Comercializacion Asociativa - ad Completo2007

8/14/2019 Comercializacion Asociativa - ad Completo2007

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TABLA DE CONTENIDO

HHEERRRRAAMMIIEENNTTAASSAADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVAASS YYCCOONNTTAABBLLEESSPPAARRAALLAA

CCOOMMEERRCCIIAALLIIZZAACCIINNAASSOOCCIIAATTIIVVAA AAPPLLIICCAADDOOEENNLLAASSOORRGGAANNIIZZAACCIIOONNEESS:: FFEEDDEECCAADDEE--AARROOMMAAAAMMAAZZNNIICCOOSSAANN

CCAARRLLOOSSAAPPRROOCCAA --UUCCOOCCSS

ANTECEDENTES ............................................................................... 6OBJETIVO ........................................................................................ 7RESULTADOS ................................................................................... 7METODOLOGIA................................................................................ 8

DESARROLLO DE LA METODOLOGIA ....................................... ................................... 8

CAPITULO 1 ..................................................................................... 9Federacin Nacional de Cacaoteros del Ecuador FEDECADE. ........................ .............. 9Corporacin Esmeraldea para la Formacin y el Desarrollo Integral (CEFODI). ...... 9Comit Empresarial Aroma Amaznico CEAA .............................................................. 9

CAPITULO II................................................................................... 10LA COMERCIALIZACION ASOCIATIVA ................................................................... .. 10

CAPITULO III.................................................................................. 11LA CONTABILIDAD EN LA COMERCIALIZACION ................................. ................. 11

CONCEPTO ..................................................................................................................... 11IMPORTANCIA ..................................... ............................................ .............................. 11

CAMPOS DE APLICACIN DE LA CONTABILIDAD ............................................ 11CAPITULO IV.................................................................................. 11DE LOS MIEMBROS EL EQUIPO COMERCIAL ................................. ........................... 11RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DECOMERCIALIZACION ....................................... ........................................... .................... 13

Coordinador de la Comercializacin de la organizacin ......................................... .. 13Calificador Local y Bodeguero ...................................................................................... 14

FLUJO DE PROCESO PARA COMPRAS EN CENTRO DE ACOPIO ......................... 15Administrador contador: ........................................ ........................................... ............. 16

CAPITULO V................................................................................... 19REGISTROS CONTABLES A UTILIZAR EN LA COMERCIALIZACIN DECACAO ................................................................................................................................. 19

EN LAS COMPRAS ................................... ....................................... ............................... 19COMPROBANTE DE COMPRA ......................................... ...................................... 20LIQUIDACIN DE COMPRAS Y/O SERVICIOS .................................... ............. 20FORMATO LIQUIDACION DE COMPRAS/SERVICIOS .......................... ......... 21HOJA DE CONTROL DE LOTE N: ......................................... ........................... 22


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HHEERRRRAAMMIIEENNTTAASSAADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVAASS YYCCOONNTTAABBLLEESSPPAARRAALLAACCOOMMEERRCCIIAALLIIZZAACCIINN

AAPPLLIICCAADDOOEENNLLAASS OORRGGAANNIIZZAACCIIOONNEESS::FFEEDDEECCAADDEE--AARROOMMAAAAMMAAZZNNIICCOO--SSAANNCCAARRLLOOSS --AAPPRROOCCAA--UUCCOOCCSS

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TARJETA DE IDENTIFICACION DE CONTROL DE LOTE. .............................. 23FORMATO KARDEX ..................................... .............................................. ............. 24INSTRUCCIONES GENERALES PARA EL REGISTRO DE KARDEX............... 25

EN LAS VENTAS ....................................... ............................................ .............................. 27EGRESO DE BODEGA ................................................................................................... 27

COMPROBANTE DE EGRESO DE BODEGA No. OO1 ................. 27FACTURAS COMERCIALES ........................................................................................ 28GUIAS DE REMISION ......................................... ............................................... ............ 29OTROS REGISTROS CONTABLES .............................................................................. 30

COMPROBANTES DE INGRESO ............................................................................ 30COMPROBANTES DE EGRESOS ............................................................................ 31

AUXILIARES CONTABLES .............................................. ............................................. 32Libro de Caja General ......................................... ........................................... ............. 32Libro de caja chica ........................................ ........................................ ....................... 32Libro de bancos .......................................... ........................................... ....................... 33

CAPITULO VI.................................................................................. 33

DESARROLLO DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES YADMINISTRATIVOS .......................................................................................................... 33MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y ADMINISTRATIVOS PARAEL EJERCICIO 2006-2007 DE LA ORGANIZACION .................................... 34

Capitulo 1.- Generalidades .......................................... ............................................. 34CAPTULO 2: De la cuenta para el manejo del Fondo de Comercializacin .... 35

CAPITULO 3: ................................................................................... 37DEL FUNCIONAMIENTO DE LAS ASOCIACIONES ...................................... ............ 37

DE LAS SOLICITUDES, ENTREGAS Y REPOSICION DEL FONDO DECOMERCIALIZACION ...................................... ........................................ .................... 37

CAPITULO 4 ................................................................................... 38DE LAS COMPRAS ............................................................................................................. 38

Art. 8.- Documentos y Registros. ...................................... ........................................... .. 38Art. 9.- Precio y formas de pago. ............................................................ ....................... 38Art 10.- Despacho y Transporte al centro de acopio principal. ................................ 39

CAPITULO 5 ................................................................................... 39DE LAS VENTAS Y DESPACHOS ....................................... ............................................. 39

Art. 11 Documentos y Registros ......................................... ........................................... 39Art. 12.- Precios y Formas de Cobro ............................................................................. 39

CAPITULO 6 ................................................................................... 40DISPOSICIONES GENERALES ........................................ ........................................ ......... 40

CAPITULO 7 ................................................................................... 41

DISPOSICIONES TRANSITORIAS ...................................... ........................................... .. 41NOTAS IMPORTANTES: ................................................................................................... 41MANUAL DE CONTROL DE INVENTARIOS............................................................... 42

Introduccin ..................................................................................................................... 42Objetivos ........................................................................................................................... 42Normas Generales ........................................................................................................... 42Uso del reglamento de Inventarios .......................................................................... ..... 42Actividades del Encargado de Procesos ..................................... .................................. 43

Formacin del Lote de Proceso ................................................................. ................ 43


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Etapas de Proceso. ........................................................................................................... 43Secado ........................................................................................................................... 43Pilado ............................................................................................................................ 43

Inventarios de producto terminado ........................................ ...................................... 44Ingresos ........................................ ............................................... .................................. 44

Egresos .......................................................................................................................... 44MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .................................. ........................................... ..... 45

COMPRAS ........................................................................................................................ 45Introduccin .................................................. ............................................... ................ 45Objetivos ....................................................................................................................... 45Normas Generales ........................................ ........................................... .................... 45Tipo de Producto a Comprar ........................................ ............................................. 45Tipos de compras ........................................................................................................ 46

REGLAMENTO INTERNO PARA LA UTILIZACION Y CONTROL DEL FONDOOPERATIVO DEL SISTEMA COMERCIAL ...................................... .............................. 48

Reglamento de Cuenta Bancos ...................................................................... ................ 48Capitulo I .......................................................................................................................... 48

Aspectos Generales ..................................................................................................... 48mbito de Aplicacin ............................................ ........................................... .......... 48Objetivos de la Cuenta Bancos .................................................................................. 49Uso del Reglamento de la Cuenta Bancos .......................................................... ..... 49

Capitulo II ......................................................................................................................... 49Monto, Responsable, Conceptos, Reposicin, Control ........................................ .. 49Apertura de la cuenta Bancos para el Sistema Comercial ..................................... 49Recursos para su constitucin e incremento ........................................................... 49Utilizacin del Fondo.................................................................................................. 50Funcionarios Responsables de su manejo ............................................ .................... 50Cuanta Limite del Fondo .......................................................................................... 50Cuanta y conceptos de los desembolsos ............................................. .................... 50Control de la Cuenta ........................................... ........................................... ............. 50Controversia ....................................... ............................................ .............................. 50

Capitulo III........................................................................................................................ 51Disposiciones Transitorias ......................................................................................... 51

REGLAMENTO INTERNO PARA LA UTILIZACION Y CONTROL DEL FONDOOPERATIVO DEL SISTEMA COMERCIAL ....................................... ............................. 51

Reglamento del Fondo de Caja Chica .................................. ....................................... .. 51Capitulo I .......................................................................................................................... 51

Aspectos Generales ..................................................................................................... 51mbito de Aplicacin ..................................... ............................................ ................ 51Objetivos del Fondo de Compras ..................................... ......................................... 52

Uso del Reglamento del Fondo de Operacin .................. ...................................... 52Capitulo II ......................................................................................................................... 52Monto, Responsable, Conceptos, Reposicin, Control ........................................ .. 52Apertura de Fondo de Operacin ........................................... .................................. 52Recursos para su constitucin e incremento ........................................................... 52Utilizacin del Fondo.................................................................................................. 53Funcionarios Responsables de su manejo ............................................ .................... 53Reposicin del Fondo ................................................................................................. 53Cuanta Limite del Fondo .......................................................................................... 53


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ANTECEDENTES

La comercializacin asociativa se constituye en la principal estrategia de lospequeos productores para asegurar volmenes significativos de un productodeterminado, a fin de poder negociar directamente un mejor precio de venta yromper la cadena de intermediacin que perjudica los esfuerzos productivos delas familias campesinas y marcar la diferencia en precios competitivos lo quepermitir obtener mayores ingresos y mejorar sus condiciones de vida; y dandocumplimiento a uno de los resultados del proyecto Creacin y expansin deestructuras de administracin y competencias para 1500 pequeos agricultores,en funcin de incrementar la produccin y exportacin de cacao ecuatorianocertificado Rainforest Alliance, ..

Bajo la consideracin de que el proyecto tiene un nfasis empresarial, se haconsiderado importante el capacitar a los miembros administrativos y deprocesos de las organizaciones en tcnicas administrativas contables bsicaspara el desarrollo de la actividad empresarial de cada una de ellas.

Vale anotar que en los proyectos anteriores Conservacin y Desarrollo trabajcon FEDECADE apoyndole en el fortalecimiento empresarial llegando aconsolidar su sistema comercial a travs del modelo administrativo contablediseado por CCD lo cual le ha permitido acceder a mercados nacionales einternacionales muy importantes y exigentes.

Tomando FEDECADE como ejemplo, se ha determinado que un factor clavepara el xito o fracaso de la comercializacin asociativa es el que los pequeosproductores se asocien, y se capaciten en la aplicacin y manejo deherramientas administrativas y contables tendientes a estructurar un sistema decomercializacin asociativo eficiente y dinmico, y a la vez sistematizadodurante todo el proceso comercial, permitiendo contar con toda la informacincontable para la rendicin de cuentas a los socios.

En funcin de la experiencia de Conservacin & Desarrollo capacitando yasesorando a pequeos agricultores, se ha estructurado el mdulo sobreHERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA LACOMERCIALIZACIN ASOCIATIVA, el cual se subdivide en tres captulos: i)introduccin a la comercializacin asociativa; ii) Contabilidad de lacomercializacin. y iii) Manejo de los registros contables.


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OBJETIVO

Capacitar a pequeos productores en los fundamentos administrativos yprocesos contables de aplicacin prctica en el proceso de comercializacinasociativa, para que tengan pleno conocimiento y participacin directa en laoperacin comercial.

Capacitar al personal administrativo-contable y de procesos (GruposComerciales) de las organizaciones de cacao apoyadas por Conservacin yDesarrollo en el sistema contable administrativo, tomando como modeloprctico el desarrollo del mismo en FEDECADE.

RESULTADOS

La capacitacin sobre herramientas administrativas y contables para lacomercializacin asociativa, conduce a lograr que todos los ncleos o grupos depequeos agricultores, estructuren con sus propios miembros un equipohumano responsable del proceso de comercializacin y contabilidad, tendientea lograr la administracin de su propio centro de acopio totalmenteindependiente.

El grupo de agricultores selecciona las personas idneas para capacitarlas en elmanejo de registros contables, conocimiento de leyes tributarias, manejo depresupuestos de gastos, y principios de negociacin asociativa tendientesiempre a generar beneficio para las dos partes integrantes (vendedor ycomprador). En igual forma la capacitacin permite la interiorizacin de laimportancia de los valores y principios que toda persona debe tener como baseslida en su diario proceder, al encomendrsele responsabilidades de beneficiocolectivo (de grupo); lo cual permitir contar con un equipo humano decomercializacin que demuestre un trabajo eficiente, transparente y oportunoen el manejo del proceso contable de comercializacin, desde la entrada delproducto en los centros de acopio hasta la venta directa a los exportadores,determinando con claridad los ingresos y egresos que se han obtenido duranteel periodo que dur la comercializacin, resultados que se reflejarn en losestados financieros.


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METODOLOGIALa capacitacin comprende tres momentos bsicos:El primero momento: se inicia en la accin experimentada, desde donde se

identifica y define el problema a encarar. En este momento se incluyen todos losconocimientos y experiencias que tienen los participantes respecto de undeterminado tema a tratar, se complementan diversos puntos de vista y, sobretodo, se organizan de tal manera que queden claramente expresadas lacomplementariedad, las contradicciones, los vacos de informacin, etc.

El segundo momento: de fundamental importancia, es decir, de anlisis yreflexin, de cuestionamientos para profundizar nuevos conocimientos ysaberes que permitan encontrar el camino ms viable de avanzar y cmoactuar, para obtener resultados cuantitativa y cualitativamente superiores a losque se obtienen habitualmente. Aqu se renen todos los pasos metodolgicos

que sean necesarios para llegar a este resultado.

El tercer momento: es de planeamiento de acciones colectivas en las que sepongan en prctica los conocimientos aprendidos y se desarrollen las destrezasen el campo de la aplicacin que corresponda. Todos los pasos se orientan apreparar ese plan de accin, a evaluar recursos y posibilidades de emprendernuevas acciones, a asignar tareas y responsabilidades, etc.

DESARROLLO DE LA METODOLOGIA

La metodologa aplicada en el proceso de capacitacin tuvo igual tratamientopara todos los talleres. Siendo el siguiente.Saludo y explicacin del taller por parte de los tcnicos de CCD.La facilitadora entrega a cada asistente el material que contiene todos los temastratados para facilitar el desenvolvimiento del taller.La facilitadora interviene explicando con claridad y con ejemplos prcticos eltema sealado a ser dictado de acuerdo a lo programado.

Se empieza a hacer preguntas para comprobar la comprensin del taller, y losasistentes hacen preguntas a la facilitadora que son contestados de una maneraclara.

Se hace una dinmica de grupo de acuerdo al tema tratado para luego analizary tomar nota de los aspectos positivos y negativos que se pudo detectar en laejecucin de la dinmica..

Despedida, se reparte un refrigerio.

A c c i ne x p e r im e n ta d a R e f l e x i n

A c c i n ae x p e r im e n ta r> > > > > > > > > >


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CAPITULO 1

Federacin Nacional de Cacaoteros del Ecuador FEDECADE.

La Federacin Nacional de Cacaoteros del Ecuador, domiciliada en la ciudad deGuayaquil, es una Federacin Gremial de Segundo Grado, de derecho privado,con personera jurdica segn Acuerdo Ministerial No. 0198 de fecha 06 demayo de 1981 emitido por el Ministerio de Agricultura y Ganadera, constituidapor agricultores productores de cacao de la repblica del Ecuador. En losEstatutos vigentes de FEDECADE se contempla entre sus objetivos Art. 3 literal(a) representar los intereses de los agricultores productores de cacao, ante elGobierno Nacional y dems entidades pblicas y privadas, en todo aquello quese relacione directa e indirectamente con la actividad econmica que genera laproduccin de cacao en el pas; as mismo, literal (u) intervenir en lacomercializacin del cacao, dentro y fuera del pas, procurando mejores precios,

por calidad, presentacin y cantidad, si es necesario exportando directamente.Las plantaciones de cacao de la FEDECADE actualmente se encuentrancertificadas con el sello Rainforest Alliance (RA), lo cual posibilita lacomercializacin asociativa de cacao certificado RA a los mercados externos.

Corporacin Esmeraldea para la Formacin y el Desarrollo Integral(CEFODI).La Corporacin Esmeraldea para la Formacin y el Desarrollo Integral(CEFODI), domiciliada en la ciudad, cantn y provincia de Esmeraldas; es unaCorporacin, de derecho privado, de finalidad social y sin fines de lucro; de las

reguladas por el Ttulo XXIX del Libro Primero del Cdigo Civil; cuenta conPersonera Jurdica otorgada mediante Acuerdo Ministerial No. 01345,expedido el 27 de mayo de 1999 por el Ministerio de Bienestar Social. Con fecha14 de octubre de 2005, el Ministerio de Bienestar Social Direccin Provincial deEsmeraldas, certifica que la organizacin actualmente se encuentra activa, elIng. Jhonny Saulo Villafuerte Holgun en calidad de Director Ejecutivo, ejerce laRepresentacin Legal, judicial y extrajudicial de la entidad

Comit Empresarial Aroma Amaznico CEAACEAA, fue legalmente constituida el 21 de Marzo de 2006 mediante escriturapblica debidamente registrada en la notara 1 del cantn Lago Agrio, ydomiciliado en el cantn Lago Agrio. CEAA se determina como un comitempresarial con derecho privado y con nimo de lucro cuya misin es: Velarporque los productores de cacao de la regin amaznica reciban un precio justopor su producto cacao mediante la comercializacin conjunta para venta directaa empresas procesadoras ubicadas en el mbito nacional como internacional. ElCEAA esta integrado por las asociaciones de productores legalmente


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constituidas, Dorado Amanecer del cantn Cascales, Lago Agrio del cantnLago Agrio, APROCASH y Lucha para el progreso del cantn Shushufindi.

El Consorcio Comercial Aroma Amaznico CCAA- es una instancia de

representacin organizativa empresarial que se crea para vincular nuevasorganizaciones de productores de cacao y caf socias del CEAA. Al CCAApertenece el CEAA, las asociaciones: 7 DE JULIO, PRIMAVERA ORIENTAL,APROCEL, AGRODUP, APROCCE, APROCAS, AGROECOCAF,Corporacin Ecuatoriana de Cafetaleros (CORECAF) y el gremio deproductores de cacao de la regin amaznica.

CAPITULO II

LA COMERCIALIZACION ASOCIATIVA

Ventajas de la comercializacin Asociativa.o Sostenibilidad.o Poder de Negociacin.o Representatividad.o Mejor comprensin de la intermediacin.o Economas de Escala.o Producir para el mercado.o Ingreso a nuevos nichos de mercado.o Ampliar la cobertura geogrfica de la comercializacin.

Conceptos y CondicionesElementos de la comercializacin asociativa.ProductoresMercado - Actores del mercado Empresa Comercializadora

CompradoresInfraestructura.Proveedores.Servicio de Apoyo

Alianzas Institucionales


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CAPITULO III

LA CONTABILIDAD EN LA COMERCIALIZACION

CONCEPTOLa Contabilidad es el registro de todas las transacciones que se realicen en elproceso de comercializacin, para al final poder obtener resultados exactos yconcisos e interpretarlos, los mismos que intervienen directamente en la tomade decisiones.

IMPORTANCIADentro del movimiento econmico y comercial, la Contabilidad es muyimportante pues nos permite determinar en nuestro caso si el ejercicio comercialejecutado ha sido o no positivo, y nos permite tomar decisiones en lorelacionado con la optimizacin de recursos, ser eficientes en el manejo delgastos ya que permitir aumentar las utilidades del ejercicio decomercializacin donde los nicos beneficiarios son los productores.

CAMPOS DE APLICACIN DE LA CONTABILIDADLa Contabilidad se aplica tanto en el sector pblico como privado, en empresas

grandes. Pequeas, medianas, desde un pequeo comerciante llevas susregistros de ingresos y egresos para determinar con claridad su perdida outilidad.Por ello decimos que la contabilidad tiene un papel importante en todaactividad, sea de produccin, comercio, bancaria, servicios, etc.

CAPITULO IV

DE LOS MIEMBROS EL EQUIPO COMERCIAL

Es importante que cada Asociacin o cooperativa cuente con un grupo depersonas encargadas de toda la operacin de comercializacin , si bien es ciertoque todos los beneficiarios directos de las actividades de comercializacin sonresponsables de obtener un resultado positivo o en el peor de los escenarios porfalta de trabajo en grupo, u otros factores externos puede presentarse resultados


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negativos, es necesario asignar responsabilidades directas a un grupo depersonas, por ello por experiencia de otras organizaciones que han tenido xitoen ejercicios pasados en comercializacin de cacao un nmero adecuado es detres personas, que formarn parte del denominado GRUPO DE

COMERCIALIZACION que son:o El Coordinador Comercialo El Bodeguero y Calificadoro El Auxiliar contable

Estas personas que sern nombradas por los socios de la cada organizacintendrn las siguientes funciones generales.

Velar por el cumplimiento de los objetivos y funciones del sistema decomercializacin en base a los compromisos adquiridos.

Organizar y coordinar eventos de capacitacin para el componente decomercializacin.

Son responsables directos de cumplir y hacer cumplir lo determinado en:o MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y

ADMINISTRATIVOS.o MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRASo REGLAMENTO DE LA CUENTA DE BANCOSo REGLAMENTO DE CAJA CHICA

Es importante que este equipo comercial trabaje en constante coordinacin yque en sus actividades diarias siempre sepan:

o Manejar la presino Entender a la genteo Desarrollar a las personaso Aprender a escucharo Manejar conflictos con inteligenciao Criticar de manera constructivao Establecer sancioneso Hacer buenos juicios

Los miembros del equipo de comercializacin han tenido un proceso decapacitacin y seguimiento por parte de la Direccin Financiera de CCD.

Es importante recalcar el trabajo en equipo que se ha desarrollado entrePRONORTE-CORECAF Y CCD en todas las actividades de capacitacionescomerciales, administrativas, Tributarias que ha mantenido este equipo con lanica finalidad de unificar criterios para dar mayor fortaleza al sistema de


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capacitacin en las organizaciones tales como Consorcio Comercial AromaAmaznico CCAA, PRODES en el Oriente y APROCA en Esmeraldas, lo queha permitido obtener resultados muy positivos hasta la presente fecha en loconcerniente al manejo de las herramientas contables y administrativas

obteniendo este equipo la capacidad de auto - administrar adecuadamente losfondos provenientes de la venta de producto y servicios y los fondos asignadospara la compra del cacao, Caf y otros.

RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DECOMERCIALIZACION

Coordinador de la Comercializacin de la organizacin

Funciones

o Buscar mercados de comercializacin, transacciones comerciales y serel responsable directo y permanente de la red de comercializacin decacao en conjunta con el Gerente Comercial del CCAA.

o Coordinar las actividades con el equipo de comercializacin

o Firmar los cheques para la realizacin de pagos a proveedores con lafirma conjunta del Presidente de la organizacin.

o Velar por el cumplimiento efectivo del manual de procedimientoscontables.

o Ser responsable directo del correcto manejo del dinero decomercializacin.

o Supervisar todo lo relacionado con el acopio, mantenimiento delproducto, la calidad del producto que ser entregado a nuestros clientes.

o Ser el responsable de optimizar los gastos de transporte, M.O. gastosadministrativos buscando diferentes alternativas que permita disminuirlos costos y por consiguiente aumentar la utilidad.

o Y de todo lo relacionado con la direccin y administracin de lacomercializacin.


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Calificador Local y Bodeguero

Cargo: Supervisor de calidad y Custodio del producto

FuncionesEsta persona es la responsable directa de la coordinacin del proceso de lacompra y venta de cacao bajo el cumplimiento de lo establecido en losdiferentes manuales de procesos y bajo las resoluciones del Gerente Comercialdel CCAA en conjunto con el coordinador de comercializacin de laorganizacin , esta persona tiene que tener como principio el atraer clientespara la Asociacin , es el responsable de la negociacin en donde tanto elproductor como la Asociacin tiene que salir ganando con un precio justo,donde el productor sepa que su trabajo al fin ha sido reconocido.

Adicional sus funciones sern:

o Calificacin de cacao y definicin de precios.

o Emisin del comprobante de compra (Ticket) y egreso de Bodega.

o Responsable del manejo del KARDEX de la bodega

o Custodio principal del producto, mientras este en las instalaciones de laAsociacin.

o Seguimiento y evaluacin de los ejercicios de comercializacin en

conjunto con la auxiliar contable..o Cumplimiento de los lineamientos del sistema de comercializacin.

o Mantenimiento del centro de acopio

o Arreglo de la bodega

o Supervisin de cargadores y transportistas.

o Cuidado de la infraestructura

o El calificador y Bodeguero vigilara todo el proceso de compra el mismoque se demuestra a continuacin:


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FLUJO DE PROCESO PARA COMPRAS EN CENTRO DE ACOPIO

Vendedor

Centro de Acopio

Sistema Comercial

Pesaje

Calificacin

de Calidad

Descuento en

peso

Nota de

Compra

Firmas

Pago al Vendedor

Lotes de

ProcesoInventarios


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Administrador contador:

Cargo: Coordinador del Componente Econmico Financiero

Funciones

El auxiliar contable tendr las siguientes funciones:

o El Profesional ser responsable de tener al da los registro contables,libros de bancos, cuenta de clientes, y todos los dems registroscontables.

o El responsable de la contabilidad del ejercicio de comercializacin seruna persona de preferencia con conocimientos bsicos de contabilidad.

o Responsable de cumplir y hacer cumplir todos los proceso que sealanlos Manuales de Compras, Bancos, Caja y el Manual de Procedimientoscontables y administrativos General.

o Preparacin de los auxiliares tanto de compras, ventas, caja general, cajachica, bancos para emitir informes a la persona responsable de lacontabilidad del CCAA.

o Debe tener conocimientos financieros, contables, y fiscales; para lo cuales necesario:

o Mantener la informacin actualizada para el cumplimiento de lasobligaciones tributarias, generadas a partir de la obtencin del

RUC:o Actualizaciones del registro nico de contribuyentes (RUC)o Retenciones y pago de las impuesto en la fuenteo Retenciones y pago del impuesto al valor agregado (IVA)o Declaraciones y pago del impuesto a la rentao Anexos transaccionales SRI.

Tomando en consideracin todo lo mencionado en los talleres de capacitacin,las organizaciones han nombrado como sus representantes para el presenteejercicio comercial a las siguientes personas:

ADMINISTRADORA DE GRUPO FEDECADE1 Contadora Ing. Rosa Paucar2 Coordinador Zona Ing. Danilo Pluas


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ORGANIZACION 3 DE OCTUBRE3 Gerente Sr. Justo Paucar4 Bodeguero-Calificador Sr.Alfonso Irygoyen5 Auxiliar Contable Sra Magaly

ORGANIZACION NUEVA UNION CAMPESINA6 Gerente Sr. Luis Quezada7 Bodeguero-Calificador- Sr Juan Asanza8 Auxiliar Contable Sra Yadira Quezada

ORGANIZACION LA FLORIDA9 Gerente Sr. Pompilio Valarezo10 Bodeguero-Calificador Sr. Florencio Sancho11 Auxiliar Contable Sra Nidia Uyaguari

ORGANIZACION CAMACHO12 Gerente Sr. Celio Cabrera13 Bodeguero-Calificador Sr Edimson Zambrano14 Auxiliar Contable Sr Edimson Zambrano

ORGANIZACION EL PROGRESO15 Gerente Sr. Angel Torres16 Bodeguero-Calificador Sr Daniel Pacheco-Julio Barrera17 Auxiliar Contable Srta Jessica Orellana

ORGANIZACION ROSALINO ORTEGA

18 Gerente Sr. Amable Orellana19 Bodeguero Eleuterio Ortega20 Calificador-Auxiliar Contable Sra Crmen Calderon

ADMINISTRADORA DE GRUPO AROMA AMAZONICO1 Contadora Ing. Rosa Paucar2 Coordinador Zona Ing. Danilo Pluas

ORGANIZACION 3 DE OCTUBRE3 Gerente Sr. Justo Paucar4 Bodeguero-Calificador Sr.Alfonso Irygoyen5 Auxiliar Contable Sra Magaly

ORGANIZACION NUEVA UNION CAMPESINA6 Gerente Sr. Luis Quezada7 Bodeguero-Calificador- Sr Juan Asanza8 Auxiliar Contable Sra Yadira Quezada


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ORGANIZACION LA FLORIDA9 Gerente Sr. Pompilio Valarezo10 Bodeguero-Calificador Sr. Florencio Sancho11 Auxiliar Contable Sra Nidia Uyaguari

ORGANIZACION CAMACHO12 Gerente Sr. Celio Cabrera13 Bodeguero-Calificador Sr Edimson Zambrano14 Auxiliar Contable Sr Edimson Zambrano

ORGANIZACION EL PROGRESO15 Gerente Sr. Angel Torres

16 Bodeguero-Calificador Sr Daniel Pacheco-Julio Barrera17 Auxiliar Contable Srta Jessica Orellana

ADMINISTRADORA DE GRUPO CEFODI1 Directora Ejecutiva Grace Bajaran Tello2 Contadora Vernica Vilela3 Comprador-Bodeguero-Calificador Francisco Pearrieta

ADMINISTRADORA DE GRUPO UCOCS1 Presidente Oswaldo Castillo2 Contadora Irene Heredia

3 Comprador-Calificador Sr. Eduardo Tuarz

ADMINISTRADORA DE GRUPO AROMA AMAZONICO1 Gerente Comercial Ing. Nestor Nio2 Contador Sr. Jimmy Rios3 Auxiliar Contable Srta Marcela Velasco4 Comprador-Calificador Francisco Vicua


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CAPITULO V

REGISTROS CONTABLES A UTILIZAR EN LACOMERCIALIZACIN DE CACAO

El propsito de brindar asesoramiento en el manejo de los registros contablesdetallados a continuacin ha sido que se cumpla con uno de las normas decertificacin Rainforest Alliance que es la TRAZABILIDAD, como tambin elregistrar todas las transacciones comerciales del da a da en la comercializacinasociativa para al final del ejercicio poder determinar claramente los resultadosobtenidos y tomar como base los mismos para la toma de decisionesimportantes.

En este proceso de sociabilizacion y manejo de los registros contables haexistido una variacin en la utilizacin de algunos registros en organizacionescomo FEDECADE y CCAA que han buscado consolidar la informacin contabledisminuyendo el nmero de los mismos, sin embargo se deja constancia del usoe importancia de cada uno de los formatos contables a utilizarse en un procesocomercial.

EN LAS COMPRAS

o Comprobantes de compra ..o Liquidaciones de Compras y Servicioso Hoja de control de loteo Tarjeta de identificacin de loteo Ingreso a bodega de Productos Terminados.o Krdex de inventario.


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COMPROBANTE DE COMPRADocumento hacer manejado por el responsable de compra

ORGANIZACIONCOMPROBANTE DE COMPRA N: 0001Fecha:Nombre del productor:Asociacin:Socio: Si No Cdigo NTIPO DE CERTIFICACINNinguna Rainforest M. Justo Orgnico Otros

Tipo de producto QQ PrecioQQ

Peso brutolibras

Dsto MERMASLibras

PesoNeto lbs

Precioporlbs

TotalUS.$

TotalAbonoSaldo

Entregue conformeProductor

Recib conformeResponsable Centro de Acopio

CI N CI N

Original: Productor|1 copia: Organizacin.|2 Copia: archivo Bodega Org.|3.-Copia CCAA

LIQUIDACIN DE COMPRAS Y/O SERVICIOS

Documento hacer manejado exclusivamente por el auxiliar contable

La Liquidacin de compras de cacao se origina el momento en que laCooperativa realiza una compra de Cacao a todos los productores que por sucondicin social o econmica no posee un RUC, en esos casos la Asociacin ocooperativa deber emitir una liquidacin de compras, donde la original es paraarchivo contable y la copia para el productor.

En la Liquidacin de compras se registra el Ncleo del vendedor (cooperativa o

asociacin a la que pertenece el vendedor), fecha, nombre del vendedor y si essocio o no.

En el cuadro se registra la clase de cacao, peso bruto (libras). Tara (libras),descuento por humedad, peso neto a pagar (libras), precio de la libra y el total apagar.


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En la parte final anotaremos el total a recibir, la forma de pago (efectivo ocheque) y las firmas de responsabilidad.Elaborado (firma de la persona que realiza la liquidacin)Aprobado (firma del Presidente de la Cooperativa)

Recib Conforme (firma de la persona que recibe el dinero en efectivo ocheque)

IMPORTANTESegn el artculo 54 de la Ley de Rgimen Tributario Interno, los productosagrcolas (Cacao-Caf) tienen tarifa 0% de IVA y el proceso para limpiarlo ydejarlo listo para la exportacin no se considera proceso. Segn el articulo 9,inciso noveno de la Ley de Rgimen Tributario Interno y articulo 16 delReglamento, son ingresos exentos de Impuestos a la Renta los Ingresospercibidos por comunas, pueblos indgenas, cooperativas, uniones, federacionesy confederaciones de cooperativas y dems asociaciones de campesinos y

pequeos agricultores, legalmente reconocidas, en la parte que no seandistribuidos.

FORMATO LIQUIDACION DE COMPRAS/SERVICIOS

ORGANIZACION..

Fecha: N 0001Nombre del productor:Asociado Si No Cdigo NTIPO DE CERTIFICACINNinguna Rainforest M. Justo Orgnico Otros

Tipo de producto/Servicio Latas Preciolata

Peso brutolibras

DstoLibras

Peso Netolbs

Precioporlbs

TotalUS.$

TotalAbonoSaldo

Entregue conforme

Productor/Proveedor

RESPONSA CALIDADAprobado por:

Coord Comercial

RESPON DINEROCancelado por:

Contador AsociacinCI N CI N C.I.N

Original: Productor.1 Copia: Contabilidad Org.2 Copia CCAA


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Documento hacer manejado por el responsable de bodega

HOJA DE CONTROL DE LOTE N:C e r t i f i c a c i nConvencional Origen Transicin

orgnicaOrgnico Rainforest

AllianceComercio

Justo

Fecha: 14/05/06 # de LoteTipo de Producto Baba# de Nota de

Compra

Peso neto en Libras Valor USD

TOTALES Lb. USDFecha Peso

Peso inicial procesoPeso final de fermentadoPeso final de secado

.Encargado de Procesos

Se debe elaborar la tarjeta identificacin de control en los lotes del producto en

fsico, con iguales datos de: NUMERO, tipo de producto, fecha de ingreso ypesos.



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TARJETA DE IDENTIFICACION DE CONTROL DE LOTE.

Tipo de Producto *

# DE LOTE

(1) Fecha

(2)

001

TIPO DE PRODUCTO (3)PESO EN LBS AL INICIO DE SECADO (4) lb.

PESO AL FINAL DEL SECADO (5) lb.

FECHA DE TRANSFERENCIA A

PRODUCTO TERMINADO

(6)

* Puede ser: Rainforest, Orgnico, Comercio Justo, Origen Convencional

o Deber anotarse en esta casilla la fecha en que ingresaron a proceso todas lascompras realizadas del producto correspondiente, las que deben guardarcorrespondencia con las fechas de los comprobantes de compra queconformarn el lote.

o En esta casilla deber anotarse con marcador grueso en nmero del Controlde lote correspondiente.

o En esta casilla deber registrarse el tipo de producto ingresado (que porestado de proceso corresponda) y deber ser el mismo que el registrado enel control de lote respectivo.

o En esta casilla deber registrarse el peso total inicial del lote segn sedetermine en el control de lote correspondiente.

o En esta casilla deber registrarse el valor que resultare del proceso final depesaje, realizado cuando se considere que el lote a cumplido con el su ciclode secado, este mismo dato deber registrarse en el control de loterespectivo.

o En esta casilla deber registrarse la fecha en la que el lote correspondientetermin proceso de secado, esta misma fecha deber ser registrada en elcontrol de lote correspondiente


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FORMATO KARDEX


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INSTRUCCIONES GENERALES PARA EL REGISTRO DEKARDEX.

Las fechas debern registrarse con nmeros, correspondientes a da, mes y aorespectivamente, guardando siempre este mismo orden.

o Los ingresos y egresos registrados debern guardar el correspondienteorden cronolgico.

o Cuando se contabilice un egreso, este deber registrarse a la altura de la filasiguiente al ltimo ingreso anotado, y el siguiente ingreso se lo registrar enla lnea siguiente a la utilizada por el egreso, dejando en blanco las casillasno utilizadas, de tal manera que se pueda transferir correctamente el dato(de ingreso o egreso) a la columna de saldos finales.

(1) En esta casilla deber registrarse el tipo de producto que se quieracontrolar, es decir, se debe abrir una tarjeta para producto, segnla clasificacin con la que se quiera trabajar.

(2) En esta casilla se deber registrar las fechas en que se realicen losingresos de productos, guardando un estricto orden cronolgico.

(3) En esta casilla de deber registrar el o los nmeros de los lotes deproceso que hayan sido utilizados para conformar la cantidad deproducto ingresada.

(4) En esta casilla se registrar la cantidad de producto (en lbs) que decmo resultante del pesaje, despus del proceso de fermentado y

secado.(5) En esta casilla deber registrarse el precio unitario por libra del

producto ingresado, este valor ser el resultante de dividir el costototal del lote para el nmero de libras ingresadas del respectivolote a producto terminado.

(6) En esta casilla debe registrarse el valor resultante de multiplicar elpeso unitario por el costo unitario.

(7) En esta casilla se deber registrar las fechas en que se realicen losegresos de productos, guardando un estricto orden cronolgico.

(8) En esta casilla deber registrarse el nmero del correspondienteEgreso de Bodega.

(9) En esta casilla deber registrarse el nmero de la correspondientefactura de venta.

(10) En esta casilla deber registrarse el peso en libras del materialegresado el que deber ser el mismo que el consignado en el


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Correspondiente Egreso de Bodega y de la respectiva Factura deventa.

(11) En esta casilla deber registrarse el Valor al que se registrar elproducto egresado de acuerdo al sistema de valoracin de

inventarios determinado por la organizacin.(12) En esta casilla deber registrarse el resultado de multiplicar la

cantidad de producto egresado por los valores unitarioscorrespondientes de acuerdo al sistema de valoracindeterminado.

(13) En esta casilla se registrar el resultado de, sumar o restar al saldoen libras, la ltima transaccin realizada.

(14) En esta casilla se registrar el resultado de, sumar o restar al saldoen Dlares, la ltima transaccin realizada.


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EN LAS VENTAS

1. Contratos Comerciales2. Comprobante de egreso de Bodega

3. Kardex de inventario4. Factura Comercial5. Guas de Remisin6. Doctos de liquidacin de la venta.

EGRESO DE BODEGA


COMPROBANTE DE EGRESO DE BODEGA No. OO1

ORGANIZACION

Dia Mes AoTipo de producto # SACOS Numeracin de

sacosPesoenQQ

PrecioporQQ

TotalDesde hasta

20 1 20 30 90 27000

Total 0

Observaciones:

Autorizado por: Entregu Conforme Recib conforme

Dirigente asociacin Bodeguero/Calificador Nombre:..............................C.I.: ........................................

Original Cliente1 copia para contabilidad.

1 copia para el archivo de bodega.

1 copia

ASPECTOS GENERALES.1. Este documento deber elaborarse en el centro de acopio de la

Asociacin.2. Este documento debern utilizarse para cualquier venta de producto.


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3. Los egresos de bodega debern ser llenados en todas sus casillas, demanera clara y sin borrones, en el caso de un error, el documento deberser anulado, NO debe destruirse ningn egreso de bodega.

4. Los documentos debern utilizarse en la secuencia numrica que esta

impresa en los libretines.5. El documento debe ser llenado con tinta, (no utilizar con lpiz).6. El documento debe ser llenado por el Responsable de la Bodega de la

Asociacin.

FACTURAS COMERCIALES

Estos comprobantes se originan en el momento de la venta a nuestros clientesya sean internos o externos, donde se reflejar todos los datos del producto,cantidad, tipo de cacao, precio. Y es de uso exclusivo del auxiliar contable.

ORGANIZACION.Direccin - Telfono

FACTURA 0001-001N: 000123

Fecha:Nombre del clienteDireccin: Telfono

N de gua de remisin

Descripcin

Cantidad Precio

unitario

Total

U.S.$

Sub TotalDescuentoIVA 0%IVA 12%Valor Total

Autorizado por:RepresentanteAsociacin

Registrado por:Auxiliar Contable

Recibido por:Cliente:

Original para cliente1 copia para contabilidad Asociacin1 copia para el rea de bodega..


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GUIAS DE REMISION

Registro de uso exclusivo del BodegueroDireccin - Telfono

GUIA DE REMISIN

Fecha de iniciacin del traslado: Comprobante de ventaFecha de terminacin del traslado: Fecha de emisin:Motivo del trasladoVentaTraslado entre establecimientos de una misma empresa

CompraTransformacinTraslado por emisor itinerante de comprobante de venta

Consignacin DevolucinFecha de emisin:Punto de partida:Destinatario:Razn Social:RUC/CI:

Punto de llegada:

Identificacin de la persona encargada del transporteRazn Social:RUC/CI:

BIENES TRANSPORTADOS

DescripcinCantidad Unidad

Original para Transportista1 copia para contabilidad Asociacin


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OTROS REGISTROS CONTABLES

COMPROBANTES DE INGRESO

Los ingresos se originan por la venta de cacao tanto en el centro de acopio comofuera de l, para el registro de los prstamos de capital para la comercializacin,y por otros ingresos ocasionales alquiler de secadoras o tendales.

Asociacin de Produccin y Comercializacin de Cacao

Gran CacaoCOMPROBANTE DE INGRESO N:..

Recib de: Por $_________

Fecha:.

Banco:.Cta. Cte #..........CH./

HABERDEBECUENTASCODIGO

CONTABILIZACION

Recibi Conforme:

Firma:

C.I.:#

Aprobado Por:Revisado Por:Elaborado por:

TOTALCONCEPTO


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COMPROBANTES DE EGRESOS

Los egresos se originan por pagos realizados por compra de cacao, pagos gastosoperacionales (Transporte, compra sacos, insumos, etc.), pago gastosadministrativos (sueldo personal, pago, luz, agua, telfono, etc.)

Asociacion de Produccion y Comercializacion de Cacao

Gran Cacao

COMPROBANTE DE EGRESO N:

A favor de: Por $_________

Fecha:.

Banco:.Cta. Cte #..........CH./

HABERDEBECUENTASCODIGO

CONTABILIZACION

Recibi Conforme:

Firma:

C.I.:#

Aprobado Por:Revisado Por:Elaborado por:

TotalConcepto


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AUXILIARES CONTABLES

Libro de Caja General

Auxiliar de Caja GeneralCooperativa:Mes:

SaldoEgresoIngresoDescripcinFecha

Libro de caja chica

Auxiliar de Caja ChicaCooperativa:Mes:



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Libro de bancos

Auxiliar de BancosCooperativa:

Mes:


CAPITULO VI

DESARROLLO DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOSCONTABLES Y ADMINISTRATIVOS

Para el desarrollo de estos Manuales se cont con la participacin directa dePRONORTE y de los dirigentes de las organizaciones dando lectura a losdocumentos base y realizando los cambios de acuerdo a las necesidades de cadauna de ellas.

Los Manuales de procedimientos contables y Administrativos, Manual demanejo de Caja, de Bancos, de Caja Chica, De inventarios han sidosociabilizados y manejados en las organizaciones de APROCA, FEDECADE,LAS NAVES grupos que ya se han concluido la capacitacin, en Aprocane, SanCarlos y CCAA estamos en proceso de concluir con los mismo.


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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y ADMINISTRATIVOSPARA EL EJERCICIO 2006-2007 DE LA ORGANIZACION

APROBADO EN ASAMBLEA DEL DE L 2006

Capitulo 1.- GeneralidadesEl presente Reglamento deber ser respetado por todos los SOCIOS yASOCIACIONES ADSCRITAS AL . que comercializan su Cacao. Sucumplimiento es obligatorio, como condicin para poner en marcha losprocesos de comercializacin asociativa.

REGISTRO DE INFORMACIN Las Asociaciones se comprometen a llevar los registros contables,

inventarios, etc. que sean dispuestos por la organizacin..

Las Asociaciones debern designar a las personas responsables delregistro de la informacin.

El registro contable ser llevado por cada Asociacinindependientemente y de acuerdo al proceso contable definido por., este proceso ser auditado continuamente por el contadorgeneral y este a su vez ser controlado por el Presidente o Gerente del LaOrganizacin.

REPORTES El auxiliar contable de cada organizacin deber presentar sus reportes

Contables-financieros en el tiempo acordado con el jefe inmediato. Los reportes deben ser consistentes, esto es que la informacin contable

con los registros de volmenes en compras, ventas, secado, etc. seacoherente y cuadre adecuadamente.

PERSONAL El personal que participe en la campaa comercial debe ser elegido por

cada Asociacin de acuerdo a sus prioridades y perfil profesional dadopor... Se realizarn evaluaciones mensuales del personal y la eficiencia en sus

funciones. En caso de incumplimiento del contrato, la Asociacin o La

Organizacin, dispondrn la remocin del cargo.


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ADMINISTRACIN Cada Asociacin ser responsable del manejo de los recursos asignados,

para lo cual el Presidente o Gerente General de la Asociacin ser elnico responsable de los fondos asignados.

Para la realizacin de un nuevo anticipo deber previamente serliquidado el anticipo anterior con su respectiva documentacin. En casode no realizarse de esta forma no se realizarn nuevos anticipos.

CAPTULO 2: De la cuenta para el manejo del Fondo deComercializacinArt. 1- Apertura de la cuenta Bancos para el Sistema ComercialLa apertura de las cuentas corrientes o de ahorros del Sistema Comercial de lasAsociaciones adscritas al La Organizacin se efectuara segn consta en susestatutos o reglamentos internos, en caso de no existir ninguna de las dosmandatos esta cuenta ser aperturada por el presidente o tesorero de la

Asociacin quienes actuarn como una de las firmas autorizadas para el retirode fondos, adicionalmente sern firmas conjuntas.

Art 2.- Recursos para su constitucin e incrementoLos recursos para constituir la Cuenta Caja -Bancos del Sistema Comercialrepresentaran el capital disponible inicial asignado por El Consorcio AromaAmaznico, Esta cuenta podr tener incremento en su saldo por ingresosprovenientes del flujo comercial del Sistema, aportes de los socios, donaciones uotros recursos provenientes lcitamente.Las recaudaciones por venta de Cacao-Caf o por cualquier otro ingresorelacionado al sistema comercial, stos obligatoriamente deben ser depositadas

en su totalidad en la cuenta bancaria del sistema.

Art. 3.- Utilizacin del Fondo

a. Los fondos existentes en las cuentas Bancos del Sistema Comercial tendrncomo uso EXCLUSIVO el movimiento de negocio del Sistema Comercial delas Asociaciones.

b. El proceso de retiro de fondos de la cuenta bancos podr realizarse por lossiguientes motivos:

o Reposicin de los diferentes fondos de compras, previa liquidacin,

presentada de acuerdo a las normativas correspondientes a cada uno deellos, para el caso de las Asociaciones.

o Pago a proveedores por la compra de bienes y servicios, de lasAsociaciones.

c. En ningn caso se utilizarn o se transferirn estos fondos a otrasactividades sin aprobacin directa del Presidente y Gerente de la Asociacin.


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Art. 4.- Funcionarios Responsables de su manejo y custodiaLa persona encargada de la custodia de la chequera ser el/la Auxiliar contablede la Asociacin, o en su ausencia temporal, la segunda firma conjunta de lacuenta corriente.

Los estados de cuenta mensuales debern ser presentados al contador/a yauxiliar contable para el registro de todas las transacciones realizadas y surespectiva conciliacin bancaria.

La responsabilidad del manejo global de los fondos ser del Presidente yGerente/Tesorero de las Asociaciones y del Gerente General del LaOrganizacin, quienes sern responsables de controlar el flujo correcto derecursos nicamente para actividades relacionadas con la comercializacin,cualquier inconveniente surgido y que tenga relacin a la utilizacin y controlde recursos, deber ser reportado a la Directiva de la Asociacin.

Art 5.- Cuanta y conceptos de los desembolsosLas solicitudes de dinero no podrn exceder los montos aprobados para elfuncionamiento del fondo de Compras de Cacao-Caf del Sistema Comercial.

Art. 6.- Control de la CuentaPara asegurar el uso idneo de los recursos de la cuenta Bancos, los Auxiliarescontables y el Contador deber realizar y enviar a su jefe inmediato, losinformes peridicos de los ingresos y egresos registrados en la cuenta delSistema Comercial. De dicha diligencia se dejara constancia por escrito de lasnovedades que se presenten, especialmente aquellas que afecten el giro

comercial del negocio, lo que servir de base para la toma de decisionescorrectivas por parte de la autoridad competente segn el reglamento internode la Organizacin.


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CAPITULO 3:

DEL FUNCIONAMIENTO DE LAS ASOCIACIONES

DE LAS SOLICITUDES, ENTREGAS Y REPOSICION DEL FONDO DECOMERCIALIZACION

Art. 7.- Un mes antes de la campaa, las Asociaciones presentarn a LaOrganizacin una solicitud de capital de trabajo (fondo rotativo) a la que seadjuntar la informacin que se detalla a continuacin:

a) Un estimado de la cosecha por asociacin o el CUPO que la Asociacin secomprometa a cumplir en el periodo de la cosecha, la misma que va a sercomercializada con el La Organizacin, distribuido entre todos los meses decosecha y desglosado por cada semana (toda la campaa).

b) La solicitud debidamente firmada segn formato. que representa a unConvenio de Corresponsabilidad para el Manejo del capital de trabajo(fondo rotativo) para cada uno de las Asociaciones, en el que se estipularnlas siguientes condiciones:

o Monto y condiciones de devolucin del capital de trabajo o fondorotativo (capital de trabajo y costos operativos) al que podra hacerseacreedora la Asociacin, el mismo que ser en volmenes de Cacao-Caf en apego al presente Reglamento y a sus respectivas Normas deCalidad.

o Las dems que son obligatorias dentro de un instrumento legal deesta naturaleza.


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CAPITULO 4

DE LAS COMPRAS

Art. 8.- Documentos y Registros.

Es responsabilidad de los encargados de los centros de acopio de lasAsociaciones, el conocer y aplicar correctamente toda la documentacinnecesaria para registrar las compras, aplicacin de procesos y transferencia delproducto, siendo la documentacin mnima requerida la siguiente:

a. Comprobantes de compra.b. Liquidaciones de Compras y Serviciosc. Hojas de control de lotes de procesod. Krdex de inventario.e. Comprobante de egreso de bodega.

El pago ser realizado de acuerdo al Comprobante de compra, detallado porproducto, elaborado por el responsable de bodega.

De existir egresos no justificados bajo documentos de respaldo (Comprobantesde Compra), no se aprobar el pago de estos valores quedando bajo

responsabilidad de los responsables del centro de acopio.Los cheques por reposicin de fondos debern ser girados por el encargado deluso y control de los recursos nicamente.

La Organizacin podr rechazar un lote de producto si este no guarda lascondiciones de calidad determinadas, y este producto quedar por cuenta de laAsociacin, quienes podrn venderlo en el mercado abierto para recuperar suvalor.

a. La Organizacin recibir Cacao-Caf que cumpla con lascondiciones establecidas en el manual de calidad.

b. No se recibir de los centros de acopio, productos en mal estado.

Art. 9.- Precio y formas de pago.a. Cualquier problema o prdida causados por la no observacin de los

precios oficiales de compra asignados por el Administrador de Grupo uorganizacin, sern de responsabilidad directa de los encargados delmanejo de los recursos de cada Asociacin.


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Art 10.- Despacho y Transporte al centro de acopio principal.El transporte del Cacao-Caf entre los centros de acopio de las Asociaciones yel centro de acopio principal o prestador de servicios FOB ser responsabilidadde cada Asociacin, as como cualquier gasto derivado del mismo, con la

corresponsabilidad en que tanto los socios de los Asociaciones como los quetrabajan en el Organizacin coordinadora del proceso comercial negocien elcosto del transporte en buenas condiciones , y cuyo gasto se cargar a la cuentade los costos asumidos por el sistema comercial del Cacao-Caf y no por ningnsubsidio.

El registro a utilizar para este efecto es el Comprobante de egreso de bodega. yel Kardex

CAPITULO 5

DE LAS VENTAS Y DESPACHOS

Art. 11 Documentos y RegistrosEs responsabilidad de la organizacin que hace de Administrador de Grupo, elconocer y monitorear la aplicacin correcta de toda la documentacin necesariapara realizar la gestin del proceso de ventas, siendo la documentacin mnimarequerida la siguiente:

a) Contratos Comercialesb) Comprobante de egreso de Bodegac) Kardex Verd) Factura Comerciale) Gua de Remisinf) Gua de carga de caming) Doctos de liquidacin de la venta.

Art. 12.- Precios y Formas de CobroLos precios, cantidad, frecuencias y formas de pago estarn establecidos en losacuerdos y contratos comerciales que se firmarn con los clientes en lo posibleal inicio de la campaa.

La revisin y aprobacin de los contratos de venta sern de responsabilidad delCoordinador de Comercializacin, con la previa autorizacin del GerenteGeneral o Presidente de la Organizacin que hace las funciones delAdministrado de grupo.


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CAPITULO 6

DISPOSICIONES GENERALES

Art. 14.- Al final de la campaa la organizacin, deber elaborar y presentar unbalance general de la campaa de cosecha de Cacao-Caf, estipulandovolmenes comprados, procesados y comercializados, tanto de Cacao-Caf alDirectorio de la organizacin.

Art. 15.- Responsabilidades.- El cumplimiento del presente Reglamento es deresponsabilidad directa del Equipo Comercial tanto del Administrador degrupo como de las Asociaciones y su personal asignado a la comercializacin.,En el caso de desacuerdos en su aplicacin el Gerente General o el Presidente dela asociacin ser la instancia resolutiva.

Art. 16.- Control del Fondo. Para asegurar el uso idneo de los recursos de losFondos de Compras":

a. El Coordinador de Comercializacin dispondr a la Contador/a, realizararqueos peridicos y sorpresivos de los valores entregados, y confirmar elcumplimiento de este manual por parte del equipo de comercializacin. Dedicha diligencia se dejaran constancia por escrito todas las novedades,especialmente aquellas que vayan en contra del espritu del fondo lo queservirn de base para la toma de decisiones correctivas por parte de laautoridad competente segn el reglamento interno de la Organizacin;

b. Paralelamente la unidad de contabilidad deber hacer observacionesrespecto a la idoneidad en el llenado de los documentos de compra,adicionalmente deber observar si la solicitud de reposicin del fondo hasido correctamente llenada y justificada.

c. En caso de que el Contador encontrase anomalas en el uso del Fondo deCompras, estas debern ser reportadas directa e inmediatamente alDirectorio de la Organizacin.

Art. 17.- De las Controversias. El Gerente o presidente de las organizacionesfacilitar toda ayuda para solventar las controversias que puedan presentarsepara lograr una adecuada y correcta utilizacin del fondo de Compras.


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CAPITULO 7

DISPOSICIONES TRANSITORIASArt 18.- El presente Reglamento podr ser reformado en cualquier tiempo, poriniciativa del Directorio de la Organizacin en pleno o a peticin escrita alDirectorio por parte de los Representantes de las Asociaciones que forman partedel Sistema Comercial.

NOTAS IMPORTANTES: Segn el artculo 54 de la Ley de Rgimen Tributario Interno, los

productos agrcolas (Cacao-Caf) tienen tarifa 0% de IVA y el proceso paralimpiarlo y dejarlo listo para la exportacin no se considera proceso.Segn el articulo 9, inciso noveno de la Ley de Rgimen Tributario Internoy articulo 16 del Reglamento, son ingresos exentos de Impuestos a la Rentalos Ingresos percibidos por comunas, pueblos indgenas, cooperativas,uniones, federaciones y confederaciones de cooperativas y demsasociaciones de campesinos y pequeos agricultores, legalmentereconocidas, en la parte que no sean distribuidos.

Se deber elaborar un Instructivo especial para actuar en casos deemergencia. All se debern colocar algunas observaciones para cuando se

presenten casos de fuerza mayor (falta de energa, agua, operarios,equipos y herramientas, transporte, etc.) y se hayan acumulado productosen proceso (por ejemplo, Cacao-Caf fermentado en el centro de acopio; enese caso se debera tender todo el Cacao-Caf en el tendal, evitando que sesobre fermente). De igual modo, cuando llega un lote de Cacao-Caf queha sido retenido en el camin por cualquier razn, el responsable decalidad debe separar ese lote.

El presente reglamento fue analizado, discutido y aprobado en la sesindel Directorio efectuada el da xx mes xx ao xx entra en vigencia a partirdel xxx fecha en la cual conoci y aprob la Asamblea General legalmente

constituida.

NombreGerente-Presidente Org.

NombreSecretario


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MANUAL DE CONTROL DE INVENTARIOS

IntroduccinEl presente Manual de Procedimientos de Inventarios presenta loslineamientos generales para garantizar seguridad en el manejo y registro deinventarios de materia prima y producto terminado, generando confianza, atravs de procedimientos giles que demuestren transparencia en el uso yregistro de los recursos captados.

Objetivosa. Entregar al personal operativo del Sistema Comercial, un documento

global de los procesos de registro de inventarios;

b. Normar los procedimientos de forma tal que la actividad de registro deinventarios sea eficiente y transparentec. Generar informacin suficiente para el proceso de contabilidad

Normas Generales

a. Toda transaccin realizada deber estar debidamente registrada en loscomprobantes creados para el efecto.

b. Las instalaciones del Sistema Comercial debern procesarexclusivamente los productos adquiridos por el mismo sistema

c. Cualquier procesamiento de productos externos a los inventarios propiosdel Sistema Comercial, deber contar con aprobacin de Directorio ydeber registrarse nicamente el valor de ingreso por concepto deprocesamiento.

d. El Encargado de procesamiento, ser el responsable del control fsico yde registro hasta producto terminado. Cualquier ingreso o egreso deproductos al rea de procesos deber estar debidamente respaldado.

Uso del reglamento de Inventariosa. Conocer este Reglamento forma parte de los deberes y responsabilidades

de todo el personal que interviene en el proceso de manipulacin ycontrol de inventarios. Su desconocimiento no los liberade las sancionesque se pueden imponer por su inobservancia;

b. Cumplir las disposiciones legales vigentes en este reglamento, esobligacin en todos los socios y personal involucrado en esta actividad.


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Actividades del Encargado de Procesos

Formacin del Lote de Proceso

a. Se recibe el producto bajo pesaje, constatando su peso contra el

registrado en la nota de comprab. Todos los productos del mismo tipo adquiridos en el da, formarn parte

del lote de proceso, el cual estar ubicado en el lugar mas apropiadosegn criterio del encargado de procesos.

c. A medida que se adquiere el producto por tipo, se registrara su nota decompra, peso y valor pagado en la hoja de Control de Lote de Proceso(Ver Anexo 1 adjunto). Todas las casillas debern estar correctamentellenadas en base a los datos comprobados de la nota de compra.

d. Una vez concluido el da de compras, el encargado de procesos cerrarala hoja de control de lote elaborando adicionalmente la tarjeta de

identificacin de lote (Ver anexo 2) que ser colocada en el lote fsicoasignado para el producto (tendal).

e. La tarjeta de identificacin de lote y la hoja de control de lote deberntener el mismo nmero. Este proceso busca el relacionar lo fsico con locontable.

Etapas de Proceso.

Secado

a. El producto recibido, pesado y colocado su tarjeta de identificacin, ser

sometido a los procesos de secado y limpieza segn las recomendacionestcnicas respectivas hasta que alcance el nivel de humedadcorrespondiente y pase a la siguiente etapa de proceso

b. Una vez que se considera que el producto esta listo para la siguienteetapa de proceso, el encargado deber registrar el peso final en la hoja decontrol de lote y la tarjeta de identificacin de lote.

Pilado

a. La siguiente etapa de proceso inicia con la decisin por parte delencargado de procesos, de que determinados lotes estn listos para inicio

de piladob. Los lotes aceptados para pilado, deben ser previamente pesados y este

valor registrado en la casilla correspondiente de la hoja de control de lotey tarjeta de identificacin de lote.

c. Una vez efectuado el proceso de pilado, se proceder con el respectivopesaje, embalaje y almacenamiento luego de lo cual se deber registrar elproducto terminado en la hoja de Kardex (Ver anexo 3)


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d. Si el Sistema Comercial adquiere producto terminado (seco y pilado) esteproducto deber tener su nota de compra y hoja de lote de procesoprevia su transferencia a kardex de producto terminado. Lasistematizacin de este proceso ayuda a que se tenga un estndar de

calidad y permanente registro de datos.Inventarios de producto terminado

Ingresos

a. Los ingresos de inventario de producto terminado se producirn portransferencia de la hoja de control de lote al kardex de productosterminados.

b. Los datos ingresados a kardex de producto terminado debern contarcon los soportes fsicos de Hoja de control de lote y tarjeta deidentificacin de lote.

c. Los documentos fsicos reposarn en los archivos del Sistema Comercial.

d. Para el proceso contable, se remitir una copia de las hojas de lotes deproceso al contador con una copia de la hoja de kardex respectivo

Egresosa. Toda salida de producto terminado deber contar con una factura que

respalde la transaccin.b. Esta factura deber estar ceida al reglamento de facturacin expedido

por el Servicio de Rentas Internas.

c. La factura de venta es el nico documento de descargo para el kardex deproductos terminados.

d. En caso de salida de producto terminado con otro fin que no sea la ventadel mismo, se deber generar una nota de egreso de bodega debidamenteautorizada por el Gerente quien sera el responsable por el destino delproducto salido.

e. El Gerente esta autorizado a emitir un comprobante de egreso de bodegapor hasta 5 Lbs de producto terminado para el caso de muestrasdebidamente solicitadas.

f. Por cualquier otro concepto de salida de producto terminado sin factura,

el Gerente deber solicitar autorizacin al Directorio para poder generarel comprobante de egreso de bodega correspondiente

Bibliografao Experiencia de los Consultores


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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

COMPRAS

IntroduccinEl presente Manual de Procedimientos de Compras presenta los lineamientosgenerales para garantizar seguridad en la adquisicin de materia prima ymateriales, generando confianza, a travs de procedimientos giles quedemuestren transparencia en el uso de los recursos captados.

Se presentan las polticas de compras concordancia con las disposiciones legalesde la Ley los estatutos y reglamentacin interna de la Organizacin.

ObjetivosEntregar al personal operativo del Sistema Comercial, un documento global delos procesos de compras, aplicables tanto a compras en Centro de Acopio comoen un proceso de recorridos;Normar los procedimientos de forma tal que la actividad de compra seaeficiente y transparenteGenerar informacin suficiente para el proceso de contabilidad

Normas Generalesa. Las compras realizadas por el personal del Sistema Comercial sern

exclusivamente generadas para el Sistema Comercial, es decir, no seutilizarn las instalaciones y/o recursos para compras de terceros.

b. Toda transaccin realizada deber estar debidamente registrada en loscomprobantes creados para el efecto.

c. Las compras sern realizadas nica y exclusivamente por el Gerente o lapersona que este designe, bajo entera responsabilidad del primero.

Tipo de Producto a Comprara. Sistema comercial comprara los productos que el Directorio haya

aprobadob. En el caso de caf podr comprarse en todas sus etapas de proceso esto

es cereza, bola seca y piladoc. Para los dems productos aprobados por directorio, se deber

determinard. No se aprueba la compra de producto en mal estado aun con descuento

o precio menor.


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Tipos de compras

En el Centro de Acopioa. Se considerarn compras en el Centro de Acopio a aquellas en las cuales

el vendedor concurra hasta las instalaciones de la Organizacinb. Una vez arribado el vendedor con su producto se proceder a verificar eltipo o los tipos de producto ofertado

c. Se proceder con el pesaje de cada uno de los tipos de producto tradopor el vendedor

d. Se proceder con la calificacin de calidad de cada tipo de productotrado por el vendedor y se determinara el peso de descuento en caso deexistir

e. Se procede con el llenado de la nota de compra (Centro de Acopio) sindejar espacios en blanco.

f. En caso de haber espacios no utilizados, estos debern ser llenados con

una raya horizontal.g. El uso de las notas de compra deber ser secuencial de acuerdo alnumero pre impreso del formulario.

h. En caso de producirse algn error, la nota de compra utilizada deber seranulada y no destruida.

i. Una vez completa la Nota de Compra se procede con las firmas, tantocomprador (Sistema Comercial) como del vendedor sin olvidar elnumero de cedula de este ultimo.

j. Una vez firmada la nota de compra se efectuara el pago de acuerdo alvalor total expresado en la misma.

k. El pago realizado deber ser por el valor total expresado en la nota de

compra, sin dejar valores pendientes o pagos por adelantado a futurasentregas.l. El producto comprado, por tipo, ser acopiado en un lugar determinado

con el fin de establecer el lote de proceso del da por tipo de producto.(Ver Anexo 1)

En Sistema de Recor

Comercializacion Asociativa - ad Completo2007

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