AgoraDMS

Sistem integrat de:

managementul documentelororganizarea fluxurilor de lucruregistratură electronică

De ce AgoraDMS ?

Con ine pe lângă un sistem al depozitul de documente i o registratură electronică facilă, ț șadaptată institu iilor publiceț

Permite definirea unor fluxuri de lucru simplificate, pornind de la Registratură dar i fluxuri de șlucru complexe, în func ie de fiecare departamentț

Permite definirea de tipuri de documente, atribute specifice fiecărui tip de document sau termene de solu ionare impliciteț

Permite de definirea de drepturi pe fiecare folder sau sertar de documente, la nivel de utilizator sau departament, definirea de cuvinte cheie după care se pot regăsi documentele sau referin e țcătre acestea

Generează rapoarte privind documentele înregistrate sau statistici de lucru privind activită ile țcurente sau restante la nivel de utilizator, departament sau institu ieț

Este o aplica ie pe tehnologie WEB astfel încât nu necesită instalare pe sta iile de lucru în afară ț țde server

AgoraDMS – sistem integrat de management al documentelor

Este o structură arborescentă de sertare, foldere i documente ce se pot versiona, luându-se în lucru șde către un utilizator

Pe fiecare folder sau document se pot defini cuvinte cheie, referin e, atribute speciale sau se pot țdefini drepturi de vizualizare, modificare sau tergereșDocumentele digitale se pot trimite direct pe flux de lucru sau trimise către Registratură

AgoraDMS – sistem integrat de management al documentelor

Depozitul de documente

AgoraDMS – sistem integrat de management al documentelor

Registratura – Înregistrare documente la intrare

AgoraDMS – sistem integrat de management al documentelor

Registratura – Înregistrare documente la ie ireș

Orice nomenclator se poate defini din sec iunea Administrare, se pot precompleta câmpurile sau țdefini dosare implicite în care să se adauge documentele după înregistrare

Se pot folosi numere rezervate

Se pot trimite documentele direct pe flux de lucru încă de la Registratură

AgoraDMS – sistem integrat de management al documentelor

Registratura – Documente înregistrate

În imaginea de mai sus se poate observa modul de vizualizare a documentelor i dosarelor șînregistrate, filtrate după registratură, utilizator, dată sau con inutțDe asemenea se mai pot filtra după termen de solu ionare sau după ultimul status de lucru setat pe țdocument

Asupra fiecărei înregistrări se poate ac iona prin editare/ tergere, dacă este ultima înregistrare, sau ț șconfirma de primire

Fiecare document înregistrat prezintă unui istoric al traseului parcurs până la finalizare, istoric ce se poate vizualiza pe scurt tot din coloana de Ac iuniț

AgoraDMS – sistem integrat de management al documentelor

Registratura – Raport

În această imagine putem vizualiza modul de interogare i printare a unei registraturi pentru a fi șpăstrată i în format tipărittșSe poate observa filtrarea după departament, după tip documente sau după termen de solu ionareț

AgoraDMS – sistem integrat de management al documentelor

Statistici de lucru

În această imagine putem vizualiza modul de interogare i printare a unei registraturi pentru a fi șpăstrată i în format tipărittșSe poate observa filtrarea după departament, după tip documente sau după termen de solu ionareț

AgoraDMS – sistem integrat de management al documentelor

Rapoarte pe activită iț

Din acestă sec iune se pot urmări activită ile ce sunt în lucru, cele efectuate sau cele restanteț țSe pot filtra în func ie de utilizator i departament, status, număr zile până la finalizare etcț șO anumite activitate se poate accepta sau refuza de către un utilizator, traseul acestui document/sarcină putându-se audita ulterior

AgoraDMS – sistem integrat de management al documentelor

Administrare

În imaginea de mai sus se poate vedea sec iunea Administrare de unde se poate adapta țimplementarea pe specificul insitu iei dvs.țSe pot defini Nomenclatoare ca tipuri de dosare, tipuri de documente i câmpuri precompletate, șstatusuri de lucru, atribute i grupuri de atribute etcșSe pot defini utilizatori, departamente i drepturi individuale sau la nive de grupșSe pot defini fluxuri de lucru, activa i dezactivaș