ALOCAREA RESURSELOR UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICRSOFT PROJECT 2003

21

2. ALOCAREA RESURSELOR UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICRSOFT PROJECT 2003

2.1 Alocarea resurselor umane i materiale n cadrul planificatorului creat cu Microsoft Project 2003

Oamenii i echipamentele reprezint resursele fundamentale cu ajutorul crora se realizeaz activitile proiectului. n Microsoft Project (MP) se pot aloca resursele ntr-o manier grafic foarte atractiv. Uneltele i posibilitile de vizualizare din MP ofer n continuare posibilitatea managementului acestor resurse n cadrul ntregului proiect.

Microsoft Project 2003 permite:

Alocarea de resurse pentru activitatea planificatorului, n funcie de necesarul activitilor i disponibilul de resurse;

Crearea de orare de lucru pentru resurse; MP stocheaz o cantitate mare de informaie cu privire la resursele alocate. Aceast

informaie se poate afia la nivelul de detaliu la care utilizatorul dorete s ajung n cadrul rapoartelor implicite sau adaptate n funcie de nevoile lui.

De exemplu: MP furnizeaz informaia pe baza creia utilizatorul s se asigure c unei anumite activiti i s-au alocat suficiente resurse pentru a fi realizat. n plus, se pot introduce informaii de cost pentru manopera necesar realizrii unei anumite activiti, aceast informaie putnd fi defalcat de-a lungul desfurtorului de timp, n care resursa este alocat acelei activiti.

Informaiile cu privire la resurse, introduse ntr-un anumit proiect, se pot utiliza i n alte

proiecte.

2.2 Utilizarea resurselor ntr-un proiect

Microsoft Project 2003, ofer posibilitatea realizrii unui management eficient al resurselor disponibile n urmtoarele situaii:

Cnd se contorizeaz ntreaga cantitate de munc depus de ctre resursele umane i

materiale, alocate activitilor;

Observaie: n cazul n care se realizeaz doar o urmrire general a planificrii duratelor activitilor, atunci nu este necesar s se introduc informaii despre resurse.

ALOCAREA RESURSELOR UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICRSOFT PROJECT 2003

22

Atunci cnd este necesar, att stabilirea unei contabiliti a costurilor, precum i o nelegere mai bun a proiectului, prin clarificarea mpririi responsabilitilor, lucru care va reduce cu mult riscul activitilor neprevzute;

Atunci cnd trebuie monitorizate resursele crora le sunt prea puine/multe sarcini alocate; Atunci cnd este necesar urmrirea costurilor resurselor.

n cazul n care nu se introduc informaii cu privire la resurse, MP calculeaz planificatorul doar n funcie de informaiile cu privire la durata activitilor i relaiile dintre activiti

De multe ori, alocarea resurselor afecteaz lungimea de timp necesar pentru realizarea unei activiti. Aceste cazuri se numesc planificri conduse de resurse. Tot pe baza alocrii resurselor, n cazul introducerii informaiilor de cost, MP calculeaz costurile pentru resurse i activiti.

nainte de a ncepe alocarea resurselor, toat informaia cu privire la resursele

disponibile se poate crea cu ajutorul listei resurselor. n momentul alocrii unei resurse pentru o activitate, MP aloc acelei resurse ntreaga

cantitate de munc care trebuie depus pentru ca o activitate s fie realizat. De aceea, se impune, ca diferitele sarcini de munc necesare a fi depuse pentru o activitate, s fie i ele la rndul lor programate conform planificatorului de munc al resurselor (al calendarului i orarului resurselor), astfel nct, resursele repartizate n paralel (pe parcursul aceleiai perioade de timp) altor activiti, s-i poat desfura munca n mod organizat.

De exemplu: Dac se asigneaz ntreaga zi de munc necesar pentru o activitate, unei anumite resurse, iar acea resurs are alocat un program de lucru full-time, atunci resursa va fi planificat s munceasc pentru acea activitate, pentru orele ce echivaleaz cu o zi ntreag de munc, ncepnd cu cel mai timpuriu moment de start posibil, astfel nct s nu afecteze nici o eventual constrngere impus.

Imediat ce o resurs a fost alocat unei activiti, numele acesteia apare n mod automat scris lng bara orizontal din diagrama Gantt corespunztoare activitilor respective, Fig.6.1.

Prin intermediul alocrii resurselor, planificatorul se poate ajusta datorit modificrii duratei activitilor. Astfel exist posibilitatea s se:

Observaie: Dac o activitate are o durat fix, atunci MP ignor planificarea n funcie de orele de lucru alocate resursei pentru realizarea acelei activiti. De exemplu: Uscarea tmplriei vopsite are o durat fix de timp, necontnd cantitatea de munc depus.

Fig. 2.1 Mod de vizualizare a resursei alocate

ALOCAREA RESURSELOR UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICRSOFT PROJECT 2003

23

Asigneze uniti multiple de resurse, corespunztoare lucrtorilor sau echipamentelor care se pot interschimba, pentru o anumit activitate creia trebuie s-i scurteze durata de timp planificat iniial.

Asigneze resurse care s lucreze n program cu timp redus (part-time) pentru o anume activitate, n cazul n care aceste resurse sunt alocate n paralel i la alte activiti.

Controleze ordinea n care resurse multiple, alocate unei aceleiai activiti, i satisfac programul de munc planificat.

Schimbe sau anuleze alocri de resurse, pentru a se observa efectul asupra ntregului planificator.

Dac munca alocat unei resurse depete timpul disponibil de lucru al acestei resurse, atunci MP d un avertisment c resursa este supraalocat (overallocated), oferind n continuare posibiliti de redresare pentru acest conflict.

2.3. Crearea Listei Resurselor

nainte de a aloca resursele activitilor, se poate crea n prealabil o list a resurselor, (Fig.6.2.) O astfel de list include: Numele resursei (nume de persoane, uniti de echipament sau clase de resurse interschimbabile);

Iniialele de identificare a resurselor;

Denumirea grupului din care face parte resursa (dac este cazul);

Rata procentual disponibil din timpul maxim de 100%;

Informaii detaliate de cost, specifice fiecrui tip de resurs (costul manoperei/or, costul de utilizare,

costul pentru orele suplimentare etc.)

Numele resursei sau tipul resursei

Informaii cu privire la modalitatea de plat, utile n urmrirea costului

Iniialele resursei i numele grupului din care face parte resursa (intrri

Fig. 2.2 Lista Resurselor

ALOCAREA RESURSELOR UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICRSOFT PROJECT 2003

24

Procedura de creare a listei resurselor 1. Din meniul View se selecteaz Resource Sheet (lista resurselor). 2. Din meniul View se selecteaz Table, dup care se alege Entry. 3. n coloana Resource Name se introduc numele resurselor. 4. Dac se dorete configurarea unui grup de resurse, se introduce numele grupului n coloana

Group. 5. n coloana Max Units se introduce rata procentual a disponibilului timpului dintr-un anumit

tip de resurs. 6. Celelalte coloane sunt opionale, denumirea lor implicit putnd fi schimbat n funcie de

nevoile utilizatorului. 7. Se repet suita pailor 3-6 pentru fiecare tip de resurs.

2.4. Alocarea i anularea alocrii unei resurse

Prin facilitatea de alocare a resurselor, utilizatorul se poate asigura c are suficiente resurse pentru desvrirea cu succes a activitilor din cadrul proiectului. MP ofer aceeai procedur de alocare, att pentru resursele umane, precum i pentru cele de echipament.

Unei activiti i se pot aloca: resurse avnd program redus de lucru, resurse multiple, sau mai multe uniti de resursa din cadrul unui grup de resurse, (Fig. 2.3)

MP afieaz lng numele resursei ataat de bara orizontal a diagramei Gantt, procentul de timp al acesteia alocat pentru o activitate, numrul resurselor multiple (n cazul mai multor tipuri de resurse), sau numrul de uniti (n cazul mai multor tipuri de resurse), sau numrul de uniti (n cazul mai multor uniti din acelai tip de resurs).

Observaie: Schimbnd alocarea resurselor, se poate schimba durata unei activiti.

Recomandare: Chiar dac se lucreaz n cadrul diagramei Gantt, sau oricare alt vizualizare de activiti (vizualizri alese din meniul View sau de pe bara vertical a icoanelor), se pot aduga nume de resurse adiionale n lista resurselor. Se face clic pe butonul Resource Assignment de pe bara de unelte Standard. n primul cmp liber al coloanei Name se introduce numele resursei.

Resurs alocat cu program redus Resurs multipl

Multiple uniti ale aceleai resurse

Fig. 2.3 Resurse alocate

ALOCAREA RESURSELOR UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICRSOFT PROJECT 2003

25

Unei resurse i poate fi anulat alocarea n orice moment. Procedura de alocare a unei resurse pentru o activitate 1. Din meniul View se selecteaz Gantt Chart (diagrama Gantt). 2. n tabela Gantt se selecteaz o activitate. 3. Se selecteaz butonul Assign Resources (asigneaz resurse) de pe bara de unelte Standard.

sau: Din meniul Tools se selecteaz Resources dup care se alege Assign Resources. Va aprea o csu de dialog pentru alocarea resurselor. (Fig.6.4)

4. n coloana Name se selecteaz resursa care trebuie alocat pentru activitatea selectat.

Pentru a aloca:

Ce trebuie fcut?

O resurs cu program redus (part-time)

Se introduce un numr zecimal n cmpul Units pentru a reprezenta procentul timpului de munc, pe care respectiva resurs, trebuie s-l efectueze pentru activitatea selectat

Cteva tipuri diferite de resurse Se selecteaz fiecare tip de resurs n parte Mai multe uniti din acelai tip de resurs

Se introduce un numr zecimal n cmpul Units care s reprezinte procentul de munc cumulat de ctre unitile de resurs alocate respectivei activiti.

Dac este necesar, se vor introduce numele unor resurse noi n celulele libere ale coloanei