1

Confecţionarea, evidenţa, păstrarea şi utilizarea sigiliilor şi ştampilelor în Ministerul Administraţiei şi Internelor

Scurt istoric

„Strămoşii” ştampilelor moderne sunt sigiliile şi peceţile domneşti de pe vremuri. Sigiliile au apărut odată cu primele documente scrise. Ştiinţa care se ocupă cu studiul sigiliilor şi ştampilelor se numeşte sigilografie. Sigilografia studiază principalul mijloc de validare a documentelor – sigiliul. Prin sigiliu se înţelege amprenta de ceară, fum sau tuş, imprimată pe documente, în urma aplicării matricei sigilare. Matricea sigilară reprezenta, pe vremuri, instrumentul cu ajutorul căruia se realiza sigilarea, şi era fabricată din argint, bronz, oţel sau alamă. Unele erau confecţionate chiar din aur şi pietre preţioase, sub formă de inel sau breloc. Matricea sigilară are două părţi. Prima este o suprafaţă metalică pe care se gravează emblema şi legenda, iar a doua e reprezentată de un mâner, confecţionat din lemn, metal sau os. Legenda sigiliului reprezintă textul scris pe marginea acestuia şi era în strânsă legătură cu emblema, spunând numele, titlul, calitatea posesorului sigiliului, precum şi data confecţionării sau a ocupării funcţiei celui care folosea sigiliul respectiv. Matricea sigilară se executa manual, prin lovire cu ciocanul sau prin turnare. Matricele, sigiliile şi peceţile domneşti erau păstrate în secolele XIV-XVI de primul logofăt. În secolul al XVIII-lea a apărut, în Ţara Românească şi Moldova, o nouă funcţie domnească numită „mahurdar”. Cel care avea această funcţie se ocupa, în special, de păstrarea matricelor sigilare.

2

Folosirea unui sigiliu era determinată de importanţa documentului sau a persoanei care folosea şi avea dreptul să folosească respectivul sigiliu. Cu sigiliile mari se autentificau hrisoavele, uricile, patentele foarte importante, iar cu sigiliile mici actele de mică importanţă, poruncile sau scrisorile domneşti. Sigilografia împarte sigiliile după tipul reprezentat de emblemă, limba în care sunt scrise legendele după formă, mărime şi după modul de confecţionare şi conservare a acestora. Deoarece au apărut odată cu primele documente, sigiliile au aparţinut, la început, doar autorităţii supreme, adică domnitorilor, regilor şi împăraţilor. Odată cu trecerea timpului au început să fie folosite şi de către demnitarii şi dregătorii mai mici în funcţii. Sigiliile erau folosite pentru a arăta că actul, scrisoarea sau documentul respectiv sunt originale (au fost scrise şi semnate de cel care a pus sigiliul) şi chiar pentru a asigura secretul corespondenţei. Astfel, un plic sigilat nu putea fi desfăcut de cât de cel căruia îi era adresat. Dacă sigiliul nu era intact se putea observa cu uşurinţă că s-a umblat la respectivul document. Aceasta deoarece sigiliul nu putea fi refăcut decât de cel care avea matricea sigilară. Aceste matrice sigilare trebuiau păzite cu străşnicie, aşa cum trebuiesc păstrate şi păzite şi ştampilele şi sigiliile din zilele noastre.

Baza legală Confecţionarea, evidenţa, păstrarea şi utilizarea sigiliilor şi ştampilelor în Ministerul Administraţiei şi Internelor este reglementată de prevederile Instrucţiunilor nr.S/233 din 17.05.2004 privind confecţionarea, evidenţa, păstrarea şi utilizarea sigiliilor şi ştampilelor cu şi fără stema României în Ministerul Administraţiei şi Internelor care a fost emis cu respectarea prevederilor art.15-19 din Legea nr.75/1994 privind arborarea drapelului României, intonarea imnului naţional şi folosirea sigiliilor cu stema României de către autorităţile şi instituţiile publice, ale art.11 din Legea nr.16/1996 a Arhivelor Naţionale, cu modificările şi completările ulterioare, Hotărârii Guvernului nr. 544/2003 privind modelul sigiliilor cu stema României, păstrarea şi utilizarea acestora, precum şi scoaterea din folosinţă a sigiliilor cu stema României, uzate sau care devin nefolosibile, şi Hotărârii Guvernului nr.805/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind procurarea, păstrarea, folosirea, scoaterea din uz şi casarea sigiliilor şi a timbrului sec cu stema României de către instituţiile de învăţământ superior de stat şi particular acreditate, care fac parte din sistemul naţional de învăţământ.

3

Autorităţile şi instituţiile publice, precum şi misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale statului român din străinătate folosesc sigilii cu stema României, având înscrisă denumirea proprie.

Confecţionarea sigiliilor şi ştampilelor Sigiliile cu stema României pentru autorităţile şi instituţiile publice se execută la Regia Autonomă „Monetăria Statului”. În Ministerul Administraţiei şi Internelor sigiliile proprii se pot executa în unităţile specializate din subordine. Acest regim se aplică şi ştampilelor şi matriţelor timbru sec pe care se aplică stema României. Sigiliile cu stema României fabricate se eliberează numai conducătorului autorităţii publice care a făcut comanda sau persoanei anume împuternicite de aceasta. Regia autonomă „Monetăria Statului” şi unităţile specializate să confecţioneze sigilii cu stema României sunt obligate să ţină un registru de comenzi, în care se înregistrează toate comenzile de sigilii cu stema României, la care se anexează actele pe baza cărora acestea au fost executate. Sigiliile şi ştampilele cu stema României se asigură pentru toate structurile Ministerului Administraţiei şi Internelor de către Direcţia Generală Management Operaţional. Confecţionarea sigiliilor şi ştampilelor se realizează prin grija Direcţiei Generale Management Logistic şi Administrativ. Acestea se confecţionează cu amprenta sigilară unicat iar în cazul confecţionării mai multor ştampile cu stema României, cu aceeaşi amprentă sigilară, acestea vor fi diferenţiate prin seria numerică. Ştampilele fără stema României se confecţionează la Tipografia Ministerului Administraţiei şi Internelor, sau pe plan local, în funcţie de nevoi, la agenţi economici autorizaţi de organele de poliţie, de către fiecare structură a Ministerului Administraţiei şi Internelor cu respectarea prevederilor legale în vigoare. La instituţiile de învăţământ superior, conducătorii acestor instituţii sunt răspunzători de procurarea, păstrarea şi utilizarea legală a sigiliilor cu stema României. Înscrisurile de pe sigiliile cu stema României cu denumirea instituţiei de învăţământ prevăzută în actul de înfiinţare (sau schimbarea denumirii) sunt redactate obligatoriu în limba română. Ştampilele specifice activităţii de frontieră, după modelul Uniunii Europene, se asigură în mod centralizat pentru toate structurile

4

subordonate, prin grija Inspectoratului General al Poliţiei de Frontieră şi se confecţionează numai la Tipografia Ministerului Administraţiei şi Internelor. Ştampilele pot fi montate pe suport de lemn sau pe dispozitiv culisant din P.V.C. prin grija Tipografiei Ministerului Administraţiei şi Internelor sau agenţilor autorizaţi de organele de poliţie. Ştampilele şi sigiliile cu stema României care sunt uzate pot fi înlocuite în baza cererii semnate de şeful structurii, trimisă la Direcţia generală Management Operaţional pe cale ierarhică, în fiecare an, între 15.01-20.03., pentru anul următor. În situaţii speciale, această acţiune poate fi efectuată în tot timpul anului.

Evidenţa Evidenţa sigiliilor şi ştampilelor se ţine, la nivelul direcţiilor generale, direcţiilor, inspectoratelor generale, judeţene, în registrul de evidenţă nominală a sigiliilor şi ştampilelor, model anexa 6 din Instrucţiunile S/233/2004, care cuprinde următoarele rubrici:

1. Categorii de sigilii şi ştampile; - amprenta sigilară - impresiunea sigilară - seria numerică a sigiliului. 2. Unitatea sau agentul economic de la care s-a primit şi numărul

corespondenţei; 3. Valoarea 4. Unitatea (subunitatea) căreia i s-a distribuit şi numărul

corespondenţei; 5. Numărul şi data corespondenţei cu care s-au restituit

sigiliile/ştampilele de la unităţi (subunităţi); 6. Numărul şi data corespondenţei şi procesul verbal cu care se scot

din uz sau au fost declarate pierdute; 7. Observaţii. Pentru evidenţa, manipularea şi păstrarea sigiliilor şi ştampilelor,

conducătorul unităţii desemnează o persoană responsabilă căreia i se stabilesc atribuţiile.

Evidenţa pe diverşi deţinători a sigiliilor şi ştampilelor se ţine în fişele de predare-primire şi evidenţa sigiliilor şi ştampilelor prevăzute în Instrucţiunile S/233/2004, care se solicită centralizat de la Direcţia generală Management Operaţional, sau se editează în cadrul unităţilor cu ajutorul tehnicii de calcul.

Evidenţa cantitativ-valorică a sigiliilor şi ştampilelor se organizează la nivelul tuturor unităţilor deţinătoare, pe baza documentelor emise, potrivit actelor normative ce reglementează evidenţa cantitativ-valorică a bunurilor

5

în unităţile Ministerului Administraţiei şi Internelor, prin compartimentele administrative (logistice) şi financiar-contabile.

Direcţia Generală Management Logistic şi Administrativ organizează evidenţa cantitativ valorică a sigiliilor şi ştampilelor pentru toate unităţile pe care le asigură din punct de vedere logistic, potrivit competenţelor stabilite.

Evidenţa tehnic operativă precum şi a amprentelor sigilare şi seriilor numerice ale sigiliilor, se constituie la Direcţia Generală Management Operaţional, la fiecare inspectorat judeţean, comandament de armă şi unitate deţinătoare, inclusiv cele de administraţie publică şi va fi ţinută de personalul desemnat din cadrul compartimentelor de secretariat (compartimentelor documente şi informaţii clasificate), iar acolo unde aceste compartimente nu sunt prevăzute, de către o persoană anume desemnată prin dispoziţie zilnică, ordin de zi pe unitate sau decizia conducătorului structurii.

Activitatea de primire în cadrul unităţii beneficiare se desfăşoară în prezenţa şefului (comandantului) unităţii, sau a înlocuitorului legal al acestuia şi a personalului desemnat care, după verificarea numărului şi a amprentelor sigilare ale articolelor respective vor semna documentele de primire.

După înscrierea datelor în „Registrul de evidenţă a sigiliilor şi ştampilelor” model „anexa 6” din Instrucţiunile S/233/2004, sigiliile şi ştampilele se predau pe bază de semnătură celor care au dreptul să le folosească, numai după completarea „Fişei de evidenţă”.

Înscrierea datelor de evidenţă se face cu cerneală, citeţ şi fără ştersături, iar imprimarea cu tuş a ştampilelor, în coloana „amprentă sigilară”, se face cât mai îngrijit.

În cazul sigiliilor, în coloana „amprenta sigilară” se completează cu cerneală tipul şi seriile numerice ale acestora, mai puţin în cazul matriţelor timbru sec care se vor evidenţia prin deformarea plastică sub presiune.

Registrul de evidenţă a sigiliilor şi ştampilelor se numerotează, parafează şi certifică, după care se înregistrează conform prevederilor legale în vigoare.

Personalul împuternicit prin fişa postului cu evidenţa sigiliilor şi ştampilelor are următoarele atribuţii:

a) înregistrează în evidenţă sigiliile şi ştampilele primite; b) predă sigiliile şi ştampilele, pe bază de semnătură, celor care au

dreptul să le folosească; c) verifică, anual, existenţa sigiliilor şi ştampilelor, modul de folosire şi

starea lor de uzură, propunând şefului (comandantului) măsurile ce urmează a fi luate;

d) retrage şi înaintează eşaloanelor superioare toate sigiliile şi ştampilele scoase din uz, etc.

6

Păstrarea şi utilizarea ştampilelor şi sigiliilor Personalul Ministerului Administraţiei şi Internelor care are în primire sigilii şi ştampile este obligat să le păstreze în siguranţă deplină. În încăperile în care se păstrează sigiliile şi matriţa timbru sec cu stema României şi registrele de evidenţă se stabilesc reguli stricte de acces şi protecţie. Sigiliile şi ştampilele cu stema României, precum şi cele care au imprimată denumirea în clar sau indicativul militar numeric al unităţii (sigiliile rotunde din metal cu şi fără stema României şi ştampile rotunde din cauciuc cu stema României), se păstrează, în afara orelor de program, numai în dulapuri metalice sau case de fier, încuiate şi sigilate. În cazul în care dulapul respectiv este folosit de mai multe persoane, acestea se vor păstra de către cei care le au în primire, în mapele lor de lucru, sigilate cu sigilii pentru plastilină. Sigiliile din metal pentru plastilină (tip personal) sau cleştii şi „tipele” pentru sigilii cu plumb se păstrează numai de către persoanele care le au în primire, în condiţii de deplină siguranţă. Folosirea sigiliilor şi ştampilelor , a cleştilor de sigilat în alte scopuri decât cele pentru care au fost confecţionate este interzisă. Personalul care lucrează pe linie de audit intern, aflat în misiuni, îşi va păstra ştampilele cu stema României, pe care le are în folosinţă, în cutii sau tuburi metalice sigilate care vor fi depuse în dulapuri metalice puse la dispoziţie de unitatea controlată, atunci când sunt în afara programului. Cadrele care au în primire ştampile, răspund personal de păstrarea acestora pe timpul transportului. În cazul plecării în concediu, incapacităţii temporare de muncă sau în alte cazuri, predarea-primirea sigiliilor şi ştampilelor cu stema României se face pe bază de proces verbal, cu aprobarea şefului (comandantului)şi se menţionează în registrul de evidenţă perioada respectivă. La plecarea din unitate sau detaşare, persoanele deţinătoare de ştampile cu stema României, le predau înlocuitorului legal sau compartimentului secretariat, după caz, cu efectuarea operaţiunilor corespunzătoare în documentele de evidenţă. Se exceptează de la această regulă sigiliile tip personal, care la plecarea în concediu, permisie şi detaşare, rămân asupra persoanei deţinătoare.

Controlul existenţei, utilizării şi păstrării sigiliilor şi ştampilelor Se face de către compartimentele secretariat (speciale), anual, în perioada 01 noiembrie-30 decembrie sau ori de câte ori este nevoie.

7

Cu prilejul controalelor şi inspecţiilor în unităţi se verifică modul de respectare a prevederilor legale privind evidenţa, păstrarea, distribuirea, întrebuinţarea şi manipularea ştampilelor şi sigiliilor. Rezultatele controalelor se menţionează în notele raport, dări de seamă, procese verbale, etc., ce se întocmesc în urma desfăşurării activităţilor respective. Operaţiunea de inventariere va fi executată în cadrul fiecărei unităţi de către o comisie formată din cel puţin trei persoane, numită prin Dispoziţie zilnică, Ordin de zi sau Decizie a şefului (comandantului) structurii, prin confruntarea evidenţei cu existentul. La terminarea operaţiunii de inventariere, comisia va întocmi situaţia şi procesul verbal, în care se va consemna: - sigiliile şi ştampilele lipsă (dacă sunt); - eventualele nereguli în păstrarea, întrebuinţarea şi evidenţa acestora; - propuneri pentru înlocuirea ştampilelor uzate, retragerea celor scoase din uz, etc. Dacă la inventariere se constată sigilii şi ştampile lipsă, un exemplar din procesul verbal cu măsurile legale luate şi documentele întocmite de comisia de cercetare vor fi înaintate la Direcţia Generală Management Operaţional, pentru luare în evidenţă.

Scoaterea din uz, declasarea şi casarea sigiliilor şi ştampilelor Sigiliile şi ştampilele cu stema României se scot din uz în următoarele condiţii:

a) când acestea sunt uzate şi devin ilizibile; b) când autorităţile publice nu mai au dreptul de a le utiliza întrucât şi-au încetat activitatea;

c) în cazul în care autorităţile publice şi-au schimbat titulatura; d) în cazul pierderii, sustragerii sau deteriorării; e) când autorităţile publice au dobândit noi atribuţii, ca urmare a

modificării structurii organizatorice sau a schimbării naturii juridice, care nu le mai permit folosirea lor.

După scoaterea din uz, sigiliile din metal cu stema României având înscrise toate însemnele legale şi denumirea completă a unităţii, se predau spre păstrare permanentă, într-un singur exemplar, Direcţiei Municipiului Bucureşti a Arhivelor Naţionale sau direcţiilor judeţene a Arhivelor Naţionale, pe bază de proces verbal de predare-primire şi inventar.

Celelalte exemplare se predau Regiei Autonome „Monetăriei Statului” pe bază de inventar şi proces verbal, în vederea topirii.

8

Ştampilele din cauciuc cu stema României scoase din uz se distrug pe bază de proces verbal de către o comisie numită prin dispoziţie, ordin, decizie a şefului unităţii, după obţinerea avizului Arhivelor Naţionale.

Ştampilele din cauciuc se distrug prin ardere iar sigiliile din metal prin polizare, după care se valorifică conform dispoziţiilor legale.

Şefii structurilor Ministerului Administraţiei şi Internelor răspund de evidenţa, păstrarea şi folosirea legală a sigiliilor şi ştampilelor.

Pentru prevenirea şi descoperirea la timp a oricăror deteriorări, pierderi, sustrageri sau a altor deficienţe, şefii au obligaţia de a asigura controlul permanent asupra păstrării, evidenţei şi folosirii ştampilelor şi sigiliilor.

Folosirea fără drept a sigiliilor şi ştampilelor, cu stema României, se pedepseşte, potrivit legii penale.

Întocmit Insp.pr. Florin Dumitru