Bibliografie:

UNIVERSITATEA DE VEST TIMISOARAFACULTATEA DE ECONOMIE SI DE ADMINISTRARE A AFACERILORMANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE

SOFTWARE OPEN SOURCE I SIMULRI N MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE

Coordonator stiintific: Lector Dr. Camelia Margea

Masterand:Ramona Galu

Timisoara2015

COMUNICAREA INTRAORGANIZAIONAL

Copyright 2015 - Toate drepturile privind lucrarea de fa aparin autorului acesteia i sunt protejate prin Legea dreptului de autor L8/1996, cu modificrile i completrile ulterioare. Folosirea coninutului sau a unor pri din acesta fr acordul autorului se pedepsete conform legilor in vigoare.CUPRINS 1. Introducere. Obiectivele unei organizaii 2. Comunicarea3. Tipuri de comunicare3.1 Comunicarea formal 3.1.1 Comunicarea pe orizontal (sau lateral) 3.1.2 Comunicarea pe vertical 3.1.2.1 Comunicarea vertical ntr-un singur sens 3.1.2.1.1 Comunicarea (vertical) descendent 3.1.2.1.2 Comunicarea (vertical) ascendent 3.1.2.2 Comunicarea pe vertical n ambele sensuri3.2 Comunicarea informal3.3 Comunicarea intrapersonal (autoreflexiv) 3.4 Comunicarea de la individ la individ3.5 Comunicarea individ grup3.6 Comunicarea dintre dou grupuri4. Forme de comunicare4.1 Comunicarea scris4.2 Comunicarea verbal4.3 Comunicarea non-verbal5. Tipuri de reele de comunicare5.1 Reeaua de comunicare n form de lan 5.2 Reeaua de comunicare n form de stea sau roat 5.3 Reeaua de comunicare n form de cerc 5.4 Reeaua de comunicare n form de cristal (comunicarea multipl)6. Bariere informaionale7. Concluzii

COMUNICAREA INTRAORGANIZAIONAL

ntruct studii efectuate n Europa dar i n Statele Unite ale Americii arat c aproape 90% din activitile corespunztoare sarcinilor de serviciu ale angajailor presupun cutarea i obinerea de informaii i c marea majoritate a angajailor cu funcii de conducere i petrec ntre 80 i 90% din timpul de lucru comunicnd cu membrii organizaiei din care fac parte dar i cu elemente exterioare acesteia (furnizori, clientel, concuren, colaboratori etc.), aa cum ne arat Lakhdar Sekiou i colegii si n lucrarea Gestion des Ressources humaines (Ahuntsic; Paris; Bruxelles: Les ditions 4L; De Boeck, 1998), putem considera ca justificat atenia acordat de managementul resurselor umane comunicrii n general i celei intraorganizaionale n special. Pe lng argumentul frecvenei foarte mari a utilizrii comunicrii n activitatea profesional, apare i argumentul furnizat de caracterul natural al comunicrii, care st la baza tendinei fireti a oamenilor de a se integra social n mediile pe care le frecventeaz. O asemenea tendin am putea spune c simplific mult problema comunicrii i sistemelor informaionale din organizaii. i totui nu este aa, pentru c modul de comunicare n plan social, extraprofesional, nu presupune attea rigori i responsabiliti precum cel din interiorul unei organizaii cu obiective, structuri i reguli de colaborare mult mai bine definite. De aici i problema multor organizaii ajunse n situaii de criz sau stagnare tocmai din cauza faptului c echipa managerial a considerat c informaia circul destul de bine printre angajai i fr a se pune la punct o strategie coerent i corespunztoare caracteristicilor structurale i de profil, bazndu-se aproape exclusiv pe aceast tendin natural.

1. Introducere. Obiectivele unei organizaii

Asemenea organizaiilor, i comunicarea intraorganizaional are un numr de obiective fundamentale care este bine s fie contientizate i cuprinse n planul de organizare al unui sistem de comunicare. Iat cteva dintre acestea:

1. mbuntirea productivitii i eficienei muncii accesul n mod satisfctor la informaie crete motivaia angajailor care i mbuntesc performanele, lucru ce se reflect n rezultatele generale ale organizaiei

2. Efectuarea unor schimbri importante comunicarea contribuie la ndeprtarea fricii de nou, de neprevzut, la diminuarea rezistenei la schimbare i la orientarea eforturilor celor implicai n direcia i sensul schimbrii iniiate

3. Prevenirea i evitarea tensiunilor sociale n organizaie lipsa, insuficiena sau inexactitatea informaiei produc relaii tensionate ntre angajai; dimpotriv, o informare suficient i corect reduce stresul activitii profesionale, ntreinnd o atmosfer deschis, relaxat n organizaie

4. Identificarea i clarificarea poziiei i rolului fiecrui angajat n organizaie printr-o comunicare adecvat, angajaii pot s cunoasc ce se ateapt de la ei, de exemplu fiind informai corect cu privire la criteriile dup care vor fi evaluai i remunerai

5. Evitarea izolrii profesionale deteriorarea climatului social poate conduce la izolarea unor angajai n cadrul organizaiei; o bun comunicare ndeprteaz barierele dintre indivizi sau categorii profesionale

6. Obinerea integrrii individului n grup i/sau organizaie comunicarea contribuie la crearea unei armonii generale prin implicarea angajatului n viaa organizaional i intensificarea sentimentului de apartenen la o comunitate socio-profesional i al celui de contribuie la un efort comun 7. Dezvoltarea deprinderii de a comunica i de a descifra cu rapiditate i uurin mesajele circulaia intens i corect a informaiilor contribuie la ndeplinirea mai bun a atribuiilor fiecrui angajat n vederea atingerii obiectivelor generale ale organizaiei.

Acestea sunt doar cteva dintre obiectivele ce stau la baza unei strategii comunicaionale necesare unei organizaii pentru a-i spori randamentul i ansele de dezvoltare.

2. Comunicarea

Pentru a nelege mecanismul intim, fundamental, al comunicrii putem s pornim de la o definiie suficient de clar i de accesibil cum ar fi urmtoarea: comunicarea reprezint un schimb de informaii ntre dou sau mai multe persoane care utilizeaz un cod format din cuvinte, expresii i gesturi care ncearc s fac mesajul transmis ct mai bine neles de ctre receptor, adic persoana creia i este adresat.

Variabilele: Emitorul este un individ sau un grup de indivizi care au o idee sau dein o informaie pe care doresc s-o transmit mai departe altora. Receptorul este individul sau grupul de indivizi cruia i se adreseaz mesajul transmis de ctre emitor. De remarcat aici posibilitatea apariiei caracterului interschimbabil al emitorului i receptorului n funcie de natura procesului de comunicare. Informaia poate fi de o mare varietate, putndu-se referi la o idee, o opinie, o intenie, un sentiment, un stimul etc. Codificarea reprezint transformarea informaiei n mesaj prin utilizarea unui limbaj ce poate presupune semne, simboluri, cuvinte, gesturi etc. Decodificarea este reversul codificrii i este absolut necesar dup receptarea mesajului de ctre cel cruia i-a fost adresat. Mesajul reprezint nsui obiectul comunicrii i conine informaia ntr-o form codificat.

Procesul: Comunicarea se realizeaz prin 2 etape fundamentale: emisia mesajului i receptarea acestuia. Ele sunt simetrice, prima pornind de la informaie iar cea de-a doua ncheindu-se cu informaia. Un rol important n realizarea acestui proces l au canalele de transmisie utilizate, care reprezint calea prin care mesajul ajunge de la emitor la receptor. Putem distinge 2 categorii de canale de transmisie: a) canale naturale directe (conversaiile ntre dou sau mai multe persoane, semnele pe care i le fac unii altora etc.) i b) canale artificiale care necesit mijloace tehnice adecvate situaiilor i contextelor (interfon, telefon, fax, intranet, internet etc.). Zgomotul reprezint totalitatea factorilor perturbatori ce afecteaz comunicarea. El poate fi de mai multe feluri: fizic (de ex. glgia produs de utilaje sau chiar oameni care se afl ntr-o ncpere i care paraziteaz comunicarea), informaional (referitor la practicarea defectuoas a proceselor de codificare i decodificare a mesajelor) i social (de ex. zvonuri sau dezinformri).

Acest proces poate fi de 2 tipuri: 1. Comunicare cu sens unic emitorul transmite un mesaj receptorului, excluznd orice posibilitate de rspuns. Acest tip de comunicare este caracteristic sistemului militar dar se regsete i n domeniul civil, n practicile unor manageri autoritari. Nu este recomandat spre utilizare dect n situaiile de criz cum sunt cele de tipul conflictelor armate (specifice domeniului militar) sau n cazul incidentelor neprevzute care trebuie rezolvate n regim de urgen i care presupun aplicarea unor soluii radicale (de ex. calamiti naturale, incendii etc.). n condiii normale de desfurare a activitilor profesionale acest tip de comunicare conduce ns la deteriorarea climatului organizaional, la demotivare, creterea stresului i apariia conflictelor.

2. Comunicare cu dublu sens reprezint forma cea mai des ntlnit i agreat. Ea presupune un rspuns din partea celui care a primit mesajul. Acest rspuns poate fi i el de 2 tipuri: a) confirmare a receptrii mesajului (cea mai simpl form de rspuns) i b) angajare ntr-un proces de comunicare complex (poate include confirmarea mesajului iniial dar cu siguran coninutul rspunsului conine i alte elemente informative). De cele mai multe ori, condiia de dublu sens a comunicrii este absolut necesar pentru stabilirea unei bune colaborri ntre membrii organizaiei dar nu i suficient, n calcul intrnd i ali factori i alte aspecte referitoare la acest proces.

3. Tipuri de comunicare

La nivel organizaional ntlnim mai multe tipuri de comunicare, pe care le putem identifica i distinge dup urmtoarele criterii de clasificare:

Criteriul formalitii distinge:

3.1 Comunicarea formal Se realizeaz respectnd structura organizaional reprezentat prin organigram ce presupune poziionarea angajailor pe nivele ierarhice diferite, fapt ce condiioneaz modul de transmitere a informaiilor. Acestui criteriu i putem ataa subcriteriul de direcie de comunicare, cu ajutorul cruia identificm: 3.1.1 Comunicarea pe orizontal (sau lateral)-ntre colegi ce ocup posturi pe acelai nivel ierarhic3.1.2 Comunicarea pe vertical-ntre angajai ce ocup posturi pe nivele ierarhice diferite (dar cel mai adesea succesive). Acestui ultim tip i se mai aplic i subcriteriul sensului comunicrii, care distinge urmtoarele tipuri: 3.1.2.1 Comunicarea vertical ntr-un singur sens-se manifest prin urmtoarele subtipuri: 3.1.2.1.1 Comunicarea (vertical) descendent-realizat dinspre superior nspre subordonat (manifestare specific stilurilor de conducere autoritare, bazate pe comand) 3.1.2.1.2 Comunicarea (vertical) ascendent-realizat dinspre subordonat nspre superior (mai rar ntlnit i utilizat n situaii speciale) i

3.1.2.2 Comunicarea pe vertical n ambele sensuri-garanteaz cea mai complet colaborare pe linie ierarhic n ceea ce privete schimbul de informaii ntr-o organizaie cu o structur clasic, de tip piramidal.

3.2 Comunicarea informal -nu pune problema direciei i sensului de realizare pentru c ea nu respect structura organizaional oficial (reprezentat n organigram), realizndu-se dup diverse interese i ntre indivizi care nu mai in cont de poziia lor ierarhic, comunicnd dup alte tipuri de criterii sau doar accidental. Tendina organizaiilor cu un management matur, competent, este de a utiliza comunicarea formal, bazat pe o anumit ordine, disciplin i planificare, care creeaz un anumit tip de comportament ce impune respect i o imagine favorabil, ce ncurajeaz recunoaterea autoritii ierarhice. De asemenea, se creeaz i anumite reflexe la nivelul angajailor care conduc la o transmitere corect i mai rapid a informaiilor mai ales n cazul activitilor rutiniere. Membrii organizaiei tiu de la cine i ce fel de informaie trebuie s primeasc i cui i ce fel de informaii trebuie s transmit la rndul lor. Toate aceste atuuri ne-ar ndrepti s considerm comunicarea formal ca fiind cea mai rentabil i eficient form de transmitere a informaiilor, de coordonare a diverselor subuniti ale organizaiei i de control a activitii cotidiene. Realitatea ne spune ns c uneori rigoarea i complexitatea unui asemenea sistem conduc la rezultate complet opuse celor ateptate, aprnd riscul instaurrii unei birocraii excesive. Mai mult dect att, pe termen lung s-a constatat diminuarea semnificativ a vitalitii organizaiei, descurajnd fructificarea potenialului uman de la nivelele inferioare ale ierarhiei organizaionale. Comunicarea informal se profileaz ca o soluie alternativ dar mai ales complementar celei formale, ntruct ea este foarte agreat de majoritatea angajailor, bazndu-se pe una dintre nevoile fundamentale ce caracterizeaz fiina uman, i anume aceea de a se integra n mediul social, inclusiv cel profesional, prin dialog. Studiile au relevat c o discuie informal ntr-o pauz de cafea dintre un ef i subordonaii si poate furniza mult mai multe informaii dect o serie nesfrit de edine plicticoase sau seci de cteva ore fiecare, n atmosfera crora oamenii ezit s se exprime deschis i cu sinceritate. Comunicarea informal o completeaz cu succes pe cea formal i n situaiile nu foarte rare n care un angajat absent din diverse motive de la momentul trasrii unor noi sarcini de ctre superior este adus la zi cu informaia prin bunvoina colegilor. Prerile referitoare la acest tip de comunicare rmn ns mprite. Unele organizaii l ncurajeaz i l practic, managerii testnd de multe ori cu ajutorul acestuia reaciile angajailor la perspectiva implementrii unor schimbri radicale (de ex. obligativitatea nsuirii cunotinelor de operare cu calculatorul) sau nepopulare (de ex. ncetarea suportrii de ctre organizaie a cheltuielilor cu abonamentele pentru transportul n comun ale angajailor), dar alte organizaii l descurajeaz invocnd caracterul nesntos, subversiv al modului n care este transmis informaia (de ex. crearea unor centre sau poli de putere diferii de cei oficiali) sau invocnd chiar coninutul specific al informaiilor care circul n acest fel (de ex. nmulirea zvonurilor i a dezinformrilor care pot produce panic sau crea conflicte false, deteriornd climatul social). Surprinztor este ns c studiile realizate n aceast direcie relev faptul c ntre 75% i 95% din informaiile vehiculate pe ci informale sunt exacte.

Criteriul complexitii agenilor comunicatori distinge urmtoarele tipuri: 3.3 Comunicarea intrapersonal (autoreflexiv) -este un tip de comunicare primar care nu se nscrie n tiparele majoritii definiiilor comunicrii, ce presupun cel puin 2 pri distincte implicate n acest proces. Totui, comunicarea cu sine este deosebit de important, realizndu-se sub forma unui dialog interior ce ne ajut s ne clarificm anumite probleme, s ne stabilim prioritile, s ne cunoatem mai bine punctele slabe i punctele forte i s fim contieni de ideile i inteniile noastre i mai ales de consecinele punerii lor n aplicare. Un exemplu tipic de utilitate a acestui tip aparte de comunicare l reprezint situaia n care o persoan intrat n posesia unei informaii sau a unui set de informaii nu le nelege semnificaia, utilizndu-le greit sau nefolosindu-le deloc, costurile individuale, de grup sau chiar la nivel organizaional fiind uor de bnuit.

3.4 Comunicarea de la individ la individ este comunicarea interpersonal prin excelen, cel mai frecvent utilizat, cea mai spontan i cea de care are cel mai mult nevoie o organizaie pentru a exista. ntruct se bazeaz de cele mai multe ori pe dialogul ntre patru ochi, prezint avantajele discreiei, intimitii i anonimatului informaiilor vehiculate, stimulnd atitudini i dezvluiri deosebit de relevante fa de anumite probleme organizaionale.

3.5 Comunicarea individ - grup este cel mai adesea unilateral, individul jucnd rolul de emitor iar grupul cel de receptor. Acest tip de comunicare este caracterizat printr-o transmitere a informaiilor ntr-un singur sens, cum ar fi exemplul efului ierarhic ce d anumite dispoziii subordonailor, nepermind sau neateptnd nici un rspuns de confirmare sau de interpelare din partea grupului. Foarte strict vorbind ns, nu exist o comunicare cu unic sens absolut, ntruct ntotdeauna exist un minim de reacie din partea receptorului, doar i pentru simplul motiv de a confirma printr-un simplu gest sau cuvnt primirea mesajului.

3.6 Comunicarea dintre dou grupuri- se realizeaz cel mai frecvent ntr-o manier structurat, fiecare grup desemnndu-i cte un purttor de cuvnt cu rol de intermediere n dialog. Este cazul multora dintre situaiile ce apar n mediul intraorganizaional, ntre servicii sau departamente care au de reglat anumite diferende sau trebuie s-i coreleze eforturile n vederea atingerii unor obiective comune. Am putea spune c delegarea unor reprezentani ar putea reduce acest tip de comunicare la cel de tip interpersonal propriu-zis, ns de cele mai multe ori discuiile reprezentanilor au loc n prezena grupurilor sau cel puin a unei tere pri, ce face s dispar caracterul intim, de confidenialitate, fcndu-se simit prezena martorului care oblig prile la mai mult responsabilitate i precauie.

4. Forme de comunicare

Pe lng tipurile de comunicare prezentate succint pn aici, mai putem vorbi i de forme distincte de comunicare: 4.1 Comunicarea scris-presupune utilizarea rapoartelor, notelor, ordinelor scrise, memoriilor, brourilor sau buletinelor de informare etc. Prezint avantajul cert al exactitii n msura n care emitentul deine calitile minime necesare redactrii unui asemenea document. Un alt avantaj al acestei forme de comunicare l reprezint faptul c documentul emis i recepionat poate fi conservat i stocat, constituind o surs de referine pentru organizaie. n rile n care predomin nc birocraia, cum este Frana, majoritatea comunicatelor se fac n scris, emitenii asigurndu-i linitea c se conserv proba a ceea ce au comunicat (lucru deosebit de important i specific domeniului administraiei i serviciilor publice, de ex.). n ciuda acestor avantaje, comunicarea scris nu este agreat de muli manageri, fiind o mare consumatoare de timp, necesitnd un control riguros al arhivrii i lipsindu-i n primul rnd caracterul interactiv care garanteaz un feedback rapid i imediat.

4.2 Comunicarea verbal-este una dintre cele mai agreate forme la nivel organizaional ntruct presupune un contact direct ntre subordonai i superiorii lor direci sau de la nivele mai nalte sau pur i simplu o interaciune ntre angajai care fac parte din aceeai organizaie. Se manifest de multe ori spontan i obine o reacie imediat din partea celor interpelai. Are un puternic rol de socializare (liant social), inducnd o stare general de satisfacie i transparen relaional, ce pot entuziasma i mobiliza angajaii. Marile neajunsuri ale acestei forme de comunicare sunt reprezentate de ambiguitatea transmisiei orale i de ansa ca informaiile furnizate s nu fie suficient de bine i de mult timp reinute, simindu-i-se n asemenea cazuri lipsa formei scrise de comunicare. Soluia sugerat pentru discuiile mai importante este ca acestea s fie nsoite de un rezumat care s fie notat i pus la dosar spre pstrare i eventuale utilizri ulterioare.

4.3 Comunicarea non-verbal

-reprezint cel mai des o form suplimentar care poate s vin n sprijinul celei verbale, uneori i celei scrise. Ea se bazeaz de cele mai multe ori pe limbajul corpului, ce include elemente precum expresia feei, direcia privirii, micrile corpului (n special ale capului i minilor), distana fizic dintre persoane etc. Acestor aspecte fizice ale comunicrii non-verbale li se asociaz altele de natur estetic, mbrcmintea fiind o surs important de informaii (de ex. uniformele unor angajai ai domeniului public care sugereaz tradiie, prestigiu i autoritate) i de natur simbolic i signalectic (de ex. utilizarea unor embleme, insigne, blazoane, sigle i chiar localizarea unor birouri n incinta unei organizaii ce poate constitui simbolul puterii oficiale). Aurel Iftimescu face referire n volumul Managementul resurselor umane (Bucureti, Editura Economic, 1997, p. 366-367) [IFTIM] la un studiu realizat n Statele Unite ale Americii care susine c 55% din coninutul unei comunicri orale directe este transmis prin expresie facial i prin poziia corpului, 38% din coninut deriv din tonul i inflexiunea vocii, iar cuvintele propriu-zise contribuie cu numai 7%. Conform acestor concluzii, nseamn c trebuie s se acorde o mult mai mare atenie acestor aspecte non-verbale ale comunicrii care, exploatate corect, pot s asigure succesul unui dialog sau al unei negocieri sau care utilizate greit pot diminua considerabil ansele unei persoane de a-i persuada interlocutorul sau de a-l face s priceap ntregul neles al mesajului pe care i-l transmite.

5. Tipuri de reele de comunicare

Pe lng tipurile i formele de comunicare, trebuie s lum n considerare i problema reelelor de comunicare care caracterizeaz modul de transmitere a informaiilor ntr-o organizaie. Conform concepiei Sofiei Chiric prezentat n lucrarea Psihologie organizaional. Modele de diagnoz i intervenii o reea de comunicare reprezint paternul comunicrii interpersonale dintre membrii grupului sau organizaiei (Chiric, 1996, p.261) [CHR].

Cele mai frecvent ntlnite tipuri de reele de comunicare (distinse dup forma lor specific) sunt:

5.1 Reeaua de comunicare n form de lan Reprezint tipul folosit cel mai adesea n organizaiile birocratice, care pun foarte mult accentul pe comunicarea pe linie ierarhic i pe respectarea strict a diferenei de poziie pe nivele. Datorit formei sale liniare, presupune transmiterea unui mesaj dinspre emitor nspre destinatar cu ajutorul unui numr mai mare sau mai mic de intermediari care pot influena n mod hotrtor anumite aspecte ale procesului de comunicare (de ex. viteza de transmisie, conservarea coninutului informaional al mesajului etc.).

5.2 Reeaua de comunicare n form de stea sau roat Forma sa caracteristic permite identificarea unui potenial centru de putere informaional (identificat n centrul reelei), datorat faptului c persoana situat n aceast poziie intermediaz i, n consecin, poate controla i influena ntregul flux informaional al acestei structuri.

5.3 Reeaua de comunicare n form de cerc Caracterizeaz de obicei grupurile constituite n vederea realizrii unor sarcini excepionale sau a unor proiecte deosebite. Asemenea grupuri pot reuni angajai de pe poziii ierarhice diferite i chiar din compartimente sau departamente diferite. Pentru atingerea ct mai rapid i mai satisfctoare a obiectivelor programului, membrii grupului sunt pui n situaia de a face adesea abstracie de nivelele diferite de autoritate pe care le ocup n mod normal n structura organizaional, toi situndu-se pe poziii relativ egale n ceea ce privete ansa lor de a acapara puterea prin controlul fluxului informaional.

5.4 Reeaua de comunicare n form de cristal (comunicarea multipl) Toi indivizii cuprini n acest tip de reea pot folosi toate canalele de comunicare logic posibile ntre ei, n toate direciile i toate sensurile, fcnd practic imposibil conturarea unui punct de control (centru de putere) asupra comunicrii.

Concluzia la care ne conduc aceste observaii este c unei anumite structuri organizaionale i pot corespunde la un moment dat mai multe reele de comunicare i de mai multe tipuri, care s fie active simultan dar pe segmente diferite ale acelei organizaii.

6. Bariere informaionale

Descrierea succint a elementelor-cheie ale procesului de comunicare, ale principalelor tipuri, forme i reele de comunicare ne apropie de problema barierelor informaionale care ar putea aprea i ne-ar putea crea probleme, din a cror diversitate ncercm s identificm n continuare cteva mai importante fie prin consecinele lor, fie prin frecvena mai mare a anselor de apariie:

6.1 Viteza mic de transmitere a mesajelor este greu de priceput ntr-o er a informaiei i cu mijloacele tehnologice actuale, fcnd astfel s planeze o umbr de ndoial asupra bunelor intenii manageriale privind comunicarea.

6.2 Dezinformarea implic disimularea surselor i scopurilor reale, intenia de a prejudicia printr-o prezentare deformat sau printr-o interpretare tendenioas a realitii, ncadrndu-se n categoria aciunilor subversive.

6.3 Zvonurile sunt rezultatul comunicrii informale n sens negativ practicate de unii membrii ai organizaiei care schimb informaii i impresii ce contureaz o imagine complet defavorabil a locului lor de munc. Propagndu-se treptat, acest lucru poate conduce la instaurarea unui climat social nesntos, cu implicaii dezastruoase asupra moralului, satisfaciei i motivaiei angajailor. O metod frecvent utilizat de combatere o reprezint dezminirea dar este destul de riscant, ntruct exist pericolul ca zvonul s ajung la cunotina unor membri ai organizaiei care nu aflaser de el pn n acel moment i care l rein doar prin coninut i nu prin acordarea valorii de fals sau adevrat, conferindu-i caracterul de informaie oficial.

6.4 Influena mass-mediei poate fi capital n ceea ce privete amosfera ce se poate instaura ntr-o organizaie. Fiind prezent n viaa de zi cu zi a tuturor angajailor prin formele ei de difuzare, poate influena foarte mult impresia acestora fa de un membru al conducerii de ex., a crui via personal sau activitate profesional, social sau politic a fcut obiectul unor tiri de maxim interes. Pericolul cel mai mare const n faptul c i dac tirile nu sunt suficient de bine fondate, este foarte dificil dac nu chiar imposibil a le combate ulterior.

6.5 Puterea n interiorul organizaiei dorit de cineva cu orice pre poate conduce la tendina de retenie a informaiei manifestat prin sub-informarea celor care depind de acesta i care sunt n general subordonai persoanei n cauz (mai ales dac unul dintre acetia are potenialul de a-i deveni contracandidat pentru poziia actual sau una viitoare). Chiar i n mediul tiinific i academic apar asemenea tendine care asigur statutul de expert pe un anumit domeniu prin instituirea monopolului informaional. Retenia informaional ar mai avea nc o explicaie ce nu e legat direct de ideea de putere i anume aceea a cazului n care un ef este pus n situaia de a comunica o tire nepopular subordonailor si, cum ar fi scderea salariilor sau reducerea personalului, informaii ce ar putea afecta negativ starea de spirit din echip i relaiile dintre colegi.

6.6 Bombardamentul informaional reprezint tocmai reversul reteniei, n acest caz fiind vorba de supra-informare manifestat prin comunicare redundant, ale crei principale victime sunt n special noii angajai care nu au apucat s-i conceap un sistem de filtrare care s i protejeze fa de excesul de zel i de amabilitate al unor colegi cu vechime mai mare n organizaie sau al efilor ierarhici care au tendina s le transmit, fr rea intenie de cele mai multe ori, un amalgam de informaii relevante i irelevante despre locul de munc i activitatea ce trebuie s-o desfoare.

6.7 Credibilitatea emitorului n faa receptorului este deosebit de important. Dac cel care iniiaz comunicarea s-a dovedit c a fcut o serie repetat de greeli pn n acel moment, are puine anse s fie considerat o surs fiabil de informaii.

6.8 Subiectivismul receptorului referitor la emitor poate conduce la dou situaii opuse. Dac receptorul are prejudeci negative fa de cel care transmite informaii, exist anse mari ca el s resping (chiar i incontient) tot ce ncearc emitorul s comunice. Dimpotriv, dac receptorul are prejudeci pozitive, favorabile emitorului, are tendina de a accepta orice fel de informaie i furnizeaz acesta, n acest caz manifestndu-se ceea ce se numete n literatura de specialitate efectul de halou.

6.9 Neasumarea responsabilitii, fie pentru anumite greeli fcute, fie pentru repartizarea unor sarcini grele sau ingrate (de ex. evacuarea unor persoane recalcitrante i agresive care au ocupat abuziv o cas nelocuit), poate conduce la neacceptarea informaiei de ctre receptor sau interpretarea ei forat n favoarea sa, chiar dac aceasta a fost transmis n mod adecvat de ctre emitor.

6.10 Lipsa aptitudinilor i deprinderilor de comunicare, fie ale emitorului, fie ale receptorului, fie ale ambelor pri, poate face dificil comunicarea i o poate transforma ntr-o activitate neplcut, mare consumatoare de timp i energie.

6.11 Incompatibilitatea profilului cultural al celor care comunic poate crea probleme de interpretare, codificare sau decodificare a informaiei.

6.12 Limbajul inadecvat constituie alt problem a comunicrii ntre colegi, un caz tipic fiind cel al utilizrii de ctre emitor a unor elemente de argou sau de jargon profesional care i sunt familiare acestuia ca sens i semnificaie, dar care sunt complet strine, noi sau reprezint cu totul altceva pentru receptor.

6.13 Dimensiunile structurii organizaionale pot constitui o problem n calea comunicrii. Cu ct exist mai multe nivele ierarhice, cu att crete ansa ca informaia s se blocheze ntr-o poziie intermediar, fie pentru c mesajul a fost perceput greit n acel punct, fie pentru c a fost bine perceput dar n-a mai putut fi retransmis din diverse motive.

7. ConcluziiAcestea sunt doar cteva dintre dificultile pe care le ntmpin procesul de comunicare la diferite nivele de complexitate n cadrul unei organizaii. Totui, pentru a nu considera problema insurmontabil, e bine s ne gndim c punerea n aplicare a urmtoarelor principii poate garanta realizarea unei bune comunicri intraorganizaionale:

1. Manifestarea voinei de a comunica este pivotul schimbului de informaii practicat n toate direciile i toate sensurile n structura organizaional i contribuie la asigurarea transmiterii informaiei n mod corect, ordonat i sistematic, respectnd criteriile importanei i urgenei.

2. Respectarea calitii informaiei este garania perceperii cu uurin a mesajului de ctre receptor. Aceast condiie este satisfcut prin utilizarea de ctre emitor a unor cuvinte simple i a frazelor scurte mai degrab dect a unui vocabular vag sau abstract.

3. ncurajarea sinceritii i obiectivitii comunicrii i determin pe angajai s-i fac cunoscute propriile nevoi i aspiraii, dnd posibilitatea orientrii comportamentului lor spre atingerea unui obiectiv comun.

4. Acordarea unei atenii deosebite receptrii informaiei poate conduce pe de o parte la acceptarea mai uoar a mesajului pe care noi l transmitem n calitate de emiteni, iar pe de alt parte, n calitate de receptori, poate reprezenta o atitudine de respect fa de cel care ne comunic ceva i o cretere considerabil a anselor de a nelege semnificaia mesajului.

5. Satisfacerea nevoilor de informare ale fiecrui angajat se realizeaz mai degrab printr-un contact direct cu eful su ierarhic dect prin intermediul unor documente, indiferent ct de clare i de bine redactate ar fi acestea.

6. Integrarea tuturor angajailor n circuitul informaional al organizaiei se poate obine prin transmiterea direct a unor mesaje persoanelor vizate de coninutul acestora fr a mai utiliza intermediari (atunci cnd situaia o cere).

7. Dezvoltarea spiritului comunicrii deschise conduce la crearea unei atmosfere de lucru agreabile, n care toi angajaii se simt liberi s transmit orice fel de informaie pe care ei o consider esenial pentru buna desfurare a activitii profesionale.

Acordarea unei atenii deosebite tuturor elementelor informaionale prezentate pn aici crete simitor ansele impunerii unui sistem de comunicare intraorganizaional eficient care se reflect pozitiv n atingerea obiectivelor i n instaurarea unui climat social sntos.

Bibliografie

1. Chirica, Sofia. Psihologie organizationala. Modele de diagnoza i interventii. Cluj-Napoca:SO-Casa de Editura i Consultanta Studiul Organizarii, 1996 [CHR]2, Cole, Gerald A. Personnel Management Theory and Practice. - London: DP Publications, 1993 [COLE]3. Iftimescu, Aurel. Managementul resurselor umane, Bucuresti: Editura Economica, 1997 [IFTIM]4. Manole, Cristina. Managementul resurselor umane n administratia publica.- Bucuresti: Editura ASE, 2006 [MAN]5. Moldovan-Scholtz, Maria. Managementul resurselor umane.- Bucuresti: Editura Economica, 2000 [MOLDO]