1. Criteriile de evaluare

Se stabilesc prin identificarea prealabilă a celor mai importante caracteristici de personalitate, responsabilităţi şi tipuri de activităţi specifice fiecărui post. Identificarea cât mai corectă a cerinţelor de performanţă, presupune elaborarea prealabilă a unei liste, cuprinzând obiectivele ce trebuiesc îndeplinite (exemplu în cazul prezentului material obiectivul principal este “ stabilirea salariilor de bază între limite”).

Criteriile sunt cântărite cu cât mai mare precizie , exprimându-se în procente (vezi fişa postului formularul nr.2 poz.7 şi anexa nr.2 --tabel rubrica “pondere %”). De exemplu viteza de lucru a unei dactilografe poate fi de 2 ori mai importantă decât corectitudinea scrierii şi poate avea aceeaşi importanţă cu punctualitatea la serviciu şi lipsa absenţelor de orice fel.

Performanţele sunt aproape întotdeauna multidimensionale. De exemplu, profesorii sunt evaluaţi de studenţi în funcţie de trei dimensiuni ale performanţei lor: predarea, corectitudinea evaluării la examen şi comportamentul în relaţiile profesor - student; predarea este şi ea multidimensională. Dar în cazul profesorilor mai sunt, cel puţin, încă două dimensiuni la fel de importante şi pe care studenţii deseori nu le sesizează: cercetarea ştiinţifică şi experienţă. In funcţie de misiunea şi specializarea dorită, în unele universităţi predarea este mai apreciată decât cercetarea iar în altele invers. La fel, unii studenţi întâlnesc profesori de notorietate ca cercetători, dar care nu sunt deosebiţi în activitatea de predare. Astfel de cazuri se întâlneasc în orice domeniu de activitate.

Criteriile de performanţă pot viza rezultatele obţinute de fiecare individ, în cazul posturilor de execuţie, sau de către grupul/organizaţia condusă, în cazul managerilor.

Pentru obţinerea unor rezultate edificatoare , criteriile de evaluare trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:

să fie precis formulate, să nu presupună generalităţi; să fie în număr limitat; folosirea prea multor criterii duce la nivelarea rezultatelor, la

obţinerea unor valori medii, a căror relevanţă este mult diminuată; să fie clar enunţate, astfel încât să fie înţelese atât de de evaluatori cât şi de cei

evaluaţi;- să fie uşor de observat, măsurabile, astfel încât contestarea rezulatatelor să fie cât mai diminuată; să fie aplicabile tuturor subiecţilor care deţin aceeaşi funcţie sau funcţii similare şi îşi

desfăşoară activitatea în condiţii comparabile.

Printre criteriile de performanţă, putem menţiona: caracteristicile personale (aptitudini, comportament şi personalitate); competenţele (cunoştinţe pentru exercitarea atribuţiilor postului); caracteristicile profesionale (vigilenţă, disponibilitate, autocontrol); interesul pentru resursele alocate postului; orientarea spre excelenţă; preocuparea pentru interesul general al organizaţiei (universitate, facultate, catedră); adaptabilitatea la post; capacitatea de decizie; capacitatea de inovare;

spiritul de echipă; delegarea responsabilităţilor şi antrenarea personalului; comunicarea (receptarea şi transmitarea informaţiilor).Dintre acestea, un rol esenţial îl au caracteristicile personale, care asigură posibilitateaexercitării atribuţiilor definite în “fişa postului” poz.5.

Tabel 1.1.Manageri (şefi catedră, prodecani, decani, directori administrativi, etc.)- Memorie - Capacitate de organizare şi de gesti-une a timpului - Nivelul vocabularului şi fluenţa exprimării - Personalitate- Creativitate - Sociabilitate - Dinamism - Spirit de iniţiativă şi de decizie - Autonomie, sens al responsabilităţii - Incredere în sinePersonal de birou (secretar)- Inteligenţă - Memorie - Capacitate de a învăţa pe baza expe-rienţei - Atenţie - Nivelul vocabularului şi corecti-tudinea scrierii - Aptitudini în redactarea unei adrese- Dinamism - Iniţiativă - Autonomie - Incredere în sine - Rezistenţa la stress - Spirit de organizare - Metodă - Mod de prezentarePersonal muncitor- Inteligenţă concretă - Memorie - Capacitate de a învăţa - Atenţie - Dexteritate - Vigilenţă - Reacţie la anomalii - Forţă fizică - Vivacitate - Rezistenţă la munci de rutină Spirit †††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††† limite” care se aplică prin H.G. personalului din învăţământ. In aceste condiţii , nu este necesară sau admisă stabilirea de către universitate, facultăţi sau catedre a altor criterii. Cele prezentate în Metodologie sunt rezultatul negocierilor MEN - Sindicate.

2. Standarde de performanţă

Criteriile se compară cu standardele, care reprezintă nivelul dorit al performanţelor. Standardele de performanţă, ca elemente de referinţă în aprecierea rezultatelor, permit evidenţierea gradului în care au fost îndeplinite activităţile.

Standardele de performanţă stabilesc ce trebuie să facă o persoană şi cât de bine. Aceste caracteristici sunt definite prin următorii indicatori, prezentaţi în conţinut în anexa nr.1:

cantitate (cât mai mult sau cât de multe); calitate (cât de bine sau cât de complet); cost (care va fi cheltuiala implicată); timp (când va fi realizat obiectivul); utilizarea resurselor (ce echipamente/materiale vor fi utilizate); mod de realizare (cum vor fi realizate activităţile).

De pe urma unei evaluări realiste, măsurabile şi bine înţelese, beneficiază atât organizaţia cât şi salariatul. Standardele sunt stabilite înainte de începerea activităţii, astfel încât toţi cei implicaţi să ştie ce se aşteaptă de la ei. In acelaşi timp, este foarte important să se ştie cu precizie ce presupune fiecare calificativ folosit în evaluare.

In general, sunt folosite cinci calificative (foarte bun, bun, satisfăcător, slab, foarte slab), ale căror semnificaţii sunt următoarele:

foarte bun, de excepţie (FB) - persoana este atât de bună în îndeplinirea criteriilor funcţiei, încât este nevoie de o apreciere specială. In comparaţie cu standardele uzuale şi cu restul personalului, acest salariat se situează în primii 2-5 % (punctaj 3 puncte);

bun (B) - performanţa se situează în limitele superioare ale standardelor şi ale performanţelor realizate de ceilalţi salariaţi (punctaj 4 puncte);

satisfăcător (M) - performanţa este la nivelul minim al standardelor , sau puţin deasupra lor. Acesta este nivelul minim al performanţelor acceptabile ce trebuie atins chiar şi de salariaţii mai puţin competenţi sau lipsiţi de experienţă (punctaj 2,3 puncte);

slab (S) - performanţa este sub limita minimă a standardului, existând posibilitatea îmbunătăţirii performanţelor într-un viitor apropiat (punctaj 1 punct);

foarte slab (FS) - performanţa este cu mult sub standard . In acest caz, se pune în mod serios problema dacă persoana respectivă se mai poate îndrepta şi dacă mai poate fi menţinută pe acel post (punctaj 0).

Evaluarea performanţelor se poate efectua astfel: managerii îşi evaluează şi clasifică sub-bordonaţii; subordonaţii îşi evaluează/clasifică superiorii; salariaţii de pe poziţii echivalente se evaluează/clasifică între ei; autoevaluarea; evaluarea performanţelor de către evaluatori externi.

Prima modalitate de efectuare a evaluării este cea mai folosită. Evaluarea salariaţilor de către manager are la bază raţionamentul că managerul este persoana cea mai autorizată să evalueze în mod realist şi obiectiv performanţele subordonaţilor. In majoritatea organizaţiilor, superiorul direct are responsabilitatea evaluării, aprobarea rezultatelor aparţinând şefului ierarhic al acestuia. In practică sunt aplicate şi diverse alte combinaţii.

EVALUAREA POSTURILOR

Definirea exigenţelor de ocupare a postului - formular nr. 1

Cerinţe de ocupare a postului

Aplicaţie : post secretară decanat

Pregătirea profesională impusă : Pregătirea de bază: minim medie liceală, nivel bun al cunoştinţelor de limba română; Pregătirea de specialitate : stenodactilografie, de operare pe PC (editare de text, baze de date,

etc.), cunoştinţe generale de psihologie şi management, cunoaşterea unor tehnici de muncă intelectuală, limbi de circulaţie internaţională ;

Perfecţionări (specializări): cunoştinţe juridice şi administrative, de utilizare a aparaturii de specialitate (PC, reţea , limbi de circulaţie internaţională.).

Experienţa executării operaţiunilor specifice postului: Experienţa în muncă: 5 ani vechime, maturitate intelectuală şi fizică; Experienţa în specialitate: 3 ani în activitatea de secretariat într-o organizaţie prestatoare de

servicii; Perioada de iniţiere: maxim 6 luni.

Dificultatea operaţiunilor specifice postului: Complexitatea postului (în sensul diversităţii operaţiunilor de efectuat):

planificarea graduală a volumului de muncă în funcţie de priorităţi; întocmeşte adeverinţe, adrese, note telefonice; gestionează procesul de întocmire şi eliberare a actelor de examen admitere şi licenţă

(foi matricole, registre matricole, dosare admişi/respinşi etc.); realizează sinteze din materiale suport; se ocupă de rezervări de călătorii şi organizări de şedinţe;

priceperea de a realiza corect şi realist activităţile cerute: dactilografiază fără greşeli şi în timp util; elaborează materiale corecte din punct de vedere gramatical, fără greşeli sintactice

şi/sau morfologice; îşi organizează juridicios timpul de muncă.

Gradul de autonomie în acţiune: independenţă şi autoritate în îndelinirea sarcinilor; spontaneitate în luarea deciziilor corecte; flexibilitate şi mobilitatea gândirii;

efort intelectul (caracteristic efectuării operaţiunilor specifice postului): mobilitate şi uşurinţă în urmărirea sarcinilor; rezistenţă la stress; rezistenţă mare de lucru (solicitare neuropsihică); capacitate de efort prelungit.

Aptitudini deosebite: cunoaşte regulile de protocol (bună gazdă etc.); ştie să folosească telefonul pe un ton atractiv , plăcut, decent şi demn; este ordonată, organizată şi metodică; în convorbiri ştie să fie succintă şi sintetică.

Tehnologii speciale (care trebuie cunoscute): evită şi previne conflictele; are potenţial de dezvoltare şi perfecţionare.

Responsabilitatea implicată de post: De conducere, coordonare (structuri):

lucrează în echipă şi stabileşte o atmosferă destinsă; transmite

prom††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††

††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††iei;

păstrează confidenţialitatea actelor , situaţiilor şi discuţiilor; este total loială şefului ierarhic şi echipei manageriale.

Sfera de relaţii (de a intra în relaţii, de a răspunde): Gradul de solicitare din partea structurilor interne ale organizaţiei:

să cunoască fluxul informaţiilor în structura organizaţiei (facultate şi universitate); să se subordoneze echipei manageriale; să aibă uşurinţă şi expresivitate în comunicarea (verbală şi nonverbală); prezenţă fizică şi spirituală agreabilă; autocontrol, răbdare şi decenţă în relaţii.

Gradul de solicitare din partea structurilor externe ale organizaţiei (rectorat, comunitatea locală): este exigentă şi autoexigentă; este incoruptibilă; acceptă şi îşi însuşeşte critica; are încredere şi respect faţă de oameni.

Gradul de solicitare din partea cetăţenilor şi a studenţilor: uşurinţă şi expresivitate în comunicare; prezenţă fizică şi spirituală agreabilă; autocontrol, răbdare şi decenţă în relaţii; este incoruptibilă; are încredere şi respect faţă de oameni.Se impune perfecţionarea pregătirii: în forme organizate prin instruire în schimburi de experienţă; în forme neorganizate prin pregătire individuală sau personală; “ad-hoc” determinată de anumite evenimente sau situaţii.

OBSERVAŢII:

Cu ajutorul acestui formular nr.1 şi a anexei nr.1 se construieşte FIŞA POSTULUI prin descrierea principalelor atribuţii şi răspunderi care îi revin angajatului. Este vorba de o adaptare a “CERINŢELOR DE OCUPARE A POSTULUI” la specificul locului de muncă. Rezultă în felul acesta conţinutul formularului 2 adică FIŞA POSTULUI.

EXEMPLU : Fişa postuluiPost secretară decanat Facultatea de Inginerie Formular nr.2

Universitatea “Lucian Blaga” SibiuFacultatea de Inginerie

Denumirea postului: secretar decanat Gra††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††

††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††

†††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††† ani , cu experienţă de 3 ani în activitatea de secretariat

alte cerinţe specifice: operator PC, cunoştinţe în editare de text şi baze de date.

5. Descrierea postului (atribuţii şi responsabilităţi):

Asigură buna desfăşurare a activităţilor de secretariat pentru decanatul facultăţii (note interne, corespundenţă, primirea şi transmiterea anunţurilor, notelor telefonice, fax-urilor, e-mail-urilor etc.); Participă la activitatea de secretariat legată de bune desfăşurare a concursurilor de

admitere pentru cursurile de zi, studii aprofundate, cursuri de perfecţionare postuniversitară, cursuri de scurtă durată; demonstrează competenţă şi responsabilitate în elaborarea şi redactarea materialelor şi a rapoartelor;

Manifestă atitudine politicoasă faţă de studenţi ş††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††††iile semestriale şi anuale;

eliberează diplomele de bacalaureat absolvenţilor, pe baza notei de lichidare; Manifestă corectitudine şi confidenţialitate în relaţiile interumane interne şi externe, ţinută

agreabilă.Relaţii:Ierarhice:

este subordonat: Decanului, Administratorului şef de facultate, Secretarului şef pe facultate;

are în subordine: -Funcţionale: cu conducerea facultăţii.De colaborare: cu secretariatul universităţii, cu celelalte compartimente ale universităţii şi

facultăţii.De reprezentare: faţă de studenţi şi alte persoane interesate în probleme legate de activitatea

facultăţii, sub coordonarea decanului.

Calculul punctajului postului:Tabel 4.1.

Nr.Criterii de evaluarePonde-Calificativul de la (1 la 5)Punctajul realizatCrt.a postuluireaMinimMaximMinimMaxim(%)(0)(1)(2)(3)(4)(5)=(2x3)(6)=(2x4)1.Pregătirea profesiona-lă impusă 15350,450,752.Experienţa executării operaţiunilor specifice postului15240,30,63.Dificultatea operaţiu-nilor specifice postu-lui30451,21,54.Responsabilitatea implicată de post20340,60,85.Sfera de relaţii (de a intra în relaţii, de a răspunde)20240,40,8Punctaj total2,954,45Media3,78. Program de lucru:

Program normal de 8 ore/zi, 5 zile /săptămână. Uneori se lucrează peste program.

Inzestrarea şi documentaţia necesară postului (aparate, materiale, acte normative): P.C. Fax Registre matricole, foi matricole