CONTABILITATE I BUGETEDOCUMENTE CONTABILE

Contabilitatea are sarcina de a urmri, controla i nregistra situaia economic-financiar i activitatea ntreprinderilor. Pentru realizarea acestor obiective contabilitatea a elaborat un procedeu corespunztor care s permit cunoaterea fenomenelor i proceselor economice n dimensiunile n care ele au loc, cu toate caracteristicile pe care le comport i implicaiile pe care le produc. Procesul cunoaterii contabile ncepe n mod obligatoriu cu aciunea de conservare i de culegere a informaiilor, a datelor despre patrimonial ntreprinderii. Contabilitatea se caracterizeaz prin fundamentarea i justificarea datelor ei pe baz de acte scrise. Nici o operaie economic nu se poate nregistra n contabilitate fr un act scris n care s fie consemnat operaia respectiv.

Documentele contabile sunt acte scrise cuprinznd informaii letrice i numerice n etalon valoric natural sau de munca despre operaiunile economice care au loc i care se ntocmesc la locul i la momentul acestora cu scopul de a servii ca dovad a nfptuirii lor. Documentarea ca procedeu al contabilitii este aciunea de culege i consemnare n documente a datelor privitoare la operaiile economice dintr-o inteprindere, n momentul i locul efecturii operaiilor. Documentele trebuie intocmite clar, precis, s reflecte realitatea ,trebuie s se prezinte ntr-o form unitar n privina coninutului , structurii, numrului de exemplare, denumirea i circulaia lor .

Documentele de eviden trebuie sa conin urmtoarele elemente:

Denumirea documentului;

Denumirea i sediul unitii care emite documentul;

Numrul de ordine al documentului;

Data i locul emiterii;

Datele cantitative i valorice aferente operaiei consemnate;

Semntura persoanelor autorizate care rspund de ntocmirea documentelor conform dispoziilor legale.

Documentele contabile ndeplinesc multiple funcii: Funcia informaional;

Funcia gestionar;

Funcia de mijloc de prob n justiie;

Funcia de analiz economico-financiar;

Funia de control.

Clasificarea documentelor contabile dup mai multe criterii,i anume:

A. Dup modul de reglementare a coninutului, structurii i formei:

a. Documente tipizate sunt acelea in care coninutul, forma i formatul sunt prestabilite i preimprimate pe formulare, pe baza unor reglementari legale. Documentele tipizate sunt divizate n opt grupe: registrele de contabilitate (registrul jurnal, registru inventar, registrul cartea mare), documente justificative i de eviden operativ i analitic (documente privind mijloacele fixe, materiale, bneti, salariile etc.), situaiile financiare anuale, documentele de sintez (bilan, cont de profit i de pierdere). b. Documente netipizate sunt acealea al cror coninut i form sunt stabilite potrivit uzanelor sau specificului activitii ntreprinderilor. B. n funcie de natura operaiilor pe care le reflect: a. Documente privind imobilizrile corporale i necorporale: proces verbal de predare-primire, bonuri de micare a mijloacelor fixe, proces verbal de scoatere din funciune etc

b. Documente privind activele circulante materiale: bon de consum, not de recepie i constatare de diferene;

c. Documente privind disponibilti bneti: chitane, dispoziii de plat-ncasare;

d. Documente privind salariile: decont de cheltuieli etc.; e. Documente privind vnzrile: factur, aviz de nsoire a mrfii etc.

C. Dup regimul de tipizare i utilizare:

a. Documente cu regim special pentru care exista reglementari legale privind tiparirea, circulaia, evidena i pastrarea lor.Chitanta,cecul de numerar etc.

b. Documente ntocmite pe formulare cu reglementri exprese de tiprire, gestionare, folosire i justificare. c. Documente ntocmite pe formulare cu regim uzual, cuprind toate formularele necuprinse n primele dou categorii.

D. n funcie de modul de ntocmire: a. Documente justivicative

b. Documente de evidan contabil c. Documente se sintez i raportri. Documente justificative Sunt acte scrise in care se memorizeaza si se mentioneaza date referitoare la operatiile economice cu scopul de a servi ca dovada a infaptuirii lor si ca baza a inregistrarii lor in contabilitate.

Legea contabilitatii prevede ca: Orice operaie patrimoniala se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un inscris care sta la baza inregistrarilor in contabilitate , dobandind astfel calitatea de document justificativ. Ele angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit , vizat i aprobat ori inregistrat in contabilitate. Fiecare document justificativ trebuie sa contina cateva elemente principale:

* denumirea documentului;

* numarul si data intocmirii lui;

* denumirea,emplema sediului si numarul de inregistrare la Registrul Comertului;

* partile care participa la efectuarea operatiunii si datele referitoare la identificarea cumparatorului;

* continutul operatiei economice sau financiare;

* datele cantitative si valorice; * semanturile persoanelor care raspund de aprobarea, efectuarea, vezarea, verificarea si inregistrarea in contabilitate a operatiei;

* alte elemente determinate de specificul operatiei.

Intocmirea i completarea documentelor justificative se face manual sau cu tehnica de calcul astfel incat sa fie lizibile , nefiind admise tersaturi sau modificari in ele. Elementele comune se completeaza cu uurina deoarece pentru marea majoritate a operaiilor se repeta ,cele specifice necesita un volum mai mare de munca i implica efectuarea unor calcule i cunotine privind operaiile respective.

Prelucrarea documentelor justificative consta in efectuarea unor operaii

pregatitoare in vederea inregistrarii lor in contabilitate, concretizate in :

- sortarea documentelor pe operaii;

- calcularea valorilor, daca este cazul;

- obinerea de centralizatoare pentru cumularea mai multor documente ;

- verificarea de forma , aritmetic i de fond (legalitatea ,realitatea

oprtunitatea, necesitatea i economicitatea operaiunilor din documente);

- inregistrarea in contabilitate;

Din punct de vedere metodologic , iregistrarile in contabilitate se fac:

- cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dupa data intocmirii sau data intrarii acestora in intreprindere;

- sistematic, in registrele dechise pentru conturile sintetice i analitice in conformitate cu regulile stabilite . Verificarea documentelor justificative :

- verificarea de forma prin care se urmareste daca au fost completate toate rubricile din document, daca preturile si calculele sunt corecte, daca exista semnaturile persoanelor care au intocmit, cizat sau aprobat operatie;

- verificarea de fond, aceasta se refera la o serie de operatii de fond:

necesitatea efectuarii operaiei care se verifica pornindu-se de la programul de activitate i bugetul de venituri i cheltuieli al unitaii; Legalitatea , adica daca poeraiunea se incadreaza in prevederile legale;

Oportunitatea consta in efectuarea operaiei in momentul potrivit , cel mai favorabil, cu eforturi minime. Economicitatea , adica realizarea operaiei sa se faca cu cheltuieli minime pentru a se asigura rentabilitatea necesara. Dupa inregistrarea in contabilitate, documentele justificative sunt supuse operatiunii de clasare si in final de arhivare.

Tratarea erorilor se face dupa cum urmeaza:

-erorile contabile ce apar cu ocazia intocmirii , verificarea i inregistrarea documentelor justificative se inregistreaza prin taierea cu o linie a textului sau cifrelor greite in toate exemplarele, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta .

Corectarea se confirma prin semnatura persoanei sau a persoanelor care au intocmit documentul justificativ , menionandu-se i data efectuarii corecturii .

-nu sunt admise corecturi in documentele justificative privind mijloacele baneti i alte operaiuni prevazute prin dispoziii legale. In cazul unor asemenea erori , documentul greit se anuleaza , fara a se detaa din carnetul respectiv.

-pentru documentele care consemneaza operaii de predare- primire a valorilor materiale , corectarea erorilor trebuiue confirmata prin semnatura ambelor pari , adica a predatorului i a primitorului.

-in cazul utilizarii tehnicii de calcul (in sistem informatic) corecturile sunt admise inainte de prelucrare a acestora , menionandu-se data rectificarii i semnatura celui care a facut modificarea .deasemenea listele de erori rezultate de la calculator pe baza carora se face modificarea in baza de date , trebuie semnate de persoanele imputernicite.

Registele contabile

Registrele contabile sunt documente in care se inregistreaza , pe baza documentelor justificative , operatiile economice si financiare curente, cu scopul obtinerii periodice a informatiilor contabile de sinteza privind situatia patrimoniului sia rezultatelor intreprinderii.

In funcie de scopul in care se folosesc , registrele se grupeaza astfel:

1.Registre pentru evidena cronologica:

a)registrul jurnal;

b)registrul jurnal de incasari i plai;

c)nota de contabilitate;

2.Registrul pentru evidena sistematica:

a)registrul Cartea mare:

-fia de cont pentru operaiuni diverse;

-cartea mare ah;

-cartea mare centralizatoare;

b)registrul inventar. Registrul jurnal este un registru in care se fac inregistrari pe baza documentelor justificative, dupa interpretarea si analiza contabila a fiecarei operatiuni economice. Se inregistreaza zilnic sau lunar, in mod cronologic, fara stersaturi si spatii libere. Este un document tipizat, sub forma de registru, care se intocmeste intr-un singur exemplar de catre societatile comerciale, institutiile publice, asociatii ect.

Se inregistreaza la organul fiscla din raza de activitate a unitatii.Nu circula, fiind un document de inregistrare contabila si se arhiveaza de catre unitate care se obliga sa-l pastreze impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui. Se poate servii ca proba in litigii.

Model de registru jurnal. Registrul jurnal de incasari si plati Serveste ca document de inregistrare operativa a incasarilor i plailor in numerar i a celor efectuate prin contul de decontare de la banca (indiferent daca a avut loc plata sau incasarea efectiva) pe baza actelor justificative precum i ca proba in litigiu.

Se prezinta sub forma de registru care se numeroteaza, se nuruiete i se vizeaza de organul fiscal teritorial.

Nu circula fiind document obligatoriu de inregistrare contabila i se arhiveaza fiind pastrat impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui.

REGISTRUL-JURNAL DE NCASRI I PLI

Nr. Crt.DataDocumentul (fel, numar)Felul Operatiunii (explicatii)IncasariPlati

NumerarBancaNumararBanca

01234567

Model regitru de incasari si plati Registrul de inventar Se intocmete intr-un singur exemplar, la sfaritul anului, fara tersaturi i fara spaii libere, pe baza datelor cuprinse in listele de inventariere i a proceselor verbale de inventariere a elementelor patrimoniale , prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi conform posturilor din bilan.

Nu circula , fiind un document obligatoriu de inregistrare contabila , se arhiveaza i se pastreaza in unitate impreuna cu documentele justificative ce au sta la baza intocmirii lui. Servete la stabilirea inventarierii patrimoniului i ca proba in litigiu.

Unitatea .........................

REGISTRUL-INVENTAR

la data de ....................

Nr. pagin ......

Nr. crt.Recapitulaia elementelor inventariate Valoarea contabilValoarea de inventarDiferene din evaluare (de nregistrat)

ValoareaCauze diferene

123456

14-1-2

ntocmit,Verificat,

Registrul Cartea-Mare Este un document contabil cu ajutorul caruia se tine evidenta sistematica sintetica, adica este registrul conturilor sintetice, potrivit reglementarilor din Romania. La origine acest registru se prezenta sub forma legala (compactata), avand dimensiuni apreciabile, de unde decurge denumirea sa. Se inscriu lunar toate inregistrarile inscrise in registrul jurnal, stabilindu-se situatia fiecarui cont: soldul initial, rilajele debitoare si creditoare si soldul final.

Acest registru serveste pentru:

->sistematizarea i structurarea rulajelor fiecarui cont utilizat pe conturi

corespondente;

->verificarea inregistrarilor contabile inscrise in registrul jurnal;

->intocmirea balanei de verificare;

->ca sursa de date pentru analiza activitaii economice i financiare a unitatii.

Formularele de carte mare se pot prezenta in mai multe forme:

Fia de cont pentru operaiuni diverse

- se utilizeaza de unitaile mici care aplica forma de contabilitate clasica sau jurnal unic;

- nu dezvolta pe conturi corespondente rulajul debitor i creditor; Cartea mare ah

- este utilizat de unitaile care aplica forma de contabilitate maestru ah

- servete pentru organizarea contabilitaii sintetice , in care scop se deschid cate doua

fie : una pentru debit i una pentru credit . Cartea mare centralizatoare

- se utilizeaza de intreprinderile care aplica forma de contabilitate pe jurnale;

- se intocmete la sfaritul lunii i servete pentru stabilirea rulajelor lunare i a

soldurilor pe conturi sintetice ;

- pentru intocmirea acestui registru se procedeaza astfel:

->suma rulajului se preia din jurnalul de credit al contului respectiv , fara

dezvoltarea acestuia pe conturi corespondente;

->rulajul debitor , desfaurat pe conturi corespondente creditoare , se preia din

jurnalele de credit , calculandu-se sumele cu care a fost debitat contul respectiv in diverse

jurnale;

->soldul final debitor sau creditor al fiecarui cont se stabilete in cadrul

formularului inandu-se seama de soldul iniial i de rulajele debitoare respectiv

creditoare;

- este tiparit in foi volante, pe ambele fee , nu circula intre compartimente i se

arhiveaza la biroul de contabilitate;