CERERE DE PROPUNERI (RFP) - undp.ro de Propunere.pdf · Sectiunea 6 – Formular de Propunere...
52
1 CERERE DE PROPUNERI (RFP) Servicii pentru campanie media in Romania in cadrul proiectului FSE “Revenirea fostilor detinuti pe piata muncii si reintegrarea lor in societate” - ID POSDRU/70/6.2/S/33488. Romania
Transcript of CERERE DE PROPUNERI (RFP) - undp.ro de Propunere.pdf · Sectiunea 6 – Formular de Propunere...
1
CERERE DE PROPUNERI (RFP)
Servicii pentru campanie media in Romania in cadrul proiectului FSE
“Revenirea fostilor detinuti pe piata muncii si reintegrarea lor in
societate” - ID POSDRU/70/6.2/S/33488.
Romania
2
Sectiunea 1. Scrisoare de Invitatie
12 Iulie 2013, Romania
Referinta: Cerere de propuneri (RFP) pentru servicii de campanile media in Romania in vederea
promovarii obiectivelor proiectului FSE “Revenirea fostilor detinuti pe piata muncii si reintegrarea lor
in societate”- ID POSDRU/70/6.2/S/33488.
Stimate Doamne/Domni:
Programul Natiunilor Unite pentru Dezvoltare (PNUD) va invita sa transmiteti o Propunere in cadrul prezentei Cereri de Propuneri (RFP) pentru referinta de mai sus.
Aceasta Cerere de Propuneri (RFP) cuprinde urmatoarele documente:
Sectiunea 1 – Scrisoare de Invitatie Sectiunea 2 – Instructiuni catre Ofertanti (inclusiv Fisa de Informatii) Sectiunea 3 – Termeni de Referinta Sectiunea 4 – Formular de transmitere a Propunerii Sectiunea 5 – Documente de Eligibilitate si Calificari ale Ofertantului Sectiunea 6 – Formular de Propunere Tehnica Sectiunea 7 – Formular de Propunere Financiara Sectiunea 8 – Contract pentru Servicii Profesionale, inclusiv Termenii si Conditiile Generale
Propunerea dvs, inclusiv Propunerea Tehnica si Financiara trebuie transmisa prin sistemul de
achizitii eTendering al UNDP in conformitate cu Manualul de Instructiuni pentru Ofertanti. Propunerea dvs. trebuie formulata atat in Engleza cat si in Romana, si trebuie sa fie valabila minim 90 zile. Termenul limita de transmitere a propunerilor este 29 Iulie 2013 inainte de ora 15,00 pm.
Daca ati primit aceasta Cerere de Propuneri prin invitatie directa din partea PNUD, va solicitam ca in cazul in care transmiteti catre alta companie aceasta invitatie sa notificati in scris PNUD cu numele companiei catre care a fost transmisa.
In cazul in care aveti nevoie de clarificari suplimentare, va rugam sa va adresati PNUD prin intermediul adresei de email oficiale [email protected] pentru orice intrebari de clarificare.
PNUD asteapta cu interes Propunerea dvs si va multumeste anticipat pentru interesul dvs privind procesele de achizitii desfasurate in cadrul organizatiei.
Cu stima,
Andrei Oprea
Head of Office UNDP Romania
3
Sectiunea 2: Instructiuni catre Ofertanti Definitii
a) “Contract” se refera la conventia ce va fi incheiata intre si de catre UNDP si ofertantul castigator, document atasat prezentei in limba engleza, inclusiv Termenii si conditiile generale si Anexele.
b) “Tara” se refera la tara indicata in Fisa de Informatii.
c) “Fisa de Informatii” se refera la acea parte a Instructilor catre Ofertanti utilizata pentru a reflecta conditiile procesului de achizitie specifice acestei Cereri de Propuneri (RFP).
d) “Zi” se refera la zi calendaristica.
e) “Guvern” se referra la Guvernul tarii in care vor fi furnizate serviciile in cadrul Contractului.
f) “Instructiuni catre Ofertanti” (Sectiunea 2 a RFP) se refera la setul complet de documente ce pun la dispozitia Ofertantilor toate informatiile necesare si procedurile ce vor fi respectate in cursul intocmirii Propunerilor.
g) “Scrisoare de Invitatie” (Sectiunea 1 a RFP) se refera la Scrisoarea de Invitatie transmisa de PNUD Ofertantilor.
h) “Abatere Substantiala” se refera la orice continut sau caracteristici ale propunerii care se abate de la aspectele esentiale sau cerintele RFP, si care: (i) modifica substantial scopul si calitatea cerintelor; (ii) limiteaza drepturile PNUD si/sau obligatiile Ofertantului; si (iii) impacteaza negativ corectitudinea si principiile procesului de achizitii, cum ar fi cele ce compromit competitivitatea altor ofertanti.
i) “Propunere” se refera la raspunsul Ofertantului la Cererea de Propuneri, inclusiv Formularul de
transmitere a Propunerii, Propunerile Tehnica si Financiara si toate celelalte documente mentionate ca solicitate in cadrul RFP.
j) “Ofertant” se refera la orice personalitate juridical care ar putea depune sau a depus o propunere pentru furnizarea serviciilor solicitate de PNUD prin acest RFP.
k) “RFP” se refera la Cererea de Propuneri ce consta in instructiuni si cerinte formulate de PNUD in
scopul selectarii celui mai bun prestator de servicii pentru a furniza serviciile descrise in Termenii de Referinta.
l) “Servicii” se refera la totalitatea activitatilor si livrabilelor solicitate de PNUD in cadrul RFP.
m) “Informatii suplimentare la RFP” se refera la o comunicare scrisa din partea PNUD catre
potentialii Ofertanti ce contine clarificari, raspunsuri la intrebari primite din partea potentialilor Ofertanti sau modificari aduse la RFP, in orice moment dupa publicarea RFP, dar inainte de termenul limita de transmitere a Propunerilor.
4
n) “Termeni de Referinta” (TOR) se refera la documentul inclus in prezentul RFP ca Sectiunea 3 care descrie obiectivele, scopul serviciilor, activitatile, responsabilitatile specifice Ofertantului, rezultatele asteptate si livrabilele, precum si alte elemente pertinente pentru indeplinirea sarcinilor si serviciilor asteptate din partea Ofertantului castigator.
A. GENERALITATI
1. PNUD solicita Ofertantilor sa depuna Propuneri in cadrul acestei Cereri de Propuneri (RFP)
Ofertantii trebuie sa respecte cu strictete toate cerintele acestei Cereri de Propuneri (RFP). Nici o schimbare sau tip de alterare a regulilor si prevederilor stipulate in acest RFP nu pot fi facute sau presupuse decat daca sunt communicate sau aprobate in scris de catre PNUD in cadrul Informatiilor Suplimentare la RFP.
2. Depunerea unei Propuneri va fi considerata ca o acceptare de catre Ofertant a faptului ca toate
obligatiile stipulate in acest RFP vor fi respectate, si ca daca nu se specifica diferit, Ofertantul a citit, inteles si a acceptat toate instructiunile prezentului RFP.
3. Orice Propunere depusa va fi tratata ca o oferta a Ofertantului si nu constituie sau presupune o aceptate a oricare Propuneri de catre PNUD. PNUD nu se considera obligat sa desemneze un castigator si sa semneze un contract nici unul din Ofertanti in urma acestui RFP.
3. PNUD implementeaza o politica de lipsa totala de toleranta a practicilor neconforme, incluzand
frauda, coruptie, conflict de interese, complicitate, practici lipsite de etica si obstuctionari. PNUD este angajat in lupta de prevenire, identificare si solutionare a tuturor actelor de frauda si practici corupte impotriva PNUD sau a tertilor implicati in activitatile PNUD. (A se vedea http://www.undp.org/about/transparencydocs/UNDP_Anti_Fraud_Policy_English_FINAL_june_2011.pdf si http://www.undp.org/content/undp/en/home/operations/procurement/procurement_protest/ pentru descrierea complete a politicilor. )
5. Ca raspuns la prezentul RFP, PNUD solicita tuturor Ofertantilor sa actioneze in maniera
profesionala, obiectiva si impartial si sa respecte interesele capitale ale PNUD cu strictete. Ofertantii trebuie sa evite cu strictete conflictele cu alte activitati sau interese proprii si sa actioneze fara a avea in vedere activitati viitoare. Toti Ofertantii descoperiti cu un conflict de interese vor fi descalificati. Fara limitare la generalitatea celor de mai sus, Ofertantii si oricare dintre afilliatii sai vor fi considerati aflandu-se in conflict de interese cu una sau mai multe parti din procesul de achizitii, in cazul in care acestia: 5.1 Sunt, sau au fost asociati in trecut, cu o firma sau afiliati ai acesteia care au fost implicate
in formularea cerintelor, specificatiilor, Termenilor de Referinta, estimari si analize de cost si/sau alte documente ce urmau a fi utilizate in acest proces de achizitie
5.2 Au fost implicati in in pregatirea si/sau formularea programului/proiectului pentru care sunt solicitate serviciile in cadrul prezentului RFP; sau
5.3 Se afla in conflict pentru orice alt motiv, dupa cum ar putea fi determinat de sau la discretia PNUD.
In eventualitatea oricarei neclaritati in interpretarea potentialului conflict de interese, Ofertantii trebuie sa aduca la cunostinta PNUD situatia in cauza si sa solicite confirmarea PNUD daca exista sau nu un conflict de interese.
5
6. In mod similar, Ofertantii trebuie sa precizeze in Propunerile lor daca au cunostinta de
urmatoarele: 6.1 Ca sunt proprietary, co-proprietari, directori, manageri, actionari sau ca au personal cheie
care au grade de rudenie cu staff-ul PNUD implicat in achizitii sau cu Guvernul tarii, sua cu oricare dintre Partenerii de Implementare, ce vor beneficia de serviciile solicitate prin prezentul RFP; si
6.2 Orice alte circumstante care ar putea conduce la un conflict de interese, complicitate sau practice necompetitive potentiale sau reale.
Nedeclararea unor astfel de informatii poate duce la respingerea propunerilor afectate.
7. Eligibilitatea Ofertantilor care sunt partial sau total detinuti de Guvern va face obiectul unor
evaluari amanuntite din partea PNUD cu analiza diferitilor factori cum ar fi inregistrarea ca o entitate independenta, cota de actiuni detinute, primirea de subventii, mandatari, acces la informatii in legatura cu prezentul RFP si altele ce ar putea conduce la avantaje nemeritate in fata altor ofertanti, si eventuala oportunitate a respingerii Propunerii respective.
8. Toti Ofertantii trebuie sa respecte Codul etic al Furnizorului PNUD care poate fi gasit la linkul:
http://web.ng.undp.org/procurement/undp-supplier-code-of-conduct.pdf B. CONTINUTUL PROPUNERII
9. Sectiunile Propunerii
Ofertantilor li se solicita sa completeze, semneze si transmita urmatoarele documente: 9.1 Formularul de Transmitere a Propunerii (vezi RFP Sectiunea 4); 9.2 Documente de Eligibilitate si Calificari ale Ofertantului (vezi RFP Sectiunea 5); 9.3 Formular de Propunere Tehnica (vezi formular in RFP Sectiunea 6); 9.4 Formular de Propunere Financiara (vezi formular in RFP Sectiunea 7); 9.5 Orice anexe necesare ale Propunerii
10. Clarificari ale Propunerii
10.1 Ofertantii pot solicita clarificari referitor la oricare documente ale RFP oricand pana in
termenul limita indicat in Fisa de Informatii (FI nr. 16). Orice intrebare de clarificare trebuie transmisa prin posta sau prin email la adresa indicata de PNUD in Fisa de Informatii (FI nr. 17). PNUD va raspunde in scris electronic si va transmite copii ale raspunsului (inclusive intrebarea forumulata, fara a divulga insa sursa solicitarii) catre toti potentialii Ofertanti care au confirmat intentia de a transmite o Propunere in cadrul procesului.
10.2 PNUD va depune eforturi sa furnizeze raspunsurile la intrebarile de clarificare cat mai
rapid, dar orice intarziere in transmiterea raspunsurilor nu va atrage din partea PNUD obligatia de a extinde termenul de depunere, decat in cazul in care PNUD considera ca o
6
astfel de extindere este justificata si necesara.
11. Modificarea Propunerilor 11.1 In orice moment anterior termenului limita de depunere a Propunerilor, PNUD poate
decide, din orice motiv, cum ar fi raspunsul la o intrebare de clarificare solicitata de un Ofertant, modifica RFP, prin intermediu unei Informatii suplimentare la RFP si prin metoda specificata in Fisa de Informatii (FI nr. 18) .
11.2 Pentru a acorda potentialilor Ofertanti sufficient timp sa ia in calcul modificarile in intocmirea Propunerilor, PNUD poate decide sa extinda termenul de depunere a ofertelor, daca natura modificarilor justifica o astfel de extindere.
C. PREGATIREA PROPUNERILOR
12. Cost
Ofertantul va suporta toate costurile de orice natura legate de intocmirea si transmiterea Propunerii, indiferent daca Propunerea sa va fi sau nu selectata. PNUD nu va fi in nici un caz responsabil de aceste costuri, indiferent de rezultatul procesului de achizitii.
13. Limba
Propunerea, precum si toata corespondenta purtata de Ofertant si PNUD, va fi facuta in limbile specificate in Fisa de Informatii (FI nr. 4). Orice documentatie furnizata de Ofertant in alta limba decat cele indicate in Fisa de Informatii trebuie insotita de o traducere (mai putin documentele de elibigilitate (FI nr. 26) in limbile indicate in Fisa de Informatii. In scopul interpretarii propunerii si in situatia existentei discrepantelor sau inconsistentelor intre limbi, versiunea in limba preferata Engleza va guverna. La incheierea contractului, limba in care s-a incheiat contractul va guverna relatia dintre Contractor si PNUD.
14. Formularul de Transmitere a Propunerii Ofertantul va transmite Formularul de Transmitere a Propunerii in formatul prezentat in Sectinea 4 a prezentului RFP.
15. Forma si Continutul Propunerii Tehnice Daca nu se specifica diferit in Fisa de Informatii (FI nr. 28), Ofertantul va structura Propunerea Tehnica dupa cum urmeaza:
15.1 Expertiza Firmei/ Organizatiei – aceasta sectiune trebuie sa furnizeze detalii privind
structura conducerii organizatiei, capacitatea organizational/ resurse si experienta organizatiei/ firmei, lista de proiecte/contracte (finalizate si in derulare, atat locale cat si international) care sunt similare cu natura cerintelor din RFP, si dovada stabilitatii financiare si a disponibilitatii resurselor pentru a furniza serviciile solicitate prin RFP (vezi FI nr. 26 pentru detalii suplimentare). Acelasi lucru se aplica oricarei entitati ce participa in RFP in asociere sau consortiu.
7
15.2 Metodologia Propusa, Planul de Abordare si Implementare – aceasta sectiune trebuie sa demonstreze cum raspunde Ofertantul la cerintele din Termenii de Referinta, prin identificarea componentelor specific propuse, cum vor se va raspunde solicitarilor, punct cu punct; furnizand detalii despre activitatile/ subactivitatile ce vor fi subcontractate; si demonstrand cum metodologia propusa raspunde sau depaseste specificatiile, asigurand in acelasi timp o abordare adecvata a conditiilor locale si a mediului in care opereaza proiectul. Aceasta metodologie trebuie gandita in contextul unui grafic de implementare care sa respecte durata contractuala specificata in Fisa de Informatii (FI nr. 29 si 30).
Ofertantii trebuie sa fie pe deplin constienti ca produsele sau serviciile pe care PNUD le solicita ar putea fi transferate, imediat sau in perpectiva de catre PUND catre parteneri Guvernamentali sau catre o entitate nominalizata de acestia, in conformitate cu politicile si procedurile PNUD. Toti ofertantii sunt din acest motiv solicitati sa transmita urmatoarele in cadrul Propunerilor acestora: a) O declaratie daca sunt necesare licente de import sau export cu privire la bunurile sau
serviciile ce trebuie livrate, incluzand orice restrictii in tara de origine, natura utilizarii simple sau multiple a bunurilor sau serviciilor, inclusiv recomandari catre utilizatorii finali; si
b) Confirmarea ca Ofertantul a obtinut acest tip de licente anterior si ca exista premiza obtinerii din nou a licentelor necesare in cazul in care oferta acestuia este gasita ca fiind castigatoare.
15.3 Structura managementului si Personal Cheie – Aceasta sectiune include CV-uri detaliate
ale personalului cheie ce va fi alocat sa realizeze implementarea metodologiei propuse, definind clar rolurile si responsabillitatile in cadrul metodologiei propuse. CV-urile trebuie sa permita evaluarea competentelor si sa demonstreze calificarile in domeniile relevante din Termenii de Referinta.
In respectarea cerintelor acestei sectiuni, Ofertantul asigura si confirma PNUD ca personalul nominalizat este disponibil pentru Contract in perioada propusa. Daca parte din personal ulterior devinde indisponibil, cu exceptia motivelor iminente cum ar fi deces sau incapacitate medicala, printre altele, PNUD isi rezerva dreptul sa considere propunerea necorespunzatoare. Orice inlocuire din motive inevitabile, inclusiv intarzieri in implementarea proiectului care nu sunt din vina Ofertantului se vor face doar cu acceptul PNUD privind calificarile inlocuitorului, care trebuie sa fie egale sau superioare cu persoana inlocuita.
15.4 Unde Fisa de Informatii solicita transmiterea de Garantie a Propunerii, Garantia Propunerii
trebuie atasata Propunerii Tehnice. Garantia Propunerii poate fi retinuta de PNUD in cazul in care Propunerea e respinsa, in cazul uneia sau mai multora din conditiile de mai jos:
a) Daca ofertantul isi retrage oferta in cadrul perioadei de valabilitate a propunerii
specificate in Fisa de Informatii (FI nr. 11) sau; b) Daca valoarea Garantiei Propunerii este mai mica decat solicitata de PNUD si indicate
in Fisa de Informatii (FI nr.9) , sau ; c) In cazul in care Ofertantul castigator nu respecta:
i. Semnarea Contractului dupa acordarea lui de catre PNUD;
8
ii. Variatia cerintelor de catre PNUD in conformitate cu cerintele de variatie ale PNUD conform clauzei 34 din RFP ; sau
iii. Sa furnizeze Garantia de Buna Executie, asigurarile sau orice alte documente pe care PNUD le solicita ca o conditie a intrarii in vigoare a contractului ce ar putea fi acordat Ofertantului.
16. Propunerea Financiara
Propunerea Financiara va fi intocmita utilizand formularul standard din Sectiunea 7. Trebuie sa cuprinda toate componentele majore de cost asociate serviciilor solicitate si o detaliere a acestora. The Financial Proposal shall be prepared using the attached standard form (Section 7). Toate livrabilele si activitatile descrise in Propunerea Tehnica trebuie cotate separat si identificate distinct. Orice livrabil sau activitate descrisa in Propunerea Tehnica dar necotata financiar in Propunerea Financiara, va fi considerata a fi inclusa in pretul altor activitati sau elemente, precum si reflectata in pretul total final.
17. Moneda
Toate preturile vor fi cotate in moneda indicate in Fisa de Informatii (FI nr. 15). Cu toate acestea, in situatiile in care preturile ar fi cotate in alte monede, in scopul compararii Propunerilor:
a) PNUD va converti moneda in care e facuta Propunerea in moneda de referinta PNUD, in
conformitate cu cursul de schimb operational al PNUD din data limita de transmitere a Propunerilor; si
b) In cazul in care propunerea gasita a fi cea care raspunde cel mai bine cerintelor RFP este cotata in alta moneda decat cea indicate in Fisa de Informatii (FI nr.15), atunci PNUD isi rezerva dreptul sa acorde contract in moneda aleasa de PNUD, folosind metoda de conversie specificata mai sus.
Propunerile depuse de 2 sau mai multi Ofertanti vor fi respinse daca se constata ca sunt in una din urmatoarele situatii: a) au cel putin un partener majoritar, director sau actionariat comun; sau b) oricare dintre ei primeste sau a primit subventii directe sau indirecte de la celalalt (ceilalti);
sau c) au acelasi reprezentant legal in cadrul acestui RFP; sau d) au relatii intre ei, direct sau prin terti comuni, care ii pun in situatia de a avea acces la
informatii despre sau care influenteaza Propunerea altui Ofertant cu privire la acest RFP; sau e) sunt subcontractori unul celuilalt in cadrul Propunerilor, sau un subcontractor al unei
Propuneri depune o Propunere in nume propriu sau ca leader Ofertant; sau f) un expert propus in echipa unui Ofertant participa in mai mult de o Propunere primita in
cadrul acestui RFP. Aceasta conditie nu se aplica la subcontractorii ce sunt inclusi in mai mult de o Propunere.
18. Documente ce stabilesc eligibilitatea si calificarile Ofertantului
Ofertantul va furniza dovezi documentata privind statutul au ca furnizor eligibil si calificat, utilizand formularul din Sectiunea 5, Formular de Informatii despre Ofertant. Pentru a putea
9
acorda contractul Ofertantului, calificarile sale trebuiesc documentate conform cerintelor PNUD. Acestea includ dar nu se limiteaza la urmatoarele: a) Ca, in cazul ca un Ofertant propune bunuri, servicii in cadrul contractului, pe care acesta nu
le fabrica sau produce de alta maniera, Ofertantul a fost autorizat legal de catre producatorul bunurilor sa furnizeze respectivele bunuri, servicii in tara de destinatie finala;
b) Ca Ofertantul are capabilitatea financiara, tehnica si de productie sa execute Contractul; si c) Ca, dupa informatiile Ofertantului, acesta nu se afla pe Lista de ineligibilitate ONU conform
UN 267/1989 si nici in oricare alte liste ONU de furnizori suspendati sau exclusi.
19. Asocieri sau Consortii Daca Ofertantul este un grup de entitati juridice ce vor forma o Asociere sau Consortiu la momentul transmiterii Propunerii, acesta trebuie sa confirme in cadrul Propunerii sale ca: (i) au nominalizat o entitate sa actioneze ca leader, investit legal cu autoritatea de a angaja membrii asocierii solidar, si aceasta va trebui evidentiat corespunzator de un Acord de asociere intre entitati legalizat notarial, care va fi transmis impreuna cu Propunerea; si (ii) in cazul in care sunt declarati castigatori, contractul va fi incheiat intre PNUD si entitatea leader al Asocierii, care va actiona pentru si in numele tuturor membrilor ce fac parte din Asocierea/ Consortiul respective. Dupa transmiterea Propunerii catre PNUD, leaderul indentificat sa reprezinte Asocierea nu va fi modificat fara acceptul prealabil scris al PNUD. Mai mult, nici entitatea leader si nici ceilalti membri ai asocierii nu vor putea: After the Proposal has been submitted to UNDP, the lead entity identified to represent the joint venture shall not be altered without the prior written consent of UNDP. Furthermore, neither the lead entity nor the member entities of the joint venture can:
a) Transmite o alta Propunere, in nume propriu; si b) Ca leader sau membru al altei Asocieri/ Consortiu sa submita o alta Propunere.
Descrierea organizarii Asocierii/ Consortiului trebuie sa defineasca clar rolul fiecarei entitati in asociere in realizarea cerintelor RFP, atat in Propunere cat si in Acordul de asociere. Toate entitatile ce fac parte din Asociere vor fi evaluate de PNUD din punct de vedere al eligibilitatii si calificarii. Unde Asocierea isi prezinta experienta in activitati similare celor solicitate prin RFP, informatiile trebuie prezentate in urmatoarea maniera:
a) Activitatile derulate in comun de catre Asociere; si b) Activitatile care au fost derulate in mod individual de catre fiecare entitate a Asocierii
care va fi implicata in furnizarea serviciilor definite in RFP. Contracte anterioare derulate de catre experti individuali care lucreaza independent dar care sunt permanent sau au fost temporar asociati cu oricare dintre membrii firmelor nu pot fi considerati ca experienta a Asociatiei sau a membrilor acesteia, ci vor putea fi considerate in prezentarea individuala a expertizei expertilor independenti. Daca Propunerea unei Asocieri va fi considerata de catre PNUD ca Propunerea cea mai adecvata
10
si cu cel mai bun raport calitate – pret, PNUD va acorda Contractul Asocierii, pe numele entitatii leader desemnate. Entitatea leader va semna contractual pentru si in numele tuturor entitatilor membru ale Asocierii.
20. Propuneri Alternative Daca nu se specifica diferit in Fisa de Informatii (FI nr. 5 si 6), propunerile alternative nu vor fi considerate. Unde conditiile de acceptare sunt intrunite, sau se stabilesc in mod clar justificari, PNUD isi rezerva dreptul de a acorda contractul pe baza unei propuneri alternative
21. Perioada de Valabilitate
Propunerile vor fi valabile pe durata specificata in Fisa de Informatii (FI nr. 8), incepand cu data depunerii Propunerii indicata de asemenea in Fisa de Informatii (FI nr. 21). O Propunere valabila pe o perioada mai mica decat cea indicate va fi respinsa imediat ca fiind neconforma. In circumstante exceptionale, anterior expirarii perioadei de valabilitate a propunerii, PNUD poate solicita Ofertantului sa extinda perioada de valabilitate a Propunerii. Solicitarea si raspunsul vor fi facute in scris, si vor fi considerate ca fiind parte integranta din Propunere.
D. TRANSMITEREA SI DESCHIDEREA PROPUNERILOR
22. Transmiterea 22.1 Propunerea Financiara si Propunerea Tehnica TREBUIE SA FIE COMPLET SEPARATE si
fiecare din ele trebuie transmisa individual si identificate ca “PROPUNERE TEHNICA” sau “PROPUNERE FINANCIARA” dupa caz.
22.2 Ofertantii trebuie sa isi transmita propunerile in maniera specificata in Fisa de Informatii (FI nr. 22 si 23). Ofertantul trebuie sa se asigure ca si-a acordat suficient timp de pregatire pentru se putea conforma termenului limita de depunere anuntat de PNUD. PNUD va indica pentru propriile evidente ca ziua si ora cand s-a primit Propunerea este data si ora reala cand respectiva Propunere a fost transmisa la PNUD conform Fisa de Informatii (FI nr. 21.
22.3 Ofertantii trebuie sa fie informati ca simplul act de transmitere a unei Propuneri, implica in sine ca Ofertantul accepta Termenii si Conditiile Generale ale PNUD asa cum sunt prezentati in Sectiunea 11.
23. Termen limita de transmitere a Propunerilor si Propuneri depuse cu intarziere
Ofertantii trebuie sa transmita Propunerile on-line, electronic, dupa cum este specificat in Fisa de Informatii (FI nr. 20 si 21). PNUD nu va considera nici o Propunere ce va fi transmisa dupa termenul limita de transmitere a Propunerilor. Orice Propunere primita de PNUD dupa termenul limita de transmitere a Propunerilor va fi declarata ca primita cu intarziere si respinsa.
24. Retragere, Inlocuire si Modificare a Propunerilor
24.1 Ofertantii trebuie sa isi asume responsabilitatea de a examina in detaliu consecventa
11
corelarii intre Propunere si cerintele RFP, luand in considerare ca deficientele de substanta in furnizarea informatiilor solicitate de PNUD, sau lipsa claritatii in descrierea serviciilor ce vor fi furnizate, pot duce la respingerea Propunerii. Ofertantul isi va asuma responsabilitatea interpretarilor eronate sau concluziilor facute de Ofertant in timpul analizei cerintelor RFP prin prisma setului de informatii furnizat de PNUD.
24.2 Un Ofertant isi poate retrage, inlocui sau modifica Propunerea dupa ce a fost transmisa
prin transmiterea unei notificari scrise semnata corespunzator si va include o copie a imputernicirii. Propunerea inlocuitoare sau modificarea trebuie sa insoteasca respectiva notificare scrisa. Toate notificarile trebuie primite de PNUD anterior termenului limita de depunere (cu exceptia notificarilor de retragere care nu necesita copie). Fisierul respective trebuie sa fie clar marcat ‘RETRAGERE”, “INLOCUIRE” sau “MODIFICARE”.
24.3 Nici o Propunere nu poate fi retrasa, inlocuita sau modificata in intervalul dintre termenul
limita de transmitere a Propunerilor si termenul de expirare a valabilitatii propunerilor specificat de Ofertant in Formularul de transmitere a Propunerii sau a oricarei extinderi a acestora.
25. Deschiderea Propunerilor
Procedurile de deschidere a propunerilor electronice sunt specificate in Fisa de Informatii (FI nr. 24).
Numele Ofertantilor, modificarile, retragerile, numarul de fisiere si toate celelalte detalii vor fi inregistrate la deschidere. Nici o Propunere nu va fi respinsa in etapa de deschidere a ofertelor, in afara celor primite dupa termenul limita de depunere.
26. Confidentialitate
Informatii referitoare la examinare, evaluare si comparare a Propunerilor, precum si recomandarile privind acordarea Contractului, nu vor fi dezvaluite Ofertantilor sau altor parti neimplicate oficial in procesul de evaluare, chiar si dupa publicarea acordarii contractului. Orice efort al unui Ofertant de a influenta PNUD in examinarea, evaluarea si compararea Propunerilor sau in decizia de acordare a Contractului poate conduce PNUD la decizia de a respinge Propunerea respectivului Ofertant. In cazul in care un Ofertant nu este castigator, Ofertantul poate solicita o intalnire cu PNUD in scopul de a discuta punctele forte si slabe ale Propunerii transmise, in scopul de a asista Ofertantul in a isi imbunatati Propunerile viitoare catre PNUD. Continutul altor propuneri si cum se compara ele cu Propunerea ofertantului in cauza nu vor fi discutate.
E. EVALUAREA PROPUNERILOR
27. Evaluarea Preliminara a Propunerilor
PNUD va examina Propunerile pentru a determina daca sunt complete in ce priveste documentatia minima solicitata, daca documentele sunt semnate corespunzator, daca
12
Ofertantul este sau nu pe Lista teroristilor sau a finantatorilor terorismului in conformitate cu Decizia 1267/1989 a Consiliului de Securitate ONU sau in Lista furnizorilor suspendati sau exclusi ai ONU, si daca Propunerile sunt in general in ordine, printre alti indicatori ce pot fi utilizati in aceasta etapa. PNUD poate respinge orice Propunere in aceasta etapa.
28. Evaluarea Propunerilor 28.1 PNUD va examina Propunerea pentru a confirma ca toti termenii si conditiile din Termenii si Conditiile Generale ale PNUD si Conditiile special au fost acceptate de Ofertant fara abateri sau reserve. 28.2 Echipa de evaluare va analiza si evalua Propunerile Tehnice pe baza a cum raspund cerintelor din TOR si a restului de documentatie furnizata, aplicand criteriile si sub-criteriile de evaluare si punctajul specificat in Fisa de informatii (FI nr. 32). Fiecare Propunere ce raspunde cerintelor se va calcula un scor ethnic. O Propunere va fi considerata ca nu se califica in aceasta etapa daca nu raspunde cerintelor RFP si in particular cerintelor din TOR, ceea ce inseamna ca nu reuseste sa atinga punctajul ethnic minim de calificare indicat in Fisa de Informatii (FI nr. 25). Nu se va face de catre PNUD nici un fel de modificare in criteriile, sub-criteriile si sistemul de punctaj indicat in Fisa de Informatii (FI nr. 25) dupa ce s-a incheiat etapa de depunere a Propunerilor. 28.3 In a doua etapa, doar Ofertantilor care au obtinut scorul tehnic minim, adica s-au calificat tehnic li se va solicita sa transmita parola fisierului ce contine Propunerea Financiara, care vor fi deschise pentru evaluare, comparare si verificare. Parola pentru Propunerea Financiara va fi furnizata de catre ofertantii calificati tehnic doar in urma solicitarii PNUD, dupa cum e indicat in Fisa de Informatii (FI nr. 25). Propunerile Financiare ale ofertantilor ce necalificati tehnic vor fi response. Scorul total va fi calculat considerand scorul tehnic sic el financiar. Metoda de evaluare ce se aplica acestui RFP este cea indicate in Fisa de Informatii (FI nr. 25).
Pentru metoda scorului combinat, formula de calcul a scorului Propunerilor va fi:
Scor Propunere Tehnica (PT):
Scor PT = (Scor Total obtinut de Ofertant / Scor Total Max. PT) x 100 Scor Propunere Financiara (PF):
Scor PF = (Pretul cel mai mic oferit / Pretul Ofertantului) x 100
Scor Total Combined Score:
(Scor PT) x (Pondere PT, ex. 70%)
+ (Scor PF) x (Pondere PF, ex. 30%)
Scor Total Combinat Final al Propunerii
28.4 PNUD isi rezerva dreptul de a desfasura un exercitiu de post-calificare cu scopul de a determina valabilitatea informatiilor furnizate de catre Ofertant. O astfel de post-
13
calificare va fi documentata si printre altele poate fi si listata in Fisa de Informatii (FI nr. 33) si poate include, fara a se limita la, oricare dintre urmatoarele:
a) Verificarea acuratetii, corectitudinii si autenticitatii informatiilor furnizate de Ofertant in cadrul documentelor juridice, tehnice si financiare transmise;
b) Validarea masurii in care s-a raspuns la cerintele RFP si a criteriilor de evaluare pe baza a ce a fost constatat de comisia de evaluare;
c) Verificari ale referintelor cu entitatile guvernamentale ce au jurisdictie asupra Ofertantului, sau orice alta entitate care a avut relatii de colaborare cu Ofertantul;
d) Verificari ale referintelor clientilor in ce priveste calitatea performantelor contractelor derulate sau in derulare;
e) Inspectii fizice la birourile Ofertantului, filiale sau alte locatii unde se desfasoara activitati, cu notificare sau nu a Ofertantului;
f) Evaluare a calitatii livrabilelor si activitatilor similar celor din cerintele PNUD, atunci cand este posibil; si
g) Alte mijloace prin care PNUD considera potrivit sa se informeze, in orice stadiu al procesului de selectie, pana in momentul semnarii Contractului.
29. Clarificari ale Propunerilor Pentru a sustine examinarea, evaluarea si compararea Propunerilor, PNUD poate decide sa solicite oricarui Ofertant clarificari in ce priveste Propunerea acestuia. Solicitarile de clarificari a PNUD se vor adresa in scris. Fara a aduce atingere comunicarii scrise, nici o modificare in preturi sau substanta a Propunerii nu va fi urmarita, oferita sau permisa, in afara furnizarii de clarificari si confirmarii de eventuale corectii aritmetice in urma constatarilor de catre PNUD in procesul de evaluare a Propunerilor, in conformitate cu Clauza 31 din RFP. Orice clarificare nesolicitata transmisa de un Ofertant in ceea ce priveste Propunerea acestuia, care nu se constituie in raspuns la o solicitare a PNUD, nu va fi considerata in cadrul examinarii si evaluarii Propunerilor.
30. Gradul de raspuns al Propunerii la cerinte
Decizia PNUD in ceea ce priveste gradul de raspuns al unei Propuneri la cerinte se va baza pe continutui respectivei Propuneri.
Propunerea ce raspunde in mod substantial la cerinte este cea care se conformeaza tuturor termenilor, conditiilor, TOR-ului si celorlalte cerinte ale RFP fara devieri substantiale, reserve sau omisiuni.
Daca o Propunere nu raspunde in mod substantial cerintelor, va fi respinsa de catre PNUD si eventuale corecturi ale Ofertantului nu vor mai fi considerate.
31. Neconformitati, Erori reparabile si Omisiuni
Cu conditia ca o Propunere sa raspunda in mod substantial cerintelor, PNUD poate renunta la analiza unor omisiuni sau ne-conformitati, daca acestea nu se constituie in opinia PNUD in
14
abateri substantiale. Cu conditia ca o Propunere sa raspunda in mod substantial cerintelor, PNUD poate solicita Ofertantului sa transmita informatii sau documentatie necesara, intr-un termen rezonabil pentru a rectifica neconformitati nesubstantiale sau omisiuni in cadrul Propunerii referitoare la documentatia solicitata. Astfel de omisiuni nu vor avea legatura in nici un caz cu pretul Propunerii. Lipsa raspunsului pozitiv al Ofertantului la o astfel de solicitare poate duce la respingerea Propunerii sale. Cu conditia ca Propunerea sa raspunda in mod substantial cerintelor, PNUD va corecta erorile aritmetice dupa cum urmeaza: a) Daca este o discrepanta intre pretul unitar si pretul total obtinut prin multiplicarea acestuia
cu cantitatea, pretul unitar va prevala si pretul total va fi corectat, cu exceptia cazului in care in opinia PNUD s-a facut o eroare evidenta de plasare la virgulei in pretul unitary, caz in care pretul total asa cum a fost transmis va prevala si pretul unitar va fi corectat;
b) Daca este o eroare intr-un total corespunzator adaugarii sau scaderii de subtotaluri, subtotalurile vor prevala si totalul va fi corectat; si if there is an error in a total corresponding to the addition or subtraction of subtotals, the subtotals shall prevail and the total shall be corrected; and
c) Daca exista o discrepanta intre cuvinte si cifre, suma in cuvinte va prevala, cu exceptia cazului cand suma exprimata in cuvinte este in legatura cu o eroare aritmetica, caz in care suma in cifre va prevala in conditiile celor mentionate mai sus.
Daca Ofertantul nu accepta corectiile erorilor facute de PNUD, Propunerea acestuia va fi respinsa.
F. ACORDAREA CONTRACTULUI
32. Dreptul de a accepta, respinge sau considera ca neraspunzand cerintelor a oricarei Propuneri sau a tuturor Propunerilor
PNUD isi rezerva dreptul de a accepta sau respinge orice Propunere, sa considere oricare sau chiar toate Propunerile ca neraspunzand cerintelor si sa respinga toate Propunerile in orice moment pana la semnarea Contractului, fara a inregistra vreo datorie sau obligatie sa informeze Ofertantul(ii) de motivele deciziei sale. In plus, PNUD nu va fi obligat sa acorde contractul Propunerii cu pretul cel mai mic. PNUD va verifica de asemenea si imediat va respinge Propunerea in cauza, daca Ofertantii se gasesc in Lista ONU de Persoane si Organizatii ce au legaturi cu organizatiile teroriste, in Lista Furnizorilor suspendati sau exclusi din Rosterul Secretariatului de Achizitii al ONU, Lista de Ineligibilitate ONU sau orice alte astfel de liste ce pot fi stabilite sau recunoscute de politica PNUD referitoare la sanctiunile Furnizorilor. (a se vedea pentru detalii http://www.undp.org/content/undp/en/home/operations/procurement/procurement_protest)
33. Criteriul de acordare a Contractului
In cadrul perioadei de valabilitate a propunerilor PNUD va acorda Contractul Ofertantului calificat cu cel mai mare scor total calculat pe baza metodei indicate in Fisa de Informatii (FI nr.
15
25 si 32).
34. Dreptul de a varia cerintele la momentul acordarii Contractului
La momentul acordarii Contractului, PNUD isi rezerva dreptul de a varia cantitatea de servicii sau bunuri solicitate cu pana la maxim 25% din totalul ofertei, fara a modifica preturile unitare sau alti termeni si conditii.
35. Semnarea Contractului
In termen de 15 zile de la data primirii Contractului, Ofertantul castigator va semna si data Contractul si il va returna PNUD.
In situatia in care Ofertantul nu respecta Clauza 34 si aceasta prevedere acestea constituie suficiente motive pentru anularea acordarii contractului si executia Garantiei daca se aplica, si in aceasta situatie PNUD va putea acorda Contractul Ofertantului de pe pozitia imediat urmatoare, sau sa anunte lansarea unui nou RFP.
36. Garantia de Buna Executie
O garantie de buna executie daca a fost solicitata, va fi transmisa in suma si forma disponibila in Sectiunea 9 si in termenul indicat in Fisa de Informatii (FI nr. 14), dupa caz. In cazul in care e solicitata Garantie de Buna Executie, transmiterea respectivului document si confirmarea acceptarii lui de catre PNUD va fi o conditie a intrarii in vigoare a Contractului ce va fi semnat intre Ofertantul castigator si PNUD.
37. Protest al Furnizorului
Procedura de protest al Furnizorului ofera o posibilitate de apel persoanelor sau firmelor care nu au primit o comanda sau contract in cadrul unui process de achizitii competitive. In cazul in care Ofertantul considera ca nu a fost tratat correct, urmatorul link pune la dispozitie detalii privind procedura PNUD de protest al furnizorului http://www.undp.org/content/undp/en/home/operations/procurement/protestandsanctions/
16
Instructiuni catre Ofertanti
FISA DE INFORMATII
Urmatoarele informatii privind serviciile de urmeaza a fi achizitionate vor completa, suplimenta sau amenda prevederile din Instructiuni pentru Ofertanti. In caz de conflict intre Instructiunile pentru Ofertanti, Fisa de Informatii si alte anexe sau referinte atasate acestei Fise de Informatii, prevederile din Fisa de Informatii vor prevala.
FI Nr.
Ref. Instruc-
tiuni Informatie
Instructiuni Specifice / Cerinte
1 Titlu Proiect :
Revenirea fostilor detinuti pe piata muncii si reintegrarea lor in societate
2
Servicii/ Activitati:
Servicii Campanie Media in Romania pentru promovarea obiectivelor proiectului FSE “Revenirea fostilor detinuti pe piata muncii si reintegrarea lor in societate”
3 Tara/ Locatie: ROMANIA
4 C.13 Limba(ile) Propunerii:
☒ Engleza ☐ Franceza ☐ Spaniola ☒Romana ☐ Others (pls. specify)
5 C.20 Conditii pentru transmiterea de Propuneri partiale
☐ Acceptate
☒ Neacceptate
6 C.20 Conditii pentru transmiterea de Propuneri alternative
☒ Nu vor fi considerate
☐ Vor fi considerate. Un Ofertant poate transmite Propuneri Alternative dar numai daca transmite si o Propunere ce raspunde cerintelor de baza. PNUD va considera propunerile alternative ale Ofertantului daca acesta a obtinut cel mai mare scor la Propunerea pentru cerintele de baza.
7 C.22 O conferinta anterioara a fi tinuta in:
N/A
17
8 C.21 Perioada de Valabilitate a Propunerii cu incepere de la data transmiterii Propunerii
☒ 90 zile ☐ 60 zile ☐ 120 zile
9 B.9.5 C.15.4 b)
Garantia Propunerii ☐ Solicitata ☒ Nesolicitata
10 B.9.5 Forme acceptabile de Garantie a Propunerii
N/A ☐ Garantie Bancara (format in Sectiunea 8) ☐ Orice cec bancar ☐ Alt instrument negociabil ☐ NUmerar (in mod exceptional) ☐ Altele
11 B.9.5 C.15.4 a)
Valabilitatea Garantiei Propunerii
N/A Indicati numarul de zile, minim 90 zile incepand cu ultima zi de transmitere a Propunerilor. Garantiile Propunerii ofertantilor necastigatori vor fi returnate.
12 Plata avans dupa semnarea contractului
☐ Permis pentru maxim ___% din contract1 ☒ Nepermis
13 Daune contractuale N/A ☐ Nu se percep ☐ Se percep in urmatoarele conditii: Procentajul din valoarea contractului pe zi de intarziere ______ Numar maxim de numar de zile de intarziere: ___
14 F.37 Garantie de buna executie ☐ Solicitata Suma :______________________ Forma:_________________________ ☒ Nesolicitata
15 C.17, C.17 b)
Moneda Propunerii si detalii conversii
☐ United States Dollars (US$) ☒Romanian RON, TVA
inclus Data de referinta pentru determinarea cursului de schimb ONU: Rata de schimb PNUD din luna platii
18
16 B.10.1 Termen limita pentru transmiterea intrebarilor de clarificare
25 Iulie 2013
17 B.10.1 Detalii contact pentru transmiterea intrebarilor de clarificare
Adresa email: [email protected] Orice intarziere in raspuns nu va determina din partea PNUD o extensie automata a termenului limita de depunere, aceasta fiind posibil in situatia in care PNUD considera justificata si necesara o astfel de extindere.
18 B.11.1 Modalitatea de diseminare suplimentara a Informatiilor Suplimentare ale RFP si raspunsuri la intrebarile de clarificare
☐ Comunicare directa cu Ofertantii pe email ☒ Comunicare catre potentialii Ofertanti prin email si
publicare pe website PNUD www.undp.ro
19 D.23.3 Numar de copii ale Propunerii ce trebuiesc transmise
1 (una) copie electronica, cu mentiunea ca Propunerea Financiara trebuie parolata
20 D.23.1 D.23.2 D.24
Adresa de transmitere a Propunerii
Sistemul de eTendering al PNUD, conform instructiunilor din Manualul de Instructiuni pentru Ofertanti
21 C.21 D.24
Termen limita de transmitere 29 Iulie 2013 Ora : 15:00 (ora locala Bucuresti)
22 D.23.2 Maniera de transmitere a Propunerilor
☒ Transmitere electronica a Propunerilor prin sistemul eTendering al PNUD conform instructiunilor din Manualul de Instructiuni pentru Ofertanti
23 D.23.2 D.26
Conditii si Proceduri pentru transmitere electronica
☒ Adresa oficiala pentru transmitere electronica: conform FI nr. 22 ☒ Fisiere fara virusi si necorupte ☒ Format : doar fisiere PDF, cu mentiunea ca Propunerea Financiara sa fie fisier parolat ☒ anterior transmisiei fisierele sa fie scanate pentru a
nu contine virusi ☐ Semnatura digitala ☒ Recunoasterea Fusului orar ☒ Parola Propunerii Financiare va fi transmisa PNUD doar de catre ofertantii calificati ethnic, numai la solicitarea PNUD, conform procedurii indicate in FI. Nr. 25 ☒ Dimensiune recomandata a fisierelor: 4.9 MB
24 D.23.1 Deschiderea Propunerilor Propunerile vor fi verificate in perioada imediat urmatoare termenului limita de depunere a ofertelor
19
indicat in FI nr. 21.
25 E.29.2 E.29.3 F.34
Metoda de evaluare utilizata in selectarea Propunerii castigatoare
☐ Cel mai mic pret al ofertelor calificate tehnic ☒ Metoda Scorului Combinat (tehnic plus financiar), folosind distributia de 70% -30% pentru propunerile tehnice respectiv financiare, unde punctajul minim admis obținut pentru propunerea tehnică este de 70% din maximul scorului tehnic. Propunerea tehnică este evaluată pe baza a cum raspunde la cerintele din Termenii de referință (TOR) și în funcție de Grila de evaluare tehnica indicata în Fisa de Informatii (FI nr 36). În a doua etapă, ofertanților care au atins un scor minim de 70% din punctajul maxim al evaluarii tehnice, li se va solicita să furnizeze parola pentru fișierul care conține oferta financiară, document care va fi deschis și comparat. Analiza ofertei financiare pot include corectarea erorilor aritmetice. Echipa de evaluare va examina cu atenție ofertele pentru a identifica eventuale erori aritmetice și pentru a asigura concordanța între cantitati si preturi. Cantitățile trebuie să fie aceleași ca și cele menționate în RFP / ITB. Prețul total pentru fiecare element ar trebui să fie rezultatul înmulțirii cantității cu prețul unitar. În caz de neconcordanță, prețul unitar va prevala. Prețurile precizate în cuvinte vor prevala asupra prețurilor numerice în caz de discrepanță. Echipa de evaluare trebuie să corecteze toate erorile aritmetice și să informeaze fiecare ofertant asupra modificărilor, dacă este cazul. Un ofertant trebuie să accepte astfel de corecții aritmetice sau oferta / propunerea în cauză va fi respinsă. ☐ Metoda Scorului Combinat utilizand distributia
60%-40% pentru Propunerile tehnice, respectiv Propunerile financiare
26 C.15.1 Documente solicitate pentru a stabili calificarile Ofertantilor (copie conform cu originalul)
☒ Profilul companiei – descriind natura activitatii, domeniile de expertiza, licente, acreditari (in Engleza si Romana) ☒ Certificat de înregistrare emis de Registrul Comerţului (In limba originara daca este Engleza sau Romana) ☒ Certificatul constatator emis de Registrul Comerțului trebuie să demonstreze domeniul de activitate și faptul că nu există mențiuni legate de posibile acțiuni de insolvență, faliment sau reorganizare judiciară (In limba originara daca este
20
Engleza sau Romana) ☒ Documente privind inregistrarea marcilor, daca e cazul (In limba originala daca este Engleza sau Romana) ☒ Certificate de calitate (de ex. ISO, etc.)/sau alte certificari sau acreditari similare, premii sau alte distinctii, daca e cazul (In limba originara daca este Engleza sau Romana) ☒ Situatii financiare certificate corespunzator
pentru ultimii doi ani incluzand, fara a se limita la Bilant si Contul de Profit si Pierdere, care sa indice stabilitatea financiara, lichiditatea, bonitatea si reputatia in piata ((In limba originara daca este Engleza sau Romana) ☒ Lista Clientilor pentru servicii similare celor
solicitate de PNUD, indicand descrierea scopului contractului, durata si valoarea considerand pragurile de 10.000 USD, 50.000 USD, 100.000 USD) (In Engleza sau Romana) ☒ Minim 3 scrisori de recomandare din partea
clientilor Ofertantului din ultimii 3 ani (In limba originara daca este Engleza sau Romana) ☒ CV-urile pentru personalul cheie (a se vedea
Sectiunea 6 – 3.3) si declaratia de disponibilitate a personalului propus ☒ Formularul de transmitere a Propunerii ☒ Propunerea Tehnica ☒ Propunerea Financiara (parolata)
Toate formularele si documentele produse de Ofertant TREBUIE completate corespunzator, semnate si stampilate. In cazul in care nu se respecta acestea se poate ajunge la descalificarea propunerii.
27 Alte documente ce ar pot fi depuse pentru a determina eligibilitatea
28 C.15 Structura Propunerii Tehnice Anexa 6
29 C.15.2 Data estimata pentru inceperea contractului
August 2013
30 C.15.2 Durata estimata a contractului August 2013–January 2014
31 PNUD va atribui contractului ☒ Unui singur Ofertant
21
☐ Unuia sau mai multor Ofertanti, in functie de urmatorii factori:
32 E.29.2 F.34
Criterii de atribuire a Contractului si evaluare a Propunerilor
Anterior expirarii perioadei de valabilitate a Propunerii, PNUD va atribui Contractul Ofertantului calificat ethnic cu cel mai mare scor total obtinut pe baza metodei indicate in Fisa de Informatii (FI nr. 25) Echipa de evaluare va revizui si evalua Propunerile Tehnice pe baza modului cum raspund la cerintele TOR si a celorlalte documente transmise, aplicand criteriile si subcriteriile de evaluare si sistemul de punctaj specificat in Fisa de Informatii nr. 36, Criterii de evaluare Tehnica.
33 E.29.4 Actiuni post-calificare ☒ Verificarea acuratetii, corectitudinii si
autenticitatii informatiilor furnizate de Ofertant in cadrul documentelor juridice, tehnice si financiare transmise;
☒ Verificari ale referintelor cu entitatile
guvernamentale ce au jurisdictie asupra Ofertantului, sau orice alta entitate care a avut relatii de colaborare cu Ofertantul;
☒ Verificari ale referintelor clientilor in ce priveste
calitatea performantelor contractelor derulate sau in derulare;
34 Conditii pentru intrarea in vigoare a contractului
☐ UNDP’s receipt of Performance Bond ☐ UNDP’s receipt of Professional Indemnity Insurance ☐ Others
35 Alte informatii referitoare la RFP2
Va rugam furnizati dovada oricarei afilieri international sau parteneriate, daca e cazul.
36. Criteriile de evaluare tehnică
Centralizatorul formularelor de evaluare a propunerii tehnice Ponderea punctajului
Puncte care pot fi obținute
1.
Expertiza firmei / organizației
20%
200
2.
Metodologia propusă, abordare și plan de implementare
60%
600
3.
Structura managementului și personalul cheie
20%
200
22
Total 1000
Evaluare propunerii tehnice Formularul 1
Puncte care pot fi obținute
Expertiza firmei/organizației 1.1 Reputația organizației și a angajaților/ Credibilitate / Încredere /
Poziționare pe piață 30
1.2 Capacitatea organizatională generală, care este de natură să afecteze implementarea
- consorțiu, holding sau o singură firmă - vechimea/mărimea firmei - impactul managementului de proiect - capacitatea de finanțare a proiectului - monitorizarea managementului de proiect
30
1.3 Măsura în care orice lucrare va fi subcontractată (subcontractarea prezintă riscuri suplimentare care pot afecta implementarea proiectului, dar realizată în mod corespunzător, oferă posibilitatea accesării unor competențe specializate.) (10 puncte pentru lipsa subcontractori, până la 9 puncte pentru un plan detaliat de subcontractare și pentru planul de evaluare a riscurilor)
10
1.4 Proceduri de asigurare a calității, garanții 10 1.5 Relevanța următoarelor competente:
- Experiență în crearea/conceptul și producția spoturilor TV și Radio a panourilor publicitare (billboards) și a manualelor sau a unor publicații similare: max 50 puncte (un punctaj de 10 puncte va fi obținut de către ofertant pentru fiecare dovadă a unui concept implementat)
- Experiență în campanii de comunicare sociale: max 30 puncte (un punctaj de 10 puncte va fi obținut de către ofertant pentru fiecare campanie implementată)
- Experiență anterioară în campanii de comunicare pentru proiecte cofinanțate din Fondurile Structurale ale UE: max 20 puncte (un punctaj de 10 puncte va fi obținut de către ofertant pentru fiecare campanie implementată pentru un proiect finanțat de UE)
- Certificări ale premiilor obținute la festivaluri și competiții de publicitate naționale și/sau internationale – max 20 puncte (5 puncte pentru fiecare diploma)
120
TOTAL 1 200
Evaluarea propunerii tehnice Formularul 2
Puncte care pot fi obținute
Metodologia propusă, abordarea și planul de implementare 2.1 În ce măsură ofertantul întelege cerintele/obiectivele campaniei de
comunicare? 50
23
2.2 Cele mai importante aspecte ale campaniei de comunicare au fost abordate suficient de detaliat?
60
2.3 Diferitele componente ale livrabilelor campaniei de comunicare sunt adecvat ponderate unul în raport cu celălalt?
50
2.4 Este propunerea documentată din surse independente (altele decât informațiile furnizate în prezentul document), astfel încât să asigure o campanie de impact pentru grupurile țintă?
30
2.5 Este planul de lucru adecvat cadrului conceptual, perioadei și etapelor de implementare?
50
2.6 Ce este nivelul global de claritate a propunerii creative prezentate (exconceptul creativ/rezultatele ilustrează obiectivele principale ale proiectului)?
100
2.7 Sunt propunerile prezentate(concepte, mesaje, script-uri și machete) relevante și de impact asupra publicului țintă?
140
2.8 Propunerea integrează într-un mod coerent campania precedentă a proiectului?
50
2.9 Campania media răspunde cerințelor proiectului? 30 2.10 Strategia media include orice alte instrumente de comunicare relevate? 40
TOTAL 2 600
Evaluarea propunerii tehnice Formularul 3
Puncte care pot fi obținute
Structura managementului și angajați cheie 3.1 Manager/ Team Leader 100
Punctaj partial
3.1.1 Calificări generale Expertiza și abilitățile managerului (punctele vor fi acordate pentru competențe și portofoliu)
40
3.1.2 Compatibilitatea cu cerintele proiectului 60
Calificari profesionale relevantă și experiență în publicitate și PR (15 puncte se acordă pentru un minim de 3 ani de experiență profesională; 3 puncte pentru fiecare an în plus de experiență )
30
Altă experiență profesională relevantă în campanii sociale (se vor acorda 5 puncte pentru fiecare dovadă a experienței profesionale)
30
3.2 Senior Expert 70
Punctaj partial
3.2.1 Calificări generale -expertiză și abilități în comunicare și PR
20
3.2.2 Compatibilitatea cu cerintele proiectului 50
24
Calificari profesionale relevantă și experiență în domeniul campaniilor sociale (se acordă punctaj maxim pentru campanii de reintegrare)
20
Experiență relevantă în campanii de conștientizare 20 Altă experiență profesională relevantă 10
3.3 Junior Expert 30
Punctaj Partial
3.3.1 Calificări generale -expertiză și abilități în comunicare și PR
10
3.3.2 Compatibilitatea cu cerintele proiectului 20
Calificare profesională relevantă și experiență în domeniul campaniilor sociale
10
Experiență relevantă în campanii de conștientizare 10 TOTAL 3 200
Section 3: Termeni de referință (TOR)
A. Titlul proiectului
„Revenirea foştilor deţinuţi pe piaţa muncii şi integrarea lor în societate”
B. Descrierea proiectului
O mare parte dintre persoanele care ispăşesc o pedeapsă privativă de libertate comit noi infracţiuni după liberarea din detenţie. Astfel, potrivit unui sondaj realizat de Administraţia Naţională a Penitenciarelor, rata de recidivă este îngrijorător de mare: se estimează că între 60% şi 80% din totalul populaţiei carcerale din România revine, mai devreme sau mai târziu, în penitenciar. Recidiva apare ca rezultat direct al faptului că acest grup vulnerabil nu beneficiază de asistență adecvată, în scopul de a fi integrat în societate, atât din punct de vedere etic cât și professional. În plus față de percepțiile negative îndreptate impotriva foștilor deținuți, sistemul penitenciar românesc se confruntă cu un deficit sever în ceea ce privește asistența socială și programele post detenție, concepute pentru a asigura un sprijin adecvat sau cel puțin condițiile fundamentale care ar trebui să fie îndeplinite pentru a se realiza pe deplin procesul de reintegrare a foștilor deținuți în societate: un loc unde să trăiască și un loc de muncă. Lipsa educației și a programelor de formare profesională în penitenciare, neadaptarea programelor socio-educaţionale la contextul socio-economic actual, dar mai ales lipsa unei monitorizări a evoluţiei detinuţilor după eliberarea lor din închisoare contribuie la creşterea ratei de recidivă.. Totodată, s-a constatat faptul că foştii deţinuţi se confruntă cu un risc ridicat de excluziune pe piaţa muncii, ca urmare a discriminării şi stigmatizării din partea angajatorilor şi a societăţii în general. Plecând de la aceste premise, pentru a susţine reintegrarea în societate şi pe piaţa muncii a foştilor deţinuţi, în vederea combaterii şi prevenirii infracţionalităţii, Administraţia Naţională a Penitenciarelor (ANP), în parteneriat cu Programul Naţiunilor Unite pentru Dezvoltare (PNUD), Universitatea de Vest Timişoara (UVT), Şcoala Naţională de Studii Politice şi Administrative (SNSPA) şi Centrul Regional de Formare Profesională a Adulţilor Călăraşi (CRFPA) implementează proiectul „Revenirea foştilor deţinuţi pe piaţa muncii si integrarea lor în societate”.
25
Proiect este co-finanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (POSDRU) 2007-2013.
Context: Inexistenţa unui mecanism unitar de facilitare a integrarii sociale a foştilor deţinuţi face dificilă reintegrarea lor în societate.
Au fost formulate cateva recomandări privind dezvoltarea unui mecanism integrat inter-instituţional pentru reintegrarea foştilor deţinuţi, in cadrul analizei comparative a masurilor de combarere a excluziunii sociale a fostilor detinuti la nivel national si european: - Reintegrarea ar trebui să înceapă încă din timpul detenţiei, cât mai devreme, fundamentându-se pe un proces continuu şi coerent; - Intervenţiile din faza instituţională vizează dezvoltarea capitalului uman al deţinuţilor pentru creşterea motivaţiei de schimbare (prin educaţie, calificare, programe de reabilitare); - Intervenţia în faza premergătoare eliberării are ca scop elaborarea unui plan de reintegrare concret pentru toţi deţinuţii, şi construirea unui sistem de natură să încurajeze contactul şi după liberare; - Intervenţia în faza post-liberatorie începe de la poarta închisorii şi se bazează pe un contact susţinut între fostul deţinut şi organizaţiile sau persoanele ce pot reduce obstacolele în calea reintegrării; - Ocuparea nu poate fi desprinsă de celelalte nevoi criminogene care, neacoperite, ar putea duce la imposibilitatea găsirii şi păstrării unui loc de muncă şi chiar la recidivă. Scopul principal al proiectului: Reintegrarea în societate și pe piața muncii a foștilor deținuți printr-o serie de activități de instruire ce au ca scop calificarea deținuților în meserii ecologice, instruirea personalului supraveghetor în vederea îmbunătățirii interacțiunii acestora cu deținuții și nu în ultimul rând emiterea unor recomandări pentru crearea unei rețele de centre de incluziune socială și analiza bunelor practici la nivelul Uniunii Europene cu privire la reintegrarea socială a deținuților prin intermediul unui studiu elaborat în cadrul proiectului. Totodată, proiectul este menit să promoveze incluziunea socială a foștilor deținuți prin înlăturarea fenomenului de discriminare. Un alt obiectiv urmărit este de a încuraja dialogul şi colaborarea dintre angajatori, autorități publice şi reprezentanţi ai societăţii civile, pe marginea acestei probleme care priveşte societatea în mod direct. Obiective specifice: 1.Emiterea de studii și recomandări privind modele de bune practici folosite cu succes la nivelul Uniunii Europene, în vederea îmbunătățirii cadrului legislativ și administrativ și a facilitării incluziunii sociale a grupurilor vulnerabile vizate (deținuți si foști deținuți) 2.Asigurarea de traininguri pentru deţinuţi aflați în regim deschis sau semi-deschis destinate inițierii și calificării acestora în meserii ecologice, în domeniul agriculturii şi al construcţiilor, cu scopul cresterii şanselor de angajare după liberare; Asigurarea unor trainiguri pentru deținuți menite să le ofere informații și asistență psihosocială, necesare în procesul acestora de reintegrare. Nu în ultimul rând, personalul de supraveghere din penitenciarele românești va beneficia de trainguri pe teme de Comunicare și Rezoluție a situațiilor conflictuale, în vederea facilitării muncii și relaționării acestora cu deținuții. 3.Promovarea incluziunii sociale a fostilor detinuti prin campanie media de conștientizare și comunicare cu privire la importanța reintegrării foștilor deținuți pe piata muncii, în vederea combaterii discriminării și a mentalitătiilor colective negative ce îngreunează incluziunea socială a acestui grup vulnerabil. Proiectul are ca obiectiv imbunatatirea imaginii fostilor detinuri si inlaturarea prejudecatilor sociale care impiedica reintregrearea acestora in societate.
26
Informatii suplimentare privind proiectul sunt disponibile la www.suntemprodusulmediului.ro , inclusiv Campania de media anterioara, ce va trebui considerate la intocmirea propunerii.
C. Domeniul de aplicare a serviciilor, rezultatele preconizate: Campanie de comunicare
Cea de-a doua campanie de comunicare este esențială în atingerea obiectivelor proiectului. În cadrul prezentului TOR sunt solicitate o serie de activități necesare atingerii obiectivelor campaniei media. Toate livrabilele din cadrul campaniei se vor desfasura în limba română și trebuie să respecte normele și reglementările din manualul de identitate vizuală al Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane. http://www.fonduri-ue.ro/res/filepicker_users/cd25a597fd-62/utile/Instructiuni%20de%20implementare/POSDRU/10_POSDRU_Ghid_identitatate_vizuala.pdf Cu toate acestea, intocmirea Propunerii se va face in ambele limbi solicitate, Engleza si Romana. C.1 Obiectivele campaniei de comunicare
Creșterea gradului de conștientizare în rândul societății (în primul rând angajatori și autorități publice) privind urmatoarele aspecte:
Foștii deținuți trebuie să fie sprijiniți în vederea reintegrării pe piața muncii (rată de recidivă mai scuzută => mai multe avantaje pentru comunitate);
Rata mare de recidiva din România.
Mesajul cheie al campaniei Prin reintegrarea foștilor deținuti, protejăm comunitatea. Toleranța față de foștii deținuți și re-încadrarea lor pe piața muncii reduc șansele producerii unor noi infracțiuni și totodată îi mențin pe posibilii infractori la distanță față de potențiale victime. C.2 Grup țintă campanie de comunicare • Publicul țintă: persoane între 35 și 55 de ani, cu venituri medii & mari, nivel educație mediu & înalt, cu domiciliul în România; • Publicul țintă secundar: persoane peste 18 ani, cu domiciliul în România. C.3 Retorica pentru strategia de comunicare: Mesajele și strategia de campanie nu trebuie să incrimineze și nici să producă diviziuni sociale. C.4 Livrabile pentru Campania de publicitate * Servicii de creatie: • nume campanie și concept luând în considerare sloganul deja existent "Suntem produsul mediului în care trăim"; • 1 concept creativ clip video; • 1 concept creativ spot radio; • 1 concept creativ panou publicitar (billboard); •1 manual cu povești de succes (editare, design, layout-ul); • Alte instrumente de comunicare relevante;
27
* În cadrul procesului de evaluare, se vor puncta propunerile creative în limba română. Producție mteriale publicitare: • 1 clip video, 20-30 de secunde; • 1 spot radio, 20-30 de secunde; •1 panou publicitar: tipărire și expunere 53 de exemplare; • 1 manual povești de succes: 500 de exemplare
Numărul de pagini: coperți + 50 pagini Format deschis: 44 x 22 cm Format închis: 22 x 22 cm Suport coperți: hârtie reciclată 250 g / mp Suport interior: hârtie reciclată 150 g / mp Tipar: policromie fata-verso (4 + 4) Finisare: brosare Cantitate: 500
• Alte instrumente de comunicare relevante. Media planning & buying: • TV: un minimum de 200 de GRPs (all urban);
50% din GRPs în prime time și late fringe 50% - in functie de strategia de comunicare;
• Radio: 100 difuzari *20-30min. 50% Prime Time, 50% Drive Time; • 53 panouri (billboard), cu expunere in 4 locații (Iași, Craiova, Brașov, București). Expunerea se va face conform campaniei de comunicare; • Internet: optimizarea website-ului deja existent al proiectulului (www.suntemprodusulmediului.ro), contul de Facebook și prezenta pe You Tube; • Alte instrumente de comunicare relevante.
D. Modalitate de colaborare institutionala:
a. Asistentul de comunicare și echipa PNUD din cadrul proiectului vor superviza activitatea furnizorului de servicii și vor asigura textul pentru manualul cu povești de succes (concept, design, lay-out, vor fi furnizate de către Contractant, cu aprobarea PNUD);
b. Pe baza conceptelor creative aprobate, Contractantul va prezenta viziunea sa beneficiarului înainte de producție. Echipa de proiect poate solicita revizuiri suplimentare ale conceptului creativ cu scopul de a asigura claritatea și originalitatea mesajului transmis dar și pentru a răspunde mai bine obiectivelor proiectului.
c. Frecvența de raportare a progreselor înregistrate de către Contractant va fi stabilită la nevoie, în funcție de livrabile și etapele campaniei asupra cărora s-a convenit anterior.
E. Durata serviciilor: Propunerea trebuie să aibă în vedere faptul că termenele proiectului trebuie să fie respectate cu strictețe. Durata maximă estimată a activității, având în vedere intervalul de timp prevăzut pentru următoarele activități:
28
Livrabile Estimated Timeframe
Creație
Concept campanie August-Septembrie 2013
Numele campaniei (slogan "Suntem produsul mediului în care trăim”)
August-Septembrie 2013
1 concept creativ clip video; August-Septembrie 2013
1 concept creativ spot radio; August-Septembrie 2013
1 concept creativ panou publicitar (billboard) August-Septembrie 2013
1 manual povesti de succes (50 pages) August-Septembrie 2013
Alte instrumente de comunicare relevante. August-Septembrie 2013 Producție
1 clip video, 20-30 seconds Septembrie 2013
1 spot radio, 20-30 seconds S Septembrie 2013
53 panouri publicitare (Bilbord) Septembrie 2013
Alte instrumente de comunicare relevante Septembrie 2013
500 manuale povești de succes
Septembrie 2013
Media Planning & buying
Distributie clip TV și spot Radio 1 Octombrie – 30 Noiembrie 2013
53 panouri publicitare (billboards) 1 Octombrie – 30 Noiembrie 2013
Alte instrumente de comunicare relevante 1 Octombrie – 30 Noiembrie 2013
Optimizarea website, cont Facebook, Youtube 1 Octombrie – 30 Noiembrie 2013
F. Locație servicii: activitatea prestatorului se va desfășura în București, Iași, Craiova și Brașov.
G. Calificările unui prestator de succes la diferite niveluri: Furnizorul de servicii trebuie să descrie și să explice cum și de ce este cea mai bună entitate care poate livra cerințele PNUD prin indicarea documentelor de calificare, conform formularului 26 de mai sus.
H. Caracterul propunerii financiare și programarea plăților: Prețul contractului este fix și are și este bazat pe rezultat . Plățile se efectuează lunar, pe baza rezultatelor acceptate de PNUD.
I. Recomandare pentru prezentarea propunerii: În conformitate cu prezentul RFP, furnizorul de servicii trebuie să furnizeze: a) numele, calificarea și funcțiile personalului cheie care va efectua serviciile contractate; b) trebuie să prezinte CV-uri care să demonstreze calificările și experiența relevantă, precum și diplome, certificate de formare profesională considerate relevante pentru pozițiile ocupate; c) confirmarea scrisă de la personalul implicat care să ateste disponibilitatea de a lucra pentru întreaga durată a contractului.
J. Criterii pentru selecția celei mai bune oferte:
Evaluarea și compararea propunerilor: un ghid general a fost furnizat în Fisa de Informatii (FI nr 25).
29
Sectiunea 4: Formularul de Transmitere a Propunerii3
[Locatie, Data: ] Catre: Stimate Subscrisa, prin prezenta ne oferim sa furnizam servicii profesionale pentru campanie media in conformitate cu Cererea de Propuneri PNUD din data 12 Iulie 2013 si Propunerea noastra. Prin prezenta va transmitem Propunerea noastra care include Propunerea Tehnica si Propunerea Financiara.
Prin prezenta declaram ca:
a) Toate informatiile si declaratiile din prezenta Propunere sunt reale si acceptam ca orice eroare continuta poate duce la descalificarea noastra;
b) Nu suntem in prezent pe Lista ONU a furnizorilor suspendati sau exclusi sau alte astfel de liste si nici nu suntem asociati cu nici o companie sau persoana ce apar pe lista Consiliului de Securitate ONU 1267/1989;
c) Nu suntem in situatia de potential faliment sau litigiu sau orice actiune juridical care ar putea afecta activitatea; si
d) Nu angajam sau anticipam sa angajam o persoana care este sau a fost recent angajata de catre ONU sau PNUD.
Confirmam ca am citit, inteles si prin prezenta acceptam Termenii de Referinta ce descriu sarcinile si responsabilitatile solicitate noua prin RFP precum si Termenii si Conditiile Generale ale PNUD din Contractul de Servicii Profesionale.
Suntem de acord sa sustinem aceasta propunere 90 de zile de la data depunerii ei .
Ne angajam, daca Propunerea noastra va fi acceptata, sa incepem serviciile nu mai tarziu de data indicata in Fisa de Informatii.
Intelegem pe deplin si acceptam ca PNUD nu e obligat sa accepte aceasta Propunere, ca vom suporta toate costurile legate de pregatirea si transmiterea acesteia, precum si ca PNUD nu va fi in nici o situatie resonsabil sau dator pentru aceste costuri, indifferent de procesul sau rezultatul evaluarii.
Cu stima,
Semnatura autorizata : Numele si Functia: Numele firmei:
Detalii contact :
[rugam sa folositi antetul si stampila companiei]
3 Nici o stergere sau modificare nu poate fi facuta acestui formular. Orice astfel de stergere sau mofidicare poate duce la respingerea Propunerii.
30
Sectiunea 5: Documente ce stabilesc eligibilitatea si calificarile Ofertantului
Formular de Informatii despre Ofertant 4
Date: [inserați data (zi, lună, an) Depunerii Ofertei] RFP Nr.: [inserați numărul]
Pagina ________ din_______ pagini
1. Numele Ofertantului [inserați denumirea legală a ofertantului]
2. În cazul unui Consortiu/ Asociere/Joint Venture (JV), denumirea legală a ficărei entități: [inserați denumirea legală a ficărei entități din JV]
3. Țara/țările în care activează/este înregistrat ofertantul: [inserați țara în care este înregistrat ofertantul]
4. Anul Înregistrării: [inserați anul înregistrării ofertantului]
5. Țările în care își desfășoară activitatea
6. Nr. Angajaților din fiecare țară
7.Numărul de ani de activitate în fiecare țară
8. Adresa legală din țara/țările unde este înregistrat/activează ofertantul: [inserați adresa legală a ofertantului din țara unde a fost înregistrat]
9. Valoarea și descrierea celor mai mari 3 Contracte din ultimii 5 ani.
10. Cea mai recentă declarație de bonitate (dacă există)
11. Scurtă descriere a istoriei de litigii (dispute, arbitraj, revendicări, etc), care indică situația curentă și rezultatele, în cazul litigiilor rezolvate
12. Informații despre reprezentantul autorizat al Ofertantului
Nume: [inserați numele autorizat al reprezentantului] Adresa: [inserați adresa autorizată a reprezentantului] Nr. Telefon/Fax: [inserați nr. De tel/fax autorizate ale reprezentantului] Email: [inserați adresa de e-mail autorizată a reprezentantului] 13. Vă aflați în lista 1267.1989 a PNUD sau în Lista ONU a entităților neeligibile? (Da/Nu)
4 Ofertantul trebuie sa completeze acest formular respectand instructiunile.Cu exceptia furnizarii de informatii suplimentare,
nici o modificare sau inlocuire a formatului nu va fi acceptata.
31
14. Atașat se regăsesc copii ale următoarelor documente originale:
□ Toate documentele de eligibilitate solicitate în Fisa de Informatii
În caz de Joint Venture/Consortiu/ Asociere – copie a Memorandumului de Înțelegere sau a Scrisorii de Intenție pentru crearea JV/Consortiu/Asociere, sau Datele de Înregistrare ale JV/Consortiu, dacă a fost înregistrat
În cazul Entităților Guvernamentale sau deținute/controlate de către Guvern/, documente care stabilesc autonomia legală și financiară precum și documente care stabilesc conformitatea cu legea comercială.
Formular de Informații ale Partenerului din cadrul unui Joint Venture/ Consortiu/Asociere (JV) (dacă este înregistrat)5
Data: [inserați data (zi, lună,an) Depunerii Ofertei]
RFP Nr.: [inserați numărul]
Pagina ________ din_______ pagini
1. Numele Ofertantului [inserați denumirea legală a ofertantului]
2. Denumirea legală a partenerului în JV:
3. Țara unde este înregistrat partenerul în JV:
4. Anul înregistrării: [inserați anul înregistrării partenerului în JV]
5. Țările în care își desfășoară activitatea
6. Nr. Angajaților din fiecare țară
7.Numărul de ani de activitate în fiecare țară
8. Adresa legală din țara/țările unde este înregistrat/activează: [inserați adresa legală din țara unde a fost înregistrat partenerul în JV]
9. Valoarea și descrierea celor mai mari 3 Contracte din ultimii 5 ani.
10. Cea mai recentă declarație de bonitate (dacă există)
11. Scurtă descriere a istoriei de litigii (dispute, arbitraj, revendicări, etc), care indică situația curentă și urmările, în cazul litigiilor rezolvate.
5 Ofertantul trebuie sa completeze acest formular respectand instructiunile.Cu exceptia furnizarii de informatii suplimentare, nici
o modificare sau inlocuire a formatului nu va fi acceptata.
32
12. Informații ale reprezentantului autorizat al Partenerului în JV
Nume: [inserați numele autorizat al reprezentantului] Adresa: [inserați adresa autorizată a reprezentantului] Nr. Telefon/Fax: [inserați nr. De tel/fax autorizate ale reprezentantului] Email: [inserați adresa de e-mail autorizată a reprezentantului]
13. Atașat se regăsesc copii ale următoarelor documente originale:
Toate documentele de eligibilitate solicitate în Fisa de Informatii Articole privind adeziunea sau înregistrarea firmei numite la pct 2. În cazul Entităților Guvernamentale sau deținute/controlate de către Govern/, documente care
stabilesc autonomia legală și financiară precum și documente care stabilesc conformitatea cu legea comercială.
33
Secțiunea 6: Formular de Propunere Tehnică
FORMAT PROPUNERE TEHNICĂ
SERVICII pentru CAMPANIE MEDIA
Notă: Propunerile tehnice care nu sunt depuse în acest format pot fi respinse. Oferta financiară trebuie transmisa in fisier distinct, parolat.
Numele Organizației / Firmei: Țara unde este înregistrată: Numele Persoanei de Contact pentru această Propunere:
Adresa: Telefon / Fax: Email:
SECTIUNEA 1: EXPERTIZA FIRMEI/ ORGANIZAȚIEI
Această secțiune trebuie să explice pe larg resursele ofertantului, în ceea ce privește personalul și facilitățile necesare pentru îndeplinirea acestei cerințe. Întregul conținut al acestei secțiuni poate fi modificat sau extins, în funcție de criteriile de evaluare stabilite în RFP.
1.1 Scurtă Descriere a Ofertantului ca Entitate: Oferă o scurtă descriere a organizației / firmei care depune propunerea, mandatul/activitățile comerciale autorizate, anul și țara unde este înregistrată, tipuri de activități desfășurate, precum și bugetul anual aproximativ, etc. Includeți referințe privind reputația, sau orice antecedente de litigii și arbitraj, în care a fost implicată organizația / firma, care ar putea afecta sau influența performanța serviciilor, indicand starea / rezultatul unor astfel de litigii / arbitraj.
1.2. Capacitate Financiară: Oferiți cea mai recentă Situație Financiară (Declarația de Venit și Bilanțul) certificate în mod corespunzător. Includeti orice informative privind bonitatea, pozitia pe piata, etc.
1.3. Istoric și experiență: Furnizați următoarele informații cu privire la experiența companiei în ultimii cinci (5) ani, care privesc sau sunt relevante pentru cerințele acestui contract.
Numele proiectului
Client Valoarea Contractului sau nivel al
sumei*
Perioada activitatii
Tipuri de activități
întreprinse
Stadiul sau Data
finalizării
Referințe, Informații de
Cotact (Nume, Telefon, Email)
* Sub 10.000 USD; intre 10.000 si 50,000 USD; Intre 50.000 si 100.000 USD; Peste 100.000 USD
34
SECȚIUNEA 2 – ABORDARE ȘI PLAN DE IMPLEMENTARE
Acest capitol trebuie să demonstreze capacitatea de raspuns a Ofertantului la TOR, prin identificarea componentelor specifice propuse, abordarea cerințelor, conform specificațiilor, punct cu punct, prin oferirea unei descrieri detaliate a caracteristicilor esențiale de performanță propuse și prin demonstrarea modului în care metodologia propusă îndeplinește sau depășește cerințele . 2.1. Abordarea serviciilor solicitate: Vă rugăm să furnizați o descriere detaliată a metodologiei prin care organizația / firma va raspunde cerintelor din Termenii de Referință ai proiectului, ținând cont de adecvarea la condițiile locale și de contextul proiectului. 2.2. Mecanisme de Control privind Asigurării Calității Tehnice: Metodologia trebuie să includă, de asemenea, detalii asupra procedurilor de asigurare a calitatii interne. 2.3 Termenele de implementare: Ofertantul trebuie să depună o diagramă Gantt sau programul de implementare a activitatilor, indicand succesiunea detaliată a etapelor care vor fi realizate și esalonarea lor in timp.
2.4. Subcontractarea: Explicați dacă o lucrare va fi subcontractată, către cine, ce procent din activitate, rațiunea deciziei și rolul sub-contractorilor propuși. O atenție deosebită ar trebui acordată pentru oferirea unei imagini clare a rolului fiecărei entități și a modalității de colaborare in echipă.
2.5. Masuri de management al riscurilor: Vă rugăm să descrieți riscurile potențiale pentru punerea în aplicare a acestui proiect, care pot avea un impact în realizarea și finalizarea la timp a rezultatelor așteptate precum și a calității lor. Descrieți măsurile care vor fi puse în aplicare pentru a atenua aceste riscuri.
2.6. Raportarea și monitorizarea: Vă rugăm să furnizați o scurtă descriere a mecanismelor propuse pentru activitatile din Propunere privind raportarea către PNUD și parteneri, inclusiv un plan de raportare.
2.7. Strategia anti-corupție: Definiți strategai anti-corupție, care va fi aplicată în acest proiect pentru a preveni utilizarea abuzivă a fondurilor. Descrieți controalele financiare, care vor fi puse în aplicare.
2.8. Parteneriate: Explicați orice parteneriate cu organizații locale, internaționale sau de altă natură care sunt planificate pentru implementarea proiectului. O atenție deosebită ar trebui acordată pentru furnizarea unei imagini clare a rolului fiecărei entități și a modului în care toată lumea va acționa ca o echipă. Sunt încurajate scrisorile de angajament din partea partenerilor și o specificație dacă unele sau toate au lucrat cu succes impreuna în cadrul altor proiecte anterioare.
2.9 Declarație de Transparență: Acest lucru este destinat să dezvăluie orice potential conflict în conformitate cu definiția de "conflict" din secțiunea 4 a acestui document, dacă este cazul.
2.10 Altele: orice alte comentarii sau informații cu privire la abordarea proiectului și metodologia care va fi adoptată.
35
SECȚIUNEA 3: PERSONAL
3.1 Structura echipei de management: Descrieți abordarea generală a echipei de management față de planificarea și punerea în aplicare a acestei activități. Includeți o organigramă a echipei de management a proiectului, prezentând corelația dintre pozițiile cheie și posturile ocupate. 3.2 Alocarea timpului: Se va furniza un document cu activitățile fiecărui membru al personalului și timpul alocat de fiecare dintre ei. (Notă:. Acest document/ foaie de calcul este esențial și este acceptată înlocuirea niciunui membru al personalului din momentul atribuirii contractului decât în cazuri extreme și cu acordul scris al PNUD. Dacă substituția este inevitabilă, aceasta va fi cu o persoană care, în opinia managerul de proiect PNUD, este cel puțin la fel de experimentată ca persoana înlocuită, și sub rezerva aprobării de PNUD. NU va fi acceptată nicio majorare a costurilor ca rezultat al inlocuirii de personal). 3.3 Calificarea personalului cheie: Se vor depune CV-urile personalului-cheie (Team Leader, Senior Expert și Junior Expert) pentru a susține implementarea proiectului. CV-urile trebuie să demonstreze calificarea în domenii relevante pentru sfera serviciilor prestate. Vă rugăm să folosiți formatul de mai jos:
Nume: Poziția în cadrul echipei: Naționalitate: Informații de contact: Țări în care și-a desfășurat activitatea: Competențe lingvistice: Educație și alte Calificări: Rezumatul Experienței: Evidențiați experiența în regiune și în proiecte similare. Relevant Experience (From most recent): Perioada: De la – până la Numele activității/ Proiectului/
finanțatorul, dacă este cazul: Poziția și activitățile desfășurate/Descrierea acțiunilor întreprinse efectiv:
Referința nr.1 (minim 3):
Nume Poziție Organizație Informații de contact – Adresă; Telefon; Email; etc.
Referința nr.2 Nume Poziție Organizație Informații de contact – Adresă; Telefon; Email; etc..
Referința nr.3 Nume Poziție Organizație Informații de contact – Adresă; Telefon; Email; etc.
36
Declarație: Declar că îmi voi desfășura activitatea în poziția exprimată pe durata contractului propus. Înțeleg, de asemenea, că orice declaratie falsă intenționată descrisă mai sus poate duce la descalificarea mea, înaintea sau în timpul angajării mele în cadrul acestui proiect. _________________________________________________ __________________________ Semnătură Team Leader/Senior Expert/Junior Expert Data Semnării
37
Section 7: Formular Propunere Financiara6
Ofertantului i se solicita sa intocmeasca Propunerea Financiara intr-un fisier separate de restul RFP dupa cum e indicat in Instructiunile pentru Ofertanti. Propunerea Financiara trebuie sa detalieze costurile. Va solicitam sa furnizati cifre separate pentru fiecare categorie de mai jos.
In intocmirea Propunerii Financiare s-a folosit formularul standard din Sectiunea 7. Aceasta contine toate elementele de cost aferente serviciilor si detaliaza aceste costuri pe categorii. Toate livrabilele si activitatile descrise in Propunerea Tehnica sunt cotate distinct. Orice livrabil sau activitate descrisa in Propunerea Tehnica dar care nu este cotata in Propunerea Financiara se intelege ca este inclusa in pretul altor activitati sau elemente de cost, si este de asemenea reflectat in pretul total.
A. Cost Breakdown per Deliverables*
Deliverables
Quantity
Unit Price, excl VAT
VAT Price RON, excl VAT (Lump Sum, All Inclusive)
Price RON, VAT included
Percentage of Total Price (Weight for payment)
Deliverable no. 1: Creative Campaign name and concept 1 Video spot concept 1 Radio spot concept 1 OOH / Billboard – concept, copy, art 1 Success stories manual (concept, editing , design, layout)
1
Other relevant communication tools
Deliverable no. 2: Production Video ad, 30 seconds 1 Radio ad, 20-30 seconds 1
OOH / Billboard 53
Success stories manual (concept, editing , design, layout)
500
Other relevant communication tools
Deliverable no. 3: Media Planning and buying
6 Nici o stergere sau modificare nu poate adusa acestui formular. Orice astfel de modificare poate duce la respingerea Propunerii
38
Radio spots distribution TV spots distribution OOH Billboard distribution (accordingly to the all four locations)
TOTAL 100%
*Baza pentru stabilirea platii transelor
Semnatura autorizata __________________ Numele si functia __________________ Numele companiei __________________ Detalii contact __________________
39
Sectiunea 8: Contract pentru Servicii Profesionale
NOTA: Contractul pentru Servicii Profesionale si Anexele vor fi semnate in limba engleza de catre parti si ulterior traduse autorizat in limba romana.
Date _____________ Dear Sir/Madam, Ref.: ______/ _______/ ______ [INSERT PROJECT NUMBER AND TITLE OR OTHER REFERENCE] The United Nations Development Programme (hereinafter referred to as "UNDP"), wishes to engage your [company/organization/institution], duly incorporated under the Laws of _____________ [INSERT NAME OF THE COUNTRY] (hereinafter referred to as the "Contractor") in order to perform services in respect of ___________ [INSERT SUMMARY DESCRIPTION OF THE SERVICES] (hereinafter referred to as the "Services"), in accordance with the following Contract: 1. Contract Documents 1.1 This Contract is subject to the UNDP General Conditions for Professional Services attached hereto
as Annex I. The provisions of such Annex shall control the interpretation of this Contract and in no way shall be deemed to have been derogated by the contents of this letter and any other Annexes, unless otherwise expressly stated under section 4 of this letter, entitled "Special Conditions".
1.2 The Contractor and UNDP also agree to be bound by the provisions contained in the following
documents, which shall take precedence over one another in case of conflict in the following order:
a) this Letter; b) the Terms of Reference [ref. ......dated........], attached hereto as Annex II; c) the Contractor's Proposal [ref......, dated ........] d) The UNDP Request for Proposal [ref……, dated……] 1.3 All the above shall form the Contract between the Contractor and UNDP, superseding the contents
of any other negotiations and/or agreements, whether oral or in writing, pertaining to the subject of this Contract.
2. Obligations of the Contractor 2.1 The Contractor shall perform and complete the Services described in Annex II with due diligence
and efficiency and in accordance with the Contract. 2.2 The Contractor shall provide the services of the following key personnel:
40
Name Specialization Nationality Period of service .... .............. ........... .................. .... .............. ........... .................. 2.3 Any changes in the above key personnel shall require prior written approval of
____________________________________ [NAME and TITLE], UNDP. 2.4 The Contractor shall also provide all technical and administrative support needed in order to ensure
the timely and satisfactory performance of the Services. 2.5 The Contractor shall submit to UNDP the deliverables specified hereunder according to the
following schedule: [LIST DELIVERABLES] [INDICATE DELIVERY DATES] e.g. Progress report ../../.... ............... ../../.... Final report ../../.... 2.6 All reports shall be written in the English language, and shall describe in detail the services rendered
under the Contract during the period of time covered in such report. All reports shall be transmitted by the Contractor by _________ [MAIL, COURIER AND/OR FAX] to the address specified in 9.1 below.
2.7 The Contractor represents and warrants the accuracy of any information or data provided to UNDP
for the purpose of entering into this Contract, as well as the quality of the deliverables and reports foreseen under this Contract in accordance with the highest industry and professional standards.
OPTION 1 (FIXED PRICE) 3. Price and Payment 3.1 In full consideration for the complete and satisfactory performance of the Services under this
Contract, UNDP shall pay the Contractor a fixed contract price of ________ [INSERT CURRENCY & AMOUNT IN FIGURES AND WORDS].
3.2 The price of this Contract is not subject to any adjustment or revision because of price or currency
fluctuations or the actual costs incurred by the Contractor in the performance of the Contract. 3.3 Payments effected by UNDP to the Contractor shall be deemed neither to relieve the Contractor of
its obligations under this Contract nor as acceptance by UNDP of the Contractor's performance of the Services.
41
3.4 UNDP shall effect payments to the Contractor after acceptance by UNDP of the invoices submitted by the Contractor to the address specified in 9.1 below, upon achievement of the corresponding milestones and for the following amounts:
MILESTONE AMOUNT TARGET DATE Upon..... ...... ./../.... ......... ...... ../../.... Invoices shall indicate the milestones achieved and corresponding amount payable. OPTION 2 (COST REIMBURSEMENT) 3. Price and payment 3.1 In full consideration for the complete and satisfactory performance of the Services under this
Contract, UNDP shall pay the Contractor a price not to exceed __________ [INSERT CURRENCY & AMOUNT IN FIGURES AND WORDS].
3.2 The amount contained in 3.1 above is the maximum total amount of reimbursable costs under this
Contract. The Breakdown of Costs in Annex _______ [INSERT ANNEX NUMBER] contains the maximum amounts per cost category that are reimbursable under this Contract. The Contractor shall reflect in his invoices the amount of the actual reimbursable costs incurred in the performance of the Services.
3.3 The Contractor shall not do any work, provide any equipment, materials and supplies, or perform
any other services which may result in any costs in excess of the amount under 3.1 or of any of the amounts specified in the Breakdown of Costs for each cost category without the prior written agreement of _________________ [NAME and TITLE], UNDP.
3.4 Payments effected by UNDP to the Contractor shall be deemed neither to relieve the Contractor of
its obligations under this Contract nor as acceptance by UNDP of the Contractor's performance of the Services.
3.5 The Contractor shall submit invoices for the work done every ___________ [INSERT PERIOD OF
TIME OR MILESTONES]. OR 3.5. The Contractor shall submit an invoice for ______________________ [INSERT AMOUNT AND
CURRENCY OF THE ADVANCE PAYMENT IN FIGURES & WORDS] upon signature of this Contract by both parties and invoices for the work done every ______________ [INSERT PERIOD OF TIME OR MILESTONES].
3.6 Progress and final payments shall be effected by UNDP to the Contractor after acceptance of the
invoices submitted by the Contractor to the address specified in 9.1 below, together with whatever supporting documentation of the actual costs incurred is required in the Breakdown of Costs or
42
may be required by UNDP. Such payments shall be subject to any specific conditions for reimbursement contained in the Breakdown of Costs.
4. Special conditions 4.1 The responsibility for the safety and security of the Contractor and its personnel and property,
and of UNDP’s property in the Contractor’s custody, rests with the Contractor. 4.2 The advance payment to be made upon signature of the contract by both parties is contingent
upon receipt and acceptance by UNDP of a bank guarantee for the full amount of the advance payment issued by a Bank and in a form acceptable to UNDP.
4.3 The amounts of the payments referred to under section 3.6 above shall be subject to a deduction of
___________________________ [INSERT PERCENTAGE THAT THE ADVANCE REPRESENTS OVER THE TOTAL PRICE OF THE CONTRACT] % (... percent) of the amount accepted for payment until the cumulative amount of the deductions so effected shall equal the amount of the advance payment.
4.4 Owing to [..........................], Article(s) [.........] of the General Conditions in Annex I shall be amended
to read/be deleted. 5. Submission of invoices 5.1 An original invoice shall be submitted by mail by the Contractor for each payment under the
Contract to the following address: .................………………………………………………………………………………………………………………. 5.2 Invoices submitted by fax shall not be accepted by UNDP. 6. Time and manner of payment 6.1 Invoices shall be paid within thirty (30) days of the date of their acceptance by UNDP. UNDP shall
make every effort to accept an invoice or so advise the Contractor of its non-acceptance within a reasonable time from receipt.
6.2 All payments shall be made by UNDP to the following Bank account of the Contractor: ______________________ [NAME OF THE BANK] ______________________ [ACCOUNT NUMBER] ______________________ [ADDRESS OF THE BANK] 7. Entry into force. Time limits. 7.1 The Contract shall enter into force upon its signature by both parties. 7.2 The Contractor shall commence the performance of the Services not later than ______ [INSERT
DATE] and shall complete the Services within _____________ [INSERT NUMBER OF DAYS OR
43
MONTHS] of such commencement. 7.3 All time limits contained in this Contract shall be deemed to be of the essence in respect of the
performance of the Services. 8. Modifications 8.1 Any modification to this Contract shall require an amendment in writing between both parties duly
signed by the authorized representative of the Contractor and __________ [NAME AND TITLE] UNDP.
9. Notifications For the purpose of notifications under the Contract, the addresses of UNDP and the Contractor are
as follows:
For the UNDP:
Name Designation
Address Tel. No. Fax. No.
Email address:
For the Contractor:
Name Designation
Address Tel. No. Fax. No.
Email address: If the above terms and conditions meet with your agreement as they are typed in this letter and in the Contract Documents, please initial every page of this letter and its attachments and return to this office one original of this Contract, duly signed and dated. Yours sincerely, [INSERT NAME AND DESIGNATION] For [INSERT NAME OF THE COMPANY/ORGANIZATION]
Agreed and Accepted: Signature ____________________________ Name: __________________________ Title: ____________________________ Date: _____________________________
44
UNDP GENERAL CONDITIONS OF CONTRACT FOR SERVICES
1.0 LEGAL STATUS: The Contractor shall be considered as having the legal status of an independent contractor vis-à-vis the United Nations Development Programme (UNDP). The Contractor’s personnel and sub-contractors shall not be considered in any respect as being the employees or agents of UNDP or the United Nations. 2.0 SOURCE OF INSTRUCTIONS: The Contractor shall neither seek nor accept instructions from any authority external to UNDP in connection with the performance of its services under this Contract. The Contractor shall refrain from any action that may adversely affect UNDP or the United Nations and shall fulfill its commitments with the fullest regard to the interests of UNDP. 3.0 CONTRACTOR'S RESPONSIBILITY FOR EMPLOYEES: The Contractor shall be responsible for the professional and technical competence of its employees and will select, for work under this Contract, reliable individuals who will perform effectively in the implementation of this Contract, respect the local customs, and conform to a high standard of moral and ethical conduct. 4.0 ASSIGNMENT: The Contractor shall not assign, transfer, pledge or make other disposition of this Contract or any part thereof, or any of the Contractor's rights, claims or obligations under this Contract except with the prior written consent of UNDP. 5.0 SUB-CONTRACTING: In the event the Contractor requires the services of sub-contractors, the Contractor shall obtain the prior written approval and clearance of UNDP for all sub-contractors. The approval of UNDP of a sub-
45
contractor shall not relieve the Contractor of any of its obligations under this Contract. The terms of any sub-contract shall be subject to and conform to the provisions of this Contract. 6.0 OFFICIALS NOT TO BENEFIT: The Contractor warrants that no official of UNDP or the United Nations has received or will be offered by the Contractor any direct or indirect benefit arising from this Contract or the award thereof. The Contractor agrees that breach of this provision is a breach of an essential term of this Contract. 7.0 INDEMNIFICATION: The Contractor shall indemnify, hold and save harmless, and defend, at its own expense, UNDP, its officials, agents, servants and employees from and against all suits, claims, demands, and liability of any nature or kind, including their costs and expenses, arising out of acts or omissions of the Contractor, or the Contractor's employees, officers, agents or sub-contractors, in the performance of this Contract. This provision shall extend, inter alia, to claims and liability in the nature of workmen's compensation, products liability and liability arising out of the use of patented inventions or devices, copyrighted material or other intellectual property by the Contractor, its employees, officers, agents, servants or sub-contractors. The obligations under this Article do not lapse upon termination of this Contract. 8.0 INSURANCE AND LIABILITIES TO THIRD PARTIES: 8.1 The Contractor shall provide and thereafter maintain insurance against all risks in respect of its property and any equipment used for the execution of this Contract. 8.2 The Contractor shall provide and thereafter maintain all appropriate workmen's compensation insurance, or the equivalent, with respect to its employees to cover claims for personal injury or death in connection with this Contract. 8.3 The Contractor shall also provide and thereafter maintain liability insurance in an adequate amount to cover third party claims for death or bodily injury, or loss of or damage to property, arising from or in connection with the provision of services under this Contract or the operation of any vehicles, boats, airplanes or other equipment owned or leased by the Contractor or its agents, servants, employees or sub-contractors performing work or services in connection with this Contract. 8.4 Except for the workmen's compensation insurance, the insurance policies under this Article shall: 8.4.1 Name UNDP as additional insured; 8.4.2 Include a waiver of subrogation of the Contractor's rights to the insurance carrier against the UNDP; 8.4.3 Provide that the UNDP shall receive thirty (30) days written notice from the insurers prior to any cancellation or change of coverage. 8.5 The Contractor shall, upon request, provide the UNDP with satisfactory evidence of the insurance required under this Article.
46
9.0 ENCUMBRANCES/LIENS: The Contractor shall not cause or permit any lien, attachment or other encumbrance by any person to be placed on file or to remain on file in any public office or on file with the UNDP against any monies due or to become due for any work done or materials furnished under this Contract, or by reason of any other claim or demand against the Contractor. 10.0 TITLE TO EQUIPMENT: Title to any equipment and supplies that may be furnished by UNDP shall rest with UNDP and any such equipment shall be returned to UNDP at the conclusion of this Contract or when no longer needed by the Contractor. Such equipment, when returned to UNDP, shall be in the same condition as when delivered to the Contractor, subject to normal wear and tear. The Contractor shall be liable to compensate UNDP for equipment determined to be damaged or degraded beyond normal wear and tear. 11.0 COPYRIGHT, PATENTS AND OTHER PROPRIETARY RIGHTS: 11.1 Except as is otherwise expressly provided in writing in the Contract, the UNDP shall be entitled to all intellectual property and other proprietary rights including, but not limited to, patents, copyrights, and trademarks, with regard to products, processes, inventions, ideas, know-how, or documents and other materials which the Contractor has developed for the UNDP under the Contract and which bear a direct relation to or are produced or prepared or collected in consequence of, or during the course of, the performance of the Contract, and the Contractor acknowledges and agrees that such products, documents and other materials constitute works made for hire for the UNDP. 11.2 To the extent that any such intellectual property or other proprietary rights consist of any intellectual property or other proprietary rights of the Contractor: (i) that pre-existed the performance by the Contractor of its obligations under the Contract, or (ii) that the Contractor may develop or acquire, or may have developed or acquired, independently of the performance of its obligations under the Contract, the UNDP does not and shall not claim any ownership interest thereto, and the Contractor grants to the UNDP a perpetual license to use such intellectual property or other proprietary right solely for the purposes of and in accordance with the requirements of the Contract. 11.3 At the request of the UNDP; the Contractor shall take all necessary steps, execute all necessary documents and generally assist in securing such proprietary rights and transferring or licensing them to the UNDP in compliance with the requirements of the applicable law and of the Contract. 11.4 Subject to the foregoing provisions, all maps, drawings, photographs, mosaics, plans, reports, estimates, recommendations, documents, and all other data compiled by or received by the Contractor under the Contract shall be the property of the UNDP, shall be made available for use or inspection by the UNDP at reasonable times and in reasonable places, shall be treated as confidential, and shall be delivered only to UNDP authorized officials on completion of work under the Contract. 12.0 USE OF NAME, EMBLEM OR OFFICIAL SEAL OF UNDP OR THE UNITED NATIONS: The Contractor shall not advertise or otherwise make public the fact that it is a Contractor with UNDP, nor shall the Contractor, in any manner whatsoever use the name, emblem or official seal of UNDP or THE United Nations, or any abbreviation of the name of UNDP or United Nations in connection with its business or otherwise.
47
13.0 CONFIDENTIAL NATURE OF DOCUMENTS AND INFORMATION: Information and data that is considered proprietary by either Party, and that is delivered or disclosed by one Party (“Discloser”) to the other Party (“Recipient”) during the course of performance of the Contract, and that is designated as confidential (“Information”), shall be held in confidence by that Party and shall be handled as follows: 13.1 The recipient (“Recipient”) of such information shall: 13.1.1 use the same care and discretion to avoid disclosure, publication or dissemination of the Discloser’s Information as it uses with its own similar information that it does not wish to disclose, publish or disseminate; and, 13.1.2 use the Discloser’s Information solely for the purpose for which it was disclosed. 13.2 Provided that the Recipient has a written agreement with the following persons or entities requiring them to treat the Information confidential in accordance with the Contract and this Article 13, the Recipient may disclose Information to: 13.2.1 any other party with the Discloser’s prior written consent; and, 13.2.2 the Recipient’s employees, officials, representatives and agents who have a need to know such Information for purposes of performing obligations under the Contract, and employees officials, representatives and agents of any legal entity that it controls, controls it, or with which it is under common control, who have a need to know such Information for purposes of performing obligations under the Contract, provided that, for these purposes a controlled legal entity means: 13.2.2.1 a corporate entity in which the Party owns or otherwise controls, whether directly or indirectly, over fifty percent (50%) of voting shares thereof; or, 13.2.2.2 any entity over which the Party exercises effective managerial control; or, 13.2.2.3 for the UNDP, an affiliated Fund such as UNCDF, UNIFEM and UNV. 13.3 The Contractor may disclose Information to the extent required by law, provided that, subject to and without any waiver of the privileges and immunities of the United Nations, the Contractor will give the UNDP sufficient prior notice of a request for the disclosure of Information in order to allow the UNDP to have a reasonable opportunity to take protective measures or such other action as may be appropriate before any such disclosure is made. 13.4 The UNDP may disclose Information to the extent as required pursuant to the Charter of the UN, resolutions or regulations of the General Assembly, or rules promulgated by the Secretary-General. 13.5 The Recipient shall not be precluded from disclosing Information that is obtained by the Recipient from a third party without restriction, is disclosed by the Discloser to a third party without any obligation of confidentiality, is previously known by the Recipient, or at any time is developed by the Recipient completely independently of any disclosures hereunder.
48
13.6 These obligations and restrictions of confidentiality shall be effective during the term of the Contract, including any extension thereof, and, unless otherwise provided in the Contract, shall remain effective following any termination of the Contract. 14.0 FORCE MAJEURE; OTHER CHANGES IN CONDITIONS 14.1 In the event of and as soon as possible after the occurrence of any cause constituting force majeure, the Contractor shall give notice and full particulars in writing to the UNDP, of such occurrence or change if the Contractor is thereby rendered unable, wholly or in part, to perform its obligations and meet its responsibilities under this Contract. The Contractor shall also notify the UNDP of any other changes in conditions or the occurrence of any event that interferes or threatens to interfere with its performance of this Contract. On receipt of the notice required under this Article, the UNDP shall take such action as, in its sole discretion; it considers to be appropriate or necessary in the circumstances, including the granting to the Contractor of a reasonable extension of time in which to perform its obligations under this Contract. 14.2 If the Contractor is rendered permanently unable, wholly, or in part, by reason of force majeure to perform its obligations and meet its responsibilities under this Contract, the UNDP shall have the right to suspend or terminate this Contract on the same terms and conditions as are provided for in Article 15, "Termination", except that the period of notice shall be seven (7) days instead of thirty (30) days. 14.3 Force majeure as used in this Article means acts of God, war (whether declared or not), invasion, revolution, insurrection, or other acts of a similar nature or force. 14.4 The Contractor acknowledges and agrees that, with respect to any obligations under the Contract that the Contractor must perform in or for any areas in which the UNDP is engaged in, preparing to engage in, or disengaging from any peacekeeping, humanitarian or similar operations, any delays or failure to perform such obligations arising from or relating to harsh conditions within such areas or to any incidents of civil unrest occurring in such areas shall not, in and of itself, constitute force majeure under the Contract.. 15.0 TERMINATION 15.1 Either party may terminate this Contract for cause, in whole or in part, upon thirty (30) days notice, in writing, to the other party. The initiation of arbitral proceedings in accordance with Article 16.2 (“Arbitration”), below, shall not be deemed a termination of this Contract. 15.2 UNDP reserves the right to terminate without cause this Contract at any time upon 15 days prior written notice to the Contractor, in which case UNDP shall reimburse the Contractor for all reasonable costs incurred by the Contractor prior to receipt of the notice of termination. 15.3 In the event of any termination by UNDP under this Article, no payment shall be due from UNDP to the Contractor except for work and services satisfactorily performed in conformity with the express terms of this Contract. 15.4 Should the Contractor be adjudged bankrupt, or be liquidated or become insolvent, or should the Contractor make an assignment for the benefit of its creditors, or should a Receiver be appointed on
49
account of the insolvency of the Contractor, the UNDP may, without prejudice to any other right or remedy it may have under the terms of these conditions, terminate this Contract forthwith. The Contractor shall immediately inform the UNDP of the occurrence of any of the above events. 16.0 SETTLEMENT OF DISPUTES 16.1 Amicable Settlement: The Parties shall use their best efforts to settle amicably any dispute, controversy or claim arising out of this Contract or the breach, termination or invalidity thereof. Where the parties wish to seek such an amicable settlement through conciliation, the conciliation shall take place in accordance with the UNCITRAL Conciliation Rules then obtaining, or according to such other procedure as may be agreed between the parties. 16.2 Arbitration: Any dispute, controversy, or claim between the Parties arising out of the Contract or the breach, termination, or invalidity thereof, unless settled amicably under Article 16.1, above, within sixty (60) days after receipt by one Party of the other Party’s written request for such amicable settlement, shall be referred by either Party to arbitration in accordance with the UNCITRAL Arbitration Rules then obtaining. The decisions of the arbitral tribunal shall be based on general principles of international commercial law. For all evidentiary questions, the arbitral tribunal shall be guided by the Supplementary Rules Governing the Presentation and Reception of Evidence in International Commercial Arbitration of the International Bar Association, 28 May 1983 edition. The arbitral tribunal shall be empowered to order the return or destruction of goods or any property, whether tangible or intangible, or of any confidential information provided under the Contract, order the termination of the Contract, or order that any other protective measures be taken with respect to the goods, services or any other property, whether tangible or intangible, or of any confidential information provided under the Contract, as appropriate, all in accordance with the authority of the arbitral tribunal pursuant to Article 26 (“Interim Measures of Protection”) and Article 32 (“Form and Effect of the Award”) of the UNCITRAL Arbitration Rules. The arbitral tribunal shall have no authority to award punitive damages. In addition, unless otherwise expressly provided in the Contract, the arbitral tribunal shall have no authority to award interest in excess of the London Inter-Bank Offered Rate (“LIBOR”) then prevailing, and any such interest shall be simple interest only. The Parties shall be bound by any arbitration award rendered as a result of such arbitration as the final adjudication of any such dispute, controversy, or claim. 17.0 PRIVILEGES AND IMMUNITIES: Nothing in or relating to this Contract shall be deemed a waiver, express or implied, of any of the privileges and immunities of the United Nations, including its subsidiary organs. 18.0 TAX EXEMPTION 18.1 Section 7 of the Convention on the Privileges and Immunities of the United Nations provides, inter-alia that the United Nations, including its subsidiary organs, is exempt from all direct taxes, except charges for public utility services, and is exempt from customs duties and charges of a similar nature in respect of articles imported or exported for its official use. In the event any governmental authority refuses to recognize the United Nations exemption from such taxes, duties or charges, the Contractor shall immediately consult with the UNDP to determine a mutually acceptable procedure. 18.2 Accordingly, the Contractor authorizes UNDP to deduct from the Contractor's invoice any
50
amount representing such taxes, duties or charges, unless the Contractor has consulted with the UNDP before the payment thereof and the UNDP has, in each instance, specifically authorized the Contractor to pay such taxes, duties or charges under protest. In that event, the Contractor shall provide the UNDP with written evidence that payment of such taxes, duties or charges has been made and appropriately authorized. 19.0 CHILD LABOUR 19.1 The Contractor represents and warrants that neither it, nor any of its suppliers is engaged in any practice inconsistent with the rights set forth in the Convention on the Rights of the Child, including Article 32 thereof, which, inter alia, requires that a child shall be protected from performing any work that is likely to be hazardous or to interfere with the child's education, or to be harmful to the child's health or physical mental, spiritual, moral or social development. 19.2 Any breach of this representation and warranty shall entitle UNDP to terminate this Contract immediately upon notice to the Contractor, at no cost to UNDP. 20.0 MINES: 20.1 The Contractor represents and warrants that neither it nor any of its suppliers is actively and directly engaged in patent activities, development, assembly, production, trade or manufacture of mines or in such activities in respect of components primarily utilized in the manufacture of Mines. The term "Mines" means those devices defined in Article 2, Paragraphs 1, 4 and 5 of Protocol II annexed to the Convention on Prohibitions and Restrictions on the Use of Certain Conventional Weapons Which May Be Deemed to Be Excessively Injurious or to Have Indiscriminate Effects of 1980. 20.2 Any breach of this representation and warranty shall entitle UNDP to terminate this Contract immediately upon notice to the Contractor, without any liability for termination charges or any other liability of any kind of UNDP. 21.0 OBSERVANCE OF THE LAW: The Contractor shall comply with all laws, ordinances, rules, and regulations bearing upon the performance of its obligations under the terms of this Contract. 22.0 SEXUAL EXPLOITATION: 22.1 The Contractor shall take all appropriate measures to prevent sexual exploitation or abuse of anyone by it or by any of its employees or any other persons who may be engaged by the Contractor to perform any services under the Contract. For these purposes, sexual activity with any person less than eighteen years of age, regardless of any laws relating to consent, shall constitute the sexual exploitation and abuse of such person. In addition, the Contractor shall refrain from, and shall take all appropriate measures to prohibit its employees or other persons engaged by it from, exchanging any money, goods, services, offers of employment or other things of value, for sexual favors or activities, or from engaging in any sexual activities that are exploitive or degrading to any person. The Contractor acknowledges and agrees that the provisions hereof constitute an essential term of the Contract and that any breach of this representation and warranty shall entitle UNDP to terminate the Contract immediately upon notice to the Contractor, without any liability for termination charges or any other liability of any kind.
51
22.2 The UNDP shall not apply the foregoing standard relating to age in any case in which the Contractor’s personnel or any other person who may be engaged by the Contractor to perform any services under the Contract is married to the person less than the age of eighteen years with whom sexual activity has occurred and in which such marriage is recognized as valid under the laws of the country of citizenship of such Contractor’s personnel or such other person who may be engaged by the Contractor to perform any services under the Contract. 23.0 SECURITY:
23.1 The Contractor shall: (a) Put in place an appropriate security plan and maintain the security plan, taking into
account the security situation in the country where the services are being provided; (b) Assume all risks and liabilities related to the Contractor’s security, and the full
implementation of the security plan.
23.2 UNDP reserves the right to verify whether such a plan is in place, and to suggest modifications to the plan when necessary. Failure to maintain and implement an appropriate security plan as required hereunder shall be deemed a breach of this contract. Notwithstanding the foregoing, the Contractor shall remain solely responsible for the security of its personnel and for UNDP’s property in its custody as set forth in paragraph 4.1 above. 24.0 AUDITS AND INVESTIGATIONS:
24.1 Each invoice paid by UNDP shall be subject to a post-payment audit by auditors, whether internal or external, of UNDP or the authorized agents of the UNDP at any time during the term of the Contract and for a period of three (3) years following the expiration or prior termination of the Contract. The UNDP shall be entitled to a refund from the Contractor for any amounts shown by such audits to have been paid by the UNDP other than in accordance with the terms and conditions of the Contract. Should the audit determine that any funds paid by UNDP have not been used as per contract clauses, the company shall reimburse such funds forthwith. Where the company fails to reimburse such funds, UNDP reserves the right to seek recovery and/or to take any other action as it deems necessary.
24.2 The Contractor acknowledges and agrees that, at any time, UNDP may conduct investigations relating to any aspect of the Contract, the obligations performed under the Contract, and the operations of the Contractor generally. The right of UNDP to conduct an investigation and the Contractor’s obligation to comply with such an investigation shall not lapse upon expiration or prior termination of the Contract. The Contractor shall provide its full and timely cooperation with any such inspections, post-payment audits or investigations. Such cooperation shall include, but shall not be limited to, the Contractor’s obligation to make available its personnel and any documentation for such purposes and to grant to UNDP access to the Contractor’s premises. The Contractor shall require its agents, including, but not limited to, the Contractor’s attorneys, accountants or other advisers, to reasonably cooperate with any inspections, post-payment audits or investigations carried out by UNDP hereunder. 25.0 ANTI-TERRORISM:
25.1 The Contractor agrees to undertake all reasonable efforts to ensure that none of the UNDP funds received under this Contract are used to provide support to individuals or entities associated with terrorism and that the recipients of any amounts provided by UNDP hereunder do not appear on the list
52
maintained by the Security Council Committee established pursuant to resolution 1267 (1999). The list can be accessed via http://www.un.org/Docs/sc/committees/1267/1267ListEng.htm. This provision must be included in all sub-contracts or sub-agreements entered into under this Contract. 26.0 AUTHORITY TO MODIFY:
Pursuant to the Financial Regulations and Rules of UNDP, only the UNDP Authorized Official possesses the authority to agree on behalf of UNDP to any modification of or change in this Agreement, to a waiver of any of its provisions or to any additional contractual relationship of any kind with the Contractor. Accordingly, no modification or change in this Contract shall be valid and enforceable against UNDP unless provided by an amendment to this Agreement signed by the Contractor and jointly by the UNDP Authorized Official.
