Pagina 1 din 9

CAIET DE SARCINI

pentru achiziţia de

Servicii de informare si publicitate

in cadrul proiectului POSDRU/165/6.2/S/142913

cu titlul

„Inclusiv – Rețea de centre suport pentru integrarea persoanelor vulnerabile pe piața muncii în 6 regiuni din România”

Procedura de achizitie:

Cumparare directa

Pagina 2 din 9

A. OBIECTUL CONTRACTULUI

Se urmareste achizitia de servicii de informare si publicitate in cadrul proiectului „Inclusiv –

Rețea de centre suport pentru integrarea persoanelor vulnerabile pe piața muncii în 6

regiuni din România”, servicii care vor consta în:

Realizarea si implementarea planului de comunicare a rezultatelor proiectului

Realizarea si inregistrarea de testimoniale ale participantilor in proiect

Realizarea unui film de promovare a bunelor practici pe baza testimonialelor

Multiplicarea pe dvd a filmului de promovare a bunelor practice si distributia controlata a

acestuia catre publicul interesat (grupul tinta din cele 6 regiuni ale proiectului)

Inchirierea unui spatiu publicitar:

a) Inchiriere spatiu publicitar – publicitate on line

b) inchiriere spatiu publicitar pentru publicarea de machete de presa

Bugetul alocat acestei achizitii este de 65.000 lei (TVA inclus).

Toate activitatile descrise in prezenta sectiune, urmeaza a fi finalizate pana la data de

15.10.2015

B. SPECIFICAŢII TEHNICE

Sectiunea SPECIFICATII TEHNICE face parte integranta din documentatia pentru elaborarea si

prezentarea ofertei si constituie ansamblul cerintelor pe baza carora se elaboreaza de catre

fiecare ofertant propunerea tehnica.

Toate cerintele sunt minimale si obligatorii. Daca caracteristicile minime obligatorii nu sunt

indeplinite de oferta, aceasta este descalificata.

B.1) Specificatii tehnice plan de comunicare

Furnizorul de servicii va avea in vedere realizarea unui plan de comunicare al proiectului,

in cadrul ofertei sale si va tine cont de urmatoarele aspecte:

a. durata activitatilor propuse

b. perioada de desfasurare a activitatilor propuse

c. succesiunea activitatilor propuse

Oferta tehnica va contine o propunere de plan de comunicare care va fi agreata ulterior

impreuna cu achizitorul.

Ofertantul va asigura coordonarea si supervizarea implementarii planului de comunicare.

B.2) Specificatii tehnice bannere electronice

- Ofertantul va prezenta in oferta tehnica doua concepte creative (scenariu) pentru realizarea

banner-ului electronic

Pagina 3 din 9

- Bannerul electronic se va realiza cu respectarea cerinţelor cuprinse în Manualului de Identitate

Vizuală POSDRU 2007-2013 (ultima versiune - 2014).

- Bannerele online vor fi realizate in format flash sau in formatul solicitat de site-ul unde va fi

postat si vor avea inclus contorizator de click-uri (daca este posibil) si link activ catre site-ul

www.inclusiv.eu.

- Furnizorul va asigura transmiterea bannerelor catre fiecare site in parte si incarcarea acestora

pe site.

- Vor fi produse cel putin 4 formate de bannere online, la dimensiunile solicitate de fiecare site

in parte, propus in media plan.

- Prestatorul se obligă să prezinte documente şi alte formate justificative cu privire la modul în

care a realizat serviciul de publicitate web, prin raportarea pe baza căreia se vor efectua plăţile.

De asemenea, va monitoriza numărul de clickuri efectuate pe bannerele afişate.

B.3) Specificatii tehnice machete de presa

- Ofertantul va prezenta doua concepte creative pentru machetele de presa. Macheta va trebui

sa fie alb-negru, iar dimensiunile machetei sa fie de cel putin ¼ din pagina publicatiei

- Macheta se transmite spre verificare Achizitorului

- Publicarea machetelor se va face in paginile interioare ale publicatiei; nu se accepta pagini de

sport si tabloide

- Conceptia grafica a machetelor de presa trebuie sa respecte Manualului de Identitate Vizuală

POSDRU 2007-2013 (ultima versiune - 2014).

- Vor fi difuzate în format de print pentru tipar (tiff/pdf/jpg pentru print), conform media planului

propus.

- Achizitorul îşi rezervă dreptul de a solicita întâlniri de lucru cu prestatorul, pentru discutarea

elementelor de creaţie din machete şi pentru organizarea desfăşurării activităţilor din contract,

cu o frecvenţă o dată la două săptămâni sau la solicitarea achizitorului.

- Crearea machetelor se va face pe baza comenzii scrise, trimise de achizitor. Comanda se

trimite prestatorului prin email, poştă şi/sau prin fax, cu confirmare de primire. Prezentarea

variantelor de machete se face la sediul Asociatiei “Pactul Regional Nord-Vest pentru Ocupare

si Incluziune Sociala”.

- „Bunul de tipar” pentru machete se acordă în scris la sediul Asociatiei “Pactul Regional Nord-

Vest pentru Ocupare si Incluziune Sociala” sau pe email.

- Termen de prestare pentru creatie machete – 2 zile lucratoare

- Termen de prestare pentru programare inserturi campanie presa- 2 zile lucratoare

- Vor fi plasate cu prioritate în pagina de profil social iar in lipsa acesteia in pagina de profil

economic

- Se vor prezenta preţuri pentru varianta alb-negru

- Ziua publicării va fi selectată ziua cu cel mai mare tiraj difuzat pe ediţie.

Pagina 4 din 9

- În cazul în care se depăşeşte oricare dintre termenele specificate in oferta tehnica, respectiv

creaţie machete – 2 zile calendaristice si programare inserturi campanie presa - 2 zile

calendaristice, achizitorul va aplica penalităţi de 0,1% /zi din valoarea contractului.

- Machetele finale in format vectorial vor fi predate achizitorului pe CD/DVD şi vor intra în

proprietatea acestuia.

- Prestatorul are obligaţia să prezinte documente, sub forma unor rapoarte de difuzare şi alte

formate tehnice justificative cu privire la modul în care a realizat serviciul de publicitate media.

Numai pe baza acestor rapoarte se va efectua plata.

- Prestatorul va asigura beneficiarului 2 exemplare din fiecare publicatie în care apare macheta

şi le va preda la sediul beneficiarului.

B.4) Realizarea si inregistrarea de interviuri / testimoniale ale participantilor in proiect

Testimonialele vor reprezenta scurte interviuri cu experţii în formare, expertii consiliere si

orientare, participanţii la programul de formare continuă, beneficiarii serviciilor oferite de

Centrele de Incluziune Sociala şi membri ai echipei de implementare. Scenariul propus va avea

in vedere:

- minim 1 participant la formare

- 1 expert in formare

- 1 membru al echipei de implementare

- 1 expert consiliere si orientare

- minim 1 beneficiar ai serviciilor CIS

Inregistrarea interviurilor/testimonialelor va avea loc in cele 6 regiuni incluse in proiect. Fiecare

testimonial va avea o durata cuprinsa intre 1-2 minute.

Pentru inregistrarea testimonialelor ce vor fi folosite în realizarea materialelor de promovare,

Achizitorul va pune la dispoziţia furnizorului datele de contact pentru toate persoanele care vor

fi intervievate.

B.5) Specificatii tehnice pentru realizarea unui film de promovare a bunelor practici pe

baza testimonialelor

- Filmul de promovare a bunelor practici va fi realizat pe baza testimonialelor inregistrate

anterior

- Filmul de promovare a bunelor practici

va contine pe langa testimoniale si grafica sugestiva, comentarii, titraje relevante (explicatii

care insotesc imaginile, ex: numele si functiile persoanelor din testimonial), fiind ilustrat cu

muzica originală.

filmul de promovare va avea și o prezentare audio care se va derula în paralel cu imaginile

(voice – over), pentru descrierea obiectivelor acestui proiect, menționarea surselor de finanțare

cu accent pe contribuția nerambursabilă a Uniunii Europene, ilustrarea exemplelor de bună

practică, având drept suport Metodologia de promovare a exemplelor de bună practică realizată

în cadrul proiectului.

Pagina 5 din 9

va avea o durată de maxim 10 minute.

B.6) Multiplicarea filmului de promovare a bunelor practici si a altor materiale de

promovare a proiectului, pe suport DVD si distributia controlata a acestuia catre

publicurile interesate

Ofertantul va asigura urmatoarele servicii:

- creatia si productia grafica pentru personalizare directa pe DVD si pe plicul de tip coperta al

DVD-ului –

- multiplicarea filmului de promovare a bunelor practici si a altor materiale de promovare a

proiectului (furnizate de catre achizitor) pe suport DVD, intr-un numar de 400 exemplare,

- creatia unei interfete grafice pentru accesarea documentelor inscriptionate pe DVD

H) Inchiriere de spatiu publicitar

Se va asigura achizitia spatiului media necesar difuzarii materialelor publicitare, conform media

planului propus de operatorul economic si aprobat de Achizitor.

Ofertantul va avea in vedere includerea a urmatoarelor canale media in oferta sa: online, presa

scrisa.

Media plan

Se va alabora un Media Plan astfel incat sa asigure difuzarea web bannerelor pe website-uri si

a machetelor de presa in presa cu acoperire locala sau regionala.

Calendarul livrarilor spatiilor de difuzare pe fiecare dintre tipurile de canale media solicitate se

va face conform termenelor garantate prin propunerea tehnica si agreate de catre Achizitor.

B.7) Difuzarea bannerelor online:

1) Ofertantul va nominaliza cel putin 15 pagini web cu stiri de interes general, economic,

social sau dedicate unui anumit public tinta (de ex femei) în cadrul carora se va asigura spaţiu

de difuzare

- Site-urile trebuie sa aiba obligatoriu minim 500.000 de vizitatori unici. Traficul poate fi

demonstrat prin date furnizate de SATI, trafic.ro sau Google Analytics

- Se vor difuza bannere online fie pe prima pagină, fie pe pagini interioare ale site-urilor

- Ofertantul va asigura un numar minim de 600.000 de afisari pentru bannerele online

Fiecare banner se va afişa cu prioritate pe site-uri, în poziţia cea mai bună - leaderboard sau,

daca nu este posibil din cauze tehnice, în cea mai bună poziţie pe care construcţia site-ului o

permite.

2) Ofertantul va asigura afisarea bannerelor online prin Google Display astfe incat sa atraga un

numar de 2500 de click-uri catre site-ul proiectului. Se vor alege categoriile de site-uri cu

afinitate pe publicul tinta al proiectului. Este posibil ca in anumite situatii, afisarea bannerelor sa

necesite o targetare geografica.

Pagina 6 din 9

3) Pentru campania în mediul social (Facebook) se va propune un mix de mijloace care să

atragă cât mai eficient un număr de 1200.Campania începe odată cu emiterea comenzii scrise,

trimise de achizitor, în termenul specificat in caietul de sarcini, de la primirea comenzii.

Comanda se trimite prestatorului prin e-mail, poştă şi/sau prin fax, cu confirmare de primire.

Se vor crea 4 formate de banner on line şi 1 imagine destinată Facebook, termenul de execuţie

pentru acestea fiind 3 zile calendaristice de la data transmiterii comenzii.

Ofertantul va include in oferta sa tehnica o lista cu toate siteurile unde vor fi afisate bannerele

de la punctul A) precum si categoriile site-urilor partenere Google (punctul B), numarul de afisari

cu respectarea conditiilor din specificatiile tehnice si numarul total de click-uri ofertate.

Ofertantul va prezenta in propunerea sa, informatii cu privire la traficul site-urilor selectate,

facandu-se referire la site-ul www.trafic.ro sau la Studiul de Audienta si Trafic Internet (SATI)

sau google analytics.

B.8) Publicare machete de presa:

- Ofertantul va propune minimum 6 publicatii cu difuzare în cele 6 regiuni (Nord-Vest, Sud -Vest

Oltenia, Nord- Est, Sud-Est, Vest si Bucuresti-Ilfov) vizate în campanie (câte 1

publicaţie/regiune)

- Se vor difuza minim 1 machete de ¼ pagina alb/negru in fiecare publicatie propusa – minim 6

machete in total.

- Vor fi asigurate 2 exemplare din fiecare publicaţie/ediţie în care vor fi difuzate machetele de

presa.

B.9) Alte cerinte

Prioritizarea activităţilor şi graficul de realizare a acestora se va realiza împreună şi cu

acordul Achizitorului şi se va concretiza în Planul de execuţie ce va fi agreat şi semnat

de ambele părţi în prima întâlnire de după semnarea contractului.

Orice rezultate sau drepturi legate de materialele realizate, inclusiv drepturi de autor

şi/sau orice alte drepturi de proprietate intelectuală şi/sau industrială, obţinute în

executarea sau ca urmare a executării serviciilor ce fac obiectul prezentului Caiet de

sarcini vor fi proprietatea Achizitorului, care le poate utiliza, publica sau transfera după

cum consideră necesar, fără nici un fel de limitare geografică sau de altă natură.

Layout-ul tuturor materialelor realizate va respecta toate prevederile Manualului de

Identitate Vizuală POSDRU 2007-2013 (ultima versiune - 2014).

Vor fi realizate minim 2 variante de concept creativ. Conceptul creativ va fi integrat şi

va cumula grafica pentru banner electronic si macheta de presă

Toate materialele ce vor fi realizate după semnarea contractului vor primi bun de tipar/

execuţie/difuzare de la Achizitor în urma avizului primit de la Autoritatea de

management / OIR POSDRU Regiunea Bucuresti Ilfov.

C) Monitorizare

Furnizorul va asigura realizarea activitatii de monitorizare a materialelor publicitare difuzate pe

canalele media propuse in media plan, astfel:

Pagina 7 din 9

Raportul de monitorizare online va conţine cel putin urmatoarele informaţii:

o Perioada în care s-a realizat difuzarea;

o Pagina web pe care s-a realizat difuzarea;

o Print screen după pagina web pe care este afişat banner-ul electronic;

o Estimare a numărului de persoane atinse, ce aparţin publicului ţintă al campaniei.

Raportul de monitorizare presă scrisă va conţine:

o Data în care s-a realizat difuzarea;

o Publicaţia în care a apărut macheta/comunicatul;

o Două exemplare în original ale publicaţiei în care s-a difuzat macheta/comunicatul.

o Tirajul estimat si distribuţia/difuzarea

o Estimare a numărului de persoane atinse, ce aparţin publicului ţintă al campaniei

Expertii solicitati vor avea urmatoarele responsabilitati:

1. Coordonator de proiect

rularea contractului (umane si financiare)

2. Director de creatie

onceptului creativ si a materialelor de promovare din contract

Achizitor

3. Expert planificare si achizitie media

Achizitorul

nform planului aprobat

La depunerea ofertelor, ofertantii trebuie sa respecte toate instructiunile, formularele, cerintele

din Specificatiile tehnice, clauzele contractuale si specificatiile continute in aceasta

documentatie pentru ofertanti.

Transmiterea unei oferte care nu contine toate informatiile si documentele cerute, pana la

termenul limita de depunere a ofertelor specificat, va duce la descalificarea ofertei.

Anexele si formularele prevazute in cadrul documentatiei de atribuire trebuie completate in mod

corespunzator. Formularele, declaratiile si certificatele prevazute trebuie semnate (nume,

prenume, semnatura) si stampilate, in original, daca nu se specifica altfel, de persoanele sau

institutiile autorizate.

Prin depunerea unei oferte, ofertantul accepta in prealabil conditiile generale si particulare care

guverneaza acest contract ca singura baza a acestei proceduri de atribuire, indiferent care sunt

Pagina 8 din 9

conditiile proprii de vanzare ale ofertantului. Nedepunerea in termenul prevazut a unei oferte

care sa contina toate informatiile cerute va duce la respingerea acesteia.

Prezentele Specificatii tehnice fac parte integranta din documentatia pentru elaborarea si

prezentarea ofertei si constituie ansamblul cerintelor pe baza carora se elaboreaza de catre

fiecare ofertant propunerea tehnica si financiara.

Toate cerintele sunt minimale si obligatorii. Daca nu sunt indeplinite caracteristicile minime

obligatorii, oferta este considerata neconforma.

Nu se accepta depunerea de oferte pentru realizarea partiala a contractului ce urmeaza a fi

atribuit.

D) Drepturi de proprietate intelectuala

Castigatorul procedurii de achizitie (Prestatorul) va cesiona in intregime catre Achizitor

(Asociatia “Pactul regional Nord-Vest pentru Ocupare si Incluziune Sociala”) drepturile

patrimoniale asupra creatiei si productiei publicitare si, in special, drepturile de utilizare sau

exploatare prin orice mijloc sau procedeu existent la data intrarii in vigoare a contractului sau

inventate sau aduse la cunostiinta publica la odata ulterioara, astfel cum sunt aceste drepturi

prevazute de legislatia privind drepturile de autor si drepturile conexe.

Cesiunea drepturilor patrimoniale de autor de la Prestator catre Asociatia “Pactul regional Nord-

Vest pentru Ocupare si Incluziune Sociala” are caracter exclusiv.

Perioada previzionata de Achizitor pentru desfasurarea serviciilor este octombrie 2014 –

octombrie 2015, fara posibilitatea de decalare (prelungire) a activitatilor de prestare a serviciilor.

Receptia si verificarea serviciului se va realiza prin intocmirea unui raport de difuzare, semnat

de catre prestator (ofertant) si reprezentantul Asociatiei “Pactul Regional Nord-Vest pentru

Ocupare si Incluziune Sociala”

Raportul de difuzare va fi insotit de mediaplanul si centralizatorul de preturi pentru luna

precedenta, din care vor rezulta: nr. de difuzari, perioada de difuzare, contravaloarea prestatiilor

precizate in anexa formularului de oferta.

Prestatorul va asigura transmiterea catre Asociatia “Pactul regional Nord-Vest pentru Ocupare

si Incluziune Sociala”, la sfarsitul fiecarei luni, a raportului de difuzare la finalizarea campaniei.

E) Oferta care trebuie transmisa

In mod minimal oferta care se transmite achizitorului va cuprinde:

- documente din care sa rezulte capacitatea tehnica a prestatorului de a indeplini

cerintele din prezentul caiet de sarcini, inclusiv cv-urile celor 3 experti solicitate in

capitolul C) ;

- documente din care sa rezulte experienta prestatorului in realizarea de lucrari similare;

- o oferta financiara, care va avea urmatorul format

Pagina 9 din 9

U.M Unitati

(1)

Pret

unitar,

fara

TVA

(2)

Total in Lei

(fara TVA)

(3)=(1) x(2)

1.1 Plan de comunicare a rezultatelor

proiectului

Servicii de Elaborare plan de comunicare set 1

Servicii de Coordonare si supervizare

implementare plan de comunicare

set 1

Total 1.1

1.2 Campanie de promovare pe baza de

testimoniale

Servicii de Selectie, inregistrare si realizare

testimoniale/interviuri

buc 6

Servicii de Creatie materiale proiect / Concept

creativ

set 2

Productie bannere online/electronice buc 4

Productie vizual machete de presa buc 6

DTP machete de presa (adaptare vizual) buc 6

Servicii de Creatie si productie film de

promovare a bunelor practici

buc 1

Servicii de Multiplicare film de promovare a

bunelor practici si alte materiale de promovare

buc 400

Total 1.2

1.3 Difuzare materiale promovare

Servicii de Elaboare media plan buc 1

Servicii de difuzare Bannere Online pe minim

15 site-uri

afisari 500000

Servicii de publicare machete de presa in Presa

locala/regionala

aparitii 6

Servicii monitorizare campanie media set 1

Total 1.3

Total Max. 52.415 lei

Termenul limita de depunere a ofertei este 3 octombrie 2014. Oferta se transmite direct, la

sediul proiectului din Cluj-Napoca, str. Fluerasului nr. 3, sau prin posta.