Anexa 3 Sortarea avansata a datelorSortarea datelor dintr-o zon sau dintr-un tabelSortarea datelor este o parte integrat a analizei datelor. Este posibil s dorii s punei o list de nume n ordine alfabetic, s compilai o list de niveluri ale unui inventar de produse de la cel mai mic la cel mai mare nivel sau s ordonai rndurile dup culori sau pictograme. Sortarea datelor permite vizualizarea rapid a datelor i o mai bun nelegere a acestora, organizarea i gsirea datelor dorite i, n cele din urm, luarea unor decizii mai eficiente.NOTPentru a gsi primele sau ultimele valori dintr-o zon de celule sau un tabel, cum ar fi primele 10 note sau ultimele 5 cifre de vnzri, utilizai opiunea Filtrare automat sau formatarea condiional. Pentru mai multe informaii, consultaiFiltrarea datelor dintr-o zon de date sau un tabeliAdugarea, modificarea sau golirea formatelor condiionale.Cuprins1. Despre sortare2. Sortarea textului3. Sortarea numerelor4. Sortarea datelor i a orelor5. Sortarea dup culoarea celulei, a fontului sau dup pictogram6. Sortarea dup o list particularizat7. Sortarea rndurilor8. Sortarea dup mai multe coloane sau rnduri9. Sortarea unei singure coloane dintr-un interval de celule fr a le afecta pe celelalte10. Despre problemele generale legate de sortare1. Despre sortareAvei posibilitatea s sortai date dup text (de la A la Z sau de la Z la A), dup numere (de la cel mai mic la cel mai mare sau invers) i dup date i ore (de la cea mai veche la cea mai nou sau invers) n una sau mai multe coloane. De asemenea, avei posibilitatea s sortai dup o list de coloane (cum ar fi Mare, Mediu sau Mic) sau dup format, inclusiv culoarea celulei i a fontului sau setul de pictograme. Sortrile de coloane i de rnduri reprezint operaiuni suplimentare de sortare.Criteriile de sortare se salveaz odat cu registrul de lucru, pentru a se reaplica de fiecare dat cnd deschidei registrul de lucru pentru un tabel Excel, dar nu i pentru un interval de celule. Dac dorii s salvai criteriile de sortare pentru a aplica periodic o sortare cnd deschidei un registru de lucru, atunci se recomand s utilizai un tabel. Acest lucru este important mai ales pentru sortrile pe mai multe coloane sau pentru sortrile care dureaz mult timp pentru a se crea.

2. Sortarea textului1. Selectai o coloan de date alfanumerice dintr-o zon de celule sau asigurai-v c celula activ este ntr-o coloan de tabel care conine date alfanumerice.2. n filaPornire, n grupulEditare, apoi facei clic peSortare i filtrare.

3. Alegei una dintre urmtoarele: Pentru a sorta n ordine alfanumeric ascendent, facei clic peSortare de la A la Z. Pentru a sorta n ordine alfanumeric descendent, facei clic peSortare de la Z la A.4. Opional, avei posibilitatea s efectuai o sortare sensibil la litere mari i mici.Cum se sorteaz dup litere mari i micid. n filaPagin de pornire, n grupulEditare, facei clic peSortare i filtrare, apoi peSortare particularizat.d. n caseta de dialogSortare, facei clic peOpiuni.d. n caseta de dialogOpiuni de sortare, selectaiSensibil la litere mari i mici.d. Facei clic peOKde dou ori.Problem: verificai c toate datele sunt stocate ca textn cazul n care coloana pe care dorii s o sortai conine numere stocate ca numere i numere stocate ca text, atunci trebuie s le formatai pe toate ca text. Dac nu facei aceasta, numerele stocate ca numere sunt sortate naintea numerelor stocate ca text. Pentru a formata toate datele selectate ca text, n filaPornire, n grupulFont, facei clic peFormat font celul, pe filaNumr, apoi, subCategorie, facei clic peFont.Problem: Eliminai toate spaiile de la nceputul datelor n unele cazuri, datele importate din alte aplicaii pot avea inserate spaii naintea datelor. Eliminai-le nainte de a sorta datele.3. Sortarea numerelor1. Selectai o coloan de date numerice dintr-un interval de celule sau asigurai-v c celula activ se afl ntr-o coloan de tabel care conine date numerice.2. n filaPornire, n grupulEditare, facei clic peSortare i filtrare, apoi efectuai una din urmtoarele: Pentru a sorta de la numere mici la numere mari, facei clic peSortare de la cel mai mic la cel mai mare. Pentru a sorta de la numere mari la numere mici, facei clic peSortare de la cel mai mare la cel mai mic.Problem: Verificai c toate numerele sunt stocate ca numereDac rezultatele nu sunt ceea ce v-ai ateptat, este posibil ca n coloan s se afle numere stocate ca text, nu ca numere. De exemplu, numerele negative importate din anumite sisteme de contabilitate sau numerele introduse cu un caracter ' (apostrof) la nceput sunt considerate text.

4. Sortarea datelor i a orelor1. Selectai o coloan de date sau ore ntr-un interval de date sau asigurai-v c celula activ este ntr-o coloan de tabel care conine date sau ore.2. Selectai o coloan de date sau ore ntr-un interval de celule sau ntr-un tabel.3. n filaPornire, n grupulEditare, facei clic peSortare i filtrare, apoi efectuai una din urmtoarele: Pentru a sorta de la o dat sau or anterioar la o dat sau or recent, facei clic peSortare de la cel mai vechi la cel mai nou. Pentru a sorta de la o dat sau or recent la o dat sau or anterioar, facei clic peSortare de la cel mai nou la cel mai vechi.Problem: verificai c datele i orele sunt stocate va date i oreDac rezultatele nu sunt cele la care v ateptai, este posibil s existe n coloan date sau ore stocate ca text, nu ca date sau ore. Pentru ca Excel s sorteze corect valorile de dat i or, toate datele i orele din coloan trebuie s fie stocate ca numr serial de dat sau or. Dac Excel nu poate recunoate o valoare ca dat sau or, acea valoare este stocat ca text. NOT Dac dorii s sortai dup zilele sptmnii, formatai celulele pentru a afia ziua din sptmn. Dac dorii s sortai dup ziua sptmnii indiferent de dat, transformai-le n text utiliznd funcia TEXT. Funcia TEXT returneaz ns o valoare text, astfel c operaiunea de sortare se va baza pe date alfanumerice.

5. Sortarea dup culoarea celulei, a fontului sau dup pictogramDac ai formatat manual sau condiional un interval de celule sau o coloan de tabel, dup culoarea celulei sau a fontului, avei posibilitatea i s sortai dup aceste culori. De asemenea, avei posibilitatea s sortai dup un set de pictograme create printr-o formatare condiional.1. Selectai o coloan de date dintr-o zon de celule sau asigurai-v c celula activ este ntr-o coloan de tabel.2. n filaPagin de pornire, n grupulEditare, facei clic peSortare i filtrare, apoi peSortare particularizat.

Se afieaz caseta de dialogSortare.3. SubColoan, n casetaSortare dup, selectai coloana pe care dorii s o sortai.4. SubSortare pe baza, selectai tipul de sortare. Efectuai una din urmtoarele: Pentru a sorta dup culoarea celulei, selectaiCuloare celul. Pentru a sorta dup culoarea fontului, selectaiCuloare font. Pentru a sorta dup un set de pictograme, selectaiPictogram celul.5. SubOrdine, facei clic pe sgeata de lng buton, apoi, n funcie de tipul de format, selectai o culoare de celul, de font sau o pictogram de celul.6. SubOrdine, selectai modul n care dorii s sortai. Efectuai una din urmtoarele: Pentru a muta culoarea celulei, culoarea fontului sau pictograma n sus sau la stnga, selectaiSuspentru o sortare de coloan iLa stngapentru o sortare de rnd. Pentru a muta culoarea celulei, culoarea fontului sau pictograma n jos sau la dreapta, selectaiJospentru o sortare de coloan iLa dreaptapentru o sortare de rnd.NOTNu exist o ordine de sortare implicit pentru culoarea celulei, a fontului sau pentru pictogram. Trebuie s definii ordinea dorit pentru fiecare operaiune de sortare.7. Pentru a specifica urmtoarea culoare de celul, de font sau urmtoarea pictogram dup care se va sorta, facei clic peAdugare nivel, apoi repetai paii 3-5.Asigurai-v c selectai aceeai coloan n casetaApoi dupi c efectuai aceeai selecie subOrdine.Repetai aceti pai pentru fiecare culoare de celul sau de font i pentru fiecare pictogram pe care dorii s le includei n sortare.6. Sortarea dup o list particularizatAvei posibilitatea s utilizai o list particularizat ntr-o ordine definit de utilizator. Excel furnizeaz liste particularizate predefinite, de zi a sptmnii i de lun a anului i se pot crea propriile liste particularizate.1. Opional, creai lista particularizat.Cum se creeaz o list particularizata. ntr-un interval de celule, introducei valorile dup care dorii s se fac sortarea, n ordinea n care le dorii, de sus n jos. De exemplu:A

1Maxim

2Mediu

3Sczut

b. Selectai intervalul pe care l-ai tastat. n exemplul de mai sus, vei selecta celulele A1:A3.c. Facei clic peButonul Microsoft Office, peOpiuni Excel, pe categoriaPopulare, apoi, subOpiuni principale pentru lucrul n Excel, facei clic peEditare liste particularizate.d. n caseta de dialogListe particularizate, facei clic peImport, apoi peOKde dou ori.NOTEi. O list particularizat se poate crea numai pe baza unei valori (text, numr i dat sau or). Nu avei posibilitatea s creai o list particularizat pe baza unui format (culoare de celul, de font sau pictogram).ii. Lungimea maxim pentru o list particularizat este de 255 de caractere, iar primul caracter nu trebuie s nceap cu un numr.2. Selectai o coloan de date dintr-o zon de celule sau asigurai-v c celula activ este ntr-o coloan de tabel.3. n filaPagin de pornire, n grupulEditare, facei clic peSortare i filtrare, apoi peSortare particularizat.

Se afieaz caseta de dialogSortare.4. SubColoan, nSortare dupsauApoi dup, selectai coloana pe care dorii s o sortai dup o list particularizat.5. SubOrdine, selectaiList particularizat.6. n caseta de dialogListe particularizate, selectai lista dorit. n exemplul anterior, ai face clic penalt, Mediu, Sczut.7. Facei clic peOK.

7. Sortarea rndurilor1. Selectai un rnd de date dintr-o zon de celule sau asigurai-v c celula activ este ntr-o coloan de tabel.2. n filaPagin de pornire, n grupulEditare, facei clic peSortare i filtrare, apoi peSortare particularizat.

Se afieaz caseta de dialogSortare.3. Facei clic peOpiuni.4. n caseta de dialogOpiuni de sortare, subOrientare, facei clic peSortare de la stnga la dreapta, apoi peOK.5. SubColoan, n casetaSortare dup, selectai rndul pe care dorii s l sortai.6. Alegei una dintre urmtoarele:Dup valoarea. SubSortare pe baza, selectaiValori.b. SubOrdine, efectuai la alegere: Pentru valori text, selectaiDe la A la ZsauDe la Z la A. Pentru valori numerice, selectaiDe la cel mai mic la cel mai maresauDe la cel mai mare la cel mai mic. Pentru valori de dat i or, selectaiDe la cel mai vechi la cel mai nousauDe la cel mai nou la cel mai vechi.Dup culoarea celulei, a fontului sau pictograma celuleic. SubSortare pe baza, selectaiCuloare celul,Culoare fontsauPictogram celul.d. Facei clic pe sgeata de lng buton, apoi selectai o culoare de celul, de font sau o pictogram de celul.e. SubOrdine, selectaiLa stngasauLa dreapta.NOT Atunci cnd sortai rnduri care fac parte dintr-un plan foaie de lucru, Excel sorteaz grupurile de cel mai ridicat nivel (nivel 1) astfel nct rndurile sau coloanele de detaliu s fie mpreun, chiar dac rndurile sau coloanele de detaliu sunt ascunse.

8. Sortarea dup mai multe coloane sau rnduriSortarea dup mai multe rnduri sau coloane poate fi necesar atunci cnd exist date pe care dorii s le grupai dup aceeai valoare ntr-o coloan sau ntr-un rnd, apoi s sortai alt coloan sau alt rnd din acelai grup de valori egale. De exemplu, dac avei o coloan Departament i una Angajat, avei posibilitatea s sortai mai nti dup Departament (pentru a grupa toi angajaii din acelai departament), apoi s sortai dup nume (pentru a ordona alfabetic numele din fiecare departament). Se pot sorta pn cel mult 64 de coloane.NOTPentru a obine cele mai bune rezultate, zona de celule de sortat trebuie s aib titluri de coloane.1. Selectai un interval de celule cu dou sau mai multe coloane de date sau asigurai-v c celula activ se afl ntr-un cu dou sau mai multe coloane.2. n filaPagin de pornire, n grupulEditare, facei clic peSortare i filtrare, apoi peSortare particularizat.

Se afieaz caseta de dialogSortare.3. SubColoan, n casetaSortare dup, selectai prima coloana pe care dorii s o sortai.4. SubSortare pe baza, selectai tipul de sortare. Efectuai una din urmtoarele: Pentru a sorta dup text, numere sau valori de dat i or, selectaiValori. Pentru a sorta dup format, selectaiCuloare celul,Culoare fontsauPictogram celul.5. SubOrdine, selectai modul n care dorii s sortai. Efectuai una din urmtoarele: Pentru valori text, selectaiDe la A la ZsauDe la Z la A. Pentru valori numerice, selectaiDe la cel mai mic la cel mai maresauDe la cel mai mare la cel mai mic. Pentru valori de dat i or, selectaiDe la cel mai vechi la cel mai nousauDe la cel mai nou la cel mai vechi. Pentru a sorta pe baza unei liste particularizate, selectaiList particularizat.6. Pentru a aduga alt coloan dup care se efectueaz sortarea, facei clic peAdugare nivel, apoi repetai paii 3-5.7. Pentru a copia o coloan de sortat, selectai intrarea, apoi facei clic peCopiere nivel.8. Pentru a terge o coloan de sortat, selectai intrarea, apoi facei clic petergere nivel.NOTTrebuie s meninei cel puin o intrare n list.9. Pentru a modifica ordinea n care se sorteaz coloanele, selectai o intrare, apoi facei clic pe sgeataSussauJospentru a modifica ordinea.Intrrile aflate mai sus n list sunt sortate naintea celor care se afl mai jos n list.9. Sortarea unei singure coloane dintr-un interval de celule fr a le afecta pe celelalteAVERTISMENT Utilizai cu grij aceast caracteristic. Sortarea pe o singur coloan ntr-un interval poate produce rezultate nedorite, cum ar fi mutarea celulelor din coloana respectiv departe de celelalte celule de pe acelai rnd.NOTUrmtoarea procedur nu poate fi efectuat ntr-un tabel.1. Selectai o coloan ntr-un interval de celule care conine dou sau mai multe coloane.2. Pentru a selecta coloana pe care o dorii pentru sortare, facei clic pe titlul coloanei.3. n filaPornire, n grupulEditare, facei clic peSortare i filtrare, apoi facei clic pe una din urmtoarele comenzi de sortare disponibile:4. Se afieaz caseta de dialogAvertisment de sortare.5. SelectaiSe continu cu selecia curent.6. Facei clic peSortare.7. Selectai orice alte opiuni de sortare n caseta de dialogSortare, apoi facei clic peOK.Dac rezultatele nu sunt cele dorite, facei clic peAnulare.10. Despre problemele generale legate de sortareDac primii rezultate neateptate cnd sortai date, procedai astfel:Verificai pentru a stabili dac rezultatele returnate de o formul s-au modificat Dac datele pe care le-ai sortat conin una sau mai multe formule, valorile de returnare ale acelor formule se pot modifica cnd se recalculeaz foaia de lucru. n acest caz, asigurai-v c reaplicai sortarea sau efectuai sortarea din nou pentru a obine rezultate actuale.Reafiai rndurile i coloanele nainte s sortai Coloanele ascunde nu se mut cnd sortai coloanele, iar rndurile ascunse nu se mut cnd sortai rndurile. nainte s sortai date, se recomand s reafiai coloanele i rndurile ascunse.Verificai setrile regionale Ordinile de sortare pot varia n funcie setrile regionale. Asigurai-v c avei setrile regionale potrivite nSetri regionalesauOpiuni regionale i lingvisticenPanoul de controlpe computerul dvs. Pentru informaii despre modificarea setrilor regionale, consultai sistemul de ajutor Windows.Introducei titlurile de coloan ntr-un singur rndDac avei nevoie de etichete de linie multiple, ncadrai textul n interiorul celulei.Activai sau dezactivai rndul titluSe recomand s avei un rnd titlu atunci cnd sortai o coloan, pentru a uura nelegerea semnificaiei datelor. n mod implicit, valoarea din titlu nu este inclus n operaiunea de sortare. Ocazional, este posibil s fie necesar s activai sau s dezactivai titlul pentru ca valoarea din titlu s fie sau nu inclus n operaiunea de sortare. Efectuai una din urmtoarele: Pentru a exclude primul rnd de date din sortare deoarece este un titlu de coloan, n filaPornire, n grupulEditare, facei clic peSortare i filtrare, peSortare particularizat, apoi selectaiDatele au anteturi. Pentru a include primul rnd de date din sortare deoarece nu este un titlu de coloan, n filaPornire, n grupulEditare, facei clic peSortare i filtrare, peSortare particularizat, apoi debifai opiuneaDatele au anteturi.