SPIRIDON ELUAC O M U N I C A R E

Comunicarea n managementul resurselor umane

Managementul resurselor umane reprezint o component esenial n managementul modern i presupune o gam extrem de mare de aciuni care se realizeaz prin comunicare.

Toate funciile managementului resurselor umane presupun formularea i implementarea unor decizii la baza crora stau informaii pertinente i comunicarea lor. Deciziile luate trebuie concretizate n aciuni i seturi de aciuni care, pentru a putea fi realizate, trebuie bine cunoscute de ctre cei nsrcinai cu executarea lor. Circulaia informaiilor nspre decideni, dinspre decideni nspre executani i nspre executani este vital pentru buna funcionare a unei organizaii. Procesul de transmitere se numete comunicare.

Comunicarea poate fi privit din dou perspective: comunicarea ntre indivizi, numit i comunicare interpersonal; comunicarea ntre diferite subdiviziuni i grupuri ale organizaiei, numit comunicare organizaional. Aceste forme sunt interdependente, comunicarea interpersonal fiind aproape ntotdeauna parte component a comunicrii organizaionale. Analiza i evaluarea modului n care subordonaii i desfoar munca, a performanei sale n munc, a realizrilor i nereuitelor sale, a disciplinei n munc sau activiti care apar frecvent n munca de zi cu zi a managerului. Comunicarea oral i n unele cazuri comunicarea n scris constituie calea formal sau neformal prin care acestea sunt ndeplinite.

n acest sens stilul de comunicare i modalitile folosite permit rezolvarea optim a unor activiti cum sunt: evaluarea performanelor angajailor, intervievarea, recrutarea i selecionarea personalului.Evaluarea performanei instrument n activitatea manageruluiEvaluarea performanei este un proces care se desfoar periodic (anual sau de dou ori pe an) i presupune o serie de activiti de intervievare i de ntocmire de ctre manager i subordonat a unor documente tip specifice fiecrei organizaii.

Evaluarea performanei se realizeaz prin dou categorii de comunicare:

- interviul de evaluare act de comunicare interpersonal n cadrul cruia managerul i subordonatul comunic n scopul analizrii i evalurii periodice a performanei acestuia din urm;

- sistemul de documente i proceduri de evaluare formulat n acest scop de ctre organizaie i care este prevzut n politica ei. Sistemul de evaluare este specific fiecrei organizaii n parte i de componena cu care acesta este stabilit, depinde i eficacitatea lui.

Sistemul de evaluare const n ntocmirea fiei postului n care sunt trecui un numr nsemnai de indicatori cu ajutorul crora este evaluat munca subordonatului.

Evaluarea performanei este un important instrument al managementului. n cadrul procesului de analiz i evaluare a performanei are loc trecerea n revist a activitii angajatului din perioada scurs: se analizeaz succesele sau insuccesele angajatului; se analizeaz dac acesta satisface sau nu condiiile pentru o promovare sau atribuire de responsabiliti superioare; se stabilesc obiective legate de activitatea viitoare.Evaluarea performanei este ocazia pentru manager s perpetueze climatul de comunicare deschis, cooperant, astfel ndeprtnd atmosfera de anxietate i teama care poate fi generat de necunoaterea de ctre subordonat a ceea ce se ateapt de la el, de nesiguran sau confuzia care pot exista n legtur cu modul n care munca sa se integreaz muncii grupului astfel afl ct este de util, performant etc.

Prin ndrumare i sftuire managerul poate contribui la mbuntirea performanei subordonatului i la dezvoltarea sa din punct de vedere profesional.

Managerul poate contribui la generarea sentimentului de responsabilitate a subordonatului pentru bunel mers al activitii organizaiei prin modul n care decurg discuiile astfel determinnd subordonatul s se simt implicat n realizarea obiectivelor.

Reguli de comportament pentru procesul de evaluare a performanei:

- pe parcursul interviului de evaluare se vor accentua punctele forte ale activitii angajatului;

- dac este necesar discutarea unor pri slabe ale activitii angajatului, se va descrie detaliat i specific comportamentul inacceptabil i se vor da exemple de comportament acceptabil;

- managerul se va concentra asupra oportunitilor de dezvoltare i perfecionare ale angajatului;

- n cadrul interviului de evaluare managerul va stabili, de comun acord cu angajatul, cteva obiective de dezvoltare sau perfecionare importante, pentru atingerea crora vor stabili mpreun i un termen de ducere la ndeplinire;

- managerul va situa orice discuie n contextul unui obiectiv general al organizaiei, la realizarea cruia angajatul contribuie.

Din punct de vedere al organizaiei, evaluarea performanei se face avnd ca scop:

- schimbul de informaii privind performana n munc, pe baza crora pot fi luate decizii legate de promovare, concediere, salarizare;

- influenarea comportrii i performanei subordonailor n vederea dezvoltrii acestora prin motivare, sftuire i ndrumare.

Acestea se realizeaz n cadrul interviului de evaluare prin urmrirea urmtoarelor obiective:

- acordarea de feedback, astfel angajaii s tie performana pe care o are fa de anumite standarde i fa de ceea ce se ateapt de la ei;

- obinerea de date care s completeze informaiile necesare pentru luarea de decizii i crearea contextului pentru comunicarea acestor decizii;

- sftuirea i ndrumarea angajailor n vederea mbuntirii activitii lor;

- discutarea oportunitilor pe care le au angajaii n organizaie i planificarea evoluiei carierei profesionale a acestora;

- motivarea subordonailor prin recunoaterea realizrilor lor i acordarea de suport psihic n problemele corelate cu munca;

- ntrirea relaiei interpersonale manager subordonat;

- diagnosticarea problemelor individuale i organizaionale.

Subordonatul dorete i el feedback de despre performan pentru c acesta i satisface nevoia de a ti unde se situeaz n cadrul grupului de munc, nevoia de a se compara, de apartenen i identitate ca membru al unui context social determinat de relaiile de munc. Dac informaia este favorabil, rspunde nevoilor de dezvoltare, de recunoatere a valorii, de succes. Dac este informaia este negativ, tinznd s apere imaginea de sine, subordonatul va deveni defensiv, agresiv, nepstor sau se va retrage din comunicare.Recompensa are posibilitatea contrazicerii imaginii de sine, dorina de dezvoltare de ctre feedback sunt elemente de conflict. Cele mai importante manifestri ale acestor elemente reflectate n comportamentul de comunicare sunt:

- ambivalena care se refer la faptul c trebuie luate decizii care pot afecta negativ subordonatul, dar se dorete pstrarea unor relaii bune cu acesta;

- evitarea apare n situaia cnd trebuie s se comunice un feedback negativ;

- atitudinea defensiv care este generat de situaia n care managerul se simte obligat s ndeplineasc rolul de judector, iar judecata lui este defavorabil angajatului.

Intervievarea de evaluare a performanei

Intervievarea este forma special de comunicare interpersonal, planificat i pregtit, care se desfoar dup structura ntrebri rspunsuri i poate avea scopuri ca: strngerea de informaii pentru evaluarea personalului, recrutarea i selecionarea de personal, sftuirea sau ndrumarea, disciplinarea etc.Intervievarea constituie pentru manager un prilej s afle i s mprteasc informaii importante, s dezvolte relaia de munc, s motiveze i s dezamorseze conflicte.

Managerul poate folosi trei modaliti de intervievare:

- interviul structurat are la baz o list de ntrebri pregtite din timp, ordonate ntr-o anumit secven care, pe parcursul interviului se completeaz cu rspunsuri. Este preferabil aceast strategie n cazul n care managerul nu are suficient experien sau dac este necesar ca intervievai s rspund exact acelorai ntrebri i n aceeai secven;

- interviul nestructurat, dei are obiective clare ntrebrile nu sunt stabilite dinainte, managerul are posibilitatea de a elabora pe parcursul interviului ntrebrile n funcie de cum evolueaz situaia;

- interviul semistrcturat se desfoar pe baza unui cadru de ntrebri de baz care asigur acoperirea tuturor obiectivelor interviului, dar secvena este decis pe parcursul acestuia.Interviul de disciplinare are scopul de a nlocui comportamente nedorite sau una dorit. O activitate de disciplinare i atinge scopul dac: este imediat, este consecvet, comunicarea cu aceast ocazie este adecvat, se nregistreaz datele importante ale discuiei.

Comunicarea n recrutarea i selecionarea de personalComunicarea scris i oral este prezentat n proporie mare n cadrul procesului de recrutare i selecionare de personal, prin implicaiile care le are asupra bunului mers al activitii organizaiei.

Aciunea de recrutare i selecionare de personal cost timp, efort i resurse.

Procesul de angajare de personale declaneaz n conformitate cu o anumit strategie de dezvoltare a resursei umane. El presupune mai multe activiti care se desfoar n urmtoarea succesiune: activiti preliminarea declanrii procesului, recrutarea, preselecia i selecia. Dup luarea deciziei de angajare urmeaz procedura de introducere a noului angajat n munca pe care o are de fcut, n colectivul de munc i n organizaie.Preliminar procesului de angajare se parcurg urmtoarele etape:

- analizarea postului - descrierea postului i descrierea persoanei potrivite pentru post, sub forma documentului fia postului;

- stabilirea criteriilor de selecie;

- decizia asupra mecanismelor de selecie;

- stabilirea strategiei de intervievare;

- recrutarea care poate fi completat i de o preselecie a candidailor (anunarea postului vacant, discuii directe, interviu preliminar);

- selecia propriu-zis, luarea deciziei finale i anunarea rezultatelor (testri, interviu, discuii n grup, demonstrarea unor deprinderi.

Interviul de selecionare este un act de comunicare oral structurat, mai mult sau mai puin strict n form de ntrebri-rspunsuri. Obiectivele acestui tip de interviu sunt informarea reciproc, evaluarea i convingerea.

Eficacitatea utilizrii interviului ca procedur de selecionare este puternic dependent de competena celui care intervieveaz. Dac interviul este structurat adecvat i condus dup un plan bine gndit, poate explora aspectele privind calitile, defectele i potenialul candidatului relevante pentru cerinele postului.

Interviul de selecionare este totodat i un act de comunicare care contribuie la proiectarea imaginii intervievatorului i a organizaiei n faa candidatului.