c - Politia Romana · Web viewasigurarea că mecanismul de comunicare și raportare dintre...

MINISTERUL AFACERILOR INTERNE SERVICIUL ROMÂN DE INFORMAŢII

Inspectoratul de Poliţie Judeţean Cluj Unitatea Militară 0603 Cluj-NapocaNr. 295.300 din 15.10.2018 Nr. 1132262 din 15.10.2018

APROB: APROB:

Împ. ȘEFUL IPJ CLUJComisar șef de poliție

Mircea Ion RUS

ŞEFUL UM 0603 CLUJ-NAPOCAColonel

Bogdan Dorel NICOLAE

CAIET DE SARCINIPENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE SERVICII

DE CONSULTANŢĂ PENTRU MANAGEMENTUL TEHNIC ȘI FINANCIAR DE PROIECT

aferent obiectivului

“Reabilitare, creșterea eficienței energetice, gestionarea eficientă a energiei la imobile existente corpurile C2 și C20, modificări interioare, amenajare spații de lucru în pod existent (C2),

amenajare incintă și refacere împrejmuire la I.P.J. și D.J.I. CLUJ”COD SMIS: 110270

CLUJ-NAPOCA2018

Investim în viitorul tău! Proiect cofinanţat din Fondul European de Dezvoltare Regională prin Programul Operaţional Regional 2014-2020

www.inforegio.ro | facebook.com/inforegio.roConţinutul acestui material nu reprezintă în mod obligatoriu poziţia oficială a Uniunii Europene sau a Guvernului Romaniei

Caiet de sarcini pentru atribuirea contractului de servicii de consultanţă pentru managementul tehnic și financiar de proiect aferent obiectivului “ Reabilitare, creșterea eficienței energetice, gestionarea eficientă a energiei la imobile existente corpurile C2 și C20, modificări interioare, amenajare spații de lucru în pod existent (C2), amenajare incintă și refacere împrejmuire la I.P.J. și

D.J.I. CLUJ” COD SMIS: 110270

CUPRINS1. INTRODUCERE..............................................................................................................................................5

2. CONTEXTUL REALIZĂRII ACESTEI ACHIZIȚII DE SERVICII.......................................................5

2.1. INFORMAȚII DESPRE AUTORITATEA CONTRACTANTĂ....................................................................................62.2. INFORMAȚII DESPRE CONTEXTUL CARE A DETERMINAT ACHIZIȚIONAREA SERVICIILOR...............................62.3. INFORMAȚII DESPRE BENEFICIILE ANTICIPATE DE CĂTRE AUTORITATEA CONTRACTANTĂ...........................82.4. ALTE INIȚIATIVE/PROIECTE/PROGRAME ASOCIATE CU ACEASTĂ ACHIZIȚIE DE SERVICII...............................82.5. CADRUL GENERAL AL SECTORULUI ÎN CARE AUTORITATEA CONTRACTANTĂ ÎȘI DESFĂȘOARĂ ACTIVITATEA...........................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................................92.6. FACTORI INTERESAȚI ȘI ROLUL ACESTORA..................................................................................................10

3. DESCRIEREA SERVICIILOR SOLICITATE..........................................................................................10

3.1. SCOPUL ȘI OBIECTUL CONTRACTULUI DE ACHIZIȚIE....................................................................................103.1.1. SCOPUL CONTRACTULUI DE ACHIZIȚIE......................................................................................................103.1.2. OBIECTUL CONTRACTULUI DE ACHIZIȚIE..................................................................................................103.2. OBIECTIVUL GENERAL AL PROIECTULUI......................................................................................................113.3. OBIECTIVELE SPECIFICE ALE PROIECTULUI..................................................................................................113.4. SERVICIILE SOLICITATE: ACTIVITĂȚILE CARE VOR FI REALIZATE................................................................113.4.1. ACTIVITĂȚI GENERALE:.............................................................................................................................113.4.2. ACTIVITĂȚI SPECIFICE...............................................................................................................................123.4.3. SARCINILE PRESTATORULUI......................................................................................................................133.5. REZULTATELE CARE TREBUIE OBȚINUTE ÎN URMA PRESTĂRII SERVICIILOR................................................183.6. ATRIBUȚIILE ȘI RESPONSABILITĂȚILE PĂRȚILOR.........................................................................................183.6.1. AUTORITATEA CONTRACTANTA................................................................................................................183.6.2. CONSULTANT............................................................................................................................................193.7. STANDARDE PROFESIONALE ȘI DE PERFORMANȚĂ.......................................................................................21

4. IPOTEZE ȘI RISCURI.................................................................................................................................21

5. ABORDARE ȘI METODOLOGIE ÎN CADRUL CONTRACTULUI....................................................23

5.1. MODALITATEA DE PREZENTARE A OFERTEI TEHNICE..................................................................................235.1.1. DESCRIEREA RAŢIONAMENTULUI..............................................................................................................235.1.2. STRATEGIE - METODOLOGIA DE PRESTARE A SERVICIILOR......................................................................235.1.3. ORGANIZAREA ŞI PLANIFICAREA ÎN TIMP A ACTIVITĂŢILOR PE DURATA CONTRACTULUI........................245.1.4. MODALITATEA DE PREZENTARE A OFERTEI TEHNICE...............................................................................255.1.5. GRAFICUL DE EXECUŢIE PROPUS...............................................................................................................255.1.6. PLANIFICAREA ȘI GRAFICUL ACTIVITĂȚILOR............................................................................................255.1.7. MODALITATEA DE PREZENTARE A OFERTEI FINANCIARE..........................................................................265.1.8. INFORMAŢII SUPLIMENTARE / ADMINISTRATIVE.......................................................................................26

6. PLAN DE LUCRU PENTRU ACTIVITĂȚILE/SERVICIILE SOLICITATE......................................26

7. LOCUL ȘI DURATA DESFĂȘURĂRII ACTIVITĂȚILOR....................................................................26

7.1.LOCUL DESFĂȘURĂRII ACTIVITĂȚILOR..........................................................................................................26





7.2.DATA DE ÎNCEPUT ȘI DATA DE ÎNCHEIERE A PRESTĂRII SERVICIILOR SAU DURATA PRESTĂRII SERVICIILOR

27

8. CERINȚE SPECIFICE PRIVIND PRESTAREA SERVICIILOR DE CONSULTANȚĂ....................28

8.1. PERSONALUL................................................................................................................................................288.2. PERSONALUL DE SUPORT NECESAR, ALTUL DECÂT EXPERȚII.......................................................................318.3. CERINȚE PROFESIONALE PERSONAL/EXPERȚI-CHEIE....................................................................................318.4. PROFILUL EXPERȚILOR CHEIE. CERINȚE MINIME..........................................................................................328.5. ALTE CERINŢE LEGATE DE PERSONALUL DIRECT IMPLICAT ÎN PRESTAREA SERVICIILOR............................348.6. ALTE RESURSE NECESARE CONSULTANTULUI PENTRU DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR CONTRACTULUI. .348.7. FACILITĂȚI FURNIZATE DE PRESTATOR........................................................................................................35

9. MANAGEMENTUL/GESTIONAREA CONTRACTULUI ȘI ACTIVITĂȚI DE RAPORTARE ÎN CADRUL CONTRACTULUI.......................................................................................................................35

10. ALTE INFORMAŢII NECESARE PENTRU MANAGEMENTUL/GESTIONAREA CONTRACTULUI.........................................................................................................................................36

10.1. COORDONAREA PROIECTULUI....................................................................................................................3610.2. FACILITĂȚI OFERITE DE CĂTRE AUTORITATEA CONTRACTANTĂ................................................................3610.3. RAPOARTELE/DOCUMENTELE SOLICITATE DE LA CONTRACTANT..............................................................3710.3.1. RAPORT INIȚIAL......................................................................................................................................3910.3.2. RAPOARTE LUNARE.................................................................................................................................4010.3.3. RAPOARTE TRIMESTRIALE DE MONITORIZARE SI EVALUARE................................................................4010.3.4. RAPORT FINAL.........................................................................................................................................4010.3.5. RAPORT SPECIAL.....................................................................................................................................4110.3.6. RAPOARTE TRIMESTRIALE DE ACTIVITATE A CONSULTANTULUI............................................................4110.3.7. DEPUNEREA ȘI APROBAREA RAPOARTELOR............................................................................................4110.3.8. FINALIZAREA SERVICIILOR ÎN CADRUL CONTRACTULUI.........................................................................4110.4.1. DESCRIEREA PROCESULUI DE MONITORIZARE A ACTIVITATII CONSULTANTULUI...................................4210.4.2. METODOLOGIA DE MONITORIZARE A PROIECTULUI................................................................................4210.4.3. EVALUAREA ACTIVITATII CONSULTANTULUI..........................................................................................4310.4.4. DEFINIREA INDICATORILOR DE MONITORIZARE ȘI EVALUARE A ACTIVITĂȚII CONSULTANTULUI..........4410.4.5. EVALUAREA PERFORMANŢEI CONSULTANTULUI - REZULTATE VIZIBILE...............................................45

11. BUGETUL CONTRACTULUI ȘI EFECTUAREA PLĂȚILOR ÎN CADRUL CONTRACTULUI. . .46

12. METODOLOGIA DE EVALUARE A OFERTELOR PREZENTATE..................................................48

12.1. CRITERIUL DE ATRIBUIRE...........................................................................................................................4812.2. FACTORII DE EVALUARE.............................................................................................................................49

13. INFORMAȚII SUPLIMENTARE/ADMINISTRATIVE..........................................................................51

13.1. ALTE CERINȚE............................................................................................................................................5113.2. MODALITĂŢI DE PLATĂ..............................................................................................................................51

14. ANEXE............................................................................................................................................................52

15. SEMNĂTURI.................................................................................................................................................52





1. Introducere

Această secţiune a Documentaţiei de Atribuire include ansamblul cerinţelor pe baza cărora fiecare Ofertant va elabora Oferta (Propunerea Tehnică și Propunerea Financiară) pentru realizarea serviciilor care fac obiectul Contractului ce rezultă din această procedură.

În cadrul acestei proceduri, IPJ CLUJ și DJI CLUJ (UM 0603 Cluj-Napoca) îndeplinesc rolul de Autoritate Contractantă, respectiv Achizitor în cadrul Contractului.

Pentru scopul prezentei secţiuni a Documentaţiei de Atribuire, orice activitate descrisă într-un anumit capitol din Caietul de Sarcini și nespecificată explicit în alt capitol, trebuie interpretată ca fiind menţionată în toate capitolele unde se consideră de către Ofertant că aceasta trebuia menţionată pentru asigurarea îndeplinirii obiectului Contractului.

Prezentul caiet de sarcini face parte integrantă din documentaţia privind atribuirea contractului de servicii de consultanţă pentru managementul de proiect tehnic și financiar și reprezintă ansamblul cerinţelor în baza cărora se elaborează oferta tehnică și financiară de către fiecare ofertant în parte, conform cu necesităţile autorităţiilor contractante.

Contractul de achiziţie publică se înscrie într-un proiect finanţat prin fonduri europene prin Programul Operaţional Regional – 2014-2020, Axa prioritară 3 – Sprijinirea tranziţiei către o economie cu emisii scăzute de carbon, Prioritatea de investiţii 3.1 Sprijinirea eficienţei energetice, a gestionării inteligente a energiei și a utilizării energiei din surse regenerabile în infrastructurile publice, inclusiv în clădirile publice și în sectorul locuinţelor, Operaţiunea B – Clădiri publice – Cod SMIS 110270.

2. Contextul realizării acestei achiziţii de servicii

Suprafaţa destinată pentru realizarea acestui proiect este de 13.742 mp. Amplasamentul face parte din domeniul public al statului și este în administrarea Ministerului Afacerilor Interne prin Inspectoratul de Poliţie Judeţean Cluj și UM 0603 Cluj-Napoca, conform Hotărârii Guvernului 1705 / 2006, cu completările ulterioare.

Imobilele, teren + construcţii sunt amplasate pe str. Traian, nr. 27 și str. Decebal nr. 26, înscrise în C.F. nr. 313327 a Municipiului Cluj-Napoca și sunt încadrate în P.U.G. în zona centrală de protecţie a monumentelor istorice ZCP_Sp - Subzone cu destinat ̧ie speciala ̆ situate i ̂n zone cu alt caracter, dar nu îndeplinesc condiţiile optime pentru desfășurarea activităţilor specifice celor 2 instituţii, întrucât acestea nu mai respectă normele și standardele actuale referitoare la siguranţa în exploatare, norme P.S.I., eficienţă energetică, siguranţă structurală.

Imobilele sunt compuse dintr-un ansamblu de clădiri construite între anii 1940 – 1990, respectându-se normativele în vigoare de la acea data. În decursul timpului, de la punerea în exploatare a construcţiei, au fost executate lucrări de amenajare care nu au afectat structura de rezistenţă a





clădirilor și lucrări de întreţinere și reparaţii curente, altele decât cele care să conducă la îmbunătăţirea eficientei energetice a acestora.

Construcţia C2 în C.F. 313327 - C2 a Municipiului Cluj-Napoca, nr. cadastral 313327 - C2, în proprietatea statului român și administrarea M.A.I, prin I.P.J. Cluj, - 40,20% și a S.R.I. – UM 0603 - 59,80%, regim de înălţime D+P+2E, suprafaţa construită la sol de 1923 mp și suprafaţa desfășurată de 7692 mp. Construcţia C20 în C.F. 313327 - C20 a Municipiului Cluj-Napoca, nr. cadastral 313327 – C20 în proprietatea statului român și administrarea M.A.I, prin I.P.J. Cluj, regim de înălţime D+P+4E, parţial P+2E, cu suprafaţa construită la sol de 735 mp și suprafaţa desfășurată de 3964 mp.

2.1. Informaţii despre Autoritatea Contractantă

Localizarea amplasamentuluiROMÂNIAREGIUNEA: NORD-VESTJUDEȚUL: CLUJLOCALITATEA: CLUJ-NAPOCA

1. INSPECTORATUL DE POLIȚIE JUDEȚEAN CLUJ (IPJ CLUJ)Adresa: Municipiul Cluj-Napoca, strada Traian, nr. 27, judeţul ClujTelefon: +40 0264 432 727Fax: +40 0264 401033Web: https://cj.politiaromana.ro

și

2. UM 0603 CLUJ-NAPOCA (D.J.I. CLUJ)Adresa: Municipiul Cluj-Napoca, strada Traian, nr. 27, judeţul ClujTelefon: 0377764500Fax:Web: http://www.sri.ro

Autoritatea de management (AM POR): Ministerul Dezvoltării Regionale și Administraţiei Publice (MDRAP)

Organism intermediar (OI): Agenţia de Dezvoltare Regională Nord-Vest (ADR N-V)

2.2. Informaţii despre contextul care a determinat achiziţionarea serviciilor

Inspectoratul de Poliţie Judeţean Cluj și UM 0603 Cluj-Napoca sunt beneficiarii unui contract de finanţare pentru proiectul ”Reabilitare, creșterea eficienței energetice, gestionarea eficientă a energiei la imobile existente corpurile C2 și C20, modificări interioare, amenajare spații de lucru în pod





existent (C2), amenajare incintă și refacere imprejmuire la I.P.J. și D.J.I. CLUJ”, cod SMIS 110270, prin Programul Operaţional Regional – 2014-2020, Axa prioritară 3 – Sprijinirea tranziţiei către o economie cu emisii scăzute de carbon, Prioritatea de investiţii 3.1 Sprijinirea eficienţei energetice, a gestionării inteligente a energiei și a utilizării energiei din surse regenerabile în infrastructurile publice, inclusiv în clădirile publice și în sectorul locuinţelor, Operaţiunea B – Clădiri public.

Proiectul își propune reducerea consumului anual de energie primară precum și scăderea cantităţii de gaze cu efect de seră pentru imobilele amplasate în Municipiul Cluj-Napoca, strada Traian, nr. 27 și strada Decebal nr. 26, prin măsuri de reabilitare termică, modernizarea instalaţiilor aferente clădirii și utilizarea surselor de energie regenerabilă.

Cadrul general instituţional stabilit prin Programul Operaţional Regional 2014 - 2020, prevede ca beneficiarul finanţării să deţină o Echipă de Implementare a Proiectului, care va acţiona ca și reprezentant al Achizitorului pentru implementarea Proiectului propus, având ca principale responsabilităţi asigurarea managementului integrat de proiect în conformitate cu prevederile finanţării, în scopul realizării obiectivelor proiectului cu maximă diligenţă și eficienţă.

Implementarea eficientă a proiectului va presupune realizarea activităţilor prevăzute în proiect prin aplicarea unui managament mixt al proiectului.

Activitatea privind managementul mixt al proiectului presupune constituirea unei structuri mixte pentru implementarea proiectului, ce va fi compusă din două echipe de proiect: echipa internă și echipa externă, angajată ca urmare a prezentei proceduri.

Din aceste motive, beneficiarii proiectului, I.P.J. Cluj și UM 0603 Cluj Napoca au decis ca parte din activităţiile prevăzute în proiect să fie realizate prin aplicarea unui management mixt al proiectului, asigurat atât de echipa de proiect a autorităţii contractante cât și de echipa consultantului tehnic/financiar pentru managementul de proiect, sarcinile fiind stabilite prin prezentul caiet de sarcini.

Pentru constituirea acestei structuri mixte vor fi derulate următoarele acţiuni:

- la nivelul I.P.J. Cluj și UM 0603 Cluj Napoca echipa de proiect constituită va sprijini și va colabora cu echipa externă contractată, cu scopul de a asigura managementul tehnic și financiar al proiectului. Echipa de proiect din cadrul I.P.J. Cluj și UM 0603 Cluj Napoca iși va asuma, în totalitate, managementul tehnic și financiar al proiectului de la semnarea Contractului de Finanţare până la semnarea contractului de servicii care face obiectul prezentului caiet de sarcini. După semnarea contractului cu echipa de consultanţă externă, echipa de proiect din cadrul I.P.J. și UM 0603 Cluj Napoca va avea rolul de a monitoriza, colabora și verifica activitatea desfășurată de către firma de consultanţă externă contractată pentru asigurarea managementului tehnic și financiar al proiectului, inclusiv a contractelor asociate, respectiv servicii de proiectare, dirigenţie de şantier, racorduri la utilităţi, ş.a.





- achiziţionarea serviciilor de consultanţă privind managementul tehnic și financiar al execuţiei investiţiei și administrarea contractului de lucrări pentru proiectul „Reabilitare, creșterea eficienței energetice, gestionarea eficientă a energiei la imobile existente corpurile C2 si C20, modificări interioare, amenajare spații de lucru în pod existent (C2), amenajare incintă și refacere împrejmuire la I.P.J. și D.J.I. Cluj", management asumat și realizat de către consultantul tehnic contractat, cu respectarea prevederilor legislaţiei în vigoare.

Necesitatea achiziţionării serviciilor de consultanţă tehnică și financiară pentru managementul de proiect reiese din nevoia garantării unei obiectivităţi sporite și eficiente, derivată din conjugarea competenţelor și specializărilor consultanţilor tehnici și financiari pentru managementul de proiect, în vederea implementării eficiente a proiectului de o complexitate și valoare deosebită.

2.3. Informaţii despre beneficiile anticipate de către Autoritatea Contractantă

Serviciile de consultanţă pentru proiectele cu finanţare europeană nerambursabilă sau din fonduri guvernamentale prezintă unele particularităţi notabile. Menirea consultantului în acest caz este de a identifica cele mai bune modalităţi de atingere a obiectivelor proiectului, în condiţiile respectării restricţiilor impuse prin utilizarea unei finanţări nerambursabile. Prin consultanţă în management în cadrul proiectelor cu finanţare europeană înţelegem acel tip de consultanţă menit să sprijine autoritatea contractantă care a iniţiat proiectul (solicitantul de finanţare) în procesul de conturare și implementare a proiectului. În cadrul activităţii de management al proiectului se realizează monitorizarea internă și controlul intern al proiectului, coordonarea și administrarea acestuia.

Consultantul în managementul implementării proiectului asimilează în totalitate informaţia din documentaţia proiectului și coordonează întreaga activitate în conformitate cu prevederile legislative și cu instrucţiunile, normele, notificările emise de către autoritatea de management.

Serviciile de consultanţă vor permite asigurarea:

- resurselor suplimentare personalului existent al achizitorului, cu calificări interdisciplinare necesare proiectului;

- expertizei în domenii specifice proiectului; - obiectivităţii și capacităţii de a da sfaturi imparţiale; - cunoștinţelor de specialitate/expertizei necesare implementării conforme a proiectului

și care pot genera valoarea adăugată.

2.4. Alte iniţiative/proiecte/programe asociate cu această achiziţie de servicii

Pentru implementarea proiectului pe langa serviciile de consultanta privind managementul tehnic și financiar al proiectului se vor derula:

- contractul privind proiectarea și execuţia lucrărilor;- contractul privind serviciile de supraveghere a lucrărilor prin diriginti de şantier autorizaţi;





- contractul privind serviciile de audit financiar extern al proiectului;- contract privind servicii de informare si publicitate;- contracte de furnizare dotări (mobilier, IT, PSI).

2.5. Cadrul general al sectorului în care Autoritatea Contractantă își desfășoară activitatea

Proiectul care face obiectul prezentei cereri de finanţare este rezultatul unei iniţiative complexe de investiţii a Inspectoratului de Poliţie Judeţean Cluj și a UM 0603 Cluj-Napoca. Prin fondurile europene alocate, beneficiarii proiectului intenţionează să reabiliteze, să crească eficienţa energetică, să gestioneze eficient energia la imobilele existente C2 si C20, să execute modificări interioare, să amenajeze spaţii de lucru în podul existent al imobilului C2, să amenajeze incinta și să refacă imprejmuirile aferente.

Pentru îndeplinirea obiectivelor în materie de schimbări climatice și energetice ale Uniunii Europene pentru anul 2020, cât și pentru continuarea decarbonizării sistemului energetic până în anul 2050, sunt necesare investiţii semnificative în domeniul Eficienţei Energetice (EE). Sectorul clădirilor este responsabil pentru aproximativ 40% din totalul consumului de energie și, prin urmare, este considerat un segment prioritar pentru investiţii în EE și pentru alocarea fondurilor Europene Structurale ale Uniunii Europene.

România se angajează, prin Programul Naţional de Reformă, să obţină o reducere de 19% a consumului primar de energie până în 2020, prin îmbunătăţirea eficienţei energetice. Luând în considerare procentul de 40% aferent clădirilor din consumul total de energie, renovarea fondului existent de clădiri va contribui în mod semnificativ la îndeplinirea obiectivului menţionat.

Este favorizată renovarea capitală a clădirilor prin includerea unor măsuri de eficientizare energetică care au ca rezultat optimizări de lungă durată și reduceri importante ale consumului de energie. O astfel de renovare depășește nivelul optim al costurilor din perspectiva investitorilor privaţi.

Proiectul se încadrează în planul naţional de acţiune în domeniul eficienţei energetice, capitolul 3, măsuri de eficienţă energetică în clădiri, începând cu pagina 45, precum și în strategia energetică a României 2016 – 2030, capitolul V.6.2. eficienţa energetică a clădirilor.

Execuţia lucrărilor se va face în conformitate cu legislaţia din domeniul sănătăţii populaţiei, prin respectarea tuturor normelor de igienă, din domeniul protecţiei mediului și de coabitare cu vecinătăţile.

Lucrările de intervenţii vor avea drept consecinţă îmbunătăţirea confortului utilizatorilor cu efecte asupra eficienţei activităţii și sănătăţii acestora, deoarece ele implică îmbunătăţirea calităţii aerului interior și exterior (diminuându-se nivelul de poluare), creșterea confortului termic (se reglează nivelul de umiditate, existând o creștere a temperaturii de suprafaţă a pereţilor și ferestrelor) și creșterea confortului acustic (calitatea sporită a ferestrelor, sistemului de ventilaţie corespunzătoare care permit păstrarea ferestrelor închise).





Astfel, realizarea investiţiei preconizate urmărește îndeplinirea standardelor și cerinţelor Uniunii Europene, coroborat cu necesitatea mondială de a reduce consumurile de energii convenţionale, reducerea consumului de energie și a emisiilor de dioxid de carbon, reducerea cheltuielilor cu utilităţile și implicit protejarea mediului înconjurător etc.

2.6. Factori interesaţi și rolul acestora

Beneficiarii direcţi vor fi cele două instituţii, Inspectoratul de Poliţie Judeţean Cluj, respectiv UM 0603 Cluj-Napoca (D.J.I. Cluj), aceștia fiind implicaţi pe întreaga durată de concepere, dezvoltare și implementare a proiectului precum și în etapa de post implementare.

3. Descrierea serviciilor solicitate

3.1. Scopul și obiectul contractului de achiziţie

3.1.1. Scopul contractului de achiziţie

Scopul acestui contract îl reprezintă furnizarea serviciului de consultanţă în management tehnic și financiar de proiect pentru implementarea cu succes a proiectului ”Reabilitare, creșterea eficienței energetice, gestionarea eficientă a energiei la imobile existente corpurile C2 si C20, modificări interioare, amenajare spații de lucru în pod existent (C2), amenajare incintă și refacere imprejmuire la I.P.J. și D.J.I. Cluj”, cod SMIS 110270, de către personal specializat.

3.1.2. Obiectul contractului de achiziţie

Obiectul contractului îl constituie implementarea cu succes a proiectului prin activităţi de management de proiect tehnic și financiar plus:

- managementul riscurilor;- managementul documentelor;- managementul timpului;- managementul costurilor;- managementul contractelor.

Consultantul trebuie să identifice cele mai bune modalităţi de atingere a obiectivelor proiectului, în condiţiile respectării restricţiilor impuse de utilizarea unei finanţări nerambursabile, să acorde consultanţa de specialitate autorităţii contractante pe parcursul derulării obiectivelor de investiţii în vederea asigurării managementului tehnic și financiar al proiectului în conformitate cu cerinţele contractului de finanţare.

3.2. Obiectivul general al proiectului





Obiectivul general al proiectului îl reprezintă modernizarea și creșterea eficienţei energetice, inclusiv prin aducerea în parametri de confort specificaţi în normele și normativele în vigoare a instalaţiilor HVAC (de încălzire, ventilaţie și aer condiţionat) și de iluminat, introducerea unor surse locale regenerabile de energie electrică și termică.

3.3. Obiectivele specifice ale proiectului

Obiectivele specifice ale proiectului sunt:

- reducerea cheltuielilor de exploatare și a consumurilor de utilităţi: energie electrică și termică (eficientizare energetică, surse regenerabile, optimizare trasee, contorizare, automatizare, etc), consum de apă potabilă (reciclare, detectare scurgeri, etc);

- refacerea capacităţii funcţionale, a condiţiilor de rezistenţă, confort și aspect estetic astfel încât exploatarea clădirilor și a instalaţiilor să se efectueze în condiţii optime; crearea unor spaţii suplimentare pentru desfășurarea activităţiilor specifice instituţiilor, prin efectuarea unor lucrări de amenajare în podurile existente și modernizare a celor existente;

- aplicarea unor măsuri de construire sustenabilă, prin utilizarea unor materiale performante, fără emisii de substanţe nocive;

- implementarea și respectarea legislaţiei privind protecţia mediului, prevenirea și stingerea incendiilor, colectarea deșeurilor, precum și legislaţia, normativele, normele și specificaţiile tehnice în construcţii.

3.4. Serviciile solicitate: activităţile care vor fi realizate

3.4.1. Activităţi generale:

- pregătirea și agreerea cu echipa de proiect a IPJ Cluj și UM 0603 Cluj Napoca a planului detaliat de management al execuţiei investiţiei;

- asigurarea unui management eficient al proiectului;- asigurarea implementării proiectului conform termenelor prevăzute și cerinţelor de raportare

tehnică și financiară din contractul de finanţare; - acordarea de consultanţă tehnică echipei interne a beneficiarilor (prin furnizarea de

documente justificative și informaţii necesare) pentru întocmirea tuturor documentelor solicitate de procedurile de implementare, astfel beneficiarii să respecte toate obligaţiile ce-i revin conform contractului de finanţare;

- informarea echipei interne a beneficiarilor cu privire la toate modificările și completările aduse procedurilor de implementare, precum și a actelor legislative/reglementări tehnice ce au legătură directă cu implementarea proiectului (implicit a lucrărilor de construcţii);

- asistenţă acordată echipei interne a beneficiarilor în urmărirea execuţiei corecte a lucrărilor din cadrul proiectului (în conformitate cu Proiectul Tehnic de execuţie și a reglementărilor tehnice în vigoare);

- asistenţă în derularea procedurilor de achiziţie realizate de către Beneficiar, inclusiv în modul Investim în viitorul tău! Proiect cofinanţat din Fondul European de Dezvoltare Regională prin Programul Operaţional Regional 2014-2020




de derulare și îndeplinire a contractelor; - evaluarea procesului – dacă activităţiile s-au încadrat în graficul de timp propus, calculul

indicatorilor specifici managementului de proiect; - evaluarea impactului (în termeni de eficacitate) – atingerea indicatorilor propuși prin proiect;- participă împreună cu echipa internă a beneficiarilor la evaluarea și managementul riscurilor

apărute pe parcursul proiectului;- pregătirea procedurilor de transmitere și aprobare a documentelor între Proiectant,

Executant, Diriginte de Șantier, Consultant și Achizitor;- pregătirea manualului privind procedurile de management al execuţiei investiţiei și

administrarea contractului de execuţie prin colaborarea cu echipa pentru supravegherea execuţiei lucrărilor (diriginte de șantier), a manualului pentru procedurile de supraveghere. Manualul va include reglementările legislaţiei actuale a României cu privire la calitatea execuţiei lucrărilor, cu respectarea Ghidului solicitantului POR 2014-2020.

Manualul pentru Procedurile de management al execuţiei investitiei și administrarea contractului de proiectare și execuţie va include minim procedurile privind:

- Mecanismul de comunicare si raportare dintre reprezentanţii beneficiarului, respectiv consultantul tehnic și financiar, Echipa de proiect a IPJ ȘI UM 0603 CLUJ NAPOCA, Proiectant și Executant;

- Registrul de lucru - sistemul de înregistrare și arhivare a informaţiilor pe șantier;- Predarea amplasamentelor către Executant, libere de orice sarcină;- Documentele ce vor fi întocmite ca urmare a verificărilor (procese-verbale în faze

determinante, procese-verbale de lucrări ce devin ascunse, etc);- Analizarea schimbărilor propuse și a neconformităţilor faţă de contract ale Executantului /

Proiectantului;- Raportare cu privire la progresul serviciilor de proiectare/lucrărilor de constructie;- Minutele ședinţelor de șantier;- înregistrarea foto/video de pe șantier cu privire la construcţie - activitate care se va desfășura

sub coordonarea beneficiarilor; - Pregatirea, împreuna cu echipa de supraveghere a lucrărilor, (diriginte de șantier) în numele

Achizitorului a Procesului verbal de Recepţie la Terminarea Lucrărilor si asigurarea secretariatului Comisiei de Recepţie.

3.4.2. Activităţi specifice

În urma adjudecării contractului de proiectare și execuţie lucrări, Consultantul va stabili o organizare corespunzătoare și funcţională a activităţii de proiectare și execuţie și va întreprinde toate acţiunile pregătitoare, permiţând derularea rapidă și eficientă a activităţilor zilnice. Va urmări realizarea proiectului și ulterior implementarea acestuia în conformitate cu cerinţele contractului de proiectare și execuţie, prevederile caietelor de sarcini și ale proiectului tehnic, ale ofertei tehnico-financiare și ale dispoziţiilor de șantier modificatoare, în vederea realizării indicatorilor de performanţă aprobaţi.





În cazul apariţiei unor situaţii neprevăzute, ce pot constitui riscuri pentru finalizarea lucrărilor conform proiectului aprobat, Consultantul va anunţa de îndată Achizitorul, va proceda la identificarea soluţiilor optime pentru evitarea lor și va aplica aceste soluţii cu acceptul Achizitorului.

În realizarea serviciilor solicitate, activitatea Consultantului va fi condusă de următoarele principii:

- consultantul acţionează în interesul Achizitorului pe durata prestării serviciilor/lucrărilor, în condiţiile și cu limitele descrise în documentaţia aferentă prezentei proceduri de atribuire;

- consultantul acţionează în sensul realizării obiectivelor prezentate pentru Contract în ceea ce privește optimizarea folosirii resurselor necesare îndeplinirii obiectivelor Contractului, precum și în ceea ce privește asigurarea profesionalismului resurselor umane implicate.

3.4.3. Sarcinile prestatorului

- participarea la evaluarea ofertelor depuse în cadrul procedurii de achiziţie de licitaţie publică de proiectare și execuţie a lucrărilor, la solicitarea expresă a autorităţii contractante;

- participarea la solicitarea beneficiarilor la întâlnirile de lucru cu echipa de proiectare din cadrul firmei căreia i-a fost atribuit contractul de proiectare și execuţie;

- participarea la recepţia proiectului tehnic, a documentaţiilor tehnico-economice, etc;- verificarea corespondenţei dintre cantităţile din proiectul tehnic (liste de cantităţi) și planșe;- întocmirea programului de realizare a investiţiei;- realizarea procedurilor de comunicare între părţi (Beneficiari, Consultant, Diriginte de

Șantier, Anteprenor);- monitorizarea, organizarea, coordonarea și controlul realizării programului;- controlul activităţii de diriginte de șantier;- verificarea asigurării resurselor financiare necesare, conform programului de realizare a

investiţiei și a contractelor încheiate;- monitorizarea execuţiei lucrărilor, a realizării parametrilor tehnico-calitativi ai lucrării;- întocmirea rapoartelor de progres, a raportului final, punerea la dispoziţia echipei de

implementare a documentelor necesare întocmirii cererilor de rambursare, a notificărilor ce se impun pe parcursul implementării proiectului, a actelor adiţionale (dupa caz) în termenul planificat;

- elaborarea graficului de depunere a cererilor de rambursare;- întocmirea cererilor de plată / cererilor de rambursare / cererilor de tragere și a

documentelor suport;- asistenţă în realizarea de cash-flow-uri anuale;- verificarea respectării clauzelor contractuale încheiate cu antreprenori și furnizori;- gestiunea contractelor;- participarea la pregătirea vizitelor de monitorizare, verificare și control din partea

organismelor abilitate și întocmirea documentelor suport și multiplicarea acestora;- participarea fizică la ședinţele de lucru ale unităţii de implementare a proiectului. Ședinţele

se vor desfășura la intervale săptămânale;- evaluarea periodică a estimărilor privind fluxurile de numerar pentru transmiterea către

Organismul Intermediar a previziunilor privind fluxurile financiare, pe toată perioada de implementare a proiectului, în vederea asigurării cofinanţării sau cheltuielilor care vor fi decontate;

- la solicitarea Beneficiarilor verifică periodic pe teren (la amplasamentul investiţiei) stadiul de execuţie și încadrarea în termen a lucrărilor de construcţie, comparativ cu datele preconizate în graficul de execuţie, verifică conformitatea execuţiei lucrărilor cu prevederile contractului, proiectului





tehnic, caietelor de sarcini, precum și ale reglementărilor tehnice în vigoare. La finalul verificării întocmește raportul tehnic privind stadiile de execuţie. Aceste rapoarte se vor întocmi de regulă lunar și vor conţine, pe lângă descrierea stadiului fizic al execuţiei lucrărilor, imagini foto ale lucrărilor verificate, după caz;

- verificarea situaţiilor de lucrări înaintate de Constructor și avizate de dirigintele de șantier atestat, pe durata lucrărilor de construcţii;

- analizarea, verificarea și aprobarea devizelor NCS și NR în preţuri de contract, cu respectarea legislaţiei în materie privind achiziţiile publice, cu încadrarea în indicatorii tehnico - economici aprobaţi, întocmite pe parcursul execuţiei lucrărilor aferente lucrărilor real executate sau ca urmare a dispoziţiilor de șantier elaborate de proiectatul de specialitate și avizate de beneficiari;

- verificarea respectării concordanţei dintre caietul de sarcini, oferta financiară, situaţii de lucrări, facturi, ordine de plată, extrase de cont pentru toate contractele ce urmează să fie atribuite pe parcursul implementării proiectelor;

- controlul desfășurării recepţiei la terminarea lucrărilor conform prevederilor legale;- organizarea și efectuarea urmăririi comportării în timp a investiţiei pe perioada de garanţie

de bună execuţie împreună cu reprezentanţii beneficiarului, conform prevederilor legale;- participă, controlează, organizează și asigură desfășurarea recepţiei finale.- asistenţă la realizarea dosarului de achiziţie de către Beneficiar pentru toate contractele ce

urmează să fie atribuite pe parcursul implementării proiectului;- verificarea și efectuarea de recomandări de îmbunătăţire, transmiterea spre aprobare a

manualului de asigurare a calităţii pregătit de echipa de supraveghere a lucrărilor (dirigenţie șantier), care va cuprinde referinţe la manualul pentru procedurile de supraveghere a execuţiei lucrărilor (dirigenţie șantier), dar și la manualul / procedurile Executantului pentru Asigurarea Calităţii. Manualul de Asigurare a calităţii va include referinţe și la Procedurile relevante de Securitate și Sănătate în Muncă și Asigurarea Calităţii care trebuie adoptate pentru lucrările care se desfășoară pe șantierul de construcţie.

- studierea și însușirea prevederilor contractelor de proiectare și execuţie de lucrări și ale contractului de supraveghere a lucrărilor prin diriginţi de șantier și a tuturor anexelor acestora, precum și a caracteristicilor șantierelor;

- verificarea și asigurarea derulării în timpul planificat a activitatii de proiectare și ulterior de mobilizare a echipei de execuţie a lucrărilor și a echipei pentru supravegherea lucrărilor, precum și a organizarii biroului echipei de supraveghere în incinta șantierului / șantierelor;

- asistă si participă împreună cu dirigintele de șantier la activităţile specifice perioadei de mobilizare a Executantului.

- verificarea și evaluarea documentaţiei suplimentare; - verificarea îndeplinirii condiţiilor legale referitoare la protecţia mediului;- verificarea proiectului, caietelor de sarcini, tehnologiilor și procedurilor prevăzute pentru

realizarea construcţiilor;- verificarea existenţei tuturor pieselor scrise și desenate, corelarea acestora, respectarea

reglementărilor cu privire la verificarea proiectelor de către verificatorii atestaţi;- asistarea Autorităţii Contractante în verificarea și aprobarea garanţiilor și asigurărilor depuse

de către ofertantul declarat câștigător;- verificarea poliţelor de asigurare ale Antreprenorului și asigurarea ca acestea sunt încheiate în

conformitate cu prevederile contractului, sunt și rămân în vigoare și au acoperire pe întreaga perioadă specificată în contractul de execuţie;

- asigurarea că Antreprenorul a elaborat planuri de acţiune pentru implementarea prevederilor Investim în viitorul tău! Proiect cofinanţat din Fondul European de Dezvoltare Regională prin Programul Operaţional Regional 2014-2020




legislative referitoare la protecţia mediului;- analizarea și aprobarea propunerilor Antreprenorului referitoare la siguranţa publicului și a

personalului muncitor pe șantier;- asigurarea că s-a elaborat un plan de management al traficului privind interferenţele dintre

traficul de șantier și traficul generat de activitatea curentă în incinta unităţii și a fost transmis autorităţilor implicate în vederea aprobării acestuia înainte de începerea lucrărilor;

- participarea împreună cu dirigintele de șantier, proiectantul și cu Antreprenorul la trasarea generală a construcţiei și la stabilirea bornelor de reper;

- facilitarea oricărei comunicări între Antreprenorul și proprietarii de utilităţi (apă, canalizare, telefoane, electricitate, gaze, C.F., etc) care interferează zona traseului în lucru;

- predarea amplasamentului se va face de către Autoritatea Contractantă / Consultant și dirigintele de șantier către Antreprenor;

- asistarea autoritatea contractantă pentru orice altă situaţie care nu este menţionată în prezentul caiet de sarcini, dar care poate apare în relaţie cu implementarea execuţiei lucrărilor.

În faza de execuţie a lucrărilor de constructii:

- asistarea Executantului în obţinerea autorizaţiilor, permiselor și aprobărilor necesare, înainte de începerea construcţiei, cât și pe parcursul derulării și recepţiei lucrărilor;

- asigurarea că mecanismul de comunicare și raportare dintre Achizitor, echipa de consultanţi, diriginţii de șantier și Executant este stabilit, complet funcţional și eficient pe toată durata proiectului, în conformitate cu procedura din manualul de supraveghere a execuţiei și prin reactualizarea periodică a acestuia, dacă condiţiile / cerinţele de raportare o impun;

- la solicitarea Executantului, Consultantul va analiza și va propune spre aprobare stabilirea unei zone de lucru în afara șantierului, daca este cazul;

- analizează propunerile de modificare ale programului Executantului în implementarea contractului de execuţie a lucrărilor și formulează recomandări de decizie pe care le transmite echipei de proiect;

- informează Achizitorul și formulează recomandări referitor la orice modificare, propusă de Executant a documentaţiei de proiectare, prin adoptarea de noi soluţii, cu respectarea legislaţiei în vigoare, în vederea obţinerii aprobării prealabile a acestuia;

- analizează și transmite echipei de proiect recomandări referitoare la deciziile privind schimbări de experţi, persoane sau subcontractanti (daca este cazul), privind personalul tehnic implicat în execuţia lucrărilor (șef șantier, RTE, responsabil cu calitatea, responsabil cu siguranţa si sistematizarea traficului, responsabil cu sanatatea si securitatea in munca, etc);

- analizează derularea lucrărilor și monitorizează aplicarea instrucţiunilor emise de dirigintele de șantier pentru a crea condiţiile optime pentru execuţie, testare și receptionare a diverselor lucrări;

- iniţiază și prezidează ședinţele lunare de progres și se asigură că toate problemele care apar sunt solutionate cu promptitudine;

- informează echipa de proiect asupra problemelor aparute și a măsurilor de soluţionare propuse de către Executant și dirigintele de șantier;

- participă, dacă este cazul la ședinţele Executantului cu terte părţi implicate în implementarea Contractului de execuţie a lucrărilor;

- transmite catre Proiectant sesizările echipei pentru supravegherea lucrarilor (dirigenţie de șantier) sau ale participanţilor la realizarea investitiei privind neconformităţile de proiectare constatate pe parcursul execuţiei si solicita acestuia propuneri de soluţii in conformitate cu legislaţia





in vigoare;- transmite către executant sesizările proprii sau ale participanţilor la realizarea investitiei

privind neconformitatile constatate pe parcursul execuţiei si solicita acestuia respectarea dispoziţiilor si/sau masurilor dispuse de Achizitor, de proiectant si de organele abilitate;

- solicita Proiectantului si Executantului sa realizeze orice modificare a proiectului, specificaţiilor, lucrărilor sau graficului de execuţie care pot deveni necesare pe parcursul sau post-executiei lucrărilor si monitorizează realizarea acestora;

- monitorizarea conformării execuţiei lucrărilor de constructie cu cerinţele contractului de execuţie, ale caietului de sarcini aferent si ale proiectului tehnic al obiectivului de investitie. Consultantul va avea acces si va putea inspecta lucrările in orice moment si in orice loc unde acestea se desfasoara;

- transmite echipei de proiect orice notificare a dirigintelui de șantier sau Executantului referitor la orice descoperiri de urme de interes istoric, artistic sau arhitectural, precum si solicitarea organismelor competente adresata Achizitorului de a lua masurile de protejare provizorie a acestora (daca este cazul);

- gestionarea situatiilor nou aparute, care devin necesare pentru implementarea contractului de lucrări (Nota de Comanda Suplimentara, Nota de Renunţare, etc, modificările si propunerile transmise de echipa de supraveghere a lucrărilor si proiectant). Împreuna cu Dirigintele de șantier si proiectantul lucrărilor, inainteaza spre aprobare Echipei de proiect, un raport cu privire la necesitatea lucrărilor, impactul costurilor și duratei de execuţie;

- formulează recomandări de decizie pentru Achizitor;- verifică și asigură comunicarea eficienta a Executantului si dirigintelui cu organismele publice,

furnizorii de servicii si utilitati, localnici si alte parti afectate de lucrări, in scopul de a promova execuţia eficienta a lucrărilor, cu maxim de cooperare si perturbări minime pentru public;

- verifica Situatiile financiare aferente situatiilor de lucrări emise lunar sau trimestrial, verificate si acceptate de echipa de supraveghere a lucrărilor, pentru plata Executantului. Situatiile de plata trebuie emise in conformitate cu graficul de eșalonare a lucrărilor si prevederile documentaţiei de atribuire a contractului de lucrări, precum si cu condiţiile Contractului de Finanţare. Verificarea va avea in vedere:

Prevederile Contractului de proiectare și execuţie a lucrărilor; Categoriile de cheltuieli din cadrul bugetului aprobat prin Contractul de finanţare nr. 1685

din 23.03.2018;- situatiile de plata vor fi verificate de către responsabilul tehnic si responsabilul financiar in

decursul a 3 zile lucratoare de la primire si transmise spre aprobare echipei de proiect. In cazul necesitatii unei revizuiri, aceasta se va realiza in decursul a 2 zile lucratoare de către echipa de supraveghere a execuţiei lucrarilor (dirigentie de șantier), iar aprobarea la plata a echipei de proiect va fi realizata in decursul a 2 zile lucratoare de la primirea variantei revizuite conform recomandărilor;

- consultantul va monitoriza ulterior procesul de procesare a plaţii pentru a se asigura ca plata contractorilor se face la timp;

- culege informaţii si urmărește conformitatea implementării cu prevederile Contractului de Finanţare in cadrul POR 2014 - 2020, din punct de vedere al perioadei de timp, al costurilor si al eligibilităţii cheltuielilor. Consultantul trebuie sa acorde o atentie speciala graficului de depunere a cererilor de rambursare si bugetului Proiectului prezentate in Contractul de Finanţare. In cazul in care devine necesara o realocare a fondurilor prin transfer intre linii bugetare pe durata implementării proiectului, sau o modificare/ajustare a termenilor Contractului de Finanţare, Consultantul va notifica





Achizitorul. Numai in cazul in care Achizitorul solicita lucrări suplimentare, acestea vor fi executate, iar Consultantul va asista Achizitorul in furnizarea de argumente si documente suport pentru justificarea necesitatii lucrărilor suplimentare si susţinerea deciziei in stabilirea eventualelor extinderi ale contractelor existente, respectiv in semnarea de acte adiţionale pentru lucrările suplimentare aprobate, care se vor executa in cadrul bugetului si perioadei de timp mentionate in cadrul contractului de lucrări;

- culege informaţii tehnice și financiare si furnizeaza consultanta tehnica și financiară cu privire la orice dispute contractuale si probleme care apar pe parcursul lucrărilor si pentru prevenirea întârzierilor, daca este posibil;

- verifica toate rapoartele echipei de supraveghere a execuţiei lucrarilor (dirigentie de șantier) si executantului si in conformitate cu contractul de lucrări si servicii atribuite si cu cerinţele Contractului de Finanţare si le propune spre revizuire, respectiv aprobare, echipei de proiect a IPJ și UM 0603 CLUJ NAPOCA;

- urmarirea realizarii indicatorilor de performanta aprobaţi;- asigura organizarea unui sistem de arhivare (digital si pe hârtie) pentru activitatea de

management de execuţie a investitiei si administrarea contractului, în deplina conformitate cu cerinţele contractului de finanţare si cu cerinţele legislaţiei in domeniu privind arhivarea documentelor. La finalizarea activitatii, Consultantul va transfera toate materialele de arhiva Achizitorului;

- Monitorizează existenta sistemului de arhivare a documentelor (digital si pe hârtie) pentru activitatile de execuţie si supraveghere a execuţiei lucrărilor;

- Pregătește rapoartele activitatii de management de execuţie a investitiei si administrarea contractului de execuţie in conformitate cu cerinţele caietului de sarcini si ale echipei de proiect, OI si AMPOR.

În perioada de recepţie a lucrărilor:

- În această perioadă Consultantul va asigura prezenţa permanentă a personalului necesar;- Aprobarea propunerilor Executantului cu privire la testele finale în faza de dinainte a

recepţiei la terminare /punere în funcţiune. Este necesară participarea Consultantului și aprobarea testelor împreună cu echipa de supraveghere a lucrărilor;

- Efectuează inspecţiile necesare la Recepţii, împreună cu reprezentanţii dirigintelui și ai Achizitorului; împreună cu dirigintele de șantier întocmește lista defectelor și alte documente stabilite prin clauzele existente în contractul de execuţie a lucrării;

- Participă la recepţiile lucrărilor și semnează procesul verbal de recepţie;- Pregătește rapoartele finale activitătii de management tehnic și financiar în conformitate cu

cerinţele caietului de sarcini și ale echipei de proiect, OI și AMPOR;- împreuna cu Executantul și Dirigintele de șantier întocmește cartea tehnică a construcţiei cu

toate documentele prevăzute de reglementările legale in vigoare;- pregătirea pentru arhivare a documentaţiei aferente proiectului;- alte atribuţii specifice ce intră în sfera atribuţiilor generale, la solicitarea achizitorului.

3.5. Rezultatele care trebuie obţinute în urma prestării serviciilor





Serviciile prestate de către Consultantul tehnic și financiar vor asigura obţinerea următoarelor rezultate:

- asigurarea existenţei unui sistem de management funcţional, capabil pe deplin să implementeze Proiectul în condiţii optime;

- ședinţele săptămânale și/sau lunare de monitorizare a proiectului sunt ţinute regulat și contribuie efectiv la progresul Proiectului;

- Rapoartele întocmite de către Consultant sunt verificate și aprobate;- Cererile de rambursare sunt verificate, procesate la timp și sunt conforme cu cerinţele

contractului de finanţare;- Rapoartele de progres sunt depuse la timp și sunt conforme cu cerinţele contractului de

finanţare;- Contractul este implementat la termenele și valorile contractate, cu respectarea condiţiilor

de calitate cerute de proiect; - Condiţiile din contractul de finanţare sunt îndeplinite; - Procedurile de achiziţie sunt lansate la timp conform planului agreat cu autoritatea

contractanta și celelalte părţi implicate în proiect, cu respectarea prevederilor legale în vigoare;- Obţinerea Certificatului de performanţă energetică (CPE) și îndeplinirea indicatorilor de

proiect asumaţi prin cererea de finanţare;- Procesul verbal de recepţie la terminarea lucrărilor.

3.6. Atribuţiile și responsabilităţile Părţilor

3.6.1. Autoritatea Contractanta

Beneficiarii proiectului îndeplinesc rolul de Autoritate Contractantă pentru contract și, în această calitate, vor fi responsabili pentru toate aspectele privitoare la coordonarea implementării eficiente a activităţiilor prevăzute în contract. Beneficiarii proiectului, prin reprezentanţii legali, au dispus constituirea echipei de implementare a proiectului, care va avea responsabilitatea aprobării, după caz, a documentelor elaborate de Consultant în cadrul executării acestui contract, aprobarea rapoartelor transmise de Consultant și cu semnarea și acceptarea documentelor justificative emise în perioada de execuţie a contractului.

Achizitorul este responsabil pentru: - organizarea procedurii de atribuire a Contractului;- monitorizarea execuţiei Contractului și efectuarea plăţilor către Consultant, conform

Contractului și desemnarea unui responsabil de contract. Rolul acestuia va fi de a asigura comunicarea permanentă cu echipa Consultantului, evidenţa tuturor documentelor referitoare la derularea Contractului, monitorizarea permanentă și evaluarea periodică a gradului de îndeplinire a obiectivelor Contractului;

- punerea la dispoziţia Consultantului a tuturor informaţiilor disponibile pentru obţinerea rezultatelor așteptate, cum ar fi: date de intrare, raportări, situaţii specifice;

- desemnarea echipei implicate și responsabile cu interacţiunea și suportul oferit Contractantului;

- asigurarea tuturor resurselor care sunt în sarcina sa pentru buna derulare a Contractului.





3.6.2. Consultant

Prestatorul de servicii de management tehnic și financiar de proiect va îndeplini rolul de Consultant și va fi responsabil cu realizarea la timp a contractului și a sarcinilor incluse în caietul de sarcini.

Consultantul va îndeplini sarcinile incluse în contract cu atenţia, eficienţa și promptitudinea necesare, în conformitate cu bunele practici din domeniu. Furnizarea informaţiilor, a datelor cât și feedback-ului asupra rezultatelor obţinute este vitală pentru implementarea la timp a proiectului. De aceea, Consultantul are responsabilitatea de a solicita, într-un termen de timp rezonabil, documente și date clare, precizând data la care este nevoie de aceste informaţii, astfel încât proiectul să poată continua conform planului stabilit. Consultantul este responsabil pentru asigurarea unui management tehnic și financiar eficient și orientat spre rezultate în ceea ce privește procesul de implementare a proiectului. Informaţiile și datele colectate în cadrul acestui proiect pot fi publicate doar cu acordul scris al Autorităţii Contractante.

Consultantul este responsabil pentru execuţia la timp a tuturor activităţilor prevăzute și pentru obţinerea rezultatelor stabilite prin Caietul de Sarcini și pentru întreaga coordonare a activităţilor care fac obiectul Contractului.

Responsabilităţile consultantului tehnic și financiaral proiectului (in limitele stabilite prin contractul de prestări servicii):

- de a asigura managementul eficient al contractului de proiectare și execuţie a lucrărilor în scopul atingerii obiectivelor acestuia în conformitate cu calendarul activitatilor, standardele de calitate si bugetul aprobat;

- de a acţiona în numele și interesele Achizitorului, dar numai cu aprobarea acestuia;- de a detalia si supune spre aprobare de către achizitor a oricărei modificări a planului de

implementare a proiectării și execuţiei lucrărilor, referitor la activitati, desfasurare în timp si buget;- de a analiza, inclusiv încadrarea legală a modificărilor propuse de furnizorii de servicii și

proiectant / executant referitor la proiect, și de a înainta propuneri concrete pentru aprobarea sau respingerea acestora de către echipa de proiect si solicitarea de amendamente la condiţiile contractuale;

- de a asigura interfaţa între achizitor si furnizorii sai externi în ceea ce privește relaţiile contractuale, prin urmarirea calitatii serviciilor si lucrărilor furnizate, efectuării plaţilor, îndeplinirii obiectivelor de implementare a proiectului, îndeplinirii condiţiilor impuse de contractul de finanţare, raportarea activitatilor;

- de a respecta termenii contractului de proiectare și execuţie din perspectiva obligaţiilor IPJ Cluj și UM 0603 Cluj-Napoca, semnat intre IPJ și UM 0603 CLUJ NAPOCA Proiectant și Executant;

- de a raporta orice situatie neprevăzută beneficiarilor și de a propune soluţii pentru rezolvarea problemelor;

- de a asigura culegerea datelor relevante privind progresul execuţiei serviciilor sau lucrărilor de la proiectanţi/dirigintii de șantier și sintetizarea acestora pentru a prezenta achizitorului situatia la un moment dat;

- de a asigura confirmarea execuţiei calitative si cantitative a diferitelor faze împreună cu dirigintele de șantier, confirmarea la plata numai a lucrărilor corespunzătoare din punct de vedere cantitativ și calitativ, care sunt prevăzute in caietele de sarcini, in oferta tehnica si financiara a





constructorului si in dispoziţiile de șantier modificatoare, respectiv supervizarea lucrărilor confirmate de dirigintii de șantier;

- de a informa echipa de proiect a IPJ și UM 0603 CLUJ NAPOCA asupra eventualelor modificări legislative ce privesc proiectarea și execuţia lucrărilor, imediat ce acestea apar si de a participa la corelarea documentaţiilor in conformitate cu aceste modificări;

- de a depune toate eforturile în rezolvarea pe cale amiabila a disputelor din cadrul contractului de proiectare și execuţie a lucrărilor;

- de a reprezenta Achizitorul (cu mandatarea/ acordul acestuia) în relaţia cu toti factorii implicaţi în implementarea proiectului;

- de a evalua în permanenţă respectarea termenilor contractului de lucrări - îndeplinirii contractului de proiectare și execuţie de lucrări din punct de vedere al indicatorilor de timp, buget, cantitativi si calitativi al lucrărilor, în conformitate cu proiectul de execuţie;

- de a urmări ca în timpul lucrărilor de execuţie sa se respecte încadrarea în parametri standard de mediu de către executantul lucrărilor;

- de a analiza, inclusiv încadrarea legala a modificărilor propuse de furnizorii de servicii si Executant referitor la proiect si de a inainta propuneri concrete pentru aprobarea sau respingerea acestora de către Achizitor si solicitarea de amendamente la condiţiile contractuale;

- de a gestiona managementul riscurilor care afecteaza proiectarea și execuţia lucrărilor, prin monitorizarea apariţiei riscurilor si a modului in care sunt identificate si implementate soluţii pentru eliminarea/reducerea impactului negativ al riscurilor asupra implementării proiectului de catre Executant si diriginte, precum si prin informarea si asistarea echipei de proiect a IPJ și UM 0603 CLUJ NAPOCA in vederea luării in mod eficient a deciziilor;

- de a monitoriza si evalua în permanenta diferite etape de realizare a lucrărilor si derularea continua si fara probleme a desfasurarii activitatilor de execuţie a lucrărilor;

- de a coordona colaborarea dintre executant si dirigintii de șantier;- de a pregati documentaţia si organizarea recepţiilor parţiale si la terminarea lucrărilor in

condiţiile legislaţiei si la termenele stabilite;- de a asigura gestiunea financiara a contractului de lucrări;- de a respecta termenii privind durata si bugetul contractului de finanţare semnat intre IPJ și

UM 0603 CLUJ NAPOCA și MDRAP in vederea realizarii obiectivelor acestuia.

În acest sens va:- monitoriza realizarea indicatorilor cantitativi, de calitate, timp si buget aprobaţi in cadrul

Contractului de Finanţare;- asigura si coordona raportarea tehnica si financiara referitoare la execuţia lucrărilor catre

echipa de implementare a proiectului din cadrul IPJ și UM 0603 CLUJ NAPOCA , in vederea evaluarii implementării si propunerii de soluţii pentru rezolvarea problemelor identificate pe parcursul realizarii activitatilor;

- confirma situatiile de plata lunare si finale aprobate de dirigintele de șantier - in acest sens va verifica si transmite spre decontare cheltuielile si documentele suport/documentele justificative ce vor insoti cererea de rambursare, in conformitate cu bugetul contractului de execuţie si tipul eligibil sau neeligibil al cheltuielilor aprobate in cadrul Contractului de Finanţare;

- respecta modalitatile de decontare si acceptare a cheltuielilor neprevăzute in conformitate cu termenii Contractului de Finanţare;

- pregaște rapoarte, in conformitate cu modelele recomandate de catre reprezentanţii finanţatorului (OI, AMPOR): rapoarte de progres periodice, rapoarte aferente cererilor de





rambursare, notificări impuse pe parcursul implementării proiectului, documente privind derularea implementării proiectului, etc în vederea depunerii acestora cu respectarea termenelor impuse;

- coordoneaza refacerea documentelor si a situatiilor depuse la cererea achizitorului sau a AM POR sau OI POR;

- asigură păstrarea si arhivarea documentelor proiectului si va menţine sistemul de arhivare pe durata implementării contractului de finanţare - la sfarsitul perioadei de implementare Consultantul va preda Achizitorului, cu proces verbal de predare-primire, documentele arhivate.

3.7 Standarde profesionale și de performanţă

Prin semnarea contractului de servicii, Consultantul recunoaște importanţa strategică a serviciilor pe care trebuie să le presteze, cât și constrângerile legate de termenii de timp al proiectului. În cadrul proiectului va fi asistat de Autoritatea Contractantă pentru a nu permite nici o întârziere sau schimbare de direcţie. Serviciile oferite de Consultant implică o cooperare directă între personalul echipei propusă de acesta și echipa de proiect din partea Autorităţii Contractante. Consultantul va acţiona, de fiecare dată, la cele mai înalte standarde profesionale de competenţă și de calitate și va lucra bazându-se pe metode și metodologii de cea mai înaltă clasă, fiind implicat în activităţiile de zi cu zi desfășurate pentru proiect de către personalul desemnat din partea Autorităţii Contractante.

4. Ipoteze și riscuri

În pregătirea Ofertei, Ofertanţii trebuie să aibă în vedere cel puţin riscurile și ipotezele descrise în continuare. În acest sens, la întocmirea ofertei, Ofertantul trebuie să ia în considerare resursele necesare (de timp, financiare și de orice altă natură), pentru implementarea strategiilor de risc propuse.

Ipoteze care pot fi considerate în momentul începerii procedurii de achiziţie pot face referire la: - conţinutul serviciilor solicitate este descris în mod explicit în Caietul de Sarcini;- corelaţia dintre resursele necesare și rezultatele așteptate este realistă;- începerea serviciilor se va realiza în perioada preconizată;- nu se prevăd schimbări ale cadrului instituţional și legal care să afecteze major

implementarea și desfășurarea în bune condiţii a Contractului;- toate informaţiile relevante și disponibile la nivelul Autorităţii Contractante pentru

realizarea serviciilor vor fi puse la dispoziţia Contractantului;- Contractantul va semna un acord de confidenţialitate la momentul semnării

Contractului și va respecta toate instrucţiunile privind utilizarea informaţiilor confidenţiale (după cum este aplicabil).

Pentru implementarea proiectului au fost identificate următoarele riscuri și următoarele masuri de gestionare a acestora:

Riscuri aplicabile Masuri de evitare a riscurilor

Risc aferent Conditiilor specifice din Ghidul POR 3.1 B

Cunoastere, Respectare riguroasa si Monitorizarea modificarilor cu privire la Conditiile specifice de finantare prin POR - pe toata durata





de implementare si monitorizare a proiectului; Departament specializat & Consultant dedicat EU Funds

Risc financiar Calibrarea riguroasa a bugetului de investitii si asigurarea surselor de constituire a bugetului

Risc aferent profilului prestatorului de servicii

Procedura riguroasa de analiza si alegere a furnizorilor; Conditii specifice in caietele de sarcini.

Risc al solutiilor finale propuse prin proiect

Verificarea solutiilor propuse prin proiect de catre un Consultant tehnic specializat in solutii integrate

Risc de achizitie a materialelor, echipamentelor si serviciilor aferente investitiei (parametrii tehnici & calitativi)

Procesul de achizitie sa se desfasoare printr-un specialist de achizitii

Risc de punere in opera conform standardelor tehnice

Toate etapele de implementare a proiectului sa fie verificate de catre un Consultant tehnic specializat; Project Manager specializat; Audit energetic post implementare; Conditii contractuale specifice

Risc de depasire a bugetului stabilit

Dezvoltare si monitorizare riguroasa a cash-flow-ului investitiei; Managementul rezervelor; Conditii contractuale specifice; Project Manager specializat

Risc de depasire a termenelor stabilite

Dezvoltare si monitorizare riguroasa a calendarului de implementare a investitiei; Conditii contractuale specifice; Project Manager specializat

Risc de santier (mediu, sanatate, securitate in munca, erori umane, demolari, tehnice)

Regulament de santier riguros; Conditii de Asigurari aplicate in lucrari de constructii; Project manager specializat

Risc de securitate speciala Masuri de securitate specifice; Project manager specializat

Risc legislativ si procedural Cunoastere si Monitorizare atenta a cadrului legislativ si procedural; Departament Juridic; Project Manager specializat

Risc reputational Aplicarea riguroasa a tuturor masurilor de evitare a riscurilor de implementare a proiectului de investitie; Intreaga Echipa de Proiect

Riscuri care pot fi identificate la momentul elaborării Caietului de Sarcini și riscuri care pot apărea în derularea contractului sunt următoarele:

- dificultăţi de colaborare și comunicare între factorii interesaţi implicaţi;- datele și informaţiile necesare desfășurării serviciilor comunicate de către Autoritatea

Contractantă nu sunt suficiente pentru îndeplinirea cerinţelor solicitate prin Caietul de Sarcini;- adăugarea de activităţi/ solicitări de informaţii noi, în funcţie de progresul activităţilor.

5. Abordare și metodologie în cadrul Contractului

Operatorul economic va prezenta cel puţin următoarele elemente, ca parte a propunerii tehnice:- modul în care ofertantul înţelege obiectivele contractului și rezultatele așteptate;- metodologia de prestare a serviciilor;- organizarea și planificarea în timp a activităţiilor pe durata contractului.





5.1. Modalitatea de prezentare a ofertei tehnice

Oferta tehnică va corespunde tuturor cerinţelor Caietului de sarcini. Ofertantul va prezenta în mod detaliat, dar fără a se limita, următoarele aspecte tehnice care vor fi necesare în vederea evaluării ofertelor:

5.1.1. Descrierea raţionamentului:

- Prezentarea coerenta, clară, concretă, completă și realistă a ofertei Consultantului, prin aceasta demonstrandu-se gradul de înţelegere a serviciilor ce trebuie furnizate prin contract;

- Opinii asupra aspectelor cheie in relaţie cu obiectivele care trebuie atinse si rezultatele așteptate in urma implementării Contractului;

- Identificarea ipotezelor si a riscurilor (altele decât cele prezentate in Caietul de Sarcini);- Explicaţii referitoare la riscurile si ipotezele care pot influenta implementarea Contractului si

prezentarea modului de eliminare/atenuare a riscurilor, respectiv prezentarea modului de gestionare a situatiilor problematice ce pot aparea pe parcursul desfasurarii contractului.

5.1.2. Strategie - Metodologia de prestare a serviciilor:

- Descrierea coerenta, clara, concreta si completa a abordarii de implementare a fiecărei activitati in vederea atingerii obiectivelor proiectului;

- Descrierea detaliata a activitatilor propuse de ofertant pentru prestarea serviciilor, a condiţiilor de munca si protectia muncii, a managementul calitatii si a etapelor/stadiilor considerate esenţiale, a punctelor de control si validare, precum si a rezultatelor si efectelor estimate pentru fiecare activitate îndeplinita;

- Flexibilitatea ofertantului în adaptarea planului de lucru, in cazul unor evenimente imprevizibile, obiective;

- Se vor preciza resursele alocate si rezultatele așteptate;- Se va prezenta lista experţilor principali/secundari consideraţi de către Ofertant necesari

pentru îndeplinirea contractului, profilul si calificarea fiecaruia conform cerinţelor din prezentul caiet de sarcini;

- Se vor descrie facilitatile suport (resurse tehnice, logistice, administrative, etc) pe care Consultantul le pune la dispoziţia experţilor pentru îndeplinirea sarcinilor alocate;

- Descrierea activitatilor ce vor fi realizate de fiecare asociat in cazul unei asocieri sau de fiecare subcontractant, cu indicarea sarcinilor ce vor fi executate de fiecare in parte;

- Descriere a modului în care ofertantul înţelege scopul contractului și modul în care își propune să abordeze prestarea serviciilor de consultanţă în managementul tehnic și financiar al proiectului;

- Gradul de înţelegere a obiectivelor proiectului și a rezultatelor așteptate de la consultant;- Prezentarea contextului contractului, astfel cum e înţeles de către Consultant, în special a

obiectivelor și a rezultatelor așteptate;- Opinii asupra aspectelor principale în legătură cu îndeplinirea obiectivelor contractului și a

rezultatelor așteptate;- Explicarea riscurilor și supoziţiilor privind execuţia contractului;





- Recomandări de reducere/eliminare a riscurilor identificate, fără a afecta cerinţele caietului de sarcini.

- Descrierea de ansamblu a abordării propuse de ofertant în vederea îndeplinirii contractului, inclusiv lista activităţilor necesare pentru atingerea obiectivelor;

- Descrierea detaliată a activităţilor cuprinse în caietul de sarcini/propuse de ofertant pentru prestarea serviciilor, a condiţiilor de muncă și protecţia muncii, a etapelor/stadiilor considerate esenţiale, a punctelor de control și validare, precum și a rezultatelor și efectelor estimate pentru fiecare activitate îndeplinită;

- Descrierea input-urilor ofertantului, în termeni de resurse umane specializate, definirea atribuţiilor și responsabilităţilor acestora, pentru ducerea la îndeplinire în cele mai bune condiţii a activităţilor și obţinerea rezultatelor așteptate. În cazul în care oferta este formulată de un grup de operatori economici, se descriu input-urile fiecărui membru al grupului, precum și interacţiunea sarcinilor și a responsabilităţilor;

- Descrierea facilităţilor suport (resurse tehnice, logistice, administrative, etc) pe care ofertantul le pune la dispoziţie, în scopul îndeplinirii contractului.

5.1.3. Organizarea şi planificarea în timp a activităţilor pe durata contractului:

- Perioada, frecvenţa și durata activităţilor propuse, luându-se în calcul și perioada organizării;- Identificarea și planificarea etapelor semnificative în execuţia contractului, indicându-se

modul cum se vor reflecta rezultatele în raportări;- Complexitatea echipelor de lucru și demonstrarea faptului că este asigurată întreaga

expertiză necesară pentru îndeplinirea contractului. Se va descrie componenţa echipei de experţi (număr și specialităţi), se vor defini sarcinile și responsabilităţile și se va justifica alocarea acestora pe activităţi, având în vedere sarcinile care revin Consultantului conform prevederilor prezentului caiet de sarcini, a legislaţiei naţionale în vigoare.

5.1.4. Modalitatea de prezentare a ofertei tehnice :

- Toate elementele propunerii tehnice trebuie să fie corelate și să includă minim toate activităţile descrise în caietul de sarcini;

- Ofertele care nu îndeplinesc specificaţiile caietului de sarcini sau care nu sunt detaliate și corelate vor fi declarate neconforme din punct de vedere tehnic;

- Lipsa oricărui document/element/capitol/ etc, al propunerii tehnice, solicitate conform descrierii anterioare, va duce la respingerea ca neconformă a ofertei. De asemenea, prezentarea acestora într-o formă ce contravine descrierii anterioare și/sau care nu respectă cerinţele minime ale documentaţiei de atribuire, vor duce la respingerea ofertei ca neconformă;

- În cazul în care propunerea tehnică prezentată nu cuprinde toate cerinţele caietului de sarcini și/sau cuprinde informaţii eronate cu privire la procedurile / instrucţiunile / notificările / etc. aplicabile cadrului finanţării proiectului, oferta va fi considerată neconformă și Ofertantul va fi descalificat. De asemenea, în cazul în care Ofertantul va prezenta o propunere tehnică care nu conţine toate informaţiile cu privire la procedurile de implementare aplicabile, respectiv actele normative, instrucţiunile, notificările, etc. aplicabile cadrului de finanţare a proiectului, oferta va fi considerată neconformă și Ofertantul va fi descalificat.





- Oferta tehnică va fi prezentată sistematic și organizat ţinând cont de formularul cadru de propunere tehnică din secţiunea formulare.

IMPORTANT: La întocmirea propunerii tehnice, ofertantul va avea în vedere faptul că realizarea tuturor activităţilor contractului se va face până la finalizarea lucrărilor de execuţie a investitiei. Astfel, la dimensionarea și alocarea resurselor necesare pentru realizarea activităţilor contractului se va avea în vedere această precizare importantă.

5.1.5. Graficul de execuţie propus

Diagrama Gantt cu resursele alocate – trebuie să nu depășească graficul de implementare a proiectului (Anexa nr. 1).

5.1.6. Planificarea și graficul activităţilor

- Se va prezenta diagrama Gantt - planificarea în timp, succesiunea și durata activităţilor, data de începere, respectiv de finalizare a fiecărei activitati din cadrul contractului de consultanta, luandu-se in considerare si timpul necesar pentru mobilizare;

- Se vor identifica si planifica activitatile critice. Se va stabili modul de reflectare al acestora in cadrul rapoartelor care trebuie prezentate, conform precizărilor caietului de sarcini;

- Se va prezenta modul de alocare a zilelor de lucru pentru fiecare expert, pe fiecare activitate, pentru fiecare luna pe parcursul perioadei de derulare a contractului si a resurselor planificate pentru atingerea obiectivelor proiectului;

- Impartirea clara a atribuţiilor de implementare a activitatilor serviciilor de consultanta privind managementul tehnic și financiar al proiectului:

în cazul in care contractul este atribuit unui grup de ofertanţi, se descriu input-urile fiecărui membru al grupului, precum si distribuirea sarcinilor si responsabilităţilor dintre ei;

în cazul in care contractul este atribuit unui singur ofertant se descriu input-urile si distribuirea sarcinilor si responsabilităţilor in cadrul ofertantului.

5.1.7. Modalitatea de prezentare a ofertei financiare

Oferta financiară va cuprinde valoarea aferentă serviciilor pentru proiectul în cauză.

Se va completa formularul de ofertă prezentat în secţiunea formulare din documentaţia de atribuire.

Oferta financiara va cuprinde atât valoarea cheltuielilor cu personalul tehnic si financiar necesar pentru îndeplinirea contractului de servicii cat si cheltuielile cu resursele tehnice, logistice si administrative.

Valoarea totală a ofertei nu trebuie să depășească valoarea totală a bugetului alocat pentru acestă achiziţie, conform fișei de date achiziţii.





Nerespectarea acestei condiţii va conduce la descalificarea ofertei ca inacceptabilă.

5.1.8. Informaţii suplimentare / administrative

Autoritatea Contractanta își rezervă dreptul de a opera modificări ale contractului, fără organizarea unei noi proceduri de atribuire, in condiţiile prevăzute de art. 221 din Legea 98/2016, cu condiţia ca acestea să nu reprezinte modificări substanţiale potrivit art. 221, alin (7) din Legea 98/2016.

6. Plan de lucru pentru activităţile/serviciile solicitate

Conform anexei nr. 1 la prezentul caiet de sarcini.

7. Locul și durata desfășurării activităţilor

7.1. Locul desfășurării activităţilor

1. Sediul Autorităţii Contractante:

Municipiul Cluj-Napoca, strada Traian, nr. 27 / strada Decebal, nr. 26, jud. Cluj

2. Sediul Prestatorului

Ofertantul va declara pe proprie răspundere că pe parcursul îndeplinirii contractului va respecta obligaţiile relevante din domeniile mediului, social și al relaţiilor de muncă care sunt în vigoare la nivelul Uniunii Europene, legislaţia naţională, prin acorduri colective sau prin tratatele, convenţiile și acordurile internaţionale în aceste domenii și care trebuie respectate pe parcursul îndeplinirii contractului de achiziţie publică.

De asemenea va declara pe proprie răspundere că la elaborarea ofertei a ţinut cont de obligaţiile relevante din domeniile mediului, social și al relaţiilor de muncă care sunt în vigoare la nivelul Uniunii Europene, legislaţiei naţionale, prin acorduri colective sau prin tratatele, convenţiile și acordurile internaţionale în aceste domenii și care trebuie respectate pe parcursul îndeplinirii contractului de achiziţie publică și a inclus în preţul de ofertă costul pentru îndeplinirea acestor obligatii.

Se vor respecta prevederile art. 114 din HG 585/2002 pentru aprobarea Standardelor naţionale de protecţie a informaţiilor clasificate în România: (1) Accesul angajatilor agentilor economici care efectuează lucrari de constructii, reparatii și întreţinere a cladirilor, instalaţiilor sau utilitatilor în zonele administrative ori în zonele de securitate se realizează cu documente de acces temporar eliberate de conducătorii unităţilor beneficiare, pe baza actelor de identitate, la solicitarea reprezentantilor autorizati ai agentilor economici în cauza. (2) Locurile în care se efectueaza lucrarile menţionate la alin. (1) se supraveghează de către persoane anume desemnate din unitatea





beneficiara. (3) Documentul de acces temporar are valabilitate pe durata executarii lucrărilor și se vizeaza trimestrial, iar la terminarea activităţilor se restituie emitentului. (4) Pierderea documentului de acces temporar va fi luata în evidenta structurii/functionarului de securitate care va dispune masurile necesare de prevenire a folosirii lui de către persoane neautorizate.

7.2. Data de început și data de încheiere a prestării serviciilor sau durata prestării serviciilor

Durata de execuţie a contractului de servicii: de la semnarea contractului, constituirea garanţiei de buna execuţie și emiterea ordinului de începere a serviciilor de consultantă pentru managementul tehnic și financiar de proiect, până la data finalizarii tuturor activitătilor cuprinse în prezentul caiet de sarcini si aprobarii de către AM POR a ultimei Cereri de rambursare si a raportului de progres aferent.

Durata estimata a serviciilor este de 36 luni.

In cazul în care, din motive obiective, perioada de implementare a proiectului se va prelungi pe baza unui act adiţional încheiat cu autoritatea de management, contractul de servicii de consultanţă tehnică și financiară a execuţiei investiţiei se va prelungi automat, printr-o simplă notificare din partea Achizitorului, urmată de încheierea unui act adiţional. In acest sens, ofertantul va anexa propunerii tehnice o declaraţie prin care își exprimă acordul prelungirii automate a contractului până la momentul finalizării implementării proiectului.

Executarea Contractului de consultanta în domeniul managementului tehnic și financiar al execuţiei investitiei si administrarea contractului de execuţie incepe de la data prevăzută in ordinul de începere emis de achizitor, iar durata acestuia este pana la data finalizarii tuturor activitatilor cuprinse in prezentul caiet de sarcini si aprobarii de catre AM POR a ultimei Cereri de rambursare si a raportului de progres aferent.

8. Cerinţe specifice privind prestarea serviciilor de consultanţă

Consultantul trebuie să aibă capacitatea de a furniza resursele necesare, de a-și îndeplini activităţile și de a-și atinge obiectivele prevăzute la standardele impuse, în intervalul de timp stabilit.

Consultantul va fi responsabil din punct de vedere tehnic și financiar și va trebui să dispună de o reţea profesionistă de specialiști pentru a furniza expertiza necesară pentru proiect.

8.1. Personalul

Toţi specialiștii cu rol important în implementarea contractului sunt denumiţi personal/experţi cheie. Pe toată durata de implementare a contractului, Consultantul va lua toate măsurile necesare pentru a preveni orice situaţie de natură să compromită realizarea cu imparţialitate și obiectivitate a activităţiilor contractuale.

Consultantul se va asigura și va urmări ca oricare dintre membrii echipei să cunoască foarte bine și să înţeleagă cerinţele, scopul și obiectivele contractului. Un responsabil poate fi nominalizat pentru o





singură poziţie din cele identificate mai jos. Consultantul va recruta responsabilii care vor lucra în cadrul contractului în funcţie de profilurile identificate, în sensul ca aceștia trebuie să corespundă cu activităţiile specifice pe întreaga perioadă de derulare a activităţilor. În toate cazurile în care înlocuirea unui responsabil este necesară, prestatorul are obligaţia de a propune Autorităţii Contractante spre aprobare, ca înlocuitor, un responsabil care are cel puţin aceleași aptitudini, calificări și același nivel de experienţă profesională ca responsabilul înlocuit, în termen de maxim 3 zile de la intervenţia situaţiei care necesită înlocuirea responsabilului respectiv. Responsabilul înlocuitor își va începe activitatea la data indicată de Autoritatea Contractantă.

Sarcinile și responsabilităţiile persoanelor/experţilor cheie în cadrul acestui contract sunt:

- Monitorizează derularea contractelor atribuite în cursul implementării proiectelor, a rezultatelor obţinute și a indicatorilor de realizare asumaţi prin Contractul de Finanţare.

- Este responsabil pentru managementul tehnic și financiar al proiectului conform standardelor de management de proiect, a legislaţiei în vigoare și a instrucţiunilor AMPOR și răspunde de derularea tuturor activităţiilor proiectului din acest punct de vedere;

- Desfășoară activităţile de management tehnic și financiar de proiect delegate de managerul de proiect desemnat de Autoritatea Contractantă;

- Monitorizează toate achiziţiile publice care se derulează în cadrul contractului de către executant;

- Răspunde de planificarea, monitorizarea și controlul activităţiilor proiectului pe baza identificării datelor de livrare și a livrabilelor, precum și urmărirea realizării activităţilor conform planificării, în condiţiile prevăzute de contractul de finanţare;

- Asigură legătura între echipa de Management de proiect a Consultantului și echipa de proiect a Autorităţii Contractante pentru corelarea activităţiilor comune;

- Planifică, alocă și monitorizează resursele proiectului, facilitează comunicarea și partajarea informaţiilor în cadrul proiectului;

- Întocmește documentele de management ale proiectului și le modifică atunci când este nevoie;

- Contribuie la realizarea de alte rapoarte specifice derulării activităţii proiectului. La sfârșitul fiecărei etape a proiectului, împreună cu echipa de implementare a Autorităţii Contractante, va evalua rezultatele acesteia și va realiza o planificare în detaliu pentru următoarea etapă a proiectului, având în vedere posibilele modificări apărute în etapa anterioară care pot afecta desfășurarea acestuia. În cazul în care se constată o deviaţie în realizarea activităţilor faţă de planificarea iniţială, managerul de proiect, împreună cu experţii implicaţi în activităţiile respective, vor realiza un plan de excepţie care să explice situaţia apărută, să prezinte consecinţele necorectării situaţiei de excepţie și opţiunile existente pentru corectarea acesteia, împreună cu planul de implementare a opţiunilor și recomandărilor;

- Coordonează pregătirea cererilor de rambursare, pe care le va înainta Autorităţii Contractante în vederea depunerii la finanţator conform graficului stabilit;

- Răspunde solicitărilor AM POR și ale altor organisme abilitate, referitor la implementarea proiectului, inclusiv furnizarea de clarificări și informaţii suplimentare, în termenele și condiţiile prevăzute de contractul de finanţare și de legislaţia comunitară și naţională în vigoare;

- Notifică Autoritatea Contractantă cu privire la modificările care intervin, pe durata implementării proiectului, faţă de condiţiile prevăzute în contractul de finanţare;





- Asigură disponibilitatea documentelor legate de managementul tehnic și financiar în cadrul implementării proiectului, la cerere și în termen, documentelor și/sau informaţiilor solicitate cu ocazia verificărilor și solicitărilor transmise de ADR NV, AM POR, Autoritatea de Certificare și Plată, Autoritatea de Audit și/sau oricare alt organism abilitat să verifice modul de utilizare a finanţării nerambursabile. Certifică fără echivoc conformitatea datelor furnizate și a documentelor suport anexate.

- Întocmește planuri detaliate de lucru (grafic de execuţie) și monitorizează respectarea implementării acestora;

- Realizează gestionarea riscurilor proiectului;- Realizează următoarele rapoarte în vederea depunerii la finanţator în termenul stabilit:

Raportul iniţial; Rapoartele de progres intermediare (lunare/anuale); Raportul final; Rapoarte speciale;

- Realizează un manual de proceduri de comunicare între Consultant și Autoritatea Contractantă, pentru a evita blocajele în implementarea proiectului;

- Consultantul, prin prezenţa a cel puţin unui responsabil, va participa la ședinţele săptămânale / lunare de progres în cadrul cărora se va analiza evoluţia proiectului din punctul de vedere al cheltuielilor, utilizării resurselor, implementării activităţiilor, obţinerii rezultatelor și managementului riscurilor.

- Verifică respectarea concordanţei dintre caietul de sarcini, oferta tehnică și procesul-verbal de recepţie pentru toate contractele ce urmează să fie atribuite pe parcursul implementării proiectului;

- respectă și aplică legislaţia în domeniul achiziţiilor publice (românească și europeană) și prevederile manualului de implementare a proiectului;

- Asistă și răspunde la orice solicitare legată de achiziţiile publice;- Monitorizează progresul lucrărilor și supervizarea acestora în calitate de specialist în

domeniu;- Participă la vizitele și inspecţiile pe teren împreună cu ceilalţi membri ai echipei de

implementare a beneficiarului;- Participă la realizarea rapoartelor tehnice de progres;- Participă la revizuirea periodică, împreună cu Responsabilul Financiar, a previziunilor de cash-

flow înaintate de Constructor; - Participă la ședinţele de progres ale echipei de implementare a proiectului pentru a acorda

asistenţă privind aspectele tehnice; - Verifică centralizatoarele situaţiilor de lucrări înaintate de Constructor și avizate de dirigintele

de șantier atestat, pe durata execuţiei lucrărilor; - Verifică respectarea concordanţei dintre caietul de sarcini, oferta financiară, situaţii de

lucrări, facturi, ordine de plată, extrase de cont pentru toate contractele ce urmează să fie atribuite pe parcursul implementării proiectului;

- Participă la misiunile de audit realizate de auditorul independent, dacă se va solicita aceasta; - Verifică din punct de vedere al conformităţii administrative toate rapoartele înaintate de

Dirigintele de Șantier și verifică activitatea Dirigintelui de șantier în vederea plăţii acestuia;- Intocmește notificări și alte documente necesare implementării proiectului, solicitate de

Autoritatea Contractanta;- Verifică situaţiile de lucrări prezentate de Antreprenor și certificate de Dirigintele de Șantier

(Inginer), precum și toate cererile de modificare faţă de situaţia iniţială contractată, pentru asigurarea conformităţii cu condiţiile contractuale ale proiectului;





- Colaborează cu proiectantul, prin intermediul Autorităţii Contractante, astfel încât execuţia lucrărilor să respecte cerinţele de eligibilitate ale contractului de finanţare;

- Asistă la coordonarea aspectelor financiar contabile și ţinerea evidenţei financiar-contabile generată de proiect;

- colaborează cu responsabilul financiar din partea Autorităţii Contractante în ceea ce privește aspectele financiare ale proiectului;

- Participă la ședinţele de progres ale echipei de implementare a proiectului pentru a acorda asistenţă privind aspectele economico-financiare;

- Urmărește concordanţa între resursele financiare și activităţiile desfășurate prin proiect;- Verifică respectarea concordanţei dintre caietul de sarcini, oferta financiară, situaţii de

lucrări, facturi, ordine de plată, extrase de cont pentru toate contractele ce urmează să fie atribuite pe parcursul implementării proiectului;

- Revizuiește graficul de depunere a cererilor de rambursare, atunci când este cazul;- Elaborarea și documentarea cererilor de rambursare;- Realizează instruirea contractanţilor cu privire la documentele de plată;- Culege date și realizează rapoartele de progres în conformitatea cu legislaţia în vigoare;- Asistenţă în realizarea cash-flow-ului pentru toată durata de implementare a proiectului;- Asistă Responsabilul Financiar al Autorităţii Contractante în ceea ce privește procedurile

aplicabile în cursul implementării proiectelor finanţate din fondurile structurale;- Colaborează cu Auditorul contractat de Autoritatea Contractantă, în vederea gestionării

financiare corecte a contractului de finanţare, și pentru a asigura realizarea rapoartelor de audit la termenele de depunere a cererilor de rambursare;

- Asigură urmărirea și verificarea eligibilităţii tuturor cheltuielilor efectuate;- Supervizează conformitatea bugetului cu indicatorii efectiv realizaţi;- Analizează bugetul, planurile și stadiul proiectului din punct de vedere financiar;- Sprijină revizuirea bugetului și a planurilor;- Pregătește raportări financiare la solicitarea managerului de proiect din partea Autorităţii

Contractante;

8.2. Personalul de suport necesar, altul decât experţii

Prestatorul poate să propună și să descrie în propunerea tehnică personalul suport pe care il consideră necesar în vederea execuţiei activităţiilor contractului. Activităţiile contractului pot varia pe durata acestuia, acest aspect trebuind să fie luat în considerare de către prestator în alocarea personalului pentru a asigura conformitatea cu obiectivele stabilite în caietul de sarcini.

8.3. Cerinţe profesionale personal/experţi-cheie

Pentru realizarea activităţilor în cadrul Contractului, consultantul trebuie sa asigure cel puţin experţii prezentati în tabelul de mai jos:

Cerinţe minime - Experţii cheie solicitati de autoritatea contractantă:

Categorie de profesii/domeniu al specializării Număr Investim în viitorul tău! Proiect cofinanţat din Fondul European de Dezvoltare Regională prin Programul Operaţional Regional 2014-2020




Manager de proiect 1Responsabil tehnic 1

Responsabil financiar 1

Consultantul va prezenta în cadrul ofertei toată echipa propusă și atribuţiile fiecărui membru, pentru a demonstra capacitatea acesteia de a satisface cerinţele prezentului caiet de sarcini.

Consultantul trebuie sa lucreze efectiv cu experţii nominalizaţi în ofertă, schimbarea experţilor pe durata contractului fiind posibilă numai cu acordul scris al achizitorului.

Informaţiile privind calificarea si experienţa profesionala a experţilor principali vor fi detaliate în oferta tehnică.

Pentru toate documentele întocmite, consultantul răspunde solidar în cazul unor corecţii financiare venite din partea Autorităţii de management sau a altor organisme europene, dacă aceste documente au stat la baza aplicării corecţiilor financiare pe o perioadă de 5 ani dupa termenul de implementare a proiectului.

Consultantul este liber să completeze lista experţilor principali cu experţii secundari pe care îi consideră necesari în vederea realizarii cerinţelor prezentului Caiet de sarcini. Informaţiile privind calificarea si experienţa profesionala a acestora vor fi detaliate in oferta tehnică.

8.4. Profilul experţilor cheie. Cerinţe minime

Manager de proiect

Calificareeducaţională și/sau profesională

Studii universitare absolvite cel puţin cu diploma de licenţă/absolvire (aferentă ciclului 1 de studii) sau echivalent.Competenţe relevante privind managementul de proiect (dovedite prin studii absolvite în specializarea respectivă, prin diploma de licenţă sau echivalent/studii post-universitare /studii de masterat /doctorat/alte cursuri care s-au finalizat cu certificări recunoscute la nivel national/international, cum ar fi „manager de proiect” cod COR 241919 sau echivalent, ori printr-o experienţă profesională relevantă în raport cu specializarea solicitată

Experienţaprofesionalăgenerală

Experienţă generală în domeniul /specializarea management de minim 3 ani

Experienţaprofesionalăspecifică

Experienţă specifică în cel puţin un contract similar cu cel supus prezentei proceduri

RESPONSABIL TEHNIC – Inginer constructii civile, industriale si agricole /Inginer instalatii pentru constructii





Calificareeducaţională și/sau profesională

studii universitare superioare absolvite cu diplomă de licenţă, in domeniul construcţii civile, agricole și industriale /instalaţii.


experienţă în domeniul studiilor minim 3 ani



RESPONSANBIL FINANCIARCalificare educaţională și/sau profesională

studii universitare superioare absolvite cu diplomă de licenţă in domeniul economic


experienţă in domeniul studiilor minim 3 ani



Pentru evaluarea candidaturilor/ofertelor, în vederea îndeplinirii factorului de evaluare solicitat, se vor anexa CV-urile persoanelor propuse ca și experţi principali, împreună cu documentele suport (justificative) relevante care atestă calificarea, respectiv experienţa profesională generală / experienţa profesională specifică și care pot fi: diplome de studii/ specializare/ perfecţionare, adeverinţe de muncă, recomandări sau orice alte documente similare din care rezultă informaţiile solicitate de autoritatea contractantă.

Consultantul va adopta toate măsurile necesare pentru a asigura, în mod continuu, personalul, echipamentele și suportul necesare pentru îndeplinirea în mod eficient a obligaţiilor asumate prin Contract.

Consultantul are obligaţia de a asigura personalul care să îndeplinească cerinţele menţionate în prezentul caiet de sarcini. In cazul în care, un membru al echipei consultantului trebuie înlocuit, persoana care o înlocuiește trebuie să îndeplinească cel puţin aceleași criterii de calificare/selecţie prevăzute în cadrul prezentului caiet de sarcini și să se demonstreze că, la momentul aplicării factorilor de evaluare, acesta ar fi obţinut cel puţin același punctaj ca cel obţinut de persoana înlocuită. Personalul va putea fi înlocuit cu respectarea prevederilor art. 221-222 din Legea 98/2016 , numai cu acordul scris al Achizitorului.

Toate costurile generate de înlocuirea experţilor principali sunt exclusiv în sarcina Consultantului. In cazul în care, membrul echipei cu rol de expert nu este înlocuit imediat și responsabilităţile acestuia urmează să fie preluate după un anumit interval de timp de către noul expert, Achizitorul poate solicita Consultantului să desemneze o persoană care să îndeplinească rolul de expert temporar, până la sosirea noului expert, pe un interval de maxim 30 zile sau să ia alte măsuri pentru a compensa absenţa temporară a expertului care nu poate fi înlocuit (absent). Indiferent de situaţie,





Achizitorul nu va efectua nici o plată pentru perioada absenţei expertului sau a absenţei înlocuitorului acestuia.

Consultantul are obligaţia de a asigura disponibilitatea personalului-completare formular conform secţiunii formulare - pe toată durata Contractului. Consultantul are obligaţia de a asigura desfășurarea activităţilor stipulate în Contract prin acoperirea cu personal specializat pe toată durata implementării Contractului. Consultantul trebuie să se asigure că, pentru toată perioada Contractului, personalul principal alocat fiecărei activităţi vor îndeplini obligaţiile stabilite în sarcina acestora.

In cazul în care Consultantul nu își îndeplinește obligaţiile prevăzute mai sus, Achizitorul are dreptul de a rezilia contractul, iar Consultantul va fi obligat la plata către Achizitor a despăgubirilor necesare pentru acoperirea prejudiciului creat, în conformitate cu prevederile clauzelor contractuale.

Achizitorul poate să solicite înlocuirea experţilor/expertului pe perioada derulării contractului, pe baza unei cereri scrise motivate și justificate, dacă consideră că un membru al personalului este ineficient sau nu își îndeplinește sarcinile la nivelul cerinţelor stabilite.

In situaţia în care Consultantul sau Achizitorul solicită înlocuirea Personalului, Consultantul va transmite Achizitorului, pentru verificare și aprobare, documente justificative privind calificarea educaţională și/sau profesională, abilităţile, experienţa profesională generală și specifică a Personalului propus. In cazul în care, Personalul înlocuit a generat Consultantului un avantaj pe perioada derulării procedurii, la momentul aplicării criteriului de atribuire, Achizitorul va aproba înlocuirea Personalului cu un Personal cu caracteristici ce sunt inferioare celor ale Personalului înlocuit numai în situaţia în care noul Personal nominalizat pentru îndeplinirea Contractului obţine cel puţin același punctaj ca Personalul propus la momentul aplicării factorilor de evaluare. In cazul respingerii Personalului propus, Achizitorul va notifica, în scris, motivele respingerii și termenul de prezentare a unei noi propuneri.

8.5. Alte cerinţe legate de personalul direct implicat în prestarea serviciilor

Obligaţia Consultantului de a asigura personalul adecvat (din punct de vedere al calificării educaţionale și profesionale și alocării zilelor de lucru), cât și echipamentele necesare pentru efectuarea eficientă a tuturor activităţilor enumerate în Caietul de Sarcini și pentru realizarea obiectivelor Contractului din punct de vedere al termenelor, costurilor și nivelului calitativ solicitat.

Incompatibilităţi - obligativitatea ca toţi experţii trebuie să fie independenţi și să nu se afle în nici un fel de situaţie de incompatibilitate cu responsabilităţile acordate lor și/sau cu activităţile pe care le vor desfășura în cadrul Contractului. În plus, pe toată durata de implementare a contractului Consultantul va lua toate măsurile necesare pentru a preveni orice situaţie de natură să compromită realizarea cu imparţialitate și obiectivitate a activităţilor desfășurate pentru realizarea obiectivelor asociate Contractului.

Responsabilitatea Consultantului să se asigure și să urmărească cu stricteţe ca oricare dintre experţii principali propuși să cunoască foarte bine și să înţeleagă cerinţele, scopul și obiectivele Contractului,





cerinţele legislaţiei românești relevante, specificul activităţilor pe care urmează să le desfășoare în cadrul Contractului, precum și a responsabilităţilor atribuite.

Disponibilitatea experţilor, se referă la faptul că, ofertantul trebuie să se asigure și să garanteze Achizitorului că "experţii" pe care îi propune sunt disponibili pe întreaga durată a Contractului pentru realizarea activităţilor prevăzute și obţinerea rezultatelor agreate prin intermediul Contractului sau că va proceda la înlocuirea acestora în situaţiile și condiţiile prevăzute mai sus.

8.6. Alte resurse necesare Consultantului pentru desfăşurarea activităţilor Contractului

Consultantul va fi răspunzător pentru suportul si dotările care sunt necesare în îndeplinirea sarcinilor prevăzute. In particular, se va asigura suficient personal/administrativ (pentru secretariat si traduceri in limba romana daca echipa Consultantului include si experţi care nu cunosc limba romana), astfel încât sa se asigure posibilitatea ca experţii sa se concentreze asupra responsabilităţilor de baza.

Consultantul va fi responsabil de asemenea pentru organizarea biroului pentru derularea proiectului, de mobilarea si echiparea biroului pentru a satisface necesitatile echipei sale, de asigurarea echipamentelor si vehiculelor necesare desfasurarii activitatii sale. In acest sens Consultantul va trebui sa asigure permanenţa prin echipa sa de proiect, în funcţie de serviciile (tehnice, financiare) ce urmează a se desfășură la momentul respectiv.

Consultantul va fi în întregime răspunzător pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare pentru experţi și pentru toţi ceilalţi angajaţi ai sai și dotarea echipei cu echipament de înregistrare (foto/ video), cu respectarea normelor si regulamentelor interne ale IPJ CLUJ și UM 0603 CLUJ NAPOCA.

8.7. Facilităţi furnizate de prestator

Prestatorul trebuie să se asigure că responsabilii/experţii cheie sunt dotaţi din punct de vedere logistic în mod corespunzător. În special, trebuie să se asigure suficiente resurse administrative, de secretariat și de interpretariat pentru a permite responsabililor să se concentreze asupra principalei lor responsabilităţi.

Prestatorul va asigura mijloace de transport pentru responsabilii săi, în vederea îndeplinirii sarcinilor legate de implementarea proiectului, precum și echipamentul de lucru (calculatoare, imprimante, copiatoare, scannere). Prestatorul va fi complet responsabil de toate aranjamentele privind cazarea necesară pentru personalul său, pe toată durata serviciilor.

Documentele emise, precum și corespondenţa referitoare la prezentul contract de prestări de servicii vor fi elaborate în limba română.

Predarea documentelor proiectului: toată documentaţia elaborată de prestator în timpul și după finalizarea activităţile contractului (daca este cazul), sub orice formă, este și va rămâne în propietatea





autorităţii contractante. Prestatorul nu poate folosi sau dispune de această documentaţie fără acordul scris prealabil al autorităţii contractante.

9. Managementul/Gestionarea Contractului și activităţi de raportare în cadrul Contractului

Pentru gestionarea relaţiei dintre Consultant și Beneficiari vor fi organizate întâlniri de lucru saptămânale. Dacă situatia o impune, acestea pot fi iniţiate atat de Beneficiari cât și de către Consultant, în funcţie de necesitati.

Responsabil pentru organizarea întâlnirilor lunare este Consultantul, întâlniri ce se materializeaza prin întocmirea Minutelor de ședinţa, respectiv a Rapoartelor.

Pentru întâlnirile suplimentare, responsabil pentru organizarea întâlnirilor este solicitantul, întâlniri ce se materializeaza prin intocmirea Minutelor de ședinţa.

Modelul pentru conţinutul Minutei ședinţelor de lucru, va fi prezentat în cadrul procedurilor prezentate de Consultant si aprobat de Achizitor.

10. Alte informaţii necesare pentru managementul/gestionarea Contractului

Achizitorul este responsabil pentru: organizarea procedurii de atribuire a Contractului, monitorizarea execuţiei Contractului și efectuarea plăţilor către Consultant, conform Contractului și desemnarea unui responsabil de contract. Rolul acestuia va fi de a asigura comunicarea permanentă cu echipa Consultantului, evidenţa tuturor documentelor referitoare la derularea Contractului, monitorizarea permanentă și evaluarea periodică a gradului de îndeplinire a obiectivelor Contractului.

Consultantul este responsabil pentru execuţia la timp a tuturor activităţilor prevăzute și pentru obţinerea rezultatelor stabilite prin Caietul de Sarcini și pentru întreaga coordonare a activităţilor care fac obiectul Contractului.

10.1. Coordonarea proiectului

Pentru derularea în condiţii optime a proiectului, beneficiarii au numit o echipă de implementare a proiectului. Consultantul va informa membrii echipei de implementare în privinţa progresului și a rezultatelor înregistrate de proiect în vederea atingerii obiectivelor propuse. În baza informaţiilor furnizate de Consultant, echipa de implementare a proiectului poate recomanda unele modificări atunci când este cazul. Echipa de implementarea a proiectului se va întâlni cel puţin săptămânal pentru a discuta sau a decide asupra acestor aspecte.

Consultantul trebuie să respecte toate prevederile legale, aplicabile la nivel naţional, dar și regulamentele aplicabile la nivelul Uniunii Europene (acolo unde se impune) -Anexa 10.4. la Ghidul solicitantului-Conditii generale pentru accesarea fondurilor in cadrul Programului Operaţional Regional 2014-2020, aprobat cu Ordinul MDRAP nr. 1021/04.11.2015, cu modificările si completările ulterioare.





10.2. Facilităţi oferite de către autoritatea contractantă

Autoritatea Contractantă va furniza Consultantului capacitatea managerială și de expertiză necesară pentru buna derulare și implementare a contractului, constând în:

- sprijin tehnic prin contribuţia experţilor proprii la realizarea obiectivelor propuse prin prezentul contract;

- sprijin în asigurarea unei comunicări eficiente cu toate părţile implicate, în vederea implementării cu succes a activităţiilor proiectului;

- acces la sursele de informare disponibile.

10.3. Rapoartele/documentele solicitate de la Contractant

Toate rapoartele elaborate de Consultant trebuie să fie în concordanţă cu standardele Uniunii Europene, furnizând informaţii referitoare la: progresele înregistrate, problemele înregistrate și soluţiile adecvate pentru rezolvarea acestora; recomandări; solicitări.

De asemenea, ca anexă la aceste rapoarte ale managementului tehnic și financiar de proiect, la finalul lunii calendaristice, prestatorul va întocmi un calendar pentru următoarea lună care să conţină termenele limită pentru rapoarte de progres, pentru depunerea cererilor de rambursare, întâlniri preconizate ale echipei de implementare a proiectului, precum și să specifice stadiul activităţilor care trebuie derulate și livrabilele aferente, inclusiv monitorizarea termenelor contractuale.

Limba oficială de comunicare și pregătire a tuturor documentelor aferente managementului de proiect este limba română. Prestatorul va trebui să întocmească și să depună la Autoritatea Contractantă rapoartele atât în format electronic cât și pe suport de hârtie, în limba română. Se vor depune 3 exemplare pe hârtie + 1 cd/dvd format electronic, din fiecare raport. Vor fi înaintate Autorităţii Contractante în vederea aprobării, pe bază de proces verbal de predare-primire.

Rapoartele produse pe perioada implementării contractului (raportul iniţial, rapoartele de progres lunare/anuale și raportul final, etc), însoţite de facturile aferente transmise în funcţie de graficul de plăţi, vor constitui baza legală pentru efectuarea plăţilor aferente.

Rapoarte / documente solicitate de la ConsultantActivitate Livrabile Termen de predare

ETAPA I - Managementul execuţiei investitiei si administrarea contractului de PROIECTARE ȘI EXECUTIE LUCRARI- pregatitoare

1 • Evaluarea ofertelor în cadrul procedurii de achiziţie a contractului de proiectare și execuţie de lucrări

Rapoarte despecialitate in toate etapele de evaluare a ofertelor: calificarea, propunerea tehnica, propunerea financiara si raport final

Rapoarte de evaluare dupa fiecare etapă de evaluare.

• Activitatea de management al execuţiei investitiei pregătită in conformitate cu:

Plan detaliat demanagement al execuţiei

1 luna de la data atribuirii contractului de execuţie a





contractul de servicii de consultanta, contractul de supraveghere a lucrărilor (dirigentie șantier) si contractul de lucrări;

investitiei d.p.v. tehnic și financiar

lucrărilor sau servicii de supraveghere a lucrărilor

Elaborarea procedurilor detransmitere si aprobare a documentelor intre proiectant, executant, diriginte de șantier, Achizitor si Consultant;

Proceduri detransmitere si aprobare a documentelor intre proiectant, executant, diriginte de șantier, Consultant si Achizitor;

1 luna de la data atribuirii contractului de execuţie a lucrărilor sau servicii de supraveghere a lucrărilor

Elaborarea instrumentelor de monitorizare a realizarii contractului de execuţie;Instrumente interne de monitorizare si evaluare interna a activitatii consultantului;

Rapoarte de monitorizare-model;Agende întâlniri de monitorizare si evaluare interna;

1 luna de la semnarea contractului de management tehnic și financiar

ETAPA II - MANAGEMENTUL EXECUȚIEI INVESTITIEI SI ADMINISTRAREA CONTRACTULUI DE LUCRĂRI PE DURATA DE REALIZARE A ACESTEIA

Faza pregătitoare (pre-constructie)2 Implementarea

contractelor de execuţie a lucrărilor si a contractului de supraveghere a execuţiei

Manualul privindProcedurile de management al execuţiei investitiei si administrarea contractului de execuţie

10 zile de la data predăriiamplasamentului pentru execuţia lucrarlor,

• Raport de inceput pentru activitatea de management al execuţiei investitiei

1 luna de la emiterea ordinului de începere a serviciilor dat de către achizitor

• Raport de inceput al dirigintelui de șantier, verificat si aprobat

10 zile de la primirea raportului dirigintelui de șantier

• Raport de verificare a Manualului de proceduri pentru supravegherea lucrărilor (dirigentie șantier);

10 zile de la primirea Manualului de proceduri pentru supravegherea lucrărilor (dirigentie șantier)

• Raport de verificare a Manualului de Asigurare a Calitatii;

15 zile de la data predăriiamplasamentului pentru execuţia lucrărilor

• Graficul de timp -GANTT- pe categorii de lucrări detaliat întocmit de executant, aprobat de dirigintele de șantier si consultant

15 zile de la data predăriiamplasamentului pentru execuţia lucrărilor

Faza de execuţie a lucrărilor de constructii





3 Asigurarea realizării Contractul de execuţie a lucrărilor in termen si bugetul aprobat si cu respectarea condiţiilor de calitate prevăzute in proiect;Monitorizarea și raportarea activităţilor, reespectiv arhivarea documentelor

• Rapoarte lunare de progres;

Cel târziu data de 10 a lunii urmatoare lunii de raportare

• Situatii de plaţi aprobate;


• Furnizare materiale necesare întocmirii Cererilor de rambursare

Cel târziu inainte cu 10 zile de la termenul de depunere a cererilor de rambursare

• Rapoarte Trimestriale de Monitorizare si Evaluare a execuţiei investitiei si administrarea contractului

Cel târziu data de 20 a lunii urmatoare ultimei luni a trimestrului de raportare

• Rapoarte trimestriale de activitate a Consultantului

Cel târziu data de 20 a lunii urmatoare ultimei luni a trimestrului de raportare

ETAPA III - MANAGEMENTUL EXECUȚIEI INVESTITIEI SI ADMINISTRAREA CONTRACTULUI DE LUCRĂRI - PERIOADA DE RECEPȚIE A LUCRĂRILOR

4 Recepţionarea la terminarea lucrărilor;întocmire Cartea construcţiei

Raport final pentruactivitatea de management tehnic și financiar al proiectului

La data finalizarii contractului. O versiune provizorie a acestui raport se va depune cu 1 luna inainte de data finalizarii contractului. Varianta finala va fi predata in maxim 10 zile de la recepţia la terminarea lucrărilor.

• Procese-verbale de recepţie la terminarea lucrărilor;

La data recepţiei lucrărilor

• Cartea construcţiei Maxim 2(doua) luni de la aprobarea recepţiei la terminarea lucrărilor fara obiectiuni

10.3.1. Raport iniţial

Va fi prezentat nu mai târziu de 2 săptămâni de la începerea activităţii și va cuprinde o analiză generală asupra implementării proiectului. Acesta va conţine și un plan detaliat al derulării activităţilor pentru toate componentele și fazele proiectului care va cuprinde aprecierea privind situaţia existentă, propuneri și recomandări, planificarea activităţilor și organizarea echipei Consultantului, date cu privire la supoziţii, investigaţii de teren suplimentare.

Raportul iniţial va cuprinde în mod obligatoriu următoarele componente:- Principalele probleme identificate în urma discuţiilor și investigaţiilor preliminare;- Un plan și un tabel detaliat cu toate activităţile ce trebuie realizate pe durata implementării contractului, inclusiv graficul și punctele de referinţă vizând implementarea;





- O analiză a resurselor de timp necesare pentru experţi;- O descriere a metodologiei care va fi utilizată;- Posibile probleme ce pot apărea și propuneri pentru soluţionarea lor;- Va include informaţii despre situaţia pregătirii și implementării proiectului, graficul de implementare așteptat al proiectului corectat în concordanţă cu situaţia reală, graficul de lucrări al prestatorului pentru următorul trimestru.

Pentru elaborarea raportului de începere în termenul stabilit, Autoritatea Contractantă va asigura toate informaţiile necesare Consultantului.

Raportul iniţial va deveni instrumentul de lucru principal pe durata implementării proiectului și va fi documentul de referinţă pe întreaga durată a proiectului.

10.3.2. Rapoarte lunare

Vor fi înaintate în primele 5 zile ale lunii următoare. Forma rapoartelor lunare va trebui să fie aprobată de beneficiar și va include, dar nu se va limita, la următoarele: graficul și descrierea lucrării; comparaţia între evoluţia planificată și cea realizată, inclusiv procentajul obţinut privind finalizarea fiecărei activităţi; detaliile oricăror aspecte care pot pune în pericol finalizarea conform contractului și măsurile adoptate (sau care vor fi adoptate) pentru preîntâmpinarea acestor aspecte; statisticile de siguranţă, inclusiv detalii cu privire la orice incidente și activităţi întâmplătoare cu privire la aspectele legate de mediu; planificarea activităţilor proiectului pentru perioada următoare; alte informaţii cerute de beneficiar.

Autoritatea Contractantă poate să solicite Consultantului să transmită rapoarte de progres intermediare privind anumite aspecte specifice, identificate de reprezentanţii săi. Aceste rapoarte vor fi transmise în maxim 2 zile de la data încheierii perioadei pentru care se face raportarea.

10.3.3. Rapoarte Trimestriale de Monitorizare si Evaluare

Rapoarte Trimestriale de Monitorizare si Evaluare a execuţiei investitiei si administrarea contractului - pe parcursul implementării proiectului (predate cel târziu la 15 a lunii urmatoare ultimei luni a trimestrului de raportare). Minutele Ședinţelor de Monitorizare si Evaluare si înregistrările foto/video vor fi anexate rapoartelor.

Rapoartele vor cuprinde informaţii referitoare la activitatile desfasurate, stadiul de realizare la momentul raportării, rezultatele partiale/finale obtinute, rezultatele anticipate, indicatori de realizare, planul de implementare pentru perioada urmatoare.

Va fi urmărită comparaţia intre situatia reala si activitatile planificate, realizarea obiectivelor generale si imediate, estimarea timpului, previzionari de costuri si prevederi de calitate, pentru a se justifica deviaţiile si problemele ivite si pentru a face recomandari pentru etapele urmatoare.





10.3.4. Raport final

Va cuprinde o analiză tehnică și financiară a proiectului; o evaluare a rezultatelor efective ale proiectului comparativ cu rezultatele așteptate; analiza critică a oricăror probleme majore întâmpinate pe parcursul perioadei de implementare; recomandări pentru activităţi viitoare pentru a contribui la sustenabilitatea proiectului.

Atunci când consideră necesar, beneficiarii pot cere prestatorului să întocmească rapoarte speciale.

10.3.5. Raport special

Prestatorul va înainta beneficiarilor un raport care va cuprinde raportările și răspunsurile la situaţia și întrebările formulate de către beneficiar.

10.3.6. Rapoarte trimestriale de activitate a Consultantului

Predate cel târziu la data de 20 a lunii urmatoare a trimestrului de raportare; Rapoartele vor evidenţia succint activitatea Consultantului si probleme aparute in cadrul perioadei de raportare, precum si datele de înaintare a rapoartelor aferente perioadei de raportare si data aprobarii acestora de către Achizitor. Raportul va include concluzii referitoare la nivelul de realizare a activitatilor contractului in trimestrul raportat si planul de activitati pentru trimestrul următor.

10.3.7. Depunerea și aprobarea rapoartelor

Documentele vor fi depuse spre aprobare la Autoritatea Contractantă, în format tipărit, în două exemplare originale, semnate și ștampilate, precum și un exemplar electronic, după ce acestea au fost aduse la cunoștinţă, preliminar, către responsabilii de proiect din partea beneficiarilor proiectului. În maxim 5 zile de la primirea documentelor, Autoritatea Contractantă le va analiza și, dacă va fi cazul, va emite comentarii pe marginea lor și le va transmite Consultantului în vederea revizuirii. În această situaţie, Consultantul va modifica și elabora documentul în formă finală în termen de 2 zile de la primirea observaţiilor. Managerul de proiect din partea Autorităţii Contractante este responsabil cu aprobarea rapoartelor.

Plata se va face de către Autoritatea Contractantă numai în baza aprobării rapoartelor de activitate și în baza recepţionării documentelor aferente finalizării celor 3 etape.

Raportul final și ultima factura vor trebui emise în ultima lună de implementare a proiectului astfel încât să poată fi realizată plata acesteia.

Toate rapoartele, datele și materialele obţinute, compilate sau pregătite de către Consultant în derularea contractului sunt confidenţiale și vor rămâne în propietatea absolută a Autorităţii Contractante.





10.3.8. Finalizarea serviciilor în cadrul Contractului

Achizitorul consideră serviciile din cadrul Contractului finalizate în momentul în care:- toate cerinţele cuprinse în Caietul de Sarcini au fost îndeplinite;- rezultatele au fost aprobate de Achizitor, pe baza cerinţelor incluse în Contract.

10.4. Monitorizarea realizării activităţilor și a rezultatelor pe perioada derulării Contractului

10.4.1. Descrierea procesului de monitorizare a activitatii Consultantului

IPJ CLUJ și UM 0603 CLUJ NAPOCA sunt coordonatorii acestui proiect pe care îl susţine tehnic si financiar și pe care își dorește să îl implementeze cu succes în ceea ce privește îndeplinirea obiectivelor Contractului de Finanţare. Pentru aceasta, consideră ca elementele cheie de succes ale proiectului propus sunt:

- planificare bună a activităţilor și eforturi de colaborare cu toti partenerii din proiect: furnizori de servicii si bunuri, echipa de proiect a IPJ CLUJ și UM 0603 CLUJ NAPOCA, alte departamente, autoritati externe, etc care pot sprijini derularea proiectului;

- atentie deosebita va fi acordata eticii si conduitei partenerilor implicaţi in implementarea proiectului;

- expertiză, responsabilitate, flexibilitate si capacitate de adaptare la condiţiile locale sunt condiţii de baza în colaborare;

- respectarea termenelor de realizare a activitatilor este imperioasă. În acest sens trebuie întreprinse toate eforturile pentru a identifica în avans orice barieră în faţa execuţiei la timp a investitiei, sau, în cazul în care apare pe neașteptate, de a o înlatura într-o manieră rapidă, eficientă și flexibilă;

- asigurarea calitatii si aplicarea standardelor si legislaţiei europene si naţionale in vigoare;- relaţii de colaborare bazate pe respect reciproc, cooperare si flexibilitate.

10.4.2. Metodologia de monitorizare a proiectului

Indicatorii de bază pentru monitorizarea si evaluarea performantelor Consultantului, care vizează atingerea obiectivelor specifice și generale ale proiectului, sunt următorii:

- îndeplinirea la timp și în bune condiţiuni a atribuţiilor precizate în contractul de prestări servicii și caietul de sarcini;

- predarea la timp a rapoartelor si îndeplinirea eficienta a sarcinilor primite;- acceptarea rapoartelor și a cererilor de rambursare de către AM/OI;- utilizarea metodologiilor si a metodelor recunoscute ca fiind cele mai eficiente, moderne si

performante pe plan internaţional în vederea asigurarii unui management eficient al implementării contractelor de finanţare si de execuţie a lucrărilor in conformitate cu procedura de implementare AMPOR.

Ca metode pentru monitorizarea si evaluarea internă, vor fi folosite urmatoarele: - întâlniri pentru discuţii: periodic, săptămânal - vor avea loc întâlniri ale responsabililor din

echipa de proiect a IPJ CLUJ și UM 0603 CLUJ NAPOCA cu omologii lor din echipa de consultanţi, dar și cu echipa de supraveghere a lucrărilor - dirigentie de șantier sau reprezentanţi ai echipelor de





execuţie, daca este cazul, în vederea urmăririi rezultatelor si progresului proiectului, comparativ cu planificarea; planificarea stadiilor urmatoare; diseminarea informaţiilor, probleme întalnite și propuneri de rezolvare.

- Rapoarte: Studierea rapoartelor întocmite de Consultanţi, care vor furniza informaţii necesare pentru analizarea situatiei curente, a tendintelor, a problemelor ivite, a strategiilor, foarte importante pentru luarea deciziilor asupra schimbărilor necesare pentru asigurarea succesului proiectului (personal, decizie sau management, etc.).

- Controlul activitatilor în timpul vizitelor in teren: se vor vizita obiectivele cel puţin o dată pe saptamana pentru a observa personal progresul, orice deviaţie de la planul de lucru, a investiga cauzele, a estima consecinţele si a face corecţiile necesare.

- Controlul timpului: întârzieri din orice fel de motive (subestimarea dificultatii activitatii, schimbări in echipa de management sau proceduri, lipsa de colaborare între factorii implicaţi) vor conduce la creșteri de costuri sau reducerea performantelor proiectului. Prin monitorizarea stransă a timpului, problemele pot fi rezolvate si se poate acţiona pentru a evita pierderile.

- Controlul resurselor umane: Resursele umane reprezintă un factor foarte important pentru implementarea cu succes a proiectului. Consultantul trebuie sa lucreze efectiv cu experţii nominalizaţi in oferta. Schimbarea experţilor nu se poate efectua pe durata contractului de management decât in condiţiile stipulate în prezentul caiet de sarcini precum si in Condiţiile Generale de Contract - Anexa la documentaţia de atribuire. In timpul vizitelor in teren, va fi urmărită prezenta membrilor echipei de management tehnic și financiar si modul in care isi desfasoara activitatea.

- Controlul costurilor: In cadrul proiectului trebuie să fie asigurată utilizarea corecta și în limitele bugetului alocat a banilor. Aceasta presupune ca să existe o planificare bună a bugetului, o continua monitorizare a utilizării bugetului, înregistrări zilnice ale cheltuielor și acţiuni imediate pentru a evita cheltuieli extra-bugetare. Tot timpul responsabilul financiar din echipa de consultanţă, împreună cu responsabilii financiari din cadrul echipei de Proiect a IPJ CLUJ și UM 0603 CLUJ NAPOCA trebuie sa evalueze efectele si rezultatele.

Pentru monitorizarea activitatii Consultantului se va avea în vedere:- respectarea termenelor de realizare a activitatilor;- respectarea obligaţiilor contractuale ale Consultantului in paralel cu termenii Contractului de

Finanţare;- respectarea termenelor de rambursare a cheltuielilor; - transmiterea la timp a rapoartelor;- realizarea indicatorilor cantitativi, calitativi, de timp si financiari ai execuţiei lucrărilor de

investitii si ai contractului de finanţare;- acordarea de sprijin in identificarea si corectarea defectelor accidentale si a întârzierilor,

pentru a asigura succesul proiectului.

10.4.3. Evaluarea activitatii Consultantului

Pentru a asigura îndeplinirea obiectivelor proiectului, echipa de Proiect a IPJ CLUJ și UM 0603 CLUJ NAPOCA, vor realiza o evaluare internă proprie a proiectului pentru fiecare etapa a implementării acestuia, care va fi caracterizata de 2 variabile:





- Variabila cantitativa - realizată de către responsabilii tehnici si economici, care, periodic si la sfarsitul proiectului, vor pregăti rapoarte de evaluare tehnica si financiara pentru fiecare stadiu al proiectului.

- Variabila calitativa - referitoare la modul in care au fost realizate obiectivele proiectului si au fost obtinute rezultatele, pe baza evaluarilor intermediare și finală realizate de Consultantul extern pentru realizarea execuţiei investitiei împreuna cu echipa de supraveghere a lucrărilor.

- Va fi urmărită comparaţia între situaţia reală și activităţile planificate, realizarea obiectivelor generale si imediate, estimarea timpului, previzionari de costuri si prevederi de calitate, pentru a se justifica deviaţiile si problemele ivite si pentru a face recomandari pentru etapele urmatoare.

Evaluarea activitatii Consultantului va fi în stransă legătură cu evaluarea realizarii proiectului, fiind legata de:

- Obţinerea rezultatelor si livrabilelor în conformitate cu prezentul caiet de sarcini;- Respectarea graficului de execuţie a lucrărilor;- Respectarea bugetului pe categorii de finanţare;- Realizarea indicatorilor cantitativi si calitativi ai lucrărilor de execuţie;

Metodele de evaluare comparativ cu cerinţele contractului de prestări servicii:

Cantitative:- numărul de rapoarte si livrabile întocmite si predate;- numărul de reclamaţii primite de la stakeholderii (grupurile interesate) proiectului;- numărul de ședinţe organizate;- indicatorii cantitativi ai lucrărilor executate.

Calitative:- analiza evenimentelor care au avut loc pe parcursul implementării contractului;- calitatea recomandărilor oferite prin rapoartele periodice;- oportunitatea informaţiilor si recomandărilor oferite;- concluziile cuprinse in minutele ședinţelor ordinare si extraordinare;- indicatorii calitativi ai lucrărilor de execuţie.

10.4.4. Definirea indicatorilor de monitorizare și evaluare a activităţii Consultantului

Indicatorii menţionaţi în cele ce urmează se vor utiliza pentru monitorizarea și evaluarea activitatii Consultantului:

- Respectarea graficului de prestare a serviciilor; - Nu sunt înregistrate întârzieri datorate Consultantului;- Nu exista întârzieri în depunerea rapoartelor și livrabilelor; - Nu au fost aplicate penalitati de întârziere pe durata contractului de prestări servicii;- Nu exista întârzieri în depunerea rapoartelor către OI si AMPOR, în conformitate cu

Contractul de Finanţare, datorate Consultantului; - Nu exista înregistrări de comunicări de la OI si AMPOR referitor la nedepunerea la timp a

rapoartelor;- Nu sunt înregistrate întârzieri în aprobarea rapoartelor și cererilor de rambursare a





cheltuielilor datorate activitatii Consultantului;- Nu sunt înregistrate penalitati pentru întarzierea la plată a facturilor emise de prestatori și

executantul lucrărilor;- Există un sistem de păstrare și arhivare a documentelor proiectului eficient si ușor de

accesat; - Rapoartele auditorului extern nu conţin observaţii referitoare la accesibilitatea la documente

si înregistrări;- A fost creat și întreţinut un sistem de management tehnic și financiar al Proiectului, eficient,

modern si performant; - Nu sunt înregistrate deviaţii ale activitatilor sau cheltuieli suplimentare datorate ineficientei

sistemului de management tehnic și financiar al proiectului;- Lucrările executate au îndeplinit in totalitate indicatorii de cantitate si calitate solicitati prin

proiectul tehnic si contractul de execuţie;- Nu au fost înregistrate întârzieri in execuţia si recepţia lucrărilor;- Nu au fost înregistrate depășiri ale bugetului alocat pe categorie de finanţare;- Toate activitatile Proiectului in care este implicata echipa de management tehnic și financiar

extern - au fost realizate in conformitate cu legislaţia naţionala si a UE; - Nu au fost înregistrate amenzi sau avertismente ale autoritatilor competente, datorate

consultantului;- Sunt îndeplinite cerinţele Contractului de Finanţare si ale POR 2014 - 2020; - Nu sunt înregistrate nereguli in implementarea contractului de finanţare sau corecţii ale

bugetului aprobat.

10.4.5. Evaluarea performanţei Consultantului - Rezultate vizibile

Achizitorul utilizează indicatorii de performanţă stabiliţi în tabelul de mai jos:

Atribut Descrierea atributuluiCategorie indicator Predarea livrabilelorDenumire indicator de

performanţăLivrabile predate complet/in integralitatea lor

Referinţa din Caiet de Sarcini/Contract/Ofertă, după caz

Termenul de predare

Nivelul de performanţă așteptat

Minim 95% din toate livrabilele prevăzute in contract/caietul de sarcini predate complet/in integralitatea lor

Ce se masoara Livrabile predate incompletFormula de calcul Reprezintă modalitatea de calcul a indicatorului de

performanţă. % de livrabile predate complet =(nr.de livrabile predate complet/nr de livrabile necesar a fi predate complet) x 100

Modalitatea de măsurare Excelent (5 pct) - cel puţin 95% din livrabile au fost predate completFoarte bun (4 pct) –între 85%-95% din livrabile au fost predate completBun (3 pct) –între 75%-85% din livrabile au fost predate completSatisfăcător (2 pct) - între 65% - 75% din livrabile aufost predate complet





Nesatisfăcător (1 pct) - mai puţin de 65% din livrabile aufost predate complet

11. Bugetul Contractului și efectuarea plăţilor în cadrul Contractului

Preţul va include toate cheltuielile necesare pentru execuţia contractului. Preţul contractului este ferm și nu se ajustează.

Plăţile se vor efectua numai după aprobarea rapoartelor de activitate și semnarea proceselor verbale de recepţie a livrabilelor și reprezintă valorile maxime pe care Autoritatea Contractantă le poate deconta pe baza documentelor justificative avansate (rapoarte, facturi, orice alt document justificativ relevant).

Detaliile cu privire la graficul de plăţi se vor stabili prin contractul de prestări servicii care se va încheia.

Este necesar ca ultima factură să fie emisă în perioada de implementare a proiectului.

Nr. Crt. Livrabile Termen de predare

Valoarea estimata (% din

valoarea contractului)

Termene de plata

ETAPA I – Managementul tehnic și financiar al proiectului - etapa pregatitoare

Rapoarte de specialitate in toate etapele de evaluare a ofertelor: calificarea, propunerea tehnica, propunerea financiara si raport final

Plan detaliat de management tehnic și financiar al proiectului;

Proceduri de transmitere si aprobare a documentelor intre proiectant ,executant, diriginte de șantier, Consultant si Achizitor;

Rapoarte de monitorizare - model;

Agende intalniri de

-dupa fiecare etapa de evaluare

-1 luna de la data atribuirii contractului de execuţie a lucrărilor sau servicii de supraveghere a lucrărilor

-1 luna de la data atribuirii contractului de execuţie a lucrărilor sau servicii de supraveghere a lucrărilor

-1 luna de la semnarea contractului de management tehnic și

3%

-lafinalizarea etapei si

încheierea proceselor verbale

de recepţie a serviciilor





monitorizare si evaluare interna;

financiar

ETAPA II - Managementul tehnic și financiar al proiectului pe durata de realizare a acestuia

II.1. Faza pregătitoare (pre-constructie)• Manualul privind Procedurile de management a execuţiei investitiei si administrarea contractelor de execuţie • Raport de inceput pentru activitatea de management tehnic și financiar a execuţiei investitiei

• Raport de inceput al dirigintelui de șantier, verificat si aprobat

• Raport de verificare a Manualului de proceduri pentru supravegherea lucrarilor (dirigentie de șantier);

• Raport de verificare a Manualului de Asigurare a Calitatii;• Graficul de timp - GANTT-pe categorii de lucrări detaliat întocmit de executant, aprobat de dirigintele de șantier si consultant

Rapoarte lunare de progres;

10 zile de la data predării amplasamentului pentru execuţia lucrărilor,1 luna de la emiterea ordinului de începere a serviciilor dat de către achizitor

10 zile de la primirea raportului dirigintelui de șantier

10 zile de la primirea Manualului de proceduri pentru supravegherea lucrarilor(dirigentie șantier);

15 zile de la data predăriiamplasamentului pentru execuţia lucrărilor15 zile de la data predăriiamplasamentului pentru execuţia lucrărilor


22%

-lafinalizarea etapei si

încheierea proceselor verbale

de recepţie a serviciilor

II.2. Faza de execuție a lucrărilor de constructii• Rapoarte lunare de progres;

• Situatii de plaţiaprobate;

• Furnizare materialenecesare întocmiriiCererilor de rambursare



Cel târziu inainte cu10 zile de termenul dedepunere a cererilor derambursare

65% -lunar, aferent fiecărui beneficiar,

duparecepţia

livrabilelorpredate,

proportionalcu stadiul

lucrărilor executate in luna de raportare

din valoarea execuţiei





• Rapoarte Trimestrialede Monitorizare siEvaluare a execuţieiinvestitiei siadministrareacontractului

• Rapoarte trimestrialede activitate aConsultantului

Cel târziu data de 20 alunii urmatoare ultimeiluni a trimestrului deraportare

Cel târziu data de 20 alunii urmatoare ultimeiluni a trimestrului deraportare

lucrărilor/beneficiar.

ETAPA III- Managementul tehnic și financiar al proiectului - perioada de recepţie a lucrărilor

• Raport Final pentruactivitatea demanagement tehnic și financiar al proiectului

• Procese-verbale de recepţie la terminarea lucrărilor

• Cartea construcţiei

La data finalizariicontractului. 0versiune provizorie aacestui raport se vadepune cu 1 lunainainte de datafinalizarii contractului.Varianta finala va fipredata in maxim 10zile de la recepţia laterminarea lucrărilor.

La data recepţiei lucrărilor

Maxim 2(doua) lunide la aprobarearecepţiei la terminarealucrărilor fara obiectiuni

10%

-dupapredarea

livrabilelelor,recepţia lorsi aprobarearecepţiei laterminarealucrărilor,

Notă: Rapoarte de specialitate in toate etapele de evaluare a ofertelor: valoarea prestaţiei in toate etapele de evaluare a ofertelor privind achizitia de proiectare si executie de lucrari ( calificarea, propunerea tehnica, propunerea financiara si raportul final) este de 1% din valoarea ofertei financiare. În cazul în care Beneficiarul nu solicită rapoartele de specialitate, se vor intocmi acte aditionale pentru contractele incheiate initial, iar platile se vor face la nivelul noilor angajamente bugetare, respectiv angajamente legale.

12. Metodologia de evaluare a Ofertelor prezentate

12.1. Criteriul de atribuire

Ofertele vor fi evaluate ce către comisia de evaluare, iar criteriul utilizat pentru desemnarea ofertei câștigătoare este ”Cel mai bun raport calitate – preţ”, în condiţii de ofertă acceptabilă din punct de





vedere tehnic și economic (oferta care corespunde complet tuturor cerinţelor formulate în caietul de sarcini).

Criteriului de atribuire "cel mai bun raport calitate-preţ", prevăzut de art. 187 alin. 3, lit. c) și alin. 8 lit. a) din Legea nr. 98/2016 și art. 32 alin. 6 din HG 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice.

Complexitatea ridicată a proiectului „Reabilitare, creșterea eficienței energetice, gestionarea eficientă a energiei la imobile existente corpurile C2 si C20, modificari interioare, amenajare spatii de lucru în pod existent (C2) amenajare incintă și refacere împrejmuire la IPJ si DJI CLUJ din cadrul Programului Operaţional Regional – 2014 – 2020 Operaţiunea - Creşterea eficienţei energetice în clădirile rezidenţiale, clădirile publice şi sistemele de iluminat public, îndeosebi a celor care înregistrează consumuri energetice mari – Cod SMIS 110270” rezultă din faptul că pentru managementul tehnic și financiar al proiectului trebuie să fie implicat un colectiv de experţi-cheie cu experienţă în implementarea de proiecte similare, având cunoştinţe solide în domeniul de profil şi familiarizaţi cu ultimele normative şi reglementări tehnice și financiare în vigoare.

12.2. Factorii de evaluare Factorii de evaluare utilizaţi pentru aplicarea criteriului cel mai bun raport calitate-preţ sunt:

1. Factor de evaluare Pondere PunctePreţul ofertei 40% 40

Descriere: Componenta financiară

Algoritm de calcul:

a) Pentru oferta cu cel mai mic preţ, care să asigure nivelul calitativ, tehnic şi funcţional al ofertei, se acordă: punctaj maxim alocat, respectiv 40 puncte.

b) Pentru celelalte oferte, punctajul se calculează cu formula:Pp = (Preţ minim/Preţ n) x 40

Unde:

- Preţ n - preţul ofertei operatorului economic;- Preţ minim - cel mai mic preţ dintre toate ofertele.Preţurile care se compară, în vederea acordării punctajului, sunt preţurile ofertate, exclusiv

TVA.

Justificare: ponderea alocată factorului preţ nu poate fi mai mare de 40% (art. 32 alin. (6) din HG 395/2016).





2. Factor de evaluare Pondere PuncteExperienţa profesională specifică pentru experţii cheie: 24% 24

Subfactor de evaluare Pondere % Puncte

2.1 Experienţa profesională specifică manager de proiect 10 10

2.2 Experienţa profesională specifică responsabil tehnic 7 7

2.3 Experienţa profesională specifică responsabil financiar 7 7

Descriere:

2.1.Experienţa deţinută în implementarea contractelor, în calitate de manager/asistent manager, în cadrul unor contracte de consultanţă în managementul proiectelor în domeniul ce face obiectul prezentului contract de achiziţie.

Algoritm de calcul:

- Pentru experienţă profesională specifică demonstrată prin participarea persoanei propuse, între 10 și 15 contracte cu obiect similar -10 puncte;



2.2.Experienţa deţinută în calitatea de responsabil tehnic: inginer constructii civile, industriale si agricole / inginer instalatii pentru constructii, în cadrul unor contracte care au avut ca obiect consultanţa în managementul proiectelor în domeniul ce face obiectul prezentului contract de achiziţie.

Algoritm de calcul:








2.3.Experienţa deţinută în calitatea de responsabil financiar / expert financiar, în cadrul unor contracte care au avut ca obiect consultanţa în managementul proiectelor în domeniul ce face obiectul prezentului contract de achiziţie.

Algoritm de calcul:




3. Factor de evaluare Pondere PuncteDemonstrarea unei metodologii adecvate de implementare a contractului, precum şi o planificare adecvată a resurselor umane şi a activităţilor

36% 36

Descriere:Pentru factorul de evaluare "Demonstrarea unei metodologii adecvate de implementare a contractului, precum şi o planificare adecvată a resurselor umane şi a activităţilor" a fost stabilit un număr de 4 (patru) subfactori care vor fi utilizaţi de comisia de evaluare ca puncte de reper în aprecierea factorului.

Fiecare subfactor va fi apreciat în funcţie de calificativul "foarte bine/bine/acceptabil". Comisia de evaluare va acorda calificativul luând în considerare liniile directoare prezentate în tabelul de mai jos.Fiecărui calificativ îi corespunde o notă. Nota pentru calificativul "foarte bine" este 9, nota pentru calificativul "bine" este 6, nota pentru calificativul "acceptabil" este 3.Punctajul tehnic total al ofertei tehnice se calculează prin însumarea punctajelor tehnice obţinute în urma aplicării fiecărui subfactor de evaluare. Punctajul aferent unui subfactor de evaluare va fi obţinut prin acordarea notei corespunzătoare calificativului obţinut de oferta respective la evaluarea acelui subfactor.Punctajul tehnic total maxim ce poate fi acordat unei propuneri tehnice este de 36 de puncte.

Subfactor de evaluare Pondere % Puncte3.1 Abordarea propusă pentru implementarea contractului 9 93.2 Resursele (umane şi materiale) şi realizările corespunzătoare fiecărei activităţi

9 9





3.3 Atribuţiile membrilor echipei în implementarea activităţilor contractului şi, dacă este cazul, contribuţia fiecărui membru al grupului de operatori economici, precum şi distribuirea şi interacţiunea sarcinilor şi responsabilităţilor dintre ei

9 9

3.4 Încadrarea în timp, succesiunea şi durata activităţilor propuse

9 9

Algoritm de calcul:

3.1 Abordarea propusă pentru implementarea contractuluiLinii directoare: se va analiza informaţia furnizată în formularul de propunere tehnică Calificative Punctaj

Abordarea propusă se bazează în mare măsură pe o serie de metodologii, metode și/sau instrumente testate*1), recunoscute*2) și care demonstrează o foarte bună înţelegere a contextului, respectiv a particularităţii sarcinilor stabilite în caietul de sarcini, în corelaţie cu aspectele-cheie, precum și cu riscurile și ipotezele identificate.

Foarte bine 9

Abordarea propusă se bazează parţial pe metodologii, metode și/sau instrumente testate, recunoscute și care demonstrează înţelegerea contextului, respectiv a particularităţii sarcinilor stabilite în caietul de sarcini, în corelaţie cu aspectele-cheie, precum și cu riscurile și ipotezele identificate.

Bine 6

Abordarea propusă nu are la bază metodologii, metode și/sau instrumente testate, recunoscute și arată o înţelegere limitată a contextului, respectiv a particularităţii sarcinilor stabilite în caietul de sarcini.

Acceptabil 3

3.2 Resursele (umane şi materiale) şi realizările corespunzătoare fiecărei activităţiResursele*3) identificate și realizările indicate sunt corelate deplin/în mare măsură cu complexitatea fiecărei activităţi propuse.

Foarte bine 9

Resursele identificate și realizările indicate sunt parţial corelate cu complexitatea fiecărei activităţi propuse. Bine 6

Resursele identificate sau realizările indicate sunt corelate într-un mod limitat cu complexitatea activităţilor propuse. Acceptabil 3

3.3 Atribuţiile membrilor echipei în implementarea activităţilor contractului şi, dacă este cazul, contribuţia fiecărui membru al grupului de operatori economici, precum şi distribuirea şi interacţiunea sarcinilor şi responsabilităţilor dintre eiSunt indicate responsabilităţile în execuţia contractului și interacţiunea între membrii echipei, inclusiv cele referitoare la managementul contractului, activităţile de suport și, dacă este cazul, distribuirea și interacţiunea sarcinilor și responsabilităţilor între operatorii din cadrul grupului.

Foarte bine 9

Sunt indicate parţial responsabilităţile în execuţia contractului și interacţiunea între membrii echipei, inclusiv cele referitoare

Bine 6





la managementul contractului, activităţile de suport și distribuirea și interacţiunea sarcinilor și responsabilităţilor între operatorii economici din cadrul grupului (dacă este cazul).Sunt indicate în mod limitat responsabilităţile în execuţia contractului sau interacţiunea între membrii echipei, inclusiv cele referitoare la managementul contractului și activităţile de suport sau distribuirea și interacţiunea sarcinilor și responsabilităţilor între operatorii economici din cadrul grupului (dacă este cazul).

Acceptabil 3

3.4 Încadrarea în timp, succesiunea şi durata activităţilor propuseDurata activităţilor corespunde deplin complexităţii acestora, iar succesiunea dintre acestea, inclusiv perioada de desfășurare, este stabilită în funcţie de logica relaţiei dintre acestea. Durata prevăzută pentru fiecare operaţiune principală necesară este corelată cu activităţile prevăzute a fi realizate în lunile respective și resursele identificate pentru desfășurarea acestora.

Foarte bine 9

Durata activităţilor corespunde parţial complexităţii acestora, iar succesiunea dintre acestea, inclusiv perioada de desfășurare este corelată doar parţial cu logica relaţiei dintre acestea. Durata prevăzută pentru fiecare operaţiune principală necesară este corelată parţial cu activităţile prevăzute a fi realizate în lunile respective și resursele estimate pentru desfășurarea acestora.

Bine 6

Durata activităţilor este în mică măsură potrivită complexităţii acestora sau succesiunea dintre acestea inclusiv perioada de desfășurare, este stabilită într-un mod foarte puţin adecvat în raport cu logica relaţiei dintre acestea sau durata prevăzută pentru fiecare operaţiune principală necesară este corelată în mică măsură cu activităţile prevăzute a fi realizate în lunile respective și resursele estimate pentru desfășurarea acestora.

Acceptabil 3

*1) Metodologiile, metodele și/sau instrumentele au fost utilizate în alte proiecte. *2) Metodologiile, metodele și/sau instrumentele sunt descrise în literatura de specialitate. *3) Resursele sunt umane și materiale. Se va lua în considerare și personalul suport.

Algoritm de calcul punctaj total:

PT = POf + PEps + PDem = 100 puncte

Unde:

PT = punctaj total;POf = punctaj ofertă financiară;PEps = punctaj experienţa profesională specifică pentru experţii cheiePDem = punctaj demonstrarea unei metodologii adecvate de implementare a contractului, precum şi o planificare adecvată a resurselor umane şi a activităţilor





Punctaj maxim - 100 puncte

Ofertantul trebuie să prezinte documente justificative din care să reiasă implicarea personalului nominalizat în contracte similare celui care face obiectul achiziţiei. Din aceste documente trebuie să reiasă: beneficiarul, obiectul contractului şi valoarea contractului.

Stabilirea ofertei câştigătoare se va realiza numai prin compararea punctajelor ofertelor admisibile, fără să fie cuantificate alte elemente de natură tehnică sau alte avantaje care rezultă din modul de îndeplinire a contractului de către operatorii economici participanţi la procedura de atribuire.

În cazul în care în urma stabilirii clasamentului final, conform criteriului de atribuire, comisia de evaluare constată că sunt două sau mai multe oferte cu acelaşi punctaj, departajarea se va face având în vedere punctajul obţinut la factorii de evaluare în ordinea descrescătoare a ponderilor acestora.

În situaţia în care egalitatea se menţine, autoritatea contractantă va solicita prin intermediul SICAP, în vederea încărcării electronice de către operatorii economici respectivi, documente care conţin noi preţuri, iar oferta câştigătoare va fi desemnată cea cu propunerea financiară cea mai mică.

13. Informaţii suplimentare/administrative

13.1. Alte cerinţe

Autoritatea Contractanta isi rezerva dreptul de a opera modificări ale contractului, fara organizarea unei noi proceduri de atribuire, in condiţiile prevăzute de art. 221 din Legea 98/2016, cu condiţia ca acestea sa nu reprezinte modificări substanţiale potrivit art. 221, alin (7) din Legea 98/2016.

13.2. Modalităţi de plată

Plata serviciilor prestate se va realiza, pentru fiecare instituţie în parte, în procent de 40,42% U.M. 0603 și 59,58% IPJ Cluj, fiind emise două facturi, după cum urmează:- 3% sau 2% (În funcţie de situaţia ) din valoarea contractului de servicii, după finalizarea și recepţionarea serviciilor aferentei Etapei l - Managementul tehnic și financiar al proiectului - pregatitoare;- 22% din valoarea contractului de servicii, după finalizarea și recepţionarea serviciilor aferentei Etapei Il-Managementul tehnic și financiar al proiectului pe durata realizarii acesteia - Faza pregatitoare (pre-constructie);- 65% din valoarea contractului de servicii, aferentă Etapei II-Managementul tehnic și financiar al proiectului pe durata realizarii acesteia - Faza de execuţie a lucrărilor de constructii; plata se va efectua lunar, dupa recepţia livrabilelor predate, proporţional (ponderat) cu stadiul lucrărilor executate si acceptate la plată in luna de raportare din valoarea execuţiei lucrărilor pentru fiecare beneficiar;





- 10% din valoarea Contractului de servicii aferentă Etapei IlI-Managementul tehnic și financiar al proiectului –perioada de recepţie a lucrărilor; se va achită în cel mult 30 zile de la data emiterii procesului verbal de recepţie la terminarea lucrărilor fără obiecţiuni aprobat de achizitor.

În cazul în care la semnarea procesului verbal de recepţie la terminarea lucrărilor sunt consemnate deficienţe necesare a fi remediate de executant, suma in cuantum de 10% se va plăti după remedierea acestora.

14. Anexe

Număr anexă Denumire anexă

Anexa 1: Activitățiile proiectuluiAnexa 2: Exemplu de format pentru proces verbal de recepție documente/rapoarte –

elemente canititative și calitative

15. SemnăturiEchipa de proiect:

I.P.J. CLUJ : UM 0603 CLUJ-NAPOCA:

Nume prenume Semnatura Nume prenume SemnaturaComisar-șef de poliţie,

Constantin ILEAColonel Teodor Dorel

MĂRGINEAN Comisar-șef de poliţie,

Felicia-Mirela PETRICLocotenent colonel

Alexandra POGĂCEANUComisar-șef de poliţie,

Luminiţa-Adriana SĂRĂCUȚColonel

Marcel RUSUComisar șef de poliţie,Adnana-Roberta ILIEȘ

MaiorAlexandru DĂIESCU

Comisar de poliţie,Viorica- Mioara POPInspector de politie,Petru-Marius MAIERInspector de politie,

Doru Alexandru COTUȚ





Anexa 2 - Exemplu de format pentru proces-verbal de recepţie pentru documente/rapoarte – elemente cantitative și calitative

Contract nr. [introduceți]Contractant [introduceți]

Referința proiectului, dacă este cazul

[Numele proiectului]

Dată înaintare document

[zz/ll/aaaa]

Documente/rapoarte prezentate

Nr.Denumirea (conform

Caiet de Sarcini/Contract)

Referință (conform Caiet de Sarcini/Contract)

Suportul utilizat pentru prezentarea de

rezultate/documente/rapoarte (*)

1. [introduceți] [introduceți clauza din contract sau capitolul din Caietul de Sarcini unde este specificat documentul/raportul respectiv]

[introduceți]

2. [introduceți] [introduceți] [introduceți]3. [introduceți] [introduceți] [introduceți]

4. [introduceți] [introduceți] [introduceți]

(*):H: hârtie, E: e-mail, T: transfer electronic, D: CD, memory stick, etc.

Contractant Autoritatea Contractantă

Dată: [introduceți] [introduceți]Nume: [introduceți] [introduceți]

Funcţia: [introduceți] [introduceți]

Aprobat: [introduceți] [introduceți]





1. Context

1.1. Contract1.2. Contractant1.3. Referinţa proiectului (dacă este cazul)2.Lista documentelor sau rapoartelor2.1. Document/Raport 2.2 Referinţă (conform Caiet de

Sarcini/Contract)2.3. Termenul de livrare

3. Concluzii cu privire la acceptare

3.1. Acceptare fără rezerve 3.2. Acceptare cu rezerve (Contractantul se angajează să corecteze - în timpul convenit -

defectele constatate și descrise la punctul 5 din prezentul document). 3.3. Este aplicabilă perioada de

garanţie?Data finalizării:

3.4. Refuz (Contractantul se angajează să corecteze greșelile constatate și descrise la punctul 5 din prezentul document). Noua livrare trebuie efectuată în conformitate cu cele stabilite în Contract.

4. Semnături

4.1. CONTRACTANT 4.2. AUTORITATE CONTRACTANTĂ/ACHIZITOR

Data: Data: Data:Nume: Nume: Nume:Funcţia: Funcţia: Funcţia:Aprobat: Aprobat: Aprobat:Acceptare finală [dacă este cazul]:Data: Data: Data:Nume: Nume: Nume:Funcţia: Funcţia: Funcţia:Aprobat: Aprobat: Aprobat:5. Observaţii[introduceți]





c - Politia Romana · Web viewasigurarea că mecanismul de comunicare și raportare dintre...

Documents

Transcript of c - Politia Romana · Web viewasigurarea că mecanismul de comunicare și raportare dintre...