13.11.2013Inventarierea dosarelor si predarea lor la deparetamentul arhiva

Inventarierea este operatia de luare in evidenta a unitatilor arhivistice in urma careia rezulta inventarul fondului sau colectiei.Inventarierea se poate face direct sau indirect; inventarierea directa se face cu documentele, datele se inscriu pe dosare si de aici in inventarele care urmeaza a fi realizate; metoda indirecta presupune inventarierea dosarelor pe baza fiselor. Metosda are avantajul ca evita greselile in ce priveste continutul, se evita mutarea repetata a materialelor si de deasemenea fisele pot fi folosite in alte scopuri (pe baza fiselor se poate face un inventar informatiza, lucrari de popularizare, album).Selectionarea documentelor Selectionarea documentelor este activitatea arhivistica de cea mai mare importanta intrucat in desfasurarea ei se apreciaza importanta documentelor, utilitatea sau inutilitatea lor si se hotaraste pastrarea sau eliminarea acestora. Totodata prin operatia de selectionare se stabileste valoarea istorica a fiecarui document in parte si se predau la arhivele nationale doar acele documente/unitati arhivistice care au o asemenea valoare.Legislatia arhivistica prevede ca in fiecare unitatea creatore si detinatoare de documente sa functioneze cate o comisie de selectionare numite prin decizie sau ordinul conducatorului unitatii respective. Comisia este compusa din presedinte, secretar si un numar impar de membri numiti din randul specialistilor proprii, reprezentand principalele componente de arhiva. Selectionarea se face prin cercetarea atenta a fiecarui dosar, documentele fiind cercetate integral, comisia se intruneste anual sau de fiecare data cand e nevoie. Selectionarea NU este o operatie individuala.Ordonarea, inventarierea si selectionarea documentelor secrete de statOrdonarea, inventarierea si selectionarea documentelor secrete de stat se face potrivit actelor normative in vigoare privind apararea secretului de stat; conform aceleiasi prevederi gruparea dosarelor se face pe baza nomenclatorului in care sunt cuprinse documentele din listele de date si informatii secrete de stat. Gruparea acestor dosare se face separat de cele nesecretizate. Documentele secrete de serviciu si nesecrete care fac insa corp comun cu documentele secrete de stat si care nu pot fi separate de acestea vor intra in componenta dosarelor cu secrete de stat.Gruparea documentelor secrete de stat in dosare, legalea lor, numerotarea filelor, se fac in anul urmator crearii lor si se predau compartimentului arhiva pe baza de inventare la expirarea caracterului secret al acestora.Documentele secrete de stat care-si pastreaza acest caracter si dupa expirarea termenului se selectioneaza la compartamentul Special de o compisie compusa de persoane care au acces la date si informatii secrete de stat din care face parte si seful compartimentului special.Documenetele cu caracter secret sunt : cercetari stiintifice in anumite domenii care au acest caracter pana la finalizare si publicare, inventii si inovatii, prevederi contractuale, acte diplomatice, unele dintre acestea au un important rol si predarea lor la arhiva general dupa finalul termenului de declasificare.Prelcurara documentelor neconstituie pe probleme si termene de pastrareIn epoca actuala numarul creatorilor de arhiva este in crestere iar vechi institutii au disparut, astfel ca sunt numeroase cazurile cand in depozitele de arhiva se gaseste mult material arhivistic neprelucrat. Acest tip de material este prelucarat pe baza unor instructiuni care privesc metodologia de prelucrare a documente neconstituite pe probleme si termene de pastrare. Prin aceste instructiuni detinatorii arhivelor sunt obligati sa determine apartenenta la fond tinadnudu-se seama de denumirea destinatarului, de stampila si de continutul actului. Urmatoarea operatie este cea de ordonare a actelor dupa un criteriu stabilit (probelme si ani, pe ani si compartimente de munca) iar in cadrul anului documentele se organizeaza pe probleme sau alfabetic. Daca un dosar contine documente din mai multi ani se ordoneaza la anul mai vechi. In cazul documentelor foivolante, ordonarea se face dupa criteriul cronologic, apoi se ordoneaza pe probleme in dosare, urmatoarea operatie fiind cea de inventariere. Aceasta se face de regula pe ani, indiferent de termenul de pastrare; dupa aceasta etapa comisia de cercetare cercetaza dosarele pozitie cu pozitie stabilind unitatile care se retin; se retin documentele care au importanta practica si cele care au valoare de documentare.In procesul ordonarii dosarelor se separa documentele de acelasi fel cu termen de pastrare 1-5 ani in vederea eliminarii lor globale cu ocazia selectionarii la expirarea termenului de pastrare. Inventarele intocmite pentru aceste documente vor primi un numar curent, categoria din care face parte unitatea, ani extremi, cantitatea care poate sa fie data in metri liniari sau unitati arhivistice, pozitia in nomenclator si termenul de pastrare.

Folosirea documentelorInformatiile cuprinse in arhiva a diversilor creatori si in special cel din fondul de arhivistic national pot fi folosit pentru cercetare stiintifica, pentru rezolvarea unor lucrari administrativa, informari, documentari precum si pentru eliberarea unor copii, certificate, adeverinte etc.Conform legilor romane, documentele din fondul arhivistic national pot fi consulatate de cetateni romani sau straini la cerere la 30 de ani de la crearea lor. Pentru cele care nu au implinit acest termen, cercetarea se poate face cu apropbarea conducerii unitatii creatoare sau detinatoare. Documentele cu valoare deosebita nu se expun in public in original ci sub forma de reproducere pentru protejarea lor.Instructiunile privind ... prevad crearea de documente de eliberare de adeverinte, copii, extrase dupa documentele pe care le detin chiar daca nu s-au implinit 30 de ani, daca acestea se refera la drepturi care-l privesc pe solicitant. In cazul in care nu se gasesc date in arhiva, la cererea exprimata aceasta situatie se comunica in scris solicitantului, daca se cunoaste institutia detinatoare a documentelor, cererea se trimite spre rezolvare a acestui si se comunica si solicitantului. Daca dosarul in care s-a facut cercetarea se afla diplome, certificate de studii, certificate de nastere, acte personale originale acestea se restituie titularului sub semnatura retinandu-se la dosar doar o copie certificata de responsabilului arhivei. Evidenta cererilor se tin pe baza de fise, intocmite pe fiecare solicitant in parte; fisa va cuprinde numele si prenumele solictantului, data cererii si va fi ordonata alfabetic. Scoaterea documentelor din arhiva se face prin consemnarea intr-un registru de depozit. De asemenea inafara registrului de depozit, pentru facilitarea ,muncii de arhiva si a evidentelor scoase mai exista si o fisa de control care se introduce in raft in locul dosarului scos spre cercetare. Cand dosarul este rearhivar, fisa de control va fi anulata. Asceasta fisa de control cuprinde, denumirea fondului sau colectiei, denumirea compartimentului, nr de dosar, anul, numele si prenumele solicitantului si data la care a fost scos din arhiva. La arhivare, arhivarul va controla integritatea unitatii arhivistice asigurata de dosarul numerotat, legat si certificat.20.11.2013

Prelucrarea arhivistica a documentelor tehnice si de inregistrare tehnicaCantitatea documentelor tehnice si de inregistrare tehnica este din ce in ce mai mare si necesita cunostinte de ordonare si inregistrare diferite fata de alte arhive. Documentele tehnice si de inregistrare tehnica reprezinta totalitatea actelor purtatoare de informatie tehnica sau produse ale actiunii de inregistrare tehnica pe suporti magnetici, fotosensibili sau pe hartie tratata special. Aceste documente indiferent de natura informatiilor sau a suportului se inregistreaza la intrarea, creerea sau iesirea lor dupa caz. Inregistrarea se poate face fie pe baza de registru intrare-iesire sau informatizat prin programe speciale de inventariere care genereaza fisiere. De asemenea aceste documente pot fi inregistrare la registratura generala sau pe fiecare compartiment in parte cu conditia de regasire facile a informatiei.Unitatile arhivistice impartite in unitati de lucru (birouri, servici) se pradau la arhiva in al doilea an dupa crearea lor sau in al doilea an dupa ce procesul tehnic pentru care au fost intocmite s-a incheiat. Predarea lor se face pe baza de proces verbal si inventar si se consemneaza in registru de evidanta curenta. Prelucrarea arhivista a documentelor tehnice se realizeaza cu respectarea unor principii generale: 1.Principiul unitatii fondului presupune ca toate documentele tehnice ale unui creator de documente trebuie sa se pastreze intr-un singur loc, cu o singura gestiune si prelucrare.2.Principiul respectarii fata de creator consta in respectarea succesiuni unitatii arhivistice in fond potrivit sistemului dat de creator.3.Principiul dreptului comunitatilor locale constituie pastrarea si mentinerea fondurilor arhivistice in zona in care au fost create.Incidental documentele tehnice si de inregistare tehnica pot aparea in interiorul unui fond clasic sau pot constitui un fond propriu, cand acestea apar in unitati ale unui fond clasisc se va inventaria impreuna cu unitatea arhivistica in care sunt inregistrate.

Pastararea documentelor si organizarea depozitului de arhivaPrin pastrarea documentelor sau pastrarea arhivelor se intelege preocuparea pentru pastrarea existentei si integritatii documentelor dar si procesul de prelungire a vietii utile ale acestora, printr-un complex de masuri tehnice si organizatorice.Creatorii de documente sunt obligati prin lege sa pastreze documentele in conditii corespunzatoare asigurnadu-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii sau comercializarii lor. Documentele de arhiva se pastreaza in depozite construite special sau in incaperi amenajate in acest scop, ca sa asigure protectia impotriva prafului, luminii solare, uzurii mecanice, umiditatii, variatiilor de temperatura, pericolului de incendiu, inundatii etc.Depozitele trebuie prevazute cu rafturi sau alte mijloace de depozitare din metal, acoperite cu vopsea stabila anticoroziva fara emanatii. Rafturile trebuie asezate perpendicular pe sursa de lumina iar lumina artificiala trebuie sa fie orientata de-a lungul rafturilor.Documentele se pastreaza in cutii de carton, mape, plicuri, tuburi in functie de dimensiunile si natura lor; microlimatul trebuie sa fie intre 15-20 grade Celsius iar umiditatea in jur de 50-60 %.In depozitele cu materiale foto sau benzi magnetice, temperaturile sunt de 14-18 grade Celksius iar umiditatea de 40-50%. Ferestre vor fi acoperite cu perdele de doc sau sisteme para-solare iar depozitele vor fi aeriste natural sau prin instalatii de climatizare. De asemenea sunt necesare operatii de curatare, delatizare periodica.

Masuri de igiena si daunatori in arhiva.Arhivele necesita masuri de igiena complexe si de combatere a parazitilor astfel documentele arhivate sa poata fi pastrate si depozitate fara riscul de-a fi distruste sau degradate.Cauzele distrugerii arhivelor sunt la randul lor de doua feluri, voite sau intamplatoare. Cauzele voite se refera la selectionarea deficitara a documentelor, vanzarile ilicite, furturile, neglijentele de tot felul, dezordinea si nu in ultimul rand daunele produse de razboaie, revolte.Cel mai mare pericol pentru arhive il constituie distrugerea prin topirea documentelor fara a fi in prealabil o selectionare stiintifica, facute de cadre completente, de aici si rolul comisiei de selectie.Al doilea dusman al arhivei este detinatorul acesteia, pe masura ce documentele se invechesc atat detinatorul sau creatiorul tind sa scape de ele si atunci de multe ori procedeaza la o eliminare a lor fara o selectionare stiintifica a acestora. Arhivele se decompleteaza si in urma vanzarii lor catre persoane interesate (anticari, colectionari). Furtul este o alta cauza de decompletare a arhivelor, tocmai de aceea custozii de sala trebuie instruiti sa faca o supraveghere vigilenta a celor care manipuleaza documentele in salile de lectura. Uneori furturile se realizeaza impreuna cu cadrele arhivistice (complicitate). Mai sunt distrugerile intentionate de documente.Cauzele intamplatoate. Din aceasta categorie fac parte intemperiile, incendiile, cutremurele, cazurile naturale, nu sunt predictibile. Toate aceste cauze au un grad mai mare au mai mic de anticipare si preintampinate trebuie luate masuri de preventie si protectie.Astfel cladirile si depozitele de arhiva trebuie construite conform unor norme antiseismice, trebuie sa prezinte o buna hidroizolatie, trebuie sa fie echipate cu instalatii de prevenire si stingere a incendiilor iar persoanlul trebuie instruit cu privire la fiecare situatie de urgenta in parte; fumatul sau utilizarea electricitatii trebuie o instruire speciala.Parazitii din arhiveUn alt pericol pentru fondurile de documente ale arhivelor il reprezinta parazitii care gasesc un mediu prielnic de dezvoltare in depozitele de arhive. Tocmai din acest motiv igiena si deparazitarea sunt obligatorii in aceste institutii. Dintre acesti parazitii se numara bacteriile, ciupercile; tocmai de aceea arhivistul trebuie sa aibe cunostinte legate de fitopatologie sau de patologie vegetala. Toate aceste organisme pe care l-am numit apartin celor doua regnuri (flora si fauna) arhivelorFlora arhivelor. Este compusa dintr-o serie de micro-organisme care compun vegetatia criptogramica a arhiveor. Aceasta se dezvolta doatorita umezelii, temperaturi crescute peste limita, a ventiatiei deficitare, a lipsei luminii. In general flora arhivelor este compusa din ciuperci invizibile care se hransesc cu fibrele hartiei si cu substantele organice ale materialelor. Astazi se cunosc peste 70.000 de specii de astfel micro-organisme printre care cele mai raspandite sunt mucegaiul verde, mucegaiul penel, mucegaiul comun, bacteriile de putrefactie.Fauna arhivelor. Este mult mai daunatoare arhivalior prin capacitatea lor distructiva mai mare si de multe ori aceasta capacitate de distrugere se manifesta asupra mobilierului cat si asupra documentelor. In aceasta categorie intra soarecii, insectele, larvele de insescte, unele distrug lemnul altele hartia; Dintre cele mai raspandite specii in arhive enumeram:Colocterele carii (rod lemnul) se hranesc cu orice materie animala si vegetala; este foarte distrugator in stadiu de larva.Ortopterele termitele, libarcile, au o mare puterele de distrugere a hartiei.Himenopterele fitofagul sirian gigant. Se introduce in arhive odata cu rafturile de lemn si are o putere de distrugere foarte mare, poate gauri dosare intregi si uneori poate trece prin placa de plumb.Lepidopterele si micro lepidopterele moliile, ataca hartia, panza, pielea, tapetele.Arahnidele paianjenii, scorpionii de hartie, cauta amidonul din coca de legatura. De asemenea pot fi gasiti in arhiva puricii si parduchii cartii, pliosnite, gandacii dar si mamifere ca soarecii.

Mijloacele de aparare preventiva si represiune