Cum s lucrezimai bine

decalog pe un bloc din Elveia

1

Articol de tefan

Bdescu

1. F un singur lucruodatAtunci cnd facem mai multe lucruride-odat suntem predispui greelii.Mintea uman nu e chiar uor decontrolat i cteodat trece mai greude la o aciune la alta. n practic nsse ntmpl s ne ias fr greeli chiardac lucrm n paralel la dou, trei sauchiar mai multe lucruri.

Ceea ce nu reuim atunci cnd facemmai multe lucruri simultan este sestimam durata de finalizare a fiecruian parte, costul sau chiar calitatea n anumite cazuri. Dac nu oferim rspunsuriclare la ntrebri cum ar fi ct mai dureaz sau ct va costa, vom mpingelucrurile n zona incertitudinii i vor aprea situaii conflictuale.

1Acest manifest al artistului elveian Peter Fischli, scris pe un perete de bloc n Zurich, a fcut nconjurul lumii cu ajutorul internetului.

1

Dac ne gndim la munca unui angajat, acesta are de pierdul cnd nu poaterspunde efului la ntrebarea ct mai dureaz. n lipsa unui rspuns fermsau, mai ru, n cazul unui rspuns care se va dovedi eronat, eful va evaluanegativ situaia, n pofida faptului c se muncete foarte mult i toat lumea idorete succesul.

2. Studiaz bine problemaPlanificarea este cheia succesului unui proiect. Dei proiectele, prin natura lorsunt unice, planificrii i se atribuie un procent important din costul i timpultotal alocat execuiei.

Cteva motive pentru care planificarea este necesar: Cu fiecare or alocat planificrii, sunt prevenite 6-8 ore de munc

greit. Legea lui Gresham2: Dac planificarea iniial se face prost, creterea

problemelor de zi cu zi va mpiedica n cele din urm o replanificarecorect.

Regula 10/10: Din timpul alocat ntregului proiect, 10% trebuie alocatplanificrii, iar din costul total al proiectului 10% trebuie alocat totplanificarii3.

Japonezii aloc chiar mai mult timp planificrii, rezultatele fiind mai bune,respectiv un procent de 25% proiecte sunt terminate la timp, fa de celenumai 10% ale europenilor i americanilor.

Tu ct timp aloci planificarii?

3. Inva s asculiAvem dou urechi i doar o gur, pentru a putea asculta de dou ori maimulte dect putem vorbi. Epictet4

Ascult ceea ce se spune fr a anticipa, i doar n context. Pentru a se putea urmri firul celui care vorbete este necesar o bun

nelegere. ntrebrile sunt un bun semn c asculttorul urmrete inelege. ntrebrile pot arta i interesul celui care ascult.

Limbajul corpului poate inhiba pe cel care vorbete. Jocul cu pixul,bratele ncruciate, picior peste picior, sunt doar cteva dintre poziiile

2Sir Thomas Gresham (15191579): Economist englez.

3Greg Githens, Financial Models, Right Questions, Good Decisions, PM Network (Richman VA: Project Management Institute, July, 1998).

4Epictetus Filosof stoic grec (55-135 e.n.).

2

care creeaz bariere n comunicare. Indicat este s fie privit directpersoana care vorbete, ns fr a o fixa, pentru a nu intimida.

Persoana care vorbete are nevoie de un spaiu personal, care nutrebuie n niciun fel invadat.

Cel care vorbete nu trebuie ntrerupt. Dac ideile sunt prea lungi i sepierde firul, un mic semn al corpului va da de neles c e nevoie de oclarificare.

n cazul unei comunicri mai ample, sau a unei edine, este indicat s sefac un rezumat al celor ce s-au discutat. n cadrul echipei de proiectelaborarea rezumatului cade n sarcina unui membru care are datoria dea-l transmite n scris tuturor.

Nimeni n-ar mai vorbi mult n societate dac ar ti ct de des i-a neles greitpe alii. Goethe5

4. nva s pui ntrebri care s nu deranjezentrebrile care deranjeaz constrng interlocutorul s ofere rspunsuritrunchiate. Studiile arat c atunci cnd se empatizeaz cu interlocutorul,acesta vorbete mult mai deschis. n general, ntrebrile pozitive atragrspunsuri pozitive.

Oamenii de succes pun ntrebri mai bune, i ca rezultat, primesc rspunsurimai bune. Tony Robbins6

5. F distincia ntre logic i ilogicLogica s-a nscut n Grecia antic i este o disciplin filozofic. Astfel, Democritaproximativ ntre anii 460-370 .e.n., pornind de la cercetrile naturii a fostdeterminat s studieze inducia, analogia, ipoteza i a formulat legearaiunii suficiente.Logica urmreste cunoaterea exact, dnd la o parte coninutul informal,afectiv i volitiv, lund n considerare numai forma raional i obiectiv agndirii. Logica de baz se caracterizeaz prin trei metode fundamentale:standardizarea, simbolizarea i formalizarea.

In special urmrim la cel care vorbete dac: este subiectiv vs. obiectiv,dac folosete rapoarte (fie ele si procentuale) vs. mrimi absolute, dacaare o doctrin vs. convingere personal, dac folosete din abundensuperlavtive, dac sare de la un subiect la altul, dac se identific cu ungrup sau este independent, dac folosete metafore n exces sau dac lasn mod voit loc interpretrilor.

5Johann Wolfgang von Goethe (1749-1832 e.n.) dramaturg, poet, om de tiin, filosof i ministru german.

6Tony Robbins (n 1960 -) scriitor i vorbitor cunoscut pentru teoriile sale n privina auto motivrii i a programrii neuro lingvistice.

3

Aceste tehnici pot fi folosite att involuntar ct i voluntar de ctre cel carevorbete, poate lua chiar mai multe roluri n acelai timp i poate manipula,mai mult sau mai puin intenionat.ntr-o societate n care informaiile curg pretutindeni i cresc n volum, filtrullogicii trebuie s fie folosit cu mare atenie.

6. Accept schimbarea ca inevitabilCe este de fapt schimbarea? O deviaie de la lucrurile deja planificate, un nouviitor care ne poate include mai mult sau mai puin, dup cum este soartafiecruia. n zilele noastre, att persoanele ct i companiile care au fostproactive, care au mbriat schimbarea, au fost de cele mai multe ori i celecare au cunoscut succesul. Este un proces firesc de evoluie, vechi de mii deani, prin care trecem att ca indivizi, ct i ca organizaii. Acum, progresultehnologic i informatic imprim un ritm alert al schimbrii n ntreagasocietate.

Managementul de Proiect are o ramur dedicat ManagementuluiSchimbrii. Dei tehnicile abordate pot fi complicate n cazul proiectelor mari,cel mai important aspect fa de schimbare este s se asigure acelai plan delucru pentru toi membrii organizaiei, cu alte cuvinte toat lumea s aibultima versiune a planului de lucru, altfel unii vor executa proceduri vechipe planuri vechi, cu consecine dezastruase.Din pcate schimbarea esteperceput, de cele mai multe

ori, ca o situaie negativ, pentru simplul fapt c, neputnd fi prevzut,evident c nu poate fi nici controlat. Schimbarea implic i riscuri.

Referitor la schimbare, Managementul de Proiect ofer n literatura despecialitate, urmtoarele abordri structurate n ramura de Managemet alRiscului:

Evitarea riscului nlturarea total a riscului; Reducerea riscului msuri ce se iau pentru diminuarea probabilitii de

materializare a riscului sau a impactului acestuia; Transferarea riscului o practic cunoscut o reprezint ncheierea

unor asigurri (cea mai utilizat este asigurarea mrfii pe duratatransportului sau a depozitrii);

ntocmirea unor planuri de rezerv cunoscut si sub numele de Plan B,acesta intr n execuie n momentul materializrii riscului;

Acceptarea riscului atunci cnd riscul se materializeaz i nu se poateface nimic pentru reducerea lui, cel mai bun lucru este s se monitorizezect mai bine situaia, pentru c se pot trage concluzi pentru evitareaurmtoarelor greeli.

7. Admite greelileNu suntem perfeci, asta o tim cu toii. Cel mai bine este s ne spunem astae, s o notm undeva pentru a observa mai apoi statistic dac ne ncadrmntr-o rat normal a greelilor sau este ceva ce trebuie schimbat radical saumbuntit substanial.4

Greelile trebuiesc recunoscute imediat, chiar i n faa clienilor. Dac leascundem sub covor, efectele negative sunt mult mai mari n cazul n care sevor descoperi. De cele mai multe ori greelile recunoscute fac loc unei puniumane de dialog ntre organizaie i client. Adesea ne este fric srecunoatem greela pentru c exist i indivizi care speculeaz slbiciunile icare lovesc cnd eti jos. V sun cunoscut practica?

Un amplu regulament (datat nc din 1128 e.n.) aparinnd uneia dintre celemai cunoscute organizaii din Europa, specifica clar c dac un coleg a greit,s i se atrag atenia ntre patru ochi, iar dac acesta nu recunoategreeala, s fie chemat un al treilea, iar dac persist, abia atunci s fiemustrat public.

Chiar dac valorile noastre s-au schimbat, onoarea, stima, armonia sunt valoricare mai duc si astzi la stri de depresie/bucurie sau chiar la suicid/exaltare.Suntem obligati prin urmare s fim ateni cu acestea.Toata lumea greete,problema e ct de des o facem i dac nvm ceva din greeli.

8. Vorbete deschisBarierele de comunicare reprezint un studiu complex, ns voi da un exmpludes ntalnit, cel al limbajului specific anumitor categorii sociale, numit ijargon.n anii trecui erau amuzante limbajele de lemn ale politicienilor. Uneori folositi pentru a crea o aur superioara greu de neles. n ultimii ani ns tinerii deliceu sunt cei ce dau bti de cap n privina exprimrii. Simplific cuvinte, sauuneori propoziii ntregi, dup reguli numai de ei tiute, amestec engleza curomna i nu folosesc virgula. Diacriticile sunt de-a dreptul defimtoare, nsn privina asta chiar i o parte din pres poate fi acuzat.

n concluzie, limbajul trebuie calibrat n funcie de receptor. Un limbajelevat poate fi de nenteles, sau mai ru, poate deranja...

Pentru prentmpinarea nentelegerilor, trebuie evitat i limbajul cusubnelesuri, att de des folosit la noi, n special la talkshowrile interminabile,cu scopul de a arunca pisica n curtea celuilalt.

Limbajul deschis poart amprenta eficienei. Popoarele care vorbesc maideschis (care negociaz mai puin spre exemplu) sunt mai eficiente.

9. Fii calmStresul ne face viaa mai urt i mai scurt. ntr-o lume ideala am putea s evitm situaiile stresante astfel nct s nebucurm de o via linitit ns tim c acest lucru e imposibil. De aceeatrebuie s nvm s controlm raspunsul organismului la stres astfel nct sdiminum efectul acestuia asupra sntii noastre fizice i mentale. Acestlucru se poate face cu ajutor unor tehnici de eliberare a stresului precumrelaxarea progresiv a musculaturii, respiraii profunde, meditaie.

5

mi aduc aminte c la scurt timp dup atentatele de la 11 septembrie, l-amvzut la televizor pe G.W. Bush alergnd. M gndeam cum poate s o facntr-o situaie att de ncordat. Dup 5 ani am nceput i eu s alerg iar, la olun - doua am constatat c eram din ce n ce mai relaxat. Dup 15 minute dealergat scpam n sfrit de toate gndurile care m urmreau pe parcursulzilei. Dup o vreme am constatat c nu sunt singurul, c aceasta este defapt otehnic bine cunoscut de relaxare. Am auzit c acelai tip de terapie lpractic i cei care cnt.

Exista pe internet milioane de pagini cu tot felul de metode de relaxare,probabil mai bune dect alergatul. Daca vei experimenta totui golirea degnduri ntr-o perioad stresant, s tii c milioane de oameni o triesc inacelai moment.

10. ZmbeteUn zmbet nu cost nimic pe cel care l ofer, ns nseamn mult pentru celcare l primete. n plus, face bine muchilor feei. Zmbetul aduce lumin ifrumusee chipului, iar cei care zmbesc mai des mbtrnesc mai frumos.Putem crea un mediu de lucru pozitiv dac zmbim mai des i dac apremmai fericii n loc s fim epuizai de stres. Cu ct atmosfera este mai pozitiv,cu att oamenii lucreaz mai bine. Putem zmbi oricnd, dealtfel fericireaeste un precursor al succesului, nu rezultatul lui.

Psihologia Pozitiv (o ramur relativ nou a psihologiei), caut s ofere soluiipentru o via mai plcut, nu doar s trateze bolile mentale. Aceasta relev nurma studiilor c, 75% din succesul de la locul de munc se datoreazurmtoarelor trei lucruri:

Ct de bine ne putem controla nivelul de energie i de stres n modpozitiv, astfel nct stresul s ne activeze n loc s ne epuizeze

Ct de bine ne construim i utilizm o reea social de sprijin Ct de mult credem c ceea ce facem conteaz n rezultatele,

obiectivele comune pe care ni le-am propus

Restul de 25% ine de inteligena fiecruia.

Despre zmbet s-ar putea scrie mult, gndii-v numai la statuile antice, lasfincii att din mesopotamia ct i la cei egipteni, toi i toate ne zmbesc.Dac nu ne-ar zmbi nu ne-am mai ngrmdi an de an prin muzee ca s leadmirm.

Managementul Resurselor Umane arat clar c banii nu pot motiva la nesfrit.Exist o limit dup care personalul angajat nu mai rspunde motivaional cuacelai randament cu care cresc beneficiile materiale. Un bun manager trebuies tie s i motiveze echipa. Recunoaterea, aprecierea, chiar i un simpluzmbet pot fi de un real folos, mai ales cnd situaia financiar nu permite oalt recompens.

Cele mai mari rzboaie nu s-au ctigat cu bani, ci cu decoraii.

6

tefan Bdescuwww.accedio.ro

7

Cum s lucrezi mai bine decalog pe un bloc din ElveiaArticol de tefan Bdescu