CAIET DE SARCINI

1. Informaţii generale relevante De la 1 ianuarie 2007, România a devenit Stat Membru cu drepturi

depline al Uniunii Europene, participând direct la elaborarea, adoptarea şi implementarea politicilor comunitare.

Noua Politică de Coeziune a Uniunii Europene se axează pe relansarea Agendei Lisabona, ale cărei principale coordonate sunt: transformarea Europei într-un spaţiu mai atractiv pentru investiţii şi muncă; promovarea cunoaşterii şi inovării; crearea de locuri de muncă mai numeroase şi mai bune; necesitatea parteneriatului Uniunea Europeană – State Membre pentru asigurarea succesului noii strategii. Unul din Fondurile Structurale şi de Coeziune (FSC) prin care Uniunea Europeană urmăreşte îndeplinirea Politicii de Coeziune Economică şi Socială este Fondul Social European (FSE), reglementat prin Regulamentul nr. 1081/2006 al Consiliului Uniunii Europene şi al Parlamentului European, fond care contribuie la sporirea adaptabilităţii forţei de muncă şi a întreprinderilor, creşterea accesului pe piaţa forţei de muncă, prevenirea şomajului, prelungirea vieţii active şi creşterea gradului de participare pe piaţa muncii a femeilor şi imigranţilor, sprijinirea incluziunii sociale a persoanelor dezavantajate şi combaterea discriminării;

Programele Operaţionale (PO) prezintă domeniile majore de intervenţie care sunt cofinanţate de Fondurile Structurale şi de Coeziune (FSC). Astfel, în timp ce Cadrul Strategic Naţional de Referinţă (CSNR) reprezintă strategia globală de utilizare a FSC, PO reprezintă instrumentele prin care se realizează diversele prevederi ale CSNR. Pentru gestionarea Fondului Social European a fost desemnată ca Autoritate de Management, responsabilă cu gestionarea şi implementarea Programului Operaţional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane, Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale – pentru Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane.

În anul 2013, Autoritatea de Management pentru Programul Operaţional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane (AMPOSDRU) a lansat cereri de propuneri de proiecte pe diverse domenii de intervenţii ale POSDRU. Ca urmare, Ministerul Muncii, Familiei, Protectiei Sociale si Persoanelor Varstnice, în calitate de Partener, a depus proiectul de tip strategic „RESTART PE PIATA MUNCII”, ID 126862. În urma procesului de evaluare şi selecţie a proiectelor, Proiectul de tip strategic a fost finanţat prin POSDRU 2007-2013, fiind semnat contractul POSDRU/125/5.1./S/126862 având termenul de finalizare octombrie 2015.

Solicitantul proiectului este: Corpul Expertilor în Accesarea Fondurilor Structurale și de Coeziune Europene, Parteneri în proiect sunt: Societatea Națională a Apelor Minerale Române S.A (P1), Centrul de Formare Profesională, Orientare, Consiliere și Plasare a Forței de Muncă ”Formatemp” (P2) și Ministerul Muncii, Familiei, Protecției Sociale și Persoanelor Vârstnice (P3).

Obiectivul general al proiectului constă în creșterea ratei de ocupare și

reducerea șomajului de lungă durată în rândul tinerilor din regiunile de dezvoltare.

Obiective specifice:

OS 1) Reducerea șomajului în regiunile Sud - Muntenia, Sud - Est, Regiunea

București – Ilfov, Regiunea Sud - Vest prin furnizarea de informare, consiliere

profesională pentru un număr de 700 de persoane din grupul țintă.

OS2) Îmbunătățirea capacității de ocupare a 650 de șomeri sau persoane în

căutarea unui loc de muncă prin participarea la programe integrate de consiliere

profesională, formare, mediere și plasare.

Grupul țintă:

Persoane în căutarea unui loc de muncă 375

Şomeri de lungă durată 325

Șomeri de lungă durată tineri 85

1. Obiectul licitaţiei:

În vederea implementării activităţilor proiectului RESTART PE PIAȚA MUNCII, MMFPSPV

doreşte achiziţionarea de servicii integrate de organizare evenimente în perioada

decembrie 2015 după cum urmează:

- 1 conferință inchidere proiect București - 1 conferință inchidere proiect Câmpina - 1 conferință inchidere proiect Brăila - 1 conferință inchidere proiect Craiova

4. Specificaţiile tehnice ale Serviciilor/activităţilor specifice

MMFPSPV doreşte achiziţionarea de servicii integrate de organizare evenimente în

perioada decembrie 2015 după cum urmează:

Nr. crt

Activitate Participanti Durata

1 Conferință inchidere proiect București - Închiriere locație ( cap. min 70 persoane,

sonorizare, videoproiector, laptop) - Invitații mass-media

Total: 70 participanți (grup țintă, invitați instituții, mass – media, echipa de proiect)

1 zi

- 70 kituri conferință: mapă, insigne, ecuson cu șnur, agendă, pix

- Coffe – break: 70 persoane - Catering: 80 persoane - Cazare / Masă: (1 noapte): 3 persoane

2 Conferință inchidere proiect Câmpina - Închiriere locație ( cap. min 70 persoane,

sonorizare, videoproiector, laptop) - Invitații mass-media - 70 kituri conferință: mapă, insigne,

ecuson cu șnur, agendă, pix - Coffe – break: 70 persoane - Catering: 70 persoane - Cazare / Masă: (1 noapte): 7 persoane

Total: 70 participanți (grup țintă, invitați instituții, mass – media, echipa de proiect)

1 zi

3 Conferință inchidere proiect Brăila: - Închiriere locație ( cap. min 70 persoane,

sonorizare, videoproiector, laptop) - Invitații mass-media - 70 kituri conferință: mapă, insigne,

ecuson cu șnur, agendă, pix - Coffe – break: 70 persoane - Catering: 70 persoane - Cazare / Masă: (1 noapte): 7 persoane

Total: 70 participanți (grup țintă, invitați instituții, mass – media, echipa de proiect)

1 zi

4 Conferință inchidere proiect Craiova: - Închiriere locație ( cap. min 70 persoane,

sonorizare, videoproiector, laptop) - Invitații mass-media - 70 kituri conferință: mapă, insigne,

ecuson cu șnur, agendă, pix - Coffe – break: 70 persoane - Catering: 70 persoane - Cazare / Masă: (1 noapte): 7 persoane

Total: 70 participanți (grup țintă, invitați instituții, mass – media, echipa de proiect)

1 zi

Menționăm că Autoritatea contractantă va comunica datele/perioadele

exacte de desfășurare pentru fiecare eveniment cu minimum 10 de zile înainte. De asemenea, orice posibilă modificare a datelor și locațiilor vor fi comunicate cu minimum 10 zile înainte de data de organizare a evenimentului.

Orice organizaţie interesată poate depune ofertă pentru serviciile solicitate. Nu se acceptă depunerea de oferte pentru realizarea unei părţi din aceste servicii.

4.1. Cerințe privind derularea: CONFERINȚĂ INCHIDERE PROIECT BUCUREȘTI

Durata eveniment: 2 zile (se consideră și seara precedentă evenimentului)

Participanti: oficiali proiect, parteneri, grupul țintă al proiectului, operatori economici, parteneri sociali, mass-media

Perioada de desfășurare – decembrie 2015

Evenimentul va fi desfășurat într-o locaţie de tip complex hotelier poziționat central din localitatea Bucureşti, de minim 3 stele.

Se vor asigura urmatoarele servicii:

Serviciul solicitat Cantitate Buc. Observatii

Cazare 1 buc

3 persoane

Minim 3 stele Camere single Mic dejun inclus Camerele să fie dotate cu:

- aer condiţionat; - duş; - telefon intern şi internaţional; - acces internet; - TV color.

Atenţie! Numărul persoanelor care vor fi cazate este estimativ și poate varia. Reducerea numărului de participanţi ca urmare a neprezentării acestora la evenimente nu impune Achizitorului obligaţia de a achita costurile legate de respectivele servicii de cazare.

Servicii restaurant prânz

pentru persoanele participante

1 buc

70 persoane

- prânzul trebuie să fie organizat în stil bufet suedez și va fi asigurat pentru numărul de participanți la eveniment;

- restaurantul se va afla în incinta hotelului și va avea suficiente locuri la mese pentru servirea bufetului suedez, pentru toți participanții;

- mese pentru servire și consum propice serivirii de alimente și bauturi;

- personal specializat conform cerințelor; - veselă și tacâmuri adecvate (exclus veselă şi

tacâmuri din plastic); - în timpul tuturor meselor se va asigura pentru

toți participanții, cel puțin: apă plată, apă minerală și cafea sau ceai (pentru fiecare participant);

- bufetul suedez asigurat va fi compus dintr-un meniu variat, inclusiv varianta de meniu vegetarian;

- meniul pentru prânz va conține obligatoriu, cel putin: aperitiv- sortimente variate, fel principal (cald)- sortimente variate, sortimente variate de salate, desert- sortimente variate;

- în oferta tehnică, se vor include și exemple de variante de meniu pentru mesele de prânz și cina și gramaje, conform cerințelor menționate în caietul de sarcini;

- prestatorul va prezenta, pentru validare, înainte de fiecare eveniment, persoanelor responsabile din partea Beneficiarului, minim 2

opțiuni privind meniurile, opțiuni care să corespundă condițiilor menționate anterior.

Servicii de restaurant pauză

cafea 2 buc. 70 persoane

Cerințe minime: la fiecare pauză de cafea vor fi servite cel puțin cafea, cafea decofeinizată, lapte, zahăr şi îndulcitor, ceai, băuturi răcoritoare neacidulate și acidulate, cu şi fără zahăr, minim 3 tipuri de produse de patiserie dulce si sarata/prajituri, fructe proaspete pentru toţi participanţii. In oferta tehnică, se vor include și exemple de variante de meniu pentru pauzele de cafea, conform cerințelor menționate țn caietul de sarcini.

Servicii de restaurant cină

1 buc 3 persoane

Cina trebuie să fie organizată în stil bufet suedez. Restaurantul se va afla în incinta hotelului și va avea suficiente locuri la mese pentru servirea bufetului suedez, pentru toți participanții sau se va propune o altă locație adecvată, fiind asigurat transportul participanților la și de la hotelul în care se realizează cazarea.

- mese pentru servire și consum propice servirii de alimente și băuturi ;

- personal specializat conform cerințelor ; - veselă și tacâmuri adecvate (exclus veselă şi

tacâmuri din plastic). In timpul tuturor meselor se va asigura pentru toți participanții, cel puțin: apă plată, apă minerală și cafea sau ceai (pentru fiecare participant).

Bufetul suedez asigurat va fi compus dintr-un meniu variat, inclusiv varianta de meniu vegetarian.

Meniul pentru cină va conține obligatoriu, cel puțin: aperitiv- sortimente variate, fel principal (cald)- sortimente variate, sortimente variate de salate, desert- sortimente variate.

In oferta tehnică, se vor prezenta 3 variante de meniui pentru cină și gramaje, conform cerințelor menționate în caietul de sarcini și adecvat naturii evenimentului.

Prestatorul va prezenta, pentru validare, înainte de fiecare eveniment, persoanelor responsabile din partea Beneficiarului, minim 2 opțiuni privind meniurile, opțiuni care să corespundă condițiilor menționate anterior.

Inchiriere sală de conferințe

1 buc Capacitate

min. 70 persoane

- Amenajare prezidiu pentru min. 10 persoane, decorat cu min. față de masă, călăreți nume;

- Amenajarea sălii de conferinţe tip amfiteatru;

- Sala de conferinţă să nu aibă stâlpi de

susţinere care să obstrucţioneze vizibilitatea participanţilor la conferinţă;

- Instalaţie de sonorizare – 5 microfoane fixe şi 4 mobile;

- Posibilitatea rulării de pe suport optic a prezentărilor conferinței pe ecrane de tip LCD dispuse astfel încât să permită buna vizualizare a informațiilor de către participanți;

- Acces la facilităţi de printare şi multiplicare;

- Aer condiţionat;

- Cabluri, prize pentru laptop și conectarea la curent electric a echipamentului video-audio;

- Internet.

Invitații mass media

Min. 5 - 10 invitații

transmise

Min. 1 confirmăre

- Cerința minimă de participare ca din cele 5- 10 invitații transmise, să se primească minim 1 confirmare presa, tv, radio (local și național).

Kit conferință 1 buc 70 persoane Kit-ul va conține: mapă, insigne, ecuson cu șnur, agendă, pix

Alte solicitări

Locația de desfășurare a evenimentului va avea:

- asigurată paza și curățenia;

- sistem de climatizare propriu și funcțional;

- traseul de la intrare până la sala de conferință va fi marcat cu indicatoare de traseu (acolo unde este cazul);

- Spaţiul de recepţie: trebuie asigurat un spaţiu de recepţie în proximitate sălii pentru evenimente, pentru primirea şi înregistrarea participanţilor, distribuirea materialelor informative, bol pentru cărțile de vizită;

- sala va fi brand-uita în preambulul conferinței cu materialele de promovare a evenimentului (vor fi predate de catre beneficiar);

- Locaţia va asigura locuri şi acces parcare pentru participanţi şi organizatorii evenimentului.

Operatorul economic va include în oferta sa un desfășurător detaliat al etapelor evenimentului, precum și un concept al acestuia.

Activităţi în atribuţia operatorului economic: Solicităm prezenţa a 2 reprezentanți ai firmei de organizare în locaţia de desfășurarea a fiecărui evenimentul organizat, personal care va fi la dispozitia beneficiarului în perioada evenimentului și va fi responsabil de buna organizare din punct de vedere logistic a evenimentelor. Alte servicii asigurate de operatorul economic:

înregistrarea participanţilor pe listele de prezenţă,

informarea şi îndrumarea acestora,

distribuirea materialelor evenimentului;

colectarea de la participanti și predarea către autoritatea contractantă a formularelor de grup țintă, inclusiv asigurarea completării conform regulilor POSDRU;

colectarea altor chestionare și documente solicitate în cadrul procedurilor de organizare ale evenimentului (inclusiv a documentelor necesare decontării costurilor de transport pentru participanți);

buna desfăşurare logistică şi tehnică a evenimentului;

marcarea sălilor pentru localizarea cu uşurinţă a acestora de către participanţi;

organizarea coffee-break-urilor şi a meselor de pranz/cină;

realizarea de fotografii pe parcursul desfăşurării evenimentelor;

realizarea formalităţilor de decont de transport pentru participanţi (acolo unde este cazul).

4.2. Cerințe privind derularea: CONFERINȚĂ INCHIDERE PROIECT CÂMPINA

Durata evenimentului: 2 zile (se consideră și seara precedentă evenimentului)

Participanți: oficiali proiect, parteneri, grupul țintă al proiectului, operatori economici, parteneri sociali, mass-media

Perioada desfasurare – decembrie 2015

Evenimentul se va desfășura într-o locaţie de tip complex hotelier poziționat central din localitatea Câmpina, de minim 3 stele.

Se vor asigura urmatoarele servicii:

Serviciul solicitat Cantitate Buc. Observatii

Cazare 1 buc

7 persoane

Minim 3 stele Camere single Mic dejun inclus Camerele să fie dotate cu:

- aer condiţionat; - duş; - telefon intern şi internaţional; - acces internet; - TV color.

Atenţie! Numărul persoanelor care vor fi cazate este estimativ și poate varia. Reducerea numărului de participanţi ca urmare a neprezentării acestora la evenimente nu impune Achizitorului obligaţia de a achita costurile legate de respectivele servicii de cazare.

Servicii restaurant prânz

pentru persoanele participante

1 buc

70 persoane

- prânzul trebuie să fie organizat în stil bufet suedez și va fi asigurat pentru numărul de participanți la eveniment

- restaurantul se va afla în incinta hotelului și va avea suficiente locuri la mese pentru servirea bufetului suedez, pentru toți participanții;

- mese pentru servire și consum propice servirii de alimente și bauturi;

- personal specializat conform cerițtelor; - veselă și tacâmuri adecvate (exclus veselă şi

tacâmuri din plastic); - în timpul tuturor meselor se va asigura

pentru toți participanții, cel puțin: apă plată, apă minerală și cafea sau ceai (pentru fiecare participant);

- bufetul suedez asigurat va fi compus dintr-un meniu variat, inclusiv varianta de meniu vegetarian;

- meniul pentru prânz va conține obligatoriu, cel puțin: aperitiv- sortimente variate, fel principal (cald)- sortimente variate, sortimente variate de salate, desert- sortimente variante;

- în oferta tehnică, se vor include și exemple de variante de meniu pentru mesele de prânz și cina și gramaje, conform cerințelor menționate în caietul de sarcini;

- prestatorul va prezenta, pentru validare, înainte de fiecare eveniment, persoanelor responsabile din partea Beneficiarului, minim

2 opțiuni privind meniurile, opțiuni care să corespundă condițiilor menționate anterior.

Servicii de restaurant pauză

cafea 2 buc. 70 persoane

Cerințe minime: la fiecare pauză de cafea vor fi servite cel puțin cafea, cafea decofeinizată, lapte, zahăr şi îndulcitor, ceai, băuturi răcoritoare neacidulate și acidulate, cu şi fără zahăr, minim 3 tipuri de produse de patiserie dulce și sărată/prajituri, fructe proaspete pentru toţi participanţii. În oferta tehnică, se vor include și exemple de variante de meniu pentru pauzele de cafea, conform cerințelor menționate în caietul de sarcini.

Servicii de restaurant cină

1 buc 7 persoane

Cina trebuie să fie organizată în stil bufet suedez. Restaurantul se va afla în incinta hotelului și va avea suficiente locuri la mese pentru servirea bufetului suedez, pentru toți participanții sau se va propune o altă locație adecvată, fiind asigurat transportul participanților la și de la hotelul în care se realizează cazarea

- mese pentru servire și consum propice servirii de alimente și bauturi

- personal specializat conform cerințelor - veselă și tacâmuri adecvate (exclus veselă şi

tacâmuri din plastic) In timpul tuturor meselor se va asigura pentru toți participanții, cel puțin: apă plată, apă minerală și cafea sau ceai (pentru fiecare participant).

Bufetul suedez asigurat va fi compus dintr-un meniu variat, inclusiv varianta de meniu vegetarian.

Meniul pentru cină va conține obligatoriu, cel puțin: aperitiv- sortimente variate, fel principal (cald)- sortimente variate, sortimente variate de salate, desert- sortimente variate.

In oferta tehnică, se vor prezenta 3 variante de meniuri pentru cină și gramaje, conform cerințelor menționate în caietul de sarcini și adecvat naturii evenimentului.

Prestatorul va prezenta, pentru validare, înainte de fiecare eveniment, persoanelor responsabile din partea Beneficiarului, minim 2 optiuni privind meniurile, opțiuni care să corespundă condițiilor menționate anterior.

Inchiriere sala conferinte

1 buc Capacitate

min, 70 persoane

- Amenajare prezidiu pentru min. 10 persoane, decorat cu min. față de masă, călăreți nume;

- Amenajarea sălii de conferinţe tip amfiteatru;

- Sala de conferinţă să nu aibă stâlpi de

susţinere care să obstrucţioneze vizibilitatea participanţilor la conferinţă;

- Instalaţie de sonorizare – 5 microfoane fixe şi 4 mobile;

- Posibilitatea rulării de pe suport optic a prezentărilor conferinței pe ecrane de tip LCD dispuse astfel încât să permită buna vizualizare a informațiilor de către participanți;

- Acces la facilităţi de printare şi multiplicare;

- Aer condiţionat;

- Cabluri, prize pentru laptop și conectarea la curent electric a echipamentului video-audio;

- Internet.

Invitații mass media

Min. 5 - 10 invitații

transmise

Min. 1 confirmăre

- Cerința minimă de participare ca din cele 5- 10 invitații transmise, să se primească minim 1 confirmare presa, tv, radio (local și național).

Kit conferință 1 buc 70 persoane Kit-ul va conține: mapă, insigne, ecuson cu șnur, agendă, pix

Alte solicitări

Locația de desfășurare a evenimentului va avea:

- asigurată paza și curățenia;

- sistem de climatizare propriu și funcțional;

- traseul de la intrare până la sala de conferință va fi marcat cu indicatoare de traseu (acolo unde este cazul);

- Spaţiul de recepţie: trebuie asigurat un spaţiu de recepţie în proximitate sălii pentru evenimente, pentru primirea şi înregistrarea participanţilor, distribuirea materialelor informative, bol pentru cartile de vizită;

- sala va fi brand-uită în preambulul conferinței cu materialele de promovare a evenimentului (vor fi predate de către beneficiar);

- Locaţia va asigura locuri şi acces parcare pentru participanţi şi organizatorii evenimentului.

Operatorul economic va include în oferta sa un desfășurător detaliat al etapelor evenimentului, precum și un concept al acestuia.

Activităţi în atribuţia operatorului economic: Solicităm prezenţa a 2 reprezentanți ai firmei de organizare în locaţia de desfășurarea a fiecărui evenimentul organizat, personal care va fi la dispozitia beneficiarului în perioada evenimentului și va fi responsabil de buna organizare din punct de vedere logistic a evenimentelor. Alte servicii asigurate de operatorul economic:

înregistrarea participanţilor pe listele de prezenţă,

informarea şi îndrumarea acestora,

distribuirea materialelor evenimentului;

colectarea de la participanți și predarea către autoritatea contractantă a formularelor de grup țintă, inclusiv asigurarea completării conform regulilor POSDRU;

colectarea altor chestionare și documente solicitate în cadrul procedurilor de organizare ale evenimentului (inclusiv a documentelor necesare decontării costurilor de transport pentru participanți);

buna desfăşurare logistică şi tehnică a evenimentului;

marcarea sălilor pentru localizarea cu uşurinţă a acestora de către participanţi;

organizarea coffee-break-urilor şi a meselor de prânz/cină;

realizarea de fotografii pe parcursul desfăşurării evenimentelor;

realizarea formalităţilor de decont de transport pentru participanţi (acolo unde este cazul).

4.3. Cerințe privind derularea: CONFERINȚĂ INCHIDERE PROIECT BRĂILA

Durata evenimentului: 2 zile (se consideră și seara precedentă evenimentului)

Participanți: oficiali proiect, parteneri, grupul țintă al proiectului, operatori economici, parteneri sociali, mass-media

Perioada desfasurare – decembrie 2015

Evenimentul va fi desfășurat într-o locaţie de tip complex hotelier poziționat central din localitatea Brăila, de minim 3 stele.

Se vor asigura urmatoarele servicii:

Serviciul solicitat Cantitate Buc. Observatii

Cazare 1 buc

7 persoane

Minim 3 stele Camere single Mic dejun inclus Camerele să fie dotate cu:

- aer condiţionat; - duş; - telefon intern şi internaţional; - acces internet; - TV color.

Atenţie! Numărul persoanelor care vor fi cazate este estimativ și poate varia. Reducerea numărului de participanţi ca urmare a neprezentării acestora la evenimente nu impune Achizitorului obligaţia de a achita costurile legate de respectivele servicii de cazare.

Servicii restaurant prânz

pentru persoanele participante

1 buc

70 persoane

- prânzul trebuie să fie organizat în stil bufet suedez și va fi asigurat pentru numărul de participanți la eveniment

- restaurantul se va afla în incinta hotelului și va avea suficiente locuri la mese pentru servirea bufetului suedez, pentru toți participanții;

- mese pentru servire și consum propice servirii de alimente și bauturi;

- personal specializat conform cerițtelor; - veselă și tacâmuri adecvate (exclus veselă şi

tacâmuri din plastic); - în timpul tuturor meselor se va asigura pentru

toți participanții, cel puțin: apă plată, apă minerală și cafea sau ceai (pentru fiecare participant);

- bufetul suedez asigurat va fi compus dintr-un meniu variat, inclusiv varianta de meniu vegetarian;

- meniul pentru prânz va conține obligatoriu, cel puțin: aperitiv- sortimente variate, fel principal (cald)- sortimente variate, sortimente variate de salate, desert- sortimente variante;

- în oferta tehnică, se vor include și exemple de variante de meniu pentru mesele de prânz și cina și gramaje, conform cerințelor menționate în caietul de sarcini;

- prestatorul va prezenta, pentru validare, înainte de fiecare eveniment, persoanelor

responsabile din partea Beneficiarului, minim 2 opțiuni privind meniurile, opțiuni care să corespundă condițiilor menționate anterior.

Servicii de restaurant pauză

cafea 2 buc. 70 persoane

Cerințe minime: la fiecare pauză de cafea vor fi servite cel puțin cafea, cafea decofeinizată, lapte, zahăr şi îndulcitor, ceai, băuturi răcoritoare neacidulate și acidulate, cu şi fără zahăr, minim 3 tipuri de produse de patiserie dulce si sarata/prajituri, fructe proaspete pentru toţi participanţii. In oferta tehnică, se vor include și exemple de variante de meniu pentru pauzele de cafea, conform cerințelor menționate în caietul de sarcini.

Servicii de restaurant cina

1 buc 7 persoane

Cina trebuie să fie organizată în stil bufet suedez. Restaurantul se va afla în incinta hotelului și va avea suficiente locuri la mese pentru servirea bufetului suedez, pentru toți participanții sau se va propune o altă locație adecvată, fiind asigurat transportul participanților la și de la hotelul în care se realizează cazarea

- mese pentru servire și consum propice servirii de alimente și băuturi

- personal specializat conform cerințelor - veselă și tacâmuri adecvate (exclus veselă şi

tacâmuri din plastic) In timpul tuturor meselor se va asigura pentru toți participanții, cel puțin: apă plată, apă minerală și cafea sau ceai (pentru fiecare participant).

Bufetul suedez asigurat va fi compus dintr-un meniu variat, inclusiv varianta de meniu vegetarian.

Meniul pentru cină va conține obligatoriu, cel puțin: aperitiv- sortimente variate, fel principal (cald)- sortimente variate, sortimente variate de salate, desert- sortimente variate.

In oferta tehnică, se vor prezenta 3 variante de meniuri pentru cină și gramaje, conform cerințelor menționate în caietul de sarcini și adecvat naturii evenimentului.

Prestatorul va prezenta, pentru validare, înainte de fiecare eveniment, persoanelor responsabile din partea Beneficiarului, minim 2 opțiuni privind meniurile, opțiuni care să corespundă condițiilor menționate anterior.

Închiriere sală conferințe

1 buc Capacitate

min, 80 persoane

- Amenajare prezidiu pentru min. 10 persoane, decorat cu min. față de masă, călăreți nume;

- Amenajarea sălii de conferinţe tip amfiteatru;

- Sala de conferinţă să nu aibă stâlpi de susţinere care să obstrucţioneze vizibilitatea participanţilor la conferinţă;

- Instalaţie de sonorizare – 5 microfoane fixe şi 4 mobile;

- Posibilitatea rulării de pe suport optic a prezentărilor conferinței pe ecrane de tip LCD dispuse astfel încât să permită buna vizualizare a informațiilor de către participanți;

- Acces la facilităţi de printare şi multiplicare;

- Aer condiţionat;

- Cabluri, prize pentru laptop și conectarea la curent electric a echipamentului video-audio;

- Internet.

Invitații mass media

Min. 5 - 10 invitații

transmise

Min. 1 confirmăre

- Cerința minimă de participare ca din cele 5- 10 invitații transmise, să se primească minim 1 confirmare presa, tv, radio (local și național).

Kit conferință 1 buc 70 persoane Kit-ul va conține: mapă, insigne, ecuson cu șnur, agendă, pix

Alte solicitari

Locația de desfășurare a evenimentului va avea:

- asigurată paza și curățenia; - sistem de climatizare propriu și

funcțional; - traseul de la intrare până la sala de

conferință va fi marcat cu indicatoare de traseu (acolo unde este cazul);

- Spaţiul de recepţie: trebuie asigurat un spaţiu de recepţie în proximitate sălii pentru evenimente, pentru primirea şi înregistrarea participanţilor, distribuirea materialelor informative, bol pentru cartile de vizită;

- sala va fi brand-uită în preambulul conferinței cu materialele de promovare a evenimentului (vor fi predate de către beneficiar);

- Locaţia va asigura locuri şi acces parcare pentru participanţi şi organizatorii evenimentului.

Operatorul economic va include în oferta sa un desfășurător detaliat al etapelor evenimentului, precum și un concept al acestuia. Activităţi în atribuţia operatorului economic: Solicităm prezenţa a 2 reprezentanți ai firmei de organizare în locaţia de desfășurarea a fiecărui evenimentul organizat, personal care va fi la dispozitia beneficiarului în perioada evenimentului și va fi responsabil de buna organizare din punct de vedere logistic a evenimentelor. Alte servicii asigurate de operatorul economic:

înregistrarea participanţilor pe listele de prezenţă,

informarea şi îndrumarea acestora,

distribuirea materialelor evenimentului;

colectarea de la participanți și predarea către autoritatea contractantă a formularelor de grup țintă, inclusiv asigurarea completării conform regulilor POSDRU;

colectarea altor chestionare și documente solicitate în cadrul procedurilor de organizare ale evenimentului (inclusiv a documentelor necesare decontării costurilor de transport pentru participanți);

buna desfăşurare logistică şi tehnică a evenimentului;

marcarea sălilor pentru localizarea cu uşurinţă a acestora de către participanţi;

organizarea coffee-break-urilor şi a meselor de prânz/cină;

realizarea de fotografii pe parcursul desfăşurării evenimentelor;

realizarea formalităţilor de decont de transport pentru participanţi (acolo unde este cazul).

4.2. Cerințe privind derularea: CONFERINȚĂ INCHIDERE PROIECT CRAIOVA

Durata evenimentului: 2 zile (se consideră și seara precedentă evenimentului)

Participanti: oficiali proiect, parteneri, grupul țintă al proiectului, operatori economici, parteneri sociali, mass-media

Perioada desfasurare – decembrie 2015

Evenimentul va fi desfășurat într-o locaţie de tip complex hotelier poziționat central din localitatea Craiova, de minim 3 stele.

Se vor asigura urmatoarele servicii:

Serviciul solicitat Cantitate Buc. Observatii

Cazare 1 buc

7 persoane

Minim 3 stele Camere single Mic dejun inclus Camerele să fie dotate cu:

- aer condiţionat; - duş; - telefon intern şi internaţional; - acces internet; - TV color.

Atenţie! Numărul persoanelor care vor fi cazate este estimativ și poate varia. Reducerea numărului de participanţi ca urmare a neprezentării acestora la evenimente nu impune Achizitorului obligaţia de a achita costurile legate de respectivele servicii de cazare.

Servicii restaurant prânz

pentru persoanele participante

1 buc

70 persoane

- prânzul trebuie să fie organizat în stil bufet suedez și va fi asigurat pentru numărul de participanți la eveniment

- restaurantul se va afla în incinta hotelului și va avea suficiente locuri la mese pentru servirea bufetului suedez, pentru toți participanții;

- mese pentru servire și consum propice servirii de alimente și bauturi;

- personal specializat conform cerițtelor; - veselă și tacâmuri adecvate (exclus veselă

şi tacâmuri din plastic); - în timpul tuturor meselor se va asigura

pentru toți participanții, cel puțin: apă plată, apă minerală și cafea sau ceai (pentru fiecare participant);

- bufetul suedez asigurat va fi compus dintr-un meniu variat, inclusiv varianta de meniu vegetarian;

- meniul pentru prânz va conține obligatoriu, cel puțin: aperitiv- sortimente variate, fel principal (cald)- sortimente variate, sortimente variate de salate, desert- sortimente variante;

- în oferta tehnică, se vor include și exemple de variante de meniu pentru mesele de prânz și cina și gramaje, conform cerințelor menționate în caietul de sarcini;

- prestatorul va prezenta, pentru validare, înainte de fiecare eveniment, persoanelor responsabile din partea Beneficiarului, minim 2 opțiuni privind meniurile, opțiuni care să corespundă condițiilor menționate anterior.

Servicii de restaurant pauză

cafea 2 buc. 70 persoane

Cerințe minime: la fiecare pauză de cafea vor fi servite cel puțin cafea, cafea decofeinizată, lapte, zahăr şi îndulcitor, ceai, băuturi răcoritoare neacidulate și acidulate, cu şi fără zahăr, minim 3 tipuri de produse de patiserie dulce si sarata/prajituri, fructe proaspete pentru toţi participanţii. In oferta tehnică, se vor include și exemple de variante de meniu pentru pauzele de cafea, conform cerințelor menționate în caietul de sarcini.

Servicii de restaurant cină

1 buc 7 persoane

Cina trebuie să fie organizată în stil bufet suedez. Restaurantul se va afla în incinta hotelului și va avea suficiente locuri la mese pentru servirea bufetului suedez, pentru toți participanții sau se va propune o altă locație adecvată, fiind asigurat transportul participanților la și de la hotelul în care se realizează cazarea

- mese pentru servire și consum propice servirii de alimente și băuturi

- personal specializat conform cerințelor - veselă și tacâmuri adecvate (exclus veselă

şi tacâmuri din plastic) In timpul tuturor meselor se va asigura pentru toți participanții, cel puțin: apă plată, apă minerală și cafea sau ceai (pentru fiecare participant). Bufetul suedez asigurat va fi compus dintr-un meniu variat, inclusiv varianta de meniu vegetarian. Meniul pentru cină va conține obligatoriu, cel puțin: aperitiv- sortimente variate, fel principal (cald)- sortimente variate, sortimente variate de salate, desert- sortimente variate. In oferta tehnică, se vor prezenta 3 variante de meniuri pentru cină și gramaje, conform cerințelor menționate în caietul de sarcini și adecvat naturii evenimentului. Prestatorul va prezenta, pentru validare, înainte de fiecare eveniment, persoanelor responsabile din partea Beneficiarului, minim 2 opțiuni privind meniurile, opțiuni care să corespundă condițiilor menționate anterior.

Inchiriere sală conferințe

1 buc Capacitate

min. 70 persoane

- Amenajare prezidiu pentru min. 10 persoane, decorat cu min. față de masă, călăreți nume;

- Amenajarea sălii de conferinţe tip amfiteatru;

- Sala de conferinţă să nu aibă stâlpi de susţinere care să obstrucţioneze vizibilitatea participanţilor la conferinţă;

- Instalaţie de sonorizare – 5 microfoane fixe şi 4 mobile;

- Posibilitatea rulării de pe suport optic a prezentărilor conferinței pe ecrane de tip LCD dispuse astfel încât să permită buna vizualizare a informațiilor de către participanți;

- Acces la facilităţi de printare şi multiplicare;

- Aer condiţionat;

- Cabluri, prize pentru laptop și conectarea la curent electric a echipamentului video-audio;

- Internet.

Invitații mass media

Min. 5 - 10 invitații

transmise

Min. 1 confirmăre

- Cerința minimă de participare ca din cele 5- 10 invitații transmise, să se primească minim 1 confirmare presa, tv, radio (local și național).

Kit conferință 1 buc 70 persoane Kit-ul va conține: mapă, insigne, ecuson cu șnur, agendă, pix

Alte solicitări

Locația de desfășurare a evenimentului va avea:

- asigurată paza și curățenia; - sistem de climatizare propriu și

funcțional; - traseul de la intrare până la sala de

conferință va fi marcat cu indicatoare de traseu (acolo unde este cazul);

- Spaţiul de recepţie: trebuie asigurat un spaţiu de recepţie în proximitate sălii pentru evenimente, pentru primirea şi înregistrarea participanţilor, distribuirea materialelor informative, bol pentru cartile de vizită;

- sala va fi brand-uită în preambulul conferinței cu materialele de promovare a evenimentului (vor fi predate de către beneficiar);

- Locaţia va asigura locuri şi acces parcare pentru participanţi şi organizatorii evenimentului.

Operatorul economic va include în oferta sa un desfășurător detaliat al etapelor evenimentului, precum și un concept al acestuia. Activităţi în atribuţia operatorului economic: Solicităm prezenţa a 2 reprezentanți ai firmei de organizare în locaţia de desfășurarea a fiecărui evenimentul organizat, personal care va fi la dispozitia beneficiarului în perioada evenimentului și va fi responsabil de buna organizare din punct de vedere logistic a evenimentelor. Alte servicii asigurate de operatorul economic:

înregistrarea participanţilor pe listele de prezenţă,

informarea şi îndrumarea acestora,

distribuirea materialelor evenimentului;

colectarea de la participanți și predarea către autoritatea contractantă a formularelor de grup țintă, inclusiv asigurarea completării conform regulilor POSDRU;

colectarea altor chestionare și documente solicitate în cadrul procedurilor de organizare ale evenimentului (inclusiv a documentelor necesare decontării costurilor de transport pentru participanți);

buna desfăşurare logistică şi tehnică a evenimentului;

marcarea sălilor pentru localizarea cu uşurinţă a acestora de către participanţi;

organizarea coffee-break-urilor şi a meselor de prânz/cină;

realizarea de fotografii pe parcursul desfăşurării evenimentelor;

realizarea formalităţilor de decont de transport pentru participanţi (acolo unde este cazul).

Observaţii:

1 . Pentru toate evenimentele, operatorul economic este obligat să asigure prezenţa unui coordonator de eveniment la fiecare eveniment care va fi responsabil cu:

înregistrarea participanţilor pe listele de prezenţă,

completarea formularelor de înregistrare pentru participanţi (acolo unde este cazul);

colectarea formularelor de grup țintă, inclusiv asigurarea completării conform regulilor POSDRU;

informarea şi îndrumarea participanţilor;

distribuirea materialelor evenimentului către participanţi;

asigură buna desfăşurare logistică şi tehnică a evenimentului;

marcarea sălilor pentru localizarea cu uşurinţă a acestora de către participanţi;

organizarea coffee-break-urilor şi a meselor de prânz/cină. De asemenea, operatorului îi revin toate atribuţiile ce ţin de:

asigurarea serviciilor privind cazarea şi masa pentru echipa de proiect;

asigurarea celorlalte servicii privind desfăşurarea în bune condiţii a evenimentelor.

2. Entităţile responsabile pentru managementul contractului

MMFPSPV va îndeplini rolul de Autoritate Contractantă pentru acest proiect și va fi responsabilă pentru toate aspectele procedurale legate de procesul de atribuire şi management financiar.

Prestatorul va presta serviciile descrise în prezentul caiet de sarcini, asigurând un standard de calitate cât mai ridicat. 3. Sprijin ce va fi furnizat de Autoritatea Contractantă

Autoritatea Contractantă, va furniza toate informaţiile şi va coopera cu Prestatorul în vederea obţinerii celor mai bune rezultate. De asemenea, va furniza neoneros toate informaţiile disponibile necesare contractului. 4. Data de începere a activităţilor şi perioada de execuţie a acestora

Data planificată pentru începerea activităţilor este 1 zi, iar perioada de execuţie a contractului este de 5 zile de la data semnării contractului. 5. Raportări

Prestatorul trebuie să trimită Achizitorului un raport de activitate privind modul cum au fost prestate serviciile de organizare a evenimentelor. Raportul de activitate va identifica şi va descrie rezultatele evenimentelor organizate, şi va conţine printre altele următoarele: Informaţii generale asupra desfăşurării evenimentelor, numărul de participanţi, număr persoane pentru care s-au asigurat servicii de catering, etc 6. Condiţii de plată

Pentru acest eveniment Prestatorul va primi de la Autoritatea Contractantă o listă a participanților notificați, ce va specifica numărul de persoane care vor participa la eveniment, cu minim 2 zile calendaristice înainte de data desfășurării evenimentului. Numărul de persoane pentru care se solicită serviciile de masă/catering, pauză de cafea este estimativ și poate varia. Reducerea numărului de participanți ca urmare a neprezentării acestora la eveniment nu impune Achizitorului obligația de a achita costurile suplimentare. Plata se va face pe bază de facturi. Se va încheia un proces verbal de recepţie la sfârșitul evenimentului, pe baza raportului de activitate menţionat la pct. 8 din Specificațiile Tehnice. Plata se va efectua numai pentru participanții notificați de Achizitor prin intermediul listei de participanți menționate la punctul 9 din prezentele specificații tehnice.