Capitolul 1

Capitolul 2ELEMENTE DEFINITORII PRIVIND CONTABILITATEA2.1. Definiia contabilitii financiare

Contabilitatea a aprut din nevoia de a rspunde n plan informaional i decizional la problema gestiunii valorilor economice separate pe entiti patrimoniale (regii autonome, societi comerciale, instituii publice .a. persoane fizice i juridice care desfoar activiti comerciale).

Ca disciplin tiinific contabilitatea trebuie s asigure dou categorii de informaii, i anume:

1) informaii publice;

2) informaii confideniale.

Informaiile publice sunt de regul sistematizate n situaiile financiare (bilanul, contul de profit i pierdere, situaia modificrilor capitalului propriu, situaia fluxurilor de trezorerie, politici contabile i note explicative), fiind destinate n principal utilizatorilor din afara unitii patrimoniale, respectiv asociailor sau acionarilor, clienilor i furnizorilor, organelor financiare i de credit, administraiei de stat, ndeosebi celei fiscale i necesitilor de agregare a soldurilor intermediare de gestiune n sistemul conturilor naionale.

Furnizarea informaiei publice constituie atributul principal al organizrii i conducerii contabilitii financiare, care are ca obiect nregistrarea cronologic i sistematic a fluxurilor reale, financiare i monetare ale unitilor patrimoniale cu exteriorul, precum i ntocmirea periodic a situaiilor financiare. Contabilitatea financiar este standardizat, adic se bazeaz pe norme privind producia, reprezentarea i utilizarea informaiilor contabile.

Informaiile confideniale sunt sistematizate de regul n documente i analize destinate uzului intern al managerilor unitilor patrimoniale de la diferite nivele organizatorice. Numai pe baza acestor informaii este posibil luarea n timp oportun a tuturor tipurilor de decizii care s permit adaptabilitatea unitii la condiiile pieei concureniale, la contracararea factorilor perturbatori, exogeni i endogeni ai fiecrei uniti patrimoniale.

Furnizarea acestor informaii constituie atributul principal i scopul declarat al contabilitii de gestiune. Obiectivele sale fundamentale sunt cele privind cunoaterea costurilor produselor obinute, lucrrilor efectuate i serviciilor prestate, iar dac rezultatele nu sunt mulumitoare, acestea ofer posibilitatea analizei cauzelor deficienelor. Organizarea i fucionarea contabilitii de gestiune se bazeaz pe concepte i principii pur interne al cror coninut este liber de standardizare, fiind definit n funcie de propriile convenii ale fiecrei ntreprinderi.

Contabilitatea se difereniaz conform schemei de organizare actual ce rezult din actele normative n:

contabilitatea financiar sau general,

contabilitatea de gestiune .

De remarcat este faptul c cele dou tipuri de contabilitate formeaz practic dou sisteme informaionale distincte care determin caracterul dualist al sistemului contabil.

Obiectul de studiu al contabilitii l reprezint patrimoniul. Literatura de specialitate cunoate trei concepii n definirea i analiza patrimoniului ca obiect al contabilitii: juridic, economic i economico-juridic.

a) din punct de vedere juridic, patrimoniul reprezint toate drepturile i obligaiile cu coninut economic ale unui subiect de drept;

b) din punct de vedere economic, patrimoniul este considerat ca totalitatea bunurilor economice exprimabile n bani, inclusiv rezultatele folosirii lor ce apartin unei persoane fizice sau juridice;

c) definirea economico-juridic a patrimoniului: totalitatea drepturilor i obligaiilor cu valoare economic ce aparin unei persoane juridice sau fizice, precum i bunurile economice la care se refer.

2.2. Normalizarea contabilitii n Romnia

Prin normalizarea contabilitii se nelege procesul de reglementare a contabilitii i de emitere a normelor ce organizeaz practica contabil n cadrul unui stat. n Romnia normalizarea n contabilitate se realizeaz printr-un mecanism dirijist, respectiv prin emiterea de legi sau acte normative de ctre stat prin intermediul Ministerului Finanelor Publice.

n Romnia cadrul legal al contabilitii este reprezentat, n principal, de urmtoarele acte normative:

Legea contabilitii nr.82/1991- republicat n 2002

O.M.F.P. nr.1802/2014 pentru aprobarea Reglementrilor contabile privind situaiile financiare anuale individuale i situaiile financiare anuale consolidate.

2.2.1. Legea contabilitii nr.82/1991

Societile comerciale, societile/companiile naionale, regiile autonome, institutele naionale de cercetare-dezvoltare, societile cooperatiste, instituiile publice, asociaiile i celelalte persoane juridice cu sau fr scop lucrativ i persoanele fizice autorizate s desfoare activiti independente au obligaia s organizeze i s conduc contabilitatea proprie, respectiv contabilitatea financiar, potrivit acestei legi, i contabilitatea de gestiune adaptat la specificul activitii.

Conform legii, contabilitatea este considerat o activitate specializat n msurarea, evaluarea, cunoaterea, gestiunea i controlul activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, precum i a rezultatelor obinute; aceast activitate trebuie s asigure nregistrarea cronologic i sistematic, prelucrarea, publicarea i pstrarea informaiilor cu privire la poziia financiar, performana financiar i fluxurile de trezorerie.

Contabilitatea se ine n limba romn i n moneda naional, excepie fcnd operaiunile efectuate n valut pentru care se ine att n moneda naional, ct i n valut.

Autoritatea care reglementeaz contabilitatea este Ministerul Finanelor Publice; aceasta elaboreaz i emite norme i reglementri referitoare la :

domeniul contabilitii;

planul de conturi general; modelele i normele metodologice privind ntocmirea i utilizarea situaiilor financiare, registrelor i formularelor comune privind activitatea financiar i contabil.Operaiunile economico-financiare efectuate se consemneaz n momentul efecturii lor n documente care stau la baza nregistrrii n contabilitate; aceste documente au calitatea de documente justificative i angajeaz rspunderea persoanelor care le-au ntocmit, vizat i aprobat, precum i a celor care le-au nregistrat n contabilitate, dup caz.

Contabilitatea este organizat i condus, de regul, n compartimente distincte, conduse de ctre directorul economic, contabilul ef sau alt persoan mputernicit s ndeplineasc aceast funcie sau pe baz de cantracte de prestri de servicii i de persoane juridice autorizate sau de persoane fizice care au calitatea de expert contabil, respectiv contabil autorizat.

Rspunderea pentru organizarea i conducerea contabilitii revine administratorului sau altei persoane care are obligaia gestionrii unitii respective.

Persoanele fizice i juridice care intr sub incidena prezentei legi au obligaia s ntocmesc situaii financiare anuale, inclusiv n situaia fuziunii, divizrii sau ncetrii activitii acestora.

Situaiile financiare anuale sunt nsoite de declaraia scris de asumare a rspunderii conducerii persoanei juridice. Dup aprobare se public n condiiile prevzute de reglementrile legale i se pstrez timp de 50 de ani.

2.2.2. Ordinul ministrului finanelor publice nr.1802/2014

Aceast reglementare stabilete principiile i regulile contabile de baz, forma i coninutul situaiilor financiare anuale.

Entitile care la data ntocmirii situaiilor financiare depesc limitele a dou dintre urmtoarele 3 criterii de mrime: total active: 4.000.000 euro, cifra de afaceri net: 8.000.000 euro, numr mediu de salariai n cursul exerciiului financiar: 50, denumite entiti mijlocii i mari, ntocmesc situaii financiare anuale care cuprind:

bilan;

cont de profit i pierdere;

situaia modificrilor capitalului propriu;

situaia fluxurilor de trezorerie;

note explicative la situaiile financiare anuale.

Entitile care la data ntocmirii situaiilor financiare nu depesc limitele a dou dintre criteriile de mrime de mai sus, denumite entiti mici, ntocmesc situaii financiare anuale simplificate care cuprind:

bilan prescurtat;

cont de profit i pierdere;

note explicative la situaiile financiare anuale simplificate. Opional, ele pot ntocmi situaia modificrilor capitalului propriu i/sau situaia fluxurilor de trezorerie.

Potrivit legii contabilitii, situaiile financiare anuale trebuie nsoite de o declaraie scris de asumare a rspunderii conducerii persoanei juridice pentru ntocmirea situaiilor financiare anuale n conformitate cu Reglementrile contabile conforme cu Directiva a IV-a a Comunitilor Economice Europene.

2.3. Principii i procedee contabileConform O.M.F.P. nr.1802/2014 pentru a da o imagine fidel a poziiei financiare, performanelor i fluxurilor de trezorerie ale unei ntreprinderi, trebuie respectate cu sinceritate urmtoarele principii:

1. Principiul continuitii activitii se presupune c entitatea i continu n mod normal funcionarea ntr-un viitor previzibil fr a intra n imposibilitatea continurii activitii sau reducerii semnificative a acesteia. Dac administratorii firmei au luat cunotin de unele elemente de incertitudine legate de anumite evenimente care pot care pot duce la incapacitatea acesteia de a-i continua activitatea, aceste elemente trebuie prezentate n notele explicative. n cazul n care situaiile financiare anuale nu sunt ntocmite pe baza principiului continuitii aceast informaie trebuie prezentat nsoit de explicaii privind modul de ntocmire a acestora i motivele care au stat la baza deciziei conform creia entitatea nu i mai poate continua activitatea.2. Principiul permanenei metodelor determin continuitatea aplicrii regulilor i normelor privind evaluarea, asigurndu-se comparabilitatea n timp a informaiilor contabile.3. Principiul prudenei stipuleaz luarea n considerare numai a profiturile obinute pn la data ncheierii exerciiului financiar. Trebuie s se in cont de doate datoriile aprute n cursul exerciiului financiar curent sau al unui exerciiu financiar precedent, chiar dac acestea devin evidente ntre data bilanului i data ntocmirii acestuia.

De asemenea, se va ine cont de toate datoriile previzibile i pierderile poteniale care au luat natere n cursul exerciilui financiar ncheiat sau pe parcursul unui exerciiu anterior, chiar dac asemenea obligaii sau pierderi apar ntre data ncheierii exerciiului i data completrii bilanului.Acest principiu semnific i faptul c se va ine cont de toate ajustrile de valoare datorate deprecierilor, indiferent dac rezultatul exerciiului financiar este profit sau pierdere.4. Principiul independenei exerciiilor presupune delimitarea n timp a veniturilor i cheltuielilor aferente activitii unitii patrimoniale pentru exerciiul financiar pentru care se face raportarea, fr a se ine cont de de data ncasrii veniturilor sau a plii cheltuielilor. n consecin veniturile i cheltuielile se nregistreaz n contabilitate pe msura angajrii acestora, datorit acestui principiu contabilitatea veniturilor i cheltuielilor fiind o contabilitate de angajamente.5. Principiul evalurii separate a elementelor de activ i de datorii stipuleaz c n vederea stabilirii sumei totale corespunztoare unei poziii din bilan elementele de activ sau de datorii trebuie evaluate separat.6. Principiul intangibilitii bilanul de deschidere pentru fiecare exerciiu financiar trebuie s corespund cu bilanul de nchidere a exerciiului financiar precedent.7. Principiul necompensrii precizeaz c valorile elementelor de activ nu pot fi compensate cu valorile elementelor de datorii, iar veniturile nu pot fi compensate prin cheltuieli.Eventualele compensri ntre creane i datorii ale entitii fa de acelai agent economic pot fi efectuate, cu respectarea prevederilor legale, numai dup nregistrarea n contabilitate a veniturilor i cheltuielilor la valoarea integral.

8. Principiul prevalenei economicului asupra juridicului precizeaz faptul c informaiile prezentate n situaiile financiare trebuie s reflecte realitatea economic a evenimentelor i tranzaciilor i nu numai forma lor juridic.9. Principiul pragului de semnificaie prevede c orice element care are o valoare semnificativ trebuie prezentat separat n conturile anuale ale firmei. Elementele cu valori nesemnificative care au aceeai natur sau cu funcii similare vor fi nsumate nefiind necesar prezentarea lor separat.

Procedeele contabilitii sunt reprezentate de acele instrumente specifice contabilitii sau care sunt comune i altor discipline economice prin care se realizeaz evidena curent n contabilitate i prin care se pun n aplicare principiile sau regulile contabilitii n vederea ndeplinirii obiectivului imaginii fidele a patrimoniului i situaiei financiare a firmei reflectat prin conturile anuale. Procedeele contabilitii sunt:

Contul - reprezint procedeul prin care se realizeaz nregistrarea cronologic, gruparea i sistematizarea modificrilor survenite, referitor la elementele patrimoniale, cheltuieli i venituri.

Documentele - reprezint nscrisurile sau actele care consemneaz efectuarea operaiunilor economico-financiare, pe baza lor efectundu-se nregistrarea n contabilitate a operaiilor economico-financiare, mpreun cu registrele de contabilitate sau alte situaii centralizatoare n care se consemneaz rezultatul prelucrrii datelor n contabilitate. Fundamentarea documentar a nregistrrilor n contabilitate reprezint o regul de baz a lucrului n contabilitate. Evaluarea - reprezint procesul prin care se determin valorile la care elementele de activ, datoriile i capitalurile proprii, cheltuielile i veniturile sunt recunoscute n bilan i n contul de profit i pierdere. Evaluarea const n cuantificarea n etalon monetar a elementelor de activ, datorii i capitaluri proprii, a cheltuielilor i veniturilor.

Inventarierea - reprezint procesul prin care se constat existena faptic a patrimoniului la un moment dat i totodat se controleaz integritatea sa material.

Calculaia - cuprinde ansamblul procedeelor matematice prin care se calculeaz costurile de producie i se stabilete mrimea rezultatelor obinute n urma produciei.

Balana de verificare - (balana conturilor) este instrumentul prin care se centralizeaz datele din conturi i se controleaz exactitatea nregistrrilor efectuate din punctul de vedere al respectrii principiului dublei nregistrri a operaiilor economico financiare n conturi.

2.4. Evaluarea n contabilitate tratamente contabile

Evaluarea reprezint procesul prin care se determin valorile la care elementele de activ, capital propriu i datorii, cheltuielile i veniturile sunt recunoscute n situaiile financiare. Elementele prezentate n situaiile financiare anuale se evalueaz, n general, pe baza principiului costului de achiziie sau al costului de producie.n conformitate cu prevederile Legii contabilitii nr. 82/1991, republicat, pentru evaluarea elementelor din bilan se stabilesc urmtoarele reguli: 1) la data intrrii n entitate bunurile se evalueaz i se nregistreaz n contabilitate la valoarea de intrare, denumit valoare contabil, care se stabilete astfel: a) cost de achiziie - pentru bunurile procurate cu titlu oneros;b) costul de producie - pentru bunurile produse n entitate;c) valoarea de aport stabilit n urma evalurii efectuate potrivit legii, n funcie de preul pieei, utilitatea, starea i amplasarea acestora - pentru bunurile reprezentnd aport la capitalul social;d) valoarea just pentru bunurile obinute cu titlu gratuit. Valoarea just reprezint suma pentru care activul ar putea fi schimbat de bun voie ntre pri aflate n cunotin de cauz n cadrul unei tranzacii cu preul determinat obiectiv. Valoarea de aport i, respectiv, just se substituie costului de achiziie.Activele dobndite prin schimb cu alte active se nregistreaz la valoarea just a activelor primite n schimb. Costul de achiziie al unui bun este egal cu preul de cumprare, taxele nerecuperabile, cheltuielile de transport-aprovizionare i alte cheltuieli care pot fi atribuite direct achiziiei bunului respectiv. Reducerile comerciale acordate de furnizor nu fac parte din costul de achiziie.n cazul mijloacelor fixe costul iniial include i costurile estimate pentru demontarea i mutarea activului, respectiv costurile de restaurare a amplasamentului la sfaritul duratei de via a acestuia. Aceste costuri se reflect prin constituirea unui provizion corespunztor. Costul de demontare i mutare va fi nregistrat n contul de profit i pierdere de-a lungul vieii mijlocului fix, prin includerea n cheltuiala anual cu amortizarea. Provizionul constituit trebuie utilizat numai pentru scopul pentru care a fost iniial recunoscut.

Costul de producie al unui bun cuprinde: costul de achiziie al materiilor prime i materialelor consumabile, celelalte cheltuieli directe de producie, precum i cota cheltuielilor indirecte de producie alocate n mod raional ca fiind legate de fabricaia acestuia.Cheltuielile generale de administraie i cele financiare nu se includ n costurile de producie, cu excepia situaiilor descrise n Standardele Internaionale de Contabilitate .

Dobanda la capitalul mprumutat pentru finanarea achiziiei, construciei sau produciei de active cu ciclu lung de fabricaie (un activ care solicit n mod necesar o perioad substanial de timp pentru a fi gata n vederea utilizrii sau pentru vnzare) poate fi inclus n costurile de producie, n msura n care aceasta este legat de perioada de producie.

Cheltuielile de desfacere nu se includ n costul de producie al unui bun.

2) evaluarea elementelor patrimoniale cu ocazia inventarierii se face la valoarea actual a fiecarui element, denumit i valoare de inventar, stabilit n funcie de utilitatea bunului, starea acestuia i preul pieei.

n cazul creanelor i datoriilor aceast valoare se stabilete n funcie de valoarea lor probabil de ncasat, respectiv de plat;

3) la ncheierea exerciiului elementele de activ i de datorii se evalueaz i se reflect n bilan la valoarea de intrare n patrimoniu, respectiv valoarea contabil pus de acord cu rezultatele inventarierii.

n acest scop valoarea de intrare sau contabil se compar cu valoarea stabilit pe baza inventarierii astfel:

a) pentru elementele de activ: diferenele constatate n plus ntre valoarea de inventar i valoarea de intrare nu se nregistreaz n contabilitate, aceste elemente meninndu-se la valoarea lor de intrare;

diferenele constatate n minus ntre valoarea de inventar stabilit la inventariere i valoarea de intrare a elementelor de activ se nregistreaz n contabilitate pe seama unei amortizrii suplimentare, n cazul activelor amortizabile pentru care deprecierea este ireversibil sau se efectueaz o ajustare pentru depreciere sau pierdere de valoare, atunci cnd deprecierea este reversibil, aceste elemente meninndu-se, de asemenea, la valoarea lor de intrare; valorile mobiliare pe termen scurt admise la tranzacionare pe o pia reglementat se evalueaz la valoarea de cotaie din ultima zi de tranzacionare, iar cele netranzacionate la costul istoric mai putin eventualele ajustri pentru pierdere de valoare;

valorile mobiliare pe termen lung se evalueaza la costul istoric mai puin eventualele ajustri pentru pierdere de valoare.b) pentru elementele de datorii:

diferenele constatate n minus ntre valoarea de inventar i valoarea de intrare nu se nregistreaz n contabilitate, aceste elemente meninndu-se la valoarea lor de intrare;

diferenele constatate n plus ntre valoarea stabilit la inventariere i valoarea de intrare a elementelor de datorii se nregistreaz n contabilitate pe seama elementelor corespunztoare de datorii.La fiecare dat a bilanului:

elementele monetare exprimate n valut trebuie evaluate i raportate utiliznd cursul de schimb comunicat de Banca Nationala a Romaniei i valabil la data ncheierii exerciiului financiar. Diferenele de curs valutar, favorabile sau nefavorabile, ntre cursul de la data nregistrrii creanelor sau datoriilor n valut sau cursul la care au fost raportate n situaiile financiare anterioare i cursul de schimb de la data ncheierii exerciiului financiar, se nregistreaz, la venituri sau cheltuieli financiare, dup caz; elementele nemonetare achiziionate cu plata n valut i nregistrate la costul istoric trebuie raportate utiliznd cursul de schimb de la data efecturii tranzaciei; i elementele nemonetare achiziionate cu plata n valut i nregistrate la costul istoric trebuie raportate utiliznd cursul de schimb existent n momentul determinrii valorilor respective;4) la data ieirii din patrimoniu sau la darea n consum bunurile se evalueaz i se scad din gestiune la valoarea lor de intrare.Regulile menionate mai sus sunt regulile costului istoric, conform O.M.F.P.nr.1802/2014. Acest ordin permite prezentarea activelor bilaniere la o alt valoare dect costul istoric. Astfel, ntreprinderile pot opta pentru una din urmtoarele metode:

reevaluarea imobilizrilor corporale, n conformitate cu reglementrile legale emise n acest scop, care ine seama de inflaie, utilitatea bunului, starea acestuia i preul pieei;

evaluarea prin metode care sunt destinate s in seama de inflaie, pentru elementele prezentate n bilan, inclusiv capitalurile proprii, i contul de profit i pierdere.

2.5. Documentele i registrele de contabilitate

Datele i informaiile proprii circuitului economic al patrimoniului sunt consemnate n cadrul documentelor contabile. Prin i pe baza acestor documente se formalizeaz n scris i se organizeaz material procesele de culegere, prelucrare, stocare i transmitere a datelor.

n cadrul unitilor patrimoniale documentele contabile utilizate trebuie s constituie un sistem unitar i raional, care s aib la baz reguli precise cu privire la ntocmirea, folosirea, circulaia i evidena fiecrui document.

Formularele folosite ca documente contabile pot fi tipizate i netipizate.

a) Formularele tipizate sunt suporturi de informaie n care coninutul, forma i formatul sunt prestabilite i imprimate.Coninutul formularelor este dat de informaiile consemnate. Aceste informaii sunt grupate n dou categorii: fixe i variabile. Informaiile fixe au un caracter repetitiv i general, fiind de regul tiprite. Informaiile variabile sunt specifice condiiilor concrete n care se produc operaiunile economice i financiare.

b) Formularele netipizate sunt suporturi de informaie n care coninutul, forma i formatul nu sunt prestabilite i imprimate, iar folosirea lor este incidental.

n raport de modul de ntocmire i rolul lor n cadrul sistemului informaional-decizional documentele contabile pot fi: justificative, de eviden contabil i de sintez i de raportare.

Documentele justificative asigur datele de intrare n sistemul informaional contabil, cele de eviden contabil realizeaz nregistrarea i stocarea datelor n structura proprie contului i sistemului de conturi, iar prin documentele de sintez i raportare se centralizeaz i se transmit informaiile.

2.5.1. Documentele justificative

Operaiunile economice i financiare se consemneaz n momentul efecturii lor n documentele justificative. Pe aceast cale se asigur datele de intrare n sistemul informaional contabil i se fundamenteaz nregistrarea proprie contului. Documentele justificative reprezint acte scrise ntocmite pentru operaiile economice i financiare n momentul efecturii lor cu scopul de a servi ca dovad a nfptuirii lor i ca instrument de fundamentare a nregistrrii contabile.

Urmtoarele elemente formeaz coninutul documentelor justificative:

denumirea, numrul i data documentului;

denumirea i sediul unitii patrimoniale, serviciului i sectorului, dup caz, care a ntocmit documentul;

menionarea prilor care particip la efectuarea operaiei, dac este cazul;

coninutul operaiei economice i financiare;

temeiul legal al efecturii ei (dac este cazul);

datele cantitative i/sau valorice aferente operaiei economice i financiare efectuate; semnturile persoanelor care rspund de efectuarea operaiilor, a celor care avizeaz i a celor n drept s aprobe operaiile respective;

alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiilor n documentele justificative.

Analizate prin prisma procesului de cunoatere i gestiune a patrimoniului, documentele justificative ndeplinesc dou funcii: informaional i gestionar.

Funcia informaional a documentelor justificative const n aceea c ele asigur datele de intrare pentru sistemul informaional contabil. Totodat aceste documente furnizeaz informaia de reflectare i control pentru cunoaterea individual a operaiei economico-financiare.

Funcia gestionar - n aceast calitate documentele fac dovada sau certific nfptuirea operaiei economice i financiare. Pe baza lor se stabilesc i se angajeaz rspunderi, drepturi i obligaii cu privire la micrile de valori produse n masa patrimoniului.

n principiu, documentele justificative sunt ntocmite la locul de munc n cadrul cruia se produce operaia sau particip la nfptuirea ei. n acest scop se folosesc formulare tipizate sau netipizate, dup caz, iar completarea se face manual sau cu tehnic de calcul.

Dup completare, documentele justificative sunt supuse operaiei de prelucrare. Aceasta const n sortarea documentelor pe operaii, exprimarea n etalon monetar a mrimii operaiei economice i financiare, dac este cazul, cumularea mai multor documente justificative i obinerea pe aceast cale a documentelor centralizatoare, verificarea de form, aritmetic i fond i n final nregistrarea n contabilitate.

n vederea nregistrrii n contabilitatea sintetic i analitic se face analiza i contarea documentelor justificative indicndu-se simboluri conturilor sintetice i analitice, debitoare i creditoare. nregistrrile se fac fie document cu document, fie din documente centralizatoare n care sunt nscrise mai multe documente justificative al cror coninut se refer la operaii de aceeai natur i din aceeai perioad. Documentele centralizatoare care servesc la listarea i cumularea documentelor justificative trebuie s conin elemente cu privire la: felul, numrul i data documentului justificativ; sumele corespunztoare operaiei efectuate; conturile sintetice i analitice debitoare i creditoare; semnturile pentru ntocmire i verificare.

Din punct de vedere metodologic, n contabilitate, nregistrrile se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dup data de ntocmire sau de intrare a acestora n unitate, i sistematic n registrele deschise pentru conturile sintetice i analitice, conform cu regulile stabilite pentru fiecare form de contabilitate n parte.

Dup ce au fost nregistrate n documentele contabile, documentele justificative sunt supuse operaiei de clasare, iar n final celei de arhivare.

Erorile constatate cu ocazia ntocmirii, verificrii i nregistrrii documentelor justificative se corecteaz prin tierea cu o linie a textului sau a cifrei greite, n toate exemplarele, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corect. Corectura se confirm prin semntura persoanei sau persoanelor care au ntocmit documentele justificative, menionndu-se i data efecturii operaiei. Nu sunt admise corecturi n documentele justificative privind mijloacele bneti i alte operaii prevzute prin dispoziii legale. n acest caz documentul greit se anuleaz fr a se detaa de carnetul respectiv. Pentru documentele care consemneaz operaii de predare-primire a valorilor materiale, corectura trebuie confirmat prin semntura att a predtorului, ct i a primitorului. n cazul completrii documentelor cu ajutorul tehnicii de calcul, corecturile sunt admise numai nainte de prelucrarea acestora, menionndu-se data rectificrii i semntura celui care a fcut modificarea.

2.5.2. Registrele de contabilitate

Datele surs privind operaiile economice consemnate n documentele justificative sunt nregistrate n ordine cronologic i grupate n registrele contabile. Acestea se prezint sub forma unor caiete (registre legate), fie i situaii al cror coninut i form corespund scopului pentru care se in.

Prin registrele contabile se formalizeaz i materializeaz nregistrarea proprie sistemului de conturi. De aceea ele reprezint fiierul de date privind contabilitatea curent. Totodat, aceast nregistrare realizndu-se n concordan cu principiile i regulile metodologice proprii contului, registrele asigur i sistemul de indicatori privind situaia i evoluia elementelor patrimoniale.

Registrele reprezint documentele contabile cu ajutorul crora se realizeaz nregistrarea operaiilor economice i financiare n conturi, iar pe aceast baz furnizarea de informaii privind situaia i micarea patrimoniului.

n raport de modul de nregistrare a operaiilor economice i financiare n cadrul sistemului de conturi, registrele pot fi pentru evidena cronologic, evidena sistematic, pentru realizarea combinat a celor dou feluri de evidene i pentru inventarierea patrimoniului.

Registrele pentru evidena cronologic servesc pentru jurnalizarea sau nregistrarea operaiilor economice i financiare n ordinea efecturii lor n timp. Funcia lor se manifest cu precdere pe linia decontrii gestionare a operaiilor economice i financiare i pentru cunoaterea rulajului valoric al operaiilor pe o anumit perioad de gestiune. Registrele folosite pentru realizarea evidenei cronologice poart denumirea de jurnale sau registru-jurnal care la rndul su n activitatea practic se regsete n forma denumit de baz i de note de contabilitate.

Registrele pentru evidena sistematic servesc la nregistrarea i gruparea operaiilor economice i financiare n raport de natura lor, iar n cadrul fiecrei grupri n ordinea succesiunii lor n timp i n sensul modificrii conturilor (debitoare/creditoare). Formularele folosite n acest sens sunt denumite "Cartea mare".Registrul Jurnal, Registrul inventar i Registrul Cartea Mare, mpreun cu documentele justificative, precum i situaiile finnaciare ntocmite conform normelor stabilite, constituie documente contabile oficiale pentru exercitarea controlului asupra operaiilor patrimoniale efectuate . Registrele contabile se pot prezenta sub form de registre,foi volante sau listri informatice legate sub form de registru.

Principalele registre care se folosesc n contabilitate sunt: Registrul Jurnal, Registrul Inventar, Registrul "Cartea Mare". Registrul Jurnal i Registrul Inventar sunt obligatorii i au regim de nregistrare la organele fiscale.Registrele contabile numerotate, nuruite, parafate ,nregistrate la organele fiscale i completate regulat pot fi admise ca prob n cazul litigiilor unitii patrimoniale, n caz de faliment sau n alte situaii.Absena registrelor contabile sau neinerea regulat a acestora lipsete unitile patrimoniale de mijloacele de prob n relaiile cu organele de control fiscal i d posibilitatea acestora de a stabili obligaiile fa de bugetul de stat fr a ine seama de datele din contabilitatea unitii.

REGISTRUL JURNAL este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz zilnic n mod cronologic, operatie cu operatie, fr spatii libere sau tersturi toate micrile din patrimoniul unitii. Registrul Jurnal se poate prezenta sub forma unui registru jurnal general n cazul unitilor cu volum mare de operaii ce pot utiliza pentru detaliere registre jurnal auxiliare pentru: operaiile de cas i banc, decontrile cu furnizorii,situaia ncasrii-achitrii facturilor,situaia avansurilor spre decontare etc. Orice nregistrare n registrul jurnal trebuie s cuprind elemente cu privire la: felul, numrul i data documentului justificativ; sumele corespunztoare operaiilor efectuate; explicaii privind operaiile nregistrate; menionarea conturilor debitoare i creditoare n care s-au nregistrat.

REGISTRUL INVENTAR este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz grupat toate elementele patrimoniale inventariate de uniti la sfritul fiecrui an. Elementele patrimoniale inventariate se nscriu n Registrul Inventar ntr-o form sintetic, recapitulativ dup natura lor, suficient de detaliate astfel nct s permit justificarea coninutului fiecrui post din bilanul contabil.

REGISTRUL CARTEA MARE se folosete pentru nregistrarea lunar, sistematic, prin regruparea conturilor, a micrii i existenei tuturor elementelor patrimoniale la un moment dat. Registrul Cartea Mare este un document contabil obligatoriu, de sintez i sistematizare care conine: simbolul contului debitor i a conturilor creditoare corespondente; rulajul debitor i creditor; soldul contului pentru fiecare lun a anului curent.

Registrul Cartea Mare conine cte o fil pentru fiecare cont sintetic n parte. n condiiile aplicrii formei de contabilitate maestru-ah Registrul Cartea Mare poate fi suplinit de fia de cont pentru operaii diverse. Coninutul acestui registru st la baza completrii balanei de verificare a conturilor.

n caz de distrugere sau sustragere registrele de contabilitate - ca i alte documente contabile - trebuie s fie reconstituite n termen de maxim 30 zile de la data constatrii faptei (distrugere, sustragere, pierdere). Documentele contabile reconstituite vor purta meniunea Reconstituit.

PAGE 6