Explicatiile, nentelegerile, dezacordurile si chiar conflictele se gasesc in comunicare, in barierele de care oamenii, managerii si executantii le ridica, mai mult sau mai putin intentionat in calea comunicarii. Aceste bariere pot fi generale si specifice procesului de management. In analiza manageriala este important de identificat modul in care emitentul, destinatarul, canalul de comunicare, mesajul, limbajul folosit, mijlocul de comunicare, feed-back-ul si mediul pot fiecare prin diverse forme sa afecteze negativ eficienta si eficacitatea comunicarii. Factorii generali ai blocajelor in comunicare. Dintre barierele comune ridicate de oameni in calea comunicarii, cele mai cunoscute sunt: 1.Diferentele de personalitate. Fiecare om este un unicat de personalitate, pregatire, existenta, aspiratii, elemnente care impreuna sau separat influenteaza intelegerea mesajelor; Personalitate este considerata de specialisti rezultanta a patru factori: constitutia si temperamentul subiectului; mediul fizic; mediul social; obiceiurile si deprinderile castigate sub efectul influentelor precedente.2. Diferentele de perceptie. Perceptia este procesul prin care indivizii selecteaza si interpreteaza senzorial stimuli si informatii in functie de propriile repere si imaginea generala despre lume si viata. Diferentele de perceptie sunt deseori numai radacina multor alte bariere de comunicare. Oamenii tind sa respinga informatiile care le ameninta reperele, obiceiurile si conceptia despre lume. De asemenea informatiile sunt acceptate si in functie de persoana de la care provin. Pentru manager, perceptia diferita a celor din jur constituie un obstacol care poate fi diminuat sau eliminat prin efortul de a cunoaste si intelege oamenii astfel incat sa poata fi depasite situatiile in care comunicarea este deformata. 3.Diferentele de statut. Pozitia emitentului si a receptorului in procesul comunicarii poate afecta semnificatia mesajului. Diferentele de cultura intre participantii la comunicare pot genera blocaje cand acestia apartin unor medii culturale, sociale, religioase, organizatorice diferite. Lipsa de comunicare. Este dificil sa comunicam cu cineva care are o educatie diferita de a noastra, ale carei cunostinte asupra unui anumit subiect de discutie sunt mult mai reduse. Din partea celui care comunica este necesara indemanare si trebuie sa fie constient de discrepanta intre nivelurile de cunoastere si sa se adapteze in consecinta. Probleme semantice generate de folosirea unor cuvinte in moduri diferite, ori a unor cuvinte diferite in acelasi mod (ex: eticheta = poate sa aiba semnificatia inscriptiei de pe ambalaje sau cea de titlu, calitate, nume sub care figureaza cineva). Probleme semantice apar si atunci cand folosim expresii de jargon, argou, neologisme, expresii tehnice etc. 4.Dificultati de exprimare. Daca exista probleme in a ne gasi cuvintele pentru exprimarea ideilor trebuie sa ne imbogatim vocabularul. Lipsa de interes a interlocultorului fata de mesajul transmis. Trebuie actionat cu abilitate pentru a directiona mesajul astfel incat sa corespunda interesele si nevoilor celui care primeste mesajul. 5.Emotiile. Emotivitatea emitentului si a receptorului poate creea de asemenea o bariera. Pentru a evita acest gen de blocaj este bine sa se renunte la comunicare cat timp suntem afectati de emotii puternice. Aceste stari ne pot face incoerenti si pot schimba complet sensul mesajelor transmise. 6.Zgomotul. Factor ce tine de contextul comunicarii si poate fi produs de : -folosirea unor instalatii in apropierea emitentului sau receptorului; -semnalele parazite pe canalele de comunicare; -erori de comportament ale participantilor la comunicare (toata lumea vorbeste in acelasi timp); -folosirea de catre emitent a unui numar foarte mare de cuvinte, chiar daca acestea sunt corecte mesajul se poate pierde in neesential.

Principalele obstacole generate de manageri, sunt determinate de dificultati in capacitatea de transmitere a informatiilor, datorita tendintei de a ridica bariere artificiale in comunicarea cu altii prin: -- insuficienta documentare; -tendinta de a supradimensiona explicatiile introductive; -tendinta de a transforma dialogul in monolog; -utilizarea unui ton ridicat si marcat de iritabilitate; -utilizarea unui limbaj neadecvat persoanei; -deficiente in capacitatea de ascultare; -lipsa de respect fata de persoana interlocutorului; -persistenta in prejudecata; -tendinta de a interveni in timpul dialogului; -rezistenta de introducere a unei noi idei.

Toate aceste obstacole pot fi usor depasite de manageri prin insusirea unor deprinderi de manageri prin insusirea unor deprinderi de comunicare eficienta in orice conditie, in afara sau in interiorul organizatiei. Alaturi de obstacole care sunt generate de sefi, la nivelul organizatiilor exista si obstacole generate de subordonati. Motivatia unor astfel de obstacole este diferita si este legata in principal, de sentimentul de securitate si de protectie a subordonatilor. Principalele obstacole generate de subordonati sunt in legatura cu: -neimplicarea in viata organizatiei; -dorinta de securitate a acestora, mai ales in perioada de tranzitie a organizatiei; -rezerva subordonatilor in a exprima propriile opinii; -convingerea ca problemele subordonatilor nu intereseaza pe sefi; -lipsa de obisnuinta in comunicare; -tendinta de a considera ca orice idee, propunere de perfectionare, implica automat existenta unei defectiuni tolerate de conducere; -frecventa modificarilor. Problemele esentiale ale comunicarii eficiente. Indiferent ce se intentioneaza a se intreprinde este bine sa ne ghidam dupa cateva intrebari simple si comunicarea noastra va avea o buna sansa de succes: -de ce? (scopul); -cine? (interlocutorul); -unde si cand? (locul si contextul); -ce? (subiectul); -cum? (tonul si stilul). Dupa ce au fost analizate problemele de mai sus, putem trece la conceperea mesajului nostru, proces in care vom parcurge urmatoarele etape: 1.precizarea obiectivului; 2.ansamblu de informatii; 3.grupul de informatie; 4.punerea informatiei intr-o fraza logica pe care cititorul sa o urmareasca cu usurinta: -ordinea cronologica; -ordinea spatiala; -ordinea importantei; -ordinea crescatoare a complexitatii; -ordinea descrescatoare a familiarizarii (de la cunoscut la necunoscut); -cauza si efect; -ordinea tematica; 5.se scrie o prima varianta a mesajului (ciorna); 6.editarea ciornei si a variantei finale. Recititi ciorna prin ochii receptorului, cautand ambiguitati, erori, lipsa unor cuvinte indicatoare ("primul", "al doilea") care sunt esentiale in a ghida cititorul pe parcursul mesajului. Idei care ne pot fi de ajutor: -se poate varia lungimea frazelor dar sa fie cat mai scurte; -paragrafele sa aiba o singura idee principala; -sa se evite exprimarile comune care tin de limba vorbita; -evitati cuvinte inutile; -fraze scurte potrivite in context; -evitati expresii banale; -evitati repetarile inutile de fraze sau cuvinte; -folositi cuvinte sincere, dar nu exagerati; -folositi mai degraba afirmatii afirmative decat negative; -folositi diateza activa decat cea pasiva. Intrebarile. Punem intrebari pentru a obtine raspunsuri referitoare la ceea ce interlocutorul stie, gandese si simte despre problematica discutiei, deci vom obtine feed-back-ul interlocutorului nostrum. Intrebarile sunt importante deoarece clarifica, orienteza si stimuleaza comunicarea, ofera posibilitatea completarii informatiilor despre problema in discutie dar si despre interlocutor. Tipuri de intrebari: -deschise = pentru a obtine maximum de informatii, pareri, puncte de vedere; -inchise = pentru a obtine un acord, o precizare sau o pozitie definita a interlocutorului; -neutre = pentru a nu influenta sensul sau continutul raspunsului. Intrebarile nu sunt suficiente intotdeauna, deoarece interlocutorul poate da raspunsuri care nu ne permit sa avansam in subiectul abordat. Managerul dispune de mai multe mijloace esentiale, care constituie "relansari" de dialoguri: a)"relansari" pasive (sunt usor de invatat si retinut, putand deveni o a doua "natura" a celui care le utilizeaza): -scurte precizari vizand mai buna si rapida intelegere; -propozitii sau fraze neutre; -momentele de tacere expresiva, etc. b)"relansari" active (sunt mai dificil de utilizat si implica din partea celui care apeleaza la ele, mult antrenament si vointa de a nu-si influenta interlocutorul): -rezumatul sau reformularea; -reexprimarea sentimentelor. Ascultarea eficace nu este o simpla ascultare pasiva, in maniera unui inregistrator ci, dimpotriva, o ascultare dinamica, activa, in timpul careia este analizat tot ce a spus interlocutorul, se fac conexiunile necesare si se constata ce elemente importante lipsesc pentru a putea desprinde concluziile de rigoare. Ascultarea trebuie sa fie interactiva, presupune posibilitatea de a interactiona direct cu vorbitorul prin punere de intrebari.