1

ANEXA 4.

CAIET DE SARCINI

pentru amenajarea standului la Târgul Internațional de Turism CMT Stuttgart, Germania din

perioada

13-21 ianuarie 2018.

DATE GENERALE

Perioada de desfăşurare: 13-21 IANUARIE 2018

Specific: Târgul Internațional de Turism

Suprafaţa: 72mp, 9m X 8m, stand deschis pe 2 laturi

Număr infodesk-uri: Deținător principal al MT plus 12 desk-uri co-expozanţi

CONCEPTUL TEHNICO-ORGANIZATORIC AL STANDULUI

Standul României la CMT Stuttgart va fi realizat având la bază un concept care să se

încadreze tematicii principale a târgului. Designul standului va fi unul elegant, care se

adresează călătoriei cu camperul, turismul activ, în natură, cu elementele grafice şi

ornamentale solicitate în caietul de sarcini bine evidenţiate şi de calitate foarte bună.

DOCUMENTELE OFERTANTULUI

(1) Oferta tehnică: conţine memoriu tehnic şi schiţa de amenajare a standului în perspectivă

axonometrică, prezentare tridimensională în policromie. Se va preciza: tipul de structură

modulară utilizată, modul de personalizare al standului (logo, imagini reprezentative etc.),

materialele şi grafica utilizată, modul de evidenţiere a caracterului manifestării, elemente de

utilare suficiente (scaune, mese etc.).

(2) Oferta financiară:

a. Nu vor fi acceptate oferte alternative. Ofertele care nu corespund în totalitate caietului de

sarcini vor fi descalificate.

2

A. Cerinţe generale:

Proiectarea, realizarea standului şi amenajarea vor avea în vedere specificul CMT de

manifestare adresată publicului, astfel încât este nevoie să se creeze un ambient

corespunzător. Materialele folosite în construcţia şi amenajarea standului vor fi de bună

calitate.

Amenajarea interioară şi toată decorarea vor urmări limitarea la maxim a suprafeţelor opace,

preferându-se casete iluminate, unităţi transparente, care să asigure o imagine luminoasă, un

stand deschis şi atractiv.

Amenajarea întregului stand trebuie să reflecte imaginea de exclusivitate, unicitate,

notorietate a României turistice şi a brand-ului său turistic.

Se va avea în vedere ca decorarea să includă imagini fotografice ale ofertei turistice

romaneşti, care să evidenţieze produsele turistice ale României, circuitele culturale, turismul

în naturã, turismul rural, pachetele tip city break, turismul activ şi de aventurã, turismul

balnear, wellness şi cele mai frumoase atracţii turistice din România.

Cromatica generală se bazează pe nuanţele caracteristice elementelor de identitate vizuală

ale brandului turistic naţional – alb şi verde, conform Manualului de Brand.

Pentru toate spaţiile standului cât şi pentru alte servicii asigurate în perimetrul standului,

trebuie asigurate dotări în măsură să garanteze buna funcţionare şi să fie reprezentative

pentru nivelul de exigenţă.

Structura va asigura o funcţionalitate optimă, o imagine inedită, particularizată, care să

promoveze brandul, să creeze impact.

Nivelul de tehnologie multimedia şi IT înglobat în conceptul standului trebuie să fie maxim la

data ofertei, oferind calitate tehnică.

Se cere utilizarea materialelor ignifugate şi care să respecte normativele în vigoare din ţara în

care are loc amenajarea.

O atenţie deosebită trebuie să fie acordată iluminării, care va ţine cont de nevoile în

exploatare şi de imagine ale standului.

Destinaţia categoriilor de suprafeţe ce intră în componenţa standului (suprafeţe de expunere

şi discuţii, anexe, căi de acces etc.) şi proporţiile dintre ele vor avea ca finalitate o folosire

cât mai eficientă şi mai judicioasă a spaţiului disponibil.

3

B. Specificaţie tehnică:

1. Construcţie pe un nivel, care să includă:

Pe una dintre cele două laturi deschise se va amplasa o replică a porţii de intrare în cetatea

Alba Iuliei (Poarta 3). Poarta va fi realizată la o scară care să se adapteze suprafeţei standului

şi se va adapta înălţimii permise de organizatori. Construcţia trebuie realizată din materiale

uşoare ignifugate de înaltă calitate. Pentru realizarea elementelor decorative ale porţii se vor

folosi print-uri 3D, iar întregul finisaj al contrucţiei trebuie să aibă textura pietrei. În spatele

porţii, pe mijloc, se va afla infodesk-ul Ministerului Turismului cu dimensiuni de 60x120cm şi

înălţime de 110 cm. Infodeskul trebuie realizat din material uşor ignifugat de înaltă calitate,

inscripţionat pe latura din faţă cu logo-ul România volumetric şi iluminat. Deskul Ministerului

va trebui dotat cu cel puţin un dulap cu rafturi, prevăzute cu uşă şi sistem de închidere cu

cheie pentru obiecte şi materiale promoționale şi o priză electrică dublă de 220V în sistem

continental. Deskul va fi decorat cu 3 ghivece din ceramică cu flori care cresc în România,

două scaune din materiale ușoare, ignifugate, de culoare albă. În spatele deskului Ministerului

va fi amplasată o construcţie închisă cu două încăperi: una destinată depozitării materialelor

şi garderoba pentru participanţi (cu umeraşe pentru 40 persoane), cealaltă bucătăriei şi

spaţiului tehnic, prevăzută cu coşuri de gunoi.

Întreaga construcţie va fi adaptată suprafeţei standului.

2. Pe pereţii laterali ai spaţiului închis se vor amplasa două ecrane, fiecare ecran format din

câte 9 plasme/led. Pe unul dintre pereţi, cât mai aproape de desk-ul MT, se va afla un panou

iluminat din interior cu sigla centenarului.

3. Un număr de 12 deskuri pentru co-expozanţi (700x740xH1100 mm) cu câte 1 scaun de tip

bar fiecare. Vor exista la dispoziţe alte 5 scaune pentru co-expozanţii care participă cu două

persoane. Culoarea deskurilor și a scaunelor va respecta cromatica generală a standului.

Amplasarea desk-urilor pentru co-expozanți va asigura acestora același regim de vizibilitate

avându-se în vedere folosirea judicioasă a spațiului astfel încât standul să aibă un aspect

aerisit. Un număr de 3 locuri de discuţii formate din 1 masă de sticlă cu câte 4 scaune din

material plastic transparent. (În total 3 mese şi 12 scaune).

4

4. Sistem audio-video rulare video-clipuri pentru includere elementele de identitate vizuală

ale brandului turistic naţional şi rulare continuă; licenţe, taxe rulare film, muzică, conform

regulilor organizatorilor.

5. Grafică necesară (nume firme, listare firme, elemente de identitate vizuală – logo şi slogan

conform proiect etc.).

6. Sisteme de iluminat stand, inclusiv perimetrul standului şi prize pentru toată aparatura

audio-video, puncte expunere, bucătărie.

7. Racorduri şi consum apă, electricitate, internet wi-fi cu acces pentru mai mulţi utilizatori

în acelaşi timp.

8. Semnalizare/individualizare stand la înălţimea maximă permisă de organizatori prin

includerea pe toate laturile standului a unui ecran profesional de interior de tip led, în formă

de cerc cu diametrul de minim 4 m.

9. Rampa de acces fixă pentru persoane cu dizabilităţi, conform legislaţiei.

10. Podea înălţată tip platformă cu sistem de protejare a cablurilor, cu înălţimea de

maximum 8 cm. Podeaua va fi acoperită cu un material plastificat aderent de culoare verde

pe toată suprafaţa standului.

11. Amenajare, eliberare spaţiu la terminarea expoziţiei, cu responsabilitatea firmei de

respectare a tuturor condiţiilor impuse de organizatori şi legislaţie.

12. În ambele zile de sâmbătă (13 ianuarie 2018 şi 20 ianuarie 2018), începând cu orele 17.00

va avea loc câte o seară românească care va debuta cu o prezentare a destinației România pe

ecranele din stand în care vor fi introduse și informații de ordin istoric referitoare la

Centenarul Marii Uniri, unde vor fi servite publicului (150 persoane/seară) gustări reci și calde

(5-6 sortimente, inclusiv sarmale cu mămăligă, băuturi răcoritoare, cafea, apă, țuică și vinuri

românești). Vor fi asigurate: pahare, ceşti, farfurii, tacâmuri, toate de unică folosinţă,

serveţele, feţe de masă albe cu motive tradiţionale, personal servire, precum şi toate cele

necesare.

C. De asemenea ofertantul va mai asigura:

Obiecte promoţionale

1.400 buc. ciocolată cu aromă de rom

900 agende A6 negre cu elastic, hârtie reciclată, nedatate, dimensiuni 90x140mm, 120

pagini, logo România pe coperta partea dreapta sus şi logo centenar în partea dreapta jos

5

900 bucăți pixuri din carton reciclat cu logo România şi logo Centenar

1.200 bucăţi sacoşe din bumbac - alb natur, cusătură laterală și mâner aplicat din

același material (2 cm lățime, 60 cm lungime), imprimare față - verso conform instrucţiunilor

Manualului de Brand. Dimensiuni produs: 40(h) x 41 cm.

Imaginile şi elementele de identitate vizuală necesare realizărilor grafice vor fi puse la

dispoziţie de Ministerul Turismului. Întreaga concepţie grafică, realizare layout şi conţinut

sunt în sarcina ofertantului şi vor fi supuse aprobării Ministerului Turismului.

Ofertantul va asigura transportul gratuit de la Bucureşti la locul de desfăşurare a

evenimentului pentru toate materialele şi obiectele promoţionale ce vor fi realizate. De

asemenea, dacă este cazul, va asigura transportul gratuit al obiectelor şi materialelor

promoţionale de la locul de desfăşurare a târgului la locaţia indicată de beneficiar.

D. În cadrul amenajării standului, prestatorul va asigura:

- efectuarea zilnică a curăţeniei la stand, inclusiv ridicarea gunoiului (ridicarea gunoiului se

face exclusiv de către firma agreată de Messe Stuttgart şi presupune costuri legate de sacii de

gunoi şi ridicarea acestora). Sacii de gunoi pot fi achiziţionaţi doar de la Messe Stuttgart,

regulă impusă de organizator; aruncarea deşeurilor se va face doar dacă sacii sunt ai firmei,

iar gunoaiele sunt ridicate de firma agreată de Messe Stuttgart contra cost).

- va asigura personal hostess (1 persoană) vorbitor de limba germană şi engleză. Personalul

hostess va trebui să fie prezentabil şi deschis. Va trebui să aibă o ţinută adecvată pe întreaga

durată a manifestării.

- servicii hoteliere și de restaurant: Produse servire în stand, cu respectarea condiţiilor de

aprovizionare impuse de organizatori: cafea (cca. 100 ceşti/zi); ceai (cca. 50 ceşti/zi), lapte,

zahăr, snack-uri , sucuri diverse (cca. 80l); cca. 6 doze apă distribuitor, pahare unică

folosinţă, ceşti unică folosinţă (câte aprox. 500 bucăţi), bomboane ciocolată, alune, fructe;

linguriţe, şervețele, materiale curăţenie, personal servire (2 persoane, 8 ore, 9 zile); taxe

ospitalitate, conform regulilor.

- veselă acţiuni protocolare (10 ceşti cafea şi farfurioare; pahare apă, vin, 5 farfurii gustări,

două tăvi de servit) și gustări.

6

E. După terminarea manifestării expoziţionale, prestatorul va pune la dispoziţia beneficiarului

un raport de activitate însoţit de un CD cu poze profesionale, rezoluție full HD, astfel încât să

facă dovada îndeplinirii obligaţiilor ce vor fi asumate prin contract și care vor fi folosite

ulterior de Ministerul Turismului în scop de promovare. Firma câștigătoare va realiza, gratuit,

și un film de aproximativ 3 minute, cu standul național şi cu desfăşurarea evenimentelor

organizate la stand, care va fi postat pe canalele de comunicare ale Ministerului Turismului.

Firma câștigătoare va acorda Ministerului Turismului, gratuit, drepturile de autor pentru

fotografii, pentru filmul de prezentare şi pentru materialul brut aferent.

De asemenea, factura prestatorului detaliată pe elemente constitutive, va fi însoțită de avize

de însoțire și de facturi ale terților/subcontractorilor/prestatorilor de servicii, pentru

justificarea sumei solicitată la decontare.

F. Nu se acceptă utilizarea de structuri modulare sau dotări uzate (care prezintă exfolieri,

zgârieturi, pete etc.).

G. Firma va desemna o persoană care să asigure urgenţele tehnice pe toată durata

manifestării.

H. Este obligaţia firmei ofertante de a obţine toate aprobările necesare pentru amenajarea şi

funcţionarea standului, de a avea asigurările necesare şi de a respecta legislaţia cu privire la

materialele folosite, protecţia muncii, licențe etc.

I. Eventualele cheltuieli legate de amenajarea şi decorarea standului pentru participarea la

CMT, cheltuielile (taxele) impuse de organizatorul manifestării expoziţionale necesare pentru

amenajarea standului sau orice alte cheltuieli necesare construcţiei sunt în sarcina firmei

câştigătoare.

Trebuie ţinut cont de faptul că toate bunurile şi/sau serviciile furnizate de firma câştigătoare

pentru construcţia şi amenajarea standului trebuie să respecte normele în vigoare în materie

de siguranţă în ceea ce priveşte materialele folosite, tehnicile de realizare şi confecţionare.

Orice taxă de asigurare este în sarcina firmei câştigătoare (asigurarea pentru incendiu şi

furtul materialelor şi orice altă asigurare, eventual necesară).

7

Firma câştigătoare se obligă a exonera Ministerul Turismului de orice responsabilitate faţă de

terţi în interiorul standului, şi, de asemenea, se obligă să plătească toate despăgubirile care

derivă din greşeli, imperfecţiuni, omisiuni sau inexactităţi din timpul derulării manifestării

expoziţionale.

Întreg standul cu care România va participa la manifestarea expoziţională şi orice material ce

se va realiza vor fi aprobate de Ministerul Turismului.

CONDIŢII FINANCIARE

Oferta financiară va cuprinde valoarea totală exprimată în LEI la care se adaugă TVA.

Valoarea totală a ofertei financiare va fi defalcată pe elemente constitutive, respectiv

serviciul sau produsul furnizat și valoarea corespunzătoare, în lei. Defalcarea pe elemente,

servicii este obligatorie pentru toate capitolele și categoriile de cheltuieli prevăzute în

prezentul document.

Criterii de atribuire – preţul cel mai scăzut.

Se anexează planurile halei expoziţionale, cu standul României.