DELEGAŢIA COMISIEI EUROPENE ÎN ROMÂNIA) GUVERNUL...

Annex A – Application Form Phare 2004

DELEGAŢIA COMISIEI EUROPENE ÎN ROMÂNIA)

GUVERNUL ROMÂNIEI

MINISTERUL INTEGRĂRII EUROPENE

AGENŢIILE PENTRU DEZVOLTARE REGIONALĂ

PHARE 2004 PROGRAMUL DE COEZIUNE ECONOMICÃ ŞI SOCIALÃ

“Schema de investiţii pentru proiecte mici de gestionare a deşeurilor” (Faza extinsa)

Formular de Cerere de Finanţare

(ANEXA A)

Linia de Buget: Phare/2004/016-772.04.01.04.01.01

Numele solicitantului:

Dosar Nr.

(numai pentru uz intern)

Annex A – Application Form Phare 2004

NOTÃ Autoritatea Contractantă pentru “Schema de investiţii pentru proiecte mici de gestionare a deşeurilor”, va fi Ministerul Integrării Europene, denumit în continuare MIE. Vă rugăm sa citiţi şi să completaţi cu atenţie acest formular. Omisiunile nu vor putea fi rectificate. În cazul în care vreuna dintre informaţiile sau documentele solicitate lipsesc, cererea va fi respinsă. Versiunea electronică a formularului de cerere prezent este disponibilă la următoarele adrese de Internet: www.mie.ro www.infoeuropa.ro

Anexa A Cerere de Finanţare Nerambursabilă -2-

I. PROIECTUL 1. Descriere 1.1 Titlul 1.2 Localizarea Judeţ(e), regiune, oraş(e) 1.3 Suma solicitată de la MIE

Total costuri eligibile ale proiectului

Suma solicitată de la MIE % din costul total al proiectului

< EUR > < EUR > %

1.4 Rezumat Maxim 15 rânduri (incluzând informaţii privind: (a) scopul proiectului (b) grupul/grupurile ţintă şi (c) principalele activităţi. Va rugăm să indicaţi clar sectorul, tema sau aria geografică, precum şi numărul de locuitori deserviţi, cantitatea de deşeuri colectată, cantităţile depozitate la diferite gropi de gunoi; taxa de salubrizare pentru deşeurile menajere percepută gospodăriilor şi cea pentru alţi clienţi; suma taxelor totale colectate în anii precedenţi; costurile totale pentru colectarea deşeurilor menajere, inclusiv spălarea străzilor si depozitarea; denumirea şi numărul de angajaţi ai societăţii responsabile în prezent cu deşeurile menajere; stadiul actual al colectării deşeurilor reciclabile. 1.5 Obiective Maxim 1 pagină. Descrieţi obiectivul(ele) general(e), precum şi obiectivul specific al proiectului. 1.6 Justificare Maxim 3 pagini. Furnizaţi următoarele informaţii:

(a) Relevanţa proiectului faţă de obiectivele programului.

(b) Relevanţa proiectului faţă de priorităţile programului. (c) Identificarea necesităţilor şi constrângerilor percepute in regiunea vizată.

(d) Lista grupurilor ţintă, şi estimarea numărului beneficiarilor direcţi şi indirecţi.


(e) Motivele alegerii grupurilor ţintă şi a activităţilor.

(f) Relevanţa proiectului pentru grupurile ţintă.

1.7 Descrierea detaliată a activităţilor

Maxim 9 pagini: Includeţi titlul precum şi o descriere detaliată a fiecărei activităţi care urmează a fi realizată în vederea obţinerii de rezultate, specificând (unde este cazul), rolul fiecărui partener sau asociaţi sau subcontractanţi, în cadrul activităţilor. În acest sens, descrierea detaliată a activităţilor nu trebuie confundată cu planul proiectului (a se vedea 1.9).

Descrierea include de asemenea prezentarea posibilelor soluţii tehnice ca şi a unei justificări economice pentru soluţia selectată.

Descrierea include toate tipurile de activităţi (de investiţii, pregătirea personalului în vederea exploatării investiţiei şi campania de promovare). Activităţile trebuie să se potrivească cu obiectivul proiectului, trebuie detaliate şi identificate în mod clar, să fie coerente şi corelate între ele..

1.8 Metodologia Maxim 4 pagini. Descriere detaliată a: (a) Metodelor de implementare.

(b) Motivelor pentru alegerea metodologiei propuse.

(c) Cum intenţionează proiectul sa continue un proiect anterior (dacă este cazul).

(d) Procedurilor de evaluare internă.

(e) Nivelului de implicare şi activitatea altor organizaţii (parteneri sau alţii) în proiect (după caz).

(f) Justificării rolului fiecărui partener (după caz).

(g) Echipei propusă pentru implementarea proiectului (doar pe funcţii: nu este nevoie a se include nume ale persoanelor în aceasta secţiune).

1.9 Durata şi planul Proiectului Durata proiectului va fi de ___ luni.1

Notă: Planul indicativ de acţiune nu trebuie să menţioneze date precise ci să menţioneze simplu, “luna 1”, “luna 2”, etc. Se recomandă ca solicitanţii să prevadă o rezervă de timp în planul de acţiune ca o precauţie.. Planul de acţiune nu trebuie să conţină descrieri detaliate ale activităţilor, ci doar denumirea lor (vă rugăm să verificaţi dacă denumirea lor este aceeaşi cu cea menţionată în secţiunea 1.7). Toate lunile care nu au prevăzute activităţi trebuie menţionate în planul proiectului împreună cu duratele corespunzătoare. Planul de acţiune pentru primul an de implementare trebuie să fie suficient de detaliat pentru a furniza informaţii cu privire la pregătirea şi implementarea fiecărei activităţi. Planul de acţiune pentru fiecare din următorii ani (funcţie de durata proiectului) poate fi mai general şi ar trebui să includă numai o listă

1 Maximum 24 luni.


a principalelor activităţi previzionate pentru aceşti ani.2 Planul de acţiune trebuie prezentat conform următorului model:

An 1 Semestrul 1 Semestrul 2 Activitate Lună1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Organizaţia

responsabilă 3 Cine sunt responsabilii

(solicitant, partener, etc) Pregătirea activităţii 1 (Titlu)

Autorităţile Publice Locale

Realizarea activităţii 1 (Titlu)



Pregătirea activităţii 2 (Titlu)

Etc.

Pentru anii ulteriori: Activitate Semestrul 3 4 5 6 7 8 9 10 Organizaţia responsabilă Cine sunt responsabilii

(solicitant, partener, etc) Realizarea activităţii 1 (titlu)


Pregătirea activităţii 2 (titlu)


Realizarea activităţii 3 (titlu)


Etc.

2. Rezultate aşteptate 2.1 Impactul estimat asupra Grupurilor Ţintă Maxim 2 pagini. Includeţi informaţii despre cum va îmbunătăţi proiectul: (a) situaţia grupurilor ţintă

2 Un plan de acţiune mai detaliat pentru fiecare din anii următori va fi cerut pentru eliberarea plăţilor intermediare în conformitate cu Art. 2(2) din Condiţiile generale ale Contractului de Finanţare (anexa E). 3 în situaţii în care o autoritate publică locală va depune o propunere împreună cu unul sau mai mulţi parteneri.


(b) capacitatea tehnică şi managerială a grupurilor ţintă sau a partenerilor (când este cazul)

2.2 Publicaţii şi alte Rezultate Maxim 1 pagină .Fiţi precişi şi cuantificaţi rezultatele cât mai mult posibil 2.3 Efecte multiplicatoare Maxim 1 pagină. Descrieţi posibilităţile de reluare şi extindere a rezultatelor proiectului. 2.4 Impactul pe termen scurt şi lung (Durabilitate) Maxim 3 pagini. Rugăm evidenţiaţi distinct următoarele trei aspecte ale impactului pe termen scurt şi lung: (a) Impact financiar (Cum vor fi finanţate activităţile după încetarea finanţării nerambursabile din

partea CE? Oferiţi o previziune asupra costurilor totale de gestionare a deşeurilor menajere după

finalizarea proiectului, incluzând funcţionarea, întreţinerea şi reinvestirea precum şi a costurilor de

depozitare la o groapă de gunoi, structura tarifelor previzionate şi acoperirea costurilor

previzionată în baza acestei structuri tarifare)

(b) Impact instituţional (Vor mai exista structurile care să permită continuarea activităţilor după

terminarea finanţării? Va exista „proprietate” locală asupra rezultatelor proiectului?)

(c) Impact la nivel de politică (Care va fi impactul structural al proiectului – ex.: va duce la

îmbunătăţirea legislaţiei, a codurilor de conduită, a metodelor etc.)

3. Bugetul Proiectului Completaţi Anexa B (foaia de calcul 1) pentru întreaga durată de derulare a proiectului precum şi pentru primele 12 luni. Pentru informaţii suplimentare vezi Ghidul Solicitantului (Secţiunea 2.1.4). Notă: Bugetul trebuie să fie realizat în concordanţă cu Anexa B (fişier Excel). Formatul bugetului este prezentat in Foaia de Calcul 1(Bugetul Proiectului). Toate elementele trebuie detaliate pe componentele individuale. Trebuie specificat numărul de unităţi pentru fiecare componentă. (vezi secţiunea 4 mai jos) De asemenea, trebuie prezentată şi o justificare detaliată a costurilor estimate. Bugetul detaliat, prezentat în cadrul acestui capitol trebuie să fie corelat cu informaţia prezentată în Anexa B, Foaia de Calcul 1 a Bugetului (Bugetul proiectului). Pentru a trece de la o foaie de calcul Excel la alta, apasă tasta TAB aflată in josul ecranului. Atenţie la Foaia de Calcul 1 – Bugetul Proiectului , Linia 11 - Costuri Totale si la Foaia de Calcul 2 –Surse de Finanţare - Total general. Totalurile trebuie să fie egale.


4. Surse de Finanţare Preconizate Completaţi Anexa B (foaia de calcul 2) pentru furnizarea informaţiilor necesare cu privire la sursele de finanţare previzionate, pentru Proiect. Pentru a accesa Foile de calcul Excel din Anexa B, folosiţi tasta TAB aflată la baza ecranului.. Notă: aceste informaţii trebuie să fie realizate în concordanţă cu Anexa B (fişier Excel). Formatul este conţinut în Foaia de Calcul 2 (Surse de Finanţare). O prezentare detaliată a Surselor de finanţare, prezentate în cadrul acestui capitol trebuie să fie corelate cu informaţia prezentată în Anexa B, Foaia de Calcul 2 ( Surse de Finanţare) Atenţie la Foaia de Calcul 2 – Surse de Finanţare Contribuţia Totală şi Totalul General trebuie să fie egale . 4.1. Surse provenite din aportul propriu de numerar: Care este sursa fondurilor reprezentând contribuţia proprie în numerar a solicitantului pentru proiect? Atenţie la faptul ca aportul propriu în numerar trebuie utilizat în scopul co-finanţării a cel puţin 10% din proiect, adică Costurile Totale ale proiectului. Contribuţia proprie în numerar nu poate fi utilizată pentru plata unor costuri ne-eligibile.


II. SOLICITANTUL

1. Identitatea Denumirea legală completă (autoritate publică locală)

Acronim(dacă este cazul):

Statutul legal:

Numărul de înregistrare ca plătitor de TVA:

Adresa oficială:

Adresa poştală:

Persoana de contact:

Telefon nr:

Fax nr:

Adresa e-mail:

Website:

2. Banca Banca trebuie să aibă sediul în ţara în care este înregistrat solicitantul: Nume cont

Cont bancar nr.

Cod aferent categorie

Cod IBAN (opţional)

Numele băncii

Adresa băncii

Numele persoanei(lor) împuternicite:

Funcţia (iile) persoanei(lor) cu drept de semnătură:

NB: Înainte de semnarea contractului de finanţare nerambursabilă, solicitanţii selectaţi trebuie să furnizeze pentru contract, un document de identificare financiară conform modelului prezentat în Anexa V la contract, confirmat de banca menţionată mai sus. Banca corespondentă (dacă este relevant)


Nume cont

Număr cont

Cod categorie

Cod IBAN (opţional)

Nume bancă

Adresa bancă

3. Descrierea solicitantului (maxim o pagină) 3.1 Când a fost înfiinţată în mod oficial, autoritatea publică locală, în calitate de entitate

administrativă, conform legislaţiei în vigoare? 3.2. Care sunt responsabilităţile principale ale autorităţii publice locale, în prezent? 3.3. Lista principalelor organizaţii şi/sau membri de conducere ai autorităţii publice locale.

Numele instituţiei Numele Persoanei Profesia Gen4 Poziţia/Funcţia Membru al

instituţiei din:

4 Feminin sau Masculin (F sau M)


4. Capacitatea de management şi implementare a proiectelor 4.1. Experienţa în derularea unor proiecte similare Maxim 1 pagină pentru fiecare proiect. Vă rugăm să furnizaţi o descriere detaliată a proiectelor derulate de instituţia dvs în ultimii 5 ani, menţionând pentru fiecare proiect:

(a) Scopul şi amplasamentul proiectului.

(b) Rezultatele proiectului.

(c) Rolul instituţiei solicitante (lider, partener) şi nivelul de implicare înproiect.

(d) Costul proiectului.

(e) Donorii pentru proiect (nume, adresă şi e-mail, nr. telefon, suma cu care au contribuit)

Această informaţie va fi folosită la evaluarea experienţei necesare pentru managementul proiectelor din acelaşi domeniu şi de o amploare comparabilă cu aceea pentru care solicitaţi finanţarea. 4.2 Resurse Maxim 3 pagini. Vă rugăm să descrieţi în mod detaliat diferitele resurse aflate la dispoziţia organizaţiei dvs, şi în special, următoarele: (a) Venitul anual pe ultimii trei ani, menţionând, dacă este cazul, pentru fiecare an, numele

principalelor surse de venit precum şi proporţiile din venitul anual la care au contribuit fiecare dintre acestea.

(b) Numărul angajaţilor cu normă întreagă şi a celor angajaţi temporar pe categorii (ex. numărul

managerilor de proiect, a contabililor, etc.), indicând şi funcţia de încadrare. (c) Echipamente şi birouri. (d) Alte resurse relevante (e.x. voluntari, organizaţii asociate, reţele care ar putea, de asemenea, să

contribuie la procesul de implementare). Aceste informaţii vor fi utilizate pentru a evalua dacă dispuneţi de suficiente resurse în vederea implementării unui proiect la dimensiunea cerută de proiectul pentru care se solicită finanţarea. 5. Alte cereri înaintate unor Instituţii Europene, precum Fondul European de Dezvoltare ( EDF) şi

pentru Statele Membre UE. 5.1 Finanţări nerambursabile, contracte sau împrumuturi obţinute în ultimii trei ani de la Instituţii

Europene, EDF sau State Membre UE

Titlul proiectului şi numărul de referinţă

Linia bugetară a EC, EDF sau din altă sursă

Suma (EUR) Data obţinerii


5.2 Cereri de finanţare, depuse (sau pe cale de a fi depuse) Instituţiilor Europene, EDF şi Statelor

Membre UE în anul curent:

Titlul proiectului şi numărul de referinţă

Linia bugetara a EC, EDF sau din altă sursă Suma (EUR)


III. PARTENERI AI SOLICITANTULUI CARE PARTICIPÃ LA PROIECT

1. Descrierea partenerilor Această secţiune trebuie completată pentru fiecare organizaţie parteneră în cadrul conţinutului secţiunii 2.1.2 a Ghidul Solicitantului. Este necesară realizarea unui număr de copii suficiente ale acestui tabel, în vederea creării unor spaţii de înregistrare pentru mai mulţi parteneri. Partener 1 Partener 2

Denumire legală completă (numele organizaţiei):

Naţionalitate

Statut juridic

Adresa oficială

Persoana de contact

Telefon nr:

Fax nr:

Adresă E-mail

Număr de angajaţi (permanent şi temporar)

Alte resurse relevante

Experienţa unor proiecte similare, în relaţie cu rolul avut în implementarea proiectului propus

Istoria cooperării cu solicitantul

Rolul şi implicarea în pregătirea proiectului propus

Rolul şi implicarea ăn implementarea proiectului propus

Important: Acest formular trebuie însoţit de o declaraţie de parteneriat, semnată şi datată din partea solicitantului principal şi de către fiecare partener, în conformitate cu modelul din pagina următoare.


2. Declaraţie de parteneriat5 Titlul Proiectului _____________________ Un parteneriat este o relaţie esenţială între două sau mai multe organizaţii, ce presupune împărţirea responsabilităţilor în derularea proiectului finanţat de către Ministerul Integrării Europene (MIE). Pentru a înlesni o derulare uşoară a proiectului, MIE solicită tuturor partenerilor (inclusiv solicitantului principal care semnează contractul) să confirme acest lucru, consimţind la principiile de bună practică a parteneriatului, stipulate mai jos: Principiile de Bună Practică a Parteneriatului 1. Toţi partenerii au citit formularul de cerere şi au înţeles care va fi rolul lor în cadrul proiectului,

înainte ca cererea de finanţare să fie predată MIE. 2. Toţi partenerii au citit contractul standard de finanţare nerambursabilă şi au înţeles care vor fi

obligaţiile lor în cadrul contractului, în condiţiile în care finanţarea va fi aprobată. Aceştia autorizează solicitantul principal să semneze contractul cu MIE precum şi să-i reprezinte în negocierile purtate cu MIE în contextul implementării proiectului.

3. Solicitantul trebuie să se consulte permanent cu partenerii săi şi să vă informeze în totalitate

asupra evoluţiei proiectului. 4. Toţi partenerii trebuie să primească copiile rapoartelor – descriptive şi financiare – elaborate de

solicitant/beneficiar şi înaintate către MIE. 5. Propunerile de modificări esenţiale în cadrul proiectului (ex. activităţi, parteneri etc.) trebuie să fie

aprobate de parteneri, anterior înaintării acestora către MIE. În cazul în care aceste modificări nu au putut fi aprobate de către toţi partenerii, solicitantul trebuie să informeze MIE cu privire la acest lucru, atunci când înaintează spre aprobare propunerea de modificare.

6. Înainte de terminarea proiectului, partenerii trebuie să consimtă asupra repartizării echitabile a

echipamentelor, vehiculelor şi bunurilor achiziţionate din finanţarea nerambursabilă a MIE între partenerii locali aflaţi în regiunea ţintă. Copii ale titlurilor de transfer trebuie ataşate raportului final.

Declaraţie de parteneriat Am citit şi consimţit asupra conţinutului proiectului înaintat către MIE. Ne angajăm să acţionăm în conformitate cu principiile practicii unui bun parteneriat.

Solicitant Partener 1 Partener 2

Nume:

Organizaţie:

Poziţie:

Semnătură:

Data şi locul:

5 Trebuie furnizată de către solicitant şi fiecare partener, în toate cazurile în care mai există un

alt partener pe lânga solicitant.


IV DECLARAŢIA SOLICITANTULUI

Subsemnatul, în calitate de reprezentat legal al organizaţiei solicitante pentru prezentul proiect, certific următoarele:

a) Informaţiile oferite în această cerere sunt corecte şi b) Solicitantul este conştient de faptul că dubla finanţare nu este permisă, incluzând activităţi

deja finanţate sau in curs de finanţare de la bugetul român sau din alte surse, şi de faptul că solicitantul se angajează să asigure exploatarea şi întreţinerea infrastructurii finanţate pentru cel puţin 5 ani după finalizarea proiectului (vezi secţiunea 2.1.1. (1) din Ghidul Solicitantului).

c) Voi co-finanţa cu suma de … EUR prin contribuţie proprie în numerar, costurile proiectului, în timpul implementării acestuia;

d) Solicitantul şi partenerii săi (după caz) nu fac parte din nici una dintre categoriile, de la (a) la (i), listate în secţiunea 2.1.1(2) a Ghidului Solicitantului.

e) Solicitantul posedă sursele de finanţare, competenţa precum şi calificările specificate în secţiunea 2.3 a Ghidului Solicitantului.

f) Consiliul Local/Judeţean al autorităţii publice locale beneficiare, a adoptat o decizie oficială cu referire la investiţia finanţată.

g) Consiliul Local/Judeţean al autorităţii publice beneficiare, a adoptat o decizie cu referire la cheltuielile de întreţinere a facilitaţilor.

Nume:

Poziţie:

Semnătura:

Data şi locul:


Lista de verificare Înainte de a trimite propunerea, va rugăm să verificaţi dacă cererea este completă (vezi Nota de la pagina 1) şi, în special dacă: Cererea de finanţare

Dosarul este complet şi corespunde cu cerinţele necesare din formularul de cerere;

Sunt anexate un original precum şi patru copii a tuturor documentelor;

Dosarul este elaborat şi editat în limba Romană;

Durata şi un plan sistematic al proiectului (secţiunea 1.9) sunt incluse în cadrul formularului de cerere;

Declaraţia Solicitantului este semnată şi ataşată in original (Secţiunea IV);

Solicitantul a completat, semnat şi inclus o declaraţie de parteneriat, (dacă este cazul);

Fiecare partener a completat şi semnat o declaraţie de parteneriat, care a fost anexată

deopotrivă;

Bugetul şi sursele de finanţare sunt prezentate în formatul descris în Anexa B, completat şi întocmit în Euro; Se va depune de asemenea şi o versiune electronică a Bugetului - Anexa B.

În cadrul bugetului, este identificată contribuţia MIE şi este estimată la maxim 90% din costurile

totale eligibile ale proiectului;

În buget, costurile aferente pregătirii personalului in vederea exploatării investiţiei (linia de buget 5.2) este de maximum 5% din “Subtotal costuri directe eligibile ale proiectului”, după cum s-a identificat în linia de buget 7.

În buget, costurile pentru componenta publicitară (linia de buget 5.7) reprezintă minimum Euro

5.000.

În buget, costurile indirecte nu depăşesc 7% din costurile directe eligibile ale proiectului “Subtotal costuri directe eligibile ale proiectului”, după cum s-a identificat în linia de buget 7.

În cadrul bugetului, fondurile pentru diverse şi neprevăzute nu depăşesc 5% din linia 9 „Total

costuri eligibile ale proiectului”.

Matricea cadru logic aferentă proiectului a fost completată în concordanţă cu formatul furnizat (Anexa C);

Obligatoriu Documentele suplimentare se vor ataşa la Anexa A Cerere de Finanţare Nerambursabilă

1. Copii ale celui mai recent raport anual al solicitantului, precum şi ale situaţiilor contabile (contul de profit şi pierdere şi bilanţul aferente anului financiar precedent);

2. Copie a deciziei Consiliului Local/Consiliului Judeţean care sa ateste co-finanţarea de minim 10% din costurile totale, în numerar;

3. Copie a studiului de fezabilitate elaborat de către o echipă tehnică specializată şi autorizată, în conformitate cu reglementările române în domeniu, (Ordinele nr. 913/2005, emis de Ministerul Transportului, Construcţiilor şi Turismului şi Ordinul nr. 762/2005, emis de Ministerul Finanţelor Publice, privind completarea Ordinului ministrului finanţelor publice şi al ministrului lucrărilor


publice, transporturilor şi locuinţei nr.1013/2001, respectiv nr. 873/2001 privind “conţinutul-cadru al studiului de fezabilitate pentru proiectele ce urmează a fi realizate cu asistenţă financiară nerambursabilă din partea Comisiei Europene”), incluzând obiectivul, localizarea, descrierea cantitativă, devizul estimativ aferent investiţiei (cu detalierea contribuţiei locale) – analiza financiară, analiza socio-economică şi analiza de risc şi senzitivitate (vezi Anexa F Studiu de Fezabilitate);

4. Copie a aprobării Studiului de Fezabilitate de către autoritatea publică locală responsabilă CL/CJ;

5. CV-ul managerului de proiect şi al altor persoane responsabile cu realizarea activităţilor cheie din proiect;

6. Copie a „Certificatului de urbanism” pentru lucrările de construcţii; 7. Declaraţie în scris, din partea organizaţiei solicitante, că a luat cunoştinţă de

faptul că dubla finanţare nu este permisă, inclusiv activităţile deja finanţate sau în curs de finanţare din Bugetul de stat sau alte surse, şi că se obligă să asigure exploatarea şi întreţinerea infrastructurii finanţate pe o perioadă minimă de 5 ani după finalizarea proiectului; (vezi Formularul de Cerere de Finanţare, Secţiunea IV Declaraţia Solicitantului), în original;

8. Un rezumat al proiectului, de maximum trei pagini, redactat în limba engleză; 9. Copii ale documentelor care demonstrează proprietatea asupra

terenului/clădirii unde proiectul va fi implementat; Documentele legale acceptabile privind clădirea şi terenul existente (numai documentele care se aplică) sunt: - copie a Deciziei Guvernului publicată în Monitorul Oficial privind proprietatea publică

asupra terenului şi/sau structurii, conform prevederilor Legii nr. 213/1998 referitoare la proprietatea publică şi administrarea judiciară, pentru a demonstra că solicitantul –administraţia publică locală eligibilă este administratorul legal;

- Copii după alte documente legale (Legi, Ordonanţe, Hotărâri de Guvern, Ordine ale Miniştrilor, Hotărâri ale Consiliilor Locale sau Judeţene, etc) publicate în Monitorul Oficial, pentru cazuri particulare;

- Documente Cadastrale şi înregistrarea terenurilor în registre (extras de carte funciară) pentru proprietatea privată a solicitantului eligibil autoritate publică locală;

- Documente Cadastrale şi înregistrarea terenurilor în registre (extras de carte funciară) pentru proprietatea privată şi acordul legalizat al proprietarilor privaţi sau un contract legalizat la Notariat privind transferul proprietăţii către solicitantul eligibil-autoritatea publică locală; a solicitantului eligibil autoritate publică locală;

sau Dovada legală sau oficială că procedura de expropriere a fost demarată/dovada că transferul proprietăţii a început. Notă: În cazul în care proiectul va fi aprobat pentru finanţare, solicitantul trebuie să prezinte toate documentele legale privind proprietatea, înainte de semnarea contractului de finanţare nerambursabilă, ca şi toate aprobările şi avizele cerute de legislaţia română pentru lucrările ce urmează a fi executate, reabilitate şi/sau îmbunătăţite. Documentele suplimentare care însoţesc Cererea de Finanţare nerambursabilă trebuie să fie prezentate în forma originală sau fotocopii legalizate, de către un organism independent, autorizat în acest sens. Dacă aceste documente sunt editate într-o limbă, alta decât cea/cele a/ale licitaţiei, trebuie ataşată o traducere fidelă într-una din limbile oficiale ale licitaţiei şi vor prevala în scopul interpretării proiectului. Toate anexele şi documentele suplimentare ataşate sunt tipărite în limba română.

Anexa B. Bugetul Proiectului1

Cheltuieli Unitatenumar de

unităţi UnitateNumăr de

unităţi units

1.1 Salarii (sume brute, personal local ) 4 0 0 1.1.1 Tehnic Per luna 0 Per luna 0 1.1.2 Administrativ/ personal auxiliar Per luna 0 Per luna 01.2 Salarii (sume brute, person al expat/int. ) Per luna 0 Per luna 01.3 Diurne pentru misiuni/călătorii 5 0 0 1.3.1 În străinătate (personal desemnat pentru Proiect) Per diem 0 Per diem 0 1.3.2 Local (personal desemnat pentru Proiect) Per diem 0 Per diem 0 1.3.3 Participanţi la Seminarii/conferinţe Per diem 0 Per diem 0Subtotal Resurse Umane 0 0

2.1. Deplasări Internaţionale Per zbor 0 Per zbor 02.2 Transport local (peste 200km) Per luna 0 Per luna 0Subtotal Deplasări 0 0

3.1 Achiziţii de fabrici şi echipamente 0 03.2 Achiziţionarea de mijloace de transport.(numai mijloace specifice de transport al deşeurilor, cu exceptia utilajelor de spălare a străzilor)

Per vehicle 0 Per vehicle 03.3 Computere 0 03.4 Piese de schimb/echipamente pentru utilaje, unelte 0 03.5 Altele (specificaţii tehnice şi dosar de licitaţie pentru contacte de bunuri) 0 0Subtotal Echipament şi resurse 0 0

4.1 Închiriere birou Per luna 0 Per luna 04.2 Consumabile - rechizite/birotică Per luna 0 Per luna 04.3 Alte servicii (tel/fax, electricitate/încălzire, întreţinere) Per luna 0 Per luna 0Subtotal Birou Local /Costurile Operatiunii 0 0

5.1 Publicaţii. Operaţiuni alocate publicităţii (panouri, anunţuri, elaborarea şi diseminarea de informaţii, conform Manualului de Identitate Vizuală) 9

0 05.2 Studii, cercetare - componenta de Instruire a personalului 9-10 0 05.3 Costuri de audit11 0 05.4 Costuri de evaluare, inclusiv costurile supravegherii lucrarilor în timpul implementării lor 0 05.5 Traduceri, interpreţi 0 05.6 Servicii financiare (costuri aferente garanţiilor bancare etc.) 0 05.7 Costuri pentru conferinţe/ seminarii-elaborarea, producerea şi tipărirea de materiale informative pentru organizarea campaniilor de promovare12 minimum 5000 minimum 5000Subtotal Alte costuri, servicii 0 0

Cheltuieli Unitate umăr de unit Unitate umăar de unit

6.1 Pregătirea terenului 0 06. Lucrări inginereşti şi de construcţii 13

An 1

Rata unitară (în EUR)

Rata unitară (în EUR)

2. Deplasări6

3. Echipamente şi resurse

4. Birou local/Costurile operatiunii7

5. Alte costuri, servicii8

Toţo Anii (Durata Proiectului) An 12

Costuri (în EUR)

Costuri (în EUR)

Costuri (în EUR)

Rata unitară (în

Rata unitară (în

EUR)Costuri (în

EUR)3

Toţi Anii

1. Resurse Umane

6.2 Proiectarea tehnică şi inspecţii tehnice, dosar de licitaţie şi specificaţii tehnice pentru contracte de lucrări 0 06.3 Costuri directe de construcţie 0 06.4 Alte cheltuieli 0 0Subtotal Lucrări civile 0 0

7. Subtotal costuri directe eligibile ale Operaţiunii (1-6) 0 08. Costuri Administrative 14 (maxim 7% din linia 7, Subtotal costuri directe ale Operaţiunii)

<--- input your administrative value in cell C55 0

<--- input your administrative value in cell G55 0

9. Total costuri eligible ale Operaţiunii (7+ 8) 010. Rezerva diverse şi neprevăzute 15 (maximum 5% din linia de buget 9)

<--- input your administrative value in cell C57 0

<--- input your administrative value in cell G57 0

11. Costuri Totale Generale ale Operaţiunii (9+10) 0 0

1. Bugetul trebuie să acopere toate costurile eligibile pentru operaţiune, nu numai contribuţia Autorităţii Contractante. Toate elementele trebuie detaliate pe componentele lor individuale.Trebuie specificat numărul de unităţi pentru fiecare componentă.

2. Această secţiune trebuie să fie completată în cazul în care operaţiunea va fi implementată pentru o perioadă mai mare de 12 luni .A se nota faptul că termenul "durata acţiunii" se referă la maximum 24 de luni (Ghidul Solicitantului secţiunea 2.1.3)3. Dacă Autoritatea Contractantă nu este Comisia Europeană, bugetul poate fi stabilit în euro4. Dacă personalul nu lucrează cu normă intreagă la derularea operaţiunii, procentajul trebuie indicat pe tot parcursul descrierii elemetului şi trebuie reflectat în număr de unităţi (nu în preţ unitar).

5. Indicaţi ţara unde se aplică diurnele şi ratele aplicabile (care nu trebuie să depăşească valorile aprobate de Comisia Europeană). Diurnele acoperă cazarea, mesele şi transportul local în locaţia misiunii, precum şi alte cheltuieli.

6. Indicaţi locul de plecare şi destinaţia.

7. Aceste costuri pot acoperi doar locaţii special închiriate pentru proiect. Costurile normale de închiriere şi costurile serviciilor ale organizaţiilor participante se înscriu la costuri administrative prevăzute pe linia 8.

8. Specificaţi. Sumele globale nu vor fi acceptate.

9. Completarea indicaţiilor din acest paragraf se face numai în momentul subcontractării totale.10.Trebuie să reprezinte maxim 5% din linia 7 din buget "subtotal costuri directe eligibile ale operaţiunii"

11 Trebuie să reprezinte maxim 1% din linia 7 din buget "Subtotal costuri directe eligibile ale operaţiunii12. Trebuie să fie de minimum Euro 5,000

13. A se include aici şi alte costuri de capital legate de dezvoltarea facilităţilor de gestionare a deşeurilor. Sub paragrafele au rol indicativ şi pot fi modificate după caz. Informaţiile aferente acestei probleme trebuie puse la dispoziţie prin intermediul Devizului pregătit ca parte a Studiului de Fezabilitate (după caz).

Surse de Finanţare Preconizate

Suma ProcentEUR of total

%

Contribuţia financiară a solicitantului 0.00 #DIV/0!

Contribuţia din partea Comisiei solicitată prin această cerere 0.00 #DIV/0!

Contribuţia din partea altor instituţii europene sau State Membre UE 0.00

Contribuţii de la alte organizaţii 0.00Nume Condiţii

Total Contribuţii 0.00

Venituri directe generate de proiect

Total General 0.00

Vă rugăm utilizaţi două zecimale

ANEXA C - Matricea cadru logic pentru Proiect

MATRICEA CADRU LOGIC

Logica Indicatori de realizare Surse şi mijloace de Ipotezeintervenţiei verificabili în mod obiectiv verificare

Obiective Care este obiectivul general la care va Care sunt indicatorii cheie pentru Care sunt sursele de informaregenerale contribui proiectul? obiectivele generale? pentru aceşti indicatori?

Obiectiv Care este obiectivul specific pe care Ce indicatori arată în mod clar Care sunt sursele de informaţii Care sunt factorii şi condiţiile specific proiectul intenţionează să îl atingă pentru dacă obiectivul proiectului a fost care există sau care pot fi din afara responsabilităţii Beneficiarului

a contribui la obiectivele generale? atins? colectate? Care sunt metodele care trebuie să fie îndepliniţi pentru pentru a obţine aceste atingerea acestui obiectiv informaţii? (condiţiii externe)

Ce riscuri trebuie luate în considerare?

Rezultate Rezultatele sunt realizări propuse pentru Care sunt indicatorii prin care se Care sunt sursele de Ce factori externi şi ce condiţii trebuieaşteptate atingerea obiectivului specific. măsoară dacă şi în ce masură informaţii pentru aceşti realizate pentru a obţine rezultatele

Care sunt rezultatele aşteptate? proiectul realizează rezultatele indicatori? aşteptate conform graficului?Enumeraţi-le. previzionate?

Activităţi Care sunt activităţile cheie de Mijloace: Care sunt sursele de informaţii Ce condiţii exterioare controlului directrealizat şi în ce succesiune pentru a Care sunt mijloacele necesare cu privire la progresul al Beneficiarului trebuie să fie îndepliniteproduce rezultatele vizate? pentru implementarea acestor proiectului? pentru implementarea activităţilor(grupaţi activităţile după rezultate) activităţi; ex. personal, echipament Costuri planificate?

instruire, studii, aprovizionări, Care sunt costurile proiectului?facilităţi operaţionale etc? Cum sunt clasificate? Ce precondiţii sunt necesare,

(defalcarea costurilor în bugetul înainte de începerea proiectului?proiectului?)

Anexa C - Matrice cadru logic 1

Last update / Dernière mise à jour: 7/07/2005

EU Member States € Other countries (continued) €

Austria 203 Antigua and Barbuda 193Belgium 201 Argentina 178Czech Republic 230 Armenia 126Cyprus 160 Aruba 232Denmark 240 Australia 183Estonia 190 Azerbaijan 229Finland 233 Bahamas 174France 170 Bahrain 210Germany 171 Bangladesh 155Greece 166 Barbados 278Hungary 215 Belarus 127Ireland 220 Belize 162Italy 175 Benin 148Latvia 250 Bermuda 178Lithuania 250 Bhutan 79Luxembourg 189 Bolivia 110Malta 175 Bosnia and Herzegovina 167Netherlands 210 Botswana 148Poland 270 Brazil 108Portugal 194 Brunei 158Slovak Republic 175 Bulgaria 203Slovenia 170 Burkina Faso 150Spain 195 Burundi 186Sweden 234 Cambodia 147United Kingdom 236 Cameroon 209

Canada 179Other countries € Cape Verde 170

Cayman Islands 207Afghanistan 139 Central African Republic 123Albania 194 Chad 198Algeria 171 Chile 137American Samoa 108 China 100Angola 237 Colombia 118Anguilla 184 Comoros 114

Les per diems couvrent le logement, les repas, les frais de transport à l'intérieur du lieu de mission et les menues dépenses.

Current per diem rates

In the framework of EC-funded external aid contracts and in case of missions requiring an overnight stay away from the base of operations , the applicable rates to the per diems must not exceed the scales detailed hereunder. These rates are applicable from 7 of July 2005.

Per diems cover accommodation, meals, local travel within the place of mission and sundry expenses

Dans le cadre des contrats d'aide extérieure financés par la Commission et lors de missions impliquant des nuitées en dehors du lieu d'affectation, les taux de per diems applicables ne doivent pas excéder les barèmes détaillés ci-dessous. Ces taux sont d'application à compter du 7 juillet 2005.

Other countries (continued) €

Congo 241 Lebanon 125Congo, Dem. Rep. (RDC) 222 Lesotho 145Cook Islands 132 Liberia 201Costa Rica 122 Libyan Arab Jamahiriya 300Cote d'Ivoire 200 Macao 115Croatia 313 Macedonia (Fyrom) 183Cuba 193 Madagascar 178Djibouti 204 Malawi 122Dominica 169 Malaysia 109Dominican Republic 144 Maldives 93Ecuador 136 Mali 236Egypt 140 Marshall Islands 100El Salvador 125 Martinique 152Equatorial Guinea 165 Mauritania 147Eritrea 143 Mauritius 201Ethiopia 169 Mexico 226Fiji 94 Micronesia 82French Guiana 142 Moldova 142French Polynesia 172 Monaco 174Gabon 157 Mongolia 80Gambia 156 Montserrat 129Georgia 183 Morocco 128Ghana 167 Mozambique 137Gibraltar 104 Myanmar 90Greenland 202 Namibia 80Grenada 246 Nauru 95Guadeloupe 146 Nepal 90Guam 175 Netherlands Antilles 284Guatemala 140 New Caledonia 142Guinea 117 New Zealand 172Guinea Bissau 114 Nicaragua 128Guyana 125 Niger 182Haiti 168 Nigeria 142Honduras 121 Niue 91Hong Kong 337 Northern Mariana Islands 172Iceland 245 Norway 207India 182 Oman 167Indonesia 125 Pakistan 184Iran 138 Palau, Republic of 119Iraq 100 Panama 142Israel 236 Papua New Guinea 136Jamaica 196 Paraguay 95Japan 249 Peru 177Jordan 116 Philippines 115Kazakhstan 216 Puerto Rico 164Kenya 166 Qatar 119Kiribati 184 Reunion 146Korea, Dem. Peo. Of 123 Romania 346Korea, Republic of 304 Russian Federation 190Kuwait 276 Rwanda 188Kyrgyzstan 188 Samoa 102Laos, People's Dem. Rep. 122 Sao Tome & Principe 153

Other countries (continued) €

Saudi Arabia 166 Ukraine 220Senegal 156 United Arab Emirates 179Serbia and Montenegro 247 United States of America 230Seychelles 246 Uruguay 92Sierra Leone 140 Uzbekistan 172Singapore 192 Vanuatu 188Solomon Islands 86 Venezuela 177Somalia 56 Viet Nam 96South Africa 150 Virgin Islands (British) 240Sri Lanka 91 Virgin Islands (USA) 226St. Kitts and Nevis 206 Wallis & Futuna Islands 128St Lucia 197 West Bank and Gaza Strip 117St. Vincent and the Grena 202 Yemen 134Sudan 219 Zambia 127Suriname 122 Zimbabwe 133Swaziland 129Switzerland 215Syrian Arab Republic 141Tajikistan 126Tanzania, United Rep. of 149Thailand 108Timor Leste 124Togo 136Tokelau Islands 34Tonga 66Trinidad and Tobago 173Tunisia 124Turkey 110Turkmenistan 95Turks and Caicos Island 136Tuvalu 128Uganda 187

1 Anexa E- Contract de finanţare nerambursabilă – Conditii Speciale

DELEGAŢIA COMISIEI EUROPENE ÎN ROMÂNIA

GUVERNUL ROMÂNIEI



PHARE 2004

PROGRAMUL DE COEZIUNE ECONOMICÃ ŞI SOCIALÃ

“ Schema de investiţii pentru proiecte mici de gestionare a deşeurilor”

(Faza Extinsa)

Contract de Finanţare

(ANEXA E)

Linia de Buget: Phare/2004/016-772.04.01.04.01.01


CONTRACT DE FINANŢARE - OPERATIUNI EXTERNE ALE COMUNITÃŢII EUROPENE -

[numărul de identificare al contractului ]

MINISTERUL INTEGRĂRII EUROPENE (MIE), Bd. Liberatii nr. 12, Sector 5, Bucureşti, România, ("Autoritatea Contractantă") şi AGENŢIA PENTRU DEZVOLTARE REGIONALĂ (ADR)_____________, Adresa _________________________, (“Autoritate de Implementare”) pe de o parte, şi [numele complet al Beneficiarului sau acronimul dacă este relevant] cu sediul în adresa [sediului înregistrat pentru companii şi asociaţii, adresa sediului principal pentru instituţii publice şi universităţi], cod fiscal sau numărul de înregistrare oficială echivalent, unde este necesar], (" Beneficiarul"), pe de altă parte, au convenit următoarele :

Condiţii Speciale

Articolul 1 - Subiect

1.1 Subiectul acestui contract este finanţarea nerambursabilă acordată de Autoritatea Contractantă pentru punerea în aplicare a Proiectului denumit: [titlul Proiectului] (" Proiectul"). 1.2 Beneficiarului îi va fi acordată finanţarea nerambursabilă în termenii şi condiţiile stabilite în acest contract care este constituit din prezentele condiţii speciale (“Condiţii Speciale”) şi anexele lor, pe care Beneficiarul declară că le cunoaşte şi le acceptă. 1.3 Beneficiarul acceptă finanţarea nerambursabilă şi se angajează să desfăşoare Proiectul pe propria-i răspundere.


Articolul 2 – Durata de execuţie a Proiectului 2.1 Acest contract va intra în vigoare la data ultimei semnări a acestuia de cele trei Părţi. 2.2 Implementarea Proiectului va începe: în prima zi care urmează după data la care este semnat contractul de către ultima dintre cele trei Părţi. 2.3 Durata de execuţie a Proiectului, aşa cum se menţionează în Anexa I, este [număr de luni].

Articolul 3 – Finanţarea Proiectului

3,1 Costul total al Proiectului eligibil care este eligibil pentru finanţare de către Autoritatea Contractantă este estimat la...[........],1 după cum a fost prezentat în Anexa III. 3,2 Autoritatea Contractantă se angajează să furnizeze o sumă de maximum [...], echivalent cu [...]% din costul total eligibil estimat al Proiectului, specificat în paragraful 1; suma finală va fi stabilită în concordanţă cu Articolul 17 din Anexa II.

Articolul 4 – Raportarea tehnică şi financiară şi aranjamentele de plată Se vor realiza obligatoriu rapoarte tehnice şi financiare pentru a fundamenta cererile de plată, în conformitate cu Articolele 2 şi 15.1 din Anexa II.

Plata va fi făcută în concordanţă cu Articolul 15 din Anexa II. Dintre opţiunile la care se face referire în Articolul 15.1, se va aplica cea de mai jos:

Opţiunea 2

Autoritatea Contractantă va plăti finanţarea către Beneficiar după cum urmează:

• Plata iniţială de 80% din partea aferentă bugetului previzionat pe primele 12 luni de implementare, finanţată de către Autoritatea Contractantă, in

1 A se furniza toate cifrele în valuta selectată în vederea plăţii (euro sau moneda ţării care

are rol de Autoritate Contractantă).


termen de 45 zile de la primirea următoarelor documente, de către aceasta:

− contractul semnat de către Părţi, − cererea de plată întocmită conform formatului din Anexa V, şi − garanţia financiară, în cazul în care este solicitată conform

Articolului 15.7;

• plată ulterioară intermediară, corespunzătoare valorii indicate în Articolul 3, în termen de 45 de zile de la aprobarea de către Autoritatea Contractantă a unui raport intermediar întocmit în conformitate cu Articolul 15.2 şi însoţită de următoarele documente:

− cererea de plată întocmită conform formatului din Anexa V; − un raport de audit, în cazul în care acesta este solicitat în

conformitate cu Articolul 15.6; − garanţie financiară în cazul în care este solicitată în conformitate

cu Articolul 15.7;

• plata finală reprezentând 10% din costul total eligibil estimat al proiectului asa cum este specificat in articolul 3.2 în termen de 45 de zile de la aprobarea de către Autoritatea Contractantă a raportului final: întocmit în conformitate cu Articolul 15.2 şi însoţit de următoarele:

− cererea de plată întocmită conform formatului din Anexa V − un raport de audit în cazul în care acesta este solicitat în

conformitate cu Articolul 15.6. În consecinţă, plăţile vor fi făcute după cum urmează:

Plăţi Procent Suma Plata iniţială 80% din bugetul previzionat

pentru primele 12 luni de implementare finanţat de Autoritatea Contractantă (exclusiv rezerva)

............Euro

Plata intermediară Plata anuală ............Euro Plata finală 10% din costul total eligibil

estimat specificat în articolul 3.2

............Euro

Plata intermediară ulterioară poate fi efectuată numai dacă din suma avansată de către Autoritatea Contractantă au fost efectiv realizate cheltuielii de cel puţin 70% din plata precedentă şi 100% din oricare plăţi precedente anterioare, (aplicându-se procentul stipulat in articolul 3,2) aşa cum este atestată în raportul intermediar corespunzător şi raportul de audit, după caz, în conformitate cu Articolul 15.6. Suma totală a finanţării acordate de Autoritatea Contractantă conform Contractului, nu poate depăşi 90% din suma stipulată in Articolul 3.2.

Articolul 5 – Adrese de contact


Orice comunicare privind acest Contract, trebuie formulată ţn scris,, cu menţionarea numărului şi a titlului Proiectului şi va fi trimisă la următoarele adrese: Pentru Autoritatea Contractantă Ministerul Integrării Europene (MIE) Bd. Libertăţii nr. 12, sector 5, Bucureşti, România, tel.___________ fax___________ Pentru Autoritatea de Implementare: Agenţia pentru Dezvoltare Regională ______ Adresa _____________ tel._____________ fax______________ Pentru Beneficiar: Nume________________________________ Adresa ___________________________ tel.____________ fax____________ O copie a rapoartelor la care se face referire în Articolul 4.1, trebuie trimisă Delegaţiei Comisiei Europene , la următoarea adresa: Delegaţia Comisiei Europene Avc. Daniela Căncescu 18-20, Str. Jules Michelet Bucureşti 70154

Articolul 6 - Anexe

Următoarele documente sunt anexate la aceste Condiţii Speciale şi sunt parte integrantă a Contractului: Anexa I: Descrierea Proiectului Anexa II Condiţii Generale aplicabile Contractelor de finanţare nerambursabilă din partea Comunităţii Europene, încheiate în cadrul programelor descentralizate de ajutor extern Anexa III: Bugetul Proiectului Anexa IV: Proceduri de contractare


Anexa V: Cererea standard de plată precum şi formularul de identificare financiară Anexa VI Certificat de Audit Anexa VII Garanţia financiară Anexa VIII: Ghid de Identificare Vizuală2 În cazul unui conflict între prevederile Anexelor şi cele din Condiţiile Speciale, prevederile Condiţiilor Speciale prevalează. În cazul unui conflict între prevederile Anexei II şi cele ale celorlalte anexe, prevederile Anexei II prevalează. [Articolul 7 – Alte condiţii specifice ce se aplică in cadrul Proiectului] 7.1 Cele de mai jos vor completa Condiţiile Generale: 7,1,1 Firma de audit care va efectua auditul proiectul la care se face referire în Articolul 16(5) din Anexa II este [...............................................] (nume, adresa, telefon şi fax).3 7.1.2 Cu referire la Articolul 1(3) din Condiţii Generale, pentru achiziţionarea bunurilor, serviciilor sau lucrărilor finanţate din fondurile Comunităţii Europene, Beneficiarul trebuie să respecte regulile stricte impuse de Ghidul Practic pentru Phare, Ispa şi Sapard (PRAG4). Acest Ghid (şi Anexele) guvernează regulile de licitare şi acordare a contractelor de bunuri, servicii şi lucrări, incluzând documentele standard ce trebuie utilizate. În contextul programului Phare, din prevederile PRAG se aplică managementul descentralizat ex-ante cu aprobarea Delegaţiei Comisiei Europene. 7,1,3 Cu referire la Articolul 2(4) din Condiţiile Generale, rapoartele vor fi redactate în limba română, împreună cu un rezumat în limba engleză. 7.1.4 Cu referire la Articolul 2(4) din Condiţii Generale, Beneficiarul trebuie să depună ultima solicitare de fonduri către Autoritatea Contractantă înainte de 30 Septembrie 2008. 7.1.5 Cu referire la Articolul 6(1) din Condiţii Generale, publicitatea proiectului va include de asemenea, acolo unde este cazul, referiri la finanţarea din partea Guvernului României. 7.1.6 Cu referire la Articolul 16(2) din Condiţii Generale, Beneficiarul trebuie, de asemenea să fie de acord ca Autoritatea de Implementare şi Curtea Romană a

2 Se vor face referinţe pe site-urile organizaţiilor relevante unde există acces la astfel

de informaţii. 3 Această prevedere va fi inserată în cazul în care este furnizat auditul în Articolul

16.5 din Anexa II. 4 http://www.europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/index_en.htm


Auditorilor să aibă aceleaşi drepturi de verificare, precum instituţiile menţionate în primul paragraf din acel articol. 7.2 Următoarele derogări de la Condiţiile Generale, se vor aplica: 7.2.1 Prin derogare de la Articolul 2(4), următoarele rapoarte trebuie furnizate de către Beneficiar în 3 exemplare în limba română, împreună cu un rezumat în engleză al versiunii prezentate şi cu copii ale documentelor suport relevante:

− 1 raport intermediar (narativ şi financiar) în conformitate cu articolul 2(4) din Condiţii Generale;

− rapoarte intermediare semestriale suplimentare (narative şi financiare) transmise către ADR;

− 1 raport final (narativ şi financiar) în conformitate cu Articolul 2(4) din Condiţii Generale, transmise ADR în maxim o lună de la finalizarea perioadei de implementare, iar ADR îl va transmite către MIE astfel încât sa nu fie depăşit termenul de trei luni de la terminarea perioadei de implementare, aşa cum este definită în Articolul 2 din Condiţiile Speciale, dar nu mai târziu de 30 Noiembrie 2008

7.2.2 Prin derogare de la Articolul 6, Beneficiarul trebuie să depună eforturile necesare în vederea asigurării publicităţii activităţii desfăşurate în cadrul acestui contract şi să evidenţieze participarea Uniunii Europene în program. Beneficiarul trebuie să urmeze Liniile Directoare referitoare la Identitate, care se aplică tuturor produselor informaţionale şi publicitare care vor fi utilizate în cursul implementării proiectului. Liniile Directoare sunt specificate într-o broşură şi/sau CD-ROM produse atât în limba engleză cât şi în română. Aceasta broşură/CD-ROM constituie parte integrantă a Contractului şi o copie este furnizată în calitate de Anexa VIII a acestui Contract. Copii suplimentare pot fi obţinute de la Ofiţerul pentru Informaţii al Delegaţiei Comisiei Europene în România. În cazuri specifice, sau dacă sunt necesare clarificări suplimentare, Beneficiarul trebuie, în primă instanţă, să ia legătura cu Ofiţerul pentru Informaţii al Delegaţiei CE în România. Standardele de identitate conţinute în această broşură/CD-ROM pot fi utilizate exclusiv în legătură cu implementarea acestui contract. Beneficiarul trebuie să contacteze Delegaţia CE în România pentru aspecte pentru care este dorită ghidarea, inclusiv pentru compilarea listei de invitaţi, utilizarea listelor de corespondenţă şi a materialelor promoţionale. 7.2.3 Prin derogare de la Articolul 9, Contractul nu poate fi amendat în vederea: schimbării condiţiilor iniţiale prin reamplasarea locaţiei proiectului în orice altă localitate 7.2.4 Prin derogare de la Articolul 15(1) procedurile de plată sunt stabilite în Articolul 4 din Condiţiile Speciale.


Întocmit în 4 (patru) exemplare originale în engleză, 2 pentru Autoritatea Contractantă, 1 pentru ADR şi 1 pentru Beneficiar.

Pentru Beneficiar ………………......................................... [numele şi funcţia persoanei(lor) autorizată să semneze] [semnătura] [data]

Pentru Autoritatea Contractantă Ministerul Integrării Europene

................................................................. [numele persoanei(lor) oficiale autorizata(e) să semneze] [semnătura] [data]

Pentru Autoritatea de Implementare Agenţia pentru Dezvoltare Regională

................................................................. [numele persoanei(lor) oficiale autorizata(e) să semneze] [semnătura]

[data]

ANEXA I

Descrierea proiectului

<Aşa cum este prezentată de Solicitant ca parte a Cererii de Finanţare Nerambursabilă>

Anexa E/1 - Descrierea Proiectului

Traducere nelegalizata

Anexa E / II – Contract / Condiţii generale

1

ANEXA II

Condiţii generale aplicabile Contractelor de finanţare nerambursabilă din partea Comunităţii Europene, încheiate pentru acţiuni externe

Cuprins

Dispoziţii generale şi administrative

Articolul 1. Obligaţii generale.................................................................................................... 2 Articolul 2. Obligaţiile privind informarea şi rapoartele tehnice şi financiare............................. 2 Articolul 3. Responsabilitate ..................................................................................................... 3 Articolul 4. Conflict de interese ................................................................................................. 3 Articolul 5. Confidenţialitate ...................................................................................................... 4 Articolul 6. Vizibilitate................................................................................................................ 4 Articolul 7. Dreptul de proprietate / de utilizare a rezultatelor şi echipamentelor...................... 4 Articolul 8. Evaluarea proiectului .............................................................................................. 4 Articolul 9. Modificarea contractului.......................................................................................... 5 Articolul 10. Cesionarea ........................................................................................................... 5 Articolul 11. Durata de implementare a Proiectului, prelungirea, suspendarea, forţa majoră şi data limită ................................................................................................................................. 5 Articolul 12. Rezilierea Contractului.......................................................................................... 6 Articolul 13. Legea aplicabilă şi soluţionarea litigiilor................................................................ 7

Prevederi financiare ............................................................................................................... 7 Articolul 14 Costuri eligibile ...................................................................................................... 7 Articolul. 15 Plăţi şi dobânzi de întârziere a plăţii ..................................................................... 8 Articolul 16 Contabilitate şi controale tehnice şi financiare..................................................... 11 Articolul 17 Suma finală a finanţării acordată de către Autoritatea Contractantă ................... 12 Articolul 18 Restituirea finanţării nerambursabile ................................................................... 12



2

Dispoziţii generale şi administrative

Articolul 1. Obligaţii generale 1.1. Beneficiarul va implementa Proiectul pe propria sa răspundere şi în conformitate cu Descrierea Proiectului din Anexa I, pentru atingerea obiectivelor proiectului, aşa cum sunt precizate în proiect. 1.2. Beneficiarul trebuie să implementeze Proiectul cu toată atenţia, eficienţa, transparenţa

şi cu toată străduinţa necesară, în concordanţă cu cele mai bune practici din domeniul de activitate vizat şi în conformitate cu prezentul contract . În acest scop Beneficiarul va mobiliza toate resursele financiare, umane şi materiale necesare pentru finalizarea proiectului, aşa cum se specifică în Descrierea Proiectului.

1.3. Beneficiarul va acţiona singur sau în parteneriat cu unul sau mai multe ONG-uri sau alte organisme identificate în Descrierea Proiectului. Acesta poate subcontracta o parte limitata din Proiect ( lucrări şi servicii). Cea mai mare parte a Proiectului trebuie realizată totuşi de către beneficiar şi unde este cazul de partenerii săi. Dacă implementarea proiectului implică încheierea de contracte de către beneficiar, se vor aplica procedurile de acordare a contractului şi regulile de naţionalitate şi origine stabilite în Anexa IV. Autoritatea Contractantă nu recunoaşte nici o legătură contractuală între ea şi partenerul/partenerii Beneficiarului sau cu subcontractorii acestuia. Numai Beneficiarul este singurul care răspunde în faţa Autorităţii Contractante pentru implementarea Proiectului. Beneficiarul se angajează că toate condiţiile impuse lui prin articolele 1,3,4,5,6,7,8,10,14,16 şi 17 se aplică în aceeaşi măsură tuturor partenerilor săi şi cele aplicabile prin Articolele 1,3,4,5,6,8 şi 16 şi tuturor contractanţilor săi. Beneficiarul va include în contractele cu ei dispoziţii care să aibă efectul descris mai sus.

1.4. Beneficiarul şi Autoritatea Contractantă sunt singurele părţi ( „Părţile”) în acest contract. În situaţia în care Comisia Europeană nu este Autoritate Contractantă, ea nu este parte în acest Contract, ceea ce îi va conferi doar drepturile şi obligaţiile care sunt menţionate în mod explicit în contract. Cu toate acestea ea va aproba Contractul, pentru a se asigura că finanţarea nerambursabilă acordată de Autoritatea Contractantă din bugetul1 Comunităţilor Europene şi dispoziţiile acestui Contract privind vizibilitatea se aplică corespunzător.

Articolul 2. Obligaţiile privind informarea şi rapoartele tehnice şi financiare 2.1. Beneficiarul trebuie să furnizeze Autorităţii Contractante toate informaţiile legate de

implementarea Proiectului. În acest scop Beneficiarul trebuie să întocmească rapoarte intermediare şi un raport final. Aceste rapoarte trebuie să conţină o parte tehnică şi una financiară. Ele trebuie să acopere Proiectul în întregime, fără să ţină cont de care parte este finanţată de Autoritatea Contractantă. Autoritatea Contractantă poate solicita informaţii suplimentare în orice moment; aceste informaţii trebuie să-i fie furnizate în maximum 30 zile de la solicitare.

2.2. Fiecare raport intermediar trebuie să furnizeze justificări complete asupra tuturor aspectelor implementării, pentru perioada pentru care este întocmit. Rapoartele trebuie întocmite în aşa fel încât să permită compararea între, pe de o parte obiectivul(ele), mijloacele propuse, rezultatele aşteptate în Descrierea Proiectului şi detaliile bugetului Proiectului, iar pe de altă parte mijloacele folosite, costurile angajate şi rezultatele obţinute (folosind indicatorii de realizare precizaţi în Descrierea Proiectului). Raportul trebuie să includă o situaţie a cheltuielilor Beneficiarului , sau dacă este cazul şi a partenerilor, pentru perioada acoperită de raport şi un plan de acţiune pentru următoarea etapă a implementării proiectului.

1 Cand grantul este finanţat din Fondul de Dezvoltare European, orice menţiune prinvind finanţarea Comunităţii trebuie înţeleasă ca făcând referire la finanţarea Fondului de Dezvoltare European.



3

2.3. Raportul final trebuie să conţină în plus o descriere detaliată a condiţiilor în care a fost realizat proiectul, informaţii asupra măsurilor pentru a asigura vizibilitatea finanţării UE, informaţii care să permită evaluarea impactului Proiectului, dovada transferurilor de proprietate menţionate în Articolul 7.3 şi un decont final al tuturor costurilor eligibile ale Proiectului, plus o recapitulaţie completă a veniturilor şi a cheltuielilor proiectului precum şi a plăţilor primite.

2.4. Rapoartele trebuie elaborate în aceeasi limbă ca şi contractul. Ele trebuie înaintate Autorităţii Contractante la termenele următoare: A. dacă plata se efectuează conform opţiunilor 1 sau 3 din articolul 15.1: un raport unic şi final va fi transmis Autorităţii Contractante în termen de 3 (trei) luni de la terminarea duratei de implementare, aşa cum este definită în articolul 2 al Condiţiilor Speciale. B. Dacă plata se efectuează conform opţiunii 2 din art. 15.1 - un raport intermediar trebuie să însoţească fiecare cerere de plată; - raportul final va fi transmis Autorităţii Contractante în termen de 3 (trei) luni de la terminarea duratei de desfăşurare, aşa cum este definită în articolul 2 al Condiţiilor Speciale. Termenul pentru înaintarea raportului final se prelungeşte cu şase luni atunci când Autoritatea Contractantă este un serviciu al sediului central al Comisiei Europene

2.5. Condiţiile Speciale pot stipula că Beneficiarul trebuie să furnizeze un exemplar suplimentar al rapoartelor pentru Delegaţia Comisiei Europene responsabilă cu monitorizarea Proiectului.

2.6. Dacă Beneficiarul nu furnizează Autorităţii Contractante un raport final în termenul prevăzut de art. 2.4. şi nu furnizează o explicaţie scrisă acceptabilă şi suficientă asupra motivelor care l-au împiedicat să-şi îndeplinească această obligaţie, Autoritatea Contractantă poate rezilia Contractul conform art. 12.2. a) şi poate recupera sumele deja plătite Beneficiarului şi nejustificate. De asemenea, dacă plăţile se efectuează conform opţiunii 2 din art. 15.1 şi Beneficiarul nu a prezentat un raport intermediar şi o cerere de plată la sfârşitul fiecărei perioade de 12 luni după data prevazută la art. 2.2 din Condiţiile Speciale, Beneficiarul trebuie să informeze Autoritatea Contractantă asupra motivelor din cauza cărora nu a putut să se conformeze acestei obligaţii şi să indice stadiul în care se află Proiectul. Dacă Beneficiarul nu se achită de aceste obligaţii, Autoritatea Contractantă poate rezilia contractul conform articolului. 12.2 a) şi poate proceda la recuperarea sumelor deja plătite beneficiarului şi nejustificate.

Articolul 3. Responsabilitate 3.1. Autoritatea Contractantă nu poate fi facută responsabilă, în nici o circumstanţă şi din

nici un motiv, pentru daune aduse personalului sau bunurilor Beneficiarului pe durata desfăşurării proiectului. În consecinţă, Autoritatea Contractantă nu va admite nici o cerere de despăgubire sau plăţi suplimentare în legătură cu astfel de daune.

3.2. Beneficiarul îsi va asuma întreaga responsabilitate în raport cu terţe părţi, inclusiv pentru daune de orice natură aduse terţelor părţi pe perioada desfăşurării proiectului. Beneficiarul va exonera Autoritatea Contractantă de orice răspundere asociată cu orice cerere de despăgubire sau acţiune apărută ca urmare a încălcării reglementărilor legale de către Beneficiar, de angajaţii săi sau de persoanele pentru care aceşti anagajaţi răspund, sau ca rezultat al încălcării drepturilor unei terţe părţi.

Articolul 4. Conflict de interese

Beneficiarul se angajează să ia toate măsurile necesare pentru a evita orice conflict de interese şi va informa Autoritatea Contractantă fără întârziere de orice situaţie care cosntituie sau ar putea determina apariţia oricărui asemenea conflict de interese.



4

Este un conflict de interese atunci când exercitarea obiectivă şi imparţială a funcţiilor oricărei persoane din acest Contract este compromisă pentru motive care implică familia, viaţa sentimentală, afinităţi politice sau naţionale, interese economice sau oricare alte interese comune cu o altă persoană.

Articolul 5. Confidenţialitate

În conformitate cu articolul 16, Autoritatea Contractantă şi Beneficiarul se angajează să păstreze confidenţialitatea oricărui document, informaţie şi material communicat lor sub clauză de confidenţialitate, cel puţin şapte ani de la plata finală. În situaţia în care Comisia Europeană nu este Autoritate Contractantă aceasta va avea acces la toate documentele communicate Autorităţii Contractante şi va păstra aceeaşi confidenţialitate.

Articolul 6. Vizibilitate 6.1. Cu exceptia cazurilor în care Comisia Europeană este de acord sau solicita altfel,

Beneficiarul trebuie să ia toate măsurile pentru a face public faptul că Uniunea Europeană a finanţat sau cofinanţat Proiectul. Aceste măsuri trebuie să fie conforme regulilor relevante privind vizibilitatea acţiunilor externe stabilite şi publicate de Comisie.

6.2. În particular, Beneficiarul se va referi la proiect şi la contribuţia financiară a Uniunii Europene în informaţiile furnizate beneficiarilor finali ai Proiectului, în raportarile interne şi anuale şi în orice relaţii cu media. Va afişa sigla UE oriunde este potrivit.

6.3. Orice notificare sau publicaţie a Beneficiarului referitoare la proiect, inclusiv la conferinţe şi seminarii, trebuie să specifice că Proiectul a primit finanţare din partea Uniunii Europene. Orice publicaţie a Beneficiarului, în orice formă şi pe orice suport, inclusiv Internet, trebuie să aibă următoarea menţiune: “Acest document a fost realizat cu asistenţa financiară a Uniunii Europene.Conţinutul acestui document se află în totalitate în responsabilitatea <numele Beneficiarului > şi nu poate fi considerat în nici un caz ca reflectând poziţia Uniunii Europene”.

6.4. Beneficiarul autorizează Autoritatea Contractantă şi Comisia Europeană să publice numele şi adresa sa, scopul finanţării nerambursabile, suma maximă a finanţării şi ponderea finanţării costurilor eligibile a Proiectului, după cum este stabilit în articolul 3.2 din Condiţii Speciale. O derogare de la publicarea acestor informaţii poate fi acordată dacă poate fi pus în pericol Beneficiarul sau pot fi afectate interesele sale comerciale.

Articolul 7. Dreptul de proprietate / de utilizare a rezultatelor şi echipamentelor 7.1 Proprietatea, titlurile şi drepturile de proprietate industrială şi intelectuală asupra rezultatelor

Proiectului precum şi raportările şi alte documente legate de proiect vor ramâne Beneficiarului.

7.2 Prin derogare de la prevederile articolului 7.1. şi în condiţiile articolului 5, Beneficiarul va acorda Autorităţii Contractante (şi Comisiei Europene când aceasta nu este Autoritatea Contractantă)ş dreptul de a utiliza gratuit şi după cum consideră necesar toate documentele rezultate în urma Proiectului, oricare ar fi forma acestora, dacă aceasta nu încalcă drepturile existente de proprietate industrială şi intelectuală.

7.3 Echipamentele, vehiculele şi materialele plătite din bugetul Proiectului vor fi transferate, cel mai târziu la sfârşitul perioadei de implementare a proiectului, oricărui partener local al beneficiarului sau beneficiarilor finali ai proiectului. Copii ale titlurilor de transfer trebuie să fie anexate raportului final.

Articolul 8. Evaluarea proiectului 8.1. Dacă Comisia face o evaluare intermediară sau ulterioară (ex-post), Beneficiarul se

angajează să pună la dispoziţia acesteia şi/sau persoanelor autorizate de aceasta toate



5

documentele sau informaţiile care sunt necesare în evaluare şi le va acorda drepturile de acces prevăzute la articolul 16.2.

8.2. Dacă oricare din părţi (sau Comisia Europeană) face sau mandatează o evaluare în cadrul proiectului, trebuie să transmită o copie din raportul de evaluare celeilalte părţi şi Comisiei Europene (sau celorlalte părţi, după caz).

Articolul 9. Modificarea contractului 9.1. Orice modificare a contractului, inclusiv a anexelor, trebuie facută în scris şi va face

obiectul unui act adiţional. Dacă cererea de modificare a contractului vine din partea beneficiarului, acesta trebuie să adreseze această cerere Autorităţii Contractante cu o lună (1 lună) înaintea momentului la care doreşte ca această modificare să intre în vigoare, cu excepţia cazurilor bine justificate de beneficiar şi acceptate de Autoritatea Contractantă.

9.2. Cu toate acestea, dacă modificarea contractului nu afectează scopul principal al proiectului şi impactul financiar se limitează la un transfer în cadrul unui singur capitol al bugetului sau la un transfer între capitole implicând o variaţie de 15% sau mai puţin din suma initial inscrisă la o rubrică pentru o categorie de cheltuieli eligibile, beneficiarul va aplica modificarea şi va informa Autoritatea Contractantă în scris. Această metodă nu poate fi utilizată pentru a modifica rubrica pentru cheltuieli administrative. Schimbarea adresei, modificarea contului bancar şi a auditorului pot face obiectul unei simple notificări, cu toate că acest lucru nu va afecta opţiunea Autorităţii Contractante de a se opune alegerii făcute de Beneficiar în privinţa contului bancar sau auditorului. Autoritatea Contractantă îşi rezervă dreptul de a solicita schimbarea auditorului la care se face referire în articolul 7.1 din “Condiţiile speciale“ dacă elemente care nu erau cunoscute la încheierea contractului, ridică îndoieli asupra independenţei sau profesionalismului auditorului.

9.3. Un act adiţional nu poate avea scopul sau efectul de a produce schimbări în contract care ar pune în discuţie decizia de acordare a finanţării nerambursabile sau ar fi contrare principiului tratamentului egal al solicitanţilor. Suma maximă a finanţării nerambursabile menţionată în articolul 3.2 din Condiţii Speciale nu poate fi majorată.

Articolul 10. Cesionarea

Contractul şi plăţile aferente acestuia nu pot fi transferate sau cedate unei terţe părţi în nici un fel, fără acordul scris prealabil al Autorităţii Contractante.

Articolul 11. Durata de implementare a Proiectului, prelungirea, suspendarea, forţa majoră şi data limită 11.1 Perioada de implementare a Proiectului este stabilită în articolul 2 din Condiţii Speciale.

Beneficiarul trebuie să informeze Autoritatea Contractantă fără întârziere asupra oricăror circumstanţe în măsură să afecteze sau să întârzie implementarea Proiectului. Beneficiarul poate solicita cu cel puţin o lună de zile înainte de terminarea duratei limită de implementare a proiectului, o prelungire a acesteia. Solicitarea trebuie însoţită de toate dovezile necesare evaluării acesteia.

11.2 Beneficiarul poate suspenda implementarea întregului său a unei părţi a Proiectului dacă circumstanţele (îndeosebi forţa majoră) fac prea dificilă sau periculoasă continuarea acestuia. Beneficiarul trebuie să informeze Autoritatea Contractantă fără întârziere şi să-i pună la dispoziţie toate detaliile necesare. Oricare parte poate rezilia Contractul conform articolului 12.1. În cazul în care Contractul nu este reziliat, Beneficiarul se va strădui să



6

minimizeze durata întreruperii şi să reia implementarea de îndată ce condiţiile o permit şi după ce informează Autoritatea Contractantă despre acest fapt.

11.3 Autoritatea Contractantă poate solicita Beneficiarului suspendarea implementării întregului său a unei părţi a Proiectului, dacă circumstantele (indeosebi forţa majoră) fac prea dificilă sau periculoasă continuarea acestuia. Oricare parte poate rezilia Contractul conform articolului 12.1. In cazul in care Contractul nu este reziliat, Beneficiarul se va strădui sa minimizeze durata întreruperii şi poate relua implementarea de îndată ce condiţiile o permit cu aprobarea prealabilă scrisă a Autorităţii Contractante.

11.4 Durata de implementare a Proiectului va fi prelungită cu o perioadă de timp egală cu durata întreruperii, fără a prejudicia modificările la Contract, care pot fi necesare în scopul adaptării proiectului la noile condiţii de implementare.

11.5 Forţa majoră reprezintă orice situaţie excepţională neprevăzută sau eveniment în afara controlului părţilor, care îi împiedică pe oricare dintre ei să îşi îndeplinească oricare din obligaţiile contractuale şi care nu poate fi atribuită unei erori sau neglijenţe din partea lor (sau din partea contractorilor lor, agenţílor sau angajaţilor) şi se dovedeşte insurmontabilă în ciuda eforturilor făcute. Defecte în echipamente sau materiale sau întârzieri în asigurarea disponibilităţii lor, conflicte de muncă, greve sau dificultăţi financiare nu pot fi invocate ca forţă majoră. Nu se va considera o încălcare a obligaţiilor contractuale de către o Parte dacă aceasta este împiedicată de forţa majoră să le îndeplinească. Fără a prejudicia Articolele 12.2 şi 12.3, Partea care se confruntă cu forţa majoră va informa cealaltă Parte fără întârziere, menţíonând natura, durata probabilă şi efectele previzibile ale problemei şi va lua toate măsurile pentru minimizarea posibilelor pagube.

11.6 Obligaţiile de plată ale Comunităţii Europene prevăzute prin acest Contract se vor termina după 18 luni după perioada de implementare precizată prin articolul 2 din Condiţii Speciale, cu excepţia cazului în care Contractul se reziliază conform Articolului 12. Autoritatea Contractantă va notifica Beneficiarului orice amânare a termenului limită.

Articolul 12. Rezilierea Contractului 12.1 Dacă o Parte consideră că Contractul nu mai poate fi executat efectiv sau în mod

corespunzător, aceasta se va consulta cu cealaltă parte. Dacă nu se poate ajunge la un acord asupra unei soluţii, oricare Parte poate rezilia Contractul cu un preaviz, în scris, de 2 luni, fără a i se cere să plătească compensaţii.

12.2 Autoritatea Contractantă poate rezilia contractul, fără preaviz şi fără să plătească compensaţii de orice fel, atunci când Beneficiarul: a. nu îsi îndeplineşte, fără justificare, oricare din obligaţiile care îi revin şi, după ce a fost

înştiinţat în scris să îşi îndeplinească aceste obligatii, persistă încă în neonorarea lor sau nu furnizează explicaţii satisfăcătoare în 30 zile de la trimiterea notificării;

b. este în stare de faliment sau pe cale de lichidare, are afacerile administrate de către tribunal, a început proceduri de aranjamente cu creditorii, are activitatea suspendată sau este în orice situaţie analogă, provenind dintr-o procedură similară prevăzută în legislaţia şi reglementările în vigoare;

c. a suferit condamnări definitive datorate unei conduite profesionale printr-o condamnare împotriva căreia nici un apel nu mai este posibil, sau este vinovat de grave greşeli profesionale care pot fi dovedite prin orice mijloace;

d. se angajează în orice act de fraudă sau corupţie sau este implicat în organizaţii criminale sau în alte activităţi ilegale în detrimentul intereselor financiare ale Comunităţilor: acestea sunt valabile şi pentru parteneri, contractori sau agenţi ai Beneficiarului.

e. îsi schimbă personalitatea juridică, cu excepţia cazurilor în care se încheie un act adiţional în acest sens;

f. nu respectă prevederile Articolelor. 4, 10 şi 16 g. face declaraţii false sau incomplete pentru. a obţine finanţarea nerambursabilă

prevăzută în contract sau furnizează raportări care nu corespund realităţii;



7

12.3 . În cazul rezilierii Beneficiarul va fi îndreptăţit la plata finanţării nerambursabile doar pentru partea proiectului executat, excluzând costurile legate de angajamentele curente care se vor implementa dupa reziliere. În acest scop Beneficiarul va introduce o cerere de plată şi un raport final în conformitate cu Articolul 2.

12.4 Cu toate acestea, în cazul rezilierii contractului din vina Beneficiarului în conformitate cu Articolul 12.1 şi în cazurile specificate in Articolul 12.2 d), e) şi g) , Autoritatea Contractantă poate solicita rambursarea parţială sau integrală a sumelor deja plătite din finanţarea nerambursabilă, corespunzător gravităţii faptelor în cauză şi după ce i s-a permis Beneficiarului să transmită observaţiile sale.

12.5 Înainte de sau în locul rezilierii contractului – prevăzută de acest articol, Autoritatea Contractantă poate suspenda plăţile, ca măsură de precauţie fără o înştiinţare prealabilă.

12.6 Acest contract se reziliază automat dacă nu s-a dat curs nici unei plăţi in trei ani de la semnare.

Articolul 13. Legea aplicabilă şi soluţionarea litigiilor 13.1 Prezentul contract va fi supus legii Autorităţii Contractante sau, atunci când Autoritatea

Contractantă este Comisia Europeană, va fi suspus legii belgiene. 13.2 Părţile vor face tot posibilul pentru a soluţiona pe cale amiabilă orice litigiu apărut între

ele în cursul implementării acestui Contract. În acest scop, ei vor comunica în scris poziţiile lor şi orice soluţie pe care o consideră posibilă şi se vor întâlni la solicitarea oricăreia dintre părţi. O Parte trebuie să răspundă solicitării pentru o soluţionare amiabilă în termen de 30 de zile. Odată ce această perioadă a expirat, sau dacă încercarea de a ajunge pe cale amiabilă la o soluţíe nu a dus la un acord în termen de 120 de zile de la prima solicitare, fiecare Parte poate notifica celeilalte faptul că ea consideră că procedura a eşuat.

13.3 În cazul eşecului de a ajunge la un acord pe cale amiabilă, litigiul poate fi supus, cu consimtamântul ambelor parti, concilierii Comisiei Europene, dacă aceasta nu este Autoritate Conractantă. Dacă nici o soluţíe nu a fost gasită în 120 de zile de la deschiderea procedurii de conciliere, oricare Parte poate notifica celeilalte faptul că ea consideră că procedura a eşuat

13.4 . În cazul în care procedurile de mai sus eşuează, fiecare parte poate înainta litigiul în instanţele ţării Autorităţii Contractante sau instanţelor de la Bruxelles, atunci când Autoritatea Contractantă este Comisia Europeană.

Prevederi financiare

Articolul 14 Costuri eligibile 14.1 . Pentru a fi considerate eligibile pentru Proiect, costurile trebuie să fie:

- necesare pentru realizarea proiectului, să fie prevăzute în contract şi să respecte principiile unei gestiuni financiare sănătoase, mai ales în privinţa eficienţei economice şi a raportului cost/eficacitate; - angajate în cursul duratei de execuţie a Proiectului, de către Beneficiar sau partenerii săi, aşa cum este aceasta definită în Articolul 2 din Condiţiile Speciale, oricare ar fi momentul plăţii efective de către Beneficiar sau partenerii săi, fără a prejudicia eligibilitatea costurilor la auditul final; - înregistrate în contabilitatea şi documentele fiscale ale Beneficiarului, să fie identificabile şi verificabile şi să fie susţinute de documente justificative în original.

14.2. Referitor la cele de mai sus şi unde este relevant cu respectarea dispoziţíilor Anexei IV, următoarele costuri directe sunt eligibile: - cheltuielile cu personalul aferent proiectului, corespunzând salariilor efective la care se adaugă cheltuielile cu asigurările sociale şi alte cheltuieli eferente salariilor; salariile şi



8

costurile nu trebuie să depăşească salariile şi costurile suportate în mod normal de beneficiar sau partenerii săi, după cum este cazul; - cheltuielile pentru transportul şi cazarea personalului care ia parte la proiect, pentru sume care nu depăşesc cele în mod normal practicate de Către Beneficiar sau partenerii săi după cum este cazul. Orice rată fixă de rambursare nu trebuie să depăşească nivelurile aprobate anual de Comisia Europeană; - cheltuielile de achizitionare echipamente (noi sau uzate) şi servicii cu condiţia ca acestea sa corespundă preturilor pieţei; - cheltuieli cu consumabile şi materiale; - cheltuieli cu sub-contractarea; - cheltuieli care derivă în mod direct din cerinţele contractului (difuzare informaţii, evaluarea specifică Proiectului, audit, traduceri, copiere, asigurări, etc,) inclusiv cheltuielile cu serviciile financiare (în special referitoare la transferuri şi garanţii financiare);

14.3. Următoarele costuri nu vor fi considerate eligibile: - provizioane pentru pierderi sau datorii viitoare; - dobânzi datorate; - articolele de cheltuieli deja finanţate printr-o altă finanţare; - cheltuieli cu achiziţionarea de terenuri sau clădiri, excepţie făcând cele necesare pentru implementarea Proiectului, caz în care proprietatea trebuie transferată beneficiarilor finali ai Proiectului la sfârşitul acestuia; - pierderile de schimb valutar; - impozite şi taxe, inclusiv taxa pe valoarea adaugată pe care Beneficiarul (sau unde este cazul partenerii săi) nu o poate recupera şi unde regelementările în vigoare autorizează acoperirea ei;

14.4 O sumă forfetarlă care nu depăşeşte 7 % din costurile eligibile directe ale Proiectului, va fi eligibilă ca şi costuri indirecte pentru a acoperi costurile dministrative ale Beneficiarului proiectului. Costurile indirecte vor fi eligibile cu condiţia să nu includă costuri care se regăsesc în cadrul altui capitol al bugetului contractului. Costurile indirecte nu vor fi eligibile dacă Beneficiarul primeşte în alte situaţii o finanţare nerambursabilă operaţională din partea Comisiei Europene. Articolul 14.4 nu se aplică în cazul unei finanţări nerambursabile operaţionale

14.5. Orice contribuţii în natură ale beneficiarului sau partenerilor săi, care trebuie menţionate separat în Anexa III nu reprezintă cheltuiali efective şi nu sunt costuri eligibile. Aceasta nu pot fi tratate ca şi cofinanţare adusă de Beneficiar. Cu toate acestea, Beneficiarul trebuie să se angajeze să facă aceste contribuţii aşa cum sunt ele stipulate în descrierea Proiectului.

Articolul. 15 Plăţi şi dobânzi de întârziere a plăţii 15.1. Procedurile de plată sunt stabilite în Articolul 4 din Condiţiile Speciale şï corespund

uneia din cele trei opţiuni de mai jos:

Opţiunea 1: Proiecte a căror durată nu depăşeşte 12 luni sau a căror finanţare de către Autoritatea Contractantă nu depaşeşte 100 000 EURO Autoritatea Contractantă va face plăţi Beneficiarului după cum urmează: • un avans de 80% din suma menţionată la Articolul 3.2. al Condiţiilor Speciale, în termen de 45 zile de la primirea de către Autoritatea Contractantă a următoarelor documente: - contractul semnat de cele două paărţi, - o cerere de plată conform modelului ataşat ca Anexa V, şi - o garanţie financiară dacă este cerută în baza Articolului 15.7. • restul de plată (soldul) în termen de 45 de zile de la aprobarea raportului final de către Autoritatea Contractantă în conformitate cu Articolul 15.2. însoţit de cererea de plată a soldului corespunzător modelului din Anexa V.



9

Opţiunea 2: Proiecte a căror durată depăşeşte 12 luni şi în care finanţarea furnizată de Autoritatea Contractantă este mai mare de 100 000 EUR Autoritatea Contractantă va face plăţi Beneficiarului după cum urmează: • un avans de maxim 80% din partea de buget previzionat pentru primele 12 luni ale Proiectului, finanţat de Autoritatea Contractantă, aşa cum este specificat in art. 4 al Condiţiilor Speciale, în termen de 45 de zile de la primirea de catre Autoritatea Contractantă a următoarelor documente: - contractul semnat de cele două părţi, - o cerere de plată conform modelului ataşat ca Anexa V, şi - o garanţie financiară dacă este cerută pe baza articolului 15.7. • plăţi intermediare în sumele prevăzute la articolul 4 din Condiţii Speciale, în termen de 45 de zile de la aprobarea rapoartelor intermediare de către Autoritatea Contractantă conform Articolului 15.2 însoţite de : - o cerere de plată conform modelului din Anexa V - un raport de audit – dacă este cerut prin articolul 15.6 - o garanţie financiară dacă este cerută prin Articolul 15.7. • soldul (restul de plată) în termen de 45 zile de la aprobarea de către Autoritatea Contractantă a raportului final, în conformitate cu Articolul 15.2, însoţit de : - o cerere de plată a soldului conform modelului din Anexa V - un raport de audit conform articolului 15.6 Plăţile intermediare nu pot fi făcute decât dacă partea de cheltuieli efectiv angajate, care este finanţată de Autoritatea Contractantă (prin aplicarea procentului stabilit în Articolul 3.2. din Condiţii Speciale) reprezintă cel puţin 70% din suma plăţii anterioare (şi 100% din orice plată anterioară), după cum trebuie arătat în raportul intermediar corespunzător şi unde este cazul, în raportul de audit după cum este specificat în Articolul 15.6. Suma avansului şi a plăţilor intermediare nu poate să depăşească 90% din suma prevăzută la Articolul 3.2. din Condiţii Speciale. Opţiunea 3: Pentru toate Proiectele Beneficiarul va primi finanţarea nerambursabilă de la Autoritatea Contractantă sub forma unei plăţi unice, în termen de 45 de zile de la aprobarea de catre Autoritatea Contractantă a raportului final în conformitate cu Articolul 15.2 , însoţit de : - o cerere de plată a soldului conform modelului din Anexa V - un raport de audit dacă este cerut de articolul 15.6.

15.2. Orice raport este considerat aprobat dacă nu se primeşte un răspuns scris al Autorităţii Contractante în termen de 45 de zile de la data primirii acestuia însoţit de documentele cerute.

Autoritatea Contractantă poate opri curgerea acestui termen prin notificarea Beneficiarului că raportul nu poate fi aprobat şi consideră ca sunt necesare verificări suplimentare. În asemenea cazuri, Autoritatea Contractantă poate cere clarificări, modificări sau informaţii suplimentare care trebuie furnizate în termen de 30 zile de la solicitare. Termenul va curge din nou de la data primirii informaţiilor cerute. Rapoartele trebuie prezentate conform Articolului 2.

15.3. Termenul limită de 45 de zile pentru plată menţionat în Articolul 15.1 de mai sus va expira la data la care contul Autorităţii Contractante este debitat. Autoritatea Contractantă poate suspenda termenul limită, fără prejudicierea articolului 12.5, prin notificarea Beneficiarului că cererea sa de plată nu poate fi admisă, fie pentru că suma în discuţie nu este cuvenită, fie pentru că documentele justificative nu au fost furnizate sau consideră că sunt necesare verificări suplimentare, inclusiv verificări la faţa locului pentru a se asigura că, cheltuielile sunt eligibile. Termenul limită pentru plată va curge din nou de la data la care o formă corectă a cererii de plată este inregistrată.



10

15.4. La expirarea termenului prevăzut mai sus, Beneficiarul - în afara cazurilor în care Beneficiarul este un departament guvernamental sau un organism public dintr-un stat membru al Comunităţii Europene - poate solicita, în termen de 2 luni de la data încasării cu întârziere a plăţii, dobânzi de întârziere la plată, la:

- rata scontului aplicată de banca centrală a statului Autorităţii Contractante, în cazul în care plăţile sunt efectuate în moneda statului respectiv;

- rata aplicată de Banca Centrală Europeană la principalele operaţiuni de refinanţare în EURO, după cum este publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, fascicolul C, dacă plăţile sunt efectuate în EURO.valabilă în prima zi a lunii în care a expirat termenul de plată la care se adaugă trei puncte procentuale şi jumătate. Dobânzile se vor aplica pentru perioada cuprinsă între data la care expiră termenul de plată (exclusiv) şi data la care este debitat contul Autorităţii (inclusiv). Aceasta dobândă nu este considerată un venit în conformitate cu prevederile Articolului 17.3. Orice plată parţială va acoperi mai întâi dobânzile astfel stabilite.

15.5. Toate referinţele la zile în articolul 15 sunt zile calendaristice. 15.6. Un audit extern al conturilor Proiectului, realizat de un auditor autorizat, care este

membru al unui organism internaţional recunoscut pentru auditări statutare, se va ataşa la: - orice cerere de plată intermediară dacă suma totală a avansurilor şi plăţilor intermediare precedente şi actuală depaşeşte 750 000 Euro. - orice cerere de plată a soldului în cazul în care finanţarea nerambursabilă depăşeşte 100 000 Euro. - orice cerere de plată care depăşeşte 75 000 Euro pentru anul financiar, în cazul unei finanţări nerambursabile operaţionale. Printr-un certificat de audit – conform modelului din Anexa VI, auditorul certifică că înregistrările contabile transmise (venituri şi chelutieli) sunt corecte, credibile şi justificate prin documente justificative adecvate şi identifică cheltuielile eligibile angajate în conformitate cu Contractul. Sumele pe care raportul de audit le certifică ca angajate în conformitate cu Contractul vor fi deduse din suma totală platită ca avans sau plăţi intermediare în contract (cliring) În cazul în care Beneficiarul este un department guvernamental sau un organism public al unui stat memebru din Comunitatea Europeană, Autoritatea Contractantă poate excepta Beneficiarul de cerinţa auditării

15.7. Dacă suma totală a avansurilor este mai mare de 80% din suma contractată, ea trebuie să fie complet acoperită de garanţii financiare. Când Beneficiarul este o organizaţie neguvernamentală, o astfel de garanţie este cerută dacă suma totală a avansurilor în contract este mai mare de 1 milion de Euro, sau 90 % din suma Contractului. Garanţia financiară trebuie să fie denominată în Euro şi furnizată de o bancă sau instituţie financiară agreată, stabilită în unul din statele membre ale Comunităţii Europene în conformitate cu modelul din Anexa VII. Această garanţie va rămâne în vigoare până la eliberarea ei de către Autoritatea Contractantă, atunci când suma avansurilor devine din nou mai mică de 1 milion de Euro, sau după plata soldului. Această prevedere nu se aplică dacă Beneficiarul este un department guvernamental sau un organism public dintr-un stat membru al Comunităţii Europene.

15.8. Plăţile datorate de Autoritatea Contractantă se vor face în contul de Proiect sau subcontul care este precizat în fomularul de identificare din Anexa V, care identifică fondurile plătite de Autoritatea Contractantă.

15.9. Autoritatea Contractantă va face plăţile în moneda ţării de care aparţine sau în Euro, în conformitate cu Condiţiile Speciale. În ultimul caz, orice conversie în Euro, a costurilor reale suportate în alte monede, se vor face la rata publicată în Inforeuro pentru luna în care cheltuiala a fost făcută, dacă Condiţiile Speciale nu prevăd altfel.



11

În situaţia unor fluctuaţii excepţionale ale ratei de conversie, părţile se vor consulta cu scopul restructurării proiectului şi pentru reducerea impactului fluctuaţiilor. Dacă este necesar Autoritatea Contractantă poate lua şi alte măsuri suplimentare.

15.10. Orice dobândă sau beneficii echivalente rezultate din avansurile plătite de Autoritatea Contractantă a Beneficiarului vor fi menţionate în rapoartele intermediare şi finale si returnate Autorităţii Contractante la cererea acesteia, în conformitatea cu Articolul 18. Acestea nu sunt luate în considerare la calcularea sumei totale a avansurilor în acest Contract.

Articolul 16 Contabilitate şi controale tehnice şi financiare 16.1 Beneficiarul trebuie să ţină înregistrări contabile sistematice şi corecte referitoare la

implementarea Proiectului folosind un sistem contabil specific cu dublă intrare, ca parte din sau suplimentar faţă de propriul sistem contabil. Acest sistem contabil specific va urma procedurile dictate de uzanţele profesionale. Pentru fiecare proiect trebuie ţinută o contabilitate separată, evidenţiind toate veniturile şi cheltuielile. Aceste conturi trebuie de asemenea să furnizeze detalii precise privind dobânzile obţinute asupra fondurilor plătite de Autoritatea Contractantă.

16.2 Beneficiarul va permite Comisiei Europene, Oficiului European Anti-Fraudă şi Curţii Europene a Auditorilor să verifice, prin examinarea documentelor sau inspecţii la faţa locului, implementarea Proiectului şi să realizeze un audit complet, dacă este necesar, pe baza documentelor contabile sau a oricăror alte documente relevante pentru finanţarea Proiectului. Aceste inspecţii pot să aibă loc in următorii 7 ani după plata soldului. Mai mult decât atât, Beneficiarul va permite Oficiului European Anti-Fraudă să facă verificări la faţa locului în conformitate cu procedurile stabilite de legislaţia Comisiei Europene pentru protejarea intereselor financiare ale Comunităţilor Eruopene împotriva fraudelor şi altor încălcări ale reglementărilor. În acest scop, Beneficiarul se angajează să acorde personalului sau agenţilor Comisiei Europene, Oficiului European Anti Fraudă şi al Curţii Europene a Auditorilor, drept de acces la locurile şi locaţiile unde se implementează proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice, precum şi la toate documentele şi fişierele informatice privind gestiunea tehnică şi financiară a Proiectului şi va lua toate măsurile pentru a facilita munca acestora. Accesul persoanelor mandatate de Comisia Europenă, Oficiul European Anti Fraudă şi Curtea Europenă a Auditorilor se face sub condiţia confidenţialităţii stricte faţă de terţi, fără a prejudicia obligaţiile de drept public la care se supun acestea. Documentele trebuie să fie uşor accesibile şi arhivate astfel încât să permită o verificare uşoară şi Beneficiarul este obligat sa informeze Autoritatea Contractantă de locul unde se găsesc.

16.3. Documentele menţionate la art. 16.2 includ: A Lucrări, bunuri şi servicii: - oferte de la furnizori; - contracte sau comezi; - facturi şi dovezi ale plăţii sau facturi plătite; dacă materialele provin din stocurile Beneficiarului facturile trebuie să reflecte preţul plătit la momentul achiziţiei; o copie a facturii de achiziţie trebuie să fie ataşată; - în privinţa cheltuielilor cu combustibili şi lubrifianţi, Beneficiarul va ţine o listă recapitulativă conţinând numărul de kilometri parcurşi, consumul mediu al vehiculelor utilizate, preţul carburanţilor şi cheltuielile de întreţinere. B Cheltuieli de personal: - situaţia cheltuielilor cu personalul local angajat pe o perioadă determinată, menţionând suma remuneraţiei plătite, certificate de responsabilul local şi defalcate în salariu brut, cheltuieli cu asigurările sociale, asigurări şi salariu net; - situaţia cheltuielilor privind personalul expatriat sau/şi personalul din Europa (dacă proiectul se desfăşoară în Europa), pe luni de lucru efectiv; cheltuielile se vor evalua pe bază de preţuri unitare pe unităţi de timp lucrat verificabile şi defalcate în salariu brut, cheltuieli cu asigurările sociale, asigurări şi salariu net.



12

16.4. Contractorul garantează că drepturile Comisiei Europene, ale Oficiului European Anti Fraudă şi ale Curtii Europene a Auditorilor de a realiza auditul şi verificările şi controalele vor fi în mod egal aplicabile, în aceleaşi condiţii şi în conformitate cu aceleaşi reguli ca şi cele stabilite în acest articol 16, şi pentru partenerul/partenerii şi contractorii Beneficiarului.

Articolul 17 Suma finală a finanţării acordată de către Autoritatea Contractantă 17.1 Suma totală care urmează a fi plătită de Autoritatea Contractantă Beneficiarului nu

poate depăşi suma finanţării nerambursabile prevăzută la Articolul 3.2 din Condiţii Speciale, chiar dacă cheltuielile totale suportate depăşesc bugetul total estimat stabilit în Anexa III.

17.2 În cazul în care costurile eligibile la sfârşitul Proiectului sunt mai mici decât costul total estimat menţionat la Articolul 3.1 al Condiţiilor Speciale, contribuţia Autorităţii Contractante se va limita la suma rezultată din aplicarea procentului fixat la Articolul 3.2 al Condiţiilor Speciale la costurile aprobate de Autoritatea Contractantă.

17.3 Beneficiarul acceptă faptul că finanţarea nerambursabilă nu trebuie în nici un caz să rezulte într-un profit pentru el şi că trebuie să se limiteze la suma necesară pentru echilibrarea veniturilor şi cheltuielilor Proiectului. Profitul se defineşte astfel:

- În cazul unei finanţări nerambursabile, un surplus a intrărilor faţă de costurile Proiectului în cauză când este făcută cererea de plată a soldului. Cu toate acestea, în cazul proeictelor concepute special pentru întărirea capacităţii financiare a Beneficiarului, aceasta distribuţie către membri organismului beneficiar al suplusului de venituri rezultat din activitatea sa, va duce la imbogăţirea personalului său.

- În cazul unui grant operaţional, un sold în surplus al Bugetului Beneficiarului. Aceste prevederi nu se aplică studiilor, cercetărilor şi burselor de formare plătite persoanelor fizice şi nici în cazul premiilor acordate în cadrul concursurilor. 17.4. În plus şi fără prejudicierea dreptului de reziliere a Contractului, în conformitate cu Articolul 12.2, Autoritatea contractantă poate, printr-o decizie justificată în mod corespunzător, dacă Proiectul nu este implementat sau este implementat necorespunzător, parţial sau cu întârziere, să reducă finanţarea nerambursabilă prevăzută iniţial, pentru alinierea ei cu implementarea efectivă a proiectului, faţă de termenii precizaţi în Contract.

Articolul 18. Restituirea finanţării nerambursabile 18.1. Beneficiarul se angajează să plătească Autorităţii Contractante orice sume plătite

suplimentar faţă de suma finală totală datorată, în termen de 45 de zile de la primirea cererii de restituire de la Autoritatea Contractantă.

18.2. Dacă Beneficiarul nu plăteşte aceste sume în termenul fixat de Autoritatea Contractantă, aceasta din urma poate (cu excepţia cazurilor în care Beneficiarul este un departament guvernamental sau organism public al unui stat membru al Comunităţii Europene) să majoreze sumele datorate cu o dobânda la:

- rata de scont aplicată de banca centrală a statului Autorităţii Contractante dacă plăţile sunt efectuate în moneda statului Autorităţii Contractante; - rata aplicată de Banca Centrală Europeană la principalele sale tranzacţii de refinanţare în EURO, dacă plăţile au fost efectuate în EURO, valabilă în prima zi a lunii în care a expirat termenul, la care se adaugă trei puncte procentuale şi jumatate. Dobânda se aplică pe perioada cuprinsă între data expirării termenului fixat de Autoritatea Contractantă (exclusiv) şi data plăţii efective (inclusiv). Orice plăţi parţiale vor trebui să acopere în primul rând dobânda astfel stabilită.

18.3. Sumele returnate Autorităţii Contractante pot fi deduse din sumele de orice fel datorate Beneficiarului. Aceasta nu va prejudicia o eventuală opţiune comună a părţilor de a eşalona plăţile, de comun acord.



13

18.4. Comisioanele bancare generate de returnarea sumelor datorate Autorităţii Contractante vor fi în totalitate suportate de către Beneficiar.

ANEXA III

Bugetul Proiectului

<A;a cum este prezentat de Solicitant ca parte a Cererii de finanţare nerambursabilă>

Anexa E/III - Bugetul Proiectului

Anexa E/IV – Proceduri de achiziţie 1

ANEXA IV

Reguli de achiziţie aplicabile Beneficiarilor de finanţari nerambursabile în contextul proiectelor externalizate ale Comunităţii Europene

1. PRINCIPII GENERALE Pentru achizitionarea bunurilor, serviciilor sau lucrărilor finanţate din fondurile Comunităţii Europene, Beneficiarul trebuie să respecte regulile stricte impuse de Ghidul Practic pentru Phare, Ispa si Sapard (PRAG1). Acest Ghid (şi Anexele) guvernează regulile de licitare şi acordare a contractelor de bunuri, servicii şi lucrări, incluzând documentele standard de licitare ce trebuie utilizate. În contextul programului Phare, PRAG furnizează procedurile ce trebuie utilizate în practică în sistemul de management descentralizat cu aprobarea prealabilă ex-ante din partea Delegaţiei Comisiei Europene. Toate documentele intocmite de Beneficiar în vederea achiziţiilor mai mari de 300.000 Euro vor fi transmise spre aprobare Autorităţii Contractante (prin Autoritatea de Implementare), care la rândul ei le va transmite către Delegaţia Comisiei Europene în vederea efectuării controlului ex-ante; Toate documentele intocmite de Beneficiar în vederea achiziţiilor sub 300.000 Euro, vor fi transmise spre aprobare Autorităţii de Implementare. Pentru acestea, Autoritatea Contractantă şi Delegaţia Comisiei Europene va aplica un sistem de verificare prin sondaj. Programarea acestor verificări va fi comunicată Autorităţii Contractante şi Autorităţii de Implementare în timp util. Această metodologie va fi aplicabilă începând cu Programul Phare 2003, tuturor Schemelor de finanţare nerambursabilă cu exceptia contractelor de până la 50.000 Euro. Dacă implementarea unui Proiect necesită achiziţii din partea Beneficiarului, contractul trebuie acordat ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic (ex. oferta care acordă cel mai bun raport preţ/calitate), ţinându-se cont de principiile transparenţei şi competiţiei faţă de potenţialii contractanţi; se vor evita conflictele de interese. Astfel, Beneficiarul va respecta regulile descrise în secţiunile 2-7 de mai jos, reglementate în cadrul secţiunii 8. În cazul în care Beneficiarul utilizează serviciile unui birou central de achiziţii, acesta trebuie să respecte regulile impuse Beneficiarului. În cazul în care nu se respectă regulile menţionate anterior, cheltuielile aferente proiectelor în cauză nu vor fi considerate eligibile pentru finanţarea nerambursabilă acordată de Comunitate. Comisia va întreprinde verificări ex-post pentru a stabili dacă Beneficiarul respectă regulile menţionate. 2. ELIGIBILITATEA CONTRACTELOR 1 http://www.europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/index_en.htm


2.1 Reglementări privind naţionalitatea Participarea la licitaţiile administrate de către Beneficiar este deschisă în mod egal, tuturor persoanelor fizice şi juridice ale Statelor Membre, sau ale altor state şi teritorii din regiuni care sunt menţionate în mod expres şi/sau acceptate de către Prevederile Financiare, de către legislaţia fundamentală sau de către alte instrumente care guvernează programul de finanţare nerambursabilă. Această prevedere se aplică şi experţilor propuşi de către prestatorii de servicii care participă la licitaţii sau în cadrul altor contracte de servicii finanţate din împrumutul nerambursabil. Participanţii la licitaţie sunt obligaţi să îşi declare ţara de naţionalitate prin documentul legal prevăzut de legislaţia în vigoare în ţara de origine. 2.2 Reglementări privind originea În cazul în care actele legale sau alte instrumente aplicabile în cadrul programului de finanţare nerambursabilă prevăd reguli de origine pentru mărfurile achiziţionate de către Beneficiar în contextul finanţării menţionate, ofertantul trebuie să declare originea mărfurilor. Contractanţii trebuie să prezinte Beneficiarului certificatul de origine al mărfurilor la data primei facturi recepţionate. Certificatul de origine trebuie întocmit de către autorităţile competente din ţara de origine a mărfurilor sau a furnizorului şi trebuie să respecte acordurile internaţionale la care ţara respectivă a aderat sau legislaţia Comunitară în cazul în care ţara este Stat Membru UE. 2.3 Excepţii de la reglementările privind naţionalitatea şi originea În cazul în care este în vigoare un acord de lărgire a pieţei privind achiziţionarea de bunuri şi servicii, contractele de achiziţie sunt aplicabile şi cetăţenilor altor state afiliate acordului respectiv. În plus, în cazuri bine fundamentate, Comisia poate permite cetăţenilor din statele menţionate în secţiunea 2.1 să liciteze pentru contracte (sau stocuri de bunuri originare din astfel de state) pe baza condiţiilor specifice stipulate în actele fundamentale sau în alte instrumente ce guvernează programul de finanţare nerambursabilă.

2.4 Cauze de excludere de la participarea în cadrul unei proceduri de achiziţie Candidaţii sau ofertanţii vor fi excluşi de la participarea în cadrul unei proceduri de achizţtie, dacă:

(a) sunt în stare de faliment sau pe cale de lichidare, au afacerile administrate de către tribunal, au început proceduri de aranjamente cu creditorii, au activitatea suspendată sau sunt în orice situaţie analogă provenind dintr-o procedură similară prevăzută în legislaţia şi reglementările în vigoare;

(b) au suferit condamnări definitive datorate unei conduite profesionale îndreptată împotriva legii, decizie formulată de o autoritate de judecată ce are forţă de res judicata;

(c) sunt vinovaţi de grave greşeli profesionale pe care Beneficiarul le poate dovedi prin orice mijloace;

(d) dacă nu şi-au îndeplinit obligaţiile în legatură cu plata contribuţiilor la asigurările sociale sau plata taxelor, în concordanţă cu reglementările legale ale ţării în care au


sediul sau ale ţării de provenienţă a Beneficiarului, sau a normelor reglementate în ţara în care se desfăşoară proiectul;

(e) dacă au fost subiectul unei judecăţi de tip res judicata pentru fraudă, corupţie, implicarea în organizaţii criminale sau în alte activităţi ilegale, în detrimentul intereselor financiare ale Comunităţii;

(f) dacă au efectuat un abuz contractual major, referitor la nerespectarea obligaţiilor contractuale în legătură cu o procedură de achiziţionare sau cu o procedură de acordare de finanţare venită de la bugetul Comunităţii.

Candidaţii sau ofertanţii trebuie să certifice faptul că nu se află în nici una dintre situaţiile menţionate anterior.

2.5 Excluderea de la acordarea contractului propriu-zis

În cazul în care candidaţii sau ofertanţii se află într-una din situaţiile prezentate mai jos, este posibil ca acestora să nu li se ofere contractul de achiziţie, astfel:

a) sunt subiectul unui conflict de interese;

b) se fac vinovaţi de denaturarea informaţiilor solicitate de către Beneficiar, aceasta venind ca o condiţie de participare în cadrul licitaţiei, sau dacă au omis acordarea acestor informatii.

3. REGLEMENTĂRI COMUNE TUTUROR PROCEDURILOR DE LICITAŢIE Documentele pentru licitaţie trebuie întocmite conform legislaţiei internaţionale în vigoare. În cazul în care nu dispun de documentaţie proprie, beneficiarii finanţării nerambursabile pot utiliza modele (în special dosarul de licitaţie) publicate pe websiteul Comisiei, dedicat proiectelor externe.

Termenele limită de primire a ofertelor şi cererilor de participare trebuie să fie suficient de mari pentru a acorda părţilor interesate o perioadă de timp suficient de mare în vederea pregătirii şi predării ofertelor.

Toate cererile de participare care au fost declarate valabile din punct de vedere al cerinţelor generale vor fi evaluate şi clasate de către un comitet de evaluare pe baza criteriilor de excludere, selecţie şi acordare anunţate anterior. Acest comitet trebuie să aibă în componenţă un număr impar de membri, cel puţin trei, care să aibă capacitatea tehnică şi administrativă necesară pentru a emite o opinie informată referitoare la ofertele analizate.

4. REGULI APLICABILE CONTRACTELOR DE PRESTĂRI SERVICII


4.1 Contracte de peste 200,000 Euro sau mai mult Contractele de servicii în valoare de 200.000 Euro sau mai mult vor fi acordate în

urma unei proceduri (licitaţie) internaţionale restricţionate şi după publicarea oficială a unei notificări de achiziţie.

Notificarea de achiziţie va fi publicată în media, pe website-ul Beneficiarului, în presa

internaţională şi în cea internă ţării unde se derulează Proiectul, precum şi în alte periodice de specialitate. Această notificare trebuie să conţină numărul exact al participanţilor la licitaţie, care se va încadra între patru şi opt candidaţi asigurându-se astfel o competiţie validă.

Toţi prestatorii de servicii potenţiali care îndeplinesc condiţiile cerute în secţiunea 2

au dreptul să solicite participarea la licitaţie însă pot depune o ofertă numai candidaţii care satisfac criteriile publicate şi cei invitaţi în scris de către Beneficiar.

4.2 Contracte cu o valoare mai mică de 200,000 Euro

Contractele de servicii cu o valoare mai mică de 200.000 Euro vor fi atribuite printr-o procedură de negociere, nepublicată oficial în care Beneficiarul consultă cel puţin trei prestatori de servicii şi negociază termenii contractului cu unul sau mai muţti dintre aceştia. Pentru servicii în valoare de 5,000 Euro sau mai puţin, Beneficiarul poate să facă comenzi pe baza unei singure oferte. 5. REGULI APLICABILE CONTRACTELOR DE APROVIZIONARE

5.1 Contracte în valoare de 150.000 Euro sau peste 150.000 Euro Contractele de aprovizionare în valoare de 150,000 Euro trebuie acordate prin licitaţie internaţională în urma publicării unei notificări de achiziţie publică. Notificarea va fi publicată prin intermediul media şi în particular, pe website-ul Beneficiarului, în presa internaţională şi în cea internă ţării unde se derulează Proiectul, precum şi în alte periodice de specialitate. Toţi prestatorii de servicii potenţiali care îndeplinesc condiţiile cerute în secţiunea 2 au dreptul să solicite participarea la licitaţie. 5.2 Contracte cu o valoare între 30.000 Euro şi 150.000 Euro Contractele care respectă această regulă vor fi acordate în urma unei licitaţii deschise, publicată la nivel local; notificarea de achiziţie va fi publicată prin intermediul media dar numai în ţara în care se va derula Proiectul. Licitaţia locală trebuie să asigure şi alţi furnizori care să aibă aceleaşi oportunităţi ca şi cei locali. 5.3 Contracte cu o valoare mai mică de 30.000 Euro


Contractele de aprovizionare cu o valoare mai mică de 30.000 Euro vor fi atribuite printr-o procedură de negociere, nepublicată oficial în care Beneficiarul consultă cel puţin trei prestatori de servicii şi negociază termenii contractului cu unul sau mai mulţi dintre aceştia. Pentru materii prime în valoare de 5,000 Euro sau mai puţin, Beneficiarul poate alege pe baza unei singure oferte. 6. REGULI APLICABILE CONTRACTELOR DE LUCRĂRI 6.1 Contracte în valoare de 5.000.000 Euro sau peste 5.000.000 Euro Contractele de lucrări în valoare de 5.000.000 Euro sau peste trebuie acordate prin licitaţie internaţională în urma publicării unei notificări de achiziţie publică. Notificarea de achiziţie va fi publicată prin intermediul media şi în particular, pe website-ul Beneficiarului, în presa internaţională şi în cea internă ţării unde se derulează Proiectul, precum şi în alte periodice de specialitate. Orice contractant care îndeplineşte condiţiile cerute în secţiunea 2 are dreptul să solicite participarea la licitaţie.

6.2 Contracte cu o valoare între 300.000 şi 5.000.000 Euro Contractele care respectă această regulă vor fi acordate în urma unei licitaţii deschise, publicată la nivel local; notificarea de achiziţie va fi publicată prin intermediul media dar numai în ţara în care se va derula Proiectul. Licitaţia locală trebuie să asigure participarea şi altor contractanţi eligibili care să aibă aceleaşi oportunităţi ca şi cei locali.

6.3 Contracte cu o valoare mai mică de 300.000 Euro Contractele de lucrări cu o valoare mai mică de 300.000 Euro vor fi atribuite printr-o procedură de negociere, nepublicată oficial în care Beneficiarul consultă cel puţin trei contractanţi şi negociază termenii contractului cu unul sau mai mulţi dintre aceştia. Pentru proiecte în valoare de 5,000 Euro sau mai puţin, Beneficiarul poate alege pe baza unei singure oferte.

7. UTILIZAREA PROCEDURII DE NEGOCIERE Beneficiarul poate utiliza această procedura de alegere a unei singure oferte, în

următoarele cazuri: a) în situaţii de extremă urgenţă cauzate de evenimente imposibil de prevăzut

de către Beneficiar şi pentru care acesta nu poate fi blamat, termenul limită alocat pentru procedurile menţionate în secţiunile 3-6 nu se va menţine. Circumstanţele invocate ca fiind urgente nu trebuie să fie atribuibile Beneficiarului.


Proiectele derulate în situaţii de criză identificate de către Comisie se consideră că au promovat testul de urgenţă. Comisia îl va anunţa pe Beneficiar în cazul apariţiei unei situaţii de criză dar şi în cazul încetării acesteia.

b) În cazul în care serviciile sunt prestate de instituţii publice, organizaţii non-

profit sau alte asociaţii şi sunt legate de activităţi instituţionale sau oferă asistenţă socială;

c) În cazul în care contractele presupun prestarea unor activităţi deja aflate în

derulare care nu au fost incluse în contract dar care în urma unor evenimente neprevăzute au devenit necesare pentru continuarea contractului sau activităţi care presupun reluarea unor servicii ce trebuie prestate de către contractorul desemnat în contractul iniţial;

d) În cazul unor livrări adiţionale din partea furnizorului iniţial, aduse fie cu scop

de înlocuire parţială a stocurilor şi instalaţiilor, fie ca o mărire a cantităţilor de materiale existente; această variantă îi permite Beneficiarului păstrarea furnziorului iniţial; în caz contrar, Beneficiarul ar fi nevoit să achizţioneze echipamente cu diferite caracteristici tehnice care ar putea duce, în timp la incompatibilitate, dificultăţi tehnice de operare şi administrare;

e) pentru lucrările adiţionale care nu au fost incluse în contractul iniţial şi care, în

urma unor factori neprevăzuţi au devenit necesare în vederea finalizării proiectelor;

f) În cazul în care licitaţia a eşuat adică nu s-a obţinut o ofertă rentabilă din

punct de vedere calitativ şi/sau financiar. În aceste cazuri, după anularea licitaţiei, Beneficiarul poate negocia cu unul sau mai mulţi ofertanţi dintre cei care au participat la licitaţie, cu condiţia ca termenii iniţiali ai licitatţei să nu fie incălcaţi;

g) În cazul în care contractul menţionat este rezultatul unui concurs; toţi

câştigătorii declaraţi au dreptul de a participa la negocieri; h) În cazul în care, din motive tehnice sau din motive de protecţie a drepturilor

de exclusivitate, contractul trebuie acordat unui singur furnizor de servicii; i) În cazul garantării contractului prin natura şi caracteristicile materialelor; de

exemplu când realizarea contractului este rezervată exclusiv deţinătorilor de brevete sau licenţe.

8. CAZURI SPECIALE

8.1 Co-finanţarea

În cazul în care :

- Proiectul este co-finanţat de mai multi finanţatori;

- unul dintre finanţatorii a cărui contribuţie la costurile totale ale Proiectului este mai mare decât cea a Comisiei, impune Beneficiarului reguli de achiziţie diferite faţă de cele menţionate în secţiunile 3-6, atunci, Beneficiarul poate aplica aceste reguli. În


general, regulile menţionate în secţiunile 1 şi 2 referitoare la origine şi naţionalitate rămân în vigoare.

8.2 Administraţiile publice din Statele Membre

În cazul în care Beneficiarul are rolul de autoritate contractantă şi/sau entitate contractantă în sensul menţionat în Directiva Comunităţii referitoare la procedurile de achiziţie, se vor aplica reglementările relevante şi nu cele încadrate în secţiunile 3-6.

În general, regulile menţionate în secţiunile 1 şi 2 referitoare la origine şi naţionalitate rămân în vigoare.

N.B.: Plăţile intermediare şi finale necesită aprobarea raportului corespondent (vezi Articolul 15(1) din Condiţiile Generale la Contract) Anexa E/V – Cerere de plată

Anexa V

Cerere de plată pentru contractul de finanţare nerambursabilă Acţiuni externe ale Comunităţii Europene

Data cererii de plată [....………....] În atenţia [ Adresa Autorităţii Contractante]

[ Unitatea financiară indicată în contract]1 Numărul de referinţă pentru Contractul de finanţare nerambursabilă: .……………….. Titlul Contractului de finanţare nerambursabilă: .………………………………………… Numele şi adresa Beneficiarului: .……………………………………………………... …. Cererea de plată numărul: .…………………………………………………………….. …. Perioada acoperită de cererea de plată: ………………………………………………..… Domnule/Doamnă, Subsemnatul/a, …….. (nume), prin prezenta solicit plata avansului / plata intermediară / plata finală2 în cadrul contractului menţionat mai sus. Suma cerută este [conform Articolului 4.2 din Condiţiile Speciale ale Contractului / următoarea: ………………………...]3 Anexez următoarele documente suport:

− contractul semnat (pentru plata avansului) − raportul de audit, dacă este cerut de articolul 15.6 din Condiţiile Generale ale contractului − garanţia financiară, dacă este cerută de Articolul 15.7 din Condiţiile Generale ale

contractului − raportul tehnic şi financiar intermediar (pentru plata intermediară) − raport final de implementare (pentru plata finală)4

Suma certificată de raportul de audit care se deduce din suma totală a plăţilor în avans şi intermediare în acest contract este următoarea: ………………………………………………. Plata trebuie facută în următorul cont bancar:…………………...5 Cu stimă, [semnătura]

1 Dacă Autoritatea Contractantă este un serviciu al sediului central al Comisiei Europene. Va rugăm să nu uitaţi să transmiteţi o copie a acestei scrisori la Delegaţia Comisiei menţionată în Articolul 5.1 din Condiţiile Speciale la Contract. 2 Stergeţi cele două opţiuni care nu se aplică. 3 Stergeţi opţiunea care nu se aplică. 4 Stergeţi partea care nu se aplică. 5 Indicaţi numărul de cont precizat în formularul de identificare anexat Contractului.

Anexa V - IDENTIFICARE FINANCIARĂ

TITULARUL CONTULUI

NUME

ADRESA

LOCALITATE/JUDEŢ COD POŞTAL

COD TVA

PERSOANA DE CONTACT

TELEFON FAX

E-MAIL

BANCA

NUME

ADRESA

LOCALITATE/JUDEŢ COD POŞTAL

ŢARA

NUMAR CONT

COD BIC

ŞTAMPILA BĂNCII - SEMNĂTURA REPREZENTANTULUI BĂNCII DATA - SEMNĂTURA TITULARULUI DE CONT( ambele sunt obligatorii) ( Obligatoriu)

Anexa E / Vi - Identificare financiară

NB: Orice plată intermediară şi achitarea plăţii finale depinde de aprobarea raportului aferent (vezi Articolul 15(1) din Contract-Condiţii Generale

ANEXA VI Certificat de Audit pentru Contractul de Finanţare Nerambursabilă finanţat din

Bugetul general al Comisiei Europene

(a se completa pe hârtie cu antetul firmei de audit) [Data certificatului de audit] Către [Adresa Autorităţii Contractante] Nr. de Referinţă al Contractului: … Titlul Proiectului: … Numele şi adresa Beneficiarului: … Perioada acoperită de certificatul de audit: … Stimate Domn/Doamnă, Am fost nominalizaţi de către Beneficiar pentru auditarea Contractului sus menţionat în scopul auditării conturilor aferente Proiectului, conform Articolului 15(6) din Contract. Confirmăm că aparţinem de un organism de supraveghere recunoscut internaţional pentru auditare. Auditul realizat de noi este în concordanţă cu standardele internaţionale de auditare şi cu prevederile Contractului. Certificăm pe propria răspundere conturile Proiectului (venituri şi cheltuieli) acestea fiind corecte, reale şi bazate pe documente justificative corespunzătoare, iar cheltuielile eligibile totalizând … (indicate în anexă la acest certificat) au fost efectiv realizate în concordanţă cu prevederile Contractului. <Anexaţi la certificatul de audit un plan bazat pe Bugetul Proiectului, menţionând pentru fiecare element bugetul iniţial, toate conturile auditate printr-un certificat anterior, sumele auditate prin acest certificat şi suma totală auditată la data certificatului. Achitarea următoarelor costuri a fost solicitată, dar acestea nu au fost auditate de prezentul certificat1 :

Descriere Suma < EUR > Motivul necertificării

[Nume si semnătura]

1 . Acest paragraf va fi inserat după caz, numai în certificatele de audit emise pentru plata finală.

May 2003

ANEXA VII Format de garanţie financiară pentru rambursarea finanţării avansate

A se completa pe hârtie cu antetul instituţiei financiare

În atenţia Adresa Autorităţii Contractante

Unitatea financiară menţionată în Contract La care se face referire mai jos, în calitate de Autoritate Contractantă

[ Subiect: Garanţia nr. Garanţia financiară pentru rambursarea finanţării achitate în avans în cadrul Contractului de Finanţare Nerambursabilă (Nr. şi Titlul Contractului _) (rugăm iniţializări nr. şi titlul pe toată corespondenţa) Subsemnata (numele şi adresa instituţiei financiare) declară irevocabil că garantează ca obligatar principal şi nu doar ca o simplă asigurare (numele şi adresa Beneficiarului) aici şi în continuare referindu-ne ca la “Beneficiar”, plata către Autoritatea Contractantă a (suma finanţării achitate în avans <euro>), această sumă reprezentând garanţia la care se face referire în Articolul 15(7) din contractul de Finanţare Nerambursabilă (nr. Contractului şi Titlul) încheiat între Beneficiar şi Autoritatea Contractantă, aici şi în continuare denumit “Contract”. Plata se va face fără obiecţii sau acţiuni legale de orice fel, în baza primirii din partea dumneavoastră a primei cereri de plată scrise (transmisă prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire), atestând că Beneficiarul nu a rambursat finanţarea primită în avans la cerere sau ca urmare a terminării Contractului din oricare motiv. Nu vom întârzia plata şi nu ne vom opune acesteia pentru nici un motiv. Va vom informa în scris de îndată ce plata a fost efectuată. Acceptăm ca nici un amendament la condiţiile Contractului încheiat între Autoritatea Contractantă şi Beneficiar nu ne poate exonera sau nu ne poate elibera de obligaţii în cadrul acestei garanţii. Renunţăm la dreptul de a fi informaţi de orice modificare, act adiţional sau amendament adus Contractului. Luăm nota ca această garanţie trebuie eliberată în termen de cel mult 45 de zile după prima apariţie a unuia din următoarele cazuri:

- când suma totală a finanţării achitate în avans în cadrul Contractului, după oricare compensare în conformitate cu Articolul 15(6) din Contract-Condiţii Generale, este încă o dată mai mică de 1 milion de Euro

- când în cadrul Contractului a fost achitată plata finală Legea aplicabilă în această garanţie va fi aceea a (numele statului Membru al Uniunii Europene în care instituţia financiară care emite garanţia ăşi are sediul). Orice conflict care derivă din sau este în conexiune cu garanţia se va fi soluţionat de Curtea de la Bruxel. Această garanţie intră în vigoare şi va produce efecte de la semnarea ei. …………………….. …………………………

Semnătura 1 Data şi locul semnării

1 Numele şi funcţia persoanei care semnează în numele garantului trebuie înscris şi in clar

EC DELEGATION IN ROMANIA

GOVERNMENT OF ROMANIA

MINISTRY OF EUROPEAN INTEGRATION

REGIONAL DEVELOPMENT AGENCIES

PHARE 2004 ECONOMIC AND SOCIAL COHESION PROGRAMME

“Small-scale Waste Management Investment Scheme” (extended phase)

Grant Contract

(ANNEX E)

Budget line: Phare/2004/016-772.04.01.04.01.01

Grant Contact – Spécial Conditions -1-

GRANT CONTRACT - EXTERNAL OPERATIONS OF THE EUROPEAN COMMUNITY -

[contract identification number]

THE MINISTRY OF EUROPEAN INTEGRATION (MoEI) 12 Libertatii St., Bucharest, Romania (“the Contracting Authority”) and THE REGIONAL DEVELOPMENT AGENCY (RDA) _______________ Address _________________________, (“the Implementing Authority”)

of the one part, and [full name of Beneficiary or acronym where relevant] with its office at [address [of registered office for companies and associations, of main office for public bodies and universities], VAT number or equivalent official registration number where appropriate], ("the Beneficiary"),

of the other part, have agreed as follows:

Special conditions Article 1 - Purpose 1.1 The purpose of this contract is the award of a grant by the Contracting Authority for the

implementation of the Operation entitled: [title of Operation] ("the Operation"). 1.2 The Beneficiary will be awarded the grant on the terms and conditions set out in this

contract, which consists of these special conditions ("Special Conditions") and the annexes, which the Beneficiary hereby declares it has noted and accepted.

1.3 The Beneficiary accepts the grant and undertakes to carry out the Operation under its own

responsibility. Article 2 - Implementation period of the Operation 2.1 This contract shall enter into force on the date when the last of the three Parties signs. 2.2 Implementation of the Operation shall begin on the day following that on which the last

of the three Parties signs. 2.3 The Operation's implementation period, as laid down in Annex I, is [number of months].


Article 3 - Financing the Operation 3.1 The total cost of the Operation eligible for financing by the Contracting Authority is estimated

at ... [........],1 as set out in Annex III. 3.2 The Contracting Authority undertakes to finance a maximum of ... [...], equivalent to [...]%

of the estimated total eligible cost specified in paragraph 1; the final amount shall be established in accordance with Article 17 of Annex II.

Article 4 - Technical and financial reporting and payment arrangements 4.1 Technical and financial reports shall be produced in support of payment requests, in

compliance with Articles 2 and 15.1 of Annex II. 4.2 Payment will be made in accordance with Article 15 of Annex II, of the options referred to

in Article 15.1, the following will apply: Option 2 The Contracting Authority shall pay the grant to the Beneficiary in the following manner: • an initial pre-financing installment of 80% of that part of the estimated budget for

the first 12 months financed by the Contracting Authority, within 45 days of receipt by the Contracting Authority of : – the Contract signed by Parties, – a request for payment conforming to the model in Annex V, and – a financial guarantee if required under Article 15.7;

• pre-financing installment of the amount specified in Article 3 within 45 days of the Contracting

Authority approving an interim report in accordance with Article 15.2, accompanied by: – a request for payment conforming to the model in Annex V, – an audit report if required under Article 15.6, – a financial guarantee if required under Article 15.7;

• the balance of 10% of the estimated total eligible cost specified in article 3.2 within 45 days

of the Contracting Authority approving the final report in accordance with Article 15.2, accompanied by:

– a request for payment of the balance conforming to the model in Annex V – an audit report in accordance with Article 15.6.

Consequently the payments will be made as follows: Installments Percentage Amount Initial pre-financing installment 80% of that part of the forecast

budget for the first 12 months of implementation financed by the Contracting Authority (excluding contingencies):

………. EUR

Interim installment Annual payment ………. EUR Balance 10% of the estimated total eligible

cost specified in article 3.2 ………. EUR

1 Give all amounts in the currency selected for payment (euro or the currency of the country of the

Contracting Authority).


Further pre-financing may only be given if the part of the expenditure actually incurred which is financed by the Contracting Authority (by applying the percentage set out in Article 3.2) stands at 70% at least of the previous payment (and at 100% of any previous payments) as attested in the corresponding interim report and, where applicable, in an audit report as specified in Article 15.6. The total sum of pre-financing under the Contract may not exceed 90% of the amount referred to in Article 3.2. Article 5 - Contact addresses Any communication relating to this contract must be in writing, state the number and title of the Operation and be sent to the following addresses: For the Contracting Authority: Ministry of European Integration . 12, Libertatii Bvd . sector 5, Bucharest, Romania, tel.___________ fax___________ For the Implementing Authority: Regional Development Agency ______ Address tel._____________ fax______________ For the Beneficiary: Name________________________________ Address ______________________________ tel.____________ fax____________ A copy of the reports referred to in Article 4.1 must be sent to the European Commission Delegation in charge of monitoring the Operation, at the following address: Delegation of the European Commission in Romania Attn. Mrs. Daniela Cancescu 18-20, Jules Michelet Street Bucharest 70154 Article 6 - Annexes 6.1 The following documents are annexed to these Special Conditions and form an integral

part of the contract: Annex I: Description of the Operation Annex II: General Conditions applicable to European Community-financed grant contracts

for external Operations

Annex III: Budget for the Operation Annex IV: Contract-award procedures Annex V: Standard request for payment and financial identification form Annex VI: Audit Certificate Annex VII Financial Guarantee Annex VIII Visual Identity Guidelines2

2 Reference should be made to the relevant organisations website where access to this information is

available.


6.2 In the event of conflict between the provisions of the Annexes and those of the Special Conditions, the provisions of the Special Conditions shall take precedence. In the event of conflict between the provisions of Annex II and those of the other annexes, those of Annex II shall take precedence.

[Article 7 - Other specific conditions applying to the Operation] 7.1 The General Conditions are supplemented by the following:

7.1.1. The audit firm which will carry out the audit(s) referred to in Article 16.5 of Annex II is [name, address, telephone and fax numbers].3

7.1.2. With reference to Article 1(3) of General Conditions, the award of service, supply and works contracts financed by the General Budget of the European Communities, the Beneficiary must respect the rules governed by Practical Guide for Phare, Ispa and Sapard (PRAG4).. This Guide governs the award of services, supply and works contracts including the standard tender documents, thus should be used. In Phare context, the PRAG provides the procedure to be used in practice in decentralized system with ex-ante approval by the EC Delegation.

7.1.37.1.3 With reference to Article 2(4) of General Conditions, the reports shall be presented in Romanian, together with a summary version presented in English. 7.1.47.1.4 With reference to Article 2(4) of General Conditions, the Beneficiary must submit the last claim for funds to the Contracting Authority before September 30, 2008. 7.1.57.1.5 With reference to Article 6(1) of General Conditions, publicity concerning the Operation shall, where applicable, include the reference to funding by the Government of Romania too.

7.1.67.1.6 With reference to Article 16(2) of General Conditions, the Beneficiary must also consent that the Implementing Authority and the Romanian Court of Auditors have the same inspection rights as the institutions mentioned in the first paragraph of that article.

7.2 The following derogations from the General Conditions shall apply:

7.2.1 By derogation from Article 2(4), the following reports shall be supplied by the

beneficiary in 3 copies in Romanian, together with a summary version presented in English and copies of all the relevant supporting documents:

- 1 interim (narrative and financial) report, according to the Article 2(4) of

General Conditions; - supplementary quarterly interim (narrative and financial) reports submitted to

RDA;; - a final report according to the Article 2(4) of General Conditions, submitted to

RDA no later than a month after the end of the period of execution as defined in Article 2 of the Special Conditions, but no later than November 30, 2008 Than RDA will submit the final report to MIE in such way that the deadline of three months from the end of implementation period to be respected.

3 This provision is inserted only where an audit is provided for in Article 16.5 of Annex II. 4 http://www.europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/index_en.htm


7.2.2 By derogation from Article 6, the Beneficiary shall endeavour to publicise the work undertaken and to highlight the participation of the European Union in the programme. The Beneficiary shall follow the Visual Identity Guidelines, which apply to all information and publicity products to be employed in the course of the Operation. The Guidelines are specified in a brochure and/or CD-ROM produced in both English and Romanian. This brochure/CD-ROM forms an integral part of the Contract and one copy is provided as Annex VI of the Contract. Further copies may be obtained from the Information Officer at the EC Delegation in Romania. In specific cases, or where further clarification is required the Beneficiary shall, in the first instance, turn to the Information Officer at the EC Delegation in Romania. The identity standards contained in this brochure/CD ROM may only be used in connection with the implementation of this contract. The Beneficiary shall liaise with the EC Delegation in Romania on matters in which guidance is sought, including compilation of guest lists, use of mailing lists and promotional items.

7.2.3 By derogation from Article 9, the Contract cannot be amended in order to:

- Alterate the initial conditions, through the relocation of the project in any other locality

7.2.4 By derogation from Article 15(1) the payment procedures are set out in Article 4

of the Special Conditions. Done at [.........] in four originals in the English language, two of them for the Contracting Authority, one for RDA and one for the Beneficiary.

For the Beneficiary ………………………………………………..………………………………………………..[name and title of the individual(s)

authorized to sign] [signature] [date]

For the Contracting Authority Ministry of European Integration ………………………………………………[name of the official(s) authorized to

sign] [signature] [date]

For the Implementing Authority Regional Development Agency

________ ………………………………………… [name of the official(s) authorized to

sign] [signature] [date]

Annex E / I – Grant Contract / Description of operation

ANNEX I Description of the Operation

<As submitted by the Applicant as part of the Grant Application>

E3E cg

May 2003

$11(;�,,

*HQHUDO�&RQGLWLRQV�DSSOLFDEOH�WR�(XURSHDQ�&RPPXQLW\�ILQDQFHG�JUDQWFRQWUDFWV�IRU�H[WHUQDO�DFWLRQV

&217(176

*HQHUDO�DQG�DGPLQLVWUDWLYH�SURYLVLRQV

Article 1 - General obligations 2

Article 2 - Obligation to provide information and financial and technical reports 3

Article 3 - Liability 4

Article 4 - Conflict of interests 4

Article 5 - Confidentiality 5

Article 6 - Visibility 5

Article 7 - Ownership/use of results and equipment 5

Article 8 - Evaluation of the Action 6

Article 9 - Amendment of the Contract 6

Article 10 - Assignment 7

Article 11 - Implementation period of the Action, extension, suspension, forcemajeure and end date 7

Article 12 - Termination of the Contract 8

Article 13 - Applicable law and dispute settlement 9

)LQDQFLDO�SURYLVLRQV

Article 14 - Eligible costs 10

Article 15 - Payment and interest on late payment 11

Article 16 - Accounts and technical and financial checks 15

Article 17 - Final amount of financing by the Contracting Authority 16

Article 18 - Recovery 17

E3E cg

2

*(1(5$/�$1'�$'0,1,675$7,9(�3529,6,216

�$57,&/(��*(1(5$/�2%/,*$7,216

1.1. The Beneficiary shall implement the Action under his own responsibility andin accordance with the Description of the Action in Annex I with a view toachieving the objectives laid down therein.

1.2. The Beneficiary shall implement the Action with the requisite care,efficiency, transparency and diligence, in line with best practice in the fieldconcerned and in compliance with this Contract.

For this purpose the Beneficiary shall mobilise all the financial, human andmaterial resources required for full implementation of the Action as specifiedin the Description of the Action.

1.3. The Beneficiary shall act alone or in partnership with one or more NGOs orother bodies identified in the Description of the Action. He may subcontracta limited portion of the Action (works and services). The bulk of the Actionmust, however, be undertaken by the Beneficiary and, where applicable, hispartners.

If implementation of the Action involves the conclusion of contracts by theBeneficiary, the contract-award procedures and rules of nationality andorigin set out in Annex IV shall apply.

The Contracting Authority does not acknowledge any contractual linkbetween itself and the Beneficiary’s partner(s) or subcontractors. TheBeneficiary alone shall be accountable to the Contracting Authority for theimplementation of the Action. He shall undertake that the conditionsapplicable to him under Articles 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 10, 14, 16 and 17 shallalso apply to his partners, and those applicable under Articles 1, 3, 4, 5, 6, 8and 16 to all his contractors. He shall include provisions to that effect asappropriate in his contracts with them.

1.4. The Beneficiary and the Contracting Authority are the only parties (the“Parties”) to this Contract. Where the European Commission is not theContracting Authority, it is not Party to this Contract, which confers on itonly the rights and obligations explicitly mentioned therein. Nevertheless itshall endorse the Contract to ensure the financing of the ContractingAuthority's grant from the European Communities’ budget1, and theprovisions in this Contract on visibility shall apply accordingly.

1 Where a grant is financed by the European Development Fund, any mention of Community financingmust be understood as referring to European Development Fund financing.

E3E cg

3

�$57,&/(��2%/,*$7,21�72�3529,'(�,1)250$7,21�$1'�),1$1&,$/�$1'�7(&+1,&$/

5(32576

2.1. The Beneficiary must provide the Contracting Authority with all requiredinformation on the implementation of the Action. To that end, theBeneficiary must draw up interim reports and a final report. These reportsshall consist of a technical section and a financial section. They shall coverthe Action as a whole, regardless of which part of it is financed by theContracting Authority. The Contracting Authority may request additionalinformation at any time and that information must be supplied within 30days of the request.

2.2. Each interim report must provide a full account of all aspects of the Action’simplementation for the period covered. The report shall be laid out in such away as to allow comparison between on the one hand the objective(s), themeans proposed, the results expected in the Description of the Action andthe budget details for the Action and on the other hand the means employed,the costs incurred and the results obtained (using the indicators ofachievement provided for in the Description of the Action). The report shallinclude a statement of the beneficiary’s, and as the case may be eachpartner’s, outlay for the period covered and a work plan the next phase of theAction's implementation.

2.3. The final report shall in addition contain a detailed description of theconditions in which the Action was carried out, information on the stepstaken to ensure the visibility of EU financing, information with which toevaluate the Action's impact, the proof of the transfers of ownership referredto in Art 7.3 and a final statement of all the eligible costs of the Action, plusa full summary statement of the Action's income and expenditure andpayments received.

2.4. The reports shall be drafted in the language of the Contract. They shall besubmitted to the Contracting Authority at the following intervals:

A. if payments are made in accordance with option 1 or option 3 ofArticle 15.1: a single final report shall be forwarded no later than threemonths after the implementation period as defined in Article 2 of theSpecial Conditions;

B. if payments are made in accordance with option 2 of Article 15.1:

– an interim report must accompany every request for payment;

– the final report shall be forwarded no later than three months after theimplementation period as defined in Article 2 of the Special Conditions.

The deadline for submission of the final report is extended to six monthswhere the Contracting Authority is a service at the headquarters of theEuropean Commission.

E3E cg

4

2.5. The Special Conditions may stipulate that the Beneficiary must supply anextra copy of the reports for the European Commission Delegation in chargeof monitoring the Action.

2.6. If the Beneficiary fails to supply the Contracting Authority with a final reportby the final report deadline laid down in Article 2.4 and fails to furnish anacceptable and sufficient written explanation of the reasons why he is unableto comply with this obligation, the Contracting Authority may terminate theContract in accordance with Article 12.2 a) and recover the amounts alreadypaid and not substantiated.

Furthermore, where payments are made in accordance with option 2 ofArticle 15.1 and the Beneficiary fails to present an interim report and arequest for payment by the end of each twelve-month period following thedate laid down in Article 2.2 of the Special Conditions, the Beneficiary mustinform the Contracting Authority of the reasons why he is unable to do so,and provide a summary of progress in the Action. If the Beneficiary fails tocomply with this obligation, the Contracting Authority may terminate theContract in accordance with Article 12.2 a) and recover the amounts alreadypaid and not substantiated.

�$57,&/(��/,$%,/,7<

3.1. The Contracting Authority cannot under any circumstances or for any reasonwhatsoever be held liable for damage or injury sustained by the staff orproperty of the Beneficiary while the Action is being carried out. TheContracting Authority cannot therefore accept any claim for compensation orincreases in payment in connection with such damage or injury.

3.2. The Beneficiary shall assume sole liability towards third parties, includingliability for damage or injury of any kind sustained by them while the Actionis being carried out. The Beneficiary shall discharge the ContractingAuthority of all liability arising from any claim or action brought as a resultof an infringement by the Beneficiary or the Beneficiary’s employees orindividuals for whom those employees are responsible of rules orregulations, or as a result of violation of a third party’s rights.

�$57,&/(��&21)/,&7�2)�,17(5(676

The Beneficiary undertakes to take all necessary precautions to avoidconflicts of interests and shall inform the Contracting Authority withoutdelay of any situation constituting or likely to lead to any such conflict.

There is a conflict of interests where the impartial and objective exercise ofthe functions of any person under this Contract is compromised for reasonsinvolving family, emotional life, political or national affinity, economicinterest or any other shared interest with another person.

E3E cg

5

�$57,&/(��&21),'(17,$/,7<

Subject to Article 16, the Contracting Authority and the Beneficiaryundertake to preserve the confidentiality of any document, information orother material communicated to them in confidence until at least seven yearsafter the final payment. Where the European Commission is not theContracting Authority it shall still have access to all documentscommunicated to the Contracting Authority and will maintain the sameconfidentiality.

�$57,&/(��9,6,%,/,7<

6.1. Unless the European Commission agrees or requests otherwise, theBeneficiary must take all necessary steps to publicise the fact that theEuropean Union has financed or cofinanced the Action. Such measures mustcomply with the relevant rules on the visibility of external actions laid downand published by the Commission.

6.2. In particular, the Beneficiary shall mention the Action and the EuropeanUnion’s financial contribution in information given to the final recipients ofthe Action, in its internal and annual reports, and in any dealings with themedia. It shall display the EU logo wherever appropriate.

6.3. Any notice or publication by the Beneficiary concerning the Action,including those given at a conference or seminar, must specify that theAction has received EU funding. Any publication by the Beneficiary, inwhatever form and by whatever medium, including the internet, must includethe following statement: “7KLV� GRFXPHQW� KDV� EHHQ� SURGXFHG� ZLWK� WKHILQDQFLDO�DVVLVWDQFH�RI� WKH�(XURSHDQ�8QLRQ��7KH�FRQWHQWV�RI� WKLV�GRFXPHQWDUH� WKH� VROH� UHVSRQVLELOLW\� RI� ��%HQHILFLDU\V� QDPH� !� DQG� FDQ� XQGHU� QRFLUFXPVWDQFHV� EH� UHJDUGHG� DV� UHIOHFWLQJ� WKH� SRVLWLRQ� RI� WKH� (XURSHDQ8QLRQ.”

6.4. The Beneficiary authorises the Contracting Authority and the EuropeanCommission to publish his name and address, the purpose of the grant, themaximum amount of the grant and rate of funding of the Action's eligiblecosts, as laid down in the Article 3.2 of the Special Conditions. A derogationfrom publication of this information may be granted if it could endanger theBeneficiary or harm his commercial interests.

�$57,&/(��2:1(56+,3�86(�2)�5(68/76�$1'�(48,30(17

7.1. Ownership of, and title and intellectual and industrial property rights to, theAction's results, reports and other documents relating to it shall be vested inthe Beneficiary.

7.2. Notwithstanding the provisions of Article 7.1 and subject to Article 5, theBeneficiary grants the Contracting Authority (and the European Commissionwhere it is not the Contracting Authority) the right to use freely and as it sees

E3E cg

6

fit all documents deriving from the Action, whatever their form, provided itdoes not thereby breach existing industrial and intellectual property rights.

7.3. By the end of the implementation of the Action, the equipment, vehicles andsupplies paid for by the Budget for the Action must be transferred to anylocal partners of the Beneficiary or the final recipients of the Action. Copiesof the title transfers must be attached to the final report.

�$57,&/(��(9$/8$7,21�2)�7+(�$&7,21

8.1. If the Commission carries out an interim or ex post evaluation, theBeneficiary shall undertake to provide it and/or the persons authorised by itwith any document or information which will assist with the evaluation, andgrant them the access rights described in Article 16.2.

8.2. If either Party (or the European Commission) carries out or commissions anevaluation in the course of the Action, it must provide the other Party and theEuropean Commission (or the Parties) with a copy of the evaluation report.

�$57,&/(��$0(1'0(17�2)�7+(�&2175$&7

9.1. Any amendment to the Contract, including the annexes thereto, must be setout in writing in an addendum.

If an amendment is requested by the Beneficiary, he must submit that requestto the Contracting Authority one month before the date on which theamendment should enter into force, unless there are special circumstancesduly substantiated by the Beneficiary and accepted by the ContractingAuthority.

9.2. However, where the amendment does not affect the basic purpose of theAction and the financial impact is limited to a transfer within the samebudget heading, or a transfer between budget headings involving a variationof 15% or less of the amount originally entered under each relevant headingfor eligible costs, the Beneficiary may apply the amendment and inform theContracting Authority accordingly in writing. This method may not be usedto amend the heading for administrative costs.

Changes of address, changes of bank account and changes of auditor maysimply be notified, although this does not stop the Contracting Authorityfrom opposing the Beneficiary’s choice of bank account or auditor.

The Contracting Authority reserves the right to require that the auditorreferred to in Article 7.1 of the Special Conditions be replaced ifconsiderations which were unknown when the Contract was signed castdoubt on the auditor’s independence or professional standards.

9.3. An addendum may not have the purpose or the effect of making changes tothe Contract that would call into question the grant award decision or becontrary to the equal treatment of applicants. The maximum grant referred toin Article 3.2 of the Special Conditions may not be increased.

E3E cg

7

��$57,&/(��$66,*10(17

The Contract and the payments attached to it may not be transferred orassigned to a third party in any manner whatsoever without the prior writtenconsent of the Contracting Authority.

��$57,&/(��,03/(0(17$7,21�3(5,2'�2)�7+(�$&7,21��(;7(16,21��6863(16,21�)25&(�0$-(85(�$1'�(1'�'$7(

11.1. The implementation period of the Action is laid down in Article 2 of theSpecial Conditions. The Beneficiary must inform the Contracting Authoritywithout delay of any circumstances likely to hamper or delay theimplementation of the Action. The Beneficiary may request an extension ofthe Action’s implementation period no later than one month before it ends.The request must be accompanied by all the supporting evidence needed forits appraisal.

11.2. The Beneficiary may suspend implementation of all or part of the Action ifcircumstances (chiefly force majeure) make it too difficult or dangerous tocontinue. The Beneficiary must inform the Contracting Authority withoutdelay and provide all the necessary details. Each Party may terminate theContract in accordance with Article 12.1. If the Contract is not terminated,the Beneficiary shall endeavour to minimise the time of its suspension andshall resume implementation once circumstances allow, and shall inform theContracting Authority accordingly.

11.3. The Contracting Authority may request the Beneficiary to suspendimplementation of all or part of the Action if circumstances (chiefly forcemajeure) make it too difficult or dangerous to continue. Each Party mayterminate the Contract in accordance with Article 12.1. If the Contract is notterminated, the Beneficiary shall endeavour to minimise the time of itssuspension and shall resume implementation once circumstances allow, withthe prior written approval of the Contracting Authority.

11.4. The implementation period of the Action shall be extended by a periodequivalent to the length of suspension, without prejudice to amendments tothe Contract that may be necessary to adapt the Action to the newimplementing conditions.

11.5. Force majeure shall mean any unforeseeable exceptional situation or eventbeyond the parties’ control which prevents either of them from fulfilling anyof their contractual obligations, is not attributable to error or negligence ontheir part (or the part of their contractors, agents or employees), and provesinsurmountable in spite of all due diligence. Defects in equipment ormaterial or delays in making them available, labour disputes, strikes orfinancial difficulties cannot be invoked as force majeure. A Party shall not beheld in breach of its contractual obligations if it is prevented from fulfillingthem by force majeure. Without prejudice to Articles 12.2 and 12.3, the Partyfaced with force majeure shall inform the other Party without delay, statingthe nature, probable duration and foreseeable effects of the problem, and takeany measure to minimise possible damage.

E3E cg

8

11.6. The payment obligations of the European Community under this Contractshall end 18 months after the implementation period laid down in Article 2of the Special Conditions, unless the Contract is terminated under Article 12.

The Contracting Authority shall notify the Beneficiary of any postponementof the end date.

��$57,&/(��7(50,1$7,21�2)�7+(�&2175$&7

12.1. If a Party believes that the Contract can no longer be executed effectively orappropriately, it shall consult the other Party. Failing agreement on asolution, either Party may terminate the Contract by serving two months’written notice, without being required to pay compensation.

12.2. The Contracting Authority may terminate the Contract, without giving noticeand without paying compensation of any kind, where the Beneficiary:

a) fails, without justification, to fulfil any of the obligations incumbent onhim and, after being given notice by letter to comply with thoseobligations, still fails to do so or to furnish a satisfactory explanationwithin 30 days of sending of the letter;

b) is bankrupt or being wound up, is having its affairs administered by thecourts, has entered into an arrangement with creditors, has suspendedbusiness activities, is the subject of proceedings concerning those mattersor is in any analogous situation arising from a similar procedure providedfor in national legislation or regulations;

c) has been convicted of an offence concerning professional conduct by ajudgement which has the force of res judicata or is guilty of graveprofessional misconduct proven by any justified means;

d) engages in any act of fraud or corruption or is involved in a criminalorganisation or any other illegal activity detrimental to the Communities’financial interests: this also applies to the partners, contractors and agentsof the Beneficiary;

e) changes legal personality, unless an addendum recording that fact isdrawn up;

f) does not comply with Articles 4, 10 and 16;

g) makes false or incomplete statements to obtain the grant provided for inthe Contract or provides reports that do not reflect reality.

12.3. In the event of termination the Beneficiary shall be entitled to payment of thegrant only for the part of the Action carried out, excluding costs connectedwith current commitments that would be implemented after termination. Forthis purpose the Beneficiary shall introduce a payment request and a finalreport in accordance with Article 2.

E3E cg

9

12.4. However, in the event of wrongful termination of the Contract by theBeneficiary under Article 12.1 and in the cases specified in Article 12.2 d),e) and g), the Contracting Authority may request full or partial repayment ofsums already paid from the grant, in proportion to the gravity of the failingsin question and after allowing the Beneficiary to submit his observations.

12.5. Prior to, or instead of, terminating the Contract as provided for in thisArticle, the Contracting Authority may suspend payments as a precautionarymeasure without prior notice.

12.6. This Contract shall be terminated automatically if it has not given rise to anypayment within three years of its signature.

��$57,&/(��$33/,&$%/(�/$:�$1'�',6387(�6(77/(0(17

13.1. This Contract shall be governed by the law of the Contracting Authority or,where the Contracting Authority is the European Commission, by Belgianlaw.

13.2. The Parties shall do everything possible to settle amicably any disputearising between them during implementation of this Contract. To that end,they shall communicate their positions and any solution that they considerpossible in writing, and meet each other at either’s request. A Party mustreply to a request for an amicable settlement within 30 days. Once this periodhas expired, or if the attempt to reach amicable settlement has not producedagreement within 120 days of the first request, each Party may notify theother that it considers the procedure to have failed.

13.3. In the event of failure to reach an amicable agreement, the dispute may bycommon agreement of the Parties be submitted to the conciliation of theEuropean Commission if it is not the Contracting Authority. If no settlementis reached within 120 days of the opening of the conciliation procedure, eachParty may notify the other that it considers the procedure to have failed.

13.4. In the event of failure of the above procedures, each Party may submit thedispute to the courts of the country of the Contracting Authority, or to theBrussels courts where the Contracting Authority is the EuropeanCommission.

E3E cg

10

),1$1&,$/�3529,6,216

��$57,&/(��(/,*,%/(�&2676

14.1. To be considered eligible as direct costs of the Action, costs must:

– be necessary for carrying out the Action, be provided for in the Contractand comply with the principles of sound financial management, inparticular value for money and cost-effectiveness;

– have actually been incurred by the Beneficiary or his partners during theimplementation period of the Action as defined in Article 2 of the SpecialConditions, whatever the time of actual disbursement by the Beneficiaryor a partner; this does not affect the eligibility of costs of the final audit;

– be recorded in the accounts or tax documents of the Beneficiary or hispartners and be identifiable, verifiable and backed by originals ofsupporting evidence.

14.2. Subject to the above and where relevant to the provisions of Annex IV beingrespected, the following direct costs shall be eligible:

– the cost of staff assigned to the Action, corresponding to actual salariesplus social security charges and other remuneration-related costs; salariesand costs must not exceed those normally borne by the Beneficiary or hispartners, as the case may be;

– travel and subsistence costs for staff taking part in the Action, providedthey do not exceed those normally borne by the Beneficiary or hispartners, as the case may be. Any flat-rate reimbursement must not exceedthe scales approved annually by the European Commission;

– purchase costs for equipment (new or used) and services, provided theycorrespond to market rates;

– costs of consumables and supplies;

– subcontracting expenditure;

– costs deriving directly from the requirements of the Contract(dissemination of information, evaluation specific to the Action, audits,translation, reproduction, insurance, etc.) including financial service costs(in particular the cost of transfers and financial guarantees);

14.3. The following costs shall not be considered eligible:

– debts and provisions for losses or debts;

– interest owed;

– items already financed in another framework;

E3E cg

11

– purchases of land or buildings, except where necessary for the directimplementation of the Action, in which case ownership must betransferred to the final recipients at the end of the Action;

– currency exchange losses;

– taxes, including VAT, unless the Beneficiary (or, where applicable, hispartners) cannot reclaim and the applicable regulations authorise coverageof taxes.

14.4. A lump sum not exceeding 7% of the direct eligible costs of the Action maybe claimed as indirect costs to cover the administrative overheads incurredby the Beneficiary for the Action.

Indirect costs are eligible provided that they do not include costs assigned toanother heading of the Contract budget.

Indirect costs are ineligible if the Beneficiary receives in other respects anoperating grant from the European Commission.

This Article 14.4 does not apply in the case of an operating grant.

14.5. Any contributions in kind made by the Beneficiary or his partners, whichmust be listed separately at Annex III, do not represent actual expenditureand are not eligible costs. They may not be treated as cofinancing by theBeneficiary.

However, the Beneficiary undertakes to make such contributions asstipulated in the Description of the Action.

��$57,&/(��3$<0(17�$1'�,17(5(67�21�/$7(�3$<0(17

15.1. Payment procedures are set out in Article 4 of the Special Conditions andcorrespond to one of the three options below:

Option 1: Actions with an implementation period not exceeding 12 months or where thefinancing provided by the Contracting Authority does not exceed EUR 100 000

The Contracting Authority will pay the grant to the Beneficiary in the following manner:

• pre-financing of 80% of the sum referred to in Article 3.2 of the SpecialConditions within 45 days of receipt by the Contracting Authority of :

– the Contract signed by both parties,

– a request for payment conforming to the model attached at Annex V, and

– a financial guarantee if required under Article 15.7;

• the balance within 45 days of the Contracting Authority approving the final reportin accordance with Article 15.2, accompanied by a request for payment of thebalance conforming to the model in Annex V.

E3E cg

12

Option 2: Actions with an implementation period of more than 12 months and where thefinancing provided by the Contracting Authority is more than EUR 100 000

The Contracting Authority shall pay the grant to the Beneficiary in the following manner:

• an initial pre-financing instalment of 80% of that part of the estimated budget forthe first 12 months financed by the Contracting Authority, as specified in Article4 of the Special Conditions, within 45 days of receipt by the ContractingAuthority of :

– the Contract signed by both Parties,

– a request for payment conforming to the model in Annex V, and


• further pre-financing instalments of the amount specified in Article 4 of theSpecial Conditions within 45 days of the Contracting Authority approving aninterim report in accordance with Article 15.2, accompanied by:

– a request for payment conforming to the model in Annex V,

– an audit report if required under Article 15.6,


• the balance within 45 days of the Contracting Authority approving the final reportin accordance with Article 15.2, accompanied by:

– a request for payment of the balance conforming to the model in AnnexV,

– an audit report in accordance with Article 15.6.

Further pre-financing may only be given if the part of the expenditureactually incurred which is financed by the Contracting Authority (byapplying the percentage set out in Article 3.2 of the Special Conditions)stands at 70% at least of the previous payment (and at 100% of any previouspayments) as attested in the corresponding interim report and, whereapplicable, in an audit report as specified in Article 15.6. The sum total ofpre-financing under the Contract may not exceed 90% of the amount referredto in Article 3.2 of the Special Conditions.

Option 3: All Actions

The grant shall be paid to the Beneficiary by the Contracting Authority in one paymentwithin 45 days of the Contracting Authority approving the final report in accordance withArticle 15.2, accompanied by:

– a request for payment of the balance conforming to the model in AnnexV,

– an audit report if required under Article 15.6.

E3E cg

13

15.2. Any report shall be considered approved if there is no written reply from theContracting Authority within 45 days of its receipt accompanied by therequired documents.

The Contracting Authority may suspend the time-limit for approval of areport by notifying the Beneficiary that the report cannot be approved andthat it finds it necessary to carry out additional checks. In such cases, theContracting Authority may request clarification, alteration or additionalinformation, which must be produced within 30 days of the request. Thetime-limit starts running again on the date the required information isreceived.

Reports shall be presented in accordance with Article 2.

15.3. The time-limit of 45 days for payment referred to in Article 15.1 above shallexpire on the date on which the Contracting Authority’s account is debited.Without prejudice to Article 12.5, the Contracting Authority may suspendthis time-limit by notifying the Beneficiary that the request for payment isinadmissible, either because the amount in question is not due or becauseproper supporting documents have not been supplied or it thinks it necessaryto conduct further checks, including on-the-spot checks, to make sure thatthe expenditure is eligible. The time-limit for payment shall start runningagain on the date on which a correctly formulated request for payment isrecorded.

15.4. Once the time-limit referred to above has expired, the Beneficiary - unlessthe Beneficiary is a government department or public body in a CommunityMember State - may, within two months of receipt of the late payment, claimdefault interest:

– at the rediscount rate applied by the central bank of the country of theContracting Authority if payments are in the currency of that country;

– at the rate applied by the European Central Bank to its main refinancingtransactions in euro, as published in the Official Journal of the EuropeanUnion, C series, if payments are in euro,

on the first day of the month in which the time-limit expired, plus three and ahalf percentage points. The interest shall be payable for the time elapsedbetween the expiry of the payment deadline (exclusive) and the date onwhich the Contracting Authority's account is debited (inclusive). Thisinterest is not considered income for the purposes of Article 17.3. Anypartial payments shall first cover the default interest thus established.

15.5. All references to days in this article 15 are to calendar days.

15.6. An external audit of the Action's accounts, produced by an approved auditorwho is a member of an internationally recognised supervisory body forstatutory auditing, shall be attached to:

– any request for a further pre-financing payment if the sum total of theearlier and the new pre-financing payments exceeds EUR 750 000;

E3E cg

14

– any request for payment of the balance in the case of a grant of more thanEUR 100 000;

– any payment request of over EUR 75 000 for the financial year, in thecase of an operating grant.

In an audit certificate conforming to the model in Annex VI the auditorcertifies that the submitted accounts (income and expenditure) are accurate,reliable and justified by adequate supporting documents, and identifies theeligible expenditure incurred in accordance with the Contract.

The amounts that the audit report certifies as incurred in conformity with theContract shall be deducted from the sum total of pre-financing under theContract (clearance).

Where the Beneficiary is a government department or a public body of aMember State of the European Community, the Contracting Authority mayexempt it from the audit requirement.

15.7. If the sum total of pre-financing under the Contract is more than 80% of theContract amount, its payment must be fully covered by a financial guarantee.Where the Beneficiary is a non governmental organisation, such guarantee isrequested if the sum total of pre-financing under the Contract is more thanEUR 1 million or 90% of the Contract amount. The financial guarantee mustbe denominated in euro and provided by an approved bank or financialinstitution established in one of the Member States of the EuropeanCommunity and conforming to the model in Annex VII. This guarantee shallremain in force until its release by the Contracting Authority when the totalamount of pre-financing under the Contract is once again less than EUR 1million or after payment of the balance. This provision shall not apply if theBeneficiary is a government department or public body of a EuropeanCommunity Member State.

15.8. The payments owed by the Contracting Authority shall be made to theAction-specific bank account or sub-account referred to in the financialidentification form in Annex V, which identifies the funds paid by theContracting Authority.

15.9. The Contracting Authority shall make payments in the currency of thecountry to which it belongs or in euro, in accordance with the SpecialConditions. In the latter case, any conversion into euro of the real costs bornein other currencies shall be done at the rate published in InforEuro for themonth in which the expenditure is incurred, unless otherwise provided in theSpecial Conditions.

In the event of an exceptional exchange-rate fluctuation, the Parties shallconsult each other with a view to restructuring the Action in order to lessenthe impact of such a fluctuation. Where necessary, the Contracting Authoritymay take additional measures.

15.10. Any interest or equivalent benefits accruing from pre-financing paid by theContracting Authority to the Beneficiary shall be mentioned in the interim

E3E cg

15

and final reports and refunded to the Contracting Authority at its request, inaccordance with Article 18. They are not taken into account when calculatingthe sum total of pre-financing under the Contract.

��$57,&/(��$&&28176�$1'�7(&+1,&$/�$1'�),1$1&,$/�&+(&.6

16.1. The Beneficiary shall keep accurate and regular records and accounts of theimplementation of the Action using a dedicated double-entry book-keepingsystem as part of or as an adjunct to the Beneficiary’s own accounts. Thisdedicated system shall be run in accordance with the procedures dictated byprofessional practice. Separate accounts must be kept for each Action,detailing all income and expenditure. They must provide precise details ofinterest accruing on funds paid by the Contracting Authority.

16.2. The Beneficiary will allow the European Commission, the European Anti-Fraud Office and the European Court of Auditors to verify, by examining thedocuments or by means of on-the-spot checks, the implementation of theAction and conduct a full audit, if necessary, on the basis of supportingdocuments for the accounts, accounting documents and any other documentrelevant to the financing of the Action. These inspections may take place upto 7 years after the payment of the balance.

Furthermore, the Beneficiary will allow the European Anti-Fraud Office tocarry out checks and verification on the spot in accordance with theprocedures set out in the European Community legislation for the protectionof the financial interests of the European Communities against fraud andother irregularities

To this end, the Beneficiary undertakes to give appropriate access to staff oragents of the European Commission, of the European Anti-Fraud Office andof the European Court of Auditors to the sites and locations at which theAction is implemented, including its information systems, as well as alldocuments and databases concerning the technical and financial managementof the Action and to take all steps to facilitate their work. Access given toagents of the European Commission, European Anti-Fraud Office and theEuropean Court of Auditors shall be on the basis of confidentiality withrespect to third parties, without prejudice to the obligations of public law towhich they are subject. Documents must be easily accessible and filed so asto facilitate their examination and the Beneficiary must inform theContracting Authority of their precise location.

16.3. The documents referred to in Article 16.2 include:

A. Works, supplies and services

– bids from suppliers;

– contracts and order forms;

E3E cg

16

– invoices and proofs of payment or settled invoices; if supplies come fromthe Beneficiary's stocks, invoices shall reflect the price paid at the time ofpurchase. A copy of the purchase invoice must be attached;

– for fuel and oil the Beneficiary shall keep a summary list of the distancecovered, the average consumption of the vehicles used, fuel costs andmaintenance costs.

B. Staff costs:

– a statement of expenditure on local staff recruited on fixed-term contracts,with details of remuneration paid, duly substantiated by the person incharge locally, broken down into gross salary, social security charges,insurance and net salary;

– a statement of expenditure on expatriate and/or European-based staff (ifthe Action is implemented in Europe) per month of actual work;expenditure will be assessed on the basis of unit prices per verifiableblock of time worked and broken down into gross salary, social securitycharges, insurance and net salary.

16.4. The Contractor guarantees that the rights of the European Commission, ofthe European Anti-Fraud Office and of the European Court of Auditors tocarry out audits, checks and verification will be equally applicable, under thesame conditions and according to the same rules as those set out in thisArticle 16, to the Beneficiary's partners and contractors.

��$57,&/(��),1$/�$02817�2)�),1$1&,1*�%<�7+(�&2175$&7,1*�$87+25,7<

17.1. The total amount to be paid by the Contracting Authority to the Beneficiarymay not exceed the maximum grant laid down in Article 3.2 of the SpecialConditions, even if the total of actual eligible expenditure exceeds theestimated total budget set out in Annex III.

17.2. If the eligible costs at the end of the Action are less than the estimated totalcost referred to in Article 3.1 of the Special Conditions, the ContractingAuthority's contribution shall be limited to the amount obtained by applyingthe percentage laid down in Article 3.2 of the Special Conditions to theactual eligible costs approved by the Contracting Authority.

17.3. The Beneficiary accepts that the grant can under no circumstances result in aprofit for himself and that it must be limited to the amount required tobalance income and expenditure for the Action. Profit shall be defined as:

– In the case of a grant for an Action, a surplus of receipts over the costs ofthe Action in question when the request is made for payment of thebalance. However, in the case of Actions designed specifically tostrengthen the financial capacity of the Beneficiary, it is distribution to themembers making up the beneficiary body of the surplus revenue resultingfrom its activity leading to their personal enrichment.

E3E cg

17

– In the case of an operating grant, a surplus balance on the operatingbudget of the Beneficiary.

These provisions shall not apply to study, research or training scholarshipspaid to natural persons, nor in the case of prizes awarded following contests.

17.4. In addition and without prejudice to the right to terminate the Contract inaccordance with Article 12.2, the Contracting Authority may, by a dulyreasoned decision, if the Action is not implemented or is implementedpoorly, partially or late, reduce the grant initially provided for in line with theactual implementation of the Action on the terms laid down in this Contract.

��$57,&/(��5(&29(5<

18.1. The Beneficiary undertakes to repay any amounts paid in excess of the finalamount due to the Contracting Authority within 45 days of receiving arequest to do so.

18.2. Should the Beneficiary fail to make repayment within the deadline set by theContracting Authority, the Contracting Authority may (unless theBeneficiary is a government department or public body of a Member State ofthe Community) increase the amounts due by adding interest:

– at the rediscount rate applied by the central bank of the country of theContracting Authority if payments are in the currency of that country;

– at the rate applied by the European Central Bank to its main refinancingtransactions in euro where payments are in euro,

on the first day of the month in which the time-limit expired, plus three and ahalf percentage points. The default interest shall be incurred over the timewhich elapses between the date of the payment deadline set by theContracting Authority (exclusive), and the date on which payment is actuallymade (inclusive). Any partial payments shall first cover the interest thusestablished.

18.3. Amounts to be repaid to the Contracting Authority may be offset againstamounts of any kind due to the Beneficiary. This shall not affect the Parties'right to agree on payment in instalments.

18.4. Bank charges incurred by the repayment of amounts due to the ContractingAuthority shall be borne entirely by the Beneficiary.

Annex E / III – Grant Contract / Project Budget

1

Annex III Project Budget

< As it is presented by the Beneficiary, as a part of the Grant Application Form >

Annex E/IV – Grant Contract / Procurement

Annex IV Procurement by grant beneficiaries in the context of European Community

external actions

1. General Principles With respect to the award of service, supply and works contracts financed by the General Budget of the European Communities, the Beneficiary must respect the rules governed by Practical Guide for Phare, Ispa and Sapard (PRAG1). This Guide (and its annexes) governs the award of services, supply and works contracts including the standard tender documents, thus should be used. In Phare context, the PRAG provides the procedure to be used in practice in decentralized system with ex-ante approval by the EC Delegation. All documents pertaining to the grants secondary procurements above Euro 300.000 will be submitted for approval to the Contracting Authority (through Implementing Authority), which will further on submitted them to EC Delegation for ex-ante control All documents pertaining to the grants secondary procurements below Euro 300.000 will be submitted for approval to the Implementing Authority. The Contracting Authority and EC Delegation will implement a system of random checks. The Implementing Authority and the Contracting Authority will be informed in due time on the planning of these checks. The approach described above is applicable to all grant schemes starting with the 2003 Phare Programmes, except for those where the maximum size of the grant is less than at Euro 50.000.

If the implementation of an Action requires procurement by the Beneficiary, the contract must be awarded to the most economically advantageous tender (ie, the tender offering the best price-quality ratio), in accordance with the principles of transparency and fair competition for potential contractors and taking care to avoid any conflicts of interest. To this end, the Beneficiary must comply with the rules set out in sections 2 to 7 below, subject to section 8. Where the Beneficiary makes use of the services of a central buying office, the buying office must obey the same rules as the Beneficiary. In the event of failure to comply with the rules referred to above, expenditure on the operations in question is not eligible for Community financing. 1 http://www.europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/index_en.htm


The Commission will carry out ex post checks on beneficiaries’ compliance with the rules.

2. Eligibility for contracts 2.1 The nationality rule

Participation in tender procedures administered by the Beneficiary is open on equal terms to all natural and legal persons of the Member States and the States and territories of regions expressly covered and/or allowed by the Financial Regulation, the basic legislation or other instruments governing the aid programme under which the grant is being financed. This rule also applies to the experts proposed by service providers taking part in tender procedures or service contracts financed by the grant. Tenderers must state, in the tender, the country of which they are nationals by presenting the usual proof of nationality under their national legislation.

2.2 The rule of origin

If the basic act or the other instruments applicable to the programme under which the grant is financed contain rules of origin for supplies acquired by the Beneficiary in the context of the grant, the tenderer must state the origin of supplies. Contractors must present a certificate of origin to the Beneficiary no later than when the first invoice is presented. The certificate of origin must be made out by the competent authorities of the country of origin of the supplies or supplier and must comply with the international agreements to which that country is a signatory or to the relevant Community legislation if it is an EU Member State.

2.3 Exceptions to the rules on nationality and origin

Where an agreement on widening the market for procurement of goods or services applies, the procurement contracts must also be open to nationals of other countries under the conditions laid down in that agreement. In addition, in duly substantiated exceptional cases, the Commission may allow nationals of countries other than those referred to in section 2.1 to tender for contracts (or supplies of goods originating in such countries) on the basis of the specific conditions laid down in the basic act or other instrument governing the programme under which the grant is financed.

2.4 Grounds for exclusion from participation in procurement


Candidates or tenderers will be excluded from participation in a procurement procedure if:

a) they are bankrupt or being wound up, are having their affairs administered by the courts, have entered into an arrangement with creditors, have suspended business activities, are the subject of proceedings concerning those matters, or are in any analogous situation arising from a similar procedure provided for in national legislation or regulations;

b) they have been convicted of an offence concerning their professional

conduct by a judgment which has the force of res judicata;

c) they have been guilty of grave professional misconduct proven by any means which the Beneficiary can justify;

d) they have not fulfilled obligations relating to the payment of social security

contributions or the payment of taxes in accordance with the legal provisions of the country in which they are established or with those of the country of the Beneficiary or those of the country where the contract is to be performed;

e) they have been the subject of a judgment which has the force of res

judicata for fraud, corruption, involvement in a criminal organisation or any other illegal activity detrimental to the Communities’ financial interests;

f) following another procurement procedure or grant award procedure

financed by the Community budget, they have been declared to be in serious breach of contract for failure to comply with their contractual obligations.

Candidates or tenderers must certify that they are not in one of the situations listed above.

2.5 Exclusion from award of contracts

Contracts may not be awarded to candidates or tenderers which, during the procurement procedure:

(a) are subject to a conflict of interests; (b) are guilty of misrepresentation in supplying the information required

by the Beneficiary as a condition of participation in the contract procedure or fail to supply this information.

3. Rules common to all tender procedures


The tender documents must be drafted in accordance with best international practice. If they do not have their own documents, grant beneficiaries may use the models (in particular the tender dossier) published on the Commission’s web site relating to external actions. The time-limits for receipt of tenders and requests to participate must be long enough to allow interested parties a reasonable and appropriate period to prepare and submit their tenders. All requests to participate and tenders declared as satisfying the requirements must be evaluated and ranked by an evaluation committee on the basis of the exclusion, selection and award criteria announced in advance. This committee must have an odd number of members, at least three, with all the technical and administrative capacities necessary to give an informed opinion on the tenders.

4. Rules applicable to service contracts 4.1 Contracts of Euro 200.000 or more

Service contracts worth EUR 200 000 or more must be awarded by means of an international restricted tender procedure following publication of a procurement notice. The procurement notice is to be published in all appropriate media, in particular on the Beneficiary’s web site, in the international press and the national press of the country in which the Action is being carried out, or in other specialist periodicals. It must state the number of candidates, which will be invited to submit tenders. This will be within a range of four to eight candidates, and must be sufficient to ensure genuine competition. All would-be service providers fulfilling the conditions referred to in section 2 may ask to participate but only candidates satisfying the published selection criteria and invited in writing by the Beneficiary may submit a tender.

4.2 Contracts under Euro 200.000

Service contracts worth less than EUR 200 000 must be awarded by means of a negotiated procedure without publication, in which the Beneficiary consults at least three service providers of its choice and negotiates the terms of the contract with one or more of them. For services of a value of EUR 5 000 or less, the Beneficiary may place orders on the basis of a single tender.

5. Rules applicable to supply contracts 5.1 Contracts of Euro 150.000 or more


Supply contracts worth EUR 150 000 or more must be awarded by means of an international open tender procedure following publication of a procurement notice. The procurement notice is to be published in all appropriate media, in particular on the Beneficiary’s web site, in the international press and the national press of the country in which the Action is being carried out, or in other specialist periodicals. Any would-be supplier, which fulfils the conditions referred to in section 2 may submit a tender.

5.2 Contracts between Euro 30.000 and Euro 150.000

Such contracts are awarded by means of an open tender procedure published locally: the procurement notice is published in all appropriate media but only in the country in which the Action is being carried out. A local open tender procedure must provide other eligible suppliers with the same opportunities as local firms.


Supply contracts worth less than EUR 30 000 must be awarded by means of a negotiated procedure without publication, in which the Beneficiary consults at least three suppliers of its choice and negotiates the terms of the contract with one or more of them. For supplies of a value of EUR 5 000 or less, the Beneficiary may place orders on the basis of a single tender.

6. Rules applicable to works contracts 6.1 Contracts of Euro 5.000.000 or more

Works contracts worth EUR 5 000.000 or more must be awarded by means of an international open tender procedure following publication of a procurement notice. The procurement notice is to be published in all appropriate media, in particular on the Beneficiary’s web site, in the international press and the national press of the country in which the Action is being carried out, or in other specialist periodicals.


Any contractor, which fulfils the conditions referred to in section 2 may submit a tender.

6.2 Contracts of between Euro 300.000 and Euro 5.000.000

Such contracts are awarded by means of an open tender procedure published locally: the procurement notice is published in all appropriate media but only in the country in which the Action is being carried out. A local open tender procedure must provide other eligible contractors with the same opportunities as local firms.


Works contracts worth less than EUR 300 000 must be awarded by means of a negotiated procedure without publication, in which the Beneficiary consults at least three contractors of its choice and negotiates the terms of the contract with one or more of them. For works of a value of EUR 5 000 or less, the Beneficiary may place orders on the basis of a single tender.

7. Use of the negotiated Procedure

The Beneficiary may use the negotiated procedure on the basis of a single tender in the following cases:

(a) where, for reasons of extreme urgency brought about by events which the Beneficiary could not have foreseen and which can in no way be attributed to him, the time-limit for the procedures referred to in sections 3 to 6 cannot be kept. The circumstances invoked to justify extreme urgency must in no way be attributable to the Beneficiary.

Actions carried out in crisis situations identified by the Commission are considered to satisfy the test of extreme urgency. The Commission will inform the Beneficiary if a crisis situation exists and when it comes to an end.

(b) where the services are entrusted to public-sector bodies or to non-profit

institutions or associations and relate to activities of an institutional nature or designed to provide assistance to peoples in the social field;

(c) where contracts extend activities already under way which are not

included in the main contract but which, because of unforeseen circumstances, have become necessary to perform the contract, or which


consist of the repetition of similar services entrusted to the contractor providing services under the initial contract;

(d) for additional deliveries by the original supplier intended either as a partial

replacement of normal supplies or installations or as the extension of existing supplies or installations, where a change of supplier would oblige the Beneficiary to acquire equipment having different technical characteristics which would result in either incompatibility or disproportionate technical difficulties in operation and maintenance;

(e) for additional works not included in the initial contract concluded which

have, through unforeseen circumstances, become necessary for carrying out the works;

(f) where the tender procedure has been unsuccessful, that is where no

qualitatively and/or financially worthwhile tender has been received. In such cases, after canceling the tender procedure, the Beneficiary may negotiate with one or more tenderers of its choice, from among those that took part in the tender procedure, provided that the initial terms of the tender procedure are not substantially altered;

(g) where the contract concerned follows a contest and must, under the rules

applying, be awarded to the winner of the contest or to one of the winners of the contest, in which case, all winners shall be invited to participate in the negotiations;

(h) where, for technical reasons, or for reasons connected with the protection

of exclusive rights, the contract can be awarded only to a particular service provider;

(i) where warranted by the nature or particular characteristics of the supplies,

for example, where performance of the contract is exclusively reserved for the holders of patents or licences to use patents.

8. Special cases 8.1 Co-financing

Where:

– the Action is co financed by several donors and – one of the other donors, whose contribution to the total cost of the

Action is greater than that of the Commission, imposes procurement rules on the Beneficiary that differ from those set out in sections 3 to 6,


the Beneficiary may apply the rules imposed by the other donor. In all cases, the general principles and rules on nationality and origin set out in sections 1 and 2 still apply.

8.2 Public administrations of the Member States

Where the Beneficiary is a contracting authority and/or a contracting entity within the meaning of the Community Directives applicable to procurement procedures, it must apply the relevant provisions of those texts, in preference to the rules set out in 3 to 6. In all cases, the general principles and rules on nationality and origin set out in 1 and 2 still apply.

ANNEX V

N.B.: Intermediate and final payments are subject to the approval of the corresponding report (see Article 15(1) of the General Conditions of contract). Annex E/V – Grant Contract / Request for payment

Request for payment for grant Contract European Community external actions

[Date of the request for payment] For the attention of [address of the Contracting Authority] [Financial unit indicated in the Contract]1 Reference number of the grant Contract: ... Title of the grant Contract: ... Name and address of the Beneficiary: ... Request for payment number: ... Period covered by the request for payment: ... Dear Sir/Madam, I hereby request [a pre-financing payment/a further pre-financing payment/payment of the balance]2 under the Contract mentioned above. The amount requested is [as indicated in Article 4(2) of the Special Conditions of the Contract/the following: ...].3 Please find attached the following supporting documents:

- signed Contract (for the first pre-financing payment) - audit report if required by Article 15.6 of the General Conditions of the

Contract - financial guarantee if required by Article 15.7 of the General Conditions of

the Contract - technical and financial interim report (for further pre-financing payments) - final implementation report (for payment of the balance).4

The amount certified by the audit report to be deducted from the sum total of pre-financing under the contract is the following: ... The payment should be made to the following bank account: ...5 Yours faithfully, [ signature ]

1 if the Contracting Authority is a headquarters service of the European Commission. Please do

not forget to send a copy of this letter to the management unit and if appropriate to the Commission delegation mentioned in Article 5(1) of the Special Conditions of the Contract.

2 Delete the two options which do not apply. 3 Delete the option which does not apply. 4 Delete the items which do not apply. 5 Give the account number shown on the financial identification form annexed to the Contract.

FINANCIAL IDENTIFICATION

ACCOUNT HOLDER

NAME

ADDRESS

TOWN/CITY POSTCODE

COUNTRY VAT NUMBER

CONTACT PERSON

TELEPHONE FAX

E - MAIL

BANK

BANK NAME

BRANCH ADDRESS

TOWN/CITY POSTCODE

COUNTRY

ACCOUNT NUMBER

IBAN

REMARKS :

BANK STAMP + SIGNATURE of BANK REPRESENTATIVE DATE + SIGNATURE of ACCOUNT HOLDER :(Both Obligatory) (Obligatory)

Annex E/Vi Financial Identification

E3E ca ANNEX VI

Audit certificate for Grant Contract European Community external operations

NB: Any new pre-financing payments and payment of the balance are subject to approval of the relevant report (see Article 15(1) of the General Conditions of the Contract).

Annex E / VI – Grant Contract / Audit Certificate

To be completed on the auditor's headed paper [Date of audit certificate] To [address of Contracting Authority] Reference number of grant Contract: … Title of grant Contract: … Name and address of Beneficiary: … Period covered by the audit certificate: … Dear Sir/Madam, We have been appointed by the Beneficiary to audit the grant Contract referred to above in order to certify the accounts for the Action in accordance with Article 15(6) of the Contract. We confirm that we belong to an internationally-recognised supervisory body for statutory auditing. We have conducted out our audit in accordance with international auditing standards and the provisions of the Contract. We hereby certify that the operation's accounts (income and expenditure) are faithful, reliable and supported by the appropriate supporting documents and that eligible expenditure, totalling … (indicated in the annex to the certificate), has been incurred in accordance with the provisions of the Contract. < Attach to the audit certificate a schedule based on the Budget for the Action, setting out for each item the initial budget, any amounts certified by earlier certificates, the amounts certified under this certificate and the total amount certified at the date of the certificate. > Payment of the following costs was requested but their amount is not certified in this certificate 1 :

Description Amount < EUR > Reason for non certification

[Name and signature]

1 This paragraph will be inserted, where applicable, only in the audit certificates relating to the

payment of the balance.

E3E gf ANNEX VII

Specimen financial guarantee for the repayment of pre-financing

Annex E / VII – Grant Contract /Financial Guarantee

To be completed on paper bearing the letterhead of the financial institution For the attention of [Address of the Contracting Authority ] [Financial Unit mentioned in the Contract] referred to below as the "Contracting Authority" Subject: Guarantee No …

Financial guarantee for the repayment of pre-financing payable under Grant Contract [Contract number and title] (please quote number and title in all correspondence)

We the undersigned, [name and address of financial institution] hereby irrevocably declare that we guarantee as primary obligor, and not merely as a surety, on behalf of [name and address of the Beneficiary], hereinafter referred to as “the Beneficiary”, payment to the Contracting Authority of [amount of the pre-financing in euros], this amount representing the guarantee referred to in Article 15(7) of the grant contract [Contract number and title] concluded between the Beneficiary and the Contracting Authority, hereinafter referred to as “the Contract”. Payment shall be made without objection or legal proceedings of any kind, upon receipt of your first written claim (sent by registered letter with confirmation of receipt) stating that the Beneficiary has not repaid the pre-financing on request or that the Contract has been terminated for any reason whatsoever. We shall not delay the payment, nor shall we oppose it for any reason whatsoever. We shall inform you in writing as soon as payment has been made. We accept notably that no amendment to the terms of the Contract agreed between the Contracting Authority and the Beneficiary can release us from our obligation under this guarantee. We waive the right to be informed of any change, addition or amendment to the Contract. We note that the guarantee will be released 45 days at the latest after the first of the following events: - when the sum total of pre-financing under the Contract, after any clearance in accordance with

Article 15(6) of the General Conditions of the Contract, is once again less than EUR 1 million; - when the balance provided for in the Contract has been paid. The law applicable to this guarantee shall be that of [name of the Member State of the European Union in which the financial institution issuing the guarantee is established]. Any dispute arising out of or in connection with this guarantee shall be referred to the courts of Brussels. This guarantee shall come into force and shall take effect upon its signature. …………………….. ………………………… (Date a place of signing) (Signature)1

1 The name(s) and position(s) of the persons signing on behalf of the guarantor must be shown in printed

characters.

DELEGAŢIA COMISIEI EUROPENE ÎN ROMÂNIA

GUVERNUL ROMÂNIEI



PROGRAMUL PHARE 2003 COEZIUNE ECONOMICĂ ŞI SOCIALĂ

"Schema de Investiţii pentru Proiecte Mici de Gestionare a Deşeurilor"

(Faza extinsa)

Formatul Studiului de Fezabilitate

(ANEXA F)

Linia de buget: Phare/2004/016-118.04.01.04.01.01

Anexa F – Studiu de Fezabilitate 2

Studiul de Fezabilitate conform Standardelor Române

Cererea de finanţare nerambursabilă trebuie să includă aici copii după studiile elaborate pentru proiect.

Studiul de fezabilitate elaborat de către o echipă tehnică specializată auorizată în conformitate cu legislaţia română în domeniu (Ordinele ministeriale nr. 913/2005, emis de ministrul transporturilor, construcţiilor şi turismului şi nr. 762/2005 emis de ministrul finanţelor publice care completează ordinul 1013/21001 emis de ministrul finanţelor publice şi 873/2001 emis de ministrul lucrărilor publice, planificării teritoriale şi locuinţei privind conţinutul-cadru al studiului de fezabilitate) şi aprobat de către autoritatea locală în măsură să dea o astfel de aprobare (Consiliul Local/Judeţean); studiul trebuie să includă informaţii cu referire la obiectivele proiectului, amplasament, o descriere cuantificată, estimări de costuri, modul de supervizare şi un calendar de implementare. Studiul de fezabilitate trebuie să demonstreze durabilitatea proiectului din punct de vedere financiar după încetarea sprijinului financiar din partea UE. Studiul de Fezabilitate nu trebuie să fi fost elaborat sau actualizat cu mai mult de 1 an înainte de depunerea cererii de finanţare nerambursabilă. Trebuie ataşate la Studiul de Fezabilitate copii după aprobarea/aprobările Studiului, emisă/e de către autoritatea locală (Consiliul Local/Judeţean).

Conţinutul cadru al Studiului de Fezabilitate Studiul de fezabilitate reprezintă documentaţia în care sunt prezentate principalele caracteristici tehnico-economice ale investiţiei, prin care se asigură utilizarea raţională şi eficientă a capitalului şi acoperirea cheltuielilor materiale într-un mod ce satisface cerinţele economice şi sociale.

I PĂRŢILE SCRISE:

1. DATE GENERALE

a) Denumirea investiţiei

b) Elaborator

c) Ordonatorul principal de credite

d) Autoritatea contractantă

e) Amplasamentul (ţara, regiunea, judeţul, localitatea)

f) Tema, cu fundamentarea necesităţii şi oportunităţii avute în vedere la aprobarea studiului de prefezabilitate (dacă este cazul)

g) Descrierea investiţiei (descriere generală, stare actuală, preconizări)


2. DATE TEHNICE ALE INVESTIŢIEI

a) Date generale (zona şi amplasamentul, statutul juridic al terenului care urmează să fie ocupat, caracteristicile geofizice ale terenului - studiu geotehnic, studii topografice, date climatice)

b) Situaţia existentă a utilităţilor şi analiza acesteia

c) Obiectivele studiului de fezabilitate/priorităţi

d) Analiza şi selecţia alternativelor optime

e) Ipoteze de lucru şi evaluarea alternativelor optime selectate pe baza analizei multicriteriale (aspecte relevante privind parametrii tehnici, economici, de mediu, legalitate, riscuri)

3. DURATA DE REALIZARE ŞI ETAPE PRINCIPALE

4. COSTUL ESTIMATIV AL INVESTIŢIEI

a) Componente majore ale proiectului

b) Asistenţă tehnică şi supervizare

c) Publicitate

5. ANALIZA ECONOMICO-FINANCIARĂ

a) Investiţia de capital

b) Strategia de contractare

c) Ipoteze în evaluarea alternativelor (scenariilor)

d) Evoluţia prezumată a tarifelor (dacă este cazul)

e) Evoluţia prezumată a costurilor de operare (servicii existente, personal, energie, operarea noilor investiţii, întreţinerea de rutină şi reparaţii)

f) Evoluţia prezumată a veniturilor (dacă este cazul)

g) Analiza cost-beneficiu

h) Riscuri asumate (tehnice, financiare, instituţionale, legale)

i) Analiza de sensitivitate

j) Indicatori calitativi

k) Indicatori cantitativi


6. FINANŢAREA INVESTIŢIEI

Din valoarea totală a investiţiei:

- sume nerambursabile provenite de la Comisia Europeană - împrumuturi - buget de stat - buget local

7. ESTIMĂRI PRIVIND FORŢA DE MUNCĂ OCUPATĂ PRIN REALIZAREA INVESTIŢIEI

a) Număr de locuri de muncă create în faza de execuţie

b) Număr de locuri de muncă create în faza de operare

8. AVIZE ŞI ACORDURI

Avizele şi acordurile emise de organele în drept, potrivit legislaţiei în vigoare, privind:

- certificatul de urbanism, cu încadrarea amplasamentului în planul urbanistic, avizat şi aprobat potrivit legii;

- avizul ordonatorului principal de credite privind necesitatea şi oportunitatea realizării investiţiei;

- avizele privind asigurarea utilităţilor (energie termică şi electrică, gaz metan, apă, canal, telecomunicaţii etc.);

- avizele pentru consumul de combustibil;

- acordurile şi avizele pentru protecţia mediului şi a apelor;

- alte avize de specialitate, stabilite potrivit dispoziţiilor legale.

*Documentele mai sus menţionate trebuie depuse în conformitate cu “documentele suplimentare” menţionate în Ghidul Solicitantului.

II PĂRŢILE DESENATE

- Plan de amplasare în zonă (1:25.000-1:5.000)

- Plan general (1:5.000-1:500)

DELEGAŢIA COMISIEI EUROPENE ÎN ROMÂNIA) GUVERNUL...

Documents

Transcript of DELEGAŢIA COMISIEI EUROPENE ÎN ROMÂNIA) GUVERNUL...