5. 2013 Prezentare TEMA5MAI Operatiuni precontractuale_Scrisorile Comerciale.pdf

Managementul Afacerilor

Internaionale

Tema 5. Operaiunile precontractuale

Scrisorile comerciale

12/20/2013 Valeriu Potecea & Georgiana Surdu - Niu 1

1. CEREREA DE OFERT (en. inquiry)


Reprezint manifestarea de voin a unei firme (a unui importator) de a cumpra o marf sau de a stabili legturi comerciale cu vnztorii.

Trebuie fcut n scris, dar poate fi adresat i oral sau prin telefon, cu condiia confirmrii n scris.

Coninutul ei difer n funcie de:

- scop

- produs

- pia

Cererea de ofert

12/20/2013 Valeriu Potecea & Georgiana Surdu - Niu

3

Pot fi transmise sub form de: a. Scrisori circulare (nerecomandat);

b. Scrisori individuale.

n funcie de caracterul lor, se deosebesc 2 tipuri de cereri de ofert:

cu caracter general;

pentru mrfuri concrete.

Cererea de ofert cu caracter general


Se ntocmete cu scopul de a obine de la vnztor

informaii asupra:

nomenclatorului de mrfuri;

preurilor diferitelor sortimente de mrfuri;

i

pentru a primi cataloage, mostre etc.

Cererea de ofert pentru mrfuri concrete


Se redacteaz cu scopul de a ncheia o afacere.

n coninutul su, de obicei, se regsesc urmtoarele elemente:

marfa, cu denumirea ei exact; cantitatea necesar; termenul de livrare;

preul; condiiile de plat etc.

Cererea de ofert


Se poate transforma n comand n situaia n care importatorul are nevoie urgent de marf.

n acest caz, importatorul va trebui s indice: marfa;

cantitatea

un nivel limit al preului.

Atunci cnd se prezum c mrfurile sunt pregtite de livrare, iar tratativele nu vor fi ndelungate, se solicit ofertantului ca odat cu rspunsul la cererea de ofert s emit i o factur proforma.

Funciile cererii de ofert


a) De a iniia tratativele cu partenerii externi n vederea

ncheierii unor tranzacii comerciale.

b) De informare asupra pieelor externe.

c) De cercetare a pieelor externe

Scrisorile de intenii


Dialogul purtat de partenerii poteniali care urmresc negocierea unui contract comercial n vederea stabilirii unui

sistem de reguli, de drepturi i obligaii colaterale sub o form documentar poart denumirea de scrisori de

intenii.

Pot lua form de:

Angajamente de onoare

Protocoale de acord

Acorduri de principiu etc.

Scrisorile de intenii


Clasificarea scrisorilor de intenii:

Scrisori de intenii care intervin n cursul negocierii contractului (n urma examinrii documentelor transmise i a ntlnirii precedente, v informm asupra inteniei noastre de a achiziiona, [eventual], produsul - asemenea scrisori jaloneaz etapele unei negocieri de mai lung durat)

Scrisori de intenii care nu produc efecte juridice (V confirmm interesul fa de produsul pe care l oferii, dar va fi necesar s discutm amnunit clauzele eventualului contract)

Scrisori de intenii care conin angajamente juridice ferme cu privire la anumite aspecte particulare implicate de procesul tratativelor (de ex. acordurile prin care prile convin s nu poarte negocieri paralele sau s nu divulge informaii angajament de confidenialitate)

Scrisori de intenii care exprim categorii juridice tradiionale: ofert, acceptare, contract principal (avnd semnificaia unor contracte definitive, posibil afectate de modificri)

2. OFERTA DE MRFURI (policitaiune, n en. offer, tender)


Este manifestarea de voin a unui productor sau furnizor de bunuri de a livra aceste produse n nite condiii comerciale determinate.

Oferta este o expresie a dorinei de a contracta n anumii termeni, fiind fcut cu intenia de a deveni generatoare de obligaii de ndat ce este acceptat de persoana creia i este adresat", adic de destinatar (Guenter Heinz Treitel )

Oferta reprezint o declaraie a termenilor la care se oblig ofertantul fa de destinatar.

Oferta poate porni fie: * din iniiativa ofertantului;

* ca rspuns la o cerere de ofert.

Oferta are un dublu rol: * comercial: urmrete determinarea clientului n a cumpra o marf; * juridic: pregtete realizarea acordului de voin dintre pri, materializat n contractul

comercial.

Oferta de mrfuri


Dup caracterul ei, poate fi:

a. Ofert ferm (cu termen de opiune, cu termen de acceptare).

Exportatorul se oblig s pstreze marfa pentru clientul cruia i-a oferit-o un anumit termen de opiune, care difer n funcie de felul mrfii, de conjunctura pieei etc.

O ofert ferm este un acord care produce efecte din punct de vedere juridic pentru prile implicate n cazul n care o oferta fcut este acceptat. Acest acord conine elemente precum oferta, acceptarea i de intenia de a crea relaii juridice. Orice nclcare a contractului poate fi soluionat ntr-o instan de drept.

Dac importatorul nu accept oferta pn la data indicat, ea se consider refuzat.

Oferta de mrfuri


b. Ofert facultativ (fr obligaii)

Vnztorul are posibilitatea de a accepta comanda transmis, de a nu o lua n considerare sau de a modifica oferta iniial.

Poate oferi aceeai partid de marf mai multor clieni, executnd comanda celui care rspunde primul la ofert.

De obicei, la o ofert fr obligaii, vnzarea se consider perfectat numai dup ce vnztorul a acceptat comanda.

Contraoferta


Cnd destinatarul unei oferte trimite o acceptare care cuprinde

modificri n raport cu oferta primit, avem de-a face cu o contraofert.

Regula imaginii n oglind" spune c destinatarul, atunci cnd accept o ofert, trebuie s o accepte ntocmai, fr nicio modificare; dac destinatarul schimb condiiile din ofert n vreun fel, atunci ea se transform ntr-o contraofert, care schimb termenii ofertei originare.

Totui, o solicitare minor de informaii despre termenii din ofert nu este o contraofert i las intact oferta. Este posibil i transmiterea unei solicitri care s adauge noi termeni contractului, pstrnd oferta originar nealterat.

Respingerea ofertei sau expirarea

Oferta se ncheie prin respingerea sa de ctre

destinatar, n cazul n care destinatarul ofertei nu

accept termenii ofertei sau a face o contraofert

De asemenea, n ofert, ofertantul poate preciza perioada

n care aceasta este valabil. n cazul n care destinatarul

ofertei nu reuete s accepte oferta n aceast period specificat, atunci oferta va fi considerat ncheiat.


Elementele coninute de ofert


Dac oferta nu include termeni cheie ai contractului, ea nu poate fi baza unui contract ntre pri. De exemplu, ca o cerin minim pentru contractele de vnzare-cumprare de bunuri, o ofert valabil trebuie s conin cel puin urmtoarele 4 condiii:

Data livrii Preul( unitar/total) Condiiile de plat (ce includ data of plii moneda i modalitatea de plat) i Descrierea detaliat a fiecrui element al ofertei, inclusiv o descriere corect a

strii produsului sau serviciului: Descrierea mrfii (tip i calitate, funcionare i caracteristici, ambalaj); Cantitatea (indicarea numrului sau a greutii, dimensiune, volum, unitatea de msur); Condiia de livrare (INCOTERMS sau RAFDT); Alte condiii (loc de executare, dreptul aplicabil, clauze de arbitraj etc.).

Dac cerinele minime nu sunt ndeplinite, o ofert de vnzare nu va fi

catalogat de instan ca o scrisoare comercial generatoare de efecte juridice, ci va fi tratat ca un simplu text publicitar (advertisement).

Reguli de acceptare a ofertei

Comunicarea acceptrii ofertei urmeaz cteva reguli clare pe care destinatarul trebuie s le aplice:

Acceptarea trebuie s fie comunicat ofertantului. nainte de acceptare, oferta poate fi retras.

O ofert poate fi acceptat numai de destinatar, adic numai de persoana creia i este adresat oferta.

Destinatarul nu devine, de regul, obligat juridic, dac o alt persoan accept oferta n numele su, neavnd o autorizare n acest sens. n sistemul de drept common law exist excepii gsite n contractul de agency, unde agentul poate avea o mputernicire implicit sau aparent, sau poate dispune de o mputernicire uzual pe o anumit pia, chiar dac principalul nu i-a dat seama de ntinderea mputernicirii agentului su, i cineva a acceptat n numele su oferta, el poate ratifica contractul ntr-un termen rezonabil, legnd ambele pri

Dac oferta precizeaz o metod de acceptare (de exemplu prin pot sau fax), acceptarea trebuie fcut printr-o medot care s nu fie mai puin eficient din punctul de vedere al ofertantului dect metoda speficat. Metoda indicat n mod precis poate fi utilizat n anumite situaii, dar cel mai probabil cnd ofertantul a folosit cuvinte specifice precum prin pot i numai prin aceast metod

Totui, acceptarea poate fi dedus din comportament


United Nations Convention on Contracts

for the International Sale of Goods The United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods

(CISG; the Vienna Convention Convenia Naiunilor Unite asupra contractelor de vnzare internaional de mrfuri - CIVM) este un tratat care se refer la contractele de vnzare internaional de mrfuri. Pn n septembrie 2013, Convenia era ratificat de 80 de ri care dein o pondere nsemnat n comerul internaional, fiind una din legile uniforme internaionale de succes (Bahrain este ultimul stat care a ratificat Convenia).

CISG/CIVM a fost dezvoltat de Comisia Naiunilor Unite pentru Dreptul Comercial Internaional (UNCITRAL - United Nations Commission on International Trade Law ), i a fost semnat la Viena, n 11 aprile 1980. CISG mai este cunoscut i sub numele de Convenia de la Viena.

Nu se impune o anumit form de redactare, dar, potrivit Conveniei de la Viena, n oferta de a contracta este obligatoriu s se precizeze:

descrierea bunurilor,

s fixeze direct sau indirect

Cantitatea i

Preul

i s indice intenia ofertantului de a se angaja d.p.d.v. juridic odat cu acceptarea ofertei de ctre beneficiar.


Revocarea ofertei de mrfuri


Oferta poate fi retractat dac scrisoarea de retractare ajunge la destinatar nainte ca oferta s-i fi parvenit sau odat cu aceasta.

Oferta poate fi revocat, dac revocarea ajunge la destinatar nainte ca acesta s fi expediat acceptarea.

Oferta nu poate fi revocat dac:

- n ofert se arat, prin fixarea unui termen de acceptare sau n orice alt mod, c aceasta este irevocabil;

- dac este rezonabil ca destinatarul s considere oferta ca irevocabil i dac a acionat n consecin.

O ofert acceptat constituie, pur i simplu, un contract ncheiat, deoarece acordul de voin a fost materializat. Ca regul general, tcerea nu este considerat o acceptare.

CISG/CIVM caut s rezolve o situaie des ntlnit n care destinatarul accept oferta originar dar, ncearc s i schimbe condiiile. CISG/CIVM spune c orice modificare a condiiilor originare reprezint o respingere a ofertei i o transform ntr-o controfert dac modificrile afecteaz substanial termenii ofertei. Astfel de modificri pot aprea n privina preului, plilor, cantitii, calitii, livrrii, rspunderii prilor sau arbitrajului.

Caracteristicile ofertei comerciale conform Conveniei de la Viena, 1980

Formalismul ofertei Absena formalismului

Coninutul ofertei Fixeaz cantitatea i preul

Intrarea n vigoare a ofertei Cnd este primit de destinatar

Revocabilitatea ofertei Revocarea unei oferte trebuie fcut nainte de acceptarea sa

Revocarea trebuie s fie loial

Irevocabilitatea ofertei Oferta este irevocabil atunci cnd e rezonabil s fie considerat ca atare (de ex. se precizeaz un termen de acceptare a acesteia

sau conine o meniune expres ce se refer la irevocabilitate)

Terminarea ofertei Prin respingerea acesteia de ctre beneficiar

Contraoferta Acceptarea primit ce conine modificri n raport cu oferta

Manifestarea acceptrii ofertei Dup sistemele de drept naionale

Formalismul acceptrii Absena formalismului

Termenul de acceptare Dup sistemele de drept naionale

Acceptarea tardiv a ofertei n cazul validrii de ctre ofertant sau al transmiterii cu neregulariti a documentului de acceptare a ofertei


Scrisori comerciale destinate relaiilor cu clienii (Customer Relations Letters)

Scopul acestor scrisori l constituie stabilirea i meninerea i cultivarea unor relaii bune de lucru. Ele pot furniza veti bune sau mai puin bune, acceptri sau refuzuri.

Scrisori de tip follow-up (Follow-up Letters) - o astfel de scrisoare este trimis pentru a mulumi unui client care a achiziionat un produs sau serviciu sau pentru a-l ndemna s cumpere i mai mult n viitor; reprezint o combainaie ntre o not de mulumire i o scrisoare de vnzri

Reclamaii/Plngeri (Complaint Letters)

Scrisori de rspuns/ajustare (Adjustment Letters) (sunt cele care conin rspunsul la o scrisoare de reclamaie)

Refuzul unei scrisori de credit (Refusal of Credit Letters)


Principii de redactare a scrisorilor comerciale


(i) Simplitatea (simplicity) Scrisorile comerciale trebuie s conin un limbaj simplu i uor de neles. Cnd sunt adresate pieelor internaionale , cuvintele dificile sau mai rar utilizate trebuie evitate.

(ii) Claritatea (clarity) Limbajul utilizat trebuie s fie clar, astfel nct receptorul s l neleag imediat, cu uurin i n mod corect. Limbajul ambiguu creeaz confuzie. Scrisoarea i servete scopul numai dac receptorul l nelege n maniera dorit de emitor.

(iii) Precizia (accuracy) Enunurile din scrisorile comerciale trebuie s conduc la excluderea interpretrilor greite. Nicio eroare gramatical, de scriere sau de punctuaie nu are voie s apar.

(iv) Caracterul complet (completeness) Contribuie la scurtarea timpului pentru ncheierea unei tranzacii prin furnizarea tuturor informaiilor necesare. De exemplu, ntr-o cerere de ofert pentru un produs trebuie menionate, printre altele, calitatea, forma,culoare, design-ul, cantitatea, termenul de livrare, modalitatea de transport, etc.

(v) Relevana (relevance) Scrisoarea trebuie s conin numai informaie esenial. Informaii adiacente nu trebuie menionate n nicio coresponden comercial.

Principii de redactare a scrisorilor comerciale

(vi) Courtesy (politeea) Politeea cucerete inima cititorului. n scrisorile de afaceri, politeea se poate exprima prin utilizarea unor cuvinte precum v rog, mulumesc, etc.

(vii) Elegana (neatness) Reclam o redactare ngrijit, un aspect plcut, fie c este scris de mn sau redactat electronic. O scrisoare elegant creeaz impresie. Tieturile i tersturile nu au ce s caute ntr-o astfel de scrisoare

(viii) Persistena (persistence) Const n informarea permanent a partenerilor cu privire la produsele nou aprute n nomenclatorul de vnzare al ofertantului.

(ix)Promptitudinea (promptness) Presupune transmiterea operativ a unui rspuns la orice scrisoare comercial de natura cererii de ofert.


Elemente uzuale scrisorilor comerciale


O scrisoare de afaceri cuprinde, n mod uzual, urmtoarele elemente: antetul, adresa destinatarului, formula de salut, coninutul propriu-zis, formula de ncheiere i salut i semntura.

1. Antetul cuprinde numele firmei, adresa i sediul central, numerele de telefon etc., plasate, de regul, n colul din dreapta sus al paginii;

2. Adresa destinatarului cuprinde numele destinatarului, calitatea sa, numele companiei sau organizaiei;

3. Formula de salut plasat sub adresa destinatarului, ar trebui s includ numele persoanei creia i se adreseaz scrisoarea. Formulele acceptabile de salut pentru scrisorile de afaceri includ, de exemplu: Stimate domn sau Stimat doamn, Stimate domnule Popescu sau Stimat doamn (domnioar) Popescu. Nu se va scrie Stimate domn dac expeditorul nu este sigur c destinatarul este brbat. Dac expeditorul este nesigur i nu cunoate numele destinatarului, formula de salut ar trebui s fie Stimate domn sau doamn.

Elemente uzuale scrisorilor comerciale


4. Coninutul scrisorii cuprinde, de regul, paragraful de introducere, mesajul scrisorii i ncheierea. Rareori depete o pagin, textul fiind ct mai concis.

5. Formula de ncheiere i de salut este plasat de obicei cu 2-3 rnduri sub textul scrisorii i cuprinde cel mai frecvent exprimrile: cu respect / un salut cordial / cele mai bune urri / al dumneavoastr sincer etc.

6. Semntura presupune inserarea numelui complet al celui ce semneaz corespondena, precum i calitatea acestuia. Numele i funcia sunt ntotdeauna tehnoredactate, iar semntura se plaseaz deasupra lor

5. 2013 Prezentare TEMA5MAI Operatiuni precontractuale_Scrisorile Comerciale.pdf

Documents

Transcript of 5. 2013 Prezentare TEMA5MAI Operatiuni precontractuale_Scrisorile Comerciale.pdf