ANUNŢ DE PARTICIPARE1

Fondul European pentru Integrarea resortisanţilor ţărilor terţe – Programul anual 2008

Ref: IF/08.02

Oficiul Român pentru Imigrări caută propuneri de proiecte pentru implementarea unor acţiuni de integrare socială a resortisanţilor ţărilor terţe cu ajutorul unei asistenţe financiare prin Programul general “Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii” al Comunitatii Europene.

Instructiunile pentru solicitanti in forma completa se gasesc pentru consultare la Oficiul Român pentru Imigrări, str. Lt.col. Constantin Marinescu nr. 15A, Sector 5, Bucureşti şi pe paginile de Internet urmatoare: www.solid.mira.gov.ro şi http://ori.mira.gov.ro.

Data limită pentru depunerea propunerilor este 08.05.2009 ora 13:00.

Selecţia propunerilor se va efectua pe baza prevederilor Legii nr. 350/2005 privind regimul finantarilor nerambursabile din fonduri publice alocate pentru activitati nonprofit de interes general, cu modificările şi completările aduse de Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 84/2008.

1 anunţ publicat în Monitorul Oficial al României nr. 87 din 08.04.2009., Partea a VI-a

IMPORTANT!

Vă rugăm să citiţi şi să completaţi Cererea de finanţare (Anexa A) şi toate celelalte anexe cu deosebită atenţie. Omisiunile nu pot fi rectificate; în cazul în care lipsesc informaţii sau documente dintre cele solicitate, cererea dvs. va putea fi respinsă.

Vă rugăm să consultaţi zilnic paginile web dedicate acestei selecţii de proiecte. Eventualele modificări ale Instrucţiunilor pentru solicitanţi, precum şi clarificările la întrebările adresate de către aceştia, vor fi publicate de către Autoritatea Contractantă în timp util.

Vă rugăm să verificaţi cu atenţie dacă solicitantul şi, acolo unde este cazul, partenerul, respectă criteriile prezentate în Secţiunea 2.1.1 şi respectiv Secţiunea 2.1.2 din Instructiunile pentru solicitanti.

Atunci când planificaţi activităţile, vă rugăm să acordaţi o atenţie deosebită termenelor contractuale pentru plata avansului, a tranşei intermediare şi a celei finale din finanţarea nerambursabilă (vezi Instructiunile pentru solicitanti şi Condiţiile speciale ale Contractului de finanţare nerambursabilă).

Atunci când planificaţi activităţile, vă rugăm să acordaţi o atenţie deosebită timpului necesar pentru respectarea procedurilor de achiziţie (Anexa VII la Contract). Costurile aferente acestor proceduri pot fi incluse în buget.

Vă informăm că raportul final trebuie să fie însoţit în mod obligatoriu de un raport de audit. Auditul este obligatoriu şi, prin urmare, trebuie inclus în planul de activităţi al proiectului şi reflectat în buget. Vă rugăm să acordaţi o atenţie deosebită cerinţelor referitoare la auditor şi la raportul de audit.

2

Guvernul RomânieiMinisterul Administraţiei şi Internelor OFICIUL ROMÂN PENTRU IMIGRĂRI

Programul anual 2008

INSTRUCTIUNI PENTRU SOLICITANTIprivind selecţia de proiecte din data 08.05.2009

Linia de buget : Fondul European pentru Integrarea resortisanţilor ţărilor terţe

Număr de referinţă: IF/08.02

3

Cuprins

1. PROGRAMUL

1.1 CONTEXT GENERAL

1.2 OBIECTIVELE COMPONENTEI PENTRU ANUL

1.3 SUMA DISPONIBILĂ PENTRU FINANŢARE NERAMBURSABILĂ, OFERITĂ DE AUTORITATEA CONTRACTANTĂ

2. REGULILE SELECŢIEI DE PROIECTE

2.1 CRITERII DE ELIGIBILITATE

2.1.1 Eligibilitatea solicitanţilor: cine poate solicita finanţare nerambursabilă2.1.2 Parteneriate şi eligibilitatea partenerilor2.1.3 Eligibilitatea proiectelor: proiecte pentru care se poate solicita finanţarea nerambursabilă2.1.4 Eligibilitatea costurilor: costuri care pot fi luate în considerare pentru finanţare nerambursabilă

2.2 CUM SE COMPLETEAZĂ CEREREA DE FINANŢARE ŞI PROCEDURILE APLICABILE

2.2.1 Cererea de finanţare şi documentele care o însoţesc2.2.2 Unde şi cum se trimit cererile de finanţare2.2.3 Termenul limită pentru primirea Cererilor de finanţare2.2.4 Informaţii suplimentare2.2.5 Confirmarea de primire

2.3 EVALUAREA ŞI SELECŢIA CERERILOR DE FINANŢARE

2.4 INFORMAŢII REFERITOARE LA DECIZIA AUTORITĂŢII CONTRACTANTE DE A ACORDA FINANŢAREA NERAMBURSABILĂ

2.5 PREVEDERI APLICABILE IMPLEMENTĂRII PROIECTULUI CA URMARE A DECIZIEI AUTORITĂŢII CONTRACTANTE DE ACORDARE A FINANŢĂRII NERAMBURSABILE

3. LISTA ANEXELOR

4

1. PROGRAMUL

1.1 CONTEXT GENERAL

Începând cu anul 2007, la nivelul Comisiei Europene au fost instituit un instrument financiar, respectiv Fondul European pentru Integrarea resortisanţilor statelor terţe care, alături de alte trei fonduri (Fondul European pentru Returnare, Fondul European pentru Refugiaţi şi Fondul European pentru Frontiere Externe), constituie un program amplu de sprijinire a eforturilor statelor membre în domeniul migraţiei şi azilului numit Programul general „Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii” (”Programul general”).

România, în calitatea de stat membru, beneficiază de fondurile menţionate prin intermediul autorităţilor competente desemnate. Între acestea, Oficiul Român pentru Imigrări („ORI”), din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor, în baza prevederilor Ordinului comun MIRA-MEF nr. 168/398/2008, are calitatea de Autoritate Delegată de contractare şi plată („Autoritate contractantă”), asigură accesarea Fondului European pentru Refugiaţi, Fondului pentru Returnare şi Fondului pentru Integrare prin activităţi specifice de programare, implementare (selecţii şi derulări de proiecte, achiziţii publice) şi monitorizare.

Pentru gestionarea Programului general, în concordanţă cu prevederile Deciziilor comunitare de instituire a Fondurilor, Autoritatea Delegată de contractare şi plată cooperează cu următoarele autorităţi desemnate în ţara noastră:- Autoritatea Responsabilă, respectiv Departamentul Schengen din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor- Autoritatea de Audit, respectiv Autoritatea de Audit de pe lângă Curtea de Conturi a României;- Autoritatea de Certificare, respectiv Direcţia Generală Financiară din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor.

ORI solicită Comisiei Europene finanţarea nerambursabilă aferentă celor trei fonduri, în principal, prin intermediul programelor anuale elaborate la nivelul său. Principala componentă a Programelor o constituie acţiunile, care se implementează, de regulă de către organizaţii sau entităţi din România cu expertiză relevantă, în particular autorităţi publice (naţionale, regionale şi locale), organizaţii internaţionale, organizaţii neguvernamentale şi structuri academice etc., care desfăşoară activităţi non-profit. Pentru situaţii de monopol sau care ţin de asigurarea ordinii publice şi siguranţei naţionale, ORI poate implementa direct anumite acţiuni fără a mai fi necesar să acorde contracte de finanţare nerambursabilă altor beneficiari. Pe lângă acţiuni, mai este prevăzută şi o componentă de asistenţă tehnică, al cărei buget este angajat direct de către ORI, prin achiziţii publice, pentru buna gestionare a Programelor.

În vederea implementării acţiunilor prin intermediul altor organizaţii şi autorităţi, ORI desfăşoară selecţii de proiecte pe baza prevederilor Legii 350/2005 privind regimul finantarilor nerambursabile din fonduri publice alocate pentru activitati nonprofit de interes general, cu modificările şi completările ulterioare aduse de Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 84/2008, precum şi a procedurilor interne specifice.

Selecţia de proiecte, având număr de referinţă IF/08.02, se finanţează din Fondul European pentru Integrarea resortisanţilor statelor terţe. Fondul contribuie la următoarele obiective specifice:

(a) înlesnirea elaborării şi punerii în aplicare a unor proceduri de admitere relevante pentru procesul de integrare a resortisanţilor ţărilor terţe şi care să susţină acest proces;(b) elaborarea şi punerea în aplicare a procesului de integrare a resortisanţilor ţărilor terţe nou-veniţi în statele membre;(c) sporirea capacităţii statelor membre de a elabora, pune în aplicare, monitoriza şi evalua politici şi măsuri de integrare a resortisanţilor ţărilor terţe;(d) schimbul de informaţii, al celor mai bune practici şi a cooperării în cadrul şi între statele membre în vederea elaborării, punerii în aplicare, monitorizării şi evaluării politicilor şi măsurilor de integrare a resortisanţilor ţărilor terţe.

5

Principalul grup ţintă al acţiunilor prevăzute în Programul anual 2008 îl reprezintă resortisanţii ţărilor terţe („RTT”) care se află pe teritoriul României, având un drept temporar de şedere. De asemenea, acţiunile vizează şi alte categorii de beneficiari, precum personalul autorităţile cu competenţe în gestionarea fenomenului migraţiei din ţara noastră.

Programul anual 2008 vizează mai multe domenii ale procesului de integrare socială a străinilor cu un drept de şedere în România. Se doreşte îmbunătăţirea asistenţei acordate categoriilor de persoane vulnerabile, precum femeile, copiii, persoanele în vârstă sau cele cu dizabilităţi, atât la nivel local, cât şi naţional. De asemenea, este vizată dezvoltarea personală a străinilor în cadrul societăţii româneşti, prin îmbunătăţirea deprinderilor şi cunoştinţelor acestora. Informarea RTT cu privire la drepturile, obligaţiile şi oportunităţile de integrare pe care aceştia le au în ţara noastră reprezintă, de asemenea, un scop important al Programului. Prin intermediul Programului anual 2008, vor fi elaborate standarde comune privind serviciile ce trebuie oferite străinilor, precum şi indicatori necesari în evaluarea programelor de integrare, la nivel naţional, care vor fi puse la dispoziţia principalii actorii responsabili în domeniul integrării. Aceştia vor beneficia şi de instruire în domeniul comunicării interculturale, avându-se în vedere importanţa unor astfel de deprinderi în procesul de integrare socială a RTT.

Referitor la situaţia străinilor, la data de 31.12.2008, în România se aflau înregistraţi cu şedere legală 56.290 străini. Dintre aceştia, 51.360 cu şedere temporară şi 4.930 cu şedere permanentă. Din punct de vedere al scopului pentru care străinii au obţinut un drept de şedere temporară, cei mai mulţi erau membri de familie ai cetăţenilor români (17.093), studii (10.576) şi în scop de angajare în muncă (8.821). Situaţia detaliată a scopurilor este prezentată astfel:

Scop şedere TotalMembru familie cet roman 17093Studii 10576Angajare 8821Sedere permanenta terti 4930Alte scopuri 4430Reintregirea familiei 3868Act comerciale 3812Act  religioase sau umanit 1093Specializare 1090Membri de familie UE 341Doctorand 194Act  profesionale 18Independent 16Act  economice 3Act. Cercetare stiintifica 3Act. Didactice 2 Total 56.290

Din punct de vedere al ţărilor de origine, cei mai mulţi străini cu şedere temporară sunt din Moldova, Turcia şi China. În ceea ce priveşte străinii cu şedere permanentă, cei mai mulţi sunt din China, Turcia şi Siria.

1.2 OBIECTIVE, ACŢIUNI ŞI REZULTATE

Detalii privind obiectivele, acţiunile, rezultatele, grupurile ţintă şi alte cerinţe necesare elaborării propunerile de proiect sunt cuprinse Programul anual 2008 aferent Fondului European pentru Integrarea resortisanţilor ţărilor terţe, publicat pe adresele de internet: www.solid.mira.gov.ro şi http://ori.mira.gov.ro.

În cazul existenţei unor neconcordanţe privind sumele prevăzute în bugetul Programului anual 2008 şi sumele stipulate în prezentele Instrucţiuni, prevederile Instrucţiunilor primează.

6

Obiective

- Îmbunătăţirea oportunităţilor de învăţare a limbii române şi adaptare a RTT la condiţiile specifice din România- Îmbunătăţirea cunoştinţelor privind RTT cu şedere legală în România din perspectiva integrării lor în societate

AcţiuniAcţiunea 3: Îmbunătăţirea diseminării de informaţii către RTT în ceea ce priveşte drepturile, îndatoririle şi oportunităţile de integrare în RomâniaAcţiunea 4: Dezvoltarea procedurilor şi instrumentelor de evaluare în domeniul integrării RTT

Rezultate aşteptateAcţiunea 3:

- 1 ghid adresat RTT cu privire la drepturile, obligaţiile şi oportunităţile de integrare – elaborat şi publicat pe pagina web oficială a ORI

- cel puţin 5.000 de copii ale ghidului disseminate către RTT cu şedere legală în România- articole pentru promovarea ghidului apărute în cel puţin 10 publicaţii naţionale/locale şi în

cadrul comunităţilor de imigranţi- 1 conferinţă de presă pentru promovarea ghidului

Acţiunea 4:- 1 manual cu proceduri standard şi indicatori – elaborat şi publicat pe pagina web oficială

a ORI- Cel puţin 1.000 exemplare ale manualului diseminate în rândul actorilor relevanţi în

domeniul integrării- 1 conferinţă de presă şi publicitate în ziarele cu tiraj naţional pentru promovarea

manualului

1.3 SUMA DISPONIBILĂ PENTRU FINANŢARE NERAMBURSABILĂ, OFERITĂ DE AUTORITATEA CONTRACTANTĂ

Suma totală indicativă disponibilă pentru finanţarea proiectelor în cadrul prezentei cereri de ofertă de proiecte este de 1.226.722,56 Lei reprezentând suma de 285.643,03 Euro, exprimată la cursul BNR din data de 23.03.2008 (4.2946 Lei/Euro), după cum urmează:

Valoarea finanţării nerambursabile

Valorile maxime pentru finanţarea nerambursabilă care poate fi acordată pentru fiecare proiect sunt următoarele:

Acţiunea 3 «Îmbunătăţirea diseminării de informaţii către RTT în ceea ce priveşte drepturile, îndatoririle şi oportunităţile de integrare în România»

Suma maximă: 709.292,06 Lei, reprezentâ-nd suma de 165.159,05 Euro

Acţiunea 4 «Dezvoltarea procedurilor şi instrumentelor de evaluare în domeniul integrării RTT»

Suma maximă: 517.430,50 Lei, reprezentând suma de 120.483,98 Euro

Autoritatea Contractantă îşi rezervă dreptul de a nu distribui întreaga sumă disponibilă.

În plus, finanţarea nerambursabilă nu poate depăşi 95% din totalul costurilor eligibile ale proiectelor (vezi şi secţiunea 2.1.4), din care 75% reprezintă contribuţia Comisiei Europene şi

7

20% reprezintă contribuţia din bugetul de stat al României. Diferenţa de trebuie acoperită din resursele proprii ale solicitantului sau ale partenerilor sau din alte surse în afara celor ale Comunităţii Europene.

Solicitanţii şi/sau partenerii trebuie să asigure contribuţia minimă, sub forma contribuţiei în numerar, în procentaj de 5% din valoarea totală a costurilor eligibile ale proiectului.

8

2. REGULILE SELECŢIEI DE PROIECTE

Selecţia de proiecte se desfăşoară pe baza prevederilor Legii 350/2005 privind regimul finantarilor nerambursabile din fonduri publice alocate pentru activitati nonprofit de interes general, cu modificările şi completările ulterioare aduse de Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 84/2008

Aceste Instructiuni stabilesc regulile pentru depunerea, selecţia şi implementarea proiectelor finanţate în cadrul acestui program

2.1 CRITERII DE ELIGIBILITATE

Există trei categorii de criterii de eligibilitate. Acestea se referă la: organizaţiile care pot solicita finanţare nerambursabilă; proiectele care pot primi finanţare nerambursabilă; tipurile de costuri care pot fi luate în considerare pentru stabilirea sumei ce reprezintă

finanţarea nerambursabilă.

2.1.1 Eligibilitatea solicitanţilor: cine poate solicita finanţare nerambursabilă

Pentru a fi eligibili pentru finanţare nerambursabilă, solicitanţii trebuie să se încadreze în prevederile art. 2 din Decizia 457/2008 privind normele de punere în aplicare a Deciziei 435/2007/CE de instituire a Fondului European pentru Integrarea resortisanţilor ţărilor terţe, şi să îndeplinească cumulativ următoarele condiţii:

să fie persoane juridice nonprofit;

să fie organizaţii “neexclusiviste” (adică să nu-şi condiţioneze sprijinul şi acţiunile de apartenenţa la anumite ideologii, doctrine sau religii);

să aibă, conform statutului, capacitatea de a acţiona în domeniul căruia i se adresează proiectul;

să fie direct răspunzători pentru elaborarea şi managementul proiectului şi să nu acţioneze ca intermediari.

Potenţialii solicitanţi nu au dreptul să participe la selecţia de proiecte sau să primească o finanţare nerambursabilă dacă:

a) nu şi-au îndeplinit obligaţiile de plata exigibile a impozitelor şi taxelor cãtre stat, inclusiv a contribuţiei pentru asigurãrile sociale de stat, şi către bugetele locale;

b) furnizeazã informaţii false în documentele prezentate;

c) au comis o grava greseala în materie profesionalã sau nu şi-a îndeplinit obligaţiile asumate printr-un alt contract de finanţare nerambursabila, în mãsura în care autoritatea contractantă poate aduce ca dovada mijloace probante în acest sens;

d) fac obiectul unei proceduri de dizolvare sau de lichidare ori se afla deja în stare de dizolvare sau de lichidare, în conformitate cu prevederile legale în vigoare;

e) pentru aceeaşi acţiune nonprofit2 au mai contractat o finanţare nerambursabilă de la aceeaşi autoritate contractantă sau de la altă autoritate responsabilă pentru contractarea de fonduri

2 Prin „aceeaşi acţiune” se înţelege un proiect având toate caracteristicile identice (domeniu, grup ţintă, locaţie etc.) cu ale unui proiect anterior.

9

comunitare;

f) dacă a mai contractat, în cursul aceluiaşi an calendaristic, o finanţare nerambursabila de la aceeaşi autoritate contractantă, nivelul finanţãrii nu poate depãşi o treime din totalul fondurilor alocate Programului anual.

(g) au suferit condamnări privind conduita profesională, printr-o hotărâre judecătorească rămasă definitivă (res judicata) (ex. împotriva căreia nu este posibil nici un apel); (h) au suferit condamnări pentru fraudă, corupţie, implicarea într-o organizaţie ilegală sau orice altă activitate ilegală în detrimentul intereselor financiare ale Comunităţilor, printr-o hotărâre judecătorească rămasă definitivă (res judicata);

Solicitanţii sunt de asemenea excluşi de la participarea la selecţia de proiecte sau de la primirea unei finanţări nerambursabile dacă, în momentul cererii de ofertă de proiecte:

(i) sunt subiect al unui conflict de interese;

(j) sunt vinovaţi de distorsionări grave în procesul de transmitere a informaţiilor solicitate de către Autoritatea Contractantă, ca şi condiţie de participare la cererea de ofertă de proiecte, sau nu reuşesc să furnizeze informaţiile solicitate;

(k) au încercat să obţină informaţii confidenţiale sau să influenţeze comitetul de evaluare sau Autoritatea Contractantă în timpul procesului de evaluare a prezentei cereri de ofertă de proiecte.

Solicitanţii trebuie să înainteze împreună cu Cererea de finanţare o declaraţie pe proprie răspundere că nu se găsesc în nici una dintre situaţiile menţionate la punctele de la (a) la (h) (vezi Cererea de finanţare – secţiunea IV. DECLARAŢIA SOLICITANTULUI) şi o declaraţie pe proprie răspundere că nu se găsesc în situaţia de la punctul (i) (vezi Anexa G la Cererea de finanţare). Neprezentarea celor două declaraţii atrage excluderea solicitantului din procedura de selecţie a proiectelor.

2.1.2 Parteneriate şi eligibilitatea partenerilor

Solicitanţii pot acţiona individual sau în consorţiu cu alte organizaţii partenere.

Partenerii solicitanţilor participă la elaborarea şi implementarea proiectului, iar costurile angajate de aceştia sunt eligibile în aceleaşi condiţii cu cele angajate de Beneficiarul finanţării nerambursabile. Acestia pot fi autorităţi/instituţii publice locale sau naţionale, organizatii internationale şi organizaţii neguvernamentale care activeaza pe teritoriul României, alte organizatii non-profit etc., conform prevederilor Deciziei 435/2007/CE de instituire a Fondului European pentru Integrarea resortisanţilor ţărilor terţe şi Deciziei 457/2008 privind normele de punere în aplicare a Deciziei 435/2007/CE..

Prin urmare, partenerii trebuie să respecte aceleaşi criterii de eligibilitate ca şi solicitanţii.Notă: Pentru a facilita evaluarea capacităţii operaţionale a parteneriatelor este recomandată prezentarea unor informaţii detaliate referitoare la experienţa partenerilor şi resurse relevante în cadrul secţiunii III.1 a Cererii de Finanţare.

Subcontractanţi . Subcontractanul este o terţă parte, care nu este nici partener nici asociat, care acordă asistenţă proiectului prin prestarea unor lucrări sau servicii specifice care nu pot fi desfăşurate (eficient) de către beneficiar.

10

Solicitantul va fi organizaţia principală şi, în cazul în care proiectul va fi selectat pentru finanţare, partea contractantă (Beneficiarul).

2.1.3 Eligibilitatea proiectelor: proiecte pentru care se poate solicita finanţarea nerambursabilă

Activităţile desfăşurate de beneficiar trebuie să aibă caracter non-profit.

DuratăData limită de implementare a proiectelor este 31.12.2009. Pentru a putea fi plătite, costurile eligibile ale proiectului trebuie realizate până la această dată. Prin realizarea costurilor se înţelege recepţia bunurilor achiziţionate/lucrărilor efectuate şi prestarea activităţilor/serviciilor.

Domenii de activitate (Obiective) 1. Îmbunătăţirea oportunităţilor de învăţare a limbii române şi adaptare a RTT la condiţiile specifice din România

2. Îmbunătăţirea cunoştinţelor privind RTT cu şedere legală în România din perspectiva integrării lor în societate -

Locatia

România

Tipuri de activităţi

Seminarii, conferinţe, schimburi de experienţă

Sesiuni de pregătire

Achiziţii de bunuri

Realizarea si diseminarea de materiale informative/educative

Alte activităţi care pot conduce la realizarea obiectivelor şi care se încadrează în prevederile Deciziei Consiliului 435/2007/CE.

Activităţile propuse trebuie să contribuie la atingerea rezultatelor şi obiectivelor.

2.1.4 Eligibilitatea costurilor: costuri care pot fi luate în considerare pentru finanţare nerambursabilă

Regulile de eligibilitate a costurilor sunt prevăzute în Decizia Comisiei nr. 457/2008/CE de stabilire a normelor de punere in aplicare a Deciziei nr. 435/2007/CE a Consiliului de instituire a Fondului european pentru integrarea resortisantilor tarilor terte pentru perioada 2007-2013, ca parte a Programului general „Solidaritate si gestionarea fluxurilor migratorii”, in ceea ce priveste sistemele de gestiune si control ale statelor membre, normele de gestiune administrativa si financiara si eligibilitatea cheltuielilor privind proiectele cofinantate de fond (Decizia Comisiei 457/2008/CE privind normele de punere în aplicare a Deciziei 435/2007/CE - Anexa XI).

Doar “costurile eligibile” pot fi luate în considerare pentru finanţarea nerambursabilă. Aceste costuri sunt detaliate mai jos. În consecinţă, bugetul reprezintă atât o estimare a costurilor, cât şi un plafon al “costurilor eligibile”. Solicitantul trebuie să ia în considerare faptul că aceste costuri eligibile trebuie să se bazeze pe costuri reale şi nu pot lua forma unor sume globale (cu excepţia costurilor de călătorie şi subzistenţă, şi a costurilor indirecte).

11

Sunt recomandate pentru finanţare acele propuneri care, în procesul de verificare anterior semnării unui contract, nu ridică probleme care necesită modificări de buget. Verificările pot să conducă la solicitarea de clarificări şi pot determina Autoritatea Contractantă să impună reduceri.

Prin urmare, este în interesul solicitantului să prezinte un buget realist care să reflecte un raport optim cost-beneficiu.

Costuri directe eligibile

Pentru a fi considerate eligibile în cadrul prezentei cereri de ofertă de proiecte, costurile trebuie:

să fie legate in mod direct de punerea in aplicare a proiectului, să fie prevăzute în contractul anexat la aceste Instructiuni şi să respecte principiile unui management financiar sănătos, în mod special în privinţa eficienţei economice şi a raportului cost/beneficii;

să fi fost angajate de către beneficiari sau partenerii acestora în perioada de implementare a proiectului, aşa cum este aceasta definită în Articolul 2 din Condiţiile Speciale, indiferent de momentul plăţii efective de către Beneficiar sau partenerii săi; aceasta nu afectează eligibilitatea costurilor pentru auditul final;

să fie înregistrate în contabilitatea Beneficiarului sau a partenerilor acestuia şi în documentele lor fiscale, să fie identificabile şi verificabile, şi să fie susţinute de documentele justificative originale corespunzătoare.

Dacă satisfac condiţiile menţionate mai sus şi, unde este cazul, dacă sunt respectate prevederile legislaţiei naţionale privind achiziţiile publice, costurile directe eligibile sunt reprezentate de urmatoarele categorii de cheltuieli:

- costuri de personal- costuri de transport şi subzistenţă- echipamente- bunuri imobile - consumabile, furnituri si servicii generale- subcontractarea- costuri care deriva in mod direct din cerintele legate de cofinantarea UE- onorariile expertilor

Costuri neeligibile

Următoarele costuri sunt neeligibile: TVA, cu exceptia cazului in care beneficiarul face dovada ca nu o poate recupera; rentabilitatea capitalului, costuri aferente datoriei si serviciului datoriei, dobanzi debitoare,

comisioane la schimbul valutar si pierderi la schimbul valutar, provizioane pentru pierderi sau potentiale pasive viitoare, dobanzi datorate, creante indoielnice, amenzi, penalitati financiare, costuri de judecata si cheltuieli excesive sau nechibzuite;

costuri de reprezentare exclusiv pentru personalul proiectului. Sunt permise costuri de protocol rezonabile pentru evenimente sociale justificate de proiect, cum ar fi un eveniment organizat la sfarsitul proiectului sau reuniunile echipei de coordonare a proiectului;

costuri declarate de catre beneficiarul final si acoperite de catre un alt proiect sau program de lucru care primeste finantare din partea Comunitatii;

cumpararea de terenuri si cumpararea, construirea si renovarea de bunuri imobile; costuri de personal pentru functionarii care contribuie la punerea in aplicare a proiectului

indeplinind sarcini care fac parte din atributiile lor obisnuite; contributii in natura.

Costuri indirecte (costuri de regie)

Un procentaj fix care, in mod normal, nu depaseste 20% din cuantumul total al costurilor directe eligibile este considerat eligibil ca reprezentând costuri indirecte, cu condiţia ca această cifră să fie inclusă în bugetul prevăzut al proiectului. In situatiile stabilite in Decizia

12

Comisiei 457/2008 costurile indirecte nu vor stabili 10% din valoarea costurilor directe eligibile.

Costurile indirecte sunt eligibile cu condiţia ca acestea sa nu includă costuri legate de alt capitol de buget al proiectului, ca ele să nu poată fi repartizate direct la un alt capitol de buget al proiectului, ca acestea să nu poată fi facturate direct şi finanţate prin alte surse.

Costurile indirecte nu sunt eligibile dacă beneficiarul este deja destinatarul unui grant operaţional din partea Comunităţii şi/sau a unei autorităţi naţionale.

2.2 CUM SE COMPLETEAZĂ CEREREA DE FINANŢARE ŞI PROCEDURILE APLICABILE

2.2.1 Cererea de finanţare şi documentele care o însoţesc

Cererile de finanţare trebuie înaintate respectând formularul anexat la aceste Instructiuni (Anexa A).

Solicitanţii trebuie să respecte cu stricteţe formatul Cererii de finanţare şi să completeze paginile în ordinea specificată.

Solicitanţii vor completa Cererea de finanţare în limba română.

Vă rugăm să completaţi formularul de Cerere de finanţare cu atenţie şi cât mai clar posibil pentru a putea fi evaluată corespunzător. Fiţi expliciţi şi furnizaţi detalii suficiente pentru a asigura claritatea cererii, în special cu privire la modul în care vor fi atinse obiectivele proiectului, schimbarea pozitivă generată de proiect şi felul în care proiectul propus este relevant pentru obiectivele programului.

Cererile de finanţare scrise de mână nu vor fi acceptate.

Documentele care însoţesc Cererea de finanţare:Fiecare Cerere de finanţare trebuie să fie însoţită de următoarele documente:

1. Pentru solicitanţi şi, unde este cazul, partener(i), care sunt organizaţii neguvernamentale nonprofit din România: copie a hotărârii judecătoreşti de infiinţare, definitivă şi irevocabilă, care să ateste personalitatea juridică a organizaţiei.

2. Pentru solicitanţi şi, unde este cazul, pentru partener(i), care sunt organizaţii neguvernamentale nonprofit din România: copia celui mai recent statut autentificat al organizaţiei şi a hotărârii judecătoreşti corespunzătoare, definitivă şi irevocabilă, şi/sau copia corespunzătoare a certificatului de înscriere în Registrul Asociaţiilor şi Fundaţiilor (unde este cazul, în conformitate cu legislaţia în vigoare).

Dacă statutul iniţial şi modificările la acesta nu sunt incluse într-un document distinct final, atunci trebuie ataşate copii ale statutului iniţial şi ale tuturor documentelor ulterioare/adiţionale la statut, inclusiv copii ale hotărârilor judecătoreşti corespunzătoare, definitive şi irevocabile, şi/sau copia/copiile certificatului(elor) de înscriere în Registrul Asociaţiilor şi Fundaţiilor (unde este cazul, în conformitate cu legislaţia în vigoare).

Pentru statut şi, unde este cazul, pentru toate documentele ulterioare/adiţionale la statut, trebuie ataşate copii ale documentelor autentificate3. Notă: Este recomandat ca actele constitutive şi/sau procesele verbale de constituire ale solicitantului şi partenerilor (unde este cazul) să fie ataşate; în caz contrar, acestea vor fi solicitate înainte de contractare.

3. Pentru parteneri autorităţi/instituţii publice locale/naţionale (unde este cazul): copii ale documentului/documentelor care atestă că partenerul este o persoană juridică nonprofit constituită conform normelor in vigoare.

3 Documentele iniţiale şi orice act ulterior / adiţional la documentele statutare vor fi luate în considerare numai dacă sunt întocmite şi înregistrate legal, conform legislaţiei în vigoare, înainte de termenul limită pentru depunerea Cererilor de finanţare.

13

Pentru partenerii autorităţi publice(daca este cazul) locale care au fost înfiinţaţi şi funcţionează în baza unor acte normative care sunt publicate în Monitorul Oficial, Partea I, o referire detaliată la documentele respective va fi suficientă (numele actului normativ, numărul şi data acestuia, indicarea articolului(lelor) şi paragrafului(elor) relevante, precum şi numărul şi data Monitorului Oficial).

4. Declaraţia de Parteneriat semnată şi ştampilată de solicitant şi de toţi partenerii (unde este cazul) - în original.

5. Copia celor mai recente situaţii financiare ale solicitantului, respectiv:- ultimul bilanţ depus, împreună cu anexele, - balanţa de verificare la data de 31.03.2008- extrasele de cont la data de 30.04.2008.

6. Copia celui mai recent raport anual de activitate4.7. Declaraţia solicitantului semnată şi ştampilată de solicitant care atestă faptul că acesta nu se

regăseşte în nici una din situaţile de la (a) la (h) (vezi Cererea de finanţare – secţiunea IV – DECLARAŢIA SOLICITANTULUI) – în original.

8. Bugetul proiectului (Anexa B).9. Matricea logică a proiectului (Anexa C).10. CV-urile coordonatorului de proiect şi ale personalului cheie implicat în proiect, în formatul din

Anexa F. 11. Declaraţia de imparţialitate semnată şi ştampilată de solicitant şi de partenerii săi (unde este

cazul) care atestă faptul că aceştia nu se regăsesc in situaţia menţionată la secţiunea 2.1.1. (i) (conform Anexei G) – în original.

12. Plan de sustenabilitate5

13. Cazier fiscal, eliberat de administraţia financiară14. Certificat fiscal, eliberat de administraţia financiară15. Certificat de înregistrare fiscală16. Certificat privind datoriile la impozite şi taxe locale, din care să reiasă că solicitantul nu are

datorii la bugetul local17. Normele care stabilesc nivelul de salarizare pentru personalul implicat în proiect618. Fluxul de numerar pe anul 2008, semnat şi ştampilat de solicitant19. Normele interne care stabilesc baremele de diurnă ale solicitantului 20. Fişele de post pentru functiile stabilite personalului desemnat pentru derularea proiectului,

inclusiv personalul administrativ (model)7

Documentele care trebuie să însoţească Cererea de finanţare se trimit în original sau în fotocopie, după cum este menţionat mai sus. În cazul în care aceste documente sunt redactate în altă limbă decât cea română, solicitantul va ataşa o traducere autorizată a acestora în limba română sau în limba engleză, traducere care va fi luată în considerare la evaluarea cererii de finanţare.

Propunerea va cuprinde şi un opis (v. Anexa I), în care vor fi enumerate documentele menţionate, de la 1 la 20, în ordinea prevăzută în Instrucţiunile pentru solicitanţi.

4 Raportul anual reflectă activitatea unei organizaţii timp de un an şi conţine de regulă informaţii specifice cum ar fi: misiune, obiective, programe derulate, informaţii financiare, lista membrilor Consiliului de administraţie etc. Forma de prezentare şi conţinutul specific al raportului anual rămân la latitudinea solicitantului.5 Forma şi conţinutul documentului rămân la latitudinea solicitantului

6 Autoritatea Contractantă îşi rezervă dreptul de a solicita organizaţiilor declarate câştigătoare statele de salarii aferente ultimelor 3 luni, precum şi alte documente care să reflecte politica de salarizare proprie, după publicarea deciziei de atribuire, până la încheierea contractului de finanţare nerambursabilă. Daca informaţiile transmise diferă semnificativ faţă de costurile de personal prevăzute în Cererea de finanţare, Autoritatea Contractantă îşi rezervă dreptul de a cere ajustarea corespunzătoare a acestora.

7 Forma şi conţinutul fişei de post trebuie să reflecte activităţile concrete pe care persoanele desemnate le vor desfăşura în cadrul proiectului şi încărcătura de lucru a acestora

14

În faza de contractare, solicitanţilor selectaţi pentru finanţare („Beneficiarilor”) li se va cere să prezinte originalele documentelor solicitate mai sus în fotocopie, pe care comisia de evaluare le va certifica « Conform cu originalul »

2.2.2 Unde şi cum se trimit cererile de finanţare

Cererile de finanţare trebuie primite într-un plic sigilat prin poşta recomandată, curier sau depunere personală (celui care depune plicul îi va fi înmânat un document semnat şi datat, care certifică primirea), la adresele de mai jos:

Adresă poştalăOficiul Român pentru Imigrări, str. Lt.col. C-tin Marinescu nr. 15A, Sector 5, Bucureşti

Adresă depunere personalăOficiul Român pentru Imigrări, str. Lt.col. C-tin Marinescu nr. 15A, Sector 5, Bucureşti

Adresă depunere prin curierOficiul Român pentru Imigrări, str. Lt.col. C-tin Marinescu nr. 15A, Sector 5, Bucureşti

Cererile de finanţare trimise prin orice alte mijloace (de exemplu prin fax sau prin e-mail) sau trimise la alte adrese vor fi respinse.

Cererile de finanţare (cererea, bugetul, matricea logică şi documentele care însoţesc Cererea de finanţare) trebuie depuse într-un original, trei copii şi un exemplar în format electronic (CD).

Originalul şi fiecare copie a Cererii de finanţare trebuie îndosariate separat şi marcate corespunzător (original, copie). Exemplarul în format electronic va însoţi originalul.

Plicul exterior trebuie să poarte numărul de referinţă al selecţiei de proiecte, numele complet şi adresa solicitantului şi cuvintele şi “A nu se deschide înainte de sesiunea de deschidere”.

Solicitanţii trebuie să verifice ca Cererea de finanţare să fie completă pe baza listei de verificare inclusă în Cererea de finanţare.

Solicitantul trebuie să păstreze un exemplar complet din cererea depusă.

2.2.3 Termenul limită pentru primirea Cererilor de finanţare

Termenul limită de primire a Cererilor de finanţare este 08.05.2009, orele 13:00 (ora oficială a României). Cererile de finanţare primite după expirarea termenului limită vor fi respinse automat, chiar dacă ştampila poştei indică o dată anterioară termenului limită sau dacă depăşirea termenului limită este cauzată de serviciul de curierat.

2.2.4 Informaţii suplimentare

Pot fi trimise întrebări prin e-mail sau prin fax, până cel târziu pe 29.04.2009 la adresa de mai jos, indicând clar numărul de referinţă al prezentei selecţii de proiecte:

Oficiul Român pentru Imigrări, str. Lt.col. C-tin Marinescu nr. 15A, Sector. 5, BucureştiE-mailgabriel.barbatei@mai.gov.ro şi ori.sip@mai.gov.ro Fax: +40 21-4107501, +40 21 4107510

În atenţia: d-lui Gabriel Barbatei

Răspunsurile la întrebările primite vor fi transmise solicitanţilor până cel târziu 01.04.2009.

15

Întrebările împreună cu răspunsurile vor fi publicate pe Internet la adresele: www.solid.mira.gov.ro şi http://ori.mira.gov.ro

2.2.5 Confirmarea de primire

După sesiunea de deschidere a Cererilor de finanţare, Autoritatea Contractantă va trimite o confirmare de primire către toţi solicitanţii, indicând dacă Cererea a fost primită înainte sau după termenul limită şi informându-i asupra numărului de referinţă a acesteia.

2.3 EVALUAREA ŞI SELECŢIA CERERILOR DE FINANŢARE

Cererile de finanţare vor fi examinate şi evaluate de către Autoritatea Contractantă cu asistenţa din partea unor experţi externi. Toate proiectele solicitanţilor vor fi evaluate conform următoarelor criterii:

(1) Conformitatea administrativă Se verifică dacă Cererea de finanţare este completă conform listei de verificare.

(2) Eligibilitatea solicitanţilor, a partenerilor şi a proiectelor Se verifică eligibilitatea solicitanţilor, a partenerilor şi a proiectelor, conform

criteriilor din secţiunile 2.1.1, 2.1.2 şi 2.1.3. (3) Evaluarea calităţii Cererilor de finanţare şi evaluarea financiară

Evaluarea calităţii Cererilor de finanţare, inclusiv a bugetului propus, va fi realizată în conformitate cu criteriile din Grila de Evaluare prezentată mai jos. Există două tipuri de criterii de evaluare: criterii de selecţie şi criterii de acordare a finanţării.

Criteriile de selecţie sunt destinate evaluării capacităţii operaţíonale şi financiare a solicitanţilor, pentru a verifica dacă aceştia:

au surse de finanţare suficiente şi stabile pentru desfăşurarea activităţii pe toată durata implementării proiectului şi, unde este cazul, pentru a contribui la finanţarea proiectului;

au calificările şi competenţele profesionale necesare pentru a implementa cu succes proiectul propus. Această cerinţă se aplică şi partenerilor solicitantului.

Criteriile de acordare a finanţării permit evaluarea calităţii Cererilor de finanţare în raport cu obiectivele, priorităţile şi rezultatele stabilite în Programul anual 2008, şi acordarea finanţării nerambursabile proiectelor care răspund cel mai eficient cererii de ofertă de proiecte. Aceste criterii includ aspecte ca relevanţa proiectului, legătura cu obiectivele cererii de ofertă, calitatea, impactul aşteptat, sustenabilitatea şi eficacitatea costurilor.

Vă rugăm să aveţi în vedere următoarele informaţii importante:

Acordarea punctajului:

Criteriile de evaluare sunt împărţite în secţiuni şi subsecţiuni. Fiecărei subsecţiuni i se acordă un punctaj între 1 şi 5 în conformitate cu următoarele reguli: 1 = foarte slab; 2 = slab; 3 = satisfăcător; 4 = bun; 5 = foarte bun. Cererile de finanţare cu cele mai mari punctaje vor avea prioritate la acordarea finanţărilor.

Notă asupra Secţiunii 1. Capacitate financiară şi operaţională

Dacă punctajul total obţinut la secţiunea 1 este mai mic de 12 puncte (satisfăcător), Cererea de finanţare nu va fi evaluată mai departe.

Notă asupra Secţiunii 2. Relevanţă

16

Dacă punctajul total obţinut la secţiunea 2 este mai mic de 20 puncte (bun), Cererea de finanţare nu va fi evaluată în continuare.

17

Grila de evaluareSecţiunea Punctajul

maximCerere de finanţare

1. Capacitatea financiară şi operaţională 201.1 Solicitantul şi partenerii au suficientă experienţă în managementul de

proiect? 5 II.4.1, II.5.1,

III.1 şi Raport anual

1.2 Solicitantul şi partenerii au suficientă expertiză tehnică? (în special, cunoştinţe în domeniile cărora li se adresează proiectul)

5 II.4.1, III.1, CV-uri şi Raport anual

1.3 Solicitantul şi partenerii au suficientă capacitate de management? (inclusiv personal, echipamente şi capacitatea de a administra bugetul proiectului)

5 II.4.2 şi III.1

1.4 Solicitantul are surse de finanţare suficiente şi stabile? 5 II.4.22. Relevanţă 252.1 Cât de relevantă este propunerea pentru obiectivele acţiunii din Programul anual?

5 I.1.6(a)(b)

2.2 Cât de relevantă este propunerea pentru nevoile şi constrângerile specifice ţării sau regiunii(lor) vizate?

5 I.1.6(c)

2.3 Cât de clar definiţi şi strategic aleşi sunt factorii implicaţi? (intermediari, beneficiari finali, grupuri ţintă)

5 I.1.6(e)

2.4 Sunt clar definite nevoile grupurilor ţintă propuse şi beneficiarii finali; propunerea se adresează acestora în mod adecvat?

5 I.1.6 (c)(d)(f)

2.5 În ce măsură propunerea conţine elemente concrete de valoare adăugată, cum ar fi abordări inovative, modele de bună practică, promovarea egalităţii între sexe şi a şanselor egale, protecţia mediului?

5 General

3. Metodologie 303.1 Sunt activităţile propuse adecvate, practice şi legate de obiectivele şi

rezultatele aşteptate? 5 I.1.7

3.2 Cât de coerent este planul general al proiectului?(în special, reflectă analiza problemelor identificate, ia în considerare factorii externi şi include un plan de evaluare)

5 I.1.8

3.3 Cât de satisfăcătoare sunt nivelul de implicare şi activitatea partenerilor în proiect?

Notă: Dacă nu există parteneri, punctajul va fi 1.

5 I.1.8(e)

3.4 Cât de satisfăcătoare este implicarea şi participarea grupurilor ţintă şi a beneficiarilor finali în proiect?

5 I.1.8(e)

3.5 Cât de clar şi realizabil este planul de acţiune? 5 I.1.93.6 În ce măsură Cererea de finanţare conţine indicatori verificabili în mod

obiectiv pentru rezultatele proiectului?5 Matricea

logică4. Asigurarea continuităţii proiectului 154.1 În ce măsură este posibil ca proiectul să aibă un impact tangibil asupra

grupurilor ţintă?5 I.2.1

4.2 În ce măsură propunerea conţine posibile efecte multiplicatoare? (inclusiv posibilitatea replicării şi extinderii rezultatelor proiectului şi diseminarea informaţiei)

5 I.2.2 şi I.2.3

4.3 În ce măsură rezultatele proiectului propus sunt durabile: financiar (cum vor fi finanţate activităţile după încheierea finanţării CE?) instituţional (structurile care permit desfăşurarea activităţilor vor

continua să existe la sfârşitul acestui proiect? Va exista “proprietate” locală asupra rezultatelor proiectului?)

la nivelul politicilor (dacă e cazul) (care va fi impactul structural al proiectului – de ex. va conduce la îmbunătăţirea legislaţiei, a codurilor de conduită, a metodologiilor etc.?)

5 I.2.4

5. Bugetul şi eficacitatea costurilor 105.1 In ce măsură raportul între costurile estimate şi rezultatele aşteptate este

satisfăcător? 5 I.3

5.2 În ce măsură cheltuielile propuse sunt necesare pentru implementarea proiectului?

5 I.3

Punctajul total maxim 100

18

2.4 INFORMAŢII REFERITOARE LA DECIZIA AUTORITĂŢII CONTRACTANTE DE A ACORDA FINANŢAREA NERAMBURSABILĂ

Solicitanţii vor fi informaţi în scris despre decizia Autorităţii Contractante referitoare la Cererea lor de finanţare. Decizia de a respinge o Cerere de finanţare sau de a nu acorda finanţare nerambursabilă, se va baza pe următoarele motive:

Cererea de finanţare a fost primită după termenul limită;

Cererea de finanţare este incompletă sau neconformă cu condiţiile administrative publicate;

Solicitantul sau unul sau mai mulţi parteneri nu este eligibil;

Proiectul nu este eligibil (de exemplu activitatea propusă nu este acoperită de program, propunerea depăşeşte durata maximă permisă, valoarea finanţării solicitate este mai mare decât suma maximă permisă etc.);

Propunerea nu este destul de relevantă sau capacitatea financiară şi operaţională a solicitantului nu este suficientă, sau proiectele selectate sunt considerate superioare din aceste puncte de vedere;

Propunerea e considerată inferioară, din punct de vedere tehnic şi financiar, proiectelor selectate.

Data la care Autoritatea Contractantă estimează că va anunţa decizia ca urmare a încheierii procedurii de selecţie este 15.06. 2009 – acest termen fiind doar unul estimativ.

2.5 PREVEDERI APLICABILE IMPLEMENTĂRII PROIECTULUI CA URMARE A DECIZIEI AUTORITĂŢII CONTRACTANTE DE ACORDARE A FINANŢĂRII NERAMBURSABILE

După decizia de acordare a finanţării nerambursabile, Beneficiarul va semna un contract în conformitate cu contractul standard folosit de Autoritatea Contractantă, anexat acestor Instructiuni (Anexa E).

Data planificată pentru începerea activităţilor proiectului, după semnarea contractului de către părţi, este 01.07.2009 – acest termen fiind doar unul estimativ. Toate proiectele trebuie să se încheie până la data de 31.12.2009.

Contractul va stipula, în mod special, următoarele drepturi şi obligaţii:

Valoarea finală a finanţării nerambursabileValoarea maximă a finanţării nerambursabile va fi prevăzută în contract. După cum se menţionează în secţiunea 2.1.4, această sumă are la bază bugetul, care reprezintă numai o estimare. În consecinţă, valoarea finanţării devine finală numai după terminarea proiectului şi prezentarea rapoartelor finale (cf. Art. 17(1) şi 17(2) din Condiţiile Generale).

Neîndeplinirea obiectivelorDacă Beneficiarul nu reuşeşte să implementeze proiectul în condiţiile asumate şi convenite în contract, Autoritatea Contractantă îşi rezervă dreptul de a suspenda plăţile şi/sau de a rezilia contractul (cf. Art. 11 din Condiţiile Generale). Contribuţia Autorităţii Contractante poate fi redusă şi/sau Autoritatea Contractantă poate solicita returnarea parţială sau totală a sumelor plătite deja dacă Beneficiarul nu respectă termenii stipulaţi în contract (cf. Art. 11.4 şi 17.4 din Condiţiile Generale).

Amendamente la contract Orice amendament la contract trebuie menţionat în scris, printr-un act adiţional la contractul original (Art. 9.1 din Condiţiile Generale). Totuşi, anumite modificări (adrese, cont bancar etc.) pot fi doar comunicate Autorităţii Contractante (cf. Art. 9.2 din Condiţiile Generale).

Variaţii în cadrul bugetuluiSumele din buget pot varia faţă de cele originale dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:

(1) variaţiile nu afectează scopul de bază al proiectului

19

şi(2) impactul financiar este limitat la un transfer în cadrul unui singur capitol de buget sau la un

transfer între capitole de buget care implică o modificare mai mică de 10% din suma prevăzută iniţial la fiecare dintre capitolele respective.

În astfel de cazuri, Beneficiarul poate aplica modificarea, informând fără întârziere Autoritatea Contractantă.Această metodă nu poate fi folosită pentru amendarea capitolului de costuri indirecte. În toate celelalte cazuri trebuie făcută în prealabil o solicitare în scris, către Autoritatea Contractantă, şi este necesară întocmirea unui act adiţional la contract.

RaportareaRapoartele trebuie întocmite în limba română. Rapoartele tehnice şi financiare trebuie înaintate împreună cu cererile de plată şi raportul de audit, în funcţie de caz. Un plan de acţiune şi un buget pentru perioada următoare de implementare trebuie să însoţească rapoartele înaintate.

Informaţii suplimentareÎn conformitate cu Art. 2.1 din Condiţiile Generale, Autoritatea Contractantă poate solicita informaţii suplimentare.

Plăţi

Se adapteaza in functie de specificul schemei si analiza de risc a beneficiarilor.

Beneficiarul va primi un avans de maximum 50% din totalul finanţării nerambursabile în termen de 45 zile calendaristice de la primirea de către Autoritatea Contractantă a contractului semnat de ambele părţi, însoţit de o cerere de plată, conform modelului ataşat în Anexa IV la contract.

Beneficiarul va primi următoarea tranşă, plătită în avans, de maximum 40% din totalul finanţării nerambursabile în termen de 45 de zile calendaristice de la aprobarea de către Autoritatea Contractantă a unui raport intermediar în conformitate cu Art. 2.4 din Condiţiile Generale (Anexa I la Condiţiile Speciale), împreună cu o cerere de plată şi, dacă este cazul, un raport de audit pentru perioada de raportare.

Ultima tranşă, reprezentând diferenţa faţă de suma prevăzută la art. 3.2 din Condiţiile Speciale (Anexa E), va fi plătită în termen de 45 de zile de la aprobarea de către Autoritatea Contractantă a unui raport final în conformitate cu Art. 2.4 din Condiţiile Generale, împreună cu o cerere de plată şi un raport de audit pentru perioada de raportare.

Plăţile vor fi realizate într-un cont bancar dedicat proiectului în care se identifică sumele plătite de Autoritatea Contractantă.

Toate plăţile vor fi efectuate în Lei.

Înregistrările în contabilitatea proiectuluiBeneficiarul trebuie să utilizeze un sistem informatizat pentru menţinerea de înregistrări contabile exacte şi periodice şi să utilizeze conturi separate, care dau o imagine fidelă şi asigură transparenţa implementării proiectului (cf. Art. 16(1) din Condiţiile Generale). Beneficiarul trebuie să păstreze înregistrările timp de zece ani după data de efectuare a plăţii finale.

AuditulUn audit extern asupra înregistrărilor şi conturilor proiectului, realizat de un auditor autorizat, care este membru al unui organism recunoscut pe plan internaţional, organism de supraveghere a efectuării auditului cu respectarea standardelor de audit în vigoare, trebuie să însoţească cererea de plată finală. Auditorul ales de către Beneficiar trebuie să fie agreat de către Autoritatea Contractantă.

20

Prin raportul de audit, auditorul va certifica faptul că datele din situaţia financiară depusă (venituri şi cheltuieli) sunt exacte, reale şi justificate cu documente adecvate. De asemenea, auditorul va identifica cheltuielile eligibile efectuate în conformitate cu Contractul.

Contractul va permite autorităţilor competente de la nivel naţional şi celor din cadrul Comisiei Europene, să realizeze verificarea proiectului atât pe baza înregistrărilor, cât şi prin vizite la locul de desfăşurare a proiectului (cf. Art. 16.2 din Condiţiile Generale).

PublicitateFinanţării din partea Comunităţii Europene i se vor acorda vizibilitatea şi recunoaşterea potrivite, de exemplu, prin intermediul rapoartelor şi publicaţiilor realizate în cadrul proiectului sau în cadrul evenimentelor publice asociate proiectului etc. (cf. Art. 6 din Condiţiile Generale şi Art. 7(1)(2) din Condiţiile Speciale).

Contracte intervenite în implementarea proiectuluiÎn cazul în care Beneficiarul trebuie să încheie contracte de achiziţii pe parcursul implementării proiectului, va fi selectat operatorul economic care oferă cea mai avantajoasă ofertă pentru suma alocată, cu alte cuvinte, cel mai bun raport preţ/calitate, în conformitate cu principiile transparenţei şi tratamentului egal faţă de potenţialii contractori şi având în vedere evitarea conflictelor de interese. În acest scop, Beneficiarii trebuie să respecte procedurile de achiziţie stipulate în Anexa VII a contractului.

3. LISTA ANEXELOR:

3.1. STANDARD :

Format de completare:

- ANEXA A: Formularul de Cerere de finanţare (Format Word)

- ANEXA B: TABEL 1 - BUGET (Format Excel)

TABEL 2 – SURSE DE FINANŢARE PRECONIZATE (format Excel )

TABEL 3 – Bugetul detaliat al componentelor/activităţilor (format

Excel)

- ANEXA C: Matricea logică a proiectului (Format Word)

Pentru informarea dumneavoastră:

- ANEXA D: Diurnă (Costuri de subzistenţă)– Sumele valabile pentru anul curent

(Format Word)

- ANEXA E: Contract de finanţare Standard (Format Word), inclusiv anexele I-XI

3.2. ADIŢIONAL:

- ANEXA F: Format Standard pentru CV (Format Word)

- ANEXA G: Declaraţia de imparţialitate (Format Word) 21

- ANEXA H: Referinţe normative

- ANEXA I: Model de opis pentru documentele din propunere

Anexa A

22

Guvernul RomânieiMinisterul Administraţiei şi InternelorOFICIUL ROMÂN PENTRU IMIGRĂRI

Programul anual 2008

CERERE DE FINANŢARE

Linia de buget : Fondul European pentru Integrarea resortisanţilor ţărilor terţe

Număr de referinţă: IF/08.02

Numele solicitantului:

Nr. Dosar

(doar pentru uz intern)

23

NOTĂ

Vă rugăm să citiţi şi să completaţi acest formular cu cea mai mare atenţie. Lipsa unor informaţii cerute nu poate fi rectificată; în cazul în care se constată lipsa unor informaţii sau documente, Cererea de Finanţare depusă va fi respinsă.

24

I. PROIECTUL

1. Descriere............................................................................

1.1. Titlu............................................................................

1.2 Loc (locuri) de desfăşurare............................................................................

Ţară, judeţ(e), regiune(i), localitate(ăţi)

1.3. Suma solicitată de la Autoritatea Contractantă............................................................................

Costul total eligibil al proiectului Suma solicitată de la Autoritatea Contractantă

% din costul totalul al proiectului

<Lei> <Lei > %

1.4. Rezumat............................................................................

Maximum 10 rânduri (a se include informaţii despre (a) scopul proiectului, (b) grupul(rile) ţintă şi (c) activităţile principale). Acolo unde este cazul, indicaţi sectorul, tema sau zona geografică specificate în cererea de ofertă de proiecte căreia îi corespunde proiectul dvs.

1.5. Acţiuni

Vă rugăm să bifaţi actiunea din Programul anual 2008 căreia i se subordoneaza prezentul proiect:

Actiunea 1 «Desfăşurarea efectivă a programelor de integrare pentru grupurile vulnerabile de RTT» Actiunea 2 «Îmbunătăţirea capacităţii instituţionale a autorităţilor publice prin preluarea de la actorii relevanşi a bunelor practici in domeniul predării limbii române şi orientării culturale în cadrul societăţii româneşti» Actiunea 3 «Îmbunătăţirea diseminării de informaţii către RTT în ceea ce priveşte drepturile, îndatoririle şi oportunităţile de integrare în România» Actiunea 4 «Dezvoltarea procedurilor şi instrumentelor de evaluare în domeniul integrării RTT» Actiunea 5 «Îmbunătăţirea deprinderilor şi cunoştinţelor relevante privind comunicarea interculturală»

Maximum 1 pagină. Descrieţi obiectivul(ele) general(e) şi obiectivele specifice ale proiectului.

1.6. Justificare............................................................................

Maximum 4 pagini. Furnizaţi următoarele informaţii:25

(a) relevanţa proiectului pentru obiectivele componentei programului

(b) relevanţa proiectului pentru priorităţile componentei programului

(c) identificarea necesităţilor şi constângerilor percepute în ţările/ regiunile vizate

(d) lista grupurilor ţintă şi numărul estimat de beneficiari direcţi şi indirecţi

(e) motivaţia alegerii grupurilor ţintă şi a activităţilor

(f) relevanţa proiectului pentru grupurile ţintă

1.7. Descrierea detaliată a activităţilor............................................................................

Maximum 9 pagini. Includeţi titlul şi descrierea detaliată a fiecărei activităţi avute în vedere pentru obţinerea rezultatelor, specificând, unde este cazul, rolul fiecărui partener (sau al subcontractanţilor) în proiect. În acest sens, descrierea detaliată a activităţilor nu trebuie confundată cu planul proiectului (a se vedea secţiunea 1.9).

1.8. Metodologia............................................................................

Maximum 4 pagini. Descrierea detaliată a:

(a) metodelor de implementare

(b) motivelor pentru alegerea metodologiei propuse

(c) cum intenţionează proiectul să continue un proiect anterior (unde este cazul)

(d) proceduri de evaluare internă

(e) nivelul de implicare şi activitatea altor organizaţii (parteneri sau alţii) în proiect

(f) justificarea rolului fiecărui partener

(g) echipa propusă pentru implementarea proiectului (pe funcţii: nu este nevoie să se menţioneze aici numele persoanelor).

1.9 Durata şi planul proiectului

Durata proiectului va fi de __ luni.

Notă: În planul orientativ al proiectului nu trebuie să fie menţionate date exacte/certe, ci numai să se arate “luna 1”, “luna 2” etc. Solicitanţii sunt sfătuiţi să prevadă o marjă de siguranţă în planul de proiect propus. Planul proiectului nu trebuie să conţină descrierea detaliată a activităţilor, ci doar titlurile lor (vă rugăm să verificaţi că acestea se potrivesc cu cele menţionate în secţiunea 1.7). Şi lunile fără activităţi trebuie incluse în planul proiectului şi în durata proiectului.

Calendarul poate fi adaptat in funcţie de timpul rămas pentru implementarea proiectului. În acest sens, la semnarea contractului, Beneficiarul prezintă Autorităţii Contractante un Plan de lucru cu perioade şi date concrete pentru derularea activităţilor.

Planul pentru implementarea proiectului trebuie să fie suficient de detaliat pentru a furniza informaţii cu privire la pregătirea şi implementarea fiecărei activităţi. Planul proiectului trebuie prezentat conform următorului model:

26

Anul 1 Organizaţia care implementeazăActivitatea Semestrul 1 Semestrul 2

Exemplu

Anul 1 Organizaţia care implementeazăActivitatea Semestrul 1 Semestrul 2

1 2 3Activitatea 1 (titlu)

Solicitantul

Activitatea 2 (titlu)

Partenerul local 1

Activitatea 3 (titlu)

Partenerul local 2

Etc.

2. Rezultate

2.1 Rezultate preconizateMaximum ½ pagină; sintetic. Rezultatele proiectului trebuie să fie cuantificate, identificabile şi să se încadreze în rezultatele stabilite pentru Programul anual 2008. De asemenea, trebuie făcută legătura între rezultate şi activităţile propuse.

2.2. Impactul preconizat asupra grupurilor ţintă............................................................................

Maximum 2 pagini. Indicaţi cum va îmbunătăţi proiectul :

(a) situaţia grupurilor ţintă

(b) capacităţile manageriale şi tehnice ale grupurilor ţintă sau ale partenerilor (unde este cazul)

2.3. Publicaţii ............................................................................

Maximum ½ pagină. .

2.4. Efecte de multiplicare............................................................................

Maxim 1 pagină. Descrieţi posibilitatea replicării şi extinderii rezultatelor proiectului.

2.5. Sustenabilitatea proiectului pe termen scurt şi lung............................................................................

Maxim 1 pagina (detaliile se prezinta in Planul de sustenabilitate, anexat la Cererea de finantare). Vă rugăm să faceţi distincţia între următoarele 3 dimensiuni ale impactului pe termen scurt şi lung:

(a) Aspectul financiar (Cum vor fi finanţate activităţile după încetarea finanţării nerambursabile? )

27

(b) Nivelul instituţional (Vor mai funcţiona structurile care susţin/permit implementarea activităţilor la sfârşitul prezentului proiect? Va exista “proprietate” locală asupra rezultatelor proiectului?)

(c) La nivelul politicilor (care va fi impactul structural al proiectului – de ex., va conduce acesta la îmbunătăţirea legislaţiei, codurilor de conduită sau metodologiilor etc.?)

3. Bugetul proiectului3.1 Detalierea bugetului pe cheltuieli

Completaţi Anexa B (Tabelul 1) pentru durata totală a proiectului. Pentru informaţii suplimentare, consultaţi Instructiunile pentru Solicitanţi (Secţiunea 2.1.4).

3.2. Surse de finanţare preconizate

Completaţi Anexa B (Tabelul 2) pentru furnizarea de informaţii despre sursele de finanţare preconizate pentru proiect.

3.3. Detalierea bugetului pe activităţi

Completaţi Anexa B (Tabelul 3) pentru furnizarea de informaţii despre detalierea bugetului pe activităţi şi componente

28

II. SOLICITANTUL

1. Identitate

Denumirea oficială completă

(numele organizaţiei):

Acronim (unde este cazul):

Statut juridic8:

Cod fiscal:

Adresa oficială:

Adresa poştală:

Persoana de contact:

Număr de telefon:

Număr de fax:

Adresa E-mail:

Website:

2. Detalii despre bancă

Banca trebuie să fie localizată în ţara în care este înregistrat solicitantul.

Numele titularului de cont:

Nr. cont bancar:

Codul băncii:

Codul IBAN (opţional):

Numele băncii:

Adresa băncii:

Numele persoanei(lor) cu drept de semnătură:

Funcţia(iile) persoanei(lor) cu drept de semnătură:

NB : Înainte de semnarea contractului de finanţare nerambursabilă, solicitanţii selectaţi vor trebui să depună o fişă de identificare financiară, folosind modelul din Anexa V a contractului, certificată de banca menţionată mai sus.

8 Menţionaţi de exemplu dacă aplicantul este o organizaţie non-profit sau nu.29

Banca corespondentă (unde este relevant)

Numele titularului de cont:

Nr. cont bancar:

Codul băncii:

Cod IBAN (opţional):

Numele băncii:

Adresa băncii:

3. Descrierea solicitantului (maximum o pagină)

3.1 Când a fost înfiinţată organizaţia dvs. şi când şi-a început activitatea?............................................................................

3.2 Care sunt în prezent principalele activităţi ale organizaţiei dvs.?............................................................................

3.3 Lista membrilor consiliului director al organizaţiei dvs.

Nume Profesie Funcţie Vechime (în ani) în consiliu

4. Capacitatea de a conduce şi implementa proiecte

4.1. Experienţă în derularea unor proiecte similare............................................................................

Maximum 1 pagină per proiect. Vă rugăm să furnizaţi o descriere detaliată a proiectelor derulate de organizaţia dumneavoastră în ultimii cinci ani în domeniile acoperite de acest program, având grijă să identificaţi pentru fiecare proiect:

(a) scopul şi localizarea proiectului

(b) rezultatele proiectului

(c) rolul organizaţiei dumneavoastră (solicitant sau partener) şi nivelul de implicare în proiect

(d) costul proiectului

(e) finanţatorii proiectului (nume, adresă şi e-mail, nr. telefon, suma cu care au contribuit)

Această informaţie va fi folosită pentru a evalua dacă organizaţia dumneavoastră are suficientă experienţă în gestionarea de proiecte în domeniul şi la o scară comparabilă cu proiectul pentru care solicitaţi finanţare nerambursabilă.

4.2. Resurse............................................................................

Maximum 3 pagini. Vă rugăm să furnizaţi o descrierea detaliată a diferitelor resurse la care are acces organizaţia dumneavoastră şi, în special, a următoarelor aspecte:

30

a) venitul anual în ultimii trei ani, incluzând o estimare a sumei în lei, menţionând, unde este cazul, pentru fiecare an, numele principalilor finanţatori şi proporţia din venitul anual cu care au contribuit aceştia

b) numărul angajaţilor cu normă întreagă şi parţială, pe categorii (de ex., numărul de coordonatori de proiect, contabili etc.), indicând locul unde sunt angajaţi

c) echipamente şi spaţii de birouri

d) alte resurse relevante (de ex., voluntari, organizaţii asociate, reţele care ar putea contribui de asemenea la implementarea proiectului)

Această informaţie va fi folosită pentru a evalua dacă organizaţia dumneavoastră are suficiente resurse pentru implementarea unui proiect de complexitatea celui pentru care solicitaţi finanţare nerambursabilă.

5. Alte cereri de finanţare înaintate unor instituţii naţionale sau europene, Fondului Social European, Fondului European de Dezvoltare (FED) sau statelor membre UE

5.1. Finanţări nerambursabile, contracte sau împrumuturi obţinute în ultimii trei ani de la instituţii europene, FSE, FED sau statele membre UE

Titlul proiectului şi numărul de referinţă

Linia bugetară a CE Suma Data la care s-a obţinut finanţarea

5.2 Cereri de finanţare înaintate (sau în curs de a fi înaintate) la instituţii europene, FSE, FED sau state membre ale UE în anul în curs:

Titlul proiectului şi numărul de referinţă

Linia bugetară a CE Suma

31

III. PARTENERI AI SOLICITANTULUI CARE PARTICIPĂ LA PROIECT

1. Descrierea partenerilor

Această secţiune trebuie completată pentru fiecare organizaţie partener, ţinând cont de prevederile secţiunii 2.1.2 a Instructiunilor. Copiaţi acest tabel de câte ori aveţi nevoie pentru a introduce informaţii despre toţi partenerii.

Partener 1 Partener 2 ......

Denumirea oficială completă (numele organizaţiei)

Naţionalitate

Statut juridic9

Adresa oficială

Persoana de contact

Nr. telefon:

Nr. fax:

Adresa e-mail

Număr de angajaţi

Alte resurse relevante

Experienţa altor proiecte similare, în legătură cu rolul în implementarea proiectului propus

Istoricul cooperării cu solicitantul

Rolul şi implicarea în pregătirea proiectului propus

Rolul şi implicarea în implementarea proiectului propus

Important: Această cerere de finanţare trebuie să însoţită de o declaraţie de parteneriat semnată, ştampilată şi datată atât de către solicitantul principal, cât şi de către fiecare partener, în conformitate cu modelul din pagina următoare.

9 Unde este cazul, dacă partenerul este o autoritate/instituţie publică locală/naţională, vă rugăm să indicaţi actele normative care sunt publicate în Monitorul Oficial, Partea I, atestând eligibilitatea partenerului aşa cum este menţionat în secţiunea 2.1.2. din Instructiunile pentru solicitanti (numele, numărul şi data actului normativ, indicând articolul/articolele şi paragraful/paragrafele relevante şi, de asemenea, numărul şi data Monitorului Oficial).

32

2. Declaraţia de Parteneriat10

Parteneriatul este o relaţie de substanţă între două sau mai multe organizaţii, ce presupune împărţirea responsabilităţilor în derularea proiectului finanţat de către Autoritatea Contractantă. Pentru a se asigura că proiectul se derulează în bune condiţii, Autoritatea Contractantă solicită tuturor partenerilor (inclusiv solicitantului principal care semnează contractul) să recunoască aceasta, consimţind la principiile de bună practică a parteneriatului, stipulate mai jos:

Principiile de Bună Practică a Parteneriatului

1. Toţi partenerii trebuie să fi citit Cererea de Finanţare şi să fi înţeles care va fi rolul lor în proiect, înainte de a trimite Cererea de Finanţare Autorităţii Contractante.

2. Toţi partenerii trebuie să fi citit Contractul standard de finanţare nerambursabilă şi să fi înţeles care vor fi obligaţiile lor contractuale în cazul acordării finanţării nerambursabile. Partenerii autorizează solicitantul principal să semneze contractul cu Autoritatea Contractantă şi să-i reprezinte în toate relaţiile cu Autoritatea Contractantă, în contextul implementării proiectului.

3. Solicitantul trebuie să se consulte regulat cu partenerii săi şi să-i informeze asupra tuturor aspectelor privind evoluţia proiectului.

4. Toţi partenerii trebuie să primească copii ale rapoartelor – narative şi financiare – înaintate Autorităţii Contractante.

5. Propunerile de modificări substanţiale ale proiectului (de ex., activităţi, parteneri etc.) trebuie să fie consimţite de parteneri înainte de a fi trimise către Autoritatea Contractantă. În cazul în care nu se poate ajunge la o înţelegere, solicitantul trebuie să informeze Autoritatea Contractantă cu privire la aceasta, atunci când înaintează spre aprobare propunerea de modificare.

6. Înainte de terminarea proiectului, partenerii trebuie să consimtă asupra unei distribuţii echitabile a echipamentelor, vehiculelor şi bunurilor dobândite din finanţarea nerambursabilă UE, între partenerii locali situaţi în ţările vizate. Copii ale titlurilor de transfer trebuie ataşate raportului final.

Declaraţie de parteneriat

Am citit şi aprobat conţinutul propunerii înaintate către Autoritatea Contractantă. Ne angajăm să respectăm principiile practicii unui bun parteneriat.

Nume:

Organizaţie:

Funcţie:

Semnătură şi ştampilă:

Data şi Locul:

10 Trebuie semnată, datată şi stampilată de către solicitant şi fiecare partener

33

IV. DECLARAŢIA SOLICITANTULUI

Subsemnatul, în calitate de persoană responsabilă din partea organizaţiei solicitante pentru prezentul proiect, certific următoarele:

(a) informaţia furnizată în această cerere este corectă

şi

(b) solicitantul şi partenerii (unde este cazul) nu intră sub incidenţa nici uneia din categoriile de la (a) la (h) menţionate în Secţiunea 2.1.1 (2) din Instructiunile pentru solicitanti,

şi

(c) solicitantul deţine sursele de finanţare şi are competenţa profesională şi calificările menţionate în Secţiunea 2.3 (3) din Instructiunile pentru solicitanti.

Nume:

Funcţie:

Semnătură şi ştampilă:

Data şi Locul:

34

1.2 Lista de verificare

Înainte de a trimite cererea de finanţare, vă rugăm sa verificaţi dacă cererea dumneavoastră este completă (vedeţi şi Nota de la pagina 2), şi anume:

Cererea de Finanţare

dosarul este complet şi respectă condiţiile cererii de finanţare;există un original, 3 copii şi un exemplar în format electronic (CD) ale tuturor documentelor, fiecare îndosariat separat şi marcat (original+CD, copie);dosarul este întocmit în limba română;

Declaraţia Solicitantului (Secţiunea IV) este semnată, ştampilată şi ataşată în original;dacă există parteneri, solicitantul a completat, semnat şi ştampilat Declaraţia de Parteneriat, iar aceasta este anexată în original; fiecare partener a completat, semnat şi ştampilat câte o Declaraţie de Parteneriat, iar aceste declaraţii sunt anexate în original; bugetul şi sursele de finanţare preconizate sunt prezentate în formatul solicitat (Anexa B – Tabelul 1 şi Tabelul 2), completat şi exprimat în Lei;bugetul este structurat pe componente si activitati (Anexa B – Tabelul 3) în buget, contribuţia Autorităţii Contractante este identificată şi reprezintă maxim 95% din costurile totale eligibile ale proiectului;în buget, contribuţia minimă a beneficiarului este de 5%;

în buget, costurile indirecte nu depăşesc 20% din costurile directe eligibile;

în buget, costurile de subcontractare nu depăşesc 40% din costurile directe eligibile;

Matricea logică a proiectului este completată (Anexa C) şi anexată.

1.2.1 Documentele care însoţesc cererea de finanţare

Pentru solicitanţi şi, unde este cazul, partener(i), care sunt organizaţii neguvernamentale nonprofit din România: hotărârea judecătoreasca de înfiinţare, definitivă şi irevocabilă, care să ateste personalitatea juridică a organizaţiei - copie;Cel mai recent statut autentificat al solicitantului şi a hotărârii judecătoreşti corespunzătoare, definitivă şi irevocabilă, şi/sau certificatul de înscriere în Registrul Asociaţiilor şi Fundaţiilor (unde este cazul, în conformitate cu legislaţia în vigoare) - copie;Dacă statutul iniţial şi modificările la acesta nu sunt incluse într-un document distinct final, atunci trebuie ataşate copii ale statutului iniţial şi ale tuturor documentelor ulterioare/adiţionale la statut, inclusiv copii ale hotărârilor judecătoreşti corespunzătoare, definitive şi irevocabile, şi/sau copia/copiile certificatului(elor) de înscriere în Registrul Asociaţiilor şi Fundaţiilor (unde este cazul, în conformitate cu legislaţia în vigoare). Pentru parteneri organizaţii neguvernamentale nonprofit din România: cel mai recent statut autentificat al organizaţiei şi a hotărârii judecătoreşti, definitivă şi irevocabilă, corespunzătoare şi/sau certificatul de înscriere în Registrul Asociaţiilor şi Fundaţiilor (unde este cazul, în conformitate cu legislaţia în vigoare) - copie Dacă statutul iniţial şi modificările la acesta nu sunt incluse într-un document distinct final, atunci trebuie ataşate copii ale statutului iniţial şi ale tuturor documentelor ulterioare/adiţionale la statut, inclusiv copii ale hotărârilor judecătoreşti corespunzătoare, definitive şi irevocabile, şi/sau copia/copiile certificatului(elor) de înscriere în Registrul Asociaţiilor şi Fundaţiilor (unde este cazul, în conformitate cu legislaţia în vigoare).

Pentru parteneri organizaţii neguvernamentale nonprofit cu sediul în orice alt stat membru UE (unde este cazul): traducerea autorizată în limba română sau limba engleză a documentelor statutare, în conformitate cu normele în vigoare din ţara respectivă; actele ataşate trebuie să ateste respectarea criteriilor de eligibilitate menţionate la secţiunea 2.1.2. a prezentului Instructiunilor.

35

Pentru parteneri autorităţi/instituţii publice locale/naţionale (unde este cazul): documentul/documentele care atestă că partenerul este o persoană juridică nonprofit constituită conform normelor in vigoare - copie.

Pentru partenerii autorităţi publice locale care au fost înfiinţaţi şi funcţionează în baza unor acte normative care sunt publicate în Monitorul Oficial, Partea I, o referire detaliată la documentele respective va fi suficientă (numele actului normativ, numărul şi data acestuia, indicarea articolului(lelor) şi paragrafului(elor) relevante, precum şi numărul şi data Monitorului Oficial).

Cel mai recent raport anual al solicitantului este anexat - copie;Cazierul fiscal, eliberat de administraţia financiară este anexat – in originalCertificatul fiscal privind obligatiile la bugetul de stat, eliberat de administraţia financiară, este anexat – in originalCertificatul de înregistrare fiscală este anexat – copieCertificatul privind datoriile la impozite şi taxe locale, din care să reiasă că solicitantul nu are datorii la bugetul local, este anexat - in originalNormele care stabilesc nivelul de salarizare al personalului desemnat pentru implementarea proiectului sunt semnate şi ştampilateFluxul de numerar pe anul 2008, semnat şi ştampilat de solicitant, este anexatNormele interne care stabilesc baremele de diurnă ale solicitantului sunt anexate - copie

Fişele de post pentru functiile stabilite personalului desemnat pentru derularea proiectului, inclusiv personalul administrativ, sunt anexate

Cele mai recente situaţii financiare anuale ale solicitantului (ultimul bilanţ şi anexele, balanţa de verificare la 31.03.2009 şi extrasele de cont la 30.04.2009).

CV-urile coordonatorului de proiect şi ale personalului cheie sunt completate şi anexate (Anexa F); Declaraţia de Imparţialitate, este semnată şi ştampilată de către solicitant şi, unde este cazul, de către

toţi partenerii, şi anexată (Anexa G - atestă faptul că aceştia nu se regăsesc in situaţia menţionată la secţiune 2.1.1. (2) (i));

Copiile documentelor care însoţesc Cererea de finanţare solicitate sau traducerea legalizată în limba română sau engleză, atunci când aceste documente sunt redactate în altă limbă decât cea română, sunt anexate.Planul de sustenabilitate este completat şi anexat;

Este ataşat un opis completat cu documentele din propunere;

36

Anexa B

Vă rugăm să citiţi cu atenţie Anexa XI din Decizia Comisiei nr. 2008/457/CE de stabilire a normelor de punere în aplicare a Deciziei 2007/435/CE a Consiliului de instituire a Fondului european de integrare a resortisanților țărilor terțe pentru perioada 2007-2013, ca parte a Programului general Solidaritate și gestionarea fluxurilor migratorii , în ceea ce privește sistemele de gestiune și control ale statelor membre, normele de gestiune administrativă și financiară și eligibilitatea cheltuielilor privind proiectele cofinanțate de fond.

Orice cheltuială care nu respectă prevederile actului menţionat va fi considerată neeligibilă şi eliminată din Bugetul proiectului.

TABEL 1 - Bugetul proiectului (detalierea pe cheltuieli)11

Costuri 

Unitatea de măsură

Număr de unităţi

Valoare unitară(lei)

Valoare totală (lei)

 I. COSTURI DIRECTE  1. Personal        1.1 Remunerarea personalului local12        1.2 Remunerarea personalului din afara ţării    Subtotal: Personal        2. Transport şi subzistenţă      2.1 Deplasări 2.1.1 Deplasări internaţionale     2.1.2 Deplasări interne    2.2 Diurnă pentru deplasări13     2.2.1 În străinătate (personalul proiectului)     2.2.2 În ţară (personalul proiectului)     2.2.3 Participanţi la seminarii/ conferinţe    Subtotal: Transport şi subzistenţă        3. Echipamente14      3.1 Achiziţionare sau închiriere de vehicule    3.2 Echipamente IT      3.3 Altele (vă rugăm specificaţi)      Subtotal: Echipamente        4. Închirieri de imobileSubtotal: Imobile 

11 Bugetul trebuie să acopere toate costurile eligibile aferente proiectului, nu numai contribuţia Autorităţii Contractante. Toate liniile bugetare trebuie defalcate în componente individuale. Numărul de unităţi pentru fiecare componentă trebuie specificată

12 Dacă personalul nu este angajat cu normă întreagă în proiect, procentul din norma întreagă trebuie indicat în descrierea liniei bugetare şi reflectat în numărul de unităţi (nu în costul unitar).

13 Indicaţi ţara unde se angajează costurile de subzistenţă şi rata aplicabilă (care nu trebuie sa depăşească nivelele aprobate de Comisia Europeană).

14 Costuri de achizitie sau de închiriere

37

 5. Consumabile, furnituri si servicii generale        Subtotal: Consumabile, furnituri si servicii generale

6. SubcontractăriSubtotal: Subcontractări 

7. Costuri legate de cerinţele finanţării UE 7.1 Diseminarea informaţiilor 7.2 Evaluări 7.3 Traduceri, interpretare 7.4 Reproduceri 7.5 Vizibilitate 7.6 Audit 7.7. Conferinţe, reuniuniSubtotal: Costuri legate de cerinţele finanţării UE

8. Onorariile expertilorSubtotal: Onorariile expertilor

SUBTOTAL COSTURI DIRECTE (1-8) II. COSTURI INDIRECTE (max. 20% din Subtotal Costuri directe)III. COSTURI DIN VENITURI ALOCATE (max. 50% din finanţarea totală solicitată)TOTAL COSTURI ELIGIBILE (I+II+III)

Nota bene: Beneficiarul este singurul responsabil de corectitudinea informatiilor financiare prezentate mai sus

TABEL 2 - Sursele de finanţare preconizate

   

Suma(lei)

 

Procentajdin total

%Contribuţia financiară a solicitantului    Contribuţia solicitată AC    Contribuţii ale altor organizaţii     Nume    

TOTAL CONTRIBUŢII    Venituri directe generate de proiect    TOTAL GENERAL    

Tabel 3. Bugetul proiectului (detalierea pe activităţi)

Componente/activităţi15 Suma solicitată de la AC(lei)

Contribuţia BF(lei) TOTAL

15 Pentru sumele care nu pot fi detaliate pe componente/activităţi (cum ar fi cheltuielile de vizibilitate, salarii etc.) se va crea o secţiune separată în cadrul bugetului (de exemplu „Cheltuieli pentru coordonarea/gestionarea proiectului”)

38

Total

Anexa C – Matricea logică

Matricea logică a proiectului IF/08.02 - ……. Programul anual 2008 Fondul European pentru Integrarea resortisanţilor ţărilor

terţe

Titlul proiectului: …………………………………………. Durata proiectului Perioada de implementare expiră la: ………

Buget Total (lei): Suma solicitată de la AC (lei):

39

Obiectivul Programului anual

Relevanţa pentru documentele programatice naţionale/comunitare/internaţionale

Lista proiectelor similare derulate de BF

Obiectivul(ele) proiectului

Indicatori verificabili Surse de verificare Supoziţii

Rezultate Indicatori verificabili Surse de verificare Supoziţii

Activităţi Mijloace şi metode de implementare Buget detaliat Supoziţii

Precondiţii

Anexa D: Diurnă (Costuri de subzistenţă)

În limitele valorilor afişate pe pagina web a CE - link: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm

40

Anexa E MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR OFICIUL ROMÂN PENTRU IMIGRĂRI

< Numele Beneficiarului >

Nr. ...............................Bucureşti, ...................

Nr. ...............................Bucureşti, ...................

CONTRACT DE FINANŢARE NERAMBURSABILĂ

41

Programul anual 2008/ Fondul European pentru Integrarea resortisantilor tarilor terteTitlul proiectului ……..

Număr contract IF/08.02 - ............

Ministerul Administraţiei şi Internelor reprezentat de Oficiul Român pentru Imigrări, cu sediul în ...................., cod unic ..............., tel 021.4107513/fax 021.4107510, cod IBAN ........................ deschis la .................., reprezentat prin ..................., în calitate de „Autoritatea Contractantă", pe de o parte,

şi

...............................[numele întreg al Beneficiarului] cu sediul în .............................., cod fiscal ................., tel. ............., fax ...................., cod IBAN ...................................., deschis la ......................., reprezentat prin ..............................., în calitate de "Beneficiar", de cealaltă parte,

au convenit următoarele:

Condiţii speciale

Articolul 1 - Scopul

1.1 Scopul acestui contract este acordarea unei finanţări nerambursabile de către Autoritatea Contractantă pentru implementarea Proiectului intitulat: [titlul Proiectului] ("Proiectul").

1.2 Beneficiarului îi va fi acordată finanţarea nerambursabilă în conformitate cu clauzele stipulate în acest Contract, care constă în condiţiile speciale ("Condiţii Speciale") şi anexele lor, Beneficiarul declarând prin aceasta că a luat cunoştinţă de acestea şi le acceptă.

1.3 Beneficiarul acceptă finanţarea nerambursabilă şi se obligă să deruleze Proiectul pe propria sa răspundere.

Articolul 2 - Perioada de implementare a Proiectului

2.1 Acest contract intră în vigoare la data la care este semnat de ultima dintre cele două părţi.

2.2 Implementarea Proiectului va începe la ziua următoare celei în care ultima din cele două părţi semnează

2.3 Perioada de implementare a Proiectului este de ......... [numărul de luni] luni de la data semnării contractului, dar nu mai tarziu de 31.12.2009.

Articolul 3 – Finanţarea Proiectului

42

3.1Costul total al Proiectului, eligibil pentru finanţare de către Autoritatea Contractantă este estimat la [...] lei, conform Anexei III. 3.2Costul total al proiectului se încadrează în suma alocată acţiunii (acţiunilor) din Programul anual 2008, corespunzătoare propunerii de proiect, transformată în lei la cursul BNR precizat în Instrucţiunile pentru solicitanţi.Echivalenţa lei/Euro este de .... lei/Euro, corespunzător cursului mediu al pieţei valutare, calculat de Banca Naţională a României pentru data de .......3.3Autoritatea Contractantă se obligă să acorde o sumă de maximum [...] lei, echivalentul a 75 % din costul total eligibil estimat, menţionat în paragraful 1, din fondurile asigurate de Comisia Europeană.3.4Autoritatea Contractantă se obligă să acorde o sumă de maximum [...] lei, echivalentul a 20 % din costul total eligibil estimat, menţionat în paragraful 1, din fondurile asigurate din bugetul naţional.3.5Sumele finale menţionate la paragrafele 3 şi 4 vor fi stabilite în concordanţă cu Articolul 17 din Anexa I.3.6Beneficiarul se obligă să suporte cheltuielile eligibile ale proiectului cu suma de [...] lei, reprezentând 5% din costul total eligibil estimat, menţionat în paragraful 1.

Articolul 4 - Raportare tehnică şi financiară şi efectuarea plăţilor

4.1 Rapoarte tehnice şi financiare vor fi elaborate pentru a fundamenta cererile de plată, în conformitate cu Articolele 2 şi 16.1 din Anexa I.

4.2 Plăţile se vor face conform prevederilor Articolului 16 din Anexa I, după cum urmează:- un avans iniţial de maxim 50% din valoarea sumei prevăzute în Articolul 3 din Condiţiile Speciale- o tranşă ulterioară de maxim 40% plătită tot ca avans (plată intermediară) a sumei prevăzute în Articolul 3 din Condiţii Speciale- diferenţa de plată, după aprobarea Raportului final

Articolul 5 – Adrese de contact

Orice comunicare cu privire la prezentul Contract trebuie făcută în scris, trebuie să menţioneze numărul şi titlul Proiectului şi trebuie să fie transmisă la următoarele adrese:

Pentru Autoritatea Contractantă Oficiul Român pentru ImigrăriStr. Lt.col. C-tin Marinescu, nr. 15 A, Sector 5, BucureştiTel: 021 410 75 13; Fax: 021 410 75 01, 021 410 75 10

Cererile de plată şi rapoartele ataşate, precum şi cererile privind detaliile conturilor bancare trebuie transmise la:

Autoritatea Contractantă Oficiul Român pentru ImigrăriStr. Lt.col. C-tin Marinescu, nr. 15 A, Sector 5, BucureştiTel: +40 21 410 75 13; Fax: +40 21 410 75 01, +40 21 410 75 10

Pentru Beneficiar

43

[adresa Beneficiarului pentru corespondenţă]

Articolul 6 – Anexe

6.1 Următoarele documente sunt anexate acestor Condiţii Speciale şi reprezintă parte integrantă a Contractului:

Anexa I: Condiţii Generale aplicabile Contractelor pentru finanţări nerambursabile ale Comunităţii Europene încheiate pentru Fondul European pentru Integrarea resortisanţilor ţărilor terţeAnexa II: Descrierea (Fişa) proiectului (Format Word – conform Anexei H din Instrucţiunile pentru solicitanţi)

Anexa III: Bugetul Proiectului (Format Excel – conform Anexei B din Instrucţiunile pentru solicitanţi)

Anexa IV: Cererea de plată standard

Anexa V: Formularul de identificare financiară

Anexa VI: Model de act adiţional

Anexa VII: Proceduri de achiziţie

Anexa VIII: Reguli de vizibilitate

Anexa IX: Model de raport lunar

Anexa X: Model de raport intermediar

Anexa XI: Model de raport final

6.2 În cazul apariţiei unui conflict între prevederile Anexelor şi cele ale Condiţiilor Speciale, prevederile Condiţiilor Speciale vor avea prioritate. În cazul unui conflict între prevederile Anexei I (Condiţii Generale) şi cele ale celorlalte anexe, prevederile Anexei I vor avea prioritate.

Articolul 7 - Alte condiţii specifice aplicabile Proiectului

7.1 Condiţiile Generale se completează cu următoarele:

7.1.1 Firma de audit propusă de Beneficiar care va efectua operaţiunea/operaţiunile de audit la care se face referire în Articolul 16.6. din Anexa I este [nume, adresa, telefon şi fax].

7.1.2 Articolul 6 se completează cu următoarele:

- Beneficiarul va urma regulile de identitate vizuală, prevăzute în Anexa VIII care se aplică tuturor informaţiilor şi materialelor publicitare ce vor fi folosite în cursul implementării Proiectului. În cazuri speciale, sau acolo unde clarificări suplimentare sunt necesare, Beneficiarul va lua legătura cu responsabilul cu vizibilitatea din cadrul Autoritatii Contractante.

44

- Beneficiarul va ţine legătura cu Autoritatea Contractantă în probleme ce necesită îndrumare, inclusiv alcătuirea listelor de invitaţi, utilizarea listelor de corespondenţă şi a elementelor promoţionale.

7.2 Se vor aplica următoarele:

7.2.1 Rapoartele vor fi elaborate în limba română. Aceste rapoarte trebuie prezentate Autorităţii Contractante, după cum urmează:

- rapoarte lunare – până la data de 25 a fiecărei luni

- un raport intermediar, care trebuie să însoţească cererea de plată pentru tranşa intermediară;

- un raport final, care va fi înaintat în termen de 30 de zile de la sfârşitul perioadei de implementare a Proiectului, determinată conform Articolului 2 din Condiţiile Speciale.

7.2.2 Autoritatea Contractanta va face plăţi către Beneficiarul finanţării nerambursabile în conformitate cu articolul 16.1 din Condiţiile Generale (Anexa I).

7.2.3 Plata tranşei intermediare nu poate fi făcută decât dacă cheltuielile efective din partea finanţată de Autoritatea Contractantă – sumă rezultată prin aplicarea procentului stabilit în Articolul 3.3 din Condiţii Speciale la cheltuielile efective eligibile totale - reprezintă cel puţin 80% din suma plătită în tranşa precedentă conform justificărilor din raportul intermediar corespunzător. Totodată, pentru obţinerea tranşei intermediare, Beneficiarul trebuie să prezinte documente din care să reiasă că a efectuat cheltuieli din fondurile proprii în procentul stabilit în Articolul 3.4 din Condiţiile Speciale, aplicat la cheltuielile efective eligibile totale. Suma totală a plăţilor efectuate în avans (avansul şi plata intermediară) nu poate depăşi 90% din suma prevăzută în Articolul 3.3 din Condiţii Speciale.

7.2.4 Un audit extern al conturilor Proiectului, realizat de un auditor autorizat, care este membru al unui organism recunoscut pe plan naţional/internaţional, organism de supraveghere a efectuării auditului cu respectarea standardelor de audit în vigoare, se va ataşa la cererea de plată finală. Auditorul trebuie să fie agreat de Autoritatea Contractantă. În acest sens, Autoritatea Contractantă va transmite Beneficiarului o notificare în termen de 30 de zile de la semnarea Contractului.

Încheiat în Bucureşti în trei exemplare originale în limba română, două exemplare pentru Autoritatea Contractantă şi un exemplar pentru Beneficiar.

Pentru Beneficiar Pentru Autoritatea Contractantă [numele şi titlul persoanei autorizate să semneze] [numele persoanei(lor) oficiale

autorizate să semneze]

[semnătura] [semnătura]

[data]Pentru Autoritatea Responsabilă

[numele şi titlul persoanei autorizate să semneze][semnătura]

45

[data]

Anexa I:

Condiţii Generaleaplicabile contractelor pentru finanţări nerambursabile ale Comunităţii Europene încheiate pentru Fondul European pentru Integrarea resortisanţilor ţărilor terţe

CUPRINS

CONDIŢII GENERALE ŞI ADMINISTRATIVEArticolul 1 - Obligaţii generaleArticolul 2 - Obligaţii privind informarea şi rapoartele financiare şi tehniceArticolul 3 - RăspundereArticolul 4 - Conflict de intereseArticolul 5 - ConfidenţialitateArticolul 6 - VizibilitateArticolul 7 - Proprietate / folosinţa rezultatelor şi a echipamentuluiArticolul 8 - Evaluarea ProiectuluiArticolul 9 - Amendamente ale ContractuluiArticolul 10 - Cedarea drepturilor privind ContractulArticolul 11 - Perioada de implementare a Proiectului, extinderea, suspendarea, forţa majoră şi data de încetareArticolul 12 - Încetarea ContractuluiArticolul 13 - Reglementări legale aplicabile şi soluţionarea litigiilorPREVEDERI FINANCIAREArticolul 14 - Costuri eligibileArticolul 15 - Plăţi şi dobânzi pentru plăţi întârziateArticolul 16 - Înregistrările în contabilitate şi verificările tehnice şi financiareArticolul 17 - Suma finală a finanţării acordate de către Autoritatea ContractantăArticolul 18 - Restituirea finanţării nerambursabile

CONDIŢII GENERALE ŞI ADMINISTRATIVE

Articolul 1 - Obligaţii generale

1.1. Beneficiarul va implementa Proiectul pe propria sa răspundere şi în conformitate cu Descrierea Proiectului din Anexa II, urmărind atingerea obiectivelor aşa cum sunt precizate în aceasta.

46

1.2. Beneficiarul va implementa Proiectul cu toată atenţia, eficienţa, transparenţa şi cu toată diligenţa necesare, în concordanţă cu regulile bunei practici din domeniul de activitate vizat şi în conformitate cu prezentul Contract.

În acest scop, Beneficiarul va mobiliza toate resursele financiare, umane şi materiale necesare implementării complete a Proiectului, aşa cum se specifică în Descrierea Proiectului.

1.3. Beneficiarul va acţiona singur sau în parteneriat cu una sau mai multe organizaţii neguvernamentale sau alte organisme identificate în Descrierea Proiectului. Dacă implementarea Proiectului implică încheierea de contracte de către Beneficiar, se vor aplica procedurile de achiziţie şi regulile conţinute de legislaţia naţională privind achiziţiile publice.

Autoritatea Contractantă nu recunoaşte nici o relaţie contractuală între sine şi partenerul/partenerii Beneficiarului. Beneficiarul va răspunde individual în faţa Autorităţii Contractante pentru implementarea Proiectului. Beneficiarul se obligă să se asigure că toate condiţiile impuse lui prin Articolele 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 10, 14, 16 şi 17 se aplică în aceeaşi măsură tuturor partenerilor săi. Beneficiarul va include în contractele cu aceştia dispoziţii care să asigure efectul descris mai sus.

1.4. Beneficiarul şi Autoritatea Contractantă sunt singurele părţi („Părţile”) ale prezentului Contract.

Articolul 2 - Obligaţiile privind informarea şi rapoartele financiare şi tehnice

2.1. Beneficiarul trebuie să pună la dispoziţia Autorităţii Contractante toate informaţiile solicitate legate de implementarea Proiectului. Pentru aceasta, Beneficiarul trebuie să întocmească rapoarte lunare, un raport intermediar şi un raport final. Aceste rapoarte trebuie să conţină o secţiune tehnică şi o secţiune financiară. Ele trebuie să acopere Proiectul în întregime. Autoritatea Contractantă poate solicita oricând informaţii suplimentare, iar acestea trebuie să-i fie furnizate în termen de 15 zile de la solicitare.

2.2. Fiecare raport trebuie să ofere o imagine completă asupra tuturor aspectelor privind implementarea Proiectului în perioada la care se referă acesta. Raportul va fi întocmit astfel încât să permită pe de o parte, compararea obiectivului(elor), mijloacelor propuse, rezultatelor prevăzute în Descrierea Proiectului şi bugetul detaliat al Proiectului, iar pe de altă parte, mijloacele folosite, costurile efectuate şi rezultatele obţinute (folosind indicatorii de performanţă prevăzuţi în Descrierea Proiectului). Raportul trebuie să includă o situaţie a cheltuielilor Beneficiarului, şi, dacă este cazul, şi a partenerilor, pentru perioada acoperită de raport, şi un plan de acţiune pentru faza următoare de implementare a Proiectului.

2.3. Raportul final trebuie să conţină în plus o descriere detaliată a condiţiilor în care s-a desfăşurat Proiectul, informaţii cu privire la paşii făcuţi pentru a asigura vizibilitatea finanţării UE, informaţii care să permită evaluarea impactului Proiectului, dovada transferurilor de proprietate menţionate în Articolul 7.3 şi o situaţie completă a tuturor costurilor eligibile ale Proiectului, plus o situaţie completă a surselor de venituri, a cheltuielilor şi a tranşelor de finanţare primite.

2.4. Rapoartele vor fi prezentate în aceeaşi limbă în care este întocmit Contractul. Rapoartele vor fi trimise Autorităţii Contractante la termenele următoare:

- rapoartele lunare, până la data de 25 a fiecărei luni47

- un raport intermediar , care va însoţi cererea de plată pentru a doua prefinanţare, după cheltuirea a 80% din prima pre-finanţare

- raportul final va fi înaintat Autorităţii Contractante în termen de 1 lună de la sfârşitul duratei de implementare, aşa cum este definită în Articolul 2 din Condiţiile Speciale.

2.5. Sumele aferente cheltuielilor efectuate de Beneficiar, menţionate în rapoartele trimise Autorităţii Contractante, vor fi exprimate în LEI, conform prevederilor pct. 16.7.

2.6. Dacă Beneficiarul nu reuşeşte să pună la dispoziţia Autorităţii Contractante raportul final în termenul prevăzut în Articolul 2.4 şi nu reuşeşte să ofere în scris explicaţii acceptabile şi suficiente cu privire la motivele care l-au împiedicat să-şi îndeplinească această obligaţie, Autoritatea Contractantă poate decide încetarea Contractului în conformitate cu Articolul 12.2. a) şi poate recupera sumele deja plătite şi nejustificate.

Mai mult, dacă Beneficiarul solicită plata celei de-a doua prefinanţări, şi nu reuşeşte să prezinte un raport intermediar , acesta trebuie să informeze Autoritatea Contractantă cu privire la motivele care l-au împiedicat să ducă la îndeplinire această obligaţie şi să prezinte o scurtă descriere a stadiului de implementare a Proiectului. Dacă Beneficiarul nu reuşeşte să aducă la îndeplinire această obligaţie, Autoritatea Contractantă poate decide încetarea Contractului în conformitate cu Articolul 12.2 a) şi poate recupera sumele deja plătite şi nejustificate.

Articolul 3 - Răspundere

3.1. Autoritatea Contractantă nu poate fi făcută răspunzătoare, sub nici un motiv şi în nici un fel de circumstanţe, de prejudiciile materiale sau morale suportate de angajaţii sau bunurile aflate în proprietatea Beneficiarului în timpul desfăşurării Proiectului. De aceea, Autoritatea Contractantă nu poate accepta nici o solicitare privind compensarea sau mărirea plăţilor în legătură cu astfel de prejudicii materiale sau morale, decât in limitele si condiţiile prevăzute de lege.

3.2. Beneficiarul răspunde în mod individual faţă de terţi, inclusiv în cazul prejudiciilor materiale sau morale de orice natură suportate de aceştia în timpul desfăşurării Proiectului. Beneficiarul va exclude răspunderea Autorităţii Contractante în orice situaţie legată de pretenţii sau acţiuni rezultate din încălcarea reglementărilor de către Beneficiar sau angajaţii Beneficiarului sau persoanele pentru care sunt responsabili aceşti angajaţi, sau din violarea drepturilor unei terţe părţi.

Articolul 4 - Conflictul de interese

4.1 Beneficiarul îşi asumă obligaţia să ia toate măsurile necesare pentru a evita orice conflicte de interese şi să informeze Autoritatea Contractantă fără întârziere cu privire la orice situaţie care constituie sau ar putea determina apariţia oricărui asemenea conflict de interese.

4.2 Reprezintă conflict de interese atunci când exercitarea obiectivă şi imparţială a funcţiilor oricărei persoane din acest Contract este compromisă din motive care implică familia, viaţa sentimentală, afinităţi politice sau naţionale, interese economice sau oricare alte interese comune cu o altă persoană.

Articolul 5 - ConfidenţialitateÎn conformitate cu Articolul 16, Autoritatea Contractantă şi Beneficiarul se obligă să păstreze confidenţialitatea oricărui document, oricărei informaţii sau oricărui alt material comunicat lor sub clauză de confidenţialitate, cel puţin zece ani de la plata finală.

48

Articolul 6 - Vizibilitate

6.1. Cu exceptia cazurilor în care Autoritatea Contractanta este de acord sau solicită altfel, Beneficiarul trebuie să ia toate măsurile pentru a face public faptul că Uniunea Europeană finanţează Proiectul. Aceste măsuri trebuie să fie conforme regulilor relevante privind vizibilitatea acţiunilor externe, stabilite şi publicate de Comisia Europeană.

6.2. În special, Beneficiarul va menţiona Proiectul şi contribuţia financiară a Uniunii Europene în informaţiile transmise beneficiarilor finali ai Proiectului, în rapoartele interne şi anuale şi în orice relaţie cu mass-media. Va afişa sigla UE oriunde se impune.

6.3. Orice comunicare sau publicaţie realizată de Beneficiar referitoare la Proiect, inclusiv cele prezentate la conferinţe şi seminarii, trebuie să specifice că Proiectul a primit finanţare din partea Uniunii Europene. Orice publicaţie a Beneficiarului, în orice formă şi difuzată în orice mediu, inclusiv Internet, trebuie să conţină următoarea menţiune: “Acest document a fost realizat cu asistenţa financiară a Uniunii Europene. Conţinutul acestui document se află în totalitate în responsabilitatea <Numele Beneficiarului> şi nu poate fi considerat în nici un caz ca reflectând poziţia Uniunii Europene”.

6.4. Beneficiarul autorizează Autoritatea Contractantă şi Comisia Europeană să publice numele şi adresa sa, scopul finanţării nerambursabile, suma maximă a finanţării nerambursabile şi procentul de finanţare a costurilor eligibile ale Proiectului. O derogare de la această regulă poate fi acordată dacă respectarea ei poate pune în pericol Beneficiarul sau poate afecta interesele sale.

Articolul 7 - Proprietatea / folosinţa rezultatelor şi a echipamentului

7.1 Proprietatea, titlul şi drepturile de proprietate industrială şi intelectuală asupra rezultatelor Proiectului, rapoartelor şi altor documente legate de proiect vor trece asupra Beneficiarului.

7.2 Prin derogare de la prevederile Articolului 7.1 şi în conformitate cu Articolul 5, Beneficiarul va acorda Autorităţii Contractante şi Comisiei Europene dreptul de a utiliza gratuit şi după cum consideră potrivit toate documentele rezultate din Proiect, oricare ar fi forma acestora, dacă aceasta nu încalcă drepturile existente de proprietate industrială şi intelectuală.

7.3 Orice transfer de echipamente, vehicule şi alte bunuri mobile, achiziţionate din bugetul Proiectului, prevăzut în Proiect a se efectua către oricare dintre partenerii locali ai Beneficiarului sau beneficiarilor finali ai Proiectului, trebuie realizat până la sfârşitul perioadei de implementare a Proiectului. Copii ale documentelor prin care se face transferul trebuie să fie anexate raportului final.

Articolul 8 - Evaluarea proiectului

8.1. În cazul în care Autoritatea Contractanta realizează o evaluare intermediară sau ulterioară (ex-post), Beneficiarul se obligă să pună la dispoziţia acesteia şi/sau persoanelor autorizate de aceasta orice document sau informaţie de natură să ajute la realizarea evaluării şi le va permite acestora accesul, conform Articolului 16.2.

8.2. Dacă una din părţi (sau Comisia Europeană) efectuează sau mandatează o evaluare de-a lungul perioadei de implementare a Proiectului, o copie din raportul de

49

evaluare trebuie să fie pusă la dispoziţia celeilalte părţi şi Comisiei Europene (sau celorlalte părţi, după caz).

Articolul 9 - Amendamente ale Contractului

9.1. Orice amendament adus Contractului sau anexelor sale trebuie făcut în scris, printr-un act aditional.Dacă amendamentul este solicitat de către Beneficiar, acesta trebuie să trimită solicitarea către Autoritatea Contractantă cu cel putin 30 de zile înainte de data la care doreşte intrarea în vigoare a amendamentului, cu excepţia cazurilor temeinic justificate de Beneficiar şi acceptate de catre Autoritatea Contractantă.

9.2. Cu toate acestea, atunci când modificarea nu afectează scopul de bază al Proiectului şi impactul financiar este limitat la un transfer în cadrul unui singur capitol de buget, sau impactul financiar este limitat la transferuri între capitole de buget care implică, cumulativ, modificări de cel mult 10% din bugetul total al Proiectului, Beneficiarul poate opera amendamentul şi informa Autoritatea Contractantă despre aceasta în scris. Această procedură nu poate fi utilizată pentru amendarea capitolului de costuri indirecte.

Schimbarea adresei, schimbarea contului bancar şi schimbarea auditorului pot fi doar notificate, dar aceasta nu afectează dreptul Autorităţii Contractante de a se opune alegerii făcute de Beneficiar în privinţa contului bancar sau auditorului. Autoritatea Contractantă îşi rezervă dreptul de a solicita schimbarea auditorului la care se face referire în Articolul 7.1 din Condiţiile Speciale, dacă aspecte necunoscute la data semnării Contractului pun la îndoială independenţa sau standardele profesionale ale auditorului.

9.3. Un act adiţional nu poate avea scopul sau efectul de a produce în Contract schimbări care ar pune în discuţie decizia de acordare a finanţării nerambursabile sau care ar fi contrare principiului tratamentului egal al solicitanţilor. Suma maximă a finanţării nerambursabile menţionată în Condiţiile Speciale nu poate fi majorată.

Articolul 10 - Cedarea drepturilor privind Contractul Contractul şi plăţile aferente acestuia nu pot fi transferate sau cedate unei terţe părţi în nici un fel şi în nici o împrejurare fără acordul scris prealabil al Autorităţii Contractante.

Articolul 11 - Durata de implementare a Proiectului, extinderea, suspendarea, forţa majoră şi data de încetare

11.1 Perioada de implementare a Proiectului este stabilită prin Articolul 2 din Condiţii Speciale. Beneficiarul trebuie să informeze Autoritatea Contractantă fără întârziere asupra oricăror circumstanţe în măsură să afecteze sau să întârzie implementarea Proiectului. Beneficiarul poate solicita, cu cel puţin o lună înainte de sfârşitul perioadei de implementare a Proiectului, extinderea acestei perioade. Solicitarea trebuie însoţită de toate dovezile necesare pentru luarea acesteia în considerare.În orice caz, extinderea perioadei de implementare a proiectului nu poate depăşi termenul limită de implementare a Programului anual în care este prevăzută acţiunea respectivă.

11.2 Beneficiarul poate suspenda implementarea parţială sau totală a Proiectului dacă împrejurările (în principal forţa majoră) fac continuarea prea dificilă sau periculoasă. Beneficiarul trebuie să informeze Autoritatea Contractantă fără întârziere şi să-i pună la dispoziţie toate detaliile necesare. Oricare dintre Părţi poate înceta Contractul conform Articolului 12.1. În cazul în care Contractul nu a încetat, Beneficiarul se va strădui să

50

micşoreze durata suspendării şi să reia implementarea de îndată ce împrejurările o permit, şi va informa Autoritatea Contractantă despre acest fapt.

11.3 Autoritatea Contractantă poate solicita Beneficiarului suspendarea implementării întregului Proiect sau a unei părţi a Proiectului, dacă circumstanţele (îndeosebi forţa majoră) fac prea dificilă sau periculoasă continuarea acestuia. Oricare dintre Părţi poate înceta Contractul conform Articolului 12.1. În cazul în care Contractul nu a încetat, Beneficiarul se va strădui să micşoreze durata suspendării şi să reia implementarea de îndată ce împrejurările o permit, cu aprobarea prealabilă scrisă a Autorităţii Contractante.

11.4 Durata de implementare a Proiectului se va extinde cu o perioadă de timp echivalentă cu durata suspendării, fără a se depăşi perioada de implementare a Programului anual. Prin această extindere trebuie să nu se aducă atingere nici unuia dintre amendamentele care ar trebui aduse Contractului în vederea adaptării Proiectului la noile condiţii de implementare.

11.5 Reprezintă forţă majoră orice situaţie sau eveniment excepţional neprevăzut, în afara controlului părţilor, care îi împiedică pe oricare dintre ei să îşi îndeplinească oricare din obligaţiile contractuale, care nu poate fi atribuit unei erori sau neglijenţe din partea lor (sau din partea contractorilor, agenţílor sau angajaţilor lor) şi se dovedeşte insurmontabil în ciuda eforturilor făcute. Defectele echipamentelor sau materialelor sau întârzierile în asigurarea disponibilităţii lor, conflictele de muncă, grevele sau dificultăţile financiare nu pot fi invocate ca forţă majoră. Nu se va considera ca una dintre Părţi şi-a încălcat obligaţiile contractuale dacă aceasta este împiedicată să le îndeplinească de forţa majoră. Fără a prejudicia Articolele 12.2 şi 12.3, Partea care se confruntă cu forţa majoră va informa cealaltă Parte fără întârziere, menţionând natura, durata probabilă şi efectele previzibile ale problemei şi va lua toate măsurile pentru reducerea posibilelor prejudicii.

11.6 Obligaţiile de plată ale Autorităţii Contractante prevăzute prin acest Contract vor înceta la 18 luni de la sfârşitul perioadei de implementare precizată prin Articolul 2 din Condiţii Speciale, cu excepţia cazului în care Contractul încetează în conformitate cu prevederile Articolului 12.

Articolul 12 - Încetarea Contractului

12.1 Dacă una dintre Părţi consideră că Contractul nu mai poate fi executat eficient sau în mod corespunzător, aceasta se va consulta cu cealaltă Parte. Dacă nu se poate ajunge la un acord asupra unei soluţii, oricare Parte poate înceta Contractul prin notificare în scris cu 60 de zile în avans, fără a i se cere să plătească compensaţii.

12.2 Autoritatea Contractantă poate înceta Contractul, fără notificare prealabilă şi fără plata vreunei compensaţii, atunci când Beneficiarul:

a) nu reuşeşte, fără justificare, să îndeplinească oricare dintre obligaţiile asumate şi, după ce a fost atenţionat printr-o scrisoare să îşi execute acele obligaţii, continuă să nu le dea curs sau nu prezintă explicaţii satisfăcătoare în termen de 30 de zile de la trimiterea scrisorii;

b) este în faliment sau în curs de lichidare, a intrat în administrarea unei autorităţi judiciare, este implicat în acorduri cu creditorii, şi-a suspendat activităţile, este subiect al procedurilor vizând aceste aspecte sau este într-o situaţie similară ca urmare a

51

aplicării unei proceduri similare prevăzute în legislaţia sau reglementările naţionale în vigoare;

c) a suferit condamnări privind conduita profesională, printr-o hotărâre judecătorească rămasă definitivă (res judicata) (ex. împotriva căreia nu este posibil nici un apel), sau este vinovat de grave erori profesionale dovedite prin orice mijloace justificate;

d) se angajează în orice act de fraudă sau corupţie sau este implicat într-o organizaţie ilegală sau orice altă activitate ilegală în detrimentul intereselor financiare ale Guvernului României sau Comunităţii Europene: acestea sunt valabile şi pentru parteneri, subcontractanţi şi agenţi ai Beneficiarului;

e) îşi schimbă personalitatea juridică, cu excepţia cazului în care se întocmeşte un amendament cu privire la această modificare;

f) nu respectă prevederile Articolelor 2, 4 şi 10;

g) face declaraţii false sau incomplete pentru a obţine finanţarea nerambursabilă prevăzută în Contract sau întocmeşte rapoarte care nu reflectă realitatea.

12.3 În cazul încetării, Beneficiarul va avea dreptul la plata finanţării nerambursabile numai pentru acea parte a Proiectului care a fost implementată, excluzând costurile legate de angajamentele curente care se vor implementa după încetare. În acest scop, Beneficiarul va înainta o cerere de plată şi un raport final în conformitate cu Articolul 2.

12.4 Cu toate acestea, în cazul încetării Contractului din vina Beneficiarului în conformitate cu Articolul 12.1 şi în cazurile specificate în Articolul 12.2 d), e) şi g), Autoritatea Contractantă poate cere restituirea parţială sau integrală a sumelor deja plătite din finanţarea nerambursabilă, proporţional cu gravitatea faptelor în cauză şi după ce i s-a permis Beneficiarului să transmită observaţiile sale.

12.5 Înainte de sau în momentul încetării Contractului în cazurile prevăzute în prezentul Articol, Autoritatea Contractantă poate suspenda plăţile, ca măsură de precauţie, fără notificare prealabilă.

12.6 Acest Contract încetează automat dacă nu s-a efectuat nici o plată în termen de 12 luni de la semnare.

Articolul 13 - Soluţionarea litigiilor

13.1 Soluţionarea litigiilor se va face în conformitate cu prevederilor legislaţiei române in materie.

13.2 Părţile vor face tot posibilul pentru a soluţiona pe cale amiabilă orice litigiu apărut între ele în cursul implementării acestui Contract. În acest scop, îşi vor comunica în scris poziţiile şi orice soluţie pe care o consideră posibilă şi se vor întâlni la solicitarea oricăreia dintre Părţi. Părţile trebuie să răspundă solicitării făcute în vederea soluţionării amiabile în termen de 30 de zile. După expirarea acestui termen, sau dacă încercarea de a ajunge la o soluţie pe cale amiabilă nu a dus la un acord în termen de 120 de zile de la prima solicitare, oricare dintre Părţi poate notifica celeilalte faptul că ea consideră că procedura a eşuat.

52

13.3 În cazul în care procedurile de mai sus eşuează, oricare dintre Părţi poate aduce litigiul în faţa instanţelor naţionale competente.

Articolul 14 - Legea aplicabilă şi limba Contractului

14.1 Limba Contractului şi a tuturor comunicărilor scrise este limba română.14.2 Legislaţia română guvernează toate aspectele nereglementate în Contract.

PREVEDERI FINANCIARE

Articolul 15 - Costuri eligibile

15.1 Regulile de eligibilitate pentru costurile realizate în cadrul proiectului sunt prevăzute în deciziile de stabilire a normelor de punere în aplicare a deciziile de instituire a Fondurilor.

15.2 Pentru a fi considerate eligibile drept costuri directe pentru Proiect, costurile trebuie:

- să fie necesare pentru derularea Proiectului, să fie prevăzute în Contract şi să respecte principiile unui management financiar sănătos, în mod special în privinţa eficienţei economice şi a raportului cost/beneficii;- să fie realizate în perioada de implementare a Proiectului, aşa cum este aceasta definită în Articolul 2 din Condiţii Speciale, indiferent de momentul plăţii efective de către Beneficiar sau partenerii săi; aceasta nu afectează eligibilitatea costurilor pentru auditul final, care pot fi realizate în termen de 30 de zile de la finalizarea Proiectului;- să fie înregistrate în contabilitatea şi documentele fiscale ale Beneficiarului sau ale partenerilor acestuia şi să fie identificabile şi verificabile, şi să fie susţinute de actele şi documentele justificative originale corespunzătoare.

15.3 Prin respectarea celor de mai sus şi a dispoziţiilor Anexei IX, în conformitate cu prevederile deciziilor comunitare aplicabile Programului anual, următoarele costuri directe vor fi eligibile:

costuri pentru personal costuri de transport şi subzistenţă inchirieri de imobile cheltuieli pentru achiziţii sau închirieri de echipamente achiziţii de consumabile, furnituri si servicii generale subcontractări costuri generate de cerinţele finanţării UE onorariile expertilor costuri indirecte

15.4 Următoarele costuri nu vor fi considerate eligibile: TVA, cu exceptia cazului in care beneficiarul face dovada ca nu o poate recupera; rentabilitatea capitalului, costuri aferente datoriei si serviciului datoriei, dobanzi

debitoare, comisioane la schimbul valutar si pierderi la schimbul valutar, provizioane pentru pierderi sau potentiale pasive viitoare, dobanzi datorate, creante indoielnice, amenzi, penalitati financiare, costuri de judecata si cheltuieli excesive sau nechibzuite;

costuri de reprezentare exclusiv pentru personalul proiectului. Sunt permise costuri de protocol rezonabile pentru evenimente sociale justificate de proiect, cum ar fi un eveniment organizat la sfarsitul proiectului sau reuniunile echipei de coordonare a proiectului;

53

costuri declarate de catre beneficiarul final si acoperite de catre un alt proiect sau program de lucru care primeste finantare din partea Comunitatii;

cumpararea de terenuri si cumpararea, construirea si renovarea de bunuri imobile; costuri de personal pentru functionarii care contribuie la punerea in aplicare a

proiectului indeplinind sarcini care fac parte din atributiile lor obisnuite; contributii in natura.

15.5 O sumă globală care nu depăşeşte 20% din costurile directe eligibile ale Proiectului, poate fi utilizată ca şi costuri indirecte pentru a acoperi costurile administrative/de regie efectuate de Beneficiar pentru Proiect. Totuşi, acest procentaj este de maxim 10% în cazul în care subcontractarea depăşeşte 40% din costurile directe eligibile.Costurile indirecte sunt eligibile numai dacă nu includ costuri ce pot fi prevăzute în alte capitole din bugetul Contractului.Costurile indirecte sunt neeligibile dacă Beneficiarul primeşte pe de altă parte o finanţare nerambursabilă care acoperă exclusiv costurile de funcţionare ale organizaţiei (grant operaţional) din partea Comisiei Europene şi/sau unei autorităţi naţionale.

15.6 În cazuri justificate în mod corespunzător, contribuţia Beneficiarului şi a partenerilor din cadrul Proiectului poate fi alcătuită în parte din contribuţii sub forma activităţilor desfăşurate de funcţionari permanenţi angajaţi de către aceste organisme şi implicaţi în proiect. Aceste costuri nu sunt eligibile sub formă de costuri directe de personal sau indirecte, ci sub formă de costuri acoperite din venituri alocate.Prin „funcţionar” se înţelege un angajat al unei instituţii sau autorităţi publice al cărui statut este reglementat de prevederile naţionale aplicabile personalului din sectorul public.

Articolul 16 - Plăţi şi dobânzi pentru plăţi întârziate

16.1 Autoritatea Contractantă va face plăţi către Beneficiar, conform următoarelor procentaje :

• un avans de maxim 50% din suma finanţării nerambursabile menţionată în Condiţiile Speciale. Pentru aceasta, Beneficiarul va transmite către Autoritatea Contractantă următoarelor documente:

a) Contractul semnat de ambele Părţib) o cerere de plată (conform modelului ataşat ca Anexa IV)

Autoritatea Contractantă va efectua plata în termen de 45 de zile de la data primirii documentelor solicitate. În cazul în care, în contul Autorităţii Contractante nu au fost viraţi banii primiţi de la Comisia Europeană, termenul va curge de la data primirii acestora.

• o tranşă ulterioară de maxim 40%, plătită tot ca avans (plată intermediară), din suma finanţării nerambursabile menţionată în Condiţiile Speciale. Pentru aceasta, Beneficiarul va transmite către Autoritatea Contractantă următoarele documente:

a) o cerere de plată conform modelului din Anexa IV,b) un raport intermediar în conformitate cu Articolul 2.4, c) un raport de audit, dacă este cerut conform Articolul 16.5,d) copii ale documentelor de înregistrare în contabilitate şi documentelor justificative de plată, din care să rezulte valoarea sumei plătite de către Beneficiar

Autoritatea Contractantă va efectua plata în termen de 45 de zile de la data aprobării raportului intermediar . În cazul în care, în contul Autorităţii Contractante nu au fost viraţi banii de la Comisia Europeană, termenul va curge de la data primirii acestora.

54

Plata tranşei intermediare nu poate fi făcută decât dacă cheltuielile efective, din partea care este finanţată de Autoritatea Contractantă (prin aplicarea procentului stabilit în Condiţii Speciale) reprezintă cel puţin 80% din suma plătită în tranşa precedentă, conform justificărilor din raportul intermediar şi, unde este cazul, din raportul de audit conform Articolul 16.6. Suma totală a plăţilor efectuate în avans (prima şi a doua tranşă de prefinanţare) nu poate depăşi 90% din suma finanţării nerambursabile menţionată în Condiţiile Speciale.

• o tranşă finală reprezentând diferenţa de plată faţă de suma finanţării nerambursabile prevăzută în Condiţiile Speciale. Pentru aceasta, Beneficiarul va transmite către Autoritatea Contractantă următoarele documente:

a) o cerere de plată conform modelului ataşat ca Anexa IV,b) un raport final, în conformitate cu Articolul 2.4, c) un raport de audit, în conformitate cu Articolul 16.5,d) copii ale documentelor de înregistrare în contabilitate şi documentelor justificative de plată, din care să rezulte valoarea sumei plătite de către Beneficiar

Autoritatea Contractantă va efectua plata în termen de 45 de zile de la data aprobării raportului final. În cazul în care, în contul Autorităţii Contractante nu au fost viraţi banii primiţi de la Comisia Europeană, termenul va curge de la data primirii acestora.

16.2 Orice raport este considerat aprobat dacă nu se primeşte un răspuns scris al Autorităţii Contractante în termen de 30 de zile de la data primirii acestuia însoţit de documentele cerute.Autoritatea Contractantă poate opri curgerea acestui termen limită prin notificarea Beneficiarului că raportul nu poate fi aprobat şi se consideră necesar să facă verificări suplimentare. În asemenea cazuri, Autoritatea Contractantă poate cere clarificări, modificări sau informaţii suplimentare care trebuie trimise în termen de 30 zile de la solicitarea lor. Curgerea termenului către data limită va fi reluată de la data primirii informaţiilor cerute.Rapoartele trebuie să fie prezentate conform Articolului 2.

16.2 Termenul limită de 45 de zile pentru plată menţionat în Articolul 16.1 de mai sus va expira la data la care contul Autorităţii Contractante este debitat. Fără a afecta Articolul 12.5, Autoritatea Contractantă poate opri curgerea acestui termen limită prin notificarea Beneficiarului că cererea de plată nu poate fi acceptată, fie pentru că suma în discuţie nu este datorată, fie pentru că documentele justificative corespunzătoare nu au fost furnizate sau se consideră necesar să se facă verificări suplimentare, inclusiv verificări la faţa locului pentru a se asigura că cheltuielile sunt eligibile. Curgerea termenului către data limită va fi reluată de la data la care va fi înregistrată o cerere de plată corect formulată.

16.3 Din momentul expirării termenului limită prevăzut mai sus, Beneficiarul (cu excepţia cazurilor în care Beneficiarul este un departament guvernamental sau o entitate publică) poate, în termen de 2 luni de la data încasării cu întârziere a plăţii, solicita dobânzi pentru întârziere la rata aplicată de Banca Naţională a României principalelor tranzacţii de refinanţare în lei, valabilă în prima zi a lunii în care a expirat termenul limită, plus 3,5 puncte procentuale. Dobânda va fi aplicată perioadei dintre data la care expiră termenul de plată (exclusiv) şi data la care este debitat contul Autorităţii Contractante (inclusiv). Această dobândă nu va fi considerată venit în conformitate cu prevederile Articolului 17.3. Orice plată parţială va acoperi mai întâi dobânzile astfel stabilite.

16.4 Zilele, în sensul prezentului articol, se referă la zile calendaristice.

55

16.5 Un raport de audit al conturilor Proiectului, realizat de un auditor extern autorizat, care este membru al unui organism recunoscut pe plan naţional/internaţional, organism de supraveghere a efectuării auditului cu respectarea standardelor de audit în vigoare, se va ataşa la:- cererea de plată intermediară dacă suma totală a avansurilor, plata precedentă şi cea actuală depăşeşte 250.000 lei;- orice cerere de plată care depăşeşte 250.000 lei pentru un an financiar pentru un singur contract de finanţare nerambursabilă.- cererea de plată finală;

Prin raportul de audit, auditorul certifică faptul că datele din situaţia financiară depusă (venituri şi cheltuieli) sunt exacte, reale şi justificate cu documente justificative adecvate şi identifică costuri eligibile angajate în conformitate cu Contractul. Sumele pe care raportul de audit le certifică a fi angajate în conformitate cu Contractul vor fi deduse din suma totală plătită (avansul şi plata intermediară) prin Contract.În cazul în care Beneficiarul este un departament guvernamental sau o entitate publică, Autoritatea Contractantă îl poate excepta de la cerinţa auditării.

16.6 Plăţile datorate de Autoritatea Contractantă se vor efectua în contul sau subcontul specific de Proiect, precizat în fişa de identificare financiară din Anexa V, şi care identifică fondurile plătite de Autoritatea Contractantă.

16.7 Autoritatea Contractantă va efectua plăţi în moneda naţională, în conformitate cu Condiţiile Speciale. Orice conversie în moneda naţională a costurilor reale efectuate în alte monede se va face la rata de schimb InforEuro, publicată de Comisia Europeană, pentru ultima zi lucrătoare a lunii care precede luna în care cheltuiala a fost înregistrată în contabilitate, dacă nu se prevede altfel în Condiţiile Speciale.

În cazul unor fluctuaţii excepţionale ale ratei de schimb, Părţile se vor consulta cu privire la restructurarea Proiectului în scopul reducerii impactului unor astfel de fluctuaţii. Dacă este necesar, Autoritatea Contractantă poate lua şi alte măsuri suplimentare.

16.8 Orice dobândă sau beneficii echivalente rezultate din suma totală plătită ca avans (cele două tranşe de prefinanţare) de Autoritatea Contractantă către Beneficiar vor fi menţionate în rapoartele intermediar şi finale şi returnate Autorităţii Contractante la cererea acesteia, în conformitate cu Articolul 18. Acestea nu sunt luate în considerare la calcularea sumei totale plătită ca avans din Contract.

Articolul 17 – Înregistrările în contabilitate şi verificările tehnice şi financiare

17.1 Beneficiarul va menţine înregistrări periodice şi exacte în contabilitate, referitoare la implementarea Proiectului, folosind un sistem de evidenţă contabilă în partidă dublă, ca parte a contabilităţii proprii sau adiacent acesteia. Acest sistem dedicat va fi implementat cu respectarea procedurile impuse de practica profesională. Pentru fiecare Proiect trebuie realizate înregistrări separate în contabilitate, care să evidenţieze toate veniturile şi cheltuielile. Înregistrările în contabilitate trebuie să poată oferi cu precizie detalii privind dobânda provenind din fondurile plătite de Autoritatea Contractantă.

17.2 Beneficiarul va permite Curţii de Conturi şi altor autorităţi competente naţionale sau comunitare să verifice, prin examinarea documentelor sau prin inspecţii la faţa locului, implementarea Proiectului, şi să realizeze, dacă este necesar, un audit complet pe baza documentelor justificative, a documentelor de înregistrare în contabilitate şi a oricăror alte

56

documente relevante pentru finanţarea Proiectului. Aceste inspecţii pot să aibă loc în următorii zece ani după plata finală. În acest scop, Beneficiarul se angajează să permită personalului sau agenţilor autorităţilor competente naţionale sau din cadrul Comisiei Europene, accesul în locurile şi spaţiile unde se implementează Proiectul, inclusiv accesul la sistemele informatice şi la toate documentele şi bazele de date privind managementul tehnic şi financiar al Proiectului. De asemenea, Beneficiarul se angajează că va lua toate măsurile pentru a facilita munca acestora. Accesul agenţilor autorităţilor competente naţionale sau din cadrul Comisiei Europene se face în condiţiile păstrării confidenţialităţii faţă de terţi, fără a prejudicia obligaţiile de drept public cărora le sunt supuse. Documentele trebuie să fie accesibile şi arhivate astfel încât să permită o verificare uşoară, iar Beneficiarul este obligat să informeze Autoritatea Contractantă asupra adresei exacte unde acestea sunt păstrate.

17.3 Documentele la care se face referire în Articolul 17.2 includ:

A. Achiziţii de lucrări, bunuri şi servicii:c) oferte de la furnizori;d) contracte şi comenzi;e) facturi şi ordine de plată; dacă bunurile provin din stocurile Beneficiarului, facturile vor reflecta preţul plătit la data achiziţiei; o copie a facturii de achiziţie trebuie să fie ataşată;f) pentru carburanţi şi uleiuri, Beneficiarul va ţine evidenţa distanţelor parcurse, a consumului mediu al vehiculelor folosite, a costurilor carburanţilor şi a costurilor de întreţinere.

B. Costuri de personal:g) evidenţa cheltuielilor cu personalul local angajat pe perioadă determinată, menţionând sumele plătite ca remuneraţie, certificate corespunzător de persoana responsabilă la nivel local, cu detalierea salariului brut, a taxelor şi contribuţiilor la asigurările sociale şi a salariului net;h) evidenţa cheltuielilor cu personalul din afara ţării, pe luni de muncă efectivă; cheltuielile vor fi evaluate pe baza costurilor unitare pe unităţi de timp efectiv lucrate şi verificabile şi vor fi detaliate în salariu brut, taxe şi contribuţii la asigurările sociale şi salariu net.i) listele experţilor şi participanţilor, cu date de identificare şi semnături

17.4 Beneficiarul garantează că drepturile Comisiei Europene, şi ale autoritatilor abilitate sa realizeze auditări pentru astfel de finanţări nerambursabile, verificări şi controale vor fi aplicabile în mod egal, în aceleaşi condiţii şi în conformitate cu aceleaşi reguli ca şi cele stabilite în acest Articol 17, şi pentru partenerii şi contractanţii Beneficiarului.

Articolul 18 - Suma finală a finanţării acordate de către Autoritatea Contractantă

18.1 Suma totală ce urmează a fi plătită de Autoritatea Contractantă Beneficiarului nu poate depăşi finanţarea nerambursabilă maximă stabilită în Condiţiile Speciale, chiar dacă cheltuielile totale efectiv făcute depăşesc bugetul total estimat stabilit în Anexa III.

18.2 Dacă la sfârşitul Proiectului costurile eligibile sunt mai mici decât costul total estimat precizat în Condiţiile Speciale, contribuţia Autorităţii Contractante se va limita la suma obţinută prin aplicarea procentului prevăzut în Condiţiile Speciale la costurile eligibile efective aprobate de Autoritatea Contractantă.

18.3 Beneficiarul acceptă că finanţarea nerambursabilă nu poate în nici un caz să rezulte într-un profit pentru el şi că trebuie să se limiteze la suma necesară pentru echilibrarea veniturilor cu cheltuielile pentru Proiect. Profitul se defineşte astfel:

57

- În cazul unei finanţări nerambursabile pentru un Proiect, un surplus al intrărilor faţă de costurile Proiectului în cauză, atunci când este făcută cererea de plată finală. Cu toate acestea, în cazul proiectelor concepute special pentru întărirea capacităţii financiare a Beneficiarului, profitul se defineşte ca distribuirea suplusului de venituri, rezultat din activitatea sa, către membrii organismului beneficiar, conducând la îmbogăţirea lor personală.- În cazul unei finanţări nerambursabile, un excedent faţă de bugetul operaţional al Beneficiarului.

18.4 În plus, şi fără prejudicierea dreptului de încetare a Contractului în conformitate cu Articolul 12.2, dacă Proiectul nu este implementat sau este implementat necorespunzător, parţial sau cu întârziere, Autoritatea Contractantă poate, printr-o decizie temeinic justificată, să reducă finanţarea nerambursabilă prevăzută iniţial, pentru alinierea ei cu implementarea efectivă a Proiectului în baza termenilor precizaţi în Contract.

Articolul 19 - Restituirea finanţării nerambursabile

19.1 Beneficiarul se angajează să ramburseze Autorităţii Contractante orice sume plătite în plus faţă de suma finală datorată, în termen de 45 de zile de la primirea unei solicitări în acest sens.

19.2 Dacă Beneficiarul nu va reuşi să ramburseze astfel de sume în termenul stabilit la art. 19.1, Autoritatea Contractantă poate (cu excepţia cazurilor în care Beneficiarul este un departament guvernamental sau o entitate publică) să majoreze sumele datorate adăugând o dobândă astfel:- la rata de refinanţare aplicată de Banca Naţională a Romaniei valabilă în prima zi a lunii în care a expirat termenul limită, plus 3,5 puncte procentuale. Dobânda se aplică pe perioada cuprinsă între data expirării termenului limită fixat de Autoritatea Contractantă (exclusiv) şi data plăţii efective (inclusiv). Orice plăţi parţiale vor acoperi în primul rând dobânda astfel stabilită.

19.3 Sumele care vor trebui rambursate Autorităţii Contractante pot fi scăzute din sumele de orice fel cuvenite Beneficiarului. Aceasta nu va afecta dreptul Părţilor de a conveni asupra plăţilor în mai multe tranşe.

19.4 Taxele bancare apărute la rambursarea sumelor datorate Autorităţii Contractante vor fi exclusiv în sarcina Beneficiarului.

58

Anexa IV: Cererea de plată standard

Data cererii de plată: .........................

Numărul de referinţă pentru contract: IF/08.02 - ......Titlul proiectului de finanţare nerambursabilă: ........................Numele şi adresa beneficiarului: .........................Cererea de plată numărul: .........Perioada acoperită de cererea de plată: .................

Către

Oficiului Român pentru Imigrări Domnului .................................

Subsemnatul ...................... în calitate de ....................., solicit plata avansului în cadrul contractului menţionat mai sus.Suma cerută, în conformitate cu prevederile art. 4.2 din Condiţiile Speciale ale Contractului, este următoarea ...........

S-au anexat următoarele documente suport:- contractul semnat ( pentru plata avansului)- garanţia financiară ( atunci când este cazul)- raportul intermediar (pentru plata intermediară)- raport final de implementare ( pentru plata finală)- raportul de audit (atunci când este cazul)- documentele suport (documente justificative de plată, raporte de activitate, documente care să ateste prezenţa la activităţi, alte documente din care să reiasă activitatea efectiv desfăşurată şi rezultatele atinse)16

Plata trebuie făcută în următoarele conturi:..........................

<Funcţia şi numele reprezentantului Beneficiarului>

<Semnătura>

16 Lista documentelor solicitate se stabileşte de Autoritatea Contractantă în funcţie de specificul proiectului59

Anexa V: Formular tip - Identificare Financiara

IDENTIFICARE FINANCIARĂ

TITULARUL CONTULUI

NUMELE

ADRESA

ORAŞ/MUNICIPIU COD POŞTAL

ŢARA COD TVA

PERS. CONTACT

TELEFON FAX

E - MAIL

BANCĂNUMELE BĂNCII

ADRESA SUCURSALEI

ORAŞ/MUNICIPIU COD POŞTAL

ŢARA

NUMĂR CONT

IBAN

OBSERVAŢII:

ŞTAMPILĂ BANCĂ+SEMNĂTURĂ REPREZENTANT BANCAR DATA ŞI SEMNĂTURA TITULARULUI DE CONT:

(Ambele obligatorii) (Obligatoriu)

60

Anexa VI

ACT ADITIONAL Nr….. Pentru Contractul IF/08.02-…………

Intre

Oficiul Român pentru Imigrări (“Autoritatea Contractanta”), pe de o parte,

si

<Numele Beneficiarului, adresa, cod fiscal ................>, ("Beneficiarul"), de cealalta parte,

Suntem de acord cu următoarele:

Urmatoarele date ale Contractului IF/08.02-………: “....................<titlul>.........”, incheiat intre Autoritatea Contractanta si Beneficiarul in < data > ("Contractul") este imediat completat dupa cum urmeaza:

Articolul < numar > < titlu > < textul articolului >

se modifică şi va avea următorul cuprins

< textul noului articol amendat >

Sau

Anexa < numar > < titlu > < textul anexei/paragrafului>

se modifică şi va avea următorul cuprins

< textul noii versiuni a Anexei >

Toti ceilalti termeni si conditii pentru Contract [si actele aditionale anterioare] raman neschimbate. Acest act aditional va intra in vigoare la data ultimei semnaturi a Partilor.

Pentru Beneficiar Pentru Autoritatea Contractanta

Nume Nume

Semnatura Semnatura

Data Data

Pentru Autoritatea Responsabila

61

Nume

Semnatura

Data

Anexa VII

Proceduri de achiziţie

Dacă implementarea Proiectului necesită efectuarea de achiziţii de către Beneficiar, contractul trebuie să fie atribuit ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic (adică oferta care prezintă cel mai bun raport preţ/calitate), în concordanţă cu principiile transparenţei şi concurenţei loiale între potenţialii contractori şi cu evitarea oricărui conflict de interese.

În cazul în care Beneficiarul foloseşte serviciile unui intermediar în vederea achiziţionării, acesta trebuie să respecte aceleaşi reguli ca şi Beneficiarul.

Toate achiziţiile efectuate de către beneficiar pentru îndeplinirea obiectivelor contractului de finanţare nerambursabilă vor fi efectuate cu respectarea prevederilor legislaţiei naţionale privind achiziţiile publice (Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34 din 19.04.2006, privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, publicată în Monitorul Oficial al României, partea I, nr. 418 din 15.05.2006, cu modificările şi completările ulterioare).

În cazul nerespectării regulilor la care se face referire mai sus, cheltuielile pentru operaţiunile în discuţie sunt considerate neeligibile în cadrul contractului de finanţare nerambursabilă.

Autoritatea Contractantă va efectua verificări ulterioare („ex-post”) asupra modului în care beneficiarii au respectat aceste reguli.

62

Anexa VIII

REGULI DE VIZIBILITATEpentru proiectele finanţate din Programul general „Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii”

derulate la nivelul Beneficiarilor

1. Obiectivul prezentei strategii este de a promova activităţile desfăşurate şi rezultatele obţinute în cadrul proiectelor finanţate din Programul general „Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii” (Programul general), implementate de Beneficiarii Finali (BF).

2. Materialele de vizibilitate, publicaţiile şi evenimentele de presă pentru activităţile din cadrul proiectelor vor fi realizate în conformitate cu prevederile deciziilor emise de către Comisia Europeană.

3. Toate materialele promoţionale realizate în cadrul proiectelor finanţate de Uniunea Europeană, vor fi supuse analizei, avizării şi aprobării Autorităţii Contractante (AC). În cazul în care acestea nu sunt supuse avizării AC, costurile aferente vor fi considerate neeligibile.

4. Principalele grupuri ţintă ale prezentei Strategii sunt publicul larg (inclusiv cetăţenii străini) şi mass-media.

5. În cadrul proiectelor derulate, Beneficiarul final are următoarele obligaţii:- să informeze participanţii la activităţi cu privire la finanţarea din Programul general; - să folosească sigla Uniunii Europene, în conformitate cu standardele grafice indicate în prevederile comunitare. Sigla UE va fi insoţită de textul: „UNIUNEA EUROPEANA - Proiect finanţat prin Programul general „Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii”) - să producă şi să distribuie broşuri şi pliante în cadrul activităţilor derulate, în funcţie de situaţie. Pe materialele tipărite multicolor poate fi folosit timbrul UE-România împreună/sau în locul simbolului Uniunii Europene. În cazul în care înlocuieşte simbolul Uniunii Europene, timbrul va fi însoţit de textul: „Proiect finanţat de UNIUNEA EUROPEANĂ”); - în cadrul seminariilor, conferinţelor şi conferinţelor de presă să fie expună un steag al Comisiei Europene şi titlul proiectul în cadrul căruia se desfăşoară acestea; - să expună panouri temporare cât mai vizibil în faza construcţiei la locul şantierului (în cazul proiectelor în cadrul cărora se efectuează lucrări); - să instaleze plăci de amplasare permanentă la finalizarea structurilor permanente; - în cazul echipamentelor, să indice prin aplicarea unor autocolante că achiziţiile respective au fost efectuate din Programul general.

6. În cazul campaniilor de sensibilizare, educare sau informare ce au ca grup ţintă publicul larg şi/sau anumite categorii de persoane, BF va cere aprobarea prealabilă a AC pentru conceptul campaniei. Acesta va fi trimis la AC spre aprobare cu cel puţin 7 zile lucrătoare înaintea lansării campaniei propriu-zise.

63

7. Afişele vor conţine, ca elemente de identitate, sigla UE şi/sau timbrul UE-România, alături de siglele AC, Autorităţii Responsabile (AR) şi BF. BF va trimite conceptul afişului la AC spre aprobare cu cel puţin 7 zile lucrătoare înaintea datei prevăzute pentru intrarea la tipar.

8. Publicaţiile vor avea tipărite pe prima copertă sigla Uniunii Europene, AC, AR şi BF. Pe ultima copertă se plasează o casetă , ce va conţine următoarele:- Programul general „Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii”- Fondul ...../Programul .....- Proiect .....- editorul materialului- data publicării - textul: “Conţinutul acestui material nu reprezintă în mod necesar poziţia oficială a Uniunii

Europene”.- adresa de sesizări: ............Principiile menţionate mai sus se aplică, de asemenea, şi materialelor audio-video.BF va trimite publicaţia la AC spre aprobare cu cel puţin 7 zile lucrătoare înaintea datei prevăzute pentru intrarea la tipar.

9. Bannerele vor fi inscripţionate cu următoarele informaţii:- Programul general „Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii”- Fondul ...../Programul .....- Proiect .....- sigla Uniunii Europene;- siglele autorităţilor implicate în derularea proiectelor;- siglele AC, AR şi BF;Conceptul bannerului va fi trimis către AC pentru aprobare cu cel puţin 7 zile lucrătoare înaintea realizării.

10. Publicitatea lucrărilor executate în cadrul proiectelor va fi asigurată prin panouri (de la începerea lucrărilor până la recepţia finală) şi plăci de amplasare permanentă (începând cu recepţia la terminarea lucrărilor). În cadrul lucrărilor finalizate, BF va fixa o placă permanent proeminent care va indica următoarele:- Programul general „Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii”- Fondul ...../Programul .....- Proiect .....- sigla Uniunii Europene;- siglele autorităţilor implicate în derularea proiectelor;- siglele AC, AR şi Beneficiarului;- menţiunea „Proiect finanţat de UNIUNEA EUROPEANĂ”.Conceptul panoului/plăcii de amplasare permanentă va fi transmis la AC cu cel puţin 7 zile lucrătoare înaintea realizării, pentru aprobare.

11. În cazul achiziţionării de active fixe mijloacele de identificare ale acestora sunt autocolantele. Mărimea autocolantelor depinde de suprafaţa disponibilă pentru afişare.Obligatoriu, sigla ce trebuie aplicată pe autocolant este cea a Uniunii Europene.Conceptul autocolantului va fi transmis pentru aprobare la AC cu cel puţin 7 zile lucrătoare înaintea datei prevăzute pentru realizare.

12. Pentru a facilita inventarierea activelor fixe, toate echipamentele achiziţionate vor avea fixate plăcuţe de tip metalic sau similar, de dimensiunea 75 mm x 35 mm, incluzând sigla Uniunii Europene şi textul:Programul general „Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii”Fondul ....../Programul anual ....Proiect ....Contract nr. .........../Lot nr............/Articol nr............../Seria nr....................

64

13. În cazul în care se doreşte realizarea unor materiale de promovare de dimensiuni mici (căni, pixuri, mape, genţi etc.) se va avea în vedere inserarea siglei Uniunii Europene propuse, iar dacă există spaţiu corespunzător se va insera şi titlul proiectului. Conceptul va fi trimis la AC spre aprobare cu cel puţin 7 zile lucrătoare înaintea datei prevăzute pentru realizare.

14. Relaţiile cu presa includ următoarele instrumente de comunicare: comunicate de presă, conferinţe de presă, vizite de presă.

15. În ceea ce priveşte comunicatele de presă, BF organizează cel puţin o activitate de informare în cadrul unui proiect. Comunicatul de presă trebuie transmis către AC pentru aprobare, cu cel puţin 7 zile lucrătoare înaintea datei prevăzute pentru transmitere.

16. Conferinţa de presă se organizează atunci când informaţia destinată publicului justifică o întâlnire cu presa, permiţând astfel ezbaterea publică. Astfel de cazuri pot fi: proiectul a trezit deja un interes major în media; proiectul reprezintă o noutate/o realizare deosebită pentru un anumit sector; proiectul este complicat şi necesită multe explicaţii/clarificări etc.Planul conferinţei de presă şi lista publicaţiilor invitate trebuie transmise către AC pentru aprobare, cu cel puţin 7 zile lucrătoare înainte de desfăşurare.

17. Planul oricărei alte activităţi care presupune implicarea mass-media se transmite către AC pentru aprobare, cu cel puţin 7 zile lucrătoare înainte de demarare.

18. Materialele cu privire la proiectele derulate, care apar pe paginile web, trebuie transmise către AC pentru aprobare, cu cel puţin 7 zile lucrătoare înainte de publicare.

65

Anexa IX

Raport lunar17

<Funcţia şi numele reprezentantului Beneficiarului>

17 Forma raportului poate fi modificată, funcţie de noile cerinţe impuse de autorităţile comunitare/naţionale competente.

66

<Semnătura>

Anexa X:

Raport intermediar18

A se trimite catre:

Oficiul Roman pentru Imigrari Str. Lt.col. C-tin Marinescu nr. 15A, Sector 5, Bucuresti

Programul anual 2008 / Fondul European pentru Integrarea resortisanţilor ţărilor terţe Numarul şi titlul proiectului: IF/08.02 - ……. …………………………………..Beneficiar ……………………………………………………………………………. (numele persoanei de contact, organizatia, adresa, fax, telefon, e-mail)Data: …… (cand 80% din plata iniţială a fost cheltuită).

A. RAPORT TEHNIC

1.Descrierea echipei de management a proiectului, aranjamente de implementare, contabilitate si sistemul de monitorizare

2. Descriere scurta a proiectului (max. 1 pagina)

3. Stadiu de implementare (activitati desfăşurate şi rezultatele/stadiile obţinute în relaţie cu calendarul de implementare propus şi prevederile proiectului, (pre-)conditii realizate) (max. 3 pagini).

4. Informatii şi actiuni de publicitate realizate. Descrierea detaliata a modului in care a fost asigurată vizibilitatea proiectului şi a finanţării Comisiei. (max. 1 pagina)

5. Informatii privind controalele specifice desfasurate de Autoritatea Contractantă, Autoritatea Responsabila si alte institutii nationale/UE competente (constatari sau recomandari ale rapoartelor de evaluare si masurile ulterioare luate de Benefiar– max 2 pagini)

6. Problemele intampinate in cadrul proiectului (inclusiv neregulile si masurile corective (max 2 pagini)

7. Informatii privind riscurile aparute in cadrul activitatilor si masurile corective necesare (max 1 pagina).

8. Amendamente necesare (daca sunt aplicabile).

9. Calendarul de implementare – ultima variantă aprobată (anexat)

18 Idem 16.67

B. RAPORT FINANCIAR

PROGRAMUL ANUAL 2008 / Fondul European pentru Integrarea resortisanţilor ţărilor terţeACTIUNE: ..................................BENEFICIAR: ....................................PROIECT: .......................................Situatia la data de: ....................Plata (plăţile) aferentă (aferente) prefinanţării primite de la AC: ..................... Lei

Categorii de cheltuieli Programate Angajate PlătiteTotal Finanţare AC Contribuţie

BF%

finanţare AC

Total Finanţare AC Contribuţie BF

% finanţare

AC

Total Finanţare AC Contribuţie BF

% finanţare AC

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12I. Costuri directe- personal- transport, subziistenţă- echipamente- închirieri imobile- consumabile, furnituri, servicii generale- subcontractări- costuri lşegate de cerinţele finanţării UE- onorariile experţilorII. Costuri indirecte (20% din CD)III. Costuri din venituri alocate

TOTAL PROIECT

<Funcţia şi numele reprezentantului Beneficiarului>

<Semnătura>

68

Anexa XI:

Raport final19

A se trimite catre:

Oficiul Roman pentru Imigrari Str. Lt.col. C-tin Marinescu nr. 15A, Sector 5, Bucuresti

Programul anual 2008 / Fondul European pentru Integrarea resortisanţilor ţărilor terţe Numarul şi titlul proiectului: IF/08.02 - ……. …………………………………..Beneficiar ……………………………………………………………………………. (numele persoanei de contact, organizatia, adresa, fax, telefon, e-mail)Data: …… (cand 80% din plata iniţială a fost cheltuită).

B. RAPORT TEHNIC

1.Descrierea echipei de management a proiectului, aranjamente de implementare, contabilitate si sistemul de monitorizare

2. Descriere scurta a proiectului (max. 1 pagina)

3. Stadiu de implementare (activitati desfăşurate şi rezultatele/stadiile obţinute în relaţie cu calendarul de implementare propus şi prevederile proiectului, (pre-)conditii realizate) (max. 3 pagini).

4. Informatii şi actiuni de publicitate realizate. Descrierea detaliata a modului in care a fost asigurată vizibilitatea proiectului şi a finanţării Comisiei. (max. 1 pagina)

5. Informatii privind controalele specifice desfasurate de Autoritatea Contractantă, Autoritatea Responsabila si alte institutii nationale/UE competente (constatari sau recomandari ale rapoartelor de evaluare si masurile ulterioare luate de Benefiar– max 2 pagini)

6. Problemele intampinate in cadrul proiectului (inclusiv neregulile si masurile corective (max 2 pagini)

7. Informatii privind riscurile aparute pe parcursul implementării proiectului si masurile corective aplicate (max 1 pagina).

8. Amendamente la contract.

9. Calendarul de implementare – ultima variantă aprobată (anexat)

19 Idem 1669

B. RAPORT FINANCIAR

PROGRAMUL ANUAL 2008 / Fondul European pentru Integrarea resortisanţilor ţărilor terţeACTIUNE: ..................................BENEFICIAR: ....................................PROIECT: .......................................Situatia la data de: ....................Plata (plăţile) aferentă (aferente) prefinanţării primite de la AC: ..................... Lei

Categorii de cheltuieli

Programate Angajate PlătiteTotal Finanţare AC Contribuţie

BF%

finanţare AC

Total Finanţare AC Contribuţie BF

% finanţare

AC

Total Finanţarea AC datorată

% finanţare AC

Finanţarea AC plătită

Suma de plătit/recuperat

de către AC0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

I. Costuri directe- personal- transport, subziistenţă- echipamente- închirieri imobile- consumabile, furnituri, servicii generale- subcontractări- costuri lşegate de cerinţele finanţării UE- onorariile experţilorII. Costuri indirecte (20% din CD)III. Costuri din venituri alocate

TOTAL PROIECT

<Funcţia şi numele reprezentantului Beneficiarului>

<Semnătura>

70

Anexa F

C U R R I C U L U M V I T A E

DATE PERSONALE

Nume

Adresă

Telefon

Fax

E-mail

Naţionalitate

Data naşterii

EXPERIENŢĂ ÎN MUNCĂ

• Perioada (de la – la)• Numele şi adresa angajatorului

• Tipul activităţii sau sectorul• Ocupaţia şi funcţia deţinută

• Principalele activităţi şi responsabilităţi

• Perioada (de la – la)• Numele şi adresa angajatorului

• Tipul activităţii sau sectorul• Ocupaţia şi funcţia deţinută

• Principalele activităţi şi responsabilităţi

• Perioada (de la – la)• Numele şi adresa angajatorului

• Tipul activităţii sau sectorul• Ocupaţia şi funcţia deţinută

• Principalele activităţi şi responsabilităţi

• Perioada (de la – la)• Numele şi adresa angajatorului

• Tipul activităţii sau sectorul• Ocupaţia şi funcţia deţinută

• Principalele activităţi şi responsabilităţi

PREGĂTIRE

• Perioada (de la – la)• Numele şi tipul organizaţiei care a

asigurat pregătirea• Principalele materii/deprinderi

71

ocupaţionale acoperite• Denumirea calificării acordate

• Nivelul în clasificarea naţională (dacă este cazul)

• Perioada (de la – la)• Numele şi tipul organizaţiei care a

asigurat pregătirea• Principalele materii/deprinderi

ocupaţionale acoperite• Denumirea calificării acordate

• Nivelul în clasificarea naţională (dacă este cazul)

• Perioada (de la – la)• Numele şi tipul organizaţiei care a

asigurat pregătirea• Principalele materii/deprinderi

ocupaţionale acoperite• Denumirea calificării acordate

• Nivelul în clasificarea naţională (dacă este cazul)

DEPRINDERI ŞI COMPETENŢE PERSONALE

Dobândite de-a lungul vieţii sau carierei fără a fi necesar să fie atestate prin

certificate şi diplome oficiale

LIMBA MATERNĂ

LIMBI STRĂINE

• Citire• Scriere• Vorbire

• Citire• Scriere• Vorbire

DEPRINDERI ŞI COMPETENŢE SOCIALE

Stil de viaţă în medii multiculturale, unde comunicarea spiritul de echipă sunt trăsături esenţiale (de exemplu, cultura şi sporturile)

DEPRINDERI ŞI COMPETENŢE ORGANIZATORICE

Capacitatea de a coordona şi administra resurse umane, proiecte şi bugete; la serviciu, muncă voluntară (de ex. cultură şi sporturi), precum şi acasă.

72

DEPRINDERI ŞI COMPETENŢE TEHNICE

Computer, tipuri specifice de echipament, etc

DEPRINDERI ŞI COMPETENŢE ARTISTICE

Muzică, desen, etc.

ALTE DEPRINDERI ŞI COMPETENŢE

Competenţe care nu au fost menţionate mai sus

PERMIS(E) DE CONDUCERE

ALTE INFORMAŢII

Anexa G

73

DECLARATIE DE IMPARTIALITATE SI CONFIDENTIALITATE

Subsemnatul ____________________________, declar ferm ca sunt de acord sa particip la selecţia de proiecte mai sus mentionata. Prin aceasta declaratie confirm ca m-am familiarizat cu informatia pusa la dispozitite pina la momentul actual, legata de aceasta cerere de propuneri. Declar totodata ca imi voi executa atributiile si responsabilitatile din cadrul acestei evaluari in mod onest si corect.

Ma declar independent si neconstrins de catre aplicantii care asteapta sa iasa cistigatori din acest proces de evaluare. In deplina cunostinta de cauza declar ca din cunostintele mele, nu exista fapte sau circumstante in trecut sau prezent, sau care pot aparea intr-un viitor previzibil, care sa puna la indoiala independenta mea fata de orice parte implicata in procesul de evaluare. In situatia in care totusi, in timpul evaluarii se va dovedi ca exista relatii de dependenta intre mine si oricare parte implicata in procesul de evaluare, voi renunta imediat la a mai participa la procesul de evaluare.

Sunt de acord sa pastrez confidentialitatea tuturor informatiilor si documentelor care mi-au fost puse la dispozitie sau pe care le-am realizat pe parcursul evaluarii, sau ca rezultat al acesteia si sunt de acord sa le folosesc numai pentru si in folosul evaluarii si sa nu le comunic nici unei a treia parti. Sunt de asemenea de acord sa nu imi insusesc originale sau copii a nici unui document scris.

Informatiile confidentiale nu vor fi puse la dispozitia nici unui angajat sau expert decât cu conditia ca acesta sa accepte sa semneze aceasta declaratie.

Nume

Semnatura

Data

Anexa H

Referinţe normative

74

1. Legea numărul 122 din 4 mai 2006 privind azilul în România.

2. Ordonanţa Guvernului nr. 44/2004 privind integrarea socială a străinilor care au dobândit o formă de protecţie în România.

3. Hotărârea numărul 639 din 20 iunie 2007 privind structura organizatorică şi atribuţiile Oficiului Român pentru Imigrări (publicat în Monitorul Oficial nr. 426 din 26 iunie 2007).

4. Legea 350/2005 privind regimul finantarilor nerambursabile din fonduri publice alocate pentru activitati nonprofit de interes general, cu modificările şi completările ulterioare aduse de Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 84/2007

5. Ordonanţa de urgenţă numărul 34 din 19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii.

6. Decizia 435/2007/CE a Consiliului de instituire a Fondului european pentru integrarea resortisantilor tarilor terte pentru perioada 2007-2013, ca parte a Programului general „Solidaritate si gestionarea fluxurilor migratorii”, in ceea ce priveste sistemele de gestiune si control ale statelor membre, normele de gestiune administrativa si financiara si eligibilitatea cheltuielilor privind proiectele cofinantate de fond

7. Decizia Comisiei nr. 457/2008/CE de stabilire a normelor de punere in aplicare a Deciziei nr. 435/2007/CE.

Anexa I

OPIS75

Nr. crt.

Tip document Număr document

Fila Obs.

76