ANEXA 7A

La Contractul de furnizare Nr.__________/data ______________

CAIET SARCINI LOGISTIC – LIVRARI FURNIZORI/PRODUCATORI LA MAGAZINELE

HYPERMARKET

Articolul 1: Informatii generale

Obiectul acestei anexe este definirea conditiilor de aprovizionare a magazinelor Hypermarketului (denumite in continuare

generic „Hypermarket”) de catre Furnizor/Producator in conditii de livrare directa. In acest cadru, conformitatea produselor

livrate si respectul datelor de livrare sunt exigente fundamentale ale Grupului Hypermarket.

Grupul Hypermarket doreste sa intareasca politica de aprovizionare cu furnizorii si producatorii sai si sa impuna un nivel

maxim de exigenta cu privire la disponbilitatea produselor si calitatea acestora. Acest obiectiv se realizeaza prin:

1. garantarea livrarii produselor la cea mai buna calitate, in cantitatea si termenele solicitate si agreate

2. incadrarea in parametrii de cost optimi pentru indeplinirea obiectivelor de detentie a stocului, transport, distributie

si respectare a parametrilor de receptie

3. gestionarea corecta a documentelor conform normelor in vigoare, precum si a solicitarilor particulare ale

Hypermarket/

4. In sensul acestui caiet de sarcini, prin Furnizor se va intelege si orice producator care livreaza marfuri marca

proprie a distribuitorului (MDD) conform contractelor de productie si furnizare incheiate cu acestia.

Adrese de livrare:

Lista de magazine catre care Furnizorul va face livrarea directa va fi comunicata Furnizorului pe parcursul colaborarii si va

putea fi modificata oricand de catre Hypermarket.

Articolul 2: Durata

Acest caiet de sarcini este valabil pe intreaga durata a Contractului de furnizare produse, initiala sau prelungita.

Articol 3: Definitii

1. Rata de conformitate cantitativa (service level sau case fill): (in %) numarul de unitati de comanda receptionate de

catre magazin, raportat la numarul de unitati comandate ( cu precizarea ca, pentru produse proaspete unitatea de

calcul se considera kg).

100xcomandateunitatidenumarul

livrateunitatidenumarulacantitativteconformitadeRata

2. Respectarea datei de livrare:

100___

________x

lunainlivratecomenzi

comandadebonulinaspecificatziuainlivratecomenzilivraredeRata

3. Obiective de indicatori (KPO):

Nr. Tip de neconformitate Nivel indicator cerut

1 Respectarea zilei de livrare 90%

2 Respectarea orelor de livrare 85%

3 Respectare temperatura controlata din camion 100%

4 Documentatie completa si conforma 100%

5 Livrare cu programare 100%

6 Paletare corecta 100%

7 Date logistice corecte conform fisei logistice 100%

8 Service level (nivel minim) 95%

Indicatorii vor fi confruntati si discutati de maniera periodica intre ambele parti.

Articolul 4 : Conditii generale livrare

A. Livrarile la Magazinele Hypermarket se fac in baza comenzilor emise de Hypermarket. Comenzile se emit in conformitate

cu un planning stabilit de comun acord intre departamentul de aprovizionare Hypermarket si reprezentantii Furnizorului

(prin completarea modelului din Anexa 7A.2). Acest planning presupune stabilirea urmatoarelor :

1. Ziua de comanda

2. Ziua de livrare

B. Furnizorul este obligat sa anunte Dep. Achizitii si Dep. Aprovizionare Hypermarket, cu minim 3 zile inainte de

data prevazuta pentru emiterea unei noi comenzi, eventualele situatii anticipate: articole discontinuate, rupturi de stoc,

modificari de fisa logistica (al carei model se regaseste in anexa 7A.4) etc., orice reclamatii ulterioare din partea Furnizorului

cu privire la o comanda, chiar si cele formulate imediat dupa emiterea acesteia, nu vor fi luate in considerare; o comanda

odata emisa in sistemul de gestiune Hypermarket va include toate articolele comandabile si active din baza de date si este

integral obligatorie pentru Furnizor. Hypermarket isi rezerva dreptul de a considera intemeiate / neintemeiate

motivatiile furnizorului, inclusiv cele transmise in termenul prevazut, cu privire la articolele discontinuate sau

ruptura de stoc, si va decide prezenta acestora in comenzile ulterioare.

C. Pentru modificarea ulterioara a planningului, pe durata contractului, este nevoie de acordul scris al ambelor parti.

Conditii de efectuare a livrarilor:

1. Pentru fiecare livrare se face programare orara prin planficare stabilita impreuna cu receptia magazinului

Hypermarket sau, daca partile vor agrea, prin stabilirea unui interval orar de livrare permanent. Programarea se face

separat pentru fiecare camion in parte;

2. Fiecare transport trebuie insotit de un aviz de insotire a marfii, corect completat;

3. In cazul in care o comanda este impartita si livrata cu mai multe camioane fiecare camion trebuie sa aiba

documentatia completa aferenta marfurilor incarcate in respectivul camion;

4. O comanda repartizata pe mai multe camioane se livreaza intr-o singura zi; in caz contrar, comanda se va considera

onorata incomplet si Furnizorul va datora penalitati de intarziere pentru partea de marfa nelivrata la data

programata.

Articolul 5 : Documente necesare la livrare

1. La momentul sosirii la magazin, soferul are obligatia sa parcheze masina in locurile indicate de catre Hypermarket

sau marcate/semnalizate in mod corespunzator in acest sens si sa se prezinte la serviciul receptie al magazinului cu

urmatorul set de documente si informatii, cu respectarea urmatoarelor conditii:

Bon comanda Hypermarket , conform Contract

Aviz de insotire a marfii (exclus factura fiscala)

Codurile interne Hypermarket trebuie sa fie mentionate atat pe aviz cat si pe factura

CSVT (Certificat sanitar veterinar)-daca este cazul

Certificat conformitate – daca este cazul

Certificatele de garantie (in cazul in care sunt necesare) trebuie sa fie puse in interiorul ambalajului

sau atasate pe exteriorul acestuia, in plic inchis;

Alte documente necesare comercializarii produselor, conform legislatiei romane sau comunitare

aplicabile in Romania, in vigoare la momentul livrarii;

2. Avizul de insotire a marfii si facturile trebuie emise in aceleasi unitati de masura ca si comanda Hypermarket;

3. Listarea produselor pe factura si pe aviz trebuie facuta conform codificarii interne Hypermarket a Produselor;

Furnizorul declara cu aceasta ocazie ca i-a fost adusa la cunostinta, a inteles, si-a insusit si va respecta aceasta

codificare interna.

4. Ordinea in care sunt inscrise articolele atat pe factura cat si pe avizul de insotire a marfii trebuie sa fie identica cu

cea de pe comanda;

5. Pentru fructe si legume sunt necesare urmatoarele specificitati:

- Fiecare colet va contine, la momentul livrarii, urmatoarele indicatii :

Denumirea produsului ;

Producătorul/importatorul ;

Categoria ;

Originea ;

Orice altă informaţie conform legislaţiei în vigoare.

- Fiecare palet mono referinţă va fi identificat printr-o fişă palet, pe care vor fi indicate :

Denumirea produsului ;

Producătorul/importatorul ;

Cantitatea (exprimată în unitatea din comandă) : uvc / Kg ;

Numărul de colete.

6. Etichetarea paletilor omogeni trebuie sa fie facuta prin utlizarea codului SSCC (EAN 128 cu lotul de fabricare)

pentru a permite trasabilitatea produselor si a asigura urmarirea calitatii pana la consumator.

Articolul 6 : Suportii de manipulare

1. Produsele sunt receptionate numai pe paleti. Nu se accepta la receptie marfa care nu este paletata ;

2. Paletii trebuie sa fie EURO . Marfa paletata pe alt tip de paleti decat cei mentionati anterior se va refuza la receptie.

Daca, in cazuri exceptionale, Furnizorul livreaza (cu acordul prealabil Hypermarket) alte tipuri de suporti/ambalaje,

vor fi considerate ambalaje nereturnabile urmatoarele: paletii de „tip EURO” si paletii industriali.

3. Marfa livrata pe paleti rupti se refuza la descarcare. Nu se accepta repaletarea pe rampa de descarcare;

4. Fiecare palet trebuie sa fie infoliat ;

5. Paletarea produselor trebuie sa respecte dimensiunile paletului. Nu se accepta la receptie paleti a caror marfa

depaseste dimensiunea paletului;

6. Produsele trebuie livrate respectand fisele logistice si conditionarea specificata in comenzile Hypermarket. Orice

neconcordanta sau modificare trebuie anuntata departamentului aprovizionare Hypermarket, imediat ce comanda a

fost procesata in sistemul furnizorului si nu mai tarziu de 24 de ore inainte de data de livrare. Se vor refuza

produsele ale caror date logistice au fost modificate fara anuntarea serviciului de aprovizionare ;

7. Fiecare produs trebuie sa aiba cod EAN pe baza caruia sa fie identificat (cu exceptia produselor tratate la greutate) ;

8. Greutatea maxima admisa este de 1000 kg/palet (incluzand paletul);

9. Marfa destinata unei promotii, conform negocierilor dintre Parti, va fi pregatita si livrata pe palet i separati fata de

comanda normala ;

10. Ambalajul individual al produselor trebuie sa fie intact ;

11. Marfa trebuie sa fie corect pregatita, incarcata si infoliata corespunzator, pentru a se asigura transportul in conditii

de deplina siguranta, evitand rasturnarea sau avarierea pe traseu sau cu ocazia manipularilor din magazin.

Articolul 7: Receptia

1. Serviciul receptie magazin Hypermarket verifica setul de documente, si respectarea, de catre sofer, a orei

programate pentru livrare, inregistrand totodata atat ora de prezentare cat si orice alte aspecte legate de aceasta

livrare prin completarea modelului din Anexa 7A.1 (Formular receptie). In cazul in care setul de documente nu este

complet, actele se returneaza soferului, marfa nu va fi receptionata iar programarea se anuleaza.

2. Camionul trebuie sa ajunga cu cel mult 30 min inainte de ora programata pentru descarcare.

Hypermarket nu isi asuma niciun fel de responsabilitate pentru sanctiunile aplicate de catre Politia

Rutiera camioanelor de livrare care stationeaza in locuri interzise.

3. Camioanele de livrare vor fi chemate si dirijate la rampa de catre personalul receptiei magazinului Hypermarket.

Orice paguba provocata rampelor sau utilajelor, prin manevrarea gresita a camionului de catresofer va fi suportata

de Furnizor.

4. Tirurile trebuie sa fie curate in interior.

5. Reprezentantii Furnizorului au dreptul sa asiste la descarcarea si receptia marfii pe rampa, cu informarea prealabila

a Hypermarket si cu respectarea normelor interne ale magazinului, care ii vor fi aduse la cunostiinta de catre

Hypermarket.

6. Este interzis accesul pe rampa fara acordul firmei de Securitate care isi desfasoara activitatea la magazinul

Hypermarket.

7. Cantitatile si produsele livrate trebuie sa respecte comanda Hypermarket;

8. Daca Furnizorul livreaza intr-un singur camion mai mult de o singura comanda, este obligat sa separe paletii in

functie de comenzile respective;

9. Pentru produse proaspete trebuie respectate conditiile de temperatura impuse de categoria produsului, conform

reglementarilor legale in vigoare;

10. Orice diferenta intre receptia fizica si documente va fi notata pe toate exemplarele avizului, semnate si stampilate

de catre serviciul receptie magazin Hypermarket. Reprezentantul Furnizorului trebuie sa ia act de diferentele

constatate. Mentiunile (privind cantitatea si/sau calitatea marfurilor sau cu privire la ambalajele predate/preluate)

consemnate de Hypermarket in avizul de insotire a marfii vor angaja, de drept, Furnizorul in legatura cu lipsurile

constatate, indiferent care va fi reprezentantul Furnizorului care va lua cunostinta despre acestea la momentul

completarii avizului (prepus sau colaborator Furnizor).

11. Pentru paletii EURO pe care se livreaza marfa si paletii goi care se returneaza soferului se vor incheia procese

verbale de primire/predare in 3 exemplare. Pe baza acestor procese se va tine evidenta soldului ambalajelor.

Modelul acestor procese verbale se regaseste in anexa 7A.3 la acest contract. Semnatura si stampila reprezentantului

Furnizorului (prepus sau colaborator al acestuia) aplicata pe aceste documente angajeaza, de drept, fara putinta de

tagada si irevocabil, insusi Furnizorul.

12. Paletii rupti sau non conformi nu se integreaza in gestiune si nu vor fi restituiti Furnizorului.

13. Confirmarea transportului se face numai dupa incheierea receptiei, moment in care camionul de livrare poate parasi

rampa.

14. Livrarea trebuie facuta cu camioane adecvate descarcarii la rampa.

15. Pana in data de 30 martie a fiecarui an, Furnizorul este obligat sa-si regleze soldul de ambalaje pe anul precedent.

Dupa aceasta data nu se vor mai accepta cereri de restituire ambalaje aferente anului anterior si, prin urmare, nu

vor mai fi acceptate si completate de catre Hypermarket procese verbale de returnare a paletilor respectivi.

16. De asemenea, in cazul in care Furnizorul inceteaza, pe parcursul anului, sa livreze la magazinele Hypermarket,

acesta are la dispozitie 3 luni pentru a regla soldul de ambalaj. Dupa aceasta perioada soldul va fi automat trecut pe

„0” iar Furnizorul nu va mai putea pretinde si obtine returnarea eventualelor ambalaje ramase la magazin.

Articol 8 : Penalitati

8.1 Nerespectarea acestui caiet de sarcini si a indicatorilor de performanta atrage sanctiuni pecuniare (penalitati) in sarcina

Furnizorului conform Contractului Cadru; acestea vor fi completate cu penalitatile prevazute in tabelul de mai jos :

TABEL PENALITATI

Nr Tip de neconformitate Nivel indicator Baza de facturare

Penalitate in caz de

neindeplinire obligatie sau

indicator de performanta

1 Nerespectare zi de livrare** <90% CA lunara a

furnizorului 0,5%

2 Nerespectarea orelor de livrare <85% CA lunara a

Furnizorului 0,2%

3 Temperatura neconforma in camion - transport 150 RON

4 Documentatie incompleta sau neconforma - transport 150 RON

5 Livrare fara programare - transport 300 RON

6 Paletii necesita repaletare sau infoliere - palet 50 RON

7 Retur marfa de la magazine catre

Furnizor* - articol/magazin 50 RON

8

Refuz receptie pentru nerespectarea altor

conditii stipulate in caietul de sarcini

logistic

- palet 50 RON

9

Date incorecte in fisa logistica, constatate

la receptie si care nu au fost anuntate

serviciului de aprovizionare

- articol 25 RON

10 Neindeplinire service level minim

90 - 95%

CA lunara a

Furnizorului

0,5%

85 - 90% 1%

*** <85% 1,5%

11 Nerespectare loc parcare indicat de

Hypermarket -

Per camion 50 RON

12 Nerespectare codificare articole pe avizul

de insotire a marfii -

Per document 50 RON

13 Nerespectare ordine inscriere articole pe

avizul de insotire a marfii -

Per document 50 RON

Termen de plata a penalitatilor 10 zile de la emiterea facturii de catre Hypermarket.

Motive* : 1. Calitate;

2. Retragere marfa la cererea Furnizorului.

Motive**: 1. Nu se aplica la raion fructe&legume.

Motiv***: 1. La a 3a luna consecutiva Furnizorul va fi blocat la comanda.

8.2. Penalitatile nu vor fi datorate daca neconformitatile au fost cauzate prin culpa dovedita a Hypermarket, precum si in caz

de forta majora, conform prevederilor Contractului.

8.3. Penalitatile sunt stabilite ca urmare a abaterilor lunare constatate pe baza documentelor intocmite cu ocazia fiecarei

livrari in parte – conform modelului din Anexa 7A.1 – documente care se intocmesc in 2 exemplare, semnate de

reprezentantii partilor (prepusi sau colaboratori). Exceptie de la acest articol fac parte: rata de conformitate cantitativa

(service level) si respectarea zilei de livrare, care fac obiectul unui calcul matematic conform art. 3.1 respectiv 3.2 din

prezenta anexa. Aceste penalitati sunt calculate, facturate si percepute de catre Hypermarket la inceputul fiecarei luni, pentru

abaterile din luna precedenta. Plata acestora se va face in conditiile Contractului.

ATENTIE! Un articol care nu este livrat dupa 4 comenzi sau fara livrare timp de 2 saptamani consecutive este

blocat automat in baza de date, fara a fi obligatorie notificarea prealabila a Furnizorului.

Anexa 7A.1

FORMULAR RECEPTIE

Furnizor

Comanda nr. : …………..……………. .

Data comanda :…………..…………….

Data livrare prevazuta: …..…..…………

Data receptiei :…………...……………..

Ora livrare prevazuta.……..……………

Ora receptiei……….……..…………….

Intarziere………………………………

Nr Tip de neconformitate Nr.

UVC Stare Comentarii

1 Nerespectare zi de livrare

2

Nerespectare nivel minim rata de respectare a

orelor de livrare

3 Temperatura neconforma in camion

4 Documentatie incompleta sau neconforma

5 Livrare fara programare

6 Paletii necesita repaletare sau infoliere

7 Retur marfa magazine catre furnizor

8

Date logistice incorecte constatate la receptie care

nu au fost anuntate serviciului de aprovizionare

9

Nerespectare loc de parcare indicat de

Hypermarket

10

Nerespectare codificare articole pe avizul de

insotire a marfii

11

Nerespectare ordine inscriere articole pe avizul de

insotire a marfii

12

Refuz receptie pentru nerespectarea altor conditii

stipulate in caietul de sarcini logistic

Am luat la cunostinta, Data _______________

Reprezentant Furnizor/producator Reprezentant Hypermarket sau operator logistic

D-nul _________________________ D-nul ______________________________

Semnatura Semnatura

Stampila Stampila

Anexa 7A.2

PLANNING COMANDA-LIVRARE

Data _______________

MAGAZIN ZI COMANDA ZI LIVRARE

Reprezentant Furnizor/producator Reprezentant Hypermarket sau operator logistic

D-nul __________________ D-nul __________________________

Semnatura Semnatura

Stampila Stampila

Anexa 7A.3

Nr. ___________________, data __________________

PROCES VERBAL DE PREDARE-PRIMIRE AMBALAJE

Incheiat intre reprezentant Hypermarket si reprezentant S.C.___________________________.

S-a procedat la predarea-primirea simultana a urmatoarelor ambalaje :

Nr.

crt. Tip ambalaj Cantitate primita (nr. unitati)

Cantitate restituita

(nr. unitati)

1 Palet EURO

2 Naveta 1.3 kg scurta

3 Naveta 1.3 kg lunga

4 Naveta 1.5 kg tip Tabco

5 Naveta 1.6 kg lunga

6 Naveta Lapte

7 Naveta Branza

8 Naveta Paine

9 Naveta Ciuperci

10 Naveta 2.8 kg

11 Naveta 2 kg carne

12 Naveta 0.95 kg

13 Naveta 1.25 kg

14 Cuve carne

15 Naveta lapte puncta Belcar

16 Naveta plastic legume-fructe

17 Naveta 1.7 kg tip Caroli

18 Naveta euro 2 kg

19*

20*

21*

22*

23*

24*

25*

* Alte tipuri. Se va completa la momentul receptiei.

Am primit pentru Hypermarket,

Am primit din partea Furnizorului/Producatorului,

S.C. ____________________________________

Nume, prenume:

Nume, prenume:

CI /BI

Serie _____ NR. ________________

CI /BI

Serie _____ NR. ________________

Semnatura

Semnatura

FISA LOGISTICA

Denumire produs: Coordonate loc de incarcare: Livrare departament Hypermarket:

CARACTERISTICI PRODUS - UNITATE DE VANZARE (UV)

Cod EAN: Masa neta/UV (kg): Masa bruta/UV (kg): Dimensiuni (Lxlxh sau Dxh) UV (mm): Data limita de consum (zile):

CONDITIONARE PRODUS

COLET

CUTIE CARTON ALTELE (naveta plastic,sac plastic

etc.)

Nr. UV/bax

Dimensiuni (Lxlxh) bax (mm) Masa bruta bax (kg)

Volum bax (cm3)

PALETIZARE

Nr. bax/strat

Nr. UV/strat

Nr. straturi/palet Nr. bax/palet

Nr.UV/palet

Dimensiuni (Lxlxh) palet (m) Volum palet (m3)

Masa bruta palet (kg)

Anexa 7A.4 – Model fisa logistica