplinite de către AM POST şi Beneficiari sunt descrise în detaliu în versiunea oficială a POST, care poate fi accesată la adresa: http://www.ampost.ro/f.php?p=POS_Transport_final_EN.pdf În conformitate cu prevederile Regulamentului Consiliului Uniunii Europene nr. 1083/2006, privind regulile generale referitoare la Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European şi Fondul de Coeziune, AM POST este responsabilă de constituirea Comitetului de Monitorizare pentru Programul Operaţional Sectorial de Transport (CM POST).

11

CM POST este responsabil pentru eficienţa şi calitatea implementării POST, prin exercitarea următoarelor atribuţii:

a. Examinează şi aprobă în termen de maxim şase luni de la aprobarea POST, criteriile de selecţie ale operaţiunilor finanţate şi aprobă toate modificările acestor criterii în funcţie de necesităţile identificate în cadrul procesului de programare, pe baza propunerilor supuse spre examinare în acest sens de către Autoritatea de Management pentru Programul Operaţional Sectorial de Transport, numită în continuare AM POST; analizează şi avizează Documentul Cadru de Implementare elaborat de către AM POST;

b. Evaluează periodic, pe baza documentelor elaborate de AM POST, progresul înregistrat în atingerea obiectivelor specifice ale POST;

c. Examinează periodic atât rezultatele implementării, în special realizarea obiectivelor stabilite pentru fiecare axă prioritară, cât şi rezultatele evaluărilor legate de monitorizarea POST;

d. Examinează şi aprobă rapoartele anuale şi raportul final de implementare întocmite de AM POST;

e. Este informat cu privire la raportul anual de control sau părţile din raport referitoare la POST şi eventualele observaţii formulate de către Comisia Europeană ca urmare a analizei raportului sau părţilor respective din raport; este informat cu privire la implementarea recomandărilor formulate;

f. Este informat cu privire la rapoartele de evaluare înainte de transmiterea acestora către Comisia Europeană, conform art. 48 (3) din Regulamentul Consiliului Uniunii Europene nr. 1083/2006;

g. Aprobă planul de evaluare a programului operaţional şi poate propune AM POST efectuarea unor evaluări adiţionale;

h. Propune AM POST examinarea şi amendarea POST pentru a face posibilă atingerea obiectivelor generale ale Fondurilor, conform Art. 3 din Regulamentul Consiliului Uniunii Europe nr. 1083/2006 sau pentru îmbunătăţirea managementului său, inclusiv a managementului financiar;

i. Examinează şi aprobă propunerile de modificare a conţinutului deciziei Comisiei Europene cu privire la contribuţia Fondurilor;

j. Aprobă propunerile supuse spre examinare de către AM POST, privind modificarea alocărilor financiare între axele prioritare din cadrul POST;

k. Este informat cu privire la Planul de Comunicare aferent POST şi stadiul implementării acestuia, măsurile de informare şi publicitate întreprinse şi mijloacele de comunicare utilizate;

l. Este informat cu privire la acţiunile întreprinse în legătură cu temele orizontale, cum ar fi: dezvoltarea durabilă şi egalitatea de şanse;

m. Examinează cazurile de încălcare a Codului de conduită şi de absentare nemotivată a membrilor CM POST, şi poate recomanda revocarea calităţii de membru a persoanelor vizate;

n. Aprobă şi amendează propriul Regulament de organizare şi funcţionare. CM POST este alcătuit din reprezentanţi ai administraţiei centrale şi locale, parteneri socio-economici, ONG-uri, reprezentanţi ai mediului academic şi ai asociaţiilor profesionale cu activitate relevantă pentru POST. Din punct de vedere al structurii, CM POST este format din 18 membrii, cu drept de decizie şi 18 observatori.

12

2. SCOPUL PROIECTULUI, REZULTATE AŞTEPTATE ŞI MANAGEMENTUL CONTRACTULUI 2.1. Obiectiv General al proiectului Obiectivul general al acestui proiect constă în asigurarea monitorizării privind implementarea proiectelor şi absorbţia fondurilor europene prin Programul Operaţional Sectorial de Transport 2007 – 2013, aferentă anului 2011. 2.2. Obiectivul specific al proiectului Obiectivul specific al acestui proiect constă în asigurarea condiţiilor necesare pentru organizarea celei de-a doua reuniuni a CM POST aferenta anului 2011 ce va fi organizata pentru membrii, observatorii şi invitaţii CM POST, prin:

• Asigurarea serviciilor de cazare şi masă pentru participanţii la reuniunea CM POST; • Asigurarea serviciilor de transport pentru participanţii CM POST la/ şi de la locaţia reuniunii si

in cadrul locaţiei, pentru orice deplasare necesară; • Asigurarea serviciilor de organizare a reuniunii şi orice alte servicii conexe: sprijin secretarial,

traducere documente şi traducere simultană, transcrierea înregistrărilor audio în fişiere editabile tip doc., atât în limba română, cât şi în limba engleză, asigurarea sălii şi echipamentelor necesare desfăşurării în bune condiţii a acestora, asigurare protocol pe masa de lucru (apa, cafea etc.);

• Asigurarea materialelor necesare bunei desfăşurări a reuniunii CM POST. Rezultate care se doresc a fi atinse de Operatorul economic Organizarea celei de-a doua reuniuni a Comitetului de Monitorizare POST pe anul 2011, pentru maxim 70 de participanţi. Reuniunea se va desfăşura pe durata unei zile. Sesiunea de lucru a reuniunii CM POST va fi organizată în data de 17 noiembrie 2011, locaţia stabilită fiind in Poiana Braşov. Anterior organizării reuniunii CM POST, în data de 16 Noiembrie 2011, operatorul economic va asigura deplasarea participanţilor din Bucureşti de la sediul Autorităţii Contractante (sau alta locaţie stabilita ulterior) la Poiana Braşov, locul de desfăşurare al reuniunii, iar in data de 18 Noiembrie 2011 va fi organizat si transportul pentru întoarcerea participanţilor in Bucureşti. 2.3. Managementul contractului Autoritatea Contractantă: Ministerul Transporturilor şi Infrastructurii, prin Direcţia Proiecte Asistenţă Tehnică (DPAT), din cadrul DGRFE, care este responsabilă pentru urmărirea implementarii contractului din punct de vedere tehnic şi procedural în conformitate cu prevederile acestuia, în vederea atingerii obiectivelor propuse în termeni de timp, cost şi calitate; verifică şi avizează din punct de vedere tehnic si procedural, pe baza punctului de vedere tehnic al beneficiarului, toate rezultatele contractului. Beneficiarul contractului: Direcţia Programare - Secretariatul CM POST (SCM POST) din cadrul AM POST – MTI este beneficiarul direct al rezultatelor acestui contract şi va urmări calitatea

13

rezultatelor activităţii operatorului economic conform prevederilor contractuale, respectiv ale Caietului de sarcini. Operatorul economic este pe deplin responsabil de calitatea rezultatelor acestui contract, conform prevederilor contractuale. În acest sens, operatorul economic trebuie să se asigure că rezultatele proiectului sunt la standardele de calitate necesare şi sunt livrate conform termenelor stabilite, şi totodată satisfac cerinţele clientului şi reglementările legale în vigoare. Structura de management: Proiectul este implementat de DPAT, din cadrul DGRFE. Direcţia Programare, prin SCM POST răspunde de managementul tehnic al contractului, cu sprijinul Direcţiei Monitorizare şi al Direcţiei Management Financiar, din cadrul AM POST, având calitatea de utilizatori ai rezultatelor obţinute prin acest contract. Comunicarea în cadrul derulării contractului se va face prin DPAT sau direct cu SCM POST şi cu informarea concomitentă a DPAT, dacă acest lucru a fost agreat în prealabil. 3. SUPOZIŢII ŞI RISCURI 3.1 Supoziţii care fundamentează proiectul • Îndeplinirea angajamentelor asumate şi sprijin decizional la nivelul instituţiilor direct implicate în managementul instrumentelor structurale; • Cooperare adecvată între diferite instituţii ale administraţiei publice româneşti şi operatorul economic responsabil de implementarea proiectului; 3.2 Riscuri Intervenţia unor evenimente pe plan socio-politic, care pot aduce constrângeri în implementarea proiectului. Lipsa promptitudinii în confirmarea/infirmarea participării la CM POST din partea persoanelor invitate. 4. SCOPUL PRESTAŢIILOR 4.1.1 Zona geografică România – Poiana Braşov 4.1.2 Grupuri ţintă Principalul grup ţintă al acestui proiect este format din membrii, observatorii şi invitaţii Comitetului de Monitorizare pentru Programul Operaţional Sectorial de Transport, precum si reprezentanţii AM POS Transport. 4.2 Activităţi specifice Acest proiect va cuprinde următoarele activităţi, desfăşurate in etape, după cum urmează:

14

I. Etapa pregătitoare privind organizarea reuniunii CM POST şi stabilirea aspectelor logistice: Pentru această etapă, ori de câte ori este necesar, operatorul economic va avea întâlniri de lucru cu Autoritatea Contractanta/Beneficiarul pentru stabilirea tuturor detaliilor referitoare la:

• locaţia reuniunii CM POST; • agenda reuniunii; • materialele aferente reuniunii, care se vor realiza pe perioada implementării proiectului; • responsabilităţile fiecărui membru al echipelor de organizare, atât al echipei operatorului

economic cât şi al echipei Autoritatii Contractante(DPAT)/Beneficiarului (SCM POST). Operatorul economic va avea o contribuţie importantă, nu numai din punct de vedere logistic, ci şi ca implicare activă în definirea elementelor de substanţă la elaborarea materialelor aferente reuniunii CM POST, realizând şi un control de calitate al acestor materiale, precum şi la organizarea reuniunii în sine pe baza experienţei deţinute. Materialele, ce vor fi elaborate pentru reuniunile CM POST, vor fi prezentate de operatorul economic vor trebui aprobate în prealabil cu Bun de Tipar de către Autoritatea Contractanta, in baza avizului favorabil transmis de Beneficiar, ele trebuind să corespundă cu prevederile Manualului de Identitate Vizuală POST aprobat de AM POST şi disponibil în format electronic la adresa http://www.ampost.ro/file/Publicitate/MIV_trans.pdf. Operatorul economic trebuie sa fie pregătit sa aducă orice modificări de ultim moment intervenite în conţinutul acestor materiale, fără a solicita costuri suplimentare. De asemenea, în cazul în care intervine o schimbare de natura instituţională sau legislativă care impune modificări ale materialelor, operatorul economic le va efectua în termen util pentru organizarea reuniunii CM POST în bune condiţii. II. Etapele organizării evenimentului: Pentru această etapă operatorul economic trebuie să depună toate eforturile ca aspectele logistice să fie întru totul îndeplinite, şi anume: II.1. invitarea participanţilor (membri, observatori, invitaţi): SCM POST va asigura obţinerea confirmărilor de participare a persoanelor invitate şi întocmirea listei de participare. Conţinutul invitaţiilor şi destinatarii se stabilesc de către Secretariatul CM POS-T. Invitaţiile vor preciza obligatoriu necesitatea şi termenul limită stabilit pentru confirmarea participării, precum şi obligaţia participantului (acolo unde este cazul) de a confirma personal, la hotel, cazarea conform rezervării, cu asumarea plăţii sumelor corespunzătoare în cazul confirmării şi neprezentării ulterioare. Operatorul economic se va asigura de semnarea listei de prezenta de către participanţi la locul de desfăşurare al evenimentului. II.2. asigurarea materialelor pentru reuniunea CM POST, cu respectarea cerinţelor beneficiarului, după cum urmează: Materialele, ce vor fi elaborate pentru reuniunile CM POST sunt următoarele:

15

Biblioraft mic - plastifiat cu polipropilena (318x287 mm, lăţime 50), cu şină şi mecanism metalic, cu supracopertă transparentă din material plastic personalizată, format A4, 70 bucăţi/reuniune. Bibliorafturile vor avea incluse separatoare pentru departajarea documentelor.

Următoarele cerinţe de publicitate şi de informare vor fi respectate pentru inscripţionarea biblioraftului:

Copertă faţă: siglele UE, GuvRO, FSC, TRANS, în aceasta ordine, in partea de sus. Spaţiul dintre sigla FSC si TRANS trebuie să fie întotdeauna mai mare decât spaţiul lăsat pentru delimitarea celorlalte logo-uri între ele.

Copertă spate: Sloganul: „Mobilitate în România. Conexiuni cu Europa.” Textul: „Program cofinanţat de Uniunea Europeană prin Fondul European de Dezvoltare Regională şi Fondul de Coeziune.” Adresa: www.ampost.ro - O casetă (chenar) care include: - titlul proiectului; editorul materialelor; data publicării si textul: „Conţinutul acestui material nu reprezintă în mod necesar poziţia oficială a Uniunii Europene.” Pix – metalic, elegant, personalizat, cu o linie suplă, cu accesorii cromate si mecanism de

deschidere prin apăsare, 70bucăţi/reuniune. Următoarele cerinţe de publicitate şi de informare vor fi respectate pentru pix: sigla UE,

inscripţionarea numelui proiectului: „Organizarea reuniunilor CM POS-T pentru anul 2011 – Lotul 2 – Organizarea celei de-a doua reuniuni a Comitetului de Monitorizare POST pentru anul 2011”

Agendă organizator - Agendă organizator prevăzuta cu 3 buzunare interioare pentru carduri; 6

buzunare diverse; suport instrument de scris; 60 file albe incluse, coperţi din material textil (imitaţie piele) sau piele, închidere cu capsă, 70 bucăţi/reuniune.

Următoarele cerinţe de publicitate vor fi respectate pentru agenda: va fi personalizată cu cele 4 sigle conform MIV cat si numele proiectului „Organizarea reuniunilor CM POS-T pentru anul 2011 – Lotul 2 – Organizarea celei de-a doua reuniuni a Comitetului de Monitorizare POST pentru anul 2011”, culoare negru sau albastru.

Hârtia din interiorul agendei va avea sistem de prindere cu spirală si va fi inscripţionata conform Manualului de Identitate vizuala POST.

Ecuson de identificare – orizontal, din material plastic cu ac şi clips, 90 x 57mm, 70 bucăţi/

reuniune; inscripţionate cu cele 4 sigle (UE, GuvRO, FSC, TRANS) şi cu titlul proiectului „Organizarea reuniunilor CM POS-T pentru anul 2011 – Lotul 2 – Organizarea celei de-a doua reuniuni a Comitetului de Monitorizare POST pentru anul 2011”.

Geantă - din material textil/poliester, dimensiuni: 45x34,5x12 cm, curea de umăr ajustabila şi

mai multe compartimente interne, culoare albastru sau negru, personalizată, 70bucăţi/reuniune. Următoarele cerinţe de informare şi de publicitate vor fi respectate pentru geantă: personalizarea cu cele 4 sigle (UE, GuvRO, FSC, TRANS) şi inscripţionarea numelui proiectului: „Organizarea reuniunilor CM POS-T pentru anul 2011 – Lotul 2 – Organizarea celei de-a doua reuniuni a Comitetului de Monitorizare POST pentru anul 2011”.

Stick de memorie USB 8 Gb, interfaţă USB 2.0, 70 bucăţi/reuniune. Materialele promoţionale vor avea gravate siglele prin serigrafie, iar in cazul in care acest lucru nu este posibil imprimarea siglelor se va realiza in varianta ab-negru negativ, dupa caz.

16

Operatorul economic va realiza machetele pentru materialele solicitate, pe care le va prezenta Autorităţii Contractante/SCM POST în vederea aprobării cu „Bun de tipar”, cu 7 zile lucrătoare înainte de organizarea reuniunii. După aprobarea individuala a materialelor, operatorul economic va realiza kit-urile reuniunii, respectiv geanta, care vor conţine următoarele: agendă cu organizator; biblioraft conţinând agenda reuniunii, prezentările tipărite pentru reuniune cu separator intre ele; pix; stick de memorie in care operatorul economic va include prezentările din cadrul reuniunii, minuta CM POST din 25.05.2011 si orice alta informaţie comunicata de către Autoritatea Contractanta/Beneficiar. Agentul economic va asigura tipărirea şi multiplicarea prezentărilor şi aranjarea materialelor mai sus menţionate in geantă pentru reuniune. Un exemplar al kit-ului întâlnirii va fi prezentat de operatorul economic si agreat in prealabil de Autoritatea Contractanta/Beneficiar înainte de desfăşurarea reuniunii. Recepţia materialelor promoţionale se va efectua de către Beneficiarul SCM POST cu o zi înainte de desfăşurarea evenimentului. Operatorul economic va asigura amplasarea materialelor in spaţiul unde se desfăşoară evenimentul cu o zi înainte de începerea reuniunii şi va asigura distribuirea acestora către participanţi in momentul înscrierii pe listele de participare. Detalii suplimentare privind modul de organizare, modul de inscripţionare si informaţiile ce vor fi inscripţionate vor fi discutate si agreate in prima şedinţa care va avea loc in cadrul contractului. II.3. editarea călăreţilor cu numele, prenumele, funcţia participanţilor CM POST (membri, observatori, invitaţi) si instituţia pe care o reprezintă, conform indicaţiilor primite de la Autoritatea Contractanta/Beneficiar. II.4. transportul participanţilor la CM POST: În acest sens, Operatorul economic va fi responsabil de asigurarea transportului cu mijloace autorizate adecvate astfel: autocar, minim 4* – cu minim 57 locuri, transport dus/întors între sediul MTI şi locul de desfăşurare a CM POST. Numărul participanţilor care necesită transport, stabilit de către beneficiar pe baza confirmărilor de participare primite, va fi comunicat Operatorului economic cu cel puţin 2 zile înainte de data reuniunii CM POST, împreuna cu numărul persoanelor care trebuie transportate de la şi la aeroport şi orele de sosire/plecare a acestora . Plecarea se va face cu o zi înainte de reuniunea CM POST, iar întoarcerea în a doua zi reuniunii, conform agendei stabilită de beneficiar şi comunicată operatorului economic de către Autoritatea contractantă. II.5. cazarea participanţilor la CM POST: Operatorul economic este responsabil de asigurarea cazării pentru un număr maxim de 40 de participanţi (numărul participanţilor, stabilit de către beneficiar pe baza confirmărilor de participare primite, va fi comunicat Operatorului economic cu cel puţin 2 zile înaintea datei reuniunii). In plus, operatorul economic va asigura rezervarea camerelor în cadrul aceluiaşi hotel (sau la hoteluri apropiate locatiei reuniunii CM POS T) şi pentru un număr de aproximativ 30 de persoane (numărul acestora, stabilit de către SCM POST pe baza confirmărilor de participare primite, va fi comunicat Operatorului economic cu cel puţin 2 zile înaintea datei reuniunii), invitaţii urmând să

17

confirme cazarea personal la hotel, cu cel puţin 2 zile înaintea datei reuniunii, şi să-şi asigure cheltuielile aferente cazării, inclusiv în cazul confirmării şi neprezentării. Pentru fiecare dintre cele două cazuri, Operatorul economic va furniza o listă nominală a persoanelor cazate, numărul nopţilor de cazare, semnată şi stampilată de reprezentantul hotelului, ce va fi înaintată Autorităţii contractante, în original, odată cu lista de prezenţă întocmită conform cerinţelor punctului II.8 din prezentul Caiet de sarcini, fiind o condiţie pentru efectuarea plaţii. Cazarea la hotel categoria minim 3* pentru persoanele stabilite mai sus, va fi asigurată de către Operatorul economic in camera individuala, pe durata a 2 nopţi/persoana/reuniune. Operatorul economic se va asigura cu privire la următoarele facilitaţi privind cazarea: parcare gratuita, sala special destinata evenimentelor, conforma cu cerintele specificate la pct. II.6 in prezentul caiet de sarcini si spaţiu separat pentru pauzele de cafea. II.6. închirierea şi amenajarea sălilor reuniunii CM POST: Pentru sesiunea de lucru a reuniunii CM POST trebuie asigurată o sală adecvată care să corespundă cu cerinţele beneficiarului (dotata cu aparatura tehnica necesara pentru organizarea unor astfel de evenimente si cu o capacitate de minim 70 de persoane), în cadrul hotelului în care sunt cazaţi participanţii la CM POST sau în apropierea acestuia (dacă este cazul şi cu aprobarea prealabilă a Autorităţii contractante/Beneficiarului). Operatorul economic va stabili împreună cu Autoritatea Contractanta/Beneficiarul modul de aranjare a spaţiului destinat desfăşurării reuniunii şi va asigura echipamentul necesar derulării optime a acestora. Spaţiul trebuie să fie generos şi să permită existenta unor spaţii intre scaunele de la masa si a unui culoar de trecere de 1 metru intre scaunele de la masa ovala/careu si scaunele aranjate in afara mesei. Cerinţele beneficiarului privind spaţiul şi dotările necesare desfăşurării reuniunii sunt, fără însă a se limita la acestea:

• 1 sală (cu o capacitate de minim 70 de persoane - reuniune plenară) pentru 1 zi, prevăzută cu dotările necesare desfăşurării în condiţii foarte bune a reuniunii:

o masă ovala/careu şi scaune care să permită aranjarea la masă a cel puţin 50 de persoane; intre scaune va exista o distanţa corespunzătoare de acces.

o scaune aranjate în afara mesei reuniunii, care să permită asistarea de către minim 20 de persoane; existenţa unui culoar de trecere de 1 m intre aceste scaune si scaunele de la masa ovală/careu

o călăreţi cu numele, prenumele, funcţia si instituţia pe care o reprezintă, în dreptul fiecărui participant prezent la masa;

o aranjament floral corespunzător mărimii sălii; o apă şi cafea în dreptul fiecărui participant, inclusiv o rezerva pentru cei din afara mesei; o echipament audio-video (ecran de proiecţie, video-proiector, laptop, instalaţie de

sonorizare, instalaţie de înregistrare, microfoane fixe – cel puţin 20 de bucăţi, microfoane mobile – cel puţin 2 bucăţi, căşti duble traducere – min. 30 de bucăţi, 1-2 cabine de traducere),

o 1 flipchart, o personal tehnic instalaţii audio-video.

• Operatorul economic va asigura accesul la internet, telefon şi fax, imprimantă, copiator.

II.7. traducere simultana engleza – romana – engleza şi înregistrarea CM POST: Operatorul economic va fi responsabil de asigurarea traducerii simultane engleză – română – engleză, pe parcursul desfăşurării reuniunii plenare. Traducătorul trebuie să aibă cunoştinţe temeinice din

18

domeniul transporturilor si al fondurilor structurale pentru a asigura servicii corespunzătoare din punct de vedere calitativ. De asemenea, Operatorul economic va asigura înregistrarea audio a dezbaterilor din cadrul reuniunii plenare, precum şi realizarea de instantanee foto în timpul desfăşurării reuniunii. La finalul reuniunii, Operatorul economic va asigura transcrierea înregistrării audio în fişiere editabile tip doc., atât în limba română cât şi în limba engleză. Operatorul economic va înmâna Autoritatii Contractante/Beneficiarului, pe suport DVD, înregistrările audio şi instantaneele foto realizate, precum şi fişierele cu transcrierea înregistrării audio. II.8. înregistrarea participanţilor: Pentru reuniunea CM POST, Operatorul economic va asigura prezenţa a minim 2 persoane la intrarea în sala unde se va desfăşura reuniunea, pentru înregistrarea participanţilor pe lista de prezenţă, pentru informarea şi îndrumarea acestora, pentru distribuirea materialelor (geantă, ecuson, etc.) obţinând de la fiecare participant la reuniune semnătura de prezenţă şi primire a materialelor. Lista de prezenţă şi primire a materialelor, completată corespunzător, cu semnăturile tuturor participanţilor, va fi înaintată Autorităţii contractante, în original, în termen de 3 zile lucrătoare de la finalul reuniunii. Operatorul economic este pe deplin responsabil pentru întocmirea listelor cu semnături, obţinerea tuturor semnăturilor de prezenţă si primire a materialelor şi predarea listelor completate corespunzător cu semnăturile tuturor participanţilor, fiind o condiţie pentru efectuarea plaţii. II.9. asigurarea serviciilor de masa – Operatorul economic va asigura servicii de masa, pentru un număr de aprox. 70 persoane (numărul persoanelor, stabilit de către SCM POST pe baza confirmărilor de participare primite, va fi comunicat Operatorului economic cu cel puţin 2 zile înaintea datei reuniunii) astfel:

• 1 cină în ziua sosirii – tip bufet suedez, loc asigurat la masă cu scaun. • 3 pauze de cafea în ziua reuniunii (cafea, ceai, apă minerală carbogazoasă şi plată, sucuri

naturale din fructe, platouri cu produse de patiserie & cofetărie) • Apa plată şi minerală cu pahar, pentru fiecare participant (cu completare în timpul

reuniunii, daca e cazul) şi drajeuri mentolate, pe masă, în cadrul reuniunii; • 1 mic dejun, 1 dejun de lucru şi 1 cină de lucru – în ziua reuniunii CM POST –tip bufet

suedez, loc asigurat la masă cu scaun. • 1 mic dejun, in ziua plecării.

Dejunul de lucru trebuie să îndeplinească minim următoarele condiţii: ciorbă/antreuri Fel principal (preparate din carne – pui, vită, peşte; şi garnituri - legume, ciuperci etc.) salată desert (prăjituri şi/sau fructe) sucuri naturale din fructe apă minerală carbogazoasă şi plată Cafea

La solicitarea Autoritarii Contractante/Beneficiarului, Operatorul economic va asigura spatii private de masa, pentru demnitari si/sau membrii delegaţiei straine.

II.10. desfăşurarea reuniunii şi organizarea pauzelor: Operatorul economic va fi responsabil de toate aspectele legate de organizarea în bune condiţii a tuturor etapelor reuniunii CM POST, incluzând asigurarea unui spatiu separat pentru pauzele de cafea,

19

precum şi de procurarea, elaborarea, editarea, tipărirea, furnizarea tuturor materialelor necesare participanţilor. III. Etapa de evaluare: - Elaborarea, editarea unui chestionar de evaluare a reuniunii din punct de vedere al organizării: Operatorul economic va elabora un chestionar de evaluare a reuniunii din punct de vedere al organizării, în etapa de organizare (concomitent cu aprobarea materialelor), care va fi aprobat cu Bun de tipar de către Autoritatea contractanta in baza aprobării prealabile a Beneficiarului. Operatorul economic va asigura distribuirea către participanţii CM POST şi colectarea chestionarelor completate de fiecare participant, urmărindu-se astfel colectarea informaţiilor despre modul de organizarea a reuniunii. Informaţiile astfel obţinute vor fi analizate, iar concluziile privind modul de organizare a reuniunii vor fi incluse de către Operatorul economic în Raportul întocmit la sfârşitul reuniunii. 5. CERINŢE PRIVIND RAPORTAREA În termen de 10 zile lucrătoare de la sfârşitul reuniunii, operatorul economic va înainta Autorităţii Contractante, în trei exemplare (1 original şi 2 copii), un raport administrativ al reuniunii CM POST. Autoritatea contractantă va centraliza observaţiile la Raport (dacă este cazul), formulate de către propriul compartiment de implementare şi de către Beneficiar, şi le va transmite Operatorului economic în termen de 7 zile lucrătoare. Operatorul economic este obligat să revizuiască Raportul administrativ al reuniunii conform observaţiilor formulate şi să retransmită Raportul reuniunii revizuit corespunzător, în termen de 7 zile lucrătoare de la înaintarea observaţiilor de către Autoritatea contractantă. Aprobarea Raportului reuniunii CM POST se face de către Autoritatea contractantă, în baza avizului prealabil al Beneficiarului, care are in vedere aspectele calitative ale organizării evenimentului. Raportul va prezenta punctual modul de îndeplinire a activităţilor specifice solicitate prin prezentul Caiet de sarcini pentru reuniunea CM POST şi evaluarea reuniunii pe baza chestionarului completat de participanţii la CM POST şi va avea anexate următoarele: lista de prezenţă (în copie), completată în cadrul reuniunii, cu semnăturile tuturor participanţilor, al cărei original a fost înaintat Autorităţii contractante conform cerinţelor prezentului Caiet de sarcini, DVD-urile conţinând instantaneele foto din timpul reuniunii, înregistrarea audio a reuniunii si transcrierea, atât in limba romana cat si in limba engleza a înregistrării audio. Raportul reuniunii CM POST trebuie să respecte cerinţele de publicitate prevăzute de Manualul de Identitate Vizuală pentru POST şi disponibil în format electronic la adresa http://www.ampost.ro/file/Publicitate/MIV_trans.pdf, Manual aprobat de AM POST. In cazul in care Autoritatea Contractanta sau Beneficiarul constata indeplinirea obligatiilor contractuale, fara asigurarea unei calităţi corespunzătoare a acestora, pot fi aplicate penalizări conform prevederilor contractuale. 6. CERINŢE PRIVIND FACTURAREA Pentru reuniunea CM POST, Operatorul economic va emite o factură, după aprobarea Raportului administrativ al reuniunii respective si predarea DVD-urilor solicitate.

20

Factura va avea în vedere serviciile furnizate conform cerinţelor prezentului Caiet de sarcini, pentru numărul de persoane a căror participare este certificată prin existenţa semnăturii pe lista de prezenţă întocmită conform aceloraşi cerinţe. Factura nu va fi aprobată spre plată până la aprobarea Raportului reuniunii CM POST. Factura emisă va avea înscrise obligatoriu denumirea şi codul proiectului, numărul contractului şi codul SMIS al proiectului, ce va fi comunicat de către Autoritatea contractantă. 7. MONITORIZAREA ŞI EVALUAREA Indicatorii cheie pentru monitorizarea şi evaluarea privind îndeplinirea obiectivului proiectului sunt: - derularea unei reuniuni a CM POST; - elaborarea unui număr de 70 bucăţi/reuniune din următoarele materiale de promovare: biblioraft mic, pix inscripţionat, agenda cu organizator, geantă şi stick de memorie. 8. CERINŢE MINIME OBLIGATORII DE CONFIDENŢIALITATE Operatorul economic va avea în vedere că toate informaţiile, datele şi orice materiale pe care le va elabora sau edita în cadrul contractului sunt considerate confidenţiale, dacă Autoritatea contractantă nu dispune altfel. Rapoartele şi orice materiale redactate de către Operatorul economic reprezintă proprietatea exclusivă a Autorităţii contractante şi nu pot fi date publicităţii decât cu acordul prealabil scris al acesteia. Pe întreaga durată a proiectului, Operatorul economic se va asigura că respectă aceste clauze minime obligatorii de confidenţialitate, coroborate cu prevederile legale în vigoare. La încheierea contractului, Operatorul economic va preda Autorităţii contractante toate materialele, documentele, datele şi informaţiile pe care le-a produs în cadrul şi în scopul acestui proiect şi va asigura Autoritatea contractantă că a îndeplinit această cerinţă obligatorie.

21

Secţiunea III FORMULARE

22

FORMULARUL NR. 1

Operator economic ................................... (denumirea/numele)

DECLARAŢIE privind neîncadrarea în situaţiile prevăzute la art. 180 din

Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, cu modificările şi completările ulterioare

”Organizarea reuniunilor CM POS-T pentru anul 2011 – Lotul 2 - Organizarea celei de-a doua

reuniuni a Comitetului de Monitorizare POST pentru anul 2011” Subsemnatul,......................................................(nume/prenume), ............................................. (date de identificare), reprezentant legal al .................................................................... (denumirea/numele şi sediul/adresa ofertantului), declar pe propria răspundere, sub sancţiunea excluderii din procedura şi sub sancţiunile aplicate faptei de fals în declaraţii prevăzută de codul penal, că ..........................................................................……… (denumirea/numele şi sediul/adresa ofertantului) nu se află în situaţia prevăzută la art. 180 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 337/2006, cu modificările şi completările ulterioare. Subsemnatul declar că informaţiile furnizate sunt complete şi corecte în fiecare detaliu şi înţeleg că autoritatea contractantă are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi confirmării declaraţiilor, orice documente doveditoare în conformitate cu prevederile legale. Data completării ......................

Operator economic, ................................

(semnătură autorizată) *În cazul unei asocieri se va prezenta de către fiecare membru al asocierii.

23

FORMULARUL NR. 2 Operator economic .................................. (denumirea/numele)

DECLARAŢIE

privind situaţiile prevăzute la art. 181 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006,

cu modificările şi completările ulterioare

”Organizarea reuniunilor CM POS-T pentru anul 2011 – Lotul 2 - Organizarea celei de-a doua reuniuni a Comitetului de Monitorizare POST pentru anul 2011”

Subsemnatul(a).......................................................(nume/prenume), ......................................... (date de identificare), reprezentant legal al ................................................................ (denumirea / numele operatorului economic), în calitate de ofertant la procedura de selecţie de oferte pentru atribuirea contractului de achiziţie publică având ca obiect ”Organizarea celei de-a doua reuniuni a Comitetului de Monitorizare POST pentru anul 2011”, CPV: 79952000-2, organizată de Ministerul Transporturilor şi Infrastructurii, declar pe propria răspundere că ofertantul: a) nu este în stare de faliment ca urmare a hotărârii pronunţate de judecătorul-sindic; b) şi-a îndeplinit/nu şi-a îndeplinit (se şterge opţiunea care nu este valabilă) obligaţiile de plată a impozitelor, taxelor şi contribuţiilor de asigurări sociale către bugetele componente ale bugetului general consolidat, în conformitate cu prevederile legale în vigoare în România sau în ţara în care este stabilit, până la data de 31.08.2011 sau o dată ulterioară; c) în ultimii 2 ani nu s-a aflat în situaţia de a nu îşi îndeplini obligaţiile contractuale sau de a-şi fi îndeplinit în mod defectuos aceste obligaţii, din motive imputabile ofertantului, fapt care să fi produs sau să fie de natură să producă grave prejudicii beneficiarilor; d) nu a fost condamnat, în ultimii 3 ani, prin hotărârea definitivă a unei instanţe judecătoreşti, pentru o faptă care a adus atingere eticii profesionale sau pentru comiterea unei greşeli în materie profesională. Subsemnatul declar că informaţiile furnizate sunt complete şi corecte în fiecare detaliu şi înţeleg că autoritatea contractantă are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi confirmării declaraţiilor, orice documente doveditoare. Înţeleg că, în cazul în care această declaraţie nu este conformă cu realitatea, sunt pasibil de încălcarea prevederilor legislaţiei penale privind falsul în declaraţii. Notă: Se vor prezenta documente doveditoare privind îndeplinirea obligaţiilor de la lit. b) din formular Data completării ......................

Operator economic, ...............................

(semnătură autorizată) *În cazul unei asocieri se va prezenta de către fiecare membru al asocierii. **Înainte de desemnarea ofertei câştigătoare, se va solicita ofertatului respectiv să facă dovada achitării obligaţiilor de plată a impozitelor, taxelor şi contribuţiilor de asigurări sociale către bugetele componente ale bugetului general consolidat, în conformitate cu prevederile legale în vigoare în România sau în ţara în care este stabilit, la data de 31.08.2011 sau o dată ulterioară, prin prezentarea de certificate originale.

24

FORMULARUL NR. 3

OPERATOR ECONOMIC

__________________

(denumirea/numele)

DECLARAŢIE privind neîncadrarea în situaţiile prevăzute la art. 691

din Ordonanta de Urgenta a Guvernului nr. 34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare

”Organizarea reuniunilor CM POS-T pentru anul 2011 – Lotul 2 - Organizarea celei de-a doua reuniuni a Comitetului de Monitorizare POST pentru anul 2011”

Subsemnatul___________________, reprezentant legal al ___________________, (denumirea/numele si sediul/adresa operatorului economic), declar pe propria răspundere, sub sancţiunea excluderii din procedură şi a sancţiunilor aplicate faptei de fals în acte publice, că nu ne aflăm in situaţia prevazută la art. 69 1 din Ordonanţa de urgenţa a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aprobata si cu modificarile si completarile ulterioare, respectiv Ofertantul/Ofertantul asociat/Subcontractantul (se alege cazul corespunzator si se inscrie numele) _____________________ nu are drept membri în cadrul consiliului de administraţie/organ de conducere sau de supervizare şi/sau nu are acţionari ori asociaţi persoane care sunt soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv sau care se află în relaţii comerciale, astfel cum sunt acestea prevăzute la art. 69 lit. a) din OUG nr. 34/2006, cu modificarile si completarile ulterioare, cu persoane ce deţin funcţii de decizie în cadrul autorităţii contractante.

Subsemnatul declar că informaţiile furnizate sunt complete şi corecte în fiecare detaliu şi înţeleg că autoritatea contractantă are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi confirmării declaraţiilor orice documente doveditoare de care dispunem. Data completării ...................... Operator economic,

_________________ (semnatura autorizată si stampila)

Nota: Aceasta declaratie, in cazul asocierii, se va prezenta de catre fiecare membru in parte, iar in cazul in care ofertantul declara ca intentioneaza sa subcontracteze o parte a serviciilor, va fi completata si de catre subcontractor/subcontractori. Declaratia va fi semnata de reprezentantul legal al fiecarui asociat/subcontractant.

25

FORMULARUL NR. 4

DECLARATIE

„Certificat de participare la licitaţie cu ofertă independentă” pentru contractul

”Organizarea reuniunilor CM POS-T pentru anul 2011 – Lotul 2 - Organizarea celei de-a doua

reuniuni a Comitetului de Monitorizare POST pentru anul 2011”

I. Subsemnatul/Subsemnaţii, ..............................., reprezentant/reprezentanţi legali al/ai ..........................., intreprindere/asociere care va participa la procedura de achiziţie publică organizată de Ministerul Transporturilor şi Infrastructurii, în calitate de autoritate contractantă din data de ................., certific/certificăm prin prezenta că informaţiile conţinute sunt adevărate şi complete din toate punctele de vedere. II. Certific/Certificăm prin prezenta, în numele ........................, următoarele: 1. am citit şi am înţeles conţinutul prezentului certificat; 2. consimt/consimţim descalificarea noastră de la procedura de achiziţie publică în condiţiile în care cele declarate se dovedesc a fi neadevărate şi/sau incomplete în orice privinţă; 3. fiecare semnătură prezentă pe acest document reprezintă persoana desemnată să înainteze oferta de participare, inclusiv în privinţa termenilor conţinuţi de ofertă; 4. în sensul prezentului certificat, prin concurent se înţelege oricare persoană fizică sau juridică, alta decât ofertantul în numele căruia formulăm prezentul certificat, care ofertează în cadrul aceleiaşi proceduri de achiziţie publică sau ar putea oferta, întrunind condiţiile de participare; 5. oferta prezentată a fost concepută şi formulată în mod independent faţă de oricare concurent, fără a exista consultări, comunicări, înţelegeri sau aranjamente cu aceştia; 6. oferta prezentată nu conţine elemente care derivă din înţelegeri între concurenţi în ceea ce priveşte preţurile/tarifele, metodele/formulele de calcul al acestora, intenţia de a oferta sau nu la respectiva procedură sau intenţia de a include în respectiva ofertă elemente care, prin natura lor, nu au legătură cu obiectul respectivei proceduri; 7. oferta prezentată nu conţine elemente care derivă din înţelegeri între concurenţi în ceea ce priveşte calitatea, cantitatea, specificaţii particulare ale produselor sau serviciilor oferite; 8. detaliile prezentate în ofertă nu au fost comunicate, direct sau indirect, niciunui concurent înainte de momentul oficial al deschiderii publice, anunţată de contractor. III. Sub rezerva sancţiunilor prevăzute de legislaţia în vigoare, declar/declarăm că cele consemnate în prezentul certificat sunt adevărate şi întrutotul conforme cu realitatea. Data: Ofertant,

Reprezentant/Reprezentanţi legali ....................................................

(semnătura si stampila)

Nota: Aceasta declaratie, in cazul asocierii, se va prezenta de catre fiecare membru in parte

26

FORMULARUL NR. 5

FORMULAR DE DEPUNERE A OFERTEI

Autoritatea contractantă: Ministerul Transporturilor şi Infrastructurii, prin Direcţia Proiecte Asistenţă Tehnică

În atenţia: d-nei Gabriela TELETIN , Director

Ref: ”Organizarea reuniunilor CM POS-T pentru anul 2011 – Lotul 2 - Organizarea celei de-a doua reuniuni a Comitetului de Monitorizare POST pentru anul 2011”

1. OFERTĂ DEPUSĂ de

Numele şi adresa operatorului economic care depune această ofertă Operator economic

2 PERSOANA ÎMPUTERNICITĂ SĂ SEMNEZE OFERTA (pentru această procedură de atribuire)

Nume

Organizaţie

Adresă

Telefon

Fax

e-mail

27

3 EXPERIENŢĂ SIMILARĂ ÎN ULTIMII 3 ANI (împliniţi la data termenului limită pentru depunerea ofertelor)*

Eveniment similar Beneficiar Nr. pers. Localizare Valoare Perioada

*Notă : Se va completa cu evenimentele relevante organizate de către operatorul economic ofertant în perioada specificată

4 DECLARAŢIA PERSOANEI ÎMPUTERNICITĂ SĂ SEMNEZE OFERTA

Subsemnatul, fiind semnatarul autorizat de ofertantul mai sus menţionat (incluzând toţi membrii grupului de operatori economici, în cazul asocierii), declar că am analizat şi am acceptat fără rezervă sau restricţie întregul conţinut al documentaţiei de atribuire pentru procedura de atribuire la care se face referire mai sus. Ne oferim să furnizăm serviciile şi produsele solicitate în documentaţia de atribuire pentru procedura de atribuire la care se face referire mai sus, pentru suma de ________________________________________________ (moneda ofertei) (suma in litere si in cifre) la care se adăuga TVA in valoare de _____________________________________. (suma in litere si in cifre) Ne angajam ca, in cazul in care oferta noastră este stabilita câştigătoare, sa furnizam serviciile şi produsele conform documentaţiei de atribuire. Ne angajam sa menţinem aceasta oferta valabila pentru o durata de 30 de zile după termenul limită de depunere a ofertelor, respectiv pana la data de ______________________________,

(durata in litere si cifre)(ziua/luna/anul) si ea va rămâne obligatorie pentru noi si poate fi acceptata oricând înainte de expirarea perioadei de valabilitate. De asemenea, în cazul în care oferta noastră este stabilită câştigătoare, oferta va rămâne fermă şi obligatorie pe toată perioada contractului. Până la încheierea şi semnarea contractului de achiziţie publică, această ofertă împreună cu comunicarea transmisă de dumneavoastră, prin care oferta noastră este stabilită câştigătoare, vor constitui un contract angajant între noi. Data completării ………………… ….................. (nume şi semnătură), în calitate de ........................, legal autorizat să semnez oferta pentru şi în numele ........................... (denumirea/numele ofertantului)

28

FORMULARUL NR. 6

FORMULAR DE IDENTIFICARE FINANCIARĂ

Posesorul contului bancar

Nume Adresa Localitate Cod poştal Ţara Cod TVA Persoana de contact Telefon Fax E-mail

Banca

Nume Adresa sucursalei Localitate Cod poştal Ţara Număr cont Cod IBAN

Ştampila şi semnătura reprezentantului băncii Data şi semnătura posesorului contului

29

FORMULARUL NR. 7

FORMULAR DE OFERTĂ TEHNICĂ

Ofertantul va completa acest formular cu descrierea serviciilor oferite demonstrând că îndeplineşte cerinţele minime din caietul de sarcini.

30

FORMULARUL NR. 8

FORMULAR DE OFERTĂ FINANCIARĂ

”Organizarea reuniunilor CM POS-T pentru anul 2011 – Lotul 2 - Organizarea celei de-a doua reuniuni a Comitetului de Monitorizare POST pentru anul 2011”

I. CENTRALIZATOR DE PREŢURI

Organizarea celei de-a doua reuniunii a Comitetului de Monitorizare POST pentru anul 2011

Valoarea totală, fără TVA (lei)

Valoare TVA (lei)

VALOARE TOTALĂ CONTRACT

II. TABEL CU CHELTUIELI DEFALCATE

Notă: Se vor avea în vedere toate activitătile/cerintele prevazute in Caietul de Sarcini

Activitate

Valoare fara

TVA (lei)

Valoare TVA

(lei) CHELTUIELI DE ORGANIZARE A REUNIUNII CM POST

Asigurarea serviciilor de transport pentru participanţii CM POST

Asigurarea serviciilor de cazare

Închirierea şi amenajarea sălilor reuniunii CM POST (inclusiv asigurarea sonorizării si asigurarea traducerii simultane)

Asigurarea serviciilor de masă

Activităţi organizatorice (transcrierea si traducerea înregistrărilor audio, tipărire documente, asigurare servicii de interpretariat RO-EN, personal auxiliar pentru asistarea Secretariatului POST)

Asigurarea materialelor pentru reuniune

TOTAL

Data completării ………………… ..................... (nume şi semnătură), în calitate de ........................, legal autorizat să semnez oferta pentru şi în numele ........................... (denumirea/numele ofertantului)

31

Secţiunea IV MODEL DE CONTRACT

32

nr.______________data_______________

Programul operaţional nr. CCI: 2007 RO 161PO 003 Cod proiect: POST/2011/4/1/0___ Cod SMIS: …………..

Art. 1. În temeiul Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 337/2006, cu modificările şi completările ulterioare, s-a încheiat prezentul contract de prestare de servicii,

între

Ministerul Transporturilor şi Infrastructurii prin Direcţia Proiecte Asistenţă Tehnică, B-dul Dinicu Golescu nr. 38, sector 1, cod poştal: 010873, Bucureşti, România, tel. +40 7500 32 623 fax +40 (021) 319.61.27, cod fiscal 13633330, cont trezorerie RO40TREZ700500138X002089, reprezentat prin d-na Gabriela TELETIN, având funcţia de director al Direcţiei Proiecte Asistenţă Tehnică, în calitate de “Autoritate Contractantă” - achizitor, pe de o parte,

şi

…………………………….., adresă str. ………………… nr. ……………, sect. ……….., …………………., cod poştal: ……………., tel. ……………….., fax ………………………, nr. de înmatriculare …………………, cod fiscal …………………….., cont ……………….., reprezentat prin ……………………, având funcţia de ………………………………., în calitate de Prestator, pe de altă parte.

Art. 2. Definiţii În prezentul contract următorii termeni vor fi interpretaţi astfel: a. contract - prezentul contract şi toate anexele sale; b. Achizitor, Prestator (numit şi Consultant) - părţile contractante, aşa cum sunt acestea numite în prezentul contract; c. Beneficiar – destinatar al serviciilor care fac obiectul contractului; d. preţul contractului - preţul plătibil Prestatorului de către achizitor, în baza contractului, pentru îndeplinirea integrală şi corespunzătoare a tuturor obligaţiilor asumate prin contract; e. servicii - activităţile a căror prestare face obiectul contractului;

CONTRACT DE SERVICII

33

f. produse - echipamentele, maşinile, utilajele, piesele de schimb şi orice alte bunuri cuprinse în anexa/anexele la prezentul contract şi pe care Prestatorul are obligaţia de a le furniza în legătură cu serviciile prestate conform contractului; g. forţa majoră - un eveniment mai presus de controlul părţilor, care nu se datorează greşelii sau vinei acestora, care nu putea fi prevăzut la momentul încheierii contractului şi care face imposibilă executarea şi, respectiv, îndeplinirea contractului; sunt considerate asemenea evenimente: războaie, revoluţii, incendii, inundaţii sau orice alte catastrofe naturale, restricţii apărute ca urmare a unei carantine, embargou, enumerarea nefiind exhaustivă, ci enunţiativă. Nu este considerat forţă majoră un eveniment asemenea celor de mai sus care, fără a crea o imposibilitate de executare, face extrem de costisitoare executarea obligaţiilor uneia din părţi; h. zi - zi calendaristică; an - 365 de zile. i. Lună – lună calendaristică; j. Caietul de sarcini – documentul reprezentând Anexa 1 a Contractului de Servicii, care include definirea Serviciilor şi a Produselor, specificând, acolo unde este cazul, metodele şi resursele care urmează a fi utilizate de către Prestator şi rezultatele ce trebuie realizate de către acesta; k. Conflictul de interese – orice eveniment influenţând capacitatea Prestatorului de a exprima o opinie profesională obiectivă şi imparţială sau care îl împiedică pe acesta, în orice moment, să acorde prioritate intereselor Achizitorului/Beneficiarului sau interesului public general al proiectului, orice motiv în legătură cu posibile contracte în viitor sau în conflict cu alte angajamente, trecute sau prezente, ale Prestatorului. Aceste restricţii sunt de asemenea aplicabile oricăror subcontractanţi, salariaţi şi experţi acţionând sub autoritatea şi controlul Prestatorului. l. Neaprobare consecutivă – neaprobarea de două ori la rând de către Achizitor a unui Raport, în situaţia nerespectării obligaţiilor asumate de către Prestator prin prezentul contract. m. Origine - locul unde produsele au fost realizate, fabricate. Produsele sunt fabricate atunci când prin procesul de fabricare, prelucrare sau asamblare majoră şi esenţială a componentelor rezultă un produs nou, recunoscut comercial, care este diferit, prin caracteristicile sale de bază, prin scop sau prin utilitate, de componentele sale. Originea produselor şi serviciilor poate fi distinctă de naţionalitatea furnizorului. n. Destinaţie finală - locul unde furnizorul are obligaţia de a furniza produsele. o. Termenii comerciali de livrare vor fi interpretaţi conform INCOTERMS 2000 – Camera Internaţională de Comerţ (CIC). Art. 3. Interpretare 3.1. - În prezentul contract, cu excepţia unei prevederi contrare, cuvintele la forma singular vor include forma de plural şi viceversa, acolo unde acest lucru este permis de context. 3.2. - Termenul "zi" ori "zile" sau orice referire la zile reprezintă zile calendaristice dacă nu se specifică în mod diferit.

Clauze obligatorii

Art. 4. Obiectul contractului 4.1. - Obiectul principal al contractului îl reprezintă prestarea serviciilor privind ” Organizarea reuniunilor CM POS-T pentru anul 2011 – Lotul 2 – Organizarea celei de-a doua reuniuni a Comitetului de Monitorizare POST pentru anul 2011”, aşa cum sunt definite în Caietul de sarcini. 4.2. - Prestatorul se obligă să presteze serviciile descrise în Caietul de sarcini, cod CPV 79952000-2. 4.3. – Rezultatele ce trebuie obţinute în urma activităţilor prestate sunt prezentate în Caietul de sarcini. 4.4. - Prestatorul se obligă să livreze produsele şi să presteze serviciile cuprinse în Caietul de sarcini, cu obţinerea rezultatelor aferente acestora, în perioadele convenite şi în conformitate cu obligaţiile asumate prin prezentul contract şi propunerea tehnică şi financiară. 4.5. - Achizitorul se obligă să plătească preţul convenit în prezentul contract pentru produsele furnizate si serviciile prestate.

34

Art. 5. Preţul contractului 5.1. – Preţul total stabilit pentru îndeplinirea contractului, plătibil Prestatorului de către Achizitor, este de ……………….. lei, fără TVA, respectiv …………………. lei, cu TVA, din care TVA reprezintă ……………… lei. 5.2. – Preţul contractului, în lei, este ferm şi nu se ajustează pe întreaga durată a derulării acestuia. Art. 6. Durata contractului 6.1. - Durata prezentului contract este de 3 luni de la data semnării de către ambele părţi. 6.2. - Data de începere a activităţilor care fac obiectul contractului va fi în maxim o zi de la semnarea acestuia. 6.3. - Perioada de implementare a activităţilor care fac obiectul contractului, aşa cum sunt acestea descrise în caietul de sarcini, este de 3 luni de la data de începere a activităţilor. Art. 7. Plăţi 7.1. – Plăta se vor efectua, pe baza facturii emise de Prestator, după aprobarea raportului administrativ aferent reuniunii. 7.2. - Prestatorul va emite factura după primirea notificării privind aproparea raportului administrativ. 7.3. - Plata facturii emise de Prestator se efectuează în termen de 45 zile de la înregistrarea acestora la Achizitor. 7.4. – Plăta pentru serviciile efectuate se vor face în lei, de către Achizitor în contul ………………………………….. deschis de Prestator la Autoritatea de Trezorerie şi Contabilitate Publică Bucureşti, cu încadrarea în creditele bugetare aprobate anual. Art. 8. Eşalonarea plăţilor 8.1 – Plata în cadrul prezentului contract se va efectua după aprobarea raportului administrativ aferent reuniunii şi emiterea facturii. 8.2. - Aplicarea prevederilor art. 7 din prezentul contract se face în limitele maxime ale cheltuielilor ce pot fi ordonanţate trimestrial aferente creditelor bugetare aprobate anual, pe durata implementării contractului. 8.3. - Achizitorul are obligaţia să asigure anual creditele bugetare pentru necesarul de plăţi aferente contractului şi să informeze Prestatorul, cu privire la limita maximă până la care se pot ordonanţa şi efectua plăţi în cursul anului bugetar, pentru fiecare an aferent implementării proiectului. Art. 9. Documentele contractului 9.1 – Documentele contractului fac parte integrantă din acesta şi sunt:

a) Caietul de sarcini (anexa 1) b) Oferta financiară (anexa 2) c) Oferta tehnică(anexa 3) d) Formulare şi alte documente relevante (anexa 4) e) Manual de identitate vizuală pentru POS Transport (anexa 5) f) Acord de asociere legalizat (anexa 6 - dacă e cazul) g) Contractele încheiate cu subcontractanţii (daca e cazul - anexa 7)

9.2 – În cazul oricărei contradicţii între documentele de mai sus, prevederile lor vor prevala în conformitate cu succesiunea de mai sus. 9.3 – La momentul semnării contractului, exemplarele acestuia si documentele aferente de la art. 9.1 vor fi ştampilate de Prestator şi Achizitor, pe fiecare pagină. Art. 10. Obligaţiile principale ale Prestatorului 10.1 – Prestatorul se obligă să presteze serviciile la standardele şi/sau performanţele prezentate în propunerea tehnică, anexă la contract şi în conformitate cu prevederile Caietului de sarcini.

35

10.2. – Prestatorul se obligă să presteze serviciile în conformitate cu Graficul de îndeplinire a contractului. 10.3. – Prestatorul se obligă să despăgubească Achizitorul împotriva oricăror: i) reclamaţii şi acţiuni în justiţie, ce rezultă din încălcarea unor drepturi de proprietate intelectuală (brevete, nume, mărci înregistrate etc.), legate de echipamentele, materialele, instalaţiile sau utilajele folosite pentru sau în legătură cu produsele achiziţionate/serviciile prestate; şi ii) daune-interese, costuri, taxe şi cheltuieli de orice natură, aferente, cu excepţia situaţiei în care o astfel de încălcare rezultă din respectarea caietului de sarcini întocmit de către achizitor. 10.4. – Prestatorul va emite factura dupa aprobarea raportului administrativ aferent reuniunii. Prestatorul are obligaţia întocmirii corecte a facturii/facturilor, având toate elementele de identificare ale acesteia, inclusiv ale Achizitorului menţionate corect conform documentelor legale în vigoare şi instrucţiunilor Achizitorului. 10.5. – Transmiterea unei facturi cu elemente greşite şi/sau greşeli de calcul, identificate de Achizitor, urmare a înregistrării acesteia atrage după sine obligaţia Prestatorului de a o storna şi de a transmite o nouă factură. 10.6. Prestatorul va efectua serviciile ce fac obiectul prezentului contract raportat la numărul persoanelor care participă efectiv în cadrul fiecărui eveniment, prezenţa acestora fiind certificată prin existenţa semnăturii pe lista de prezenţă întocmită conform cerinţelor Caietului de sarcini, anexă la contract. 10.7. Prestatorul va emite factura după organizarea reuniunii având în vedere numărul efectiv al participantilor în cadrul evenimentului, şi a căror prezenţă este certificată prin existenţa semnăturii pe lista de prezenţă întocmită conform cerinţelor Caietului de sarcini, anexă la contract. 10.8. Prestatorul este pe deplin responsabil de obţinerea tuturor semnăturilor pe lista de prezenta, aceasta demonstrând numărul efectiv al participanţilor si fiind o condiţie pentru efectuarea plaţii. Art. 11. Obligaţiile principale ale Achizitorului 11.1. – Achizitorul se obligă să recepţioneze serviciile/produsele prestate conform prezentului contract în termenul convenit. 11.2. Achizitorul va plăti serviciile prestate raportat la numărul persoanelor care au participat efectiv în cadrul fiecărui eveniment şi prezenţa acestora este certificată prin listă nominală a persoanelor cazate, semnată şi stampilată de reprezentantul hotelului, şi respectiv prin existenţa semnăturii pe lista de prezenţă, liste întocmite conform cerinţelor Caietului de sarcini, anexă la contract. 11.3. – Achizitorul se obligă să plătească preţul către Prestator în termen de 45 zile de la înregistrarea facturii la Achizitor. Art. 12. Sancţiuni pentru neîndeplinirea culpabilă a obligaţiilor 12.1. – În cazul în care, din vina sa exclusivă, Prestatorul nu reuşeşte să-şi execute obligaţiile asumate prin contract, atunci Achizitorul are dreptul de a deduce din preţul contractului, ca penalităţi, o sumă echivalentă cu o cotă procentuală de 0,1% /zi de întârziere din valoarea prestaţiilor neexecutate la timp sau executate necorespunzător, care se va constitui venit la bugetul statului. 12.2. – În cazul în care Achizitorul nu onorează facturile în termen de 45 de zile de la înregistrarea facturii, atunci acesta are obligaţia de a plăti ca penalităţi o sumă echivalentă cu o cotă procentuală de 0,1% /zi de întârziere din plata neefectuată. 12.3. – Nerespectarea obligaţiilor asumate prin prezentul contract de către una dintre părţi, în mod culpabil şi repetat, dă dreptul părţii lezate de a considera contractul de drept reziliat şi de a pretinde plata de daune-interese. 12.4. – Achizitorul îşi rezervă dreptul de a renunţa oricând la contract, printr-o notificare scrisă, adresată Prestatorului, fără nici o compensaţie, dacă acesta din urmă dă faliment, cu condiţia ca această denunţare să nu prejudicieze sau să afecteze dreptul la acţiune sau despăgubire pentru Prestator. În

36

acest caz, Prestatorul are dreptul de a pretinde numai plata corespunzătoare pentru partea din contract îndeplinită până la data denunţării unilaterale a contractului. 12.5. În cazul în care Achizitorul este prejudiciat prin serviciile furnizate de Prestator, răspunderea agregată a Prestatorului pentru orice pretenţii, obligaţii, pierderi, daune, costuri sau cheltuieli aferente prezentului Contract sau Serviciilor („Pretenţii”), alta decât cea decurgând din obligaţia de a plăti penalităţi, nu va depăşi valoarea contractului, inclusiv TVA-ul aferent.

Clauze specifice Art. 13. Alte responsabilităţi ale Prestatorului 13.1. – (1) Prestatorul are obligaţia de a livra produsele şi de a executa serviciile prevăzute în contract cu profesionalismul şi promptitudinea cuvenite angajamentului asumat şi în conformitate cu propunerea sa tehnică. (2) Prestatorul se obligă să supravegheze livrarea produselor şi prestarea serviciilor, să asigure resursele umane, materialele, funcţionarea optimă a echipamentelor, în măsura în care necesitatea asigurării acestora este prevăzută în contract sau se poate deduce în mod rezonabil din contract. 13.2. – Prestatorul este pe deplin responsabil pentru execuţia serviciilor în conformitate cu prevederile din oferta tehnică, anexa 3 a prezentului contract. Totodată, este răspunzător atât de siguranţa tuturor operaţiunilor şi metodelor de prestare utilizate, cât şi de calificarea personalului folosit pe toată durata contractului. 13.3. – Prestatorul va furniza raportul administrativ în conformitate cu prevederile Caietului de sarcini. 13.4. – Achizitorul are obligaţia primirii, înregistrării şi analizării documentelor de raportare transmise de către Prestator. În situaţia în care există comentarii cu privire la informaţiile cuprinse în aceste rapoarte, Achizitorul va informa în scris Prestatorul. 13.5. În situaţia în care se primesc comentarii din partea Beneficiarului la raportul administrativ transmis, Achizitorul va informa Prestatorul, care va modifica şi retransmite spre aprobare Achizitorului, raportul revizuit în termen de maxim 10 zile de la data primirii oricărei notificări din partea Achizitorului. 13.6. – Prestatorul se va asigura ca pe toată perioada de implementare a contractului toate materialele elaborate (ex. rapoarte) vor conţine elementele de identificare conform Manualului de identitate vizuală pentru POS Transport. Art. 14. Codul de conduită 14.1. – Prestatorul va acţiona în permanenţă cu devotament şi imparţialitate şi ca un prestator loial al Achizitorului, precum şi cu discreţie adecvată. În mod particular, se va abţine de la orice declaraţie publică privind prezentul Contract de Servicii fără aprobarea prealabilă a Achizitorului, şi de la a se angaja în orice altă activitate care intră în conflict cu obligaţiile sale faţă de Achizitor. Prestatorul nu va putea angaja în nici un mod Achizitorul fără acordul scris prealabil al acestuia şi atunci când este posibil va face cunoscută această obligaţie terţilor. 14.2. – Când Prestatorul sau personalul, experţii, agenţii sau subordonaţii săi se oferă să dea, ori sunt de acord să ofere ori să dea, sau dau oricărei persoane, mită, bunuri în dar, facilităţi ori comisioane în scopul de a determina ori recompensa îndeplinirea ori neîndeplinirea oricărui act sau fapt privind Contractul de Servicii sau orice alt contract încheiat cu Achizitorul, ori pentru a favoriza sau defavoriza orice persoană în legătură cu Contractul de Servicii sau cu orice alt contract încheiat cu Achizitorul, aceştia vor răspunde în condiţiile legii, în funcţie de natura şi gravitatea faptei. Achizitorul poate decide, în aceste condiţii, încetarea Contractului de Servicii, fără a aduce atingere nici unui drept anterior dobândit de Prestator în baza Contractului de Servicii. 14.3. – Plăţile către Prestator aferente Contractului de Servicii vor constitui singurul venit ori beneficiu ce poate deriva din Contractul de Servicii, şi atât Prestatorul cât şi personalul său salariat ori contractat,

37

inclusiv conducerea sa şi salariaţii din teritoriu, nu vor accepta nici un comision, deducere, alocaţie, plată indirectă ori orice altă forma de retribuţie în legătură cu, sau pentru executarea obligaţiilor din Contractul de Servicii. 14.4. – Prestatorul nu va avea nici un drept, direct sau indirect, la vreo redevenţă, facilitate sau comision cu privire la orice bun sau procedeu brevetat sau protejat, utilizate în scopurile Contractului de Servicii, fără aprobarea prealabilă în scris a Achizitorului. 14.5. – Prestatorul şi personalul său vor respecta secretul profesional, pe perioada executării Contractului de Servicii, inclusiv pe perioada oricărei prelungiri a acestuia, şi după încetarea Contractului de Servicii. În acest sens, cu excepţia cazului în care se obţine acordul scris prealabil al Achizitorului, Prestatorul şi personalul său, salariat ori contractat de acesta, incluzând conducerea şi salariaţii din teritoriu, nu vor comunica niciodată oricărei alte persoane sau entităţi, nici o informaţie confidenţială divulgată lor sau despre care au luat cunoştinţă şi nu vor face publica nici o informaţie referitoare la recomandările primite în cursul sau ca rezultat al derulării Serviciilor. Totodată, Prestatorul şi personalul său nu vor utiliza în dauna Achizitorului informaţiile ce le-au fost furnizate sau rezultatul studiilor, testelor, cercetărilor desfăşurate în cursul sau în scopul executării Contractului de Servicii. 14.6. – Prestatorul va lua toate măsurile pentru îndeplinirea prevederilor art. 14.1 – 14.5 de mai sus. În caz contrar, Achizitorul, fără afectarea dreptului acestuia de a obţine repararea prejudiciului ce i-a fost cauzat ca urmare a încălcării prevederilor art. 14.1 – 14.5 de mai sus, va putea decide încetarea de drept şi cu efect imediat a Contractul de Servicii. 14.7. – Executarea Contractului de Servicii nu trebuie să genereze cheltuieli comerciale neuzuale în afara celor înscrise în bugetul contractului. Dacă apar totuşi astfel de cheltuieli, Achizitorul nu va fi răspunzător şi nu va suporta cheltuielile comerciale în afara celor înscrise în bugetul contractului şi menţionate în Caietul de sarcini. 14.8. – Prestatorul va furniza Achizitorului, la cerere, documente justificative cu privire la condiţiile în care se execută Contractul de Servicii. Achizitorul va efectua orice documentare sau cercetare la faţa locului pe care o consideră necesară pentru strângerea de probe în cazul oricărei suspiciuni cu privire la existenţa unor cheltuieli comerciale neuzuale. Art. 15. Conflictul de interese 15.1. – Prestatorul va lua toate măsurile necesare pentru a preveni ori stopa orice situaţie care ar putea compromite executarea obiectivă şi imparţială a Contractului de Servicii. Conflictele de interese, astfel cum sunt acestea definite în Contractul de Servicii, pot apărea în mod special ca rezultat al intereselor economice, afinităţilor, legăturilor de rudenie ori afinitate sau al oricăror alte legături ori interese comune. Orice conflict de interese apărut în timpul executării Contractului de Servicii trebuie notificat în scris Achizitorului - fără întârziere. 15.2. – Achizitorul îşi rezervă dreptul de a verifica dacă măsurile luate sunt corespunzătoare şi poate solicita măsuri suplimentare dacă este necesar. Prestatorul se va asigura că personalul său, salariat sau contractat de el, inclusiv conducerea şi salariaţii din teritoriu, nu se află într-o situaţie care ar putea genera un conflict de interese. Fără a aduce atingere obiectivului contractului, Prestatorul va înlocui orice membru al personalului său salariat ori contractat, inclusiv conducerea ori salariaţii din teritoriu, care se regăseşte într-o astfel de situaţie. 15.3. – Prestatorul se va abţine de la a stabili orice contact care ar putea să-i compromită independenţa ori pe cea a personalului său, salariat sau contractat, inclusiv conducerea şi salariaţii din teritoriu. Când Prestatorul nu-şi menţine independenţa, Achizitorul, fără afectarea dreptului acestuia de a obţine repararea prejudiciului ce i-a fost cauzat ca urmare a situaţiei de conflict de interese, va putea decide încetarea de drept şi cu efect imediat a Contractul de Servicii. Art. 16. Alte responsabilităţi ale achizitorului Achizitorul se obligă să pună la dispoziţia Prestatorului orice facilităţi şi/sau informaţii pe care acesta le-a cerut în propunerea tehnică şi pe care le consideră necesare îndeplinirii contractului.

38

Art. 17. Recepţie şi verificări 17.1. – Achizitorul are dreptul de a verifica modul de prestare a serviciilor pentru a stabili îndeplinirea cerinţelor din Caietul de sarcini. 17.2. - Verificările vor fi efectuate în conformitate cu prevederile din prezentul contract. Achizitorul are obligaţia de a notifica, în scris, Prestatorului identitatea reprezentanţilor săi împuterniciţi pentru acest scop, pe cheltuiala Achizitorului. 17.3. – Serviciile/produsele se consideră recepţionate şi se pot accepta la plată după: b) aprobarea Raportului administrativ aferent contractului în cursul căruia au fost prestate serviciile. Art. 18. Începere, finalizare, întârzieri, sistare 18.1. – Prestatorul are obligaţia de a începe prestarea serviciilor în termenul stabilit la art. 6.2 din prezentul contract. 18.2. – Serviciile prestate în baza contractului sau, dacă este cazul, oricare fază a acestora prevăzută a fi terminată într-o perioadă stabilită în Graficul de îndeplinire a contractului trebuie finalizate în termenul convenit de părţi, termen care se calculează de la data începerii prestării serviciilor. 18.3. – Dacă pe parcursul îndeplinirii contractului, Prestatorul nu poate respecta Graficul de îndeplinire a contractului, acesta are obligaţia de a notifica acest lucru, în timp util, Achizitorului. Modificarea datei/perioadelor de prestare asumate în graficul de prestare, se face cu acordul Achizitorului şi Beneficiarului. Art. 19. Amendamente Părţile contractante au dreptul, pe durata îndeplinirii contractului, de a conveni modificarea clauzelor contractului, prin act adiţional, în cazul apariţiei unor circumstanţe care lezează interesele comerciale legitime ale acestora şi care nu au putut fi prevăzute la data încheierii contractului sau în situaţia în care derularea contractului o impune. Art. 20. Cesiunea 20.1. - Prestatorul are obligaţia de a nu transfera total sau parţial obligaţiile sale asumate prin contract, fără să obţină, în prealabil, acordul scris al achizitorului. 20.2. - Cesiunea nu va exonera Prestatorul de nici o responsabilitate privind garanţia sau orice alte obligaţii asumate prin contract. Art. 21. Forţa majoră 21.1. - Forţa majoră este constatată de o autoritate competentă. 21.2. - Forţa majoră exonerează părţile contractante de îndeplinirea obligaţiilor asumate prin prezentul contract, pe toată perioada în care aceasta acţionează. 21.3. - Îndeplinirea contractului va fi suspendată în perioada de acţiune a forţei majore, dar fără a prejudicia drepturile ce li se cuveneau părţilor până la apariţia acesteia. 21.4 - (1) Partea contractantă care invocă forţa majoră are obligaţia de a notifica celeilalte părţi, în termen de cinci zile de la apariţia cazului de forţă majoră, producerea acesteia, prezentând în acest sens şi avizul eliberat de Camera de Comerţ a municipiului Bucureşti, precum şi de a lua orice măsuri care îi stau la dispoziţie în vederea limitării consecinţelor, producerea acesteia şi să ia orice măsuri care îi stau la dispoziţie în vederea limitării consecinţelor. (2) Partea va trebui de asemenea să comunice celeilalte părţi încetarea situaţiei de forţă majoră în termen de cinci zile de la această încetare. (3) În cazul în care nu respectă obligaţia de a notifica conform condiţiilor şi în termenele anterior menţionate, începerea şi terminarea forţei majore, partea ca invocă forţa majoră va suporta toate daunele cauzate celeilalte părţi. 21.5 - Dacă forţa majoră acţionează sau se estimează că va acţiona o perioadă mai mare de 3 luni, fiecare parte va avea dreptul să notifice celeilalte părţi încetarea de drept a prezentului contract, fără ca vreuna din părţi să poată pretinde celeilalte daune-interese.

39

Art. 22. Soluţionarea litigiilor 22.1. - Achizitorul şi Prestatorul vor depune toate eforturile pentru a rezolva pe cale amiabilă, prin tratative directe, orice neînţelegere sau dispută care se poate ivi între ei în cadrul sau în legătură cu îndeplinirea contractului. 22.2. - Dacă, după 30 zile de la începerea acestor tratative, Achizitorul şi Prestatorul nu reuşesc să rezolve în mod amiabil o divergenţă contractuală, fiecare poate solicita ca disputa să se soluţioneze de către instanţele judecătoreşti din România. Art. 23. Limba care guvernează contractul Limba care guvernează contractul este limba română. Art. 24. Comunicări 24.1. - (1) Orice comunicare dintre părţi, referitoare la îndeplinirea prezentului contract, trebuie să fie transmisă în scris. (2) Orice document scris trebuie înregistrat atât în momentul transmiterii, cât şi în momentul primirii. 24.2. - Comunicările între părţi se pot face şi prin telefon, telegramă, telex, fax sau e-mail, cu condiţia confirmării în scris a primirii comunicării. Art. 25. Legea aplicabilă contractului Contractul va fi interpretat conform legilor din România. Părţile au înţeles să încheie astăzi, ..........................., prezentul contract în trei exemplare originale, dintre care unul la Prestator şi două la Achizitor, toate cele trei exemplare ale formularului de contract fiind semnate şi ştampilate de Prestator şi Achizitor pe fiecare pagină.

Achizitor, Ministerul Transporturilor şi Infrastructurii

Direcţia Proiecte Asistenţă Tehnică

Prestator,

Mobilitate în România. Conexiuni cu Europa. Program cofinanţat de Uniunea Europeană prin Fondul European de Dezvoltare Regională şi Fondul de Coeziune.