CAIET DE SARCINI - radiocom.roradiocom.ro/uploads/media/Caiet_sarcini_ERP.pdf · SN...

SN RADIOCOMUNICATII FORMULARE SI MODELE pagina 1

CAIET DE SARCINI

SN RADIOCOMUNICATII FORMULARE SI MODELE pagina 2

Cuprins

Structuri si cadrul organizatoric ...................................................................4

Descrierea organizatiei............................................................................4

Context legal........................................................................................ 5

Structuri organizatorice si dispersie teritoriala ............................................... 5

Activitatea Companiei ............................................................................... 6

Obiectul de activitate.............................................................................. 6

Autonomie si aspecte colaborative.............................................................. 9

Obiectul licitatiei – Sistem Informatic Integrat .............................................................. 10Situatia actuala in cadrul Radiocomunicatii SA ............................................................ 12

Structura echipamentelor de tehnica informatiei în functiune si obiect al proceselor

investitionale în derulare.......................................................................... 12

Aplicatii software instalate in cadrul companiei .............................................. 12

OBIECTIVELE PROIECTULUI SI BENEFICIILE ESTIMAT A FI ATINSE PRINIMPLEMENTAREA SII ..................................................................................................... 13

Obiectiv central dat de tema prezentului proiect – implementarea unei solutii

informatice integrate ............................................................................... 13

Obiective generale la nivelul Radicomunicatii S.A. si beneficii estimate a se obtine prin

introducerea SII..................................................................................... 14

Obiective .......................................................................................... 14

Beneficii ........................................................................................... 15

PROCESE DE BUSINESS IMPORTANTE DESFASURATE IN CADRUL S.N.

RADIOCOMUNICATII S.A. CE SE DORESC A FI MODELATE IN CADRUL SII. 17Solutia conceptuala propusa pentru modelarea proceselor si cerintelor de businessale companiei ...................................................................................................................... 18CERINTE GENERALE LA NIVELUL SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT .. 19

Cerinte generale ale sistemului informatic integrat ........................................... 19

Cerinte privind managementul de proiect si comunicatia cu contractantul............. 21Managementul de Proiect ......................................................................... 21

COMUNICATIA CU CONTRACTANTUL .................................................... 23

CERINTE SPECIFICE LA NIVELUL SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SIAL ARHITECTURII PROPUSE........................................................................................ 24

CERINTE FUNCTIONALE SI DE UTILIZARE .............................................. 24

1. Financiar-Contabilitate ......................................................................... 24

1.1. Contabilitate Generala ........................................................................ 24

1.2. Contabilitatea furnizorilor si a platilor ..................................................... 25

1.3. Contabilitatea clientilor si a incasarilor .................................................... 28

SN RADIOCOMUNICATII CAIET DE SARCINI pagina 3

1.4. Managementul Trezoreriei ................................................................... 30

1.5. Imobilizari corporale si necorporale ........................................................ 34

1.6. Gestiunea bugetelor…………………………………………………………………341.7. Reporting Sistem............................................................................... 34

2. Logistica........................................................................................................................... 362.1. Contabilitatea de gestiune.................................................................... 36

2.2. Gestiunea fluxului de aprovizionare ....................................................... 37

2.3. Gestiunea stocurilor........................................................................... 40

2.4. Gestiunea vanzari ............................................................................. 43

3. Gestiune Intretinere si mentenanta ............................................................................. 503.1. Cerinte specifice desfasurarii proceselor intretinere si mentenanta ................... 50

3.1.1. Cerinte specifice privind structurarea echipamentelor si instalatiilor............ 50

3.1.2. Cerinte specifice proceselor de intretinere preventiva .............................. 51

3.1.3. Cerinte specifice proceselor de executie a intretinerii si reparatiilor ............. 52

3.2. Gestiunea parcului auto ...................................................................... 53

3.3. Gestiune operatiuni vama.................................................................... 53

4. Gestiunea proiectelor..................................................................................................... 545. Resurse Umane............................................................................................................... 56

5.1. Gestiune Resurse Umane .................................................................. 56

5.2. Salarizare..................................................................................... 60

6. Sistem de gestiune electronica a documentelor si fluxurilor de lucru ................... 636.1. Cerinte functionale Modul de Arhivare ................................................. 63

6.2. Cerinte functionale Modul Document Management .................................. 64

6.3. Cerinte functionale Modul Captura...................................................... 69

7. Cerinte specifice privind Sistemul de instruire a utilizatorilor ............................... 738. Cerinte specifice de integrare ....................................................................................... 74

8.1. Integrare ERP cu “Mind” (aplicatia de billing)......................................... 74

8.2. Integrarea aplicatiei DM cu sistemul ERP .............................................. 74

8.3. Integrarea ERP cu alte sisteme............................................................ 75

9. Cerinte servicii Managed Service ................................................................................ 81Livrabile............................................................................................................................... 84

Clauze contractuale ................................................................................ 84


INFORMATII GENERALE

Structuri si cadrul organizatoric

Descrierea organizatiei

Societatea Nationala de Radiocomunicatii S.A, denumita in continuare S.N.RADIOCOMUNICATII S.A., este unul dintre principalii furnizori de retele siservicii de comunicatii electronice din Romania si, in acelasi timp, lider de piata indomeniul broadcasting-ului.

In prezent, S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. s-a angajat intr-un proiect extins demodernizare in vederea cresterii competitivitatii si diversificarii serviciilor detelecomunicatii oferite, utilizand infrastructura cea mai complexa din Romania.

Pornind de la cele doua domenii de activitate: broadcasting si telecomunicatii, S.N.RADIOCOMUNICATII S.A. a evoluat continuu, dovedind maturitate si inovare indezvoltarea sa permanenta.

Portofoliul variat de servicii oferite de S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. seadreseaza, in principal, segmentului business: Internet, VPN, linii inchiriate,telefonie nationala si internationala, servicii integrate de comunicatii: date &Internet & telefonie, videoconferinta, servicii de comunicatii prin satelit.

Incepand cu anul 2004, odata cu lansarea serviciilor de cartele telefonice preplatitesi abonamente pentru convorbiri nationale si internationale, S.N.RADIOCOMUNICATII S.A. si-a extins adresabilitatea serviciilor sale si catresegmentul utilizatorilor finali.

S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. urmareste, prin investitii permanente intehnologii moderne, furnizarea de noi servicii precum si imbunatatirea celorexistente, in scopul furnizarii catre clienti de servicii care sa raspunda cerintelor siasteptarilor acestora.

S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. dispune in prezent de peste 2200 specialisti cuinalta calificare, aflati intr-un continuu proces de instruire si adaptare la cele mainoi tehnologii din domeniu.

Garantia serviciilor de cea mai inalta calitate furnizate de S.N.RADIOCOMUNICATII S.A. a fost recunoscuta prin obtinerea certificatului pentruSistemul de Management Integrat de Calitate, Mediu, Sanatate si Securitate inMunca, conform standardelor SR EN ISO 9001:2000, SR EN ISO 14001:2005 siOHSAS 18001:2004.


Business Initiative Directions (BID) a acordat, cu ocazia desfasurarii QualitySummit New York 2006 in data de 14 mai 2006, pentru S.N. RADIOCOMUNICATIIS.A., distinctia Gold Award for Excellence and Business Prestige.

S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. isi propune sa devina principalul furnizornational atat de servicii de broadcasting pentru posturile publice si private cat si deretele si servicii de comunicatii electronice, cu o prezenta notabila pe piataregionala si cu un rol semnificativ pe piata locala de comunicatii electronice, intransformare - dintr-o societate de stat intr-o companie privata, moderna siprofitabila.

Context legal

Societatea Nationala de Radiocomunicatii S.A. s-a infiintat in anul 1998 conformH.G. nr. 372/1998 prin reorganizarea Regiei Autonome de Radiocomunicatii S.A.Este o persoana juridica, societate pe actiuni cu capital integral de stat, carefunctioneaza pe baza de gestiune economica si autonomie financiara.Potrivit art. 4 din Hotararea de infiintare, Societatea Nationala de RadiocomunicatiiS.A (S.N. RADIOCOMUNICATII S.A.) isi desfasoara activitatea in domeniultelecomunicatiilor, avand ca obiect principal de activitate transportul si difuzareacu mijloace radio a programelor nationale de radio si televiziune, ca servicii deinteres public national, precum si alte servicii in diferite benzi de frecventa alocatein acest scop in temeiul legii si al licentelor si autorizatiilor acordate de MinisterulComunicatiilor si Tehnologiei Informatiilor ori alt organ competent”.

Structuri organizatorice si dispersie teritoriala

S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. este format dintr-un sediu central in Bucuresti si4 sucursale in tara. Fiecare sucursala raspunde de activitatile dintr-un numar dejudete (fiecare judet apartine de o sucursala si numai una), in fiecare judet exista unnumar de locatii (aprox 600), in care pot exista echipamente in functiune, se potoferi diferite servicii etc. In jur de 150 dintre acestea au personal permanent.


Structura organizationala, in mare, este urmatoarea (organigrama detaliata esteconfidentiala, va putea fi consultata de catre implementator in masura in care estenecesar):

Financiar Strategie Dezvoltare

Contabilitate

Financiar

Servicii Centralizate (achizitii, derulare contracte, administrativ, asistentaTehnica Vamala)

Investitii

Tehnic (comunicatii electronice)

Tehnic (comunicatii fixe si broadcasting)

Comercial

Marketing

Vinzare “Comunicatii Electronice”

Vinzare Retail (de exemplu cartele Ring)

etc

Diferite birouri si departamente de suport

Sucursalele nu au personalitate juridica, au conturi bancare din care fac plati, potlua imprumuturi bancare, incheia contracte etc.

Un angajat si un departament dintr-o sucursala au subordonare dubla: fata deconducerea sucursalei si fata de conducerea societatii.

Exista 2 departamente de vinzari paralele (cu diferite moduri de vinzare, clienti,servicii, tipuri contracte, activitati, personal).

Exista citeva depozite dar un numar foarte mare de gestiuni (fiecarei locatii ii estealocata o gestiune).

Activitatea Companiei

Obiectul de activitate

Societatea Nationala de Radiocomunicatii S.A. este singurul operator national deinteres public in domeniul radiocomunicatiilor, potrivit art.1 alin (3) din Actulconstitutiv al societatii, asigurand in principal difuzarea programelor deradiofuziune si televiziune publica in tara si strainatate.Obiectul principal de activitate al Societatii Nationale de Radiocomunicatii S.A.consta in:

prestarea si comercializarea de servicii de comunicatii;

intretinerea si exploatarea, dezvoltarea si modernizarea sistemului

national de radiocomunicatii (retele proprii de radiorelee,

radiodifuziune, televiziune, radiocomunicatii mobile, comunicatii


prin satelit si retele telefonice de conectare prin radio la reteaua

publica comutata);

organizarea serviciilor de radiocomunicatii necesare sistemului

national de operare si de siguranta nationala in conditiile legii;

asigurarea activitatii de semnatar la organizatiile internationale de

comunicatii prin satelit, la care Romania este parte.

Societatea Nationala de Radiocomunicatii S.A. (S.N. RADIOCOMUNICATII S.A.)administreaza si exploateaza infrastructura proprie pentru difuzarea programelornationale de radiofuziune si televiziune, ca unic furnizor/operator de servicii deradiocomunicatii pe intreg teritoriul Romaniei. In acest sens, potrivit art. 4 alin. (4)din Actul constitutiv al societatii, societatea are ca obiect de activitate in domeniulradiocomunicatiilor:

Servicii:

administrarea si exploatarea infrastructurii proprii pentru

difuzarea programelor nationale de radiofuziune si televiziune, ca

unic furnizor/ operator de servicii;

difuzarea programelor de radio si televiziune ale tertilor;

servicii de teletext, RDS etc;

servicii de radiodifuziune si televiziune digitala TDAB, DTVB etc;

administrarea si exploatarea infrastructurii proprii de radiorelee

pentru realizarea altor tipuri de comunicatii;

servicii de telecomunicatii mobile GSM, DCS 1800, NMT;

servicii de radiocomunicatii navale;

servicii cu valoare adaugata de tip radio, VSAT, transmisii de

date, radiotelefonie mobila, Internet;

proiectare, constructii, punere in functiune, exploatare si

intretinere de echipamente de radiocomunicatii si echipament

auxiliar al acestora;

utilizarea spectrului de frecvente alocat pentru serviciile de

radiofuziune la nivel national si pentru serviciile de

radiocomunicatii terestre si spatiale;


servicii de comunicatii prin satelit, cu asigurarea accesului la

satelitii de comunicatii si, asigurarea, in calitate de semnatar, a

segmentului spatial pentru utilizatori;

cursuri si programe de perfectionare profesionala si reconversie in

domeniul comunicatiilor;

consultanta in comunicatii, studii si cercetari privind

administrarea si dezvoltarea sistemului national de

radiocomunicatii si pentru imbunatatirea calitatii prestatiilor;

corelarea sistemului national de radiocomunicatii cu celelalte

sisteme de comunicatii din Romania si din strainatate;

servicii de transmisie pentru orice tip de comunicatii, asigurate

prin echipamentul propriu;

orice alte tipuri de comunicatii prin radio, conform

reglementarilor legale in vigoare;

Comercializare

servicii de comunicatii realizate prin orice sistem de comunicatii

prin satelit, cu respectarea reglementarilor organizatiilor

internationale la care Romania este parte;

echipamente, piese de schimb, ansambluri si subansambluri de

comunicatii din productia proprie a tertilor;

import – export, inclusiv prin realizarea de operatiuni de tipclearing, barter, leasing, de export, tranzit:

produse ale industriei de telecomunicatii (echipamente, aparate,

piese de schimb) electrice si electronice;

programe de radio si televiziune;

Productie de :

echipamente de radiocomunicatii, instalatii, aparate de

transmitere a informatiilor, instrumente de masura, inclusiv

reparatii;

productie de audiovizual prin studiouri proprii;

montaj, reglaje, masuratori si service, in tara si in strainatate;


Autonomie si aspecte colaborative

Societatea Nationala de Radiocomunicatii S.A. îsi realizeaza în mod autonomobiectul sau de activitate.Pentru realizarea acestuia, societatea poate întretine relatii de colaborare, în cadrullegislativ existent, cu alte societati cu capital de stat, privat sau mixt si curegii/companii autonome, precum si cu organisme guvernamentale si autoritatipublice locale, atât din tara cât si din strainatate.


Obiectul licitatiei – Sistem Informatic Integrat

Compania urmeaza sa implementeze un Sistem Informatic Integrat (SII)performant pentru Managementul Activitatilor ca solutie informatica integrata,adresata domeniului specific, solutie cu grad scazut de risc si recunoastereinternationala (verificata prin implementari în plan global), la nivelul actual altehnicii si tehnologiei informatiei.

Sistemul orientat catre gestiunea activitatii S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. varealiza modelarea si automatizarea proceselor de afaceri, atât financiare cât si mareparte din cele tehnico-operative si va oferi suportul informational pentru analize siluarea deciziilor.În cele ce urmeaza, solutia ce face obiectul licitatiei va fi referita si ca: SII – sisteminformatic integrat.

Caracteristicile tehnice generale si specifice necesar de implementat ale sistemuluiintegrat sunt prezentate în capitolele urmatoare.

Ofertantul trebuie sa raspunda punctual la fiecare dintre cerintele exprimate încontinuare si sa mentioneze în clar daca cerinta este îndeplinita de sistemulstandard (functionalitate standard a SII ofertat), daca necesita customizari si/saudezvoltari aditionale. Toate cerintele care nu se regasesc punctate in grila deevaluare tehnica sunt considerate implicit minime si obligatorii.

Ofertantul va livra urmatoarele produse si servicii ce rezolva cerintele generale sispecifice atingând obiectivele (globale si specifice la nivel de proces), precum sibeneficiile estimate, conform strategiei asa cum rezulta din capitolele aferente:

Propunere integrata a unei arhitecturi functionale si fizice a SIIsi/sau identificarea suitei de aplicatii dedicate domeniului care saraspunda nevoilor si obiectivelor avansate de prezentul caiet desarcini – obiective detaliate si rafinate ulterior, pe parcursulAnalizei de detaliu, ca prima faza a implementarii SII.

Modelarea conceptuala a afacerii specifice, modelare procesesi/sau parametrizarea proceselor optimizate din aplicatiadedicata concretizata minimal în modelul companiei; consultantace vizeaza în principal bunele practici internationale implementateîn SII; indicarea deciziilor interne cu impact în scurtareaimplementarii, a adaptarii si adoptarii sistemului; sprijin înimplementarea Politicilor de firma impuse/sprijinite de noul SII.

Implementarea propriu-zisa a solutiei prin cedarea de competente,livrarea, instalarea si startarea elementelor ca:

Aplicatii


Manualele de utilizare, in limba romana, pentru toate

componentele Sistemului Informatic Integrat ce va fi implementat

Va pune la dispozitie echipamente, infrastructuri, software baza,

baze de date si utilitare ca suport aplicativ, precum si prestarea

serviciilor adiacente, servicii necesare implementarii si sustinerii

unei solutii la cheie.

Propuneri cu caracter organizatoric si strategic legate deconceptele de Data Center.

Propunerile si aspectele organizatorice tratate de Ofertant(conform solutiei identificate si arhitecturilor ofertate) vor referiatât elementele concrete necesare instalarii echipamentelor decalcul conform cu actualul caiet de sarcini si necesare buneifunctionari a SII propus, cât si directii de dezvoltare vizândviitoare procese investitionale.

Propunere de Mentenanta a SII pe baza de contract anual, pentruun orizont de timp de minim 5 ani; servicii incluse, mod prestareetc.

Livrarea aplicatiilor si echipamentelor se va face conform planuluide proiect ce va fi prezentat de fiecare ofertant si va fi urmata deimplementarea sistemului pe durata ceruta de prezentul caiet desarcini.

Durata de implementare este de maxim 18 luni de la semnareacontractului de achizitie.

Este obligatoriu ca abordarea ofertantului cu privire la realizareaacestui proiect sa fie bazata pe configurarea unui set de aplicatii cufunctionalitati standard cu minim de programare, si aceasta doarpentru functionalitati extrem de specifice S.N.RADIOCOMUNICATII S.A.. În acest sens, în timpul perioadei deevaluare a ofertelor, Autoritatea contractanta, dupa evaluareadocumentelor de calificare si a propunerilor tehnice, poate solicitaorganizarea unei sesiuni demonstrative a functionalitatilorstandard ale sistemului integrat propus de catre ofertant.


Situatia actuala in cadrul Radiocomunicatii SA

Structura echipamentelor de tehnica informatiei în functiune si obiectal proceselor investitionale în derulare

In prezent in S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. exista urmatoarea inzestraretehnica:

Aproximativ 650 Pc-uri cu Windows XP, cu procesoare X86 peste 1GHz,memorie peste 512MB

Exista LAN-uri la nivelul fiecarui sediu, un WAN care leaga principalelelocatii

Aplicatii software instalate in cadrul companiei

In prezent exista in functiune urmatoarele aplicatii:

Programe de contabilitate, salarii, mijloace fixe, “gestiune flota automobile-fleet care” (cite unul pentru fiecare sediu, de tipuri diferite). In aplicatiile decontabilitate actuale exista un plan de conturi analitic (dezvoltare in analiticce cuprinde diferite marimi, de ex gestiune etc) si o lista de centre de cost/profit.

Programe dezvoltate cu forte proprii care rezolva anumite problemepunctuale (“ACC Activity” pentru vinzari retail, Gestiune Resurse pentruBiroul “Alocare Resurse”, etc)

O multitudine de aplicatii ExcelSe solicita preluarea functionalitatilor acestora in noul sistem informatic integrat(SII) pe baza unei analize detaliate la momentul implementarii.


OBIECTIVELE PROIECTULUI SI BENEFICIILE ESTIMAT AFI ATINSE PRIN IMPLEMENTAREA SII

În cele ce urmeaza au fost structurate obiectivele ce trebuie sa fie atinse de S.N.RADIOCOMUNICATII S.A. prin implementarea noului sistem informatic integratîn:

Obiective generale, obiective la nivelul societatii, derivate dindecizia de organizare a întregii activitati pe criterii de eficienta sialiniere la conformitati, precum si la procese optimizate prinbunele practici internationale, de sprijinire a abordarii strategice sia deciziilor tactice pe un sistem performant care sa permitatrendul de redefinire a companiei pe o piata concurentialadinamica.

Obiective locale/ departamentale si/ sau la nivel de procesegenerale si specifice desfasurate pe tot lantul de valoare adaugatade la receptia materialelor necesare desfasurarii procesului, laechipamentele de transport, executia serviciilor etc (pentru nivelulsi aria de cuprindere a se vedea si structurarea organizatorica -capitolul 1.1.3).

Obiectiv central dat de tema prezentului proiect – implementarea uneisolutii informatice integrate

Obiectivul central este sustinerea deciziei strategice de implementare a unei solutiiinformatice integrate, care sa asigure modelarea proceselor de baza si specifice prinarhitecturi moderne si functionalitati (asa cum se va mentiona în capitoleleurmatoare), astfel încât sa sustina atingerea atât a obiectivelor generale, cât si a

celor specifice.Alaturi de obiectivul central au fost identificare urmatoarele obiective:

Alinierea IT-ului la business-ul specific pentru a asigura suportul

în implementarea planurilor strategice si de perspectiva – atât prin

(re)modelarea proceselor si a actualului mod de abordare

manifestat în elemente de optimizare/ restructurare, cât si prin

elementele de bune practici ce vor suplimenta solutia specifica,

atât cu elemente consacrate, cât si cu o deschidere catre trendurile

internationale.

Formalizarea si informatizarea Politicilor de companie, inclusiv

sprijinirea managementului calitatii, precum si alinierea la cerinte

de mediu si Conformitati specifice.


Sistemul trebuie sa asigure securitatea si confidentialitatea datelor

si informatiilor, precum si sprijin în implementarea unei politici

de securitate în conformitate cu standardele moderne si caracterul

strategic al activitatii, cu particularitatile domeniului de activitate.

Securitatea si securizarea SII trebuiesc abordate concomitent cu

factori ca „transparenta” si acces la date, trasabilitate, pregatirea

sistemului pentru audit intern si extern.

Obiective generale la nivelul Radicomunicatii S.A. si beneficiiestimate a se obtine prin introducerea SII

Obiective

Cresterea substantiala a eficientei pe toate nivelurile, începând cucele operationale si un management performant;

Reducerea costurilor tuturor operatiilor;

Imbunatatirea profitabilitatii companiei;

Cresterea vizibilitatii companiei si consolidarea bunului renume;

Eficientizarea actului de conducere la toate nivelurile (SediulCentral si structuri subordonate);

Accelerarea si sustinerea unui sistem de calitate modern siperformant. Sistemul informatic oferit trebuie sa permitapromovarea/accelerarea si sustinerea unui sistem de calitate(conform ISO 9001/2000). Serviciile de implementare oferite defurnizor trebuie de asemeni sa fie certificate conform ISO9001/2000.

Implementarea si/sau alinierea la necesarul de Conformitati atâtîn ceea ce priveste setul de norme si reglementari românesti îndomeniu, cât si regulamentele si normele internationale (EU).Obiectivul vizeaza alinierea la normele, normativele si standardelegenerale cu care opereaza compania, standardele departamentalesi/sau la nivelul proceselor specifice, precum si dorinta destandardizare, restructurare si aliniere a Radicom S.A. la bunelepractici internationale, la procese optimizate modelate de aplicatiaspecifica.

Utilizarea optimizata a infrastructurii existente si fundamentareadirectiilor de dezvoltare a acestora.

Implementarea si sustinerea unui sistem de securitate si securizareîn concordanta cu caracterul strategic al companiei si cuspecificitatea domeniului de activitate


Beneficii

Beneficiile rezida în însasi atingerea obiectivelor, precum si prin armonizareaobiectivelor generale de la nivelul Diviziilor cu obiectivele si politica SediuluiCentral.Se urmareste obtinerea de importante beneficii tehnice si economice ce decurg dincunoasterea operativa si accesarea usoara a unui volum foarte mare si diversificatde informatii din toate sectoarele de activitate ale companiei, la nivelul acuratetei sipreciziei impuse de sistemul calitativ al firmei si de legislatia în vigoare.În urma introducerii noului sistem informatic integrat specific activitatii societatii,dintre beneficiile asteptate a se obtine la nivelul organizatiei se mentioneaza câtevamai jos. La aceste beneficii se vor adauga cele asteptate din atingerea obiectivelorspecifice, precum si cele detaliate de Ofertant, beneficii induse de solutiile propuse.

Optimizarea activitatii si o crestere globala a eficientei prinprocesul de modelare a proceselor si identificarea elementelorneconforme cu bunele practici, prin constientizarea carentelor sirealiniere a companiei, optimizare perceputa ca un procescontinuu, motiv pentru care s-a încercat identificarea mai jos abeneficiilor aduse de SII si atingerea unor obiective masurabile înefecte benefice si timp.

Cresterea eficientei procesului managerial – decizional, prin:

obtinerea informatiilor necesare, în timp real, la toate nivelele:

strategic

functional

operational

cresterea calitatii suportului de decizie pentru management, în

scopul de a putea raspunde rapid cerintelor specifice pietei,

imperativelor strategice si situatiilor de criza în domeniu;

Implementarea de metode moderne de evidenta, management si

conducere, inclusiv prin instrumente si aspecte procedurale de

managementul situatiei de criza/ a deciziilor rapide.

furnizarea de jurnale de bord, instrumente performante de

analiza.

posibilitatea de a stoca, compara informatii si a decela trenduri.

Reducerea costurilor prin reducerea consumurilor de resurse,datorita urmaririi si corectarii operative a costurilor pentru fiecareproiect si activitate;

Modelarea proceselor sustinuta si implementata într-un sistemelastic trebuie sa permita adaptarea rapida a Radiocomunicatii


S.A. la tendintele pietei si mentinerea concordantei cu schimbarilelegislative din domeniu; Sa acopere prin scalabilitate si logicainitiala a arhitecturilor o integrare cât mai buna a proceselor cedefinesc atât obiectul de activitate, cât si pozitionarea pe piata acompaniei.

Implementarea de multiple forme de organizare a diviziuniimuncii, a individualizarii responsabilitatilor si a efortului fiecaruicentru de cost, conducând la instituirea unei discipline economico– financiare si la tratarea unitara a fenomenelor.


PROCESE DE BUSINESS IMPORTANTE DESFASURATE INCADRUL S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. CE SE DORESCA FI MODELATE IN CADRUL SII

Procesele si procedurile sint descrise in detaliu in documentatia interna Radiocom;aceasta este confidentiala, va putea fi consultata de implementator.


Solutia conceptuala propusa pentru modelarea proceselor sicerintelor de business ale companiei

Pentru a indeplini necesitatile S.N. RADIOCOMUNICATII S.A., trebuieimplementat un nou SII (sistem informatic integrat) prin indeplinirea urmatoareloractivitati:

De implementat un sistem ERP cu urmatoarele module/functionalitati:

Contabilitate Generala

Contabilitatea Furnizorilor si a platilor

Contabilitatea Clientilor si a incasarilor

Managementul Trezoreriei

Contabilitatea Mijloacelor fixe si Obiecte de Inventar

Gestiune Bugete

Reporting Sistem

Contabilitate de Gestiune

Gestiunea fluxurilor de aprovizionare

Gestiunea stocurilor

Gestiiunea vanzarilor

Mentenanta/ Service

Gestiune operatii vama

Gestiune parc auto

Gestiune Proiecte

Gestiune Resurse Umane

Salarizare

De implementat o solutie de gestiune electronica a documentelorsi fluxurilor de lucru, integrata cu ERP-ul ales. De configurat/programat fluxurile de operatii/ documente necesare buneidesfasurari a activitatii in cadrul Radicom conform proceselor siprocedurilor detaliate in documentatia specifica Radiocom

De integrat aplicatia de billing « Mind », existenta, cu solutia ERP


CERINTE GENERALE LA NIVELUL SISTEMULUIINFORMATIC INTEGRAT

Cerinte generale ale sistemului informatic integrat

Se solicita implementarea unui sistem informatic integrat (SII) care sa aiba ca partecentrala o aplicatie de tip ERP. Sistemul Informatic Integrat trebuie saindeplineasca urmatoarele cerinte:

1. In date sa existe redundante minime, o informatie sa fie introdusa o singuradata in sistem

2. Sistemul sa nu permita inregistrarea dubla a documentelor;3. Folosirea planului de conturi astfel incat acesta sa raspunda specificului

companiei.4. Constituirea si utilizarea in comun a colectiilor de informatii de interes

general (nomenclator unic, banci de date proprii si banci de date publice insocietate);

5. Viteza mare de acces la informatii si transfer rapid al informatiilor intreutilizatori;

6. Asigurarea securitatii datelor si a accesului la informatie pe paliere decompetenta;

7. Stabilirea responsabilitatii pentru furnizarea, administrarea si asigurareacalitatii si integritatii acestor colectii de informatii;

8. Asigurarea suportului informational pentru raportare si informare online;9. Respectarea legislatiei romanesti. Sa fie adaptat legislatiei romanesti si sa nu

necesite o interventie speciala pentru a realiza aceasta compatibilitate.10. Sa fie complet in limba romana (interfata, mesajele de eroare);11. Asigurarea unui grad inalt de confidentialitate a datelor. Sa asigure

delimitarea responsabilitatilor fiecarui individ cat si inregistrarea tuturor

actiunilor ale fiecaruia;12. Sa lucreze in timp real;13. Sa fie complet configurabil;14. Sa asigure accesul concurent la informatii, cu evitarea blocarilor reciproce;15. Sa permita completarea de catre beneficiar a produsului informatic cu

rapoarte specifice pe baza structurii bazei de date, a procedurilor si alegaturilor dintre module, puse la dispozitie de furnizor;

16. Sa asigure preluarea informatiilor din aplicatiile actuale, conformspecificatiilor de import furnizate de ofertant;

17. Sa prezinte garantii cu privire la dezvoltari ulterioare ale sistemului;18. Sa fie up-gradabil – sa suporte extinderea activitatii institutiei, inclusiv

modificarea structurii acesteia;19. Sa permita o intretinere usoara;20. Sistemul sa poata fi utilizata in arhitectura tip client / server;21. Sa asigure confidentialitatea, responsabilitatea, securitatea informatiilor si

monitorizarea accesului la date printr-un sistem de drepturi si parole deacces la nivel de:


utilizator;

functie;

modul;22. Sa asigure multiple forme de organizare a diviziunii muncii, a

individualizarii responsabilitatilor si a efortului fiecarei structuriorganizatorice, conducand la instituirea unei discipline economico-financiare si la tratarea unitara a fenomenelor;

23. Sa fie usor folosit de catre utilizatori;24. Fiecarui utilizator i se stabileste multimea functiilor la care are acces;25. Toate mesajele si informatiile sa fie in limba romana;26. Existenta unui sistem de «help» ;27. Sa permita accesul la structura datelor cat si posibilitatea de export/import a

datelor in alte formate de baze de date;28. Sistemul de rapoarte standard trebuie sa permita selectii si optiuni multiple;29. Sistemul de rapoarte sa afiseze rezultate in urmatoarele formate: .txt, .pdf,

.xls;30. Sistemul va avea meniuri bara, popup, precum si meniuri pull-down, astfel

incat sa asigure o navigare confortabila in sistem;31. Sistemul trebuie sa permita navigarea in toate modulele la care utilizatorul

are acces, fara sa trebuiasca sa se deconecteze si reconecteze la sistem;32. Sa permita interfatarea cu module ERP existente pe care institutia doreste sa

le utilizeze in continuare;33. Sistemul sa preia toate tranzactiile neinchise din sistemul/ele vechi;34. Sa asigure instruirea personalului pe toate modulele si in ansamblul

produsului pana la functionarea intregului sistem;35. Sa asigure accesul simultan pentru un nr. suficient de mare de utilizatori.36. Sistemul sa permita posibile viitoare integrari cu sisteme de tip CRM.


Cerinte privind managementul de proiect si comunicatia cucontractantul

Managementul de Proiect

Ofertantul va nominaliza un manager de proiect si va prezentaexplicit rolul acestuia in urmatoarele:

autoritate in luarea deciziilor cu caracter tehnic, incluzand aici

modificari si ordine de schimbare

legatura intre S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. si firma

ofertantului

administrare si autorizare financiara

asigurarea calitatii

autoritatea pentru managementul de contract fata de sub-

contractori

Managerul de proiect al ofertantului va fi pe deplin responsabil deactivitatile aflate sub controlul ofertantului, si va fi permanentasistat de managerul de proiect al S.N. RADIOCOMUNICATIIS.A.. Managerul de proiect al ofertantului va fi persoana delegatura pentru managerul de proiect al S.N.RADIOCOMUNICATII S.A. si echipa de management aproiectului.

In cadrul ofertei se va prezenta un plan detaliat de implementare asistemului informatic integrat bazat pe estimarile initiale. Acestplan va fi evaluat din punct de vedere al indeplinirii sarcinilornecesare implementarii SII conform cerintelor prezentului caiet desarcini.

Se cere ca ofertantul sa utilizeze un sistem automatizat demanagement a proiectelor, cum ar fi MS Project, CA -SuperProject, Primavera Project Manager, sau un grafic echivalentPERT (Program Evaluation and Review Technique), cu oprezentare grafica (schematica) a etapelor si termenelor definalizare a acestora (milestones), resursele si sistemul de calcul alcosturilor, pentru dezvoltarea si prezentarea planului de lucru.Planul acceptat va servi drept punct de plecare (Baseline) pentruperformanta proiectului in timpul derularii acestuia. Planul vatrebui sa includa :

Un grafic de activitati planificate si termene de realizare

(milestones), cu date estimative privind inceperea lucrarilor si

durata lor, evidentiind interdependenta activitatilor detaliat pe


sistemele functionale, asa cum sunt descrise in Capitolul

“CERINTE SPECIFICE LA NIVELUL SISTEMULUI INFORMATIC

INTEGRAT SI AL ARHITECTURII PROPUSE”

Dupa completarea fiecarei componente, modulele individuale si

interfetele vor fi integrate in aplicatia completa. Dupa aceea

abilitatea functionala a modulelor individuale si a interfetelor din

sistem vor fi verificate cu teste speciale de integrare propuse de

ofertant, care vor demonstra functionalitatea intregului sistem.

Echipa de proiect si resursele materiale ale contractantului

principal, subcontractantilor, S.N. RADIOCOMUNICATII S.A.,

incluzand aici si articolele livrate folosite ca resurse asociate

activitatilor.

In cazul existentei unor module executate de subcontractanti se

cere descrierea intrarilor de la fiecare dintre parteneri, precum si

distributia si interactiunea activitatilor si responsabilitatile

fiecaruia.

Costurile estimative asociate resurselor umane, serviciilor si

articolelor livrate (echipamente hardware si licente soft )

Se cere realizarea de catre contractor a unui raport scris lunar cuprivire la progresul realizat in luna precedenta, nu mai tarziu de a5-a zi lucratoare a lunii urmatoare. Raportul va oferi detalii cuprivire la datele de incepere si finalizare ale fiecarei activitati,schimbarile intervenite in alocarea personalului, intirzierileproduse sau anticipate, impreuna cu motivele intarzierilor,precum si problemele existente si anticipate. Acest raport poate sacontina o revizuire a planului proiectului descris la punctul 3 demai sus, atat timp cat proiectul original este pastrat ca baza inscopuri comparative.

Raportul contractorului va servi drept baza pentru intalnirileformale, cerute de S.N. RADIOCOMUNICATII S.A., contractorsau subcontractor, la fiecare trei luni, sau mai des, daca seconsidera necesar de catre S.N. RADIOCOMUNICATII S.A., Incadrul intalnirilor vor fi discutate progresele pana la acea data siproblemele produse sau asteptate, concluziile putand eventualdetermina schimbari ale planului proiectului.

Se va nota ca raportarea contractorului si supraveghereaperformantelor proiectului cerute aici sunt aditionale prevederilor


contractuale cu S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. si nu inlocuiescprevederile contractului / facturii, platile si alte probleme decontabilitate financiara cerute de contract in concordanta cu legilesi actele normative in vigoare. Cu toate acestea, este de dorit cafacturile contractorului referitoare la costurile etapelor si resurseleplanului de proiect, sa fie realizate in termenii prevazuti incontract, pentru a facilita eficienta si efectivitatea managementuluiproiectului.

Planul proiectului nu va fi o metodologie generala, acesta va faceobligatoriu referinta la cerintele generale si specifice din Caietulde sarcini.

COMUNICATIA CU CONTRACTANTUL

Integratorul solutiei va asigura un serviciu de HELP DESK ca unic punct de contactpentru problemele tehnice si de operare care nu pot fi rezolvate de personalul despecialitate al S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. si care va escalada problemele catreintegrator. Acesta serviciu va fi capabil:

Sa opereze la o capacitate adaptata cererilor pe durataprogramului de lucru;

Sa produca rapoarte de utilizare lunar, pentru identificareaincidentelor repetitive si a necesarului de pregatire de specialitatea utilizatorilor finali si introducere a incidentelor si solutiilor incadrul sistemului de invatare online;

Sa asigure suport tehnic calificat pentru sistemele de operare,aplicatiile dedicate ale S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. prininterpretarea mesajelor de eroare, stocarea si accesarea datelor inarhive si asistenta pentru parcurgerea pasilor de instalare aproduselor noi;

Sa asigure suport tehnic pentru izolarea si identificarea naturiidisfunctionalitatilor semnalate : eroare de software, eroare dehardware, eroare de aplicatie specifica sau eroare de operare,declansand prompt procedurile de asistenta tehnica specifica;


CERINTE SPECIFICE LA NIVELUL SISTEMULUI INFORMATICINTEGRAT SI AL ARHITECTURII PROPUSE

In continuare este expusa o varianta de clasificare a functionalitatilor necesare;Functionalitatile vor fi oferite pentru un numar de 150 (unasutacincizeci) utilizatori

CERINTE FUNCTIONALE SI DE UTILIZARE

1. Financiar-Contabilitate

Sistemul va furniza facilitati pentru toate activitatile specifice acestui domeniu deactivitate si va trebui sa raspunda tututor cerintelor legislatiei in vigoare.

1.1. Contabilitate Generala

O cerinta de baza pentru modulul de contabilitate generala, este aceea de a permitegestionarea informatiei contabile pentru o entitate cu structura complexa, cufunctiuni operationale si de raportare distincte.Sistemul va administra planul de conturi si perioadele contabile si va integra toateinregistrarile contabile.

Cerinte functionale:

Folosirea planului de conturi astfel incat acesta sa raspunda specificuluicompaniei, asigurand o imagine completa a situatiei financiare a acesteia.

Sistemul informatic integrat trebuie sa raspunda mai multor raportarifinanciare in paralel in conformitate cu standardele romanesti decontabilitate (RAS) si cu standardele de contabilitate internationale (IAS,GAAP).

Sa nu conditioneze prelucrarea informatiilor dintr-o perioada de finalizare alucrarilor intr-o alta perioada;

Sistemul sa permita adaugarea de documente auxiliare prin diverse notecontabile.

Sa asigure posibilitatea reflectarii fenomenelor economice si a rapoartelor invalute diferite: una de BAZA (LEU) si alta de REFERINTA ($, Euro, etc);

Sistemul sa permita consolidarea conturilor in vederea intocmirii situatiilorfinanciare consolidate aferente reglementarilor legale in vigoare.

Sistemul sa fie complet configurabil:

sa contina un plan de conturi general care sa poata fi ulteriordezvoltat; Definirea si intretinerea planului de conturi al institutieisi posibilitatea de a dezvolta conturi sintetice de gradul 1 si 2,precum si conturi analitice ;

sa permita o monografie completa a oricarei tranzactii;


contabilitatea tranzactiilor sa fie propusa/executata de catresistem pe baza monografiilor intocmite (contareimplicita/automata);

activitatea sa se desfasoare pe baza unei multimi de variabile desetare, stabilite de catre administrator, dand astfel posibilitateaalegerii unei metode de organizare si conducere;

Sa permita obtinearea registrelor contabile obligatorii

Sa realizeze toate rapoartele financiare impuse de legislatia si practicaromaneasca: fisa cont sintetica si analitica, carte mare, balanta de verificaresintetica si analitica, registrul jurnal, jurnale TVA, bilant, contul de profit sipierdere, cash-flow, notele la bilant, etc.

Posibilitatea contabilizarii automate a tuturor operatiunilor contabile in bazaunor sabloane definite de utilizator.

Operatii de închidere: pregatirea si executarea tuturor procedurilor care suntnecesare pentru:

închiderea unei zile

închiderea unei luni

închiderea unui an

Posibilitatea inregistrarii tuturor operatiunilor atat in lei cat si intr-o valutade conversie (USD, EUR).

Introducerea unui document sa comporte urmatoarele etape:o pregatirea documentului;o listarea (optional);o validarea documentului din punct de vedere tehnic-operativ;o modificarea, daca este cazul, a inregistrarilor contabile propuse de

sistem;o validarea din punct de vedere contabil, fapt ce induce actualizarea

fenomenului in toate domeniile sistemului (din acest momenttranzactia respectiva sa fie reflectata in toate aspectele pe care le poategenera).

Sistemul trebuie sa permita reevaluarea la sfarsit de an a soldurilorconturilor gestionate in valuta

Sistemul trebuie sa permita inchiderea automata pentru TVA, venituri sicheltuieli

Efectuarea usoara a lucrarilor de inchidere de perioada contabila,recalculul/ corectie/ simulare

Obtinerea situatiilor contabile - in special pentru conturile de venituri sicheltuieli pe locatie, judet, sucursala sau pe toata compania

Stabilirea de campuri obigatorii de completat la inregistrarea notelorcontabile

Sistemul trebuie sa permita importul datelor (bilant, Declaratia 394,Declaratia 390) in programele Ministerului de Finante

1.2. Contabilitatea furnizorilor si a platilor


Ea trebuie sa gestioneze informatia despre furnizori, sa inregistreze in sistemfacturile de la furnizori, precum si alte tranzactii (note de debit, credit, plati inavans, etc.), sa asigure procesul de aprobare a facturilor pentru plata, sa efectuezeplatile si sa reconcilieze platile cu extrasul de cont bancar.Contabilitatea furnizorilor trebuie sa asigure instrumente eficiente de controlasupra platilor, pentru a optimiza planificarea acestora.

Contabilitatea furnizorilor trebuie sa fie integrata in intreg sistemul informational;informatia referitoare la tranzactiile efectuate urmeaza sa fie transmisa incontabilitatea generala, fiind inregistrata in conturile corespunzatoare.


1. Sa defineasca furnizorii in sistem:

cod,

denumire,

adresa,

persoane de contact,

nr. din registrul comertului,

termeni de plata,

codul taxei,

codul de platitor de TVA.2. Sa permita ca un furnizor sa aiba mai multe adrese.3. Sa permita fuzionarea mai multor furnizori.4. Sa permita ca un furnizor sa fie in acelasi timp client.5. Sa asigure introducerea si gestionarea in sistem a facturilor de la furnizori.

Vor fi gestionate diversele tipuri de facturi: facturi standard, plati in avans,note de debit si credit.

6. Contabilitatea Furnizorilor trebuie sa asigure functiuni si facilitati pentrugestionarea facturilor de la furnizori si controlul riguros al platilor,intelegand prin aceasta: verificarea si aprobarea facturilor pentru plata, saublocarea lor, emiterea (sau inregistrarea) documentelor de plata, efectuareaplatilor la termenele scadente, valorificarea discountului acordat de furnizor,prevenirea platilor duble, prognoza necesarului de lichiditati.

7. Este necesar un mecanism prin care sa se introduca lunar conformcontractului tranzactiile pentru leasing (masini, echipamente, etc), cucalculul diferentelor de curs.

8. Gestionarea si urmarirea clara a deconturilor de deplasare pe fiecare salariat9. Tranzactiile aprobate vor fi transferate automat in Contabilitatea Generala,

preluate de aceasta si inregistrate in conturile din planul de conturi.10. Sistemul va asigura controlul termenelor de plata la nivele diferite,

incluzand nivelul articolului din catalogul de furnizori.11. Sistemul va defini in sistem taxele care vor fi utilizate in tranzactii.12. Taxa va fi calculata automat sau manual pe baza tipului de taxa, in factura

aparand linia de taxa. Taxa va fi calculata pe intreaga factura, sau pe fiecarelinie a facturii.


13. Sistemul trebuie sa permita crearea si gestionarea termenelor de plata.14. Conturile care participa la tranzactii vor fi predefinite in cadrul configurarii

sistemului si vor apare automat pe documente.15. Factura de la furnizor poate incarca contul de stoc, sau de cheltuieli; este

important ca sumele din liniile facturii sa fie distribuite in conturilecorespunzatoare;

16. In privinta facturilor in moneda straina, se va retine valoarea in monedarespectiva si suma convertita in lei (moneda functionala), dupa rata deschimb dorita (a institutiei, sau a utilizatorului, sau oficiala). Tranzactionareain diverse valute pastrand ca moneda de baza a tranzactiei moneda RON;

17. Generare automata a inregistrarilor contabile in cazul : TVA-ului si adiferentelor de curs

18. Analizarea facturilor pe scadente, posibilitatea modificarii intervalelorstabilite pentru afisarea scadentelor.

19. Sistemul va permite corectarea, sau stornarea facturilor, sau liniilor defactura.

20. Blocarile de la plata ale facturilor vor putea fi anulate de utilizator, cuconditia ca acesta sa aiba autorizarea necesara.

21. Inregistrari manuale sau automate incasari. Platile se pot efectua in moduridiferite: prin cecuri, ordine de plata, etc.; plata poate fi manuala (deexemplu: cec-urile se scriu manual si doar se inregistreaza in sistem), sauautomata – de exemplu: cec-urile se genereaza automat si se tiparesc desistem. In ultimul caz, este necesara o evidenta riguroasa a cec-urilor emise.

22. Sistemul trebuie sa nu aiba limitari in privinta numarului de banci si conturibancare.

23. Metodele de plata, discount-ul, data de referinta pentru plata, eventualedobanzi la intarzierea platilor sunt parametri care se stabilesc la nivelulsistemului si al furnizorilor.

24. O plata sa se poata referi la una sau mai multe facturi.25. O plata sa poata fi partiala sau totala.26. Daca pentru un furnizor s-au efectuat plati in avans, la plata unei facturi

catre acel furnizor, sistemul va lua in considerare platile in avans pentru a fiaplicate facturii respective.

27. Pe o factura platita sa nu se mai poata aplica alte plati.28. Sistemul va prevedea un mod de urmarire riguroasa a cec-urilor,

inregistrand cec-urile -numar, data, suma, factura la care se refera si stareacecului- daca este in asteptare, trimis, sau anulat.

29. Periodic, la nivelul unei luni, sistemul va realiza inchiderea perioadei sitransferul tranzactiilor in Jurnale din Contabilitatea generala pentru a fiinregistrate in conturile din Cartea mare. Anterior transferului, sistemulofera instrumente de auditare a informatiei stocate, on-line si prin rulareaunor rapoarte.

30. Transferul in Contabilitatea generala se va realiza la diferite niveluri dedetaliere - de detaliu (nivelul audit complet), nivelul facturii (audit partial),sau la nivelul sumelor pe conturi.


31. Sistemul va asigura un acces rapid on-line la facturile pe care utilizatoruldoreste sa le vizualizeze, inclusiv documentele in legatura cu acestea cum arfi comenzile, platile, platile in avans, etc. Selectia se va face prin furnizor,interval calendaristic, starea facturilor.

32. Sistemul va oferi rapoartele legale si rapoarte care sa permita auditul alproceselor din contabilitatea platilor:o Registrul de facturio Registrul de platio Evidenta platilor in avans

Registrul de cec-uri

Lista facturilor in ordinea vechimii

Necesarul de numerar

Diferente nerealizate de schimb valutar

Fise de cont Sistemul va permite reconcilierea platilor cu extrasele de cont bancar

33. Sistemul va perimite obtinerea automata a Registrului de casa din aplicatiaERP

34. Sa permita listarea scrisorilor de confirmare sold ale furnizorilor la oanumita data

35. Sistemul va permite prognoza necesarului de lichiditati.36. Sa permita inregistrarea operatiunilor de compensare (inclusiv situatia cand

furnizorul este si client)

1.3. Contabilitatea clientilor si a incasarilor

Modulul de contabilitate a clientilor si a incasarilor va asigura suportul pentruactivitatile legate de relatia cu clientii, avand ca scop realizarea unui control rigurosasupra sumelor datorate si a celor incasate.

Modulul va gestiona informatia despre clienti, atat datele de definire, cat si istoriculrelatiilor cu acestia.

Cerinte functionale:1. Gestionarea informatiei despre clienti :

numar, denumire client

adresa pentru facturare

alte adrese

informatii de contact - persoana, telefon

taxe

banca2. Sa permita mai multe locatii si adrese ale clientului;3. Sa permita fuzionarea clientilor definiti multiplu;4. Sa mentina cel putin informatia despre client din ultimii doi ani referitor la

incasari, penalizari, facturi, si sa actualizeze informatia imediat, pe masuraderularii proceselor zilnice;


5. Sa asigure posibilitatea de a efectua diferite tipuri de tranzactii: facturi,incasari, note de debit si note de credit, incasari in avans;

6. Sa permita inregistrarea tranzactiilor in perioada curenta, chiar dacaperioada anterioara nu a fost inchisa;

7. Sa permita inregistrari de tranzactii in perioade trecute si urmatoare;8. Sa poata crea facturi recurente pentru tranzactii care se repeta;9. Sa genereze un numar unic pentru fiecare document creat sau introdus in

sistem, cu posibilitatea ca utilizatorul sa defineasca propriile intervale denumere pentru diversele tipuri de documente;

10. Sa poata anula, storna facturi;11. Sa calculeze taxa automat, pe baza tipurilor de taxe predefinite;12. Sa introduca facturi in alte valute, sa converteasca valoarea in lei (moneda

functionala) la cursul predefinit in sistem si sa salveze informatia in ambelemonede;

13. Sa predefineasca conturile pentru clienti, taxe etc astfel incat sa aparaautomat la introducerea unei facturi;

14. Incasarea sa poata fi aplicata unei facturi, sau unei linii a facturii;15. Sa permita incasari partiale ale unei facturi;16. Sa inregistreze incasarile fara factura corespondenta intr-un cont rezervat

pentru actiuni in asteptare;17. La incasarea facturilor, sa ia in consideratie incasarile in avans, sau depozitul

clientului;18. Sa permita reconcilierea platilor cu extrasul de cont bancar;19. Sa asigure accesul on-line la intreaga informatie stocata, informatia despre

clienti, facturi, incasari prin selectii dupa criterii multiple, cum ar fi:

client,

perioada,

starea facturii;20. Sistemul trebuie sa asigure calculul automat de dobânzi/penalitati pentru

scadente depasite, posibilitatea definirii perioadelor de gratie pentruanumiti clienti si emiterea facturii pentru aceste creante.

21. Sa ofere un set de rapoarte:

Registrul de tranzactii

Jurnal de vanzari pe conturi de carte mare

Registrul de incasari

Registrul de TVA din vanzari

Raportul de TVA incasat

Registrul de reconciliere TVA

Balanta de verificare

Raport de facturi neplatite dupa transe de perioade scadente, pevechime

Fisa contului


1.4. Managementul Trezoreriei


1. Gestionarea conturilor de disponibilitati;2. Sistemul va putea sa lucreze cu valute multiple;3. Se va crea posibilitatea definirii principalelor trezorerii si conturi bancare cu

care se lucreaza in mod curent (se vor putea defini conturile proprii precumsi cele ale clientilor/furnizorilor);

4. Pentru conturile bancare vor fi gestionate: trezoreria, contul bancar, valutacontului, unitatea proprietara a contului bancar respectiv (client, furnizorsau firma proprietara);

5. Se va asigura preluarea electronica a extraselor bancare (prin multicash)6. Se va crea posibilitatea de a indica (atasa) la operatia specifica trezoreriei,

documentul de incasare/plata pe baza caruia se realizeaza operatiarespectiva;

7. Functiunea va contine situatii de raportare, care vor sintetiza principaleleoperatii bancare efectuate intr-o anumita perioada, pe un anumit cont

8. Se va crea posibilitatea de a indica (atasa) la operatia specifica trezoreriei,documentul de incasare/plata pe baza caruia se realizeaza operatiarespectiva;

9. Functiunea va contine situatii de raportare, care vor sintetiza principaleleoperatii bancare efectuate intr-o anumita perioada, pe un anumit cont;

10. Sistemul va permite urmarirea in permanenta a soldului pe fiecare contbancar.

11. Inregistrarea incasarilor/platilor clienti/furnizori

incasarile si platile sa se poata face (prin intermediul unor modulededicate) prin diferite moduri :

- prin banca : cec-uri, ordine de plata (preluare din modulul banca)

- prin casierie (preluare din modulul casa)

- avansuri de incasare/plata (preluare din modulul casa, banca)

- compensare

Posibilitatea de a se face operatii de compensare (la nivel de documentsau la nivel de partener) intre doi sau mai multi parteneri de afaceri.Compensarea documentelor se va face prin incasarea/platadocumentelor partial sau total.

Incasarile/platile sa se poata face la nivel de document primar gestionatin sistem sau la nivel de partener (fara specificarea documentuluiprimar).

Sa existe posibilitatea de a se face incasari/plati in alta moneda decat inmoneda documentului primar.

Sa existe posibilitatea inregistrarii zilnice a cursurilor valutare pentruvalutele utilizate in operatiunile curente.

12. Inregistrarea documentelor de incasare/plata (Ordine de plata, CEC-uri)


Inregistrarile documentelor de incasare/plata vor contine :

numar

data

cont bancar firma proprietara

cont bancar partener

valuta

partenerul pentru care se face inregistrarea respectiva

documentului primar la care se refera operatiunea inregistrata (dacaoperatia se refera la un document primar)

suma aferenta inregistrarii curente atat in valuta cat si convertita inlei (in cazul in care este referitoare la un document primar sa sepoata face incasare/plata totala sau partiala)

13. Incasarile/platile prin bancaAcestea vor trebui sa permita:

posibilitatea operarii pe conturi analitice

evidentierea soldurilor pe documentele de banca (extrase) conform cuoperatiile zilnice prelucrate ; in cazul in care este nevoie sistemul sapermita modificarea soldurile initiale propuse pentru extrasul curent

specificarea numarului si a datei extrasului ce se inregistreaza

specificarea contului bancar pentru care se face inregistrarea extrasuluirespectiv

specificarea valutei

specificarea documentului pregatitor pentru incasare/plata (CEC, ordinde plata, etc)

specificarea partenerului pentru care se face inregistrarea respectiva

specificarea documentului primar la care se refera operatiuneainregistrata (daca operatia se refera la un document primar)

specificarea sumei aferente inregistrarii curente atat in valuta cat si ceaconvertita in lei (in cazul in care este referitoare la un document primarsa se poata face incasare/plata totala sau partiala)

afisarea informativa a soldului actual pe documentul primar pe care seface operatia respectiva

este de dorit ca pentru anumite tipuri de tranzactii sa se defineascareguli de distributie a sumelor pe conturile contabile

posibilitatea ca pentru o tranzactie sa se poata specifica defalcarea sa pemai multe perechi de conturi contabile

posibilitatea ca pentru inregistrarea unei pozitii de extras referitoare laun document primar sa se poata face operarea la nivel de pozitie dincadrul documentului,

specificarea centrului de cost pentru care se face inregistrarea (cand estecazul),


specificarea numar/data nota de banca (sau nota contabila) asociatainregistrarii respective

posibilitatea ca pentru operatiile in valuta se se poata inregistraautomat diferentele de curs valutar; in cazul in care se doreste, acestepropuneri de diferente de curs sa se poata modifica

sa existe posibilitatea de a se face incasari/plati in alta moneda decat inmoneda documentului primar

posibilitatea de a se introduce pozitii de extras, de incasare/plata, caresa nu afecteze soldul extrasului.

evidentierea tranzactiilor pe un anumit cont pe o perioada de timpspecificata, atat detaliat cat si centralizat.

evidenta tuturor tranzactiilor pe zi, luna, detaliat si centralizator.14. Incasarile/platile prin casierie

Inregistrarea acestor operatiuni vor permite:

evidentierea soldurilor (initiale si finale) conform cu operatiile zilniceprelucrate

posibilitatea de a se defini mai multe casierii pentru care se facinregistrarile; pentru fiecare dintre ele sa se poata defini la inceput, dacaeste cazul, soldul initial de casa

specificarea valutei si a cursului valutar

specificarea partenerului pentru care se face inregistrarea respectiva,

sa se poata face inregistrarea operatiilor specifice de casa la nivel de tip departener (ex. Particular, Client, Furnizor, Salariat, Centru de Cost)

specificarea documentului primar la care se refera operatiunea inregistrata(daca operatia se refera la un document primar)

specificarea sumei aferente inregistrarii curente atat in valuta cat si ceaconvertita in lei (in cazul in care este referitoare la un document primar sase poata face incasare/plata totala sau partiala)

afisarea informativa a soldului actual al documentului primar pentru carese face operatia respectiva

este de dorit ca pentru anumite tipuri de tranzactii sa se defineasca regulide distributie a sumelor pe conturile contabile

posibilitatea ca pentru o tranzactie sa se poata specifica defalcarea sa pemai multe perechi de conturi contabile

posibilitatea de a se specifica numarul chitantei de casa cu care s-a facutincasarea-plata

posibilitatea ca pentru inregistrarea unei pozitii de casa referitoare la undocument primar sa se poata face operarea la nivel de pozitie din cadruldocumentului

specificarea centrului de cost pentru care se face inregistrarea (cand estecazul)

specificarea numar/data nota contabila asociata inregistrarii respective


posibilitatea ca pentru operatiile in valuta sa se poata inregistra automatdiferentele de curs valutar; in cazul in care se doreste, aceste propuneri dediferente de curs sa se poata modifica

posibilitatea inregistrarii si urmaririi operatiilor privind avansurile dedecontare cu salariatii

sa existe posibilitatea de a se face incasari/plati in alta moneda decat inmoneda documentului primar.

evidentierea tranzactiilor pe un anumit cont pe o perioada de timpspecificata, atat detaliat cat si centralizat

evidenta tuturor tranzactiilor pe zi, luna, detaliat si centralizat.15. Gestiunea si urmarirea avansurilor clienti/furnizori:

inregistrarea unui avans : numar avans, partener, valuta

adaugarea de documente ce constituie avans (ordin de plata, casa, extras),

posibilitatea de a se ‘stinge’ documente primare din avansul constituit(partial sau total document)

posibilitatea de a se modifica, sterge un document primar care a diminuatun avans

posibilitatea de a se inregistra din punct de vedere contabil operatia de‘stingere’ a documentelor din avansuri.

16. Incasarile/platile prin Compensare

posibilitatea de a se realiza compensari in valute diferite

posibilitatea de a se realiza compensarea intre mai multi parteneri (nunumai firma proprietara cu clientul/furnizorul)

posibilitatea de se specifica documentele ce intra intr-o compensare

posibilitatea ca intr-o compensare sa intre nu numai documente ci si sumece se refara la incasari/plati pentru partenerul respectiv

posibilitatea de a se inregistra automat in conturi compensarea efectuata

posibilitatea de a se evidentia in mod automat si eventualele diferente decurs rezultate din compensare

posibilitatea de a se realiza compensarea pe sume diferite (suma deincasari diferita de cea de plati), rezultatul putand fi urmarit prinintermediul documentelor de incasare-plata (de ex. Ordin de plata) sauavansurilor.

17. Situatii de raportare

liste de rapoarte referitoare la tertele parti si obligatii cu defalcarea sumelorrestante in functie de vechime (30, 60, 90, ... zile),

balante analitice pentru un cont contabil care sa contina detaliat informatiiprivind : solduri initiale pe partener-valuta, rulaje curente, sold final (sicomponenta soldului)

listarea rapoartelor : Fisa Clienti si Fisa Furnizori (detaliat pe operatiileefective realizate si centralizat la nivel de client/furnizor), pe o perioadaspecificata


listarea de rapoarte specifice care vor permite urmarirea incasarilor de laclienti si a platilor catre furnizori, conform termenelor de incasare/platascadente.

listarea documentelor de incasare/plata de la clienti/catre furnizori, culegatura la documentele primare (daca acestea sunt gestionate in baza de date).

rapoarte speciale pentru urmarirea incasarii/platii documentelor, precum si asituatiei debitorilor/creditorilor.

datele primare, la nivel de clienti/furnizori, vor fi prelucrate si vor putea firaportate sub forma unor situatii statistice, ce vor face obiectul analizelor incadrul instrumentelor suport de decizie.

situatii privind operatiile realizate prin intermediul unui cont bancar

situatii privind operatiile efectuate pe o anumita nota contabila (defalcat sicentralizat la nivel de grupe de conturi)

situatie cu incasarile pe unul sau mai multi clienti, zilnic/lunar.

1.5. Imobilizari corporale si necorporale

Cerinte functionale:Sistemul va permite importul datelor din aplicatia care tine evidenta operativa aimobilizarilor corporale si necorporale , precum si a materialelor dea natura obiectelor deinventar.Deasemenea sistemul va permite emiterea de rapoarte aferente contabilitatii financiare si degestiune.

1.6. Gestiunea bugetelor


Sistemul va permite introducerea bugetului de venituri sicheltuieli in formatul stabilit prin HG 208/2005. Activitatile deprestari servicii de broadcasting, comunicatii si celelalte activitatise urmaresc a fi incluse in bugetul de venituri si cheltuieli(BVC).Ele se urmaresc la nivel de societate, respectiv sucursale. Caorizont de timp, bugetul de venituri si cheltuieli este defalcat peluna, trimestru, semestru, an.

Se solicita, de asemenea, ca in procesul de bugetare sa se tina cont de alocareacodurilor CPV, definite conform cu legislatia in vigoare.

1.7. Reporting Sistem


Se solicita posibilitatea de calcul a indicatorilor financiari standard


1. Conducerea, coordonarea si controlul activitatii sa se realizeze prin:

sistem de indicatori;

jurnale de bord, analize economice la zi sub forma forma desituatii de raportare.

2. Sa permita definirea practic nelimitata a:

registrelor de contabilitate;

jurnalelor de bord;

indicatorilor;

rapoartelor de bilant;

contabilitatilor analitice.3. Sa permita prezentarea starii financiare, a rentabilitatii pana la cel mai mic nivel

posibil cu ajutorul mai multor instrumente, exprimate in valuta de BAZA saude REFERINTA:

rapoarte financiare;

bugete;

jurnale de bord;

analize economico-financiare;

statistici;

previziuni;

indicatori economico-financiari.4. Analizele economice sa aiba in vedere:

cifra de afaceri;

cheltuielile variabile;

cheltuielile fixe;

riscul de exploatare;

rentabilitatea;

starea financiar-patrimoniala

gestiunea activelor fixe.


2. Logistica

2.1. Contabilitatea de gestiune


1. Prin implementarea noului sistem informatic se solicita corecta inregistrare siurmarire a costurilor si veniturilor aferente societatii, la nivelul activitatilorspecifice care le-au generat. De asemenea, se urmareste alocarea corecta acheltuielilor indirecte pe obiecte de cost, pe baza mecanismelor specifice dincompanie.

2. Noul sistem trebuie sa permita raportarea costurilor si veniturilor pe categoriilede servicii furnizate de societate, pentru a se putea analiza profitabilitateaacestora, atat la nivelul intregii companii, cat si la nivelul fiecarei sucursale.

3. Contabilitatea interna trebuie sa fie in stransa legatura cu contabilitateafinanciara, astfel incat tranzactiile din contabilitatea financiara relevante, cepresupun inregistrari pe conturi de profit si pierdere, sa fie transmise automatcontabilitatii de gestiune. De asemenea, sistemul trebuie sa permitareconcilierea dintre contabilitatea financiara si cea interna.

4. Modulul de contabilitate de gestiune trebuie sa permita definirea obiectelor decost (centre de cost, centre de profit, alte obiecte daca este cazul) conform cucerintele societatii, planificarea costurilor si veniturilor companiei, inregistrareatuturor costurilor si veniturilor specifice activitatii desfasurate, respectivobtinerea de rapoarte relevante, conform cu necesitatile exprimate.

5. Sistemul va permite gestiunea costurilor in doua monezi (RON si USD)6. Definirea obiectelor de cost va tine cont de structura companiei fiind necesare o

mapare intre aceste doua elemente.7. Sistemul va permite inregistrarea si alocarea costurilor distinct functie de

categoriile de servicii furnizate de societate.8. Pentru proiecte este necesara posibilitatea de a defini bugete si de a face analize

ale costurilor efective versus cele bugetate.9. Va fi necesara posibilitatea de definire de ierarhii de centre de cost/ profit.10. Este necesar sa fie puse la dispozitie functionalitati specifice de verificare,

control, corectie de înregistrari costuri la închidere de perioada.11. Generarea de analize plan fata de efectiv, respectiv plan recalculat fata de

efectiv.


2.2. Gestiunea fluxului de aprovizionare


1. Modulul trebuie sa permita configurarea in sistem a limitelor pentru proceduride achizitie si achizitii directe – daca aceste limite sint depasite sa se avertizezedirect din aplicatie. Daca nu exista o pozitie aprobata in Programul anual, sa seimpuna existenta unui referat de oportunitate aprobat de persoaneleindreptatite. Sa permita consumul distribuit in timp din aceasta limita, sa sestabileasca cind e nevoie de numerar, si de cit este nevoie.

2. Modulul trebuie sa permita fluxuri de documente pentru aprovizionare (cererede aprovizionare/ cheltuiala, aprobare, comanda achizitie, trimitere la furnizor,primire confirmare de expediere, receptie, inregistrare nir, inregistrare factura,etc). Daca in faza de cerere de aprovizionare s-a trecut departamentul/ locatiacare primeste produsul, la iesirea din flux materialul (mijloc fix etc) receptionatsa fie alocat pentru acel departament/ locatie/ proiect.

3. Modulul trebuie sa ofere suport pentru gestionarea contractelor, mecanisme deavertizare automate daca un contract urmeaza sa expire intr-o perioada - cuposibilitatea de introducere de conditii de cantitate, pret, valoare, distribuite pemai multi ani.

4. Pe contracte se vor preciza produsele si preturile, cu posibilitatea de a detalia pepret de lista, rabat, cheltuieli de transport, etc.

5. Se vor preciza, de asemenea, termene de livrare, conditii de livrare, conditii deplata. Se solicita posibilitatea de programare a livrarilor.

6. Se vor putea defini acorduri cadru cu cantitate minima si maxima. Se vor puteadefini si acorduri cadru, din care se vor crea ulterior contracte subsecvente.

7. Modulul/Aplicatia trebuie sa permita atât intrarea bunurilor cu referinta lacontractele existente cât si fara referinta la un contract (achizitii directe de valorimici).

8. În cazul intrarii bunurilor cu referinta la un contract existent, aplicatia va aducedin contract liniile respective cu toate datele aferente, solicitînd operatoruluinumai confirmarea cantitatii receptionate.

9. Aplicatia va tipari NIR-ul în forma specificata de lege.10. Modulul trebuie sa permita introducerea facturilor furnizor doar daca acestea

sunt asociate unei receptii de bunuri, sau, în cazul serviciilor si lucrarilor, dacasunt asociate unui contract sau au aprobarile necesare

11. Modulul trebuie sa verifice automat daca prin însumarea pozitiilor facturii si ataxelor se obtine valoarea totala a facturii. Va verifica si daca taxele suntintroduse corect. În caz de erori va avertiza operatorul. Aplicatia va permiteblocarea la plata a unor facturi sau a unor furnizori.

12. Modulul trebuie sa ofere suport pentru crearea de grafice de livrari si de platide diferite tipuri (sponsorizari, acord cadru, contract subsecvent, de produse,lucrari servicii, training, asigurare auto/ de viata/ echipamente,cladiri,promovare produse/ imagine, inchiriere, etc).


13. Modulul trebuie sa permita propunerea, definirea, urmarirea, gestionareaProgramului anual de achizitii de produse/ servicii/ lucrari.

14. Modulul va usura urmarirea derularii contractelor, va asigura verificarearespectarii de catre furnizori a clauzelor contractuale, va permite înregistrareatuturor miscarilor de materiale atât în interiorul companiei cât si catre / dinspreterti.

15. Modulul trebuie sa permita definirea in sistem a tuturor tipurilor de documentede aprovizionare necesare desfasurarii proceselor specifice:

Referate de necesitate;

Cereri de oferta;

Oferte;

Comenzi de aprovizionare (simple sau cu referinta la contracte);

Contracte;

Grafice de livrare (generale pe perioade mai lungi sau detaliatepentru perioad scurte);

16. Posibilitatea crearii tuturor acestor documente cu referinta la alt document deaprovizionare care exista in sistem sau, in unele cazuri cu referinta la mai multedocumente (ex: comanda de aprovizionare cu referinta atat la un referat denecesitate, cat si la un contract);

17. Posibilitatea crearii unor strategii diferite de aprobare a oricarui document deaprovizionare, in functie de necesitati, dupa criterii liber definibile;

18. Posibilitatea utilizarii monedelor necesare in raport cu fiecare furnizor;19. Posibilitatea definirii unor parametrii specifici pentru fiecare material in relatia

cu un anumit furnizor:

Termeni de livrare;

Taxe;

Conditii de pret specifice cu posibilitatea definirii acestora peanumite perioade de timp;

Conditii de livrare;

Posibilitatea definirii de preturi diferite in functie de unitati demasura diferite;

Limite de sublivrare sau supralivrare specifice furnizorului;

Cantitati minime de livrare;

Durate minime pana la expirarea produsului;

Producator preferat in cazul unor intermediari.20. Definirea unor liste sursa cuprinzand furnizorii agreati.21. Definirea unui furnizor preferential in cazul in care se doreste determinarea

automata a unui furnizor in referatele de necesitate.22. Utilizarea in procesul de aprovizionare a unui subcod specific relatiei material –

producator.23. Definirea de conditii speciale de pret si evidentierea separata a acestora in

documente pentru taxe, discount-uri, cheltuieli de transport, vama, etc..24. Posibilitatea existentei unui istoric al preturilor in relatia cu furnizorii.25. Posibilitatea comunicarii automate a documentelor de aprovizionare

furnizorului si prin alte metode convenite: fax, e-mail.


26. Posibilitatea comunicarii cu furnizorul folosind codul de material utilizat deacesta.

27. Crearea de grafice de livrare in fiecare document de aprovizionare trimisfurnizorului.

28. Posibilitatea definirii unor adrese de livrare diferite;29. Posibilitatea introducerii automate sau manuale de texte definite anterior in

datele de baza ale materialului, furnizorului sau in documente de aprovizionarepremergatoare;

30. Posibilitatea alocarii unui obiect de cost in documentele de aprovizionare, incazul in care materialul nu se aprovizioneaza pentru stoc sau in cazulaprovizionarii cu servicii externe (comenzi de productie, centre de cost, etc.).

31. Posibilitatea definirii in documentele de aprovizionare a tipului deaprovizionare (standard, in custodie, subcontractare, livrare catre o terta parte).

32. Posibilitatea compararii automate a preturilor unor oferte, luand in consideraretoate cheltuielile de aprovizionare.

33. Posibilitatea tiparirii in formatul dorit a documentelor trimise furnizorilor.34. Posibilitatea identificarii si procesarii tuturor referatelor de necesitate alocate

unui furnizor in momentul crearii unei comenzi de aprovizionare catre acesta.35. Posibilitatea crearii unor contracte atat cantitativ, cat si valoric.36. Posibilitatea utilizarii pentru fiecare document a mai multor versiuni.37. Posibilitatea crearii automate a comenzilor pe baza referatelor de necesitate

aprobate si care au furnizor cunoscut, in conditii determinate.38. Inregistrarea modificarilor aduse unui document de aprovizionare si a

utilizatorului care le-au efectuat.39. Inregistrarea in comanda de aprovizionare sau in contract a istoricului tuturor

operatiilor (documentelor) efectuate cu referinta la aceasta.40. Posibilitatea verificarii on-line din documentele de aprovizionare a situatiei

stocurilor de materiale existente, precum si a tuturor cerintelor existente lamomentul respectiv si a stadiilor in care se afla acestea.

41. Posibilitatea definirii de conditii de pret specifice serviciilor, atat pentruserviciul respectiv, cat si in relatie cu un anumit furnizor.

42. Posibilitatea crearii unui document de acceptanta a serviciilor executate de unfurnizor si a aprobarii acestuia functie de o strategie liber definibila.

43. Posibilitatea tiparirii documentului de acceptanta si, de asemenea, a transmiteriiautomate a acestuia furnizorului, dupa aprobare, prin diverse alte metode (fax,e-mail).

44. Posibiliatea monitorizarii in timp real a procesului de aprovizionare, dupadiverse criterii, prezetand informatii despre toate campurile existente indocumentele de aprovizionare.

45. Posibilitatea crearii unor situatii statistice pentru activitatea de aprovizionare,dupa criterii liber definibile. Acestea trebuie sa prezinte situatiile cerute atatpentru momentul respectiv, cat si pentru orice alta perioada necesara, atattabelar, cat si grafic.

46. Posibilitatea aprovizionarii unor materiale sau servicii care nu sunt definite innomenclatoare, prin introducerea manuala a tuturor informatiilor necesare.


47. Posibilitatea aprovizionarii de la furnizori ocazionali, fara a exista necesitateadefinirii furnizorului in nomenclatorul specific.

48. Posibilitatea evaluarii automate a furnizorilor in functie de pret, calitateaproduselor, respectarea termenelor de livrare si a cantitatilor specificate.

49. Posibilitatea crearii automate de atentionari, la termene prestabilite, in cazulintarzierilor.

50. Posibilitatea anularii documentelor de aprovizionare numai in cazul in care nuexista documente ulterioare create cu referinta la ele.

51. Pentru materiale necesare activitatii care au valori mici si pot fi aprovizionate inmod curent, sistemul trebuie sa permita urmatoarele functionalitati:

Determinarea automata a necesarului de planificat in cazulmaterialelor pentru care exista posibilitatea stabilirii unor nivelede stoc. Sistemul trebuie sa determine necesarul pe baza niveluluiminim si maxim al stocurilor, al stocului de siguranta si altimpului planificat de livrare. De asemenea, trebuie sa tina cont deposibilele rotunjiri necesare ale cantitatilor de aprovizionat;

Crearea automata de referate de necesitate in cazul celorlalte

materiale, pe baza unor rezervari introduse in sistem;

Sa creeze un centralizator al disponibilitatii materialelor, care sacuprinda situatia acestora in functie de consumul istoric mediu side documentele de aprovizionare existente (acoperire de stoc);

Sa permita corectii on-line a documentelor rezultate, direct dinraportul situatiei materialelor, dupa rularea programului dedeterminare a necesarului. De asemenea sa permita crearea de noidocumente direct din respectivul raport si modificarearezultatelor finale tinand cont de corectiile facute;

Sa permita rularea in mod de simulare a programului dedeterminare a necesarului de materiale.

2.3. Gestiunea stocurilor


In aria de gestiune a stocurilor, sistemul trebuie sa raspunda, in principal,urmatoarelor cerinte:

Gestiunea cantitativ si valorica a stocurilor;

Crearea de documente de material si contabile pentru toate miscarile debunuri;

Inventarierea fizica a materialelor;

Sa fie complet integrat cu modulele de contabilitate financiara, contabilitateacosturilor, aprovizionare, planificarea si urmarirea productiei, vanzari sidistributie, managementul calitatii materialelor.

Pentru indeplinirea acestor cerinte, sistemul trebuie sa permita urmatoarele:


1. Posibilitatea introducerii in timp real a tuturor miscarilor de material sirecalcularea automata a stocurilor rezultate in urma acestor miscari.

2. Crearea automata a unor documente financiar-contabile corespunzatoare si,eventual, a unor documente de costuri in modulul de gestiune a costurilor.

3. Modulul trebuie sa permita operarea tuturor miscarilor de stocuri necesarefunctionarii unei companii: intrari, iesiri, transferuri, casari, diferente deinventar; stornari, etc. Aplicatia va permite tiparirea documentelor aferentemiscarilor de stocuri in forma solicitata prin lege.

4. Sistemul va permite înregistrarea tuturor miscarilor de materiale atât îninteriorul companiei cât si catre / dinspre terti.

5. Modulul va permite gestionarea unei game complete de materii prime, piese deschimb, materiale consumabile, marfuri, obiecte de inventar, etc. Totodata,modulul/aplicatia va permite gestionarea materialelor aflate în stoc în magaziicât si a celor în tranzit sau în custodie.

6. Descarcarea stocurilor se va face la pretul mediu ponderat calculat la nivel desucursala (exista un numar mare de gestiuni). Pentru stocurile care vor deveniobiecte de inventar sau mijloace fixe valoarea stocului trebuie descarcata cumetoda FIFO, la nivel de sucursala.

7. Modulul trebuie sa permita gestiunea stocurilor, stoc de siguranta, avertizari castocurile au scazut sub un minim, operatii de completare stoc (replenishment).Este necesar ca operatiile de aprovizionare sa decurga cit se poate de repedepentru a nu se intirzia operatiunile viitoare din cauza lipsei stocului necesar.

8. Posibilitatea verificarii on-line din documentele de aprovizionare a situatieistocurilor de materiale existente, precum si a tuturor cerintelor existente lamomentul respectiv si a stadiilor in care se afla acestea.

9. Modulul va permite operatii de inventariere, de inregistrare a diferentelorcantitative rezultate in urma inventarului dar numai dupa o etapa de analiza sieventual corectie a diferentei. Inventarierea se face pentru o data anterioara,inregistrarea diferentelor trebuie facuta retroactiv, pentru acea data.

10. Modulul va integra cât mai bine partea logistica cu partea financiara pringenerarea automata, imediata, de note contabile aferente operatiunilor logisticeînregistrate (acolo unde e cazul).

11. Pentru fiecare material se vor defini cel putin urmatoarele informatii:

Unitatile de masura, formulele de transformare dintr-o unitate de masuraîn alta

Dimensiunile, volumul, greutatea

Conditiile de depozitare

Conturile (care apar implicit in tranzactii dar pot fi modificate deoperator inainte de salvarea tranzactiei) de material si de cheltuielipentru materialul respectiv (pentru înregistrarea automata a notelorcontabile aferente miscarilor de materiale).

Categorie material.12. Modulul va permite lucrul cu loturi de materiale. Un lot va grupa o anumita

cantitate dintr-un material cu proprietati similare (produsa la aceeasi data, cuaceeasi data de expirare, etc).


13. Modulul va permite lucrul cu numere seriale pentru materiale.14. Modulul trebuie sa permita urmarirea stocurilor de orice tip, oriunde sunt ele:

in depozit, in curs de transport, in custodia ASM-ului (area sales manager) sau aclientului.

15. Este necesar sa existe nativ o varietate de rapoarte referitoare la stocuri simiscari de stocuri, cu diferite marimi dupa care se face selectie, sortare,totalizare, afisare:

Balanta stocurilor la o data pe cod/ furnizor/ tip produs/ sucursala/gestiune/ locatie/ etc

Registrul stocurilor la data

Miscari de stocuri intr-o perioada, etc16. Cheltuielile de aprovizionare sa poata fi introduse in evaluarea materialelor

(implicit a pretului acestora);17. In cazul receptiei de materiale pe baza de comanda, sistemul trebuie sa:

Propuna pentru receptie cantitatile din comanda de aprovizionare pentru ausura introducerea acestora;

Verifice automat tolerantele admise la livrare din punct de vedere cantitativ;

Creeze automat in comanda de aprovizionare un istoric al miscarilor dematerial efectuate;

Permita introducerea materialelor in stocuri speciale, pentru inspectie decalitate sau blocate;

Permita informarea automata a responsabilului de aprovizionare desprereceptia materialelor.

18. Posibilitatea crearii de rezervari si utilizarea acestora ca referinta pentrumiscarile de materiale.

19. Inregistrarea tuturor tipurilor posibile de miscari, inclusiv la nivel de lot, dacaeste cazul:

Receptii de materiale, atat pentru comenzi de aprovizionare, cat si pentrucomenzile de productie;

Consumuri de materiale pentru toate obiectele de cost posibile si eventualeretururi la magazie;

Transferuri de materiale;

Esantionari pentru inspectii de calitate;

Casari de materiale;

Retururi la furnizori;20. Tiparirea tuturor documentelor de material create (receptii, consumuri, etc.).21. Gestionarea stocurilor de materiale la nivel de lot, sau in cazuri speciale, la nivel

de numar serial.22. Gestionarea stocurilor speciale de materiale:

Stocuri in custodie ale furnizorilor sau la clienti

Stocuri la subcontractori

Stocuri de ambalaje returnabile, etc..23. Sa nu permita consumul de materiale din stocuri blocate sau aflate inca in

inspectie de calitate.24. Introducerea datei de expirare a materialelor si, in anumite conditii, sa poata

bloca receptia acestora daca data de expirare este sub o limita prevazuta.


25. Monitorizarea stocurilor pe magazii, atat a celor nerestrictionate, cat sistocurilor speciale, inclusiv la nivel de lot.

26. Anularea unor documente de material si, implicit a documentelor contabilecorespunzatoare.

27. Rapoartele de stocuri trebuie sa indeplineasca urmatoarele cerinte:

Sa prezinte situatia exacta a acestora in timp real, inclusiv la nivel de lot;

Sa prezinte istoricul situatiei materialelor pentru fiecare magazie;

Sa prezinte, in functie de diverse criterii, toate documentele de material saucontabile aferente miscarilor de stoc;

Sa permita compararea valorii stocurilor cu valoarea contabila a acestora dinmodulul financiar si sa evidentieze posibilele diferente;

Sa permita identificarea stocurilor nefolosite intr-o perioada de timp sau acelor cu miscare lenta;

Sa prezinte cerintele de consum existente la un moment dat impreuna cusituatia stocurilor.

28. Executarea tuturor functiilor necesare realizarii inventarului fizic, pe magazii,ori de cate ori este nevoie:

Crearea automata sau manuala de documente cu toate materialele supuseinventarierii, inclusiv la nivel de lot daca este cazul;

Introducerea cantitatilor numarate in cadrul procesului de inventariere;

Renumararea materialelor in cazul in care este necesar;

Blocarea sau inghetarea stocurilor pe perioada inventarierii;

Crearea de documente de diferente de inventar intre stocul scriptic si celnumarat;

Crearea de documente contabile pe baza documentelor de diferenta;

Reevaluarea stocurilor in caz de necesitate.29. Sistemul sa permita evitentierea stocului de natura obiectelor de inventar.

2.4. Gestiunea vanzari


Sistemul de vanzari si distributie trebuie sa asigure totalitatea relatiilor intrecompanie si clienti, incepand cu momentul primului contact si al activitatilor depromovare a produselor pana la fazele de livrare si facturare a acestora.Principalele functionalitati pe care trebuie sa le permita sistemul sunt urmatoarele:

Integrabilitate totala atat cu sistemele financiar-contabile si degestiune a costurilor, cat si cu celelalte sisteme logistice: gestiuneamaterialelor, planificarea si urmarirea productia, managementulcalitatii;

Vizibilitate asupra intregului proces de vanzare si distributie,documentele intregului flux trebuind sa fie interconectate siprezentate in conformitate cu desfasurarea procesului;


Gestiunea unor nomenclaoare unice pentru datele de baza,integrate, unde este cazul, cu celelalte module;

Posibilitatea de reprezentare in sistem a oricarui tip de vanzare,distributie sau facturare;

Gestionarea intregii activitati de distributie;

Posibilitati de optmizare a procesului de facturare;

Functionalitatile unui sistem de vanzari si distributie trebuie sa permita:

Gestiunea centralizata a preturilor si conditiilor de formare apreturilor (rabaturi, discount-uri, promotii , taxe, etc.) si existentaunui istoric al tuturor preturilor, dicounturilor, taxelor, etc,structurate pe perioade de valabilitate.

Posibiliatea crearii de proceduri de pret complexe, functie de ovarietate de factori:

Material;

Relatia client-material;

Cerinte specifice ale clientului,

Cantitati comandate, etc..1. Cataloage (liste) de preturi si a termenelor de valabilitate a acestora.2. Utilizarea oricarei monede necesare in relatia cu clientii.3. Gestiunea clientilor si a altor tipuri de parteneri (ex. agenti de vanzari).

Gestiunea produselor finite, marfurilor.

Managementul creditului acordat clientilor si posibilitatea deblocare automata a unei tranzactii in cazul in care creditul stabilita fost depasit.

Procesarea mesajelor (tiparirea si transmisia documentelorspecifice vanzarii).

Gestionarea centralizata a taxelor de vanzare (TVA , taxe detransport, etc)

Gestiunea produselor in liste specifice clientilor;

Getiunea excluderilor (materiale care nu mai sunt disponibilepentru vanzare sau sunt inlocuite de alt material).

Gestiunea unor texte standard specifice acestui domeniu deacrivitate in mai multe limbi si posibilitatea de folosire a lor inmod autimat sau manual.

Determinarea automata a conturilor necesare crearii documentelorcontabile, functie de tipul tranzactiei.

Nomenclatorul de produse trebuie sa fie unic si sa fie continut inaceeasi baza de date cu toate celelalte materiale, avand toatefunctionalitatile cerute pentru acestea.

Posibilitatea definirii unice a unui client, atat pentru procesele devanzari si distriburie, cat si pentru activitatile financiar-contabile.

Posibilitatea clasificarii clientilor.

Posibilitatea definirii unor texte standard pentru fiecare client,texte utilizabile automat sau nu in documentele de vanzari.


Posibilitatea definirii unor informatii generale complete despreclienti: adrese diferite in cazul unor sedii diferite, persoane decontact, termeni de cautare, limba de comunicare, termeni simetode de plata, etc.

Posibilitatea blocarii totale sau partiale a operatiilor pentru unanumit client.

Posibiliatea utilizarii loturilor de material in tot procesul devanazri si distributie.

Posibilitatea modificarii in masa a unor anumite valori in toatedatele de baza.

Inregistrarea tuturor modificarilor aduse datelor de baz si autilizatorilor care au efectuat modificarea.

Sistemul de raporatare trebuie sa prezinte, atat cantitativ, cat sivaloric:

Comenzi de vanzare: deschise, total comenzi

Liste Oferte

Liste Contracte

Lista Livrari

Livrari total

Livrari de prelucrat (ridicare din depozit si iesire din gestiune)

Lista Facturi

Documente de facturat

Documente blocate

Documente incomplete4. Rapoartele sa poata contine informatii combinate, obtinute din

documentele de vanzare (comenzi, facturi, retururi, comenzi deschise,documente de credit si debit, etc.), care sa poata fi defalcate pe fiecareobiect in parte: departament de vanzari, canalul de distributie, divizia deproduse, client, regiune, birou de vanzari, agent de vanzari, produs, grupade produse, moneda de raportare, perioada de raportare, etc..

5. Tranzactiile din cadrul procesului de vanzare trebuie sa fie inregistrate insistem prin intermediul documentelor de vanzare. Sistemul trebuie sacontina cel putin urmatoarele tipuri de documente:

Cereri de oferta de la clienti si oferte catre clienti;

Comenzi de vanzare;

Contracte (valorice sau cantitative);

Retururi, reclamatii cu posibilitati de livrari suplimentare,etc

Principalele functionalitati pe care trebuie sa le permita sistemul sunt urmatoarele:1. Documentele care se creaza in sistem trebuie sa preia automat datele

relevante din datele de baza existente (produse, clienti, conditii de pret, etc.).2. In cazul in care exista contracte, datele si conditiile se preiau din contract

pentru toate documentele create cu referinta la contract si au prioritate fatade celelalte surse de date posibile.

3. Introducerea codului de produs al clientului.


4. Verificarea eventualei disponibilitati de stoc si verificarea posibilitatii delivrare a produsului la termenul cerut. Daca termenul cerut nu poate firespectat, sistemul trebuie sa propuna o data de livrare posibila, creand oplanificare a livrarilor.

5. Introducerea tuturor specificatiilor clientului (marca, cerinte speciale decalitate, ambalare, marcare, conditii de livrare, etc.) si transferul lor automatin mod operational catre modululele beneficiare (planificarea si urmarireaproductiei, aprovizionare, managementul calitatii, desfacere).

6. Comanda de vanzare trebuie sa ofere si informatii asupra costurilor necesarefabricarii produsului cerut pentru a putea fi comparat cu pretul de vanzare.

7. Sistemul ERP trebuie sa îmbunatateasca procesarea comenzilor/contractelorde prestare servicii si diverse vânzari, de la introducerea comenzii/contractului, a pretului, esalonarea în timp a prestatiilor contractate/alocarea produselor, la livrarea si facturarea acestora.

8. Modulul specializat va fi integrat cu modulul de contabilitate clienti, cu celde gestiune materiale si modulul financiar si va permite introducerea datelordespre contracte, monitorizarea contractelor de colocare (echipamenteletertilor gazduite in locatii proprii), de servicii de date (linii inchiriate,Internet, VPN, telefonie) precum si cele de vanzare a cartelelor telefonice.

9. Modulul trebuie sa realizeze gestiunea facturilor emise clientilor care se facin baza unui contract si pot avea citeva caracteristici:

pot fi in suma fixa (conforma contractului, pentru servicii decomunicatii electronice) sau depinzind de consum (servicii detelefonie/ internet pentru cartele Ring sau servicii de broadcastingtv, radio).

Pe prima factura a unui contract pot aparea suplimentar serviciilede instalare pentru un client (site survey etc).

Facturile aferente unui contract „cu suma fixa” se fac lunar, petoata perioada de valabilitate a contractului ; pentru aceste

contracte trebuie sa existe un mecanism de emitere automata,lunara de comenzi de vinzare urmind sa se faca apoi verificare sifacturare.

Contractele prevad in general suma in euro iar factura se face lacursul BNR al euro din ziua facturarii.

Factura trebuie emisa chiar daca suma de plata (pe o linie sau pefactura) este zero – se comunica astfel clientului ca nu datoreazaceva pentru acel serviciu pentru acea perioada.

10. Modulul de contractari servicii si diverse vânzari va gestionavânzarea/livrarea de:

servicii de colocare

servicii de punere in functiune (internet, VPN);

dare in custodie a anumitelor echipamente;

stipularea consumului de energie in contract (si facturarea catreclient a acestuia)

servicii de transmisii ocazionale sau de urgenta


cartele telefonice in regim de consignatie si in viitor internetpentru rezidentiali

diverse echipamente pentru furnizarea serviciului de internet11. Modulul de contractari servicii si diverse vânzari va permite gestionarea

urmatoarelor date sau operatiuni:

termene de plata

perioade de gratie, de proba, de suspendare al serviciului (in cazde neplata, daca clientul isi intrerupe activitatea)

indicatori ca pentru acel client se calculeaza penalizari (sau nu), ceprocent etc

taxe si tarife utilizate.

conditii de pret

penalitati la plata, discounturi, somatii de plata;

analize lunare privind: contractele pe agent de vanzari, cantitatile(capacitatile) livrate, cantitatile facturate/incasate

existenta a doua perioade de facturare: retroactiv si in avans

stabilirea rutelor de transport pentru livrarea stocurilor tampon decartele telefonice la clienti

raportarea minutelor consumate de pe cartelele telefonice,tinandu-se cont de numerele de serie ale cartelelor

sistemului de facturare direct la client si validarea facturilor lasediul central retururi din consignatie

12. Se solicita rapoarte pe clienti, contracte si facturi. Urmarirea si analizacontractelor se vor efectua dupa urmatoarele criterii minimale:

la nivel de tip de serviciu, valoare si capacitate;

la nivel de regiune;

la nivel de termen scadent;

încasari realizate;

termene de notificare;

alte analize complexe în functie de datele gestionate.13. Modulul va permite inregistrarea/raportarea unei serii de indicatori care

vor permite departamentelor de Contractari si diverse vânzari sa detectezesi sa evalueze din timp schimbarile pietei si tendintele economice.

14. Toate datele si indicatorii (ex: cantitatile totale, cantitatile facturate), marjelede profit, (ex: de eficienta sau performanta) vor fi integrate si analizate îndiferite moduri si sub diferite aspecte:

de la tarif special sau material la consum total sau totalulvânzarilor pentru un grup de servicii sau produse:

de la un anumit client pâna la grupuri sau ierarhii de clienti;

pe tipuri de servicii prestate sau diverse vânzari;

media procentului de penalitate (nr zile scadenta);15. Modulul trebuie sa ofere posibilitatea introducerii in rapoartele de clienti a

unui camp in care sa fie precizat motivul incetarii colaborarii cu clientul.16. Modulul trebuie sa permita calculul bonusurilor vinzatorilor pentru facturile

incasate in termen, conform cu diferiti algoritmi.


17. Pentru o monitorizare eficienta a activitatii agentilor de vanzari si pentrugestionarea sistemului flexibil de bonusuri, vor trebui sa existe rapoartezilnice si lunare privind:

numarul de contracte la nivel de agent (birou vanzari)

numarul facturilor incasate

volum vanzari dealeri pentru stabilirea comisioanelor18. Factura va trebui sa poata fi transmisa pe e-mail sau fax catre diferite

persoane de contact, angajati ai clientului.19. Sa se permita trimiterea unei notificari pe sms catre client in momentul

emiterii facturii20. In cadrul negocierii contractului cu clientul, se intocmeste un document

numit “marja negociere” prin care se pot acorda unui contract clientreduceri fata de lista de pret (intr-o limita ce depinde de nivelul decompetenta al semnatarului, cu escaladare catre persoane cu functii maimari in caz de nevoie); aceste reduceri nu trebuie sa apara pe factura, dar inrapoartele manageriale sa se vada aceste reduceri si motivul acordarii lor. Infacturi trebuie sa apara pretul conform contractului si reducerile fata deacesta cu motivul reducerilor (de exemplu datorate suspendarii serviciuluipe o perioada).

21. Este necesar ca aplicatia sa permita facturarea prestatiilor executate in trecutiar in rapoarte/ analize sa apara corect aceste prestatii, pentru lunile in careau fost executate.

22. Este necesar ca modulul/aplicatia sa permita obtinerea unei multitudini derapoarte, printre care:

Facturi pe clienti si contracte comparativ cu cele din luna

anterioara (sau aceeasi luna din anul anterior), in euro.

Sa existe motivul diferentei (coduri: upgrade, reziliere, intreruperi

nefacturate, clienti pierduti si cauzele etc);

Sa apara niste date referitoare la contract (de ex capacitatea

contractata).

Vor fi 3 tipuri de asemenea rapoarte:

Data prestare serviciu intr-o perioada definita de operator

Data facturare serviciu intr-o perioada definita de operator

Data incasare factura intr-o perioada definita de operator

Raport calcul penalizari pentru intirzierea de plata a facturilor.

Inregistrarea contabila a penalitatilor nu se va face automat ci cind

se doreste acest lucru, cu emiterea unei facturi.

Raport care sa evidentieze pentru o perioada, pentru fiecare client,

ponderea veniturilor pe fiecare serviciu din total venituri.


In cadrul acestor procese de distributie si livrare sunt necesare urmatoarelefunctiuni:

1. Monitorizarea datelor scadente ale livrarilor.2. Crearea si procesarea livrarilor scadente la nivel individual, pentru fiecare

comanda in parte, cit si colectiv, pe baza listei de livrari scadente – sistemulpoate propune crearea de livrari comune in cazul in care exista mai multelivrari scadente pentru acelasi client, sau livrari separate pentru fiecarecomanda in parte

3. Planificarea si monitorizarea listelor de lucru pentru activitatile de expeditie:

Afisarea pentru prelucrare directa a dispozitiilor de livrare ce

urmeaza a fi ridicate din depozit si pregatite pentru transportul la

clienti;

Afisarea dispozitiilor de livrare ce au fost deja ridicate din depozit

dar pentru care nu s-au inregistrat docuemntele de gestiune si

notele contabile aferente;

4. Monitorizarea disponibilitatii produselor si procesarea comenzilor de iesiredin stoc.

5. Ambalarea produselor.6. Planificarea livrarilor si a transportului, rute si mijloace de transport.7. Tiparirea si trimiterea dispozitiilor de livrare si a avizelor de expeditie.8. Actualizarea automata a stocurilor la iesirea produselor.9. Crearea automata a notelor contabile si de gestiune a costurilor, aferente

iesirii produselor din stoc.10. Livrarile trebuie sa permita utilizarea de numere serialesi sa actualizeze

automat situatia stocurilor la nivel de numar serial.11. Posibilitatea de blocare manuala a livrarilor.


3. Gestiune Intretinere si mentenanta

Cerinte generale

Scopurile pe care sistemul de intretinere si mentenanta trebuie sa le indeplineascasunt:

1. Reprezentarea structurilor organizatorice din punctul de vedere al activitatiide intretinere;

2. Sa permita reprezentarea structurii tehnice ale echipamentelor siinstalatiilor care vor fi subiectul activitatii de intretinere;

3. Planificarea si executia detaliata a activitatilor de intretinere:

Inspectii privind starea sistemelor aflate in intretinere;

Intretinerea preventiva a echipamentelor si instalatiilor;

Reparatii accidentale ale echipamentelor si instalatiilor;4. Planificarea capacitatilor si a resurselor;5. Planificarea si calculul final al costurilor;6. Crearea unui sistem statisitic al activitatii de intretinere si intretinerea unui

istoric al activitatilor desfasurate;7. Sistemul de intretinere si reparatii sa fie complet integrat cu sistemele de

planificarea productiei, gestiunea materialelor si a serviciilor externe,financiar-contabil, mijloace fixe, gestiunea costurilor, resurse umane;

8. Sistemul trebuie sa contina functionalitati specifice pentru gestiuneaparcului auto;

3.1. Cerinte specifice desfasurarii proceselor intretinere si mentenanta

3.1.1. Cerinte specifice privind structurarea echipamentelor si instalatiilor

Un sistem informatic in domeniul intretinerii si mentenantei poate functiona corectdoar daca obiectele si sistemele tehnice vizate de aceste activitati sunt reprezentatecorect. Din acet motiv, reprezentarea sistemelor tehnice trebuie sa indeplineascacateva cerinte de baza:

1. Posiblitatea de structurare variabila a echipamentelor si instalatiilor cu unnumar nelimitat de nivele ierarhice. Aceasta structurare variabila trebuie sapermita instalarea sau dezinstalarea unui subechipament la un echipamentsuperior, inlocuirea unui echipament cu altul, etc.;

2. Istoricul acestor operatii de structurare trebuie sa existe in sistem impreunacu datele aferente;

3. Posibilitatea de individualizare a oricarui echipament si instalatie, a.i. lanivelul obiectelor tehnice sa se poata:

gestiona date individuale de intretinere;

realiza sarcini individuale de intretinere;

pastra evidenta sarcinilor de intretinere efectuate;

colecta si evalua date despre obiect in perioade mari de timp;4. Posibilitati de intretinere centralizata a structurilor utilizand structuri de

referinta si posibilitatea de transfer ierarhic de date in cadrul unei structuripentru obtinerea unot avantaje in activitatea curenta:


reducerea timpului necesar gestionarii obiectelor;

simplificarea gestionarii mentenantei si solicitarilor de intretinere;

reducerea timpului necesar introducerii datelor de intretinere;

datele referitoare la intretinere pot fi evaluate individual, rapid si indetaliu;

5. Posibilitatea de reprezentare a legaturilor existente intre diferiteechipamente si instalatii

6. Posibilitatea de regasire rapida in sistem a codurilor ecipamentelor siinstalatiilor in cazul in care nu sunt cunoscute

7. Posibilitate de definire a unor contoare de masurare a activitatii obiectelortehnice, in orice unitate de masura necesara

8. Posibilitatea introducerii in sistem a masuratorilor privind activitatea unuiechipament sau a unor parametri de functionare;

9. Posibilitatea de a introduce in sistemul informatic date despre garantiileoferite de producatori sau executantii de lucrari

10. Posibilitate de definire in sistem a unei liste de materiale (piese deschimb,etc.) sau subansamble continand componentele echipamentului sauinstalatiei respective

11. Posibilitatea de a accesa un istoric al tuturor interventiilor executate asupraunui obiect tehnic in decursul timpului si al costurilor aferente;

12. Posibilitatea de a urmari eventuale stocuri de obiece tehnice, la nivelindividual

13. Posibilitatea de a crea o legatura intre obiectele tehnice si obiecte dindomeniul financiar (mijloace fixe, centre de cost,etc.) sau logistic (echipa deintretinere, etc.)

14. Posibilitatea de definire a unui sistem de clasificare al obiectelor tehnicedupa criterii liber definibile

3.1.2. Cerinte specifice proceselor de intretinere preventiva

Intretinerea preventiva reprezinta un complex de activitati ce are ca scopmentinerea functionalitatilor unui sistem tehnic pe o durata mare de timp. Pentrurealizarea acestui deziderat, sistemul trebuie sa permita:

1. Crearea unor liste de sarcini de intretinere pentru fiecare obiect tehnic saupentru grupe de obiecte tehnice pentru definirea activitatilor ce trebuierealizate (operatii ce trebuie efectuate, consumuri normate de materiale sauservicii externe, timpi de masina sau manopera normati, utilaje necesare,etc.);

2. Evaluarea volumului sarcinilor de intretinere preventiva si inspectii, precumsi momentele la care trebuie efectuate asupra echipamentelor si locatiilorfunctionale;

3. Stabilirea automata a frecventei (ciclurilor) intretinerii periodice (bazata petimp, performanta sau alte strategii specifice) si sincronizarea activitatilorpentru mai multe obiecte tehnice;

4. Calculul costurilor aferente intretinerii preventive si inspectiilor planificate aavea loc in viitor;


5. Crearea de planuri de intretinere care sa tina cont de recomandarileproducatorului sau de cerintele legale sau de mediu;

6. Planificarea necesarului de materiale sa tina cont de cerintele planurilor deintretinere preventiva;

7. De asemenea, aceste planuri sa fie luate in calcul de sistemul de planificare acapacitatilor;

8. Simularea activitatii de planificare pentru a analiza posibilele incarcari decapacitate sau costuri;

3.1.3. Cerinte specifice proceselor de executie a intretinerii si reparatiilor

Executia operatiilor de intretinere si mentenanta se refera atat la activitatileplanificate, cat si la cele accidentale. Functionalitatile sistemului informatic in acestdomeniu trebuie sa permita:

1. Crearea, in cazul defectiunilor, a unui document primar de constatare siinstiintare, care sa poata furniza anumite informatii necesare:

Obiectul la care s-a produs evenimentul;

Tipul de eveniment;

Motivul care au dus la producerea evenimentului;

Sarcinile trasate pentru rezolvarea problemei aparute;

Activitatile executate pentru rezolvarea problemei;2. Crearea, atat in cazul intretinerii planificate, cat si a reparatiilor, a unei

comenzi de intretinere cu urmatoarele functii:

Identificarea operatiilor ce trebuie efectuate, a parametrilor normati sia altor informatii liber definibile necesare;

Posibilitatea calcularii costurilor planificate;

Posibilitatea verificarii capacitatilor si resurselor existente, adisponibilitatii materialelor necesare si planificarii operatiilor;

Posibilitatea transmiterii catre sistemul de planificare a productieistarea de eventuala nefunctionare a sistemului tehnic pentrureplanificarea activitatilor de productie;

Crearea unei rezervari automate de materiale pentru comandarespectiva sau a unor referate de necesitate pentru servici externe saupiese speciale care nu sunt in stoc;

3. Crearea de comenzi de reparatii piese de schimb, care sa permita reparareaunor loturi de piese de schimb si sa fie complet integrate cu sistemul degestiune a stocurilor.

4. Introducerea datelor despre realizarea activitatilor necesare, pe parcursulexecutie sau la final. Aceste date trebuie sa se refere la:

Materialele utilizate;

Manopera sau timpii masina utilizati;

Cantitatile reparate in cazul comenzilor de reparatii piese schimb;5. Calculul costurilor efective pe comanda in urma introducerii datelor despre

activitatile realizate.6. Toate informatiile despre activitatile si elementele utilizate in cadrul

comenzilor de intretinere sa poata fi regasite in sistem ca date istorice petipuri de activitati sau de obiecte tehnice.


3.2. Gestiunea parcului auto

Cerinte generaleScopurile pe care sistemul de gestiune a parcului auto trebuie sa le indeplineascasunt:

1. Situatia gradului de înzestrare al sucursalelor pe tip de autovehicul2. Evidenta nominala a autovehiculelor dupa numarul de înmatriculare3. Evidenta nominala a autovehiculelor grupate pe structuri administrativ

teritoriale (pana la nivel de judet)4. Evidenta gradului de utilizare a autovehiculelor (numarul de kilometrii

parcursi) cu posibilitatea de raportare lunara, bianuala si anuala.5. Posibilitatea introducerii în sistem a kilometrilor parcursi pe baza foilor de

parcurs.6. Posibilitatea înregistrarii caracteristicilor fiecarui autovehicul în parte

(model, tip, culoare, numar VIN etc.)

3.3. Gestiune operatiuni vama

Cerinte generale

Scopurile pe care sistemul de gestiune a operatiunilor prin vama trebuie sa leindeplineasca sunt:

1. Evidenta Facturi – DVI - Plati2. Inregistrarea facturilor de la furnizori externi prin contabilizarea

informatiilor uzuale si prin referirea contractului de catre apartin.3. Inregistreaza DVI-urile aferente facturilor de la furnizorii externi4. Inregistrarea (absorbtia) in costul produselor a cheltuielilor aditionale de

achizitie (vama, transport, asigurare, procesare vamala).


4. Gestiunea proiectelor


In cadrul sistemului ERP trebuie sa existe un modul specializat pentrumanagementul proiectelor care sa raspunda urmatoarelor cerinte:

1. Sa permita definirea unui program / subprogram de activitati (proiecte)

2. Sa permita gestiunea financiara a proiectelor si a subcontractoriloracestora.

3. Sa permita gestiunea tranzactiilor platilor pentru proiecte

4. Sa permita integrarea in componenta financiara a tranzactiilor pe proiecte

Sa permita gestionarea distincta de diferite categorii de proiecte cufunctionalitati specifice pe fiecare categorie (proiecte de investitiiin infrastructura, proiecte de tip cercetare- dezvoltare – strategii)

Sa permita gestionarea proiectelor derulate in diferite locatii cuposibilitati de analiza pe fiecare din locatiile acoperite de unproiect.

Sa permita gestionarea proiectelor cu responsabilitati crossdepartamentale, cu posibilitatea de definire responsabilitati perproiect, etape din proiect, activitati.

5. Sa permita definirea de resurse asociate proiectelor

6. Sa permita definirea de drepturi resurselor asociate proiectelor functie derolurile pe care le detin

7. Sa permita definirea concisa a cerintelor pentru fiecare resursa8. Sa permita asigurarea cautarii in sistem a resurselor adecvate pentru

proiectul potrivit si in intervalul de timp potrivit9. Sa permita trecerea in revista a candidatilor selectati10. Sa permita vizualizarea comparativa a informatiilor planificate si realizate

in legatura cu utilizarea resurselor11. Sa permita activitati de planificare prognozare, precum si de urmarire a

prognozelor12. Sa asigure executia sincronizata a proiectelor13. Sa asigure monitorizarea coordonata si flexibila a proiectelor14. Sa permita gestiunea in timp real a proiectelor15. Sa asigure securitatea accesului la informatia de proiect pe baza de roluri16. Sa permita definirea de grafice Gantt, cu termene, si relationari intre

activitati, atat in stadiu de planificare cat si de executie.17. Sa permita posibilitatea corelarii graficelor Gantt aferente proiectelor

diferite, prin stabilire dependente intre proiecte.18. Sa permita posibilitatea alocarii milestone-uri pentru a marca trecerea de la

o etapa la alta in cadrul proiectului.19. Sa permita posibilitatea derularii de proiecte pe mai multi ani gestionarea

proiectelor cu finantare din surse diferite (interne sau externe), in monedacorespunzatoare fiecarei surse, cu posibilitatea definirii de surse dedicate(echipamente, C+M, etc.).


20. Sa permita definirea / modificarea planului de proiect21. Sa permita definirea, versionarea si aprobarea bugetelor pe proiecte22. Sa permita gestiunea performantelor proiectelor23. Informatiile sa poata fi urmarite in flux si comparate in orice moment; sa

poata compara estimatul din cadrul programului de investitii cu realizatulcantitativ si valoric.

24. Sa permita gestiunea costurilor pe proiect, atat in stadiu planificat cat siefectiv, la nivel de rezumat sau detaliere, inclusiv categoriile privindmateriale si echipamente, forta de munca, cheltuieli, cu posibilitatea deinregistrari reale si analize in diferite monede.

25. Sa permita gestiunea contractelor cu furnizorii interni si externi deechipamente si a achizitiilor pe proiecte.

26. Sa permita gestiunea contractelor cu furnizorii de servicii, cu posibilitateaadministrarii mai multor contracte pentru acelasi proiect

27. Sa permita stocarea informatiilor cu acces protejat, asigurarea securitatiidatelor si posibilitatea definirii dpreturilor de acces la diferitenivele/categorii de informatii

28. Sa permita obtinerea de situatii/ jurnale periodice, cu grupareainformatiilor pe categorii de proiecte, pe fiecare proiect, etapa, sauresponsabil.

29. Sa permita comunicarea rapida si relevanta a starii proiectului putandobtine rapoarte privind stadiul proiectului, analiza variatiilor (planificatvs. realizat), analiza tendintelor, atat in domeniul evolutiei costurilor cat sia bugetelor si mai ales a termenelor de executie, la nivel de rezumat saudetaliat.


5. Resurse Umane

5.1. Gestiune Resurse Umane

Modulul de resurse umane trebuie sa asigure managementul eficient al angajatilor.

O buna administrare a resurselor umane inseamna capabilitati de angajare, de

motivare si pastrare a angajatilor deosebiti si specializati, inseamna o informatie

corecta si la timp, precum si asigurarea calitatii fortei de munca si a conditiilor de

munca sigure si sanatoase.

Aplicatia de management a resurselor umane trebuie sa foloseasca aceeasi baza de

date cu celelalte aplicatii ale sistemului, evitand redundantele.

Cerinte functionale:1. Sa permita inregistrarea si intretinerea nomenclatorului de personal si a datelor

aferente personalului (nume, sex, adresa, calificare, premii, statut marital,numere de telefon, informatii despre locul de munca, cod numeric personal).

2. Solutia va asigura suport informatic pentru urmatoarele activitati:

gestiunea flexibila a structurilor organizationale

selectia si recrutarea personalului

evidenta istoricului de angajare a personalului

instruirea si perfectionarea continua a angajatilor

evaluarea performantei profesionale a angajatilor

gestiunea carierei

gestiunea competentelor

motivarea si asigurarea satisfactiei angajatilor

raportare operativa si manageriala

Solutia trebuie sa asigure urmatoarele functionalitati:

Gestiunea structurilor organizatorice trebuie sa permita:

1. Proiectarea si verificarea variantelor de structuri organizatorice(organigrama) si a statului de functii, pe baza consultarii bazei de date, cuurmatoarele detalii:

2. Intocmirea, actualizarea (modif. Nr. de functii intr-un serviciu, modific.denumire serviciu...), modificarea (reorganizarea), vizualizarea si listareaurmatoarelor documente:

3. Organigrama SNR4. Stat de functii (Posturi incadrate, Vacante, Cu timp partial, Perioada

nedeterminata/deteminata )5. Stat de personal (inclusiv drepturi salariale din CIM/Act Aditional la CIM)

continind miscarile de personal (intrari, plecari, mutari, schimbarea loculuide munca, suspendare CIM , detasare, delegare, trecere temp alt loc, etc.)

vizualizarea si listarea unor formulare standardizate necesare incadrul activitatii de miscare de personal.


existenta unei evidente cu istoricul miscarilor de personal

6. Vizualizare grafica a organigramei pe toate nivelele structurii organizatoricecu evidentierea angajatilor si posturilor asignate fiecarei subdiviziuni

7. Definirea tipurilor de subdiviziuni organizatorice specifice regiei cuprecizarea atributelor de identificare

8. Atasarea unui numar nelimitat de adrese tinând cont de tipul acestorapentru fiecare structura organizatorica definita în aplicatie

9. Implementarea modificarii structurii organizatorice a regiei în timp real cupastrarea istoricului activitatii desfasurate anterior. Astfel, toate elementeleprivind structura organizatorica sa poata fi gestionate cu istoric.

10. Gestiunea structurilor de lucru: functii, posturi si calificari

11. Definirea structurilor de lucru la nivelul întregii organizatii

12. Gestionarea statului de functiuni – cu definirea posturilor existente în el

13. Asocierea de scheme si criterii de promovare cu structura de calificari siexistenta pe post a personalului.

14. Stabilirea cerintelor de calificare pentru fiecare post de lucru

15. Verificarea rapida dupa criterii configurabile a ocupantilor diferitelorposturi.

16. Evidenta posturilor vacante; sa se poata specifica posturile vacante oricât dedetaliat.

17. Uniformizarea indicatorilor de resurse umane de la Sediul Central şi celepatru sucursale.

Informatiile despre angajati gestionate de sistem sa cuprinda:

1. evidenta datelor personale - nume, CNP, vârsta, sex, adresa, act identitate,stare civila, parinti, copii, handicap, statut marital, numere de telefon,situatie medicala, fotografia angajatului

2. evidenta datelor de angajare – loc munca, tip contract angajare (determinat /ne-determinat), functie, data angajare în munca, în SNR, durata munca,conditii munca, etc.

3. evidenta deducerilor – deduceri personale inclusiv pentru persoanele aflateîn întretinerea angajatului

4. folosirea CNP - ului fiecarui angajat pentru o identificare rapida a acestora.

5. înregistrarea mai multor adrese pentru o persoana (domiciliu stabil, flotant,case vacanta).

6. definirea unor tipuri diferite de personal: angajati, persoane externe(colaboratori externi), etc.


7. înregistrarea persoanelor care sunt în legatura cu un anumit angajat: sotia,parintii, copiii, persoane aflate în întretinere;

8. gestionarea urmatoarelor informatii lunare: salariu de baza, sporuri,adaosuri, indemnizatii, alte drepturi salariale, retineri, concedii, pontaje, pesubunitati si categorii de personal, lunar si cumulat

9. monitorizarea utilizarii timpului de lucru lunar de catre fiecare angajat cuidentificarea modului de plata

10. înregistrarea pregatirii profesionale a angajatilor cu evidentiereaurmatoarelor elemente: studii, cursuri si calificari obtinute, limbi strainecunoscute

11. urmarirea tuturor modificarilor în timp intervenite în relatia contractuala cuun angajat de la: schimbarea functiei, tip de contract – durata determinata /ne-determinata, durata de munca, schimbarea locului de munca, detasari,suspendari.

12. centralizarea şi valorificarea periodică a celor cinci baze de date pentrudeterminarea următoarelor situaţii numerice:

a) continuarea aplicaţiei privind calculul salariilor potrivit legii pentru

salariaţii din Sediul Central şi generalizarea acestui sistem cu aceeaşi

configuraţie şi la cele 4 sucursale ale S.N.Radiocomunicaţii

b) compoziţia şi structura personalului S.N. Radiocomunicaţii din care să

rezulte:

vărstă, raportul bărbaţi-femei, stare civilă, copiii şi vărsta acestora,

domiciliul, telefon de contact, acte de identitate, CNP, marca,

categorii de vize de ieşire din ţară şi termenul de valabilitate,

legitimaţii de acces pe numere şi serii;

funcţii îndeplinite (grupate pe nivele ierarhice) si domeniile de

activitate (grupate pe execuţie sau conducere), compartimentele

din organigrama societăţii în care îşi desfăşoară activitatea

corelate cu evoluţia modificărilor, vechimea în astfel de funcţii,

istoricul funcţiilor ca denumire si vechimea în astfel de funcţii, pe

perioade şi compartimente; seria şi numărul carnetului de muncă

şi data încheierii;


vechimea în societate, în muncă, în specialitate şi pe domenii de

activitate;

categorii de contracte de muncă, termene de probă şi perioade de

suspendare a CIM; data semnării fişei de post corespunzător

funcţiei şi locului de muncă la care lucrează;

nivelul şi durata studiilor de bază, specialitatea acestora, anul

absolvirii, inclusiv a cursurilor de pregătire/ perfecţionare, cursuri

post universitare, masterat, doctori sau doctoranzi; calificări

suplimentare: categoria permisului de conducere, etc.

limbi străine cunoscute şi gradul de însuşire al acestora;

Cerintele referitoare la gestiunea evaluarilor, a instruirii de personal si aplanului de cariera sunt:

1. Posibilitatea definirii fiselor de evaluare2. Posibilitatea inregistrarii de evaluari cu unul sau mai multi evaluatori la

nivel de fiecare angajat si agregarii automate a rezultatelor evaluarii intr-o singura fisa de evaluare.

3. Posibilitatea vizualizarii completarii de catre angajat a autoevaluarii,inregistrarea de comentarii la evaluarile primite precum si vizualizariicalificativului final primit in urma evaluarii.

4. Posibilitatea inregistrarii in sistem a cursurilor deja efectuate de catreangajati pana la data implementarii sistemului.

5. Posibilitatea definirii sesiunilor de training interne si externe la careurmeaza sa participe angajatii.

6. Posibilitatea definirii/vizualizarii/ intretinerii unui calendar de cursurisi a propunerii de participare la curs de catre managerii de departamentepentru fiecare angajat.

7. Sistemul sa permita transmiterea de notificari/ avertizari automateprivind participarea la cursuri, catre participanti si/sau persoaneledesemnate de administratorul sistemului.

8. Sa permita inregistrarea participantilor la cursuri precum si aevaluarilor/rezultatelor primite in urma finalizarii cursurilor.

9. Sa permita asocierea dintre post-competente-cursuri10. Sa permita definirea de obiective pornind de la cel mai inalt nivel al

structurii organizatorice si posibilitatea transferului lor si extinderii listeipana la nivel de angajat (companie – departament – post – angajat)

11. Sa permita evidentierea unei perioade de timp aferente obiectivelor, aevidentierii de categorii si caracteristici la nivel de obiective( deperformanta, de comportament, profesionale, etc.)


12. Sa permita definirea planului de cariera la nivel de post/ angajat cuindicarea pozitiilor vizate, a planului de inlocuire a angajatilor cu altiangajati pe masura ce acestia evolueaza in cariera.

13. Sa permita generarea de rapoarte grafice referitoare la evolutiaprofesionala a fiecarui angajat cu referinta la obiectivele si criteriile deevaluare utilizate in sistem.

Cerintele referitoare la gestiunea compensatiilor si beneficiilor sint urmatoarele:

1. Sistemul sa permita definirea si intretinerea unor indicatori deperformanta cuantificabili numeric.

2. Sistemul sa permita definirea de pachete de compensatii valorice fixe sauprocentuale si beneficii la nivel de post

3. Sistemul sa permita definirea/ intretinerea de bonusuri exprimate insume nete sau brute sau ca procent cu referire la alte elemente (salariu deincadrare sau brut, etc).

4. Sistemul de permita corelarea rezultatelor obtinute la evaluarile depersonal cu activitatea de acordare de compensatii si beneficii.

5. Sistemul sa permita crearea si intretinerea unui nomenclator de beneficii(autoturism serviciu, telefon, cazare gratuita, hrana gratuita, abonamentediverse, etc.)

Selectia si recrutarea personalului va permite:

1. Definirea si monitorizarea posturilor vacante

2. Posibilitatea lansarii procesului de recrutare intern si/sau extern

3. Definirea etapelor în procesul de selectie: primirea aplicatiilor, interviuri,testari, etc.

4. Urmarirea costurilor de recrutare

5. Introducerea solicitantilor interni si externi cu informatiile aferente acestoracu posibilitatea de reutilizare a datelor acestora

6. Asistenta în selectia solicitantilor prin compararea competentelor acestora cucompetentele necesare ocuparii pozitiei vacante

7. Monitorizarea stadiului recrutarii

8. Generarea automata de corespondenta specifica procesului de recrutarecatre solicitanti

9. Monitorizarea istoricului solicitantilor

10. Convertirea facila a solicitantului în angajat

5.2. Salarizare



Modulul de salarizare trebuie sa functioneze integrat cu cel de resurse umane si cu

modulele de gestiune financiara, asigurand:

1. Gestiunea completa a procesului de salarizare in conformitate culegislatia romana si cu CCM - ul in vigoare, avand ca finalitate calcululdrepturilor salariale ale angajatilor regiei.

2. Gestiunea tuturor elementelor de salarizare care intervin în calcululsalarial al angajatului si urmarirea evolutiei acestora pe intervale de timpformate din una sau mai multe perioade fiscale

3. Calculul automat al procentilor de vechime lunar aferent fiecarui angajatcorelat cu o grila de procente definite pe numar de ani de vechime

4. Configurarea atributelor stabilite prin lege si CCM: grila de impozitare,salariul minim pe economie, coeficienti de deducere, praguri deindexare, sarbatori legale

5. Definirea / Introducerea si calcularea de sporuri (permanente sauocazionale), adaosuri, indemnizatii, prime, retineri, popriri, penalizari sialte drepturi salariale ce vor fi utilizate in calculul drepturilor salariale.

6. Definirea unei grile de salarizare si actualizarii acesteia cu pastrareaistoricului in cazul renegocierii grilei de salarizare.

7. Definirea de programe de lucru (regie/ tura, timp partial, etc) siutilizarea combinata a acestora la nivel de persoana.

8. Evidenta si tratarea orelor suplimentare unde este cazul.9. Evidenta numarului de zile de concediu de odinha (de efectuat afferent

anului in curs; reportat din ani anteriori, efectuat , ramas de efectuat) cureferinta la data de 31 dec a anului current.

10. Posibilitatea introducerii / calcularii salariului de baza11. posibilitatea efectuarii calculului avansului chenzinal.12. Calcul indemnizatiilor de concedii medicale, concedii odihna si alte

tipuri de concedii conform legislatiei romane si CCM - ului în vigoare cureferinta la un istoric cu posibilitatea modificarii formulei de calcul infunctie de CCM si cu acordarea unui avans daca este permis.

13. Calcul drepturilor salariale pentru urmatoarele tipurile de angajati:permanenti sau cu perioada determinata, cu regim de lucru normal saupartial

14. Posibilitatea inregistrarii pontajului pe tip de activitate la nivel desalariati (ore de noapte, ore suplimentare, etc.), si evidentierea in cadrulsucursalelor/ departamentelor/ punctelor de lucru/ sau la nivel deangajat.

15. Calculul drepturilor salariale aferente lichidarii.16. Calculul retroactiv si generarea de state de diferenta pe fiecare element

de calcul modificat, precum si intocmirea declaratiilor rectificative.17. Calcul drepturilor salariale pentru colaboratorii externi daca este cazul18. Generarea automata a fisei individuale a fiecarui salariat (document care

cuprinde datele de personal si drepturile salariale detaliate ale fiecaruiangajat, acordate lunar si cumulat pe total an).


19. Calculul salariilor nete pornind de la brut si a salariilor brute pornind dela net.

20. Calculul retroactiv si generarea de state de diferenta pe fiecare elementde calcul modificat, precum si intocmirea declaratiilor rectificative.

21. Calculul contributiilor angajatorului.22. Generarea de fisiere/rapoarte pentru viramente bancare23. Generarea de note contabile cu defalcare pe centre de cost si proiecte.24. Intocmirea statelor de plata, a centralizatoarelor aferente si a fluturasilor

de salarii / avans cu posibilitatea generarii lor la nivel desucursala/department/punct de lucru

25. Intocmirea si listarea tuturor declaratiilor prevazute de lege(Ex.: fisafiscala, declaratia nominala CAS, declaratie nominala somaj, etc.)

26. Importul / exportul de date specifice salarizarii în diverse formate doc,xls, pdf.


6. Sistem de gestiune electronica a documentelor si fluxurilor de lucru

Sistemul de gestiue electronica a documentelor si fluxurilor va cuprinde :

Modul/Componenta de arhivare.

Modul/Componenta de Document Management, prevazut cucapacitati de workflow pentru distributia documentelor siurmarirea acestora.

Modul/Componenta de Captura

Sistemul trebuie sa poata acoperi sediile S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. dinBucuresti, cele 4 sedii din tara, precum si utilizatorii din sediile / centrele / locatiile/ statiile din intreg teritoriul.

6.1. Cerinte functionale Modul de Arhivare

1. Integrare nativa in cadrul Sistemului de gestiune electronica a documentelorsi fluxurilor de lucru

2. Scalabilitate si capacitatea de a rula pe sisteme de operare variate (minim MSWindows 2003 Server, o versiune comerciala de Linux, o versiunecomerciala de Unix)

3. Stocarea documentelor si a informatiilor asociate intr-o baza de daterelationala

4. Stocarea centralizata a documentelor si structurarea lor in ierarhii, in functiede necesitati.

5. Sa aiba o componeneta de administrare centralizata care sa permita unuiadministrator sa realizeze managementul platformei de pe orice statie dincadrul organizatiei prin interfata Web, dar si in linie de comanda de la oconsola de administrare.

6. Functii de automatizare /programare: sa ofere posibilitatea de construirepolitici care sa permita marirea spatiului alocat pentru back-up precum sipentru log-uri sau alte informatii.

7. Sa ofere capabilitati de conectare la medii de tip SAN (Storage AreaNetwork) pentru back-up si sa permita utilizarea acestor medii concomitentcu alte aplicatii

8. Sa ofere clase de securitate pentru orice nivel de stocare

Back-up automat nesupravegheat, incremental, viteza mare de

stocare, perioada lunga de disponibilitate a datelor,

disponibilitatea datelor in intreaga organizatie.

9. Suport extins pentru sisteme de operare (Unix, Linux, Windows)10. Solutia de arhivare trebuie sa dispuna de un depozit unic pentru intregul

continut al arhivei (documente scanate, documente generate electronic)11. Proiectarea si personalizarea de catre administratorul aplicatiei a

bibliotecilor de documente in functie de necesitati.


12. Cautari si regasiri de documente pe baza metadatelor, dar si prin cautari detip asociative in continutul documentelor (cautare in continut, independentde limba, bazata pe retele neurale. Rezultatele cautarii sa fie exprimate inprocente de relevanta iar procentele de relevanta sa poata fi setate si afisateprin culori diferite). Se apreciaza existenta nativa a acestei facilitati.

13. Arhivarea e-mail-urilor.14. Arhivarea oricarui tip de document in format electronic, de tipul: fisiere

office, fisiere text, imagini (jpg, gif, tiff, bmp, etc), fisiere proprietare (psd,cdr, etc), fisiere cad, fisiere multimedia audio-video (avi, mp3, mpg, etc)

15. Salvarea criteriilor de arhivare intr-un fisier, si refolosirea acestora ori decate ori este necesar.

16. Automatizarea procesului de arhivare dar si prin executarea acestei operatiidin linie de comanda, ca orice comanda sistem.

17. Arhivarea pe medii WORM, conform standardelor de arhivare, stocare pemedii optice ca: drive SCSI, autochanger, jukebox, etc

18. Sa aiba posibilitatea de arhivare automata pe mediu de stocare secundar,stocare optica sau banda magnetica, oferind astfel un cost total al proprietatiicat mai scazut.

19. Sistemul trebuie sa ofere suport pentru dispozitive de Compresia datelor20. Sa permita definirea de sabloane de completare de metadate prin

intermediul unor unelte vizuale, folosibile de catre utilizatori care nu posedacunostinte avansate de programare

6.2. Cerinte functionale Modul Document Management

Principalul obiectiv al sistemului de flux al documentelor cerut este de a oferiorganizatiei un mecanism informatic care sa sustina cresterea vitezei de reactie si avitezei de comunicare, ducind la cresterea calitatii activitatii proceselor de luare adeciziilor si a controlului realizarii acestora, prin asigurarea urmatoarelorfunctionalitati minime si obligatorii:

1. Modelarea structurii ierarhice a organizatiei;2. Circulatia documentelor, pe trasee ierarhice bine precizate sau definite de

catre autorul documentului, cu posibilitatea aprobarii sau respingeriiacestora

3. Crearea standardizata, distribuirea si circulatia informatiilor sidocumentelor interne in interiorul organizatiei, precum si cele generatein relatia cu alte organizatii, asigurindu-se cele mai inalte standarde desecuritate si confidentialitate

4. Documentele inregistrate de catre angajatii Institutiei se vor trimite catreunul sau mai multi Destinatari pentru a fi rezolvate. Fiecare Destinatarva crea raspunsuri la documentul primit, avind posibilitatea de atrimite documentul catre alte Directii / Departamente incluse instructura organizatorica.


5. Accesul utilizatorului se va face numai la documentele ce au fost initiate,au fost trimise de catre un utilizator sau la cele la care este nominalizat cudrepturi de acces.

6. Drepturi de acces trebuie sa fie definite la nivel de obiecte stocaterespectiv la nivel de functionalitate.

7. Informatiile vor fi organizate pe categorii, institutii etc. Orice informatiepoate fi regasita prin utilizarea motoarelor de cautare incorporate carepermit regasirea facila a acesteia dupa o anumita categorie, cuvant cheiesau orice alta informatie asociata sau continuta intr-un document.

8. Fiecare utilizator se va autentifica in sistem prin cod utilizator, parola sicertificat electronic emis intern de catre un furnizor de certificataautorizate

9. Sistemul trebuie sa aiba urmatoarele caracteristici:

Sa asigure confidentialitatea informatiilor

Sa garanteze integritatea datelor transmise

Sa asigure protectia datelor cu caracter personal

10. Sistemul de Document Management si Workflow trebuie sa fie construit

din module/aplicatii care sa acopere urmatoarele functionalitati:

Publicarea de informatii cu caracter general intr-un mediu de

lucru unitar (Avizier electronic), unde toti angajatii sistemului vor

putea avea acces. Aceste informatii pot fi de tipul: ()

o Procedurio Manualul calitatiio Declaratii ale Pofiticii si Obiectivele Calitatiio Fise de post

o Regulament de ordine interioarao Regulament de organizare si functionareo Hotarari si Decizii ale managementuluio Documente interne

Alte tipuri de documente cu caracter public intern:

Modelarea organigramei si structurarea problematicilor care intra

in responsabilitatea fiecarui departament si rutarea automata a

documentelor pe baza acestor asocieri.

Inregistrarea documentelor care intra, ies sau circula intern in

organizatie, transmiterea lor automata spre informare, verificare,

aprobare pe baza unor fluxuri de lucru precum si inregistrarea

circulatiei acestor pana in momentul stabilirii unei rezolutii finale.


Sistemul va stoca intreg istoricul unui document atat din punct de

vedere al modificarilor efectuate asupra lui, precum si din punct

de vedere al traseului urmat in cadrul organizatiei. Sistemul va

pastra referinte temporale ale fiecarei actiuni, si va permite

notificari in cazul depasirii unor termene de realizare a diferitelor

activitati.

Modalitatile de vizualizare a documentelor trebuie sa se poata

face dupa: initiator/cod directie, data inregistrarii, numar de

inregistrare, emitent, persoana - cuprinde persoanele ce au

actionat asupra documentelor principale sau raspunsuri,

modalitatile de rezolvare, starea documentelor.

Aplicatia trebuie sa permita cautarea documentelor pe baza unor

expresii de interogare ad-hoc, pe baza unor interogari construite

ad-hoc folosind informatiile asociate unui document precum si pe

baza unor rapoarte specifice

Aplicatia trebuie sa permita obtinerea de rapoarte pentru o

anumita directie / departament si pentru un interval de timp

definit de utilizator

Pentru fiecare document, sa se poata urmari circulatia acestuia

intre directii, data intrarii si iesirii in / din directie, cu rezolutiile si

termenele de rezolvare care au fost puse.

Fiecare utilizator va putea urmari documentele pe care le-a emis si

stadiul in care se afla acestea.

Stocarea documentelor se va face centralizat.

Formulare electronice, cu drepturi de acces la nivel de camp,

reguli de validare si completare a campurilor si posibilitatea de

preluare de informatii din alte sisteme.

Administrarea centralizata a nomenclatoarelor, utilizatorilor

drepturilor de acces.


Posibilitatea de a crea documente interne administrative. Este

necesara circulatia acestora pe un flux de lucru pentru verificari,

informari, aprobari Emiterea sarcinilor si urmarirea acestora ()

Observatie: Tipurile de documente, informatiile continute intr-un document,fluxurile exacte dupa care se face circulatia documentelor in organizatie, vor fispecificate in etapa de analiza de implementare.

11. Managementul documentelor are ca principal scop gestiunea unitara sicontrolata a informatiilor de tip document electronic sau tiparit pe hârtie.

12. Aplicatia trebuie sa prezinte facilitati de integrare cu dispozitivele de tipscanner pentru a putea prelua documentele tiparite, care nu suntaccesibile electronic.

13. Documentele trebuie sa poata fi procesate electronic, astfel încât sa seobtina varianta acestora sub forma de text, permitându-se indexareacontinutului acestuia.

14. Aplicatia trebuie sa se integreze nativ cu aplicatiile Office, astfel încât sapermita editarea / salvarea documentelor direct pe server.

15. Aplicatia trebuie sa asigure suport pentru ciclul de viata al unuidocument (creare, validare, aprobare, publicare, arhivare).

16. Aplicatia trebuie sa permita gestiunea istoricului versiunilor pentrufiecare document.

17. Aplicatia trebuie sa permita posibilitatea alocarii de numere deînregistrare fiecarui document.

18. Aplicatia trebuie sa permita organizarea documentelor într-o structuraierarhica intuitiva. Aceasta organizare ierarhica trebuie sa fie prezentataîntr-o structura arborescenta, similara sistemelor de fisierecomune/obisnuite. Se doreste ca documentele sa poata fi organizate înstructuri care sa simuleze modalitatea reala de organizare în dosare sifisete.

19. Aplicatia trebuie sa permita printarea documentelor în functie denecesitati.

20. Aplicatia trebuie sa permita definirea de tipuri de documente si demetadate specifice acestor tipuri.

21. Aplicatia trebuie sa fie flexibila si sa permita modificarea tipurilor dedocumente si a metadatelor.

22. Aplicatia trebuie sa permita definirea de metadate flexibile si dinamice lanivel de document si de informatie (acestea vor fi de 2 tipuri: optionalesau obligatorii).

23. Aplicatia trebuie sa ofere posibilitatea de asociere pe fiecare document înparte a unor informatii auxiliare despre data crearii, autor, cuvinte cheie,tipul documentului si descriere pe fiecare versiune în parte.

24. Aplicatia trebuie sa permita indexarea si cautarea documentelor siinformatiilor dupa diverse criterii care au la baza aceste metadate, astfelîncât utilizatorii sa poata regasi informatiile din documente, informatiinecesare desfasurarii în bune conditii a activitatii.


25. Aplicatia trebuie sa ofere suport pentru blocarea accesului (pentrumodificare) la un fisier atâta timp cât un alt utilizator lucreaza în aceldocument. Sistemul trebuie sa poata afisa si care este utilizatorul carelucreaza în acel moment cu documentul în cauza.

26. Salvarea documentelor sa se faca în baza de date.27. Aplicatia sa permita integrarea cu celelalte sisteme informatice ale

Beneficiarului.28. Aplicatia client sa permita si functionare WEB in cadrul unui web

browser independent de platforma.29. Aplicatia trebuie sa permita implementarea viitoare a fluxurilor

informationale si sa ofere un model flexibil de modificare a acestora înfunctie de schimbarile solicitate, cu impact minim asupra sistemuluiinformational existent al Beneficiarului.

30. Aplicatia trebuie sa ofere posibilitatea definirii viitoare de fluxuri deprocesare. În cadrul acestora se vor defini pasii, aplicatia stocânddescrierile acestor pasi ai fluxurilor de lucru.

31. Bazându-se pe definitiile fluxurilor de lucru, aplicatia trebuie sa fiecapabila in viitor sa distribuie sarcinile automat utilizatorilor carora lesunt destinate si sa avanseze automat în fluxul de procesare.

32. Pentru fiecare pas din cadrul fluxului de procesare, aplicatia trebuie inviitor sa puna automat la dispozitia utilizatorului responsabil deprelucrarea respectiva documentele necesare si va permite transmitereamai departe a documentelor create de catre acesta, eventual si a celorprimite.

33. Aplicatia trebuie sa ofere o reprezentare grafica, intuitiva, a fluxurilor deprocesare, sub forma unei diagrame care sa prezinte pasii pe care trebuiesa îi parcurga documentele în cadrul procesului respectiv. Schemafluxului de procesare rezultat trebuie sa poata fi salvata pentru referinteulterioare.

34. Utilizatorii cu drepturi ce implica responsabilitate în cadrul organizatieitrebuie sa poata urmari vizual avansarea prelucrarilor în cadrulfluxurilor de procesare, stadiul în care s-a ajuns, precum si un istoric alactiunilor realizate pâna la momentul consultarii

35. Modulul de management al fluxurilor trebuie sa fie in viitor bazat peroluri, activitatile din cadrul unui flux fiind atribuite unor roluri.

36. Fluxurile de lucru trebuie sa permita includerea de fluxuri în cadrulactivitatilor sub forma de sub-fluxuri, precum si posibilitatea reutilizariiacestora.

37. Aplicatia trebuie sa permita in viitor transmiterea de notificari pe e-mailpentru activitatile care trebuie întreprinse. Notificarea trebuie sa permitaaccesul direct la activitatea ce trebuie întreprinsa de catre utilizatorul carea fost notificat.

38. Aplicatia trebuie sa permita in viitor posibilitatea delegarii activitatilor /responsabilitatilor catre o alta persoana.

39. Aplicatia trebuie sa permita in viitor posibilitatea de amânare autorizataa unei activitati si notificarea ulterioara.


40. Aplicatia trebuie sa ofere in viitor suport pentru activitati de workflowautomate sau manuale.

41. Aplicatia trebuie sa modeleze intre 150 si 200 de procese, cu cite 3-4documente/ process, cu 10-20 pasi fiecare process. In unii pasi trebuie sase citeasca sau sa scrie date in ERP.

42. Sa permita definirea de workflow-uri prin intermediul unor uneltevizuale, folosibile de catre utilizatori ai beneficiarului care nu posedacunostinte avansate de programare

43. Sa permita cautari atat in documentele aflate in locatia electronica on-linecat si in cele arhivate.

44. Sa permita transmiterea prin email a documentelor;45. sa aiba posibilitatea versionarii (realizarea de revizii minore sau majore

pentru un nou document sau crearea unei noi versiuni).46. Consultarea istoricului documentelor cu posibilitatea de vizualizare a

oricarei versiuni anterioare.47. Sa permita auditarea activitatilor administrative ( de ex. Crearea

userilor,bibliotecilor,etc.)48. Sa permita auditarea activitatilor utilizatorilor in aplicatie prin urmarirea

evenimentelor, cum ar fi crearea, modificarea si stergerea documentelor,adaugarea, stergerea paginilor, crearea, modificarea, stergereainformatiilor index, vizualizarea, tiparirea, exportul sau transmitereaprin email a documentelor din arhiva, crearea, stergerea, indexarealoturilor de documente, salvarea, stergerea, executarea, modificareacriteriilor de cautare in arhiva, operatiile de tip check in si check out, etc.

49. Auditarea evenimentelor trebuie sa poata fi realizata atat in baza de datecare sustine sistemul de arhivare electronica, cat si intr-un fisier aflat intr-o locatie stabilita de catre administrator.

50. Sa permita accesul diferentiat la biblioteci in functie de utilizator, pe bazaautentificarii cu un nume de utilizator si o parola, care vor furniza accesla majoritatea modulelor sistemului.

51. Sa permita importul si sincronizarea cu utilizatorii sistemului de operare.52. Sa aiba facilitati de setare a securitatii la diverse nivele precum si crearea

de profile in acest sens.( Useri, grup,profile)

6.3. Cerinte functionale Modul Captura

Pentru a asigura o flexibilitate maxima, solutia de captura trebuie sa utilizeze, caunitate de procesare, lotul de documente. Loturile de documente care pot fi definitein cadrul subsistemului de captura trebuie sa aiba o structura arborescenta, pe maimulte niveluri, fiecare nivel reprezentand un tip de document caruia i se pot atasaunul sau mai multi metadescriptori.

Solutia de captura va trebui sa implementeze urmatoarele functionalitati minimesi obligatorii:


1. Solutia de captura a documentelor trebuie sa permita ca etape distinctedin cadrul unui flux (scanare, indexare) sa poata fi executate de pe statiidiferite si chiar de utilizatori diferiti.

2. Sistemul trebuie sa permita mai multe niveluri de organizare a colectiilordigitale (documentele scanate). Cel mai inalt nivel de organizare trebuiesa fie biblioteca de documente. Bibliotecile vor fi alcatuite dindocumente. Fiecare document va avea unul sau mai multe campuri indexatasate care se vor comporta ca o eticheta pentru documentul respectiv.Documentele vor putea contine una sau mai multe pagini. Sistemultrebuie sa permita in faza de implementare alegerea modului deversionare a continutului intre versionarea la nivel de document si cea lanivel de pagina, in functie de necesitatile institutiei

3. Solutia de scanare trebuie sa permita introducerea documentelor prinscanare sau import

4. Sistemul trebuie sa permita definirea si customizarea de noi fluxuri decaptura a documentelor, astfel incat orice schimbari organizatorice lanivelul institutiei sa poata fi implementate in cadrul sistemului dearhivare direct de catre personalul de specialitate al RADIOCOM.

5. Sistemul trebuie sa asigure in mod automat succesiunea fazelorprocesului de captura asa cum a fost el proiectat si implementat. Astfel,operatorul de indexare, de exemplu, nu trebuie decat sa ia decizia ca aterminat de indexat si imediat sistemul va transmite lotul de documentecatre urmatoarea etapa din cadrul fluxului, de exemplu la validare.

6. Sistemul:o trebuie sa permita captura distribuita a documentelor (loturile de

documente scanate in mai multe locatii sa poata fi transmise lanivel central) si stocarea la nivel central in sistemul de gestiune aarhivei.

o trebuie sa permita gestionarea diferitelor tipuri de documente informat fizic sau electronic.

o trebuie sa permita afisarea, tiparirea, transmiterea prin fax sauemail a documentelor capturate.

o trebuie sa permita stabilirea anumitor drepturi de acces la fiecarebiblioteca.

o trebuie sa permita accesul la mai multe biblioteci diferite dedocumente printr-o singura conectare.

o trebuie sa permita, pentru fiecare biblioteca, definirea de campuriindex personalizate, specificandu-se tipul informatiei si formatulei

o trebuie sa permita indexarea de tip full-text a documentelor.Aceasta facilitate trebuie sa permita indexarea full-text cel putinpentru urmatoarele tipuri de documente: imagini scanate (cuajutorul unui motor de recunoastere OCR), documente electronicetip office (MS Word, Excel, Power Point), PDF, HTML, etc.


o trebuie sa contina un modul specializat in recunoasterea optica acaracterelor (OCR) din documentele de tip imagine arhivate.Motorul de OCR trebuie sa permita:

asigurarea unei inalte calitati a procesului de recunoastereoptica a caracterelor;

aplicarea recunoasterii optice a caracterelor la nivel dedocument, la nivel de pagina sau la nivel de zona a uneipagini;o trebuie sa permita administratorului configurarea tuturor

modulelor si a loturilor de documente scanate.o trebuie sa permita ulterior extensia facila prin adaugarea de

statii de scanare sau de statii de procesare a documentelor.o trebuie sa permita atat definirea de utilizatori si grupuri de

utilizatori cat si acordarea de drepturi la nivelul fiecaruiutilizator.

o trebuie sa permita stabilirea de drepturi ale utilizatorilorpentru :

crearea de loturi de documente; vizualizarea si prelucrarea loturilor de documente

(detaliat pentru fiecare tip de prelucrare in parte); exportul loturilor de documente in sistemul de

gestiune a arhivei, etc.7. Sistemul trebuie sa permita tuturor utilizatorilor configurarea modului in

care acestia vizualizeaza bibliotecile, documentele si informatiile indexatasate.

8. Sistemul trebuie sa fie usor de utilizat, intuitiv si sa beneficieze deinterfata grafica atat pentru utilizatori cat si pentru administrator.

9. Solutia de scanare trebuie sa permita selectarea echipamentului descanare utilizat.

10. Solutia de captura trebuie sa permita configurarea rezolutiei, a moduluide scanare (alb-negru sau color), a dimensiunii paginii, etc., in functie defacilitatile oferite de echipamentul de scanare.

11. Sistemul trebuie sa ofere suport cel putin pentru urmatoarele interfete descanare: ISIS si TWAIN.

12. Sistemul trebuie sa permita scanarea duplex a documentelor printr-osingura trecere a documentului prin echipamentul de scanare.

13. Sistemul trebuie sa permita la o singura scanare obtinerea atat a imaginiialb-negru cat si a imaginii color.

14. Pentru optimizarea procesului de scanare, solutia trebuie sa permitadetectia automata, urmata eventual de eliminarea automata a paginiloralbe si a separatorilor de documente. Nivelul de pagina alba trebuie sa fieconfigurabil si sa permita detectarea ca pagina alba inclusiv adocumentelor ce prezinta gauri de indosariere.

15. Sistemul trebuie sa permita definirea structurii arborescente a lotului dedocumente, fara a limita sau impune numarul maxim sau tipuldocumentelor in cadrul acestuia.


16. Sistemul trebuie sa permita manipularea documentelor in cadrulstructurii arborescente a lotului.

17. Sistemul trebuie sa permita rescanarea documentelor necorespunzatoare.Aceasta operatiune poate sa fie solicitata atat de operatorii de scanare adocumentelor cat si de operatorii modulelor ulterioare (precum indexaresau validare), care trebuie sa poata marca paginil ce trebuie rescanate.Operatiunea de rescanare nu trebuie sa permita modificarea structuriilotului de documente.

18. Solutia de captura trebuie sa permita aplicarea de algoritmi dedetectie/imbunatatire a imaginilor scanate precum :

Indreptarea imaginilor, data acestea prezinta un anumit gradde inclinare;

Detectarea si eliminarea impuritatilor de fond (noise);

Detectarea si eliminarea automata a bordurilor negre;

Detectarea si eliminarea automata a paginilor albe;

Detectarea, interpretarea si eliminarea separatorilor dedocumente;

Detectarea si recunoasterea codurilor de bare;

Netezirea contururilor din imagine (in special pentru caractere,pentru imbunatatirea rezultatelor procesului de OCR).

19. Sistemul de captura trebuie sa permita atasarea de metadescriptori ladocumentele scanate, fara sa limiteze sau sa impuna numarul sau tipulacestora. Totodata, subsistemul trebuie sa permita coexistenta in acelasilot de documente a mai multor tipuri de documente carora le suntatasate seturi diferite de metadescriptori.

20. trebuie sa permita utilizarea si sa asigure validarea aferenta, cel putinpentru urmatoarele tipuri de metadescriptori:

Alfanumerice;

Numerice;

Data calendaristica;

Valoare logica (Da/nu).21. Solutia de captura trebuie sa permita limitarea posibilitatii utilizatorilor

de a introduce valori nepermise prin utilizarea de sabloane asuprametadescriptorilor si a listelor de valori predefinite sau obtinute pe bazainterogarii unor surse de date externe.

22. Sistemul trebuie sa ofere o interfata ergonomica si facila operatorilor deindexare.

23. Trebuie sa permita preluarea metadescriptorilor atat manual cat siautomat (din coduri de bare, prin extinderea capabilitatilor cu functii derecunoastere optica a caracterelor – OCR.

24. Trebuie sa permita extinderea capabilitatilor de validare ametadescriptorilor prin definirea de functii custom in biblioteci dinamiceexterne.


7. Cerinte specifice privind Sistemul de instruire a utilizatorilor

1. Furnizorul va asigura scolarizarea unui numar de 10 specialisti desemnatide SN Radiodifuziune, in vederea testarii, punerii in functiune, administrariisistemului si instruirii utilizatorilor.

2. Furnizorul va asigura scolarizarea personalului SN Radiodifuziune înaintede testarea functionalitatilor pe platforma de testare.Cursurile urmand a fiaccesibile oricarui angajat.

3. Scolarizarea personalului SN Radiodifuziune va avea loc la centrul depregatire al Furnizorului din Romania sau în centre de instruirerecomandate de Furnizor si acceptate de SN Radiodifuziune.

4. Scolarizarea se va desfasura în limba româna.


8. Cerinte specifice de integrare

8.1. Integrare ERP cu “Mind” (aplicatia de billing)

1. Sistemul de billing actual (Mind) trebuie va integrat in viitorul SII,el gestioneaza serviciile de telefonie, internet, si pe viitor probabilsi altele. Baza de date folosita de aplicatia de billing Mind e de tipOracle, S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. cunoaste structuratabelelor folosite, exista proceduri de interogare trimise defurnizor, se poate cere ajutorul furnizorului.

2. Trebuie scrisa o aplicatie care, la fiecare sfirsit de luna va faceinterogari pe baza de date de billing, si va introduce in modululERP de vinzari, pentru fiecare client, cite o comanda de vinzarecare va contine cite o linie pentru fiecare gen de serviciu prestat,linie care va avea totalul consumului din perioada, pretul dincontract, etc. In acest sens este necesara si o integrare cu modululERP de contracte clienti.

3. In billing exista o mare varietate de configurari pentru servicii (deexemplu se pot si se solicita a se configura tarife diferite pe tipdiferit de clienti, intervale orare, preturi promotionale acordateunor clienti, preturi promotionale pentru convorbirile cu oanumita zona intr-o perioada, etc). In faza de analiza detaliatapost-achizitie se va face o analiza detaliata asupra acestei integrari.

8.2. Integrarea aplicatiei DM cu sistemul ERP

1. Aplicatia de gestiune electronica a documentelor si fluxurilor delucru trebuie sa ofere suport pentru integrarea sistemului de arhivarecu aplicatia de tip ERP prin:

API nativ; Componente vizuale;

1. Componentele de integrare cu aplicatia de tip ERP trebuie sa fiecertificate si compatibile cu ea.

2. Aplicatia de document management sa permita utilizatoriloraplicatiei ERP sa execute cautari de documente utilizand metadatesau cautari asociative in continut.

3. Aplicatia de document management sa permita utilizatoriloraplicatiei de ERP vizualizarea rezultatelor cautarilor sub formaunei liste de rezultate, in cadrul aplicatiei de ERP.

4. Aplicatia de document management sa permita utilizatoriloraplicatiei de ERP vizualizarea documentelor din arhiva in cadrulview-erului inclus in aplicatia ERP.

5. Aplicatia de document management sa permita anumitorutilizatori non-ERP sa caute documente apartinand aplicatiei deERP direct din aplicatia de document management.

6. Aplicatia de document management sa permita arhivareadocumentelor specifice ERP (ex: print list-uri, balante, etc) directdin cadrul aplicatiei de ERP.


7. Documentele arhivate din aplicatia de ERP sa poata fi convertitein formate ce garanteaza pastrarea pe terment lung (TIFF formatsau PDF).

8. Aplicatia de ERP sa contina un viewer ce permite vizualizareatuturor formatelor de fisiere (minim 150) ce pot fi arhivate sivizualizate de aplicatia de document management.

9. View-erul aplicatiei de ERP sa permita pentru documente:adnotarea, stampilarea, markere etc.

10. Aplicatia de ERP, la procesarea documentelor specifice ei, sa poataintegra functii specifice aplicatiei de document management,precum: controlul automat al versiunilor, conversie automata laPDF.

11. Sistemul trebuie sa furnizeze accesul la functiile si la bazele dedocumente prin interfata de automatizare. Functiile (cum ar fiadaugarea unui document, afisarea lui, trimiterea pe fax, printareasi multe altele) trebuie sa poata fi executate dintr-o aplicatiesoftware integrata. In acelasi timp, informatiile existente inaplicatia software integrata vor putea fi folosite pentru indexareaunui nou document, extragerea sau afisarea de documente.

12. Integrarea dintre aplicatia de document management si cea deERP, sa

13. reprezinte o solutie viabila, dovedita ca si functionalitate in timp,recunoscuta si certificata.

8.3. Integrarea ERP cu alte sisteme

Solutia ERP trebuie sa aiba la baza o infrastructura care sa-i permita integrarea cualte sisteme pe baza de arhitectura de tip SOA

Cerinte de inzestrare cu echipamente hardware si de comunicatii

Solutia conceptuala propusa trebuie sa aiba asigurat suportul hardware si decomunicatii corespunzator. In acest sens, arhitectura hardware si de comunicatii cetrebuie asigurata trebuie sa fie de de natura sa sigure disponibilitatea maxima asolutiilor software instalate.

Aceasta presupune ca echipamentele necesar a fi puse la dispozitie trebuiesa indeplineasca cateva conditii de baza recomandate de bunele practici indomeniu:

Arhitectura hardware trebuie sa fie in configuratie cluster cu suport pentrufailover

Serverele de aplicatii si baze de date trebuie sa aiba la baza tehnologiiverificate de-a lungul timpului in implementari echivalente. In acest sens, esterecomandat ca sistemele pe care vor rula solutiile software sa fie de tip enterprise,


dotate cu procesoare cu arhitectura de tip RISC, EPIC pe 64 biti sau substantialechivalenta.

Sistemele de operare instalate pe serverele de aplicatii si baze de date sa fiepe 64 de biti si sa ofere suport nativ pentru cluster. Este recomandabil ca sistemelede operare instalate pe serverele de aplicatii si baze de date sa fie din familia UNIXsi de tip enterprise.

Se recomanda, pentru o mai buna gestiune a resurselor hardware, casistemele sa ofere suport pentru virtualizare si partitionare logica sau fizica aresurselor interne: procesoare, memorie, dispozitive de intrare/iesire. In acest feleste asigurata posibilitatea de mapare facila a resurselor de procesare catreaplicatiile care au un grad de solicitare mai mare la un moment dat.

Se recomanda ca sistemele pe care vor rula aplicatiile sa aiba instalateresurse suficiente pentru procesare si stocare in termeni de: Procesoare, Memorieinterna, unitati de stocare interna etc.

Se recomanda, datorita volumului mare de date ce urmeaza a fi stocate sidatorita faptului ca este recomamdabila o solutie de tip cluster, ca solutia destocare sa aiba la baza dispozitive de stocare externa, conectate la serverele deaplicatii si baze de date prin intermediul unor legaturi si echipamente de mareviteza (ex. Conexiune de tip FC)

Se recomanda, de asemenea, implementarea unei solutii de backup externepentru a evita eventuale pierderi de date accidentale.

Pe baza recomandarilor enuntate mai sus se solicita ca furnizorul SistemluiInformatic Integrat sa puna la dispozitie , pe langa solutia software, si solutiahardware(incluzand software-ul de infrastructura) si de comunicatii care saindeplineasca minim urmatoarele cerinte:

Arhitectura oferita va fi de tip cluster cu suport pentru failover siva contine minim 2 noduri (servere).

Sistemele de operare tip server din arhitectura cluster pe care vorrula serverele de aplicatie/baza de date sa fie de tip enterprise.

Sistemele de tip server sa permita partitionarea resurselor deprocesare/stocare/intare-iesire la nivel logic sau fizic

Serverele sa fie dotate cu procesoare de tip RISC/EPIC (pe 64 debiti) sau substantial echivalente

Numarul de unitati de procesare (CORE) sa fie de minim 8/server(instalate si active) cu capacitate de extensie/expandabilitate laminim 16/server;

Memorie interna : minim 32GB/server instalata si activa siupgradabila la 128 GB/server.

Sistemele server vor dispune de Capabilitati RAS (reliability,availability, serviceability):

Ventilatoare si surse redundante si hot-swap

Mecanisme de protectie a memoriei

Disk-uri hot-swap


Procesor de servicii dedicat

Sistem de operare tip UNIX 64bit

Software de cluster dedicat pentru inalta disponibilitate pentru

sistemul de operare ofertat.

port integrat pentru consola si acces web securizat SSL la consola,

monitorizare si diagnosticare hardware a sistemului, controlul si

monitorizarea surselor de alimentare

Performanta minima a sistemelor server ofertate sa fie doveditadovedita prin urmatoarele performante certificate oficial pe site-ulorganismelor in cauza:

minim 30.000 TPC-H@3TB

Sistemele server trebuie sa aiba capacitate de scalare.

Sistemul de stocare externa cu disk-uri FC (un echipament) cuminim urmatoarele caracteristici:

numar de discuri FC instalate: 16 discuri de 146 GB/15000 RPM

nivele RAID suportate: 1, 1+ 0, 5

memorie cache instalata pe controller: 2 GB expandabila la 8GB

porturi dedicate pentru conectare în SAN : 8 porturi FC la 4Gbps

capacitate maxima: 224 discuri (fara licentiere suplimentara)

numar de bucle FC-AL (Fibre Channel - Arbitrated Loop) instalate pesistem, pentru conectarea interna a discurilor: 8 FC-AL Switched la 4 Gbps

sistemul sa permita upgrade-ul software si hardware fara oprireasistemului

sa aiba aplicatie inclusa pentru replicarea locala a volumelor snapshot siclona

sistemul sa includa aplicatia pentru managementul cailor de acces dinspreservere înspre sistemul de stocare si functii permitând atât comutareatraficului între cele doua cai redundante de acces, ambele active, cât sibalansarea încarcarii pe caile redundante (load balancing) indiferent denumarul de servere conectate

sa ofere suport pentru replicare la distanta mod sincron si asincron prinlicentiere ulterioara

sa includa surse de alimentare si ventilatoare redundante

sa ofere suport pentru cluster dual-node sau multinod

sa include aplicatie pentru administrarea si configurarea sistemului dediscuri

sa permita o viteza de transmitere a datelor: 1600 MB/s si un Numar deoperatii I/O: 225.000 IOPS.

sa aiba garantie hardware si mentenanta software (upgrade-uri majore siminore) de 3 ani


Infrastructura redundanta de conectare la sistemul de disk-uriextern. In acest sens vor fi puse la dispozitie minim 2 SAN switch-uri cu minim urmatoarele caracteristici:

Sa puna la dispozitie o capacitate totala de minim 16 porturi FC cunegocierea automata a ratei de transfer (1, 2, 4 Gbps) plus 4 porturi FCIP

Sa ofere suport pentru topologia fabric

Sa ofere interfata web, SNMP si telnet pentru management cu accessecurizat si diferentiat în functie de utilizator aceasta facilitate trebuieinclusa în solutie

Sa includa suport pentru urmatoarele protocoale: FC, FCIP, iSCSI

Sa ofere posibilitatea crearii de zone de acces în interiorul retelei SAN (prinintermediul porturilor switch-urilor sau prin intermediul adreselor WWN(World Wide Number) ale interfetelor FC; astfel, echipamentele conectate înreteaua SAN nu vor putea accesa decât alte echipamente aflate în aceeasizona; facilitate inclusa în solutie

Sa permita gruparea a pâna la 16 legaturi inter-switch (ISL - Inter-SwitchLink) fizice într-o singura legatura logica de mare viteza (trunking);facilitate inclusa în solutie

Sa dispuna de surse de alimentare redundante cu capabilitati „hot-swap”

Biblioteca de benzi pentru backup (un echipament) care saindeplineasca minim urmatoarele caracteristici

numar de drive-uri de benzi instalate: 2 x Ultrium(sau echivalent) 4 FibreChannel Tape Drive cu interfata FC la 4 Gbps

numar de drive-uri de benzi suportate (in configuratie maxima): 16 unitatide banda Ultrium(sau echivalent) 4 Fibre Channel Tape Drive cu interfataFC la 4 Gbps

capacitatea de stocare nativa (fara compresie) pe o banda: 800 GB

rata de transfer nativa (fara compresie) in configuratie maxima: 5 TB/hr

numar minim de sloturi pentru benzi initial instalate: 70

numar maxim de sloturi pentru benzi (in configuratie maxima): 350

display frontal de tip touch-screen pentru administrarea / operareabibliotecii

interfata grafica pentru administrarea / operarea bibliotecii, atât local, cat side la distanta

conectivitate FC la 4 Gbps la nivelul drive-urilor de banda si conectivitateFC pentru

conectarea intregii biblioteci in SAN, prin intermediul a patru porturi FC la4 Gbps

surse de alimentare redundante

asigurarea alimentarii cu UPS

Sa fie implemenata solutia software (inclusiv licentele) pentrusalvare si restaurare care sa indeplineasca minim urmatoarelecerinte:

Sa fie o solutie de salvare/restaurare centralizata, capabila sa opereze înmediu eterogen (Microsoft Windows, Linux, UNIX)


Sa ofere suport pentru un numar nelimitat de clienti de backup

Sa ofere posibilitatea efectuarii operatiei backup prin SAN

Sa ofere interfata grafica comuna pentru UNIX si Windows

Sa ofere managementul centralizat al solutiei

Sa ofere posibilitatea alocarii acelorasi setari unor grupuri de clienti

Sa permita excluderea automata a unor anumite perioade de timppredefinite

Sa ofere drepturi predefinite pentru administrator operator si utilizator

Sa asigure autentificare interna la nivel de aplicatie

Sa ofere posibilitatea de a limita functionalitatiile aplicatiei în functie deutilizator

Sa ofere suport pentru backup prin SAN (de pe copii sau snapshot-uri) faraimpact asupra performantelor volumelor de productie

Aplicatia trebuie sa permita efectuarea backup-ului doar pentru fisierelecare au suferit schimbari de la ultimul backup si pentru fisierele nou create.

Pentru sistemul de fisiere FAT/NTFS, solutia trebuie sa fie capabila de asalva doar portiunea modificata a unui fisier

Administrarea solutiei de backup trebuie sa se poata realiza prinintermediul unei interfete web pentru mai multe servere de backup,indiferent de platforma pe care ruleaza acestea.

Clientii de backup trebuie sa ofere propria interfata web, independenta decea de administrare, astfel incat administratorii sa aiba la dispozitie unmecanism facil de operare de la distanta direct cu clientul de backup

Solutia trebuie sa dispuna de un model de administrare flexibil si sapermita accesul mai multor utilizatori (administratori si operatori), fiecarecu nivel de autorizare diferit.

Solutia de backup trebuie sa asigure copii de siguranta pentru mai multeversiuni ale aceluiasi fisier, astfel incat sa ofere posibilitatea restaurarilorselective.

Solutia trebuie sa fie capabila de a sterge copiile de siguranta ale versiunilorexpirate ale fisierelor (in conformitate cu politica de backup) astfel incat sase elibereze spatiu pe mediile de stocare (benzi).

In cazul in care in timpul procesului de backup/restore conexiunea dintreclient si server se intrerupe, solutia trebuie sa fie capabila de a relua acestproces din momentul intreruperii si nu de la inceput.

Securitate: solutia trebuie sa fie capabila de criptarea datelor transmise de laclient la server in timpul procesului de backup/restore

Aplicatia trebuie sa permita setarea perioadelor de pastrare a datelorsalvate.

Salvare / restaurare online baze de date: solutia trebuie sa asigure salvareaonline (fara oprirea serviciilor) a bazelor de date.

Aplicatia trebuie sa genereze rapoarte locale cat si rapoarte consolidateasupra intregului mediu de backup

Trebuie implemenata solutia software(inclusiv licentele aferente)pentru cluster (arhitectura de inalta diponibilitate) in vederea


realizarii unei solutii de înalta disponibilitate prin implentareafunctionalitatilor de cluster între serverele de baze de date.

Software-ul trebuie sa asigure protejarea aplicatiilor în fata caderilorhardware sau software.

Software-ul trebuie sa asigure monitorizarea cel putin a procesoarelor, amemoriei si a adaptoarelor LAN si a aplicatiilor ce ruleaza pe nodurileclusterului si sa realizeze operatiile de fail-over în cazul indisponibilitatiiuneia sau mai multor componente de la nivelul unui nod al clusterului.

Software-ul trebuie sa se integreze cu sisteme de fisiere proiectate pentru afi accesate concurent de nodurile unui cluster;

Software-ul trebuie sa suportate minim urmatoarele sisteme de fisiere: JFS,VxFS, CFS.

Pentru clusterul prezentat mai sus se va oferi consola de management

Cerinte de timp pentru implementarea sistemului

Sistemul Informtatic Integrat va fi implementat in termen de maxim 18 luni de la

semnarea contractuluiImplementarea se va desfasura in 2 Faze conform grilei prezentate.Arie de activitate/Durata

Financiar – Contabilitate: 7 luni (Luna1- Luna7) Logistica: 7 luni (Luna2-Luna8) Gestiunea Intretinere si Mentenanta: 5 luni (Luna9- Luna13) Gestiunea proiectelor: 7 luni (Luna2-Luna8) Resurse Umane: 14 luni (Luna2-Luna15) Document Management: 15 luni (Luna2-Luna16)

Integrari conform cerintelor specificate: 14 luni (Luna3-Luna16)Luna 1 reprezinta prima luna de la semnarea contractului.


9. Cerinte servicii Managed Service

Furnizorul va trebui sa instaleze aplicatia achizitionata in Data Center-ulacestuia.

Furnizorul va trebui sa realizeze customizarile/extensiile necesare pentruobtinearea unei solutii integrate conforme cu procesele de business aleclientului.

Furnizorul va trebui sa realizeze implementarea aplicatiei in conformitateacu procesele de business ale clientului si sa furnizeze Servicii de Mentenantadupa lansarea in productie a sistemului, precum si servicii de tip managedservice pe o perioada de 5 ani.

Furnizorul va furniza Servicii de Mentenanta pentru dezvoltarile /extensiile din cadrul implementarii (customizari si dezvoltari).

Furnizorul va trebui sa asigure un canal privat de comunicatii (VPN) intreSediul Central S.N. RADIOCOMUNICATII S.A si potentialul furnizor.Potentialul furnizor va fi responsabil de conexiunea intre acesta si sediulSNR, de problemele aparute in legatura cu largimea de banda, latentaexagerata, intreruperea retelei si/ sau alte probleme aparute din cauzaproviderului deservicii Internet sau din cauza legaturii la retea.

Furnizorul va trebui sa asigure servicii de tip Managed Service bazate pe ServiceLevel Agreement care sa cuprinda urmatoarele:

- Servicii de Help Desk- Fault Management- Suport in caz de urgenta- Rapoarte de deranjamente si corelarea erorilor- Subscriptii software

Service Level Agreement

Clasificare nivelelor de deranjament

- Definitiile prioritatilor de deranjament sunt cele de mai jos:

Prioritate Descrierea nivelului de prioritate

CRITIC - Deranjamente care afecteaza serviciile, cauzandnefunctionarea sistemelelor sau blocareafunctiilor importante de retea sau subsisteme.

- Aceste deranjamente afecteaza in mod directserviciile furnizate de elementele sausubsistemele de retea , restrictioneaza in modsemnificativ activitatile de operare in retea sauclientul este afectat in totalitate.

MAJOR - Problemele majore care au un impactsemnificativ in funtionarea sistemelor si


afecteaza in mod direct serviciile clientilor.Aceste probleme nu sunt tolerate in folosintasistemelor.

MINOR - Problemele minore nu au un impact semnificativin funtionarea sistemelor si nu afecteaza in moddirect serviciile clientilor. Aceste probleme sunttolerate in folosinta sistemelor.

Timpi de raspuns si rezolutii

Timpii de raspuns si rezolutiile problemelor sunt stabilite pentru fiecarecategorie in parte. La sfarsitul fiecarui caz deschis furnizorul va efectua oanaliza a cauzelor care au dus la producerea deranjamentului si va fiinclusa in recomandarea finala. Furnizorul va respecta urmatorii timpide raspuns:

Timp deraspuns

Timp de remediere

Critic 15 min 4 ore

Major 1h 8h

Minor 4h 48h

Timpii de mai sus sunt calculati din momentul in care furizorul a fost instiintat deaparitia problemelor.

Furnizorul va garanta ca SLA-ul mai sus mentionat se bazeaza pe servicii desuport software furnizate. In cazul in care apare un deranjament hardware, timpiide raspuns sunt calculati deasemenea pe baza tabelului de mai sus.

Puncte de contact si escaladare pentru serviciile de suport.

Furnizorul va pune la dispozitia SNR un punc unic de contact pentru raportareaincidentelor bazat pe telefon de tip hotline, email si site suport.

Descrierea serviciilor de suport

Furnizorul va oferi un conturi de utilizator in cadrul aplicatiei de tip Help Desk.Operatorii care vor inregistra problemele ridicate de SNR sunt specialisti ai furnizorului.

Definitii:

Definitiile , care sunt scrise mai jos cu caractere italice , se aplica la Service LevelAgreement:

Timp de Remediere Durata de timp pana la oferirea solutiei finale


Timp de Raspuns Timpul scurs de la contactul initial dintre SNR si furnizorHELPDESK si raspunsul primit de la echipa de suport afurnizorului catre SNR. Aceasta actiune se va desfasuraprin intermediul telefonului.

SLA Service Level Agreement, asa cum este reprezentat inacest document, care identifica funtionalitatile si definesteprocesele care implica livrarea de catre furnizor adiferitelor servicii de suport catre SNR.

Subscriptie Software Acces inregistrat la modificari, corectari, si/sau updateuride Software; incluzand Hotfixuri, Service Packuri, FeaturePacks, si/sau Upgradeuri majore, oferite catre SNR prinintermediul suportului electronic (mail) sau prin suport fixmedia.

Suport Telefonul de suport tehnic, asistenta web si e-mail oferite defurnizor pentru a ajuta SNR in rezolvarea problemelor aparute

Suportul este oferit la un Major Release al produsului si la unRelease Secvential Anterior al produsului.

HELPDESK Centrul de asistenta tehnica este un serviciu de preluarea cererilor prin telefon, web si e-mail operat de catrepersonalul care face parte din suportul furnizoruluioferind asistenta cu diagnosticare si rezolutie aldefectiunilor si/sau avariilor aparute in cazul produselorimplementate in cadrul SII.

Valabilitatea HELPDESK-ului

Accesul la suportul telefonic, web sau e-mail trebuie sa fie disponibile pentru SNR

sapte zile pe saptamana, 24 ore pe zi, 365 zile ale anului.


Livrabile

Oferta va cuprinde:

Arhitectura sistemului propus (software si hardware)

Descrierea aplicatiilor ce compun Sistemul Informatic Integrat,precum si a infrastructurii software;

Descrierea solutiei hardware

Descrierea solutiei de comunicatii;

Metodologia de implementare si managementul proiectului;

Descrierea modului în care se va asigura instruirea utilizatorilor simentenanta SII post implementare;

Data sheet-uri ale aplicatiilor si echipamentelor oferite;

Raspunsul punct cu punct la cerintele detaliate exprimate incaietul de sarcini;

Manualele de utilizare, in limba romana, pentru toatecomponentele software ofertate

Prezentarea echipei de implementare, însotita de CV-uri;

Certificatele ISO 9001 ale ofertantului si ale eventualilor membri înconsortiu;

Referinte nationale si internationale ale componentelor solutieipropuse.

Oferta financiara

Clauze contractuale

Durata contractului :48 de luni de la semnare

Plata: in rate lunare. Plata pretului contractului se va face in 48 de rate lunare, calculateastfel :

PC=Pretul din propunerea financiara/ 48 ratePana la implementarea sistemului (respectiv in 18 luni),lunar , Prestatorul va trebui sapresteze si/sau sa furnizeze in valoare de cel putin ”PC”. Dupa plata integrala a pretuluicontractului aplicatia va trece in proprietatea SN Radiocomunicatii SA.

Inaintea anuntarii clasamentului ofertantilor, autoritatea contractanta solicitaacestora organizarea unei sesiuni demonstrative a functionalitatilor standard alesistemului integrat propus care sa sustina oferta tehnica. Toate cheltuielileaferente acestei sesiuni vor fi suportate de catre ofertanti.

CAIET DE SARCINI - radiocom.roradiocom.ro/uploads/media/Caiet_sarcini_ERP.pdf · SN...

Documents

Transcript of CAIET DE SARCINI - radiocom.roradiocom.ro/uploads/media/Caiet_sarcini_ERP.pdf · SN...