Dezvoltarea Sistemului de Control Managerial

8/3/2019 Dezvoltarea Sistemului de Control Managerial

1/44

DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIALLA NIVELUL ENTITATILOR PUBLICE

I. Controlul intern si responsabilitatea manageriala

II. Necesitatea dezvoltarii sistemului de control managerial in entitatile publiceIII. Definirea, reglementarea si continutul standardelor de management / control intern

IV. Premise necesare pentru dezvoltarea sistemului de control managerial al entitatii

publiceV. Instrumentarul cu care opereaza sistemul de control managerial

VI. Metodologia cadru, aplicabila pentru dezvoltarea sistemului de control managerial al

entitatii publice

2

I. CONTROLUL INTERN SI RESPONSABILITATEA MANAGERIALA (1)

.. Scurt istoric al conceptului de control intern- Primele preocupari sistematice pentru delimitarea, aprofundarea si definirea conceptului de control intern au apa

incepand

cu a doua jumatate a secolului trecut si au apartinut expertilor contabili, auditorilor interni si externi din tarileoccidentale cu o

economie dezvoltata.

- Ei au demonstrat ca aplicarea controlului intern in domeniile financiar si contabil la nivelul entitatilor economice

dar nu numaila acestea, poate contribuii la intocmirea si certificarea de conturi / situatii financiare sincere, exacte si reale.

- In timp, un numar tot mai mare de factori interni si externi entitatii, intre care s-ar putea mentiona: amplificarea

diversificareariscurilor in mediul economic, complexitatea crescanda a organizarii entitatilor, frecventa deficientelor in

functionarea acestora,

dezvoltarea continua dar si inasprirea cadrului legal ce trebuie respectat etc., au determinat o largire a sferei deaplicare a

controlului intern, de la domeniile financiar si contabil, la toate activitatile unei entitati, si au pus in evidenta

necesitateapresanta ca managerii / conducatorii de entitati sa aseze in centrul preocuparilor lor crearea si implementarea unor

sisteme decontrol intern din ce in ce mai eficace, care sa le permita detinerea unui bun control asupra functionarii entitatii in

scopulatingerii obiectivelor prestabilite.

- Aplicarea conceptului de control intern a fost extinsa treptat si la nivelul entitatilor publice, cu precadere a celor

facand partedin administratia publica centrala (sectorul guvernamental), dovedindu-se a fi si in cazul acestora o solutie necesar

pentru

cresterea calitatii si eficacitatii actului managerial... Originea semantica a conceptului de control intern

- Trebuie precizat ca expresia control intern, deja facand parte din terminologia standard utilizata la nivelul Uniu

Europene,provine din termenul englez internal control care a primit astfel cea mai nepotrivita traducere, intrucat, nu s-a tinseama ca

pentru anglo-saxoni to control inseamna, in principal, a detine controlul / a tine sub control si abia in subsidia

verifica, pecand in tarile de limba latina este exact invers.

- Din aceasta decurge si dificultatea de a gandi si actiona in coordonatele acestui concept, explicabila prin aceea ca

Romaniapredomina inca intelegerea termenului control, exclusiv in acceptiunea sa ingusta, si anume, aceea de verificare

documentelor / operatiunilor de catre persoane sau structuri, interne sau externe entitati, investite cu astfel de atrib

- Semnificatia conceptului de control intern fiind prin urmare mult mai larga, aceasta nu poate fi redusa la o forma

traditionala de


2/44

inspectie, de verificare sau de control, pe care nu o exclude

3

I. CONTROLUL INTERN SI RESPONSABILITATEA MANAGERIALA (2).. Definitiile conceptului de control intern

- Desi, in ultimii 30 de ani, au fost formulate numeroase definitii ale controlului intern, in ceea ce priveste esential

s-a cazut deacord: este vorba despre un ansamblu de elemente concrete implementate de catre responsabilii de la toate nivelel

ierarhice,

in scopul detinerii controlului asupra functionarii globale a entitatii publice, precum si a desfasurarii fiecarei activ

a acesteia,pentru ca obiectivele fixate sa fie atinse

- Pentru exemplificare, sunt prezentate definitiile adoptate de:

Ordinul Expertilor Contabili din Franta, in 1977: Controlul intern reprezinta totalitatea masurilor care contribuidetinerea

controlului asupra intreprinderii. Are drept scop, pe de o parte, asigurarea protectiei patrimoniului si calitatea

informatiei, iarpe de alta parte, aplicarea instructiunilor conducerii si favorizarea imbunatatirii performantelor. Se manifesta prin

organizarea, metodele si procedurile fiecarei activitati a intreprinderii, pentru a-i mentine perenitatea;

Comitetul Organizatiilor de Sponsorizare a Comisiei Treadway din SUA - COSO, in 1992: Controlul intern est

procesimplementat de consiliul de administratie, conducere si alti membrii ai personalului unei entitati, care isi propune

furnizeze o asigurare rezonabila cu privire la atingerea urmatoarelor obiective: eficacitatea si eficienta functionarii

fiabilitatea informatiilor financiare, respectarea legilor si regulamentelor; Cartea Alba a reformei manageriale in cadrul serviciilor Comisiei Europene: Controlul intern acopera totalitate

politicilor si

procedurilor concepute si implementate de catre managementul organizatiei, pentru a asigura: atingerea obiectivelacelei

organizatii intr-un mod economic, eficient si eficace, respectarea regulilor externe si a politicilor si regulilor

managementului,protejarea bunurilor si a informatiilor, prevenirea si depistarea fraudelor si greselilor, precum si calitatea

documentelor decontabilitate si producerea in timp util de informatii de incredere referitoare la segmentul financiar si de

management.- In Romania, definitia controlului intern este reglementat la art. 2 lit. d) din Ordonanta Guvernului nr. 119/1999,

republicata:

Controlul intern ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitatii publice, inclusiv auditul intern,stabilite de

conducere in concordanta cu obiectivele acesteia si cu reglementarile legale, in vederea asigurarii administrarii

fondurilor inmod economic, eficient si eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele si procedurile

4I. CONTROLUL INTERN SI RESPONSABILITATEA MANAGERIALA (3).. Elementele componente ale controlului intern in acceptiunea COSO:

- Controlul intern cuprinde 5 componente strans interdependente care decurg din maniera in care sunt administrate

activitatile, sicare sunt integrate in aceste activitati.

- Desi toate cele 5 componente ale controlului intern sunt aplicabile oricarei entitati, punerea lor in practica se

realizeaza in moddiferit in conformitate cu particularitatile proprii fiecarei entitati in parte.

- Cele 5 elemente componente ale controlului intern sunt:

.. Mediul de control

.. mediul de control este un element foarte important al culturii unei organizatii (entitati), intrucat el determina gra


3/44

de sensibilizare a personalului entitatii la nevoia dezvoltarii controlului intern.. el constituie fundamentul pe care cladesc celelalte 4 elemente ale controlului intern, impunand disciplina si

organizare

.. factorii cei mai importanti care determina calitatea mediului de control sunt: integritatea, etica si competentapersonalului; stilul de management al conducatorilor; politica delegarii de responsabilitati; organizarea entitatii;

formarea personalului; interesul si capacitatea conducerii de a defini obiectivele entitatii

.. Evaluarea riscurilor oricare entitate este confruntata cu un ansamblu de riscuri interne si externe care trebuie sa fie evaluate

inainte de a se face aceasta evaluare este absolut necesar sa fie stabilite obiective compatibile si coerente

evaluarea riscurilor consta tocmai in identificarea si analiza factorilor susceptibili de a afecta realizarea acestor

obiective; este vorba de un proces care permite stabilirea masurilor prin care riscurile sa poata fi gestionate /stapanite

5.. Activitati de control

pot fi definite ca operatiuni de aplicare a normelor si procedurilor, care contribuie la realizarea politicilor stabilit

conducere aceste operatiuni dau o asigurare ca masurile necesare sunt aplicate in vederea stapanirii riscurilor susceptibile d

a afecta realizarea obiectivelor entitatii

activitatile de control sunt realizate la toate nivelele ierarhice si functionale ale structurii organizatorice si cuprin

actiuni de o mare varietate, cum ar fi: observarea, supravegherea, compararea, analiza, evaluarea, validarea,raportarea, supervizarea, contrasemnarea, avizarea, aprobarea

.. Informare si comunicare

informatia pertinenta trebuie sa fie identificata, transmisa si receptionata sub o forma si intr-un termen care sapermita fiecaruia indeplinirea sarcinilor atribuite

sistemele de informare furnizeaza atat date interne (operationale, financiare, de conformitate cu obligatiile legale

cat si date provenind din exteriorul entitatii, necesare conducerii si controlarii activitatii si luarii de decizii realizarea responsabilitatilor in materie de control intern reclama, in egala masura, o comunicare interna eficace

sens ascendent - descendent, precum si in plan orizontal, dar si o comunicare eficace cu tertii

.. Evaluare sistemele de control intern trebuie ele insele sa fie controlate / evaluate pentru a se constata daca functioneaza in

mod eficace in acest scop se recurge la metoda unei evaluari permanente (ce are loc in cadrul activitatilor curente si consta in

controalele punctuale efectuate de persoanele cu functie de conducere) sau la metoda evaluarilor periodice, a carorintindere, durata si frecventa depinde, in principal, de evaluarea riscurilor si de eficacitatea evaluarii permanente

slabiciunile sistemului de control, constatate cu ocazia evaluarii, trebuie semnalate superiorului ierarhic

6

I. CONTROLUL INTERN SI RESPONSABILITATEA MANAGERIALA (4)

.. Managerul general / ordonatorul de credite, precum si celelalte persoane care ocupa o functie de conducere inentitatea publica, sunt

responsabile pentru crearea si functionarea acelui sistem de control intern care sa dea o asigurare rezonabila ca

obiectivele entitatiivor fi atinse... Conceptul de responsabilitate manageriala

Definire: a exercita managementul unei organizatii (entitate publica sau o structura organizatorica a acesteia), in

limitele unorconstrangeri interne si externe, in scopul realizarii eficace, eficiente si in conformitate cu legea a obiectivelor

stabilite, a comunica

intr-un mod transparent despre acest lucru si a raspunde pentru neindeplinirea obligatiilor manageriale inconformitate cu tipul de

raspundere juridica.

Principii fundamentale:

- Managerul general / ordonatorul de credite este responsabil de realizarea obiectivelor entitatii;


4/44

- Managerul general / ordonatorul de credite isi poate delega autoritatea fara a fi eliberat de responsabilitateagenerala;

- Nu exista responsabilitate manageriala fara autoritatea corespunzatoare;

- Responsabilitatea necesita transparenta si raspundere;- Sistemul trebuie sa se bazeze pe verificari si masuri corective in cadrul entitatii, dar si pe verificari externe.

7II. NECESITATEA DEZVOLTARII SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL IN ENTITATILE PUBLIC

.. Fara indoiala, in oricare entitate publica exista un anumit sistem de control managerial, altminteri functionarea

acesteia ar fi marcata

de frecvente si grave distorsiuni. Intr-adevar, fiecare conducator trebuie sa se organizeze si sa adopte anumite maspentru a-si

conduce activitatea: definirea sarcinilor individuale ale personalului, stabilirea metodelor de lucru, crearea unui

sistem informationaladecvat, supervizarea activitatilor personalului etc., ceea ce nu inseamna altceva decat instituirea unui sistem prop

de control

intern managerial.. Caracterul public al fondurilor si al patrimoniului (dar si in cazul elementelor patrimoniale aflate in domeniul pr

al statului sau al

unitatilor administrativ teritoriale) pe care le gestioneaza o entitate publica, impune ca sistemul de control intern

acesteia sa fiedezvoltat, perfectionat pana la nivelul care sa permita managerului general / ordonatorului de credite, dar si

responsabililor de la

celelalte nivele ierarhice din cadrul entitatii, detinerea unui cat mai bun control asupra functionarii entitatii publiceansamblul ei,

precum si a desfasurarii fiecarei activitati a acesteia, in scopul realizarii obiectivelor fixate

.. Dupa evaluarea stadiului progreselor inregistrate de Romania in raport cu angajamentele asumate la capitolul denegociere nr. 28

intitulat Control financiar, in vederea aderarii, COMISIA EUROPEANA recomanda:

intarirea responsabilitatii manageriale in sectorul public; cresterea capacitatii administrative a entitatilor publice prin dezvoltarea propriilor sisteme de management financ

si control, inconcordanta cu principiile de buna practica agreate la nivelul Uniunii Europene si pe plan international.

Nota: acquis-ul comunitar in domeniul controlului intern este alcatuit, in mare masura, tocmai din principiile de bupractica

acceptate pe plan international si in Uniunea Europeana; modalitatea in care aceste principii se transpun in sisteme

demanagement / control intern este specifica fiecarei tari, in functie de conditiile constitutionale, administrative,

legislative, culturale etc.

Observatie: in fond, Capitolul nr. 28 nu este un capitol de control financiar in acceptiunea ingusta (predominanta iin Romania) de

verificare a documentelor / operatiunilor de catre structuri specializate de control, interne sau externe entitatii publ

ci unul dereforma a managementului public.

8

III. DEFINIREA, REGLEMENTAREA SI CONTINUTUL STANDARDELOR DE CONTROL INTERN (1).. Definire: standardele de control intern reprezinta un ansamblu minimal de reguli de management care trebuie sa

aplicate in oricare

entitate publica.. La elaborarea standardelor de management / control intern a fost avuta in vedere, in principal, experienta in

domeniu a Comisiei

Europene, Organizatiei Internationale a Institutiilor Supreme de Verificare (INTOSAI), Comitetului Organizatiilo

Sponsorizare a


5/44

Comisiei Treadway (COSO) si a Institutului Canadian al Contabililor Autorizati.. Cadrul legal: prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 946/2005 s-au aprobat:

- Codul controlului intern cuprinzand standardele de management / control intern pentru entitatile publice; si,

- masurile ce urmeaza a fi puse in aplicare, pentru dezvoltarea sistemelor de control managrial, la nivelul entitatilopublice, si

anume:

constituirea, prin act de decizie interna a conducatorului entitatii publice, a structurilor investite cu atributii siresponsabilitati in

acest sens;

elaborarea programului de dezvoltare a sistemului de control managerial care va contine obiective, actiuni (inclu

cele deperfectionare profesionala, atat pentru persoanele cu functie de conducere, cat si pentru cele de executie, prin curs

organizate de organismele abilitate), responsabilitati, termene de punere in aplicare etc.;

indrumarea metodologica, coordonarea si monitorizarea cu privire la elaborarea si implementarea programului ddezvoltare a

sistemului de control managerial al entitatii;

transmiterea programelor de dezvoltare si a actelor de constituire a structurilor, deja mentionate, la entitatile pubierarhic

superioare, in vederea informarii si armonizarii; transmiterea acelorasi documente, de catre entitatile publice in ca

se exercita

functia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, bugetului asigurarilor sociale de stat sau al bugetuluioricarui fond

special, la Unitatea centrala de armonizare a sistemelor de management financiar si control din cadrul Ministerulu

FinantelorPublice;

raportari trimestriale cu privire la progresele inregistrate in dezvoltarea sistemelor de control managerial in rapor

programele aprobate.Nota: reglementarea standardelor de management / control intern a urmarit, pe de o parte, crearea unui model de

control

managerial unitar si coerent pentru entitatile publice iar, pe de alta parte, utilizarea standardelor drept sistem dereferinta in raport

cu care se evalueaza calitatea sistemelor de control managerial ale entitatilor publice.

9III. DEFINIREA, REGLEMENTAREA SI CONTINUTUL STANDARDELOR DE CONTROL INTERN (2)

.. Gruparea standardelor de management / control intern

Cele 25 de standarde cuprinse in Codul controlului intern sunt grupate, dupa apartenenta lor, in 5 elemente-chei(domenii) ale

controlului intern, astfel:

- mediul de control (6 standarde: etica, integritatea; atributii, functii, sarcini; competenta, performanta; functiisensibile; delegarea;

structura organizatorica)

- performante si managementul riscului (6 standarde: obiective; planificarea; coordonarea; monitorizareaperformantelor;managementul riscului; ipoteze, reevaluari)

- informarea si comunicarea (4 standarde: informarea; comunicarea; corespondenta; semnalarea neregularitatilor)

- activitati de control (7 standarde: proceduri; separarea atributiilor; supravegherea; gestionarea abaterilor;continuitatea activitatii;

strategii de control; accesul la resurse)

- auditarea si evaluarea (2 standarde: verificarea si evaluarea controlului; auditul intern).. Elementele componente ale unui standard de management / control intern

Fiecare din cele 25 de standarde este structurat pe 4 componente:

Titlul standardului precizeaza domeniul de management la care se refera standardul;

Descrierea standardului enunta regula esentiala pentru domeniul de management la care se refera standardul;


6/44

Cerinte generale reprezinta directiile determinante in care trebuie actionat, in vederea aplicarii standardului; Referinte principale listeaza actele normative reprezentative, care contin prevederi aplicabile standardului

(domeniului de

management)... Prezentarea continutului standardelor de management / control intern

Fisele individuale ale celor 25 de standarde (de la pag. 7 la pag. 37)

10

Standard 1

ETICA, INTEGRITATEA

.. Descrierea standarduluiEntitatea publica asigura conditiile necesare cunoasterii, de catre angajati, a reglementarilor care guverneaza

comportamentul

acestora, prevenirea si raportarea fraudelor*) si neregulilor... Cerinte generale

- Managerul si salariatii trebuie sa aiba un nivel corespunzator de integritate**) profesionala si personala si sa fie

constienti deimportanta activitatii pe care o desfasoara;

- Managerul, prin deciziile sale si exemplul personal, sprijina si promoveaza valorile etice si integritatea profesion

si

personala a salariatilor;- Salariatii manifesta acel comportament si dezvolta acele actiuni percepute ca etice in entitatea publica;

- Managerul si salariatii au o abordare pozitiva fata de controlul financiar, a carui functionare o sprijina.

.. Referinte principale***)- Legea nr. 188/1999 privind Statutul functionarilor publici, republicata, cu modificarile ulterioare;

- Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduita a functionarilor publici;

- Legea nr. 251/2004 privind unele masuri referitoare la bunurile primite cu titlu gratuit cu prilejul unor actiuni deprotocol in

exercitarea mandatului sau a functiei;

- Legea nr. 161/2003 privind unele masuri pentru asigurarea transparentei in exercitarea demnitatilor publice, afunctiilor publice

si in mediul de afaceri, prevenirea si sanctionarea coruptiei, cu modificarile si completarile ulterioare;- Legea nr. 115/1996 privind declararea si controlul averii demnitarilor, magistratilor, functionarilor publici si uno

persoane cufunctii de conducere, cu modificarile si completarile ulterioare;

- Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduita a personalului contractual din autoritatile si entitatile publice;

- Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea si sanctionarea faptelor de coruptie, cu modificarile sicompletarile

ulterioare;

- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 14/2005 privind modificarea formularelor privind declaratia de avere sipentru declaratia

de interese;

- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 56/2004 privind crearea statutului special al functionarului public denummanagerpublic, cu modificarile si completarile ulterioare;

- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.190/2004 pentru aprobarea Codului etic al profesiei de controlor dele

- Ordinul nr. 252/2004 al ministrului finanteor publice, pentru aprobarea Codului privind conduita etica a auditoruintern.

11*) Frauda inseamna orice actiune sau omisiune intentionata in legatura cu: utilizarea sau prezentarea de declaratii o

documente false,

incorecte sau incomplete, inclusiv faptele penale prevazute in Cap. III, sectiunea 4^1 din Legea nr. 78/2000 pentru

prevenirea, descoperirea si


7/44

sanctionarea faptelor de coruptie, cu modificarile ulterioare, care au ca efect alocarea/dobandirea, respectiv utilizanepotrivita sau incorecta a

fondurilor comunitare de la bugetul general al Comunitatii Europene si/sau a sumelor de cofinantare aferente de la

bugetul de stat, bugeteleprevazute la art. 1 alin. (2) lit. a) f) si I) din Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterio

si la art. 1 alin. (2) lit. a) d) din

Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 aprobata cu modificari prin Legea nr. 108/2004, cu modificarileulterioare; necomunicarea unei

informatii prin incalcarea unei obligatii specifice, avand acelasi efect la care s-a facut referire anterior; deturnarea

acestor fonduri de la scopurile

pentru care au fost acordate initial (conform art. 2 lit. b) din Ordonanta Guvernului nr. 79/2003 privind controlul srecuperarea fondurilor comunitare,

precum si a fondurilor de cofinantare aferente utilizate necorespunzator, cu modificarile si completarile ulterioare)

**) Integritate: Caracter integru; sentiment al demnitatii, dreptatii si constiinciozitatii, care serveste drept calauza iconduita omului; onestitate,

cinste, probitate.

***) Valorile etice fac parte din cultura entitatii publice si constituie un cod nescris, pe baza caruia sunt evaluatecomportamentele. Separat de

acesta, entitatea publica trebuie sa aiba un cod de conduita oficial, scris, care este un mijloc de comunicare uniform

valorilor etice tuturor

salariatilor. Codul etic stabileste care sunt obligatiile rezultate din lege carora trebuie sa Ii se supuna salariatii, in ppeste cele rezultate ca urmare a

raporturilor de munca: depunerea declaratiei de avere, a declaratiei pentru prevenirea conflictului de interese. Exis

si cazuri in care legea prevedeincompatibilitati pentru ocuparea unor functii publice.

Codul de conduita a functionarilor publici este aprobat prin lege. La nivelul fiecarei institutii, codul etic se aproba

catre conducator.Pentru a putea actiona in conformitate cu valorile entitatii publice, salariatii au nevoie de sprijin si de o comunicar

deschisa, in special atunci

cand este vorba despre ajutorul acordat pentru rezolvarea dilemelor si a incertitudinilor in materie de conduitaadecvata. Salariatii entitatilor

publice sunt liberi sa comunice preocuparile lor in materie de etica. Managementul entitatii trebuie sa creeze unmediu adecvat acestui tip de

comunicare.Conducerea trebuie sa supravegheze comportamentul efectiv al salariatilor din subordine, referitor la standardul d

etica si integritate si sa

trateze in mod adecvat orice abatere de la codul de conduita.

12

Standard 2ATRIBUTII, FUNCTII, SARCINI

.. Descrierea standardului

Entitatea publica transmite angajatilor si actualizeaza permanent: documentul privind misiunea entitatii publice; regulamentele interne;

fisa postului (functiei).

.. Cerinte generale- Atributiile entitatii publice pot fi realizate numai daca sunt cunoscute de salariati si acestia actioneaza concertat;

- Fiecare salariat are un rol bine definit in entitatea publica, stabilit prin fisa postului;

- Sarcinile sunt incredintate si rezultatele sunt comunicate numai in raportul manager salariat manager (sef subaltern

sef);

- Managerii trebuie sa identifice sarcinile in realizarea carora salariatii pot fi expusi unor situatii dificile si care

influenteaza in mod


8/44

negativ managementul entitatii;- Managerul trebuie sa sustina salariatul in indeplinirea sarcinilor sale.

.. Referinte principale *)

- Legea nr. 90/2001 privind organizarea si functionarea Guvernului Romaniei si a ministerelor, modificata sicompletata prin

Legea nr. 23/2004;

- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 64/2003 privind stabilirea unor masuri privind infiintarea, organizarea,reorganizarea

sau functionarea unor structuri din cadrul aparatului de lucru al Guvernului ;

- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 11/2004 privind stabilirea unor masuri de reorganizare in cadrul

administratiei publicecentrale;

- Hotararea Guvernului nr. 1.209/2003 privind organizarea si dezvoltarea carierei functionarilor publici;

- Actul normativ de organizare si functionare a entitatii publice;- Hotararea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizarii principalelor functii de sprijin pe care le asigu

ministerele,

celelalte organe centrale si organizatii neguvernamentale privind prevenirea si gestionarea situatiilor de urgenta.____________________________________________________________________________________________

______________

*) Managementul entitatii publice va comunica tuturor angajatilor care sunt sarcinile entitatii, rezultate din actul

normativ de organizare sifunctionare. Totodata, se va ingriji ca aceste sarcini sa se regaseasca in Regulamentul de organizare si functionare

entitatii publice, la care sa aiba

acces toti salariatii. Se vor intocmi si se vor actualiza, ori de cate ori necesitatile o vor cere, fisele postului pentru tfunctionarii publici si personalul

contractual din entitatea publica. Aceasta este o obligatie permanenta a fiecarui nivel de management.

Regulamentul de organizare si functionare a entitatii se publica pe pagina de Internet a entitatii publice.

13

Standard 3COMPETENTA, PERFORMANTA

.. Descrierea standarduluiManagerul asigura ocuparea posturilor de catre persoane competente, carora le incredinteaza sarcini potrivit

competentelor siasigura conditii pentru dezvoltarea capacitatii profesionale a salariatului.

.. Cerinte generale

- Managerul si salariatii au acele cunostinte, abilitati si experienta care fac posibila indeplinirea in mod eficace asarcinilor;

- Competenta angajatilor si sarcinile incredintate trebuie sa se afle in echilibru permanent, stabil. Actiuni pentru

asigurareaacestuia:

definirea cunostintelor si deprinderilor necesare pentru fiecare loc de munca;

conducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare definit; identificarea planului de pregatire de baza a noului angajat, inca din timpul procesului de recrutare; revederea necesitatilor de pregatire, in contextul evaluarii anuale a angajatilor si urmarirea evolutiei carierei;

asigurarea faptului ca necesitatile de pregatire identificate sunt satisfacute;

dezvoltarea capacitatii interne de pregatire, complementara formelor de pregatire externe entitatii publice; definirea politicii de pregatire/mobilitate;

- Performantele angajatilor se evalueaza cel putin o data pe an si sunt discutate cu acestia de catre realizatorul

raportului;- Competenta si performanta trebuiesc sustinute de instrumente adecvate, care includ tehnica de calcul, software-

urile,

brevetele, metodele de lucru etc.

.. Referinte principale


9/44

- Legea nr. 188/1999 privind Statutul functionarilor publici, cu modificarile sic completarile ulterioare;- Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, cu modificarile si completarile ulterioare;

- Hotararea Guvernului nr. 1.209/2003 privind organizarea si dezvoltarea carierei functionarilor publici;

- Hotararea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al functionarilor publici;- Legea nr. 215/2001 a administratiei publice locale;

- Hotararea Guvernului nr. 1.021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculum vitae;

- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 82/2004 privind unele masuri in domeniul functiei publice;- Hotararile Guvernului pentru aprobarea planului de ocupare a functiilor publice;

- Ordonanta Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesionala a adultilor;

14- Hotararea Guvernului nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonan

Guvernului

nr. 129/2000 privind formarea profesionala a adultilor;- Ordinul nr. 206/2005 al Presedintelui Agentiei Nationale a Functionarilor Publici pentru aprobarea metodologiei

evaluare a

posturilor si a criteriilor de evaluare a posturilor;- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 15/2005 privind unele masuri pentru ocuparea prin concurs a functiilor

publice vacante

din cadrul autoritatilor si entitatilor publice implicate in implementarea angajamentelor asumate prin negocierile

pentruaderarea Romaniei la Uniunea Europeana;

- Actele normative prin care au fost aprobate statutele specifice ale personalului din entitatile sistemului de aparar

ordinepublica, precum si statutele corpurilor profesionale;

- Legea nr. 490/2004 privind stimularea financiara a personalului care gestioneaza fonduri comunitare;

- Hotararea Guvernului nr. 170/2005 pentru aplicarea Legii nr. 490/2004 privind stimularea financiara a personalucare

gestioneaza fonduri comunitare.

15

Standard 4FUNCTII SENSIBILE

.. Descrierea standarduluiEntitatea publica identifica functiile considerate ca fiind sensibile si stabileste o politica adecvata de rotatie a

salariatilor care

ocupa astfel de functii... Cerinte generale

- In entitatea publica se intocmesc:

inventarul functiilor sensibile; lista cu salariatii care ocupa functii sensibile;

planul pentru asigurarea rotatiei salariatilor din functii sensibile, astfel incat un salariat sa nu activeze intr-o astfe

functie,de regula, mai mult de 5 ani;- In inventarul functiilor sensibile sunt reflectate, de regula, acele functii care prezinta risc semnificativ in raport c

realizarea

obiectivelor;- Rotatia personalului se face in conditiile respectarii normelor legale si nu trebuie sa greveze asupra activitatii

entitatii publice si

a salariatilor... Referinte principale

- Legea nr. 53/2003 Codul muncii, cu modificarile si completarile ulterioare;

- Legea nr. 188/1999 privind statutul functionarilor publici, republicata, cu modificarile ulterioare;

- Alte reglementari in domeniul muncii.


10/44

16

Standard 5

DELEGAREA.. Descrierea standardului

Managerul stabileste, in scris, limitele competentelor si responsabilitatilor pe care le delega.

.. Cerinte generale- Delegarea de competenta se face tinand cont de impartialitatea deciziilor ce urmeaza a fi luate de persoanele

delegate si de

riscurile asociate acestor decizii;

- Salariatul delegat trebuie sa aiba cunostinta, experienta si capacitatea necesara efectuarii actului de autoritateincredintat;

- Asumarea responsabilitatii, de catre salariatul delegat, se confirma prin semnatura;

- Subdelegarea este posibila cu acordul managerului;- Delegarea de competenta nu exonereaza pe manager de responsabilitate.


- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare, art. 20 alin. (2): ,,Ordonatorii principali credite pot

delega aceasta calitate inlocuitorilor de drept, secretarilor generali sau altor persoane imputernicite in acest scop. P

actul de

delegare ordonatorii principali de credite vor preciza limitele si conditiile delegarii.;- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice locale, aprobata cu modificari si

completari prin Legea

nr. 108/2004;- Regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice;

- Fisa postului;

- Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finantelor Publice, Unitatea centrala de armoniza sistemelor

de management financiar si control, publicat pe adresa de Internet a ministerului (pag. 14, pct. 2.1.2. Delegarea d

competenta).

17Standard 6

STRUCTURA ORGANIZATORICA.. Descrierea standardului

Entitatea publica defineste propria structura organizatorica, competentele, responsabilitatile, sarcinile si obligatia d

raportapentru fiecare componenta structurala, si informeaza in scris salariatii.

.. Cerinte generale

- Competenta, responsabilitatea, sarcina si obligatia de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie sa clare,

coerente si sa reflecte elementele avute in vedere pentru realizarea obiectivelor entitatii publice;

- Competenta constituie capacitatea de a lua decizii, in limite definite, pentru realizarea activitatilor specificepostului;- Responsabilitatea reprezinta obligatia de a indeplini sarcinile si se inscrie in limitele ariei de competenta;

- Raportarea reprezinta obligatia de a informa asupra indeplinirii sarcinilor.

.. Referinte principale- Hotararea Guvernului nr. 1.209/2003 privind organizarea si dezvoltarea carierei functionarilor publici;

- Actul normativ de organzare si functionare a entitatii publice.

18

Standard 7

OBIECTIVE



11/44

Entitatea publica trebuie sa defineasca obiectivele determinante, legate de scopurile entitatii, precum si celecomplementare,

legate de fiabilitatea informatiilor, conformitatea cu legile, regulamentele si politicile interne si sa comunice

obiectivele definitetuturor salariatilor si tertilor interesati.

.. Cerinte generale

- Obiectivele generale sunt concordante cu misiunea entitatii publice;- Entitatea publica transpune obiectivele generale in obiective specifice si in rezultate asteptate pentru fiecare

activitate si le

comunica personalului;

- Obiectivele trebuie astfel definite incat sa raspunda pachetului de cerinte ,,S.M.A.R.T. *);- Fixarea obiectivelor reprezinta atributul managementului, iar responsabilitatea realizarii acestora revine atat

managementului,

cat si salariatilor;- Multitudinea si complexitatea obiectivelor impune utilizarea unor criterii diverse de grupare, cu scopul de a facil

concretizarea responsabilitatilor si de a asigura operativitate in cunoasterea rezultatelor.

.. Referinte principale**)- Actul normativ de organizare si functionare a entitatii publice;

- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea instructiunilor privind continutul, forma d

prezentare si

structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite in scopul finantarii unor actiuni sau ansamblu actiuni;

- Legile bugetare anuale;

- Legea cadru a descentralizarii nr. 195/2006.____________________________________________________________________________________________

_______________

*) S Precise (in limba engleza: Specific); M Masurabile si verificabile (in limba engleza: Measurable andverifiable); A Necesare (in limba

engleza: Appropriate); R Realiste (in limba engleza: Realistic); T Cu termen de realizare (in limba engleza: Ti

dependent);**) Obiectivele generale ale oricarei entitati publice se refera la realizarea unor servicii publice de buna calitate, in

conditii de eficienta sieficacitate maxima, astfel cum sunt prezentate aceste obiective in actul normativ care reglementeaza organizarea s

functionarea entitatii publice.

19

Standard 8PLANIFICAREA


Entitatea publica intocmeste planuri prin care se pun in concordanta activitatile necesare pentru atingerea obiectivcu

resursele maxim posibil de alocat, astfel incat riscurile de a nu realiza obiectivele sa fie minime.

.. Cerinte generale- Planificarea este una din functiile esentiale ale managementului;- Planificarea se refera la repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor.

Avand in vedere

caracterul limitat al resurselor, repartizarea acestora necesita decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare;- Planificarea este un proces continuu, ceea ce imprima planului un caracter dinamic. Schimbarea obiectivelor,

resurselor sau

altor elemente ale procesului de fundamentare impune actualizarea planului;- Gradul de structurare a procesului de planificare, de detaliere a planurilor, variaza in functie de diversi factori,

precum:

marimea entitatii publice, structura decizionala a acesteia, necesitatea aprobarii formale a unor activitati etc.

- Dupa orizontul de timp la care se refera, in general, se elaboreaza:


12/44

planuri anuale; planuri multianuale;

- Specific planificarii multianuale este stabilirea unei succesiuni de masuri ce trebuiesc luate pentru atingerea

obiectivelor... Referinte principale

- Legile bugetare anuale;

- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare; Art. 4 alin. (1): Legea bugetara anuala prevede si autorizeaza, pentru anul bugetar, veniturile si cheltuielile

bugetare,

precum si reglementari specifice exercitiului bugetar;

Art. 4 alin. (5): ,,Pentru actiunile multianuale se inscriu in buget, distinct, creditele de angajament si creditelebugetare;

Art. 4 alin. (6): ,,In vederea realizarii actiunilor multianuale ordonatorii de credite incheie angajamente legale, in

limitacreditelor de angajament aprobate prin buget pentru anul bugetar respectiv;

Art. 22 alin. (2) lit. g): ,,Organizarea evidentei programelor, inclusiv a indicatorilor aferenti acestora.;

Art. 32: ,,Ministerul Finantelor Publice va inainta Guvernului, pana la data de 1 mai, obiectivele politicii fiscale sbugetare

pentru anul bugetar pentru care se elaboreaza proiectul de buget si urmatorii 3 ani, impreuna cu limitele de cheltui

stabilite pe ordonatorii principali de credite [];

20

Art. 34 alin. (1): ,,Ordonatorii principali de credite au obligatia ca pana la data de 15 iulie a fiecarui an sa depuna

Ministerul Finantelor Publice propunerile pentru proiectul de buget si anexele la acesta, pentru anul bugetar urmatcu

incadrarea in limitele de cheltuieli si estimarile pentru urmatorii 3 ani [];

Art. 39 alin. (1): ,,Ordonatorii principali de credite vor prezenta anual programul de investitii publice, pe clasificafunctionala;

Art. 39 alin. (2): ,,Ordonatorii principali de credite vor transmite pentru fiecare obiectiv de investitii inclus in

programul deinvestitii informatii financiare si nefinanciare;

Art. 43, referitor la cuprinderea in buget a obiectivelor de investitii; Art. 53 alin. (1) (3), referitor la planificarea platii salariilor;

- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea Instructiunilor privind continutul, forma dprezentare si

structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite in scopul finantarii unor actiuni sau ansamblu

actiuni;- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice locale, aprobata cu modificari si


nr. 108/2004;- Hotararea Guvernului nr. 866/1996 pentru actualizarea normativelor privind spatiile cu destinatia de birou sau

pentru activitati

colective ori de deservire ce pot fi utilizate de ministere;- Ordonanta Guvernului nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autoritatile administratiepublice si

entitatile publice, cu modificarile ulterioare;

- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 63/1999 cu privire la gestionarea fondurilor nerambursabile alocateRomaniei de catre

Comunitatea Europeana, precum si a fondurilor de cofinantare aferente acestora, cu modificarile si completarile

ulterioare.

21

Standard 9

COORDONAREA


13/44

.. Descrierea standarduluiPentru atingerea obiectivelor, deciziile si actiunile componentelor structurale ale entitatii publice trebuiesc

coordonate, in scopul

asigurarii convergentei si coerentei acestora... Cerinte generale

- Managementul asigura coordonarea deciziilor si actiunilor compartimentelor structurale ale entitatii publice;

- Atunci cand necesitatile o impun, se pot organiza structuri specializate, care sa sprijine managementul in activitade

coordonare;

- Coordonarea influenteaza decisiv rezultatele interactiunii dintre salariati in cadrul raporturilor profesionale;

- Salariatii trebuie sa tina cont de consecintele deciziilor lor si ale actiunilor lor asupra intregii entitati publice;- Coordonarea eficienta presupune consultari prealabile, atat in cadrul structurilor unei entitati publice, cat si intre

structurile

respective... Referinte principale

- Legea nr. 82/1991 a contabilitatii, republicata;

- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare;- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata, art. 4 al

(1):

,,Conducatorii entitatii publice trebuie sa asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea si perfectionarea structurilor

organizatorice,reglementarilor metodologice, procedurilor si criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerintele generale si specifi

de control

intern;- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice locale, aprobata cu modificari si


nr. 108/2004.

22

Standard 10MONITORIZAREA PERFORMANTELOR *)

.. Descrierea standarduluiEntitatea publica asigura, pentru fiecare politica si activitate, monitorizarea performantelor, utilizand indicatori

cantitativi si calitativirelevanti, inclusiv cu privire la economicitate, eficienta si eficacitate.

.. Cerinte generale

- Managementul trebuie sa primeasca sistematic raportari asupra desfasurarii activitatilor entitatii publice;- Managementul evalueaza performantele, constatand eventualele abateri de la obiective, in scopul luarii masurilo

corective ce

se impun;- Sistemul de monitorizare a performantei este influentat de marimea si natura entitatii publice, de

modificarea/schimbarea

obiectivelor sau/si a indicatorilor, de modul de acces a salariatilor la informatii... Referinte principale- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare:

art. 22 alin. (2) lit. c): ,,angajarea si utilizarea creditelor bugetare pe baza bunei gestiuni financiare.;

art. 22 alin. (2) lit. f): ,,organizarea sistemului de monitorizare a programului de achizitii publice si a programululucrari

si investitii publice.;

art. 56 alin. (2): ,,Ordonatorii principali de credite au obligatia sa intocmeasca si sa anexeze la situatiile financiaranuale

rapoarte anuale de performanta, in care sa se prezinte, pe fiecare program, obiectivele, rezultatele preconizate si ce

obtinute, indicatorii si costurile asociate, precum si situatii privind angajamentele legale.;


14/44

- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice, aprobata cu modificari si completari prLegea nr.

108/2004;

- Hotararea Guvernului nr. 925/2003 privind reorganizarea Consiliului Guvernamental pentru MonitorizareaReformei

Administratiei Publice;

- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea instructiunilor privind continutul, forma dprezentare si

structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite in scopul finantarii unor actiuni sau ansamblu

actiuni.

*) Monitorizarea performantelor supraveghere, urmarire, de catre aparatul de conducere al entitatii publice, prinintermedul unor indicatori

relevanti, a performantelor activitatii aflate in coordonare.

23

Standard 11

MANAGEMENTUL RISCULUI*).. Descrierea standardului

Entitatea publica analizeaza sistematic, cel putin o data pe an, riscurile legate de desfasurarea activitatilor sale,

elaboreaza

planuri corespunzatoare, in directia limitarii posibilelor consecinte ale acestor riscuri, si numeste salariatiiresponsabili in

aplicarea planurilor respective.

.. Cerinte generale- Orice actiune sau inactiune prezinta un risc de nerealizare a obiectivelor;

- Riscurile sunt acceptabile, daca masurile care vizeaza evitarea acestora nu se justifica in plan financiar;

- Riscurile semnificative apar si se dezvolta in special ca urmare a: managementului inadecvat al raporturilor dintre entitatea publica si mediile in care aceasta actioneaza;

unor sisteme de conducere centralizate excesiv;

- Un sistem de control intern eficient presupune implementarea in entitatea publica a managementului riscurilor;- Managerul are obligatia crearii si mentinerii unui sistem de control intern sanatos, in principal, prin:

identificarea riscurilor majore care pot afecta eficacitatea si eficienta operatiunilor, respectarea regulilor siregulamentelor,

increderea in informatiile financiare si de management intern si extern, protejarea bunurilor, prevenirea sidescoperirea

fraudelor;

definirea nivelului acceptabil de expunere la aceste riscuri; evaluarea probabilitatii ca riscul sa se materializeze si a marimii impactului acestuia;

monitorizarea si evaluarea riscurilor si a gradului de adecvare a controalelor interne la gestionarea riscurilor;

verificarea raportarii executiei bugetului, inclusiv a celui pe programe... Referinte principale

- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare:

art. 21 alin. (4): ,,Ordonatorii principali de credite vor repartiza, potrivit alin. (1), creditele bugetare, dupa retiner10% dinprevederile aprobate acestora, pentru asigurarea unei executii bugetare prudente, cu exceptia cheltuielilor de perso

si a

celor care decurg din obligatii internationale, care vor fi repartizate integral. Repartizarea sumelor retinute inproportie de

10% se face in semestrul al doilea, dupa examinarea de catre Guvern a executiei bugetare pe primul semestru.;

- Hotararea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizarii functiilor pe care le asigura ministerele siorganizatiile

neguvernamentale privind prevenirea situatiilor de urgenta;

24


15/44

- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice locale, aprobata cu modificari sicompletari prin Legea

nr. 108/2004;

- Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finantelor Publice, Unitatea centrala de armoniza sistemelor de

management financiar si control, publicat pe adresa de Internet a Ministerului Finantelor Publice (pagina 82, pct

4.4. ,,Controlulpreventiv al unor operatiuni cu risc ridicat.)

*) Managementul riscului metodologie care vizeaza asigurarea unui control global al riscului, ce permite

mentinerea unui nivel acceptabil al

expunerii la risc pentru entitatea publica, cu costuri minime.Managementul riscului cuprinde o gama larga de activitati riguros definite si organizate, plecand de la conditiile d

existenta si obiectivele

fundamentale ale entitatii publice, precum si analiza factorilor de risc intr-o conceptie de functionare optima sieficienta.

25Standard 12

INFORMAREA


Entitatea publica stabileste tipurile de informatii, continutul, calitatea, frecventa, sursele si destinatarii acestora, asincat

managerii si salariatii, prin primirea si transmiterea informatiilor, sa-si poata indeplini sarcinile.

.. Cerinte generale- Informatia este indispensabila unui management sanatos, unei monitorizari eficace, identificarii situatiilor de risc

faze

anterioare ale manifestarii acestora;- Cultura entitatii publice *) are o incidenta majora asupra cantitatii, naturii si fiabilitatii informatiilor, ca si in ceea

priveste

largirea gamei acestora in domeniul valorilor etice, politicii, puterii, responsabilitatilor si obligatiilor de raportare,obiectivelor

entitatii publice, planurilor etc.;- Informatia trebuie sa fie corecta, credibila, clara, completa, oportuna, utila, usor de inteles si receptat;

- Managerul si salariatii trebuie sa primeasca si sa transmita informatiile necesare pentru indeplinirea sarcinilor;- Informatia trebuie sa beneficieze de o circulatie rapida, inclusiv in si din exterior.


- Legea nr. 52/2003 privind transparenta decizionala in administratia publica;- Legea nr. 143/1999 privind ajutorul de stat, cu modificarile si completarile ulterioare;

- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 27/2003 privind procedura aprobarii tacite, aprobata prin Legea nr.

486/2003;- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informatii de interes public;

- Hotararea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001

privind liberulacces la informatii de interes public;- Legile bugetare anuale;

- Bugetul aprobat al fiecarei institutii publice;

- Analize periodice asupra executiei bugetare;- Analize periodice asupra documentelor a caror viza a fost refuzata de controlul financiar preventiv, precum si asu

operatiunilor efectuate pe propria raspundere a ordonatorului de credite;

- Ordine/decizii ale conducatorului entitatii publice.*) Cultura entitatii publice forma de cultura organizationala, ce reprezinta armonizarea valorilor individuale, in

vederea orientarii lor

convergente spre realizarea obiectivelor fundamentale ale entitatii publice. Cultura reflecta atitudinea pe care o are

entitatea publica fata de


16/44

schimbare.Intr-o entitate publica cultura se transmite prin reguli scrise, reguli nescrise si prin standarde de etica sociala si de

comportare. Aceste sunt

relativ stabile in timp.

26

Standard 13COMUNICAREA


Entitatea publica trebuie sa dezvolte un sistem eficient de comunicare interna si externa, care sa asigure o difuzare

rapida, fluentasi precisa a informatiilor, astfel incat acestea sa ajunga complete si la timp la utilizatori.

.. Cerinte generale

- Managerul asigura functionarea unui sistem eficient de comunicare;- Sistemul de comunicare trebuie sa fie flexibil si rapid, atat in interiorul entitatii publice, cat si intre aceasta si me

extern;

- Procesul de comunicare trebuie sa fie adaptat la capacitatea utilizatorilor, in ceea ce priveste prelucrareainformatiilor si

indeplinirea responsabilitatilor in materie de comunicare.


- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes public;- Hotararea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001;

- Adresa pe Internet a entitatii publice;

- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata;- Legea nr. 82/1991 a contabilitatii, republicata;

- Hotararea Guvernului nr. 26/2003 privind transparenta relatiilor financiare dintre autoritatile publice si

intreprinderile publice,precum si transparenta financiara in cadrul anumitor intreprinderi;

- Hotararea Guvernului nr. 1.085/2003 pentru aplicarea unor proceduri ale Legii nr. 161/2003 referitoare la

implementareaSistemului Electronic National;

- Hotararea Guvernului nr. 1.723/2004 privind aprobarea Programului de masuri pentru combaterea birocratiei inactivitatea de

relatii cu publicul.

27

Standard 14CORESPONDENTA SI ARHIVAREA


Fiecare entitate publica organizeaza primirea/expedierea, inregistrarea si arhivarea corespondentei, astfel incatsistemul sa fie

accesibil managerului, angajatilor si tertilor interesati cu abilitare in domeniu.

.. Cerinte generale- Corespondenta trebuie sa fie purtatoarea unor informatii utile in interiorul si in exteriorul entitatii publice;- Corespondenta utilizeaza purtatori diferiti ai informatiei (hartie, benzi magnetice, floppy, CD etc.) si se realizeaz

prin mijloace

diferite (curierul, posta, posta electronica, fax etc.);- Ponderea in care entitatea publica utilizeaza unul sau altul dintre purtatori si apeleaza la unul sau altul dintre

mijloacele de

realizare a corespondentei este determinata de o serie de factori, cum ar fi: gradul de dotare interna si/sau al tertilonivelul de

pregatire al salariatilor, urgenta, distanta, costul, siguranta, restrictiile din reglementari etc.;

- In functie de tipul de purtator si mijlocul de realizare utilizat cu privire la corespondenta, operatiunile de intrare,

iesire,


17/44

inregistrare si stocare trebuiesc adaptate corespunzator, pe baza unor planuri elaborate in acest sens, astfel incat,pentru

fiecare caz, sa poata fi reflectate cerintele majore privind:

asigurarea primirii, respectiv expedierii corespondentei; confirmarea primirii, respectiv expedierii corespondentei;

stocarea (arhivarea) corespondentei;

accesul la corespondenta realizata... Referinte principale

- Hotararea Guvernului nr. 1.007/2001 pentru aprobarea Strategiei Guvernului privind informatizarea administrati

publice;

- Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronica;- Hotararea Guvernului nr. 1.259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii

455/2001

privind semnatura electronica;- Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare;

- Hotararea Guvernului nr. 51/2003 privind procedura de predare-primire a documentelor creatorilor si/sau

detinatorilor dedocumente, persoane juridice, care s-au desfiintat;

- Ordonanta Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activitatii de solutionare a petitiilor;

- Hotararea Guvenului nr. 1.349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea si protectia, pe teritoriul Romani

acorespondentei clasificate.

28Standard 15

IPOTEZE, REEVALUARI

.. Descrierea standarduluiFixarea obiectivelor ia in considerare ipoteze acceptate constient, prin consens. Modificarea ipotezelor, ca urmare

transformarii

mediului, impune reevaluarea obiectivelor... Cerinte generale

- Ipotezele se formuleaza in legatura cu obiectivele ce urmeaza a fi realizate si stau la baza fixarii acestora;- Salariatii implicati in realizarea unui obiectiv trebuie sa fie constienti de ipotezele formulate si acceptate in legatu

cuobiectivul in cauza;

- Ipotezele de care salariatii nu sunt constienti reprezinta un obstacol in capacitatea de adaptare;

- Reevaluari ale nevoilor de informare - concretizate in schimbari in ceea ce priveste informatiile necesar a ficolectate, in modul

de colectare, in continutul rapoartelor sau sistemelor de informatii conexe - trebuie efectuate, daca se modifica

ipotezele ce austat la baza fixarii obiectivelor.


- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare;- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice locale, aprobata cu modificari sicompletari prin Legea

nr. 108/2004;

- Actul normativ de organizare si functionare a entitatii publice.

29

Standard 16SEMNALAREA NEREGULARITATILOR *)


Salariatii, deosebit de comunicarile pe care le realizeaza in legatura cu atingerea obiectivelor fata de care sunt

responsabili, au si


18/44

posibilitatea ca, pe baza unor proceduri distincte, sa semnaleze neregularitati, fara ca astfel de semnalari sa atraga tratament

inechitabil sau discriminatoriu fata de salariatul care se conformeaza unor astfel de proceduri.

.. Cerinte generale- Managerii trebuie sa stabileasca si sa comunice salariatilor procedurile corespunzatoare, aplicabile in cazul

semnalarii unor

neregularitati;- Managerii au obligatia sa intreprinda cercetarile adecvate, in scopul elucidarii celor semnalate si, daca este cazul

ia masurile

ce se impun;

- Salariatii care semnaleaza, conform procedurilor, neregularitati, de care, direct sau indirect, au cunostinta, vor fiprotejati impotriva

oricaror discriminari;

- Semnalarea neregularitatilor trebuie sa aiba un caracter transparent pentru eliminarea suspiciunii de delatiune;- Managerul trebuie sa promoveze respectul fata de lege si spiritul de incredere.

.. Referinte generale

- Legea nr. 571/2004 privind protectia personalului din autoritatile publice, entitatile publice si din alte unitati caresemnaleaza

incalcari ale legii;

- Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea si sanctionarea faptelor de coruptie;

- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata;- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si completarile ulterioare.

*) Realizarea acestui standard este un demers managerial extrem de dificil, in contextul aplicarii valorilor culturii

increderii si al asigurarii unui mediu demoralitate in cadrul entitatii publice, dat fiind riscul de percepere a standardului ca fiind la interfata cu delatiunea.

Pentru ca acest risc sa fie limitat, trebuie cultivat un

sistem de valori bazat pe intelegerea faptului ca, in cadrul entitatii publice, toti salariatii exercita diverse nivele demanagement si ca au, in mod esential, aceleasi

obiective:

- de a realiza servicii publice de buna calitate, cu costuri minime, trebuincioase contribuabilului;- de a-si pastra locurile de munca.

Angajatilor le revine sarcina ca, in cazul identificarii unor dovezi in ceea ce priveste existenta unor posibile fraudecoruptie sau orice alta activitate ce poate

afecta in sens negativ interesele majore ale entitatii publice, care depasesc nivelul de competenta al managementulpropriu, sau in cazul in care sunt implicate

nivele ale acestuia, sa aduca respectivele dovezi la cunostinta organelor abilitate ale statului. In nici un caz un sala

care descopera dovezi de acest gen siactioneaza pentru scoaterea lor la lumina nu trebuie sanctionat, si nici recompensat. Actiunea sa trebuie privita ca

exercitarea unei indatoriri profesionale.

Realizarea in practica a acestui standard se face si cu ajutorul fisei postului.

30

Standard 17PROCEDURI *).. Descrierea standardului

Pentru activitatile din cadrul entitatii publice si, in special, pentru operatiunile economice, aceasta elaboreaza

proceduri scrise,care se comunica tuturor salariatilor implicati.

.. Cerinte generale

- Entitatea publica trebuie sa se asigure ca, pentru orice actiune si/sau eveniment semnificativ, exista o documentaadecvata

si ca operatiunile sunt consemnate in documente;

- Documentatia trebuie sa fie completa, precisa si sa corespunda specificului si politicilor entitatii publice;


19/44

- Documentatia cuprinde politici administrative, manuale, instructiuni operationale, check-lists-uri sau alte forme prezentare a

procedurilor;

- Documentatia trebuie sa fie actualizata, utila, precisa, usor de examinat, disponibila si accesibila managerului,salariatilor,

precum si tertilor, daca este cazul;

- Documentatia asigura continuitatea activitatii, in cazul fluctuatiei de personal;- Lipsa documentatiei, caracterul incomplet sau/si neactualizarea acesteia constituie riscuri in realizarea obiectivel

- Intocmirea si urmarirea executarii graficului de circulatie a documentelor la fiecare nivel de responsabilitate din

entitatea

publica... Referinte principale

- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare;


nr. 108/2004;

- Ordonanta Guvernului nr. 79/2003 privind controlul si recuperarea fondurilor comunitare, precum si a fondurilorcofinantare

aferente utilizate necorespunzator;

- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata:

art. 4 alin (1): Conducatorul entitatii publice trebuie sa asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea si perfectionareastructurilor organizatorice, reglementarilor metodologice, procedurilor*) si criteriilor de evaluare, pentru a satisfac

cerintele

generale si specifice de control intern.;

31

- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice referitoare laexercitarea

controlului financiar preventiv, cu modificarile si completarile ulterioare;

- Ordinul Presedintelui Consiliului Concurentei nr. 136/2003 pentru punerea in aplicare a instructiunilor privindvanzarile de

terenuri si/sau cladiri de catre autoritatile publice.*) Exista doua acceptiuni cu privire la proceduri:

- aceea a procedurilor gen norme metodologice, precizari si instructiuni, aprobate de catre conducatorul entitatiipublice sau chiar de catre

Guvern, pentru organizarea aplicarii unor reglementari de rang superior (a se vedea, ca exemplu, art. 19 lit. d) din

Legea nr. 500/2002);- aceea a metodelor de lucru si a procedurilor scrise, formalizate - care constituie obiectul acestui standard - specif

pentru fiecare entitate

publica, referitoare la activitatile acesteia. Aceste proceduri trebuie sa fie: scrise, respectiv formalizate. Cunostintele individuale si colective trebuie stocate si puse in ordinea care corespun

scopurilor entitatii

publice; simple si specifice. Procedurile scrise se constituie in instrument de lucru, pentru ca executantii sa cunoasca normlegale ce

trebuie respectate, pentru fiecare domeniu al entitatii publice;

actualizate in mod permanent, in functie de evolutia reglementarilor in materie; aduse la cunostinta executantilor.

32Standard 18

SEPARAREA ATRIBUTIILOR



20/44

Elementele operationale si financiare ale fiecarei actiuni sunt efectuate de persoane independente una fata de cealarespectiv

functiile de initiere si verificare trebuie sa fie separate.

.. Cerinte generale- Separarea atributiilor si responsabilitatilor este una dintre modalitatile prin care se reduce riscul de eroare, frauda

incalcare a

legislatiei, precum si riscul de a nu putea detecta aceste probleme;- Prin separarea atributiilor se creeaza conditiile ca nici o persoana sau compartiment sa nu poata controla toate

etapele

importante ale unei operatiuni sau ale unui eveniment;

- Separarea atributiilor si responsabilitatilor intre mai multe persoane creeaza premisele unui echilibru eficace alputerilor;

- Managerii entitatilor publice in care, datorita numarului mic de salariati, se limiteaza posibilitatea de aplicare a

separariiatributiilor si responsabilitatilor, trebuie sa fie constienti de riscuri si sa compenseze aceasta limitare prin alte mas


- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare: art. 24 alin. (1): Angajarea, lichidarea si ordonantarea cheltuielilor din fonduri publice se aproba de catre

ordonatorul de

credite, iar plata acestora se efectueaza de catre contabil.;

- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata: art. 11: Separarea atributiilor: Persoana care exercita controlul financiar preventiv propriu nu trebuie sa fie

implicata, prin

sarcinile de serviciu, in efectuarea operatiunii supuse controlului financiar preventiv propriu.;- Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finantelor Publice, Unitatea centrala de armoniz

a sistemelor

de management financiar si control, publicat pe adresa de Internet a Ministerului Finantelor Publice - Cap. 2 Actorii

financiari. Principiul separarii functiunilor [];


nr. 108/2004.

33Standard 19

SUPRAVEGHEREA *)

.. Descrierea standarduluiEntitatea publica asigura masuri adecvate de supraveghere a operatiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite,

inclusiv prin

control ex-post, in scopul realizarii in mod eficace a acestora... Cerinte generale

- Managerul trebuie sa monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere, pentru a se asigura ca procedurile su

respectate de catre salariati in mod efectiv si continuu;- Controalele de supraveghere implica revizuiri in ceea ce priveste munca depusa de salariati, rapoarte despreexceptii, testari

prin sondaje sau orice alte modalitati privind respectarea procedurilor;

- Managerul verifica si aproba munca salariatilor, da instructiunile necesare pentru a minimiza erorile, a eliminafrauda, a

respecta legislatia si pentru a veghea asupra intelegerii si aplicarii instructiunilor;

- Supravegherea activitatilor este adecvata, in masura in care: fiecarui salariat i se comunica atributiile, responsabilitatile si limitele de competenta in realizarea atributiilor;

se evalueaza sistematic munca fiecarui salariat;

se aproba rezultatele muncii obtinute in diverse etape ale realizarii atributiilor.



21/44

- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata: art. 4: Obligatiile conducatorului entitatii publice in domeniul controlului intern; cerintele controlului intern. [a

(1) si alin.

(2)];- Actul normativ de organizare si functionare a entitatii publice;

- Regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice.

*) Managementul entitatilor publice are datoria de a stabili, pentru fiecare nivel de organizare, atributiile pe liniasupravegherii curente a

activitatii, conditiile de exercitare a acesteia si raspunderile si, de asemenea, sa initieze, sa aplice si sa dezvolte for

de control (supraveghere)

flexibile si eficiente, bazate cu deosebire pe autocontrol, controlul mutual si controlul ierarhic al salariatilor.

34

Standard 20GESTIONAREA ABATERILOR


Entitatea publica se asigura ca, pentru toate situatiile in care, datorita unor circumstante deosebite, apar abateri fatapoliticile

sau procedurile stabilite, se intocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzator, inainte de efectuar

operatiunilor.

.. Cerinte generale- Trebuie avut in vedere ca in derularea actiunilor, pot aparea circumstante deosebite, care nu au putut fi anticipate

care induc

abateri ce nu permit derularea tranzactiilor in conformitate cu procedurile existente;- Abaterile de la procedurile existente trebuie sa fie documentate si justificate, in vederea prezentarii spre aprobare

- Este necesara analiza periodica a circumstantelor si a modului cum au fost gestionate actiunile, in vederea

desprinderii unorconcluzii de buna practica pentru viitor, ce urmeaza a fi formalizate.


- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata: art. 20: Regimul refuzului de viza;

art. 21: Autorizarea efectuarii unor operatiuni pentru care se refuza viza de control financiar preventiv;- Regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice si fisa postului in cazul persoanelor cu functie de

conducere.

35

Standard 21CONTINUITATEA ACTIVITATII


Entitatea publica asigura masurile corespunzatoare pentru ca activitatea acesteia sa poata continua in orice momenin toate

imprejurarile si in toate planurile, cu deosebire in cel economico - financiar.

.. Cerinte generale- Entitatea publica este o organizatie a carei activitate trebuie sa se deruleze continuu, prin structurile componenteEventuala

intrerupere a activitatii acesteia afecteaza atingerea obiectivelor propuse;

- Situatii diferite, care afecteaza continuitatea activitatii: mobilitatea salariatilor; defectiuni ale echipamentelor dindotare;

disfunctionalitati produse de unii prestatori de servicii; schimbari de proceduri etc.;

- Pentru fiecare din situatiile care apar, entitatea publica trebuie sa actioneze in vederea asigurarii continuitatii, pridiverse

masuri, de exemplu:

angajarea de personal in locul celor pensionati sau plecati din entitatea publica din alte considerente;

delegarea, in cazul absentei temporare (concedii, plecari in misiune etc.);


22/44

contracte de service pentru intretinerea echipamentelor din dotare; contracte de achizitii pentru inlocuirea unor echipamente din dotare;

- Existenta inventarului situatiilor care pot conduce la discontinuitati in activitate si a masurilor care sa previna

aparitia lor... Referinte principale

- Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, cu modificarile ulterioare;

- Hotararea Guvernului nr. 1.209/2003 privind organizarea si dezvoltarea carierei functionarilor publici;- Hotararea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al functionarilor publici;

- Hotararea Guvernului nr. 1.021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculum vitae;

- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 82/2004 privind unele masuri in domeniul functiei publice;

- Legea nr. 19/2000 privind sistemul public de pensii si alte drepturi de asigurari sociale, cu modificarile sicompletarile

ulterioare;

- Legea nr. 188/1999 privind Statutul functionarilor publici, republicata, cu modificarile ulterioare.

36

Standard 22STRATEGII DE CONTROL


Entitatea publica construieste politici adecvate strategiilor de control si programelor concepute pentru atingerea

obiectivelor simentinerea in echilibru a acestor strategii.

.. Cerinte generale

- Trebuie asigurata o buna corelare intre strategiile, politicile si actiunile prevazute pentru atingerea obiectivelor sistrategiile de

control. Fara o strategie de control adecvata, creste riscul de manifestare a abaterilor de la strategia, politica si

programeleentitatii publice si, deci, al nerealizarii obiectivelor la nivelul exigentelor preconizate;

- Strategia de control trebuie sa vizeze in principal: integrarea controlului in componentele procesuale si structural

aleorganizarii entitatii publice; definirea obiectivelor controlului; stabilirea tipurilor de control ce vor fi aplicate, a

metodelor siprocedurilor ce trebuie utilizate in cadrul acestora; elaborarea planurilor / programelor de control; pregatirea

personalului cuatributii de control; modalitatile de evaluare si valorificare a rezultatelor controalelor; eficacitatea controlului si

eficienta acestuia

prin prisma criteriului costuri / beneficii;- Asigurarea complementaritatii in aplicarea diferitelor activitati / tipuri de control.


- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata;- Strategia dezvoltarii controlului financiar public intern in Romania;

- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice referitoare la

exercitareacontrolului financiar preventiv, cu modificarile si completarile ulterioare.

37

Standard 23ACCESUL LA RESURSE


Managerul stabileste, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele care au acces la resursele materiale,financiare si

informationale ale entitatii publice si numeste persoanele responsabile pentru protejarea si folosirea corecta a aces

resurse.

.. Cerinte generale


23/44

- Reglementarea accesului la resurse trebuie sa aiba efect reducerea riscului utilizarii inadecvate a acestora;- Severitatea restrictiei se va stabili in functie de vulnerabilitatea tipului de resursa si de riscul pierderilor potential

care trebuie

evaluate periodic;- Intre resurse si sumele inregistrate in evidente se fac comparatii periodice (inventare). Vulnerabilitatea bunurilor

valorilor

determina frecventa acestor verificari;.. Referinte principale

- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare;

- Legea nr. 82/1991 a contabilitatii, republicata;

- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 618/2002 pentru aprobarea Precizarilor privind inventarierea bunurilordomeniul

public al statului;

- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.753/2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuareinventarierii

elementelor de activ si de pasiv;

- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea si utilizarea resurselor derulate prin trezoreriastatului,

aprobata cu modificari prin Legea nr. 201/2003, cu modificarile ulterioare;

- Legea nr. 213/1998 privind proprietatea publica si regimul juridic al acesteia;

- Legea nr. 143/1999 privind ajutorul de stat, cu modificarile si completarile ulterioare;- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.661 bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modu

incasare si

utilizare a fondurilor banesti primite sub forma donatiilor si sponsorizarilor de catre entitatile publice;- Legile bugetare anuale;

- Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat in active corporale si necorporale, republicata;

- Hotararea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fara plata si de valorificare a bunurilorapartinand

entitatilor publice, cu modificarile si completarile ulterioare;

38

- Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantii si raspunderea in legatura cu gestionarbunurilor,

cu modificarile si completarile ulterioare;- Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operatiilor de casa;

- Legea nr. 182/2002 privind protectia informatiilor clasificate;

- Hotararea Guvernului nr. 781/2002 privind protectia informatiilor secrete de serviciu;- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.235/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a

prevederilor

Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea si utilizarea resurselor derulate prin trezoreriastatului, cu

modificarile si completarile ulterioare.

39Standard 24

VERIFICAREA SI EVALUAREA CONTROLULUI

.. Descrierea standarduluiEntitatea publica instituie o functie de evaluare a controlului intern si elaboreaza politici, planuri si programe de

derulare a acestor

actiuni... Cerinte generale

- Managerul trebuie sa asigure verificarea si evaluarea functionarii sistemului de control managerial al entitatii.

Disfunctionalitatile sau alte probleme identificate trebuiesc rezolvate operativ, prin masuri corective;


24/44

- Evaluarea eficacitatii si eficientei controlului se va referi, in functie de cerinte specifice si/sau conjuncturale, fie ansamblul

obiectivelor entitatii publice, fie la unele dintre acestea, optiune care revine managerului;

- Managerul stabileste modul de realizare a evaluarii eficacitatii controlului;- Fiecare conducator de compartiment al entitatii va face o verificare si o evaluare a subsistemului de control

managerial instituit

la acest nivel, ca baza pentru raportul sau periodic de activitate... Referinte principale

- Ordonata Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata;

- Actul normativ de organizare si functionare a entitatii publice;

- Regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice.

40

Standard 25AUDITUL INTERN


Entitatea publica infiinteaza sau are acces la o capacitate de audit, care are in structura sa auditori competenti, a caactivitate

se desfasoara, de regula, conform unor programe bazate pe evaluarea riscului.

.. Cerinte generale

- Auditul intern asigura evaluarea independenta si obiectiva a sistemului de control intern al entitatii publice;- Auditorul intern finalizeaza actiunile sale prin rapoarte de audit, in care enunta punctele slabe identificate in siste

si

formuleaza recomandari pentru eliminarea acestora;- Managerul dispune masurile necesare, avand in vedere recomandarile din rapoartele de audit intern, in scopul

eliminarii

punctelor slabe constatate de misiunile de auditare... Referinte principale

- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si completarile ulterioare;

- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activide audit

public intern, cu modificarile ulterioare;- Actul intern de aprobare a Normelor metodologice de organizare si exercitare a auditului public intern in cadrul

entitatilorpublice.

41IV. PREMISE NECESARE PENTRU DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL

.. Constituirea grupului de lucru

Grupul de lucru, care va avea ca sarcina dezvoltarea sistemului de control intern al entitatii, va fi creat prin ordindecizie a

conducatorului entitatii respective.

Se recomanda ca, grupul de lucru sa aiba in componenta cel putin persoanele cu functie de conducere in entitate. Coordonarea activitatilor grupului de lucru este in responsabilitatea conducatorului entitatii publice care poate fiasistat / substituit

temporar de inlocuitorul de drept.

.. Instruirea membrilor grupului de lucru Este absolut necesar ca membrii grupului de lucru, dar in primul rand managerul general / ordonatorul de credite

inteleaga

bine in ce consta controlul intern, sa cunoasca instrumentarul cu care opereaza sistemul de control intern si sa adopo

metodologie de lucru adecvata acestui demers, intrucat, in caz contrar, esecul este inevitabil.

Instruirea trebuie sa fie realizata, cel putin, pe baza:


25/44

- Standardelor de management / control intern pentru entitatile publice din Romania si masurilor ce urmeaza a fiaplicate

in scopul dezvoltarii sistemelor de control managerial, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr.

946/4.VII.2005;- Indrumarului metodologic pentru dezvoltarea controlului intern in entitatile publice, publicat pe site-ul Ministeru

Finantelor Publice.

42

V. INSTRUMENTARUL CU CARE OPEREAZA SISTEMUL DE CONTROL MANAGERIAL (1)

.. Instrumentarul de control intern

Definitie: reprezinta un ansamblu de procedee, mijloace, actiuni stabilite de conducere si puse in practica in scopdetinerii unui

bun control asupra riscurilor care pot ameninta functionarea entitatii publice in ansamblul ei, precum si realizarea

fiecarei activitati/ operatiuni a acesteia.

Oricat de variate si numeroase ar fi, instrumentele de control intern pot fi repartizate, potrivit naturii si rolului lor

sase grupe /familii omogene:

1. OBIECTIVELE

2. MIJLOACELE

3. SISTEMUL INFORMATIONAL4. ORGANIZAREA

5. PROCEDURILE

6. CONTROLUL Denumirile grupelor arata ca, in esenta, instrumentele de control intern, pe care acestea le contin, nu reprezinta id

mijloace,

procedee sau practici noi, pentru ca multe din ele sunt deja cunoscute si aplicate intr-o anumita masura in cadrulentitatii publice.

43V. INSTRUMENTARUL CU CARE OPEREAZA SISTEMUL DE CONTROL MANAGERIAL (2)

1. OBIECTIVELE Obiectivele generale ale oricarei entitati publice pot fi grupate in trei categorii:

- Eficacitatea si eficienta functionariiCuprinde obiectivele legate de misiunea entitatii si de utilizarea in conditii de economicitate, eficienta si eficacitat

resurselor;

obiectivele privind protejarea resurselor entitatii de utilizarea inadecvata sau de pierderi si gestionarea pasivelor.- Fiabilitatea informatiilor interne si externe

Include obiectivele legate de tinerea unei contabilitati adecvate, de pertinenta informatiilor utilizate in cadrul entit

saudifuzate catre terti; obiectivele legate de protejarea documentelor impotriva a doua categorii de fraude: disimulare

furtului si

distorsionarea rezultatelor.- Conformitatea cu legile, regulamentele si politicile internePriveste obiective legate de asigurarea ca activitatile entitatii se desfasoara in conformitate cu obligatiile impuse d

legi si de

regulamente, precum si cu respectarea politicilor interne. Avand in vedere aceste obiective generale, conducatorul entitatii publice le va particulariza, in concordanta cu

obiectul de

activitate si specificul entitatii, in obiective globale precise si clar formulate cuprinse intr-un document de politicastrategie, ce

va fi aprobat si adus la cunostinta intregului personal.

In deplina conformitate cu aceste obiective globale, fiecare conducator de compartiment stabileste, cu acordul

managerului


26/44

general / ordonatorului de credite, obiectivele derivate, specifice ce revin activitatilor din compartimentul respectiAceste

obiective derivate din cele globale, trebuie sa fie:

- realiste, si in deplina concordanta cu misiunea si atributiile compartimentului;- repartizate in interiorul compartimentului pe subobiective individuale incredintate personalului de executie;

- masurabile, adica exprimate in indicatori cantitativi sau, dupa caz, calitativi;

- monitorizabile prin sistemul de informare existent / necesar a fi creat in functie de natura indicatorilor propriiobiectivelor

/ subobiectivelor fixate;

- prevazute cu termen de realizare.

Fiecare obiectiv stabilit in aceste conditii constituie un instrument de control intern.

44

V. INSTRUMENTARUL CU CARE OPEREAZA SISTEMUL DE CONTROL MANAGERIAL (3)2. MIJLOACELE

Definire: constituie, de regula, ansamblul resurselor umane, financiare si materiale privite in corelatie directa cu

posibilitatearealizarii obiectivelor stabilite.

Managerul general / ordonatorul de credite, precum si fiecare persoana care ocupa o functie de conducere, are

obligatia de a

examina, atat in faza de planificare cat si in cea de executie, daca mijloacele (umane, financiare si materiale) efectidisponibile permit realizarea obiectivelor fixate.

Aceste analize trebuie sa conduca la identificarea instrumentelor de control intern, prin a caror aplicare sa fie

realizata corelatianecesara intre obiective si mijloace.

Aplicarea instrumentelor de control intern, proprii mijloacelor umane, are drept scop:

- realizarea recrutarii si selectiei personalului in astfel de conditii, incat sa fie finalizat prin angajarea persoanelor cdispun de competentele profesionale cerute;

- organizarea si desfasurarea perfectionarii pregatirii profesionale sa duca in mod real la dezvoltarea cunostintelor

potrivitcerintelor specifice ale posturilor si promovarii interne;

- cunoasterea si asumarea normelor de conduita cuprinse in codul etic al entitatii publice. Realizarea permanentei corelari intre obiectivele entitatii publice si mijloacele sale financiare impune recurgerea

omultitudine de instrumente de control intern, specifice etapelor de elaborare, aprobare (in cazul unor entitati) si

executie a

bugetului, instrumente bine cunoscute intrucat majoritatea lor constituie norma de finanta publica. Gradul necesar de adecvare, intre obiectivele entitatii si mijloacele materiale (intelese ca intreaga diversitate de

produse,

servicii si lucrari), poate fi atins utilizand ca principale instrumente de control intern:- analiza riguroasa a gradului de acoperire a nevoilor reale, la nivelul entitatii publice si la nivelul fiecarui

compartiment, cu

mijloacele materiale existente;- identificarea precisa a naturii, volumului, structurii si caracteristicilor mijloacelor materiale necesar a fi procuratlimita

fondurilor disponibile;

- elaborarea si aprobarea unui detaliat program anual de achizitii publice;- aplicarea riguroasa a listei de verificare (check-list) pentru controlul respectarii procedurilor de atribuire a

contractelor de

achizitie publica.

45

V. INSTRUMENTARUL CU CARE OPEREAZA SISTEMUL DE CONTROL MANAGERIAL (4)

3. SISTEMUL INFORMATIONAL


27/44

Detinerea unui bun control asupra functionarii entitatii publice, in ansamblul ei, precum si a fiecarei activitati aacesteia, este de

neconceput fara utilizarea rationala a componentelor unui sistem informational: date, informatii, circuite

informationale, fluxuriinformationale, metode prin care se asigura incarcarea bazei de date, structura conceptuala a bazei de date permita

evidentierea tuturor categoriilor de fisiere de date permanente si temporare, structura iesirilor rezultate din prelucr

bazelorde date conform cerintelor utilizatorului, mijloacele fizice (hardware) si logice (software) de tratare a informatiilo

Trebuie avut in vedere ca un sistem informational cuprinde, in afara de sistemul de informare informatic (adic

ansamblul de

persoane, tehnici si echipamente utilizate pentru colectarea, inregistrarea, prelucrarea, transmiterea si stocareaautomata a

datelor), si alte sisteme de informare, care nu tin de tehnologia informatica, cum sunt: procesele de comunicare pe

transmiterea unor noi sarcini, sedintele obisnuite de informare si raportare sau modalitatile stabilite pentru semnalneregularitatilor.

In mod logic, sistemul informational ar trebui sa constituie un sistem integrat in entitatea publica, sub

Dezvoltarea Sistemului de Control Managerial

Documents

Transcript of Dezvoltarea Sistemului de Control Managerial