Cuprins - USVsorinv/Politie_locala/Curs ISIPL I.pdfbară de meniuri, bare de instrumente standard,...
86
Cuprins CAPITOLUL I - Microsoft Word ................................................................................................... 2 1.1. Descrierea programului ........................................................................................................ 2 1.2 Setarea paragrafelor. ............................................................................................................. 7 1.3 Editarea documentelor simple în MSWord........................................................................... 7 1.4. Instrumentul Mail Merge ..................................................................................................... 9 1.5. Inserarea tabelelor .......................................................................................................... 13 1.5.1 Formatarea tabelelor .................................................................................................... 14 1.5.2 Ştergerea celulelor şi tabelelor ..................................................................................... 16 1.6. Formule în Word ................................................................................................................ 16 CAPITOLUL II – Microsoft Excel ............................................................................................... 19 2.1 Descrierea programului Microsoft Excel ............................................................................ 19 2.2. Modificarea lăţimii coloanelor ........................................................................................... 21 2.3 Introducerea valorilor numerice .......................................................................................... 23 2.3.1 Folosirea comenzii AutoFill......................................................................................... 25 2.4 Crearea unei diagrame cu ajutorul aplicaţie Chart Wizard ................................................. 26 2.5. Filtrarea datelor .................................................................................................................. 29 2.6 Referinţe relative şi absolute ............................................................................................... 32 2.7. Utilizarea funcţiilor ............................................................................................................ 33 2.7.1 Funcţii financiare ......................................................................................................... 38 7.8. Prognozarea evoluţiei unor valori folosind funcţia TREND ............................................. 40
Transcript of Cuprins - USVsorinv/Politie_locala/Curs ISIPL I.pdfbară de meniuri, bare de instrumente standard,...
Cuprins
CAPITOLUL I - Microsoft Word ................................................................................................... 2
1.1. Descrierea programului ........................................................................................................ 2
1.2 Setarea paragrafelor. ............................................................................................................. 7
1.3 Editarea documentelor simple în MSWord ........................................................................... 7
1.4. Instrumentul Mail Merge ..................................................................................................... 9
1.5. Inserarea tabelelor .......................................................................................................... 13
1.5.1 Formatarea tabelelor .................................................................................................... 14
1.5.2 Ştergerea celulelor şi tabelelor ..................................................................................... 16
1.6. Formule în Word ................................................................................................................ 16
CAPITOLUL II – Microsoft Excel ............................................................................................... 19
2.1 Descrierea programului Microsoft Excel ............................................................................ 19
2.2. Modificarea lăţimii coloanelor ........................................................................................... 21
2.3 Introducerea valorilor numerice .......................................................................................... 23
2.3.1 Folosirea comenzii AutoFill......................................................................................... 25
2.4 Crearea unei diagrame cu ajutorul aplicaţie Chart Wizard ................................................. 26
2.5. Filtrarea datelor .................................................................................................................. 29
2.6 Referinţe relative şi absolute ............................................................................................... 32
2.7. Utilizarea funcţiilor ............................................................................................................ 33
2.7.1 Funcţii financiare ......................................................................................................... 38
7.8. Prognozarea evoluţiei unor valori folosind funcţia TREND ............................................. 40
2
CAPITOLUL I - Microsoft Word
1.1. Descrierea programului
Aplicaţia se lansează cu Start – Programs – Microsoft Word sau dublu click pe
pictograma de pe desktop, dacă există.
După deschiderea aplicaţiei de pe ecran apar 2 ferestre, una în alta. Prima fereastră, cea
exterioară, este fereastra aplicaţiei, iar cea interioară a documentului, figura 1.1.
Figura 1.1 Fereastra Microsoft Word
Fereastra programului conţine toate elementele unei ferestre de aplicaţii, bară de titlu – pe
care sunt afişate numele documentului deschis şi pictograma meniului sistem (opţiunile acestuia
devin vizibile dacă se apasă fie click dreapta pe pictogramă, fie combinaţia de taste Alt+ Space),
bară de meniuri, bare de instrumente standard, bară de stare. Pe bara de titlu este plasată de
asemenea și Quick Access Toolbar, pe care se pot plasa pictogramele opțiunilor utilizate
frecvent. Fereastra documentului conţine două rigle, una verticală şi una verticală, pe prima
găsindu-se nişte indicatori de aliniere (cursoare) precum şi butoanele de închidere, minimizare şi
redimensionare a ferestrei. Programul poate deschide simultan mai multe documente, fiecare în
fereastra lui. Pentru minimizarea, redimensionarea sau închiderea aplicaţiei se folosesc cele 3
butoane de pe bara de titlu, iar pentru minimizarea, redimensionarea sau închiderea unui
document se folosesc cele trei butoane de pe bara de meniuri. Lista documentelor deschise la un
moment dat este accesibilă executând click pe meniul Windows, iar aducerea pe ecran (în
fereastra activă) a oricărui document din listă se face cu un click pe numele documentului din
listă (sau prin folosirea combinaţiei de taste CTRL+F6). În mod implicit Word 2010 afișează
meniurile Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review, View, fiecare cu (ribbonul)
banda aferenta ce conține diverse butoane, grupate pe secțiuni. Funcţia oricărui buton de pe
barele de instrumente poate fi uşor aflată poziţionând cursorul mouse deasupra butonului; în
câteva secunde apare o casetă cu numele acestuia.
3
Figura 1.2 Secțiunea font, de pe bara Home.
Pe bara de formatare se pot localiza diferite elemente, începând din stânga, în prima listă
cu opţiuni se specifică stilul folosit, în următoarea tipul fontului, mărimea fontului. Următoarele
trei butoane se referă la efecte aplicate fontului (scris îngroşat –Bold, cu litere aldine – Italic,
subliniat - Underlined), iar următoarele patru butoane stabilesc alinierea textului în pagină şi
distanţa între rândurile din text. Ultimele butoane permit crearea unei liste numerotate sau o listă
cu marcatori speciali, creşterea sau reducerea indentului, etc.
Conţinuturile barelor de instrumente pot fi particularizate, în sensul că se pot adăuga
pictogramele unor comenzi frecvent folosite: în meniul Tools se alege Customize şi se deschide o
fereastră de dialog cu trei tabele din care se alege tabela Commands, figura 1.3.
Figura 1.3 Fereastra Customize
Pictogramele sunt grupate pe categorii. Lista din stânga listează numele categoriilor iar
cea din dreapta afişează pictogramele corespunzătoare categoriei selectate în panoul din stânga.
Pictogramele pot fi trase, prin tehnica drag and drop, pe bara de instrumente.
O altă serie de opţiuni importante pentru configurarea meniurilor, a spaţiului ocupat de
barele de formatare, a mărimii pictogramelor din bara de butoane, a afişării unei scurte explicaţii
referitoare la rolul butonului pe care se află poziţionat cursorul mouse-ului (selectarea casetei de
validare Show screen tips on toolbars) este oferită de tabela Options.
4
Fereastra aplicaţiei Word mai conţine, pe lângă elementele deja enumerate, în
extremitatea stângă a barei de defilare orizontală butoane ce permit alegerea tipului de
vizualizare a documentului (Normală, Aspect Web – Web Layout, Aspect pagină tipărită – Print
Layout şi Aspect Carte - Reading Layout).
Bara de stare oferă informaţii legate de numărul paginii curente, numărul secţiunii,
numărul paginii din numărul total de pagini pe care se află poziţionat cursorul, la ce distanţă faţă
de marginea de sus a paginii se află cursorul, pe a câta coloană şi pe al câtelea rând din Grid-ul
(caroiajul de marchează o pagină Word) se află poziţionat cursorul. Un dublu click pe oricare din
aceste informaţii va deschide fereastra Find and Replace pe tabela Go To.
Înainte de a începe editarea propriu-zisă a documentului, se recomandă respectarea
următoarelor „reguli” enunţate cu scopul de uşura munca de editare a unui document complex.
Regulile enunţate mai jos sunt reguli generale:
1. O primă etapă constă din setarea marginilor paginii şi a mărimii hârtiei (din meniul File
opţiunea Page Setup, tabelele Margins şi Paper Size). Dacă stabilirea acestor dimensiuni
se realizează după încheierea editării documentului este posibil ca setările anterioare să
fie alterate fiind necesară rearanjarea în pagină a întregului document.
2. Pentru a putea vizualiza eventualele greşeli de ortografie sau de spaţiere se va selecta
limba în care se editează documentul din ReviewLanguageSet Proofing Language.
Există posibilitatea ca Word-ul să detecteze automat limba de editare prin bifarea casetei
de validare Detect Language Automatically.
3. Modul de vizualizare folosit în mod obişnuit este Print Layout (din meniul View).
4. În lipsa unor precizări explicite, documentul se editează cu font Times New Roman,
mărimea 12, spaţiere la un rând, aliniere completă (Justify). Marginile paginii se vor
stabili astfel încât să se permită îndosarierea acestora (dacă este cazul) şi afişarea
numărului paginii în cazul numerotării paginilor documentului (dacă la listare nu apare
numărul paginii, acesta se va stabili spaţiul Footer din Page Setup prin încercări
succesive la valoarea optimă).
5. Alinierea unor titluri, fragmente de text, paragrafe etc., nu se realizează apăsând de mai
multe ori tasta SPACE, ci folosind butoanele corespunzătoare de pe bara de formatare.
6. Pentru păstrarea unui caracter unitar, aliniatul se lasă apăsând o singură dată tasta TAB
(mărimea implicită a acestuia este de 1,27 cm şi se poate modifica din meniul Format,
opţiunea Tabs).
7. Referitor la semnele de punctuaţie, înaintea unei virgule, punct etc., nu se lasă spaţiu. Se
va lăsa spaţiu doar între semnul de punctuaţie şi cuvântul care îl precede.
8. Referitor la modul de lucru, este de preferat lucrul cu tastatura şi nu cu mouse-ul
deoarece se economiseşte foarte mult timp
În tabelul următor se vor prezenta câteva combinaţii de taste mai des folosite în word:
Tabelul 1.1 Combinaţii de taste folosite uzual în Word.
Combinaţie de taste Efect
CTRL +S Salvează documentul curent
CTRL+O Deschide un document deja
existent
CTRL+P Listează documentul curent la
imprimantă
CTRL+F6 Permite comutarea între
documentele deschise
5
CTRL+SHIFT+P Modificarea dimensiunii
fontului
CTRL+]
CTRL+[
Modificarea mărimii fontului
din unitate în unitate
CTRL+B Scris îngroşat
CTRL+I Scris înclinat (italic)
CTRL+U Scris subliniat
CTRL+L Alinierea textului selectat la
stânga
CTRL+R Alinierea textului selectat la
dreapta
CTRL+E Alinierea centrattă a textului
CTRL+J Alinierea completă (Justified)
CTRL+End Poziţionare automată la
sfârşitul documentului
CTRL+Home Poziţionare automată la
începutul documentului
CTRL+PgUp Poziţionare la începutul paginii
CTRL+PgDown Poziţionare la sfârşitul paginii
SHIFT+F5 Poziţionare automată în locul
ultimei modificări
Tastele funcţionale au următoarele efecte:
- F1 – activează Help-ul programului
- F2 – mută un text sau o imagine
- F3 – inserează o intrare în Auto Text
- F4 – repetă ultima acţiune
- F5 – activează opţiunea Go To
- F6 – trece la noul cadru
- F7 – Lansează verificarea automată Spelling and Grammar
- F8 – activează modul EXT
- F9 – actualizează câmpurile selectate
- F10 – activează bara de meniuri
- F11 – trece la următorul câmp
- F12 – activează opţiunea Save As din meniul File
Setarea paginii. La deschiderea oricărui document nou cu ajutorul pictogramei New de pe bara
de instrumente Standard se deschide un document nou, vid, pe ecran afişându-se o pagină albă.
Noul document, deşi nu conţine text, conţine informaţii despre marginile paginii, tipul de corpuri
de literă (fonturi) folosite şi mărimea lor, unităţilor de măsură în care sunt exprimate
dimensiunile, etc. Toate aceste informaţii sunt memorate într-un fişier şablon (template) care se
numeşte Normal.dot şi este localizat în directorul (dosarul, folder-ul) Program Files - Microsoft
Office - Templates. De regulă, utilizatorul nu foloseşte setările prestabilite în această machetă
(şablon) şi poate modifica setările implicite ale paginii. Pentru aceasta se parcurg următorii paşi:
6
1. Se deschide un document nou cu un click pe iconul de pe bara de instrumente. Se
setează marginile paginii din meniul File – Page Setup – Margins. Dacă se doreşte să
se tipărească documentul pe ambele feţe ale unei coli de hârtie, se bifează caseta
Mirror margins. În asemenea situaţie se recomandă ca marginea cu denumirea Inside
să se seteze la o valoare mai mare decât marginea exterioară – Outside, figura 3.3.
Dacă se doreşte păstrarea aceloraşi margini şi pentru interior şi pentru exterior, se va
adăuga un spaţiu suplimentar din caseta Gutter.
2. Se trece la tabela Paper Size de unde se alege tipul colii A3, A4, A5, Letter, etc.,
precum şi orientarea Portrait (normal) sau Landscape (transversal). Rezultatul
oricărei acţiuni se vede într-o mică fereastră Preview.
Figura 1.4 Fereastra Page Setup
3. Se trece la tabela Paper Source şi se stabileşte modul de alimentare al imprimantei,
pentru prima pagină şi pentru următoarele. Opţiunile sunt diferite, funcţie de tipul
imprimantei (imprimantelor) instalate. Uzuale sunt: Manual feed (alimentare
manuală), Sheet feeder (din rezervorul de coli al imprimantei), Tractor (pentru hârtia
listing - cu perforaţii pe margini şi pliată în formatele A3, A4, etc.).
4. Se trece la tabela Layout de unde se stabileşte dacă antele paginii (Headers) şi
subsolurile paginii (Footers) să se păstreze sau să difere de la prima pagină la
celelalte sau între paginile pare şi impare. Celelalte opţiuni se vor explica mai târziu,
la editarea documentelor mai complexe.
Dacă se doreşte ca formatul stabilit să devină implicit se apasă butonul Default care va
salva modificările în fişierul şablon. Utilizatorul este avertizat asupra acestui lucru printr-o
fereastră de dialog cu două butoane, Yes şi Cancel. Dacă se apasă Yes se salvează modificarea iar
cu Cancel se renunţă la salvare. Apoi se apasă OK din fereastra Page Setup. Dacă nu se apasă
Default setările paginii rămân valabile doar în cadrul documentului deschis.
7
1.2 Setarea paragrafelor.
Din meniul Home – Paragraph, se apasă butonul de afișare a ferestrei din colțul dreapta-
jos al acestei secțiuni. Cu instrumentele din tabela Indents and Spacing (aliniere şi spaţiere) se
aliniază paragraful la stânga, central, dreapta sau faţă de margini (justified). Valoarea Indentation
(spaţiul faţă de marginea stângă sau dreapta a zonei tipăribile) se introduce direct sau se folosesc
săgeţile din dreptul casetelor text respective.
Spacing: stabileşte numărul de puncte (spaţiul) dintre 2 paragrafe succesive; permite
introducerea unui spaţiu specificat deasupra sau sfârşitul paragrafului).
Line spacing – stabileşte ca scrierea să se facă la 1 rând (single), la 1,5 rânduri sau la 2 rânduri.
În tabela Line and Space Breaks, figura 6.6, sunt câteva opţiuni utile:
Figura 1.5 Fereastra de dialog Paragraph
Widow/Orphan control, previne tipărirea ultimei linii dintr-un paragraf la începutul unei
pagini noi precum şi tipărirea primei linii a unui paragraf la sfârşitul unei pagini.
Keep lines together, previne apariţia unui sfârşit de pagină în interiorul unui paragraf.
Don’t hyphenate, previne despărţirea în silabe a paragrafului selectat (disponibilă numai
în limbile pentru care există programul despărţitor în silabe. Pentru limba română nu este
disponibilă.)
Se apasă OK.
Din meniul Tools – Options, tabela General se stabileşte Measurement units în cm sau
inch, unităţi în care vor fi gradate riglele verticale şi orizontale din ferestrele document şi din
ferestrele de dialog care afişează informaţii despre dimensiuni (ex. Page Setup).
1.3 Editarea documentelor simple în MSWord
Nu există o definiţie universal acceptată a ceea ce este un document simplu sau un
document complex. Practica arată, însă, că pot fi considerate documente simple cele care nu
depăşesc în lungime 3-4 pagini, nu sunt structurate într-o ierarhie a capitolelor şi subcapitolelor,
nu conţin formate multiple pentru fonturi, paragrafe şi pagini, nu creează indexuri sau cuprinsuri
8
automate. În activitatea de birotică acest tip de document este cel mai răspândit, motiv pentru
care vom insista cu precădere asupra lui.
La apăsarea unei taste alfanumerice în locul în care se află cursorul de editare aste afişat
caracterul tastat iar cursorul se deplasează spre dreapta. Cursorul poate fi deplasat cu ajutorul
săgeţilor de pe tastatură dar numai pe zonele unde există text. Nu poate fi mutat la dreapta
ultimului caracter dintr-un rând şi nici sub ultimul rând editat.
Mutarea rapidă în orice punct al documentului se face poziţionând cursorul mouse în
locul dorit şi executând un click cu butonul stâng. Apăsarea tastei Backspace şterge un caracter
la stânga cursorului iar apăsarea tastei Delete şterge un caracter la dreapta. Dacă oricare din
aceste taste se menţine apăsată se şterg mai multe caractere, până la eliberarea ei.
O caracteristică a sistemului de operare Windows şi prin urmare şi a editorului Word este
redundanţa metodelor, în sensul că există mai multe procedee care au ca finalitate obţinerea
aceloraşi rezultate. În continuare se descriu câteva procedee pentru fiecare operaţiune prezentată.
Selecţia textului. Pentru a selecta o anumită porţiune de text se poziţionează cursorul mouse la
începutul sau sfârşitul părţii de text ce trebuie selectat; se apasă butonul stâng al mouse-ului şi cu
el apăsat se deplasează cursorul până la sfârşitul respectiv începutul textului care se doreşte a fi
marcat, funcţie de poziţia iniţială a cursorului. Altă metodă foloseşte tastatura: după poziţionarea
cursorului la unul din capetele textului de selectat se apasă şi se menţine apăsată tasta Shift +
End (pentru selecţia unui rând), iar cu ajutorul săgeţilor se deplasează cursorul pe cele patru
direcţii până se selectează textul în întregime. Un text selectat poate fi şters, copiat în clipboard,
decupat, lipit sau mutat în cadrul documentului. Toate aceste operaţii se efectuează conform
procedeelor arătate la Windows Explorer. Se folosesc fie comenzile rapide din tastatură
(CTRL+C pentru copiere, CTRL+V pentru lipire, CTRL+X pentru mutare), fie butoanele de pe
bara de instrumente fie comenzile din meniul Edit (sau opţiunile din meniul contextual).
Pentru mutarea unor selecţii mici de text în cadrul zonei din document, vizibile pe ecran,
poate fi folosită metoda drag&drop (fie în varianta cu click stânga apăsat, caz în care textul va fi
mutat imediat, fie în varianta cu click dreapta apăsat - caz în care la eliberarea butonului din
dreapta se activează un meniu contextual ce permite, printre, altele fie mutarea fie copierea
textului). O metodă mai puţin cunoscută de mutare a unui text sau a unei imagini este
urmăătoarea:
- se selectează textul sau imaginea ce se va muta;
- se apasă tasta F2;
- se plasează cursorul în locul în care se va muta textul;
- se apasă tasta Enter.
Editarea documentului. Când se editează un document textul se scrie, până la terminare.
Tastele se apasă scurt dar ferm, în caz contrar fie se va repeta caracterul tastat fie nu va fi trimis
de la tastatură la calculator. Atunci când cursorul ajunge la marginea dreaptă a paginii execută
automat un salt la început de rând nou. Tasta Enter se apasă numai când se doreşte trecerea la un
nou paragraf. În timpul editării poate apărea necesitatea ştergerii unor porţiuni de text, mutarea
sau înlocuirea altora; se pot folosi oricare din metodele descrise mai sus pentru copierea,
ştergerea sau mutarea textelor. Când documentul este gata se trece la formatarea lui.
După încheierea redactării documentului cuprinsul acestuia se poate genera automat.
Pentru a genera cu succes cuprinsul unui document este necesară parcurgerea
următoarelor etape:
a) fiecărui titlu ce se doreşte a fi inclus în cuprins i se atribuie un stil corespunzător, astfel:
titlului capitolului i se atribuie stilul Heading 1, titlului subcapitolului Heading 2, ş.a.m.d.
Se pot folosi shortcut-urile CTRL+Alt+1 pentru Heading 1, CTRL+ALT+2 pentru
Heading 2, CTRL+ALT+3 pentru Heading 3.·
b) References –Table of Contents
9
Figura 1.6. Fereastra Index and Tables de configurare a aspectului Cuprinsului.
Fereastra de configurare a formei cuprinsului (accesibilă prin click pe butnul Table of
Contents și alegerea opțiunii Insert Table of Contents) permite alegerea nivelelor de titlu (Show
levels), includerea numerelor paginilor (Show page numbers), şi folosirea formatelor din
document.
c) după realizarea acestor setări se apasă butonul OK şi se va obţine cuprincul generat
automat la poziţia curentă a cursorului
1.4. Instrumentul Mail Merge
Mail Merge este utilizat pentru a gener documente-tip, pe baza unor surse de date. Sursa
de date poate fi: un fișier Excel care să conțină datele necesare, un fișier CSV, un fișier bază de
date Microsoft Access, lista de contacte Outlook, document Word sau document HTML.
Generarea documentelor-tip se va realiza prin utilizarea câmpurilor de fuzionare din sursa
de date.
Drept exemplu, vom presupune că o firmă de televiziune prin cablu dorește să trimită
tuturor abonaților o înștiințare referitoare la restanțele la plată ale fiecărui abonat.
Documentul sursă, realizat sub forma unui tabel Word, va fi de forma următoare:
Nr. Crt. Nume prenume Adresă Nr. Telefon Restanță Scadență
După încheierea editării, documentul-sursă se va salva cu denumirea “abonați.docx” și se
va închide, apoi se va deschide un document nou (CTRL+N) și se va apăsa, din meniul Mailings
(Corespondență), butonul Start Mail Merge. Din meniul derulant afișat, se allege opțiunea Step
by Step Mail Marge Wizard.
Procesul de îmbinare a corespondenței presupune parcurgerea a șase pași. Trecerea la
următoarea etapă sau revenirea la cea anterioară se va realiza prin click pe link-ul corespunzător
din partea de jos a ferestrei wizard-ului Mail Merge. Acest wizard se lansează prin parcurgerea
pașilor: Mailings – Start Mail Merge- Step by Step Mail Marge Wizard. Cele șase etape sunt
următoarele:
10
a) Se stabileşte tipul documentului, în acest caz Letter (Scrisoare)
b) Se stabileşte ce document se va folosi: documentu curent, se porneşte de la un şablon sau
se începe de la un document existent
c) Se selectează destinatarii: dintr-un document existent (în cazul de faţă documentul ce
conţine tabelul de mai sus), se apasă link-ul Browse și, din fereastra de navigare afișată se
alege fișierul “abonati.docx”.
Notă: Pentru ca tabelul din documentul-sursă să poată fi utilizat, acesta nu trebuie
numerotat și etichetat automat.
11
d) Se editează scrisoarea şi se introduc câmpurile de fuzionare (click pe More Items)
Cîmpurile de fuzionare (cu ajutorul cărora se va personaliza fiecare scrisoare în parte) vor
apărea în document încadrate între paranteze ascuțite duble (<< >>).
e) Previzualizarea scrisorii
12
f) Încheierea procesului de îmbinare a corespondenței
Am realizat înștiințările, fiecare dintre ele adresată destinatarului corespunzător, însă, în
forma actuală, documentul va fi adresat fiecărui abonat, indiferent dacă figurează sau nu cu
restanță 0 în documentul-sursă. Din acest motiv, vom modifica forma documentului obținut cu
ajutorul câmpurilor de fuzionare, astfel încât, în funcție de valoarea din coloana Restanță (0 sau
altă valoare) textul înștiintării să fie diferit.
Se procedeazăastfel: se revine la pasul 4 și modifică textul documentului ca în figura !!!,
după care, prin apăsarea butonului Rules, se va introduce un camp de tip If…Then…Else care se
va complete cu variantele de text pentru cele două situații – restanță 0 sau restanță diferită de 0
(figura !!!).
Se apasă butonul OK și se revine în document. Se apasă click dreapta pe fragmentul de
text “nu figurați în evidențele moastre cu debite restante” și se alege Toggle Field Code. Se va
introduce, apăsând butonul Insert Merge Field, câmpul de fuzionare “Restanță”. Documentul va
lua aspectul din figura !!!
Notă: Un camp poate fi introdus și manual, prin combinația de taste CTRL+F9.
13
Se apasă din nou click dreapta și se allege din nou opțiunea Toggle Field Code și se
încheie îmbinarea corespondenței. Se vor obține 2 variante de însțiintări: una pentru cei cu
restanță 0 și a doua pentru cei cu valoare din câmpul “Restanță” diferită de 0, figurile 1.7.
Figura 1.7. Cele două variante ale documentului generat în funcție de valoarea din câmpul
Restanță.
1.5. Inserarea tabelelor
Tabelele pot fi inserate în corpul unui text în mai multe feluri. O metodă este utilizarea
butonului Insert Table (inserează table) de pe bara de instrumente Standard, figura 3.16.
Butonul deschide un meniu sub forma unui tabel cu cinci linii şi cinci coloane. Cu ajutorul
cursorului mouse selectaţi, începând cu celula din colţul din stânga sus, numărul de celule dorit.
Dacă e nevoie, trageţi cursorul mouse dincolo de marginea dreaptă şi / sau inferioară a tabelului,
care se va extinde pe lăţime, respectiv pe înălţime cât aveţi nevoie. La eliberarea butonului
mouse-ului, în poziţia curentă a cursorului de editare, va fi inserat tabelul cu numărul de linii şi
coloane selectat.
A doua metodă, care permite crearea de tabele într-un mod extrem de facil, constă în
folosirea butonului pentru desenat tabele.
.
14
Figura 1.8. Instrumente folosite în crearea tabelelor în Microsoft Word
La acţionarea acestuia se deschide bara de instrumente Tables and Borders care vă
permite să desenaţi tabele, să adăugaţi linii şi coloane, să ştergeţi linii dintre celule, să aliniaţi
conţinutul celulelor în interiorul acestora, să alegeţi tipul de linii utilizate la desenare etc.
A treia metodă foloseşte meniul Table de pe bara de meniuri din care alegeţi opţiunea
Insert Table. Apare o fereastră de dialog care solicită introducerea numărului de linii şi coloane,
precum şi formatul acestora. Puteţi alege un format dintr-o listă şabloane dacă apăsaţi butonul
AutoFormat. Toate formatele au asigurată o previzualizare, astfel încât să puteţi alege în
cunoştinţă de cauză.
1.5.1 Formatarea tabelelor
Prin formatarea tabelelor se înţelege stabilirea aspectului tabelului: a dimensiunilor, a
aspectului chenarului şi liniilor de separaţie dintre celule, a culorilor, precum şi aranjarea textului
sau imaginilor din celule.
Stabilirea aspectului chenarului şi liniilor de separaţie. Indiferent de modul în care a
fost creat tabelul, plasaţi cursorul de editare în oricare celulă a tabelului şi cu ajutorul comenzii
Select Table din meniul Table selectaţi tabelul. Apoi afişaţi bara de instrumente Tables and
Borders din meniul View – Toolbars, figura 1.8.
Figura 1.8. Bara de instrumente Tables and Borders
Selectaţi din lista Line Style (stiluri linie) aspectul liniilor pe care doriţi să le trasaţi, iar
din caseta derulantă grosime linii şi bordere alegeţi grosimea dorită pentru linii. Culoarea liniilor
o alegeţi cu ajutorul butonului culoare border. Cu aceste setări trasaţi cu ajutorul creionului
liniile dorite din tabel; dacă acestea există deja şi doriţi să le modificaţi aspectul, trasaţi-le încă o
dată peste cele existente. Puteţi adăuga linii şi coloane sau împărţi cele existente. Pentru a şterge
linii din tabel (astfel încât să devină invizibile la tipărire) folosiţi instrumentul radieră. Dacă
doriţi ca toate liniile sau coloanele să aibă aceeaşi înălţime, respectiv lăţime, selectează tabelul şi
din meniul Tables AutoFit se aleg opţiunile Distribute Rows Evenly sau Distribute Cols
Evenly, după caz. Când tabelul este selectat devin active şi butoanele de distribuire egală a
dimensiunilor liniilor şi coloanelor de pe bara de instrumente şi puteţi să le folosiţi în consecinţă.
Modificarea lăţimii coloanelor sau înălţimii liniilor se face uşor dacă poziţionaţi cursorul mouse
pe linia de separaţie dintre celule şi cu butonul stâng al mouse-ului apăsat trageţi linia pe poziţia
dorită. Aspectul cursorului se modifică atunci când este poziţionat pe liniile tabelului; pentru
liniile verticale aspectul este .
Pentru a uni mai multe celule în una singură, care să se întindă pe mai multe linii sau
coloane, selectaţi respectivele celule şi din meniul Table selectaţi Merge Cells. Pentru a selecta
mai multe celule, plasaţi cursorul în una din ele şi cu butonul stâng al mouse-ului apăsat, trageţi
în direcţia dorită; culoarea celulelor selectate se modifică, indicând acest lucru.
15
Majoritatea comenzilor sunt disponibile şi în meniul contextual, de unde puteţi şi să le
folosiţi dacă vă este mai comod. Puteţi colora celulele, rânduri sau coloane dintr-un tabel
selectându-le şi apăsând butonul cu triunghi culoare fond celule, figura 3.17, de unde selectaţi
culoarea dorită.
Se poate modifica automat dimensiunea celulelor având ca referinţă textul introdus sau
fereastra activă fie chiar de la fereastra de stabilire a dimensiunilor tabelului (prin selectarea
butoanelor radio AutoFit to Contents şi respectiv AutoFit to Window), fie după introducerea
tabelului din meniul contextual al acestuia.
Introducerea textului în celule se face ca şi la editarea oricărui text în pagină. Dacă cantitatea de
text depăşeşte înălţimea stabilită a celulei aceasta se dimensionează pe verticală astfel încât să
cuprindă întregul text. Odată cu aceasta se redimensionează toate celulele de pe rândul respectiv.
Pentru a trece în celula următoare de pe acelaşi rând apăsaţi tasta TAB sau faceţi un click cu
butonul stâng al mouse-ului în celula respectivă. În tabelul 1.2, care este şi un exemplu de
formatare, sunt rezumate comenzile rapide de deplasare în interiorul tabelului.
Tabelul 1.2 Shortcut-uri pentru poziţionarea în interiorul unui tabel
Efect Comanda
Deplasare la celula următoare
TAB (Dacă punctul de inserare
este în ultima celulă a tabelului,
apăsarea pe TAB adaugă un rând
nou.)
Deplasare la celula anterioară SHIFT+TAB
Deplasare la rândul anterior sau
următor
SĂGEATĂ ÎN SUS sau
SĂGEATĂ ÎN JOS
Deplasare la prima celulă din rând
ALT+HOME sau ALT+7 pe
tastatura numerică (NUM LOCK
trebuie să fie dezactivat.)
Deplasare la ultima celulă din rând
ALT+END sau ALT+1 pe
tastatura numerică (NUM LOCK
trebuie să fie dezactivat.)
Deplasare la prima celulă din
coloană
ALT+PAGE UP sau ALT+9 pe
tastatura numerică (NUM LOCK
trebuie să fie dezactivat.)
Deplasare la ultima celulă din
coloană
ALT+PAGE DOWN sau
ALT+3 pe tastatura numerică
(NUM LOCK trebuie să fie
dezactivat.)
Început de paragraf nou ENTER
Adăugare un rând nou la sfârşitul
tabelului TAB la sfârşitul ultimului rând
Pentru a insera text înaintea unui tabel plasat chiar la începutul documentului poziţionaţi
cursorul în prima celulă şi apăsaţi tasta Enter. Alinierea pe orizontală a textului în interiorul
celulei se face fie cu comenzile rapide din tastatură, fie folosind butoanele de aliniere de pe bara
de instrumente Formatting în timp ce alinierea pe verticală se face cu ajutorul butoanelor de pe
bara de instrumente Tables and Borders. Direcţia de scriere a textului se poate modifica astfel:
plasaţi cursorul de editare în celula dorită şi din meniul Format alegeţi opţiunea Text Direction
16
sau plasaţi cursorul de editare în celula dorită şi daţi click dreapta şi din meniul contextual
alegeţi aceeaşi opţiune. Se deschide o fereastră care dă posibilitatea orientării textului şi pe
verticală, de sus în jos sau de jos în sus. Alinierea textului în celulă se poate realiza din meniul
contextual, opţiunea Cell Alignment.
1.5.2 Ştergerea celulelor şi tabelelor
Pentru a şterge unul sau mai multe rânduri sau coloane dintr-un tabel selectaţi
respectivele rânduri sau coloane şi din meniul Table Delete alegeţi opţiunea de ştergere
corespunzătoare. Pentru a selecta mai multe rânduri poziţionaţi cursorul mouse la marginea
stângă a celulei din primul rând care trebuie selectat şi apăsaţi butonul stâng al mouse-ului.
Trageţi de mouse în jos până la selectarea ultimului rând dorit. Pentru a selecta mai multe
coloane poziţionaţi cursorul mouse-ului deasupra primei celule din prima coloană ce trebuie
selectată. Cursorul ia forma unei săgeţi de culoare neagră cu vârful în jos. Apăsaţi butonul stâng
al mouse-ului şi trageţi mouse-ul pe orizontală până deasupra ultimei coloane care trebuie
selectată. Dacă vreţi să ştergeţi întregul tabel atunci selectaţi tabelul şi din acelaşi meniu alegeţi
opţiunea Delete Rows sau Delete Columns după cum selecţia s-a făcut pe linii sau pe coloane.
1.6. Formule în Word
Deşi nu este special conceput pentru calcul tabelar, programul Word permite efectuarea
unor calcule prin introducerea de formule în interiorul celulelor tabelelor. De la început trebuie
precizat modul de numerotare al celulelor într-un tabel pentru a şti cum le referim în cadrul
formulelor. Coloanelor li se asociază litere, începând cu litera A, de la stânga la dreapta.
Rândurile se numerotează cu cifre arabe, de sus în jos, începând cu numărul 1. Orice celulă este
referită printr-o combinaţie dintre o literă şi un număr, în această ordine; de exemplu b3 sau B3
desemnează celula de pe coloana a doua şi linia a treia. Pentru introducerea unei formule se
procedează astfel:
1. click în celula în care doriţi să apară rezultatul.
2. din meniul contextual Layout selectaţi Formula. Se va deschide fereastra Formula, figura
3.18.
3. dacă programul Word propune în caseta Formula o formulă care nu corespunde operaţiei
dorite, ştergeţi-o.
4. din caseta Paste function selectaţi funcţia dorită. De exemplu, pentru a aduna numere selectaţi
SUM.
Pentru a face referire la conţinutul unei celule din tabel introduceţi adresa celulei în
parantezele din formulă. De exemplu, pentru a aduna numerele din celulele A1 şi B4, formula
este: =SUM(a1,b4).
Observaţie: Dacă sistemul de operare este setat pentru România atunci veţi folosi ca separator al argumentelor funcţiei semnul punct şi virgula ; în loc de virgulă. Folosirea virgulei va produce eroare.
5. în caseta Number format se stabileşte formatul dorit pentru numere. De exemplu, pentru a
afişa un număr sub formă de procent cu zecimale faceţi click pe 0.00%.
Observaţie: Dacă sistemul de operare este setat pentru România atunci veţi folosi ca separator zecimal virgula în loc de punct. Vă puteţi da seama rapid care este setarea regională examinând separatorul zecimal din lista pusă la dispoziţie de caseta Number format.
Notă: Programul Word inserează rezultatul calculelor ca un câmp în celula selectată. Dacă apare necesitatea modificării conţinutului celulelor adresate în cadrul formulei, reactualizarea rezultatului se obţine selectând mai întâi rezultatul din celulă şi apoi apăsând tasta F9.
De asemenea, dacă apare necesitatea aplicării aceleiaşi formule de mai multe ori (de exemplu pentru calculul mediilor studenţilor), copiaţi rezultatul obţinut în urma aplicării formulei din prima celulă în celelalte celule, iar în final selectaţi întreaga coloană şi apăsaţi tasta F9 (tastă corespunzătoare opţiunii de actualizare a valorii câmpurilor).
17
Figura 1.9. Fereastra Formula
1.7. Șabloane
Lucrul cu șabloane vă poate ajuta să lucrați mult mai eficient cu Microsoft Word. Cu
ajutorul șabloanelor, puteți creea matrițe pentru documente – tip, pe care, ulterior, le veți
personaliza conform cerințelor. Dacă nu dispuneți de o sursă de date, ca în cazul instrumentului
Mail Merge și aveți de creat mai multe invitații la un anumit eveniment, aveți la dispoziție
posibilitatea de a crea un șablon al acestui document, pe care îl veți complete ulterior cu datele
persoanelor invitate.
Word-ul are la dispoziție un set de șabloane predefinite, pe care le puteți accesa din File –
New – Sample Template. Tot în această fereastră, în secțiunea Office.com Templates puteți
accesa șabloanele disponibile on-line și grupate pe categorii sau puteți să săutați un anume
șablon cu ajutorul casetei de cautare.
Pentru a crea un șablon se procedează astfel: se deschide un document nou (CTRL+N) și
se completează conținutul documentului, după care se va salva, alegând în lista derulantă Save as
type, variant Word Template (*.dotx). Pentru a putea fi localizată cu ușurință, șablonul se va
salva în folderul Template al Word-ului (încadrat în chenar roșu în figura !!!).
18
Șablonul va putea fi utilizat ca matriță pentru documentele personalizate, dacă după
deschidere (File – New – My Templates) și completarea cu datele corespunzătoare, acesta se va
salva ca document (*.docx). Șablonul va rămâne nemodificat și utilizabil în continuare.
19
CAPITOLUL II – Microsoft Excel
2.1 Descrierea programului Microsoft Excel
Aplicaţia se lansează cu Start – Microdoft Office – Microsoft Excel, dublu click pe
pictograma de pe desktop, dacă există sau scriind Excel în fereastra asistentului Cortana și
executând click pe rezultatul afișat.
După deschiderea aplicaţiei de pe ecran apar două ferestre, una în alta. Prima fereastră,
cea exterioară, este fereastra aplicaţiei, iar cea interioară este fereastra registrului de calcul ce
afișează implicit conținutul primei foi de calcul, figura 2.1.
Figura 2.1 Fereastra Microsoft Excel 2010
Registrul de calcul (Workbook) este principalul document folosit în Excel pentru stocarea
şi prelucrarea datelor. Un registru de calcul este format dintr-un număr de foi de calcul
(Worksheet-uri, implicit 3), la care utilizatorul poate adăuga şi altele. În plus, se pot crea foi
pentru diagrame, pentru secvenţe macro, pentru module Visual Basic şi fereastre de dialog cu
controale ce execută macrocomenzi.
Fiecare foaie de calcul este formată din cel mult 16384 coloane şi 1048576 rânduri.
Coloanele au etichete dispuse în partea superioară a ferestrei documentului, notate de la A la Z şi
continuând până la coloana XFD. Rândurile sunt numerotate de la 1 la 1048576 în partea din
stânga a ferestrei. Intersecţia rândurilor cu coloanele formează celulele (cells), care sunt unităţi
20
fundamentale pentru stocarea de date. Fiecare celulă este referită prin această intersecţie. Spre
exemplu adresa celulei de la intersecţia coloanei C cu linia 5 este indicată (sau este adresată,
referită) ca fiind celula C5.
Fiecare foaie de calcul are în partea inferioară o eticheta (Sheet tab), care permite
identificarea acesteia în registrul de calcul. Etichetele au nume implicite Sheet 1, Sheet 2, etc.,
dar pot fi oricând redenumite pentru a reflecta cât mai bine conţinutul de date al foii. Pentru a
modifica numărul implicit de foi de calcul (3) dintr-un registru de calcul parcurgeţi comenzile:
FileOptionsGeneral, iar în lista derulantă Include this many Sheets faceţi modificarea dorită.
Pentru a redenumi o foaie de calcul plasaţi cursorul mouse-ului deasupra etichetei şi faceţi click
dreapta; selectaţi comanda Rename din meniul contextual şi introduceţi numele dorit. Tot cu
click dreapta puteți insera și tipurile speciale de foi de calcul amintite mai sus (pentru diagrame,
de dialog, etc).
Fereastra programului conţine toate elementele unei ferestre de aplicaţii, bară de titlu – pe
care sunt afişate sigla cu numele programului şi numele registrului de calcul deschis, bară de
meniuri, ribbonul cu opțiunile meniului ales şi bara pentru formule, figura 2. 1.
Pentru a nu întâmpina dificultăți altfel ușor de evitat, atunci când lucrați cu Microsoft
Excel, este bine să țineți cont de următoarel.e observaţii:
1. Formula începe întotdeauna cu semnul egal.
2. Celulele trebuie formatate astfel încât, datele introduse în acestea să coincidă cu formatul
celulei.
3. Pentru a comuta pe modul editare, adică pentru a edita parţial conţinutul unei celule, se apasă
tasta F2.
4. În Excel se pot uni celule (nu se pot împărţi) prin parcurgerea următorilor paşi: se
selectează celulele, apoi se dă click dreapta, din meniul contextual se alege Format Cells,
click pe tabela Alignment, se bifează caseta de validare Merge Cells.
Într-o foaie de calcul nouă este selectată automat celula de la intersecţia coloanei A cu
linia 1, (celula A1). Selectarea celulei este semnalizată prin conturul gros, mai gros decât al
celorlalte celule, şi semnifică faptul că celula este activă (active cell). În momentul în care se
introduc caractere de la tastatură acestea apar în celula activă. Pentru a introduce date în altă
celulă, mai întâi aceasta trebuie activată, operaţie care poate fi făcută folosind fie mouse-ul fie
tastatura:
1. Cu ajutorul mouse-ului puteţi activa rapid o celulă plasând cursorul pe celula respectivă
şi executând click pe butonul din stânga al mouse-ului.
2. Pentru a selecta alte celule cu ajutorul tastaturii folosiţi tastele cu săgeţi şi/sau tastele
Page Up şi Page Down de pe tastatură sau diverse alte combinaţii de taste. Tastele care
pot fi utilizate sunt prezentate în tabelul 7.1.
Tabelul 7.1 Comenzi pentru deplasarea în interiorul unui tabel Excel Combinaţie detaste Efect
Tab Deplasare o celulă la dreapta
Enter Deplasare o celulă în jos
Shift + Tab Deplasare o celulă la stânga
Shift +Enter Deplasare o celulă în sus
Home Deplasare în coloana A pe rândul activ
Ctrl + Home Deplasare în celula A1 a foii de calcul
Ctrl + End Deplasarea în ultima celulă folosită din foaia de calcul
21
Page Up Deplasare în sus pe ecran
Page Down Deplasare în jos pe ecran
Alt + Page Up Deplasare o lăţime de ecran la stânga
Alt +Page Down Deplasare o lăţime de ecran la dreapta
Ctrl+Page Up Deplasare la foaia de calcul anterioară
Ctrl+Page Down Deplasare la următoarea foaie de calcul
Deplasarea la o anumită celulă se poate face şi folosind caseta de denumire a domeniului
de celule sau a unei celule (name box) care se află la capătul din stânga al barei pentru formule:
se execută click pe casetă, se scrie adresa celulei la care se doreşte saltul şi apoi se apasă tasta
Enter.
Pentru deplasarea într-o anumită celulă se poate folosi şi comanda Go To….
Din meniul Home, secțiunea Editing, apăsați buutonul Find and Select apoi selectaţi
comanda Go To… sau apăsaţi tasta F5 şi se va deschide fereastra de dialog Go To.... Se scrieţi în
caseta de text Reference referinţa (adresa) celulei pe care doriţi să o activaţi apoi apăsaţi tasta
Enter sau butonul OK din fereastră. Există mai multe posibilităţi de deplasare în foaia curentă.
Le puteţi vizualiza şi testa dacă alegeți opțiunea Go to Special.
2.2. Modificarea lăţimii coloanelor
Pentru a ajusta automat coloana la lăţimea celui mai mare rand, se plasează cursorul pe
suprafaţa de separare dintre eticheta coloanei în cauză şi eticheta următoarei coloane şi se
execută dublu click.
Lăţimea unei coloane se poate modifica manual folosind mouse-ul sau comenzile din
meniu. Dacă folosiţi mouse-ul, plasaţi cursorul acestuia pe marginea din dreapta a etichetei
coloanei a cărei lăţime vreţi să o modificaţi, iar în momentul în care indicatorul ia forma unei
săgeţi orizontale cu două vârfuri, trageţi săgeata spre dreapta sau spre stânga pentru a mări sau
micşora lăţimea coloanei. Pentru a modifica lăţimea mai multor coloane, mai întâi să selectaţi
respectivele coloane astfel:
- plasaţi cursorul mouse-ului pe eticheta primei coloane din seria celor a căror lăţime trebuie
modificată
- apăsaţi butonul stâng al mouse-ului; toate celulele coloanei respective se vor înnegri.
Menţineţi butonul apăsat şi trageţi cursorul deasupra etichetelor celorlalte coloane până pe
ultima coloană din serie. toate coloanele selectate vor avea celulele înnegrite.
- eliberaţi butonul mouse-ului.
Având coloanele astfel selectate plasaţi cursorul mouse-ului pe marginea dreaptă a
ultimei etichete din serie şi procedaţi în continuare ca la modificarea lăţimii unei singure
coloane. Toate coloanele selectate vor avea aceeaşi lăţime cu cea pe care o stabiliţi pentru ultima
coloană.
Dacă coloanele ale căror lăţimi doriţi să le modificaţi nu sunt adiacente, atunci selectarea
lor se face astfel:
- apăsaţi tasta Ctrl şi menţineţi-o apăsată
- plasaţi cursorul mouse-ului pe eticheta uneia din colonele din seria care trebuie modificată
şi faceţi un click pe butonul stâng; coloana va fi selectată
22
- treceţi la următoarea coloană şi repetaţi pasul anterior; dacă în seria de coloane există şi
coloane adiacente, puteţi trage cursorul mouse-ului peste etichetele lor, până la selectarea
întregului grup.
- când aţi selecta ţi ultima coloană eliberaţi tasta Ctrl.
Excel dă posibilitatea formatării atât a conţinutului celulelor cât şi a celulelor însăşi prin
aplicarea de chenare de grosimi şi culori diverse sau texturi şi culori pentru fundalul celulelor.
Chenarele îmbunătăţesc aspectul foilor de calcul oferind separaţii vizuale între zonele lor.
Chenarele îmbunătăţesc şi aspectul rapoartelor tipărite. Pentru a aplica un chenar se selectează
mai întâi domeniul care trebuie formatat. Pentru selectarea unui domeniu procedaţi astfel:
1. poziţionaţi cursorul mouse-ului pe celula din unul din colţurile extreme ale domeniului.
2. apăsaţi butonul stâng al mouse-ului şi glisaţi cursorul în diagonală spre colţul opus, până la
acoperirea întregului domeniu. Toate celulele selectate, cu excepţia celei de la care s-a pornit
selecţia au culoarea neagră, indicând în acest fel faptul că au fost selectate, figura 2.2
Figura 2.2 Domeniu de celule selectat, B2:E6
3. click dreapta, alegeți Format Cells, iar din fereastra afișată alegeţi tabela Border, figura 2.3..
Figura 2.3 Tabela Border a ferestrei de dialog Format Cells
4. din secţiunea Line selectaţi stilul de linie (Style) ce va fi folosit pentru chenar iar din lista
derulantă Color, culoarea dorită pentru liniile chenarului.
23
5. în secţiunea Border a tabelei faceţi click cu butonul stâng al mouse-ului peste liniile machetei
tabelului care doriţi să ia aspectul şi culoarea selectate la pasul anterior. Puteţi folosi şi
butoanele din stânga şi de sub fereastra de previzualizare.
6. repetaţi paşii 4 şi 5 până la trasarea tuturor liniilor dorite
7. Apăsaţi butonul OK pentru aplicarea efectivă a chenarelor şi închiderea ferestrei
8. Apăsaţi butonul OK pentru aplicarea efectivă a texturii şi închiderea ferestrei
Dacă o celulă conţine un şir de caractere numerice care, din diverse motive, nu trebuie
interpretate de Excel ca număr, respectivul şir trebuie precedat de apostrof. Puteţi selecta, de
asemenea, formatul Text pentru celula respectivă, din tabela Number a ferestrei Format Cells.
2.3 Introducerea valorilor numerice
Datele numerice sunt valori constante şi sunt formate doar din valori numerice. Într–o
celulă pot fi introduse numere întregi (cum ar fi 228), fracţii zecimale (17,258), fracţii cu numere
întregi (1 1/4) şi valori notate în sistem ştiinţific (1.23E+08).
Dacă numărul introdus este aliniat la stânga în celula respectivă atunci numărul respectiv
NU ESTE recunoscut ca valoare numerică şi trebuie formatată în mod corespunzător celula sau
coloana respectivă . Dacă nu veţi face formatarea, datele nerecunoscute ce vor fi folosite
eventual într-o formulă, vor determina obţinerea unor rezultate eronate. Numărul introdus într-o
celulă şi recunoscut ca atare va fi aliniat la dreapta. Dacă numărul este real și nu este
recunoscut, atunci verificați si dacă ați folosit separatorul zecimal corect.
Figura 2.4 Fereastra de dialog Format Cells, tabela Number
24
Dacă se introduce un număr lung într-o celulă şi în locul lui celula afişează #### sau dacă
numărul apare în sistemul de notare ştiinţifică (ex. 1.23E+08) atunci lăţimea coloanei curente
este prea mică pentru a cuprinde numărul în întregime.
Pentru a elimina acest lucru faceţi dublu click pe marginea din dreapta a etichetei coloanei
pentru a o lărgi. MS Excel oferă posibilitatea schimbării modului de afişare a numerelor în celule
folosind alt format numeric. Pentru aceasta apăsați butonul Format și alegeți opţiunea Format
Cells sau apăsaţi tastele Ctrl+1 (unu) sau folosiţi comanda Format Cells din meniul contextual.
Oricare ar fi metoda aleasă, pe ecran va apărea fereastra de dialog Format Cells.
Din secţiunea Category: a tabelei Number selectaţi tipul formatului numeric dorit,
Number, Percentage, Fraction, Scientific. Câmpul Sample oferă previzualizarea numărului din
celula activă pentru oricare din formatele alese. Caseta Decimal places: dă posibilitatea stabilirii
numărului de zecimale cu care este afişat numărul, valoarea implicită fiind 2. Pentru categoriile
Date, Time, Fraction, Special şi Custom, în caseta Type este afişată o listă cu formate-model.
După ce stabiliţi formatele dorite pentru diversele tipuri de date apăsaţi butonul OK; Excel va
aplica formatul ales în celulele selectate în prealabil din foaia de calcul.
În scrierea formulelor trebuie să se ţină cont de prioritatea operaţiilor. Programul Excel
respectă regulile matematice privind ordinea operaţiilor.
Formula =B4+3*A5 calculează produsul dintre constanta 3 şi conţinutul celulei A5 la
care va aduna conţinutul celulei B4. Formula =(B4+3)*A5 va aduna conţinutul celulei B4 cu
constanta 3, iar rezultatul îl va înmulţi cu conţinutul celulei A5.
Separator de domeniu şi este întotdeauna reprezentat prin „:”, iar operatorul de
uniune se mai numeşte şi separator de listă, reprezentat prin „ ,” sau „;” în funcţie de
setările sistemului de operare. În cadrul formulelor şi funcţiilor utilizate în Excel cei doi
operatori au efecte mari asupra rezultatului obţinut. Astfel formula =AVERAGE(C2:G2)
va calcula media tuturor valorilor din celulele domeniului C2:G2. Aceeaşi formulă, scrisă
cu o mică diferenţă şi anume =AVERAGE(C2;G2) va calcula media aritmetică doar a
valorilor din celulele C2 şi G2.
Un domeniu de celule se poate denumi astfel încât, în cadrul formulelor, să se poată
folosi denumirea acestuia şi nu referinţele celulelor ce formează domeniul. Pentru a de numi un
domeniu de celule în caseta Name box se introduce denumirea sub care se doreşte referirea
ulterioară a celulelor în cadrul formulelor, figura 2.5.
a) b)
Figura 2.5. Denumirea unui domeniu de celule a) şi b) utilizarea domeniului în cadrul formulelor
Utilizarea denumirii domeniilor de celule este utilă în Excel deoarece uşurează lucrul cu
formule. Astfel, pentru calculul mediei vanzărilor se poate folosi numele domeniului şi nu
referinţele celulelor B2:B6.
25
2.3.1 Folosirea comenzii AutoFill
O funcţie foarte utilă a programului Excel este funcţia AutoFill, cu ajutorul căreia se
poate crea rapid o foaie de calcul prin completarea automată a unui domeniu de celule cu
înregistrări în serie. Este posibilă, de exemplu, completarea unui domeniu de celule cu o serie de
date consecutive sau crearea unei serii de titluri pentru coloane.
Pentru a crea o serie de înregistrări, procedaţi după cum urmează:
- completaţi primele două celule din serie, pe coloană sau pe rând.
- selectaţi cele două celule şi apoi plasaţi cursorul mouse-ului pe mânerul de umplere a
porţiunii selectate (acel mic pătrat din colţul din dreapta jos al selecţiei).
- apăsaţi butonul stâng al mouse-ului şi cu el menţinut apăsat trageţi în jos sau la dreapta de
acest mâner: celulele care urmează vor fi completate automat. În cazul formatelor
numerice pasul seriei este considerat ca fiind diferenţa dintre conţinutul celei de a doua
celule şi cel al primei celule. Pentru alte formate, cum ar fi date calendaristice sau zile
ale săptămânii, funcţia lucrează diferit: este suficient să se introducă numele zilei sau a
datei calendaristice într-un format recunoscut de Excel şi apoi trăgând de mânerul
funcţiei AutoFill completarea să se facă automat, în ordine crescătoare.
Folosirea comenzii Fill - Series
Cu ajutorul butonului Fill din secțiunea Editing a meniului Home se poate completa un
domeniu de celule cu o precizie mai mare decât procedeul descris mai sus. Funcţia permite
specificarea unei valori de pornire şi a unei valori limită. Sunt posibile mai multe moduri de
accesare a acestei funcţii.
1. Completarea unui domeniu de celule cu ajutorul opțiunii Series din secțiunea Editing:
- completaţi numărul de pornire sau data calendaristică iniţială în prima celulă a
domeniului care trebuie completat
- apăsați butonul Fill și alegeți opțiunea Series: ; pe ecran va apărea fereastra de dialog
Series, figura 7.6.
- în fereastra de dialog Series specificaţi direcţia de completare, pe rânduri (Rows) sau pe
coloane (Columns), tipul de serie (Type), liniar, exponenţial sau în progresie geometrică
(Growth), de date calendaristice (Date) sau autocompletare (AutoFill). În cazul în care
doriţi crearea unei serii de date calendaristice trebuie să specificaţi unitatea de măsură
(Date Unit).
Figura 2.6 Fereastra de dialog Series
26
- specificaţi valoarea raţiei (Step Value) – această valoare reprezentând numărul cu care se
modifică seria de la celulă la celulă
- introduceţi valoarea limită superioară (Stop Value), această valoare reprezentând ultima
valoare din serie.
- Se apasă butonul OK.
2. Completarea cu ajutorul meniului de comenzi rapide.
- completaţi doar prima celulă şi cu butonul drept al mouse-ului apăsat pe mânerul de
umplere, trageţi peste zona de celule care trebuie completate.
- eliberaţi butonul mouse-ului. Va apare un meniu contextual din care alegeţi opţiunea
Series.., care va deschide fereastra de dialog din figura 7.5, după care continuaţi cu paşii
arătaţi. Din acelaşi meniu, dacă alegeţi opţiunea Fill Series, seria va fi completată cu
pasul 1. De asemenea, dacă alegeţi opţiunea Copy cells conţinutul primei celule va fi
copiat în toate celelalte.
O altă funcţie utilă pentru crearea unei serii de înregistrări este AutoComplete. Pe măsură
ce se introduc date într-o listă, Excel memorează fiecare înregistrare. Când se începe
introducerea unei noi înregistrări, care este similară cu una anterioară, pe aceeaşi coloană, Excel
va completa în mod automat înregistrarea respectivă. În acest caz puteţi accepta varianta propusă
sau, în caz contrar, continuaţi scrierea noii înregistrări.
Lista memorată este accesibilă cu ajutorul comenzii Pick From Drop - down List din
meniul contextual. Selectând comanda, sub celula activată va fi derulată o listă cu înregistrările
anterioare, din care se poate alege data dorită.
Observaţie: lista este disponibilă numai dacă celula activată se află imediat sub ultima celulă completată din coloană.
2.4 Crearea unei diagrame cu ajutorul aplicaţie Chart Wizard
Excel oferă o metodă rapidă pentru realizarea rapidă a unei diagrame pornind de la datele
din foaia de calcul.
Datele pentru diagramă trebuie să fie incluse în coloane şi linii, dar nu trebuie neapărat să
se afle în coloane şi linii adiacente. Etichetele care vor fi folosite în diagramă trebuie plasate în
primele linii şi în coloanele din extrema stângă a foii de calcul. Dacă în diagramă trebuie să apară
şi etichetele coloanelor şi liniilor atunci acestea trebuie incluse în selecţie. Celulele care nu sunt
adiacente se selectează ţinând apăsată tasta Ctrl; se selectează fiecare grup de celule până la
completarea selecţiei după care se eliberează tasta Ctrl.
După selectarea datelor, din meniul Insert se selectează unul dintre tipurile de grafice
afișate în mod standard în secțiunea Charts. Dacă doriți alegerea unui alt tip de diagrame, apăsați
lansatorul de ferestre (butonul) din colțul dreapta-jos al acestei secțiuni.
Figura 2.7. Secțiunea Charts meniul Insert.
27
Figura 2.8. Fereastra Insert Chart.
Se va afișa fereastra |Insert Chart, figura 2.8, în care puteți selecta tipul diagramei.
Acestea sunt grupate pe categorii de șabloane (Templates), după care apăsați butonul OK.
Diagrama selectată va fi afișată în foaia de calcul curentă.
În momentul în care veți da click pe diagrama creată, bara de meniuri se va completa cu
încă trei meniuri, grupate în categoria Chart Tools și anume: Design, Layout și Format , figura
2.8.
Figura 2.9. Ajustarea automată a barei de meniuri în funcție de elementul activ (în acest caz
diagrama).
Toate modificările și completările ulterioare se vor realiza fie utilizând butoanele din
aceste meniuri, fie meniul contextual al diagramei. De exemplu, dacă se dorește completarea
diagramei cu un titlu și cu semnificația mărimilor reprezentate pe abscisă și ordonată, din meniul
Layout se apasă butonul Chart title, respectiv Axis titles. Vor fi afișate casete în care se pot
introduce informațiile dorite.
28
Figura 2.10 Adăugarea titlului diagramei.
Butonul Select Data dă posibilitatea stabilirii sau modificării domeniului de date luat în
considerare pentru crearea diagramei.
Includerea unor noi serii de date se poate realiza foarte ușor şi după încheierea generării
diagramei. Se procedează astfel: click pe diagramă; ca urmare zona de date va fi încercuită într-
un chenar albastru, figura 7.11. Includerea noilor serii de date se realizează prin redimensionarea
zonei încadrată în chenar albastru (trageți de colțul dreapta jos cu corsorul plasat pe marcaj până
când includeți și celulele respective). În momentul când ați încheiat procedeul, diagrama este
actualizată automat.
Există bineînțeles și alte metode care implică utilizarea unor opțiuni. Nu sunt la fel de
rapide ca cea descrisă, însă permit realizarea mai multor setări. De exemplu, dacă alegeți, din
meniul contextual al diagramei opțiunea, Select data, se va afișa fereastra din figura 7.11. Atenție
pe ce element al diagramei dați click dreapta – meniurile contextuale diferă. Din Chart data
range puteți ajusta zona cu date, puteți schimba reprezentarea diagramei prin comutarea între
rânduri și coloane, este posibilă adăugarea sau eliminarea seriilor de date și modificarea
denumirii acestora.
29
Figura 2.11. Fereastra Select data source.
2.5. Filtrarea datelor
Deoarece volumul datelor dintr-o foaie de lucru Excel poate fi la un moment dat foarte
mare, localizarea unei anumite date devine mai greoaie. În acest caz, o soluţie care poate localiza
cu precizie datele dorite o reprezintă filtrarea datelor.
Excel permite folosirea unei filtrări simple – Autofilter care aplică o filtrare simplă
asupra datelor şi care se poate ulterior personaliza şi o metodă de filtrare avansată ce aplică
criterii de filtrare mai complexe.
În cele ce urmează se prezintă atât utilizarea unui filtru simplu personalizat cât şi a unui
filtru avansat în rezolvarea aceleiaşi probleme.
Avem la dispoziţie următoarele date structurate într-o foaie de lucru Excel după cum
urmează:
30
Figura 2.12. Datele disponibile pentru filtrare
Se cer următoarele:
- lista persoanelor cu funcţia economist care au un salariu ce depăşeşte 1700 lei;
- lista cu primii 50% dintre angajaţi sortată descendent în funcţie de salariul de bază;
Pentru a obţine lista persoanelor cu funcţia economist şi care au un salariu ce depăşeşte
500 lei se procedează astfel:
- se execută click în zona cu date;
- meniul Home→secțiunea butonul Sort&Filter→opțiunea Filter;
- din lista derulantă activată la apăsarea butonului din dreapta celulei Funcţie se selectează
articolul Economist;
- se apasă butonul din dreapta celulei Salariu de bază şi din lista derulantă se alege
articolul Number Filters. Pentru că este vorba de economiştii care au un salariu mai mare
decât 500 lei se alege condiţia Greater than (mai mare decât), iar în dreapta se specifică
valoarea 1700, figura 2.13.
Figura 2.13. Fereastra Custom AutoFilter
31
Rezultatul obţinut este prezentat în figura 2.14.
Figura2.14. Datele obţinute în urma filtrării
Pentru a rezolva a doua cerinţă se revine pentru început la forma iniţială a tabelului, click
pe butonul Sort&Filter→Clear. Se alege opţiunea Sort Descending din lista derulantă a butonului
din dreapta celulei Salariu de bază şi apoi opţiunea, din Number Filters, Top 10. În a treia listă
derulantă din fereastra Top 10 AutoFilter (figura 2.15) se selectează Percentage şi de asemenea
se selectează procentajul dorit.
Figura 2.15. Fereastra Top10 Autofilter
Pentru a crea un filtru avansat (Advanced Filter) se introduc în celule criteriile ce vor
constitui domeniul de criterii. Astfel, pentru rezolvarea primei cerinţe s-au introdus criteriile în
celulele I2, J2 specificând în celulele I1 şi J1 numele celulelor din capul de tabel.
Se selectează Data→secțiunea Sort&Filter→Advanced. În câmpul Criteria Range se vor
selecta celulele ce conţin descrierea criteriilor apoi se apasă OK, figura 7.16. Rezultatul acestei
filtrări poate fi plasat în altă foaie de calcul decât cea curentă.
Figura 2.16. Fereastra Advanced Filter pentru crearea unui filtru avansat
32
2.6 Referinţe relative şi absolute
Referirea la o celulă se poate face în două moduri: relativ şi absolut. Referirea relativă
localizează în tabel celulele la care se face referirea în formule în raport cu poziţia celulei care
conţine formula. Spre exemplu, dacă formula se află în celula F8 şi ea face referire la celulele B8
şi C7, atunci programul Excel va găsi celulele prin deplasarea cu patru celule la stânga (B8) şi
respectiv trei la stânga şi una sus (C7), vezi tabelul de mai jos.
A B C D E F
7 100
8 100 =B8+C7
9
Când se copie o formulă care foloseşte referinţe relative, referinţele din formula copiată
se actualizează, după logica expusă, corespunzător poziţiei actuale a formulei. În exemplul de
mai sus, dacă formula din celula F8 se copiază în celula F9 atunci formula din celula F9 se
transformă în =B9+C8, care se referă la celulele care se află cu patru celule la stânga şi respectiv
cu trei celule la stânga şi una mai sus faţă de celula F9.
Pentru ca referinţele să nu se modifice la copierea unei formule într-o altă celulă trebuie
folosite referinţe absolute. În exemplul de mai sus dacă doriţi ca formula să utilizeze valoarea din
celula C7 și să rămână nemodificată în urma acţiunii de copiere, trebuie să plasaţi simbolul dolar
($) în faţa referinţei coloanei şi rândului: =B8+$C$7. În interiorul unei formule pot fi utilizate
deopotrivă referinţe absolute şi relative, singura grijă este de a utiliza semnul $ în desemnarea
referinţelor absolute.
Observaţie: Transformarea unei adrese absolute în adresă relativă se poate realiza şi prin apăsarea succesivă a tastei F4. Astfel se plasează cursorul în bara de formule înaintea referinţei celulei ce va fi modificată şi se apasă tasta F4 până când se obţine o referinţă de tipul dorit.
Pentru a face referire la celule aflate în alte foi de calcul, referinţele celulelor trebuie
precedate de numele foii de calcul în care se află respectivele celule, urmat de semnul exclamării
(!). Exemplul următor adună conţinutul celulei A4 din foaia de calcul 1 cu conţinutul celulei B4
din foaia de calcul 2 a aceluiaşi registru.
=SUM(Sheet1!A4;Sheet2!B4) 1
Pentru referirea celulelor care se află în aceeaşi foaie de calcul cu celula unde se
introduce formula se poate omite eticheta foii, încât formula de mai sus produce acelaşi rezultat
cu următoarea formulă:
=SUM(A4;Sheet2!B4)
dacă rezultatul trebuie să apară în foaia 1.
Referinţele la celulele din alte foi de calcul pot fi, de asemenea, relative – ca în exemplul de mai
sus sau absolute:
=SUM(A4;Sheet2! $B$4)
Când faceţi referire la celule aflate în alte registre de lucru, referinţa va fi precedată şi de
numele registrului respectiv între paranteze drepte. Toate referinţele situate în alte registre devin
referinţe ABSOLUTE. Exemplul următor calculează suma dintre conţinutul celulei B7 din foaia
curentă şi conţinutul celulei A6 din foia 1 a registrului cu numele “registru_2.xls”.
1 S-a folosit separatorul de listă pentru setare regională România. Dacă exemplul nu funcţionează, folosiţi
separatorul virgulă (,)
33
=SUM(B7;[registru_2.xls]Sheet1!$A$6)
2.7. Utilizarea funcţiilor
O funcţie este o formulă predefinită care operează cu una sau mai multe valori şi
returnează una sau mai multe valori. Toate funcţiile sunt formate din nume şi argumente separate
prin, sau ; în funcţie de setările sistemului de operare. Argumentele specifică valorile sau celulele
ce vor fi folosite de către funcţie. Numărul maxim permis de argumente ale unei funcţii este 30.
În utilizarea funcţiilor apardeseori erori, de obicei uşor de remediat, ale căror coduri şi
semnificaţii sunt prezentate în Tabelul 1.
Tabel 2.1. Erori frecvente în utilizarea funcţiilor.
Inserarea unei funcţii se realizează din meniul Formulas, butonul
Function, prin apăsarea butonului Insert Function din stânga barei de
formule sau tastând SHIFT+F3. Funcţiile sunt grupate pe categorii; cele
recent utilizate, funcţii financiare, statistice, logice sau definite de utilizator.
34
Figura 2.17. Inserarea unei funcţii
Observaţie: Introducerea unei funcţii se poate realiza şi prin scriere directă (în cazul utilizatorilor cu experienţă), fără a apela la metodele prezentate mai sus.
După selectarea numelui funcţiei se apasă butonul OK. Se va afişa o fereastră ce permite
introducerea argumentelor funcţiei. De exemplu, în cazul funcţiei IF, macheta funcţiei este
următoarea:
Figura 2.18. Funcţia IF
Funcţia IF este o structură decizională de tip IF-THEN-ELSE care analizează valoarea de
adevăr (TRUE sau FALSE) a condiţiei (Logical test) şi, în funcţie de rezultatul evaluării, execută
operaţiile specificate în câmpul Value_if_True (condiţia este adevărată) sau ignoră operaţiile din
35
câmpul de mai sus şi execută direct funcţia sau formula scrisă în câmpul Value_if_false (condiţia
este falsă).
De exemplu, funcţia IF de mai jos, calculează media aritmetică a notelor introduse în
domeniul E2:E7 dacă toate notele sunt de trecere (>4), în caz contrar afişează semnul „-”.
Figura 2.19. Exemplu de utilizare a funcţiei IF.
Funcţia COUNTIF numără celulele dintr-un domeniu care satisfac anumite condiţii. Sintaxa
funcţiei este următoarea:
COUNTIF(range, criteria), unde range este domeniul de celule, iar criteria este condiţia
satisfăcută de celulele din domeniu. Condiţia poate fi scrisă explicit ca argument al funcţiei, caz
în care este încadrată în ghilimele sau poate fi scrisă într-o celulă separată, argumentul criteria al
funcţiei COUNTIF fiind în acest caz referinţa celulei în care s-a introdus în prealabil condiţia.
Astfel, de exemplu, funcţia COUNTIF se poate scrie:
=COUNTIF(A1:A10, ” >1”)
sau
=COUNTIF(A1:A10, B1), dacă în celula B1 s-a introdus criteriul „>1”.
Ambele funcţii calculează numărul de valori mai mari decât 1 din domeniul A1:A10.
Funcţia SUMIF însumează valorile dintr-un domeniu de celule corespunzătoare celulelor
dintr-un alt domeniu care respectă o anumită condiţie. Sintaxa funcţiei este următoarea:
SUMIF(range, criteria, sum_range) unde range este domeniul de celule pe care va fi aplicată
condiţia criteria, iar sum_range este domeniul de celule pe care se calculează suma
corespunzătoare celulelor domeniului care îndeplinesc condiţia.
În exemplul din figura 7.20 se doreşte calculul sumei vânzărilor realizate de firmele din
Suceava. Range va fi coloana Oras_firmă, criteria va fi „Suceava”, iar sum_range va fi coloana
Vânzări (mii lei).
36
Figura 2.20. Exemplu SUMIF.
COUNT – numără celulele ce conţin valori numerice (şi date calendaristice) din lista de
argumente
Figura 2.21. Exemplu COUNT.
COUNTA – numără celulele completate cu date (de orice natură)
Figura 2.22. Exemplu COUNTA.
Funcția DMIN
Returnează voloarea minimă dintr-o coloană (câmp) al unei baze de date sau a unei liste,
în funcție de condiția specificată.
Dmin(Database, Field, Criteria)
Database – domeniul (tabelul) completat cu date;
Field – coloana (denumirea sau numărul coloanei din tabel) pentru care se calculează valoarea
minimă
Criteria – condițiile impuse celorlalte coloane (câmpuri)
37
In figura 2.23 se prezintă modul de utilizare a funcției DMIN luânf în calcul același date
ca în cazul filtrării datelor. Pentru a putea plica funcția, criteriile vor fi scrise separat.
Se va ține cont de următoarele observații:
- condițiile se scriu separat față de tabel, menționând denumirea coloanei pe care se aplică
și condiția ca atare;
- Denumirea coloanelor trebuie să fie exact cea utilizată în tabel;
- În cazul în care se testează egalități se recomandă scrierea condiției astfel: = “=10” sau
=“=Financiar”
În exemplul de mai sus s-a determinat valoarea minimă a salariului pentru angajații cu
funcția Economist din deprtamentul Financiar.
=DMIN(A1:F17,6,I1:J2)
A1:F17 este domeniul cu date
6 este numărul coloanei Salariul de bază din tabel
I1:J2 este domeniul în care s/au introdus condițiile
Funcția DMAX are aceleași argumente dar va determina valoarea maximă pentru câmpul
numeric specificat, luând în considerare și condițiile impuse.
Funcția DCOUNT
Numără celulele ce conțin valori numerice dintr-un domeniu și satisfac condițiile
specificate.
Modul de pregătire a datelor este același: domeniul completat cu date și condițiile scrise
separat, la fel ca în cazul funcțiilr DMIN și DMAX.
Funcția va calcula numărul angajaților din departamentul Financiar, cu funcția Economist
care au Salariul de bază >1500 și se scrie astfel: =DMIN(A1:F17,6, I1:K2)
38
2.7.1 Funcţii financiare
Presupunem că am contractat un împrumut pentru o investiţie şi dorim să aflăm care este
rata lunară aferentă.
Funcţia PMT (payment)
Calculează suma de plată pentru un împrumut în condiţii de anuitate (plăţi cu valoare fixă
şi dobândă fixă).
Sintaxă
PMT(rate;nper;pv;fv;type)
Rate, nper, pv, fv au semnificaţiile prezentate la funcţiile anterioare.
Fv, dacă nu este menţionat, este considerat a fi egal cu 0. Reprezintă valoarea unei investiţii sau
a unui împrumut după realizarea ultimei plăţi.
Type este un număr ce poate lua valorile 0 sau 1 şi semnifică momentul plăţii. Dacă are valoarea
0 sau nu este specificat, atunci plata este făcută la sfârşitul perioadei, iar dacă are valoarea 1
atunci plata se face la începutul perioadei.
Funcţia IPMT (Interest payment)
Returnează dobânda pe o perioadă pentru o investiţie bazată pe plăţi periodice constante
şi o rată a dobânzii constantă. Reprezintă partea din rata lunară reprezentată de dobândă.
Sintaxă
IPMT(rate;per;nper;pv;fv;type)
Rate, nper, pv, fv, şi type au semnificaţiile de la funcţia PMT, iar per semnifică perioada pentru
care se doreşte calcularea dobânzii.
Exemple
Să considerăm un împrumut de 10000 Euro pe o durată de 10 luni, cu o dobândă anuală de 10%.
IPMT(0,1/12; 1; 10; 10000) returnează valoarea -83,33 Euro, reprezentând dobânda
aferentă primei luni, cu plata la sfârşitul lunii,
IPMT(0.1/12, 6,10,10000) returnează valoarea -42,53 Euro, reprezentând dobânda
aferentă celei de a şasea luni, cu plata la sfârşitul lunii.
Semnele minus din faţa numerelor indică faptul că sumele sunt de plată şi nu de încasat.
Putem construi un desfăşurător al dobânzilor de plată, aşa cum se arată în figura 7.23
Figura 2.23 Calculul dobânzii
39
Pentru a calcula suma de plată aferentă împrumutului, pe o perioadă oarecare, dispunem
de funcţia PPMT, descrisă în continuare:
Funcţia PPMT (Principal payment)
Returnează suma de plată aferentă sumei împrumutate (principalului), pentru o perioadă
dată, în condiţii de anuitate.
Sintaxă
PPMT(rate;per;nper;pv;fv;type)
Rate, nper, per, pv, fv, şi type au semnificaţiile deja cunoscute.
Exemple
IPMT(10%/12; 1; 10; 10000) returnează valoarea -963,07 Euro, reprezentând suma de
plată aferentă sumei împrumutate de 10000 Euro, corespunzătoare primei luni, cu plata la
sfârşitul lunii,
IPMT(0.1/12; 6; 10; 10000) returnează valoarea -42.53 Euro, reprezentând suma de plată
aferentă sumei împrumutate de 10000 Euro, corespunzător celei de a şasea luni, cu plata la
sfârşitul lunii.
Legătura între cele trei funcţii, calculate pentru acelaşi credit este PMT=PPMT+IPMT,
figura 7.24.
Figura 2.24. Legătura între funcţiile PMT, PPMT şi IPMT.
Funcţia FV
Returnează valoarea unei investiţii la un moment viitor în condiţiile unei rate fixe a dobânzii.
Argumentele funcţiei au semnificaţia deja prezentată la celelalte funcţii financiare.
Sintaxă
FV(rate,nper,pmt,[pv],[type])
Exemple
1. Care va fi soldul contului de economii în cazul unei persoane care, lunar, timp de 3 ani
depune în cont 65 lei cu o dobândă anuală de 3%. Soldul iniţial este 300 lei. FV(3%/12,36,-65,-300)=2773.55 lei
2. Care este suma pe care o persoană o mai are de returnat băncii, dacă a plătit timp de 3 ani cîte 250 lei dintr-un credit în valoare de
10000 lei, dobânda fiind 10%.
FV(10%/12,3*12,-250,10000)=3036.36
Funcţia PV
40
Returnează valoarea iniţială a unui împrumut sau investiţii. Funcţia
este aproape identică cu FV, cu deosebirea ca parametrul pv este
înlocuit cu fv.
Sintaxă
PV(rate,nper,pmt,[fv],[type])
Exemple
1. Doriţi să vă încheiaţi o asigurare de viaţă pe o perioadă de 25 de
ani. Agentul vă spune că, dacă aşteptaţi ca poliţa să ajungă la
maturitate şi plătiţi lunar o primă de asigurare de 100 lei, în
condiţiile unei dobânzi de 3%, veţi încasa în final 20000 lei.
Încheiaţi asigurarea?
PV(3%/12,25*12,-100)=21087.65
Răspuns: Nu veţi încheia asigurarea deoarece vi se propune o sumă mai
mică decât cea care rezultă în urma calculelor.
2. Ce sumă ar trebui să investiţi într-o afacere care vă garantează o
dobândă anuală de 10%, pentru ca, după 25 de ani soldul contului să
fie 200000 lei?
PV(10%/12,25*12,,200000)
3. Ce sumă vă puteţi permite să împrumutaţi primtr-un credit bancar,
ştiind că puteţi achita o rată de maxim 250 lei pe lună? Dobânda este
de 9%, iar durata pe care doriţi să se desfăşoare creditul este de 7
ani.
PV(9%/12,7*12,-250,0)
Funcţia NPER
Returnează durata de timp necesară achitării unui împrumut sau
acumulării unei anumite sume în condiţiile în care se cunoaşte soldul
iniţial, rata dobânzii şi contribuţiile lunare.
Sintaxă
NPER(rate,nper,pmt,[fv],[type])
Exemple În cât timp vă veţi permite să cumpăraţi un imobil în valoare de
230000 lei, în condiţiile în care, în contul de economii cu dobândă de
3% depuneţi lunar câte 400, iar soldul iniţial este de 1000 lei.
NPER(3%/12,-400,1000,230000)=359.34
Va trebui să faceţi 359 de plăţi lunare (30 de ani) pentru a putea
economisi suma respectivă.
7.8. Prognozarea evoluţiei unor valori folosind funcţia TREND
Funcţia TREND permite (utilizând metoda regresiei simple) prognozarea evoluţiei
viitoare a valorii unei variabile pe baza datelor deja cunoscute. Funcţia TREND încadrează o
dreaptă, prin metoda celor mai mici pătrate, în punctele reprezentate în sistem XoY
corespunzătoare valorilor cunoscute ale variabilei ce se va predicţiona. Spre deosebire de
FORECAST, TREND poate fi aplicată pe domenii de celule, adică va putea predicționa
simultan, pentru mai multe intervale de timp.
TREND(known_y's,known_x's,new_x's,const)
41
Unde: known_y’s – reprezintă valorile cunoscute în evoluţia variabilei ale căror valori viitoare se
vor prognoza
known_x's – intervalul de evoluţie a variabilei
new_x's – valorile viitoare predicţionate
De exemplu se doreşte realizarea unei prognoze a evoluţiei valorilor vânzărilor unei firme
pentru lunile noiembrie, decembrie cunoscându-se valoarea vânzărilor pentru celelalte 10 luni
anterioare.
Datele vor fi structurate pe două coloane, Luna şi Vânzări, iar în celula B12 se introduce
formula TREND având ca argumente:
- valorile cunoscute ale variabilei de prognozat B2:B11 (vânzările pe primele 10 luni)
- intervalul de timp corespunzător evoluţiei acestor valori A2:A11 (primele 10 luni ale
anului)
- intervalul de timp pe care se doreşte realizarea prognozei, celulele A12, A13 (ultimele
două luni ale anului). Notă: Este foarte important ca, înainte de începerea editării funcției, să se selecteze celulele corespunzătoare lunilor pentru care se va realiza predicția, adică celulele A12, A13. După ce se încheie scrierea funcției în loc să apăsați tasta Enter, apăsați combinația de taste CTRL+SHFT+ENTER.
Rezultatele obținute pot fi observate în figura 7.22.
Figura 2.25. Vânzările pe lunile noiembrie, decembrie prognozate cu funcţiile TREND și
FORECAST.
Funcția FORECAST permite, de asemenea predicționarea valorilor viitoare ale unei
variabile. Funcția va furniza o valoare predicționată la un moment dat. Semnificația
argumentelor este asemănătoare cu cea a funcției TREND.
FORECAST(x, known_y’s, known_x’s)
42
x – valoarea viitoare predicționată
known_y’s – valorile cunoscute ale variabilei
known_x’s – intervalele pentru care se cunosc valorile variabilei
Valoarea predicționată pentru luna Decembrie (celula C12) se va obține prin copierea
formulei din celula C11 (figura 7.22).
97
CAPITOLUL 5
ELEMENTE INTRODUCTIVE ÎN ACCESS
5.1 Introducere
Sistemele informatice din domeniul economic conţin un volum relativ mare de
date care se organizează cel mai bine în baze de date. Microsoft Access 2007
face parte din suita Microsoft Office 2007, având caracteristicile specifice unui
sistem de gestiune al bazelor de date relaţionale. Access este totodată şi un
instrument complex de dezvoltare al aplicaţiilor de baze de date.
5.2 SGBD Access: prezentare generală
Microsoft Office Access 2007 este un sistem de gestiune a bazelor de date
(SGBD) dezvoltat de firma Microsoft care oferă următoarele facilităţi33
:
permite lucrul atât pe staţii individuale cât şi în reţea, cu exploatarea
partajată a datelor;
are în structură un limbaj neprocedural SQL (Structured Query
Language) – larg răspândit în toate SBDG-urile;
modul de lucru vizual facilitează crearea rapidă a unor aplicaţii;
este autodocumentat şi conţine Wizard-uri;
are access la reţeaua Internet.
Access 2007 include facilităţi oferite de sistemul de operare Microsoft
Windows (de exemplu meniu contextual al obiectelor) şi permite şi facilităţi de
tipul drag and drop. Microsoft Access este compatibil cu tehnicile de legare şi
încapsulare din tehnologia OLE Microsoft (Object Linking and Embedding).
Este recomandată utilizarea Microsoft Access dacă:
sunt necesare baze de date relaţionale (tabele multiple sau multi-
dimensionale) sau dacă se anticipează adăugarea unor noi tabele pe
viitor;
cantitatea de date este mare;
este necesară o legătură permanentă cu o bază de date externă de
dimensiuni mari, cum ar fi una construită cu Microsoft SQL Server sau
cu sistemul integrat al organizaţiei;
33 Tamaş I. (coord.), Stanciu V., Gheorghe M. – Access 2007 – Proiectare şi realizare pas cu pas,
Editura Infomega, Bucureşti, 2010, p.7
98
este necesară regruparea datelor din diverse tabele într-un singur loc cu
ajutorul unor interogări complexe;
baza de date este accesată de mai mulţi utilizatori (se poate beneficia de
mecanismele de modificare furnizate de baza de date).
Este recomandată utilizarea Microsoft Excel dacă:
sunt suficiente tabelele simple, fără relaţii între ele;
se doresc efectuarea de calculi şi comparaţii statistice;
setul de date nu depăşeşte 15000 de înregistrări.
5.2.1 Caracteristici generale
Primul lucru care se poate observa la deschiderea Microsoft Access este noua
interfaţă grafică prietenoasă cu utilizatorul (GUI – Graphical User Interface),
folosită atât de Access cât şi de toată gama de produse Office 2007.
De pe bara de meniuri evidenţiem:
pagina Home (Views, Clipboard, Font, Rich Text, Records,
Sort&Filter, Find) – pagina principală Access, conţine funcţii de
editări de bază cum ar fi Cut şi Paste, împreună cu marea majoritate a
opţiunilor de formatare;
pagina Create (Tables, Forms, Reports, Other) – grupează toate
opţiunile de creare;
pagina External Data (Import, Export, Collect Data, SharePoint
Lists) – conţine toate operaţiile care facilitează colaborarea şi schimbul
de date;
pagina Database tools (Macro, Show/Hyde, Analyze, Move Data,
Database Tools) – coloana vertebrală a Access-ului. Aici se pot crea
sau menţine relaţiile dintre tabele, se analizează performanţele fişierului
şi se execută rutine de întreţinere.
Fereastra Access Options furnizează acces rapid la aproape toate opţiunile care
pot fi configurabile în Access. Dintre acestea vom evidenţia următoarele
opţiuni:
Popular: opţiunile cele mai populare printre utilizatori (selectate de
Microsoft);
Current Database: opţiuni care afectează baza de date curentă, de
exemplu, opţiuni pentru adăugarea unui titlu sau a unei icoane,
selectarea unui formular care să apară la deschiderea aplicaţiei,
dezactivarea opţiunii Layout view, şi o opţiune utilă programatorilor,
activarea sau dezactivarea panoului de navigare (Navigation Pane). În
99
cadrul acestei opţiuni, utilizatorii pot crea o panglică specială şi o pot
folosi în locul celei predefinite;
Datasheet: opţiuni de formatare pentru Datasheet View. Utilizând
această opţiune, se poate selecta tipul literelor folosite, afişarea liniilor
de ghidaj pe formulare şi setarea efectelor implicite ale celulelor;
Object Designers: opţiuni care pot fi setate şi afectează modul în care
uneltele de design sunt configurate în Access. Opţiunile sunt grupate
astfel: Table Design, Query Design, Form Design, Error Checking;
Proofing: include opţiuni legate de verificări gramaticale cum ar fi:
spell checking, grammar checking, şi auto correction;
Advanced: opţiuni care pot fi setate şi care controlează modul în care
Access interacţionează cu datele şi utilizatorul cu aplicaţiile. Sunt
disponibile următoarele grupuri de opţiuni: Editing, Display, Printing,
General, Advanced;
Customization: utile pentru a adăuga sau şterge opţiuni de pe panglică.
Add-Ins: o listă a utilitarelor add-ins disponibile pentru Access;
Trust Center: accesează Trust Center. Mulţi utilizatori setează nivelul
de securitate la nivelul minim pentru a evita mesajele care apar atunci
când se deschide o bază de date care conţine o macrocomandă.
Microsoft recomandă păstrarea nivelului de securitate la valoarea
implicită, şi anume funcţionalitate deplină. În Trust Center sunt
disponibile două opţiuni: Show the message bar in all applications
when content has been blocked şi Never show information about
blocked content.
Resources: conţine link-uri către resurse online care asistă utilizatorul
care lucreză cu Access. Sunt disponibile linkuri la pagina Office,
diagnostice interactive Office 2007, help online şi actualizări de
software.
Există multe opţiuni, controale şi unelte disponibile pentru a ajuta la
modificarea programului şi a aplicaţiei fără a fi necesare cunoştinţe de
programare.
5.2.2 Operaţii cu baze de date
Pentru a deschide Microsoft Access 2007 se acţionează butonul Start de pe
bara de sarcini, se selectează Microsoft Office, apoi Microsoft Office Access
2007.
100
Fig. 1 – Deschiderea mediului de lucru Microsoft Access 2007
La deschiderea Microsoft Access 2007 pe ecran va apare fereastra Getting
Started with Microsoft Office Access.
Fig. 2. – Fereastra Getting Started with Microsoft Office Access
Butonul Office
101
În partea din dreapta a ecranului sunt vizibile link-uri către ultimele fişiere de
tip bază de date utilizate. În cazul închiderii accidentale a bazei de date, aceasta
poate fi deschisă rapid selectând primul link din lista Open Recent Database.
Dacă se doreşte modificarea locaţiei implicite de salvare a bazelor de date se
selectează butonul Office, se alege opţiunea Access Options, modificând cu
ajutorul butonului Browse opţiunea Default database folder.
Fig. 3. – Modificarea locaţiei implicite în care sunt salvate bazele de date
5.2.2.1 Crearea unei baze de date
Pentru a crea o bază de date vidă se alege butonul Blank Database – figura 2.
Folosind icoana de folder din partea din dreapta a ecranului se alege locaţia
unde va fi salvată baza de date, se tastează numele dorit, apoi se apasă butonul
Create – figura 4.
Fig. 4 – Stabilirea locaţiei şi a denumirii bazei de date
102
Odată cu crearea unei baze de date vide, Microsoft Access crează o nouă tabelă
în care să fie salvate datele. Aceasta poarta numele implicit Table1 şi este
deschisă în Datasheet View (mod de vizualizare care permite afişarea datelor
din tabel). Pentru a crea o tabelă în acest mod de vizualizare se poate studia
problema rezolvată 5.13.1.
5.2.2.2 Parolarea unei baze de date
Pentru a parola baza de date, aceasta trebuie să fie deschisă exclusiv. Pentru
aceasta, se închide baza de date folosind butonul Office, opţiunea Close
Database – figura 5.
Fig. 5 – Închiderea unei baze de date
Pentru a uşura accesul la anumite butoane se poate folosi bara de acces rapid.
Pentru a afişa mai multe butoane pe aceasta (în cazul de faţă butonul Open) se
apasă săgeata din partea dreaptă a barei, selectându-se comanda Open. Butonul
Open va fi afişat pe bara de acces rapid. Analog se pot selecta alte butoane
pentru a fi afişate pe bara de acces rapid. Dacă acestea nu sunt afişate implicit,
se pot căuta utilizând comanda More Commands.
103
Fig. 6 – Adăugarea butonului Open pe bara de acces rapid
Pentru a deschide exclusiv baza de date creată anterior se apasă butonul Open
de pe bara de acces rapid – figura 7.
Fig. 7 – Butonul Open de pe bara de acces rapid
În fereastra Open se selectează locaţia, numele bazei de date, apoi de pe
butonul Open se selectează opţiunea Open Exclusiv – figura 8.
Fig. 8 – Deschiderea exclusivă a unei baze de date
Baza de date fiind deschisă exclusiv, de pe bara de meniuri se alege opţiunea
Database Tools, apoi comanda Encrypt with Password – figura 9. În fereastra
Set Database Password se cere introducerea parolei de două ori, la apăsarea
butonului OK baza de date fiind protejată.
104
Fig. 9 – Parolarea bazei de date
Protejarea bazei de date este vizibilă doar la deschiderea acesteia, deci pentru a
verifica acest lucru se închide şi se deschide din nou baza de date. Pentru a
elimina parola setată la deschiderea bazei de date, aceasta trebuie deschisă
exclusiv, selectându-se mai apoi opţiunea Decrypt Database – figura 10.
Fig. 10 – Decriptarea bazei de date
În cazul în care panoul de navigare este ascuns, acesta poate fi afişat selectând
săgeţile laterale – figura 11.
Fig. 11 – Afişarea/ascunderea panoului de navigare
105
Afişarea sau ascunderea panglicii (Ribbon) poate fi controlată folosind
opţiunea Minimize the Ribbon de pe bara de acces rapid – figura 12.
Fig. 12 – Minimizarea/afişarea panglicii (Ribbon)
5.2.2.3 Salvarea unei baze de date
Pentru a salva o bază de date cu un alt nume, se apelează butonul Office,
opţiunea Save as, apoi Access 2007 Database, selectându-se apoi locaţia şi/sau
noul nume al fişierului.
5.2.2.4 Închiderea unei baze de date
Pentru a închide o bază de date, de pe butonul Office se apelează comanda
Close Database.
5.2.2.5 Deschiderea unei baze de date
Pentru a deschide o bază de date se poate folosi lista din partea dreaptă a
ecranului, priul link fiind către ultima bază de date utilizată, sau utilizând
butonul Office, opţiunea Open.
5.2.3 Obiectele bazei de date
Principalele obiecte conţinute în Microsoft Access 2007 sunt:
Tabele (Tables): structuri elementare în care sunt stocate datele în
cadrul unei baze de date. Tabelele sunt inima oricărei baze de date. De
exemplu, o bază de date legată de fitness poate să reţină informaţii
legate de antrenamentul efectuat, echipamentele utilizate şi numărul
Observaţie: Baza de date se salvează automat, dar obiectele conţinute trebuie salvate de către utilizator. Numele bazei de date este setat la începutul creării
acesteia. Dacă se doreşte salvarea bazei de date cu alt nume, de pe butonul
Office se alege Save as.. urmată de opţiunea Access 2007 Database,
specificându-se locaţia şi numele bazei de date.
106
milkshake-urilor consumate în fiecare zi în trei tabele separate. O tabelă
este containerul în care sunt stocate datele. Restul obiectelor permit
manipularea datelor stocate în tabele. Construirea tabelelor Access se
poate rezuma la două activităţi principale: crearea structurii tabelei (în
modul de vizualizare Design View) şi popularea tabelului cu date – fie
în Datasheet View, prin intermediul formularelor sau a instrucţiunilor
SQL;
Interogări (Queries): sunt structuri care permit efectuarea unei acţiuni
rapide asupra unei tabele sau mai multor tabele. Aceste acţiuni implică
de obicei obţinerea unei informaţii necesare (de exemplu, cumpărăturile
efectuate pe parcursul unei zile cu cardul de credit), sau aplicarea unor
modificări. Interogările sunt obiecte virtuale de tip tabelă care nu au
corespondent fizic, fiind definite cu ajutorul tabelelor create deja în
baza de date. Ele permit efectuarea selecţiilor şi sortărilor în tabele, a
calculelor simple şi analizelor încrucişate, a acţiunilor (crearea unui nou
tabel, adăugarea, ştergerea sau actualizarea înregistrărilor) sau execuţia
unor comenzi SQL.
Formulare (Forms) sunt ferestre atractive folosite pentru a consulta
sau actualiza datele dintr-un tabel sau o interogare. Ele permit totodată
crearea unui meniu interactiv construit de către utilizator, furnizând şi o
facilitate specială pentru aceasta (Switchboard). Pe un formular pot fi
plasate butoane care pot încorpora comenzi SQL;
Rapoarte (Reports) – sunt utilizate pentru a tipări unele sau toate
informaţiile din tabele sau interogări. Permit gruparea şi sortarea
datelor, adăugarea unor câmpuri calculate, numere de pagină, etc;
Macrocomenzi (Macros) – mini-programe care automatizează
sarcinile curente. Macrocomenzile sunt formate dintr-o suită de acţiuni;
Module (Modules) – fişiere care conţin cod Visual Basic Application.
VBA este un mediu de programare orientat obiect. Se pot defini
variabile, constante, funcţii şi proceduri globale întregii aplicaţii sau
asociate unui anumit obiect. Cu ajutorul acestor coduri se poate executa
aproape orice.
5.3 Obiecte Tables
Înaintea descoperirii bazelor de date, organizaţiile lucrau cu datele manual. Ei
plasau hârtii în dosare şi organizau dosarele în sertare ale unui dulap. Dulapul
este echivalentul bazei de date. Fiecare sertar plin de dosare corespunde unui
tabel din baza de date.
107
Un câmp este o unitate elementară sau o categorie cum ar fi titlurile cărţilor sau
numerele de telefon. Un câmp nu conţine în mod necesar o valoare. De
exemplu, un câmp numit e-mail poate rămâne necompletat dacă furnizorul nu
deţine o adresă de e-mail. O înregistrare este un set complet de date (câmpuri)
care se referă la o persoană, loc, eveniment, idee. De exemplu, pentru un
profesor numărul matricol, numele, prezenţa şi nota finală compun o
înregistrare. O tabelă, fundaţia oricărei baze de date, este o colecţie de
înregistrări care au legătură unele cu altele, şi conţine câmpuri pentru a organiza
datele.
O coloană reprezintă un câmp, o linie reprezintă o înregistrare. Fiecare
înregistrare conţine aceleaşi câmpuri în aceeaşi ordine. Fişierul profesorului cu
prezenţele studenţilor este o tabelă care conţine înregistrări despre toţi studenţii
având o structură comună. O bază de date constă în una sau mai multe tabele şi
obiectele suport care permit introducerea datelor, prelucrarea şi extragerea lor
din tabele.
Fig 13. Bază de date primitivă
Definiţie: O cheie primară este un câmp (sau o combinaţie de
câmpuri) a cărui valori identifică în mod unic o înregistrare într-un
tabel.
Fig. 14 Concepte de bază
Cheie primară Câmp
Înregistrare
valoare
valoarea câmpului
tabel
înregistrare
baza de date
108
Codul produsului este cheie primară în tabela produse. Cheia primară poate
conţine numere, litere, sau o combinaţie a acestora.
Puterea bazelor de date relaţionale stă în abilitatea SGBD-ului de a organiza
datele şi a le recombina pentru a obţine o imagine completă a evenimentelor
descrise. Un design eficient a bazelor de date conectează datele din diferite
tabele sub forma unui sistem de legături.
Legătura dintre tabele este ca un fir electric care traversează baza de date
conectând tabelele astfel încât să permită obţinerea răspunsului la cererea
utilizatorului (figura 15). Odată identificat răspunsul, câmpurile şi înregistrările
sunt rearanjate astfel încât să poate fi înţelese cu uşurinţă de către utilizator.
Capătul de început al firului este creat odată cu setarea cheii primare într-unul
dintre tabele. Celălalt capăt la firului este legat de un câmp dintr-un alt tabel.
Acel câmp poartă numele de cheie străină. De exemplu câmpul cod_f (cod
furnizor) din tabela furnizori este un câmp de tip cheie străină.
Definiţie: O cheie străină este un câmp dintr-o tabelă, care într-o altă
tabelă este cheie primară.
Fig. 15 – Fereastra Relationships
După cum se poate observa din figura 15, chiar şi în relaţia normalizată încă
mai există redundanţe. De exemplu, codul produsului (cod_p) apare în mai
multe tabele. De fapt nu pot fi eliminate toate câmpurile duplicate şi în acelaşi
timp menţinute legăturile dintre tabele. Acest tip de redundanţă (cheie primară-
cheie străină) poartă numele de redundanţă necesară.
Orice legătură dintre două tabele poată fi întărită utilizându-se regulile de
integritate referenţială. Integritatea sugerează încredere. Atunci când regulile de
integritate sunt stabilite, utilizatorul poate avea încredere în firul care leagă
tabelele bazei de date, fiind păstrată acurateţea datelor.
Regulile de tip cascadă permit ca modificările datelor să se perpetueze dintr-o
tabelă în alta – figura 16.
109
Definiţie: Regula Cascade Update Related Records va fi setată în cazul
în care dacă o valoare a câmpului pe care este setată cheia primară este
modificată, atunci toate valorile corespunzătoare din tabela referită sunt
modificate automat cu aceeaşi valoare. Regula Cascade Delete Related
Records va fi setată în cazul în care dacă o valoare din tabela de referinţă
este ştearsă prin ştergerea înregistrării care o conţine, atunci toate
înregistrările din tabela referită care conţin acea valoare referită vor fi
automat şterse.
Fig. 16 – Setarea regulilor de integritate referenţială
Legăturile dintre tabele în Microsoft Access 2007 sunt de mai multe tipuri:
One-to-Many (unu-la-mai-mulţi) – această legătură se crează între o
cheie primară dintr-un tabel şi o cheie străină din alt tabel. În prima
tabelă există o singură înregistrare care conţine o valoare a câmpului de
tip cheie primară. În cea de-a doua tabelă există mai multe înregistrări
care conţin în câmpul comun aceeaşi valoare a câmpului comun.
One-to-One (unu-la-unu) – se crează între două tabele care au aceeaşi
cheie primară sau un câmp de tip cheie primară în prima tabelă şi un
câmp cheie străină pe care este setat un index Unique din a doua tabelă.
În acest caz în ambele tabele există o singură înregistrare cu valoarea
câmpului comun identică. Acest tip de relaţie se foloseşte foarte rar, în
special datorită necesităţii menţinerii securităţii datelor din tabele.
Many-to-Many (mai-mulţi-la-mai-mulţi) – acest tip de relaţie este
construită artificial (nu există în Access) şi corespunde mai multor
valori ale câmpului comun din ambele tabele. În acest caz este necesară
construirea unui nou tabel numit tabel de joncţiune.
Într-o bază de date bine definită, relaţia de tip one-to-many este cel mai frecvent
întâlnită.
Pentru a crea un nou tabel, de pe panglică, opţiunea de meniu Create, se
selectează Table Design. Design View este un mod de vizualizare care oferă
cele mai puternice opţiuni pentru definirea unei tabele.
110
Atunci când se proiectează o tabelă este importantă cunoaşterea operaţiilor de
bază care pot fi efectuate cu câmpurile acesteia:
pentru adăugarea unui nou câmp între alte câmpuri existente – se
poziţionează cursorul pe câmpul deasupra căruia se doreşte adăugarea
unui nou câmp, se apelează meniul contextual (clic cu butonul din
dreapta al mouse-ului) şi se alege opţiunea Insert Rows;
mutarea unui câmp – un câmp poate fi mutat folosind drag-and-drop,
selectându-se pătratul gri din stânga numelui câmpului şi
repoziţionându-se câmpul în poziţia dorită;
ştergerea unui câmp – se apelează meniul contextual al pătratului gri
din stânga numelui câmpului şi se selectează Delete Rows. De reţinut
faptul că odată cu ştergerea unui câmp se şterg toate datele depozitate
în acel câmp, acţiunea nefiind reversibilă, de aceea Access afişează un
mesaj pentru a preveni eventualele ştergeri accidentale.
Fiecare câmp are un nume (Field Name) cu ajutorul căruia sunt identificate
datele introduse în acel câmp. Numele câmpului trebuie să fie descriptiv pentru
datele conţinute şi poate conţine maxim 64 de caractere incluzând litere, cifre şi
spaţii. Este interzisă utilizarea caracterelor ., !, [, şi ], iar numele câmpului nu
poate începe cu cu spaţiu.
Fiecare câmp este definit ca fiind de un anumit tip (Data Type), care determină
valorile care pot fi introduse şi operaţiile care pot fi efectuate cu datele. Access
recunoaşte 10 tipuri de date:
Text – date alfanumerice – cele mai multe caractere care se află pe
tastatură (incluzând numere), cu limita maximă de 255 de caractere.
Câmpurile care conţin doar numere care nu sunt folosite pentru a
efectua calcule ar trebui setate ca fiind de tip Text (numere de
telefon, coduri poştale, numărul cărţii de identitate, numărul de
paşaport);
Number – conţine o valoare care poate fi folosită în calcule, ca de
exemplu numărul creditelor pe care le are un student. Conţinutul
câmpului de tip Number este restricţionat la numere, virgula zecimală şi
simbolurile + şi -:
Byte – numere între 1 şi 255 (ocupă 1 byte);
Integer – numere în intervalul [-32768,+32757] (ocupă 2 bytes);
Long Integer – [-2147483648,+2147483647] (ocupă 4 bytes);
Single – numere reprezentate în simplă precizie:
[-3.40*1038
,3.40*1038
] (ocupă 4 bytes şi are precizie de 7
zecimale);
111
Double – numere reprezentate în dublă precizie, [-1.797*10308
,
1.797*10308
] (ocupă 8 bytes şi are precizie de 15 zecimale);
Replication ID – GUID (Global Unique IDentifier) – identificator
unic global, (ocupă 16 bytes) este folosit pentru un câmp care
este sau compun un câmp de tip cheie străină – corespondentul
unui câmp de tip cheie primară Autonumber;
Decimal – [-1028
, 1028
] (ocupă 12 bytes şi implicit are o precizie
de 18 zecimale care poate să crească până la 28 de zecimale).
Memo – blocuri mari de text – de lungime maximă 65536 caractere.
Câmpurile de tip Memo sunt utilizate pentru a păstra date descriptive
(propoziţii, paragrafe). Lungimea maximă este de is 2 GB.
Date/Time – conţine date calendaristice formatate, ore, sau ambele,
permiţând calcule aritmetice cu acestea. Anii din datele calendaristice
sunt în intervalul dintre anii 100 şi 9999. Datele sunt salvate sub formă
de număr pe 8 bytes, cu dublă precizie;
Currency – numere cu 4 zecimale urmate de simbolul monetar, cu care
pot fi efecuate calcule. Ocupă 8 bytes şi sunt utilizate pentru calcule
financiare, dacă nu se doreşte rotunjirea valorilor;
AutoNumber – un număr care este incrementat automat pentru fiecare
înregistrare. Valoarea unui câmp de tip Autonumber este unică pentru
fiecare înregistrare din tabel, de aceea tipul Autonumber se utilizeză în
mod frecvent ca tip de date al unui câmp cheie primară. Numărătoarea
poate fi secvenţială sau întâmplătoare (random). Valoarea acestuia nu
poate fi modificată şi ocupă 4 bytes;
Yes/No – permite alegerea unei valori din 2 posibile, o informaţie
discretă care poate avea doar două valori cum ar fi: True/False, Yes/No,
On/Off, (ocupă 1 byte);
OLE Object – conţine un obiect creat cu o altă aplicaţie, cum ar fi
Microsoft Excel, Microsoft Word sau poze. Dimensiunea maximă a
fişierului este de 2GB, dar baza de date este încetinită considerabil prin
înglobarea obiectelor externe;
Hyperlink – utilizat pentru a stoca adrese Web (URL – Uniform
Resource Locators). Toate fişierele din suita Office permit facilităţi
Web – dacă se selectează un link, automat este afişată pagina Web
asociată (1 GB);
Attachment – cel mai nou tip de date introdus doar în MS Access
2007, permite ataşarea mai multo obiecte create cu alte aplicaţii.
Măreşte flexibilitatea bazei de date prin utilizarea technicilor OLE
(Object Linking and Embedding=Legare şi Încorporare de Obiecte);
112
Lookup Wizard – este utilizat pentru valori care vor fi completate
selectând o valoare dintr-o casetă combinată. Nu este un tip de date
propriu-zis, ci un program utilitar care crează relaţii cu tabela părinte
sau o listă definită de utilizator.
Pentru a crea o legătură între tabele, se va crea tabela de referinţă cu cheia
primară, se inserează date în tabelă, apoi se crează tabela referită, iar pentru
câmpul care va fi cheie străină se va selecta opţiunea Lookup Wizard, cu prima
opţiune I want the lookup column to lookup the values in a table or query;
se selectează numele tabelei de referinţă, câmpul de tip cheie primară din tabela
de referinţă şi ordinea de sortare. Atunci când se introduc date în câmpul de tip
cheie străină din tabela referită se utilizează caseta combinată creată cu ajutorul
opţiunii Lookup Wizard, selectându-se din valorile din listă.
Dacă se doreşte crearea unei liste predefinite de către utilizator, se va selecta
Lookup Wizard cu a doua opţiune I will type in the values that I want, apoi
se vor insera toate valorile pe o coloană. Atunci când se inserează datele în
câmpul respectiv, se utilizează caseta combinată creată automat de către
Lookup Wizard.
Description este o coloană opţională care se utilizeză dacă se doreşte afişarea
descrierii câmpului pe bara de stare atunci când câmpul este selectat (activ).
O proprietate este o caracteristică sau un atribut care determină cum va arăta şi
cum se va comporta obiectul. Fiecare obiect Access are o mulţime de
proprietăţi. Proprietăţile tabelei sunt afişate şi pot fi modificate în fereastra
Property Sheet. Aceasta se găseşte pe panglică, în modul de vizualizare Design
View, opţiunea de meniu Design.
Fiecare câmp are o mulţime de proprietăţi. Proprietăţile sunt setate pe valoarea
implicită în concordanţă cu tipul de date selectat, dar pot fi modificate. Ele sunt
afişate în modul de vizualizare Design View, în partea de jos a ecranului.
Field Size (dimensiunea câmpului) – ajustează dimensiunea unui
câmp de tip text sau limitează valoarea permisă într-un câmp de tip
numeric. Microsoft Access utilizează doar cantitatea de spaţiu de
stocare necesară, chiar dacă dimensiunea câmpului permite o
dimensiune mai mare. Multe SGBD-uri folosesc tot spaţiul specificat ca
dimensiune a cîmpului. De aceea, este utilă crearea obişnuinţei de a
reduce dimensiunea spaţiului cu scopul ajustării la cerinţele de stocare
ale sistemului (optimizarea spaţiului de stocare);
113
Decimal Places – specifică numărul de zecimale. Valoare predefinită
este Auto – sunt afişate toate zecimalele rezultate în urma calculelor,
dar nu mai mult de 15 zecimale;
Format – modifică modul de afişare al valorii unui câmp, dar nu
afectează valoarea stocată;
pentru unele tipuri de date cum ar fi Number, Date/Time şi
Yes/No – se poate alege formatul dorit dintr-o listă;
pentru câmpuri de tip Number pot fi afişate valori pozitive,
negative, zero sau valoarea Null folosind caractere speciale (0,
#, $, %, E+, E-, e+, e-);
pentru câmpuri de tip Date/Time: se utilizează următoarele
caractere (d – zi între 1 şi 31, dd – zi între 01 şi 31, ddd –
primele 3 litere în engleză din numele zilei (de exemplu, Mon
de la Monday pentru ziua de Luni), dddd – numele întreg al
zilei, etc…);
pentru câmpuri de tip Text:
! – dacă se introduc numere;
< – litere mici; > – majuscule;
“text” – textul va apărea exact cum este scris: “text”;
@ – crează grupuri de numere: @@@@-@@@-@@@
cum ar fi 0744-256-56.
Input Mask – facilitează introducerea datelor afişând caractere care nu
sunt stocate, cum ar fi caracterul slash într-o dată calendaristică (/). De
asemenea, asigură validarea datelor pentru a corespunde formatului ales
(de exemplu, previne introducerea unei cifre în plus sau în minus în
cazul unui număr de telefon);
0 – o cifră obligatorie între 0 şi 9;
9 – o cifră opţională între 0 şi 9;
A – o literă sau o cifră obligatorie;
a – o literă sau o cifră opţională;
# – o cifră opţională între 0 şi 9 sau un spaţiu opţional;
& – orice caracter sau spaţiu;
C – un caracter opţional sau un spaţiu
L – o literă obligatorie de la A la Z;
? – o literă opţională de la A la Z;
> – litere care vor fi transformate în majuscule;
< – litere care vor fi transformate în majuscule.
Când ambele proprietăţi sunt setate, (Format şi Input Mask),
Format este cea impusă (are prioritate).
114
Caption – specifică o etichetă diferită faţă de numele câmpului, care va
fi afişată în DataSheet View în capul de tabel, pe formulare şi rapoarte.
Lungimea maximă a valorii introduse în Caption este 2084 caractere.
Valoarea proprietăţii Caption nu are nici o semnificaţie în cadrul
interogărilor sau când se utilizează cod în Visual Basic Application;
Default value – introduce automat o valoare predefinită pentru câmpul
respectiv atunci când o nouă înregistrare este inserată într-un tabel. De
exemplu, dacă foarte mulţi dintre studenţi sunt născuţi în Timişoara,
valoarea proprietăţii Default Value poate fi modificată în Timişoara;
Validation Rule – respinge orice înregistrare pentru care valoarea
introdusă în câmpul respectiv nu respectă regula stabilită. Expresia
poate fi tastată în interiorul casetei de text, sau se poate selecta butonul
pentru a deschide fereastra Expression Builder. Această
proprietate nu poate fi folosită pentru tipuri de date cum ar fi:
Autonumber, OLE Object, Attachment, Number cu sub-tipul
Replication ID. Pentru a construi o regulă de validare pot fi folosite
funcţii Access, operatori şi constante. Numele câmpului trebuie să apară
între paranteze drepte, de exemplu [cod produs]. Exemple de reguli de
validare:
>200 and <=400 – pentru un câmp numeric;
<>NULL, IS NOT NULL – pentru orice fel de câmp;
“Timisoara” – pentru un câmp de tip Text;
>=#03/12/2011# – pentru o dată calendaristică;
>=Date() – pentru o dată calendaristică;
Year([data factura])=Year(Date()) – unde fucţia Year extrage
anul dintr-o dată calendaristică (în acet caz câmpul data
facturii), iar funcţia Date() extrage data curentă;
Validation Text – specifică mesajul de eroare care va fi afişat în cazul
în care regula de validare nu este respectată;
Required – dacă este setată pe Yes, respinge orice înregistrare care nu
conţine o valoare în câmpul respectiv; valoarea predefinită este No;
Allow Zero Length – dacă este setată pe Yes, permite şirul de lungime
zero în cazul câmpurilor de tip text sau memo; valoarea predefinită este
No;
Indexed – măreşte eficacitatea căutărilor în acel câmp (câmpul pe care
este setată cheia primară este întotdeauna indexat):
No – nu este setat nici un index;
Yes (No Duplicates) – este setat un index care nu permite
duplicarea valorilor, ca în cazul CNP-ului, de exemplu. Este
valoarea care apare atunci când se setează cheia primară;
115
Yes (Duplicates Ok) – este setat un index care permite duplicarea
valorilor, ca în cazul numelui pacientului, de exemplu.
Indecşii mai pot fi definiţi şi prin intermediul butonului Indexes de pe
panglică – figura 17. Se poate seta numele indexului (Index Name),
câmpul pe care acesta va fi setat (Index Field), şi ordinea de sortare
(Sort Order), specificându-se pentru fiecare index tipul acestuia:
Primary (dacă se doreşte crearea unui index de tip Primary Key),
Unique (crearea unor chei candidate – cu valori unice) sau Ignore Null
(crearea unui index care ignoră valorile Null).
Fig. 17 – Fereastra Indexes
Unicode Compression – pentru câmpurile Text, Memo şi Hyperlink,
are valoarea implicită setată pe Yes şi este folosită pentru a eficientiza
modul de stocare a datelor;
IME Mode and IME Sentence Mode – specifică modul Input Method
Editor cu opţiunea implicită No Control pentru versiunea în engleză şi
tipul de dată – pentru modul Input Method;
Smart Tags – pentru utilizatorii avansaţi, permite adăugarea butoanelor
de acţiune asociate unui câmp. Atunci când o bază de date oferă
produse la ofertă, un buton de tip Smart Tag încorporat câmpului nume
produs ar putea deschide un fişier de inventar pentru a vizualiza
produsele din stoc;
Text Align – aliniază textul, furnizând următoarele opţiuni: General
(aliniere predefinită), Left (aliniere la stânga), Center (aliniere
centrată), Right (aliniere la dreapta) şi Distributed (aliniere şi la stânga
şi la dreapta).
Datasheet View este utilizat pentru inserarea datelor în tabele. Vizualizarea de
tip Pivot Table View furnizeză un mod convenabil de sumatizare şi organizare
a datelor în grupuri de înregistrări. Vizualizarea Pivot Chart View afişează un
116
grafic asociat modului de vizualizare Pivot Table View. Pentru a trece de la un
mod de vizualizare la altul, se poate utiliza fie butonul View de pe panglică,
opţiunea de meniu Home, fie butonul corespunzător de pe bara de stare (Status
bar). O tabelă poate fi deschisă din panoul de navigare direct în modul de
vizualizare dorit apelându-se meniul contextual al tabelei şi selectându-se
modul de vizualizare dorit.
5.4 Obiecte Queries
Interogarea este un obiect ce permite vizualizarea informaţiilor din una sau mai
multe tabele pe baza unor criterii de selecţie. Microsoft Access prevede o
interfaţă prietenoasă cu utilizatorul, de tip QBE (Query By Example) pentru a
construi o interogare. Rezultatul unei interogări este o foaie de răspuns
dinamică care poartă numele de Dynaset. Aceasta este volatilă (dispare odată cu
închiderea interogării).
Cu ajutorul unei interogări pot fi grupate datele din mai multe tabele, pe baza
leagăturilor create între ele, pot fi create noi câmpuri calculate, dar pot fi
efectuate şi următoarele acţiuni: crearea unui nou tabel, adăugarea înregistrărilor
din alt tabel, modificarea valorii câmpurilor sau ştergerea înregistrărilor.
Interogările se crează de obicei în modul de vizualizare Query Design. Pentru a
vedea rezultatul interogării, se trece în modul de vizualizare Datasheet View
sau se apasă butonul Run de pe panglică, opţiunea de meniu Design. O altă
modalitate de a crea o interogare este folosind modul de vizualizare SQL View.
Această metodă necesită cunoştinţe de SQL (Structured QueryLanguage) –
detaliate în capitolul următor.
Interogările sunt de mai multe tipuri:
de selecţie (SELECT) – permit afişarea datelor din una sau mai multe
tabele, pe baza unor criterii de selecţie, calcularea unor câmpuri şi
afişarea datele ordonate după anumite câmpuri crescător sau
descrescător;
de sintetizare a datelor (TOTAL) – permit selectarea unor câmpuri ca
criterii de grupare, fiind aplicate diverse funcţii: SUM, MIN, MAX,
COUNT, etc;
de analiză încrucişată (CROSSTAB) – de analiză încrucişată a
datelor;
de acţiune (MAKE TABLE, APPEND, UPDATE, DELETE);
speciale (UNION, PASS THROUGH, DATA DEFINITION).
Cel mai des întâlnite şi utilizate sunt interogările de selecţie.
117
5.4.1. Interogări de selecţie
Pentru a crea o interogare, de pe panglică, opţiunea de meniu Create, se apasă
butonul Query Design.
Fig. 18 – Fereastra QBE
În fereastra Show Table se va preciza sursa datelor executând dublu-clic pe
numele tabelei sau tabelelor – figura 18. De reţinut că dacă se selectează mai
multe tabele, trebuie specificate toate tabele intermediare pentru a fi vizibile
legăturile dintre ele – în caz contrar rezultatul interogării nu este cel dorit. După
închiderea ferestrei, dacă se doreşte redeschiderea ferestrei pentru a adăuga o
nouă tabelă, se selectează butonul cu acelaşi nume de pe panglică. Dacă se
doreşte ştergerea unei tabele, se apelează meniul contextual asociat acesteia,
selectându-se comanda Delete. După ce tabelele au fost selectate, ferestra Show
Table se închide.
Următorul pas este selectarea câmpurile din tabele. Se execută dublu clic pe
numele de câmpurilor din tabele, acestea fiind selectate automat în partea de jos
a ecranului, find completate liniile Field şi Table.
Linia Sort permite ordonarea valorilor câmpurilor în ordine crescătoare
(Ascending) sau descrescătoare (Descending).
Pe linia Show sunt selectate implicit toate câmpurile ca fiind vizibile. Dacă se
doreşte ascunderea unui câmp din vizualizarea finală, se debifează check-box-ul
corespunzător.
Liniile Criteria şi Or permit impunerea unor condiţii. Dacă operatorul dintre
condiţii este AND, atunci toate condiţiile se scriu pe linia Criteria. Dacă între
condiţii operatorul este OR, atunci a doua condiţie se scrie pe linia Or.
Pentru a vizualiza rezultatul interogării se trece de pe bara de stare în Datasheet
View.
118
Dintre operatorii folosiţi în construirea expresiilor de pe linia Criteria
amintim: + (adunare), - (scădere), * (înmulţire), / (împărţire), MOD (restul
împărţirii a două numere), ^ (ridicarea la putere, de exemplu x2 se scrie x^2), &
(concatenare a două şiruri de caractere), = (verifică egalitatea a două valori), <>
(operatorul diferit, de exemplu ), < (strict mai mic), > (strict mai mare), <= (mai
mic sau egal), >= (mai mare sau egal), LIKE (format general LIKE „masca‟, de
exemplu nume LIKE „A*‟ se vor afişa toate numele care încep cu A, indiferent
din câte caractere, dar LIKE „A??‟ va afişa doar numele care începe cu A şi are
lungimea de trei caractere), IN (formatul general IN (listă de valori), de
exemplu condiţia: sex IN („m‟,‟f‟) sau [tip client] IN („persoana
fizica‟,‟persoana juridica‟)), BETWEEN (format general Between Val_minimă
AND Val_maximă, de exemplu, dacă se doreşte afişarea studenţilor cu note
între 9 şi 10 se va utiliza condiţia BETWEEN 9 AND 10), NOT (negaţie), AND
(conjuncţie), OR (disjuncţie), NOT NULL (va afişa toate înregistrările care nu
au valori introduse în acel câmp), Date() (returnează data curentă), MONTH
(afişează luna dintr-o dată calendaristică, de exemplu MONTH(#27.12.2011#)
va returna valoarea 12), YEAR (afişează anul dintr-o dată calendaristică, de
exemplu YEAR(#21.11.2011#) va returna valoarea 2011), IIF (cu formatul
general IIF (condiţie, val_dacă_adevarat, val_daca_fals), de exemplu dacă se
doreşte afişarea situaţiei bursierilor: pentru studenţi care au media peste 9,50 se
va afişa bursă de merit, celor între 8 şi 9,50 bursă de studiu iar celorlaţi nimic,
se va scrie următoarea condiţie: IIF ([media]>9,5; „bursa de merit‟; IIF([media]
BETWEEN 8 AND 9,50;‟Bursa de studiu‟;‟‟)) ) şi multe altele. Simbolul ; care
desparte argumentele funcţiei depinde de setările regionale. Setările regionale
utilizate în cadrul aceszui capitol sunt cele corespunzătoare României (Control
Panel, Clock Language and Region, Change Location, pagina Location, Current
Location: Romania). Data calendaristică este astfel formatată ca dd.mm.yyyy,
iar punctul zecimal este simbolul virgulă. În cazul în care este selectată o altă
locaţie, atât separatorul care desparte argumentele funcţiei, simbolul zecimal,
formatul Currency cât şi formatele Date/Time sunt modificate în consecinţă.
Dacă se doreşte adăugarea unui câmp care va fi calculat după o formulă, se
selectează prima coloană liberă în Design View, iar pe linia Field se tastează
numele care se doreşte să apară în capul de table ca titlul al coloanei respective,
urmat de simbolul : şi formula de calcul. Numele de câmpuri se scriu între
paranteze drepte. De exemplu: Valoare: [cant]*[pret]. Dacă se doreşte
formatarea câmpului (de exemplu, Currency), în Design View se apelează
meniul contextual pe câmpul proaspăt construit, se selectează Properties, apoi
la proprietatea Format se selectează Currency.
119
Interogări cu parametru
În cazul interogărilor de selecţie se pot utiliza parametrii. Dacă se doreşte citirea
interactivă de la tastatură a unei valori a unui câmp, în vederea verificării unui
criteriu şi a afişării datelor din tabelă/tabele, pe linia Criteria se introduce între
paranteze drepte un text, de exemplu [Introduceti data facturii]. Acest text va fi
interpretat ca un parametru, construindu-se automat pentru acest parametru o
casetă de introducere a valorii. Va fi evaluată valoarea citită de la tastatură, se
verifică egalitatea cu valorile din câmpul pe care este plasat parametrul, şi
anumte [data facturii], şi sunt afişate înregistrările care verifică condiţia [data
facturii]=valoarea introdusă de la tastatură.
5.4.2 Interogări de sintetizare a datelor
Interogarea de selecţie poate fi transformată într-o interogare de sintetizare a
datelor apelîndu-se butonul Totals de pe panglică. Aceasta are ca efect crearea
unei linii noi denumită Total, unde automat apare condiţia Group by.
Pentru a crea o interogare de sintetizare a datelor:
1. se crează o interogare în Design View;
2. se selectează sursa datelor (din fereastra Show Table, dublu-clic pe
numele tabelelor, neapărat acestea trebuie să fie toate legate între ele),
apoi se închide fereastra Show Table;
3. se selectează câmpurile după care se grupează datele şi câmpurile care
trebuie calculate (de exemplu dacă se doreşte afişarea mediei anului, se
aleg câmpuri an şi medie; dacă se doreşte afişarea medie studenţilor pe
grupe, se aleg câmpurile an, grupa şi medie);
4. se selectează butonul Totals. Pe linia Totals vor apare opţiunile Group
By – utilizate pentru a defini grupurile de înregistrări asupra cărora se
vor executa funcţii agregat (SUM, MIN, MAX, COUNT, AVG, etc);
5. pe coloana/coloanele care se doresc a fi calculate şi linia Totals se alege
o funcţie de agregare sau condiţia WHERE care permite impunerea
unor criterii suplimentare. Toţi operatorii amintiţi mai sus pot fi folosiţi
în clauza Where;
6. dacă se doreşte ascunderea unor câmpuri, se deselectează caseta
corespunzătoare de pe linia Show;
7. pentru a vizualiza rezultatul se apelează opţiunea Datasheet View.
120
5.4.3 Interogări de acţiune
Interogările de acţiune sunt nu au ca efect afişarea unui rezultat, ele au un alt
scop: manipularea datelor din tabele. Operaţiile care pot fi executate cu ajutorul
interogărilor de acţiune sunt: Make Table, Append, Update şi Delete.
Pentru ca toate aceste interogări de acţiune să poată fi executate, este necesară
setarea unui nivelul de securitate mai scăzut prin selectarea butonului Options
de pe bara Security Warning, selectându-se opţiunea Enable this content.
5.4.3.1 Interogări pentru crearea unei noi tabele (MAKE TABLE)
Interogările care crează o nouă tabelă sunt utilizate de obicei pentru a obţine un
tabel unic cu date din mai multe tabele legate între ele.
Pentru a crea o interogare de tip Make Table se parcurg următorii paşi:
1. se crează o interogare în Design View;
2. se selectează sursa datelor (din fereastra Show Table, dublu-clic pe
numele tabelelor, acestea fiind legate între ele), apoi se închide fereastra
Show Table;
3. se selectează câmpurile dorite, se ordonează datele, se adăugă condiţii;
4. se verifică trecând în Datasheet View rezultatul dorit, apoi se revine în
Design View;
5. se transformă interogarea de selecţie într-una de acţiune selectându-se
butonul Make Table de pe panglică. În fereastra Make Table se va
tasta numele noului tabel care va fi creat – figura 19;
6. se va salva interogarea:
7. se execută interogarea prin apăsarea butonului Run de pe panglică.
Observaţie: Dacă se doreşte deschiderea interogării pentru modificare, se apelează meniul contextual ataşat interogării din panoul de navigare, apoi se
alege Design View. De fiecare dată când interogarea este apelată, tabela este
rescrisă.
121
Fig. 19 – Interogare de tip Make Table
Se observă că icoana asociată interogării de tip Make Table este diferită faţă de
cea asociată interogărilor de selecţie.
5.4.3.2 Interogări pentru actualizarea datelor (UPDATE)
Interogările care permit actualizarea datelor sunt folosite pentru a efectua
anumite calcule asupra unor câmpuri din tabele (de exemplu, se măreşte preţul
pâinii cu 2%). Pentru a crea o interogarea de tip Update se parcurg următorii
paşi:
1. se crează o interogare în Design View;
2. se selectează sursa datelor (din fereastra Show Table, dublu-clic pe
numele tabelelor, acestea fiind legate între ele), apoi se închide fereastra
Show Table;
3. se selectează câmpul a cărui valoare trebuie modificată şi cel ce
limitează modificarea la anumite înregistrări (în acest caz, câmpul
denumirea produsului pe care se va seta condiţia pe linia Criteria
(=‟paine‟, şi câmpul pret, căruia i se va modifica valoarea în urma
interogării);
4. se transformă interogarea de selecţie într-una de acţiune selectându-se
butonul Update de pe panglică. În fereastra QBE va apare o nouă linie
numită Update To. Pe acea linie, sub pret se va scrie formula de calcul:
[pret]+[pret]*2/100;
5. se verifică trecând în Datasheet View rezultatul dorit, apoi se revine în
Design View;
6. se salvează interogarea;
7. se execută interogarea prin apăsarea butonului Run de pe panglică.
122
Se observă că icoana asociată interogării de tip Update este diferită faţă de cea
asociată interogărilor de selecţie şi de cea a interogării de tip Make Table.
5.4.3.3 Interogări pentru adăugarea datelor din alte tabele (APPEND)
Interogările de acest tip permit adăugarea unor înregistrări din alte tabele care
au în componenţă câmpuri de acelaşi tip.
Pentru a crea o interogarea de tip Append se parcurg următorii paşi:
1. se crează o interogare în Design View;
2. se selectează sursa datelor – tabelul sursă, de unde se doreşte transferul
datelor în celălalt tabel (din fereastra Show Table, dublu-clic pe numele
tabelelor, acestea fiind legate între ele), apoi se închide fereastra Show
Table;
3. se selectează câmpurile care se doresc a fi trimise într-o altă tabelă. În
acea tabelă vor trebui să existe câmpuri de acelaşi tip cu cele selectate
la acest pas;
4. se selectează o ordine de sortare a înregistrărilor şi/sau se completează
liniile Criteria şi Or (dacă este cazul);
5. se verifică trecând în Datasheet View rezultatul dorit, apoi se revine în
Design View;
6. se transformă interogarea de selecţie într-una de acţiune selectându-se
butonul Append To. Se selectează numele tabelei destinaţie. Se
observă adăugarea unei noi linii în fereastra QBE, cu numele Append
To. Dacă numele câmpurilor din cele două tabele diferă, celula
corespunzătoare din tabela destinaţie, de pe linia Append to, va rămâne
necompletată. Ea poate fi completată utilizându-se caseta combinată,
alegând numele câmpului dorit din tabela destinaţie;
7. se salvează interogarea;
8. se execută interogarea prin apăsarea butonului Run de pe panglică.
Aceeaşi observaţie este valabilă ca şi la interogarea de tip Update. Totodată,
icoana asociată acestui tip de interogare este diferită de celelalte.
Observaţie: Dacă se doreşte deschiderea interogării pentru modificare, se
apelează meniul contextual ataşat interogării din panoul de navigare, apoi se alege Design View. De fiecare dată când interogarea este apelată, valoarea
câmpului este modificată.
123
5.4.3.4 Interogări pentru ştergerea înregistrărilor (DELETE)
Acest tip de interogare se utilizează pentru a şterge automat anumite înregistrări
din una sau mai multe tabele. Pentru a crea o interogarea de tip Delete se
parcurg următorii paşi:
1. se crează o interogare în Design View;
2. se selectează sursa datelor – tabelul sursă, de unde se doreşte ştergerea
datelor (din fereastra Show Table, dublu-clic pe numele tabelelor,
acestea fiind legate între ele), apoi se închide fereastra Show Table;
3. se selectează câmpul/câmpurile care conţin valorile care compun
condiţia de ştergere;
4. se completează liniile Criteria şi Or (dacă este cazul – în caz contrar
vor fi şterse toate înregistrările din tabela sau tabelele respective);
5. se transformă interogarea de selecţie într-una de acţiune selectându-se
butonul Delete. Pe linia Delete va apare clauza Where, care permite
construirea condiţiei de ştergere ;
6. se verifică trecând în Datasheet View rezultatul dorit, apoi se revine în
Design View;
7. se salvează interogarea;
8. se execută interogarea prin apăsarea butonului Run de pe panglică.
Aceeaşi observaţie este valabilă ca şi la interogarea de tip Append. Icoana
asociată acestui tip de interogare este diferită de celelalte.
5.5 Obiecte Forms
Formularul este un obiect al bazei de date care permite vizualizarea,
modificarea sau introducerea a noi informaţii în tabela pe baza căruia a fost
creat.
Pe un formular pot fi adăugate următoarele tipuri de controale:
legate: sunt create pe baza unui tabel, a mai multor tabele sau a unei
interogări, permit vizualizarea înregistărilor, actualizarea valorilor
câmpurilor sau adăugarea unor câmpuri calculate;
Observaţie: În cazul ştergerii înregistrărilor din mai multe tabele, aceasta poate
fi împiedicată datorită setării regulilor de integritate referenţială (dacă în fereastra Relationship, fiind selectată legătura dintre tabele, este selectată
caseta Enforce Referential Integrity iar Cascade Delete Related Records nu
este bifată).
124
nelegate: destinate creării unui meniu, afişării unor mesaje, informaţii
despre sistem, etc.
Formularele pot fi create utilizând butoanele de pe panglică. Vom prezenta în
continuare crearea formularelor cu ajutorul butoanelor Form, Form Wizard şi
Design Form.
5.5.1 Formulare create cu ajutorul butonului Form
Pentru a crea un formular, se selectează din panoul de navigare numele tabelei
sau interogării care va conţine sursa datelor.
Dacă tabelul este tabel de referinţă pentru mai multe alte tabele sau este tabel
referit de alte tabele (copil) – atunci Access va crea automat un formular cu
layout-ul Columnar (este afişat conţinutul unei singure înregistrări la un
moment dat) – figura 20.
Pentru a vizualiza toate înregistrările se poate utiliza bara de navigare Record
aflată în partea de jos a formularului, utilizându-se butoanele Next Record
(trecerea la următoarea înregistrare), Previous Record (trecerea la înregistrarea
anterioară), First Record (trecerea la prima înregistrare), Last Record (trecerea
la ultima înregistrare), New (Blank) Record (adăugarea unei noi înregistrări) şi
Search.
Fig. 20 – Formularul Furnizori
Dacă tabelul este tabel de referinţă pentru un singur tabel, atunci Access va crea
automat un formular cu subformular, afişând în subformular doar acele
înregistrări din tabela referită care verifică condiţia ca valoarea cheie străină
este egală cu valoarea afişată în câmpul cheie primară din tabela de referinţă
afişată în formular. Pentru tabela de referinţă layout-ul formularului este
Columnar (este afişată o singură înregistrare la un moment dat), iar pentru sub-
125
formular layout-ul este Tabular (sunt afişate toate înregistrările care verifică
condiţia de legătură) – figura 21. Totodată câmpul cheie străină (din tabelul
referit) este ascuns (nu este necesară afişarea aceluiaşi câmp de mai multe ori în
cadrul unui formular).
Se observă că pentru fiecare formular apare câte o bară de navigare Record.
Cea mai de jos este pentru datele din tabelul de referinţă (părinte), cea din
interior va fi pentru datele din tabelul referit (copil). Pentru a naviga prin
înregistrări se utilizeză bara corespunzătoarelor formularului creat pentru tabelul
de referinţă.
Fig. 21. Formular cu sub-formular
Modul de afişare afişat implicit va fi Form View. Dacă se doreşte, se poate
trece la Design View pentru a modifica proprietăţile controalelor de pe formular
cu ajutorul butonului View de pe panglică.
5.5.2 Formulare create cu ajutorul butonului Form Wizard
Access 2007 pune la dispoziţia utilizatorilor un asistent care permite crearea
rapidă a înregistrărilor urmând anumiţi paşi. Pentru a utiliza butonul Form
Wizard este necesară selectarea butonului More forms… de pe panglică,
opţiunea de meniu Create – figura 22.
126
Fig. 22 – Selectarea butonului Form Wizard
Pentru a crea un formular utilizând Form Wizard trebuie parcurşi următorii paşi:
se selectează sursa datelor – numele tabelului sau a interogării pe baza
căruia se doreşte crearea formularului şi a câmpurilor care se doreşte să
apară pe formular – figura 23, apoi se apasă butonul Next;
Fig. 23 – Selectarea sursei formularului
se selectează layout-ul formei (modul în care sunt aranjate înregistrările
pe formulare; Columnar şi Justified afişează o singură înregistrare la
un moment dat, Tabular şi Datasheet afişează toate înregistrările la un
moment dat) – figura 24, apoi se apasă butonul Next;
Fig. 24 – Alegerea Layout-ului formularului
127
se alege stilul (combinaţiile de culori şi obiectele grafice de pe
formular) – figura 25, apoi se apasă butonul Next;
Fig. 25 – Alegerea stilului formularului
se alege un titlu pentru formular şi modul de vizualizare al acestuia, în
cazul de faţă deschiderea în modul de vizualizare Form View (Open
the form to view or enter information) – figura 26, apoi se apasă
butonul Finish.
Fig. 26 – Crearea unui titlu şi deschiderea formularului în modul Form View
Formularul astfel creat va arăta ca în figura 27.
Fig. 27 – Formularul Furnizori1 în Form View
128
Orice formular conţine următoarele zone – figura 28:
Form Header – antetul formularului, utilizat pentru afişarea unui titlu,
sigla unei companii, data întocmirii;
Detail – zona în care sunt amplasate controalele corespunzătoare
înregistrărilor din tabelul sau interogarea sursă;
Form Footer: subsolul formularului, utilizat pentru comentarii,
semnături, numărul paginii, butoane de comandă.
Fig. 28 – Formularul Furnizori1 în Design View
Pentru a activa zonele Form Header/Footer se apelează meniul contextual al
formularului, selectându-se opţiunea cu acelaşi nume.
5.5.3 Formulare create cu ajutorul butonului Form Design
Pentru a creea un formular cu ajutorul butonului Form Design se parcurg
următorii paşi:
1. se selectează butonul Form Design de pe panglică, opţiunea de meniu
Create – figura 29;
Fig. 29 – Un formular gol în Design View
129
2. de pe panglică, opţiunea de meniu Design, se selectează butonul
Property Sheet . În fereastra cu acelaşi nume, în cadrul casetei
combinate Selection Type se alege obiectul Form. De pe pagina All,
apelând săgeata din dreptul casetei Record Source numele tabelei pe
baza căreia se va creea formularul: de exemplu furnizori – figura 30;
Fig. 30 – Selectarea sursei formularului
3. se selectează butonul Add Existing Fields iar din fereastra Field List
se execută dublu-clic pe numele câmpurilor care se doreşte să apară pe
formular – figura 31. Acestea vor apărea pe formular în zona de Detail
a formularului;
Fig. 31 – Adăugarea controalelor pe formular
4. se salvează formularul – butonul Save de lângă butonul Office;
5. pentru a vizualiza înregistrările se trece în modul de vizualizare Form
View (folosind butonul View de pe panglică) – figura 32.
Fig. 32 – Formular în modul de vizualizare Form View
Pe formulare pot fi plasate diverse obiecte care poartă numele de controale.
130
Dintre cele mai des utilizate controale amintim:
Label (etichete) – control cu un conţinut fix, corespunzător
constantelor, utilizat pentru afişarea unor comentarii, titluri, mesaje.
Access generează automat câte o etichetă pentru majoritatea
controalelor definite de utilizator. De obicei ele sunt plasate în stânga
controlului pe care îl însoţeşte. Toate etichetele vor fi salvate cu nume
care încep cu prefixul de 3 litere lbl (label). Pentru fiecare control de tip
etichetă se vor modifica proprietăţile Name şi Caption. Proprietatea
Caption controlează textul care va apare pe formular – figura 33.
Pentru a crea o etichetă, se selectează butonul de pe panglică,
opţiunea de meniu Design. În fereastra Property Sheet se modifică
proprietatea Name: lblTitluFurnizor, Caption: Lista furnizorilor;
Fig. 33 – Controale de tip etichetă
Text-box (casete de text) – sunt controale cu conţinut variabil,
corespunzătoare câmpurilor dintr-o tabelă sau interogare, sau
variabilelor. Conţinutul acestora se modifică în funcţie de înregistrarea
curentă – figura 34. Pentru toate casetele de text se modifică
proprietatea Name în fereastra Property Sheet. Prefixul pentru casetele
de text este txt (text). Pentru casetele de text legate de un câmp,
proprietatea Control Source apare automat completată în cazul
formularului creat după paşii prezentaţi anterior. De exemplu, pentru
caseta de text Nr_furn se va modifica proprietatea Name: txtNr_furn,
proprietatea Control Source va fi automat completată cu valoarea
Furnizori.Nr_furn (numele tabelei sursă urmată de punct apoi numele
câmpului de unde provin datele). Dacă se doreşte crearea unei casete de
text, se selectează de pe panglică butonul . Vor fi create automat
atât o casetă de text cât şi o etichetă care va explicita valorile afişate în
caseta de text. Pentru etichetă se vor modifica proprietăţile Name şi
131
Caption, iar pentru caseta de text se vor modifica proprietăţile Name şi
Control Source (dacă nu este deja completat);
Fig. 34 – Controale de tip casete de text
Button (butoane de comandă) – serveşte la declanşarea unor acţiuni
predefinite sau a unor acţiuni definite prin intermediul unor proceduri
Visual Basic Application. În capitolul următor este prezentată o
modalitate de a crea butoane de comandă fără ajutorul asistentului.
Vom prezenta în continuare crearea unui buton cu ajutorul asistentului.
Pentru a crea un buton fără a cunoaşte comenzi Visual Basic Application este
necesară selectarea butonului Use Control Wizards de pe panglică
. Se selectează butonul Button de pe panglică apoi se
execută un clic în zona Form Footer – figura 35.
La primul pas se alege categoria de acţiuni (navigare prin înregistrări, operaţii
cu înregistrări, operaţii cu formulare, operaţii cu rapoarte, închiderea aplicaţiei
şi diverse – tipărirea tabelelor, execuţia unei interogări, execuţia unei
macrocomenzi, etc).
Fig. 35 – Crearea unui buton de comandă cu ajutorul asistentului
După ce s-a ales categoria, se alege acţiunea din partea dreaptă. În cazul de faţă,
s-au ales operaţiile cu formulare pentru că se doreşte crearea unui buton care să
închidă forma, de aceea a fost selectată acţiunea Close Form. Se trece cu Next
la pasul următor.
132
Se va alege opţiunea Text specificându-se textul care se doreşte să apară pe
buton: Închidere – figura 36, apoi se apasă butonul Next.
Fig. 36 – Specificarea textului care va apare pe buton
În cadrul ultimei ferestre se specifică numele controlului. Butoanele de
comandă au prefixul cmd, deci numele controlului va fi cmdInchidere – figura
37. Pentru a finaliza crearea butonului se apasă selectează opţiunea Finish.
Fig. 37 – Denumirea controlului de tip buton de comandă
Pentru a încerca butonul trebuie selectat modul de vizualizare Form View –
figura 38.
Fig. 38 – Butonul Inchidere
În mod similar pot fi create multe alte butoane de comandă pentru a automatiza
baza de date.
133
Pe un formular pot fi plasate controale care să afişeze valori calculate. Pentru a
crea un control calculat, se parcurg următorii paşi:
1. se selectează butonul Text box de pe panglică, apoi execută clic în zona
Detail, sub controalele existente;
2. se modifică proprietăţile Name şi Caption ale etichetei;
3. se modifică proprietatea Name a casetei de text;
4. în cadrul proprietăţii Control Source se tastează formula de calcul,
începând cu semnul =. Numele câmpurilor sunt scrise între paranteze
drepte, de exemplu: =[valoare fara TVA]*1,24.
5.5.4 Formulare cu sub-formulare
Crearea unui formular cu subformular permite actualizarea mai multor tabele
prin intermediul unui singur obiect. Subformularele sunt create pentru tabelele
referite din cadrul unei relaţii de tip one-to-many. Formularul principal are ca
sursă tabelul de referinţă, reprezentând partea de „one” (unu). Pentru acest
formular se va utiliza un layout de tip Columnar sau Justified (permite
afişarea unei singure înregistrări). Sursa subformular este tabelul referit,
reprezentând partea „many” (mai mulţi). Subformularul va fi construit pe baza
unui layout de tip Tabular sau Datasheet (sunt afişate toate înregistrările).
Crearea unui formular cu subformular presupune înglobarea formularului
„many” în formularul „one”.
Pentru a crea un formular cu subformular se parcurg următorii paşi:
1. se crează un formular utilizându-se Form Wizard pentru tabela de
referinţă, pe un layout de tip Columnar. Se salvează formularul.
Formularul rămâne deschis în Design View;
2. se crează un formular utilizându-se Form Wizard pentru tabela referită
(copil), pe un layout de tip Tabular. Se salveză formularul şi se
închide;
3. în primul formular, se extinde zona Detail. Din panoul de navigare se
alege numele formularului corespunzător tabelului referit şi se
depozitează pe formular în zona Detail, sub celelalte controale. Se
salvează formularul utilizându-se butonul Office, opţiunea Save as,
Save object as, cu numele celor două formulare care compun
formularul cu subformular (de exemplu FurnizoriFacturi).
134
5.6 Obiecte Reports
Raportul este un obiect al bazei de date care permite vizualizarea informaţiilor
pe ecran sau trimiterea acestora la imprimantă. Raportul poate fi creat fie pe
baza unui tabel, fie pe baza unei interogări.
Un obiect de tip report poate conţine următoarele zone:
Report Header/Footer – zona de antet şi subsol ale raportului, ele apar
o singură dată la începutul, respectiv finalul raportului;
Page Header/Footer – zona de antet şi subsol ale fiecărei pagini a
raportului;
Group Header/Footer – zona de antet şi subsol al
câmpului/câmpurilor după care se realizează o grupare;
Detail – se afişează pentru fiecare înregistrare în parte;
Subrapoarte – sunt obiecte de tip raport conţinute în cadrul raportului
părinte;
Controale – obiecte care pot fi plasate în cadrul raportului.
Varianta cea mai simplă de creare a rapoartelor este Report Wizard. Dacă se
doreşte afişarea datelor din mai multe tabele, poate fi creată o nouă tabelă pe
baza unei interogări, raportul fiind construit pe baza acesteia. Dacă se doreşte
afişarea unor câmpuri calculate, acestea pot fi create cu ajutorul unei interogări,
raportul fiind creat pe baza interogării.
Raportul creat cu ajutorul instrumentului Report Wizard poate fi deschis în
modul Design View şi modificat prin adăugarea unui nivel de grupare, a unei
sortari sau a unor câmpuri calculate.
Pentru a construi un raport în Report Wizard se parcurg următorii paşi:
1. se selectează opţiunea de meniu Create, butonul Report Wizard;
2. din caseta Tables/Queries se alege sursa raportului (tabelul sau
interogarea), iar cu ajutorul săgeţilor din mijlocul ferestrei se selectează
câmpurile care se doresc a fi afişate în raport, ele apărând în fereastra
Selected Fields, apoi se apasă butonul Next – figura 39;
135
Fig. 39 – Selectarea sursei raportului
3. Se pot adăuga unul sau mai multe niveluri de grupare selectând numele
câmpului din partea din stânga. Se folosesc butoanele cu săgeţi pentru a
selecta câmpul/câmpurile ca nivel de grupare. Pot fi adăugate până la 10
niveluri de grupare – figura 40.
Fig. 40 – Adăugarea unor criterii de grupare
Dacă se doresc grupări mai speciale, se poate selecta butonul Grouping
Options. În funcţie de tipul câmpului selectat pot fi alese intervale de
grupare, de exemplu în cazul unui câmp de tip Text – grupare după prima
literă, după primele 2 litere, etc – figura 41. Pentru a trece la pasul următor
se apasă butonul Next;
Fig. 41 – Opţiuni de grupare
136
4. se poate stabili o ordine de afişare a înregistrărilor în cadrul raportului,
sortând până la 4 câmpuri simultan – figura 42, apoi se apasă butonul
Next – figura;
Fig. 42 – Opţiuni de ordonare
5. Se pot alege diverse modalităţi de aranjare a datelor (Stepped, Block
sau Outline) şi se poate seta orientarea paginii (Portrait – pe verticală
sau Landscape – pe orizontală), apoi se apasă butonul Next – figura
43;
Fig. 43 – Opţiuni legate de formatare
6. se poate alege un stil dintr-o listă cu stiluri disponibile, fiind vizibil un
Preview al acestuia în partea din stânga al ferestrei, apoi se apasă Next
– figura 44;
Fig. 44 – Alegerea unui stil
137
7. la ultimul pas se alege titlul raportului şi vizualizarea acestuia în modul
Preview – figura 45, apoi se apasă butonul Finish.
Fig. 45 – Adăugarea unui titlu
Raportul va fi afişat în modul Print Preview – figura 46. Pentru a reveni la
modul de Design, se apasă butonul Close Print Preview de pe panglică.
Fig 47 – Raport în modul Print Preview
Raportul în modul Design View seamănă cu un obiect de tip formular în Design
View – figura 48.
138
Fig. 48 – Raport în Design View
Pentru câmpurile numerice care conţin valori multiple în cadrul aceluiaşi grup,
la pasul 4 se va afişa un buton în plus, denumit Summary Options – figura 49.
Fig. 49 – Butonul Summary Options
Dacă acesta este selectat, pune la dispoziţia utilizatorilor funcţii totalizatoare:
SUM, MIN, MAX şi AVG – figura 50.
Fig. 50 – Fereastra Summary Options
Se poate selecta una din opţiunile – Detail and Summary (vor fi afişate
subtotaluri la nivelul fiecărui grup şi la nivel de raport) sau Summary Only
(doar subtotal la nivel de grup) – figura 51.
139
Fig. 51 – Raport cu grupare şi subtotaluri la nivel de grup şi raport
Pe orice raport pot fi create casete de text care pot fi calculate după modelul
prezentat în paragraful 5.5.3. Pentru a adăuga o funcţie totalizatoare (de
exemplu, calcularea valorii totale a tuturor facturilor, în zona Report Footer se
va adăuga o casetă de text. Se vor modifica proprietăţile Name şi Caption
corespunzătoare etichetei. Se va modifica proprietatea Name asociată casetei de
text. În cadrul proprietăţii Control Source asociată casetei de text se va tasta
formula =SUM([cantitate]*[pret]*1,24)). Din cadrul proprietăţii Format
asociată casetei de text se va alege opţiunea Currency, pentru afişarea
simbolului valutar.
5.7 Obiecte Macros
Obiectele de tip Macro sunt un instrument util atunci când se doreşte execuţia
unor acţiuni şi evitarea programării. Ele automatizează operaţiunile din cadrul
unei baze de date Access. Obiectele de tip Macro pot fi încorporate în cadrul
unui formular, depinzând de obiectul în care este plasat, sau pot fi autonome,
fiind apelabile de oriunde.
În cadrul unui obiect de tip Macro pot fi selectate mai multe acţiuni, acestea
fiind alese dintr-o listă şi executate în ordinea în care au fost create.
O macrocomandă se execută folosindu-se butonul Run (ca şi în cazul
interogărilor de acţiune).
Cu ajutorul macrocomenzilor pot fi create meniuri personalizate pentru a
înlocui panglica (Ribbon-ul).
Pentru a crea o macrocomandă se selectează opţiunea de meniu Create, iar din
zona Other, Macro. De exemplu, dacă se doreşte crearea unei macrocomenzi
140
care să deschidă o interogarea în mod Read-Only se vor parcurge următorii
paşi:
în coloana Action se alege dintr-o listă de acţiuni predefinite, Open
Query;
în partea de jos a ecranului se selectează Query Name (numele
interogării);
se selectează modul de vizualizare în care va fi deschisă interogarea (în
cazul de faţă Datasheet);
în caseta Data Mode se alege Read-Only.
Macrocomanda va fi salvată cu numele Deschidere Interogare Furniz şi poate
fi executată apăsând butonul Run – figura 52.
Fig. 52 – Crearea unei macrocomenzi
De regulă macrocomenzile sunt ataşate fie unei opţiuni de meniu fie unui buton
de comandă plasat pe un formular.
