www.poca.ro

Conform prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), informațiile referitoare la datele cu caracter personal cuprinse în acest document sunt confidențiale. Acestea sunt destinate exclusiv persoanei/persoanelor menționate ca destinatar/destinatari și altor persoane autorizate să-l primească. Dacă ați primit acest document în mod eronat, vă adresăm rugămintea de a returna documentul primit, expeditorului

Direcția Generală Planificare Bugetară și Management Financiar

Serviciul Implementare și Administrare Proiecte Finanțate din Fonduri Europene Nerambursabile

CAIET DE SARCINI

Achiziție de servicii organizare evenimente pentru Proiectul ”Incluziune și egalitate de șanse

post-2020-Cadru strategic național de politică pentru incluziunea socială și egalitatea de șanse

post 2020”, cod MySMIS 129157, proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul

Operațional Capacitate Administrativă

Cerinţele impuse în prezentul caiet de sarcini vor fi considerate ca fiind minimale. În acest sens orice

ofertă prezentată, care se abate de la prevederile Caietului de sarcini, va fi luată înconsiderare, dar

numai în măsura în care propunerea tehnică presupune asigurarea unui nivel calitativ superior

cerinţelor minimale din Caietul de sarcini.

I. DATE GENERALE

Informații despre autoritatea contractantă - Autoritatea de Management pentru Programul

Operaţional Capacitate Administrativă

Finanțarea Proiectului – La data de 10.05.2019, a fost semnat contractul de finanțare nr. 345 pentru

proiectul ”Incluziune și egalitate de șanse post-2020-Cadru strategic național de politică pentru

incluziunea socială și egalitatea de șanse post 2020”, cod MySMIS 129157, proiect cofinanțat din

Fondul Social European prin Programul Operațional Capacitate Administrativă.

Conform regulilor programului cheltuielile asociate programului sunt eligibile de la data aprobării.

Detalii proiect

www.poca.ro

Conform prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), informațiile referitoare la datele cu caracter personal cuprinse în acest document sunt confidențiale. Acestea sunt destinate exclusiv persoanei/persoanelor menționate ca destinatar/destinatari și altor persoane autorizate să-l primească. Dacă ați primit acest document în mod eronat, vă adresăm rugămintea de a returna documentul primit, expeditorului

Dezvoltarea capacităţii administrative a MMJS şi ANES de a fundamenta pe dovezi politicile

publice din aria de responsabilitate, respectiv a cadrului strategic naţional privind incluziunea

socială și reducerea sărăciei post 2020 și a cadrului strategic naţional pentru egalitatea de gen

post 2020, conform cerințelor stabilite de Comisia Europeană, în vederea îndeplinirii condiţiilor

favorizante esenţiale pregătirii documentelor aferente CFM post 2020 şi accesării FESI în

perioada 2021-2027.

Scopul proiectului

1. OS 1. Creșterea capacității MMJS și ANES de a fundamenta politici publice bazate pe dovezi prin

colaborarea cu experți din mediul universitar cu experiență în domeniu, în elaborarea cadrului

strategic național post 2020 privind incluziunea socială și respectiv egalitatea de gen, obiectiv atins

prin RP1 si RP2.

2. OS 2. Îmbunătățirea nivelului de cunoaștere a fenomenelor sărăciei, excluziunii sociale, egalitații

de gen, prin realizarea unei analize diagnostic bazată pe date statistice, obiectiv atins prin RP1 si RP2.

3. OS 3. Planificarea strategică post 2020 a măsurilor interdisciplinare care vizează creșterea

incluziunii sociale, reducerea sărăciei, precum și care vizează egalitatea de gen, obiectiv atins prin

RP3.

4. OS 4 Sprijinirea procesului de programare a CFM post 2020 şi îndeplinirea condiţiilor stabilite de

Comisia Europeană pe domeniile incluziunii, reducerii saraciei si domeniul egalității de gen, pentru ca

România să acceseze fondurile europene post 2020, obiectiv atins prin RP3.

5. OS 5 Intărirea cooperarii interinstituționale (a MMJS si ANES cu instituțiile de nivel central și local

cu atribuții în incluziunea socială și în ceea ce privește egalitatea de gen) prin implicarea activă a

acestora în elaborarea acestui cadru strategic, obiectiv atins prin RP3.

Activităţile proiectului

În cadrul proiectului, echipele comunitare integrate vor urmări, în principal:

*Existenţa unui cadru de politică strategic naţional pentru incluziune socială şi reducerea sărăciei,

care să includă:

1.Un diagnostic bazat pe date concrete în ceea ce priveşte sărăcia şi excluziunea socială, inclusiv

sărăcia în rândul copiilor, lipsa de adăpost, segregarea spaţială şi educaţională, accesul limitat la

servicii şi infrastructuri esenţiale, precum şi nevoile specifice ale persoanelor vulnerabile;

www.poca.ro

Conform prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), informațiile referitoare la datele cu caracter personal cuprinse în acest document sunt confidențiale. Acestea sunt destinate exclusiv persoanei/persoanelor menționate ca destinatar/destinatari și altor persoane autorizate să-l primească. Dacă ați primit acest document în mod eronat, vă adresăm rugămintea de a returna documentul primit, expeditorului

2.Măsuri menite să prevină şi să combată segregarea în toate domeniile, inclusiv prin furnizarea unui

sprijin adecvat pentru venit, pieţe incluzive ale forţei de muncă şi acces şi servicii de calitate pentru

persoanele vulnerabile, inclusiv pentru migranţi;

3. Măsuri pentru trecerea de la îngrijirea instituţională la cea bazată pe comunitate;

4. Modalităţi prin care se asigură faptul că concepţia, implementarea, monitorizarea şi revizuirea să

se desfăşoare în strânsă cooperare cu partenerii sociali şi cu organizaţiile relevante ale societăţii

civile.”, termenele fiind foarte strânse, respectiv cadrul strategic va trebui elaborat, aprobat şi în

vigoare până la finalul anului 2019.

Totodată, memorandumul cu tema ” Măsuri necesare îndeplinirii condiției favorizante “Cadru de

politică strategic național pentru incluziune socială şi reducerea sărăciei”, prevăzută prin

propunerea de Regulament CE de stabilire a unor prevederi comune pentru o serie de fonduri UE

post 2020 (CPR)” și memorandumul cu tema ” Măsuri necesare îndeplinirii condiției favorizante

“Cadru strategic național pentru egalitatea de gen”, prevăzută prin propunerea de Regulament CE

de stabilire a unor prevederi comune pentru o serie de fonduri UE post 2020 (CPR)”, stabileasc şi

responsabilitatea ANES, instituţie aflată în subordinea MMJS pentru îndeplinirea condiţiei favorizante

aferente Obiectivului de politică 4 ”O Europă mai socială prin implementarea Pilonului European

privind Drepturile Sociale”, obiectivele specifice FEDR 4.1, şi FSE 4.3.1, condiţia favorizantă ”Cadru

strategic naţional pentru egalitatea de gen”, ale cărei criterii de îndeplinire presupun: *Existenţa unui

cadru de politică strategic naţional pentru egalitatea de gen, care să includă:

1. O identificare bazată pe date concrete a provocărilor în materie de egalitate de gen;

2. Măsuri de abordare a disparităţilor de gen în ceea ce priveşte ocuparea forţei de muncă,

salarizarea şi pensile şi de promovare a echilbrului între viaţa profesională şi cea privată, inclusiv prin

îmbunătăţirea accesului la educaţia şi îngrijirea copiilor preşcolari, cu definirea de valori ţintă;

3.Modalităţi de monitorizare, evaluare şi revizuire a cadrului de politică strategic şi metode de

colectare a datelor.

Rezultatele proiectului

- Un cadru strategic de politică națională pentru incluziunea socială și reducerea sărăciei post

2020 elaborat și aprobat (cadru care va cuprinde o Strategie națională de incluziune și reducerea

sărăciei post 2020 și un Plan de acțiune 2021- 2027)

-Doua proiecte de HG și două note de fundamentere pentru aprobarea Strategiilor și Planurilor de

acțiuni elaborate și transmise către SGG

www.poca.ro

Conform prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), informațiile referitoare la datele cu caracter personal cuprinse în acest document sunt confidențiale. Acestea sunt destinate exclusiv persoanei/persoanelor menționate ca destinatar/destinatari și altor persoane autorizate să-l primească. Dacă ați primit acest document în mod eronat, vă adresăm rugămintea de a returna documentul primit, expeditorului

- Un cadru strategic de politică națională pentru egalitatea de șanse post 2020 elaborat și aprobat

(cadru care va cuprinde o analiză diagnostic, o Strategie națională privind egalitatea de șanse post

2020 și un Plan de acțiune 2021- 2027)

II. OBIECTUL ACHIZIŢIEI PUBLICE- îl constituie achiziționarea de ”servicii de organizare

evenimente – servicii pentru evenimente” pe loturi individuale astfel :

LOT 1

Conferință de deschidere și conferință de închidere proiect

LOT 2

-2 întalniri pentru realizarea dezbaterilor publice in cadrul A 3.5, Organizarea a 2 sesiuni de

dezbatere publică a schițelor/drafturilor Strategiilor si Planurilor de acțiune, cu partenerii sociali

si cu organizațiile relevante ale societații civile

-2 întalniri pentru realizarea dezbaterilor publice in cadrul A 4.5, Organizarea a 2 sesiuni de

dezbatere publica a schițelor/drafturilor Strategiilor si Planurilor de acțiune, cu partenerii sociali

si cu organizațiile relevante ale societații civile

LOT 3

- 4 Ateliere de lucru in cadrul A 3.6, Organizarea a 4 ateliere de lucru regionale la care vor

participa autoritațile administrației publice locale, ONG-uri etc

- 4 Ateliere de lucru in cadrul A 4.6, Organizarea a 4 ateliere de lucru regionale la care vor

participa autoritațile administrației publice locale, ONG-uri etc.

II.1. Scopul:

Prezentul proiect vizează elaborarea celor două cadre strategice naționale post 2020 pornind de la

Strategiile existente in domeniile: incluziunii sociale, incluziunii romilor, îmbatranirii active, agenda

digitală, ocupării forței de muncă, garanției pentru tineret, învățării pe tot parcursul vieții, reducerii

părăsirii timpurii a școlii, sănătații, persoanelor cu dizabilitați, copiilor, victimelor violenței domestice

si traficului de persoane etc. avănd în vedere faptul ca incluziunea sociala si egalitatea de gen sunt

domenii interdisciplinare si transversale. Totodată proiectul contribuie la atingerea obiectivelor SCAP

care au ca scop remedierea principalelor deficienţe care împiedică administraţia publică din România

www.poca.ro

Conform prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), informațiile referitoare la datele cu caracter personal cuprinse în acest document sunt confidențiale. Acestea sunt destinate exclusiv persoanei/persoanelor menționate ca destinatar/destinatari și altor persoane autorizate să-l primească. Dacă ați primit acest document în mod eronat, vă adresăm rugămintea de a returna documentul primit, expeditorului

să-şi îndeplinească rolul la nivelul aşteptărilor beneficiarilor săi, prin stabilirea cadrului general de

reformă al administraţiei publice pentru perioada 2014-2020. Conform HG 909/2014, viziunea asupra

administraţiei publice din România vizează orientarea către beneficiari, deschiderea la soluţii

inovatoare, un proces decizional predictibil şi fundamentat, management financiar în interesul public,

obiective pe care şi le propune şi MMJS şi ANES prin proiectul de faţă, a cărui implementare cu succes

va determina întărirea capacităţii MMJS şi ANES de a fundamenta politici publice adecvate, eficiente,

sustenabile, adaptate nevoilor specifice ale grupului vizat, bazate de dovezi provenind din analizele

diagnostic realizate de ICCV. Proiectul se încadrează în SCAP OG IV, OG II răspunzând OS II.1, OS II.4

prin faptul că proiectul urmăreşte dezvoltarea unor instrumente care vizează aceste obiective și OS

II.6 prin parteneriatul MMJS, ANES,SNSPA

II.3. Perioada de realizare a contractului: de la data semnării contractului de către ambele părți,

până la data finalizării proiectului, respectiv până la data de 31.03.2020, cu încadrarea în valoarea

contractată, cu posibilitatea prelungirii în condițiile în care se prelungește durata contractului de

finanțare.

III. IPOTEZE ŞI RISCURI

III.1 Ipoteze care stau la baza contractului

Proiectul nu este expus unor riscuri majore, dar au fost identificate o serie de constrăngeri si

riscuri dintre care cele mai relevante sunt: lipsa datelor recente, instabilitatea instituțională,

neaprobarea HG-urilor în termenul fixat, termenele limită scurte, neasigurarea fluxului

financiar pentru implementarea activităților. Pentru acestea liderul si partenerii au identificat

o serie de masuri care vor conduce la atingerea integrala a obiectivelor si a rezultatelor, in

termenele stabilite

III.2 Riscuri

Riscurile care vor fi luate în considerare pe durata implementării serviciilor, sunt:

deficiențe de comunicare la nivel intra-instituțional și inter-instituțional, precum și între MMJS

și operatorul economic, pentru implementarea contractului;

schimbări în sistemul instituțional și/sau legislativ de natură să afecteze implementarea

acestui contract;

modificări ale graficului de implementare a proiectului ca urmare a diferitelor evenimente

publice ce pot apărea;

întârzieri pe parcursul derulării procedurii de atribuire a contractului din cauza eventualelor

contestații şi aprobărilor necesare pentru documente, care pot afecta demararea în timp a

furnizării serviciilor;

www.poca.ro

Conform prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), informațiile referitoare la datele cu caracter personal cuprinse în acest document sunt confidențiale. Acestea sunt destinate exclusiv persoanei/persoanelor menționate ca destinatar/destinatari și altor persoane autorizate să-l primească. Dacă ați primit acest document în mod eronat, vă adresăm rugămintea de a returna documentul primit, expeditorului

serviciile furnizate să nu coincidă cu cele ofertate şi contractate;

prezența la evenimente a unui număr mai mic sau mai mare de participanți decât cel estimat.

IV. ACTIVITĂȚI EFECTUATE DE CĂTRE OPERATORUL ECONOMIC

LOT 1 : Conferință de deschidere și conferință de închidere proiect

Se va organiza o conferința de deschidere si una de închidere a proiectului.

Perioada de derulare: octombrie 2019 – conferința de deschidere/ aprilie 2020 – conferința închidere

Perioada de derulare se poate modifica în funcție de schimbările care apar în graficul de

implementare al proiectului. Autoritatea contractantă va comunica operatorului economic eventualele

schimbări precum și data de desfășurare a evenimentului cu minim 20 zile lucrătoare înainte. În cazuri

excepționale, Autoritatea contractantă își rezervă dreptul de a notifica operatorul economic cu minim

10 zile lucrătoare înaintea desfășurării evenimentului.

Localitate de desfășurare a evenimentelor: București

Durata fiecărui eveniment: 2 zile/1 noapte cazare

Număr de participanți: 150 persoane/eveniment

Număr evenimente: 2

Pentru realizarea acestui eveniment operatorul economic va efectua serviciile necesare pentru

organizarea evenimentelor de tip conferințe.

În pachetul acestor servicii se vor asigura următoarele:

Închirierea sălii în care se va desfășura evenimentul:

Operatorul economic va asigura locaţia hotelieră unde vor fi cazați participanții, care va avea

obligatoriu o sală de derulare a evenimentului cu facilităţile corespunzătoare desfăşurării în bune

condiţii a evenimentului. Sala trebuie să fie corespunzătoare pentru 150 de persoane.

Dotarea sălii cu echipamente corespunzătoare:

Se vor asigura condițiile tehnice corespunzătoare desfăşurării evenimentului, prin dotarea sălii cu

echipamentele tehnice specifice necesare desfășurării unui astfel de eveniment, respectiv acces la

internet wireless, videoproiector, laptop, instalaţie tehnică pentru proiectarea prezentărilor, suport

flipchart, hârtie flipchart şi markere, hârtie A4 albă etc.

www.poca.ro

Conform prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), informațiile referitoare la datele cu caracter personal cuprinse în acest document sunt confidențiale. Acestea sunt destinate exclusiv persoanei/persoanelor menționate ca destinatar/destinatari și altor persoane autorizate să-l primească. Dacă ați primit acest document în mod eronat, vă adresăm rugămintea de a returna documentul primit, expeditorului

Sala trebuie să fie prevăzută cu dotările necesare desfăşurării în condiţii foarte bune a reuniunilor:

mobilier (masă pentru prezidiu şi scaune pentru conferinţă pentru un număr estimat de 10 persoane,

pupitru pentru vorbitori), instalaţie de climatizare (funcţională, silenţioasă), echipamente audio-video

(ecran, video-proiector, instalaţie sonorizare, microfoane fixe la prezidiu – minim unul la două

persoane şi 2 microfoane mobile, personal tehnic) etc. De asemenea, operatorul va asigura două

aranjamente florale pentru amenajarea prezidiului, ce vor avea:

Flori de culoare albă: 20 fire;

Vizual: 80% flori, 20% verdeata;

Marime max 30 cm înălțime, diametru 20-25 cm;

Livrare, manipulare, așezare în locație și debarasare inclusă în buget;

Recipient închiriat, se restituie.

Transportul persoanelor:

Operatorul economic va asigura realizarea formalităţilor de decont al transportului dus întors pentru

participanţi (acolo unde este cazul), din localitatea unde participanții au locul de muncă/ își

desfăsoară activitatea profesională, până la locul de desfășurare a evenimentului, pentru fiecare

participant.

Se va asigura decontarea transportului pentru fiecare participant, după caz, prin oricare din modurile

de transport următoare: rutier, feroviar sau aerian(inclusiv internațional), potrivit legislației în

vigoare, incluzând transferul de la gară, autogară si aeroport.

Cazarea persoanelor:

Operatorul economic se va asigura de respectarea unor cerinţe obligatorii privind cazarea

participanţilor. Aceasta se va efectua în cadrul unei unităţi hoteliere, în camere de minim 3 stele,

single sau duble în regim single, având cel putin următoarele facilități:

mic dejun inclus;

încălzire;

aer condiţionat;

baie proprie cu duş ;

telefon intern şi internaţional;

acces internet wireless gratuit;

TV.

Hotelul/hotelurile trebuie să dispună de un spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, care să

fie la dispoziţia acestora în prima și ultima zi de desfăşurare a evenimentului și să ofere minim 2

locuri de parcare.

www.poca.ro

Conform prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), informațiile referitoare la datele cu caracter personal cuprinse în acest document sunt confidențiale. Acestea sunt destinate exclusiv persoanei/persoanelor menționate ca destinatar/destinatari și altor persoane autorizate să-l primească. Dacă ați primit acest document în mod eronat, vă adresăm rugămintea de a returna documentul primit, expeditorului

Cazarea participanţilor va fi efectuată pentru numărul de persoane stabilit conform Anexei 1.

Alte activităţi aflate în sarcina operatorului economic:

primirea și înregistrarea participanților, îndrumarea lor;

transportul materialelor promoționale de la sediul/locația indicată a Autorității contractante la

locația evenimentului;

distribuirea materialelor evenimentului, puse la dispoziție de Autoritatea Contractantă;

asigurarea logisticii, a ecusoanelor de prezentare a vorbitorilor, gestionarea documentelor în

cadrul evenimentelor (chestionar, formulare grup țintă, lista participanti, agenda, întocmirea

mapelor, respectiv punerea documentelor într-o mapa pusă la dispoziție de beneficiar etc);

marcarea sălilor pentru localizarea cu uşurinţă a acestora de către participanţi;

asigurarea identității vizuale a proiectului(punerea la loc vizibil a afișului/afișelor proiectului și

a roll-up-ului puse la dispoziție de Autoritatea contractantă);

realizarea de fotografii pe parcursul desfăşurării evenimentelor;

elaborarea raportului evenimentului.

Operatorul economic va avea desemnat un coordonator de eveniment, cu experiență similară de

minim 2 ani. Operatorul economic va asigura asistenţă tehnică şi de secretariat la locul de desfăşurare

a evenimentului, constând în întocmirea listelor și tabelelor de prezență, iar la finalul conferintei va

elabora si transmite beneficiarului un raport de activitate, în format letric şi electronic (CD sau stick)

vizând aspectele organizaționale și logistice. Operatorul economic va asigura distribuirea materialelor

utilizate in cadrul evenimentului (agende eveniment, ecusoane etc.).

Operatorul economic va asigura pe toată durata evenimentului organizarea pauzelor după cum

urmează:

Masa de prânz pentru toți participanții va avea loc între orele 13:00 – 14:20 (estimare) și trebuie să

fie organizată în stil bufet suedez. Restaurantul/locația de servire a prânzului se va afla în incinta

hotelului sau a centrului de conferințe şi va avea suficiente locuri la mese pentru servirea aşezat la

masă, indiferent de numărul persoanelor care vor servi masa în restaurantul hotelului şi care nu

participă la evenimentul din program. Meniul tip bufet suedez va fi format din felul 1 (supă/ciorbă) –

minim 2 sortimente, felul 2 (minim 4 tipuri de combinaţii de meniu pe bază de carne şi garnitură,

salad bar, opțiuni vegetariene), desert – minim 4 sortimente, apă (plata si carbogazoasa), sucuri

naturale (minim 2 tipuri)

www.poca.ro

Conform prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), informațiile referitoare la datele cu caracter personal cuprinse în acest document sunt confidențiale. Acestea sunt destinate exclusiv persoanei/persoanelor menționate ca destinatar/destinatari și altor persoane autorizate să-l primească. Dacă ați primit acest document în mod eronat, vă adresăm rugămintea de a returna documentul primit, expeditorului

Cina pentru participanții care beneficiază de cazare, asigurată în stil bufet suedez, cuprinzând

aperitive, supe/ciorbe, fel principal cu carne + garnitură și salată, meniu vegetarian, desert .

In timpul pauzelor de pranz și cina se va asigura pentru toti participantii apă minerală și apă plată.

Vor fi organizate două pauze scurte(coffe-break)/zi eveniment ce vor avea o durată de 15-20 de

minute si vor fi realizate la locul de desfăşurare a reuniunii pentru 150 de persoane. Spațiul destinat

acestei activități trebuie să fie adecvat numărului de participanţi şi să nu afecteze desfăşurarea

sesiunilor de ședință. În cadrul pauzelor scurte (coffe-break) se vor asigura – cafea filtru, selecţie de

ceaiuri (minim 4 tipuri), apă plată şi minerală carbogazoasă, băuturi răcoritoare carbogazoase (minim

2 tipuri), sucuri naturale (minim 2 tipuri), zahăr, zahăr brun, îndulcitor, lapte pentru cafea,

asortiment de produse de patiserie dulci și sărate, fructe;

Orarul pauzelor va fi stabilit în funcție de agenda evenimentului.

Este oportun ca meniul să includă fructe și legume de sezon. Prestatorul va afișa denumirea

fiecărui preparat și lista posibililor alergeni prezenți în alimentele incluse în acesta.

Notă:

Sticlele de apă plată şi apă minerală pentru reuniune să fie livrate în recipiente de 0,5 l;

se va asigura apă minerală/plată pentru masa de prezidiu.

Sticlele de băuturi răcoritoare carbogazoase și de sucuri naturale să fie livrate în

recipiente cu o capacitate cuprinsă intre 250-330 ml;

Mâncarea va fi acoperită igienic, iar personalul de servire va folosi mănuşi;

Transportul şi aranjarea bufetului – incluse în preţ;

Se va asigura curăţenia la locul servirii;

Se vor asigura veselă şi tacâmuri adecvate (exclus veselă şi tacâmuri din plastic).

Prestatorul va prezenta, pentru validare, înainte de eveniment, persoanelor responsabile din partea

Beneficiarului, minim 2 opțiuni privind meniurile, opțiuni care să corespundă condițiilor menționate

anterior.

Cantitățile de mâncare trebuie să fie suficiente pentru numărul estimat de participanti la reuniune.

Produsele ce alcătuiesc serviciile coffee break și prânz trebuie să fie proaspete, bine preparate (nu

arse sau crude/în sânge), calde sau reci (după caz), iar prestarea serviciilor trebuie să respecte

normele stabilite de legislația în vigoare.

Autoritatea contractantă va comunica operatorului economic data de desfăşurare a evenimentului cu

minim 20 zile lucrătoare înainte. Modificarea localităților se va face de Autoritatea contractantă prin

informare scrisă a operatorului economic în termen de 20 de zile lucrătoare. În cazul în care numărul

www.poca.ro

Conform prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), informațiile referitoare la datele cu caracter personal cuprinse în acest document sunt confidențiale. Acestea sunt destinate exclusiv persoanei/persoanelor menționate ca destinatar/destinatari și altor persoane autorizate să-l primească. Dacă ați primit acest document în mod eronat, vă adresăm rugămintea de a returna documentul primit, expeditorului

de persoane care participă la eveniment suferă modificări, acestea vor fi comunicate operatorului

economic cu minim 3 zile înaintea evenimentului.

LOT 2 : Întălniri pentru dezbateri publice

1. Se vor organiza 2 sesiuni de dezbatere publică a schiţelor/drafturilor Strategiilor şi Planurilor de

acţiune, cu partenerii sociali şi cu organizaţiile relevante ale societăţii civile si alti actori

relevanti in domeniile incluziunii sociale si reducerii saraciei (în cadrul activității A 3.5).

Acestea vor fi organizate în Bucureşti.

2. Se vor organiza 2 sesiuni de dezbatere publică a schiţelor/drafturilor Strategiilor şi Planurilor de

acţiune, cu partenerii sociali şi cu organizaţiile relevante ale societăţii civile si alti actori

relevanti in domeniile egalității de gen.( În cadrul activității A 4.5) Acestea vor fi organizate în

Bucureşti.

Perioada de derulare:

1. 1 sesiune ianuarie 2020, a 2-a sesiune in aprilie 2020

2. 1 sesiune ianuarie 2020, a 2-a sesiune in aprilie 2020

Perioada de derulare se poate modifica în funcție de schimbările care apar în graficul de

implementare a proiectului. Autoritatea contractantă va comunica operatorului economic eventualele

schimbări precum și data de desfășurare a evenimentului cu minim 20 zile lucrătoare înainte. În cazuri

excepționale, Autoritatea contractantă își rezervă dreptul de a notifica operatorul economic cu minim

10 zile lucrătoare înaintea desfășurării evenimentului.

Localitate de desfășurare a evenimentelor: București

Durata fiecărui eveniment: 2 zile/ 2 nopți cazare

Număr de participanți: 35 persoane/eveniment

Număr evenimente: 4

Pentru realizarea acestor evenimente operatorul economic va efectua: serviciile necesare pentru

organizarea de evenimente de tip seminarii, ateliere de lucru, reuniuni de lucru, etc.

www.poca.ro

Conform prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), informațiile referitoare la datele cu caracter personal cuprinse în acest document sunt confidențiale. Acestea sunt destinate exclusiv persoanei/persoanelor menționate ca destinatar/destinatari și altor persoane autorizate să-l primească. Dacă ați primit acest document în mod eronat, vă adresăm rugămintea de a returna documentul primit, expeditorului

În pachetul acestor servicii se vor asigura următoarele:

Închirierea sălii în care se va desfășura evenimentul:

Operatorul economic va asigura locaţia hotelieră unde vor fi cazați participanții, care va avea

obligatoriu o sală de derulare a evenimentului cu facilităţile corespunzătoare desfăşurării

evenimentului (mobilier adecvat evenimentului, instalație de climatizare funcțională și silențioasă,

etc). Sala trebuie să fie corespunzătoare pentru numărul de persoane detaliat in Anexa 1 .

Dotarea sălii cu echipamente corespunzătoare:

Se vor asigura condițiile tehnice corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a evenimentului, prin

dotarea sălii cu echipamentele tehnice specifice necesare desfășurării unui astfel de eveniment,

respectiv acces la internet wireless, videoproiector, laptop, instalaţie tehnică pentru proiectarea

prezentărilor, suport flipchart, hârtie flipchart şi markere, hârtie A4 albă etc.

Transportul persoanelor:

Operatorul economic va asigura realizarea formalităţilor de decont al transportului dus întors pentru

participanţi (acolo unde este cazul), din localitatea unde participanții au locul de muncă/ își

desfăsoară activitatea profesională, până la locul de desfășurare a evenimentului, pentru fiecare

participant.

Se va asigura decontarea transportului pentru fiecare participant, după caz, prin oricare din modurile

de transport următoare: rutier, feroviar sau aerian, potrivit legislației în vigoare, incluzând transferul

de la gară, autogară si aeroport.

Cazarea persoanelor:

Operatorul economic se va asigura de respectarea unor cerinţe obligatorii privind cazarea

participanţilor. Aceasta se va efectua în cadrul unei unităţi hoteliere, în camere de minim 3 stele,

single sau duble în regim single, având cel putin următoarele facilități:

mic dejun inclus;

încălzire;

aer condiţionat;

baie proprie cu duş ;

telefon intern şi internaţional;

acces internet wireless gratuit;

TV.

www.poca.ro

Conform prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), informațiile referitoare la datele cu caracter personal cuprinse în acest document sunt confidențiale. Acestea sunt destinate exclusiv persoanei/persoanelor menționate ca destinatar/destinatari și altor persoane autorizate să-l primească. Dacă ați primit acest document în mod eronat, vă adresăm rugămintea de a returna documentul primit, expeditorului

Hotelul/hotelurile trebuie să dispună de un spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, care să

fie la dispoziţia acestora în prima și ultima zi de desfăşurare a evenimentului și să ofere minim 2

locuri de parcare.

Cazarea participanţilor va fi efectuată pentru numărul de persoane stabilit conform Anexei 1.

Alte activităţi aflate în sarcina operatorului economic:

primirea și înregistrarea participanților, îndrumarea lor;

transportul materialelor promoționale de la sediul/locația indicată a Autorității contractante la

locația evenimentului;

distribuirea materialelor evenimentului, puse la dispoziție de Autoritatea Contractantă;

asigurarea logisticii, a ecusoanelor de prezentare a vorbitorilor, gestionarea documentelor în

cadrul evenimentelor (chestionar, formulare grup țintă, lista participanti, agenda, întocmirea

mapelor, respectiv punerea documentelor într-o mapa pusă la dispoziție de beneficiar etc);

marcarea sălilor pentru localizarea cu uşurinţă a acestora de către participanţi;

asigurarea identității vizuale a proiectului(punerea la loc vizibil a afișului/afișelor proiectului și

a roll-up-ului puse la dispoziție de Autoritatea contractantă);

realizarea de fotografii pe parcursul desfăşurării evenimentelor;

elaborarea raportului evenimentului.

Operatorul economic va avea desemnat un coordonator de eveniment, cu experiență similară de

minim 2 ani.Operatorul economic va asigura asistenţă tehnică şi de secretariat la locul de desfăşurare

a evenimentului, constând în întocmirea listelor și tabelelor de prezență, iar la finalul conferintei va

elabora si transmite beneficiarului un raport de evaluare, în format letric şi electronic (CD sau stick)

vizând aspectele organizaționale și logistice. Operatorul economic va asigura distribuirea materialelor

utilizate in cadrul evenimentului (agende eveniment, ecusoane etc.).

Operatorul economic va asigura pe toată durata evenimentului organizarea pauzelor după cum

urmează:

Masa de prânz pentru toți participanții care va fi asigurată în regim de autoservire, tip bufet,

cuprinzând aperitive, supe/ciorbe, fel principal cu carne + garnitura și salată, meniu vegetarian,

desert.

www.poca.ro

Conform prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), informațiile referitoare la datele cu caracter personal cuprinse în acest document sunt confidențiale. Acestea sunt destinate exclusiv persoanei/persoanelor menționate ca destinatar/destinatari și altor persoane autorizate să-l primească. Dacă ați primit acest document în mod eronat, vă adresăm rugămintea de a returna documentul primit, expeditorului

Cina pentru participanții care beneficiază de cazare, asigurată tip bufet suedez, cuprinzând

aperitive, supe/ciorbe, fel principal cu carne + garnitură și salată, meniu vegetarian, desert .

In timpul pauzelor de pranz și cina se va asigura pentru toti participantii apă minerală și apă plată.

Vor fi organizate două pauze scurte(coffe-break)/zi eveniment în care se vor asigura apă plată și

minerală, sucuri naturale și carbogazoase, cafea, lapte, ceai, produse de patiserie dulci și sărate,

fructe (cel puțin 3 feluri).

Orarul pauzelor va fi stabilit în funcție de agenda evenimentului.

Este oportun ca meniul să includă fructe și legume de sezon. Prestatorul va afișa denumirea

fiecărui preparat și lista posibililor alergeni prezenți în alimentele incluse în acesta.

Autoritatea contractantă va comunica operatorului economic data de desfăşurare a evenimentului cu

minim 20 zile lucrătoare înainte Modificarea localităților se va face de Autoritatea contractantă prin

informare scrisă a operatorului economic în termen de 20 de zile lucrătoare. În cazul în care numărul

de persoane care participă la eveniment suferă modificări, acestea vor fi comunicate operatorului

economic cu minim 3 zile înaintea evenimentului.

LOT 3 : Ateliere de lucru

În cadrul acestei activități vor fi organizate 8 ateliere de lucru destinate actorilor sociali relevanți,

după cum urmează:

1.Se vor organiza 4 ateliere de lucru regionale (câte unul în fiecare doua macroregiuni, cu durata de 2

zile fiecare) la care vor participa autorităţile administraţiei publice locale, ONG-urile şi alţii. ( În

cadrul activității A 3.6) Fiecare atelier se va desfăşura pe durata a două zile.

Atelierele vor fi organizate succesiv in perioada de implementare a proiectului, astfel încât concluziile

desprinse din organizarea fiecărui eveniment să poată orienta, completa şi armoniza diferitele forme

ale drafturilor documentelor de lucru (diagnoză, strategie şi plan de acţiuni). La evenimente vor

participa experti ai MMJS, alaturi de experti in egalitate de gen si violenta domestica din cadrul

ANES, precum si a unor experţi tematici din partea partenerului SNSPA.

2. Se vor organiza 4 ateliere de lucru regionale (câte unul în fiecare doua macroregiuni, cu durata de

2 zile fiecare) la care vor participa autorităţile administraţiei publice locale, ONG-urile şi alţii. (În

cadrul activitatii A 4.6). La evenimente vor participa experti ai MMJS, alaturi de experti in egalitate

www.poca.ro

Conform prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), informațiile referitoare la datele cu caracter personal cuprinse în acest document sunt confidențiale. Acestea sunt destinate exclusiv persoanei/persoanelor menționate ca destinatar/destinatari și altor persoane autorizate să-l primească. Dacă ați primit acest document în mod eronat, vă adresăm rugămintea de a returna documentul primit, expeditorului

de gen si violenta domestica din cadrul ANES, precum si a unor experţi tematici din partea

partenerului SNSPA.

Perioada de derulare: octombrie 2019 – aprilie 2020

Perioada de derulare se poate modifica în funcție de modificările care apar în graficul de

implementare a proiectului. Autoritatea contractantă va comunica operatorului economic eventualele

schimbări precum și data de desfășurare a evenimentului cu minim 20 zile lucrătoare înainte. În cazuri

excepționale, Autoritatea contractantă își rezervă dreptul de a notifica operatorul economic cu minim

10 zile lucrătoare înaintea desfășurării evenimentului.

Localitate de desfășurare a evenimentelor: București, Iași, Constanța, Brașov, Cluj, Timișoara,

Craiova, Pitești

Durata fiecărui eveniment: 2 zile/ 2 nopți cazare

Număr de participanți: 35 persoane/eveniment

Număr evenimente: 8

Pentru realizarea acestui eveniment operatorul economic va efectua serviciile necesare pentru

organizarea evenimentelor de tip seminarii, ateliere de lucru, reuniuni de lucru, etc.

În pachetul acestor servicii se vor asigura următoarele:

Închirierea sălii în care se va desfășura evenimentul:

Operatorul economic va asigura locaţia hotelieră unde vor fi cazați participanții, care va avea

obligatoriu o sală de derulare a evenimentului cu facilităţile corespunzătoare desfăşurării în bune

condiţii a evenimentului(mobilier adecvat evenimentului, instalație de climatizare funcțională și

silențioasă, etc). Sala trebuie să fie corespunzătoare pentru numărul de persoane detaliat in Anexa 1 .

Dotarea sălii cu echipamente corespunzătoare:

Se vor asigura condițiile tehnice corespunzătoare desfăşurării evenimentului, prin dotarea sălii cu

echipamentele tehnice specifice necesare desfășurării unui astfel de eveniment, respectiv acces la

internet wireless, videoproiector, laptop, instalaţie tehnică pentru proiectarea prezentărilor, suport

flipchart, hârtie flipchart şi markere, hârtie A4 albă etc.

Transportul persoanelor:

www.poca.ro

Conform prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), informațiile referitoare la datele cu caracter personal cuprinse în acest document sunt confidențiale. Acestea sunt destinate exclusiv persoanei/persoanelor menționate ca destinatar/destinatari și altor persoane autorizate să-l primească. Dacă ați primit acest document în mod eronat, vă adresăm rugămintea de a returna documentul primit, expeditorului

Operatorul economic va asigura realizarea formalităţilor de decont al transportului dus întors pentru

participanţi (acolo unde este cazul), din localitatea unde participanții au locul de muncă/ își

desfăsoară activitatea profesională, până la locul de desfășurare a evenimentului, pentru fiecare

participant.

Se va asigura decontarea transportului pentru fiecare participant, după caz, prin oricare din modurile

de transport următoare: rutier, feroviar sau aerian, potrivit legislației în vigoare, incluzând transferul

de la gară, autogară si aeroport.

Cazarea persoanelor:

Operatorul economic se va asigura de respectarea unor cerinţe obligatorii privind cazarea

participanţilor. Aceasta se va efectua în cadrul unei unităţi hoteliere, în camere de minim 3 stele,

single sau duble în regim single, având cel putin următoarele facilități:

mic dejun inclus;

încălzire;

aer condiţionat;

baie proprie cu duş ;

telefon intern şi internaţional;

acces internet wireless gratuit;

TV.

Hotelul/hotelurile trebuie să dispună de un spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, care să

fie la dispoziţia acestora în prima și ultima zi de desfăşurare a evenimentului și să ofere minim 2

locuri de parcare.

Cazarea participanţilor va fi efectuată pentru numărul de persoane stabilit conform Anexei 1.

Alte activităţi aflate în sarcina operatorului economic:

primirea și înregistrarea participanților, îndrumarea lor;

transportul materialelor promoționale de la sediul/locația indicată a Autorității contractante la

locația evenimentului;

distribuirea materialelor evenimentului, puse la dispoziție de Autoritatea Contractantă;

asigurarea logisticii, gestionarea documentelor în cadrul evenimentelor (chestionar, formulare

grup țintă, lista participanti, agenda, întocmirea mapelor, respectiv punerea documentelor

într-o mapa pusă la dispoziție de beneficiar etc);

marcarea sălilor pentru localizarea cu uşurinţă a acestora de către participanţi;

www.poca.ro

Conform prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), informațiile referitoare la datele cu caracter personal cuprinse în acest document sunt confidențiale. Acestea sunt destinate exclusiv persoanei/persoanelor menționate ca destinatar/destinatari și altor persoane autorizate să-l primească. Dacă ați primit acest document în mod eronat, vă adresăm rugămintea de a returna documentul primit, expeditorului

asigurarea identității vizuale a proiectului(punerea la loc vizibil a afișului/afișelor proiectului și

a roll-up-ului puse la dispoziție de Autoritatea contractantă);

realizarea de fotografii pe parcursul desfăşurării evenimentelor;

elaborarea raportului evenimentului.

Operatorul economic va avea desemnat un coordonator de eveniment, cu experiență similară de

minim 2 ani.Operatorul economic va asigura asistenţă tehnică şi de secretariat la locul de desfăşurare

a evenimentului, constând în întocmirea listelor și tabelelor de prezență, iar la finalul conferintei va

elabora si transmite beneficiarului un raport de evaluare, în format letric şi electronic (CD sau stick)

vizând aspectele organizaționale și logistice. Operatorul economic va asigura distribuirea materialelor

utilizate in cadrul evenimentului (agende eveniment, ecusoane etc.).

Operatorul economic va asigura pe toată durata evenimentului organizarea pauzelor după cum

urmează:

Masa de prânz pentru toți participanții care va fi asigurată stil bufet suedez, cuprinzând aperitive,

supe/ciorbe, fel principal cu carne + garnitura și salată, meniu vegetarian, desert.

Cina pentru participanții care beneficiază de cazare, stil bufet suedez, cuprinzând aperitive,

supe/ciorbe, fel principal cu carne + garnitură și salată, meniu vegetarian, desert .

In timpul pauzelor de pranz și cina se va asigura pentru toti participantii apă minerală și apă plată.

Vor fi organizate două pauze scurte(coffe-break)/zi eveniment în care se vor asigura apă plată și

minerală, sucuri naturale și carbogazoase, cafea, lapte, ceai, produse de patiserie dulci și sărate,

fructe (cel puțin 3 feluri).

Orarul pauzelor va fi stabilit în funcție de agenda evenimentului.

Este oportun ca meniul să includă fructe și legume de sezon. Prestatorul va afișa denumirea

fiecărui preparat și lista posibililor alergeni prezenți în alimentele incluse în acesta.

Autoritatea contractantă va comunica operatorului economic data de desfăşurare a evenimentului cu

minim 20 zile lucrătoare înainte. Modificarea localităților se va face de Autoritatea contractantă prin

informare scrisă a operatorului economic în termen de 20 de zile lucrătoare. În cazul în care numărul

de persoane care participă la eveniment suferă modificări, acestea vor fi comunicate operatorului

economic cu minim 3 zile înaintea evenimentului.

www.poca.ro

Conform prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), informațiile referitoare la datele cu caracter personal cuprinse în acest document sunt confidențiale. Acestea sunt destinate exclusiv persoanei/persoanelor menționate ca destinatar/destinatari și altor persoane autorizate să-l primească. Dacă ați primit acest document în mod eronat, vă adresăm rugămintea de a returna documentul primit, expeditorului

V. MANAGEMENTUL CONTRACTULUI ŞI RAPORTAREA

Ministerului Muncii si Justiției Sociale prin Direcţia Generală Planificare Bugetară si

Management Financiar, Serviciul de Implementare şi Administrare Proiecte Finanțate din Fonduri

Europene Nerambursabile, în calitatea sa de beneficiar al proiectului ”Incluziune si egalitate de șanse

post-2020-Cadru strategic național de politică pentru incluziunea socială si egalitatea de șanse post

2020”, cod MySMIS 129157, proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional

Capacitate Administrativa va îndeplini rolul de Autoritate Contractantă pentru acest contract și va

administra toate aspectele procedurale legate de procesul de licitație, contractare și management

financiar.

Operatorul economic va presta serviciile descrise în prezentul caiet de sarcini, asigurând un standard

de calitate cât mai ridicat. Va respecta toate aspectele financiare, va îndeplini activitățile și va

efectua cheltuielile în conformitate cu prevederile menționate în contract. Operatorul economic va

gestiona toate aspectele administrative și organizaționale pentru realizarea serviciilor descrise în

prezentul caiet de sarcini.

În termen de maxim 10 zile lucrătoare de la data începerii contractului, va fi organizată o întâlnire de

management la care vor participa reprezentanți ai autorității contractante (membrii echipei de

management pentru implementarea proiectului) și ai operatorului economic (reprezentantul cu putere

de decizie din partea acestuia, precum și experții implicați în contract). În cadrul acestei întâlniri vor

fi stabilite procedurile de lucru în vederea desfășurării activității pentru îndeplinirea prevederilor

contractuale, termenele de livrare a variantelor intermediare ale documentelor și rapoartelor

solicitate de autoritatea contractantă.

Operatorul economic are obligația de a prezenta la finalizarea fiecărui eveniment un raport de

activitate. Rapoartele vor fi elaborate în limba română și se vor prezenta în câte 2 exemplare.

Managerul proiectului va informa operatorul economic, prin e-mail despre orice solicitări de

clarificare/decizii privind rapoartele elaborate.

Raportul de activitate va fi succint și va prezenta stadiul de implementare a activităților asumate prin

ofertă. În eventualitatea identificării unor întârzieri în implementarea activităților, operatorul

economic va prezenta cauzele acestora, precum și soluțiile adoptate pentru remedierea lor.

Plățile către operatorul economic se vor face, numai după ce acesta va furniza MMJS facturile emise

împreună cu documentele justificative(raportul de activitate, liste de prezență, deconturi transport,

diagrame de cazare, ș.a.m.d), pentru fiecare eveniment în parte. Operatorul economic are obligația

de a prezenta informațiile/documentele solicitate de către persoanele autorizate si/sau autoritățile

www.poca.ro

Conform prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), informațiile referitoare la datele cu caracter personal cuprinse în acest document sunt confidențiale. Acestea sunt destinate exclusiv persoanei/persoanelor menționate ca destinatar/destinatari și altor persoane autorizate să-l primească. Dacă ați primit acest document în mod eronat, vă adresăm rugămintea de a returna documentul primit, expeditorului

naționale/internaționale cu atribuții de verificare, control si audit în ceea ce privește implementarea

contractului.

VI. OBLIGAȚIILE OPERATORULUI ECONOMIC

Operatorul economic are obligația de a executa serviciile prevăzute in contract, cu profesionalism și

promptitudine în conformitate cu prevederile caietului de sarcini.

Operatorul economic se va asigura de faptul că hrana va rezulta din materii prime/ produse

agroalimentare de calitate, însoțite în mod obligatoriu de certificate sanitar veterinare. Operatorul

economic se va asigura de păstrarea a contra-probe pentru toate produsele și preparatele servite la

fiecare acțiune, conform legislației în vigoare.

Operatorul economic are obligația sa anunțe in scris autoritatea contractantă, in cel mai scurt timp,

despre orice schimbări neprevăzute ce s-ar putea ivi, înaintea sau în timpul desfășurării

evenimentului.

Operatorul economic are obligația de a supraveghea prestarea corespunzătoare a serviciilor, de a

asigura resursele umane, materialele, echipamentele și orice alte asemenea, de natură provizorie și/

sau definitivă, utilizate în cadrul contractului.

Operatorul economic este răspunzător pentru siguranța tuturor operațiunilor și a metodelor utilizate

pe parcursul derulării contractului. Operatorul economic poartă întreaga răspundere pentru calitatea

preparatelor și a produselor livrate.

VII. ALTE SARCINI PE CARE OPERATORUL ECONOMIC TREBUIE SĂ LE ÎNDEPLINEASCĂ

Operatorul economic va sprijini autoritatea contractantă în transmiterea invitațiilor către

participanți, va face confirmările din partea acestora și se va asigura de participarea acestora la toate

evenimentele. Lista persoanelor ce vor fi invitate va fi furnizată de către autoritatea contractantă. De

asemenea operatorul economic are obligativitatea de a realiza rezervările participanților și de a

asigura decontul transportului și cazarea participanților.

Operatorul economic se va asigura de completarea listelor de participanți cu următoarele date: nume

și prenume, date de contact și semnătura în original a fiecărui participant.

www.poca.ro

Conform prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), informațiile referitoare la datele cu caracter personal cuprinse în acest document sunt confidențiale. Acestea sunt destinate exclusiv persoanei/persoanelor menționate ca destinatar/destinatari și altor persoane autorizate să-l primească. Dacă ați primit acest document în mod eronat, vă adresăm rugămintea de a returna documentul primit, expeditorului

Operatorul economic va sprijini Autoritatea Contractanta ca pe perioada desfășurării contractului,

să asigure distribuirea, completarea si colectarea Formularului de înregistrare individuală a

participanților la operațiunile finanțate prin POCA 2014-2020. De asemenea, acesta va prezenta și va

pune la dispoziție orice alte documente solicitate de Autoritatea de Management pentru Programului

Operațional Capacitate Administrativa, conform manualului de implementare și altor instrucțiuni

emise.

Toate activitățile/ serviciile / documentele realizate de către operatorul economic în cadrul

contractului trebuie să respecte prevederile Manualului de Identitate Vizuală in vigoare, care poate fi

descărcat de pe site-ul http://www.POCA.ro/implementareproiecte/manualdeidentitatevizualaPOCA.

Operatorul economic va distribui și se va asigura că participanții la evenimente vor completa

chestionarele de evaluare ale evenimentelor/ sesiunilor de lucru, chestionare ce vor fi aprobate în

prealabil de către Autoritatea Contractantă. De asemenea, operatorul economic va colecta în ultima

zi de desfășurare a evenimentului chestionarele de evaluare a evenimentului.

Pe toată perioada de desfășurarea a evenimentelor, operatorul economic va asigura prezența

permanentă a personalului propriu care va sprijini participanții pe toată perioada evenimentului.

Personalul propriu trebuie să fie dimensionat în acord cu numărul de participanți la fiecare

eveniment, astfel încât să nu existe întârzieri sau blocaje în desfășurarea evenimentului.

Operatorul economic va realiza fotografii pe perioada desfășurării evenimentelor. Aceste fotografii vor

fi predate autorității contractante pe suport electronic după fiecare eveniment. Dreptul de

proprietate al acestor fotografii aparține autorității contractante.

La finalul fiecărui eveniment operatorul economic va preda autorității contractante toate materialele

consumabile rămase neutilizate sau parțial utilizate.

Operatorul economic va emite facturi pentru fiecare eveniment. Întocmirea și plata facturilor se va

realiza în funcție de numărul efectiv de participanți la evenimente in cadrul aceluiași lot. Numărul

participanților va putea varia între evenimente cu aceeași tematică dar nu va putea depăși numărul

maxim prevăzut. Factura va fi însoțită de lista participanților, în original, precum și de Procesul verbal

de recepție a serviciilor și fișele de grup țintă documente care vor fi semnate în original de către

participanții la evenimente și de tabelul centralizator al documentelor pentru decont.

În situații deosebite, autoritatea contractantă poate modifica atât perioada cât și locațiile de

desfășurare a evenimentelor schimbări pe care le va stabili cu contractorul, în timp util(20 de zile

lucrătoare).

VIII. MODUL DE PREZENTARE A OFERTEI TEHNICE:

www.poca.ro

Conform prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), informațiile referitoare la datele cu caracter personal cuprinse în acest document sunt confidențiale. Acestea sunt destinate exclusiv persoanei/persoanelor menționate ca destinatar/destinatari și altor persoane autorizate să-l primească. Dacă ați primit acest document în mod eronat, vă adresăm rugămintea de a returna documentul primit, expeditorului

Operatorul economic va prezenta în oferta tehnică următoarele elemente obligatorii:

Metodologia de prestare a serviciilor;

Graficul de prestare a serviciilor.

Documentele ce fac parte din oferta tehnică trebuie să cuprindă informații concrete și profesioniste

care să permită identificarea cu ușurință a corespondenței cu specificațiile tehnice minime din caietul

de sarcini. Operatorii economici pot depune oferte pentru un lot sau mai multe. În situația în care

operatorul economic depune oferte pentru mai multe loturi, oferta tehnică va fi întocmită pentru

fiecare lot în parte, cu îndeplinirea cerințelor minime solicitate prin prezentul Caiet de sarcini, pentru

fiecare lot în parte.

IX.1. Metodologia de prestare a serviciilor:

Metodologia constituie acea parte a propunerii tehnice care prezintă strategia propusă de operatorul

economic pentru prestarea serviciilor solicitate prin caietul de sarcini și documentația de atribuire.

Ceea ce este prezentat în caietul de sarcini reprezintă cerințe minime care sunt obligatoriu a fi

regăsite în cadrul ofertei tehnice.

Metodologia propusă trebuie să conțină minim următoarele informații:

Descrierea de ansamblu a abordării propuse de operatorul economic pentru prestare a

serviciilor;

Analiza riscurilor și oportunităților în cadrul contractului. Se va prezenta strategia de

diminuare a riscurilor pe care operatorul economic o are în vedere;

Descrierea detaliată a modului de implementare a fiecărei activități prezentată în caietul de

sarcini și a propunerii făcute de operatorul economic pentru prestarea serviciilor solicitate, cu

indicarea oricăror etape / stadii considerate ca esențiale, a rezultatelor așteptate, a

impactului așteptat a fiecărei activități.

Prezentarea interacțiunilor și legăturilor dintre componente astfel încât să se demonstreze

înțelegerea contractului, coerența în implementare și eficientizarea resurselor utilizate în

contract;

In cazul în care oferta este depusă de o asociere, o descriere a implicării fiecărui asociat în

prestarea serviciilor solicitate, a modului de colaborare intre asociați in vederea executării

contractului, inclusiv prin delimitarea sarcinilor și responsabilităților individuale in prestarea

serviciilor;

Descrierea oricăror aranjamente de subcontractare a unei părți a serviciilor solicitate, a

interacțiunii dintre operatorul economic și subcontractor(i), precum și o descriere detaliată a

serviciilor ce vor fi subcontractate.

www.poca.ro

Conform prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), informațiile referitoare la datele cu caracter personal cuprinse în acest document sunt confidențiale. Acestea sunt destinate exclusiv persoanei/persoanelor menționate ca destinatar/destinatari și altor persoane autorizate să-l primească. Dacă ați primit acest document în mod eronat, vă adresăm rugămintea de a returna documentul primit, expeditorului

IX.2. Planificarea activităților și a graficului de implementare a acestora (cerința minimă)

Graficul de prestare a serviciilor constituie acea parte a propunerii tehnice care prezintă calendarul

propus de operatorul economic pentru prestarea serviciilor solicitate prin caietul de sarcini și

documentația de atribuire.

Graficul va include un calendar al zilelor de desfășurare a evenimentelor aferente fiecărui lot al

contractului, conform metodologiei de prestare a serviciilor, cu indicarea etapelor / stadiilor

esențiale ale contractului. De asemenea, graficul trebuie să conțină modul în care activitățile se

reflectă în rapoarte, legăturile și relațiile dintre activități și secvențialitatea acestora, precum și

resursele umane alocate pe activități.

Graficul propus trebuie să se încadreze în termenele indicate în caietul de sarcini și documentația de

atribuire.

X. MODALITĂȚI DE PREZENTARE A OFERTEI FINANCIARE:

Oferta financiară va cuprinde valoarea ofertei în lei (fără TVA), iar separat se va evidenția TVA-ul

aferent. Valoarea ofertei financiare va fi prezentată în cifre, iar în paranteză se va menționa acea

valoare în litere. Ofertantul are obligația de a prezenta oferta financiara detaliata pe fiecare lot

ofertat in care va specifica costurile cu cazare/persoana, masa/persoana, transportul/persoana si alte

costuri, după caz, conform Anexei 1.

La elaborarea ofertei financiare se va avea in vedere sa nu se depășească valoarea estimată in cadrul

proiectului pentru fiecare lot in parte.

Operatorul economic își va detalia oferta financiară pe categoriile de cheltuieli indicate în Anexa 1

fără a depăși valoarea maximă estimată conform proiectului, pe fiecare activitate.

XI. RECEPȚIA ȘI PLATA SERVICIILOR

Plățile către operatorul economic se vor face numai după ce acesta va furniza MMJS facturile emise

împreună cu documentele justificative, pentru fiecare eveniment în parte. Facturile emise de

operatorul economic către MMJS trebuie să fie însoțite de un raport de activitate , precum și de

documente justificative (facturi, listă de prezență, deconturi transport, diagramă cazare, ș.a.m.d).

www.poca.ro

Conform prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), informațiile referitoare la datele cu caracter personal cuprinse în acest document sunt confidențiale. Acestea sunt destinate exclusiv persoanei/persoanelor menționate ca destinatar/destinatari și altor persoane autorizate să-l primească. Dacă ați primit acest document în mod eronat, vă adresăm rugămintea de a returna documentul primit, expeditorului

Plata se va face prin virament in contul de Trezorerie al operatorului economic, in baza facturii si

procesului verbal de recepție a serviciilor in maxim 30 de zile la data primirii facturii si recepția

serviciilor prestate.

XII. BUGETUL CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE

În conformitate cu bugetul aprobat al proiectului Crearea și implementarea serviciilor comunitare

integrate pentru combaterea sărăciei și a excluziunii sociale, cod MySMIS 122607, proiect cofinanțat

din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman”, valoarea estimată pentru

achiziționarea acestor servicii este 630.504,00 lei, fără TVA, din care:

LOT 1 – Conferință de deschidere și conferință de închidere proiect –120.000,00lei fără TVA

LOT 2 - Întălniri pentru dezbateri publice– 170.168,00 lei fără TVA

LOT3 – Ateliere de lucru – 340.336,00 lei fără TVA

Prezentul caiet de sarcini este anexă la contractul încheiat cu operatorul economic.