APROBAT

Conductorul organizaiei /Nume Prenume/din ___ __________ _____

REGULAMENT CADRU DE ORGANIZARE I FUNCIONARE A ACTIVITII DE VOLUNTARIAT DIN CADRUL INSTITUIEI GAZD ________________

Capitolul I

DISPOZIII GENERALE

1. Prezentul regulament prevede condiiile de recrutare i standarde de activitate a voluntarilor, precum i metodele i instrumentele de monitorizare i evaluare a activitii acestora;2. Principiile de baz ale voluntariatului

Voluntariatul se fundamenteaz pe urmtoarele principii:

1) participarea ca voluntar, pe baza consimmntului liber exprimat;

2) implicarea activ a voluntarului n viaa comunitii;3) desfurarea voluntariatului excluznd orice remunerare financiar sau material din partea beneficiarului voluntariatului sau a instituiei gazd, cu excepia acoperirii cheltuielilor legate de realizarea activitii;

4) recrutarea voluntarilor pe baza egalitii anselor, fr nici un fel de discriminare;

5) cunoaterea de ctre voluntar a drepturilor i obligaiilor sale;

6) cunoaterea activitii relevante care implic contribuia voluntar;

7) participarea la voluntariatul internaional.

Capitolul IIDREPTURILE I RESPONSABILITILE PRILOR

3. Voluntarului i se garanteaz un minimum de drepturi:1) participarea la elaborarea i derularea programelor pentru care a ncheiat contractul;2) desfurarea activitii ntr-un anumit domeniu n funcie de posibilitile proprii i conform regulilor existente n instituia gazd;3) asigurarea medical facultativ acordat de ctre instituia gazd, n condiiile legii, mpotriva riscurilor de accident, de boal sau a altor riscuri ce decurg din natura activitii;4) rambursarea de ctre instituia gazd, n condiiile convenite prin contract i potrivit legii, a cheltuielilor de transport, cazare, alimentare, n caz de necesitate de deplasare, asigurare i a altor cheltuieli indispensabile pentru desfurarea activitii de voluntariat;5) posibilitatea de a solicita de la instituia gazd un certificat nominal i scrisori de recomandare n baza metodologiei aprobate de Guvern, prin care s se recunoasc prestarea activitii de voluntar i s se confirme experiena i abilitile obinute conform prevederilor contractuale;6) dreptul la timp de odihn, astfel nct durata timpului de lucru, stabilit n condiiile legii, s nu afecteze sntatea i resursele psihofizice ale voluntarului;7) informarea corect i precis cu privire la instituia gazd, politica organizaional i programele acesteia;8) participarea la cursuri de instruire organizate, iniiate sau propuse de instituia gazd pentru o mai bun desfurare a voluntariatului.

4. Voluntarul are urmtoarele obligaii:1) s ndeplineasc sarcinile primite din partea instituiei gazd;2) n exercitarea contractului de voluntariat, s se subordoneze conducerii instituiei gazd cu care a ncheiat contractul;3) s ocroteasc bunurile utilizate n cadrul activitii de voluntariat;4) s pstreze confidenialitatea informaiilor la care are acces n cadrul activitii de voluntariat;5) s nu admit transmiterea obligaiilor sale contractuale altor persoane fr acordul instituiei gazd;6) s respecte alte obligaii care decurg din contractul de voluntariat.5. Responsabilitile instituiei gazd

1. recrutarea voluntarilor numai pentru activitatea prevzut n statutul/programul de voluntariat;

2. efectuarea preseleciei beneficiarilor voluntariatului cu care urmeaz s contacteze voluntarii;

3. asigurarea prestrii activitii de voluntariat cu respectarea cerinelor de protecie i igien a muncii;

4. asigurarea proteciei intimitii beneficiarilor voluntariatului cu care contacteaz voluntarul;

5. elaborarea programului de voluntariat;

6. instruirea i dezvoltarea profesional a voluntarilor, inclusiv privind modul de operare cu anumite echipamente tehnice i condiiile de securitate a muncii, pentru realizarea prevederilor contractului de voluntariat;

7. neadmiterea voluntarilor la prestarea unor munci periculoase sau care pot duna vieii i sntii acestora;

8. asigurarea serviciilor medicale n caz de accident sau de boal care decurg din natura activitii. n cazul n care voluntarul nu este asigurat, costul serviciilor medicale este suportat integral de ctre instituia gazd;

9. rambursarea integral sau parial a cheltuielilor indispensabile pentru desfurarea activitii de voluntariat (transport, cazare, alimentare, asigurare medical facultativ contra riscurilor ce decurg din natura activitii, diurn etc.), n cazul n care voluntarul i exprim acordul;

10. oferirea, la cerere, la finele perioadei de activitate a voluntarului, a unui certificat nominal de voluntariat, care s confirme desfurarea de ctre acesta a activitii de voluntar, experiena i abilitile dobndite i care va fi nregistrat ntr-un registru de eviden a certificatelor respective;

11. eliberarea carnetului de voluntar i a scrisorii de recomandare dac voluntarul este implicat n activitatea de voluntariat mai mult de 20 de ore lunar;

12. inerea unui registru de eviden a voluntarilor, care s includ datele personale ale fiecrui voluntar, numrul contractului de voluntariat, numrul orelor prestate n calitate de voluntar i persoana responsabil de supervizarea voluntarului n cadrul instituiei gazd;

13. asigurarea accesului voluntarului la instrumentele de lucru i la resursele informaionale de care dispune;

14. informarea periodic a voluntarului asupra progreselor realizate i asupra noilor activiti preconizate;

15. ndeplinirea altor responsabiliti incluse n contractul de voluntariat, n temeiul legislaiei.

Capitolul IICONDIIILE DE RECRUTARE A VOLUNTARILORSeciunea 1

Recrutarea i selecia16. Instituia gazd asigur un proces de recrutare i selecie a voluntarilor echitabil, transparent, eficient i consecvent.

Cerine:

1) coordonatorul de voluntari analizeaz i consult cu personalul necesitatea implicrii voluntarilor;

2) mesajul de recrutare i selecie este clar i corespunde realitii;

3) instituia gazd utilizeaz un formular de nscriere pentru potenialii voluntari;

4) recrutarea i selecia voluntarilor este realizat n baza sarcinilor, fiei de post prestabilite.

17. Prima etap de selecie demareaz cu un concurs deschis propus pe pagina web / blog-ul organizaiei sau reele de socializare cu scopul de a acumula i selecta cele mai potrivite formulare de aplicare prin care s se analizeze experiena, abilitile, disponibilitatea i motivarea de implicare a potenialilor voluntari.

18. A doua etap de selecie o reprezint interviul, n care se poart discuii ntre Coordonatorul de voluntari i potenialul voluntar. n cadrul acestui proces se vor solicita dup caz scrisori de recomandare.Capitolul IIISTANDARDE DE ACTIVITATE A VOLUNTARILORSeciunea 1Resurse umane19. Voluntarii snt binevenii i tratai ca membri ai echipei instituiei gazd.

Cerine:1) contribuia voluntarilor este binevenit i solicitat la fiecare etap a managementului programului de voluntariat;2) instituia gazd este deschis pentru implicarea voluntarilor aparinnd diverselor medii i categorii sociale care reflect necesitile beneficiarilor si;3) voluntarii nu reprezint un substitut pentru angajai;4) calitatea muncii solicitat de la angajai i voluntari pentru acelai tip de activitate este aceeai.

Seciunea 2Misiune i valori20. Instituia gazd stabilete valorile privind implicarea voluntarilor, recunoate i sprijin rolul voluntarilor n realizarea misiunii acesteia.Cerine:1) programul de voluntariat dispune de o misiune formulat i de un cod de valori privind implicarea voluntarilor;2) organul de conducere aprob obiectivele generale privind implicarea voluntarilor i recunoate rolul voluntarilor n realizarea misiunii instituiei gazd, prevederi care se regsesc n statutul i n programul de voluntariat;3) membrii echipei instituiei gazd cunosc misiunea i valorile programului de voluntariat.

Seciunea 3Politici i proceduri de voluntariat21. Instituia gazd posed politici i proceduri scrise, bazate pe principii de nediscriminare, egalitate i diversitate, care definesc i sprijin implicarea voluntarilor.Cerine:

1) politicile i procedurile de voluntariat snt comunicate ntregului personal i voluntarilor;2) politicile i procedurile snt urmate n mod constant i echitabil;3) politicile i procedurile de voluntariat snt revizuite cu regularitate cu implicarea conducerii, personalului i a voluntarilor.

22. n momentul semnrii Contractului, voluntarului i se comunic i prevederile Regulamentului intern de organizare i funcionare a activitii de voluntariat din cadrul instituiei gazd, fapt pentru care voluntarul semneaz.Seciunea 423. Planificarea i administrarea programului de voluntariat24. Instituia gazd desemneaz o persoan, numit coordonator de voluntari, care este responsabil de planificarea i administrarea programului de voluntariat.Cerine:1) coordonatorul de voluntari deine pregtire i experien corespunztoare, i exercit atribuiile n conformitate cu fia de post elaborat i revizuit cu regularitate de conducerea instituiei gazd i este numit prin ordin/decizie/dispoziie/hotrre de instituia gazd;2) coordonatorul de voluntari este responsabil de realizarea planului de aciuni anual al programului de voluntariat;3) scopul i obiectivele programului de voluntariat snt cunoscute de ctre angajai i snt revizuite anual;4) instituia gazd identific i planific resurse financiare i materiale pentru a acoperi cheltuielile aferente programului de voluntariat necesare pentru desfurarea activitilor;5) n cadrul edinelor interne ale instituiei gazd este alocat timp pentru a discuta despre programul de voluntariat.

Seciunea 5Sarcinile voluntarului25. Coordonatorul de voluntari elaboreaz sarcini pentru voluntari n conformitate cu nevoile beneficiarilor, ale instituiei gazd i ale voluntarilor pentru a atinge scopul i obiectivele programului de voluntariat.Cerine:1) n procesul de elaborare i revizuire a sarcinilor pentru voluntari este consultat ntreaga echip a instituiei gazd;2) coordonatorul de voluntari elaboreaz i actualizeaz fiele postului pentru voluntari n cadrul instituiei gazd;3) sarcinile din fia de post snt adaptate abilitilor, pregtirii i intereselor individuale ale voluntarilor i snt orientate spre obinerea de rezultate specifice.

Seciunea 6Orientarea i instruirea26. Potenialilor voluntari li se asigur prezentarea instituiei gazd, iar n caz de necesitate, att voluntarii, ct i personalul snt instruii pentru ndeplinirea sarcinilor.Cerine:1) potenialii voluntari i voluntarii primesc informaii despre istoria, misiunea, structura, politicile i procedurile organizatorice ale instituiei gazd;2) noii voluntari snt prezentai personalului i voluntarilor cu care vor veni n contact;3) personalului i se acord instruire i motivare pentru a lucra eficient cu voluntarii;4) coordonatorul de voluntari beneficiaz cu regularitate de oportuniti de dezvoltare profesional.

27. Pentru asigurarea instruirii voluntarilor, Coordonatorul de voluntari realizeaz un Program de formare continu care poate fi intern i/sau extern, ce cuprinde training-uri, discuii, mese rotunde la tematicile potrivite i utile pentru activitatea ulterioar.Seciunea 7Motivarea i recunoaterea28. Instituia gazd aplic metode de motivare i recunoatere a meritelor voluntarilor innd cont de motivaia individual a fiecruia.Cerine:1) contribuiile i eforturile voluntarilor snt recunoscute de instituia gazd, n mod sistematic, adecvat i n timp util, prin aplicarea de diverse metode de motivare i recunoatere;2) aptitudinile i experiena dobndite n activitatea de voluntariat, precum i timpul alocat snt recunoscute prin documente oficiale (scrisoare de recomandare, certificat nominal de voluntariat sau carnet de voluntar) eliberate de instituia gazd conform legislaiei n vigoare.

Seciunea 8

Termenii financiari29. Activitatea de voluntariat nu presupune cheltuieli din bugetul personal.30. Rambursarea cheltuielilor indispensabile pentru desfurarea activitii de voluntariat (transport, cazare, alimentare, asigurare medical facultativ contra riscurilor ce decurg din natura activitii, diurn etc.) se va efectua conform legislaiei n vigoare.31. Cheltuielile voluntarilor vor fi rambursate pe baz de documente justificative.

32. Decontrile vor fi efectuate conform legislaiei n vigoare.Capitolul IVINSTRUMENTE DE LUCRU OPIONALE

FOLOSITE N ACTIVITATEA DE VOLUNTARIAT

33. Principalele instrumente de lucru pentru care voluntarii pot opta snt: contractul de voluntariat, certificatul nominal de voluntariat, carnetul de voluntar i scrisoarea de recomandare34. Aceste instrumente de lucru se emit i se completeaz doar de instituia gazd a activitii de voluntariat dup modelele i n conformitate cu prevederile Hotrrii Guvernului nr. 158 din 12 martie 2012 cu privire la aprobarea Regulamentului de aplicare al Legii Voluntariatului nr. 121 din 18 iunie 2010Capitolul VMETODELE I INSTRUMENTELE DE MONITORIZARE I EVALUARE A ACTIVITII VOLUNTARILORSeciunea 1

Supervizarea35. Instituia gazd supervizeaz continuu activitatea voluntarilor n scopul ndeplinirii eficiente i n termenele stabilite a sarcinilor.

Cerine:

1) voluntarii snt sprijinii n procesul de ndeplinire a sarcinilor i snt ncurajai de a oferi i primi feedback;

2) complexitatea i riscul fiecrei sarcini determin nivelul de supervizare;

3) supervizorul utilizeaz o fi de supervizare.

Seciunea 2

Evaluarea36. Impactul i contribuia voluntarilor, a programului de voluntariat snt evaluate continuu pentru a ndeplini nevoile instituiei gazd.

Cerine:

1) instituia gazd evalueaz periodic, n baza fiei de post, implicarea i performana fiecrui voluntar n parte;

2) procedura de evaluare se comunic voluntarului n momentul semnrii contractului i/sau a ordinului/deciziei/ dispoziiei/hotrrii n temeiul creia persoana a fost acceptat ca voluntar;3) gradul de atingere a obiectivelor programului de voluntariat este evaluat cu regularitate de ctre instituia gazd;

4) voluntarii i personalul snt implicai n procesul de evaluare a programului de voluntariat;

5) instituia gazda aplic diverse instrumente de evaluare.

37. Procedura de evaluare se comunic voluntarului n momentul semnrii contractului i / sau a ordinului/deciziei/dispoziiei/hotrrii n temeiul creia persoana a fost acceptat ca voluntar. 38. Voluntarii i personalul sunt implicai periodic n procesul de evaluare a gradului de atingere a obiectivelor programului de voluntariat.Seciunea 3

Evidena i pstrarea datelor39. Pentru evidena i pstrarea datelor cu referire la activitatea voluntarului, instituia gazd utilizeaz i pstreaz la sediul su instrumentele standardizate din Regulamentul de aplicare al Legii Voluntariatului nr. 121 din 18 iunie 2010, adoptat prin Hotrrea de guvern nr. 158 din 12 martie 2012:1) registrul de eviden a voluntarilor;2) registrul de eviden a contractelor de voluntariat i a certificatelor nominale de voluntariat;3) registrul de eviden a carnetelor de voluntar

40. Coordonatorul de voluntari ine evidena activitii fiecrui voluntar n dosarul personal al voluntarului care trebuie s includ:1) copia buletinului i / sau a paaportului;

2) formularul de nscriere/aplicare;3) CV (opional);4) contractul de voluntariat i/sau ordinul/decizia/ dispoziia/hotrrea n temeiul creia persoana a fost acceptat ca voluntar;5) actul(ele) adiional(e) de prelungire/renegociere a contractului de voluntariat, dac este cazul;6) acordul de ncetare a contractului de voluntariat, decizia de desfacere a contractului de voluntariat, dac este cazul;7) documentul prin care se ine evidena lunar i / sau anual a activitii voluntarului;8) fia(ele) de post;9) fia(ele) de supervizare;10) fia(ele) de evaluare;11) diverse cereri i plngeri etc.Capitolul V

NCHEIEREA RAPORTURILOR DINTRE VOLUNTAR I INSTITUIA GAZD A ACTIVITII DE VOLUNTARIAT41. Stagiul de voluntariat poate nceta:

1) urmare finalizrii programului de voluntariat al instituiei gazd;

2) ncetrii contractului de voluntariat;

3) la iniiativa uneia dintre pri cu un preaviz de 15 zile;

4) independent de voina prilor, o situaie de natur s ngreuneze executarea obligaiilor ce revin prilor;5) nendeplinirea sarcinilor de ctre voluntar; 6) refuzul de a continua activitatea/colaborarea cu organizaia; 7) denigrarea i afectarea imaginii organizaiei; 8) nerespectarea orarului de lucru / termenelor de implementare; 9) rspndirea informaiei confideniale10) situaiile cnd instituia pierde (sau i se suspend) statutul de instituie gazd a activitii de voluntariat.42. ncheierea activitii se va realiza prin ordinul/decizia/dispoziia/ hotrrea instituiei gazd n care este specificat clar motivul ncetrii activitii i care se confirm prin semntura voluntarului c i s-a adus la cunotin.1