ASISTEN MANAGER

Un bun asistent manager este un angajat cheie al companiei. El este liantul care

susţine buna funcţionare a întregii echipe, el este cel care asigură comunicarea între

conducere şi clienţii importanţi, dar şi între conducere şi ceilalţi angajaţi.

Asistentul manager sau orice functionar de birou, trebuie sa cunoasca structura

organizatorica a institutiei si sa fie familiarizati cu functiile si relatiile dintre diferite nivele

si sectoare.

Chiar daca asistentii manageri sunt competenti in indeplinirea obligatiilor si

degreveaza pe sefii lor directi de o mare parte din munca de rutina si de cercetare, ei

trebuie sa posede multe cunostinte despre structura afacerilor in sectoare publice sau

private.

Orice asistent manager si nu numai trebuie sa - si respecte disciplina. Atat in

Regulamentul de Organizare si Functionare a Unitatii cat si in Regulamentul de Ordine

Interioara sunt stipulate prevederi cu privire la pastrarea unei discipline ferme ca o

conditie de baza pusa inca de la angajare. Sunt specificate in aceste acte normative o serie

de calitati cerute „ab initio” cum ar fi: constiinta profesionala, punctualitate, competenta

profesionala, spirit creator, daruire si pasiune in munca, combativitate si intransigenta fata

de orice aspect ce poate prejudicia institutia publica sau firma respectiva.

Utilizarea eficienta a timpului de munca, a aparaturii din dotare, a mijloacelor

materiale, informatice si financiar - banesti nu este posibila fara respectarea unei ferme

discipline. Disciplina la locul de munca presupune lichidarea intarzierilor, a absentelor

nemotivate, plecarile nejustificate de la locul de munca, risipa de materiale consumabile

de energie. O latura importanta a disciplinei presupune si o atitudine corespunzatoare fata

de seful direct, cautand rezolvarea cat mai buna si la timp a sarcinilor primite, insa

respectarea disciplinei la locul de munca nu trebuie sa determine o ingradire a initiativei, a

exprimarii unor idei si propuneri ce se pot dovedi valoroase in procesul muncii. O imbinare

armonioasa a initiativei cu disciplina constituie un deziderat pretios la fiecare nivel

organizatoric. Un alt principiu al respectarii disciplinei este pastrarea secretului de serviciu.

Ansamblul de masuri privind pastrarea secretului de serviciu, atat catre persoanele fizice,

cat si de cele juridice se refera la evidenta, pastrarea, circuitul, multiplicarea, clasarea si

arhivarea documentelor secrete. Este interzisa scoaterea documentelor secrete din

institutie, transportul lor in locuri neadecvate pastrarii acestor documente, este interzisa

multiplicarea prin orice mijloace a acestor documente.

Intr-o institutie un asistent manager trebuie sa indeplineasca anumite sarcini tipice,

dar nu oricum ci cu maxima eficienta:

·    deschide si sorteaza corespondenta;

·    da curs corespondentei de rutina;

·    scrie dupa dictare;

·    expediaza corespondenta;

·    claseaza documente;

·    raspunde la telefon: preia mesajele pe care apoi le transmite sefului; rezolva

probleme curente; se asigura ca cel ce telefoneaza vorbeste cu persoana cea mai potrivita; isi

protejeaza seful de convorbiri si intalniri nedorite;

·    se ingrijeste de oaspeti;

·    are in pastrare agenda de lucru;

·    organizeaza intalniri;

·    organizeaza calatorii de afaceri sau ca schimb de experienta cu alte orase din tara

sau din strainatate;

·    se informeaza asupra activitatilor de profil (de exemplu, citeste ziare si

reviste comerciale);

·    intocmeste si pastreaza o biblioteca de informatii utile. Este greu de imaginat ca

un asistent manager poate fi eficienta daca nu are la indemana o serie intreaga de

materiale de referinta, printre care:

-   un ghid al asistentului manager (de ordin general);

-   un ghid specializat pe domeniul de activitate al asistentului manager

(medical, scolar, juridic, comercial, economic);

-   un ghid de etica, de tipul „Codul manierelor in afaceri” de Letitia Baldrife;

-   un ghid de corespondenta comerciala;

-   un ghid de punctuatie, ortografie, ortoepie si gramatica;

-   dictionarul explicativ al limbii romane;

-   un dictionar enciclopedic;

-   dictionare de limba straine;

-   carte de telefon/agenda proprie cu telefoane uzuale;

-   un atlas;

-   harti ale orasului/satului si tarii/ lumii;

-   orarul de zbor al avioanelor;

-   mersul trenurilor, al autobuzelor si al tramvaielor;

-   harti turistice si autoturistice;

-   publicatii profesionale ( economie, comert);

-   informatii despre firmele concurente, departamente guvernamentale ambasade

straine, organizatii internationale;

-   legislatie interna si internationala;

-   literatura de specialitate (publicatii profesionale).

1. Instrumente specifice necesare unui asistent manager

Pe baza experientei acumulate de fiecare asistent manager in parte se pot observa o

serie de activitati, cu caracter ciclitate zilnica, saptamanala, decadala, chenzinala, lunara,

trimestriala, semestriala sau anuala. Aceste activitati se consemneaza in Calendarul de

Activitatilor de Secretariat, care permite o mai buna desfasurare a activitatii secretariatului

respectiv.

Este necesar ca odata cu inscrierea zilei sau perioadei unor anumite activitati sa se

inscrie in calendar si masurile necesare in scopul realizarii lor.

Calendarul activitatilor de secretariat nu trebuie considerat ca un document in plus

cerut de conducere, ci ca pe un instrument eficace in perfectionarea activitatilor de

secretariat si manageriale. Un bun asistent manager trebuie sa :

·       planifice programul de lucru;

·       aiba un caiet de sarcini;

·       faca caietul de notatii cronologice;

·       faca caietul de notatii pe domenii de activitate;

·       sa faca scadentarul de termene;

·       aiba agenda cu adrese si numere de telefon;

·       aiba o lista numerelor de telefon uzuale;

·       aiba o agenda electronica.

A)    Planificarea programului de lucru:

Pentru o mai sistematica organizare a timpului de munca este necesara extragerea

din caietul de sarcini si din calendarul activitatilor unui asistent manager a sarcinilor ce

se sconteaza a fi realizate saptamanal si zilnic, notate intr-o fisa care sa cuprinda:

problema urmarita, factorii responsabili, numerele de telefon ce pot fi apelate precum si

rezultate obtinute.

Exista cazuri in care o anumita sarcina sa nu poata fi realizata in termenul scontat,

aspect ce trebuie mentionat in caietul cu programe de lucru. Se cunosc si cazuri cand, in

locul unei sarcini din program, se realizeaza o alta, care nu a fost cuprinsa in program, dar

care prin importanta si urgenta ei va fi benefica pentru conducere.

Programul zilnic va fi alcatuit impreuna cu seful direct pe baza unui proiect elaborat

din timp de asistentul manager cu completarea sarcinilor nou aparute. Este de

datoria asistentului manager sa retina atentia conducatorului cu privire la termenul la care

o anumita activitate a fost programata. De regula, toate sarcinile trecute in programul

zilnic sau saptamanal trebuie rezolvate integral, dar daca acest nu este posibil respectivele

sarcini vor fi reportate pentru a doua zi sau pentru o alta data fixata de conducere. Pentru

fiecare sarcina cuprinsa in program se cere notat in dreptul ei modul in care s-a realizat,

iar in cazul nerealizarii sa se specifice si motivele pentru care nu s-a realizat.

B)    Caietul de sarcini:

Acest caiet este un instrument folosit de asistentul manager, in care se consemneaza

cu minutiozitate toate sarcinile primite de la conducere astfel incat ele sa fie mereu in

atentia secretariatului in vederea solutionarii. Forma, dimensiunea si rubricatia acestui

caiet de sarcini raman la latitudinea fiecarui secretariat in parte, in functie de specificul

locului de munca si de cerintele exprimate de conducere.

Ordinea consemnarii sarcinilor primite se face in functie de urgenta, importanta,

durata realizarii, folosind, daca este cazul, notatii sau sublinieri cu culori diferite. Se impune

de asemenea ca sarcinile care sunt prevazute cu termene specifice sa fie trecute si in

scadentarul de termene. in cazul in care o anumita sarcina nu a fost indeplinita la timp se

vor preciza motivele nerealizarii, dar totodata si masuri de indeplinire, precum si un nou

termen.

Tinand seama de specificul muncii asistentului manager, care se confrunta cotidian

cu o multime de persoane de diverse profesii si avand temperamente diferite, cunoasterea

personalitatii este deosebit de importanta. Situatiile cu care se confrunta asistentul

manager se refera la seful direct, la colegii din alte departamente de munca, la alti sefi de

serviciu sau de departamente, la publicul larg sau la cei ce solicita audiente sau intrevederi.

in consecinta, este evidenta necesitatea de perfectionare continua, pentru o mai buna

realizare a sarcinilor.

Daca comportamentul asistentului manager nu este corespunzator intrebarilor

interlocutorului, vor fi percepute eronat, astfel incat se ajunge, pe de o parte la inhibarea

acestuia si pe de alta parte la discordante sau la stari conflictuale. Asemenea relatii trebuie

dublate de amabilitate, dar si de fermitate, urmarindu-se astfel buna functionare a

institutiei. Fermitatea este necesara in cazul persoanelor foarte insistente, care doresc sa

patrunda la sef cu orice pret, chiar daca acesta este foarte ocupat cu rezolvarea unor lucrari

care nu suporta intarzieri. Comportarea la locul de munca presupune o buna cunoastere a

unor uzante protocolare.

C) Caietul de notatii cronologice:

Secretariatele de la diferite niveluri sau din diferite domenii de activitate se

confrunta cu probleme din cele mai diverse, unele fiind aproape sau absolut

insolubile. Pentru asigurarea unei bune evidente un instrument care nu lipseste din

majoritatea secretariatelor, fiind indispensabil muncii de fiecare zi, este caietul de notatii

cronologice. Asistentul manager va nota in acest caiet, toate informatiile, problemele,

evenimentele care apar, in ordine calendaristica, precum si sarcinile stabilite de

conducere. Se vor consemna in acest caiet informatii cu privire la activitatea propriei

institutii, corelatiile cu alte compartimente de munca sau cu alti agenti economici. Se vor

consemna aici numere de telefon, adrese, faxuri, nume de furnizori si beneficiari,

precizandu-se data si ora la care a fost facuta consemnarea.

D) Caietul de notatii pe domenii de activitate:

Prin acest caiet se poate depista rapid a informatiilor cautate, iar pentru realizarea

acestuia este necesara transcrierea, daca este posibil zilnic a informatiilor din caietul de

notatii cronologice.

Infiintarea unui astfel de caiet este insa conditionata de alcatuirea prealabila a unui

cod de domenii care sa sistematizeze transcrierea dupa frecventa si importanta

problemelor.

E)    Scadentarul de termene:

Scadentarul de termene constituie un instrument indispensabil in asigurarea

respectarii termenelor stabilite de conducere sau de asistentul manager insusi. In el se vor

include toate datele care presupun termene precise. In acest sens ar putea fi folosita o

agenda de birou cu rubricatie calendaristica. Din notatiile facute trebuie sa rezulte clar data

la care s-a realizat tranzactia respectiva, persoanele implicate si telefoanele acestora,

continutul tranzactiei si termenul de realizare a acesteia.

In folosirea scadentarelor de termene este necesar ca asistentii manageri sa

dovedeasca discernamant in aprecierea diverselor termene dupa urgenta si importanta

retinand din timp atentia factorilor responsabili pentru prevenirea unor intarzieri.

De altfel, intreaga activitate de secretariat trebuie sa aiba un caracter preventiv, in

scopul respectarii riguroase a tuturor termenelor, ca o dovada certa a seriozitatii, in stilul

de munca a institutiei respective.

F)    Agenda cu adrese si numere de telefon:

In mod practic se utilizeaza un registru-repertoriu, cumparat sau confectionat la

comanda sau de asistentul manager, in care se consemneaza, in ordinea alfabetica, adresele

si numerele de telefon ale factorilor colaboratori, cu spatii de rezerva pentru fiecare litera

in parte. Daca volumul activitatii presupune un numar mare de persoane cu care

conducerea are legaturi, in locul unui caiet se va folosi un fisier alfabetic, ce permite o

mai buna actualizare.

Capul de tabel al unui asemenea caiet de adrese si numere de telefon se va concepe

de fiecare asistent manager in parte in functie de specificul unitatii. El trebuie sa cuprinda:

numar curent, numele si prenumele, adresa, numarul de telefon de la serviciu si de acasa si o

rubrica de observatii la care se va putea trece si mentiunea „nu se informeaza” sau se vor

specifica eventuale modificari.

G) Lista numerelor de telefon uzuale:

O astfel de lista este cuprinsa de regula pe o singura pagina celofanata sau protejata

cu o folie de plastic. Utilizarea ei ne scuteste de pierderea timpului cu cautarea in agenda sau

in fisier dar se impune necesitatea revizuirii si actualizarii ei lunare sau trimestriale.

H) Programarea, pregatirea si desfasurarea activitatilor colective:

1) Intalniri de lucru

Intalnirile de lucru se programeaza din timp si acestea au loc fie la sediul institutiei,

fie la unul din compartimentele din subordine. Daca in reteaua proprie nu exista un spatiu

adecvat, se va recurge la solutia unei inchirieri.

Asistentul manager urmareste constant agenda de lucru si anunta conducerea

institutiei publice de apropierea zilei in care sa stabilit intalnirea de lucru si cere informatii

suplimentare cu privire la ordinea de zi a acesteia.

Fiind vorba de o modalitate concreta de lucru informatiile solicitate managerilor

serveste la stabilirea si detalierea unor aspecte cum sunt: problematica ce se va dezbate, ce

materiale se vor elabora si de catre cine.

2)    Sedinte curente, consfatuiri

Sedintele curente si/sau consfatuirile constituie instrumente de management si

modalitati importante de valorificarea a talentelor individuale si de grup, precum si de

conlucrare a deciziilor comune ce se iau in cadrul colectivitatilor date.

Actiunea de pregatire a unei sedinte curente si/sau consfatuiri incepe din momentul

fixarii datei in graficul de activitati colective de conducere sau in agenda managerului

institutiei si al stabilirii problematicii ce va analizata.

Pasul urmator este facut de secretariate, care prin prerogativele ce le au din

Regulamentul de Organizare si Functionare al Institutiei indeplinesc urmatoarele sarcini:

-  anunta ordinea de zi a sedintei curente, acesta facandu-se prin telefon, fax, prin

adrese scrise, invitatii sau pe baza de semnaturi de tabele nominale;

-  dactilografiaza, proceseaza, multiplica si difuzeaza materiale care fac obiectul

ordinii de zi;

-  impreuna cu compartimentele social - administrative pregatesc salile in care au

loc sedintele curente si consfatuirile.

-  asigura numarul de scaune si asezarea lor astfel incat participantii sa

receptioneze cu usurinta tot ceea ce se discuta si se trateaza in cadrul sedintei.

Pregatirea mesei la care conducerea incepe sedinta.

-  efectuarea prezentei participantilor si conducerea invitatilor la locurile stabilite;

-  asigurarea aparaturii audio-vizuale necesara prezentarii materialelor ce fac

obiectul ordinii de zi a adunarii sau a consfatuirii;

-  asigurarea unor persoane din cadrul secretariatului pentru intocmirea

stenogramei sedintei/consfatuirii sau a intocmirii procesului verbal;

-  sintetizarea masurilor sau dispozitiilor trasate in timpul lucrarilor sedintei pentru

a fi difuzate la cei nominalizati sa le rezolve.

Orice asistent manager la astfel de evenimente si la orice fel de eveniment unde este

invitat trebuie sa aiba o tinuta vestimentara corespunzatoare, trebuie sa aiba si o tinuta

fizica si pe strada cat si in societate. Trebuie sa stie sa se comporte adecvat fiecarui

eveniment si trebuie sa stie sa conduca o conversatie.

Regulile de conduita sau regulile de comportare contribuie la buna desfasurare a

relatiilor din societate, in general, si la o desfasurare normala a activitatii in afaceri. Este

foarte importanta cunoasterea si aplicarea acestor reguli de catre fiecare partener, dat fiind

ca necunoasterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretari eronate, la complicatii

relationale care depasesc sfera relatiilor strict personale ale celor in cauza. Nu se pot

concepe relatii intre parteneri fara contactul uman necesar si, in cadrul acestui

contact, fara respectarea unor reguli de eticheta.

Necunoasterea acestor reguli poate fi considerata, in ultima instanta, o lipsa de

competenta profesionala a unei persoane chemate sa reprezinte interesele unei parti pe

planul relatiilor specifice. insusirea si respectarea unor reguli de eticheta pot si constituie o

sarcina de ordin profesional.

2. Elemente de ergonomie in activitatea unui asistent manager

Organizarea ergonomica a muncii unui asistent manager. Ergonomia reprezinta o

stiinta, o sinteza a unor cercetari multidisciplinare, fiecare din discipline avand metode

proprii verificate in practica.

Obiectul ergonomiei il constituie organizarea activitatii umane in procesul muncii

prin optimizarea relatiei din sistemul om -masina - mediu, avand drept scop cresterea

eficientei tehnico-economice, optimizarea conditiilor, pentru a obtine satisfactia, motivatia

rezultatelor muncii. Scopul final al ergonomiei este de a crea premisele cresterii

productivitatii umane si reducerii oboselii. Ea contribuie la imbunatatirea conditiilor de

munca si la cresterea eficientei muncii in activitate.

Principalii factori ergonomiei implicati in munca unui asistent manager sunt:

-  mobilierul;

-     iluminatul;

-     cromatica;

-     microclimatul;

-     zgomotul si vibratiile;

-     factorii psihosociali.

Culorile mobilierului si ale mediului ambiant au efecte fiziologice si psihologice.

Culorile se impart in culori functionale si culori de avertizare si prevenire.

Pentru suprafetele interioare culoarea trebuie sa asigure o senzatie de confort si

luminozitate (de exemplu pentru mobilierul birourilor se recomanda culorile deschise).

Factorii de microclimat sunt: temperatura, umiditatea, viteza de circulatie a aerului.

Optimul de confort la locul de munca se realizeaza in urmatoarele conditii: temperatura

aerului la activitati fara radiatii calorice sa fie de 16°-18° Celsius la munca usoara si de 15°-

16° Celsius la munca fizica medie avand o umiditate relativa sub 70% si o miscare a aerului

de 0,3-0,4 m/s.

Zgomotul si vibratiile constituie surse principale ale oboselii, nervozitatii si

influenteaza negativ munca. Executantii care lucreaza intr-un mediu zgomotos obosesc mai

repede si sunt mai irascibili decat cei care lucreaza intr-un mediu mai linistit.

Factorii care influenteaza randamentul executantului la nivelul locului de munca

sunt:

-factorii individuali: pregatirea profesionala; aptitudini; capacitatea de invatare si

adaptare; interes pentru profesie; motivatie pentru munca; aspiratii; sistem de

valori; sanatate; experienta; situatie sociala.

-factorii tehnici: tipul utilajului (echipamentului); gradul de uzura; modul de reglare;

-factorii psihosociali: climatul psihosocial de la locul de munca; stil de conducere;

In urma solicitarii oricarei activitati umane apare oboseala. „Este starea de slabiciune

musculara, nervoasa sau psihica, vizibila sau interioara, reala sau imaginara”. Ea diminueaza

capacitatea de munca. Problemele de sanatate care apar repetativ sunt:

-  afectiuni ale ochilor si slabirea vederii;

-  oboseala;

-  dureri ale spatelui;

-  dureri de umeri;

-  dureri de cap.

Pentru a avea un randament de lucru bun trebuie sa se respecte urmatoarele

norme de protectie:

-  pastrarea unei distante optime fata de monitor, pentru a evita afectarea

ochilor. Se utilizeaza ecrane de protectie;

-  pozitionarea adecvata a mouse-lui, tastaturii si a monitorului; folosirea unei

tastaturi detasabile;

-  utilizarea scaunelor reglabile, confortabile, cu un spatar comod;

-  distanta adecvata pentru genunchi, de la birou sau terminal, sa fie la maxim 70 de

cm fata de sol;

-  cablurile de date sa fie bine legate si protejate;

-  iluminare si aerisire buna a incaperii, ferestre dotate cu jaluzele pentru a

evita stralucirea sau reflexia luminii;

-  pauze de 10 minute la fiecare 50 de minute in fata calculatorului.

Rolul asistent managerului in gestionarea informa]iilor

Biroul unui asistent manager poate fi comparat cu o centrala a informatiilor, in care

cele trei procese ce regleaza fluxul informational (preluare – prelucrare – transmitere)

trebuie sa se desfoare in strânsa interdependenta, fara blocaje sau amânari.

In fluxul informational specific activitatii unui asistent manager, se vehiculeaza

informatii de care depinde buna derulare a unor contacte.

Informatiile cu care asistent managerul vine in contact sunt diverse; diversitatea

este data de faptul ca ele pot presupune implicarea directa a acestuia in solutionare sau

doar preluarea si transmiterea lor, documentele revenind spre rezolvare altor persoane.

A. Informaiile preluate care vizeaza solutionare partiala sau totala din partea

asistent managerului trec prin faza de prelucrare (in functie de sarcina solicitata de fiecare

tip de document: raspuns – pentru scrisori, oferte; analitza, corelare, interpretare – pentru

raportari etc.) si ulterior de transmitere prompta si eficienta (catre partenerii externi sau

in interiorul firmei, catre director sau alti angajati). Important este ca, in derularea acestor

procese specifice, sa fie folosite eficient mijloacele de pastrare si securizare a datelor cu

care s-a operat. Acestui lucru nu i se poate aloca prea mult timp, in caz contrar putând

perturba transmiterea in timp util a informatiilor. Atât pe parcursul preluarii, al prelucrarii,

cât si al transmiterii, asistent managerul are un rol foarte important.

Atunci când sarcina asistent managerului se reduce doar la a prelua si a transmite

directionat anumite informatii, acesta trebuie sa se asigure, printr-o organizare riguroasa a

materialelor, ce anume trebuie transmis (un document integral sau doar o parte a acestuia)

si care este persoana careia i se adreseaza. In acest caz, se vor elabora proceduri specifice

de gestionare a informatiilor, in asa fel incât sa se asigure transmiterea in timp util a

informatiei, strict catre departamentul/persoana competenta.

1. Comunicarea descendenta include mesajele transmise de conducatori

subordonatilor. Continutul acestui tip de comunicare este, de regula, informativ sau

directiv si este destinat sa initieze actiunea unei parti a subordonatilor.

2. Comunicarea ascendenta include mesajele care circula de la nivelurile

inferioare la cele superioare ale ierarhiei organizatiei. Pentru a dezvolta o comunicare

eficienta, care sa duca la cresterea beneficiilor companiei, mesajele subordonatilor trebuie

tratate cu respect si atentie. Acest tip de comunicare prezinta urmatoarele avantaje:

– oferirea de idei menite sa duca la cresterea calitatii productiei si randamentului:

– prevenirea situatiilor tensionate – când mesajele circula de jos în sus cu usurinta,

managerii sunt informati din timp cu privire la situatiile potential generatoare de

probleme;

– încurajarea acceptarii – comunicarea ascendenta eficienta indica managerilor

gradul de acceptare si credibilitatea pe care politicile companiei le au printre angajati;

– cresterea participarii – stimularea afirmarii angajatilor în planificarea si evaluarea

politicilor organizatiei.

Numeroase organizatii depun un efort important pentru a facilita comunicarea

ascendenta. Printre cele mai folosite modalitati se numara: cutiile de sugestii, politica usilor

deschise, conversatia fata în fata dintre angajati si conducere, întâlnirile lunare, sedintele

de grup etc.

ATRIBUTII SI RESPONSABILITATI:

- Capacitatea de organizare a timpului, sarcinilor si locului de munca;

- Capacitatea de a se concentra pe realizarea mai multor sarcini in acelasi timp;

- Atentii catre detalii;

- Preia si directioneaza apelurile telefonice;

- Asista directorul general in probleme de comunicare, documentare si coordonare interna;

- Primeste corespondenta (trimisa prin posta, electronic sau fax), o prezinta directorului

general (sau economic), o inregistreaza si distribuie personalului caruia i-a fost repartizata;

- Expediaza corespondenta produsa de personalul societatii, prin posta, electronic sau fax,

dupa caz;

- Redacteaza scrisori sau raspunsuri la scrisori, la indicatia directorului general;

- Primeste persoanele romane sau straine – reprezentanti ai unor institutii publice,

colaboratori, firme – care vin in contact cu directorul general sau alti salariati ai societatii,

in interes de serviciu;

- Urmareste asigurarea transportului de la si la aeroporturi a colaboratorilor – persoane

straine, precum si cazarea lor;

- Tine evidenta persoanelor straine care se prezinta in calitate de colaboratori ai societatii;

- Asigura activitatea de protocol in cadrul intalnirilor, in conformitate cu cerintele zilnice;

- Tehnoredacteaza materiale produse de serviciile functionale;

- Respecta regulamentul de ordine interioara;

- Respecta si indeplineste cu strictete normele PSI si de protectie a muncii;

- Indeplineste si alte servicii dispuse de directorul general.

In evolutia unei cariere, postul de asistent este in general considerat un post de

"entry level" - este postul in care esti expus in scurt timp la o multime de informatii cu

privire la mediul de afaceri, in care inveti baza comportamentului in cadrul unei companii,

in care te situezi la intersectia dintre departamente si din acest motiv, ai acces la o

problematica vasta, de la marketing la resurse umane, de la vanzari la logistica si relatii

publice etc.

In multe companii, numele de "asistent" este similar cu cel de secretara, diferind

doar gradul in care ocupantul postului este implicat in proiecte care presupun

responsabilitati crescute.

In general, postul este menit sa degreveze managerul de anumite responsabilitati

administrative, care ii pot ocupa mult timp din programul si il pot impiedica sa isi orienteze

atentia catre subordonati, colegi, clienti, pentru supervizarea bunului mers al activitatii, si

mai ales catre luarea de decizii importante pentru afacere. In aceasta situatie, o persoana

organizata, care sa completeze detaliile formale ale deciziilor, sa comunice mai departe

sarcinile de indeplinit, sa filtreze informatiile adresate managerului, sa ia masuri pentru a-i

furniza acestuia informatiile necesare, este o parghie importanta pentru bunul mers al

afacerii. Este un alt post care nu se remarca atunci cand toate lucrurile merg bine, dar a

carui utilitate iese in evidenta imediat ce ocupantul postului nu isi indeplineste corect

sarcinile.

Obiectivul: Ofera suport managerului direct in probleme legate de administrarea

zilnica a afacerii/departamentului.

Responsabilitati:

- preia, transmite si indosariaza corespondenta din partea diferitelor entitati

(parteneri, clienti, angajati) si redacteaza corespondenta catre acestia;

- pastreaza programul de intalniri al departamentului, stabileste intalniri la

cererea managerului direct, redacteaza documentele necesare bunei desfasurari a

intalnirilor;

- pregateste calatoriile de afaceri ale membrilor departamentului, inclusiv stabilirea

itinerariului, achizitionarea biletelor de avion, rezervarea cazarii si inchirierea

autoturismelor, dupa caz;

- mentine relatiile cu furnizorii de servicii/produse necesare pentru administrare,

actualizeaza informatiile cu privire la acestia;

- asigura conditii optime pentru desfasurarea activitatii in locatia respectiva;

- rezolva in timp problemele administrative neprevazute;

- comunica managerului direct problemele aparute ce depasesc nivelul decizional;

- selecteaza informatiile necesare si redacteaza rapoarte pe subiectul solicitat de catre

managerul direct, in legatura cu activitatea departamentului;

- efectueaza traduceri ale documentelor uzuale, atunci cand este necesar;

- propune modalitati de imbunatatire a activitatii administrative si implementeaza

schimbarile aprobate de managerul direct.

Propuneri:

- una din propunerile mele pentru executie (deoarece nu cred ca raportul

saptamanal va tine mult timp) ar fi ca in fiecare dimineata fiecare inginer sa sune

si sa raporteze ce a prestat cu o zi inainte, cu obligativitatea masurarii tuturor

lucrarilor executate si a unei raportari cat mai exacte.

- Incheierea unui proces verbal de predare-primire a documentatiei si tinerea unui

registru separat pentru aceste documente.