Access Ghid Complet

8/12/2019 Access Ghid Complet

1/62

207

5.1 Utilizarea aplicaiei Access

5.1.1 Concepte generale referitoare la baze de date

Definiia bazei de datenEncyclopedia Britannicabaza de date este definit astfel:

Prin baz de date se nelege orice colecie de date sau informaii, careeste organizat special, n vederea consultrii rapide a datelor de ctreutilizatorul unei aplicaii, care ruleaz peun calculator. Bazele de date suntstructurate astfel nct s faciliteze memorarea, regsirea, modificarea itergerea datelor, prin diferite operaii specifice. Bazele de date se potmemora pe disc sau pe band magnetic, pe disc optic sau pe orice alt felde tip de memorare secundar1.

nBritannica Concise Encyclopediabaza de date este definit astfel:

Prin baz de date se nelege o colecie de date sau informaii care suntorganizate astfel ca ele s fie cutate i regsite rapid, de obicei, de ctre uncalculator2.

Organizarea bazei de daten Access prima activitate a utilizatorului const n crearea unei baze de

date (fiier de baz de date, care are extensia implicit MDB, prescurtare de laMicrosoft DataBase). n acest fiier se memoreaz tot ce se creeaz pentrurespectiva baz de date.

TabeleObiectele cele mai importante, memorate ntr-o baz de date sunt tabelele

bazei. n accepiunea programului Access,un tabel este format dintr-un numrde linii (rnduri) i dintr-un numr de coloane. Prima linie a tabelului are un rolspecial, ea este linia de antet(cap de tabel) a tabelului. Fiecare celul a liniei deantet conine un nume de cmp. Celelalte linii ale tabelului sunt articolele(nregistrrile) tabelului. Fiecrui nume de cmp i este asociat un tip de dat io dimensiune (lungime), exprimat n octei. Tipul unui cmp stabilete

1Database: Any collection of data, or information, that is specially organized for rapid search andretrieval by a computer. Databases are structured to facilitate the storage, retrieval, modification,and deletion of data in conjunction with various data-processing operations. Databases can bestored on magnetic disk or tape, optical disk, or some other secondary storage.2 Database: Collection of data or information organized for rapid search and retrieval, especially

by a computer.


2/62

208

domeniul de valori al cmpului, adic valorile care se pot memora n cmpulrespectiv. Astfel, de exemplu, ntr-un cmp tip Textse pot memora pn la 255caractere (proprietateaFieldSizea cmpului are valoarea maxim 255). ntr-uncmp Number se pot memora valori numerice. Proprietatea FieldSize acmpului stabilete domeniul de valori permise. Dac, de exemplu, aceast

proprietate este configurat cu valoareaByte, atunci n cmpul respectiv se potmemora numere ntregi din intervalul [0,255].

NumeCmp1 NumeCmp2 ... NumeCmpnArticolul 1Articolul 2

...Articolul m

Unui tabel i pot fi adugate nu numai articole noi, ci i cmpuri noi, iarunele cmpuri pot fi desfiinate, adic structura tabelului poate fi modificat.

Atenie: n cazul modificrii structurii unui tabel, interogrile,formularele i rapoartele care se bazeaz pe tabelul reproiectat trebuie

refcute!

Exemplu:Vom considera un tabel care are numele tblMarfa i este destinat

gestionrii produselor dintr-un magazin. Tabelul conine urmtoarele cincinume de cmpuri: MarfaID (un cmp de tip AutoNumber, prin care fiecare articol al

tabelului va avea un identificator unic; acest identificator este unnumr ntreg generat de programul Access, motiv pentru careutilizatorul nu poate introduce n tabel articole care au acelaiidentificator);

Nume(un cmp de tip text care conine numele unui produs); Cantitate(un cmp numeric care conine cantitatea comandat de la un

furnizor din produsul respectiv); PretUnitar(un cmp de tip valoare monetar care conine preul unitar

al produsului); DataProcurarii (un cmp de tip dat calendaristic care conine data

de procurare a produsului).

Acest tabel poate conine urmtoarele cinci articole:


3/62

209

O baz de date poate conine mai multe tabele. Aceste tabele, de regul,sunt tabele asociate (adic ntre ele exist o anumit relaie). Astfel, deexemplu, un prim tabel poate conine informaii referitoare la categoriile de

produse existente ntr-un magazin (de exemplu lactate, conserve), un alt tabelpoate conine informaii despre produsele propriu-zise (de exemplu cantitateaexistent n stoc din fiecare produs), iar un al treilea tabel poate conine

informaii referitoare la preul unitar al produselor.

InterogriInterogrileservesc la selectarea pe baza anumitor criterii a anumitor

articole din tabele3. Articolele selectate pot fi afiate ntr-o ordine stabilit deutilizator. Exist posibilitatea combinrii datelor provenite din mai multe tabeleasociate, deci rezultatele interogrii pot fi vizualizate ntr-o singur fereastr. nmajoritatea cazurilor, programul Accesspermite editarea datelor afiate ntr-ointerogare; modificrile efectuate vor fi salvate n tabelul, care a furnizat datele.

Exemplu:n acest exemplu, interogarea avnd numele qryMarfaselecteaz articolele

tabelului tblMarfa, care au fost procurate n data de 21 decembrie 1998.Articolele astfel selectate sunt sortate cresctor n funcie de preul unitar al

produsului.

3Se menioneaz c o interogare poate s selecteze anumite articole din cele livrate de o altinterogare (o interogare se bazeaz pe un tabel sau pe o alt interogare).


4/62

210

FormulareFormularele servesc n primul rnd pentru a facilita introducerea articolelor

unui tabel, cu ajutorul unui ablon vizibil pe ecran. Folosindu-le, este posibil inavigarea ntre articolele deja introduse i editarea articolelor. Formularele potafia cte un singur articol odat, astfel c introducerea de valori n cmpurile

articolului afiat va fi foarte simpl i sigur. Formularele pot afia articolele nordinea definit de utilizator i permit selectarea numai a articolelor, carendeplinesc anumite criterii. Programul Access realizeaz o nlnuire ntreformular i tabel: informaia tastat n formular va fi memorat n tabelulaferent formularului. Exist posibilitatea utilizrii unui singur formular pentru aintroduce articole, simultan, n mai multe tabele. Formularele sunt nzestrate cuo bar de instrumente, prevzut cu butoane de comand pentru parcurgereaarticolelor deja introduse, precum i cu un buton pentru introducerea unuiarticol nou. Pe bar se afieaz numrul articolului actual precum i numrultotal de articole.

Exemplu:Pentru a introduce articole n tabelul tblMarfaprezentat anterior se poate

utiliza urmtorul formular:

RapoarteRapoartele servesc la extragerea datelor din tabele i interogri i la

trimiterea lor la imprimant, sau n vederea afirii pe ecranul monitorului.Articolele imprimate pot fi grupate i sortate. Rapoartele pot conine antete isubsoluri de pagin (afiate la nceputul i la sfritul fiecrei pagini, n care potfi introduse, de exemplu, nume de cmpuri, numrul paginii curente) precum iun antet i un subsol de raport (afiate pe prima, respectiv ultima pagin araportului, n care se poate include, de exemplu, sigla unei instituii sau unrezumat al tuturor datelor, ca suma valorilor dintr-un cmp specificat).


5/62

211

Exemplu:Raportul corespunztor tabelului tblMarfapoate avea aspectul alturat. n

subsolul raportului a fost inclus un control tip etichet i ocutie text. Etichetaconine textul:

Valoarea totala =

n cutia text a fost introdus o formul de tipul:= Sum( [Cantitate] * [PretUnitar])

prin care se calculeaz valoarea total a produselor.

Cheia primarPuterea sistemelor care gestioneaz baze de date relaionale const n

faptul c, n astfel de sisteme, este posibil cutarea i prelucrarea simultan ainformaiilor care sunt memorate n mai multe tabele distincte, prin intermediuldiferitelor interogri, formulare i rapoarte. Pentru realizarea tratrii simultane ainformaiilor provenite din mai multe tabele distincte, fiecare tabel trebuie saib cel puin un cmp (sau un numr de cmpuri) care s conin o valoareunic pentru fiecare articol din tabel. Astfel, prin coninutul acestui cmpfiecare articol memorat n tabel poate fi identificat n mod unic. Informaiamemorat n cmpul respectiv este denumit valoarea cheii primare (sauvaloarea cheii principale), iar despre cmp se spune c are atributul de cheieprimar a tabelului. Dup ce utilizatorul desemneaz cmpul care va aveaatributul de cheie primar a tabelului, programul Access va supraveghea

permanent informaia care se introduce n cmpul respectiv. Astfel, n cazul ncare utilizatorul introduce ntr-un cmp care are atributul de cheie primar ovaloare care deja a fost utilizat sau nu introduce nici o informaie ntr-un astfelde cmp, programul Access sesizeaz imediat aceast greeal i emite unmesaj de eroare, cernd remedierea erorii.


6/62

212

Atributul de cheie primar de regul se atribuie unui cmp care are tipulAutoNumber, deoarece informaiile coninute n acest cmp sunt generate de

programul Access: pentru fiecare articol nou se va genera automat un nounumr de identificare.

Dac ntr-un tabel exist un anumit cmp (de exemplu, de tip text sau de

tip numeric), care ntotdeauna conine valori unice, atunci cmpul respectivpoate avea atributul de cheie primar. S presupunem c ntr-un tabel cuevidena populaiei exist un cmp, n care se memoreaz codul numeric

personal (CNP) al unei persoane. Cmpul respectiv poate avea atributul decheie primar, deoarece nu exist dou persoane care au acelai CNP. Cmpulcare conine informaii referitoare la numele persoanei nu ar fi convenabil

pentru atributul de cheie primar a tabelului, deoarece pot exista dou persoanecu nume identice.

n situaiile n care ntr-un tabel nu poate fi gsit un cmp, care s coninntotdeauna valori unice, atributul de cheie primar poate fi asociat la dou saula mai multe cmpuri, prin care se poate realiza identificarea unic a articolelor.

ntr-un tabel de eviden a populaiei, asocierea atributului de cheieprimar pentru cmpurile referitoare la nume, data de natere i domiciliu(probabil, dar nu tocmai fiabil) ar putea fi suficiente pentru identificarea unuiarticol din tabel.

IndexareaUn cmp al unui tabel este "indexat" atunci, cnd se cere ca programul

Access s ataeze cmpului respectiv anumite tabele interne, prin care serealizeaz accelerarea cutrilor, sortrilor, gruprilor i filtrrilor de articole.

Exemplu:S considerm un tabel care conine informaii referitoare la angajaii unei

instituii, avnd structura urmtoare: AngajatID(de tip AutoNumber); NumeDeFamilie(de tip Text); Prenume(de tip Text); Salar(de tip Number, Long Integer).Tabelul conine 5 articole:

AngajatID NumeDeFamilie Prenume Salar1 Ionescu Vasile 12000002 Constantinescu Maria 13000003 Vasilescu Petre 15000004 Rdulescu Rodica 10000005 Dumitrescu Carmen 1400000


7/62

213

Dac se cere indexarea n ordine cresctoare a cmpului NumeDeFamilie,atunci programul Access va crea un tabel intern cu 5 intrri, de formaurmtoare:

AngajatID NumeDeFamilie

1 2 Constantinescu2 5 Dumitrescu3 1 Ionescu4 4 Rdulescu5 3 Vasilescu

Prin indexarea cmpului NumeDeFamilie cutrile, sortrile, gruprile ifiltrrile referitoare la numele de familie al angajailor vor fi foarte rapide.

ntr-un tabel pot fi indexate mai multe cmpuri. Astfel, de exemplu, se

poate cere crearea unui prim index referitor la nume de familie, al doilea indexreferitor la prenume i un al treilea index referitor la salariu.Indecii sunt creai cnd se salveaz tabelul. Adugarea sau tergerea

indecilor afereni unui cmp pot fi realizate oricnd, prin modificareaproprietii Indexed. Ori de cte ori se adaug sau se terg articole din tabel sause modific coninutul anumitor articole, indecii vor fi actualizai automat.Indexarea simultan a mai multor cmpuri poate fi ns i dezavantajoas,deoarece actualizarea unui tabel de mare dimensiune va fi costisitoare n timp.

n general, un cmp al unui tabel este indexat atunci, cnd:

cmpul este folosit cu mare frecven n operaiilor de sortare, cutare,filtrare i grupare; valorile introduse n cmpul respectiv aparin unui domeniu extins.

Tabele asociate ntr-o baz de dateProiectarea eficient a unei baze de date implic separarea datelor n mai

multe tabele, fiecare tabel avnd o tem bine definit. Prin separarea datelor nmai multe tabele, cu teme unice, se evit repetarea informaiei i utilizatreadatelor redondante, astfel c se minimizeaz spaiul necesar memorrii datelor.

Datele izolate n tabele distincte, cu teme unice, n momentul prelucrrii lor(cnd se creeaz interogri, formulare i rapoarte), trebuie s fie reunite. noperaia de reunire a tabelelor se va comunica programului Access legturilelogice existente ntre tabele. Astfel va fi posibil tratarea simultan ainformaiilor, care provin din mai multe tabele. Primul pas n reunireainformaiilor provenite din mai multe tabele const n definirea relaiilor ntretabelele bazei de date. Dup ce au fost definite aceste relaii, se poate trece la

pasul urmtor, n care se creeaz obiecte: interogri, formulare i rapoarte.Aceste obiectepermit afiarea simultan a informaiilor provenite din mai

multe tabele izolate.


8/62

214

n unele programe mai vechi de gestiune a bazelor de date relaiile ntretabele au existat numai n mintea programatorului, ele nu au fost declarateconcret n program. Programul Access fiind un program care prelucreaz

baze de date relaionale pune la dispoziia utilizatorului metode concrete, princare pot fi stabilite relaii ntre tabele, astfel c devine posibil supervizarea i

analiza simultan a informaiilor. n marea majoritate a cazurilor ntre doutabele ale unei baze de date se stabilesc relaii de tipul "de la unu la mai muli".Exist i alte tipuri de relaii: "de la mai muli la mai muli" i "unu la unu".

Relaia de tipul "de la unu la mai muli"S presupunem c o unitate comercial dorete pstrarea informaiilor

referitoare la activitatea societii. Tabelul care urmeaz s fie proiectat artrebui s conine dou categorii de informaii:

informaii despre clieni(numele, adresa i telefonul clienilor); informaii despre tranzacii (data i valoarea comenzilor).O prim variant de altfel eronat ar fi crearea unui singur tabel, care s

conin toate datele referitoare la activitate. Acest tabel ar avea urmtoareleapte cmpuri:

ActID, identificatorul activitii, de tip AutoNumber, cheie primar atabelului, prin care se identific n mod unic fiecare articol din tabel;

NumeClient, de tip text, care conine numele clientului; AdresaClient, de tip text, care conine adresa clientului; TelefonClient, de tip Number de dimensiune Long Integer, care

conine numrul de telefon al clientului; DataComenzii, de tip Date/Time, care conine data efectrii comenzii; ValoareaComenzii, de tip Number de dimensiune Long Integer, care

conine valoarea comenzii.

Tabelul astfel proiectat, n care au fost introduse 6 articole, ar putea s aibaspectul urmtor:

ActID NumeClient

AdresaClient

TelefonClient

DataComenzii

ValoareaComenzii

1 Popescu Cluj 123456 08/31/02 10000002 Ionescu Dej 468579 09/01/02 20000003 Anton Gherla 579680 09/01/02 14000004 Popescu Cluj 123456 09/01/02 30000005 Anton Gherla 579690 10/01/02 45000006 Popescu Cluj 123456 10/01/02 1300000


9/62

215

n aceste condiii, pentru un client cu care se fac tranzacii de mai multeori, aceeai informaie (nume, adresa, numr de telefon) trebuie introdus demai multe ori. n afar de faptul, c la reintroduceri repetate pot apare erori,datele referitoare la un client se pot modifica (de exemplu schimbare de adres,

numr de telefon). n cazul modificrii datelor referitoare la un client tabelulntreg, pe nivel de articol, trebuie actualizat.O metod mult mai bun este alctuirea a dou tabele separate, prin care se

evit repetarea informaiei.Primul tabelavnd numele tblClienticonine informaii despre clieni.

Acest tabel are patru cmpuri: ClientID (identificatorul clientului, de tip AutoNumber, cheie

primar); NumeClient (de tip text); AdresaClient (de tip text); TelefonClient(de tip Number, de dimensiune Long Integer).Tabelul conine urmtoarele 3 articole:

ClientID

NumeClient

AdresaClient

Telefon Client

1 Popescu Cluj 1234562 Ionescu Dej 468579

3 Anton Gherla 579680Tabelul al doilea, avnd numele tblComenzi, conine informaii despre

comenzi. Acest tabel are patru cmpuri: ComandaID (identificatorul comenzii, de tip AutoNumber, cheie

primar); ClientID(de tip Number, avnd dimensiunea Long Integer); DataComenzii(de tip Date/Time); ValoareaComenzii(de tip Number, avnd dimensiunea Long Integer).n acest tabel, cmpul ClientIDnu mai este o cheie primar, ci servete la

identificarea clientului cu care s-a fcut tranzacia respectiv (adic indiceleaferent clientului n tabelul tblClienti). Valorileintroduse n acest cmp pot apare de mai multeori (nu mai sunt valori unice): n cazul n care cuacelai client s-au fcut mai multe tranzacii,acelai identificator de client va apare de maimulte ori n cmpul ClientID. Acest cmp estedenumit cheia strina tabelului tblComenzi.


10/62

216

n cazul nostru, identificatorul clientului Popescu, avnd valoarea 1, apareatt n linia 1, ct i n liniile 4 i 6, deoarece cu acest client s -au fcut treitranzacii. Identificatorul clientului Ionescu, avnd valoarea 2, apare o singurdat, n linia 2, deoarece cu acest client s-a efectuat o singur tranzacie.Identificatorul clientului Anton, avnd valoarea 3, apare att n linia 3, ct i n

linia 5, deoarece cu acest client s-au fcut dou tranzacii. Schema relaiei estecea din figura alturat.Vorbind mai general, o cheie strin a unui tabel este un cmp care

asociaz (leag) articolul actual al tabelului respectiv cu cheia primar a unuialt tabel. Tabelul tblComenziva conine urmtoarele 6 articole:

ComandaID

ClientID

Data Comenzii ValoareaComenzii

1 1 08/31/02 1000000

2 2 09/01/02 20000003 3 09/01/02 14000004 1 09/01/02 30000005 3 10/01/02 45000006 1 10/01/02 1300000

ntre tabelele tblClienti i tblComenzi s-a realizat o relaie "de la unu lamai muli": unui articol oarecare din tblClientipot s-i corespund mai multearticole din tabelul tblComenzi (adic un client poate s fac mai multe

comenzi), dar un articol oarecare din tblComenzi este asociat numai la unsingur articol din tblClienti(adic aceeai comand nu poate fi dat simultan demai muli clieni). Aceast relaie poate fi reprezentat prin figura alturat.

ntr-un context mai general, ntr-o relaie de tipul "de la unu la mai muli"(one-to-many), un articol din tabelulApoate avea mai multe articole asociate ntabelulB, dar un articol din tabelului Bpoate avea un singur articol asociat ntabelulA(tabelulAse afl n partea"unu" a relaiei, iar tabelulBn partea "maimuli" a relaiei). Tabelul A este denumit tabel primar, iar tabelul B estedenumit tabel asociat. Relaia de tip "de la unu la mai muli" este relaiautilizat cel mai frecvent n gestiunea bazelor de date.


11/62

217

Relaia de tipul "de la mai muli la mai muli"ntr-o relaie de tipul "de la mai muli la mai muli" (many-to-many), un

articol din tabelul Apoate avea mai multe articole asociate n tabelul B, i unarticol din tabelul Bpoate avea mai multe articole asociate n tabelul A. Acesttip de relaie poate fi reprezentat numai atunci cnd se definete i un al treilea

tabel C, denumit tabel de jonciune. Rolul acestui tabel este spargerea relaiei"de la mai muli la mai muli" n dou relaii de tipul "de la unu la mai muli".Fie TabelAID (de tip AutoNumber) cheia primar a tabelului A, iar

TabelBID (de tip AutoNumber) cheia primar a tabelului B. Cheia primar atabelului A i cheia primar a tabelului B, mpreun, definesc biunivoc o

pereche de articole provenite din cele dou tabele. Cheia primar a tabelului dejonciune Cva fi format din dou cmpuri, fiecare de tip Number, dimensiuneLong Integer. Primul cmp al cheii primare va conine cheia primar a tabelului

A, iar cmpul al doilea al cheii primare va conine cheia primar a tabelului B.Aceste cmpuri vor juca i rolul de chei strine corespunztoare tabelelor Ai

B. Astfel relaia de tipul "de la mai muli la mai muli" este transformat ndou relaii de tipul "de la unu la mai muli": o relaie de tipul "de la unu la maimuli" ntre tabelulAi Ci o alt relaie de tipul "de la unu la mai muli" ntretabelulBi C.

Relaia de tipul "unu la unu"ntr-o relaie de tipul "unu la unu" (one-to-one) fiecare articol din tabelulA

poate avea un singur articol asociat n tabelul B i invers, fiecare articol dintabelulBpoate avea un singur articol asociat n tabelul A. Acest tip de relaieeste utilizat destul de rar, deoarece informaiile asociate n acest fel , de fapt potfi memorate n acelai tabel. Relaia de tipul "unu la unu" este utilizat n

urmtoarele cazuri: numrul cmpurilor fiind foarte mare4se dorete divizarea tabelului nmai multe subtabele;

se dorete izolarea unor cmpuri ale unui tabel, din motive desiguran; cmpurile care se izoleaz se vor memora ntr-un alt tabel.

Dou tabele se pot pune n relaia "unu la unu" dac cele dou tabelefolosesc aceeai cheie primar (adic domeiul de valori ale cheilor primarecoincid) i cheile respective sunt puse n coresponden (sunt asociate).

4ntr-un tabel Accessnumrul maxim de cmpuri este limitat la 255.


12/62

218

Exemplu:Tabelul tblInfo1conine un set

de date despre judee. Cmpurileacestui tabel sunt:

JudetID, de tip Text delungime 2 (identificator de jude, de exemplu BH, CJ, SJ, cheiaprimar a tabelului);

NumeJudet, de tip Text, dimensiune 50; NumarOrase, de tip Number, dimensiune Integer; NumarComune, de tip Number, dimensiune Integer.Tabelul tblInfo2conine un alt set de date despre judee. Cmpurile acestui

tabel sunt: JudetID, de tip Text de dimensiune 2 (identificator de jude, cheia

primar a tabelului); Suprafata, de tip Number, dimensiune Single; Populatia, de tip Number, dimensiune Single (exprimat n mii de

locuitori).

Tabelele sunt asociate prin intermediul cheilor primare JudetID. Articoleletabelului tblInfo1sunt:

JudetID NumeJudet NumarOrase NumarComune

BH Bihor 9 86CJ Cluj 6 74SJ Salaj 4 55

Articolele tabelului tblInfo2sunt:

JudetID Suprafata PopulatiaBH 7544 620

CJ 6674 720SJ 3864 256

Restricii referitoare la legturile ntre tabeleFereastra de definire a relaiilor ntre diferite tabele ale bazei de date

Relationshipseste prevzut i cu o caset deselectare etichetat cu EnforceReferential Integrity, prin care utilizatorul poate s stabileasc tipul deasociere predefinit.


13/62

219

Caseta de selectare Enforce Referential Integrity (impunerea integritiirefereniale a relaiei) poate fi selectat numai atunci, cnd sunt ndepliniteurmtoarele trei condiii:

cmpul care a fost selectat din tabelul primar al relaiei are atributul decheie primar (sau are un index unic);

cmpurile puse n coresponden au acelai tip

5

; att tabelul primar, ct i tabelul asociat sunt memorate n aceeai bazde date.

n aceste condiii impunerea integritii refereniale a relaiei va asiguraurmtoarele trei verificri, realizate automat de programul Access:

n cmpul cheie strin a tabelului asociat pot fi introduse numaivalorile, care aparin mulimii de valori a cheii primare din tabelul

primar. Se permite,ns,introducerea unei valori nule n cmpul cheiestrin, ceea ce nseamn, c se permite necompletarea valorii dincheia strin. Dac cheia strin conine o valoare nul, atunciarticolul respectiv este interpretat ca fiind un articol neasociat. Astfel,de exemplu, dac cheia primar conine valorile 1, 2, 3 i 4, atunciintroducerea valorii 5 n cheia strin va declana o eroare(necompletarea cheii strine ns nu va cauza nici o eroare). n cazulnerespectrii acestei reguli programul Access va afia o fereastr deeroare.

Dac unui articol din tabelul primar i corespund unul sau mai multearticole din tabelul asociat, atunci utilizatorul nu poate terge saumodifica articolul respectiv din tabelul primar. Dac utilizatorul totuincearc efectuarea acestei operaii, atunci programul Accessva afiao fereastr de eroare. Aceast verificare poate fi abrogat, ceea ce va

permite tergerea n cascad a articolelor asociate: se va selecta casetade selectare Cascade Delete Related Records (tergerea n cascad aarticolelor asociate).

Dac unui articol din tabelul primar i corespund unul sau mai multearticole din tabelul asociat, atunci valoarea cheii primare nu poate fimodificat (editat). n cazul n care utilizatorul ncearc s modificevaloarea cheii primare, programul Access va afia o fereastr de

eroare. Aceast verificare poate fi abrogat, ceea ce va permiteeditarea valorii memorate n cheia primar i actualizarea automat, ncascad, a valorilor din cmpurile strine asociate. n acest scop se vaselecta caseta de selectare Cascade Update Related Fields(actualizarea n cascad a cmpurilor asociate).Se menioneaz faptul,c n cazul n care cheia primar are tipul AutoNumber, utilizatorul nu

poate s modifice sub nici o form valoarea cheii primare (doarece

5Excepie: un cmp de tipAutoNumberpoate fi asociat cu un cmp de tipNumber, de dimensiuneLong Integer(dimensiunea poate fi configurat cu ajutorul proprietiiField Size).


14/62

220

numai programul Access poate gestiona valorile memorate n cheiaprimar).

5.1.2 Primii pai cu programul Access

Lansarea n execuie i nchiderea programului AccessPentru lansarea n execuie a programului Access, prima dat se va aciona

butonul de comand Start, se va indica comanda All Programs, i ncontinuare se va aplica un clic pe linia de comandMicrosoft Access.

Pentru a nchide programul Accessdin meniul Filese va da comanda Exit

sau se va aplica un clic pe butonul de comand (Close) situat n coluldreapta sus al ferestereiMicrosoft Access.Deschiderea unei baze de date care a fost creat anterior

Pentru deschiderea unei baze de date, salvatanterior, din meniul Fileseva da comanda Open. n fereastra de dialog afiat se va specifica: unitatea i dosarul n care a fost salvat baza de date (prin deschiderea

listei combinateLookin);

numele bazei de date care se deschide (prin cutia textFile name);

tipul (formatul) bazei de date care se deschide (prin lista combinatFiles of type):

Pentru deschiderea bazei de date specificate se va aciona butonul de

comand Open.La un moment dat, se pot deschide mai multe baze de date, prin lansarea

multipla comenzilor Opensau New.

Crearea unei baze de date noiPentru crearea unei baze de date noi, din meniul File se va da comanda

New. n urma acestei aciuni, lng marginea din dreapta a ecranului se afieazpanoul de activitate (taskbar), n care se va efectua un clic pe comanda

(Blank Database, baz de date necompletat).


15/62

221

Se afieaz fereastra de dialog etichetat cu File New Databasespecializat n crearea bazelor de date noi.

Cu ajutorul listei combinate Save in (salvare n) se specific unitatea idosarul n care se va crea baza de date:

Numele bazei de date care se creeaz se stabilete cu ajutorul cutiei textFile name (nume fiier). Numele implicit al bazei de date noi este db1.mdb.

Tipul bazei de date se selecteaz din lista combinat Save as type (tipul

implicit este Microsoft Access Databases, de extensie mdb).

Crearea efectiv a bazei de date noi se realizeaz prin efectuarea unui clicpe butonul de comand Create(creare).

Salvarea unei baze de dateCnd se creeaz o baz de date, ea este salvat automat cnd i se

stabilete numele. Dup fiecare modificare a structurii unui tabel, formularsau a unui alt obiect, programul Access nu permite nchiderea obiectuluisau a bazei de date fr lansarea n execuie a operaiei de salvare. Astfel ,

pe ecran se va afia ntotdeauna o fereastr de avertisment care cereconfirmarea utilizatorului privind efectuarea operaiei de salvare. Pentrurealizarea operaiei de salvare se d comanda Yes. n marea majoritate acazurilor (de exemplu n procesul de introducere a noilor articole ntr-untabel) modificrile se salveaz automat. Acesta este motivul pentru carecomenzile de salvare Savei Save As(meniul File) sunt aproape tot timpul

dezactivate.

Utilizarea ajutoruluiProgramul Access este prevzut cu un

sistem de ajutor foarte detaliat. Acest ajutorpoate fi afiat prin meniul Help, cu ajutorulcomenzilor Microsoft Access Help (tasta decomenzi rapide F1) sau Show the OfficeAssistant(afiarea asistentuluiOffice).


16/62

222

Dac se d prima comand, atunci se afieaz imaginea asistentului (deexemplu o agraf animat) i o cutie text n care se formuleaz o ntrebare.Cutarea informaiilor referitoare la ntrebarea formulat se realizeaz prinacionarea butonului Search. Dac se d comanda a doua, atunci se afieazimaginea asistentului. Dac se efectueaz un clic pe asistent, atunci apare i

cutia test corespunztoare asistentului n care se va tasta ntrebarea i se valansa n execuieprocesul de cutare . Ascunderea asistentului se realizeazprin comanda Hide the Office Assistanta meniului Help.

nchiderea unei baze de datePentru nchiderea unei baze de date se pot utiliza mai multe metode: din meniul Filese d comanda Close(nchidere); n fereastra de baze de dateDatabasese efectueaz un clic pe butonul

Close , care este situat n colul dreapta sus al ferestrei;

se efectueaz un clic pe simbolul grafic al meniului control , situatn colul stnga sus al ferestrei bazei de date i din meniul afiat sealege comanda Close;

se efectueaz un dublu clic pe simbolul grafic al meniului control; se acioneaz combinaia de taste CTRL+ F4; se acioneaz combinaia de taste CTRL+ W.

Modurile de vizualizare pentru un tabel, o interogare, un formular sau unraportFiind deschis untabel, o interogare, un formular sau un raport, modurile de

vizualizae ale obiectului respectiv se pot selecta prin comenzile meniului View.

Obiect Modurile de vizualizareTabel Design View(modul de vizualizare tip proiect)

Datasheet View(modul de vizualizare tip foaie dedate)

Interogare Design View(modul de vizualizare tip proiect) SQL View (vizualizarea instruciunii SQL

corespunztoare interogrii) Datasheet View(modul de vizualizare tip foaie de

date)Formular Design View(modul de vizualizare tip proiect)

Datasheet View(modul de vizualizare tip foaie dedate)

Raport Design View(modul de vizualizare tip proiect) Print Preview (modul de vizualizare nainte de

imprimare)


17/62

223

Afiarea/ascunderea barelor de instrumenteBarele de instrumente ale

programului Access se potafia/ascunde, n funcie de

preferinele utilizatorului. n acestscop, din meniul View se indicsubmeniul Toolbars; n urmaacestei aciuni se afieaz unmeniu cu numele barelor de instrumente accesibile programului de gestiune a

bazelor de date. Numele barelor afiate pe ecran sunt precedate de caractere de"bifare". Pentru a afia o bar de instrumente, neafiat nc, se va efectua unclic pe numele barei dorite. Pentru a ascunde o bar, deja afiat, de asemenease va aplica un clic pe numele barei respective. n exemplul alturat sunt afiate

barele de instrumente Table Datasheeti Web.

5.2 Tabele

5.2.1 Operaiile principale

Crearea i salvarea unui tabel Dac este cazul, se cupleaz n fereastra bazei de date Database. Se

menioneaz faptul c,prin acionarea tastei F11,din orice fereastr sepoate trece n fereastra bazei de date.

n fereastra bazei de date Database se efectueaz un clic pe butonul(Tables) iar n fereastra afiat se execut un dublu clic pe

nscripia Create table in Design View(crearea tabelului n modul devizualizare tip proiect). n urma acestei aciuni se afieaz fereastra de

proiectare a tabelului.


18/62

224

n bara de titlu a ferestrei apare numele implicit al tabelului (Table1).Fereastra are trei coloane:

Field Name(numele cmpului); Data Type(tipul datei); Description(descriere).

n partea inferioar a ferestrei de dialog apare o subfereastr etichetatcu Field Properties (proprietile cmpului). n colul dreapta jos alferestrei se afieaz un ajutor, care se adapteaz la situaia actual.Cursorul de text (liniua vertical sclipitoare) apare n celula din coluldin stnga sus, n prima celul liber a coloaneiField Name.

n prima celul liber a coloanei Field Name se tasteaz numelecmpului. Lungimea maxim a unui nume de cmp este 64 decaractere. Pot fi utilizate litere (minuscule, majuscule, ntre care nu seface distincie n prelucrare), cifre, spaii i diferite caractere speciale,cu excepia punctului (.), semnului de exclamare (!), accentului grav(`) i parantezelor ptrate ([ ]). Dup introducerea numelui cmpului setrece n coloanaData Type(prin tasta TAB sau printr-un clic).

n momentul n care se ajunge n coloanaData Type, coninutul celuleise transform n tipul implicit de date Text. n partea din dreapta acelulei apare un buton (sgeatjos), care indic existena unei listecombinate. Dac nu se dorete folosirea tipului implicit de date Text,atunci printr-un clic aplicat pe buton se deschide lista care coninetoate tipurile de date admise de programul Access, dup care printr-unnou clic se selecteaz tipul dorit. Tipurile cele mai uzuale sunt: Text,

Number(numr),Date/Time(date calendaristice/ore exacte), Currency(moned), AutoNumber (numr automat sau AutoNumerotare) i


19/62

225

Yes/No(da/nu). Dup introducerea tipului de cmp se trece n coloanaDescription.

n coloana Description se introduce o scurt descriere a informaieicare va fi memorat n cmpul actual. Este recomandat completareacelulei de descriere (deieste opional).

Dac este cazul, cu ajutorul subferestrei Field Properties seconfigureaz proprietile cmpului (de obicei se configureaz

proprietile Field Sizei Format). Dac tabelul trebuie s conin i alte cmpuri, atunci se vor repeta cei

patru pai precedeni. Se stabilete cheia primar a tabelului. Valorile depuse ntr-un cmp

cu atributul cheie primarpermit identificarea unic a articolelor dintabel. n acest scop se efectueaz un clic pe numele cmpului, care vafi cheia primar a tabelului i se acioneaz butonul de comand

Primary Key .Variant: din meniul Edit se d comanda Primary Key. n urmaacestei aciuni n stnga numelui cmpului respectiv va apare unsimbol de cheie.

Se salveaz tabelul, prin aplicarea unui clic pe butonul de Save(salvare) . La

prima salvare atabelului se va afia o

fereastr de dialogetichetat cu Save As(salvare sub nume).Variant: din meniul File se d comanda Save. n cutia text Table

Name se introduce numele tabelului, dup care se d comanda OK.Tabelul astfel salvat nc nu conine nici un articol (a fost salvat doarstructura tabelului).

Observaii: Pentru introducerea de informaii n tabelul salvat (adic pentru a

completa liniile tabelului, n vederea generrii diferitelor articole) seva comuta n modul de vizualizare de tip foaie de date Datasheet(meniul View, comanda Datasheet View).

Cnd se lucreaz cu tabele, programul Accesspune la dispoziiautilizatorului dou moduri de vizualizare: Design View(tip proiect) iDatasheet View (tip foaie de date). Pentru a comuta ntre modul devizualizare de tip proiect i modul de vizualizare de tip foaie de datedin meniul View(vizualizare) se selecteaz fie comanda Design View(modul de vizualizare tip proiect), fie comanda Datasheet View


20/62

226

(modul de vizualizare tip foaie de date), n funcie de modul curent devizualizare.

Configurarea proprietii Field Size (dimensiune de cmp). n cazulcmpurilor de tip text, proprietatea Field Size stabilete numrulmaxim de caractere care pot fi introduse n cmpul respectiv. Valoarea

implicit a acestei proprieti este egal cu 50, iar valoarea maximeste 255. n cazul cmpurilor de tip numr, proprietatea Field Sizestabilete domeniul de valori numerice care se pot memora n cmpulrespectiv. Aceast proprietate este configurat de obicei cu valorileByte, Integer, Long Integer, Single i Double. Valoarea implicit esteLong Integer. Domeniile corespunztoare acestor valori sunturmtoarele:

Byte: Numere ntregi nenegative din intervalul [0 ; 255]Integer: Numere ntregi din intervalul [32.768 ; 32.767]Long Integer: Numere ntregi din intervalul [-2.147.483.648 ;

2.147.483.647]Single: Numere cu zecimale, din intervalul [3,4*1038 ;

3,4*1038]Double: Numere cu zecimale, din intervalul [1,7*10308 ;

1,7*10308]

Configurarea proprietii Format (formatare). n cazul datelor de tipnumr, dat calendaristic/or i valori monetare, proprietatea Formatstabilete modul n care programul Access va afia (formata)informaiile introduse n cmp. Aceast proprietate se refer numai lamodul de afiare a datei, nu i la modul de memorare al ei. Formatelede afiare depind de tipul cmpului.

Exemplu:n modul de vizualizare tip proiect, tabelul urmtor, salvat sub numele

tblJudet, are aspectul:

Cheia primar a tabelului este cmpul JudetID, de tip Text (n stnganumelui acestui cmp apare un simbol cheie). S presupunem c n acest tabels-au introdus un numr de articole. n modul de vizualizare de tip foaie de dateaspectul tabelului va fi urmtorul:


21/62

227

Adugarea articolelor noi ntr-un tabel n fereastra de baze de date Databasese efectueaz un clic pe butonul

(Tables) iar n fereastra afiat se execut un clic pe numele

tabelului, dup care se d comanda (Open). Tabelul seafieaz n modul de vizualizare tip foaie de date.

Se execut un clicpe prima celul goal din prima coloan6. Variant:efectuarea unui clicpe butonul de comand (New Record).

Se tasteaz valoarea corespunztoare primului cmp. Pentru a trece lacmpul urmtor se acioneaz tasta TAB sau se efectueaz un clic pecmpul respectiv.

Dup ce a fost introdus valoarea corespunztoare ultimului cmp alarticolul, din nou se apas tasta TAB. Cursorul de text se deplaseaz

pe primul cmp din linia urmtoare, de unde se poate ncepeintroducerea unui articol nou.

Introducerea direct a articolelor tabelului nu este cea mai bun metod.Mult mai eficient este crearea unui formular specializat n introducereadatelor.

Navigare ntre articolele unui tabelButoanele barei de navigare, situate n partea inferioar a ferestrei de

vizualizare tip foaie de date a unui tabel, permit o deplasare rapid ntrearticolele tabelului respectiv. Funcia butoanelor din bara de navigare este

centralizat n schema de mai jos:

6Nu se pot introduce articole noi ntre articole create anterior. Articolele noi ntotdeauna apar lasfritul tabelului.


22/62


23/62

229

Dup ce s-au introdus toate informaiile necesare se va da comanda desalvare a tabelului prin butonul de comand (Save).

tergerea unui cmp dintr-un tabel creat anterior Se afieaz tabelul n modul de vizualizare tip proiect. Se efectueaz un clic pe selectorul de linie al cmpului care se va

terge.

Se efectueaz un clic pe butonul Delete Rows . Variante: Dinmeniul Editse d sau comanda Delete Rows, sau comanda Delete.

Editarea datelor memorate ntr-un cmp al unui articol

n fereastra bazei de date Databasese efectueaz un clic pe butonul

(Tables) iar n fereastra afiat se execut un clic pe numele tabelului, dupcare se d comanda (Open).Pentru editarea unei date memorate ntr-un cmp se execut un clic n

interiorul celulei aferente cmpului. n locaia respectiv va apare cursorul detext (care are forma unei liniue verticale sclipitoare). Cursorul mouse-ului vaavea forma unei litere I. Dac se dorete nlocuirea ntregii valori coninute ncelul, atunci se va muta cursorul mouse-ului n partea din stnga a celulei. La

o poziionare corect, cursorul de mouse va avea forma unui semn plus: . nacest moment se va executa un clic, i ca urmare, coninutul celulei este selectat

automat i este afiat n video invers.Se tasteaz textul care urmeaz s fie inserat. Dac se apas tasta

Backspace, atunci se va terge caracterul din stnga cursorului de text. Dac seapas tasta Delete, atunci se va terge caracterul din dreapta cursorului de text.

Pentru anularea modificrilor efectuate n cmpul actual se va apsa tastaEsc. Dac se acioneaz din nou tasta Esc, atunci toate modificrile efectuate narticolul actual vor fi anulate. n momentul trecerii la un alt articol programulAccessva salva automat toate modificrile efectuate n articolul curent.

Utilizarea comenzii Undon procesul de editare de date de multe ori se fac greeli (de exemplu

accidental se terge coninutul unui cmp al unui articol i se trece la un altarticol). Anularea modificrilor eronate poate fi realizat cu ajutorul comenziiUndo (meniul Edit). Variant: se efectueaz un clic pe butonul de comand

(Undo).

tergerea unui tabel


24/62

230

Un tabel inutil poate fi ters. n acest scop n fereastra bazei de date se

efectueaz un clic pe butonul (Tables), iar n fereastra afiat se executun clic pe numele tabelului respectiv. n continuare, din meniul Edit se dcomanda Delete.

Variant: se efectueaz un clic pe butonul (Delete, afiat n bara deinstrumente a bazei de date). Operaia de tergere trebuie confirmat deutilizator. Pentru confirmarea tergerii tabelului, n fereastr afiat se vaaciona butonul de comand Yes.

Salvarea i nchiderea unui tabelUn tabel modificat este salvat automat de Access. Exist posibilitatea de a

cere salvarea tabelului de ctre utilizator. n acest scop se va efectua un clic pe

butonul de comand (Save, afiat n bara de instrumente a programuluiAccess). Variant: n meniul Filese d comanda Save.

Pentru nchiderea unui tabel se va executa un clic pe butonul Close ,afiat n colul dreapta sus al ferestrei aferente tabelului.

Variant: n meniul Filese d comanda Close.

5.2.2 Definirea cheilor unui tabel

Definirea cheii primare a unui tabel Se deschide tabelul n modul de vizualizare tip proiect. Se selecteaz cmpul care se va utiliza pentru cheia primar (sau

cmpurile utilizate pentru cheia primar). Pentru selectarea unui singurcmp se va efectua un clic pe selectorul de linie al cmpuluirespectiv7. Pentru selectarea mai multor cmpuri se aps tasta CTRLi tasta fiind inut apsat, se vor efectua clicuri succesive peselectoarele de linii ale cmpurilor respective.

Din meniul Edit se d comanda Primary Key (sau n bara deinstrumente de proiectare a tabelelor se face un clic pe simbolul grafic

(Primary Key). n stnga numelui cmpului (cmpurilor) va apareun simbol de forma unei chei.

S presupunem c a fost definit un tabel nou, n care nici un cmp nu areatributul de cheieprimar. n momentul n care utilizatorul lanseaz n execuiecomanda de salvare a tabelului, programul Access va afia o fereastr deavertisment.

7 Selectorul de linie aferent unei linii este celula, care este situat n stnga celului care coninenumele cmpului. Prin efectuarea unui clic n selectorul de linie, ntreaga linie va fi afiat n videoinvers.


25/62

231

n aceast fereastr se comunic faptul c nu a fost selectat nici un cmpcare s aib atributul de cheie primar; un tabel trebuie s aib o cheie primar,deoarece valoarea cheii primare este utilizat n definirea unei relaii, care se vastabili ntre tabelul actual i ntre celelalte tabele ale bazei de date. ProgramulAccessntreab dac utilizatorul dorete s defineasc n acest moment o cheie

primar. Pot fi date trei rspunsuri: Yes - Dac n noul tabel exist un cmp care are tipul AutoNumber,

atunci cmpul respectiv va primi automat atributul de cheie primar atabelului. Dac n noul tabel nu exist un cmp de tip AutoNumber,atunci programul Accesscreeaz automat un nou cmp (avnd numele

ID i tipul AutoNumber), care va obine atributul de cheie primar atabelului.

No - Se salveaz noul tabel fr ca tabelul s fie prevzut cu un cmpcare s aib atributul de cheie primar. Nu se recomand crearea detabele care nu au cheie primar, deoarece un astfel de tabel va fi untabel "izolat" al bazei de date, deci tabelul respectiv nu poate fi pusntr-o oarecare relaie cu alte tabele ale bazei de date.

Cancel - Se revine automat n modul de afiare de tip proiect, fr canoul tabel s fie salvat.

ndeprtarea cheii primare Dac cheia primar este deja utilizat ntr-o relaie oarecare, prima

dat trebuie tears relaia respectiv (a se vedeaparagraful referitor larelaii).

Se deschide tabelul n modul de vizualizare tip proiect. Se efectueaz un clic pe selectorul de linie al cheii primare curente

(sau pe o celul din linia n care apare simbolul de cheie), dup caredin meniul Editse d comanda Primary Key(sau n bara de unelte de

proiectare a tabelelor se face un clic pe simbolul grafic ). nstnga numelui cmpului (cmpurilor) va dispare simbolul de formaunei chei.

Crearea unui index asociat unui cmp Se deschide tabelul n modul de vizualizare tip proiect. Se selecteaz cmpul pentru care se va crea (modifica) un index. n subfereastra de proprieti ale cmpului se efectueaz un clic n

coloana de valori ale proprietii Indexed. Se deschide lista de valoriale proprietii. Proprietatea Indexed poate fi configurat cuurmtoarele valori:


26/62

232

Valoare DescriereNo Cmpul nu este indexat. Valoare implicit.

Yes (Duplicates

OK)

Cmpul este indexat i se permite ca dou sau maimulte articole ale tabelului s aib aceeai valoare ncmpul respectiv (adic indexul creat permite

introducerea dublurilor).

Yes (No

Duplicates)

Cmpul este indexat dar nu se permite ca douarticole din tabel s aib aceeai valoare n cmpulrespectiv (adic indexul creat nu permite introducereadublurilor). n cazul introducerii unei dubluri

programul Accessva afia un mesaj de eroare n careva cere fie modificarea valorii introduse, fiemodificarea proprietii Indexed la valoarea No sauYes (Duplicates OK).

Pentru eliminarea unui index existent (exceptnd cazul unui cmp care estecheie primar unic) proprietatea Indexedtrebuie configurat cu valoareaNo.

Un index configurat cu valoarea Yes (Duplicates OK)este mult mai puinperformant dect un index configurat cu valoarea Yes (No Duplicates).Dac un anumit cmp al unui tabel are atributul de cheie primar (PrimaryKey), atunci proprietatea Indexed a cmpului respectiv va fi configuratautomat la valoarea Yes (No -Duplicates).

5.2.3 Structura unui tabel

Modificarea numelui, tipului i proprietilor unui cmpDac la un moment dat se constat, c numele, tipul i/sau anumite

proprieti ale unui cmp nu mai sunt satisfctoare, toate aceste caracteristicise pot modifica. n acest scop se deschide n modul de vizualizare tip proiecttabelul ale crui caracteristici se vor modifica. Dac se dorete modificareaunui nume de cmp, atunci n coloana Field Name se efectueaz un clic penumele respectiv i se introduce noul nume. Dac se dorete modificarea tipului

unui cmp, atunci se execut un clic pe coloana Data Type corespunztorcmpului i din lista derulant se alege noul tip. n mod analog pot fi modificateinformaiile introduse n zona de proprieti ale cmpului (Field Properties).

Consecinele modificrii proprietii Field Size referitoare la dimensiunede cmp

n multe cazuri, modificarea proprietii Field Size a unui cmp produceerori. Acest fenomen apare atunci cnd vechea dimensiune de cmp estemodificat la una mai mic.


27/62

233

Exemple: Lungimea maxim a unui cmp tip Text a fost 50. Ulterior aceast

lungime a fost micorat la 25. n aceste condiii caracterele de la 25 nsus se vor trunchia.

Lungimea iniial a unui cmp tip Number a fost Single. Ulterioraceast lungime a fost modificat la Long Integer. n acest cazzecimalele se vor pierde, deoarece se realizeaz rotunjirea la cel maiapropiat ntreg.

Lungimea iniial a unui cmp tip Number a fost Single. Ulterioraceast lungime a fost modificat la Integer. n acest caz valorile carenu aparin intervalului [-32.768 ; 32.767] se pierd.

Crearea unei reguli de validare pentru un cmpn procesul de introducere a datelor se poate cere ca programul Accesss

verifice corectitudinea lor i s afieze un mesaj de eroare n cazul n care s -adescoperit o valoare eronat. Pentru a crea o regul de validare asociat unuicmp i a unui mesaj de eroare care se afieaz n cazul datelor invalide se va

proceda astfel: Se deschide tabelul n modul de vizualizare tip proiect i se selecteaz

cmpul pentru care se va crea (modifica) o regul de validare. n subfereastra de proprieti corespunztoare cmpului se efectueaz

un clic n cutia text a proprietii Validation Rule(regul de validare).n cutia astfel desemnat se introduce o expresie logic, de obicei detip relaie. Astfel, de exemplu, n cazul unui cmp de tip Numberexpresia de validare poate fi >= 0, prin care se accept valori maimari sau egale cu zero. Operatorii de relaie utilizai sunt < (mai mic),= (mai mare sau egal), > (mai mare), (diferit).

n cutia text a proprietii Validation Text (text de validare) seintroduce un mesaj care va fi afiat n momentul, n care expresia devalidare (stabilit de proprietateaValidation Rule) returneazvaloarea fals. Astfel, de

exemplu, dac regula de validareeste configurat cu expresialogic >=0, atunci textul devalidare poate fi "Nu introduceivalori negative!".

n tabelul urmtor sunt date exemple de reguli de validare care se refer ladiferite tipuri de date, cu mesajele de eroare corespunztoare:


28/62

234

Tipuldatei

ValidationRule

Validation Text

Text >"L" Nume de la litera L n sus (M,N, ...)

Date/Time >#12/31/2002# Introducei date de la 1 ian

2003Currency >=80 Salar cel puin 80 dolari!

Modificarea limii unei coloane a unui tabelUneori este necesar modificarea limii unei coloane a unui tabel (de

exemplu nu se vd datele introduse n unele celule ale coloanei). n acestecondiii se afieaz tabelul n modul de vizualizare tip foaie de date, printr-unclic aplicat ntr-o celul a coloanei se selecteaz coloana respectiv i dinmeniul Format se d comanda Column Width. Se afieaz o fereastr de

dialog etichetat cu Column Width. n cutia text se tasteaz noua lime acoloanei. Limea coloaneise defineten numr de caractere care se potintroduce n coloana respectiv. Dacse selecteaz caseta de selectareStandard Width (lime standard),atunci limea coloanei va fi egal cu15.6667 caractere. Fereastra de dialogare trei butoane de comand:

OK(salvarea modificrilor i nchiderea ferestrei de dialog); Cancel(ignorarea modificrilor i nchiderea ferestrei de dialog);

Best Fit(potrivire optimal). n cazul acionrii acestui buton limeacoloanelor selectate va fi stabilit n aa fel, nct va fi vizibil nntregime i cea mai lung intrare n interiorul coloanei (antet decoloan i valori de cmpuri).

Limea unei coloane poate fimodificat i cu ajutorul mouse-ului. n acest scop se poziioneazindicatorul de mouse pe o linie dedesprire vertical ntre dounume de cmpuri. Cursorul setransform ntr-o linie orizontalcu dou sgei ndreptate sprestnga i spre dreapta. Se acioneaz butonul din stnga, i meninndu-l apsatse deplaseaz mouse-ul n direcia orizontal, pn cnd se obine limeadorit, moment n care se elibereaz butonul. n acest mod va fi redimensionatcoloana care este situat n stnga liniei de desprire.


29/62

235

Mutarea unei coloane n interiorul unui tabelUneori se dorete schimbarea ordinii cmpurilor ntr-un tabel. Aceast

operaie poate fi realizat att n modul de vizualizare tip foaie de dat, ct i nmodul de vizualizare tip proiect :

n modul de vizualizare tip foaie de dat:Se efectueaz un clicpe numele de cmp dorit, prin care se selecteazcoloana respectiv. n continuare se trage cu mouse-ul coloana n nouaei poziie. n exemplul alturat, cmpul Preteste mutat din poziia 3 n

poziia 2.

n modul de vizualizare tip proiect:Se efecteaz un clic pe selectorul de linie al cmpului dorit (celulasituat n stnga numelul de cmp). n continuare se trage cu mouse-ullinia n noua ei poziie. n exemplul alturat cmpul ProdusID estemutat din poziia 2 n poziia 4.

5.2.4 Relaii ntre tabele

Crearea unei relaii ntre tabelele unei baze de date Se nchide fiecare tabel care a fost deschis anterior, deoarece nu pot fi

create sau modificate relaii ntre tabele deschise. Dac este cazul, se activeaz fereastra de baze de dateDatabase. Din orice

fereastr se poate trece n fereastra de baze prin acionarea tastei F11.

Se efectueaz un clic pe butonul de afiare a relaiilor(Relationships).Variant: din meniulTools se d comandaRelationships.n urma acestei aciuni

pe ecran va apare

ntotdeauna o fereastr


30/62

236

de dialog etichetat cuRelationships(relaii) i n funcie de caz oalt fereastr de dialog etichetat cu Show Table(afiare tabel).

Dac ntre tabelele bazei de date nu au fost nc definite diferite relaii,atunci se va afia automat i fereastr de dialog Show Table. Dacntre tabelele bazei s-au definit anterior relaii, atunci va fi afiat

numai fereastraRelationships. Dac fereastra Show Table nu este ncafiat, atunci se va efectua un clic pe butonul de afiare de tabele

Show Table .Variant: din meniul View se d comanda Show Table. Fereastracorespunztoare filei Tables conine lista tuturor tabelelor din bazaactual de date. Dac toate tabelele necesare pentru crearea de relaiisunt deja afiate n fereastra de relaii Relationships, atunci se sare

peste punctul urmtor. Se efectueaz un dublu clicpe numele fiecrui tabel care este necesar

pentru crearea relaiilor.Variant: printr-un clic se selecteaz un nume de tabel sau un nume deinterogare, dup care se acioneaz butonul de comand Add(adugare). Tabelele selectate vor apare n fereastra de definire arelaiilor; pentru fiecare element este rezervat o list, n care vorapare numele tabelului, precum i cmpurile acestuia. Dup selectareatuturor tabelelor necesare stabilirii relaiilor, fereastra Show Table

poate fi nchis, de exemplu prin acionarea butonului de comandClose. n exemplul prezentat

n captura alturat, nfereastra de definire arelaiilor au fost "aruncate"tabelele tblJudet itblLocalitate. ntre acestetabele se va genera o relaiede tipul "de la unu la maimuli", n partea de "unu" arelaiei fiind tabelul tblJudet(ntr-un jude sunt mai multe localiti).

Pentru crearea unei relaii se trage cu mouse-ul numele cmpului decheie primar (din tabelul primar) peste numele cmpului asociat(cheia strin din tabelul asociat). n cazul de fa se trage cmpul

JudetID (din tabelul tblJudet) peste cmpul JudetID (n tabelultblLocalitate). De obicei, cheia primar i cea strin au acelai nume,ns aceast identitate de nume nu este obligatorie. Dup realizareaacestei operaii de tragere se afieaz automat o nou fereastr dedialog etichetat cuEdit Relationships, care are aspectul urmtor:


31/62

237

n aceast fereastr se verific dac operaia de tragere cu mouse-ul afost executat corect. n coloana din stnga (Table/Query) trebuie s

fie afiat numele tabelului primar i numele cheii primare. n coloanadin dreapta (Related table/Query) trebuie s fie afiat numele tabeluluiasociat precum i numele cheii strine. Dac este cazul, aceste date potfi modificate i n interiorul ferestrei actuale de dialog, prin efectuareaunui clic pe numele eronat i selectarea numelui corect din listaderulant corespunztoare celulei.

n continuare, dac este cazul, se configureaz proprietile de asocierentre cele dou tabele. Ele pot fi stabilite prin cele trei casete deselectare afiate n partea inferioar a ferestrei de dialog:

Enforce Referential Integrity(impunerea integritii refereniale arelaiei); Cascade Update Related Fields (actualizarea n cascad a

cmpurilor asociate (corelate)); Cascade Delete Related Records (tergerea n cascad a

articolelor asociate (corelate)). Pentru crearea efectiv a relaiei se va aciona butonul de comand

Create(creare). Se repet paii de la 5 pn la 9 pentru fiecare pereche de tabele care

urmeaz s fie asociate. n momentul nchiderii ferestrei de relaii, programul Access vantreba dac se dorete salvarea aspectului imaginii referitoare larelaii, adic aspectul obiectului "Relaii". Indiferent de faptul, caspectul este sau nu salvat, relaiile create vor fi salvate n baza actualde date.

n fereastra de relaii Relationships, relaiile ntre tabelele asociate suntmaterializate prin diferite linii. Din aspectul exterior al liniei se poate deducenatura relaiei ntre cele dou tabele, de exemplu, o linie simpl cu simbolurile


32/62

238

1 i la capete, unde numrul 1este lng cheia primar,reprezint o relaie "de la unu lamai muli" iar o linie simpl cusimbolurile 1 i 1 la capete,

reprezint o relaie "unu la unu".Se menioneaz faptul, c npartea inferioar a ferestreiRelationships apare o zon,etichetat cu Relationship Type, n care programul Access comunic tipulrelaiei stabilite. n aceast zon pot apare urmtoarele trei valori:

One-To-

Many

Relaie de tipul "de la unu la mai muli", n care unul dincmpurile puse n coresponden are atributul de cheie primar(sau are un index unic).

One-To-

One

Relaie de tipul "unu la unu", n care ambele cmpuri puse ncoresponden au atributul de cheie primar (sau au un indexunic).

Indetermin

ate

Relaie nedeterminat, n care nici unul din cmpurile puse ncoresponden nu are atributul de cheie primar (i nu au indexunic). Pentru a evita acest tip de relaie, unuia din cmpurile

puse n coresponden i se va atribui atributul de cheie primar(sau se va crea un index unic).

Modificarea relaiilor ntre tabeleRelaiile ntre tabele create anterior pot fi modificate. n acest scop cu

ajutorul butonului de comand (Relationships) se reafieaz fereastra derelaii, se efectueaz un clic pe linia de reprezentare a relaiei i din meniulRelationships(relaii) se d comanda Edit Relationship(editare relaie).

Variant: se efectueaz un clic dreapta pe linia de reprezentare a relatiei idin meniul local afiat se d comanda Edit Relationshipsau se efectueaz undublu clic pe linia de reprezentare a relaiei. n urma acestor aciuni se afieazfereastra de dialog Edit Relationships, n care se pot opera modificrile dorite.

tergerea relaiilor ntre tabeleRelaiile ntre tabele,create anterior,pot fi terse. Pentru realizarea acestei

operaii cu ajutorul butonului de comand (Relationships) se afieazfereastra de relaii, se efectueaz un clicpe linia de reprezentare a relaiei i seapas tasta DELETE.


33/62

239

Variant: se efectueaz un clic dreapta pe linia de reprezentare a relaiei idin meniul local afiat se d comanda Delete. Programul Access va afia ofereastr de avertisment, n care se va cere confirmarea utilizatorului pentrundeprtarea permanent a relaiei, la care se va rspunde cu Yes (da):

Proprietile relaiilorFereastra de definire a relaiilor ntre diferite tabele ale bazei de date(Relationships)este prevzut i cu o casetde selectare etichetat cu EnforceReferential Integrity, prin care utilizatorul poate s stabileasc tipul deasociere predefinit.

Caseta de selectare Enforce Referential Integrity (impunerea integritiirefereniale a relaiei) poate fi selectat numai atunci, cnd sunt ndepliniteurmtoarele trei condiii:

cmpul care a fost selectat din tabelul primar al relaiei are atributul decheie primar (sau are un index unic);

cmpurile puse n coresponden au acelai tip8; att tabelul primar, ct i tabelul asociat sunt memorate n aceeai baz

de date.

n aceste condiii impunerea integritii refereniale a relaiei va asiguraurmtoarele trei verificri, realizate automat de programul Access:

n cmpul cheie strin a tabelului asociat pot fi introduse numaivalorile, care aparin mulimii valorilor cheii primare din tabelul

primar. Se permite ns introducerea unei valori nule n cmpul cheiestrin, ceea ce nseamn, c se permite necompletarea valorii dincheia strin. Dac cheia strin conine o valoare nul, atunciarticolul respectiv este interpretat ca fiind un articol neasociat. Astfel,de exemplu, dac cheia primar conine valorile 1, 2, 3 i 4, atunciintroducerea valorii 5 n cheia strin va declana o eroare,necompletarea cheii strine ns nu va cauza nici o eroare. n cazulnerespectrii acestei reguli programul Access va afia o fereastr deeroare.

Dac unui articol din tabelul primar i corespunde unul sau mai multearticole din tabelul asociat, atunci utilizatorul nu poate terge saumodifica articolul respectiv din tabelul primar. Dac utilizatorul totuincearc efectuarea acestei operaii, atunciprogramul Accessva afiao fereastr de eroare. Aceast verificare poate fi abrogat, permind tergerea n cascad a articolelor asociate: se va selecta caseta deselectareCascade

8 Excepie: un cmp de tip AutoNumber poate fi asociat cu un cmp de tip Number, dedimensiuneLong Integer(dimensiunea poate fi configurat cu ajutorul proprietiiField Size).


34/62

240

Delete Related Records(tergerea n cascad a articolelor asociate). Dac unui articol din tabelul primar i corespund unul sau mai multe

articole din tabelul asociat, atunci valoarea cheii primare nu poate fimodificat (editat). n cazul n care utilizatorul ncearc s modificevaloarea cheii primare, programul Access va afia o fereastr de

eroare. Aceast verificare poate fi abrogat, permind editarea valoriimemorate n cheia primar i actualizarea automat, n cascad, avalorilor din cmpurile strine asociate. n acest scop se va selectacaseta de selectare Cascade Update Related Fields (actualizarea ncascad a cmpurilor asociate).Se menioneaz faptul, c n cazul ncare cheia primar are tipul AutoNumber, utilizatorul nu poate smodifice sub nici o form valoarea cheii primare (doarece numai

programul Accesspoate gestiona valorile memorate n cheia primar).

5.3 Formulare

Deschiderea unui formular creat anterior

n fereastra bazei de date se efectueaz un clic be butonul(formulare, buton situat lng marginea din stnga a ferestrei).

Din lista de formulare, printr-un clic se alege formularul dorit. Se efectueaz un clic pe butonul de comand (Open,

deschidere). n urmaacestei aciuni pe ecranse afieaz formularul,care folosete modul deafiare tip formular(Form view).Prin intermediulacestuia se pot edita,introduce sau terge

articole noi n tabelul pecare se bazeaz formularul respectiv. Un alt mod pentru deschidereaunui formular este efectuarea unui dublu clic pe numele formularuluirespectiv.

Crearea i salvarea unui formular

n fereastra bazei de date se efectueaz un clic pe butonul(formulare).


35/62

241

Se efectueaz un clicpe comanda etichetat cu Create form by usingwizard (crearea unui formular prin utilizarea expertului). n urmaacestei aciuni se afieaz prima fereastr a expertului de formular:

Din lista combinat Tables/Queries se aleg tabelele (interogrile)utilizate n formular. Dup selectarea unui astfel de obiect, n lista

Available Fields (cmpuri disponibile) se vor afia cmpuriledisponibile ale obiectului respectiv. Din lista Available Fields,printr-un clic se selecteaz un nume de cmp, dup care se execut un clic pe

butonul . Cmpul selectat se va deplasa n lista etichetat cu

Selected Fields(cmpuri selectate). Se repet procedura pentru fiecarecmp utilizat n formular. n continuare, din lista combinatTables/Queries se pot selecta i alte tabele sau interogri, iarcmpurile necesare n formular se vor depune n lista Selected Fields.Dup ce au fost desemnate toate cmpurile utilizate n formular seacioneaz butonul de comand Next, prin care se trece la pasulurmtor alexpertului.

n acest pas sunt pusela dispoziiautilizatorului ase

butoane de opiune,prin care se stabileteaspectul formularului,de exemplu, tipcoloan, tip tabel, tipfoaie de date i altele.


36/62

242

Pentru a trece la pasul urmtoral experului se va da comanda Next. n acest pas, cu ajutorul unei liste se poate selecta stilul preferat al

formularului (adic se poate alege culoarea de fundal respectivimaginea din fundal care va fi aplicat formularului). Pentru a trece la

pasul urmtoral expertului se va da comanda Next. n acest ultim pas se cere stabilirea unui titlu aferent formularului.Activitatea expertului se termin prin acionarea tastei Finish.Formularul este salvat automat de Access.

Utilizarea unui formular pentru introducerea, modificarea i tergereaarticolelor

Pentru a introduce un articol nou n tabelul aferent formularului se va va

efectua un clicpe butonul de comand . n urma acestei aciuni cutiile text

ale formularului devin necompletate, astfel se poate trece la tastarea noilorvalori de cmpuri.Pentru modifiarea unui articol se navigheaz la articolul respectiv, se face

un clicpe cutia text corespunztoare cmpului modificat, dup care se opereazeditrile necesare.

Pentru tergerea unuiarticol se navigheaz la articolul respectiv, dup caredin meniul Editse d comanda Delete Record. Se afieaz o fereastr n carese cere confirmarea tergerii (prin Yes) sau abandonarea ei (prin No).

Navigare n articolele unui formularn partea de jos a unui formular este afiat o bar de instrumente careasigur parcurgerea articolelor tabelului aferent (interogrii aferente)formularului.

Poziionare pe primul articol al tabelului.

Poziionare pe articolul precedent al tabelului.

Poziionare pe articolul specificat al tabelului. Dupintroducerea numrului de articol necesar se vaaciona tasta Enter.Poziionare pe articolul urmtor al tabelului.Poziionare pe ultimul articol al tabelului

Adugarea unui articol nou tabelului.

Adugarea i modificarea textelor i a imaginilor din antetul i subsolulunui formular


37/62

243

Formularele pot conine, n afara seciunii de detalii(Detail), care cuprindecontrolalele "aruncate" pe formular i alte seciuni:

seciunea de antet a formularului; seciunea de subsol a formularului.Pentru a afia/a ascunde seciunile de antet i de subsol ale unui formularse va proceda astfel:

n fereastra bazei de date se efectueaz un clic be butonul(formulare, buton situat lng marginea din stnga a ferestrei).

Printr-un clic, din lista de formulare se alege formularul dorit. Se efectueaz un clicpe butonul de comand (Design), prin

care se deschide formularul n modul de vizualizare tip proiect. Din meniul Viewse d comanda Form Header/Form Footer.

.

Seciunile de antet (header) i de subsol (footer) fiind afiate, se potaduga seciunilor respective controale suplimentare, de exempluetichete sau imagini grafice. Aceste operaii se pot realiza doar dup ce

n seciunile respective exist un spaiu suficient. Pentru a adugaspaiu antetului sau subsolului, folosind mouse-ul, se trag n jos liniilecare delimiteaz seciunile respective.

Spaiul rezervat antetului i subsolului fiind asigurat, se verific daceste afiat cutia de unelte. Pentru afiarea/ascunderea casetei deinstrumente se va utiliza comanda Toolboxa meniului View.

Pentru a introduce un text (etichet) n zona antetului sau n zonasubsolului, se va efectua un clic pe butonul (Label) al casetei deinstrumente. Dup acionarea acestui buton se selecteaz n zona de


38/62

244

antet sau subsol locaia unde se va poziiona irulde caractere, dupcare se tasteaz irul respectiv.Pentru a introduce o imagine grafic n zona antetului sau n zona

subsolului, se va efectua un clic pe butonul (Image) al casetei deinstrumente. Dup acionarea acestui buton se selecteaz n zona de

antet sau subsol locaia unde se va poziiona imaginea. Se afieazfereastra de dialog prin care se stabilete imaginea dorit.

ndeprtarea etichetelor i a imaginilor din zonele de antet/subsol se faceprin efectuarea unui clic pe controlul respectiv i acionarea tastei DELETE.

Un formular prevzut cu o etichet n zona de antet (n modurile devizualizare tip proiect i tip formular) are aspectul alturat.

tergerea unui formularPentru a terge un formular, n fereastra bazei de date se selecteaz

formularul respectiv i se efectueaz un clic pe butonul de comand(Delete).

Variant: din meniul Editse d comanda Delete, care are tasta de comenzirapide DELETE. Se afieaz o fereastr de avertisment. Operaia de tergere de

formular trebuie validat cu Yes sau invalidat cu No.

Salvarea unui formularSalvarea unui formular (deschis) este realizat automat de programul

Access. Pentru a avea o siguran mai mare se poate cere efectuarea operaiei

de salvare printr-un clicpe butonul de comand (Save).

nchiderea unui formular


39/62


40/62

246

n cutia text Find What (de cutat) se tasteaz valoarea care urmeazs fie cutat (text, numr, dat calendaristic).

Lista combinat Look In(privire n) este ncrcat automat cu numelecmpului selectat n primul pas. Cutarea se limiteaz la cmpulcurent, astfel cutarea va fi rapid. Din aceast list se poate selecta inumele foii de date analizate sau formularului analizat. n acest cazcutarea se refer la toate cmpurile i la toate articolele, cutarea fiindlent.

Se deschide lista combinat Search (cutare), prin care se va stabilidirecia de cutare. Opiunile posibile sunt:

Up(n sus, de la articolul actual spre primul articol); Down(n jos, de la articolul actual spre ultimul articol); All(se va cuta n toate articolele, opiune implicit).

Se deschide lista combinatMatch(potrivire), care stabilete modul decomparare a informaiei cutate, cu diferitele valori. Opiunile posibilesunt:

Whole Field(cmp ntreg). Se caut cmpurile, al cror coninutcoincide cu textul specificat n cutia text Find What. Opiuneimplicit. De exemplu, cu "Pop" nu se va gsi "Popescu".

Start of Field(nceputul cmpului). Se caut cmpurile, care ncepcu textul specificat. De exemplu, cu "Pop" se va gsi att "Pop",

ct i "Popescu", dar nu i "Ion Pop". Any Part of Field (orice parte a cmpului). Se caut cmpurile,

care conin textul cutat ntr-o poziie arbitrar. De exemplu, cu"Pop" se va gsi "Pop", "Popescu" ct i "Ion Popovici".

Pentru a cuta prima apariie a valorii introduse n cutia text FindWhatse va efectua un clic pe butonul de comand Find Next (cauturmtorul). Dac informaia cutat a fost descoperit, ea va fiselectat; n caz contrar se va afia o fereastr n care se comunicacest fapt.


41/62

247

Pentru a cuta urmtoarele apariii ale valorii introduse n cutia de textFind Whatse va efectua un clicpe butonul de comand Find Next.

Dup localizarea informaiei cutate se va efectua un clic pe butonulde comand Cancel(nchiderea ferestrei de cutare).

5.4.2 Filtrarea datelorPrinfiltrarese nelege afiarea unor articole care satisfac anumite criterii.

Articolele care nu satisfac criteriul respectiv sunt ascunse, dar nu i tersedintabel. Operaia de filtrare este folosit atunci, cnd utilizatorul dorete spun deoparte anumite articolele neeseniale; pe ecran vor fi afiate doararticolele, care prezint interes n momentul respectiv. Filtrarea articolelor

poate fi realizat prin mai multe metode. Cea mai uoar metod de filtrare estefiltrarea prin selecie. Singura activitate a utilizatorului nainte de filtrare es te"descoperirea" (localizarea) unei valori de cmp, care urmeaz s fie folosit n

procesul de filtrare. Astfel, de exemplu, s presupunem c se dorete afiareatuturor articolelor, care n cmpul Oraconin valoarea Arad. n acest scop seva cuta i selecta o valoare egal cu Arad, dup care va lansa n execuiecomanda de filtrare prin selecie, astfel:

Se deschide tabelul, interogarea sau formularul care urmeaz s fiefiltrat (se va utiliza modul de vizualizare tip foaie de date; la formulare

poate fi utilizat i modul de vizualizare tip formular). Se caut o apariie a valorii care urmeaz s fie coninut n toate

articolele filtrate. Se selecteaz valoarea respectiv, conform urmtoarelor: Pentru a afia toate articolele n care valoarea cmpului este

identic cu valoarea selectat, se va selecta ntreaga informaiememorat n cmp. Dac, de exemplu, din cmpul Ora seselecteaz valoarea Arad, atunci se vor afia toate articolele, caren cmpul Oraconin valoareaArad.

Pentru a afia toate articolele n care valoarea cmpului respectivncepe cu valoarea selectat, atunci se selecteaz o parte denceput din informaia memorat n cmp, pornind de la primul

caracter al valorii. Dac, de exemplu, din valoarea Arad seselecteaz numai litera A, atunci se vor afia toate articolele, carencep cu litera A, de exemplu Arad, Alba Iulia, Anina, Adjud.a.m.d.

Pentru a afia toate articolele n care cmpul conine valoareaselectat ntr-o locaie arbitrar, atunci se selecteaz doar o partedin informaia memorat n cmp. Dac, de exemplu, din valoarea

Arad se selecteaz literele ra, atunci se vor afia articolele, careconin literele ra, de exempluArad, Caracal, Crasna.a.m.d.


42/62


43/62

249

Fereastra de dialog Show Tableconine treifile: Fila Tablesafieaz lista tuturor tabelelor din baza de date. Fila Queries afieaz lista tuturor interogrilor bazei de date,

create anterior. Se menioneaz faptul, c pot fi create interogritip stiv, caz n care articolele care se vor afia n noua interogarese bazeaz pe articolele livrate de o alt interogare.

Fila Both cumuleaz informaiile existente n cele dou fieanterioare; ea afieaz lista tuturor tabelelor i interogrilor din

baza de date. Se efectueaz un dublu clic pe numele obiectului (tabel sau interogare)

pe care se bazeaz noua interogare.Variant: printr-un clic se selecteaz obiectul necesar i se acioneaz

butonul de comandAdd. Obiectul respectiv va fi aezat ("aruncat") npartea superioar a ferestrei Select Query. Fiecrui obiect aruncat icorespunde cte o list, care conine urmtoarele date: numeleobiectului aruncat (n capul de tabel a listei), un caracter *, precum inumele tuturor cmpurilor din obiectul respectiv. n cazul exempluluinostru se vor "arunca" n fereastra Select Query tabelele tblJudet itblLocalitate.

Se repet pasulprecedent pentru fiecare tabel sau interogare pe care sebazeaz noua interogare. Dup alegerea tuturor obiectelor necesarenoii interogri se nchide fereastra Show Table (prin acionarea

butonului de comand Close). n urma acestei comenzi se activeazfereastra Select Query.

Dac sunt utilizate mai multe tabele sau mai multe interogri, primadat se verific modul de conectare a cmpurilor asociate (cmpurileasociate sunt legate cu o linie). Stabilirea de relaii ntre tabele


44/62

250

(interogri) sau modificarea tipului relaiilor existente poate fi realizati n interiorul ferestrei Select Query.

Se adaug cmpul implicat n interogare pe gril, situat n parteainferioar a ferestrei Select Query. n acest scop din lista de nume se vatrage cu mouse-ul numele cmpului respectiv ntr-o celul liber din linia

Field (cmp). n linia Table se afieaz automat numele tabelului(interogrii) care conine cmpul tras. O alt variant este efectuarea unuidublu clic pe numele cmpului necesar. Tragerea pe gril a caracterului"*" este echivalent cu tragerea pe gril a tuturor numelor de cmpuri dintabelul aferent. n cazul nostru au fost trase pe gril cmpulJudetID(careaparine tabelului tblJudet), Nume (din tabelul tblJudet), Centru (dintabelul tblJudet) precum i cmpul NumeLoc (care aparine tabeluluitblLocalitate). Dup tragerea acestor cmpuri liniile Field i Table aleferestrei de proiectare a interogrii va avea aspectul urmtor:

Se repet pasul precedent, pn cnd toate cmpurile necesareinterogrii vor fi depuse n liniile Fields i Table ale grilei deinterogare.

n continuare, pentru fiecare cmp al grilei pot fi stabilite criterii desortare (celulele din linia Sort), criterii de selectare a articolelor

(celulele din linia Criteria) i pot fi desemnate cmpurile vizibile aleinterogrii (celulele din linia Show). n cazul nostru, n linia Criteriacorespunztoare cmpului tblJudet a fost introdus criteriul "Cluj". nlinia Sort corespunztoare cmpului NumeLoc a folosit valoarea

Ascending(sortare n ordine cresctoare). Cele patru cmpuri utilizaten interogare sunt vizibile (casetele de selectare din linia Show suntselectate).

Pentru a salva interogarea creat se va efectua un clic pe butonul Save. n fereastra afiat se va introduce numele atribuit interogrii,

dup care se va aciona butonul de comand OK.


45/62

251

Rezultatele interogrii pot fi vizualizate prin acionarea butonului Run(executare).

Observaii: Criteriile specificate n celulele liniei Criteria sunt legate prin

operatorul de conjuncie I (AND). Ele permit limitarea afirii tuturorvalorilor coninute ntr-un cmp specificat al grilei. Pentru a specificaun criteriu corespunztor unui cmp, se va efectua un clic pe liniaCriteriaaferent cmpului i se va introduce criteriul care urmeaz sfie utilizat. Criteriul poate fi o simpl valoare sau un operator urmat deo expresie. Valorile de tip text trebuie s fie ncadrate de o pereche decaractere "ghilimele", iar cele de tip date calendaristice de o perechede caractere "#" (diez).

Tabelul alturat conine mulimea operatorilor utilizai n stabilireacriteriilor:

Operator

Semnificaie Expresiaintrodus ncelula Criteria

Valorile selectate

Mai mare >234 Numere mai mari

dect 234

sau

NotDiferit

2 Numere diferite de2.

Not "USA" Mulimea valorilordiferite de "USA"


46/62

252

Dac n aceeai linie de criterii se introduc mai multe criterii,programul Access va selecta numai articolele care ndeplinescsimultan toate criteriile menionate, adic ntre criteriile introduse ndiferitele celule ale aceleai linii de criteriu se utilizeaz operatorul de

conjuncie logic AND. n cazul n care criteriile sunt introduse n liniidiferite (un criteriu este specificat n linia Criteria, celelalte criterii nlinii avnd etichetele or), programul Accessva selecta articolele, carendeplinesc oricare dintre criteriile menionate (adic ntre acestecriterii se utilizeaz operatorul de disjuncie logic OR).Expresiile utilizate n specificarea criteriului introduse ntr-o oarecarecelul a liniei Criteriasepot combina cu ajutorul urmtorilor operatorilogici (utilizai mai frecvent):

Operator Semnificaie Expresiaintrodus ncelula Criteria

Valorileselectate

AndConjuncie logic(operatorul I)

>= 5 And #12/1/02# And< #12/31/02#

Zilecalendaristicemai mari dect 1decembrie 2002i mai mici dect31 decembrie2002.

Or

Disjuncie logic(operatorul SAU)

> 77 Or < 55 Numere maimari dect 77sau mai micidect 55.

NotNegaie logic(operatorul NU)

Not 55 Numere diferitede 55.

Articolele afiate de o interogare pot fi sortate n funcie de valorileconinute ntr-un cmp specificat al grilei. n acest scop se va efectuaun clic pe linia Sorta cmpului care urmeaz s fie sortat, moment ncare n celula respectiv va apare un buton corespunztor unei listecombinate. Din aceast list pot fi selectate trei valori:


47/62

253

Ascending - sortare n ordine cresctoare, de exemplu de la A laZ, de la 0 la 9, de la date calendaristice mai vechi la datecalendaristice mai recente;

Descending- sortare n ordine descresctoare, de exemplu de la Zla A, de la 9 la 0, de la date calendaristice mai recente la date

calendaristice mai vechi; (not sorted) - fr sortare; se folosete atunci, cnd se doreteanularea unei sortri ascendente sau descendente specificateanterior.

Dac se cere realizarea unei sortri n funcie de valorile coninute nmai multe cmpuri, programul Accessva sorta secvenial de la stngala dreapta, adic primul criteriu de sortare este specificat de coninutulcmpului situat n poziia din stnga.

ntr-o interogare pot fi incluse anumite cmpuri doar pentrustabilirea criteriilor de selectare sau de sortare. Pentru a mpiedicaapariia unui cmp n cadrul informaiilor de ieire ale interogrii, nlinia Show a cmpului se va deselecta cutia de selectarecorespunztoare, adic:

reprezint un cmp ascuns; reprezint uncmp afiat.

Editarea unei interogriO interogare creat anterior poate fi editat. n acest scop, n fereastra

bazei de date se alege fereastra corespunztoare fileiQueries, se efectueazun clic pe numele interogrii, dup care se d comanda Design, prin care seafieaz grila de proiectare a interogrii. Operaiile fundamentale de editaresunt urmtoarele:

Adugarea, tergerea sau modificarea criteriilor utilizate n interogare.Aceste operaii se pot efectua folosind linia Criteria a grilei deinterogare.

Adugarea, tergerea sau deplasarea unor cmpuri utilizate n grila deinterogare.Pentru a aduga un nou cmp grilei de interogare,cmpul respectiv (afiat n schema de tabelafiat n partea superioar a grilei) trebuie trascu ajutorul mouse-ului ntr-o celul liber a liniei

Field.Exist posibilitatea de a depune tabele noi n grila de interogare.Tabelele noi se pot depune n gril prin comanda Show Table(meniulQuery).Dac se dorete tergerea unui cmp din grila de interogare, atunci se

efectueaz un clic n selectorul de coloan corespunztor cmpului i


48/62

254

se apas tasta Delete. Prin selector de coloan se nelege baraorizontal situat deasupra unei coloane. O coloan selectat poate fimutat ntr-o alt poziie prin tragerea ei cu mouse-ul n noua locaie.Limea coloanelor grilei de interogare poate fi, de asemenea,modificat. Prima dat se aeaz cursorul de mouse pe marginea

vertical din dreapta selectorului de coloan. n momentul n care semodific forma cursorului de mouse, se efectueaz o tragereorizontal.

Ascunderea sau reafiarea unor cmpuri utilizate n grila de interogare.Aceste operaii se realizeaz folosind casetele de selectare plasate nlinia Showa grilei de interogare.

Dac fereastra de proiectare a interogrii conine mai multe tabeleasociate, ntre cmpurile asociate va apare o linie. Uneori este necesarmodificarea acestor asocieri. Modificarea asocierii afecteaz numaimodul n care actuala interogare va selecta articolele, deci nu are niciun efect asupra relaiilor stabilite ntre tabele. Pentru tergerea uneiasocieri (din actuala interogare) se va efectua un clic pe linia dereprezentare a relaiei i se va aciona tasta Delete. Dac se doretecrearea unei alte asocieri, atunci se va trage cmpul din tabelul primar

peste cmpul din tabelul asociat. Pentru afiarea ferestrei de dialogprin care se poate stabili tipul de asociere se va efectua un dublu clicpe linia de reprezentare a relaiei.

Afiarea articolelor livrate de o interogare (executarea unei interogri)

n fereastra bazei de date se efectueaz un clic pe butonul(interogri).

Din lista de interogri, printr-un clic se alege interogarea dorit. Se efectueaz un clic pe butonul de comand (Open,

deschidere). n urma acestei aciuni pe ecran se afieaz articolelelivrate de interogare, n modul de afiare tip foaie de date (DatasheetView).

Un alt mod pentru afiarea articolelor livrate de o interogare este efectuareaunui dublu clicpe numele interogrii respective.

tergerea unei interogri

n fereastra bazei de date se efectueaz un clic pe butonul(interogri).

Din lista de interogri, printr-un clic se alege interogarea dorit.


49/62

255

Se efectueaz un clicpe butonul de comand (Delete). Variant:se acioneaz tasta DELETE. Se afieaz o fereastr de avertisment.Operaia de tergere de interogare trebuie validat cu Yes sauinvalidat cu No.

Salvarea i nchiderea unei interogriDac se fac operaii de editare n grila de interogare, interogarea respectiv

trebuie salvat prin efectuarea unui clic pe butonul de comand (Save).Variant: din meniul Filese d comanda Save.Pentru nchiderea unei interogri se va efectua un clic pe butonul

(Close, situat n partea dreapta sus a ferestrei aferente interogrii).Variant: din meniul Filese d comanda Close.

5.4.4Sortarea articolelorProgramul Accessdispune de comenzi prin care se poate realiza sortarea n

ordine cresctoare (de la A la Z, de la 0 la 9) sau descresctoare a articolelor(de la Z la A, de la 9 la 0), n funcie de valorile coninute ntr-un cmp selectat.

Prin comenzi simple pot fi sortate: articolele unui tabel (n modul de vizualizare tip foaie de date); articolele livrate de o interogare (n modul de vizualizare tip foaie de

date); articolele unui formular (n modul de vizualizare tip foaie de date i nmodul de vizualizare tip formular).Este posibil sortarea articolelor, care au fost filtrate anterior. n modul de afiare tip foaie de date sau tip formular se efectueaz un

clic pe numele cmpului, ale cror valori urmeaz s fie utilizate nprocesul de sortare. n urma acestei operaii se selecteaz coloanacorespunztoare cmpului.

Dac se dorete sortarea n ordine cresctoare, atunci n meniulRecords se va indica submeniul Sort i se va da comanda SortAscending.

Variant: clicpe butonul de comand . Dac se dorete sortarea nordine descresctoare, atunci n meniul Records se va indicasubmeniul Sortse va da comanda Sort Descending.

Variant: clicpe butonul de comand .Ordinea de sortare aplicat unui tabel, unei interogri sau unui formular

poate fi ndeprtat; astfel se revine la ordinea existent nainte de sortare. n


50/62

256

acest scop, n modul de afiare tip foaie de date sau tip formular, se va dacomanda Remove Filter/Sort(eliminare filtrare/sortare, meniul Records).

5.5 Rapoarte

Examinarea (vizualizarea) unui raport creat anterior n fereastra bazei de date se efectueaz un clic pe butonul

(rapoarte, buton situat lng marginea din stnga a ferestrei). Din lista de rapoarte printr-un clic se alege raportul dorit. Se efectueaz un clic pe butonul de comand (Preview,

examinare). n urma acestei aciuni pe ecran se afieaz raportulrespectiv, folosind modul vizualizare "examinare naintea imprimrii"(Print Preview).

Un alt mod pentru vizualizarea unui raport este efectuarea unui dublu clicpe numele raportului respectiv.

Crearea i salvarea unui raport

n fereastra bazei de date se execut un clic pe butonul (rapoarte). Se execut un dublu clic pe comanda Create report by usingWizard

(crearea raportului utiliznd expertul). n urma acestei aciuni seafieaz prima fereastr a expertului de raport:

Din lista combinat Tables/Queries se aleg tabelele (interogrile)utilizate n raport. Dup selectarea unui astfel de obiect n lista

Available Fields (cmpuri disponibile) se vor afia cmpuriledisponibile ale obiectului respectiv. Din lista Available Fields printr-un clic se selecteaz un nume de cmp, dup care se execut un clic pe

butonul . Cmpul selectat se va deplasa n zona etichetat cuSelected Fields(cmpuri selectate). Se repet procedura pentru fiecare


51/62

257

cmp utilizat n raport. n continuare din lista combinatTables/Queries se pot selecta i alte tabele sau interogri, iarcmpurile necesare n raport se vor depune n lista Selected Fields.Dup ce au fost desemnate toate cmpurile utilizate n raport seacioneaz butonul de comand Next, prin care se trece la pasul

urmtor al expertului.

Aceast fereastr a expertului se refer la o eventual grupare aarticolelor din raport, n funcie de valorile coninute ntr-un cmp

specificat. Dac se dorete gruparea articolelor n funcie de valorileunui cmp, n lista din stnga se efectueaz un clic pe

Access Ghid Complet

Documents

Transcript of Access Ghid Complet