1

CAIET DE SARCINI

pentru „Achiziţionarea de servicii de organizare evenimente pentru proiectul

„Inițiativă pentru romii marginalizați”- POSDRU/165/6.2/S/141022

CPV: 79952000-2 SERVICII PENTRU EVENIMENTE

Perioada de implementare a proiectului: 18 luni (28.04.2014 – 27.10.2015).

I. INFORMAȚII GENERALE

I.1. Autoritatea Contractantă:Ministerul Muncii, Familiei, Protecţiei Sociale şi Persoanelor

Vârstnice, Str. Dem.I. Dobrescu, nr. 2-4 București.

I.2. Sursa de finanţare: Proiect finanţat din Fondul Social European, în cadrul Programului

Operaţional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 - 2013, Axa prioritară 6

Promovarea incluziunii sociale, Domeniul Major de Intervenţie 6.2. – Îmbunătățirea accesului și a

participării grupurilor vulnerabile pe piața muncii.

I.3. Obiectivul general al proiectului îl constituie investiția în capitalul uman, în special în persoane

de etnie romă, cu accent pe tinerii de etnie romă, aflați într-o situație dificilă, în vederea dezvoltării

acestuia ca resursă umană activă în economia națională.

I.4. Obiectivele specifice se referă la îmbunătățirea calității forței de muncă corelată cu nevoile

pieței muncii, cerințele de competitivitate și de dezvoltare durabilă, reducerea sărăciei și a

excluziunii sociale, dezvoltarea spiritului antreprenorial, îmbunătățirea ocupabilității în sectorul

meșteșugăresc și în cadrul altor sectoare, în vederea creșterii calității vieții unui grup vulnerabil

expus riscului de sărăcie.

Obiectivul specific 1. Dezvoltarea și diversificarea programelor integrate de consiliere

vocatională/mediere a muncii adresate grupului țintă.

Obiectivul specific 2. Creșterea calificării profesionale a unui număr de 650 persoane de etnie romă

în vederea integrării mult mai facile pe piața muncii.

Obiectivul specific 3. Creșterea competențelor antreprenoriale a unui număr de 100 de persoane

aparținând categoriei persoanelor de etnie romă.

Obiectivul specific 4. Dezvoltarea sectorului economic prin dezvoltarea de afaceri în domeniul

meseriilor tradiționale și stimularea angajării de persoane care au participat la activitățile integrate

ale proiectului.

Obiectivul specific 5. Creșterea vizibilității domeniului meseriilor tradiționale specifice persoanelor

de etnie romă în rândul opiniei publice ca un sector ce aduce beneficii economiei naționale și mai

ales a turismului.

2

Obiectivul specific 6. Creșterea gradului de informare a grupului țintă privind modul de viață sănătos

și de combatere a disfuncțiilor sociale în vederea eliminarii factorilor perturbatori ce conduc la

considerarea acestui grup cel mai predispus unei atitudini daunatoare societatii. Amplul proces de

formare profesionla combinat cu servicii de ocupare integrate așa cum sunt ele stabilite conduce la

asigurarea premisei ca grupul țintă ales va avea succes în viață.

I.5. Activități principale ale proiectului:

Managementul proiectului și organizarea achizițiilor

Cercetare privind nevoile specifice, analiza impactului și eficacității măsurilor adresate

persoanelor de etnie romă

Program integrat de orientare și integrare profesională

Dezvoltarea spiritului antreprenorial

Creșterea gradului de conștientizare cu privire la revitalizarea meseriilor tradiționale

I.6. Grupul țintă al proiectului este format din:

persoane de etnie romă

persoane din personalul angajat în instituțiile publice/private care furnizează servicii sociale și de

ocupare

persoane, angajați ai administrației publice locale

II. OBIECTUL ACHIZIŢIEI

II.1. Obiectul general al contractului de achiziție

Realizarea în cadrul proiectului „Inițiativă pentru romii marginalizați” a următoarelor activități

cuprise în graficul de implementare a proiectului:

- A.3.1.2 ”Derularea programului de formare privind dezvoltarea spiritului antreprenorial și a

abilităților de a deschide o afacere” și

- A. 4.2.”Campanie de informare privind oportunitățile oferite de meseriile tradiționale din mediul

rural, dar și importanța creșterii continue a nivelului de calificare pentru accesarea unui loc de

muncă mai bun și mai bine plătit” (”Implementarea unei campanii de promovare a unui stil de

viață sănătos, prevenirea riscurilor de îmbolnăvire, precum și de combatere a disfuncțiilor

sociale”, ”Organizarea conferinței de închidere a proiectului” și ”Organizarea unui târg privind

inițiative inovatoare antreprenoriale adresate persoanelor de etnie romă”).

Scopul contractării serviciilor pentru organizarea de evenimente este acela de a asigura logistica

programului de formare antreprenorială, a caravanelor de informare, a conferinței de închidere și a

târgului de inițiative.

II.2. Rezultate așteptate

Logistică asigurată pentru programul de formare antreprenorială a persoanelor de etnie romă;

Logistică asigurată pentru realizarea conferinței de închidere a proiectului și pentru târgul de

inițiative;

3

Logistică asigurată pentru implementarea campaniei de promovare a unui stil de viață sănătos,

prevenirea riscurilor de îmbolnăvire, precum și de combatere a disfuncțiilor sociale (conduită

infracțională, consum de alcool și droguri).

III. IPOTEZE ȘI RISCURI

III.1. Ipoteze care stau la baza contractului

Principalele ipoteze sunt:

buna cooperare între Operatorul economic și MMFPSPV, în special între persoanele desemnate a

avea atribuţii în derularea contractului;

număr adecvat de persoane repartizate din cadrul MMFPSPV pentru a asigura implementarea

adecvată a activităţilor proiectului;

flexibilitatea echipei de implementare pentru adaptarea activităţilor proprii la eventualele

modificări ale cerinţelor de implementare ale programului de finanţare (POSDRU);

operatorul va furniza servicii la un înalt nivel de calitate, cel puţin egal cu cel menţionat în

prezentul caiet de sarcini;

respectarea obiectivelor orizontale POSDRU privind egalitatea de şanse, dezvoltarea durabilă,

inovare şi TIC, îmbătrânire activă, abordare transnaţională, abordare interregională;

Strategia națională – aplicarea prevederilor din „Strategia Guvernului României de incluziune a

cetățenilor români aparținând minorității romilor pentru perioada 2012 – 2020”.

III.2. Riscuri

Riscurile care vor fi luate în considerare pe durata realizării serviciilor de către operatorul

economic, sunt:

Lipsa de cooperare a instituţiilor implicate în derularea contractului;

Schimbarea graficului de implementare a proiectului ca urmare a diferitelor evenimente ce pot

apărea;

Întârzieri pe parcursul derulării procedurii de atribuire din cauza eventualelor contestații şi

aprobărilor necesare pentru documente, care pot afecta demararea în timp a serviciilor.

IV. ACTIVITAȚI CE URMEAZĂ A FI EFECTUATE DE CĂTRE OPERATORUL

ECONOMIC

Activitatea 1 – „Derularea programului de formare privind dezvoltarea spiritului antreprenorial

și a abilităților de a deschide o afacere”

Această activitate presupune asigurarea suportului logistic pentru formarea în competențe

antreprenoriale a 200 de persoane (10 grupe x 20 de persoane pentru un număr de 40 de ore de

formare, inclusiv examenul de absolvire).

4

Locul de desfășurare: Instruirile vor avea loc în următoarele localități: Constanța, Iași, Târgoviște,

Cluj Napoca, Brașov (2 seminare), București (2 seminare), Craiova, Timișoara. Perioada de derulare

iulie-octombrie 2015. Perioada de derulare se poate modifica în funcție de evoluția graficului de

implementare a proiectului. Operatorul economic va prezenta în cadrul ofertei tehnice o variantă de

hotel pentru fiecare locație menționată.

Autoritatea contractantă va comunica operatorului economic data de desfăşurare a evenimentului cu

minim 20 zile lucrătoare înainte. Modificarea locațiilor se va face de Beneficiar prin informare

scrisă a operatorului economic în termen de 20 de zile lucrătoare.

În pachetul acestor servicii se vor asigura următoarele:

Servicii de cazare

Cazarea persoanelor Operatorul economic va asigura cazarea pentru un umăr total de 200 persoane (10 serii formate din

câte 20 de persoane). Fiecare serie va fi cazată pe o perioadă de 4 nopți (în camere duble).

Operatorul economic se va asigura de respectarea unor cerinţe obligatorii privind cazarea

participanţilor. Aceasta se va efectua în cadrul unei unităţi hoteliere centrale, în camere de 3 stele, în

regim hotelier de camere duble, având cel puțin următoarele facilități:

aer condiţionat;

duş;

telefon intern;

acces internet;

TV;

hotelul trebuie să dispună de un spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, care să fie la

dispoziţia acestora în ultima zi de desfăşurare a evenimentului;

cazarea va include mic-dejun;

cazarea participanţilor va fi efectuată începând cu seara zilei de luni a fiecărei săptămâni de

instruire pentru o perioadă de 4 nopți, pentru un număr de 200 de persoane (în camere duble).

Servicii de catering

Pauze de cafea:

Operatorul economic va asigura pe toată durata evenimentelor organizarea unor pauze după cum

urmează:

Vor fi organizate câte 8 pauze de cafea/serie de curs de cca 30 minute în care se vor asigura apă

plată și minerală, cafea, lapte, ceai, produse de patiserie.

Pauzele de cafea se vor organiza în aproprierea sălii de curs și în vecinătatea acestuia va exista și

un spațiu pentru fumători.

Prânz:

Operatorul economic va asigura în cadrul fiecărui curs de formare, mese de prânz pentru numărul de

participanți estimat să participe, după cum urmează:

Prânz pentru toți participanții, asigurat cu servire la masă cu o durată de cca 1 ora, (5

prânzuri/serie, total 50 de prânzuri).

5

Meniul de prânz va conține: o supă/ciorbă, un fel principal cald, salată, desert, inclusiv variante

de meniu vegetarian.

În timpul prânzului prestatorul va asigura pentru toți participanții apă minerală și apă plată.

Prestatorul se va asigura că cele 5 prânzuri vor avea 5 meniuri diferite (astfel încât în cadrul unui

curs să nu se repete meniurile).

Cină:

Operatorul economic va asigura în cadrul fiecărui curs de formare, cina pentru numărul de

participanți estimat să participe, după cum urmează:

Cina pentru participanții care beneficiază de cazare, asigurată cu servire la masă cu o durată de

cca 1 ora, (4 cine/serie, total 40 de cine).

Meniul cinei va conține: un antreu, un fel principal cald, desert și va include variante de meniu

vegetarian.

În timpul cinei prestatorul va asigura pentru toți participanții apă minerală și apă plată.

Prestatorul se va asigura că cele 4 cine vor avea 4 meniuri diferite (astfel încât în cadrul unui curs

să nu se repete meniurile).

Închirierea sălii în locația hotelieră în care se va desfășura evenimentul. Operatorul economic va

asigura sala în locaţia hotelieră unde sunt cazați participanții, dotată cu facilităţile corespunzătoare

desfăşurării în bune condiţii a procesului de instruire. Sala trebuie să fie corespunzătoare ca spaţiu

pentru un grup de aproximativ 25 de persoane în aranjament U-shape/Curs. Dotarea sălii trebuie să

fie modulară, astfel încât să permită rearanjarea acesteia în funcție de specificul formării.

Dotarea sălii cu echipamente corespunzătoare:

Echipamentele tehnice specifice vor asigura:

acces la internet

videoproiector, laptop, instalaţie tehnică pentru proiectarea prezentărilor

suport flipchart, hârtie flipchart şi markere, hârtie A4 albă, alte consumabile necesare bunei

desfășurări a procesului de formare

lumină naturală și fără stâlpi care să împiedice vizibilitatea participanților la curs

instalație aer condiționat

Transportul persoanelor:

Operatorul economic va asigura transportul dus întors pentru un număr de cca 200 de persoane din

localitatea de domiciliu, la locul de desfășurare a instruirii, pentru fiecare participant.

Toate deconturile de transport vor fi efectuate de către operatorul economic, potrivit legislației în

vigoare (HG nr.1860/2006) și a reglementărilor POSDRU, biletele de transport rutier sau feroviar,

precum și bonurile de combustibil pentru deplasările cu autoturism proprietate personală se vor

deconta într-un plafon maxim de 120 de lei cu T.V.A /participant (tur-retur). Toate documentele

necesare decontului de transport, vor fi strânse de către operatorul economic, acestea urmând a fi

ulterior prezentate ca documente justificative la raportul și factura fiecărui eveniment (dispoziție de

plată, bon combustibil/bilet tren, ordin de deplasare în original, tabel decont transport).

Alte activităţi în atribuţia operatorului economic:

asigurarea condițiilor optime de participare a persoanelor cu handicap în toate spațiile legate de

desfășurarea evenimentului și la toate activitățile evenimentului;

6

primirea și înregistrarea participanților, îndrumarea lor, asigurarea publicității și vizibilității

evenimentului;

transmiterea invitațiilor, comunicarea cu participanții pentru obținerea confirmărilor, primirea

confirmărilor etc.;

distribuirea materialelor evenimentului;

asigurarea logisticii, administrarea documentelor în cadrul evenimentelor (chestionar, formulare

grup țintă, listă participanți, agendă, întocmirea mapelor etc);

marcarea sălilor pentru localizarea cu uşurinţă a acestora de către participanţi;

realizarea de fotografii pe parcursul desfăşurării evenimentelor;

realizarea formalităţilor de decont de transport pentru participanţi;

analiza chestionarelor de evaluare a evenimentului;

elaborarea raportului evenimentului, ce va conține și analiza chestionarelor de evaluare.

Operatorul economic va asigura asistenţă tehnică şi de secretariat la locul de desfăşurare a cursurilor

prin responsabilizarea unei persoane pe întreaga perioadă de desfășurare a acestora, constând în

întocmirea listelor și tabelelor de prezență, iar la finalul evenimentului va elabora și transmite

Beneficiarului un raport de eveniment, în format hârtie şi electronic (CD sau stick) vizând aspectele

organizaționale și logistice, precum și aspecte de conținut. Operatorul economic va asigura

elaborarea, multiplicarea și distribuirea materialelor utilizate în cadrul evenimentului (agende

eveniment, prezentări, suport de curs, ecusoane, etc.).

Bugetul estimat alocat acestei activități este de 177.000,00 lei (17.700,00 lei/serie).

Activitatea 2 - ”Implementarea unei campanii de promovare a unui stil de viață sănătos,

prevenirea riscurilor de îmbolnăvire, precum și de combatere a disfuncțiilor sociale”

Această activitate presupune asigurarea suportului logistic pentru realizarea de caravane cu scopul

promovării în rândul populației de etnie romă a unui stil de viață sănătos.

Perioada de derulare iunie - octombrie 2015 – 10 caravane de informare.

Locul de desfășurare:

Caravanele de promovare vor avea loc în următoarele localități: Focșani, Constanța, Satu Mare, Alba

Iulia, București, Craiova, Iași, Cluj Napoca, Târgoviște, Buftea, sau în alte localități din județele

respective. Operatorul economic va prezenta în cadrul ofertei tehnice o variantă de hotel pentru

fiecare locație menționată.

Autoritatea contractantă va comunica operatorului economic data de desfăşurare a evenimentului cu

minim 20 zile lucrătoare înainte. Modificarea locațiilor se va face de Beneficiar prin informare

scrisă a operatorului economic în termen de 20 de zile lucrătoare.

În pachetul acestor servicii se vor asigura următoarele:

Servicii de cazare

Cazarea persoanelor: Operatorul economic va asigura cazarea a 5 persoane/2 nopți/caravană (10 caravane).

7

Operatorul economic se va asigura de respectarea unor cerinţe obligatorii privind cazarea

participanţilor. Aceasta se va efectua în cadrul unei unităţi hoteliere centrale, în camere de 3 stele, în

regim hotelier single, având cel puțin următoarele facilități:

aer condiţionat;

duş;

telefon intern;

acces internet;

TV;

hotelul trebuie să dispună de un spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, care să fie la

dispoziţia acestora în ultima zi de desfăşurare a evenimentului;

cazarea va include mic-dejun;

cazarea participanţilor va fi efectuată începând cu seara anterioară zilei de desfășurare a

caravanei.

Servicii de catering

Prânz:

Operatorul economic va asigura pe durata caravanelor organizarea mesei de prânz (1 masă/caravană)

pentru un număr de 50 de participanți:

Prânz pentru toți participanții, asigurat în regim bufet cu o durată de cca 1 ora, (un

prânz/caravană, total 10 prânzuri).

Meniul va conține: minim 2 tipuri de ciorbă/supă, minim 2 tipuri de preparate pentru felul

principal cald, minim 2 tipuri de salate, minim 2 tipuri de desert și variante de meniu vegetarian.

În timpul prânzului prestatorul va asigura pentru toți participanții apă minerală și apă plată.

Cină:

Operatorul economic va asigura pentru fiecare caravană organizarea cinei pentru 5 persoane (2

cine/caravană):

Cina pentru participanții care beneficiază de cazare, asigurată în regim cu servire la masă, (2

cine/caravană, total 20 de cine).

Meniul cinei va conține: un antreu, un fel principal cald, desert și variante de meniu vegetarian.

În timpul cinei prestatorul va asigura pentru toți participanții apă minerală și apă plată.

Prestatorul se va asigura că cele 2 cine vor avea meniuri diferite (astfel încât în cadrul unei

caravane să nu se repete meniurile).

Transportul persoanelor

Operatorul economic va asigura transportul dus întors pentru un număr de cca 50 de

persoane/caravană, din localitatea de domiciliu, la locul de desfășurare a caravanei, pentru fiecare

participant (pentru 10 caravane). Toate deconturile de transport vor fi efectuate de către operatorul

economic, potrivit legislației în vigoare (HG nr.1860/2006) și a reglementărilor POSDRU. Biletele

de transport rutier sau feroviar se vor deconta, precum și bonurile de combustibil pentru deplasările

cu autoturism proprietate personală într-un plafon maxim de 120 de lei/participant cu T.V.A (tur-

retur). Toate documentele necesare decontului de transport, vor fi strânse de către operatorul

economic, acestea urmând a fi prezentate ulterior ca documente justificative la raportul și factura

fiecărui eveniment (dispoziție de plată, bon combustibil/bilet tren, ordin de deplasare în original,

tabel decont transport).

8

In cazul in care locatia de desfasurare a evenimentului nu coincide cu locatia in care sunt cazati

participantii, operatorul economic va asigura transportul acestora in fiecare zi, 1 trasfer dus/intors/zi.

Închirierea sălii în care se va desfășura evenimentul. Operatorul economic va asigura închirierea

unei săli dotate cu facilităţile corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a evenimentului de

promovare. Sala trebuie să fie corespunzătoare ca spaţiu, pentru un grup de aproximativ 60 de

persoane, în aranjament teatru, cu un prezidiu de minim 4 persoane.

Dotarea sălii cu echipamente corespunzătoare:

Echipamentele tehnice specifice vor asigura:

acces la internet;

videoproiector, laptop, instalaţie tehnică pentru proiectarea prezentărilor;

amplasarea a doua ecrane video-plasme, una in spatiul de coffee-break, iar cea de-a doua in zona

de inregistrare a participantilor, conectate fiecare la cate un laptop pentru prezentare materiale

audio-video;

suport flipchart, hârtie flipchart şi markere, hârtie A4 albă etc.;

lumină naturală;

buna vizibilitate a evenimentului, prin amenajarea sălii fără stâlpi care să ecraneze sau să

împiedice vizibilitatea participanților;

instalație aer condiționat;

instalatie de sonorizare: 3 microfoane fixe si 3 microfoane mobile, instalație de sonorizare cu

sursă pentru difuzarea diferitelor materiale audio-video realizate în cadrul proiectului (ce vor fi

puse la dispoziție de Autoritatea contractantă)

internet.

Alte activităţi în atribuţia operatorului economic:

asigurarea condițiilor optime de participare a persoanelor cu handicap în toate spațiile legate de

desfășurarea evenimentului și la toate activitățile evenimentului;

asigurarea vizibilitatii evenimentului prin afisarea a trei bannere de dimensiunile 8 x 3 m si a

doua mash-uri, astfel: un banner pe un perete exterior al cladirii in care se desfasoara

evenimentul, un banner intr-un punct central al localitatii de desfasurare, un banner in zona de

acces catre locatia evenimentului, un mash amplasat pe cladirea in care se desfasoara conferinta,

un mash amplasat intr-o zona cu vizibilitate optima pentru activitatea corelata cu conferinta de

inchiere a proiectului. Bannere si mash-urile sunt puse la dispozitie de catre Beneficiar;

aprobarile logistice precum si taxele locale sunt in sarcina prestatorului;

primirea și înregistrarea participanților, îndrumarea lor, asigurarea publicității evenimentului,

transmiterea invitațiilor, comunicarea cu participanții pentru obținerea confirmărilor, primirea

confirmărilor etc.;

distribuirea materialelor evenimentului;

asigurarea logisticii, administrarea documentelor în cadrul evenimentelor (chestionar, formulare

grup țintă, listă participanți, agendă, întocmirea mapelor etc);

marcarea sălilor pentru localizarea cu uşurinţă a acestora de către participanţi,

realizarea de fotografii pe parcursul desfăşurării evenimentelor,

analiza chestionarelor de evaluare a evenimentului

elaborarea raportului evenimentului ce va conține și analiza chestionarelor de evaluare.

9

Operatorul economic va asigura asistenţă tehnică şi de secretariat la locul de desfăşurare a

evenimentului, constând în întocmirea listelor și tabelelor de prezență, iar la finalul fiecărui

evenimentul va elabora si transmite beneficiarului un raportul evenimentului, în format hârtie şi

electronic (CD sau stick) vizând aspectele organizaționale și logistice, precum și aspecte de conținut.

Operatorul economic va asigura elaborarea, multiplicarea si distribuirea materialelor utilizate în

cadrul evenimentului (agende eveniment, prezentări, ecusoane, etc.).

Bugetul estimat alocat acestei activități este de 98.000,00 lei (9.800,00 lei/caravană).

Activitatea 3 - ”Conferință națională de închidere a proiectului ”

Această activitate presupune asigurarea suportului logistic pentru realizarea conferinței naționale de

închidere a proiectului, cu scopul prezentării rezultatelor acestuia din toată perioada de

implementare. Evenimentul își propune să fie și o platformă de dezbateri între actorii instituționali

implicați în promovarea incluziunii sociale adresate persoanelor de etnie romă, pentru a găsi

împreună soluții și a propune acțiuni concrete în scopul creșterii calității vieții acestora.

Perioada de derulare noiembrie - decembrie 2015 – o conferință națională de închidere

aproiectului.

Locul de desfășurare:

Conferința națională de închidere a proiectului va avea loc în unul din următoarele orașe: București.

Operatorul economic va prezenta în cadrul ofertei tehnice câte două variante de hotel/hoteluri (atât

pentru locațiile unde se va organiza cazarea participanților, precum și pentru locațiile de organizare a

sălilor de reuniune).

Autoritatea contractantă va comunica operatorului economic data de desfăşurare a evenimentului cu

minim 45 de zile înainte. Modificarea locațiilor se va face de Beneficiar prin informare scrisă a

operatorului economic în termen de 45 de zile.

În pachetul acestor servicii se vor asigura următoarele:

Servicii de cazare

Cazarea participanților:

Operatorul economic se va asigura de respectarea unor cerinţe obligatorii privind cazarea

participanţilor.

Numărul persoanelor cazate 200.

Durata cazării 3 nopți.

Cerinţe obligatorii: cazarea participanţilor se va efectua în cadrul uneia sau a mai multor unități

hoteliere clasificate de 3 stele, amplasarea unităților hoteliere va fi una centrală. În cazul în care

cazarea se va realiza în mai multe unități hoteliere, distanța dintre acestea va fi de maxim 1 km.

Cazarea se va asigura în camere single, având cel puţin următoarele facilităţi:

aer condiţionat;

duş;

10

telefon intern;

acces internet;

TV;

hotelul trebuie să dispună de un spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, care să fie la

dispoziţia acestora în ultima zi de desfăşurare a evenimentului;

cazarea participanţilor va fi efectuată începând cu seara anterioară zilei în care se va desfășura

conferința şi va fi asigurată pentru o perioadă de 3 nopţi;

cazarea va include mic-dejun.

Operatorul economic va asigura pentru organizarea și pe toată durata evenimentului

următoarele servicii:

Închirierea sălilor de desfășurare a conferinței de închidere a proiectului:

Operatorul economic va asigura pe întreaga perioadă de desfășurare a conferinței un număr de 5 săli

pentru o perioadă de 3 zile (1 sală pentru 300 de persoane X 3 zile și 4 săli pentru 70 de persoane X

3 zile).

Operatorul economic va asigura închirierea unei săli de conferință pentru un număr de 300 de

persoane în aranjament teatru pe toată perioada de desfășurare a acesteia, ce va avea următoarele

dotări:

acces la internet

sistem de climatizare – aer condiționat

videoproiector, laptop, instalaţie tehnică pentru proiectarea prezentărilor

suport flipchart, hârtie flipchart şi markere, hârtie A4 albă etc.

lumină naturală și fără stâlpi care să împiedice vizibilitatea participanților la prezidiu

prezidiu 6-8 persoane (prezidiu va avea apă plată/minerală pentru persoanele ce fac parte din

acesta pe întreaga perioadă de desfășurare a conferinței)

instalație de sonorizare conform detaliilor tehnice specificate (6-8 microfoane fixe și 4

microfoane mobile pentru dezbaterile din cadrul conferinței)

cabină de traducere simultană și echipamentele aferente pentru numărul de persoane participante

la conferință (300 de căști, cabină de traducere pentru 2 translatori, sistem complet de sonorizare)

instalație de translație și sonorizare pentru un număr de 300 de persoane (sistemul de sonorizare

va include: stație, boxe, microfoane fixe la prezidiu, microfoane portabile în sală pentru dezbateri;

instalația de translație va include: cabină de traducere pentru 2 persoane, sistem de translație, căști

pentru un număr aproximativ de 300 de persoane participante la eveniment).

De asemenea, operatorul economic va asigura următoarele condiții logistice:

sala va avea un spațiu alăturat pentru garderobă;

în aproprierea sălii de conferință se vor asigura 2 spații (spațiu pentru servirea pauzelor de cafea și

un spațiu special destinat pentru participanții fumători);

sala de conferință va fi amenajată prin postarea de materiale de promovare a proiectului

(materiale ce vor fi puse la dispoziție de Beneficiarul contractului);

sala va fi bine semnalizată pentru a facilita accesul ușor al participanților la conferință.

Operatorul economic va asigura închirierea a 4 săli de conferință pentru un număr de 70 de persoane/

sală, pentru grupuri de lucru și dezbateri, pe o perioadă de 3 zile și o sală pentru 300 de persoane, pe

o perioadă de 3 zile.

11

Dotarea sălilor cu echipamente corespunzătoare:

Echipamentele tehnice ce vor trebui să fie asigurate de operatorul economic, pentru fiecare sală de

reuniune, vor asigura condițiile tehnice corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a grupurilor de

lucru, respectiv:

acces la internet

vor fi dotate cu sistem de climatizare – aer condiționat

videoproiector, laptop, instalaţie tehnică pentru proiectarea prezentărilor

suport flipchart, hârtie flipchart şi markere, hârtie A4 albă, etc.

lumină naturală și fără stâlpi care să împiedice vizibilitatea participanților

prezidiu 5 persoane (prezidiu va avea apă plată/minerală pentru persoanele ce fac parte din acesta

pe întreaga perioadă de desfășurare a grupului de lucru)

instalație de sonorizare conform detaliilor tehnice specificate (5 microfoane fixe și 2 microfoane

mobile pentru dezbaterile din cadrul conferinței, inclusiv pentru traducere simultana)

sălile pentru grupurile de lucru vor fi amenajate prin postarea de materiale de promovare a

proiectului (materiale ce vor fi puse la dispoziție de Beneficiarul contractului)

sălile vor fi bine inscripționate pentru a facilita accesul ușor al participanților la grupurile de lucru

amplasarea a doua ecrane video-plasme, una in spatiul de coffee-break, iar cea de-a doua in zona

de inregistrare a participantilor, conectate fiecare la cate un laptop și având dotările necesare

pentru prezentare materiale audio-video

asigurarea vizibilitatii evenimentului prin afisarea a trei bannere de dimensiunile 8 x 3 m si a

doua mash-uri, astfel: un banner pe un perete exterior al cladirii in care se desfasoara

evenimentul, un banner intr-un punct central al localitatii de desfasurare, un banner in zona de

acces catre locatia evenimentului, un mash amplasat pe cladirea in care se desfasoara conferinta,

un mash amplasat intr-o zona cu vizibilitate optima pentru activitatea corelata cu conferinta de

inchiere a proiectului. Bannere si mash-urile sunt puse la dispozitie de catre Beneficiar.

Aprobarile logistice precum si taxele locale sunt in sarcina prestatorului.

Servicii de catering

Prânz (300 de persoane X 3 mese):

Operatorul economic va asigura pe durata conferinței de închidere a proiectului organizarea meselor

de prânz (3 prânzuri) pentru un număr de 300 de participanți (mesele de prânz se vor asigura în

incinta locației hoteliere unde se desfășoară conferința):

Prânz pentru toți participanții, asigurat în regim bufet suedez, tip bufet cu o durată de cca 1 ora;

În timpul prânzului prestatorul va asigura pentru toți participanții apă minerală și apă plată;

Prânzul va conține minim 4 preparate din fiecare fel de mâncare (antreu, supă/ciorbă, fel

principal cald, salată, desert). Meniul propus va conține și variante de meniu vegetarian;

Operatorul economic va prezenta în cadrul ofertei minim 3 variante de meniuri pentru mesele de

prânz, astfel încât fiecare prânz va fi diferit de cel din ziua anterioară.

Cină (200 de persoane X 3 mese):

Operatorul economic va asigura pe durata conferinței de închidere a proiectului organizarea cinei

pentru 200 persoane (cina se va ține în spațiile hoteliere în care sunt cazați participanții):

Cină se va asigura pentru participanții care beneficiază de cazare;

Aceasta va fi asigurată în regim bufet suedez, cu o durată de cca 1 ora, (3 cine);

12

În timpul cinei prestatorul va asigura pentru toți participanții apă minerală și apă plată;

Cina va conține minim 4 preparate din fiecare fel de mâncare (antreu, supă/ciorbă, fel principal

cald, salată, desert). Meniul propus va conține și variante de meniu vegetarian;

Operatorul economic va prezenta în cadrul ofertei minim 3 variante de meniuri, astfel încât

fiecare cină va fi diferită de cea din seara anterioară.

Pauze de cafea (300 de persoane X 6 pauze):

Operatorul economic va asigura pe durata conferinței de închidere a proiectului organizarea a 2

pauze de cafea/ zi pentru un număr de aproximativ 300 de persoane:

Fiecare pauză de cafea va conține cafea, cafea decofeinizată, lapte

pentru cafea, zahăr, apă plată/minerală, sucuri acidulate și naturale, ceai (minim 3 variante),

patiserie sărată (saleuri, mini pateuri), variante de preparate vegetariene, dar și produse de

cofetărie (fursecuri asortate și mini prăjituri);

Pauzele de cafea se vor asigura într-un spațiu adecvat, în incinta

locației de desfășurare a evenimentului, cât mai aproape de sala de conferință.

Transportul persoanelor

Operatorul economic va asigura transportul tur - retur pentru un număr de cca 200 de persoane, din

localitatea de domiciliu, la locul de desfășurare a conferinței.

Toate deconturile de transport vor fi efectuate de către operatorul economic, potrivit legislației în

vigoare (HG nr.1860/2006) și a reglementărilor POSDRU biletele de transport rutier sau feroviar,

precum și bonurile de combustibil pentru deplasările cu autoturism proprietate personală se vor

deconta într-un plafon maxim de 250 de lei/participant cu T.V.A (tur-retur). Toate documentele

necesare decontului de transport pentru fiecare participant, ce vor fi strânse de către operatorul

economic, acestea urmând a fi ulterior documente justificative la raportul și factura conferinței de

închidere (dispoziție de plată, bon combustibil/ bilet tren, ordin de deplasare în original, tabel decont

transport).

In cazul in care locatia de desfasurare a evenimentului nu coincide cu locatia in care sunt cazati

participantii, operatorul economic va asigura transportul acestora in fiecare zi, 1 trasfer dus/intors/zi

Alte servicii ce vor fi asigurate de operatorul economic:

Operatorul economic va asigura asistenţă tehnică şi de secretariat la locul de desfăşurare a

conferinței, constând în întocmirea listelor și tabelelor de prezență, iar la finalul evenimentului va

elabora si transmite Beneficiarului un raport de eveniment, în format hârtie şi electronic (CD sau

stick) vizând aspectele organizaționale și logistice, precum și aspecte de conținut.

Operatorul economic va asigura:

condițiile optime de participare a persoanelor cu handicap în toate spațiile legate de desfășurarea

evenimentului și la toate activitățile evenimentului;

elaborarea, multiplicarea si distribuirea materialelor utilizate în cadrul conferinței ( agende

eveniment, prezentări, material promoționale, ecusoane, etc.);

va pune la dispoziție o echipă de minim 5 persoane ce se vor ocupa de primirea și înregistrarea

participanților, îndrumarea lor, asigurarea publicității evenimentului;

coordonarea activității de amenajare a sălilor (mobilier, instalații, prezidiu, asigurare consumabile

necesare bunei desfășurări a evenimentului);

13

îndrumarea participanților către cele 5 săli de reuniune;

gestionarea și verificarea tuturor echipamentelor tehnice;

servicii foto și video pe întreaga perioadă de desfășurare a conferinței (minim 200 de fotografii

profesionale, în format fizic și digital);

transmiterea invitațiilor, comunicarea cu participanții pentru obținerea confirmărilor, primirea

confirmărilor, realizarea listelor cu participanții, etc.;

logistica, administrarea documentelor în cadrul evenimentelor (chestionar, formulare grup țintă,

listă participanți, agendă, întocmirea mapelor etc);

marcarea sălilor pentru localizarea cu uşurinţă a acestora de către participanţi;

realizarea formalităţilor de decont de transport pentru participanţi;

analiza chestionarelor de evaluare a evenimentului;

elaborarea raportului de eveniment;

operatorul economic va asigura prezența a 2 translatori RO –EN – RO pe toata durata

evenimentelor.

Bugetul estimat alocat acestei activități este de 264.500,00 lei.

Activitatea 4 - „Târgul meseriilor și expoziția”

Această activitate presupune asigurarea suportului logistic de organizare a unui târg ce va avea un

caracter interactiv privind inițiative inovatoare antreprenoriale (întreprinzători cu rezultate), precum

și expoziții tematice.

Perioada de derulare a evenimentului: noiembrie - decembrie 2015 în aceeași perioadă în care se

organizează conferința de închidere a proiectului. Operatorul economic va trebui sa

organizeze și târgul meseriilor și conferința în aceleași zile.

Locația de desfășurare: București. Operatorul economic va alege locul de amplasare, într-o zonă

accesibilă publicului larg și în funcție de locația aleasă pentru conferința de închidere a proiectului.

Distanța maximă admisă între locația de desfășurare a conferinței și a târgului va fi de 3 km. În

cadrul ofertei tehnice operatorul economic va prezenta locația/spațiul de amplasare a evenimentului.

Durata evenimentului este de 2 zile.

Autoritatea contractantă va comunica operatorului economic data de desfăşurare a evenimentului cu

minim 45 de zile înainte. Modificarea locațiilor se va face de Beneficiar prin informare scrisă a

operatorului economic în termen de 45 de zile.

Pachetul serviciilor furnizate de către operatorul economic conține:

Închirierea și amenajarea unui cort sau a unui spațiu expozițional organizat corespunzător:

Operatorul economic va asigura pentru această activitate un spațiu expozițional. Vor fi prezentate de

operatorul economic câștigător variante de locații și variante structurale pentru spațiul expozițional,

astfel: un cort de minim 1000 mp pentru care se asigură furnizarea, instalarea și demontarea, sau un

spațiu expozițional organizat cu această destinație - construit și folosit pentru organizare de târguri și

expoziții, dotat corespunzător. Operatorul economic câștigător va prezenta variante de locații și de

14

spații expoziționale pentru a asigura desfășurarea activității, iar Beneficiarul va alege locația și

varianta structurală de expunere pentru organizarea târgului și a expoziției. Spațiul expozițional

astfel asigurat va avea următoarele detalii tehnice de spațialitate, amenajare și funcționalitate, pentru

care operatorul economic va asigura:

1. Obtinerea tuturor aprobarilor necesare desfasurarii evenimentului.

2. Furnizarea, instalarea și demontarea unui cort de minim 1000 mp sau asigurarea unui spațiu

expozițional corespunzător de aceeași suprafață;

3. Furnizarea, instalarea și demontarea de toalete ecologice pe toată perioada desfășurării târgului (

minim 6 toalete ecologice );

4. Asigurarea serviciilor necesare de asistență medicală și ambulanță la locația cortului/ spațiului

expozițional;

5. Asigurarea serviciilor necesare de protecție împotriva incendiilor;

6. Asigurarea serviciilor necesare de curățenie (inclusiv contract firmă salubritate);

7. Asigurarea serviciilor de pază la locația târgului (24/24h);

8. Furnizarea și asigurarea racordului de energie electrică pentru fiecare stand;

9. Furnizarea, montarea și demontarea podelelor de lemn și a mochetei în toată suprafața, în cazul

organizării evenimentului în cort;

10. Asigurarea amenajării podelelor pentru spațiul expozițional potrivit destinației fiecărei secțiuni a

spațiului;

11. Furnizarea, montarea și demontarea a cca 204 mp de standuri și mobilier adecvat ( minim o

masă și 2 scaune/ stand);

12. Asigurarea iluminării interioare corespunzătoare a cortului/spațiului expozițional pe toată durata

târgului;

13. Asigurarea iluminării speciale de evidențiere a căilor de acces în cort/ spațiu expozițional, în

interior și exterior;

14. Furnizarea și menținerea în funcțiune a instalației de încălzire/ climatizare/ ventilare în cort/

spațiul expozițional, care să asigure o temperatură constantă de 20-23 grade C, pe toată durata

târgului;

15. Furnizarea, instalarea și demontarea unei scene de min. 48 mp în interiorul cortului/spațiului

expozițional;

16. Asigurarea iluminatului corespunzător dedicat acestei scene;

17. Asigurarea și menținerea în funcțiune a instalației de sonorizare (microfoane și instalație de

amplificare cu sursa pentru muzică de fundal, dar și pentru momentele artistice ce vor fi organizate

în cadrul târgului);

18. Furnizarea și menținerea în funcțiune a unui ecran de mari dimensiuni pentru video-proiecție

(exemplu: ecran cu led-uri) și a unei surse de proiectare (exemplu: calculator);

19. Asigurarea de servicii profesioniste de înregistrare audio – video și foto pe toată durata târgului;

20. Furnizarea, instalarea și demontarea unui spațiu de cca 70 mp pentru catering organizat în cadrul

târgului, în incinta cortului/spațiului expozițional, cu asigurarea autorizației pentru desfășurarea

acestei activități. Acest spațiu va fi dotat cu mobilier specific pentru servirea mesei și va fi calculat

și amenajat încât să asigure organizarea acestui serviciu pentru cca 50 de persoane în același timp.

Spațiul pentru servicii de catering va fi dotat cu mese cu picior „stand up”, mese bufet, spațiu de

prezentare/servire, spațiu de salubrizare și de debarasare a meselor cu dotări specifice și va avea

asigurat personal pentru administrarea spațiului. Totodată spațiul va avea sursă de curent și va fi

iluminat corespunzător;

21. Furnizarea, organizarea și amplasarea serviciilor de catering pentru 100 de persoane 2 mese/zi X

2 zile. Serviciile de catering vor include: apă plată, apă minerală, sucuri acidulate, sucuri naturale,

15

cafea, cafea decofeinizata, lapte pentru cafea, patiserie dulce și sărată, veselă pentru aceste servicii,

bufet suedez ce va include, sandwichuri, tarte, gustări calde și reci, variante de meniu pe care

operatorul economic le va prezenta în oferta tehnică, inclusiv preparate vegetariene.

22. Efectuarea decontului de transport pentru 45 de persoane (expozanți) conform legislației în

vigoare (HG nr. 1860/2006) și a reglementărilor POSDRU biletele de transport rutier sau feroviar

se vor deconta într-un plafon maxim de 500 de lei cu T.V.A/participant (tur-retur).

23. Asigurarea și organizarea a 6 (șașe) momente artistice specifice tematicii și obiectivelor

proiectului și târgului organizat.

24. Asigurarea echipei de organizare a târgului cu următoarele specificații:

- Producător general (experiență în organizare, minim 2 contracte similare)

- Fotograf profesionist

- Cameraman profesionist

- Tehnician proiecție video și sunet

- Staff organizare târg (primirea invitaților, îndrumarea acestora, gestionarea listelor de prezență,

gestionarea și rezolvarea problemelor întâmpinate de către expozanți)

- Staff tehnic avarii ( electric, tehnic, curățenie, pază).

- Organizarea unui centru de sondare a opiniei expozanților și vizitatorilor târgului, ajutarea acestora

la completarea unor chestionare de satisfacție a evenimentului.

25. Internet wireless.

26. Asigurarea condițiilor optime de participare a persoanelor cu handicap în toate spațiile legate de

desfășurarea evenimentului și la toate activitățile evenimentului.

Standuri:

- 48 de standuri de cca. 4 mp (fiecare stand va avea o masă și 2 scaune);

- 2 standuri de cca. 6 mp pentru informații legate de târg și pentru centrul de sondare și completare

a chestionarelor de satisfacție a participanților și a vizitatorilor privind organizarea târgului;

- Standurile vor avea panouri de separare , acestea având o dimensiune de cca 1m înălțime și 2 m

lungime;

- În fiecare stand se va asigura cel puțin o sursă de curent 230V (inclusiv un prelungitor pentru

fiecare expozant) și o sursă de iluminat a standului;

- Toate cele 50 de standuri vor avea posibilitatea conectării la internet wireless.

Catering 100 de persoane X 2 mese/ zi X 2 zile:

În cadrul serviciilor de catering vor fi necesare:

- Amenajarea unui spațiu adecvat de cca 70 mp, cu toate dotările specifice servirii mesei de către

cca 50 de persoane în același timp, astfel: mobilier (mese cu picior „stand up”, mese pentru

amenajarea bufetului și pauzei de cafea), veselă și tacâmuri, sursă de curent pentru aparatura

necesară organizări acestui spațiu, sursă de iluminat și iluminare pentru spațiul unde se va

desfășura activitatea de catering;

- Operatorul economic va organiza și asigura serviciile de igienă și salubrizare în spațiul special

amenajat pentru activitatea de catering, serviciul de debarasare a meselor cu dotări specifice și va

avea asigurat personal pentru administrarea spațiului pe durata evenimentului;

- Serviciile de catering vor fi organizate pentru un număr de cca. 100 de persoane, conform

bugetului atașat caietului de sarcini;

- Pauzele de cafea vor include: apă plată/ apă minerală pe întreaga perioadă a desfășurării târgului,

sucuri acidulate și naturale, cafea, cafea decofeinizată, lapte pentru cafea, ceai, patiserie dulce și

sărată și produse de cofetărie;

16

- Serviciile de catering vor fi organizate sub formă de bufet cu preparate calde și reci, prezentate în

mod diversificat. Meniurile vor fi concepute pentru a putea fi servite în acest mod de organizare a

mesei. Se vor prezenta meniuri care vor include și variante de preparate vegetariene. Meniurile

vor conține cel puțin preparate din exemplul de mai jos:

Pizza (variate),

brânzeturi și preparate din brânză,

icre,

crochete (variate),

sandwichuri (variate),

pește,

preparate la grătar ( carne, legume),

frigărui,

preparate din carne de pui, vită, porc,

tarte cu umpluturi diverse,

pateuri sărate și dulci,

prăjituri,

fructe,

apă plată/ apă minerală,

sucuri acidulate și naturale,

cafea, cafea decofeinizată.

Operatorul economic va prezenta 3 variante de meniuri în cadrul ofertei tehnice.

Echipament video și echipament de sonorizare:

- Operatorul economic va asigura în cadrul celor 2 zile de desfășurare a târgului echipamente video

și foto, echipamente de sonorizare, conexiune internet wireless.

- Operatorul economic va asigura serviciile unui fotograf profesionist ce va realiza 500 de

fotografii profesionale și le va prezenta la raportul tehnic al târgului în format fizic și electronic;

- Operatorul economic va asigura serviciile unui cameraman profesionist ce va filma tot

evenimentul și va realiza un film cu activitatea târgului de minim 60 minute, cuprinzând cele mai

importante momente din cadrul evenimentului (atât momentele artistice organizate, prezentarea

standurilor, activitatea invitaților, completarea chestionarelor de feedback de către participanți)

- Echipamentele de sonorizare vor conține : microfoane și instalație de amplificare pentru buna

desfășurare a momentelor artistice, instalație de sonorizare cu sursă pentru muzica de fundal ce va

menține ambianța pe toată durata târgului, dar și pentru difuzarea diferitelor materiale audio-

video realizate în cadrul proiectului (ce vor fi puse la dispoziție de Autoritatea contractantă).

- Operatorul economic va asigura amplasarea a 4 ecrane video-plasme, fiecare conectată la laptop,

dotate cu echipamente corespunzătoare pentru prezentarea de materiale audio-video.

Scenă:

- Operatorul economic va asigura închirierea, montarea și demontarea unei scene cu o dimensiune

de cca 48 de mp, partea din spate a scenei va avea o suprafață de cca 30 de mp, iar cea din față

unde se vor desfășura momentele artistice va avea cca 18 mp.

- Scena va fi închiriată cu toate echipamentele tehnice necesare astfel încât activitatea târgului să

poată fi desfășurată conform specificațiilor tehnice menționate în caietul de sarcini.

Momente artistice:

17

- Operatorul economic va organiza în cadrul celor 2 zile de desfășurare a târgului 6 momente

artistice (3 momente artistice/ zi). Acesta va prezenta în cadrul ofertei tehnice minim 6 variante de

momente artistice specifice, care să corespundă tematicii târgului și obiectivelor proiectului.

- Momentele artistice vor fi analizate ulterior de Autoritatea Contractantă și stabilite de către cele

două părți cu minim 45 de zile înainte de desfășurarea târgului.

- Pentru selectarea și stabilirea momentelor artistice operatorul trebuie să fie flexibil cerințelor

Autorității Contractante, deoarece acestea trebuie să atingă scopul proiectului și al târgului.

- De asemenea, Autoritatea contractantă va putea organiza și alte momente artistice ce vor fi

incluse în programul târgului și care nu intră în responsabilitatea operatorului economic.

Transport:

- Operatorul economic va asigura decontarea transportului pentru un număr de 45 de persoane,

pentru un traseu tur-retur de la locația de domiciliu, la locația de desfășurare a târgului.

Persoanele ce vor beneficia de decontul transportului sunt expozanți din cadrul târgului,

operatorul economic asigurându-le acestora decontul conform legislației în vigoare (HG

nr.1860/2006) și a reglementărilor POSDRU, biletele de transport rutier sau feroviar, precum și

bonurile de combustibil pentru deplasările cu autoturism personal, care se vor deconta într-un

plafon maxim de 500 de lei cu T.V.A/participant (tur-retur). Toate documentele necesare

decontului de transport pentru fiecare participant vor fi strânse de către operatorul economic,

acestea urmând a fi anexate ca documente justificative la raportul și factura conferinței de

închidere (dispoziție de plată, bon combustibil/ bilet tren, ordin de deplasare în original, tabel

decont transport).

Închiriere și amenajare cort/ spațiu expozițional:

- Operatorul economic va asigura închirierea, montarea și demontarea unui cort de minim 1000 mp

cu o înălțime de minim 5 m sau va asigura închirierea unui spațiu expozițional organizat pentru

această destinație. Operatorul economic va propune spațiul de amenajare a cortului la o distanță

de maxim 3 km de locația hotelieră unde se va desfășura conferința de închidere a proiectului.

Spațiul închiriat de operatorul economic destinat organizării târgului și expoziției necesită un

spațiu mai mare de 1000 mp (care reprezintă suprafața spațiului expozițional/cortului), iar

operatorul economic va trebui să țină seama și de spațiul ce va fi amenajat în afara cortului/

spațiului expozițional pentru toaletele ecologice, pentru un spațiu de parcare de minim 50 de

locuri etc.

- Cortul/spațiul expozițional închiriat de către operatorul economic va trebui să îndeplinească toate

cerințele tehnice și condițiile de funcționalitate referitoare la: instalații sanitare, instalații căldură,

instalație climatizare, ventilare, instalații curent electric, instalații iluminat, internet, spațiu de

depozitare a gunoiului.

- Operatorul economic va asigura condițiile necesare pentru depozitarea, evacuarea, ridicarea și

transportul gunoiului și deșeurilor și va asigura condițiile logistice pentru curățenia spațiului

închiriat în timpul organizării târgului și expoziției și la închiderea acestuia.

- Operatorul economic va trebui să obțină toate autorizațiile de funcționare a târgului, (autorizație

sanitar - veterinară, autorizație de mediu, autorizație salubrizare, autorizație conectare rețeaua

electrică, autorizații pentru amplasarea și organizarea evenimentului de la Primărie, autorizație

pompieri, autorizație jandarmerie și altele ce sunt necesare pentru organizarea evenimentului).

- Va asigura condițiile optime de participare a persoanelor cu handicap în toate spațiile de

desfășurare ale evenimentului și la toate activitățile evenimentului.

Bugetul estimat alocat acestei activități este de 244.500,00 lei.

18

V. MANAGEMENTUL CONTRACTULUI

V.1. Entitatea responsabilă

Ministerului Muncii, Familiei, Protecției Sociale și Persoanelor Vârstnice, în calitatea sa de

Beneficiar al proiectului „Inițiativă pentru romii marginalizați” va îndeplini rolul de Autoritate

Contractantă pentru acest contract şi va fi responsabil pentru toate aspectele procedurale

legate de procesul de achiziție, contractare şi management financiar.

V.2 Structura de management

Beneficiarul serviciilor este MMFPSPV și va coordona activitățile ce vor fi realizate de operatorul

economic.

Operatorul economic va presta serviciile descrise în prezentul caiet de sarcini, asigurând un standard

de calitate cât mai ridicat. Va respecta toate aspectele financiare, va îndeplini activitățile şi va

efectua cheltuielile în conformitate cu prevederile menționate în contract. Operatorul economic va

gestiona toate aspectele administrative şi organizaționale pentru realizarea serviciilor descrise în

prezentul caiet de sarcini.

În termen de 5 zile lucrătoare de la data începerii contractului, va fi organizată o întâlnire de

management la care vor participa reprezentanţi ai Beneficiarului și partenerilor proiectului (membrii

echipei de implementare a proiectului) şi reprezentanți ai operatorului economic (reprezentantul cu

putere de decizie din partea acestuia). În cadrul acestei întâlniri vor fi stabilite procedurile de lucru în

vederea desfăşurării activităţii pentru îndeplinirea prevederilor contractuale, termenele de livrare a

documentelor şi rapoartelor solicitate de Beneficiar.

Se vor organiza întâlniri între echipa de implementare a proiectului (din partea Beneficiarului) şi

reprezentantul cu putere de decizie (din partea operatorului economic) înaintea organizării fiecărei

curs, caravană, conferință, târg și ori de câte ori este necesar. Beneficiarul va fi responsabil de

monitorizarea zilnică a activităţilor întreprinse în cadrul proiectului, inclusiv de controlul calităţii

rapoartelor.

Operatorul economic va fi responsabil cu cheltuielile propriei echipe legate de materiale

consumabile, comunicaţii telefonice, acces la internet, transport, cazare, masă, depozitarea

materialelor solicitate de Beneficiar și a celor puse la dispoziție de Beneficiar, activităţi de

secretariat şi traduceri pentru a duce la îndeplinire activităţile prevăzute în proiect.

VI. LOGISTICĂ ȘI PLANIFICARE

VI.1. Localizare Activitățile se vor desfășura la sediul operatorului economic, după caz la sediul beneficiarului și în

locațiile destinate evenimentelor.

VI.2. Cerințe speciale

Pe toată perioada de desfășurarea a evenimentelor, operatorul economic va asigura prezența

permanentă a personalului propriu care va sprijini participanții pe toată perioada evenimentului.

19

Va asigura de asemenea condițiile optime de participare a persoanelor cu handicap în toate spațiile

legate de desfășurarea evenimentelor și la toate activitățile menționate în caietul de sarcini.

Operatorul economic va realiza fotografii pe perioada desfăşurării evenimentelor. Aceste fotografii

vor fi predate Autorității contractante pe suport electronic după fiecare eveniment. Dreptul de

proprietate al acestor fotografii aparţine Autorităţii contractante.

Operatorul economic va preda Beneficiarului contractului:

- înregistrările audio, video, precum și toate chestionarele completate și colectate pe parcursul

implementării contractului

- raportul final întocmit în urma fiecărei eveniment.

Operatorul economic va respecta condiţiile privind vizibilitatea şi publicitatea proiectului derulat

prin POSDRU, în conformitate cu reglementările privind finanţarea nerambursabilă din Fondul

Social European. Toate materialele elaborate în cadrul proiectului vor respecta prevederile cuprinse

în Manualul de identitate vizuală pentru Programul Operaţional Dezvoltarea Resurselor Umane. Se

va asigura păstrarea confidențialității documentelor, materialelor, datelor şi informaţiilor în

legătură cu Proiectul.

Operatorul economic va respecta legislaţia în vigoare pentru toate tipurile de activităţi şi cheltuieli

pe care le prestează. Ofertele care se vor prezenta numai pentru anumite activităţi sau care nu vor

respecta condiţiile prevăzute în prezentul caiet de sarcini vor fi eliminate din competiţie.

Drepturile asupra documentelor elaborate în cadrul acestui contract revin în totalitate

Ministerului Muncii, Familiei, Protecției Sociale și Persoanelor Vârstnice. Operatorul

economic trebuie să se asigure de respectarea acestei condiții, iar pe perioada implementării

contractului trebuie să respecte toate regulile privind promovarea și identitatea vizuală

conform regulilor POSDRU.

VII. RAPORTARE

VII.1. Cerințe de raportare

Operatorul economic are obligaţia de a prezenta la finalizarea fiecărui eveniment un raport ce va

conține ca anexe:

- listele de participanți semnate de participanți – în original;

- bazele de date cu participanți;

- listele de decont și documentele justificative privind decontarea transportului;

- fotografii și/sau înregistrări video, acolo unde se solicită prin caietul de sarcini (pe suport

electronic);

- chestionarele de evaluare completate de participanții la evenimente – în original;

- Formularele de Înregistrare a Grupului Țintă și anexele aferente acestuia completate și semnate de

participanți – în original;

- Procesul Verbal de Recepție a Serviciilor semnat – în original.

Rapoartele vor fi elaborate în limba română şi se vor prezenta în câte 2 exemplare. Managerul

proiectului va informa operatorul economic, în scris, despre orice solicitări de clarificare/decizii

privind rapoartele elaborate.

20

Raportul de eveniment va prezenta stadiul de implementare a activităţilor asumate prin ofertă. În

eventualitatea identificării unor întârzieri se vor prezenta cauzele acestora, precum şi soluţiile de

remediere a lor, analiza chestionarelor de evaluare.

Operatorul economic are obligația, ca odată cu organizarea evenimentelor să completeze Formularul

Individual de Grup Țintă pentru participanții la activitățile finanțate din FSE prin POSDRU

Formularele vor fi puse la dispoziție de Beneficiarul contractului, odată cu predarea Rapoartelor de

activitate.

Operatorul economic va prezenta orice alte documente solicitate de Autoritatea de Management

pentru implementarea POSDRU.

Operatorul economic trebuie să transmită managerului de proiect Raportul tehnic final de

implementare a contractului, în termen de 10 zile de la finalizarea contractului. Raportul final

va prezenta detalierea activităţilor realizate pe perioada de implementare a contractului, probleme

întâmpinate şi propuneri pentru îmbunătăţirea activităţii viitoare.

Managerul de proiect, precum și echipa de implementare a proiectului, va analiza Raportul şi în

cazul în care sunt formulate observații. Operatorul economic are obligația să îl refacă şi să

transmită ultima versiune a acestuia pentru aprobare în termen de 10 zile de la primirea

observațiilor.

Raportul final, va însoți factura finală și va cuprinde detalii tehnice, administrative şi financiare

referitoare la serviciile prestate, precum şi o evaluare a obiectivelor propuse şi a rezultatelor

obținute. Factura finală va fi însoțită de documentele justificative aferente fundamentării

cheltuielilor, precum și de orice alte documente solicitate de Autoritatea de Management pentru

implementarea POSDRU.

VII.2. Transmiterea și aprobarea rapoartelor

Două exemplare ale documentelor de la punctul VII.1. vor fi transmise managerului proiectului,

care are responsabilitatea verificării și aprobării acestor documente.

Managerul proiectului va informa Operatorul economic, în scris, despre orice solicitări de

clarificare/decizii privind documentele de la punctul VII.1.

VIII. MODALITATEA DE PREZENTARE A OFERTEI TEHNICE:

Ofertantul va prezenta următoarele documente ca parte a ofertei tehnice:

Organizarea şi metodologia de prestare a serviciilor;

Graficul de prestare a serviciilor.

Documentele ce fac parte din oferta tehnică trebuie să cuprindă informații concrete și profesioniste

care să permită identificarea cu ușurință a descrierilor referitoare la serviciile prezentate și

corespondența cu cerințele specificațiilor tehnice din caietul de sarcini.

Organizarea şi metodologia de prestare a serviciilor:

Metodologia constituie acea parte a propunerii tehnice care prezintă strategia propusă de ofertant

pentru prestarea serviciilor solicitate prin caietul de sarcini și documentația de atribuire. Ceea ce este

21

prezentat în caietul de sarcini reprezintă cerințe minime care sunt obligatoriu a fi regăsite în cadrul

ofertei tehnice.

Metodologia propusă trebuie să conțină minimum următoarele informații:

Descrierea raţionamentului:

Calitatea comentariilor pe marginea Caietului de sarcini privind execuţia cu succes a

activităţilor, în special a obiectivelor şi a rezultatelor aşteptate, prin aceasta demonstrând

gradul de înţelegere a contractului;

Descrierea de ansamblu a abordării propuse de ofertant pentru executarea serviciilor;

Descrierea contextului în care se derulează prezentul contract;

Identificarea de noi riscuri şi supoziţii privind execuţia contractului şi prezentarea unei

strategii de minimizare a riscurilor.

Descrierea metodologiei:

Descrierea cât mai detaliată a activităților propuse de ofertant pentru executarea serviciilor

solicitate, cu indicarea oricăror etape / stadii considerate ca esențiale, a rezultatelor așteptate,

a impactului așteptat a fiecărei activități;

În cazul în care oferta este depusă de o asociere, o descriere a implicării fiecărui asociat în

prestarea serviciilor solicitate, a modului de colaborare între asociați în vederea executării

contractului, inclusiv prin delimitarea sarcinilor și responsabilităților individuale în prestarea

serviciilor;

Descrierea oricăror aranjamente de subcontractare a unei părți a serviciilor solicitate, a

interacțiunii dintre ofertant și subcontractor(i), precum și o descriere detaliată a serviciilor ce

vor fi subcontractate.

Planificarea activităților și a graficului de implementare a acestora (cerință minimă)

Graficul de prestare a serviciilor constituie acea parte a propunerii tehnice care prezintă calendarul

propus de ofertant pentru prestarea serviciilor solicitate prin caietul de sarcini și prin documentația

de atribuire.

Graficul de prestare a serviciilor prezentat de operatorul economic în oferta tehnică va include un

calendar cât mai detaliat al activităților ce vor fi derulate în cadrul contractului, conform

metodologiei de prestare a serviciilor, cu indicarea etapelor / stadiilor esențiale ale contractului. De

asemenea, graficul trebuie să conțină modul în care activitățile se reflectă în rapoarte, a legăturilor și

relațiilor dintre activități și secvențialitatea acestora, precum și a resurselor umane alocate pe

activități.

Calendarul propus trebuie să se încadreze în termenele indicate în caietul de sarcini și documentația

de atribuire.

Alte sarcini pe care operatorul economic trebuie să le îndeplinească

Operatorul economic va sprijini Autoritatea contractantă în transmiterea invitațiilor către

participanți, va face confirmările din partea acestora și se va asigura de participarea acestora la toate

evenimentele. Lista persoanelor ce vor fi invitate va fi furnizată de către Autoritatea contractantă. De

22

asemenea operatorul economic are obligativitatea de a realiza rezervările participanților și de a

asigura transportul şi cazarea participanţilor/cursanţilor.

Operatorul economic se va asigura de completarea listelor de participanți cu următoarele date: nume

și prenume, date de contact și semnătura în original a fiecărui participant.

Operatorul economic va sprijini Autoritatea Contractanta ca pe perioada desfăşurării contractului,

să asigure distribuirea, completarea si colectarea Formularului individual pentru participanții la

activitățile finanțate din FSE prin POSDRU.

Operatorul economic va distribui și se va asigura că participanții la evenimente vor completa

chestionarele de evaluare ale evenimentelor/ sesiunilor de lucru, chestionare ce vor fi aprobate în

prealabil de către Autoritatea Contractantă. De asemenea, operatorul economic va colecta în ultima

zi de desfăşurare a evenimentului chestionarele de evaluare a evenimentului.

Pe toată perioada de desfășurarea a evenimentelor, operatorul economic va asigura prezența

permanentă a personalului propriu care va sprijini participanții pe toată perioada evenimentului.

Operatorul economic va realiza fotografii pe perioada desfăşurării evenimentelor. Aceste fotografii

vor fi predate Autorității contractante pe suport electronic după fiecare eveniment. Dreptul de

proprietate al acestor fotografii aparţine Autorităţii contractante. La finalul fiecărui eveniment

operatorul economic va preda Autorității contractante toate materialele consumabile rămase

neutilizate sau parțial utilizate.

IX. MODALITĂȚI DE PREZENTARE A OFERTEI FINANCIARE:

Oferta financiară va cuprinde valoarea contractului în lei (fără TVA), iar separat se va evidenția

TVA-ul aferent. Valoarea contractului va fi prezentată în cifre, iar în paranteză se va menționa

valoarea în litere.

23

Nr.

crt. Activitatea

Tip de

cheltuială

Numar de

camere/

persoane

Numar de

unitati

Cost

unitar

fara TVA

(lei)

Preț total

fara TVA

(lei)

1. Activitatea 1

10 serii

Cazare camere

duble (nopti)

10 x 10

cursuri

4

nopti/persoana

155,96 62.385,30

prânz 20 x 10

cursuri

5

mese/persoana

24,19 24.193,50

cină 20 x 10

cursuri

4

mese/persoana

24,19 19.354,80

Pauză de cafea 20 x 10

cursuri

8

pauze/persoana

8,06 12.903,20

transport 20 x 10

cursuri

1 calatorie dus-

intors/persoana

96,77 19.354,80

Închiriere sală 1 sala/zi x

10 cursuri

5 zile 241,94 12.096,80

Total activitatea 1 (10 cursuri) 150.288,55

2. Activitatea 2

10 caravane

Cazare (nopti) 5 x 10

caravane

2

nopti/persoana

155,96 15.596,36

Prânz 50 x 10

caravane

1

masă/persoana

24,19 12.096,77

Cină 5 x 10

caravane

2

mese/persoana

24,19 2.419,35

Transport 50 x 10

caravane

1 calatorie dus-

intors/persoana

96,77 48.387,10

Închiriere sală 1 sala/zi x

10 caravane

1 zi 241,94 2.419,35

Total activitatea 2 (10 caravane) 80.918,91

3. Activitatea 3

Conferință

închidere

Cazare (nopti) 200 3

nopti/persoana

183,49 110.091,74

Prânz 300 3

mese/persoana

28,23 25.403,23

Cină 200 3

mese/persoana

32,26 19.354,84

Pauză de cafea 300 6

pauze/persoana

8,06 14.516,13

Transport 200 1 calatorie dus-

intors/persoana

201,61 40.322,58

Închiriere sală

mare

1 sala/zi 3 zile 645,16 1.935,48

24

Închiriere sală

mică

4 săli/zi 3 zile 403,23 4.838,71

Sonorizare săli 1 buc 3 zile 2.419,35 7.258,06

Translație 2 buc 3 zile 483,87 2.903,23

Total activitatea 3 Conferință 226.624,00

4. Activitatea 4

Târg și

expoziții

Standuri 50 1 buc 403,23 20.161,29

Catering

100 2 mese/ zi 40,32 16.129,03

Echipament

video

1 2 zile 8.064,52 16.129,03

Echipament

sonorizare

1 2 zile 4.032,26 8.064,52

Scenă 1 2 zile 20.161,29 40.322,58

Momente

artistice

6 1 buc 3.629,03 21.774,19

Transport 45 1 calatorie dus-

intors/persoana

403,23 18.145,16

Închiriere și

amenajare cort

1 2 zile 16.129,03 32.258,06

Instalații

sanitare,căldura,

climatizare

1 2 zile 8.064,52 24.193,55

Total

Târg și expoziții

197.177,42

TOTAL fără T.V.A (cele 4

activități)

655.008,88 lei

La elaborarea ofertei financiare se va avea în vedere valoarea bugetată în cadrul proiectului,

respectiv suma totală de 655.008,88 lei fără TVA.

X. BUGETUL CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE

În conformitate cu bugetul aprobat al proiectului “Inițiativă pentru romii marginalizați” valoarea

estimată pentru achiziţionarea acestor servicii este de 655.008,88 lei valoare fără TVA.

XI. CONDIŢII DE PLATĂ

Operatorul economic va emite facturi, în baza activităţilor realizate conform graficului de

implementare. Facturile vor fi confirmate de Beneficiar după aprobarea rapoartelor de evenimente

primite.

25

Valoarea facturii se calculează în funcţie de serviciile oferite în cadrul fiecărei activități şi nu poate

depăşi valoarea specificată pe fiecare categorie de cheltuială în parte conform tabelului de mai sus.

Plăţile către operatorul economic se vor face în tranşe, în sistem de rambursare, numai după ce

acesta va furniza MMFPSPV facturile emise împreună cu documentele justificative. Facturile

emise de operatorul economic către MMFPSPV trebuie să fie însoţite de un raport financiar detaliat

de justificare a cheltuielilor şi a procedurilor utilizate, precum şi de documente justificative.

Prezentul caiet de sarcini este anexă la contractul încheiat cu operatorul economic.

Manager proiect

Irina CRĂCIUN