Curs nr 3

Metode de comunicare adecvate:scrise, audio, verbale, informatizate

Comunicarea este naturala in mediul oamenilor; inca de mici comunicam prin orice mijloc avem la dispozitie (copilul nou-nascut comunica prin plans, prin zambet), apoi invatam sa comunicam printr-o anumita limba/limbaj

Comunicarea invata in scoala (eseuri, referate, discursuri, prezentarea de proiecte, dezbateri oficiale) reprezinta experiente pe care le puteti folosi mai departe in profesie. Realizata cu pricepere comunicarea poate aduce atingerea obiectivelor, poate deschide drumuri. Alegerea metodei de comunicare adecvate poate fi primul pas in a rezolva o problema, in a transmite ceva.

Comunicarea in scris:

a. e-mail-ul

Desi cea mai recomandata cale de a comunicare e cea fata in fata, uneori folosirea e-mail-ului ne ajuta sa castigam timp.

În cazul în care nu ştim cui ne adresăm si dorim sa transmitem o informatie sau o cerere oficiala, vom folosi o formulă universală. „În atenţia celor în drept”.

Urmează apoi corpul e-mail-ului în care specificăm pe scurt şi elocvent cine suntem şi ce vrem. Detaliile pot fi solicitate ulterior. Nu se recomandă ataşarea CV-ului în format .doc pentru că sunt de multe ori suspectate de virus în ataşament şi puţină lume le deschide. Un program care scrie .pdf-uri ar fi foarte util.

Comunicare eficientă pentru a păstra legătura cu clienţii vechi De exemplu, dacă dorim să reluăm colaborarea cu un client mai vechi, sărbătorile religioase pot fi un bun prilej. Totuşi, mesajele de genul “fie ca lumina…” nu sunt deloc agreabile, intrucat sunt mult prea personale. În orice caz se va alege această metodă maxim de 2 ori dacă nu aţi primit niciun răspuns.

Atentie la e-mail-urile colective! Dacă trimiteţi acelaşi e-mail la 20 de birouri, faceţi efortul de a le trimite separat. Există, desigur opţiunea Bcc (blind carbon copy), in care destinatarii primesc mail-ul ca si cum ar fi individual si nu apare adresele celorlalti in e-mail.

b. scrisoarea oficialaCorespondenţa oficială se poate clasifica după mai multe criterii: a) după criteriul de circumscriere:corespondenţa internă (intre compartimente sau

responsabili ai aceleaşi organizaţii); corespondenţa externă (către sau de la o instituţie spre mediul exterior – altă instituţie sau persoană).

b) după domeniul de activitate:corespondenţa juridică (contestaţia, întâmpinarea, notificarea, plângerea, cererea de chemare în judecata etc.);corespondenţa administrativă (referatul, rapoartul, darea de seamă, procesul verbal, decizia, ordinul, dispoziţia);corespondenţa protocolară (invitaţii, scrisori de felicitare, felicitări, corespondenţa tehnica a departamentelor de protocol etc.);corespondenţa comercială (cererea de ofertă, oferta, comanda, reclamaţia economică, avizul de însoţire a mărfii, scrisoarea de garanţie etc.);corespondenţa diplomatică (nota diplomatică, scrisorile de acreditare, protestul diplomatic, minuta diplomatică, nota verbala etc.).

c) după scopul ei:corespondenţa de solicitare (cererea economică, juridică etc.);corespondenţa de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seama etc.);corespondenţa de constatare (procesul verbal etc.);corespondenţa de decizie, îndrumare, control (ordinul, decizia);corespondenţa de reclamaţie (reclamaţia economică, juridică);corespondenţa însoţitoare de acte.

d) după criteriul accesibilităţii:corespondenţa secretă (transmisă prin mijloace de securitate organizate, folosită în sistemul instituţionalizat (Birou Documente Secrete – BDS);corespondenţa deschisă (transmisă pe cale obişnuită şi care poate lua toate formele materiale ale corespondenţei – scrisoarea, faxul, e-mail, telefax etc.).

e)după iniţiativa trimiterii scrisorii:scrisoarea iniţială;de răspuns;de revenire.f) după criteriul suportului:corespondenţa clasică – scrisoarea;corespondenţa telegrafică –

telegrama, telexul; corespondenţa electronică – e-mail-ul.g) după modul de întocmire: documente tipizate;documente netipizate.h) după natura şi destinaţia exemplarelor: originalul (primul exemplar care se trimite

destinatarului);copia simplă (de arhivă sau de dosar) se scrie odată cu originalul la indigo;duplicatul originalului pierdut se eliberează numai după publicarea pierderii originalului în Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat şi originalul. Pe actul nou eliberat se menţionează „duplicat”; are puterea originalului;copia după original – se copiază exact textul de pe original; se scrie „copie”, „locul sigiliului” (LS) şi „s-a semnat” (SS); ea poate fi :copia certificată – are confirmarea că este valabilă; se foloseşte pentru păstrarea originalului, se semnează şi se eliberează de secretariatul unităţii care păstrează originalul. După colaţionare se scrie „conform cu originalul”, „pentru conformitate”. Obligatoriu, copia poartă semnătură şi ştampilă; copia legalizată – este eliberată de notariat. Ea conţine reproducerea exactă a conţinutului actului, dactilografiată în şir indian sau xerox, precum şi încheierea de legalizare, sub semnătura notarului şi ştampila biroului notarial. Documentele legalizate se înscriu întru-un registru special la notariat;fotocopia – are valoare numai în cazul legalizării de notariat; extrasul – constituie copia unei părţi, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai mari. Valabilitatea lui este condiţionată de certificare.

Scrisoarea oficiala, fie ca e insotita de un document sau nu este necesar a fi scrisa citet, clar, lizibil, folosirea de cuvinte adecvate, limba literara. Greselile de ortografie si de exprimare, petele pe hartie trasmit mesajul in sens negativ: neglijenta, incultura.

Comunicarea publica-discursul

Atunci cand dorim trasmiterea de informatii importante lgate de igiena, educatie pentru sanatate, planning familial asistentul medical poate alege ca si metoda un discurs sau un seminar, o lectie deschisa. Discursul in public are mai mare impact daca tinem cont de:

Varsta auditoriului (daca sunt adulti sau copii) Gradul de cultura (daca sunt persoane din medii favorizate sau defavorizate) Tipul de informatii transmise (daca dorim sa informam despre o epidemie vom avea

grija sa nu speriem) Genul biologic al publicului Timpul alocat pentru discursul nostru ( 5 minute, 1 ora, etc).

Pentru a avea impact asupra auditoriului putem folosi una dintre metode:

Distrarea publiculuiCând vă doriţi o şedinţă mare a comunităţii (inclusiv mitinguri) cu mulţi participanţi aţi

putea găsi de ajutor organizarea unor forme de distracţie. Asociaţii culturale locale, precum grupuri de dans, coruri, cluburi de baterişti, grupuri de teatru, păpuşari, reprezintă o sursă bună pentru astfel de distracţii. Dacă aveţi un spectacol s-ar putea să atrageţi mai mulţi

membri ai comunităţii la eveniment şi s-ar putea ca ei să participe astfel şi la sesiunile mai serioase care sunt pe ordinea de zi.astfel de manifestari pot atrage atentia asupra unei probleme de interes public: o campanie pentru infromarea asupra unui tip de cancer, educatia sexuala la adolescenti, etc.

Dramatizarea unor chestiuni ajută participanţii să reţină conceptele după şedinţe sau ateliere; daca folosim exemple extreme vom avea mai mult impact (o persoana care s-a imbolnavit grav pentru ca nu a repsectat un procedeu de igienizare, de exemplu).

Proverbe şi poveşti Atât proverbele, cât şi poveştile sunt utile în comunicarea pentru formare şi mobilizare

deopotrivă. Ele ilustrează principii, chestiuni şi preocupări pe care le veţi expune în organizarea cursului/seminarului. Folosirea zicătorilor tradiţionale şi a înţelepciunii populare este în interesul propriilor scopuri comunicaţionale.

Jocul de rol: Jocul de rol este o metodă de comunicare care permite participanţilor să îşi asume rolurile

diferitor actori in situaţii specificate. Puteţi să scrieţi pentru ei intriga jocului, dar este şi mai eficient dacă participanţii improvizează dialogul pe loc sau alocă un pic de timp pentru creionarea poziţiei pe care şi-o vor asuma şi a lucrurilor pe care le vor spune.

Medii audio-vizuale: se pot folosi diferite tipuri de aparate electrice şi electronice. Printre cele mai vechi sunt pelicule de film şi diafilmele. În general, acestea pot fi mai utile pentru grupurile care se întâlnesc în încăperi, şi mai puţin utile pentru grupuri mari care au întâlnirile în aer liber.

O problemă mai mare este aceea că tehnologia devine la un moment dat depăşită (înlocuită cu tehnologia audio-vizuală digitală) şi este rară în ţările sărace. Tehnologia mai actuală include casete video şi DVD-uri. Mai mult, acestea sunt mai eficiente în cazul grupurilor mici şi pentru activităţi de interior.

Pentru grupuri mai mari, filmele (cinema-ul) pot fi mai eficiente. Totuşi, filmele şi proiectoarele de film nu sunt uşor accesibile şi nici ieftine, aşa că ele ar fi mai accesibile unor agenţii internaţionale decât unor departamente guvernamentale sau unor ONG-uri locale din ţări cu venituri reduse.

Proiectoarele care sunt făcute să proiecteze imagini mici pe ecrane, cum ar fi aparatele video sau computerele, sunt încă şi mai scumpe şi e probabil să se afle în afara posibilităţilor financiare ale unor agenţii cu buget redus.

Fotografii şi video: La fel ca desenele, schiţele şi decupajele, şi fotografiile pot fi folosite pentru a ilustra unele

principii. Dacă aveţi capacitatea tehnică, puteţi intensifica atât mobilizarea comunităţii şi prin folosirea unor fotografii în care participanţii se recunosc pe ei înşişi.

De exemplu, puteţi să faceţi un album cu fotografii ale participanţilor care interpretează un scenariu pe care îl inventează ca parte a sesiunii de joc de rol.

Proiecţii: Dacă aveţi acces la un proiector fixat de tavan, puteţi face manual pe hârtie transparentă

schiţe rapide şi notiţe pentru atelier, în funcţie de contribuţiile participanţilor. Dacă aveţi un calculator, o imprimantă şi hârtie transparentă, puteţi chiar să pregătiţi materialele în timpul atelierului.

Materialele făcute de participanţi în timpul sesiunilor în grupuri mici pot fi copiate pe hârtie transparentă şi proiectate. Puteţi să le dactilografiaţi şi să le scoateţi la imprimantă, puteţi desena pe schiţele (cum ar fi desenele alb-negru folosite pe acest website) pe care le aveţi în calculator, puteţi să le imprimaţi pe hârtie transparentă şi să le arătaţi participanţilor dumneavoastră.Orice ilustraţie (fotografii, desene, diagrame, desene animate şi schiţe) pot fi fotocopiate pe hârtie transparentă pentru a fi folosite în timpul prezentării dumneavoastră.

Atentie! Retinem 10% din ceea ce citim; 20% din ceea ce auzim; 30% din ce vedem; 50% din ceea ce vedem si auzim-discursul, lectia ; 80% din ce spunem; 90% din ceea ce spunem si facem in acelasi timp.

De aceea pentru a avea un mai mare impact se recomanda folosirea mai multor medii de transmitere de informatii.

Cand lucram cu copii mici (exemplu: prezentam la clasele primare elemente de igiena , de baza)vom apela la aplicatii, exercitii, planse, culori, acuarele, etc.

Combinarea mediilor:Luaţi în considerare combinaţii dintre (1) prezentări audio-vizuale, (2) prezentările dumneavoastră verbale şi (3) contribuţiile participative ale publicului. Ele vă vor spori considerabil mesajul şi vor contribui la o mai bună reţinere din partea publicului.

Alternaţi între a arăta ceva audio-vizual, apoi spuneţi ceva, apoi adresaţi câteva întrebări care solicită răspunsuri din partea oamenilor. Este mai uşor să faceţi o prezentare în totalitate audio-vizuala, insa alternarea mediilor va ţine participanţii mai alerţi şi mai concentraţi asupra subiectului pe care vreţi să îl transmiteţi.