C4.1 Actiuni corective

Ediia 2 Nr. de ex 1 Revizia 2 Nr. de ex 1 Pagina 1 din 11

UNIVERSITATEA ATHENAEUM

Bucureti ACIUNI CORECTIVE

Exemplar nr. 1

1

UNIVERSITATEA ATHENAEUM Bucureti

PROCEDURA DE SISTEM

ACIUNI CORECTIVE

COD: PS 8.5-01

Ediia 2




Exemplar nr. 1

2

CUPRINS

Numrul componentei

n cadrul procedurii

operaionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaionale Pagina

1 Coperta 1 2 Lista ediiilor 2 3 Scop 3 4 Domeniul de aplicare 3 5 Documente de referin 3 6 Definitii i abrevieri ale termenilor 4 7 Decrierea procedurii 4 8 Generaliti 4 9 Documente utilizate 5 10 Resurse necesare 5 11 Mod de lucru 5 12 nregistrri 7 13 Responsabiliti 8 14 Anexe i arhivri 8

1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA I APROBAREA EDIIEI SAU, DUP CAZ, A REVIZIEI N CADRUL EDIIEI PROCEDURII OPERAIONALE

Nr. crt.

Elemente privind responsabilii / operaiunea

Numele i prenumele Funcia Data Semntura

0 1 2 3 4 5 1.1. Elaborat Dumitrache Sonia Economist 12.12.2009 1.2. Verificat Mrgulescu Dumitru Prorector 15.12.2009 1.3 Aprobat Vasile Emilia Rector 18.12.2009




Exemplar nr. 1

3

2. SITUAIA EDIIILOR I A REVIZIILOR N CADRUL EDIIILOR PROCEDURII OPERAIONALE

Nr. crt.

Ediia sau, dup caz, revizia n cadrul ediiei

Componenta revizuit

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplic prevederile ediiei sau reviziei ediiei

0 1 2 3 4 2.1. Ediia I x x 2.2. PS/12.12.2009 Procedura

complet Elaborare ediia 2

01.01.2010

2.n.

3. LISTA CUPRINZND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZ EDIIA SAU, DUP CAZ, REVIZIA DIN CADRUL EDIIEI PROCEDURII OERAIONALE

Nr. crt.

Scopul difuzrii

Exemplar nr.

Compartiment

Funcia Nume i prenume

Data primiri

i

Semntur

0 1 2 3 4 5 6 7 3.1. Aplicare 3.2. Eviden

Arhivare 3.4. Coordonare 3.5. Informare

4. SCOPUL PROCEDURII OPERAIONALE

Procedura stabilete modul cum se desfoar i controleaz, n Universitatea Athenaeum din Bucureti, procesul prin care identific toate cauzele care au determinat produse neconforme, precum i totalitatea aciunilor prin care cauzele identificate sunt eliminate i se realizeaz mbuntrirea continu a calitii serviciilor prestate (iniierea, realizarea i urmrirea aciunilor corective).




Exemplar nr. 1

4

Prevederile prezentei proceduri au drept scop s asigure: - Identificarea neconformitilor, inclusiv a celor referitoare la cerinele clienilor interni i

externi; - Identificarea i analiza tuturor informaiilor referitoare la procesele SMC, pentru a determina i

elimina cauzele neconformitilor constatate sau pentru a depista i elimina cauzele neconformitilor poteniale;

- Stabilirea aciunilor corective i a celor preventive necesare i verificarea eficacitii acestora; - Informaiile relevante referitoare la aciunile ntreprinse sunt evaluate cu prilejul analizei

efectuate de conducerea facultii; - Precizarea responsabilitilor i a competenelor decizionale pentru stabilirea i urmrirea

aplicrii aciunilor corective i preventive referitoare la SMC. 5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAIONALE

Procedura se aplic n toate compartimentele Universitii Athenaeum din Bucureti.

6. DOCUMENTE DE REFERIN (REGLEMENTRI) APLICABILE ACTIVITII PROCEDURATE

6.1. Legislaia primar - Ordonana de urgen nr. 75/2005 privind asigurarea calitii educaiei;

- Legea nvmntului nr. 84/1995 cu modificrile i completrile ulterioare, republicat n anul 1999;; - Legea nr. 128/1999 privind statutul personalului didactic; - Legea nr. 87 din 10.04.2006 pentru aprobarea Ordonanei de Urgen a Guvernului nr. 75/2005

privind asigurarea calitii educaiei; - H.G. privind organizarea studiilor universitare de licen; - H.G. privind organizarea i desfurarea studiilor universitare de masterat; - Standardele ARACIS privind evaluarea academic; - Metodologia de evaluare extern, standardele de referin i lista indicatorilor de performan a

ARACIS; - Ghidul activitilor de evaluare a calitii programelor de studii universitare i a instituiilor de

nvmnt superior; - Carta universitii.

6.2. Legislaia secundar

- Manualul Calitii MC - Standarde i recomandri ENQA (European Association for Quality Assurance n Higher

Education); - SR EN ISO 9001:2001 Sisteme DE management al calitii - SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calitii - SR ISO 8402 /1995 Managementul calitii i asigurarea calitii Vocabular




Exemplar nr. 1

5

7. DEFINIII I ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZAI N PROCEDURA

OPERAIONAL 7.1. Definiii ale termenilor

Nr. crt.

Termenul Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul

1. AUDITUL CALITII

Examinare sistematic i independent n scopul de a determina dac activitile referitoare la calitate i rezultatele aferente satisfac dispoziiile prestabilite, precum i dac aceste dispoziii sunt implementate efectiv i sunt corespunztoare pentru realizarea obiectivelor.

2. Aciunea corectiv

Aciunea ntreprins pentru eliminarea cauzelor unor neconformiti, defecte. Aciunea corectiv vizeaz problemele existente.

7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr. crt.

Termenul Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul

1. CEAC Comisia de Evaluare si Asigurare a Calitatii; 2. MC Manualul Calitii; 3. UATH Universitatea Athenaeum din Bucureti

4. SMQ Sistemul de management al calitii 5 RMQ Responsabilul cu managementul calitii 6 MQ Managementul calitii 7 NC Neconformitate; 8 MC Manualul calitii din Universitatea Athenaeum din Bucureti 9 AP Aciune preventiv; 10 CC Consiliul calitii ; 11 AC Aciuni corective;

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAIONALE

8.1. Generaliti Informaiile relevante, referitoare la procesele SMC, se nregistreaz n conformitate cu

procedura "inerea sub control a nregistrrilor calitii" i sunt analizate pentru a identifica i elimina cauzele neconformitilor i a altor situaii nedorite, existente sau poteniale.

Principalele nregistrri ale calitii utilizate n analizele pentru iniierea de actiuni corective/preventive sunt urmtoarele:

- nregistrri rezultate din activitatea de proiectare / dezvoltare a planurilor de nvmnt; - rapoarte de audit intern i extern referitoare la SMC;




Exemplar nr. 1

6

- fiele/registrele completate la finalizarea activitilor didactice (cursuri, seminarii, lucrri de laborator etc) ca dovezi ale controlului procesului de instruire i a verificrilor efectuate pe parcursul desfurrii activitilor respective;

- date privind verificarea metodologiei de evaluare a procesului de instruire; - derogri fa de procesul iniial de instruire; - procese verbale referitoare la analizele SMC efectuate de conducerea facultii; - sesizri i/sau propuneri ale clienilor interni i externi referitoare la neconformiti ale

procesului de instruire. Aciunile corective i preventive sunt stabilite lund in considerare impactul lor potenial asupra:

costurilor prestrii serviciilor, costurilor calitii, performanelor proceselor, satisfacerii cerinelor clienilor i asupra imaginii facultii.

Orice modificri ale documentelor sistemului de management al calitii care rezult urmare aciunilor corective i preventive ntreprinse se nregistreaz i se implementeaz pentru a asigura funcionarea eficace a sistemului de management al calitatii.

8.2. Documente utilizate Documente interne

- Hotrrea Senatului privind politica i obiectivele calitii; - Manualul Calitii; - Instruciunile de lucru; - Inregistrrile;

Documente externe - documente privind cadrul general de desfurare a activitii n nvamntul superior: Legi,

Hottri de guvern, Ordonane, Ordonane de urgen, Ordine ale Ministerului Educaiei i Cercetrii;

- instruciuni i reglementri naionale i internaionale aplicabile; 8.3. Resurse necesare 8.3.1. Resurse materiale

- program legislativ actualizat; - computere, laptopuri;

- acces Internet, Intranet; - abonamente pt. site-uri (de exemplu site-ul IIA)

- abonamente la diferite publicaii de specialitate - birotic + consumabile 8.3.2. Resurse umane Personalul implicat n cadrul procesului are competena necesar din punct de vedere al

studiilor, al instruirii, al abilitilor i al experienei. Procesul de planificare, instruire i perfecionare, testare i certificare a achiziiei de cunotine i

formarea de deprinderi pentru implementarea sistemului de management al calitii conform standardelor de referin este reglementat i realizat urmrind realizarea obiectivelor calitii.




Exemplar nr. 1

7

8.3.3. Resurse financiare Prevederile bugetare ale sumelor necesare privind cheltuielilor de funcionare (materiale consumabile, ntreinerea logisticii, cheltuielile aferente drepturilor personalului direct implicat).

8.4. Modul de lucru - derularea operaiunilor i aciunilor activitii

Procedura se refer la aciunile corective desfurate n cadrul facultii pentru eliminarea

cauzelor neconformitilor constatate privind SMC i la cele preventive desfurate pentru a asigura meninerea conformitii SMC cu cerinele specificate.

Neconformitile i alte situaii nedorite identificate, se pot referi la: procesul de instruire (proiectarea necorespunztoare a planurilor de nvmnt, modul defectuos de organizare a procesului de instruire i de nvare, evaluarea necorespunzatoare a calitii acestui proces, specificaii necorespunzatoare, instruirea necorespunztoare a cadrelor didactice, neglijen din partea personalului implicat n procesul de instruire, materialele, aparate, echipamentele utilizate n scop didactic, neconforme cerinelor specificate, programarea necorespunztoare a activittilor didac-tice i la documentele SMC.

Apariia neconformitilor poate avea cauze ntmpltoare sau sistematice, frecvente. Aceste

cauze se pot manifesta n activiti de prestare i dezvoltare servicii, n activitile de evaluare i control a calitii serviciilor, n implementarea sistemului calitii.

Neconformitile pot fi generate de specificaii necorespunztoare, de instruire neadecvat, de neatenie, de materiale sau echipamente defecte, de organizare i conducere defectuoas.

Aciunile corective ce urmeaz a fi ntreprinse, trebuie s in cont de cauzele care au generat sau pot genera neconformiti, dar i de riscurile, costurile i eficiena probabil a acestora.

Aciunile corective vor viza att tratarea efectiv a reclamaiilor sau a neconformitilor referitoare la servicii, procese sau la sistemul de management al calitii, ct i la nregistrarea cauzelor i luarea msurilor de eliminare a neconformitilor.

n activitile de dezvoltare a serviciilor, aciunile corective constau n analizarea, completarea sau modificarea datelor de intrare, precum i a fazelor de verificare i analiza a specificaiilor referitoare la servicii.

n activitatea de prestare servicii, aciunile corective care vizeaz elemente sau activiti neconforme, presupun reluarea total sau parial a unor servicii deja realizate, modificri, modernizri ale proceselor de prestare a serviciilor, mbuntirea condiiilor de lucru, instruirea personalului i elaborarea sau modificarea unor instruciuni de lucru.

n cazul activitilor de supraveghere i evaluare a sistemului de management al calitii aciunile corective se refer la modificarea, actualizarea Manualului Calitii sau a unor proceduri, instruirea corespunztoare a personalului n domeniul asigurrii calitii.

Aciunile corective

AC ncepe cu depistarea unei probleme i presupune luarea msurilor care elimin sau minimizeaz efectele i posibilitatea de repetare a NC.

AC presupune, atunci cnd este posibil, reluarea n ntregime sau parial a serviciului neconform.




Exemplar nr. 1

8

Cnd se constat necesitatea unei AC se completeaz Fia de neconformitate (F8.3-01-A1) care este naintat efului compartimentului respectiv. n acest document se precizeaz i termenul la care aciunea trebuie implementat.

La primirea Fiei de neconformitate, compartimentul vizat analizeaz neconformitatea, stabilete cauza apariiei NC i descrie msurile luate pentru corectare i prevenirea reapariiei acestora. O copie a Fiei de neconformitate rmne la eful compartimentului i o alta la Consiliul Calitii care verific AC printr-un audit special (pentru problemele deosebite) sau cu ocazia auditurilor periodice.

Din momentul aplicrii AC, procesul de prestare a serviciului respectiv este monitorizat pentru a vedea dac NC este eliminat sau redus. n aceast etap pot fi necesare i alte corecii suplimentare pn la eliminarea n ntregime a problemelor.

Iniierea unei AC este stabilit de ctre Consiliul Calitii, decani sau efi de catedr, n urmtoarele situaii:

auditul intern de evideniaz NC n cadrul unor compartimente sau n funcionarea SMC; sistemul calitii, procedurile, metodele de lucru utilizate necesit corecii/mbuntiri; analiza rezultatelor evalurii periodice a modului de desfurare a serviciilor evideniaz lipsuri

sau elemente care trebuie s fie corectate/mbuntite; exist cerere expres a Consiliului Calitii; exist reclamaii din partea clienilor.

Analiza cauzelor neconformitilor i a altor situaii nedorite identificate n desfurarea activitilor, la nivelul entitilor funcionale ale facultii, a sesizrilor i rapoartelor clienilor referitoare la aceste neconformiti i situaii nedorite se realizeaz astfel:

- efii departamentelor/ catedrelor /compartimentelor administrative implicate n apariia neconformitilor, determin aciunile corective necesare pentru eliminarea cauzelor acestora, stabilesc responsabiliti, termene pentru aplicarea aciunilor respective i se asigur c acestea sunt efectuate i eficace in raport cu cerinele specificate. Se utilizeaz formularul "Raport de neconformitate i aciuni corective/ preventive", care va fi prezentat directorului calitate pentru a fi nregistrat n "Registrul rapoartelor de neconformiTi i a aciunilor corective/ preventive".

- Reclamaiile clienilor sunt tratate ca orice neconformitate identificat de personalul facultii, fiind nregistrate de directorul calitate n "Registrul rapoartelor de neconformiti i a aciunilor corective/ preventive iar pe formularul "Raport de neconformitate i aciuni corective/preventive" se va preciza modul de soluionare a reclamaiei.

- Pentru toate aciunile corective / preventive iniiate se verific implementarea i eficiena acestora.

- Pentru actiunile corective / preventive identificate in formularul "Raport de neconformitate i aciuni corective/preventive" responsabilitatea verificrii implementrii i a eficienei acestora revine directorului calitate.

Documentele care evideniaz necesitatea unor AC sunt: rapoartele de audit, rapoartele de inspecie/autoinspecie, fiele de neconformitate, reclamaiile; procesele verbale ale analizei SMC.

9. Responsabiliti




Exemplar nr. 1

9

Rectorul analizeaz modul de implementare i eficiena aciunilor corective cu ocazia analizelor periodice ale Sistemului de Management a Calitii.

Conducerea UATH analizeaz periodic eficiena aciunilor corective ntreprinse, decide n privina unor aciuni corective pentru care sunt necesare costuri deosebite sau modificri organizatorice, stabilete programe de mbuntire a calitii serviciilor punnd accent pe msurile de prevenire a unor situaii nedorite.

eful de catedr urmrete i asigur aplicarea corect a procedurii, analizeaz reclamaiile i propune soluii de remediere, propune programe de mbuntire a calitii serviciilor.

Consiliul calitii verific periodic prin audituri interne respectarea procedurii, ntocmete Fie de neconformitate i Fie de aciuni corective i le difuzeaz celor implicai n rezolvarea lor, urmrete i raporteaz conducerii despre compartimentele, activitile i serviciile n care au fost necesare AC. 10. nregistrri

nregistrarea aciunilor corective/preventive se face pe formulare i rapoarte aa cum sunt

prevzute: PS 8.2-01 Auditul intern al SMQ; PS 8.3-01 Controlul servciului neconform i n PS

8.5-01 Aciuni corective i PS 8.5-02 Aciuni preventive.

Aceste nregistrri se pstreaz la CC i la compartimentele implicate conform procedurii PS

4.2-01 Controlul documentelor i PS 4.2-02 Controlul nregistrrilor.

11. Anexe

Anexa 1 Raport de aciuni corective/preventive (F 8.5-01-A1)




Exemplar nr. 1

10

FORM. F 8.5-02-A1 Rev. 1 Universitatea Athenaeum din Bucureti

RAPORT DE ACTIUNI CORECTIVE/PREVENTIVE* (ntocmit n baza RNC nr........., din data ......................)

pag.: din:

Implementat (eliminat cauz) Nr. crt.

Neconformitatea constatat

(conf. RNC) / Cauzele identificate

Corecia i/sau

aciunea corectiv/preventiv stabilit

Responsabil/ Termen rezolvare

Da Nu Verificat ef dep. (nume, semntur, dat)

Controlat

MQ

0 1 2 3 4 5 6 7

ntocmit (nume/semntur): ef departament (nume/semntur) AVIZAT ef Comp. MQ

*Se poate extinde pe alte pagini similare, semnturile regsindu-se doar pe ultima pag. Primit original la MQ n data




Exemplar nr. 1

11

C4.1 Actiuni corective

Documents

Transcript of C4.1 Actiuni corective