Darea de Seama
-
Upload
alvira-antonciuc -
Category
Documents
-
view
70 -
download
8
Transcript of Darea de Seama
CUPRINS
Introducere........................................................................................................3
Capitolul I. Caracteristica generală a structuri şi organizării activităţii la SRL
„ELANTROP-GRUP” ....................................................................................4
1.1. Forma organizatorico-juridică ..........................................................4
1.2. Istoria fondării întreprinderii ............................................................4
1.3. Structura organizatorică a întreprinderii ...........................................6
1.4. Sfera de producere a întreprinderii ...................................................8
Capitolul II. Documentarea operaţiunilor economice .....................................9
2.1. Clasificarea documentelor....................................................................9
2.2. Circulaţia documentelor la întreprindere............................................19
Capitolul III. Inventarierea şi rolul acesteia în contabilitate ........................24
3.1. Modul de efectuare a inventarierii.....................................................24
3.2. Determinarea rezultatelor inventarierii şi contabilitatea acestora..........28
Concluzii. .......................................................................................................35
Bibliografie.....................................................................................................37
Anexe..............................................................................................................38
2
INTRODUCERE
O entitate economică pentru a avea o buna activitate şi pentru a obţine succes
ar trebui să posede o bună conducere, cit şi un bun sistem contabil.
Contabilitatea numită “ştiinţa şi arta stăpinirii afacerilor” a apărut din nevoia
de a răspunde în plan informaţional şi decizional la problema gestiunii valorilor
economice separate pe entităti patrimoniale, astfel reprezentînd un mijloc de
culegere, de sintetizare şi prezentare a informaţiei privind activitatea întreprinderii
şi rezultatele sale financiare.
În această lucrare am ca obiectiv primordial, în baza pachetului de documente
pe care l-am obţinut pe parcursul practicii de iniţiere de la SRL ,,ELANTROP-
GRUP” studierea etapelor de bază a contabilităţii şi anume :
Documentarea operaţiunilor ;
Inventarierea şi rolul acesteia în contabilitate.
Acestea sunt două etape principale în desfăşurarea activităţii fiecarei
întreprinderi. Orice operaţie economică şi financiară desfăşurată în unitatea
patrimonială trebuie să fie consemnată într-un document care să ateste înfăptuirea
ei. Întocmirea documentelor pentru fiecare operaţie în parte constituie o cerinţă
necesară pentru cunoaşterea şi conducerea reală a activităţii, a modului de
gestionare a patrimoniului.
La reflectarea veridică a informaţiei privind patrimoniu entităţii economice
contribuie şi inventarierea. Aceasta este folosită pentru constatarea existenţei,
calităţii, cantităţii şi a valorii elementelor patrimoniale aflate în gestiunea unităţii.
Prin inventariere contabilitatea îşi pune mereu în accord datele din conturi cu
realitatea din teren.
Aşadar, ca argument al importanţei ambelor procedee în reflectarea fidelă a
realiăţăii economico-financiară şi a consecinţelor sale sociale , umane,
instituţionale ce sunt considerate atribute definitorii ale contabilităţii , este
reflectarea lucrării în cauză.
3
CAPITOLUL 1.
CARACTERISTICA GENERALĂ A STRUCTURII ŞI ORGANIZĂRII
ACTIVITĂŢII ÎNTREPRINDERII
1.1. Forma organizatorico-juridică a întreprinderii:
Întreprinderea SRL “ELANTROP-GRUP” este o societate cu raspundere
limitată creată pe 20 aprilie 2004 in conformitate cu legislatia Republicii Moldova,
fapt confirmat prin CERTIFICATUL DE ÎNREGISTRARE cu seria „MD 0094380”
(anexa 1). Societatea are statut de persoană juridică de drept privat, cu scop
lucrativ (comercial). Societatea are un fondator unic: Curciuc Denis. Capitalul
social al întreprinderii constiuie 5400 lei , care se divizează in 1 cote de participatie
si reprezintă aportul asociatului Curciuc Denis, respectiv 100% din capital social.
În procesul de activitate întreprinderea deschide subdiviziuni structurale în
raionul Făleşti. Întreprinderea dispune de bilanţ autonom şi conturi în banci, are
stampilă proprie fapt aprobat prin ADEVERINŢA NR.253635 PRIVIND
FABRICAREA ŞTAMPILEI (anexa 2) . Termenul de activitate al întreprinderii
este nelimitat.
Adresa jurdică este : MD-5901, str.Mihai Eminescu ,10, or. Făleşti, Republica
Moldova.
1.2. Istoria fondării întreprinderii:
Iniţial, la data de 08.04.2004 a fost depusă cererea Nr.2689 la Oficiul Teritorial
Bălti prin care s-a solicitat înregistrarea întreprinderii SOCIETATEA
COMERCIALĂ“ELANTROP-GRUP” SRL . Examinînd actele prezentate,
Registratorul de Stat, conform DECIZIEI din 20.04.2004 privind înregistrarea
întreprinderii (anexa 3) a decis de a admite cererea si de a înregistra întreprinderea
cu urmatoarele date:
4
Numărul de înregistrare : 1004602003536 din 20.04.2004
Forma juridică de organizare : Societate cu Raspundere Limitată
Denumirea : SOCIETATEA COMERCIALĂ“ELANTROP-GRUP” SRL
Sediul : MD-5901, str Mihai Eminescu 10, or Făleşti, Republica Moldova.
În procesul de activitate întreprinderea deschide subdiviziuni structurale în raionul
Făleşti si anume:
MAGAZIN –OR. FĂLEŞTI, STR. PIETII, NR.1
MAGAZIN PENTRU MATERIALE DE CONSTRUCŢIE –OR. FĂLEŞTI,
STR. M. EMINESCU, NR.10
MAGAZIN PENTRU MĂRFURI DE UZ CASNIC –OR. FĂLEŞTI, STR.
M. EMINESCU, NR.10
MAGAZIN –OR. FĂLEŞTI, STR. PIEŢII, NR.9
MAGAZIN –OR. FĂLEŞTI, STR. PIEŢII, NR.2
Genurile principale de activitate :
52459-comerţul cu amănuntul al altor articole elecronice de uz casnic şi aparate de
radio şi televiziune;
52489-alte tipuri de comerţ cu amănuntul în magazine specializate,computere şi
programaturi, telefoanelor mobile şi mărfuri anexe;
52460- comerţul cu amănuntul al articolelor de fierarie , al vopselelor şi sticlei,
utilajului de încalzire;
72500-întreţinerea şi repararea maşinilor de birou şi a tehnicii de calcul ;
51100-comerţul cu ridicata pe baza de tarife sau contracte.
Fondatorul scietăţii este Curciuc Denis, care conform Deciziei nr.1 a
fondatorului unic al SOCIETAŢII COMERCIALE „ELANTROP-GRUP”SRL
(anexa 4) a decis să fie fondator unic şi s-a ales în calitate de administrator al
societăţii.
Codul fiscal : 1004602003536 ,confirmat prin CERTIFICATUL DE
ATRIBUIRE A CODULUI FISCAL , NR.0225029 , Seria SF (anexa 5)
5
Începind cu 29.09.2004 întreprinderea sus-numită este platitoare de TVA ,
fapt confirmat prin CERTIFICATUL DE ÎNREGISTRARE A SUBIECTULUI
IMPUNERII CU TVA NR.5700301 (anexa 6).
Întreprinderea dispune si de AUTORIZAŢIE SANITARĂ DE FUNCŢIONARE
(anexa 7) care a fost eliberata la 18 decembrie 2007, valabilă pina la 18 decembrie
2012, pentru ghereta ce are în sortimentul mărfurilor comercializate articole de
tutungerie si GSM. Ghereta are şi AUTORIZAŢIE eliberată la 03.05.2010 cu
numărul de înregistrare 0049 . Valabilitatea autorizaţiei este prelungită pîna la 31
decembrie 2012. (anexa 8)
1.3. Structura organizatorică a întreprinderii:
Fiecare întreprindere îşi are structura sa organizatorică pe baza căreia ea
activează. În conformitate cu ACTUL DE CONSTITUIRE AL S.C.„ELANTROP-
GRUP”SRL (anexa 9) organele de conducere ale societăţii sunt reprezentate de
1 Adunarea Generală
2 Administratorul
3 Comisia de cenzori sau cenzorul
De competenţa exclusivă a Adunarii Generale ţine:
a) Modificarea actului de constituire, majorarea, reducerea capitalului social;
b) Aprobarea raportului şi bilanţului anual , repartizarea beneficiului;
c) Alegerea şi revocarea Administratorului ;
d) Aprobarea modului de remunerare a muncii şi a salariilor tarifare ale
Administratorului si Cenzorului;
e) Excluderea asociatului din Societate
f) Reorganizarea si dizolvarea Societăţii.
Administratorul sau organul executiv :
a) Organizează activitatea Societaţii, ţinerea evidenţei contabile şi a lucrărilor
de secretariat, angajarea lucrătorilor la Societate şi eliberarea lor din funcţie;
b) Încheie tranzacţii în numele Societăţii;
6
c) Întocmeşte darea de seamă şi bilanţul anual şi le prezintă adunării;
d) Organizează executarea hotăririlor adunării.
Cenzorul are dreptul :
a) Să efectuieze controlul economico-financiar asupra activităţii Societăţii din
initiativă proprie;
b) Să ceară de la funcţionarii Societăţii prezentarea tuturor materialelor
necesare si a explicaţiilor pesonale;
c) Să participe cu vot consultativ la şedinţele organului executiv (Consiliului
de administraţie).
Cenzorul este obligat să verifice darea de seama şi bilanţul anual ale Societăţii; să
controleze activitatea economico-financiară a Societăţii prin decizia adunării sau la
cererea a cel puţin unuia din asociaţi; să nu divulge secretele comerciale privind
activitatea Sociatăţii.
În prezent în cadrul Societăţii activează 20 de persoane: Directorul
întreprinderii, Contabilul-Şef, 1 tehnician programator, 2 tehnicieni echipamente
de calcul, 1 conducător auto (şofer) şi 14 vînzători produse nealimentare. Fiecare
salariat îşi are funcţiile sale :
1) Directorul are funcţia de a raspunde pentru întreaga activitate a entităţii
economice, el ia decizii referitoare la circulaţia fluxurilor băneşti la
întreprindere, luarea creditelor de la bancă, necesitatea lărgirii activităţii
economice şi alte decizii ce ţin de necesitătile generale si administrative ale
întreprinderii in cauză;
2) Contabilul –Şef poartă raspunderea pentru asigurarea organizării corecte a
evidenţei contabile în conformitate cu prevederile Legii contabilităţii şi altor
acte normative ce reglementează domeniul respectiv, utilizează programa
informatică de specialitate 1C pentru a introduce şi înregistra datele
primare, calculează salariile, taxele şi pregăteşte plata lor avînd grijă să fie
respectate toate condiţiile şi aspectele legale, raportează conducerii despre
starea financiară a Societatii etc;
7
3) Tehnician programator - persoană specializată în întocmirea programelor
la calculator;
4) Tehnician echipamente de calcul – persoana specializată în utilizarea
tuturor echipamentelor de calcul;
5) Conducător auto (şofer)- persoană care se ocupă cu transportarea
mărfurilor la destinaţia necesară;
6) Vînzător produse nealimentare răspunde de prestarea serviciilor,
colectarea banilor de la cumpăratori, sunt în strînsă colaborare cu contabilul.
1.4 Sfera de producere a întreprinderii
Conform capitolului 2 al ACTULUI DE CONSTITUIRE AL S.C.
„ELANTROP-GRUP”SRL, Societatea se crează pentru desfăşurarea activităţii de
antreprenoriat ce prevede fabricarea producţiei, executarea lucrărilor şi prestarea
serviciilor, desfăşurată în mod independent, din propria initiativă, din numele
întreprinderii, pe riscul propriu şi sub răspunderea sa patrimonială, de către
organele ei cu scopul de a asigura o sursă permanentă de venituri.
Conform EXTRASULUI DIN REGISTRU DE STAT AL PERSOANELOR
JURIDICE nr.2770 din 18.12.2008 (anexa 10 ) , obiectul principal de activitate
al întreprinderii îl constituie :
1) Comerţul cu amănuntul al altor articole electrice de uz casnic şi aparate de
radio şi televiziune;
2) Alte tipuri de comerţ cu amănuntul în magazine specializate ;
3) Comerţul cu amănuntul al articolelor de fierărie, al vopselelor şi sticlei ;
4) Întreţinerea si repararea maşinilor de birou şi a tehnicii de calcul;
5) Comerţul cu ridicata pe bază de tarife sau contracte;
6) Comerţul cu amănuntul al băuturilor alcoolice si altor băuturi ;
7) Comerţul cu amănuntul al produselor de tutun ;
8) Comerţul cu amănuntul în standuri şi pieţe ;
8
CAPITOLUL II
DOCUMENTAREA OPERAŢIUNILOR ECONOMICE
1. 1 Clasificarea documentelor
Contabilitatea se caracterizează prin fundamentarea şi justificarea datelor ei
pe bază de acte scrise. Nici o modificare, nici o mişcare în cadrul întreprinderii nu
poate fi efectuată fară un act scris care justifică operaţiunea respectivă. Astfel,
operaţiile economice şi financiare care reflectă existenţa şi mişcarea valorilor
patrimoniale se pot înregistra în contabilitate numai şi numai dacă au la bază
documente care să demonstreze realitatea acestora, potrivit principiului că orice
înregistrare contabilă se poate efectua numai dacă operaţiunile au avut loc.
Contabilitatea respectă în mod obligatoriu două principii:
1. nici o operaţie economică sau financiară fără document;
2 . nici o înregistrare contabilă fără document.
În cadrul întreprinderii analizate ţinerea contabilităţii se caracterizează prin
acumularea, filtrarea, analiza şi justificarea tuturor datelor ei în baza programei
prin care se consemnează operaţiile economice în momentul efectuării lor. Astfel,
ţinerea evidenţei contabile la SRL “ELANTROP-GRUP” se efectuiază în baza
programei „1C-Contabilitate” adică automatizat. Datele operaţiunilor economice
pe care le efectuiază zilnic SRL “ELANTRO-GRUP” reflectate ulterior în
documentele primare sînt înregistrate în scopul grupării care corespunde nevoilor
gestiunii. În acest mod întreprinderea înregistrează sumele din documentele
primare în jurnalele ordere din programul computerului. Societatea deţine suficient
echipament necesar pentru a oferi un grad înalt de automatizare al contabilităţii.
Documentul este un certificat scris privind efectuarea operaţiunilor
economice întocmit în modul stabilit care îi atribuie puterea juridică sau dreptul la
efectuarea acesteia. De regulă, documentul contabil se pregăteşte pe un formular de
model stabilit, executat prin metoda tipografică.
9
Conţinutul documentelor economice este în funcţie de caracterul operaţiei
consemnate. Ele conţin elemente obligatorii care pot fi comune tuturor categoriilor
de documente, iar altele sunt specifice numai anumitor documente.
Elementele comune fiecărui document sunt:
denumirea documentului;
denumirea unităţii emitente şi adresa;
numărul şi data documentului;
părţile participante la efectuarea operaţiei economice
consemnate în document;
conţinutul operaţiei economice şi justificarea efectuării ei;
datele cantitative şi (sau) valorice aferente operaţiei economice
consemnate (cantitate, preţ unitar, valoare);
semnăturile persoanelor care au participat la realizarea operaţiei
economice şi care răspund de întocmirea acestuia.
Elementele specifice diferă de la o categorie la alta de documente.
Modul de întocmire şi reflectare în contabilitate, de primire şi păstrare a
documentelor primare este determinat de Legea contabilităţii.
Denumirea documentului (de exemplu: dispoziţia de încasare, factură fiscală)
îi atribuie acestuia o forţă probantă şi indică caracterul operaţiunilor economice
care urmează a fi reflectate.
Data întocmirii documentului are o însemnătate de control şi informaţională,
întrucât operaţiunile numeroase care sunt omogene după conţinut şi sens se repetă.
Denumirea agentului economic şi locul întocmirii documentului au o
importanţă informaţională pentru documentele contabile expediate altui agent
economic. Acest element asigură justificarea documentelor interne.
Conţinutul operaţiunii economice permite a determina corect conturile contabile în
care trebuie să fie reflectate datele corespunzătoare.
10
Expresia valorică şi cantitativă a operaţiunii economice se reflectă conform
principiului de înregistrare a datelor exprimate în indici şi indicatori care
diferenţiază acest fapt şi obţinute prin intermediul urmăririi (controlului).
Funcţia şi numele persoanelor responsabile de executarea operaţiunii
economice respective reprezintă informaţia privind persoanele fizice care au
contribuit la efectuarea operaţiunii..
Identificarea persoanelor care au efectuat operaţiunea economică este
asigurată prin semnătura lor proprie în document. Aceasta stabileşte
responsabilitatea personală pentru veridicitatea informaţiei indicate în document,
justifică efectuarea operaţiunii, precum şi permisiunea sau confirmarea
corectitudini executării acesteia.
În cazul lipsei unuia din elementele enumerate documentul se considera
nevalabil. Foarte importantă, însă, este întocmirea documentelor la timp, pentru a
asigura operativitatea informaţiilor pe care să le furnizeze contabilitatea. Legea
contabilităţii specifică: „orice operaţiune patrimonială se consemnează în
momentul efectuării ei într-un înscris care stă la baza înregistrărilor în
contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ”.
Deci, orice document care se întocmeşte la locul şi în momentul efectuării
operaţiei economice poartă denumirea de document justificativ.
Pentru comoditatea întocmirii şi prelucrării ulterioare a datelor, elementele
documentelor se aranjează într-o ordine şi consecutivitate determinată.
La întocmirea documentului primar la computer trebuie să fie respectate
forma şi conţinutul documentelor primare-tip. Orientarea documentelor primare
spre prelucrarea automată înseamnă că acestea trebuie să fie purtătorii, pe de o
parte, a informaţiei contabile şi de control, iar, pe de altă parte, a informaţiei
electronice. În condiţiile automatizării înţelegerea esenţei documentului necesită
conştientizarea provenienţei şi formării acestora. Pentru descifrare informaţiei
incluse în documentul electronic sunt necesare programe tehnice şi aplicative şi
11
cunoaşterea sistemului de codificare . Documentul scos la computer reflectă
înregistrările efectuate cu ajutorul mijloacelor tehnice moderne.
Documentele se întocmesc, de regulă, pe formulare tipizate, iar completarea
se poate face manual sau cu ajutorul mijloacelor tehnice (maşină de scris,
calculatoare electronice).
Întocmirea manuală a documentelor se face cu cerneală ,cu pastă sau creion
chimic şi are următoarele inconveniente:
volum mare de muncă;
nu garantează exactitatea datelor înscrise;
nu se realizează o productivitate mare şi calitate superioară.
Reguli de întocmire:
documentele care se întocmesc în mai multe exemplare vor trebui să aibă
acelaşi număr de ordine pentru fiecare dintre exemplare;
în documentele de casă şi de bancă, datele cifrice se redau şi în litere.
Reguli de corectare a greşelilor:
nu se admit ştersături, răzuiri, etc.;
corectarea greşelilor se face de aşa manieră încât să se poată identifica că
aceasta s-a produs la întocmirea documentului şi nu mai târziu, iar cei care
au semnat documentul ştiu de corectura făcută;
rectificarea greşelii se face prin tăierea textului sau a sumei greşite cu o linie
astfel încât să se poată identifica textul sau suma iniţială şi se scrie deasupra
textul sau suma corectă, sub semnăturile celor care au semnat iniţial
documentul;
în documentele de casă şi cele de bancă nu se admit corecturi.
Dacă s-au efectuat greşeli în documentele de casă sau de bancă (chitanţe,
cecuri, ordine de plată, foi de vărsământ), acestea se anulează, fără a se detaşa din
carnetele respective (a se rupe), iar apoi se întocmesc altele corect.
Faptele economice se contabilizează în baza documentelor primare şi
centralizatoare. Documentele primare se întocmesc în timpul efectuării
12
operaţiunii, iar dacă aceasta este imposibil - nemijlocit după efectuarea operaţiunii
sau după producerea evenimentului, pe cînd documentele centralizatoare
reprezintă documentele care se întocmesc pentru însumarea mai multor
documente primare.
În documentele contabile primare se duce evidenţa veridicităţii realizării
operaţiunilor economico-financiare, precum şi respectarea parametrilor financiari
contabili, de către agentul economic împuternicit. Acestea mai servesc drept suport
material destinat procesului de analiză, prelucrare şi contabilizare a datelor.
Documentele primare mai pot fi întilnite şi sub denumirea de purtători de date sau
informaţii primare.
Schematic clasificarea documentelor poate fi reprezentată astfel :
După locul întocmirii documentele pot fi :
Documente interne se întocmesc în cadrul întreprinderii de către colaboratorii şi
administratorii acesteia şi consemnează operaţii economice cu privire la activitatea
acesteia. Ele sunt reprezentate de :
13
a) Dispoziţie de încasare ( anexa 11) este dispoziţie pentru casierie, în
vederea achitării în numerar a unor sume, potrivit dispoziţiilor legale,
inclusiv a avansurilor apobate pentru cheltuieli de deplasare, precum şi a
diferenţei de încasat de către titularul de avans în cazul justificării unor
sume mai mari decît avansul primitpentru procurare de material etc.
Foaia de parcurs- este obligatorie subiecţilor pentru care : transportarea
încărcăturilor cu autocamioanele este una din activităţile de
antreprenoriat, efectuiază transportările necomerciale în scopuri
personale.
b) Borderourile de plata a salariilor- avem urmatoarele documente
pentru evidenta muncii si fondului de salarii :
1. Fişa personală (anexa 12) – se indeplineşte pe fiecare persoană pentru
toate categoriile de lucrători; se întocmeşte într-un exemplar de către
lucrătorul secţiei cadre pe baza documentelor prezentate de lucrător. Toate
schimbările legate de lucrătorul respectiv se vor reflecta în fişa personală.
După îndeplinirea datelor generale persoana care se angajează semnează
fişa personală şi indică data semnării.
2. Tabel de pontaj (anexa 13) – se utilizează pentru evidenţa timpului de lucru
pentru toate categoriile de lucrători, pentru obţinerea datelor în baza cărora
se va calcula salariile şi se va duce o evidenţă statistică. Se întocmeşte într-
un singur exemplar de către persoana împuternicită. Înregistrările privind
neprezentarea la locul de muncă, ziua incompletă de muncă, se efectuiază în
baza documentelor ca: foaia de boală etc.
3. Lista de plată (anexa 14) - se utilizează pentru calcularea şi eliberarea
salariului pentru toate categoriile de lucrători. Se întocmeşte într-un
exemplar în contablitate.
4. Stat de calcul (anexa 15)
5. Bon de lucru colectiv (în accord ) se deschide înaite de a începe lucrările de
executat şi se completează cu date privind descrierea lucrărilor de executat,
14
denumirea şi cantitatea produselor de fabricat, timpul normat, tariful de
plată, numele şi prenumele muncitorilor care după executarea comenzilor se
completează cu cantitatea de produse fabricate timpul efectiv prestat, suma
salariilor calculate.
6. Raport de fabricaţie –sunt trecuţi toţi angajaţii din cadrul unei secţii şi se
indică cantitatea de bunuri fabricate, timpul efectiv şi normat, tariful de
plată, salariile calculate.
Documente externe –se întocmesc de alte persoane fizice şi juridice cu care
întreprinderea se află în raporturi contractuale, dar circulă în cadrul întreprinderii
primitoare , spre exemplu :
a) Factura fiscală (Anexa 15)– formular tipizat de document primar cu regim
special,prezentat cumpărătorului de catre subiectul impozabil, înregistrat în
modul stabilit, la efectuarea livrărilor impozabile. Ea serveşte ca instrument
de decontare a mărfurilor livrate, a lucrărilor efectuate sau a serviciilor
prestate; document de însoţire a mărfii pe timpul transportării; confirmă
dreptul la trecerea în cont la cumpăratorul mărfurilor. Eliberarea facturilor
fiscale şi a anexelor se efectuiaza de către subdiviziunile teritoriale ale
Inspectoratului Fiscal Principal de Stat contra plată şi exclusive contra
semnatura persoanelor autorizate. Pentu executarea serviciilor factura fiscală
se perfecteză in 2 exemplare.Pentru livrărlie de mărfuri factura fiscală se
perfecteză în minim 3 exemplare : primul se arhivează la furnizor, al 2 –lea –
se întreaptă cumpărătorului, al 3-lea este pentu transportator. În cazul în care
în factura fiscală este imposibilă reflectarea tuturor denumirilor şi
caracteristicilor mărfurilor sau serviciilor se compltează anexa la factură .
b) Buletin medical.
În funcţie de conţinutul economic distingem:
Documente monetare _ sunt utilizate pentru consemnarea tranzacţiilor cu mijloace
bănesti. Acestea curind:
15
a) Extras bancar – prin care emitentul cecului dă ordin băncii sale,în cazul în
care emitentul are deschis cont la bancă ,de a plăti o sumă determinată de
bani la prezentarea unui cec de către beneficiar.
b) Dspoziţie de încasare– se întocmeşte odată cu intrarea banilor în casă din
contul bancar şi în alte cazuri.
c) Extras din registru de casă.(anexa 17)
Documente materiale se consideră acelea prin care se întocmesc operaţiunile
privind mişcarea activelor materiale pe termen lung, stocurilor de mărfuri si
materiale Acestea cuprind :
a) Actul de primire-predare a mijloacelor fixe
b) Proces-verbal de lichidare a mijloacelor fixe – se utilizează pentru
scoaterea din funcţionare a mijloacelor fixe din cauza uzurii totale sau
parţiale. Se întocmeşte în 2 exemplare. Primul se transmite în contabilitate,
al 2 –lea rămîne la persoana responsabilă pentru mijloace fixe casate şi
reprezintă dovada de transmitere a deşeurilor rămase la depozit.
c) Fişa de evidenţă a mijloacelor este utilizată pentru evidenţa diferitor tipuri
de mijloace fixe la întreprindere. Se întocmeşte în contabilitate pe fiecare
obiect în parte sau pe grupe de obiecte. Documentul se îndeplineşte pe baza
actului de primire –predare a mijloacelor fixe.
d) Bon de primire
e) Bon de consum
f) Dispoziţie de livrare a materialelor –este utilizată pentru evidenţa mişcării
materialelor în interiorul întreprinderii sau eliberarea materialelor către
subdiviziunile amplasate în alte teritorii. Se întocmeşte în 2 exemplare ,unul
se oferă beneficiarului, al 2-lea se transmite la deposit.
Documente de decontare documentele folosite la întocmirea operaţiunilor de
decontare cu alte persoane juridice sau fizice. Acestea cuprind:
a) Dispoziţie de plată (anexa 18) –se întocmeşte la eliberarea numerarului din
caserie , într-un exemplar de către contabil şi este semnat de către
16
conducatorul şi contabilul-şef al întreprinderii sau de alte persoane
împuternicite. Numerarul din caserie se ridică pentru achitarea salariilor şi
indemnizaţiilor, acordarea avansurilor spre decontare etc.
b) Decont de avans (anexa 19) –document pentru decontarea de către titularul
de avans a cheltuielilor efectuate .
c) Ordinul de plată (anexa 20) reprezintă dispoziţia dată de o persoană,
numită ordonator, unei bănci, de a plati o sumă determinată în favoarea unei
alte persoane, numită beneficiar, în vederea stingerii unei obligaţii băneşti a
ordonatorului faţă de beneficiar.
d) Lista de plată
După destinaţie se disting:
Documente de dispoziţie- care conţin un ordin, dispoziţie de efectuare a unei
acţiuni economice determinate ( exemplu: ordinile de plata)
Documente executorii – confirmă efectuarea operaţiilor economice şi constituie
forma primară de reflectare şi control al operaţiilor economice. ( factura fiscală
(anexa 21) )
Documente justificative –de dispoziţie , îmbină ambele funcţii, ( exemplu:
dipoziţiile de plată, facturile fiscale )
Documente de perfectare contabilă – se întocmesc exclusiv în scopuri
metodologice în baza documentelor de primele 3 tipuri.
După volum se disting următoarele elemente :
Documente unice –întrebuinţate la înregistrarea unei operaţiuni economice în
momentul efectuării acesteia ( exemplu: factura de eliberare a materialelor de la
depozit, dispoziţia de plată, dispoziţia de încasare )
Documente cumulative -ce servesc pentru întocmirea cîtorva operaţiuni omogene,
pe măsura efectuării lor în decursul unei perioade determinate. (exemplu: fişa-
limită pentru ridicarea materialelor)
17
După modul de întocmire se disting:
Documente ordinare –executate în tipografie şi care se comercializează fară
înregistrare. Din acestea fac parte practic toate documentele primare.
Documente cu regim special –tipărite pe hirtie specială în mod centralizat, au
serie, număr şi se supun unei înregistrări speciale. De exemplu :
Delegatia –reprezintă un formular tipizat fară regim special care justifică
deplasarea în interes de serviciu a unei personae într-o altă localitate.
Factura de expediţie –document cu regim special. Pe documentele cu regim
special în care se comit greseli,ştersături, corectări nestipulate se face
menţiunea – nevalabil. În acest caz pentru documentele anulate se
întocmeşte un registru care se prezintă persoanei responsabile pentru
evidenta, păstrarea şi eliberarea documentelor cu anexarea acestora.
După modul de completare avem :
Documente întocmite manual
Documente întocmite automatizat (anexa 22)
Documentele primare întocmite pe suport de hîrtie sau în formă electronică au
aceeaşi putere juridică. În cazul întocmirii documentului primar în formă
electronică , entitatea, la solicitarea utilizatorului , este obligată să imprime copia
documentului pe suport de hîrtie din cont propriu.(art .19 „Legea Contabilităţii”)
În funcţie de rolul pe care îl îndeplinesc în cadrul sistemului contabil există:
Documente justificative –reprezintă dovezi scrise ale faptelor economice şi
financiare. În baza acestor documente se fac înregistrări în jurnale, fişe si alte
documente contabile.
Documente de evidentă contabilă( registru de contabilitate) datele sursă privind
operaţiile economice şi financiare consemnate în documente justificative sunt
înregistrate în ordine cronologică şi grupate în registre contabile
18
Principalele registre ce se utilizeaza in contabilitate sunt :
a) Registrul-jurnal
b) Registrul-inventar
c) Registrul “Cartea Mare”
Documentele de sinteză şi raportare ( Raport Financiar) (anexa 23) se
întocmesc în scopul furnizării informaţiilor utile celor care iau decizii
economice.Aceste documente se compun din:
a) Bilanţul contabil
b) Raportul de Profit şi Pierdere
c) Raportul privind fluxul mijloacelor băneşti
d) Raportul privind fluxul capitalului propriu
e) Politici contabile
f) Note explicative
Tot acest arsenal are o destinaţie bine definită, astfel acestea trebuie să parcurgă o
cale destul de lungă. Despre traseul pe care il străbat documentele contabile voi
menţiona în subcapitolul următor.
2.2 Circulaţia documentelor la întreprindere
Documentele economice conţin o multitudine de informaţii care sunt culese
frecvent din mai multe locuri, iar datele pe care le conţin sunt prelucrate şi
valorificate de diferite servicii, fapt pentru care se impune o organizare raţională a
circulaţie lor.
Documentele la întreprindere se află într-o mişcare continuă. Traseul parcurs
de acestea din momentul întocmirii lor şi pînă la predarea lor în arhivă poartă
denumirea de circulaţia documentelor. Circulaţia documentelor trebuie astfel
organizată încît toate documentele intrate la o anumită dată în unitate sa fie
verificate şi înregistrate în cel mai scurt timp. Evaluarea, măsurarea, înregistrarea,
analiza şi controlul permanent presupune un sistem unitar şi coerent de circulaţie a
19
documentelor care trebuie să asigure: continuitate, operativitate, realitate şi
exactitate.
Documentele intrate şi ieşite se înregistrează în registrul de intrare-ieşire.
Rezolvarea lor poate fi concepută pe calea circulaţiei centralizate, în care caz toate
documentele sosite trec pe la coducătorul întreprinderii care printr-o rezoluţie,
indică modul de soluţionare. În întreprinderile mari, care au de rezolvat un volum
mare de acte se aplică circulaţia descentralizată. În acest caz, documentele trec de
la registratură direct la compartimentele interesate .
Condiţiile impuse de circulaţia documentelor sunt:
-mişcarea documentelor sa se facă pe căile cele mai scurte, printr-un număr
redus de verigi organizatorice (asigură operativitatea utilizării informaţiilor)
-în mişcarea documentelor trebuie să existe continuitate;
-rezolvarea problemelor de prelucrare a datelor din documente trebuie să se
facă complet şi în termenul prevăzut.
Circulaţia documentelor se organizează nemijlocit de aparatul contabil şi
prevede anumite reguli şi modalităţi de întocmire şi utilizare în activitatea contabilă
a documentelor contabile. La fiecare întreprindere aceasta presupune un termen
scurt între efectuarea operaţiunii economice şi obţinerea datelor generalizate
necesare organelor de conducere a întreprinderii, utilizarea celor mai perfecte
metode şi mijloace de culegere şi avansare a informaţiei la locul de prelucrare a
acesteia, sporirea productivităţii muncii salariaţilor din contabilitate.
Orarul termenelor de completare,verificarea si prelucrarea documentelor,
înregistrarea şi gruparea datelor contabile, parcurgerea altor etape ale procesului
contabil se numeşte graficul circulaţiei documentelor. El se întocmeşte de
contabil-şef, ţinînd cont de particularitaţile întreprinderii în baza studierii
proceselor de gestiune şi de producţie şi se aprobă prin ordinul conducătorului
întreprinderii. În grafic se indică denumirea şi numărul fiecarui document,
destinaţia , modul de întocmire a acestuia, cine semnează, cînd, serviciul, unde
20
documentul se transmite, cine îl primeşte, îl verifică şi îl prelucrează. Graficul
trebuie adus la cunoştintă executorilor care întocmesc documentele.
Pentru ca gestiunea documentelor sa fie cît mai raţională ea trebuie să cuprindă
urmatoarele etape:
1.Întocmirea documentelor
2.Primirea documentelor în contabilitate
3.Prelucrarea şi înregistrarea în sistemul înregistrărilor contabile
4.Arhivarea documentelor contabile.
Şi nu în ultimul rînd gestiunea eficientă a documentelor presupune reguli,
procedee, termene şi responsabilităţi foarte precise. În aşa mod circulaţia depinde
de numărul de verigi, fazele şi etapele necesare prelucrării, termenile de execuţie,
procedee de testare,verificare, certificare şi control.
La etapa de întocmire are loc alegerea minuţioasa a formularelor, a
documentelor primare purtătoare de infortmaţie care ulterior va fi atribuită fiecărui
obiect contabil, de asemenea stabilirii persoanelor care vor fi responsabile de
întocmirea corectă şi oportună a documentelor primare. Apoi are loc primirea
acestora în contabilitate şi concomitent are loc verificarea acestora sub mai multe
aspecte cum ar fi : dupa conţinut, dupa formă şi din punct de vedere aritmetic.
După care urmează prelucrarea documentelor în sistemul contabil care
presupune parcurgerea a mai multor etape :
Taxarea ( evaluarea) presupune transformarea etaloanelor naturale şi de muncă
într-un etalon bănesc generalizator.
Gruparea , aici documentele se selectează dupa criteriul omogen al operaţiunii
economice, orientat spre obţinerea informaţiei în baza documentelor primare.
Simbolizarea (cotarea) relevă indicarea în documentul primar a conturilor
corespondente în baza operaţiilor economice concrete.
Ulterior are loc înregistrarea documentelor în sitemul contabil prin
consemnarea operaţiunilor economice în registrele contabile sintetice apoi în cele
analitice cu indicarea conturilor corespondente.
21
Informaţia primară în procesul primirii, prelucrării precum şi după
generalizarea ei în registrele contabile trebuie să fie păstrată foarte riguros. În cele
mai dese cazuri ele sunt păstrate în măpi şi se şnuruiesc. După primirea fiecărui
document primar se constaăa modul lui de predare şi păstrare. Toate documentele
primare se predau în arhiva generală a întreprinderii, aici în conformitate cu
regulile stabilite, documentele primare,registrele contabile şi rapoartele financiare
urmează a fi păstrate conform termenelor stabilite însa nu mai puţin de 5 ani.
Fiecare etapă are particularităţile sale care trebuiesc respectate,căci reţinerea
documentelor de către gestionari atenuiază controlul economic-operativ, încalcă
ritmicitatea activităţii aparatului contabil al întreprinderii.
Putem spune că circulaţia unui document se încheie prin plasarea lui într-un
dosar, după rezolvarea completă şi definitivă a acestuia. Clasarea documentelor în
dosare se efecuiază cu scopul de a fi mai bine păstrate şi uşor găsite în momentul în
care avem nevoie de o informaţie.
Clasare documentelor poate fi făcută în dependenţă de :
Criteriu cronologic –aici se ţine cont de momentul şi ordinea întocmirii lor.
Criteriul alfabetic – presupune clasarea în acelaşi dosar a documentelor în
dependenţă de unitaţile la care se referă.
Criteriu geografic –clasarea documentelor în dependenţă de adresa şi sediul juridic
al întreprinderii corespondente.
Criteriul după obiect sau grupe de operaţii – aranjarea în dependenţă de categoriile
de probleme (mijloace fixe, mijloace bănesti).
La entităţile economice cel mai des se utilizează o cobinare dintre clasarea dupa
criteriul cronologic şi cel dupa grupe de operaţii.
Păstrarea lor ulterioară trebuie să asigure integritatea acestora. Astfel ea poate
fi privită sub 2 aspecte :
1) Păstrare curentă a documentelor justificative – constă în reţinerea
documentelor la sfirşitul perioadei de gestiune de către compartimentul care le-a
22
asigurat ultima prelucrare urmind să argumenteze operaţiunea economică sau
financiară dispusă sau executată.
2) Păstrarea de durată –arhivarea generală în cadrul întreprinderii.
Odată cu apariţia calculatorului, stocarea informaţiei a devenit facilă. Din care
considerente,astazi, multe întreprinderi incusiv SRL “ELANTROP-GRUP”
utilizează în practică forma automatizată de contabilitate. Pentru un număr mare de
firme,se manifestă greutatea gestionrii unei cantităţi din ce în ce mai mari de
documente primare. Singurul mod de a avea un control asupra acestora este
apelarea la gestiunea electronică a documentelor, care permite arhivarea unui
volum imens de informaţii si, în acelaşi timp, uşurinţa şi rapiditate în căutarea,
extragerea, partajarea de către mai mulţi utilizatori în acelaşi timp.
În cadrul întreprinderii SRL” ELANTROP-GRUP” există unele
particularităţi în organizarea circulaţie documentelor. Acestea sunt condiţionate de
utilizarea programei informatice 1C care asigură introducerea, păstrarea, căutarea
şi verificarea versiunii electronice.
În arhiva electronică documentele primare, analogice cu cele ordinare, se
plasează în mape (secţiuni). În scopul găsirii rapide a documentului necesar există
un sistem special de căutare, punctele de control ale căruia sunt data documentului,
denumirea întreprinderii, cuvintele cheie şi alţi parametri.
Sistemul circulaţiei documentelor sub formă electronică permite de a
reglementa formatul masiv al informaţiei contabile, a crea bază pentru excluderea
pierderilor documentelor, sporeşte controlul asupra îndeplinirii dispoziţiilor privind
pregătirea şi prelucrarea documentelor, păstrarea acestora.
Raspunderea pentru asigurarea păstrării documentelor în arhivă o poartă
conducatorul unităţii economice.
CAPITOLUL III:
INVENTARIEIREA ŞI ROLUL ACESTEIA ÎN CONTABILITATE
3.1Modul de efectuare a inventarierii
23
Printre cerinţele de bază faţă de informaţia contabilă sînt realitatea şi exactitatea
ei. Acest lucru se realizează cu ajutorul invetarierii.
Inventarierea reprezintă procedeul de control şi autentificare documentară a
existenţei elementelor contabile care aparţin şi/sau se află în gestiunea temporară a
entităţii.
Inventarierea are următoarele sarcini:
1. determinarea existenţei efective a elementelor patrimoniale (active
nemateriale, mijloace fixe, stocuri de mărfuri şi materiale, creanţe,
mijloace băneşti, datorii etc.);
2. controlul asupra stării activelor prin compararea realităţii cu
informaţia furnizată de contabilitate;
3. depistarea valorilor care şi-au pierdut parţial calităţile iniţiale sau sînt
învechite din punct de vedere moral;
4. verificarea respectării regulilor şi condiţiilor de păstrare a stocurilor de
mărfuri şi materiale, mijloacelor băneşti, precum şi a maşinilor,
utilajelor şi a altor mijloace fixe;
5. verificarea realităţii valorii de bilanţ a elementelor patrimoniale.
Modul de efectuare a inventarierii şi de reflectare în contabilitate a
rezultatelor acesteia sînt reglementate de Legea contabilităţii nr. 113-XVI din
27.04.2007 şi Regulamentul cu privire la inventariere nr. 27 din 28.04.2004.
Numărul inventarierilor pe parcursul anului, momentele efectuării acestora şi
lista elementelor patrimoniale ce trebuie supuse inventarierii se stabilesc de către
conducătorul întreprinderii, cu excepţia cazurilor cînd efectuarea inventarierii este
obligatorie în conformitate cu legislaţia în vigoare. Inventarierea patrimoniului se
efectuează în mod obligatoriu în următoarele cazuri:
- la începutul activităţii;
- cel puţin o dată pe an, de regulă, la sfîrşitul anului;
- în caz de înlocuire a gestionarului;
24
- în caz de furt, sustragere sau abuz, precum şi în caz de deteriorare a
bunurilor;
- în caz de incendiu, calamitate naturală
- (inundaţie, cutremur de pămînt etc.);
- la reevaluarea mijloacelor fixe, a stocurilor de mărfuri şi materiale etc.;
- în cazul reorganizării, lichidării sau încetarii activităţii;
- în cazul modificării preţurilor;
- în baza hotărîrii organelor de control, în cazul efectuării unui control, sau în
baza hotărîrii altor organe prevazute de lege.
Inventarierea se clasifică după următoarele criterii:
1. În dependenţă de gradul de cuprindere al elementelor patrimoniale :
a) inventariere totală, cuprinde toate elementele patriomoniale
b) inventariere parţială, cuprinde doar anumite tipuri de active sau pasive.
De exemplu, invetarierea mijloacelor băneşti
2. După caracterul inventarierii :
a) inventariere planificată – se efectuează periodic conform graficului
existent la întreprindere
b) inventariere inopinată – se efectuează pe neaşteptate pentru gestionari
cu scopul depistării fraudelor
3. După modalitatea de efectuare:
a) inventariere totală – se extinde asupra tuturor sortimentelor care
formează un element patrimonial, sau asupra tuturor bunurilor dintr-o
gestiune
b) inventariere prin sondaj – cuprinde numai anumite sortimente a unui
element patrimonial sau numai anumite bunuri dintr-o gestiune. Astfel de
inventariere se aplică în cazul unui volum mare de lucru şi necesită mai
puţin timp, însă nu asigură obiectivitatea rezultatelor. Dacă pe parcursul
invetarierii prin sondaj se depistează nereguli semnificative, atunci se
efectuează inventarierea totală.
25
Responsabilitatea pentru efectuarea corectă şi oportună a inventarierii o
poartă conducătorul întreprinderii. Contabilul-şef împreună cu conducătorii
subdiviziunilor şi serviciilor sînt obligaţi să verifice respectarea regulilor de
efectuare a inventarierii.
Efectuarea inventarierii presupune parcurgerea a trei etape:
1. pregătirea pentru efectuarea inventarierii
2. efectuarea propriu-zisă a inventarierii
3. reflectarea rezultatelor inventarierii
La etapa de pregătire se crează comisia de inventariere, în componenţa
căreia se includ reprezentanţi ai administraţiei, lucrători ai serviciului contabil şi
alţi specialişti. Membri ai comisiei de inventariere nu pot fi gestionarii a căror
valori materiale sînt supuse inventarierii şi contabilii care efectuează evidenţa
contabilă a sectorului supus inventarierii, cu excepţia întreprinderilor mici.
Componenţa comisiei de inventariere se aprobă prin ordinul conducătorului
întreprinderii în care se mai stabilesc termenele de efectuare a inventarierii,
subdiviziunile şi valorile supuse inventarierii. La întreprinderi mari şi mijlocii
comisia de inventariere trebuie să fie compusă minimum din cinci persoane, iar la
întreprinderile mici – din trei persoane. Apoi comisia cere de la gestionar o
declaraţie scrisă prin care el confirmă faptul dacă are sau nu în gestiune bunuri care
nu aparţin întreprinderii, dacă are documente de primire-predare a bunurilor care
nu au fost predate în contabilitate, precum şi numărul şi data ultimului document de
intrare şi de ieşire a bunurilor. Tot la această etapă se sigilează încăperile unde se
află bunurile supuse inventarierii, se sistează operaţiile de intrare-ieşire a bunurilor
din gestiune, se verifică starea de funcţionare a aparatelor de măsură a greutăţii, iar
serviciul contabil efectuează reflectarea în conturile contabile şi în evidenţa
analitică a tuturor operaţiunilor economice efectuate pînă la inventariere. şi să le
ridice de la gestiunie toate evidenţele operative şi să le vizeze cu menţiunea „pînă
la inventariere”.
26
Efectuarea propriu-zisă a inventarierii presupune stabilirea stocurilor
faptice prin numărare, cîntărire sau calcule tehnice. Inventarierea se efectuează pe
fiecare loc de depozitare şi pe fiecare gestionar cu condiţia prezenţei gestionarului
şi a tuturor membrilor comisiei de inventariere. În caz contrar rezultatele
inventarierii se declară nevalabile. Bunurile supuse inventarierii se înscriu în listele
de inventariere cu indicarea denumirii, codului, unităţii de măsură, indicilor
calitativi, cantităţii, lor şi preţului la care se ţine evidenţa lor. Listele de
inventariere se întocmesc pe locuri de depozitare, pe categorii de bunuri şi pe
gestionari. De asemenea se întomcesc liste de inventariere separate pentru bunurile
aflate în custodie (bunuri care nu aparţin întreprinderii dar se află la păstrare) sau
arendate. În listele de inventariere nu se admit ştersături, spaţiile libere se barează.
Bunurile aflate în ambalaje se despachetează şi se verifică prin sondaj. Dacă
despachetarea lor duce la deteriorarea lor, atunci acestea nu se despachetează.
Bunurile de volum mare (cement, beton, producţia agricolă), inventarierea cărora
necesită cheltuieli mari se inventariază prin efectuarea de calcule tehnice şi
matematice. Bunurile intrate pe parcursul efectuării inventarierii se recepţionează
de către gestionar în prezenţa membrilor comisiei de inventariere, iar pe
documentele de intrare se face menţiunea „primite în timpul inventarierii”.
Eliberarea bunurilor pe parcursul inventarierii se interzice. În cazuri excepţionale,
la depozitele mari, se permite eliberarea bunurilor numai cu acordul în scris a
conducătorului şi a contabilului-şef. Eliberarea acestora se efectuează de către
gestionar, în prezenţa membrilor comisiei de invantariere, iar pe documentele de
ieşire se face menţiunea „eliberate în timpul inventarierii”.
Elementele patrimoniale pentru care nu este posibilă verificarea fizică se
verifică pe baza datelor contabilităţii. Acest procedeu se aplică în cazul bunurilor
întreprinderii, dar care se află în afara acesteia (mijloacele fixe transmise în arendă,
materiale transmise la păstrare sau prelucrare etc). Inventarierea creanţelor şi
datoriilor se efectuează în baza extraselor de cont confirmate de debitori şi
27
creditori. Pentru aceste elemente patrimoniale este important de verificat momentul
aparţiei şi termenele de încasare şi de plată.
Astfel, inventarierea efectivă se materializează prin înscrierea bunurilor
inventariate în formularele-tip INV-2 “Lista de inventariere” şi/sau INV-2A
“Lista de inventariere”, în urma verificării existenţei fizice a fiecărui bun
inventariat.
Lista de inventariere INV-3 “Balanţa de verificare a rezultatelor
inventarierii” serveşte ca document pentru stabilirea lipsurilor şi plusurilor de
bunuri constatate cu ocazia inventarierii, prin preluarea din listele de inventariere
(INV-2 şi/sau INV-2A) numai a poziţiilor cu diferenţe.
Pentru bunurile, la care comisiile de inventariere au constatat defectare, se
întocmesc liste de inventariere distincte (INV-2 şi/sau INV-2A) care se trec, de
asemenea, în listele de inventariere (INV-3). În lista de inventariere (INV-1)
pentru gestiunile care ţin evidenţa prin metoda global-valoric se stabilesc
diferenţele valorice. Această metoda se aplică pentru evidenţa mărfurilor şi
ambalajelor aflate în unităţile de desfacere cu amănuntul.
Listele de inventariere se întocmesc în trei exemplare, din care un exemplar –
de către gestionar, iar două exemplare – de un membru al comisiei de inventariere,
pe gestiuni şi bunuri şi se semnează pe fiecare filă de membrii comisiei de
inventariere, de gestionar şi de contabilul care ţine evidenţa gestiunii. În cazul
predării-primirii gestiunii, listele de inventariere se întocmesc în cinci exemplare,
din care: un exemplar – de gestionarul care predă, un exemplar – de gestionarul
care primeşte gestiunea, iar trei exemplare – de un membru al comisiei de
inventariere.
La sfîrşitul fiecărei zile se compară datele din lista de inventariere întocmită
de gestionar cu cele înscrise de membrul comisiei de inventariere.
Listele de inventariere pot fi completate manual sau cu ajutorul mijloacelor
tehnice de calcul.
28
Listele de inventariere întocmite manual se completează cu cerneală sau pix,
citeţ şi clar şi nu se admit corectări sau ştersături.
Corectarea greşelilor urmează să se efectueze în toate exemplarele listelor de
inventariere prin anularea menţiunilor incorecte (se barează cu o linie) şi deasupra
înscrierii anulate se scrie cea corectă. Corectările vor fi stipulate şi semnate de
către toţi membrii comisiei de inventariere şi de gestionari.
În listele de inventariere nu se admite a lăsa rînduri necompletate. Ultimele
rînduri necompletate ale listelor de inventariere se barează.
Listele de inventariere se semnează de către membrii comisiei şi gestionari,
iar pe ultima filă gestionarul face menţiunea prin care confirmă că bunurile au fost
verificate în prezenţa sa, că nu are pretenţii faţă de membrii comisiei de
inventariere şi că bunurile incluse în listele de inventariere se află la el în gestiune.
3.2Determinarea rezultatelor inventarierii şi contabilitatea acestora
La această etapă listele de inventariere se transmit în contabilitate, unde
contabilul responsabil de sectorul respectiv de evidenţă înscrie în liste datele din
conturile contabile privind elementele care au fost supuse inventarierii. Elementele
pentru care s-au stabilit abateri dintre datele faptice şi datele evidenţei contabile se
înscriu în balanţele de verificare a rezultatelor inventarierii. Pentru divergenţele
stabilite comisia de inventariere cere de la persoanele responsabile explicaţii în
scris, iar în baza acestora se ia hotărîrea privind modul lor de compensare. În cazul
stocurilor de mărfuri şi materiale pot să aibă loc divergenţe din cauza că diferite
poziţii de stocuri se aseamănă după aspectul exterior, proprietăţi etc. Astfel,
lipsurile unui fel de stoc pot fi compensate cu plusurile altui fel de stoc. Această
compensare se efectuează numai cu acordul conducătorului întreprinderii.
Rezultatele inventarierii se examinează la şedinţa comisiei de inventariere şi
se perfectează cu un protocol semnat de către conducătorul întreprinderii, care ia
decizia privind regularizarea divergenţelor depistate.
29
Rezultatele inventarierii se reflectă în contabilitate în luna cînd aceasta a luat
sfîrşit. În conformitate cu art. 42 al Legii contabilităţii şi punctul 107 al
Regulamentului privind inventarierea diferenţelelor depistate în timpul inventarierii
se reglementează şi se înregistrează în evidenţa contabilă în felul următor:
a) plusurile de bunuri şi mijloace bănesti, precum şi diferenţele valorice favorabile,
obţinute în urma compensarii lipsurilor cu plusuri, se înregistreaza ca majorare a
veniturilor;
b) lipsurile de bunuri şi mijloace bănesti se trec la cheltuielile perioadei de
gestiune;
c) lipsurile de bunuri, care depăşesc normele perisabilitatii naturale stabilite,
precum şi prejudiciile cauzate de deteriorarea bunurilor, se atribuie persoanelor
vinovate, fiind evaluate la preţurile de piaţa la data depistării lipsurilor;
d) în cazul cînd nu sînt identificate persoanele vinovate, prejudiciile cauzate de
deteriorarea bunurilor sau lipsurile de bunuri, care depăşesc normele
perisabilităţii naturale stabilite, se trec la cheltuielile perioadei de gestiune.
Plusurile depistate în urma inventarierii se reflectă în felul următor:
- la valoarea de piaţă a activelor pe termen lung stabilite ca plusuri:
debit contul 111 „Active nemateriale”
debit contul 112 „Active nemateriale în curs de execuţie”
debit contul 121 „Active materiale în curs de execuţie”
debit contul 122 „Terenuri”
debit contul 123 „Mijloace fixe”
debit contul 131 „Investiţii pe termen scurt în părţi nelegate”
debit contul 132 „Investiţii pe termen lung în părţi legate”
credit contul 621 „Venituri din activitate de investiţii”
- la valoarea relizabilă netă a stocurilor de mărfuri şi materiale depistate ca
plusuri:
debit contul 211 „Materiale”
debit contul 212 „Animale la creştere şi îngrăşat”
30
debit contul 213 „Obiecte de mică valoare şi scurtă durată”
debit contul 215 „Producţie în curs de execuţie”
debit contul 216 „Produse”
debit contul 217 „Mărfuri”
credit contul 612 „Alte venituri operaţionale”
- la valoarea nominală a investiţiilor pe termen scurt şi a mijloacelor băneşti
stabilite ca plusuri:
debit contul 231 „Investiţii pe termen scurt în părţi nelegate”
debit contul 232 „Inverstiţii pe termen scurt în părţi legate”
debit contul 241 „Casa”
debit contul 246 „Documente băneşti”
credit contul 612 „Alte venituri operaţionale”.
Lipsurile depistate în urma inventarierii se reflectă în felul următor:
- la valoarea de bilanţ a activelor pe termen lung depistate ca lipsuri în urma
inventarierii:
debit contul 721 „Cheltuieli ale activităţii financiare”
credit contul 111 „Active nemateriale”
credit contul 112 „Active nemateriale în curs de execuţie”
credit contul 121 „Active materiale în curs de execuţie”
credit contul 122 „Terenuri”
credit contul 123 „Mijloace fixe”
credit contul 131 „Investiţii pe termen scurt în părţi nelegate”
credit contul 132 „Investiţii pe termen lung în părţi legate”
- la suma amortizării, uzurii aferente activelor pe termen lung depistate ca
lipsă:
debit contul 113 „Amortizarea activelor nemateriale”, 124 „Uzura
mijloacelor fixe”
credit contul 111 „Active nemateriale”, 123 „Mijloace fixe”
- la valoarea de bilanţ a activelor curente depistate lipsă în urma inventarierii:
31
debit contul 714 „Alte cheltuieli operaţionale”
credit contul 211 „Materiale”
credit contul 212 „Animale la creştere şi îngrăşat”
credit contul 213 „Obiecte de mică valoare şi scurtă durată”
credit contul 215 „Producţie în curs de execuţie”
credit contul 216 „Produse”
credit contul 217 „Mărfuri”
În cazul cînd nu este determinată persoana vinovată este necesar de restabilit
taxa pe valoarea adăugată anterior trecută în cont care se calculează de la valoarea
de bilanţ a valorilor materiale. La această sumă se întocmeşte formula contabilă:
debit contul 713 „Cheltuieli generale şi administrative”
credit contul 534 „Datorii privind decontările cu bugetul”
În cazul cînd este găsită persoana vinovată şi aceasta a acceptat să recupere
dauna materială pricinuită întreprinderii sau este hotărîrea judecăţii privind
recuperarea daunei se întocmesc următoarele formule contabile:
- în cazul cînd dauna va fi recuperată în perioada de gestiune:
debit contul 227 „Creanţe pe termen scurt ale personalului” – la
suma daunei materiale pricinuite întreprinderii care se evaluează la
preţ de piaţă
credit contul 612 „Alte venituri operaţionale” – la suma venitului
obţinut din recuperarea daunei materiale
credit contul 534 „Datorii privind decontările cu bugetul” – la suma
TVA aferente prejudiciului materiale adus întreprinderii
- în cazul cînd dauna va fi recuperată în perioadele următoare, dar pe o
perioadă nu mai mare de un an:
debit contul 227 „Creanţe pe termen scurt ale personalului”
credit contul 515 „Venituri anticipate curente”
credit contul 534 „Datorii privind decontările cu bugetul”
32
- în cazul cînd dauna va fi recuperată în perioadele viitoare şi termenul de
recuperare al acesteia este mai mare de un an:
debit contul 134 „Creanţe pe termen lung”
credit contul 422 „Venituri anticipate pe termen lung”
credit contul 534 „Datorii privind decontările cu bugetul”
Recuperarea daune se poate efectua:
- prin reţinere din salariul:
debit contul 531 „Datorii faţă de personal privind retribuirea
muncii”
credit contul 227 „Creanţe pe termen scurt ale personalului”
- contra mijloace băneşti:
debit contul 241 „Casa”
credit contul 227 „Creanţe pe termen scurt ale personalului”
- contra alte active:
debit contul 121 „Active materiale în curs de execuţie”
debit contul 123 „Mijloace fixe”
debit contul 211 „Materiale”
debit contul 213 „Obiecte de mică valoare şi scurtă durată”
debit contul 217 „Mărfuri”
credit contul 227 „Creanţe pe termen scurt ale personalului”
În cazul cînd recuperarea daunei materiale are loc pe parcursul mai multor
perioade de gestiune suplimentar se întocmesc formulele contabile:
- dacă termenul de recuperare este mai mic de un an:
debit contul 515 „Venituri anticipate curente”
credit contul 612 „Alte venituri operaţionale” – constatarea
venitului aferent perioadei de gestiune curente
- dacă termenul de recuperare este mai mare de un an:
debit contul 227 „Creanţe pe termen scurt ale personalului”
33
credit contul 134 „Creanţe pe termen lung” – trecerea creanţelor din
categoria creanţelor pe termen lung în categoria creanţelor pe termen
scurt cînd termenul de recuperare devine mai mic de un an
şi, concomitent
debit contul 422 „Venituri anticipate pe termen lung”
credit contul 515 „Venituri anticipate curente” – transferarea
veniturilor anticipate din categoria veniturilor anticipate pe termen
lung în categoria veniturilor anticipate curente
Ulterior, la recuperarea daunei, veniturile anticipate curente vor fi
constatate ca venituri ale perioadei de gestiune curente prin formula
contabilă:
debit contul 515 „Venituri anticipate curente”
credit contul 612 „Alte venituri operaţionale”
La 25 aprilie 2012 s- a efectuat inventarierea la depozitul „Kiosk Xenon”.
În timpul inventarierii la mărfuri s-a depistat lipsuri în sumă de 86,75 lei , suma în
documente fiind de 37727,15 lei iar cea obtinută dupa inventariere – 37640,40
Lipsurile depistate în urma inventarierii se reflectă în felul următor: debit contul
714 „Alte cheltuieli operaţionale”; credit contul 217 „Mărfuri”. (anexa 24)
Rezultatele inventarierii se examinează la şedinţa comisiei de inventariere şi se
perfectează într-un proces-verbal în care se reflectă concluziile, deciziile şi
propunerile privind reglementarea discordanţelor constatate. Conducătorul
întreprinderii aprobă procesul-verbal al comisiei de inventariere şi ia decizia
privind reglementarea discordanţelor constatate, în termen de cel mult 5 zile din
momentul determinării rezultatului inventarierii
CONCLUZIE :
În rezultatul efectuării practicii la SRL “ELANTROP-GRUP” mi-am
aprofundat cunoştinţele teoretice în domeniul contabilităţii, obţinute în cadrul
cursurilor de specialitate petrecute la USM, în acelaşi timp am acumulat abilităţi
34
ce ţin de activitatea în domeniu contabilității. Astfel, am conştientizat momente
importante din cadrul contabilităţii primare. Această primă experienţă practică în
domeniu reprezintă un important pas în devenirea noastră profesională, constituind,
după părerea mea fundamentul viziunii noastre asupra contabilităţii ca specialitate
viitoare pe care o vom avea.
Pe parcursul practicii am luat cunostinta cu aspect importante care mi-a
permis să-mi formez o părerea despre activitatea întreprinderii si anume că
rezultatele evidenţei contabile la entitatea dată, reflectă o situaţie favorabilă și
obiectivă în ceea ce priveєte activitatea şi dezvoltarea întreprinderii. Evident, am
întîlnit şi dificultăţi în special în ceea ce priveşte modul şi etapele de întocmire a
documentelor ,cauzate şi de faptul că entitatea duce o evidenţa contabilă
automatizată . M-am convins încă odată de faptul că rolul contabilului în cadrul
oricărei întreprinderi este unul extrem de multiplu ( manager financiar economist,
analist etc), fapt care , din punctul meu de vedere, ar trebui evitat deoarece
diversele sarcini ale activităţii în cadrul societăţii trebuie îndeplinite de specialişti
în domeniul respectiv.Este de menţionat faptul că personalul întreprinderii , şi în
special contabilul financiar utilizează termeni contabili actuali,ceea ce mi-a uşurat
modul de asimilare a informaţiei oferite.
Analizînd raportul finaciar al societăţii am observat că activitatea se dezvoltă
într-un ritm crescător. Profitul net al perioadei de gestiune pentru anul 2010 faţă de
cea precedentă este aproximativ de 2 ori mai mare constituind 578843 lei.
Asadar, in Capitolul I am dedus care sunt principalele momente în evoluţia
întreprinderii. Am constatat că structura organizatorică este bazată pe principii
obiective : autoritatea exercită control conform unor linii clare, relaţiile umane sunt
ierarhizate rolul principal revenindu-i directorului si contabilului-şef.
În Capitolul II am luat cunostintă cum se documentează operaţiunile
economice. Am stabilit că sunt multiple criterii de clasificare a documentelor.
După parerea mea, cea mai importantă categorie este cea de documente primare,
deoarece conform Legii contabilităţii nr.113, ele se întocmesc în timpul efectuării
35
operaţiunii, iar dacă acesta este imposibil, nemijlocit după producerea
evenimentului. Celelalte documente se întocmesc pe baza acestei categorii. În
capitolul dat am constatat că cea mai sigură formă de contabilitate ce micşorează
volumul de lucru al contabilului, ce exclude posibilitatea de pierdere a
documentelor, ce sporeşte controlul asupra îndeplinirii dispoziţiilor privind
pregătirea şi prelucrarea actelor este forma automatizată de contabilitate. În
prezent, acesta este cea mai utilizată formă de contabilitate în întreprinderile
particulare.
În Capitolul III am luat cunostintă cu un alt instrument de control al
conducerii - Inventarierea, stabilind astfel, ca acesta este un mijloc de realizare a
concordanţei datelor contabilităţii cu realitatea faptică existentă în entitate,
constituie un mijloc de control şi verificare asupra integrităţii mijloacelor
economice la întreprindere. Conform Regulamentului privind inventarierea am
analizat metodele de reglementare a diferenţelor depistate şi reflectarea acestora în
conturi.
Deci pot susţine cu fermitate că acestă practică a fost o sursă de experienţă în
contabilitate şi o iniţiere în obţinerea unei sprecialitaăţi cu perspective pe viitor.
BIBLIOGRAFIE
Acte legislative şi normative:
LEGEA contabilităţii nr 113-XVI din 27.04.2007 // Monitorul Oficial
nr.90-93/399 din 29.06.2007
36
REGULAMENTUL privind inventarierea nr 27 din 28.04.2004 //
Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 123 – 124 din 27.07.2004
Standardele Naţionale de Contabilitate // Monitorul Oficial al Republicii
Moldova
Planul de conturi contabile al activităţii economico-financiare a
întreprinderii
Manuale, cărţi, monografii, broşuri şi articole, pagine web :
Contabilitatea financiară –manual, colectiv de autori: coordonator
Alexandru Nederita. Chisinau 2009
Bazele contabilitatii –manual, colectiv de autori : Viorel Turcan Eudochia
Bajerean. Chisinau 2004
Contabilitatea intreprinderii autor: Bojian O. Bucuresti 1999
Rolul inventarierii în controlul integritătii patrimoniului –manual ,
autor : Târgovet Lavinia Liliana, Arad 2011
http://www.contabilsef.md www.contabex.ro
http://consultantaeconomica.info/?tag=modul-de-intocmire-a-documentelor-
primare
37
Anexe:
38