DM Watch 2009.pdf

DMWATCHPrima publicaþie periodicã dedicatã sistemelor de DDooccuummeenntt MMaannaaggeemmeenntt ºi soluþiilor complementare

Supliment Market Watch

�� Content ºi Document Management

în piaþa localã

�� Calea cãtre eGuvernare

�� Avatarurile legii nr. 135/2007

�� Document Management pentru:• sectorul public• sistemul medical• furnizorii de utilitãþi• instituþii bancare

Ediþia 2009 - 2010

FINWATCH

•• EELLOO DDIIGGIITTAALL •• EEMMCC •• EEZZDDOOCCXX •• FFIIVVEEPPLLUUSS •• iiQQUUEESSTT ••

•• RROO PPLLAANNEETT •• RROOPPAARRDDOO •• SSTTAARR SSTTOORRAAGGEE •• XXEERROOXX ••

2009 - 2010 3 D

WW

Aleea Negru Vodã nr. 6, bl. C3, sc. 3parter, 030775, sector 3, BucureºtiTel.: 021.321.61.23; Fax: 021.321.61.30;[email protected]. Box 4-124, 030775

� Director General FIN WATCH:Cãlin.Mãrcuº[email protected]

� PUBLISHER MARKET WATCH:[email protected]

� Redacþia:Redactor-ºef: [email protected]: [email protected]

Teodor.Niþ[email protected] Drãgulin

� Marketing: [email protected]

� Publicitate:Director: [email protected]

Alexandru.Pã[email protected]

� Desktop Publishing: Omni Press & Design,([email protected])

� Foto: Septimiu ªlicaru ([email protected])

� Abonamente: [email protected]

� Distribuþie: Elena CorneanuSorin Pârvu

� Tipar:VISUAL 2003

� NOTÃ: Reproducerea integralã sau parþialã a articolelor sau a imaginilor apãrute în revistã este permisã numai cu acordul scris al editurii. Fin Watch nu îºi asumã responsabilitatea pentrueventualele modificãri ulterioare apariþiei revistei.

� Data închiderii ediþiei:10 decembrie 2009

FFiinn WWaattcchh SSRRLL eessttee mmeemmbbrruu aallBBiirroouulluuii RRoommâânn ppeennttrruu AAuuddiittaarreeaaTTiirraajjeelloorr –– BBRRAATT.. MMaarrkkeett WWaattcchheessttee oo ppuubblliiccaaþþiiee aauuddiittaattãã BBRRAATT..

FINWATCH

Editor :

DMWatch

4 Content ºi Document Management în piaþa localã

6 Soluþie pentru gestionarea ciclului de viaþã al contractelor

8 DM pe verticale: Piaþa localã începe sã se miºte

9 Soluþii pentru sectorul public

12 Naºterea, viaþa ºi trecerea în eternitate a documentelor

13 iDocument, soluþia Ropardo pentru gestionarea documentelor

14 Calea cãtre eGuvernare

16 Soluþii pentru sectorul medical

19 ELO DMS, soluþie pentru eliminarea procedurilor ineficiente în companiile private ºi de stat

20 Soluþii pentru furnizorii de utilitãþi

23 iQuest, acces rapid la orice informaþii ºi colaborare facilã

24 Soluþii pentru Instituþiile financiar-bancare

27 Xerox, managementul documentelor pentru sistemul bancar

28 Soluþie pentru procesarea automatizatã a facturilor de la furnizori

30 Orice ban economisit este, de fapt, un ban câºtigat

31 Avatarurile Legii 135/2007

SUMAR

Gestionarea tuturor etapelor în ciclul de viaþã al unui contractreprezintã una dintre cele mai importante aplicaþii de afaceri ale

începutului de secol 21.

Penetrarea soluþiilor de Document Management în sistemul medical românesc nu este una foarte mare. Ba chiar redusã,

dacã þinem cont de dorinþa Ministerului Sãnãtãþii Publice de a implementa la nivel naþional Dosarul Electronic al Pacientului...

În conformitate cu un studiu realizat în Statele Unite, angajaþii pierd între 20 ºi 40% din timpul petrecut la serviciu

pentru a cãuta diferite acte ºi documente.

90% din comunicarea cu clienþii se realizeazã prin intermediul documentelor. Verdictul se verificã mai ales în interacþiunea

companiilor de Utilitãþi cu beneficiarii serviciilor acestora. O interacþiune complexã al cãrei grad de sofisticare a crescut

o datã cu liberalizarea acestui domeniu ºi apariþia concurenþei.Fapt care amplificã nevoia de soluþii informatice complexe,

care sã poatã gestiona eficient un volum mare de date.

Piaþa româneascã de Document Manage-

ment este foarte greu de conturat, atât din

lipsa unor analize (singura mai cunoscutã

fiind cea realizatã de ANIS prin 2004), cât

ºi prin relativ dificila încadrare a vendorilor

ºi proiectelor de profil, mulþi dintre aceºtia

poziþionându-se ca furnizori de Enterprise

Content Management (ECM), un segment

cu o acoperire mai largã.

Una dintre puþinele tentativede evaluare a pieþei de Docu-ment Management aparþineAsociaþiei Patronale a Indus-triei de Software ºi Servicii

(ANIS) ºi a fost realizatã în 2004. Con-form ANIS, piaþa localã avea o valoarede 6,5 milioane USD, iar prognozele decreºtere semnalau o dublare a acesteivalori pentru urmãtorii ani. Mai impor-tantã decât valoarea tranzacþiilor în sinear fi însã o analizã a jucãtorilor activi ºia poziþionãrii acestora pe piaþã.

În lipsa unor analize detaliate, neputem raporta la ceea ce existã la nivelglobal, cel mai cunoscut studiu fiind celrealizat de Gartner pentru piaþa ECM,care include ºi managementul docu-mentelor. Ca o generalitate, cei mai im-portanþi jucãtori pe segmentul ECM aupoziþii similare ºi pe Document Ma-nagement, însã existã ºi companii orien-tate exclusiv pe Document Manage-ment. Analiza Gartner surprinde, înmod evident, jucãtorii de top cu pre-zenþã internaþionalã, dar ºi companiimai mici, cu notorietate în alte pieþe,însã inactive în România. Complemen-tar, avem jucãtorii locali (companiiromâneºti sau din alte þãri europene)care nu apar în analizele Gartner, dar

care au o pondere deloc neglijabilã pepiaþa româneascã.

Gartner împarte piaþa ECM în ºasecategorii distincte: Document Manage-ment, Web Content Management, Re-cords Management, Document Collabo-ration, Imaging ºi Workflow, iar ana-lizele au în vedere companii cu abilitãþipentru toate cele ºase componente.

Pentru 2007, Gartner atesta o valoa-re a pieþei de 2,9 miliarde USD, pre-vizionând o ratã medie de creºtere de12,9% pânã în 2011. Ca tendinþe, piaþase consolideazã la nivel de top, prinachiziþiile fãcute de IBM, EMC sau Ora-cle, în timp ce la nivelul de bazã se co-moditizeazã prin activitatea intensã aMicrosoft, care îºi creºte constant cotade piaþã. Prin urmare, clienþii din seg-mentul de vârf al pieþei au mai multeoferte, unii dintre vendori având chiarproduse paralele (Open Text, spreexemplu, dupã achiziþia Hummingbird),în timp ce la baza acesteia posibilitateade alegere devine tot mai restrânsã.

Vendori internaþionali

Cei mai importanþi jucãtori globaliactivi ºi în România sunt: IBM, EMC,

Oracle, Xerox, Microsoft, SAP, cu pre-zenþã directã, dar ºi Hyland/OnBase,reprezentat prin Matricia. Tot ca pre-zenþã internaþionalã, dar de origine eu-ropeanã, trebuie amintite ELO Digital,companie germanã cu birou de repre-zentare la Bucureºti, activã printr-oserie de parteneri (dintre care cel maiimportant este XOR IT), precum ºiWindream, de asemenea cu origine ger-manã, implementatã prin divizia Do-centris a ScopComputer.

Piaþa globalã de ECM/DM a cunos-cut o consolidare masivã în ultimii ani,jucãtorii din top înglobând în porto-foliul propriu cele mai cunoscute pro-duse specifice. Trebuie amintit însã, înacest context, existenþa unor produserelativ bine cunoscute pe piaþa localã,dar care, în urma unor achiziþii, au in-trat în portofoliul unora dintre com-paniile amintite anterior.

Documentum este probabil unuldintre cele mai cunoscute produse, dis-tribuit de StarStorage ºi S&T. Companiaa fost înfiinþatã în 1990, primul sistemEDMS a apãrut în 1993, iar primele apli-caþii web în 1998. În 2001, Documen-tum a achiziþionat un alt jucãtor, caredeþinea un produs cu funcþionalitãþi derecords management, digital asset ma-nagement ºi colaborare. În 2002, Docu-mentum a lansat o platformã ECM pen-tru mediul enterprise cu scopul de a ges-tiona o gamã foarte extinsã de tipuri deconþinut. În 2007, a fost cumpãratã deEMC, pentru 31,6 miliarde USD.

Hummingbird a fost distribuit înRomânia de Scala/Epicor. Apãrutã în1984, ca o firmã de consultanþã, Hum-mingbird a fãcut dupã 1995 o serie deachiziþii care au propulsat-o pe piaþaECM. Compania a fost cumpãratã în2006 de OpenText pentru 500 milioaneUSD. Produsele se aflã în continuare îndistribuþia Epicor.

CONTENTCONTENT ºi

DOCUMENT MANAGEMENTDOCUMENT MANAGEMENT

în piaþa localã

2009 - 2010

FileNet a devenit mai cunoscutã pepiaþa localã dupã intrarea în familiaIBM. Înfiinþatã în 1982, FileNet pro-ducea iniþial sisteme optice de stocare,iar la mijlocul anilor ’80 a dezvoltatprima soluþie pentru managementuldocumentelor. Dupã 1990 s-a concen-trat exclusiv pe dezvoltarea de soluþiisoftware, iar în 2006 a fost cumpãratã deIBM.

Tot la categoria vendori internaþion-ali se încadreazã ºi HP, care a intrat înpiaþa de ECM în 2008, dupã achiziþiacompaniei australiene Tower Software.

Pe aceeaºi direcþie, Oracle a cum-pãrat Stellent, iar Microsoft – Meridio.

Astfel, toate aceste produse au de-venit disponibile ºi pe piaþa localã. Nu-mele care lipsesc sunt: Vignette, Inter-vowen, Xythos etc., dar care probabil nuvor rezista foarte mult acestei avalanºede consolidãrii.

Situaþia localã

La nivel de produs, piaþa româneascãeste greu de caracterizat, mai ales cãpuþine companii se limiteazã strict la Do-cument Management sau la alte subcate-gorii ale ECM. Dupã originea produselor,vendorii locali pot fi catalogaþi în trei ca-tegorii. Prima categorie o reprezintã ceicare nu au un produs cu un brand propriuºi implementeazã soluþiile companiilorglobale în calitate de parteneri oficiali aiacestora. Fãrã a avea propriile produse,aceste companii au totuºi cele mai bunecompetenþe ºi referinþe importante. Aºaminti aici companii precum S&T, StarStorage, Ascenta, XOR IT, InfraSoft etc.

O a doua categorie este reprezentatãde companii care au propriile produse(care implicã existenþa unui brand ºi aunor activitãþi de marketing pentruconturarea acestui brand) dezvoltateînsã pe platformele vendorilor globali.Ar fi de amintit aici FivePlus, care adezvoltat produsul DocPlus pe plat-forma IBM, dar existã dezvoltãri simi-lare ºi pe platforma Microsoft OfficeSharePoint Server etc.

O a treia categorie este a companii-ilor locale cu produse proprii. Cele maicunoscute sunt Sivadoc al Siveco Româ-nia, EZDOCS, o aplicaþie în regim SaaSdezvoltatã de firma Online Business In-

teraction, DocuMentor al companieiSoftmentor, Kazier al ZeroPaper, com-panie deþinutã de antreprenorul GeorgeButunoiu, Clarvision DMS al companieiclujene EBS, KeySoftDMS de la Keysoftsau iDocument al companiei RoPardoetc. La acestea se adaugã o pleiadã desoluþii locale foarte puþin cunoscute ºiimplementate în 1-2 companii.

Tendinþe

Piaþa ECM/DM respectã ºablonul exis-tent pentru tehnologii precum ERP ºiCRM. Jucãtorii mari internaþionali au ocu-pat palierul superior al pieþei, iar ofertelese consolideazã la nivelul a 4-5 furnizori.Pe acest segment se deruleazã cele mai im-portante proiecte ºi se genereazã cele maiconsistente venituri. De asemenea, peacest palier sunt disponibile ºi cele maiperformante tehnologii. Zona medianã apieþei este ocupatã de companii locale, careîºi disputã numeroase conturi mai mici ºi obunã parte din administraþia publicã localãºi care încearcã sã inoveze atât cât le per-mite bugetul. La baza piramidei existã nu-meroase companii mici, care au adãugatconjunctural o soluþie de DM în portofoliuºi care, de cele mai multe ori, oferã soluþiieterogene care combinã funcþionalitãþi dinmai multe tehnologii.

La vârf ºi la bazã, piaþa nu va înregis-tra probabil schimbãri majore în urmã-toarea perioadã, companiile globalefiind prea bine asezate ºi prea puternicepentru a furniza surprize, iar segmentulde bazã are prea mult spaþiu de manevrã

pentru a fi interesat de consolidare.Probabil unii dintre jucãtorii mici vorieºi de pe aceastã niºã sau produsele vorfi menþinute în portofoliu doar pentrupalmares, fãrã impact asupra pieþei. Celemai multe schimbãri ar putea avea locpe segmentul median, cu precãdere încadrul canalelor de parteneri dezvoltatede companiile internaþionale.

IBM are probabil sistemul departeneri cel mai matur, iar companiaîºi va continua orientarea cãtre proiectemajore, precum cel finalizat la Trans-fond. EMC are un interes evident pen-tru lãrgirea canalului de parteneri (com-pania anunþa recent intenþia angajãriiunui Channel Manager), Microsoft faceun push constant pentru SharePoint, iarOracle ºi HP, intrate mai târziu peaceastã piaþã, este de aºteptat sã aibã oreacþie similarã. Pentru urmãtorii ani,una dintre cele mai interesante pieþepentru furnizorii de soluþii pentru ma-nagementul documentelor va fi sectorulpublic, cu precãdere administraþia pu-blicã localã. Conform unei analize fã-cute de Market Watch în luna septem-brie a acestui an, peste 50% dintresubiecþii din sectorul public au consi-derat soluþiile de Document Manage-ment printre prioritãþile investiþiilor din2010. Mai mult, în sectorul public multedintre aceste proiecte sunt legate directde accesarea fondurilor structurale acãror disponibilitate va creºte în viitorulapropiat.

� GABRIEL VAS ILE

DMWatch

5 D

WW2009 - 2010

D

WW 6 2009 - 2010

Gestionarea tuturor etapelor în ciclul de

viaþã al unui contract reprezintã una dintre

cele mai importante aplicaþii de afaceri ale

începutului de secol 21.

Acest tip de soluþie joacã un rolcritic în sprijinirea companiilorîn vederea desfãºurãrii acti-vitãþilor într-un mod cât mai di-namic prin definirea de relaþii

unice cu partenerii de afaceri, în mod spe-cial în interacþiuni de tip B2B (Business-to-Business), cât ºi în vederea asigurãrii re-laþiilor directe dintre departamentele in-terne ale companiei (ex: IT, Procurement)cu parteneri externi.

Abordarea unei soluþii de gestiune acontractelor este una preponderent gene-ralã, permiþând, de asemenea, consilierilorsau departamentelor juridice sã joace unrol proactiv în gestionarea riscurilor înafaceri ºi, de asemenea, sã ofere departa-mentelor financiare posibilitatea de a îm-bunãtãþi politicile de conformitate în ra-port cu reglementãri precum Sarbanes-Oxley sau Basel II.

Situaþia actualã

� În procesele conexe contractelor se ma-nipuleazã ºi proceseazã un nnuummããrr ffooaarrtteemmaarree ddee hhâârrttiiii.. Informaþiile sunt ggrreeuu ddeeggããssiitt ºi uuººoorr ddee ppiieerrdduutt;;

� Pe parcursul semnãrii contractelor auloc foarte multe schimbãri de conþinut(valoarea contractului, termene etc.) cenu se pot regãsi uºor fãrã o marcare core-spunzãtoare;

� Persoanele implicate în gestionarea unuicontract se aflã în puncte de lucrudiferite, ceea ce face ca aproape 8800%% ddiinnttiimmppuull aaffeerreenntt uunnuuii fflluuxx ddee pprroocceessaarree ssããffiiee rreepprreezzeennttaatt ddee ttiimmppii ddee aaººtteeppttaarree..

Contractele definesc aproape fiecareaspect al relaþiilor de afaceri ale unei com-

panii. Fiecare contract include clauze ºi termeni care pot fi redactaþi, aprobaþi,executaþi, modificaþi ºi gestionaþi în ve-derea asigurãrii cerinþelor de raportare ºireglementare la cadrul legal.

De regulã, companiile îºi gestioneazãîntreg ciclul de viaþã al contractelor prinprocese manuale, ineficiente ºi incoerentedin punct de vedere organizaþional, fapt ceexpune companiile la cicluri contractualelungi si prelungite, obligaþii nepreluate ºiexpunerea la riscuri inutile.

Soluþia Star Storage

Soluþia de gestiune a contractelor de laStar Storage eliminã blocajele comune înprocesul de redactare a contractelor, re-duce la minim utilizarea hârtiei ºi permitecompaniilor derularea mai rapidã ºi maieficientã a contractelor.

Atât pentru contracte simple, cât ºipentru cele complexe, mecanismele de tipfluxuri de lucru puse la dispoziþie de cãtresoluþie simplificã ciclul de viaþã al contrac-tului, reduc efortul uman prin utilizarea deautomatizãri ºi pot elimina chiar completanumiþi paºi prin utilizarea de biblioteci declauze ºi termene contractuale.

Soluþia Star Storage oferã posibilitateagenerãrii de alerte pentru a notifica per-soanele ºi compartimentele din cadrulcompaniei despre modificãri contractualesau despre atingerea unor repere de tip“milestone” în durata de viaþã a unui con-tract. Astfel, soluþia poate transmite noti-ficãri legate de modificãrile de conþinut alecontractului sau ale actelor adiþionaleanexate, apropierea datei de expirare sau atermenelor de platã aferente.

Integrarea cu soluþii de gestiune a pro-ceselor de business de tip Enterprise Re-source Planning (ERP) sau Customer Rela-tionship Management (CRM), precumcele produse de SAP, Microsoft sau Ora-cle, asigurã o vedere de ansamblu asupradatelor importante de business ale com-paniei ºi oferã posibilitatea schimbuluitransparent de informaþii între sisteme existente din cadrul organizaþiilor.

Beneficiind de excelenþa Star Storageîn domeniul gestiunii conþinutului lanivel enterprise, soluþia de gestiune acontractelor este disponibilã pe cele maiimportante platforme ECM recunoscutela nivel mondial: EEMMCC DDooccuummeennttuumm,,IIBBMM FFiilleeNNeett ººii MMiiccrroossoofftt SShhaarreeppooiinntt..Astfel, fiecare companie are posibilitateade a adopta soluþia Star Storage în cadrulinfrastructurii software în deplinã con-cordanþã cu propria strategie privitoare

� Majoritatea companiilor din Fortune 1000 gestioneazã între20.000 ºi 40.000 de contracte active. (Inst. For Supply Mgmt.)

� 90% din organizaþii se bazeazã pe procese de gestionare manualesau cu posibilitãþi mari de eroare. (Meta Group.)

� Companiile cheltuie cel puþin 0.5% din valoarea contractelor doarpentru a le gestiona. (Goldman Sachs.)

S o l u þ i e p e n t r u g e s t i o n a r e aS o l u þ i e p e n t r u g e s t i o n a r e a

c i c l u l u i d e v i a þ ã a l c o n t r a c t e l o rc i c l u l u i d e v i a þ ã a l c o n t r a c t e l o r

7 D

WW

la adoptarea unei platforme ECM pe ter-men lung.

Funcþionalitãþi cheie

Pe lângã funcþionalitãþile cheie oferite,soluþia de gestiune a ccoonnttrraacctteelloorr ddeezz--vvoollttaattãã ddee SSttaarr SSttoorraaggee acoperã în în-tregime întreg fluxul operaþional ºi punela dispoziþia companiilor componente in-tegrate de capturã ºi conversie a datelor

din format hârtie în format electronic,precum ºi echipamente profesionale descanare în vederea asigurãrii capturii acontractelor ºi documentelor asociate înformat hârtie din diverse puncte de lucrudin cadrul organizaþiei.

Beneficii:

� minimizarea lucrului cu hârtia ºi elimi-narea riscului pierderii contractelor ºi a

documentelor asociate;� oferirea accesului rapid la contracte ºi in-

formaþiile asociate în vederea îmbunã-tãþirii poziþiei în negociere, rezolvãriilitigiilor ºi analizei rezultatelor activitãþii;

� automatizãri ce reduc costurile pe resur-se ºi scad efortul depus de personalulspecializat pe întreaga duratã de viaþã acontractului;

� posibilitatea personalului nespecializat(IT, Procurement) de a iniþia contractesimple;

� minimizarea riscurilor în afaceri princrearea unui cadru reglementat de po-liticile ºi reglementarile companiei -complianþã conform reglementãrilorSOX, Basel II;

� reducerea ciclului de vânzare ºi con-tribuirea la scãderea timpilor necesariîncasãrilor facturilor aferente con-tractelor;

� captarea ºi vizualizarea tuturor informa-þiilor legate de obligaþiile contractuale cepot fi surprinse în sistemele de businessde tip ERP sau CRM.

Star StorageTel: 021.242.13.95/96;

Mobil: 0731 000 555e-mail: [email protected]

web: www.star-storage.ro

Înregistrare contracte ºi documente asociate� Înregistrarea ºi alocarea unui numãr unic pe bazã

de registru� Convenþii de denumire ºi criterii de unicitate

pentru documente� Modele multiple de catalogare pentru documente� Utilizarea de ºabloane de contract (templates)� Generarea interactivã a contractelor folosind

instrumente de tip “Contract Wizard”

Evenimente, notificãri ºi fluxuri� Definirea de evenimente ºi activitãþi la nivel de

contract� Mecanism de alertare prin e-mail sau RSS� Calendar de evenimente� Fluxuri predefinite de rutare ºi aprobare

Instrumente de raportare� Rapoarte generice (contracte semnate, incheiate)� Conversia la raportare a valorilor contractelor în

funcþie de cursul valutar� Raportãri referitoare la fluxurile specifice

Operaþii specifice la nivelul soluþiei� Vizualizare ºi modificare atribute ºi conþinut

contracte� Relaþionare contract cu documente asociate� Vizualizare fiºã contract� Colaborare în faza de negociere� Cesionare contract� Cãutare simplã ºi avansatã� Organizarea documentelor în structuri arborescente

Integrãri� Bibliotecã de clauze ºi termeni contractuali� Schimb de informaþii cu sisteme externe ERP

sau CRM� Integrarea cu instrumentele din suita Office� Integrarea calendarului de evenimente cu Outlook� Preluarea automatã a cursului valutar din sursã

externã

Securitate� Auditare la nivel de contract ºi document asociat� Definirea de roluri globale la nivelul organizaþiei� Securitate la nivel de contract sau document asociat� Control vizibilitate informaþii în funcþie de roluri� Roluri asociate în funcþie de anumite valori din

contract

2009 - 2010

Anul crizei în România este, înmod paradoxal, ºi anul unoradintre cele mai mari proiecteIT de pe piaþa localã. Cel puþinîn sectorul managementului de

documente în format electronic ºi, maiales, al arhivãrii electronice, unde existãnumeroase proiecte de anvergurã de-marate, care cresc valoarea totalã a pieþei.O creºtere care va reuºi sã compensezeparþial pierderile înregistrate în mediulprivat, unde criza a impus restrângeri dras-tice ale bugetelor IT.

Dupã ce ani de zile, piaþa soluþiilor dedocument management ºi arhivare digitalãnu a înregistrat rezultate spectaculoase,principalele proiecte realizându-se înmediul privat, 2009 pare sã fi fost un an alproiectelor importante prin prisma valoriiacestora. Fapt datorat în principal interesu-lui în creºtere manifestat de sectorul pub-lic vizavi de beneficiile oferite de arhiveledigitale ºi utilizarea documentelor în for-mat electronic.

Astfel, cel mai recent preiect de am-ploare este cel al Transfond (operatorul sis-temului electronic de plãþi – SEP), care aimplementat platforma IBM ContentManager pentru realizarea serviciului dearhivare electronicã. Nu este însã singurulproiect de mari dimensiuni. AgenþiaNaþionalã de Cadastru ºi Publicitate Imo-biliarã ºi-a manifestat ºi ea intenþia de aachiziþiona servicii de digitizare a 1,731milioane de cãrþi funciare (stocate într-oarhivã digitalã), valoarea contractului fiindde aproximativ 6,6 milioane de euro. ªiAgenþia Naþionalã de Integritate îºi anun-þase intenþia de a organiza, din nou, o lici-taþie pentru achiziþionarea unui sistem in-formatic de management ºi arhivare elec-tronicã a documentelor (valoarea contrac-tului fiind de 3,57 milioane de euro).

Furnizorul de utilitãþi Electrica este intere-sat ºi el de avantajele arhivãrii electronice,compania lansând o licitaþie în vedereaachiziþionãrii de servicii electronice, încare sunt incluse ºi servicii de arhivarecomputerizatã. (Contractul, care are o va-loare de 9,84 milioane de euro, maiprevede achiziþionare de servicii de proce-sare ºi stocare de date, de dezvoltare ºi con-figurare software ºi de recuperare a apli-caþiilor în caz de accident informatic.)

Acestea sunt doar câteva dintrepremisele care fac ca, din punct de vedereal valorii proiectelor demarate (sau fina-lizate – vezi cazul Transfond sau Orange),2009 sã fie unul dintre cei mai faºti ani, dinpunct de vedere al valorii totale a proiec-telor pentru piaþa localã de soluþii de docu-ment management ºi arhivare digitalã. Celpuþin la nivel de intenþii, numeroase lici-taþii ºi proiecte fiind reportate din cauzacontextului politic ºi/sau economic.

Managementul electronic al documen-telor este însã un concept ce nu îºi demon-streazã utilitatea doar în domeniile men-þionate mai sus – respectiv în instituþii pu-blice sau la furnizorii de utilitãþi. Desigur,aceste douã verticale, prin amploarea ºi va-loarea proiectelor de implementare, sunttargetate cu precãdere, însã DM reprezintãun element esenþial în mecanismul proce-sului de business ºi din alte domenii cumar fi cel medical sau în instituþiile financiar-bancare, dar nu numai Fiecare dintre acestedomenii impune însã abordãri diferite pen-tru a rãspunde cerinþelor ºi provocãrilorspecifice în ceea ce priveºte managemen-tul documentelor. Aspecte pe care care le-am analizat în cadrul unei serii de anchetecu ajutorul unor vendori de soluþii de Document Management cu experienþã înrespectivele domenii.

� RADU GHIÞULESCU

Proiecte mari pe

piaþa localã

�� DM PE VERTICALE

• DDMM îînn sseeccttoorruull ppuubblliicc

• DDMM îînn ssiisstteemmuull mmeeddiiccaall

• DDMM ppeennttrruu ffuurrnniizzoorriiii ddee uuttiilliittããþþii

• DDMM îînn iinnssttiittuuþþiiiillee ffiinnaanncciiaarr--bbaannccaarree

Proiecte mari pe

piaþa localã

2009 - 2010

Informatizarea administraþiei publice re-

prezintã un deziderat perpetuu al mai tu-

turor guvernelor ce s-au succedat de la

sfârºitul anilor ’90. Fãrã a se înregistra

însã rezultate spectaculoase pe mãsura

aºteptãrilor, declaraþiilor ºi programelor

oficiale. Binomul crizã mondialã fonduri

structurale reprezintã însã un imbold pen-

tru multe companii IT locale ºi nu numai.

Piaþa de Document Manage-ment localã a intrat, în primajumãtate a anului, într-o fazãde stagnare, fireascã în actu-alul context economic, în care

prioritatea generalã este reducerea dras-ticã a cheltuielilor prin orice mijloace. Nueste, evident, un fenomen care afecteazãdoar zona vendorilor ºi editorilor desoluþii de DM, ci majoritatea firmelor dinindustria IT&C din România, care, acum,privesc cu speranþã spre sectorul public.

O speranþã justificatã, pentru cã, pede o parte, numeroase companii-clientdin mediul privat ºi-au anunþat clar in-tenþia de a îngheþa ºi/sau bloca orice in-vestiþii în proiectele informatice, iar pede altã parte guvernul a fãcut demersuripentru accelerarea sistemului de acce-sare a mult-aºteptatelor fonduri eu-ropene. În atari condiþii, sectorul public(unde nivelul informatizãrii este multsub baremurile Uniunii Europene)poate reprezenta o gurã de oxigen vitalãpentru mulþi dintre vendorii ºi imple-mentatorii de soluþii IT, confruntaþipentru prima oarã cu o scãdere drasticãa volumului de afaceri.

Grad redus de implementare

„În momentul actual, în România im-plementarea aplicaþiilor de DM în zonaadministraþiei publice este foarte redusã.Procentual vorbind, unitãþi ale adminis-traþiei publice care folosesc în adevãratul

sens al cuvântului soluþii de documentmanagement nu sunt mai mult de 4-5%.În administraþia publicã este imperativ casoluþia de DM sã fie maturã ºi robustã,dar preþul total al implementãrii soluþieide DM poate fi uneori inaccesibil unorunitãþi mici din administraþia localã,bugetul destinat dezvoltãrii IT fiind li-mitat. Existã bineînþeles ºi modalitãþi dea surmonta aceastã limitare, odatã cuapariþia programelor de finanþare ex-terne, România trebuind sã dovedeascãcapabilitatea de a absorbi 8 milioane deeuro pe zi din fondurile structurale. Existã deci ºi pârghiile economice princare se pot realiza proiecte ºi implemen-tãri ale soluþiilor de DM în zona admin-

istraþiei publice din România“, susþineAAlleexxaannddrruu BBaacciiuu,, TTeecchhnnoollooggyy SSaalleess CCoonn--ssuullttaanntt OOrraaccllee RRoommâânniiaa..

Prin urmare, nevoie existã, chiar ºicerere, iar, teoretic, ar fi ºi bani (proce-dura de accesare a fondurilor nu esteîncã una foarte rapidã ºi nici foartefacilã). În plus, existã deja ºi experienþaunor implementãri reuºite în acest sec-tor. „Instituþiile din zona AdministraþieiPublice au început deja sã manifeste in-teres pentru soluþiile de DM – uneledintre ele au fãcut deja pasul cãtre im-plementarea unor soluþii mai mult saumai puþin complexe, altele încep sãcreioneze astfel de proiecte. Interesul încreºtere pentru astfel de soluþii este

DMWatch

DM în sectorul public

D

WW 10 2009 - 2010

demonstrat ºi de numãrul în creºtere allicitaþiilor lansate în ultimii doi ani, careau avut ca obiect soluþii de DM sausoluþii cu componenþã sau module deDM ºi workflow“, susþine MMiihhaaii IIaanncciiuu,, ddiirreeccttoorr ggeenneerraall aall DDiivviizziieeii TTeehhnnoollooggiiaaIInnffoorrmmaaþþiieeii ººii CCoommuunniiccaaþþiiii,, UUTTII..

Care sunt nevoile specifice

Dacã majoritatea interlocutoriloranchetei Market Watch au fost unanimde acord asupra interesului pe care îlmanifestã administraþia publicã faþã desoluþiile de DM, pãrerile diferã în ceeace priveºte prioritãþile.

Astfel, dacã în opinia lui FFlloorriiaann SSii--mmiioonneessccuu,, mmaannaaggeerr IInntteeggrriissoofftt,, prio-ritãþile unei unitãþi administrativ-terito-riale în achiziþia unui sistem de DM suntworkflow-ul ºi arhiva electronicã, dinperspectiva lui MMaarriiuuss VVeettrriiccii,, mmaannaaggiinnggppaarrttnneerr SSoofftt MMeennttoorr,, lucrurile stau puþindiferit: „Întâi se impune crearea uneiregistraturi electronice pentru înregis-trarea în calculator a tuturor docu-

mentelor care intrã ºi ies din instituþie.Apoi, trebuie automatizate procesele in-terne de lucru folosind soluþii bazate pefluxuri de documente ºi, dacã e cazul,trebuie arhivatã electronic arhiva is-toricã a instituþiei. Implementarea regi-straturii electronice este prima ºi cea maisimplã etapã din cele trei. (...) Odatã ceinstituþia ºi-a asigurat «poarta» prin carecirculã documentele ºi personalul a în-ceput sã utilizeze în mod curent infor-maþiile înregistrate la registraturã, abiaatunci poate fi vorba de implementareaunor soluþii mai avansate de ma-nagement al documentelor.“

Un punct de vedere susþinut ºi deMMiihhaaii IIaanncciiuu,, ddiirreeccttoorr ggeenneerraall aall DDii--vviizziieeii TTeehhnnoollooggiiaa IInnffoorrmmaaþþiieeii ººii CCoommuu--nniiccaaþþiiii UUTTII,, care considerã cã: „Regis-tratura electronicã nu este prioritate, cicerinþã de bazã pentru soluþiile de DM ºiworkflow în instituþiile publice. Apoi,în funcþie de specificul ºi dimensiuneaactivitãþii instituþiei, accentul se punefie pe crearea arhivelor electronice dedocumente, fie pe circulaþia electronicã

a documentelor, pe fluxuri de avizare,aprobare sau informare. În multe situ-aþii, cerinþele sunt pentru soluþii de por-tal integrate cu document managementºi workflow. Oricum, proiectele nu vi-zeazã toatã arhiva unei instituþii sautoate fluxurile, din toate departamenteleunei instituþii, ci se concentreazã pe de-partamente sau grupuri de departa-mente, în funcþie de criticitate. În timp,se pot solicita extinderi, pe mãsurã cesoluþia îºi dovedeºte eficacitatea, iar uti-lizatorii încep sã se acomodeze cu ea.“

O abordare diferitã, centratã peclient (poate ºi din cauza faptului cãprovine de la unul dintre liderii pieþeilocale de integratori IT&C), este susþi-nutã de SSiillvviiuu SSttããnnccuulleeþþ,, EECCMM SSoolluuttiioonnssAArrcchhiitteecctt –– SS&&TT RRoommâânniiaa:: „Prioritizareaactivitãþilor de implementare în cazulunei soluþii de DM cade în sarcina ben-eficiarului în funcþie de criteriile pe careºi le alege: informarea rapidã a cetãþe-nilor, eficientizarea activitãþii, regãsireauºoarã a documentelor vechi ºi a celornoi, arhivarea electronicã a documen-telor etc. Dacã plecãm de la principiulconform cãruia cetãþeanul trebuie sã fieîn centrul serviciilor pe care Adminis-traþia Publicã le oferã, informarea aces-tuia ºi eficientizarea activitãþii internepentru oferirea rãspunsurilor în timprapid cãtre cetãþeni ar putea fi primeleactivitãþi în implementarea unei soluþiide Document Management.“

Meritã efortul?

La capitolul beneficii, atunci cândvine vorba de o soluþie de management aldocumentelor, literatura de specialitateabundã în argumente. Aºa cã, dincolo destandardele europene sau iniþiativele gu-vernamentale, existã motive solide pen-tru ca soluþiile de DM sã se bucure de omai largã popularitate în sectorul public.

„La nivel naþional, instituþiile din ad-ministraþia publicã localã sunt nevoite sãidentifice modalitãþi de a îmbunãtãþicapacitatea internã a instituþiei de a-ºiîndeplini misiunea ºi de a asigura, într-omanierã eficientã ºi transparentã, furni-zarea de informaþii ºi servicii publice decalitate pentru cetãþeni ºi agenþi eco-nomici. Principala prioritate este îm-bunãtãþirea accesului cetãþenilor ºi

DMWatch

�� STRUCTURA UNEI SOLUÞII DE DM ÎN ADMINISTRAÞIA PUBLICÃ

„În administratia publicã, datoritã modului de lucru, lucrul cu documente fizice este prepon-derent ºi totodatã un factor decisiv în viteza ºi eficienþa desfãºurãrii activitãþii de zi cu zi.Tocmai de aceea, un modul important al unui sistem de DM este cel de Registraturã – princare se realizeazã biblioteca electronicã de documente ºi transformarea registraturii cla-sice într-un birou virtual de preluare a acestora în sistem, iar introducerea documentelorpoate fi fãcutã manual sau automat de cãtre un operator prin preluarea acestora de pe anumiþi suporþi de stocare (hârtie, fiºiere etc.) cu ajutorul unor echipamente de intrare(scanner, fax etc.).Un alt modul la fel de important, poate chiar mai important, este cel de fluxuri de docu-mente sau fluxuri de lucru. Modulul Workflow (fluxuri de lucru) – în care documentele care circulã în cadrul unei instituþii sunt generate, modificate ºi distribuite pe trasee infor-maþionale prestabilite. În vederea automatizãrii procesului de repartizare a documentelorpe utilizatori, sistemele electronice de management al documentelor includ aplicaþii deflux, care determinã cu precizie momentul în care se trimite un document, numãrul de exemplare ºi destinatarii. Modulul Integrare ºi Gestiune a Documentelor Electronice – sistemul de management aldocumentelor trebuie sã cuprindã ºi funcþionalitãþi legate de securizarea ºi criptarea docu-mentelor ºi integrarea aplicaþiilor utilizate cu celelalte subsisteme informatice existente îninstituþie. Autentificarea ºi securizarea eficientã a documentelor se pot realiza prin imple-mentarea semnãturii electronice.Nu în ultimul rând, modulul de Arhivare electronicã permite crearea, conservarea, consultarea ºi utilizarea documentelor electronice arhivate, prin intermediul unui sistemelectronic. Acest serviciu este util tuturor celor care produc cantitãþi mari de documente ºi pot astfel sã elimine arhivarea pe hârtie ºi costurile de imprimare ºi stocare. Documentele arhivate în condiþiile legii, folosindu-se semnãtura electronicã, vor aveaaceeaºi valoare juridicã cu cele pãstrate în format hârtie.“

AAlleexxaannddrruu BBaacciiuu,, TTeecchhnnoollooggyy SSaalleess CCoonnssuullttaanntt OOrraaccllee RRoommâânniiaa

11 D

WW2009 - 2010

agenþilor economici la informaþii ºi ser-vicii publice, în contextul reducerii chel-tuielilor publice ºi combaterii birocraþieila nivelul administraþiei publice locale.Implementarea ºi utilizarea unui sisteminformatic presupune realizarea unui su-port decizional eficace în mediile delucru în care acesta este implementat.Analiza corectã a structurii organiza-þionale va atrage cu sine standardizareaproceselor interne ale organizaþiei, prinalinierea tuturor procedurilor ºi docu-mentelor la un numitor comun, ge-nerând pentru utilizator date corecte ºicorenþã, acces rapid ºi partajat la acestea,precum ºi actualizarea ºi sincronizareaautomatã a tuturor informaþiilor din sis-tem în timp real“, susþine AAlliinn BBiitttteell,, ddii--rreeccttoorr ggeenneerraall MMaatteerrnnaa RRoommâânniiaa..

În cazul administraþiei publice, prinimplementarea unor astfel de aplicaþii seobþin o serie de avantaje specifice, carepot convinge „factorii de decizie“ înaprobarea unor asemenea investiþii. Iatãdoar câteva dintre acestea:

• optimizarea operaþiunilor interne;

• reducerea costurilor operaþionale;• micºorarea timpului de rãspuns la

solicitãrile cetãþenilor;• eliminarea erorilor umane;• automatizarea proceselor ºi fluxu-

rilor interne;• creºterea productivitãþii indivi-

duale;• eficienþã sporitã în manipularea

documentelor;• disponibilitate crescutã a infor-

maþiei ºi asigurarea transparenþeiactului decizional;

• securitate sporitã a accesului la in-formaþie;

• scãderea costurilor generate de de-pozitarea ºi administrarea arhiveide documente în format fizic.

Existã deci argumente solide ºi carepot fi cuantificate financiar, un argu-ment decisiv într-o pledoarie pe vre-muri de crizã. Dincolo însã de acest as-pect, nu trebuie pierdut din vedere celal câºtigurilor de imagine, respectiv lanivelul indicelui de satisfacþie alcetãþeanului. Un exemplu concret: re-

ducerea duratei de aprobare a uneicereri de la nivelul câtorva zile la câtevaore, prin standardizarea mediului de in-troducere a datelor, automatizarea flu-xurilor de lucru pe care trebuie sã leparcurgã respectivul document ºi imple-mentarea unor sisteme de verificare ºivalidare a fiecãrei etape decizionale pecare acesta trebuie sã o parcurgã. Încazul în care, din motive independentede sistem, nu se poate scurta timpul deemitere/aprobare a respectivului docu-ment, solicitantul poate urmãri on-linepermanent traseul pe care cererea sa l-aparcurs, putând interveni atunci cândaceasta se blocheazã la un nivel al cir-cuitului birocratic.

Toate acestea sunt proiecte perfectrealizabile, care au fost deja implemen-tate în România, dar este adevãrat cãnumãrul acestora este insignifiant ra-portat la numãrul total al instituþiilorpublice. Dar poate cã, în 2010, combi-naþia crizã mondialã – fonduri struc-turale va accelera informatizarea ad-ministraþiei publice. ((RR..GG..))

DMWatch

�� OBSTACOLE FRECVENTE ÎN PROIECTELE DM IMPLEMENTATE ÎN SECTORUL PUBLIC

� „Consider cã soluþiile de DM sunt accesi-bile din punct de vedere financiar ºi compa-tibile tehnic cu ceea ce au nevoie adminis-traþiile, dar asimilarea business a unei ast-fel de soluþii este dificilã, pentru cã oameniinu sunt întotdeauna informaþi cu privire laavantajele unei astfel de soluþii ºi nicipregãtiþi sã accepte o schimbare pe care nuo înþeleg. Principalul obstacol cred cã îlreprezintã formalizarea fluxurilor de lucru lanivel de organizaþie ºi implementarea lor lanivel individual. Probabil al doilea obstacol,ca importanþã, este inerþia utilizatorilor înprivinþa evidenþei electronice ºi «putereaobiºnuinþei» în modul de lucru cu hârtia.“

FFlloorriiaann SSiimmiioonneessccuu,, mmaannaaggeerr IInntteeggrriissoofftt

� „Unul dintre cele mai importante impedimente înabordarea unei implementãri în administraþia publicãeste reticenþa utilizatorilor la factorii de schimbare înmediul acestora de lucru, pe care un astfel de sistemo genereazã.“

AAlliinn BBiitttteell,, ddiirreeccttoorr ggeenneerraall MMaatteerrnnaa RRoommâânniiaa

� „Probabil cel mai important obstacol este durata creãrii de-prinderii de a renunþa la hârtie ºi a lucra electronic. Aceastaeste explicabilã dacã ne gândim cã oamenii au fost obiºnuiþi cuun stil de lucru, cu niºte repere ºi acum acestea se schimbã,este drept în beneficiul creºterii eficienþei activitãþilor lor. Pen-tru mulþi, hârtia încã oferã un sentiment de siguranþã. Uneoriapare la cei care ar trebui sã foloseascã soluþia ºi disconfortulde a le fi monitorizatã activitatea mult mai atent, cu ajutorul fa-cilitãþilor oferite de soluþia de document management.“

MMiihhaaii IIaanncciiuu,, ddiirreeccttoorr ggeenneerraall aall DDiivviizziieeii TTeehhnnoollooggiiaa IInnffoorrmmaaþþiieeii ººii CCoommuunniiccaaþþiiii UUTTII

� „Un obstacol frecvent, apãrut dupã instalarea soluþieide DM, constã în pãstrarea unei pãrþi din vechile metodede flux al documentelor în format fizic. În acest caz, in-troducerea noului sistem este vãzutã de utilizatori ca ocorvoadã în plus, ei nepercepând beneficiile sistemuluiºi neparticipând. O altã problemã importantã este reti-cenþa la schimbare la toate nivelurile.“

AAlleexxaannddrruu BBaacciiuu,, TTeecchhnnoollooggyy SSaalleess CCoonnssuullttaanntt OOrraaccllee RRoommâânniiaa

D

WW 12

Când vorbim despre documente, ne gândim la hârtie deoarece acesta este suportul pecare le întâlnim. Aceastã abordare nu este greºitã de la primul papirus pânã în epoca modernã,dar pornind de la suport descoperim astãzi cã viaþa documentelor începe mult înainte de hâr-tie. De obicei începe pe un calculator. EEssttee nneecceessaarr aattuunnccii ssãã aajjuunnggãã ddooccuummeennttuull ppee hhâârrttiiee?? NNuu..Deoarece existã nu numai suportul electronic, dar ºi legile necesare pentru a guverna viaþadocumentelor pe noul suport. ªi inclusiv „trecerea înspre eternitate“.

Cadru legislativLegea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formã electronicã împreunã cu

Legea nr. 16/1996, cunoscutã sub numele de Legea Arhivelor Naþionale, ºi normele de apli-care ale acestora oferã cadrul legal necesar ºi orice soluþie de gestiune a documentelor în for-mat electronic trebuie sã se bazeze pe acest cadru.

SoluþieRO PLANET a dezvoltat în acest context un sistem numit FFoolliiuumm®®, sistem ce acoperã

nevoile creatorilor ºi deþinãtorilor de documente, care sunt obligaþi sã înregistreze ºi sã þinãevidenþa tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum ºi a celorieºite, gruparea acestora în unitãþi arhivistice, potrivit problematicii ºi termenelor de pãstrarestabilite în nomenclatorul documentelor de arhivã, potrivit legii.

FFoolliiuumm®® îºi are rãdãcinile în perioadele de pionierat ale Document management-ului.Prin reflectarea întocmai a circuitului clasic al documentelor, a structurilor de înregistrare(registre de corespondenþã ºi interne) ºi arhivare (dosar, biblioraft, fascicol), FFoolliiuumm®® per-mite schimbarea mijloacelor de lucru ºi a sistemului/suportului fãrã investiþii ºi perioade deimplementare/trainig semnificative. La o analizã finalã se descoperã economii substanþialeinclusiv din punct de vedere financiar, al timpului de creare, prelucrare, gestiune ºicãutare/gãsire a documentelor sau al spaþiului de arhivare al acestora.

TargetAstfel, utilizatorul FFoolliiuumm®® poate fi de la micul întreprinzãtor sau primãria dintr-o co-

munã micã pânã la companii mari cu mai multe sedii, primãrii din oraºe ºi municipii, au-toritãþi naþionale sau guvernamentale, consilii judeþene, universitãþi.

StandardizareImplementarea standardelor de management al calitãþii (ISO 9001) cu sistemul FFoolliiuumm®®

a permis clienþilor noºtri nu numai simplificarea procedurilor, dar ºi optimizarea controluluiºi al auditãrii. Pentru cunoscãtori ºi nu numai, Folium® permite auditul auditorului.

ImplementareEtapele implementãrii unui astfel de sistem sunt multiple ºi diverse. În funcþie de tipul ºi

strategia beneficiarului, RO PLANET oferã soluþii. Definim împreunã cu beneficiarul struc-turile administrative (organigramã ºi personal), de înregistrare (registre ºi drepturi de acces),de arhivare (nomenclator ºi drepturi de acces la arhivã) ºi procedurile în cazul în care existãun sistem ISO 9001 certificat sau în implementare. În astfel de cazuri, dupã instalare ºi con-figurare, sistemul este funcþional din primul moment. Un program de asistenþã în utilizareasigurã o perioadã scurtã de acomodare cu sistemul ºi rezultate imediate. De asemenea, înaceastã etapã se auditeazã întregul sistem de documente al beneficiarului, se definesc tipurileºi modelele formularelor utilizate, se optimizeazã fluxurile de lucru.

EpitafAstfel naºterea, viaþa ºi trecerea în eternitate pentru documentele noastre nu mai este

legatã de hârtie. Chiar ºi documentele ce astãzi le avem pe hârtie vom încerca în cel mai scurttimp sã le eternizãm pe noul suport.

Naºterea, viaþa ºi trecerea în eternitate a documentelor.

Soluþi i simple în pas cu vremurile

[email protected]/folium

SSoolluuþþiiee ccoommpplleettãã ppeennttrruu îînnrreeggiissttrraarreeaa,,mmaannaaggeemmeennttuull ººii aarrhhiivvaarreeaa

eelleeccttrroonniiccãã aa ddooccuummeenntteelloorr îînn AAddmmiinniissttrraaþþiiaa PPuubblliiccãã

�� Întregistrarea electronicã a documentelor direct pe structuri de arhivã (dosare) sau registraturã (registre) �� Preluarea spre înregistrare ºi arhivare a docu-mentelor prin scanare, încãrcare directã dinsistem, indiferent de tip ºi format sau formulare�� Conversia în format nemodificabil (pdf) au-tomatã, în cazul documentelor înregistrate înregistre, sau opþionalã, în cazul documentelorînregistrate pe structurile de arhivã sau ataºatedocumentului înregistrat intr-un registru�� ªtampilarea documentelor dupã înregistrareîn registre�� Gestionarea simplã ºi eficientã a unuinumãr nelimitat de: arii organizaþionale; organigrame; registre de tip corespondenþã,interne, auxiliare; dosare; bibliorafturi; documente�� Gestionarea semnãturii electronice �� Clasificarea documentelor �� Gruparea pe domenii a documentelor înregistrate�� Versionarea documentelor, cu posibilitateade acces la fiecare versiune, cu evidenþiereadiferenþelor în cazul unor documente de tipOffice�� Accesul la documente pe baza: nivelului deconfidenþialitate; listelor de compentenþã;dreptului de acces la documente rezervate sau cu date sensibile; dreptului de acces laregistrul pe care au fost înregistrate; tipului de flux, a tipului de activitate solicitat�� Cãutarea documentelor dupã criterii simplesau complexe, inclusiv dupã conþinut�� Crearea de fluxuri de activitãþi�� Stabilirea datelor de scadenþã ºi a perioade-lor de alert pe fiecare activitate ºi utilizator�� Gestiunea ºi coordonarea simplã ºi eficientãa activitãþilor ce privesc documentele ºi a de-ciziilor privitoare la acestea�� Gestiunea formularelor ºi a documentelorextinse

13 D

WW2009 - 2010

Inovaþie, Calitate, Respectarea termenelor

sunt obiectivele noastre din 1994 când

Ropardo S.R.L. a fost înfiinþatã în Sibiu,

ca Partener Tehnologic pentru beneficiarii

sãi. Expertizele noastre de bazã sunt: dez-

voltarea, implementarea ºi întreþinerea

soluþiilor software ºi a sistemelor IT. Sun-

tem dedicaþi realizãrii unor ssoolluuþþiiii IITT eeccoo--

nnoommiiccee, pentru cã aacceesstt lluuccrruu ccoonntteeaazzãã!

Imediat dupã oameni, cea mai im-portantã resursã a unei organizaþiiconstã în propriile informaþii. Dacãinformaþia nu este gestionatã efi-cient, se pierde timp ºi bani ºi, ast-

fel, procesele de afaceri nu sunt ex-ploatate la potenþial maxim.

Ropardo SRL produce ºi oferã benefi-ciarilor sãi iiDDooccuummeenntt - soluþie completãdedicatã gestionãrii documentelor din ca-drul unei organizaþii - pornind de la crea-re (folosind ºabloane), trecând prin re-vizuire, aprobare, distribuire/publicare ºipânã la arhivare.

Avantaje iDocument

- aacccceess ddiirreecctt ººii ccoonnttrroollaatt la infor-maþiile (aaccttuuaalliizzaattee ºi versiunile ante-rioare) organizaþiei, pe niveluri de acces,evidenþa proceselor din interiorul orga-nizaþiei;

- aaccuummuullaarree ddee ccuunnooººttiinnþþee - infor-maþiile importante din organizaþie nu sepierd, se acumuleazã ºi reutilizeazã;

- sseeccuurriittaattee - drepturi de acces potri-vite la informaþia potrivitã pentru per-soana potrivitã;

- iinntteeggrraarree - produsul este integratcu suita MS Office ºi OpenOffice;

- ccoommuunniiccaarree ººii ccoollaabboorraarree eeffiicciieennttãã- soluþia utilizeazã notificãri, alerte pen-tru o colaborare eficientã;

- rreeggããssiirreeaa documentelor dupã di-verse criterii, dar ºi cãutare „full text”;

- ooppttiimmiizzaarreeaa proceselor interne ºiîmbunãtãþirea calitãþii documentelor(formatare automatã a documentelor) ºi aproceselor conform normelor ISO 9000.

Facilitarea lucrului în echipã ºi al colaborãrilor

Munca în echipã este unul dintreprincipalii factori de reuºitã pentru ac-tivitatea unei organizaþii. iiDDooccuummeenntteficientizeazã ccoommuunniiccaarreeaa între mem-brii organizaþiei, dar ºi cu colaboratoriiexterni. Atât echipa, cât ºi colaboratoriidvs. externi pot utiliza informaþii dinbaza de date comunã, indiferent de lo-caþie, datoritã posibilitãþii de accesareprin Internet (limitatã la aria de compe-tenþã a fiecãrui colaborator).

Soluþia conceputã de echipa noastrãconþine modulul specializat de „„MMaannaa--ggeemmeenntt ddee PPrrooiieecctt“, prin care pot fi ges-tionate în mod eficient sarcinile de lu-cru, echipele ºi informaþiile vehiculate.

Versiuni disponibile

iiDDooccuummeenntt este disponibil în douãversiuni care rãspund diverselor nece-sitãþi – aplicaþie Windows sau Web.

Versiunea clasicã, aplicaþie Win-dows, se bazeazã pe tehnologia IBM –Lotus Notes ºi propune o aplicaþie ro-bustã care se integreazã cu toate aplicaþi-ile standard Lotus Notes (email, calen-dar, to do, etc.) sau cu alte aplicaþii dejaexistente în exploatare la beneficiar.

Versiunea Web este diferitã tehno-logic ºi funcþioneazã pe oricare dintre sis-temele de gestiune a bazelor de date(Oracle, MS SQL, PostgreSQL) ºi pe oricesistem de operare – Windows sau Linux.Aceastã versiune nu necesitã licenþe su-plimentare (client sau server) fiind unadintre singurele aplicaþii ccoommmmeerrcciiaallooppeenn ssoouurrccee pe segmentul de DM.

iDocument – Web se poate exploataºi în modelul de SaaS, Ropardo SRL asi-gurã gãzduirea infrastructurii necesare.

Recuperarea investiþiei

Utilizând iiDDooccuummeenntt obþineþi va-loare (controlul fflluuxxuulluuii documentelor),siguranþã (securitatea documentelor) ºieficienþã (reducerea duratei circuituluiinformaþiei) în activitatea organizaþiei.

În momentul în care doriþi sã cuan-tificaþi modul în care se recupereazã in-vestiþia în iiDDooccuummeenntt încercaþi sã cuan-tificaþi ce se întâmplã dacã nu aveþi unsistem de gestionare a documentelor –cunoºtinþelor:

• Nu existã control asupra cunoºtin-þelor/documentelor din organizaþie;

• 50% din cunoºtinþele organizaþieisunt neutilizate;

• În cazul migrãrii de personal va-loarea organizaþiei are de suferit;

• Duplicate ale documentelor ºi acti-vitãþiilor;

• Cãutarea ºi gãsirea cu greutate a in-formaþiilor utile ºi necesare;

• Cunoºtinþele organizaþiei nu suntstructurate;

• Nu se pot urmãri sarcinile de lucruºi rezultatele acestora;

• Trafic crescut în reþeaua Intranetadicã: timpi mari de transfer ºi achi-ziþii de echipamente suplimentare;

• Creºtere nejustificatã a capacitãþilorde stocare pentru E-mail ºi serverede fiºiere;

• Spaþii specializate pentru arhive cla-sice;

• Crearea unor copii de siguranþã(backup) / replicarea arhivelor cla-sice (pe hârtie) nu este posibilã.

DMWatch

iDocumentiDocument , soluþia RopardoRopardopentru gestionarea documentelor

D

WW 14 2009 - 2010

Calea cãtre eGuvernareeGuvernareO strategie pentru trecerea de la

procesele bazate pe hârtie la un guvern conectat

Guvernele au din ce în ce mai multe pre-

siuni în zilele noastre. Scãderea bugetelor

îi forþeazã pe oficiali sã limiteze cheltu-

ielile, în acelaºi timp însã cererile de la

cetãþeni, persoane juridice, oficiali ºi

agenþii sunt din ce în ce mai multe. S-a

încercat cu conceptualul „faceþi mai mult

cu mai puþin” ºi s-au obþinut rezultate, dar

s-a ajuns într-un punct în care organizaþiile

guvernamentale trebuie sã facã lucrurile

“diferit”. Soluþia la aceastã problemã

aparent imposibilã este un concept numit

„guvern conectat”.

Deci, ce înseamnã „guvern co-nectat”? Principial, este unset de tehnologii ºi procesecombinate care dã posibili-tatea agenþiilor guvernamen-

tale centrale ºi locale sã rãspundã pre-siunilor din punctul de vedere al cos-turilor ºi cererilor de servicii exploatândinformaþia electronicã ºi fãcând acestlucru într-un mediu colaborativ.

Agenþiile guvernului conectat co-lecteazã, stocheazã, partajeazã ºi con-sumã informaþiile electronic.

Hârtia este, în mare parte, eliminatã– ºi chiar ºi ceea ce rãmâne în forma fi-zicã este rapid digitizat ºi indexat. Flu-xurile de lucru interne sunt optimizateºi automatizate, asigurând funcþionareadupã ultimele reguli ºi proceduri ºi cãsunt respectate termenele impuse.Cetãþenii ºi companiile interacþioneazãcu agenþiile guvernamentale electronic,

prin portaluri securizate. Agenþiile gu-vernului conectat transferã informaþiisecurizat între departamente ºi cu alteagenþii. ªi folosesc panouri de controlpentru a oferi managerilor vizibilitateasupra operaþiunilor interne ºi pentru aoferi cetãþenilor vizibilitate asupra efi-cienþei guvernului conectat.

De ce trebuie conectare?

Impactul guvernului conectat estelegat de transformare ºi de anvergurã.Agenþiile guvernului conectat pot re-duce costurile, minimiza riscurile ºielimina ineficienþa în a lucra cu volumeimense de documente fizice. Acestea numai au nevoie de spaþii închiriate pentrua stoca munþi de hârtie ºi pot sã adererapid la reglementãri ºi raportãri legale.

Dar pe mãsurã ce agenþiile guverna-mentale din Europa, Orientul Mijlociuºi Africa (EMEA) trec de la procesareahârtiei la managementul informaþieielectronice, acestea nu numai cã îºisporesc eficienþa, dar devin mai bune.Angajatorii din agenþiile guvernuluiconectat acceseazã rapid informaþii vi-tale ºi colaboreazã între ei. Aceºtia potaccesa profiluri virtuale ale cetãþenilorsau companiilor, alcãtuite din date caresunt localizate în mai multe sisteme ºiorganizaþii. Aceste capabilitãþi producbeneficii fundamentale, cum ar fi rezul-tate mai bune pentru serviciile sociale,colectare mai exactã a taxelor ºi im-pozitelor, siguranþã publicã mai efi-cientã ºi multe altele.

În acelaºi timp, agenþiile guvernelorconectate ating aºteptãrile cetãþenilor înceea ce priveºte viteza, comoditatea ºitransparenþa guvernamentalã. Acesteapermit cetãþenilor ºi companiilor sã

efectueze o serie largã de tranzacþii prinportaluri web securizate ºi, pentru cã in-formaþia este digitalã ºi multe fluxuri derutinã sunt deja automatizate, tranzacþi-ile guvernamentale se petrec la fel derapid ºi exact ca ºi cumpãrãturile dinmagazine on-line.

Cum se ajunge acolo?

„La orice nivel de guvernare, ino-vaþia nu este doar <<frumos de avut>>,este vorba de a putea sã ofere o infra-structurã susþinutã pentru guvernare so-cialã, economicã ºi securizatã”, a spusRRoonnnneenn BBrruunnnneerr,, DDiirreeccttoorr SSoolluuþþiiii ppeenn--ttrruu SSeerrvviicciiii PPuubblliiccee EEMMEEAA,, EEMMCC CCoorr--ppoorraattiioonn.. „Oficialii din guvernareanaþionalã ºi localã înþeleg cã, din punctde vedere operaþional ºi financiar, esteimposibil sã continue sã foloseascãstructuri de informaþii fizice, procesemanuale, informaþii în magazii disparateºi nesigure. Guvernul conectat este maiaproape ºi mai posibil de realizat decâtcredeþi. Modelul Guvernului Conectatde la EMC oferã un traseu pentru trans-formarea proceselor izolate, manuale ºibazate pe hârtie, adãugând ºi valoare lafiecare pas.”

Modelul Guvernului Conectat de laEMC asigurã un plan practic ºi demon-strat pentru a atinge aceste inovaþii cri-tice:

• Etapa 0: IInnffoorrmmaaþþiiaa ppeessttee ttoott –evalueazã provocãrile ºi expunereaîn cadrul operaþiilor bazate pe hâr-tii. Vom privi la structurile de in-formaþie, creºterea costurilor ºiriscului derivat din desfãºurareaactivitãþilor de zi cu zi ºi identifi-carea cerinþelor cheie pentruschimbare.

DMWatch

• Etapa 1: CCaappttuurrãã,, SSttooccaarree ººii EExx--ttrraaggeerree – explicã pasul iniþial încãlãtorie – înlocuirea documen-telor pe hârtie cu informaþie digi-talã. Vom prezenta beneficiile debusiness ºi strategiile pentru imple-mentarea capabilitãþilor de capturãde informaþii, de stocare ºi de ex-tragere. Acestea formeazã fundaþiaguvernului conectat.

• Etapa 2: GGeessttiioonnaarreeaa PPrroocceesseelloorr ººii aaRRiissccuulluuii – aratã cum agenþiile pot sãcreascã în continuare eficienþa ope-raþionalã ºi sã atenueze riscurile im-plementând tehnologii de gestiunea proceselor (Business Process Ma-nagement, BPM) ºi de gestiune a in-formaþiilor (Enterprise Content Ma-nagement, ECM). Aceste soluþii au-tomatizeazã procesele de lucru derutinã ºi permit partajarea internã ainformaþiilor ºi colaborarea – toate

acestea ducând la creºterea produc-tivitãþii, scãderea costurilor ºi ser-vicii mai bune.

• Etapa 3: UUttiilliizzaarreeaa ccoommppoonneenntteelloorr– demonstreazã cum agenþiile uti-lizeazã la valoarea maximã in-vestiþiile în propria infrastucturã ainformaþiei, extinzând aceastã in-frastructurã spre cetãþeni, com-panii, angajaþi ºi alte entitãþi guver-namentale. Vom analiza cum potdezvolta eficient ºi sigur agenþiilelocale interacþiunea online ºi tran-zacþiile pentru constituenþi.

EMC a folosit aceste strategii ºisoluþii pentru a ajuta sute de agenþiinaþionale, locale ºi de la nivelul UniuniiEuropene sã îmbunãtãþeascã livrareaserviciilor, sã scadã timpii ºi cheltuielileºi sã reducã riscul. Acest plan ajutã lareprezentarea procesului de a crea e-gu-

vernarea eficientã într-o manierã logicã,controlabilã ºi eficientã din punct devedere al costurilor.

Despre Modelul de Guvern Conectat al EMC

Acest model a fost dezvoltat de cãtreechipa EMC pentru sectorul public în co-laborare cu „Government Technology”,clienþi din sectorul public ºi parteneri.Principiile modelului sunt bazate pemodelul „Capability Maturity Model”creat de cãtre Software Engineering In-stitute (SEI) of Carnegie Mellon Univer-sity. SEI este un centru de cercetare ºidezvoltare finanþat de stat, care efec-tueazã studii în achiziþie, arhitecturã ºilinii de produse, îmbunãtãþirea proce-selor ºi mãsurarea performanþei, securi-tate ºi interoperabilitate a sistemelor.

Pentru mai multe detalii, accesaþiwwwwww..eemmcc..ccoomm secþiunea eGovernment. �

DMWatch

D

WW 16 2009 - 2010

Penetrarea soluþiilor de Document Manage-

ment în sistemul medical românesc nu este

una foarte mare. Ba chiar redusã, dacã

þinem cont de dorinþa Ministerului Sãnãtãþii

Publice de a implementa la nivel naþional

Dosarul Electronic al Pacientului. Un proiect

lãudabil, dar care, fãrã o infrastructurã infor-

maticã consolidatã, fãrã o legislaþie adec-

vatã ºi fãrã implementarea unor proiecte

funcþionale de gestiune electronicã a docu-

mentelor în instituþiile medicale, are toate

ºansele sã rãmânã un deziderat perpetuu.

În urmã cu un an, Ministerul Sãnã-tãþii Publice înainta (din nou?!) Mi-nisterului Comunicaþiilor ºi Teh-nologiei Informaþiei (MCTI) o cere-re de creare a unui sistem informatic

care sã permitã utilizarea unui dosar elec-tronic pentru fiecare pacient, care sãconþinã întreg istoricul medical al pacien-tului. (Conform ministerului, un primbeneficiu al unui asemenea sistem constaîn faptul cã toate informaþiile pacientuluipot fi stocate într-un singur loc ºi pot fiaccesate, ori de câte ori este nevoie, dinorice unitate sanitarã sau farmacie.)

De atunci a trecut mai bine de un an,MCTI a devenit MCSI, iar proiectul nupare sã fi avansat foarte mult. Aºa cumnu a avansat nici în anii anteriori, când,

la nivel oficial ºi nu numai, s-a discutatdespre beneficiile pe care un proiect pre-cum „Dosarul Electronic al Pacientului“le-ar putea aduce sistemului medicalromânesc.

Trebuie însã menþionat cã, în 2009,MCSI a reuºit, totuºi, aprobarea primuluicontract de finanþare în domeniul e-Sãnãtãþii pentru proiectul „Implemen-tarea sistemului naþional de prescripþieelectronicã“, având ca beneficiar Minis-terul Sãnãtãþii. (Prescrierea electronicãreprezintã un sistem suport care susþinemedicul în actul medical de prescriere amedicamentului prin suportul de decizieºi informaþia necesarã, asigurã transferulelectronic al prescrierii cãtre farmacist ºicreeazã baza naþionalã de date pentru în-

DM în sectorul medical

17 D

WW2009 - 2010

DMWatch

registrãrile electronice ale medicamentelorprescrise. Beneficiile proiectului, în valoa-re de 88 de milioane de lei, constau în îm-bunãtãþirea calitãþii actului medical ºi op-timizarea costurilor serviciilor medicale.)

Aceasta însã nu apropie orizontul derealizare a proiectului-cheie „DosarulElectronic al Pacientului“, motivele per-petuei amânãri fiind numeroase ºi variate(de la lipsa de fonduri ºi interes din parteaunitãþilor medicale, pânã la inexistenþaunui efort susþinut din partea forurilor în-drituite).

Pacientul, primul beneficiar al informatizãrii

Dincolo de aceste aspecte dezbãtute înpresã, nu se ia în discuþie un „amãnunt“esenþial ºi anume cã existenþa unui DosarElectronic al Pacientului presupune pre-existenþa unei infrastructuri informaticeconsolidate în sistemul medical românesc,dar ºi al unor aplicaþii informatice care sãpermitã managementul informaþiilor refe-ritoare la pacienþi. Respectiv, soluþii IT ca-re sã poatã gestiona toate operaþiunilelegate de acest document electronic – de laoperaþiuni de registraturã, la introducerea,importul, modificarea ºi accesarea/con-sultarea datelor, pânã la securizarea infor-maþiilor, stabilirea drepturilor de accesare ºia cãilor de transmitere a informaþiilor.

Cu alte cuvinte, un sistem de Docu-ment Management adaptat necesitãþilorsistemului medical. Un capitol la care, dinpãcate, nu multe instituþii medicale localepot spune cã au realizãri majore, chiar dacãatuurile unei astfel de soluþii sunt evidente.

„Beneficiile pe care soluþiile de Docu-ment Management le aduc prestatorilor deservicii medicale, indiferent dacã vorbimde policlinici, laboratoare clinice sau spi-tale, sunt multiple. În oricare dintre acesteentitãþi, trasabilitatea ºi arhivarea în for-mat digital a documentelor este esenþialã,permiþând: • acces rapid la informaþii; • re-dundanþã minimã; • economii în ges-tionarea timpului ºi a prioritãþilor clinice;• identificarea sincopelor în traseul unuidocument medical în cadrul unei unitãþisanitare. Aceste prime avantaje genereazãîmbunãtãþirea actului medical ºi a stãrii deconfort a pacientului. La nivelul entitãþilorcare gestioneazã sistemul medical, acest tipde soluþii oferã o bazã decizionalã solidã,

un flux bidirecþional sistematic al infor-maþiilor, evitarea blocajelor informaþiona-le prin identificarea cauzei ºi, nu în ultimulrând, o intervenþie coerentã“, ne-a expli-cat CCrriissttiinnaa RRaaccoocceeaannuu,, mmaarrkkeettiinngg && bbuussii--nneessss ddeevveellooppmmeenntt mmaannaaggeerr IInnffoo WWoorrlldd..

Iar principalul beneficiar al acestorsoluþii este pacientul, susþine DDrraaggooºº GGââttllaann,,ggeenneerraall mmaannaaggeerr RRSSCC,, argumentând cã,prin creºterea eficienþei în manipulareadocumentelor ºi regãsirea facilã a acestora,se genereazã o creºtere a productivitãþii per-sonalului instituþiei care poate aloca untimp mai îndelungat activitãþilor medicaledecât celor administrative. Prin urmare, seatinge obiectivul principal de a eficientizaactivitatea în vederea creºterii calitãþii ser-viciilor destinate pacientului. „În plus, îm-bunãtãþirea accesului la informaþii ºi serviciipublice, creºterea disponibilitãþii docu-mentelor scanate, reducerea birocraþiei auun impact pozitiv asupra gradului de satis-facþie al pacientului“, a subliniat DDrraaggooººGGââttllaann,, care a mai adãugat câteva argu-mente pe lista beneficiilor pe care o soluþiede DM le poate aduce instituþiilor medicale:

• reducerea costurilor administrative (ca de exemplu, reducerea consumuluide hârtie);

• constituirea arhivei electronice a insti-tuþiei;

• optimizarea spaþiului necesar arhivãrii,eliminând posibilitatea de pierdere ainformaþiilor ºi reducând costurile demanipulare;

• îmbunãtãþirea controlului asupra ac-tivitãþii desfãºurate;

• îmbunãtãþirea procesului de comuni-care internã ºi externã;

• reducerea timpilor de rezolvare asarcinilor;

• reducerea timpului de cãutare a docu-mentelor;

• acces securizat la informaþii (drepturi deacces, criptarea documentelor stocate).

Provocãrile sistemului medical

Beneficiile specifice pe care un sistemde Document Mangement le poate aducesistemului medical ºi, în mod direct, pa-cienþilor, nu atenueazã câtuºi de puþin di-ficultãþile cu care se confruntã acest sector.

Astfel, din punctul de vedere al CCrriiss--ttiinneeii RRaaccoocceeaannuu:: „principala provocarecu care se confruntã orice vendor din

�� APLICABILITATEEXTINSÃ

„Soluþiile de tipul Document Manage-ment au o vastã aplicabilitate în cazulactivitãþii medicale, aceste sistemefiind utile în toate procesele în care sefolosesc documentele «tradiþionale»,pentru a fi transformate în fiºiere digi-tale: de la bilete de internare, bilete detrimitere, reþete, facturi, state desalarii, pânã la fiºa unicã a pacientului,raportãri complexe ºi statistici. Prinspecializarea soluþiilor pentru manage-mentul documentelor, acestea sunt înmãsurã sã rãspundã mai bine nevoilorparticulare ale instituþiei medicale,fiind compatibile ºi cu normele legisla-tive caracteristice domeniului. Sis-temele de DM destinate sectoruluimedical trebuie sã asigure o soluþie in-tegratã pentru gestionarea docu-mentelor de diverse tipuri precum:text, imagini, video etc., sã permitãdefinirea ºi gestionarea fluxurilor delucru (circuitul documentelor) pentrutoate departamentele subordonate(secþii, cabinete etc.), sã asiste în-tregul ciclu de viaþã al documentelor(generare, import, procesare, publi-care, arhivare), sã creeze arhiva elec-tronicã a instituþiei, sã permitã inter-operabilitatea cu alte sisteme informa-tice sau aplicaþii folosite, sã fie modu-lare ºi scalabile, sã permitã actu-alizarea informaþiilor în sistem în timpreal, sã asigure accesul la informaþiilestocate ºi posibilitãþi avansate deregãsire a datelor clinice ºi non clinice,în condiþii de utilizare simultanã decãtre mai mulþi utilizatori.“

DDrraaggooºº GGââttllaann,, ggeenneerraall mmaannaaggeerr RRSSCC

D

WW 18 2009 - 2010

DMWatch

domeniul medical se regãseºte în infra-structura informaticã de tip insular ºi re-glementãrile legislative neadaptate încãunui asemenea sistem“.

Reprezentantul RSC este însã de pãrerecã problema majorã este cea de ordin finan-ciar: „Principala provocare a sistemuluimedical din România este reprezentatã delipsa fondurilor. Rezultatele informatizãriisunt încã modeste, indiferent de eforturi,

iar dacã bugetele sunt limitate ºi personalulde specialitate este redus, interoperabili-tatea sistemelor este micã. La acestea seadaugã uneori reticenþa la schimbare a per-sonalului medical sau administrativ, careamplificã nesincronizãrile de flux infor-maþional între actorii implicaþi în sistem.“

O altã perspectivã asupra dificultãþilorîntâmpinate în implementarea unui sistemde Document Management într-o insti-tuþie medicalã ne-a fost detaliatã de RRaadduuLLaazzããrr,, lliinnee ooff bbuussiinneessss ddiirreeccttoorr SSiivvaaddoocc,,SSiivveeccoo RRoommâânniiaa.. Potrivit acestuia: „Provo-cãrile sunt cele asociate informatizãriiunor procese care acum se desfãºoarã ma-nual. Trebuie înþeles specificul domeniu-lui, mergând pânã la detalii, astfel încât sãpropunem soluþii dedicate. De aici rezultãprincipala provocare, mai ales când vor-bim de documente interne ale instituþiilormedicale pentru cunoaºterea în amãnunt aproceselor interne.“

La cine se aflã rezolvarea

Aminteam în debutul acestui articol deiniþiativa Ministerului Sãnãtãþii în sensulrealizãrii ºi implementãrii proiectului„Dosarul Electronic al Pacientului“ la nivelnaþional. Din aceastã perspectivã, am în-cercat sã aflãm dacã presiunea oficialã arputea reprezenta un factor benefic în pro-cesul de informatizare al sistemului me-dical românesc. Pãrerile sunt împãrþite.

Astfel, dacã pentru reprezentantul InfoWorld presiunea legislativã este esenþialã,din punctul de vedere al lui DDrraaggooºº GGââttllaannpush-ul oficial trebuie sã se manifeste doarsub forma încurajãrii, susþinerii ºi ofeririiunui cadru legislativ adecvat: „Informati-zarea sistemului medical românesc, prinutilizarea la scarã largã a tehnologiilor ºiserviciilor IT, trebuie susþinutã ºi încura-jatã inclusiv prin oferirea cadrului legisla-tiv corespunzãtor. Instituþiile medicale im-plementeazã soluþii informatice pentru efi-cientizare ºi control pentru a avea o vi-ziune de ansamblu asupra activitãþii insti-tuþiei, pentru a dispune de instrumente demanagement care sã permitã optimizareaproceselor informaþionale ºi decizionale,nu pentru cã existã o presiune legislativãîn domeniu.“

Un punct de vedere susþinut ºi de RRaadduuLLaazzããrr,, SSiivveeccoo RRoommaanniiaa, care susþine cã:„Iniþiativa trebuie sã vinã din interiorul sis-

temului medical. Numai în acest mod o in-formatizare conformã cu necesitãþile sis-temului medical va rãspunde eficient.“

Din pãcate însã, dupã cum confirmã ºiinterlocutorii noºtri, nu se poate vorbi deo penetrare amplã a soluþiilor informaticeîn sistemul medical românesc, caracterulinsular menþinându-se. Motivele, suntcele prezentate mai sus. Rezolvãri încã semai cautã... ((RR..GG..))

�� INFRASTRUCTURAINFORMATICÃ, UN ELEMENT-CHEIE

„Infrastructura informaticã are mai multecomponente care influenþeazã în mod direct succesul unui proiect de aseme-nea anvergurã. Aici discutãm de zoneprecum telemedicinã ºi transfer de docu-mente medicale în sistem, confidenþiali-tatea datelor pacientului, infrastructurãhardware ºi comunicatii care sã suporteun asemenea proiect, interoperabilitatela nivelul soluþiilor informatice etc. Ca ur-mare a acestor aspecte, am putea trageo concluzie evidentã: fãrã o infrastructurãbine organizatã, un proiect precum«Dosarul Electronic al Pacientului»rãmâne doar un deziderat la nivel re-gional sau naþional. Un exemplu punctualpentru o aplicaþie de tip DM – struc-turarea informaþiei ºi a documentelor,precum ºi arhivarea lor pe registre pentruprogramele naþionale, unde avem învedere nu numai documente, ci ºi pro-cese ºi proceduri.“

CCrriissttiinnaa RRaaccoocceeaannuu,, mmaarrkkeettiinngg && bbuussiinneessss ddeevveellooppmmeenntt

mmaannaaggeerr IInnffoo WWoorrlldd

�� BENEFICII ESENÞIALE

„Dacã ne gândim la gradul scãzut depenetrare a soluþiilor de gestiune de do-cumente în zona medicalã, nu credem cãsunt suficient de bine înþelese. Dar oricesistem medical care doreºte sã se mo-dernizeze va avea nevoie, mai devremesau mai târziu, de o astfel de soluþie,care permite beneficiarului sã se bucurede o creºtere a calitãþii prin scãdereatimpilor de rãspuns, eliminarea cazurilorde documente «rãtãcite», scãderea biro-craþiei. În timp ce prestatorul de serviciiva avea un acces rapid ºi fiabil la infor-maþiile privind pacienþii. (...) Avantajelesunt numeroase ºi merg de la creºtereacalitãþii serviciilor medicale, pânã lascãderea costurilor administrative, pen-tru cã nu trebuie sã neglijãm faptul cãunitãþile medicale manipuleazã un volumînsemnat de documente, arhivele aces-tor instituþii având un volum impresio-nant. Optimizarea activitãþilor cu specificadministrativ din cadrul unitãþilor me-dicale are implicaþii importante încreºterea calitãþii actului medical, dar nutrebuie uitat cã accesul rapid la informa-þiile despre pacienþi (fiºe medicale, istoric etc.) poate ajuta decisiv la salvarea vieþilor omeneºti.“

RRaadduu LLaazzããrr,, lliinnee ooff bbuussiinneessss ddiirreeccttoorrSSiivvaaddoocc,, SSiivveeccoo RRoommâânniiaa

19 D

WW2009 - 2010

soluþie pentru eliminarea procedurilor inef iciente în companii le private ºi de stat

E L O D M S -E L O D M S -

Gestionarea documentelor

Toate procesele ce au loc în cadrul uneicompanii sunt însoþite de o multitudine dedocumente: pe hârtie sau în format elec-tronic, ce cuprind informaþii importante,care sunt necesare pentru desfãºurarea ac-tivitãþii cotidiene. Succesul în afaceri de-pinde în mare mãsurã de lucrul eficient cudocumentele.

În conformitate cu un studiu realizatîn Statele Unite, angajaþii pierd între 20 ºi40% din timpul petrecut la serviciu pen-tru a cãuta diferite acte ºi documente.

Soluþia este sistemul de management aldocumentelor (DMS) ELOprofessional. Cuo simplã apãsare de buton se pot creastructuri pentru administrarea proiectelor,a clienþilor sau a facturilor comune, struc-turi accesibile tuturor utilizatorilor. Un sis-tem de control al drepturilor controleazãaccesul la date confidenþiale. Pentru docu-mente „sensibile” (dosare personale, ra-poarte ale conducerii etc.) existã posibilita-tea criptãrii acestora. Alegerea modului deorganizare a dosarelor este nelimitat: do-cumentele pot fi ordonate în tipul clasic deorganizare, în sensul vechiului dulap pen-tru dosare cu bibliorafturi ºi registre, sauîn tipul modern, simbolistic pentru fiecaretip de activitãþi: de echipã, solicitãri etc.

Fluxul de lucru

În zilele noastre, procesele de afaceridecid în mare mãsurã succesul sau insuc-cesul unei companii. Dacã în trecut urmã-rirea detaliatã a proceselor unui departa-ment din companie era suficientã, astãzinu mai este cazul. Indiferent dacã estevorba de un proces de dezvoltare, de pro-ducþie, de marketing sau de distribuþie,rezultatele optime pot fi obþinute numaidacã toate procesele colaboreazã într-unmod unitar, pe o bazã de date comunã. În

caz contrar, cresc atât timpul, cât ºi cheltu-ielile realizate pentru controlul dupli-catelor, inadvertenþe în conþinuturilefiºierelor, conþinuturile de date diferite.

ELOprofessional contribuie la bunadesfãºurare a proceselor de afaceri prin ad-ministrarea centralizatã a informaþiilor ºidocumentelor din arhiva ELO. Pe lângãaceasta, prin intermediul unui editor intu-itiv, întregul flux de lucru poate fi re-prezentat grafic ºi controlat foarte simplu.

Accesul la documente indiferent de locaþie

Prin utilizarea Internet-Gateway seoferã posibilitatea accesãrii unei arhivecentrale din orice punct de pe glob.

Pentru a intra în contact cu arhiva cen-tralã este suficient un browser web stan-dard. Toate funcþiile standard ale ELO suntîn acest caz disponibile prin Internet -Gateway. Astfel, utilizatorul poate navigaîn arhivã, poate organiza documentele noisau poate realiza o cãutare amplã. Primeºteinclusiv fluxurile de lucru active la careeste înregistrat ºi le poate verifica ºi valida.

Integrarea cu infrastructura existentã

Un alt punct forte al ELOprofessionalîl reprezintã posibilitatea de integrare cutoate aplicaþiile implementate în companie.Fie cã este vorba de mediul Microsoft saude sistemele CAD sau ERP existente.Aceasta permite pe de o parte arhitecturade sistem orientatã spre service (SOA) aELO, iar pe de altã parte utilizarea stan-dardelor de interfeþe recunoscute la nivelmondial precum XML, http, SOAP, WebServices ºi multe altele. Deoarece toþi mariiproducãtori de aplicaþii mizeazã pe abor-darea arhitecturalã orientatã spre service,tehnologia informaþiei se va orienta în vi-itor mai mult decât pânã acum spre proce-sele de afaceri propriu-zise.

ELO Digital Office srlwww.elo-digital.ro

Str. G-ral Berthelot nr. 84Bucureºti, Sector 1

Tel: +4 (021) 529.553.1email: [email protected]

DMWatch

D

WW 20 2009 - 2010

DM pentru furnizorii de uti l itãþi

9900%% ddiinn ccoommuunniiccaarreeaa ccuu cclliieennþþiiii ssee rreeaalliizzeeaazzãã pprriinn iinntteerrmmeeddiiuull ddooccuummeenntteelloorr.. VVeerrddiiccttuull ssee vveerriiffiiccãã mmaaii aalleess îînn

iinntteerraaccþþiiuunneeaa ccoommppaanniiiilloorr ddee UUttiilliittããþþii ccuu bbeenneeffiicciiaarriiii sseerrvviicciiiilloorr aacceessttoorraa.. OO iinntteerraaccþþiiuunnee ccoommpplleexxãã aall ccããrreeii ggrraadd ddee

ssooffiissttiiccaarree aa ccrreessccuutt oo ddaattãã ccuu lliibbeerraalliizzaarreeaa aacceessttuuii ddoommeenniiuu ººii aappaarriiþþiiaa ccoonnccuurreennþþeeii.. FFaapptt ccaarree aammpplliiffiiccãã nneevvooiiaa ddee ssoolluuþþiiii

iinnffoorrmmaattiiccee ccoommpplleexxee,, ccaarree ssãã ppooaattãã ggeessttiioonnaa eeffiicciieenntt uunn vvoolluumm mmaarree ddee ddaattee..

Lucrul cu clienþi din ce în ce maipretenþioºi, care au de câþiva aniopþiunea schimbãrii furnizoruluide servicii, dar ºi a alegerii întrediferite sisteme de tarifare, a

impus necesitatea unei ameliorãri semni-ficative a calitãþii serviciilor prestate defurnizori. Fenomen cu efecte benefice atâtîn rândul clienþilor, cât ºi în interiorulcompaniilor, care ating astfel un nivel su-perior de eficienþã.

Însã, cum poþi fi eficient vehiculând unvolum uriaº de hârtii impus de lucrul cu unnumãr mare de clienþi, dar ºi de alþi para-metri complecºi?

Nevoia de DM

Practic, problema se situeazã undevala graniþa dintre managementul facturãrii,managementul contractelor, al documen-telor ºi managementul Financiar-Con-tabil. Rãspunsul este, evident, ºi el unulcomplex, care este acoperit prin inte-grarea mai multor soluþii, de la cele ERP ºide Document Management, pânã la apli-caþii de Contract management, Customersupport ºi sisteme GIS. Simplificândschema, soluþia de Document Manage-ment reprezintã un elelement-cheie înecuaþia acestei probleme, integrând ºi operând cu informaþii provenind dintoate celelalte soluþii amintite, cu cerinþespecifice de securitate ºi back-up.

„Datoritã creºterii fãrã precedent a ne-cesitãþilor de energie ºi resurse, manageriicompaniilor de utilitãþi au fost nevoiþi sãia decizii dificile referitoare la strategia,operaþiunile ºi tehnologia pe care o folos-esc. Ca urmare a acestor decizii, de multeori s-a obþinut informaþie operaþionalãcontradictorie care nu a folosit absolutdeloc. Procesele sunt extrem de complexeºi de multe ori sunt deconectate între ele,sistemele informatice la fel ºi nu existã în-totdeauna o informaþie clarã ºi precisã caresã ajute la luarea unor decizii de businesscu adevãrat valoroase. Informaþiile despreclienþi sunt incomplete sau inaccesibile,procesul de facturare este separat de cel deîncasare, pe scurt, deºi organizaþia lucreazãca un întreg, la nivelul departamentelordocumentele ºi informaþiile sunt disparateºi prelucrate separat. Astfel este nevoie deo soluþie de DM care sã uneascã toateaceste informaþii, procese de lucru ºi caresã ofere o imagine unicã ºi globalã a activ-itãþii operatorilor de utilitãþi“, explicãCCeezzaarr RRuussuu,, UUttiilliittiieess DDiivviissiioonn MMaannaaggeerrNNeessss RRoommâânniiaa..

Principalele provocãri

Provocãrile cu care se confruntã, la oraactualã companiile de Utilitãþi sunt, dinperspectiva lui GGaabbrriieell MMuunntteeaannuu,, EEnntteerr--pprriissee AAccccoouunntt MMaannaaggeerr,, SSttaarr SSttoorraaggee::

- numãrul impresionant de clienþi ºi

implicit volumul imens de documentegenerate;

- necesitatea de aliniere la standarde ºinorme obligatorii;

- acoperirea foarte mare a reþelelor dedistribuþie ºi menþinerea funcþionãrii laparametri optimi;

- comunicarea personalizatã cu clien-tul;

-administrarea unor arhive tehnicefoarte vechi, obligatorii pentru continuareabusiness-ului;

- necesitatea externalizãrii tuturor ser-viciilor care nu fac parte din core business-ul companiei;

- menþinerea unui nivel ridicat de sa-tisfacþie al tuturor clienþilor ºi implicit atin-gerea unui procent cât mai mare deretenþie a acestora.

Motivele pentru care o soluþie de Doc-ument Management reprezintã o necesi-tate pentru companiile de Utilitãþi suntînsã multiple, la enumerarea de mai susputându-se adãuga:

- Necesitatea diminuãrii probabilitãþiiapariþiei erorilor ºi a greºelilor în manipu-larea datelor;

- Obligativitatea reducerii risculuipierderii ºi/sau deteriorãrii dosarelorclienþilor;

- Necesitatea extinderii ºi/sau modi-ficãrii rapide a sistemului pentru a înglobanoi arii de activitate sau pentru a rãspundela modificarea procedurilor în vigoare, pre-

21 D

WW2009 - 2010

DMWatch

cum ºi scãderea costurilor de interfaþare cualte instituþii ºi cu publicul prin imple-mentarea unor servicii electronice de in-teracþiune (programãri, depuneri de do-cumente, progresul lucrãrilor, obþinere derãspuns în timp util etc.).

Cerinþe specifice

Conform reprezentantului Ness, prin-cipalele cerinþe în proiectele de DM dinacest sector se împart în cerinþe referitoarela nevoile de business ºi în cerinþe referi-toare la infrastructura informaþionalã.

Astfel, cerinþele de business sunt:

• Managementul conþinutului generatde activitãþile inginereºti, incluzândaici desene CAD, specificaþii si docu-mente de inspecþie;

• Integrarea conþinutului nestructuratcu informaþii de tip GIS;

• Asigurarea securitãþii operaþiunilordin unitãþile de producþie ºi a confor-mitãþii cu regulamentele în vigoare;

• Managementul procedurilor stan-dard de operaþiuni ºi al conþinutuluicritic pentru business, asigurând înacelaºi timp corectitudinea ºi stocareasigurã a acestora;

• Controlul ºi accelerarea proceselor decontracte, de la iniþiere si aprobãripânã la execuþie.

Cerinþele de infrastructurã informa-þionalã se referã la:

• Securitatea informaþiilor – soluþia tre-buie sã ofere identificarea, autoriza-rea ºi accesul securizat la informaþiilesenzitive;

• Soluþii de salvare, recuperare, refa-cere ºi arhivare a datelor;

• Cãutare ºi regãsire rapidã a înre-gistrãrilor electronice ºi stabilirea dereguli de auditare;

• Soluþii de continuitate ºi disponibili-tate a informaþiilor de business;

• Posibilitatea de integrare cu altesoluþii deja existente ºi schimbul deinformaþii cu acestea.

Douã categorii de beneficiari

„Urmãrind creºterea eficienþei în pro-cesele de afaceri ºi obþinerea unor avantajestrategice, companiile au nevoie de auto-matizarea fluxurilor de lucru („workflow“),de impunerea ºi controlul procedurilor de

lucru, optimizarea timpului de rezolvare aactivitãþilor ºi maximizarea productivitãþiiprin accesul rapid la informaþie, toate aces-tea în condiþii de maximã securitate“, sus-þine GGaabbrriieell MMuunntteeaannuu,, SSttaarr SSttoorraaggee.. Con-form acestuia avantajele oferite de o soluþiede Document management pot fi împãrþiteîn douã mari categorii, în funcþie de bene-ficiarii direcþi ai acestor avantaje ºi anume:- Pentru managementul companiei, inclu-sive middle management:

• Se obþine un suport de decizie puter-nic ce permite monitorizarea, adminis-trarea, controlul ºi marcarea perfor-manþelor pentru toate procesele demanagement;

• Permite identificarea rapidã a noduri-lor ºi punctelor critice în proces astfelîncât sã poatã aloca noi resurse atuncicând sunt necesare;

• Asigurã sporirea eficienþei proceselorde afaceri prin instrumente de notifi-care automatã ºi asignare de sarcini;

• Faciliteazã proiectarea rapidã a fluxu-rilor de lucru ºi modificarea imediatã aunui flux proiectat dupa nevoile pro-cesului;

• Oferã posibilitatea automatizãrii chiarºi pentru cele mai complexe procese;

• Asigurã documentarea know-how-ului ºi accesul controlat la informaþiipermanent actualizate

- Pentru personalul de execuþie:• Permite utilizatorilor sã colaboreze ºi

sã obþinã informaþiile necesare pentruîndeplinirea unor sarcini comune;

• Creºte productivitatea angajaþilor prinfolosirea instrumentelor automate denotificare a detaliilor de timp pentruîndeplinirea unei sarcini, transmitereaautomatã a unei sarcini la un alt anga-jat dupã ce aceasta a fost îndeplinitã,urmãrirea rãspunsurilor primite de lacompartimentele care colaboreazã înîndeplinirea unei sarcini colective,alertele privind apropierea termenelorde realizare;

• Permite o mai bunã documentare a an-gajaþilor pentru rezolvarea unei sarciniprin accesul la arhive electronice ºi latoate ediþiile unui document consultat,în cadrul solutiilor integrate de work-flow ºi arhivã electronicã.„Aplicaþiile de «workflow» determinã

ca procesele de business sã fie mai eficienteprin automatizarea transferului fluxurilor

�� BENEFICIILE DM ÎN UTILITÃÞI

Practic o soluþie de Document Manage-ment oferã companiilor de Utilitãþi urmã-toarele beneficii:- Creºterea vitezei de regãsire a infor-maþiei/documentelor;

- Diminuarea probabilitãþii de eroare ºi a greºelilor în manipularea datelor, eliminarea erorilor de procesare, apierderii/deteriorãrii dosarelor;

- Capacitatea de a continua activitãþilespecifice ºi în cazul unor evenimentegrave;

- Centralizarea tuturor informaþiilor ºi docu-mentelor într-o sursã unicã de informare;

- Controlul strict al accesului la date ºi in-formaþii, pe baza drepturilor de acces alefiecãrui utilizator în parte;

- Înlãturarea blocajelor generate de aglo-merarea activitãþilor pe anumiþi utilizatori;

- Supravegherea permanentã a acti-vitãþilor cu posibilitatea notificãrii auto-mate în cazul unor condiþii/evenimentespeciale;

- Disponibilitatea documentelor ºi infor-maþiilor oriunde ºi oricând, pentru oriceparticipant la sistem, în limitele sale decompetenþã ºi autorizare;

- Eliminarea posibilitãþii dedistrugere/pierdere a documentelor;

- Introducerea posibilitãþii de control ime-diat al oricãrui flux de lucru/documentde cãtre persoanele autorizate;

- Posibilitatea de a urmãri ºi regãsi cu exactitate fazele prin care a trecut undocument ºi utilizatorii care au inter-acþionat cu acesta în fiecare etapã a ciclului de viaþã a documentului;

- Posibilitatea de a extinde/modifica rela-tiv uºor sistemul pentru a îngloba noi arii de activitate sau la modificarea procedurilor in vigoare;

- Creºterea eficienþei operatorilor datoritãeliminãrii manipulãrii hârtiilor;

- Scãderea costurilor asociate opera-þiunilor de tipãrire, gestiune ºi stocare ahârtiilor;

- Diminuarea drasticã a efortului necesarsupravegherii activitãþii de procesare adocumentelor ºi de identificare a situaþi-ilor neconforme;

- Scãderea costurilor de interfaþare cu alteinstituþii ºi cu publicul prin imple-mentarea unor servicii electronice de in-teracþiune (programãri, depuneri de do-cumente, progresul lucrãrilor, obþinerede rãspuns în timp util etc.);

- Diminuarea timpului de aºteptare a publi-cului prin creºterea eficienþei lucrãtorilor.

D

WW 22 2009 - 2010

DMWatch

de informaþii pe traseele optime, salvândtimp ºi bani pentru oricine le utilizeazã.Folosind modelele colaborative pentruorice stadiu al proceselor de afaceri ºi ofe-rind posibilitatea vizualizãrii la cerere aimaginii documentelor deþinute în arhive-le electronice ºi lansate într-un proces delucru, aplicaþiile de workflow pot sã spo-reascã semnificativ eficienþa proceselor deafaceri pe ansamblul întregii companii“,argumenteazã GGaabbrriieell MMuunntteeaannuu..

Platforma DM

Din perspectiva reprezentantului StarStorage, orice soluþie de document ma-nagement este extrem de eficientã în sec-torul utilitãþilor. Cu cât integrarea este maimare ºi fluxurile automatizate câºtigã terenîn faþa celor realizate manual, cu atât maimare devine productivitatea, rapiditatea înluarea deciziilor creºte ºi rezultatul se tra-duce în reducere de costuri ºi creºteri aleprofitului. „Orice platformã de manage-ment al documentelor ºi fluxurilor delucru trebuie sã fie scalabilã ºi sã permitãintegrarea cu aplicaþiile core business. Decele mai multe ori anumite fluxuri existãºi în aplicaþii de tip ERP, doar cã sunt li-mitate ºi greu de modificat. Soluþiile dedocument management vin sã completezeºi sã consolideze integrarea cu celelalte de-partamente, cu alte procese de importanþãmajorã în companie“, explicã GGaabbrriieellMMuunntteeaannuu..

Astfel, o soluþie complexã de DMdevine un element cheie al unei infra-structuri informatice omogene, soluþia demanagement al documentelor putândacþiona ca o platformã software pentrudezvoltarea unor soluþii persoanlizate.Necesitatea unei astfel de dezvoltãri esteevidentã, însã, din pãcate, nu foarte multecompanii au adoptat o astfel de politicã,deºi câºtigurile se fac simþite rapid.

Facturarea, o problemã specialã

Sã revenim din nou la enunþul dindebut – lucrul cu hârtiile în relaþia cu cli-entul într-o companie de utilitãþile are locmai ales în operaþiunea de facturare (so-luþiile on-line având încã un rol preponde-rent informativ), un proces complex nudoar din cauza numãrului mare de clienþipe care îi are o companie de Utilitãþi, ci ºi

datoritã gradului mare de dispersie terito-rialã ºi a modalitãþilor diferite de încasarea plãþii pentru serviciile prestate. Situaþiase complicã rapid dacã þinem cont de sis-temele diferite de tarifare, dar ºi luarea încalcul a restanþelor de platã ºi a clienþilornoi, a incidentelor apãrute în livrarea ser-viciilor, a schimbãrilor de preþuri sau mo-dificãrilor de ordin legislativ.

„Soluþia de facturare reprezintã un as-pect important al unei implementãri deDM într-o organizaþie. Prin funcþiona-litãþile pe care trebuie sa le ofere o astfel desoluþie se automatizeazã întreg procesul decapturã, clasificare, indexare a facturilor ºidocumentelor aferente acestora, precum ºioperaþiile de aprobare ºi arhivare. Con-trolul asupra ciclului de viaþã al facturilorcreºte, iar deciziile referitoare la cash flowse pot îmbunãtãþi în mod evident prinoferirea de unelte de raportare la nivelulmanagementului instituþiei care sã ofere oimagine exhaustivã a situaþiei plãþilor. In-tegrarea cu un ERP sau cu o soluþie de con-tract management (existã multe imple-mentãri de succes conþinând soluþii deContract Management bazate pe plat-forma de DM) eficientizeazã cu adevãratprocesele de business din organizaþie,oferind o soluþie completã care asigurãmanagementul ciclului de viaþã al con-tractelor ºi conþinutului asociat, schimbulfacil de informaþii între sistemele infor-matice implementate, dar ºi un mediu decomunicare ºi colaborare între utilizatoriiacestor sisteme“, explicã CCeezzaarr RRuussuu..

Externalizarea, o soluþie pentru vremuri de crizã

Aºa dupã cum se poate deduce dinparagraful anterior, facturarea este o ope-raþiune complexã, care consumã serios dinresursele companiei de Utilitãþi. La aceastase adaugã o serie de probleme specificecum ar fi:

- identificarea resursei umane adec-vate,

- gãsirea unui spaþiu propice pentruastfel de operaþiuni,

- indentificarea resurselor financiarenecesare acoperirii achiziþiilor hard-ware ºi software,

- rentabilizãrea achiziþiilor fãcute (ratade amortizare este destul de îndelun-gatã).

Sub presiunea acestor factori, facturareapoate fi abordatã ca un proces care nu faceparte din core-business-ul respectivei com-panii de Utilitãþi, al cãrui obiect principal deactivitate rãmâne furnizarea de servicii cãtreclienþi. Din aceastã perspectivã, exter-nalizarea operaþiunilor de facturare se poatedovedi beneficã, aducând câºtiguri rapidefurnizorului. Astfel, în opinia lui CCeezzaarrRRuussuu:: „În condiþiile actuale de crizã eco-nomicã, externalizarea soluþiilor de facturarepoate reprezenta o soluþie dacã companiiledoresc sã îºi scadã costurile operaþionale aleactivitãþilor cauzate de procedurile internecomplexe aferente acestor soluþii, precum ºicele derivate din investiþiile în echipamentenoi, consumabile sau alte servicii. Avanta-jele externalizãrii sunt multiple, de la costurimai reduse pe termen lung, alocarearesurselor interne mai eficient, concentrareape business-ul de bazã al companiei ºi ovitezã mai mare de reacþie. Totuºi, existã oreticenþã din partea companiilor referitoarela siguranþa ºi confidenþialitatea datelor pecare le oferã. Aceastã reticenþã poate fi în-vinsã de prezentarea pe viu de cãtre ofertan-tul de servicii de externalizare a cadrului încare are loc procesarea documentelor, cri-teriile de siguranþã ºi de confidenþialitate ºiexperienþa profesionalã a echipei de out-sourcing. Un alt argument al externalizãriieste acela al soluþiilor de back-up ºi disasterrecovery. Providerii de soluþii au posibili-tatea de a stoca informaþiile în centre de datecu arhitecturi distribuite ºi cu o siguranþãmult mai mare decât soluþiile de la client.Toate condiþiile de performanþã trebuiespecificate într-un Service Level Agreement(SLA) stabilit cu furnizorul de servicii de fac-turare externalizate pentru a se asigura cali-tatea serviciilor livrate ºi conformitatea cucerinþele legislative în domeniu.“

Avantajele sunt multiple, mergând dela concentrarea pe activitãþile/compe-tenþele esenþiale („core business“) ale com-paniei de Utilitãþi, pânã la posibilitateaunui control mult mai exact al costurilorºi al calitãþii serviciilor oferite de compa-nia cãtre care s-a externalizat. Prin ale-gerea unei asemenea opþiuni, o companiede utilitãþi îºi poate eficientiza semnificativoperaþiunile, atingând un randament su-perior în relaþia cu beneficiarii, ceea cecontribuie semnificativ la crearea uneiimagini favorabile în rândul unor seg-mente importante de populaþie. ((RR..GG..))

23 D

WW2009 - 2010

Dacã îþi ia mult timp sã gãseºti un anumit document sau estedificil sã iei decizii rapide din cauzã cã informaþiile din companienu sunt centralizate, iQuest îþi propune platforma Microsoft Office SharePoint Server (MOSS). Cu ajutorul ei simplifici modulîn care angajaþii gãsesc ºi partajeazã informaþii ºi modul în carecolaboreazã.

Odatã implementatã platforma Microsoft Office SharePointServer, angajaþii din companie câºtigã:

• acces simplu ºi rapid la informaþii;• un mod de lucru mai eficient prin colaborarea cu colegii ºi

partenerii;• comunicare îmbunãtãþitã cu clienþii;• posibilitatea de a lucra ºi din altã parte decât de la birou;• capacitatea de a realiza cãutãri avansate de informaþii la nivel

de companie ºi nu numai;• modalitatea optimã de a lua decizii prin consultarea infor-

maþiilor structurate în tablouri de bord.

Iatã în continuare 5 cãi prin care poþi obþine aceste beneficii: MMaannaaggeemmeenntt aall ddooccuummeenntteelloorr - Soluþiile de management al

documentelor te ajutã sã reduci volumul total de documente,mãrind în acelaºi timp valoarea informaþiilor extrase din acestea.Indiferent câþi colegi colaboreazã la crearea unui document, is-toricul modificãrilor este pãstrat, astfel se poate afla oricând cineºi în ce fel a modificat un document.

AAuuttoommaattiizzaarreeaa pprroocceesseelloorr - Pentru ca toþi anagajaþii sã lucrezeîntr-un mod unitar, ai nevoie de procese interne consistente ºi decontrolul asupra acestor procese. Un astfel de proces este cel deaprobare a unui document care trebuie sã fie revizuit de mai multepersoane înainte de a ajunge la stadiul final. Folosind platformaMOSS se creeazã un flux: documentul este trimis în mod automattuturor celor implicaþi în procesul de aprobare. Aceasta duce la

eficientizarea modului de lucru între angajaþi ºi a acestora cuclienþii ºi partenerii externi.

MMaannaaggeemmeennttuull ccoonnþþiinnuuttuulluuii – Angajaþii companiilorgenereazã un volum mare de conþinut nestructurat, care includedocumente, mesaje electronice (e-mail), conþinut video, conver-saþii pe messenger sau skype, pagini web ºi multe altele. Manage-mentul documentelor ºi managementul conþinutului web asigurãîmbunãtãþirea modului în care aceste resurse informaþionale suntutilizate; astfel colegii comunicã mai bine între ei ºi realizeazã unschimb mai eficient de informaþii.

CCoollaabboorraarree – Un avantaj al sistemului este acela cã mai multepersoane pot contribui la dezvoltarea documentelor înainte de ale publica, iar modificãrile sunt notificate prin e-mail celor vizaþi.În plus, sistemul poate sã indexeze multiple tipuri de surse: infor-maþii interne de business, dar ºi documente ºi pagini Web, pen-tru a genera rezultate cât mai complete prin instrumentul decãutare complexã. Angajaþii pot astfel lucra de oriunde ºi oricândºi îºi pot sincroniza ulterior munca.

PPoorrttaalluurrii iinnttrraanneett//eexxttrraanneett - Sistemele de tip intranet te ajutãsã organizezi informaþiile interne într-un singur loc ºi permitvizualizarea acestora de cãtre angajaþi pe baza drepturilor lor deacces în diverse pagini ale portalului. Soluþiile extranet pot fi acce-sate din afara companiei, facilitând astfel schimbul de informaþiicu clienþii ºi partenerii în mod securizat.

Unele funcþionalitãþi pot fi implementate cu versiunea gratu-itã a platformei Microsoft Office SharePoint Server.

Cum poþi profita de aceste avantaje? Stabileºte o întâlnire cuspecialiºtii iQuest ºi ei te vor îndruma.

DDeesspprree iiQQuueesstt:: iQuest beneficiazã de expertiza a peste 11 anide activitate în dezvoltare, integrare ºi implementare de soluþii ITcomplete pentru afaceri. Printr-o echipã de peste 260 despecialiºti, iQuest oferã soluþii profesioniste pentru companii dinGermania, Marea Britanie, România, Elveþia, Franþa ºi Suedia.Printre clienþii iQuest se numãrã HP, Virgin Atlantic, Vodafone,Lloyds, Pinnacle Systems, Libri s.a.

iQuest Technologies SRLCluj-Napoca Str. Moþilor nr. 6-8

Tel: 0264 592 531 Fax: 0264 590 682 E-mail: [email protected] www.iquest.ro

DMWatch

Acces rapid la orice informaþii ºi colaborare facilã

D

WW 24 2009 - 2010

Poate funcþiona o instituþie financiar-bancarã

fãrã o soluþie integratã de Document mana-

gement? Probabil cã da, însã, conform spe-

cialiºtilor, numãrul ºi calitatea serviciilor oferite

s-ar situa undeva la nivelul anilor ’50-’60.

Ceea ce, la ora actualã, ar însemna un nivel

de eficienþã foarte scãzut ºi dificultãþi în pãs-

trarea clienþilor ºi atragerea altora noi.

Statistica spune cã 8% din docu-mentele scrise se pierd, anual,din cauza erorilor de arhivare; cãun manager alocã un procentconsiderabil din timpul sãu de

lucru managementului documentelor ºi cãun angajat consumã, în medie, sãptãmânal,între 3 ºi 5 ore cãutând diverse informaþii.

Dacã ar fi sã aplicãm toate aceste„verdicte statistice“ în domeniul finan-ciar-bancar, rezultatul ar fi o instituþie deo ineficienþã cronicã, raportat la standar-dele actuale. Iar actualul context econo-mic face ca eficientizarea la toate nivelu-rile sã fie o prioritate majorã. Chiar dacãimpactul crizei mondiale nu este atât deprofund în acestã verticalã (în raport cu

seismul suferit de instituþiile financiar-bancare de peste Ocean), prioritãþile suntaceleaºi: eficienþã operaþionalã, costscãzut al serviciilor, pãstrarea marjelor deprofit, un nivel superior al serviciiloroferite clienþilor, în vederea fidelizãriiacestora, ºi atragerea de noi clienþi.

Se poate ºi fãrã, dar... mai bine nu!

În atari condiþii, ideea unei instituþii fi-nanciar-bancare care sã funcþioneze fãrã osoluþie de gestiune a documentelor (Do-cument Management – DM) integratã curestul sistemului informatic existent nupare a fi una viabilã.

Un punct de vedere susþinut ºi deAAlleexxaannddrruu BBaacciiuu,, tteecchhnnoollooggyy ssaalleess ccoonnssuull--ttaanntt OOrraaccllee RRoommâânniiaa,, dar argumentat dinperspectiva tipului de informaþie vehicu-latã: „Mai mult de 80% din informaþia uzi-tatã de un utilizator din mediul bancar estenestructuratã (stocatã în e-mail-uri, docu-mente Word, imagini, formate multimediaetc.). Adãugând la acest lucru ºi faptul cãacest conþinut nestructurat creºte cu o ratãce depãºeºte 200% pe an, putem începe sãînþelegem cât de importantã este o soluþieDM pentru o organizaþie ºi ce problemereale de management creeazã lipsa ei.“

Existã însã ºi opinii care susþin cã o in-stituþie financiar-bancarã poate funcþionafãrã o soluþie de DM integratã cu restulaplicaþiilor, însã nu foarte eficient: „Da, sepoate ºi fãrã ºi nu este nicio undã de ironieîn ceea ce spun. Suntem însã în momentulîn care bãncile ºi instituþiile financiare aureuºit sã implementeze aplicaþiile «core»,astfel încât acum sunt foarte interesate decontrolul ºi eficientizarea fluxurilor dedocumente. Instituþiile financiar-bancarecu care am lucrat pentru implementareade astfel de soluþii au fost cele cu care amconstruit business case-uri, iar beneficiilepost-implementare au fost evidente. Odatãdovedite aceste beneficii, managerii insti-tuþiilor respective îºi pun întrebarea re-toricã: «Oare cum am putut funcþiona fãrão astfel de soluþie?», iar rãspunsul îl dau totdumnealor: «Cu greu, cu costuri mari, cu ocalitate a serviciilor ce lasã de dorit ºi chiarcu reducerea cotei de piaþã»“, susþineAAddrriiaann PPaarraasscchhiivv,, ssaalleess mmaannaaggeerr FFiinnaanncciiaallSSeerrvviicceess && TTeelleeccoomm SSttaarr SSttoorraaggee..

De ce este nevoie de o soluþie de DM

„O bancã funcþioneazã la fel ca oricesocietate comercialã, are nevoie de apro-vizionare, de «birocraþie» internã, dis-tribuþie de informaþii, atât intern, cât ºi cusubsidiarele, transmiterea ºi urmãrirea sar-cinilor, procese de recrutare, logisticã in-ternã, gestiunea ºi urmãrirea proiectelor dedezvoltare etc. Managementul docu-mentelor nu se referã numai la eficienþã,productivitate ºi economisire a hârtiei“,este de pãrere AAlliinn NNiiþþãã,, ddiirreeccttoorr ggeenneerraallFFiivveePPlluuss SSoolluuttiioonnss..

�� SERVICIILE DE SUPORT ªI CALITATEASERVICIILOR FAC DIFERENÞA„Provocãrile ºi nevoile din sectorul fi-nanciar-bancar sunt date de obiectivelede avea clienþi loiali, de a câºtiga noiclienþi, de a pãstra marjele de profit ºia reduce costurile operaþionale. Dinpunct de vedere al cerinþelor de piaþã,exigenþele implicã flexibilitate în costuri,retenþia clienþilor ºi creºterea naturalãa cotei de piaþã, precum ºi respectareanormelor legale ºi de securitate. Din punct de vedere al restricþiilor in-terne ºi de integrare, alegerea uneisoluþii de DM trebuie sã fie evaluatãdupã mai multe criterii: scalabilitate,stabilitate, model de securitate avansatºi, totodatã, o arhitecturã modularã,deoarece integrarea cu sistemele IT aleunei bãnci este un proces critic, contro-lat de multe restricþii. Totodatã, servici-ile de suport ºi calitatea serviciilorataºate unei soluþii de DM vor face în-totdeauna diferenþa.“

TThheeooddoorr DDuummbbrraavvãã,, BBPPSS mmaannaaggeerr,,XXeerrooxx RRoommâânniiaa ººii RReeppuubblliiccaa MMoollddoovvaa

DM în instituþii le f inanciar-bancare

�� DM, PARTE INTEGRANTÃ A ARHITECTURII DE APLICAÞII A BÃNCII„O aplicaþie de Document Managementtrebuie sã fie parte integrantã a arhitec-turii de aplicaþii a bãncii, oferind astfelgradul de integrare necesar pentrususþinerea completã a proceselor debusiness din cadrul bãncii. Soluþia deDM trebuie sã fie capabila sã gestionezecât mai mult din conþinutul nestructurat,sã ofere mecanisme de regãsire uºoarãa informaþiei, sã ofere capabilitãþi de ver-sionare ºi securitate, sã poatã trans-forma conþinutul de informaþie dintr-unformat de prezentare în altul ºi, nu în ultimul rând, sã-l expunã într-un mediuWeb, cãtre utilizatori finali.“

AAlleexxaannddrruu BBaacciiuu,, tteecchhnnoollooggyy ssaalleess ccoonnssuullttaanntt OOrraaccllee RRoommâânniiaa

25 D2009 - 2010

Potrivit lui AAlleexxaannddrruu BBaacciiuu,, OOrraacclleeRRoommâânniiaa,, implementarea unei soluþii deDM sau ºi mai complet de Content Mana-gement are, de regulã, în spate deciziabãncii de a adresa una dintre urmãtoareleprobleme de business ºi de organizare:

- Sisteme disparate care gestioneazãinformatia de tip document sau conþinutdigital ºi care fac regãsirea acestoragreoaie, îngreunând decizia în business,duplicând de multe ori conþinutul ºifãcându-l inutilizabil;

- Incapacitatea de a partaja aceastã in-formaþie importantã cãtre întreaga orga-nizaþie;

- Lipsa unor mecanisme de securitateºi control al accesului la aceastã infor-maþie;

- Existenþa documentelor ce conþin in-formaþii depãºite ºi expirate ºi lipsa unorpolitici de arhivare ºi retenþie a docu-mentelor importante;

- Ineficienþa în activitate ºi costurileridicate provocate, în general, de cãutareamanualã a informaþiilor ºi, de asemenea,de nevoia de a tipãri masiv documente ºide a le livra în locaþii cu rãspândire ge-ograficã largã;

- Creºterea în numãr ºi complexitate a

reglementãrilor legislative ºi a normelorbancare, naþionale ºi europene.

„La fel ca orice altã organizaþie, ºi insti-tuþiile financiar-bancare se supun unui setde reguli ºi nevoi, traduse în diverse pro-cese de business, care funcþioneazã unitarpentru a adapta fluxurile de documenteinterne nevoilor clienþilor, fie cã vorbimde clienþi interni sau externi. Pentru a îm-bunãtãþi eficienþa operaþionalã, instituþi-ile respective sunt nevoite sã reducã cos-turile administrãrii documentelor ºiconþinutului acestora, realizând acestlucru prin integrarea într-o soluþie elec-tronicã de management de documente“,argumenteazã ºi TThheeooddoorr DDuummbbrraavvãã,, BBPPSSmmaannaaggeerr XXeerrooxx RRoommâânniiaa ººii RReeppuubblliiccaaMMoollddoovvaa..

Cerinþe specifice

În opinia lui AAddrriiaann PPaarraasscchhiivv,, SSttaarrSSttoorraaggee,, principalele cerinþe ale unuiclient vizavi de o soluþie de DM sunt în di-rectã legãturã cu indicatorii financiari:„Cerinþele derivã din obiectivele owner-ilor de proiecte, dar obiectivul principalrãmâne îmbunãtãþirea indicatorilor finan-ciari: profitul, ROI etc. Iar acest lucru se

�� ABORDAREA DUALÃ DMS-BPM

„Document Management System (DMS)trebuie întotdeauna considerat împreunãcu Business Process Management(BPM). Aceste douã componente asigurãpractic managementul informaþiei pe totciclul de viaþã în cadrul organizaþiei ºi re-alizeazã integrarea fluxurilor de date (ges-tionate de aplicaþiile «core») cu fluxurilede documente (sau, în sensul mai larg,de conþinut), gestionate de platformaDMS-BPM. Prin integrarea acestor fluxuri,platforma DMS-BPM realizeazã ºi inte-grarea aplicaþiilor.“

AAddrriiaann PPaarraasscchhiivv,, ssaalleess mmaannaaggeerr FFiinnaanncciiaall SSeerrvviicceess && TTeelleeccoomm SSttaarr SSttoorraaggee

D

WW 26 2009 - 2010

DMWatch

poate realiza prin soluþii care sã aducã ben-eficii reale la nivel de competitivitate, efi-cienþã operaþionalã ºi reduceri de costuri.Din experienþa noastrã în selecþii ºi, maiapoi, în implementãri de astfel de soluþii,putem spune cã se cautã acele tehnologiiºi soluþii care au incorporate «leading prac-tices», de la furnizori de prim rang, ºi secautã acei parteneri locali care au expe-rienþã în implementare ºi pot fi un consult-ant de încredere în implementarea viziuniiDMS-BPM.“

AAlleexxaannddrruu BBaacciiuu,, OOrraaccllee,, este însã depãrere cã principalele cerinþe faþã de osoluþie de DM care se implementeazã în-tr-o organizaþie din sectorul financiar-ban-car sunt:

- Gestiunea potenþialelor categorii derisc, prin stocarea categoriilor importantede informaþii nestructurate într-un depozitcentral ºi sigur, ceea ce ajutã la prevenireaeventualelor penalizãri datorate nerespec-tãrii unor reglementãri în vigoare ºi con-formitatea cu standardele ºi normele in-terne ºi externe;

- Reducerea de costuri operaþionale,prin gestiunea mai bunã a ciclului de viaþãal documentelor ºi al celorlalte categorii deconþinut digital, ºi eliminarea utilizãrii ex-cesive a hârtiei;

- Gestiunea oricãrui tip de conþinut di-gital, nu numai documente, astfel încâtacest conþinut sã poatã fi uºor ºi rapid par-tajat între utilizatori, crescând astfel gradulde informare în desfãºurarea activitãþilorde business de zi cu zi.

O altã problemã importantã este cea aintegrãrii soluþiei DM cu sistemul infor-matic al repsectivei instituþii: „Un sistemde DM trebuie sã se integreze cu orice altsistem intern al bãncii ºi sã acþioneze di-

rect asupra eficientizãrii proceselor interneale bãncii. Impactul este cu atât mai marecu cât tot mai multe fluxuri manuale, careimplicã multe acþiuni repetitive ºi uti-lizarea hârtiei, devin fluxuri electroniceautomate“, explicã TThheeooddoorr DDuummbbrraavvãã,,XXeerrooxx RRoommâânniiaa ººii RReeppuubblliiccaa MMoollddoovvaa..

Beneficii la toate nivelurile

Soluþiile de DM oferã o panoplie debeneficii amplã, care în cazul instituþiilorfinanciar-bancare acoperã anumite ele-mente specifice. Iatã un exemplu con-cret, detaliat de CCooddrruuþþ IIoonneessccuu--MMuusscceell,,ddiirreeccttoorr ddeeppaarrttaammeenntt SSII MMGGTT:: „Înprezent, majoritatea instituþiilor finan-ciar-bancare rezolvã dosarele într-o lo-caþie centralã, unde se aflã infrastructuradecizionalã. Sistemul DM conceput denoi transmite întregul dosar (de ex. dosarde credit), prin scanare ºi separare petipuri de documente (cerere, adeverinþãsalariu, copii carte de munca, BI/CI etc.),cãtre factorii decizionali. Directorul devânzãri analizeazã dosarul (care apareîntr-un inbox «De rezolvat») ºi îl trans-mite mai departe pe un flux predefinitsau creat ad-hoc. În cazul în care mai estenecesar un act suplimentar, clientuladuce acest act, iar prin scanare se adaugãla dosar, astfel încât decidentul poatevizualiza pe loc actul pentru a putea luao decizie. Un alt beneficiu este posibili-tatea de a ºti în orice moment în ce punctal fluxului se aflã dosarul. De asemenea,sistemul permite auditarea fiecãrui dosar,se poate urmãri timpul de rãspuns alfiecãrui dosar, dar ºi timpul de rãspuns afiecãrei persoane implicate în flux. Fi-nalul fluxului definit constã în arhivareaatât a dosarelor aprobate, cât ºi a celorrespinse, pentru ca, în cazul unei noicereri a aceluiaºi beneficiar, sã poatã firefolosite anumite documente.“

Un alt beneficiu, deloc de neglijat, îlreprezintã cel al securitãþii informaþiilorvehiculate în respectiva instituþie: „Be-neficiile imediate se reflectã în controlulcosturilor, îmbunãtãþirea productivitãþiiºi eficientizarea proceselor, reducereatimpului de rãspuns ºi fidelizareaclienþilor ºi, nu în ultimul rând, în re-spectarea normelor de securitate ºi con-trol (Basel II, SOX etc.). În completareaunei soluþii unitare de management elec-tronic al documentelor, o instituþie fi-nanciar-bancarã trebuie sã respecte ºilegislaþia actualã, cum ar fi cea legatã deprocesarea electronicã a cecurilor sauLegea arhivãrii electronice“, explicãTThheeooddoorr DDuummbbrraavvãã,, XXeerrooxx RRoommâânniiaa ººiiRReeppuubblliiccaa MMoollddoovvaa.

�� INTEGRAREA, PRINCIPALA PROVOCARE

„Principala provocare în implementareaunei soluþii de DM în cadrul unei instituþiifinanciar-bancare este integrarea cu sis-temele existente, atât hardware, cât ºisoftware, pentru cã nu exista o soluþiestandard. Provocarea constã în pãstrareaprocedurilor existente, astfel încât persoa-nele implicate sã schimbe cât mai puþindin rutina zilnicã. O altã provocare impor-tantã în domeniul bancar ºi de asigurãrieste crearea unui standard de formularecare sã permitã un procent cât mai marede extragere automatã a datelor.“

CCooddrruuþþ IIoonneessccuu--MMuusscceell,, ddiirreeccttoorr ddeeppaarrttaammeenntt SSII MMGGTT

�� ECONOMII DE TIMP ªI BANI„În condiþiile în care fiecare angajat dedicã cel putin 10%din activitate cãutând/regãsind informaþii relevante, dis-tribuind documente ºi informaþii, reutilizând documentecreate anterior, acces la documente standard ale organi-zaþiei, dupã toate analizele ºi studiile disponibile, prin im-plementarea unui sistem de DM se îmbunãtãþeºte activi-tatea cu cel puþin 50%. La un calcul simplu, pentru unnumãr mediu de 100 angajaþi vorbim de cel puþin100.000 euro economie pe an ºi peste 10.000 ore/omcare se pot folosi pentru atragerea de noi clienþi sau alteactivitãþi specifice.“

AAlliinn NNiiþþãã,, ddiirreeccttoorr ggeenneerraall FFiivveePPlluuss SSoolluuttiioonnss

27 D

WW2009 - 2010

O transformare complexã

Prin implementarea unei soluþii deDM se fac simþite schimbãri semnificativeatât la nivel de front-office ºi back-office(creºterea eficienþei operaþionale, a cali-tãþii serviciilor, a colaborãrii ºi a controlu-lui fluxurilor informaþionale), cât ºi lanivel IT/logistic (reduceri semnificativede cost, spaþiu ºi timp necesare pentrugestionarea informaþiei la nivelul organi-zaþiei), susþine AAddrriiaann PPaarraasscchhiivv,, SSttaarrSSttoorraaggee.. Potrivit acestuia, în partea defront-office este vorba de o realã efi-cientizare a relaþiei cu clientul în cazuldeschiderii de conturi noi, al fluxurilor deaprobãri de credite, al gestionãrii dosaru-lui clientului, preluãrii automate a datelordin formulare etc. Procesele de back-of-fice sunt, de asemenea, importante, iarcentralizarea, controlul ºi reducerea cos-turilor sunt iniþiative care se bazeazã toc-mai pe facilitãþile oferite de platformaDMS/BPM. „Departamentele juridic, fi-nanciar, audit, logisticã, HR sunt printrebeneficiarii direcþi ai unei astfel de imple-mentãri, iar valoarea adãugatã provinetocmai din integrarea proceselor dintre

aceste departamente, din eliminarea efor-turilor redundante ºi din uºurinþa în con-trolul riscurilor operaþionale. Nu în ul-timul rând, aº menþiona Departamentelede vânzãri ºi marketing, unde platformade DMS/BPM este cea care faciliteazãgestiunea contractelor, comunicare per-sonalizatã cu clientul (segmentare, cam-panii de direct mailing, e-mail cuconþinut personalizat) etc.“, ne-a mai pre-cizat AAddrriiaann PPaarraasscchhiivv..

În faþa unei asemenea avalanºe debeneficii, întrebarea „Poate funcþiona oinstituþie financiar-bancarã fãrã un sis-tem de management al documentelor?“pare fireascã. Rãspunsurile afirmativesunt din ce în ce mai rare, în condiþiileîn care bãncile din România au încetinitcampania deschiderii de filiale în terito-riu, iar problema avantajului competitivºi a menþinerii numãrului de clienþidevine stringentã. ((RR..GG..))

�� EFICIENÞÃ ªI RENTABILITATE ÎN ARHIVARE

„Beneficiile aduse de soluþiile de DM instituþiilor fi-nanciar bancare sunt multiple. Dacã ar fi sã le enu-merãm pe cele mai importante nu ar trebui sãomitem integrãrile cu diferitele aplicaþii existente încadrul instituþiei, reducerea cheltuielilor, maxi-mizarea operativitãþii angajaþilor, acces instantaneula toate informaþiile legate de un anumit subiect deinteres sau îmbunãtãþirea ºi menþinerea unei bune relaþii cu clientul. Conform unor studiirealizate în Germania, o soluþie de DM permite economisirea unui timp de patru ori maimare ºi o capacitate a arhivei de 140 de ori mai mare, la o treime din costuri. Prin uti-lizarea sistemului de DM, instituþia câºtigã eficienþã în domeniul fluxului de lucru ºi alrentabilitãþii, în siguranþa documentelor ºi în capacitatea de arhivare.“

CCããttããlliinn IIoossiiff,, ddiirreeccttoorr vvâânnzzããrrii XXOORR IITT SSyysstteemmss

Reþeaua IT internã a unei bãnci nu depindenumai de modul în care sunt structurate ºiconectate computerele, ci ºi de caracteris-ticile, funcþiile ºi nivelul de operare aechipamentelor de imprimare, scanare ºicopiere. Dacã nu sunt gestionate corect,acestea pot genera costuri suplimentareneprevãzute, care ar putea cu uºurinþã sãfie reduse.Pentru a eficientiza întreg procesul de lucrucu documentele dintr-o bancã, Xerox poateprelua întreg mediul de tipar, atât al docu-mentelor interne, cât ºi al celor comerciale,poate procesa documente în volume mariºi integra datele extrase în sistemele elec-tronice dorite. Într-o primã fazã, Xerox acordã consultanþãspecializatã pentru proiectarea unei reþelecapabile sã fluidizeze transferul docu-mentelor în cadrul bãncii, sã menþinã uncontrol prestabilit al costurilor lunare de im-primare (prin intermediul aplicaþiilor soft-ware specializate) ºi sã reducã semnifica-tiv cheltuielile de mentenanþã a echipa-

mentelor ºi consumabilelor. Mai multdecât atât, Xerox poate prelua integral ac-tivitatea de tipãrire ºi distribuþie a docu-mentelor trimise lunar clienþilor, precum ex-trasele sau materiale de comunicare di-rectã. Aceastã activitate este extrem desensibilã, de aceea majoritatea bancilorpreferã sã o externalizeze. Deosebit de importante pentru o bancãsunt extragerea ºi prelucrarea informaþieidin formulare sau contracte. Pentru cãfoloseºte un numãr ridicat de oameni caretasteazã fiecare literã, procesarea manu-alã poate fi atât lentã, din cauza întârzie-rilor ºi a frecventelor erori umane, cât ºicostisitoare, dacã ne gândim la costurilemari de exploatare ºi la cheltuielileadiþionale cu staþiile de lucru, mentenanþaºi chiria spaþiului. Prin serviciul de proce-sare electronicã a documentelor, Xeroxpreia documentele bãncii, le proceseazãcu scannere de mare performanþã, extragedatele clienþilor ºi le livreazã conform cri-teriilor cerute de bancã, în câteva ore, în

condiþii de maximã siguranþã ºi confi-denþialitate. Pe lângã accesul la date înmaxim 24 de ore ºi eliminarea erorilorumane datoritã automatizãrii, bãncile careexternalizeazã cãtre Xerox aceste proceseîºi pot reduce costurile specifice cu pânã la60% ºi îmbunãtãþi semnificativ fluxul de nu-merar, atât de necesar în condiþiile eco-nomice actuale. �

MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR PENTRU SISTEMUL BANCARCum sã ai acces rapid la datele din formulare ºi sã pãstrezi în acelaºi timp costurile scãzute?

D

WW 28 2009 - 2010

Procesarea manualã a facturilor de la

furnizori costã departamentele specia-

lizate în jur de 66 -- 6600 € ppeerr ffaaccttuurrãã, înccoommppaarraaþþiiee ccuu 11 -- 33 € ppeerr ffaaccttuurrãã ccââtt

rreepprreezziinnttãã ccoossttuull ddee pprroocceessaarree îînnttrr--oo

ssoolluuþþiiee ccoommpplleett aauuttoommaattiizzaattãã..

Oamenii fac mult mai multegreºeli decât un calculator ºirezolvã problemele într-untimp îndelungat, drept ur-mare companiile lor nu pot

profita de reducerile obþinute prin plataanticipatã. Cu toate acestea, în ciudafaptului cã reprezintã o resursã scumpãºi predispusã la erori, personalul umanse ocupã de mai mult de 90% din totalulactivitãþii de procesare a facturilor Busi-ness-To-Business (B2B).

Soluþiile de procesare a facturilor dela furnizori eficientizeazã procesul In-voice-To-Payment (I2P), proces princare ssee pprriimmeesscc ffaaccttuurriillee ddee llaa ffuurrnniizzoorriiîînn ssiisstteemm,, ssee ccaapptteeaazzãã iinnffoorrmmaaþþiiaa ddiinn ffaacc--ttuurrii ººii ssee vvaalliiddeeaazzãã ccuu ddooccuummeenntteellee jjuuss--ttiiffiiccaattiivvee ddee ggeennuull oorrddiinneelloorr ddee ppllaattãã((PPOOss)),, ssee îînnccaarrccãã îînn ssiisstteemmuull ddee ppllããþþii ddeettiipp EEnntteerrpprriissee RReessoouurrccee PPllaannnniinngg ((EERRPP))

îînn vveeddeerreeaa aapprroobbããrriiii ppeennttrruu ppllaattãã ººii aappooiissee ddeeppoozziitteeaazzãã îînn ssiisstteemm îînn vveeddeerreeaaaarrhhiivvããrriiii ppee tteerrmmeenn lluunngg..

O astfel de soluþie vine cu avantajesemnificative - aduce reduceri semni-ficative ale costurilor operaþionale, re-duce erorile din proces ºi oferã pârghiiconcrete pentru plata la termen saupentru plata anticipatã. Astfel, cu bene-ficii clar demonstrate în practicã ºi cu

un business în continuã creºtere, piaþasoluþiilor de procesare a facturilor de lafurnizori (Invoice To Payment) are ocreºtere estimatã de 30% pe an.

Ce avem în vedere?

Companiile din ziua de azi înoatãliteralmente în hârtie, ideea de “paper-

less office” s-a dovedit a fi mai futuristãdecât trimiterea unui om pe Lunã. Dehârtie nu scãpãm astãzi-mâine, darputem sã minimizãm utilizarea ei prinadoptarea documentelor în format elec-tronic ºi prin implementarea de auto-matizãri la nivel de organizaþie.

Dorinþa companiilor de reducere acosturilor ºi de creºtere a productivitãþiiau atins limitãrile metodelor tradiþio-nale de prelucrare manualã a facturilorîn format hârtie. Existã mai multe abor-dãri legate de soluþia potrivitã pentruprocesarea facturilor de la furnizori,unele dintre ele trateazã facturile în sis-teme back-end (dupã ce factura a intratîn companie), iar altele proceseazã fac-turile încã de la intrarea acestora încompanie (front-end). (tabel 1)

Soluþia Star Storage

SSoolluuþþiiaa ooffeerriittãã ddee ccããttrree SSttaarr SSttoorraaggeeîîººii pprrooppuunnee ssãã aabboorrddeezzee ttooaattee aassppeecctteelleelleeggaattee ddee mmiinniimmiizzaarreeaa uuttiilliizzããrriiii hhâârrttiieeii,,rreedduucceerriiii ccoossttuurriilloorr ccuu ssttooccaarreeaa ººii ccuurreessuurrsseellee uummaannee,, ssãã ooppttiimmiizzeezzee pprrooccee--sseellee ffiinnaanncciiaarree eexxiisstteennttee ººii ssãã ooffeerreeppâârrgghhiiiillee nneecceessaarree ppllããþþiiii llaa tteerrmmeenn ssaauuppllããþþiiii aannttiicciippaattee ccããttrree ffuurrnniizzoorrii..

Soluþia poate susþine o arhitecturãcentralizatã sau descentralizatã, ceea ceînseamnã cã facturile primite pot fiprimite ºi prelucrate într-o singurã lo-caþie sau de utilizatori individuali ce pottransmite facturile pe cale electronicãdin puncte diferite de lucru. (tabel 2)

Soluþia beneficiazã de integrareadintre platforma StarCapture Web pen-tru captura facturilor ºi a datelor din

� 70% din corespondenþa primitã o reprezintã facturile

� 96% din procesare se face prin preluare manualã a informaþiei depe hârtie

� Dacã procesaþi în jur de 1.000 de facturi pe lunã, o soluþie de au-tomatizare poate reduce costurile de procesare cu 50-70%, adicãcu aproximativ 10.000 EUR pe lunã!

S o l u þ i e p e n t r u p r o c e s a r e aS o l u þ i e p e n t r u p r o c e s a r e a

a u t o m a t i z a t ã a f a c t u r i l o r d e l a f u r n i z o r ia u t o m a t i z a t ã a f a c t u r i l o r d e l a f u r n i z o r i

29 D

WW2009 - 2010

facturi cu platforma ECM de automati-zare fluxuri - ºi aici putem aminti faptulca soluþia se oferã pe platforme ECM re-cunoscute la nivel mondial: EEMMCC DDooccuu--mmeennttuumm,, IIBBMM FFiilleeNNeett ºi MMiiccrroossooffttSShhaarreeppooiinntt, precum ºi de integrarea cuplatforme software ERP existente laclient precum SAP, Microsoft sau Ora-cle.

Modulul dedicat StarCapture Webfor Invoices de procesare facturi uti-lizeazã tehnologii de procesare a formu-larelor prin OCR/ICR/BCR/OMR, astfelavând posibilitatea de a extrage dintr-ofacturã, pe baza unui ºablon definit,toate informaþiile ne-cesare prelucrãrii. Iarobþinerea informaþi-ilor nu se limiteazãaici, modulul poateextrage în întregimetoate poziþiile din fac-turã ºi poate de ase-menea efectua vali-dãri de sume princonfruntare cu totalulfacturii.

Facturile de la fur-nizori deja procesateºi depozitate la ni-velul platformei ECMpot fi automat vali-date utilizând meca-nisme de tip „„ttwwoo--wwaayy mmaattcchhiinngg”” sau„„tthhrreeee--wwaayy mmaattcchh--iinngg”” în vederea con-fruntãrii cu comanda

de achiziþie (PO) ºi/sau cu documentelede recepþie a bunurilor. Facturile carerespectã regulile de validare sunt apoiautomat postate în sistemul ERP ºi arhi-vate la nivelul paltformei ECM, iar celecare nu corespund regulilor de validaresunt considerate excepþii, fiind automatrutate prin fluxuri cãtre personalul despecialitate, astfel riscul apariþiei ero-rilor fiind redus dramatic.

În vederea reducerii costurilor ope-raþionale legate de procesarea facturilorla sediul companiei, Star Storage oferãposibilitatea externalizãrii serviciilor deconversie ºi procesare a acestora în pro-priul centru de conversie a docu-

mentelor, cel mai mare centru de acestgen din Europa Centrala ºi de Est ºi deasemenea poate permite gãzduireasoluþiei în Centrul de Date Star Storage.

Beneficii

� minimizarea lucrului cu hârtia ºieliminarea riscului pierderii facturilorºi a documentelor asociate

� automatizare - creºterea vitezei deprocesare, minimizarea erorilor ºi aintroducerii manuale a datelor, acu-rateþe mare

� externalizarea de servicii aduce cos-turi minime cu resursele specializatedin companie ºi le degreveazã pe aces-tea de activitãþile neimportante

� optimizarea încãrcãrii resurselorumane - fãrã facturi fotocopiate dis-tribuite manual cãtre centrele de cost

� automatizarea proceselor manualecostisitoare, ineficiente ºi consuma-toare de timp

� integrare neintruzivã cu infrastruc-tura software ERP existentã, schimbulautomat de informaþii cu acestea.

Star StorageTel: 021.242.13.95/96;

Mobil: 0731 000 555e-mail: [email protected]

web: www.star-storage.ro

tabel 2

tabel 1

D

WW 30 2009 - 2010

„Consider cã, mai mult ca oricând, tre-buie sã te focalizezi pe gestionarea cât maieficientã a resurselor interne, a capitaluluiuman ºi a cunoºtinþelor acumulate de or-ganizaþie”, declarã AAlliinn NNiiþþãã,, DDiirreeccttoorrGGeenneerraall FFiivveePPlluuss SSoolluuttiioonnss..

Multe instituþii acþioneazã în bazaprincipiului PDCA (PlanDoCheckAct) -planificã, executã, verificã, acþioneazã. Subacest mod de lucru, care trebuie sã atingãfiecare structurã a organizaþiei, de laprimul nivel de management pânã la celde execuþie, un mediu informatic pentrucomunicare internã, management al docu-mentelor ºi al informaþiilor, reprezintãunul dintre factorii determinanþi în proce-sul decizional. Acesta asigurã colectarearapidã a informaþiilor, clasificarea eficientãpentru a fi disponibile atunci când ainevoie de ele, suport pentru identificarea ºievaluarea alternativelor.

„Ne uitãm cu siguranþã la calitatea ser-viciilor ºi a produselor oferite, la strategiidiverse pe marketing ºi vânzãri, la ma-nagementul resurselor umane, însã cel maiimportant aspect care este luat în conside-rare de orice instituþie este PROFITUL. Dela firme orientate spre producþie/servicii laagenþii guvernamentale sau organizaþii“non-profit”, toate urmãresc sã obþinãprofit de pe urma activitãþii lor. Profitulpoate fi obþinut ºi printr-o investiþie înDM. Un management performant, bazatpe soluþiile DocPlus pentru managemen-tul documentelor conduce la economisirearesurselor financiare ºi umane - oorriiccee bbaanneeccoonnoommiissiitt eessttee,, ddee ffaapptt,, uunn bbaann ccââººttiiggaatt””,continuã AAlliinn NNiiþþãã,, DDiirreeccttoorr GGeenneerraall FFiivveePPlluuss SSoolluuttiioonnss..

Prin DocPlus asigurãm ccrreeººtteerreeaa eeffiicciieenn--þþeeii,, a pprroodduuccttiivviittããþþiiii, îîmmbbuunnããttããþþiirreeaa ccoommuu--nniiccããrriiii în cadrul echipelor de lucru, rreedduu--cceerreeaa ccoossttuurriilloorr aaddmmiinniissttrraattiivvee,, precum ºi:

· crearea unui mmeeddiiuu ddee lluuccrruu ssttaann--ddaarrddiizzaatt;;

· ddiissppoonniibbiilliittaatteeaa iinnffoorrmmaaþþiieeii ºi aacccceessuullrraappiidd la aceasta pentru creºterea pro-ductivitãþii;

· focalizarea organizaþiei spre activi-tatea de bazã, eelliimmiinnâânndd ttiimmppiiii mmoorrþþii,,costurile de manipulare a informaþiei,aa cchheellttuuiieelliilloorr aaddmmiinniissttrraattiivvee;;

· îîmmbbuunnããttããþþiirreeaa ccoonnttrroolluulluuii asupra ac-tivitãþii pentru o comunicare efi-cientã, optimizarea timpilor de re-zolvare a sarcinilor;

· ttrraassaabbiilliittaatteeaa ppeerrmmaanneennttãã aa ssttaaddiiuulluuiiîn care se aflã documentele.

Considerentele pentru care FivePlus adapteazã continuu soluþiileDocPlus la cerinþele pieþei

� Condiþiile de afaceri stresante da-torate mediului economic ºi politic, lipsafondurilor de dezvoltare, neîncrederea înviitor au condus la descurajarea investiþi-ilor în domeniul IT.

� Pentru unele domenii de activitate s-a schimbat modul de vânzare, de abor-dare a pieþei, astfel cã a trebuit sã luãm înconsiderare ºi adaptarea soluþiilor DocPlusla diferite modele de business. Acest aspecta impus investiþii din partea FivePlus, daram dezvoltat aria potenþialilor clienþi carevor adopta soluþiile noastre.

� Firmele evalueazã mult mai atent ra-portul cost/performanþã, doresc o recupe-

rare rapidã a investiþiei pentru a face faþãnoului mediu de afaceri ºi a fi cu un pas îna-intea concurenþei. Adaptabilitatea soluþii-lor DocPlus se bazeazã pe flexibilitatea in-credibilã a tehnologiei IBM Lotus, însã ºi modul în care au fost proiectate. Printr-o implementare eficientã a soluþiilor DocPlus, ajungem ca în cca 6 luni investiþiasã fie recuperatã, iar beneficiile sã se vadãimediat.

� Prin activitãþile post vânzare suntemconectaþi permanent la preocupãrile clien-þilor noºtri pentru a îmbunãtãþi soluþiileDocPlus în noile versiuni.

Strategia FivePlus în abordarea soluþi-ilor DocPlus, bazatã pe considerentele demai sus, este:

MMoodduullaarriizzaarree:: informatizarea insularãa unor procese de afaceri prin imple-mentarea unor soluþii de DM. Sunt in-vestiþii minime, pentru clienþi care dorescsã informatizeze numai anumite segmentedin procesele de business. Este începutulinvestiþiei într-un proiect de DM. O astfelde abordare asigurã un ROI moderat dupãinvestiþie.

IInntteeggrraarree ffuunnccþþiioonnaallãã:: mai multe mo-dule de DM concurã la procese de businessadiacente, punând la dispoziþie docu-mente, informaþii cu conþinut util maimultor module, pentru a pãstra o coerenþãa procesului ºi disponibilitatea informaþieipe tot parcursul acestuia. Se adreseazãclienþilor mici ºi mijlocii, cu o investiþiemai mare, dar ºi cu o valoare adaugatã maiconsistentã. Este continuarea investiþiei înproiecte de DM. Aduce cea mai mare va-loare adãugatã ºi un ROI pe mãsurã.

Soluþiile de document managementreprezintã direcþia principalã de businessa FivePlus, cu o pondere de peste 70% înportofoliu. Restul activitãþilor sunt grupateîn abordarea soluþiilor pentru invãþãmântla distanþã - eLearning, dezvoltarea de apli-caþii web, optimizarea website-urilor dinperspectiva SEO.

FivePlus Solutions SRLwww.fiveplus.ro, www.docplus.ro

DMWatch

Orice ban economisit este,de fapt, un ban câºtigat

Alin Niþã, Director General FivePlus Solutions

2009 - 2010

Avatarurile Legii

Managementul documentelor în format elec-

tronic este reglementat juridic indirect, prin in-

termediul Legii arhivãrii documentelor în formã

electronicã, arhivarea fiind un subdomeniu

esenþial în activitatea de gestionare a docu-

mentelor. Legea, emisã în mai 2007, a putut

fi aplicatã abia la sfârºitul lui 2008, însã rec-

tificãri la normele tehnice ºi metodologice au

apãrut ºi în 2009, ca urmare a modificãrii

structurii aparatului administrativ. Modificãri

care ar putea continua ºi în 2010.

Legea arhivãrii documentelor înformã electronicã (Legea nr.135/15.05.2007) pare a fi ajunsanul acesta la forma sa finalã.De fapt, acest lucru se prefigura

încã de la sfârºitul lui 2008, mai precisdin noiembrie, când „defuncta“ Autori-tate Naþionalã de Reglementare în Co-municaþii emitea mult-aºteptatele nor-me tehnice ºi metodologice ale acti-vitãþii de arhivare electronicã a docu-mentelor, efectuate în condiþiile Legii135/2007. (Emiterea respectivelor nor-me, care ar fi trebuit fãcutã, conformArticolului 27 din respectiva lege, la treiluni de la intrarea în vigoare a legii, s-atergiversat, punerea lor în discuþieavând loc abia în aprilie 2008.)

O aºteptare lungã pentru potenþialiifurnizori de servicii de arhivare elec-tronicã, mai ales cã ºi legea suferise unblocaj legislativ de aproape un an. Darcând totul pãrea sã fi intrat pe fãgaºulnormal, anul acesta, mai precis pe 15iunie, Ministerul Comunicaþiilor ºi Soci-etãþii Informaþionale a emis un nouordin (493/2009), care abroga Deciziapreºedintelui Autoritãþii Naþionale pen-tru Comunicaþii (nr. 1130/2008),

privind normele tehnice ºi meto-dologice amintite. Un ordin emis înurma Hotãrârii de Guvern nr. 12/2009privind organizarea ºi funcþionareaMCSI ºi care are legãturã cu apariþiaANCOM-ului (adicã a Autoritãþii Naþio-nale pentru Administrare ºi Regle-mentare în Comunicaþii).

Din fericire, noul ordin MCSI numodificã radical vechea decizie ANC.Principala schimbare rezidã în faptul cã,de anul acesta, autoritatea de regle-mentare ºi supraveghere specializatã în domeniul arhivãrii electronice esteMCSI. Tot MCSI gestioneazã ºi Regis-trul administratorilor de arhive elec-tronice, ministerul fiind ºi autoritateacare certificã centrele de date care potoferi servicii în domeniul arhivãrii elec-tronice. (Un proces similar a avut loc ºiîn ceea ce priveºte semnãtura electro-nicã, marca temporalã etc., MCSI de-venind unica autoritate în domeniu.)

Existã totuºi semne de întrebare ridi-cate de potenþiala dispariþie a MCSI dinnoua structurã a aparatului administra-tiv. În tentativele de guvern Croitoru ºiNegoiþã, cu un numãr redus de minis-tere, MCSI dispãrea din schemã, atribu-þiile sale fiind preluate de alte instituþii.Dacã acest lucru se va întâmpla, estefoarte probabil sã fie necesarã emitereaunui nou act legislativ care sã stabileascão nouã autoritate în acest domeniu.

Ce spune legea

Legea arhivãrii documentelor înformã electronicã (Legea nr. 135/15.05.2007) ºi normele tehnice ºi me-todologice emise de MCSI ºi intrate învigoare la 24 iunie a.c. stipuleazã o seriede condiþii clare pentru entitãþile caredoresc sã furnizeze servicii de arhivareelectronicã. Cu alte cuvinte, simpla sto-care a documentelor electronice nureprezintã arhivare în conformitate cu

prevederile legii. O diferenþã impor-tantã nu foarte clar precizatã în ofertafurnizorilor de servicii de arhivare elec-tronicã.

Astfel, conform legii, furnizor deservicii de arhivare electronicã poate fiorice persoanã fizicã sau juridicã, acre-ditatã sã presteze servicii legate de arhi-varea electronicã. Acreditarea, conformordinului MCSI 493/2009, impune o se-rie de norme în ceea ce priveºtecondiþiile pe care trebuie sã le îndepli-neascã administratorul respectiveiarhive, procedurile de administrare ºioperare, sistemul informatic utilizat etc.În plus, stocarea datelor din arhivaelectronicã trebuie realizatã în centrede date autorizate ºi ele de MCSI, care,evident, trebuie sã întruneascã ºi ele oserie de condiþii.

Toate aceste elemente fac ca foartepuþini dintre posesorii unei arhive elec-tronice, fie ei instituþii publice sau com-panii private, sã deþinã sau sã doreascã„legalizarea“ acesteia. Avantajele uneiasemenea demers ar fi posibilitatea uti-lizãrii documentelor electronice (auten-tificate prin intermediul semnãturiielectronice extinse ºi, eventual, almãrcii temporale) în tranzacþii comer-ciale, schimburi de informaþii dintrediferite instituþii, în procese de auditareºi control etc. Dezavantajul este vizibil –cel al costurilor pe care le-ar impune„legalizarea“. (Numai respectarea cerin-þelor de securitate stipulate de lege arînsemna un efort considerabil, mai alesîn actualul context economic.) Aºa seface cã, la ora actualã, majoritatea com-paniilor ºi instituþiilor publice care deþino arhivã electronicã o utilizeazã practicpentru uz intern, fiind nevoite sãpãstreze ºi o arhivã fizicã, pe hârtie,pentru acoperirea cerinþelor legale.

� RADU GHIÞULESCU

DM Watch 2009.pdf

Documents

Transcript of DM Watch 2009.pdf