Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013

Investete n oameni!

1

Titlu proiect: Decizii informate prin instrumente adecvate de orientare n carier

Cod contract: POSDRU/161/2.1/G/137251

Beneficiar: Inspectoratul colar Judeean Vaslui

COMPARTIMENTUL SECRETARIAT

A. Atribuii i activiti specifice Compartimentului Secretariat

Compartimentul Secretariat prezint o importan deosebit n cadrul unei firme. n firma de

exerciiu, Compartimentul Secretariat este indispensabil conducerii i poate fi privit ca o interfa ntre

directorul firmei i celelalte compartimente dar i ntre firma de exerciiu i celelalte firme de exerciiu din

mediul extern.

Atribuiile specifice Compartimentului Secretariat

Compartimentul Secretariat preia n cadrul firmei de exerciiu urmtoarele atribuii:

programarea sedinelor n agenda de lucru a managerului i ntocmirea rapoartelor;

organizarea ntrunirilor n cadrul firmei de exerciiu;

primirea vizitatorilor i a partenerilor de afaceri;

documentarea n ceea ce priveste regulile de relaii cu publicul si protocol;

evidena necesarului de consumabile i de personal;

primirea, prelucrarea i transmiterea informaiilor;

folosirea aparaturii de birou;

executarea activitilor de registratur ale firmei de exerciiu (sortare, nregistrare, datare, distribuire,

arhivare a documentelor);

expedierea la ROCT a formularelor de nregistrare/renregistrare a firmei de exerciiu;

redactarea materialelor elaborate la cerere sub form de: tabele, scheme, statistici, prezentri etc.;

clasarea documentelor;

organizarea i asigurarea unei bune funcionri a arhivei;

primirea, datarea, nregistrarea, distribuirea corespondenei primite, precum i pregtirea

corespondenei pentru expediere;

multiplicarea materialelor;

traducerea documentelor n cazul tranzaciilor cu firmele de exerciiu din strinatate;

respectarea disciplinei muncii.

Organizarea edinelor este sarcina Departamentului Secretariat

n firma de exerciiu, sedinele periodice sunt gestionate de Departamentul de Secretariat, iar pentru

eficientizarea acestora, ordinea de zi trebuie s conin urmtoarele puncte de baz:

Informarea angajailor asupra problemelor;

Soluionarea problemelor; Luarea deciziilor.

De asemenea, n organizarea edinelor se adopt planul de msuri (Model 1) care indic exact:

CINE face? CE face? PN CND face?

CUI pred?

Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013

Investete n oameni!

2

Model 1

Plan de msuri

PLAN DE MSURI

TEMA CINE? CE? PN CND? CUI?

nscriere firma

exerciiu ROCT

secretar documente 01.03.200N Manager

n relaiile cu firmele de exerciiu partenere este foarte important modul n care comunici! n

activitatea curent a firmei de exerciiu se folosete preponderent corespondena clasic i electronic. 1. Corespondena clasic reprezentat de scrisoarea comercial ce conine: antetul, numrul i data,

referinele, adresa destinatarului, formula de salut, formula de adresare, obiectul scrisorii, coninutul,

formula de ncheiere, formula de salut, semntura, referiri, anexe.

Antetul are funcie de identificare, informare i de publicitate i poate cuprinde:

elementul grafic (sigla sau logo-ul);

denumirea societii;

forma sa juridica;

adresa i sediul central (se indic strada, numrul, localitatea, codul potal, ara);

numrul de nregistrare la Registrul Comerului;

codul fiscal;

contul bancar i banca unde firma are deschis contul respectiv;

numrul de telefon, precedat de prefixul oraului, eventual i cel al rii (n cazul corespondenei

cu partenerii strini);

numrul de fax;

e-mail-ul.

2. Scrisoarea electronic este un mesaj format din antet, corp i semntura.

Antetul (header) este o secven standard de informaii (destinatar, autor, subiect, ora transmisiei) cu care ncepe mesajul potal.

Informaiile care trebuie precizate de utilizator: To: (adresa de e-mail a destinatarului);

Subject: (n cteva cuvinte este descris subiectul scrisorii);

Cc: carbon copy (lista destinatarilor mesajului atunci cnd acelasi mesaj este transmis mai multor

destinatari, fiecare dintre ei primind o copie a mesajului, iar n antet apare i lista celorlali

destinatari);

Bcc: blind carbon copy (lista destinatarilor care vor primi o copie a mesajului, fr s cunoasc

ceilali destinatari n antet nu mai este afiat lista destinatarilor).

Mesajul propriu-zis (body) poate fi redactat cu ajutorul unui editor sau procesor de texte i apoi

este fie selectat n aplicaia cu care a fost creat i transferat n zona de memorie Clipboard (operaia

Copy sau Cut) i inserat n mesajul electronic (operaia Paste), fie ataat mesajului ca fiier (operaia

File attachment, care este disponibil n marea majoritate a programelor de pot electronic).

Semnatura (signature) este o secvena standard de informaii (autor, domeniile sale de interes, afilieri) care se adaug automat la sfritul mesajului potal.

Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013

Investete n oameni!

3

Activitile specifice Compartimentului Secretariat

n cadrul firmei de exerciiu, Compartimentul Secretariat realizeaz urmtoarele activiti

grupate n funcie de perioada de evoluie a firmei:

nceputul activitii firmei de

exerciiu

Activiti curente ale firmei de

exerciiu

Predarea firmei de exerciiu

Participare la elaborarea viziunii

firmei de exerciiu;

Contribuie la stabilirea

obiectivelor anuale;

Elaborarea unor formulare

personalizate sau preluarea

modelelor deja existente (hrtie

cu antet; modele de e-mail;

comanda; confirmare de

comand; nota telefonic etc.);

Transmiterea modificrii datelor

firmei de exerciiu ctre ROCT;

Crearea unui dosar care s

conin un istoric al firmei,

compartimentele care compun

structura organizatoric,

organigrama firmei i fiele de

post;

Stabilirea de contacte cu firma partener.

Procesarea intrrilor i

ieirilor corespondenei;

Stabilirea de contacte noi cu

ceilali parteneri de pe piaa

firmelor de exerciiu;

Folosirea internetului pentru

transmiterea rspunsurilor

spre mediul extern al firmei,

pentru distribuirea e-

mailurilor primite i cutarea

de informaii;

Primirea partenerilor de afaceri i a persoanelor

externe colii, cu ocazia unor

ntlniri fixate pentru diverse

evenimente;

Achiziionarea i administrarea materialelor de

birou;

Administrarea i actualizarea

continu a bazei de date;

ntocmirea de procese verbale

Realizarea unui raport cu

privire la modul n care au

fost realizate obiectivele;

Transmiterea unei liste cu

propuneri pentru activitatea

viitoare;

Redactarea unui raport final;

Predarea locului de munc.

Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013

Investete n oameni!

4

cu diferite ocazii;

Utilizarea telefonului i a

faxului;

Organizarea arhivei;

Administrarea agendei

managerului.

B. Documentele utilizate n activitile Compartimentului Secretariat

Compartimentul Secretariat al firmei de exerciiu utilizeaz urmtoarele documente:

condica de prezen, completat la fiecare ntlnire, de ctre toi angajaii firmei de exerciiu (Model

2);

adresele, materiale de coresponden simple folosite de regul pentru nsoirea unor materiale mai

ample;

notele interne, adresate angajailor din cadrul firmei de exerciiu;

drile de seam, concepute de managerul firmei de exerciiu, efii de departamente i reproduse de

secretariat;

procesele-verbale, elaborate de angajaii desemnai din cadrul firmei de exerciiu i redactate de

secretariat;

informrile, ntocmite de diferii angajai i redactate de secretariat;

rapoartele i referatele, redactate de secretariat.

Model 2

Condica de prezen

Anul__________________Luna_______________________Ziua____________________

Nr. crt. Semntura de venire Ora Nr. crt. Semntura de plecare Ora Observaii

La diverse evenimente ale firmelor de exerciiu, Compartimentul Secretariat colaboreaz cu

Compartimentul de Marketing pentru conceperea de: invitaii, programe, afie, ecusoane, liste, tabele etc.

Compartimentul Secretariat poate ntocmi anumite formulare, care faciliteaz circulaia informaiilor

n cadrul firmei de exerciiu:

Agenda electronic

Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013

Investete n oameni!

5

Registru de coresponden intrri/ieiri

Tabel vizitatori la trgul firmelor de exerciiu

Nr. Crt. Firma de exerciiu Nume

angajat/vizitator

Funcia deinut

n firm

Date contact

firm

O importan deosebit se acord arhivrii documentelor, deoarece prin aceast activitate se

pstreaz clienii firmei, se respect legislaia n vigoare i crete performana firmei de exerciiu.

Arhivarea documentelor se p