Cum să atragi clienţi prin campanii de e-mailing

1. CE ÎNSEAMNĂ E-MAILING

Termenul e-mailing reprezintă transmiterea de mesaje comerciale prin poşta electronică şi este un

element important al comerţului electronic.

Transmiterea de mesaje publicitare de către persoanele fizice sau juridice a apărut ca o alternativă la

publicitatea clasică din dorinţa de a ajunge cu mesajul publicitar la un număr cât mai mare de utilizatori

de Internet.

E-mailing-ul reprezintă segmentul cu cea mai mare dezvoltare în ultimii ani datorită costurilor

mai mici pe care le implică utilizarea Internetului. Campaniile de transmitere de mesaje publicitare prin

intermediul e-mailului reprezintă o soluţie facilă pentru promovarea ofertei de produse/servicii în

mediul virtual, pentru creşterea notorietăţii brandului şi atragerea de clienţi.

Când decideţi să lansaţi o campanie de e-mailing, ţineţi cont că aceasta reprezintă o formă de

comunicare care vă permite să oferiţi informaţii despre produsele şi serviciile pe care le comercializaţi,

dar în acelaşi timp să creaţi o stare de aşteptare şi de emoţie pentru clienţii dumneavoastră. Nu neglijaţi

faptul că acest tip de comunicare ar putea reprezenta un dezavantaj important în cazul în care un

potenţial client primeşte un e-mail nesolicitate foarte des. Acesta îşi va crea o impresie nefavorabilă în

legatură cu produsele şi serviciile pe care le oferă compania dumneavoastră.

Unul dintre avantajele majore ale derulării unei campanii de e-mailing este că îţi permite să afli foarte rapid rezultatul şi eficienţa acestei iniţiative. La doar o zi după transmiterea mesajului se poate face deja o evaluare referitoare la succesul ofertei transmise şi numărul de clienţi noi.

2. LEGISLAŢIA ROMÂNEASCĂ REFERITOARE LA COMERŢUL ELECTRONIC ŞI COLECTAREA DATELOR

CU CARACTER PERSONAL

Legislaţia din România prevede că nu pot fi trimise mesaje comerciale prin e-mail dacă acestea nu au

fost solicitate. Aceasta presupune obţinerea acordului fiecărei persoane pentru a primi comunicări

comerciale.

Este foarte dificil să direcţionaţi un mesaj comercial către un public care este strict interesat de un

subiect anume. Cu siguranţă mesajul va ajunge şi la persoane care în mod normal nu ar dori să

primească acele informaţii. De aceea listele de distribuţie trebuie realizate cu maxim discernământ şi

respectând legislaţia în vigoare. Confirmaţi cu cei cărora le veţi trimite mesaje că vor să le primească,

pentru a nu fi considerat un spammer şi pentru a evita ca alte persoane să dea e-mailuri care nu le

aparţin.

Nici dumneavoastră nu vă place să primiţi zeci de mesaje pe zi care nu vă interesează şi vă răpesc din

timpul pe care altfel l-aţi putea aloca altor proiecte personale.

Pentru a nu risca nerespectarea legii referitoare la comunicarea comercială, puteţi apela la o firmă

specializată ce-şi asumă responsabilitatea rezultatelor şi a respectării legii şi care are baze de date

complexe şi extinse ce pot fi folosite în astfel de scopuri.

Extras din Legea nr. 365/2002, art. 6: Comunicările comerciale

(1)Efectuarea de comunicări comerciale prin poşta electronică este interzisă, cu excepţia cazului în

care destinatarul şi-a exprimat în prealabil consimţământul expres pentru a primi asemenea

comunicări.

O adresa de e-mail postată public –pe Internet, într-o broşură, într-un ziar, etc. nu poate fi utilizată pentru a i se transmite mesaje comerciale, daca posesorul ei nu şi-a manifestat în prealabil acceptul explicit.

(2)Comunicările comerciale care constituie un serviciu al societăţii informaţionale sau o parte a

acestuia, în măsura în care sunt permise, trebuie să respecte cel puţin următoarele condiţii:

a)să fie clar identificabile ca atare;

b)persoana fizică sau juridică în numele căreia sunt făcute să fie clar identificată;

c)ofertele promoţionale, precum reducerile, premiile şi cadourile, să fie clar identificabile, iar

condiţiile care trebuie îndeplinite pentru obţinerea lor să fie uşor accesibile şi clar prezentate;

d)competiţiile şi jocurile promoţionale să fie clar identificabile ca atare, iar condiţiile de

participare să fie uşor accesibile şi clar prezentate;

e)orice alte condiţii impuse prin dispoziţiile legale în vigoare.

(3)Comunicările comerciale care constituie un serviciu al societăţii informaţionale sau o parte a

acestuia, atunci când acest serviciu este furnizat de un membru al unei profesii reglementate, sunt

permise sub condiţia respectării dispoziţiilor legale şi a reglementărilor aplicabile profesiei respective,

care privesc, în special, independenţa, demnitatea şi onoarea profesiei, secretul profesional şi

corectitudinea faţă de clienţi şi faţă de ceilalţi membri ai profesiei.

(4)Furnizorii de servicii ale societăţii informaţionale care efectuează comunicări comerciale au

obligaţia de a respecta prevederile alin. (1) -(3).

3. SUCCESUL UNEI CAMPANII DE E-MAILING

Campaniile de e-mailing pot susţine eficient strategii complementare de promovare a produselor sau

serviciilor. Pentru a derula o campanie eficientă care să vă aducă rezultatele dorite cu costuri rezonabile

trebuie să aveţi în vedere continuu creşterea bazei de date cu informaţii despre clienţi şi potenţiali

clienţi şi realizarea unui mesaj cât mai atractiv care să aibă impact maxim pentru a declanşa procesul de

cumpărare.

Pentru a creşte baza de date aveţi două soluţii:

• să achiziţionaţi baze de date de la companiile specializate în gestionarea datelor cu caracter

persoanal

• să obţineţi date de contact de la parteneri de afaceri, invitaţi la evenimente unde participaţi şi

schimbaţi cărţi de vizită, înregistrări pe site, etc.

Pentru a realiza un mesaj cât mai atractiv trebuie să faceţi numeroase teste pentru a îi verifica impactul:

• modificaţi conţinutul mesajului în funcţie de grupa de vârstă a persoanelor care îl vor primi

• trimiteţi mesajul la ore diferite şi observaţi care este ora la care potenţialii clienţi sunt cel mai

dispuşi să îl deschidă

• inseraţi imagini diferite în text şi analizaţi ce imagini sunt atractive pentru cei care primesc

mesajul publicitar, observând câţi vor da click pe link-urile din mesaj

O campanie de succes ar trebui să analizeze cu precădere calitatea şi nu cantitatea. Aceasta înseamnă

că raportul unei campanii de e-mailing trebuie să surprindă obligatoriu o analiză a numărului de

persoane care au deschis mesajul publicitar (cantitate) dar mai ales numărul celor care intră pe site şi cei

care finalizează o tranzacţie.

Ţineţi cont de asemenea că, rata de citire a mesajelor: este un indicator foarte important pentru a putea

calcula eficienţa unei campanii de e-mailing. Rata de citire a mesajelor se calculează ca un raport între

numărul de mesaje e-mail deschise, împărţit la numărul de e-mailuri livrate.

Raportul final al campaniei trebuie să includă şi informaţii despre rata de transmitere, care este un

indicator ce surpinde cât de exactă este baza de date pe care aţi utilizat-o pentru a transmite mesajul. În

cazul în care aceasta nu a fost actualizată şi include adrese de e-mail care nu mai sunt valabile, rata de

transmitere va fi scazută ceea ce va conduce la o campanie de promovare ineficientă.

4. CUM SĂ CREAŢI O BAZĂ DE DATE

Dacă aveţi un site web:

� puteţi colecta informaţii utile prin intermediul unui formular de înscriere

� puteţi oferi, periodic, anumite bonusuri pentru cei care se înscriu în baza de date

� inseraţi în baza de date informaţii primite de la toţi cei care v-au contactat pentru a afla mai

multe informaţii despre produsele/serviciile pe care le comercializaţi

� solicitaţi fiecărui client adresa de e-mail şi transmiteţi-i un mesaj electronic în care îi solicitaţi să

accepte să primeasca informări comerciale de la dumneavoastră

Nu va concentraţi pe îmbunătăţirea unui singur indicator. Pentru o campanie de succes trebuie să aveţi în vedere simultan, eficientizarea tuturor indicatorilor: rata de transmitere, rata de citire a mesajului publicitar, rata de clik şi în final numărul de produse/servicii vândute.

Dacă aveţi o afacere mai mică care nu are încă un site web de prezentare:

� Solicitaţi clienţilor care au achiziţionat produse sau servicii de la dumneavoastră să vă lase datele lor de contact şi neapărat adresa de e-mail;

� Realizaţi un fişier excel cu următoarele câmpuri:

• Nume

• Prenume

• Adresa de email

• Telefon (opţional)

• Sexul

• Vârsta

• Preţul pe care l-au plătit pentru un anumit produs/serviciu

• Produsele achiziţionate

• Interesul manifestat pentru alte produse

Pentru companii mai puteţi include următoarele informaţii:

• Nume companie

• Cifră de afaceri

• Persoană de contact

• Funcţie

5. CUM SĂ REALIZAŢI UN MESAJ DE IMPACT

Subiectul mesajului poate determina de multe ori succesul sau eşecul unei campanii de e-mailing. Există

multe modalităţi de a crea un subiect de impact şi rămâne la latitudinea dumneavoastră să alegeţi cea

mai bună variantă.

Actualizaţi periodic datele din fişier. Aceste informaţii vă vor fi utile în momentul în care va

trebui să filtraţi baza de date pentru a selecta publicul ţintă către care veţi transmite

mesajul comercial.

Sfaturi utile:

� Scrieţi titlul mesajului ca şi cum ar fi un titlul de ziar –scurt şi de impact. Titlul reprezintă cea mai

mare şansă pe care o aveţi de a-l convinge pe un potenţial cumpărător să deschidă mesajul şi să

îl faceţi interesat în oferta pe care o promovaţi. Un titlul general, plictisitor şi puţin atractiv nu va

reuşi să atragă atenţia.

� Utilizaţi numele complet al celui care va primi mesajul, în loc de adresa lui de e-mail. Dacă

numele dumneavoastră este Ion Popescu şi adresa de e-mail este pope@gmail.com, aţi fi mult

mai înclinat să deschideţi un mesaj cu titlul "Ion Popescu -ai 20% reducere la echipamentele

TEKA" decât "pope -ai 20% reducere la echipamentele TEKA". Dacă nu aveţi numele complet

poate fi mai bine să utilizaţi o formă de adresare generică şi să evitaţi să includeţi detalii din

baza de date.

� Folosiţi numele firmei dumneavoastră, în linia From. Acest lucru va asigura

credibilitate şi destinatarul va şti că mesajul provine dintr-o sursă de încredere.

� Nu folosiţi un titlu înşelător în subiect. Acesta nu trebuie să inducă în eroare beneficiarul în

legătură cu conţinutul sau subiectul mesajului.

� Întotdeauna faceţi un test şi trimiteţi-vă mai întâi dumneavoastră mesajul. Astfel veţi avea

ocazia să corectaţi eventualele greşeli şi să nu păreţi neprofesionist în faţa clienţilor.

� Testaţi diferite propuneri de titlu pentru mesajul publicitar. Nu trimiteţi mesajul cu acelaşi titlu

către întreaga bază de date. Împărţiţi-o în mai multe secţiuni şi testaţi mai multe titluri pentru

mesajul publicitar. În funcţie de rata de deschidere a mesajului vă veţi da seama care este titlul

cu cel mai mare impact şi îl puteţi prelucra şi la următoarele campanii de e-mailing.

� Evitaţi termenii generali sau cei senzaţionali.

� Evitaţi utilizarea cuvintelor pe care filtrele le consideră spam pentru că există riscul ca mesajul

dumneavoastră să nu ajungă la publicul vizat: “gratis”, „avans 0”, etc. Semnele de exclamare

sunt, de asemenea, de multe ori un semn sigur de spam.

� Utilizaţi feedback-ul primit în avantajul dumneavoastră şi continuaţi să modificaţi mesajele şi

stilurile de a le redacta până ce aţi găsit un model prin care clienţii vă vor recunoaşte

instantaneu şi vor dori sa deschidă mesajul primit.

Campaniile de e-mailing pot fi folosite pentru a reaminti clienţilor că o anumită

ofertă va fi lansată sau se apropie de final, sau că anumite servicii beneficiază de bonusuri sau garanţii

speciale într-o anumită perioadă. De aceea, corpul mesajului este elementul cheie pentru creşterea

eficienţei unei campanii de promovare prin e-mail. Un mesaj convingător înseamnă o ofertă de succes

care poate contribui decisiv la creşterea numărului de clienţi.

Corpul mesajului poate fi de două tipuri:

� Mesaj tip text -avantajul acestui mesaj este că acesta va ajunge fără distorsionări la destinatar.

Dacă nu există ataşamente sau link-uri care să fie considerate periculoase de filtrele de spam,

mesajul tip text se va transmite mult mai rapid decât unul complex care înglobează şi imagini.

� Mesaj însoţit de grafică – mesajul care include elemente grafice este de cele mai multe ori mult

mai atractiv pentru clienţi. Are însă un inconvenient: nu toţi destinatarii au instalate programele

care să le permită să vizualizeze corect mesajul respectiv şi de asemenea mesajul se va deschide

mai greu din cauza dimensiunii imaginilor.

6. DESFĂŞURAREA UNEI CAMPANII DE E-MAILING

Există două variante din care puteţi alege în momentul în care decideţi să derulaţi o campanie de e-

mailing: 1 -apelaţi la o companie specializată căreia îi veţi plăti serviciile (transmitere mesaje, punere la

dispoziţie bază de date, generare raport final, etc.) sau 2 -utilizaţi resursele interne ale firmei şi baza de

date cu clienţi.

Paşi pentru derularea unei campanii de e-mailing prin intermediul unei companii specializate:

� Căutare pe Internet de companii specializate în transmiterea de mesaje comerciale

� Solicitare ofertă de la companii specializate în derulare campanii de marketing direct

� Discuţii cu reprezentanţii acestor companii pe baza obiectului pe care îl urmăriţi de la această

campanie

� Selectare ofertă şi colaborare cu echipa companiei specializate pentru realizare concept

campanie, mesaj publicitar, etc.

Asiguraţi-vă că oferta pe care vreţi să o promovaţi este clar detaliată în primul paragraf al

mesajului. Nu uitaţi să menţionaţi beneficiile pe care le are potenţialul client dacă

achiziţionează produsul sau serviciul pe care îl comercializaţi.

� Derularea campaniei -transmitere mesaj de către companie specializată, către baza de date

filtrată, în funcţie de obiectivele specifice stabilite

� Realizare raport campanie –Raportul va prezenta lead-urile identificate şi informaţii despre

potenţialii clienţi care şi-au manifestat interesul pentru produsul/serviciul promovat şi măsuri

viitoare pentru creşterea gradului de penetrare al mesajului publicitar

Paşi pentru derularea unei campanii de e-mailing cu resurse interne:

� Realizarea conceptului campaniei -se stabileşte scopul campaniei, obiectivul principal, publicul

vizat şi resursele necesare. Aceste informaţii le puteţi obţine fie din observarea şi analizarea

pieţei sau din statistici relevante pentru domeniul dumneavoastră de interes.

� Stabilirea listei de e-mailuri către care se va transmite mesajul. Filtrarea bazei de date pentru

extragerea adreselor relevante pentru campanie. Aveţi grijă să respectaţi legislaţia în vigoare.

� Redactare text mesaj. Conceperea textului care să determine un impact şi eficienţă maximă

pentru campanie. Aveţi grijă să personalizaţi mesajul pentru fiecare adresant.

� Transmitere mesaj -Puteţi utiliza pentru această activitate opţiunea mail merge.

� Puteti ataşa mesajului un flyer în format electronic sau o broşură care descrie mai detaliat

serviciile sau produsele pe care le oferiţi.

� Realizarea raportului de campanie –evaluarea rezultatelor şi interpretarea rezultatelor.

Rapoartele de bază pentru campaniile de direct e-mailing prezintă numărul de mesaje deschise,

numărul de vizite pe site, graficul numărului de click-uri şi numărul de cereri de cumpărare

transmise.

Dicţionar de termeni utili:

COMUNICARE COMERCIALĂ: orice formă de comunicare destinată să promoveze, direct sau indirect,

produsele, serviciile, imaginea, numele ori denumirea, firma sau emblema unui comerciant ori membru

al unei profesii reglementate, serviciu al societăţii informaţionale.

E-MAILING: transmiterea de mesaje comerciale prin poşta electronică.

LEAD: informaţia conform căreia a fost identificată o persoană sau o instituţie interesată în a achiziţiona

produsul sau serviciul oferit spre vânzare. Lead-ul reprezintă prima etapă a procesului de vânzare.

MARKETING DIRECT (Direct Marketing): reprezintă un cumul de concepte de marketing, tehnici si

instrumente, ce sunt interactive şi se pot personalize pentru a se adresa direct clientului.Scopul lor este

de a genera o reacţie cuantificabilă (vanzarea unui produs sau servciiu, solicitarea de informaţii

referitoare la o ofertă, etc), sau consolidarea relaţiei cu clientul pe termen lung.

RATA DE CITIRE A MESAJELOR: este un indicator foarte important pentru a putea calcul eficienţa unei

campanii de e-mailing. Rata de citire a mesajelor se calculează ca un raport între numărul de mesaje e-

mail-uri deschise, împărţit la numărul de de e-mail-uri livrate.

RATA DE CLICK: reprezintă numarul de clickuri realizate de persoanele care au primit mesajul publicitar

şi au intrat pe site-ul dumneavoastră sau v-au contactat pentru a achiziţiona produsul.

RATA DE TRANSMITERE: este un indicator care surpinde cât de exactă este baza de date. În cazul în

care aceasta nu a fost actualizată şi include adrese de e-mail care nu mai sunt valabile, rata de

transmitere va fi scazută.

SPAM: mesaj nesolicitat transmis unui număr mare de utilizatori.

SPAMMER: persoană care transmite către baze largi de date, mesaje nesolicitate

Link-uri utile:

� Legea nr. 365/2002 privind comerţul electronic: http://www.mcsi.ro/Minister/Domenii-de-activitate-ale-MCSI/Tehnologia-Informatiei/Servicii-electronice/Comert-electronic/Legea-nr--365-07-06-2002

� Norme metodologice din 20 noiembrie 2002 pentru aplicarea Legii nr. 365/2002 privind

comerţul electronic:

http://www.mcsi.ro/Minister/Domenii-de-activitate-ale-MCSI/Tehnologia-Informatiei/Servicii-

electronice/Comert-electronic/Norme-metodologice