Analiza postului de muncă – asistent manager- pentru realizarea acestei analize s-a folosit

metoda observației și a interviului, atât cu deținatorul actual al postului de muncă, cât și cu

șeful ierarhic superior.

I. IDENTIFICAREA ȘI DEFINIREA POSTULUI DE MUNCĂ

Denumirea postului: Asistent Manager, conform COR cod 334303

Organizația: S.C. CASE UTILAJE CONSTRUCȚII S.R.L.

Departament: Administrativ

Postul de muncă imediat superior: Director Administrativ

Postul de munca imediat inferior: Secretar Administrativ

Se subordoneaza Directorului Administrativ și Directorului General.

Descriere post și obiective: Asigurarea în dublu sens a fluxului informațional între firmă și

clienții externi, precum și între departamentele firmei, și gestionează relația cu anumiți terți.

Scopul postului este acela de a asigura conducerii firmei suport administrativ și managerial.

II. ACTIVITĂȚI, SARCINI ȘI OPERAȚII SPECIFICE POSTULUI

Descrierea sarcinilor, atribuțiilor și responsabilităților specifice postului:

Sarcini:

- Preia corespondența înregistrată la secretariat și o distribuie Managerilor de Departament,

preia notițe în legatura cu corespondența în cauză, transmite mai departe celorlalți Manageri

sau către General Manager;

- În cazul apelurilor telefonice catre Managerii de Departament, dacă persoana solicitată este

ocupată/lipsește, preia eventualele mesaje și le transmite ulterior sau direcționeaza apelul

către persoanele care ar putea sa cunoasca problema.

- Primește persoanele din afara (clienți, parteneri de afaceri etc.), îi informează pe cei

interesați despre sosirea acestora dupa care conduce vizitatorii la persoanele respective,

asigurand protocolul aferent.

- Menține legătura cu agenții de turism, de voiaj etc. pentru a asigura transportul și cazarea, la

nivelul solicitat, în cazul deplasărilor în interes de serviciu ale angajaților / partenerilor

firmei.

- Programează interviurile și audiențele.

- Copiază/ redactează / tehnoredactează / traduce din romană în engleză sau din engleză

în română diferite materiale.

- Ține agenda managerilor, programeaăa și confirmă întâlniri

- Monitorizează presa, face abonamente la diverse publicații aprobate de șeful

departamentului și urmarește primirea acestora

- Urmărește și participă la întocmirea documentației necesare contractelor cu Clienții

organizației.

- Realizează situații ale cheltuielilor administrative, ale cheltuielilor angajaților (telefonie,

combustibil, deconturi), cu o frecvență lunară.

- Menține relația cu anumiți furnizori.

- Ține locul secretarului administrative atunci când acesta lipsește.

- Participă la ședințele organizației, preia notițe, întocmește memo-uri și le transmite

persoanelor vizate.

- Asigură necesarul de papetărie birotică, produse de curațenie și protocol.

III. REZULTATUL CONCRET AL MUNCII

Prin munca sa Asistent manager-ul asigura fluzul informațional dinspre management către

departamentele organizației, și în sens invers, asigură distribuția infornațiilor primite de la

persoane din afara organizației, și în sens invers, asigură suportul către General Manager sau,

atunci când este nevoie, managerilor de departamente. Întocmește situații de cheltuieli.

Risc de sancționare în cazul neîndeplinirii sarcinilor: în funcție de situație, avertisment sau

penalizare salarială.

IV. ACCESUL LA POSTUL DE MUNCĂ

Metoda de angajare este compusă din CV, interviu față în față cu departamentul de Resurse

Umane, în română și engleză, probă practică, interviu față în față cu General manager.

Condiții:

- studii superioare ( preferabil în domeniul Administrativ, Comunicare, Relații Publice).

- excelentă cunoaștere a pachetului MS Office.

- excelentă cunoaștere și abilități de comunicare, verbale și în scris a limbii române.

- limbi străine: Engleza ( minim nivel mediu, cu atestare din partea unui curs de

perfecționare).

- experiență pe un post similar: minimum 1 an.

V. REGLEMENTAREA POSTULUI DE MUNCĂ

Postul de muncă este reglementat prin fișa de post aferentă acestuia, Contractului individual

de muncă, Contractul Colectiv de Muncă, Regulamentul de ordine interioară, Codul Muncii.

Gradul de autonomie:

- Drept de semnătură (intern,extern): Se menționează pe ce documente poate semna.

- Se subordonează managerilor de departament, excepție făcând cazurile în care

Managerul General indică altfel.

VI. SUPERVIZAREA MUNCII ȘI EVALUAREA PERFORMANȚELOR

Nivelul de performanță va fi evaluat anual de către Managerul General. Vor fi luate în

considerare și reclamațiile aduse asistent managerului.

Indicator de performanță: un număr maxim de 5 reclamații aduse asistent managerului, cu

privire la neîndeplinirea sau îndeplinirea parțială/defectuoasă a sarcinilor.

VII. CONDIȚIILE FIZICE ȘI FIZIOLOGICE DEMUNCĂ

Programul de muncă se desfășoară între orele 08,00-16,30, de luni până vineri, respectându-

se dispozițiile legale cu privire la sărbătorile legale și concediul de odihnă. Pauza de masă

durează 30 de minute, între orele 12,00 – 12,30.

Condiții de munca:

Conditiile de muncă sunt normale, nu există expunere la zgomot ridicat, umiditate, substanțe

toxice sau chimice, praf, etc.

Aspecte legate de protectia muncii: protecția muncii se va efectua în conformitate cu normele

de protecția muncii, asistent managerul are obligația de a respecta aceste norme și de a

participa la ședințele de protecția muncii.

Echipamentele cu care lucreaza: laptop, xerox, fax, imprimantă, scanner, telefon fix și mobil.

Ritmul de muncă: solicitant, pot apărea situații solicitante resimțite ca fiind stresante.

Riscuri asociate condițiilor de muncă:

- Cădere la nivelul solului prin alunecare, dezechilibrare.

- Înțeparea părților moi (prin lucrul cu dosare cu șină, perforatoare, cut-papier,etc).

- Roscuri de origine electrică (electrocutare).

- Tulburări musculoscheletice, prin folosirea unui mobilier neadaptat conformației

ocupantului sau folosirea inadecvată a acestuia.

- Tulburări oculare: în funcție de sursa iluminatului natural și calitațile tehnice ale

monitorului pot apărea tulburări ale vederii.

- Calitatea aerului inetrior.

VIII. CONDIȚIILE PSIHOSOCIALE ALE MUNCII

- Echipa de muncă: în cazul proiectelor de o mare amploare se pot forma echipe.

- Salarizare: pachetul salarial conține:

Salariu brut: 2500 de ron

Spor studii superioare: 5% din salariul de bază

Spor de vechime : 5%/an din salariu de bază, pentru primii 5 ani de muncă.

Facilități: telefon mobil, masa de prânz, decontarea transportului, participarea la

cursuri de specializare și dezvoltare personală.

- Posibilități de promovare: Director Administrativ, în cazul disponibilității postului și

în funcție de cerințele aferente acestuia.