CONTABILITATE PRIMARA

 

I. Principalele documente justificate aferente contabilitatii primare sunt:

1. Facture2. chitanta;3. nota de  intrare-receptie4. avizul de insotire a marfii5. bonul de predare transfer6. bonul de consum7. fisa de magazine8. Conventia de receptie a marfii - CMR, carnet TIR;9. decontu lde cheltuieli10. ordinul de deplasare11. dispozitia de plata12. dispozitia de incasare13. ordinul de plata14. biletul la ordin15. CEC-ul;16. acreditivul;17. document privind ridicarea de numerar de la banca18. document privind depunerea de numerar la banca;

II.  Contabilitatea primara presupune:

1. intocmirea registrului de casa;2. completarea notelor de intrare-receptie (nir-uri);3. completarea deconturilor de cheltuieli;4. emiterea facturilor de vanzare;5. emiterea de  dispozitii de plata sau de incasare;6. emiterea de chitante, cec -uri, ordine de plata, foi de varsamant, dispozitii de plata

externe;7. laborarea statelor  de plata, precum si a pontajelor angajatilor lunare;8. completarea registrului de evidenta a salariatilor - al revisal -ului conform cu ultima

actualizare 5.0.6.

A) FACTURA

Factura- reprezinta un document conatbil primar emis de furnizor clientului. Factura trebuie sa contina in mod obligatoriu produsele vandute respectiv serviciile prestate de catre furnizor clientului pe numele caruia este emisa factura.

Factura are urmatoarele elemente ce trebuie sa apara in mod obligatoriu:

1. numarul de ordine, in baza uneia sau mai multor serii, care identifica factura in mod unic2. data emiterii facturii3. denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare prevazut la art. 153, dupa caz, ale

persoanei impozabile care emite facture4. denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare prevazut la art. 153, ale

reprezentantului fiscal, in cazul in care furnizorul/prestatorul nu este stabilit in Romania si si-a desemnat un reprezentant fiscal, daca acesta din urma este persoana obligata la plata taxei

5. denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare prevazut la art. 153, ale cumparatorului de bunuri sau servicii, dupa caz

6. numele si adresa cumparatorului, precum si codul de inregistrare in scopuri de TVA, in cazul in care cumparatorul este inregistrat, conform art. 153, precum si adresa exacta a locului in care au fost transferate bunurile, in cazul livrarilor intracomunitare de bunuri prevazute la art. 143 alin. (2) lit. d)

7. denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare prevazut la art. 153, ale reprezentantului fiscal, in cazul in care cealalta parte contractanta nu este stabilita in Romania si si-a desemnat un reprezentant fiscal in Romania, in cazul in care reprezentantul fiscal este persoana obligata la plata taxei

8. codul de inregistrare in scopuri de TVA furnizat de client prestatorului, pentru serviciile prevazute la art. 133 alin. (2) lit. c)f), lit. h) pct. 2 si lit. i)

9. codul de inregistrare in scopuri de TVA cu care se identifica cumparatorul in celalalt stat membru, in cazul operatiunii prevazute la art. 143 alin. (2) lit. a)

10. codul de inregistrare in scopuri de TVA cu care furnizorul s-a identificat in alt stat membru si sub care a efectuat achizitia intracomunitara in Romania, precum si codul de inregistrare in scopuri de TVA, prevazut la art. 153 sau 153^1, al cumparatorului, in cazul aplicarii art. 126 alin. (4) lit. b)

11. denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum si particularitatile prevazute la art. 125^1 alin. (3) in definirea bunurilor, in cazul livrarii intracomunitare de mijloace de transport noi

12. data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, cu exceptia cazului in care factura este emisa inainte de data livrarii/prestarii sau incasarii avansului

13. baza de impozitare a bunurilor si serviciilor, pentru fiecare cota, scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar, exclusiv taxa, precum si rabaturile, remizele, risturnele si alte reduceri de prêt

14. indicarea, in functie de cotele taxei, a taxei colectate si a sumei totale a taxei colectate, exprimate in lei, sau a urmatoarelor mentiuni: 

a) in cazul in care nu se datoreaza taxa, o mentiune referitoare la prevederile aplicabile din acest titlu sau din Directiva a 6a, ori mentiunile "scutit cu drept de deducere", "scutit fara

drept de deducere", "neimpozabila in Romania" sau, dupa caz, "neinclus in baza de impozitare" 

b) in cazul in care taxa se datoreaza de beneficiar in conditiile art. 150 alin. (1) lit. b)d) si g) sau ale art. 160, o mentiune la prevederile prezentului titlu sau ale Directivei a 6a ori mentiunea "taxare inversa" 

15. referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi sau documente pentru aceeasi operatiune

16. orice alta mentiune ceruta de acest titlu

Alte informatii importante: 

1. Semnarea si stampilarea facturilor nu sunt obligatorii.2. Pe factura se va tipari doar 'FACTURA', nu 'FACTURA FISCALA'3. Facturile fiscale in format vechi pot fi folosite in continuare pana la epuizarea stocului, cu

obligatia inscrierii noului CIF al furnizorului (manual, electronic sau prin aplicarea unei stampile) in locul vechiului CUI

Facturile incorect completate sau care nu contin toate informatiile pot fi refuzate la plata de catre cumparator.

1. Nu mai este obligatorie folosirea facturilor fiscale pretiparite.2. Nu mai este obligatorie inscrierea pe factura a urmatoarelor informatii: capitalul social,

banca si IBAN, nr. de inregistrare la Registrul Comertului (J, F).3. Factura poate fi inlocuita temporar de o factura proforma pentru a evita anularea sau

stornarea facturii in cazul neefectuarii platii de catre client .

Toate facturile privind livrarile de bunuri si servicii , respectiv achizitiile vor fi introduse in Declaratia 394 , exceptie facand facturile emise catre persoane neinregistrate in scopuri de TVA in Romania, facturile emise prin autofacturare desfasurate pe teritoriul Romaniei.

O factura emisa poate fi stornata sau anulata dupa caz . In acelasi timp o factura poate fi incasata partial sau total . O factura poate fi incasata pe loc sau ulterior emiterii ei . In cazul in care furnizorul emite clientului o factura proforma , factura normala va fi emisa ulterior incasarii facturii.

Fie că o întocmim pentru livrarea de marfă, fie pentru prestarea de servicii, factura trebuie să cuprindă obligatoriu câteva elemente, prevăzute în Codul Fiscal, la art. 155:

1. seria si numărul facturii2. data emiterii facturii3. data încasării unui avans, dacă această dată diferă de data emiterii facturii4. numele, adresa şi codul de înregistrare fiscală al firmei care emite facture5. numele, adresa şi codul de înregistrare fiscală al beneficiarului de bunuri sau servicii6. denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate7. valoarea bunurilor sau serviciilor, exclusiv taxa pe valoarea adaugata8. cota de TVA sau menţiunea “scutit cu drept de deducere / scutit fără drept de

deducere / neimpozabil sau neinclus în baza de impozitare/ taxare inversă”, dupa caz9. valoarea TVA pentru operaţiunile taxabile

a) în cazul în care se aplică regimul special pentru agenţiile de turism, trimiterea la art. 1521, la art. 306 din Directiva 112 sau orice altă referinţă care să indice faptul că a fost aplicat regimul special;

b) dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă, obiecte de colecţie şi antichităţi, trimiterea la art. 1522, la art. 313, 326 ori 333 din Directiva 112 sau orice altă referinţă care să indice faptul că a fost aplicat unul dintre regimurile respective;10. referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe

facturi sau documente pentru aceeaşi operaţiune.

La acestea se adaugă şi elementele prevăzute în legea societăţilor comerciale 31/90 (art 74, alin1), şi anume:

1. sediul social. Pentru societăţile care au puncte de lucru, se trece pe factură atât adresa sediului social, cât şi adresa punctului de lucru

2. capitalul social pentru SRL. Pentru SA şi societăţile pe acţiuni în comandita se menţionează capitalul subscris şi vărsat

3. numărul din registrul comerţului.

Nu uitaţi că şi pe pagina de internet a unei societati trebuie menţionate:

1. denumirea societăţii2. forma juridică3. sediul social4. numărul din registrul comerţului5. codul unic de înregistrare6. capitalul social pentru SRL. Pentru SA si societăţile pe acţiuni în comandita se

mentioneaza capitalul subscris şi vărsat

Din 2013 facturile contin mai multe elemente obligatorii. Ce reguli noi de facturare se aplica din acest an?

Reglementarile in ceea ce priveste facturarea au fost modificate de la inceputul acestui an. Noile reguli, care se aplica deja din prima zi a anului, modifica formatul facturilor, stabilind noi informatii ce trebuie mentionate obligatoriu in aceste documente, si clarifica prevederile referitoare la emiterea lor.

Facturi pe mai multe pagini

Codul fiscal, modificat prin OG nr. 15/2012, contine noi prevederi la art. 155 care contine regulile privind facturarea. 

De la 1 ianuarie 2013, data la care noile reglementari au intrat in vigoare, facturile trebuie sa contina cateva elemente in plus. Pe langa informatiile care sunt obligatorii si in momentul de fata (detalii despre acest subiect AICI), facturile vor mai contine, potrivit Codului fiscal si:

1. mentiunea «TVA la incasare», in cazul in care exigibilitatea TVA intervine la data incasarii contravalorii integrale sau partiale a livrarii de bunuri ori a prestarii de servicii;

2. mentiunea «taxare inversa», in cazul in care clientul este persoana obligata la plata TVA;

3. mentiunea «autofactura», in cazul in care factura este emisa de beneficiar in numele si in contul furnizorului;

4. daca se aplica unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de arta,5. obiecte de colectie si antichitati, una dintre mentiunile «regimul marjei - bunuri second-

hand», «regimul marjei - opere de arta» sau «regimul marjei - obiecte de colectie si antichitati», dupa caz;

HG nr. 1071/2012, actul normativ prin care au fost modificate Normele de aplicare a Codului fiscal, stabileste ca, in situatia in care denumirea bunurilor livrate/serviciilor prestate nu poate fi inscrisa pe o singura pagina, factura poate fi intocmita pe mai multe pagini.

Pe prima pagina este obligatoriu sa apara:

1. numarul de ordine, in baza uneia sau a mai multor serii, care identifica factura in mod unic;

2. data emiterii facturii;3. data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in

masura in care aceasta data este anterioara datei emiterii facturii;4. denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau, dupa caz, codul

de identificare fiscala ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;

5. denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA, conform art. 153, ale reprezentantului fiscal;

6. denumirea/numele si adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala al beneficiarului, daca acesta este o persoana impozabila ori o persoana juridica neimpozabila;

7. denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare prevazut la art. 153 ale reprezentantului fiscal;

8. mentiunea «autofactura» , in cazul in care factura este emisa de beneficiar in numele si in contul furnizorului,

9. referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeasi operatiune

De asemenea, tot pe prima pagina a facturii este obligatoriu sa fie mentionat numarul de pagini pe care le contine factura si numarul total de pozitii cuprinse in factura respectiva.

"Pe facturile emise si achitate pe baza de bonuri fiscale emise conform Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia agentilor  economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicata, cu modificarile ulterioare, nu este necesara mentionarea bunurilor livrate sau a  serviciilor prestate, fiind  suficienta mentiunea "conform bon fiscal nr./data", explica normele de aplicare a Codului fiscal.

Documentele care tin loc de factura

Normele metodologice ale Codului fiscal modificate stabilesc si documentele care trebuie intocmite atunci cand nu se emit facturi.

OG nr. 15/2012, care a modificat Codul fiscal, clarifica si completeaza scutirile de la obligatia de a emite facturi, noile prevederi fiind aplicabile tot de la 1 ianuarie 2013. In prezent, o persoana impozabila este scutita de obligatia emiterii facturii, pentru urmatoarele operatiuni, cu exceptia cazului in care beneficiarul solicita factura:

1. transportul persoanelor cu taximetre, precum si transportul persoanelor pe baza biletelor de calatorie sau a abonamentelor

2. livrarile de bunuri prin magazinele de comert cu amanuntul si prestarile de servicii catre populatie, consemnate in documente, fara nominalizarea cumparatorului.

Aceste prevederi au fost modificate si exprimate mai explicit. Concret, din acest an, emiterea facturii nu este obligatorie (daca beneficiarul nu solicita expres acest document) pentru livrarile de bunuri prin magazinele de comert cu amanuntul si prestarile de servicii catre populatie, pentru care este obligatorie emiterea de bonuri fiscale.

De asemenea, facturile nu trebuie emise obligatoriu nici pentru livrarile de bunuri si prestarile de servicii, furnizate catre beneficiari persoane neimpozabile, altele decat persoanele juridice neimpozabile, pentru care este obligatorie emiterea de documente legal aprobate, fara nominalizarea cumparatorului. Ca exemple de asemenea activitati, Codul fiscal nominalizeza:

1. transportul persoanelor pe baza biletelor de calatorie sau abonamentelor2. accesul pe baza de bilet la: spectacole, muzee, cinematografe, evenimente sportive,

targuri, expozitii.

Facturile nu sunt obligatorii nici in cazul livrarilor de bunuri si prestarilor de servicii furnizate catre beneficiari, persoane neimpozabile, altele decat persoanele juridice neimpozabile, care prin natura lor nu permit furnizorului/prestatorului identificarea beneficiarului. In aceasta situatie se pot regasi:

1. livrarile de bunuri efectuate prin automatele comerciale,2. serviciile de parcari auto a caror contravaloare se incaseaza prin automate,3. servicii de reincarcare electronica a cartelelor telefonice preplatite.

Chiar daca emiterea facturilor nu este obligatorie pentru situatiile descrise, acestea trebuie totusi emise, daca beneficiarul le solicita.

Mai mult decat atat, OG nr. 15/2012 precizeaza ca furnizorii/prestatorii vor fi nevoiti sa intocmeasca anumite documente in vederea determinarii corecte a bazei de impozitare si a taxei colectate pentru astfel de operatiuni.

Normele de aplicare a Codului fiscal prevad ca, in cazul operatiunilor realizate catre persoane neimpozabile, care prin natura lor nu permit identificarea beneficiarului, furnizorii/prestatorii  pot intocmi facturi simplificate, care contin cel putin urmatoarele informatii:

1. data emiterii;2. identificarea persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;3. identificarea tipului de bunuri sau servicii furnizate;4. suma taxei colectate sau informatiile necesare pentru calcularea acesteia.

Normele de aplicare a Codului fiscal mai reglementeaza si un alt document ce poate fi intocmit in loc de facturile simplificate in cazul operatiunilor realizate catre persoane neimpozabile, care prin natura lor nu permit identificarea beneficiarului. Mai exact este vorba despre un document centralizator pentru fiecare perioada fiscala care sa cuprinda cel putin urmatoarele informatii: 

1. un numar de ordine;2. data la care a intervenit exigibilitatea taxei pentru livrarea de bunuri si/sau prestarea  de

servicii;3. denumirea bunurilor livrate si/sau a serviciilor prestate;4. cantitatea bunurilor livrate;5. baza de impozitare a livrarilor de bunurilor/prestarilor de servicii ori, dupa caz, avansurile

incasate, pentru fiecare cota, scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar, exclusiv taxa, precum si rabaturile, remizele, risturnele si alte reduceri de pret, in cazul in care acestea nu sunt incluse in pretul unitar;

6. indicarea cotei de taxa aplicate si a sumei taxei colectate, exprimate in lei, in functie de cotele taxei;

7. valoarea totala a bazei de impozitare si a taxei colectate.

Procedura distincta pentru emiterea de facturi simplificate

De asemenea, prin HG nr. 1071/2012, Guvernul reglementeaza si procedura pe care contribuabilii trebuie sa o urmeze pentru a putea emite facturi in regim simplificat.

Reamintim ca, potrivit modificarilor aduse Codului fiscal prin OG nr. 15/2012, facturile simplificate pot fi emise, printre altele, si daca valoarea facturii, inclusiv TVA, este mai mare de 100 euro, dar mai mica de 400 euro.

Pentru a emite asemenea facturi, contribuabilii trebuie sa solicite  acest lucru Directiei de legislatie in domeniul TVA din cadrul Ministerului Finantelor Publice si sa prezinte acestei institutii motivatia solicitarii emiterii de facturi simplificate, din care trebuie sa reiasa motivele obiective pentru care nu este posibila emiterea facturilor care contin toate elementele obligatorii ale unei facturi. Directia de legislatie analizeaza cererea si motive care stau la baza ei si decid daca solicitarea este jusificata sau nu.

"Solicitarile avizate favorabil de Directia de legislatie in domeniul TVA se transmit in vederea consultarii Comitetului TVA, conform prevederilor Directivei 112", mai stabilesc normele.

Facturi emise de beneficiar in contul furnizorului

Normele de aplicare a Codului fiscal reglementeaza si conditiile in care un beneficiar poate emite facturi in  numele  si in contul furnizorului/prestatorului. Astfel,  factura se poate intocmi de catre cumparatorul unui bun sau serviciu daca partile au incheiat un acord prealabil prin care sa se prevada aceasta procedura de facturare.

"Acord prealabil inseamna un acord incheiat inainte de inceperea emiterii de facturi  de catre client in numele si in contul furnizorului/prestatorului", stabileste HG publicata de Guvern.

Atentie! La cererea organului de control, partile trebuie sa fie in masura sa demonstreze existenta acordului prealabil.

In plus, pentru ca beneficiarul sa emita facturi in numele furnizorului/prestatorului  trebuie sa existe, potrivit Normelor Codului fiscal, si o procedura de acceptare a fiecarei facturi. Procedura de acceptare poate fi explicita sau implicita si poate fi convenita si descrisa prin acordul prealabil sau poate fi reprezentata de primirea si prelucrarea facturii.

De asemenea, este necesar ca factura emisa in numele si in contul furnizorului sa contina toate elementele obligatorii dintr-o factura obisnuita sau simplificata, dar si sa fie trimisa furnizorului/prestatorului.

In plus, normele Codului fiscal mai precizeaza ca factura emisa in acest conditii trebuie inregistrata in jurnalul de vanzari de catre furnizor/prestator, daca acesta este inregistrat in scopuri de TVA.

Cand se poate externaliza emiterea facturii

Codul fiscal permite contribuabililor sa isi externalizeze procesul de emitere a facturilor stabilind la art. 155 alin. 18 ca "pot fi emise facturi de catre un tert in numele si in contul furnizorului/prestatorului in conditiile stabilite prin norme, cu exceptia situatiei in care partea terta este stabilita intr-o tara cu care nu exista niciun instrument juridic referitor la asistenta reciproca".

In Normele de aplicare a Codului fiscal, Guvernul stabileste ca factura poate fi emisa de un tert daca se respecta mai multe conditii:

1. furnizorul/prestatorul sa notifice prin scrisoare recomandata organul fiscal competent ca emiterea de facturi va fi realizata de un tert, cu cel putin o luna calendaristica inainte de a initia aceasta procedura, si sa anexeze la scrisoare numele, adresa si, dupa caz,  codul de inregistrare in scopuri de TVA al tertului;   

2. factura sa fie emisa de catre tert in numele si in contul furnizorului/prestatorului;3. factura sa cuprinda toate elementele prevazute la art. 155 alin. (19) sau la art. 155 alin.

(20) din Codul fiscal (factura normala sau factura simplificata); 4.  facturile sa fie puse la dispozitia organelor fiscale competente fara nici o intarziere, ori

de cate ori se solicita acest lucru.

B) CHITANTA

Chitanta este un act scris prin care se dovedeste primirea unei sume de bani, chitanta reprezinta documentul cel mai des utilizat de catre agentii economici.

Chitanta mai poate fi definita si ca un document avand valoare contabila, emis cu ocazia vanzarilor produselor sau prestarii serviciilor cu plata in numerar. Chitanta trebuie sa includa in pret si TVA -ul aferent.

Emiterea unei chitante justifica automat primirea unei sume de bani in numerar de catre emitent. Chitanta reprezinta la fel ca si factura un document primar pe baza caruia se inregistreaza o operatiune contabila

Documentul financiar-contabil cel mai des utilizat în activitatea agenţilor economici, chitanţa serveşte ca:

1. document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria unităţii2. document justificativ de înregistrare în registrul de casă şi în contabilitate (emis în cazul

vânzării de produse sau prestării de servicii pentru care plata se face în numerar).

Similar facturii, chitanţa este un document financiar cu regim special de înseriere şi numerotare, iar numerotarea se efectuează în baza unei decizii interne. Astfel, fiecare chitanţă va avea un număr sau o serie unice, care trebuie să fie secvenţiale şi să ţină cont de structura organizatorică a firmei, în funcţie de puncte de lucru, filiale, etc.

Elementele obligatorii ale unei chitanţe

Ca şi factura, chitanţa trebuie completată cu o serie de elemente obligatorii, după cum urmează:

1. denumire furnizor;2. codul de identificare fiscală al furnizorului (CIF);3. numărul de înregistrare la registrul comerţului al furnizorului;4. adresa furnizorului;5. data emiterii chitanţei;6. denumire client;7. codul de identificare fiscală al clientului;8. numărul de înregistrare de la registrul comerţului al clientului;9. adresa clientului;10. suma încasată (în cifre şi litere) şi ce reprezintă aceasta.

Spre deosebire de factură, chitanţa nu poate fi stornată. În cazul în care o chitanţă a fost completată greşit, singura posibilitate este de a o anula, nefiind permise corecturi.

Pentru operaţiuni în valută, chitanţele se întocmesc urmând aceleaşi reguli ca şi în cazul chitanţelor pentru sume numerar în lei. În plus, la elementele obligatorii ale chitantei se adaugă şi suma în valutã (în cifre şi în litere), precum şi cursul de schimb valutar si contravaloarea în lei.

Arhivarea şi păstrarea chitanţelor

Conform legii, chitanţele se păstrează timp de 5 ani, cu începere de la data încheieri exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. Chitanţele sunt arhivate alături de celelalte documente justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate.

DIFERENTA DINTRE CHITANTA SI FACTURE

Factura-ai de platit Chitanta-precum ca ai platit(dovada)

c) NIR - NOTA DE INTRARE RECEPTIE - MODEL 

Nota de receptie si constatare de diferente este numele corect pentru bine cunoscutul NIR si este un document pt receptia bunurilor aprovizionate si in acelasi timp este un document justificativ pentru incarcarea in gestiune. 

NIR - ul se intocmeste in 2 exemplare la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul, dupa caz, pe masura efectuarii receptiei. In situatia in care la receptie se constata diferente, Nota de receptie si constatare de diferente se intocmeste in trei exemplare de catre comisia de receptie legal constituita. 

In cazul in care bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste cate un formular pentru fiecare transa, care se anexeaza apoi la factura sau la avizul de insotire a marfii. 

Datele de pe verso formularului se completeaza numai atunci cand se constata diferente la receptie. 

Continut Minim Nota de receptie si constatare de diferente (NIR - Nota de Intrare Receptie) 

a) In cazul in care bunurile sunt incarcate intr-o gestiune tip depozit :

denumirea unitatii denumirea, numarul si data intocmirii formularului numarul si seria facturii/avizului de insotire a marfii receptionate nr curent; denumirea bunurilor receptionate; U/M; cantitatea conform

docuemtelor insotitoare;  cantitatea receptionata; pretul unitar de achizitie si valoarea numele, prenumele si semnatura celor care fac receptia

b) In cazul in care bunurile sunt incarcate intr-o gestiune tip magazin: - informatiile mentionate la litera a) mai putin pretul unitar si valoarea

pretul de achizitie al cantitatii receptionate adaosul comercial unitar si total pretul de achizitie unitar plus adaosul commercial valoarea la pret de vanzare, inclusiv tva

d) AVIZUL

Este documentul ce insoteste marfurile pe timpul transportului, daca factura de livrare este intocmita ulterior.

Avizul de insotire a marfii sta la baza intocmirii facturii si insoteste marfa pe tot parcursul transportului marfii. Avizul de insotire a marfii se foloseste si in cazul transferului valorilor materiale de la o gestiune la alta ale aceleiasi firme aflate in zone diferite. Totodata reprezinta un document de primire in gestiunea clientului.

Avizul de insotire a marfii poate fi definit si ca un document de incarcare respectiv descarcare a gestiunii . Avizul poate fi intocmit si in momentul in care se transporta marfa in cadrul aceleiasi unitati , dar intre subunitati diferite , cat si in momentul in care se trasnporta marfa de la furnizor la client.

a) seria si numarul avizului de insotire a marfib) data emiterii avizuluic) Denumire furnizord) CIF furnizore) Numarul de la Registrul Comertului al furnizoruluif) Adresa sediu firma furnizorg) Denumire Clienth) CIF/CNP clienti) Nr.Reg Comertului Clientj) Adresa Sediu Firma Clientk) date privind expeditia:nume delegat, Carte identitate delegat,numar inmatriculare

autoturism, ora expedierii.

Avizul de insotire se va arhiva in functie de caz, adica poate fi arhivat la furnizor, la unul din compartimentele "desfacere" sau "financiar-contabil" sau la cumparator la departamentul "financiar-contabil".

e) BON DE PREDARE, TRANSFER, RESTITUIRE

In cazul utilizarii ca bon de predare a produselor finite la depozit

1.Serveste ca:

a) document de predare la magazie a produselor finiteb) document justificativ pentru incarcare in gestiune;c) document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate;d) sursa de date pentru urmarirea realizarii productiei;e) sursa de date pentru calculul si plata salariilor.

2. Se intocmeste in doua exemplare, pe masura predarii la magazie a produselor, de catre sectie, atelier etc.

Daca operatiunile de predare-primire a produselor nu pot fi suspendate in timpul inventarierii magaziei de produse finite, comisia de inventariere trebuie sa inscrie pe documentul

respectiv mentiunea "primit in timpul inventarierii".

3.Circula:

a) la magazia de produse finite, semnandu-se de predare de catre sectie (atelier) si de primire in gestiune de catre gestionar (ambele exemplare);

b) la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de calitate, semnandu-se pentru certificarea acestui control (ambele exemplare);

c) la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica (exemplarul 1);

d) la compartimentul care urmareste realizarea productiei (exemplarul 2).

4.Se arhiveaza:

a) la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidenta (exemplarul 1);b) la compartimentul care urmareste realizarea productiei (exemplarul 2).

In cazul utilizarii ca bon de predare a materialelor refolosibile la magazine

1.Serveste ca:

a) document de predare la magazie a materialelor refolosibile rezultate din sectiile de fabricatie principale si auxiliare;

b) document justificativ pentru incarcare in gestiune;c) document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.

2. Se intocmeste in doua exemplare, pe masura predarii la magazie a materialelor refolosibile de catre sectii, ateliere etc. si se semneaza de seful sectiei care dispune predarea.

3.Circula:

a) la magazia de materiale refolosibile, semnandu-se de predare de catre delegatul sectiei, atelierului etc. si de primire in gestiune de catre gestionar (ambele exemplare);

b) la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidenta, pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica (exemplarul 1 pentru evidenta materialelor si exemplarul 2 pentru evidenta costurilor).

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).

In cazul utilizarii ca bon de predare a semifabricatelor la magazine

1.Serveste ca:

a) document de predare la magazie sau intre sectii a semifabricatelor rezultate din productie;b) document justificativ pentru incarcare in gestiunec) document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate;d) sursa de date pentru calculul si plata salariilor.

2. Se intocmeste in doua exemplare, pe masura predarii la magazie a semifabricatelor de catre sectie, atelier etc.

Daca operatiunile de predare-primire a semifabricatelor nu pot fi suspendate in timpul inventarierii magaziei de semifabricate, comisia de inventariere trebuie sa inscrie pe documentul respectiv mentiunea "primit in timpul inventarierii".

3.Circula:

a) la magazia de semifabricate pentru predarea cantitatilor prevazute, semnandu-se de predare de catre delegatul sectiei care face predarea si de primire in gestiune de catre gestionar (ambele exemplare);

b) la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de calitate, semnandu-se pentru certificarea acestui control (ambele exemplare);

c) la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica (exemplarul 1, direct de la magazie);

d) la compartimentul care urmareste realizarea productiei (exemplarul 2).

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).

In cazul utilizarii ca bon de transfer intre doua gestiuni aflate in incinta unitatii

1.Serveste ca:

a) dispozitie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta in incinta unitatii;

b) document justificativ pentru scadere din gestiunea predatorului si de incarcare in gestiunea primitorului.

2. Se intocmeste in doua exemplare, pe masura ce se efectueaza transferuri, de catre persoana care dispune transferul, care semneaza la rubrica corespunzatoare. Transferul se efectueaza numai intre gestiuni din incinta aceleiasi unitati. In cazul gestiunilor dispersate teritorial se intocmeste Aviz de insotire a marfii (cod 14-3-6A).

3.Circula:

a) la magazia predatoare pentru eliberarea cantitatilor prevazute, semnandu-se de predare de catre gestionar (ambele exemplare);

b) la delegatul magaziei primitoare care semneaza de primire pe exemplarul 1 si retine exemplarul 2;

c) la compartimentul financiar-contabil, ambele exemplare, care, dupa confruntarea lor, stau la baza efectuarii inregistrarilor in evidenta magaziilor.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).

In cazul utilizarii ca bon de restituire

1. Serveste ca:

a) dispozitie de restituire la magazie a valorilor materiale nefolosite (materiale si semifabricate) de sectiile de fabricatie principale si auxiliare;

b) document justificativ de incarcare in gestiunea primitorului;c) document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.

2. Se intocmeste in doua exemplare, pe masura restituirii la magazie a valorilor materiale, de persoana care efectueaza restituirea (sectii, ateliere etc.) si care semneaza la rubrica corespunzatoare.

Nu se completeaza rubrica "Unitatea".

3. Circula:

a) la magazie, pentru primirea cantitatilor restituite, semnandu-se de predare de catre delegatul sectiei (atelierului etc.) care face restituirea si de primire de catre gestionar (ambele exemplare);

b) la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica (exemplarul 1 pentru evidenta materialelor, exemplarul 2 pentru evidenta costurilor).

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).

5. In toate situatiile mentionate, continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

a) denumirea unitatii;b) denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;c) predatorul;d) primitorul;e) numarul comenzii/codul produsului;f) numarul curent; denumirea valorilor materiale (inclusiv sortimentul, marca, profilul,

dimensiunea); U/M; cantitatea efectiva; pretul unitar, valoarea;g) data si semnatura predatorului si primitorului.

f) BONUL DE CONSUM

- este un formular tipizat dar fără regim special şi reprezintă un document justificativ pentru înregistrarea în contabilitate a scăderilor de gestiune cu ocazia eliberării din magazie a materialelor în vederea obţinerii de produse finite.

1.Serveşte ca:

a) document de eliberare din magazie a materialelor;b) document justificativ de scădere din gestiune;c) document justificativ de înregistrare în contabilitate.

2.Se întocmeşte în două exemplare, pe măsura lansării, respectiv eliberării materialelor din magazie pentru consum, de către compartimentul care efectuează lansarea, pe baza programului de producţie şi a consumurilor normate, sau de către alte compartimente ale unităţii, care solicită materiale pentru a fi consumate.

Bonul de consum se poate întocmi într-un exemplar în condiţiile utilizării tehnicii de calcul.

Bonul de consum (colectiv), în principiu, se întocmeşte pe formulare separate pentru materialele din cadrul aceluiaşi cont de materiale, loc de depozitare şi loc de consum.

În situaţia în care materialul solicitat lipseşte din depozit, se procedează în felul următor:

a) în cazul bonului de consum se completează rubrica cu denumirea materialului înlocuitor, după ce, în prealabil, pe verso-ul formularului se obţin semnăturile persoanelor autorizate să aprobe folosirea altor materiale decât cele prevăzute în consumurile normate;

b) în cazul bonului de consum (colectiv) se taie cu o linie denumirea materialului înlocuit şi se semnează de aprobare a înlocuirii, în dreptul rândului respectiv. După înscrierea denumirii materialului înlocuitor se întocmeşte un bon de consum separat pentru materialul înlocuitor sau se înscrie pe un rând liber în cadrul aceluiaşi bon de consum.

În bonul de consum, coloanele „Unitatea de măsură“ şi „Cantitatea necesară“ de pe rândul 2 se completează în cazul când se solicită şi se eliberează din magazie materiale cu două unităţi de măsură.

Dacă operaţiunile de predare-primire a materialelor nu pot fi suspendate în timpul inventarierii magaziei de materiale, comisia de inventariere trebuie să înscrie pe documentul respectiv menţiunea „predat în timpul inventarierii“.

3.Circulă:

a) la persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare);

b) la persoanele autorizate să aprobe folosirea altor materiale, în cazul materialelor înlocuitoare;

c) la magazia de materiale, pentru eliberarea cantităţilor prevăzute, semnându-se de predare de către gestionar şi de primire de către delegatul care primeşte materialele (ambele exemplare);

d) la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică şi analitică (ambele exemplare).

4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

a) denumirea unităţii;b) denumirea formularului;c) produsul/lucrarea (comanda); norma; bucăţi lansate;d) numărul documentului; data eliberării (ziua, luna, anul); numărul comenzii;e) denumirea materialului (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea); cantitatea

necesară; U/M; cantitatea eliberată;f) preţul unitar; valoarea, după caz;g) data şi semnătura gestionarului şi a primitorului.

Documentul pentru descărcare este complet editabil şi este formatat de aşa manieră încât să poată fi imprimat faţă-verso, câte un formular pe o pagină A4.

h) FISA DE MAGAZIE

In metoda operativ-contabila se pot folosi urmatoarele formulare comune pe economie:

a) Fisa de magazie b) Fisa de cont pentru operatiuni diverse

1.Serveste ca:

a) document de evidenta la locul de depozitare a intrarilor, iesirilor si stocurilor bunurilor, cu una sau cu doua unitati de masura, dupa caz;

b) document de contabilitate analitica in cadrul metodei operativ-contabile (pe solduri).   

2. Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material si se completeaza de catre:

a) compartimentul financiar-contabil la deschiderea fisei (datele din antet) si la verificarea inregistrarilor (data si semnatura de control). In coloana "Data si semnatura de control" semneaza si organul de control financiar cu ocazia verificarii gestiunii;

b) gestionar sau persoana desemnata, care completeaza coloanele privitoare la intrari, iesiri si stoc.

Fisele de magazie se tin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau in ordine alfabetica

h) DECONTURILE DE CHELTUIELI

Deconturile de cheltuieli centralizeaza sumele primite de catre o persoana in scopul efectuarii diverselor plati, a sumelor efectiv platite si a sumelor restituite. Sumele pot fi si in valuta, caz in care pot aparea diferente de curs, pe care sistemul le calculeaza automat.

Adaugarea unui decont poate fi facuta atat in modulul ce gestioneaza deconturile, dar si direct in momentul acordarii unui avans spre decontare. Contul de lucru usual este 542 cu analitice functie de valuta folosita :

Imediat ce apasam butonul "Adauga" se deschide o fereastra in care trebuie sa selectam persoana de care "legam" acest decont. Daca persoana nu exista in sistem o introducem cu micul buton de "Adauga" din stanga jos a listei de selectie :

Alegem apoi persoana dorita, iar sistemul va afisa urmatoarea fereastra de introducere de date al noului decont :

Dupa ca validam datele introduse, apasand butonul Ok, putem sa introducem date despre tranzactiile efective :

Avansul de trezorerie este o plata din casa sau dintr-un cont de banca catre titularul decontului. Se vor introduce contul de trezorerie, data, explicatii si suma deoarece restul datelor sunt completate automat :

Restituirea este o incasare si reprezinta banii neutilizati

Plati efectuate cu introducerea actului ( de exemplu un bon de combustibil ) :

Plati efectuate fara a fi necesara introducera platilor ( ex. plata unei facturi ) :

Dupa efectuarea platilor ramane pe decont o suma care nu mai este restituita. Decontul poate fi inchis printr-o plata in contul 461.

In final decontul va arata astfel :

http://www.contafree.ro/modul_parteneri/decont.html

i) ORDIN DE DEPLASARE

1. Serveste ca:

a) dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasareab) document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;c) document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;d) document justificativ de inregistrare in contabilitate.

2. Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale in numerar.

3. Circula:

a) la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare;b) la persoana care efectueaza deplasarea;c) la persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea sa confirme sosirea si

plecarea persoanei delegate;d) la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor

justificative anexate la acesta de catre titular la intoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurarii materialelor, stabilind diferenta de primit sau de restituit, avandu-se in vedere eventualele penalizari si semnand pentru verificare.

In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dupa caz).

In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de dispozitie de incasare (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dupa caz);

a) la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza;b) la conducatorul unitatii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

a) denumirea unitatii;b) denumirea si numarul formularului;c) numele, prenumele si functia persoanei delegate; scopul, destinatia si durata deplasarii;

stampila unitatii; semnatura conducatorului unitatii; datad) data (ziua, luna, anul, ora) sosirii si plecarii in/din delegatie; stampila unitatii; semnatura

conducatorului unitatii;e) ziua si ora plecarii; ziua si ora sosirii; data depunerii decontului; penalizari calculate;

avans spre decontare;f) cheltuieli efectuate: felul actului si emitentul, numarul si data actului, suma;g) numarul si data chitantei pentru restituirea diferentei; diferenta de primit/restituit;

h) semnaturi: conducatorul unitatii, controlul financiar preventiv, persoana care verifica decontul, seful de compartiment, titularul de avans

j) DISPOZITIE DE INCASARE / PLATA CATRE CASIERIE

1.Serveste ca:

a) dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;

b) dispozitie pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale;

c) document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.

2. Se intocmeste intr-un exemplar de compartimentul financiar-contabil:

a) in cazul utilizarii ca dispozitie de plata, cand nu exista alte documente prin care se dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);

b) in cazul utilizarii ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc.;

c) in cazul utilizarii ca dispozitie de incasare, cand nu exista alte documente prin care se dispune incasarea (avize de plata, somatii de plata etc.).

Se semneaza de intocmire la compartimentul financiar-contabil.

3. Circula:a) la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza in

cazurile prevazute de lege;b) la persoanele autorizate sa aprobe incasarea sau plata sumelor respective;c) la casierie, pentru efectuarea operatiunii de incasare sau plata, dupa caz, si se

semneaza de casier; in cazul platilor se semneaza si de persoana care a primit suma;

d) la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa, pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa.

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

a) denumirea unitatii;b) denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;c) numele si prenumele, precum si functia (calitatea) persoanei care incaseaza/restituie

suma;d) suma incasata/restituita (in cifre si in litere); scopul incasarii/platii;e) semnaturi: conducatorul unitatii, viza de control financiar preventiv, compartimentul

financiar-contabil;

f) date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primita, data si semnatura;

g) casier; suma platita/incasata; data si semnatura.

k) ORDIN DE PLATA

Un ordin de plata reprezinta un mijloc de plata. Ordinul de plata este caracterizat printr-o dispozitie de plata data de o persoana / firma (ordonator sau emitent) unei banci pentru a achita o anumita suma de bani unei alte persoane / firme (beneficiar).

In derularea lui sunt implicate: ordonatorul, beneficiarul si bancile, acestea din urma jucand rolul de prestatoare de servicii. Orice ordin de plata are particularitatea ca poate fi modificat sau anulat de catre ordonator.

Un ordin de plata poate fi:

a) simplub) documentar (folosit la tranzactiile internationale)

Plata sub forma de ordin de plata este des intalnita in plata comisioanelor, avansurilor, ratelor etc. Un ordin de plata poate fi si ordin de plata programat – in care platitorul solicita bancii sale sa transfere fondurile la o data recurenta (ex: la sfarsitul fiecarei luni).

l) BILET LA ORDIN

Este un instrument de transfer credit, prin care o persoana numita emitent, se obliga sa plateasca la o anumita data, o anumita suma de bani fixata, care este datorata unei persoane numita beneficiar.

Elementele obligatorii pe care biletul la ordin trebuie sa le contina sunt:

a) denumirea de bilet la ordin; promisiunea expresa si neconditionata a emitentului de a plati o anumita suma de bani;

b) scadenta platii; c) locul unde se va efectua plata;d) locul si data emiterii biletului la ordin; e) semnatura emitentului.

In cazul in care lipseste una din mentiunile amintite, biletul la ordin nu este valabil, decat in cazul in care:

a) daca lipseste scadenta, biletul la ordin e platibil la vedere;b) daca lipseste locul platii, plata se va efectua la locul unde a fost emis titlul

respectivec) daca lipseste locul emiterii, acesta se considera a fi cel mentionat langa numele

semnatarului.

Biletul la ordin indeplineste functia de instrument de plata si de titlu de credit, el putand fi utilizat pentru garantarea unor tranzactii financiare internationale.

m) CECUL  BANCAR

- este un instrument de plata prin care titularul da o instructiune bancii sale de a pune la dispozitie o anumita suma de bani unei alte entitati/persoane nominalizate sau pentru retragere de numerar de catre titular. Formal, cecul bancar este un instrument de plata la vedere, purtator al unei creante care da acces la moneda in momentul prezentarii la plata.

Din punct de vedere juridic, cecul bancar este un titlu de credit emis de o banca in favoarea posesorului cecului care are dreptul sa se adreseze bancii solicitand stingerea creantei prin plata titlului. Tot sub aspect juridic, cecul bancar permite cesiunea de creanta prin girare catre alt creditor care devine noul posesor al titlului de credit si in aceasta calitate se poate adresa bancii pentru primirea sumei cuvenite.

Operatiunile cu cecuri implica cel putin trei parti: tragator, tras si beneficiar.

- Tragatorul este partea care emite (scrie) cecul si da odispozitie de plata, bancii la care are deschis contul.

 - Trasul este banca la care tragatorul are deschis contul si care efectueaza plata, pe baza cecului bancar primit, catre o terta parte sau chiar catre tragator daca acesta solicita sa i se elibereze numerar.

- Beneficiarul este partea care primeste suma transmisa de tragator. In situatia in care tragatorul a dispus sa i se elibereze numerar, acesta devine si beneficiar (in acest caz cecurile se numesc 'cecuri de numerar' si sunt utilizate exclusiv pentru ridicarea de numerar de la caseriile bancilor).

Cele trei parti efectueaza operatiuni in nume propriu, potrivit pozitiei pe care o detin in circuitul cecului si isi asuma anumite responsabilitati: tragatorul raspunde pentru asigurarea disponibilului,  trasul raspunde pentru efectuarea platii la prezentarea cecului si de intarzierile care pot avea loc, iar beneficiarul raspunde de neprezentarea la banca in cadrul termenului de valabilitate a cecului.

Emiterea unui cec fara ca tragatorul sa dispuna de fondurile necesare (in descoperit de cont) atrage sanctiuni civile si penale. In vederea efectuarii de operatiuni cu cecuri, banca elibereaza tragatorului, contra cost, carnete dececuri care contin un numar de file standard (de regula 50 file), numite blanchete. Pentru ca tragatorul sa poata sa emita cecuri, banca acestuia ii pune la dispozitie formulare de cecuri in alb, dar numai deca detine un disponibil in cont. Banca elibereaza formulare in carnete de cecuri de 25, 50 si 100 file; aceste formulare sunt tipizate. Posesorul formularului de cec completeaza fila, o semneaza si o preda beneficiarului, care la randul sau o va prezenta bancii sale spre incasare.

Emiterea unui cec de catre tragator, fara ca acesta sa dispuna de fondurile necesare la tras in momentul emiterii, nu duce insa la nulitatea cecului, el putand fi totusi onorat de tras la prezentare, daca, in intervalul dintre emitere si prezentare, tragatorul procura trasului fondurile necesare pentru plata acestui cec.

Avantajele cecului bancar: pentru utilizator (tragator sau beneficiar) avantajul consta in evitarea detinerii de numerar, iar pentru autoritatile monetare si fiscale, in posibilitatea controlului platilor. De aceea, reglementarile legale cu privire la utilizarea cecului au avut ca

urmare dezvoltarea puternica a acestui mod de executare a obligatiei de plata in perioada postbelica, dar dupa 1990 fenomenul marcheaza o tendinta de descrestere datorita concurentei altor instrumente de plata mai putin costisitoare: viramentul bancar si cardurile de plati.

n) ACREDITIVUL DOCUMENTAR

Acreditivul documentar se foloseste ca instrument de plata sau garantie in desfasurarea unui contract comercial international.

Acreditivul este o garantie conditionata de plata intocmita de o banca pentru un anumit beneficiar, garantandu-i acestuia efectuareaunei plati, daca sunt intrunite anumite conditii. De obicei, conditiile acreditivului privesc predarea unor anumite documente de catre beneficiar la o banca, in termenul stabilit.

Importatorul (cumparatorul) este ordonatorul acreditivului documentar, iar banca sa, care emite scrisoarea de credit, este banca emitenta. Banca emitenta va aviza beneficiarul printr-o banca din tara vanzatorului (exportatorului) care este cunoscuta ca  banca avizatoare. Vanzatorul (exportatorul) este beneficiarul acreditivului. 

Intre a emite (deschide) un acreditiv documentar irevocabil, banca importatorului va trebui sa se convinga ca importatorul va putea plati acest angajament. Ea va evalua riscurile implicate, in acelasi fel ca pentru acordarea unui imprumut.

Prin acreditivul documentar irevocabil, exportatorul are siguranta ca, in conditiile respectarii obligatiilor inscrise in acreditiv, va incasa contravaloarea marfii. Totodata, importatorul este asigurat ca plata marfii nu se va face decat dupa ce documentele precizate in acreditiv (care atesta expedierea marfii) au fost depuse la banca platitoare. Pe de alta parte, banca emitenta si banca platitoare sunt protejate prin gajul asupra documentelor de livrare.

Prin deschiderea acreditivului, banca emitenta isi asuma o serie de obligatii: sa garanteze efectuarea platii, sa accepte documentele daca acestea corespund conditiilor din acreditiv, sa plateasca acreditivul contra documente.

o) DOCUMENTELE PENTRU DEPUNERE NUMERAR:

in banca:

- formular pentru depunere numerar

-cecuri de numerar 

in casa:

- chitante

- dispozitii de incasare catre caserie

- formular retragere numerar din banca

PENTRU PLATILE IN NUMERAR :

In banca:

- formular de retragere numerar

- cecuri de numerar

in casa:

- liste de plata

- chitante

-dispozitii de plata catre caserie

II.

1. REGISTRUL DE CASA

1.Serveşte ca:

a) document de înregistrare operativă a încasărilor şi plăţilor în numerar/ valuta , efectuate prin casieria unităţii pe baza actelor justificative;

b) document de stabilire, la sfârşitul fiecărei zile, a soldului de casă;c) document de înregistrare în contabilitate a operaţiunilor de casă.

2.Se întocmeşte în două exemplare, zilnic, de casierul unităţii sau de altă persoană împuternicită, pe baza actelor justificative de încasări şi plăţi in valuta sau numerar

In cazul celor in valuta: În antetul coloanelor se înscrie fiecare fel de valută care se încasează sau se plăteşte. În coloanele formularului se înregistrează sumele în valută, iar în ultima coloană echivalentul acestora în lei, la cursul de schimb valutar din data efectuării operaţiunilor din documentele în care s-au consemnat acestea.Valutele care apar în două sau mai multe cursuri se trec în coloane diferite.

La sfârşitul zilei, rândurile neutilizate din formularul cod 14-4-7A se barează.

Soldul de casă al zilei precedente se reportează, după caz, pe primul rând al registrului de casă pentru ziua în curs.

În cazul în care numărul valutelor şi al cecurilor de călătorie încasate în cursul unei zile depăşeşte numărul coloanelor existente pe o filă, pentru ziua respectivă se completează atâtea file câte sunt necesare.

Se semnează de către casier pentru confirmarea înregistrării operaţiunilor efectuate şi de către persoana din compartimentul financiar-contabil desemnată pentru primirea exemplarului 2 şi a actelor justificative anexate.

3.Circulă la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactităţii sumelor înscrise şi respectarea dispoziţiilor legale privind efectuarea operaţiunilor de casă (exemplarul 2).

Exemplarul 1 rămâne la casier.

4.Se arhivează:

a) la casierie (exemplarul 1);b) la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).

5.Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

a) denumirea unităţii;b) denumirea şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;c) numărul curent; numărul actului de casă; numărul anexelor; explicaţii; încasări; plăţi;d) report/sold ziua precedentă;e) semnături: casier şi compartiment financiar-contabil.

2. Program NIR – manual de utilizare

Instrucţiunile de întocmire şi utilizare a notelor de intrare recepţie şi constatare diferenţe (NIR) sunt prevăzute înNORME METODOLOGICE de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin ordinul Ministerului Economiei şi finanţelor nr 3512/2008, publicat în monitorul Oficial nr 870/23.12.2008.

Potrivit reglementărilor legale, nota de intrare recepţie serveşte ca document pentru recepţia bunurilor aprovizionate, document justificativ pentru încărcare în gestiune şi document justificativ de înregistrare în contabilitate. Se foloseşte ca document de recepţie obligatoriu numai în cazul:

a) bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoţire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferit

b) bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrarec) bunurilor materiale procurate de la persoane fiziced) bunurilor materiale care sosesc neînsoţite de documente de livraree) bunurilor materiale care prezintă diferenţe la recepţief) mărfurilor intrate în gestiunile la care evidenţa se ţine la preţ de vânzare

Având în vedere nevoia de întocmire rapidă şi eficientă a notelor de intrare recepţie, fără să îşi propună însă dezvoltarea unui program de gestiune complex , am dezvoltat produsul CDI N.I.R. care îşi propune să automatizeze procesul de întocmire a notelor de intrare recepţie, devenind un instrument de lucru eficient pentru entităţile care deţin gestiuni de valori materiale care nu necesită ţinerea unei evidente cantitativ-valorice. Practic produsul se adreseaza Societăţilor care nu stochează materiile prime şi materialele achizitionate ( ex: mici firme de constructii care achizitionează materiale exact cât le trebuie pentru lucrare si le dau în consum imediat), asigurând de asemenea şi întocmirea bonurilor de consum

Societăţilor care organizează gestiuni de vânzare la preţul cu amănuntul ( ex: mici magazine de vânzare cu amănuntul)