MODIFICAREA UNUI CONTRACT

intre eligibilitate si corectie financiara

1

Orice contract aflat n derulare se poate

modifica prin ACTE ADIIONALE dar.....

FR A SCHIMBA ESENIAL OBIECTUL CONTRACTULUI!!!

2

Reguli privind abordarea modificrilor de contracte

n baza Regulamentului Comisiei nr. 1386/2002 ce stabilesc

normele de aplicare a Regulamentului Consiliului nr.

1164/1994 i care prevd c fiecare stat membru se asigur c organismele de implementare a proiectelor beneficiaz de orientri corespunztoare privind organizarea sistemelor de management i control care s asigure buna gestionare a Fondului"', Atingerea obiectivelor

Deciziilor de Finanare cu minimum de costuri i cu maximizarea gradului de utilizare a asistenei comunitare prin eficientizarea managementului de contract i minimizarea riscului apariiei blocajelor n implementare.

3

Modificrile de contracte care implica creterea bugetului iniia Apar, ca regul general, n urmtoarele situaii: - Ca urmare a stabilirii n conformitate cu prevederile Condiiilor Generale de Contract FIDIC a cuantumului financiar asociat uneia sau mai multor revendicri naintate de Antreprenor (n cazul contractelor de Lucrri). - Ca urmare a extinderii perioadei de prestare a serviciilor (n cazul contactelor de supervizare de tip fee based"). - Alte situaii, de la caz la caz (exemplu: necesitatea obiectiv a asigurrii unor resurse suplimentare n cadrul contractelor de supervizare (far a fi necesar i extinderea perioadei de prestare a serviciilor).

4

Cazurile n care autoritile contractante pot da curs acestor modificri de contracte din perspectiva limitrilor impuse de regulile de achiziii publice aplicabile ( OUG 34/2006) precum i criteriile n baza crora va fi stabilit eligibilitatea la rambursare a sumelor suplimentare

rezultate.

5

1. Achiziii publice Lucrri Depirea valorii de contract este acceptabil din punct de vedere al regulilor de achiziie public n urmtoarele situaii: 1. Aceste depairi vizeaz compensarea unor costuri induse Antreprenorului ca urmare a unor situaii neimputabile acestuia i nu reprezint contravaloarea unor lucrri suplimentare (neincluse n dosarul de licitaie iniial) a cror realizare s fi fost solicitat de Beneficiar, Exemple: Costurile indirecte asociate extinderii de timp. Costurile asociate ajustrii preurilor de ofert cu indicii de inflaie, n condiiile n care actualizarea se face exclusiv pentru lucrrile executate pe perioada prelungirii duratei iniiale de execuie i n situaia n care cauzele care au condus la extinderea de timp nu sunt atribuibile Antreprenorului.

6

1. Achiziii publice Lucrri 2. Caracterul specific al lucrrilor suplimentare crora le sunt asociate aceste costuri le face inseparabile din punct de vedere tehnic i economic de contractul iniial, iar valoarea acestora nu depete 50% din valoarea contractului iniial. In aceasta categorie se pot ncadra lucrrile suplimentare rezultate n urma revizuirii proiectelor tehnice (prilej cu care pot aprea noi articole i/sau revizuiri ale cantitilor de lucrri iniiale ce nu pot fi supuse unei proceduri separate de achiziie public) sau identificrii de noi reele de utiliti pentru care sunt necesare activiti de relocare/protejare.

7

2. Achiziii publice Servicii Extinderea contractelor de supervizare a contractului/ contractelor de lucrri aferent/aferente este recomandata pana la limita permis de regulile de achiziii publice aplicabile n condiiile n care: Serviciile suplimentare de supervizare sunt ncadrabile n categoria de servicii complementare inseparabile din punct de vedere tehnic i economic de contractul initial (in condiiile necesitii obiective de a pstra expertiza i responsabilitatea contractorului). Extinderea perioadei de execuie a lucrrilor peste data iniiala de finalizare este incadrabil la categoria evenimentelor neprevzute.

8

2. Achiziii publice Servicii Suplimentarea bugetului contractelor de supervizare n

scopul asigurrii unor resurse proporionale n raport cu cantitatea de lucrri supervizate poate fi acceptat (n condiiile n care serviciile suplimentare de supervizare sunt ncadrabile n calegoria serviciilor complementare

inseparabile din punct de vedere tehnic i economic: de contractul iniial) dar doar n situaia n care Beneficiarul poate proba c dimensionarea corespunztoare a echipelor de supervizare de pe antier nu putea fi n mod rezonabil prevzut la momentul atribuirii contractului iniial.

9

10

Eligibilitatea sumelor aferente suplimentrii contractelor

Incadrarea n prevederile relevante ale procedurilor de achiziii publice reprezint o precondiie a eligibilitii sumelor suplimentare asociate modificrilor de contracte. In plus fa de acest criteriu, eligibilitatea acestor sume va fi stabilit pentru fiecare caz n parte pe baza urmtoarelor principii:

Eligibilitate contracte de lucrari Sumele aferente acelor modificri ale contractelor de lucrri ce au fost generate de schimbri n legislaie, for major, evenimente neprevzute i circumstane impredictibile din punct de vedere tehnic (ntr-o

interpretare mai larg care va ine cont de condiiile specifice din Romnia) sunt eligibile.

11

Eligibilitate contracte de lucrri In categoria evenimentelor neprevzute/ circumstanelor impredictibile din punct de vedere tehnic pot fi ncadrate dup urmtorul tip: 1. Condiii fizice care nu puteau fi n mod rezonabil prevzute n documentaia tehnica pus la dispoziia ofertanilor la momentul atribuirii lucrrilor. In aceast sub-categorie pot fi ncadrate modificrile survenite ca urmare a inconsistenei datelor disponibile la nivel de Studiu de fezabilitate (pentru contractele de tip FIDIC Galben) respectiv Proiect Tehnic (pentru contractele de tip FIDIC Rou). In aceste situaii sumele suplimentare rezultate vor fi acceptate la rambursare doar n condiiile n care Beneficiarul poate proba n mod rezonabil faptul c n momentul realizrii studiilor tehnice preliminare au fost respectate toate standardele de calitate uzuale.

12

Eligibilitate contracte de lucrri Sumele suplimentare aprute ca urmare a erorilor de proiectare (exemplu: nerespectarea normativelor de proiectare sau investigaii de teren insuficiente/inadecvate ) sau a inadecvrii documentaiilor tehnice la condiiile reale din teren ca urmare a scurgerii unei perioade prea mari de timp ntre momentul elaborrii acestora i momentul atribuirii lucrrilor vor fi considerate neeligibile ca avnd drept cauz managementul inadecvat al Beneficiarului.

13

Eligibilitate contracte de lucrri

2. Condiii climatice adverse excepionale

3. Vestigii arheologice

4. Alunecri de teren sau alte fenomene fizice neprevzute

5. Schimbri n legislaie

14

Eligibilitate contracte de lucrri Cele mai comune situaii n care nendeplinirea sau ndeplinirea defectuoas a obligaiilor contractuale de ctre Beneficiar au condus la ntrzieri i costuri suplimentare sunt: a. Punerea cu ntrziere la dispoziia Antreprenorului a terenurilor necesare pentru desfurarea lucrrilor. b. Obinerea cu ntrziere a autorizaiei de construcie/avizelor de la proprietarii de utilitati. c. Decalaje ntre execuia unor lucrri inter-conectare atribuite n faze diferite ca urmare a unor ntrzieri n etapa de licitaie. d. Intrzieri n aprobarea proiectului tehnic de ctre Inginer - pentru contractele de tip FIDIC Galben care includ prevederi n acest sens i n situaia Inginerului poate fi probat n mod obiectiv (ex: existena unei Comisiei de Adjudecare a Disputelor in acest sens).

15

Eligibilitate contracte de lucrari e. Calitatea slab a Proiectului Tehnic (n cazul contractelor tip FIDIC Rou) sau a Studiului de Fezabilitate n baza crora au fost elaborate Cerinele Beneficiarului (n cazul contractelor tip FIDIC Galben) n condiiile n care responsabilitatea in acest sens aparine Beneficiarului. Totui, dei Comisia European consider, sumele suplimentare provenite din erorile sau optimizarea documentaiilor tehnice pe parcursul execuiei lucrrilor ca fiind neeligibile, vor fi, totui, acceptate la rambursare acele sume provenind din lucrri suplimentare de relocare/protejare utiliti din cauza situaiei specifice din Romnia (date incomplete/inexacte privind localizarea reelelor),

16

Eligibilitate contracte servicii Pentru asigurarea unui management de contract eficient, n situaiile n care execuia lucrrilor se prelungete peste termenul asumat iniial, se recomand, de asemenea, extinderea contractelor de supervizare pn la limita permisa de regulile aplicabile de achiziii publice. Eligibilitatea sumelor aferente extinderii serviciilor de supervizare survenite ca urmare a prelungirii perioadei de execuie a lucrrilor va fi stabilit n funcie de circumstanele care au generat nefinalizarea la timp a lucrrilor, dupa cum urmeaz

17

Eligibilitate contracte servicii a) n situaiile n care extinderea perioadei de execuie a lucrrilor se datoreaz unor cauze ce presupun, de asemenea, eligibilitatea sumelor suplimentare rezultate (n conformitate cu criteriile descrise mai sus), costurile aferente prelungirii contractelor de supervizare sunt, de asemenea, eligibile.

18

Eligibilitate contracte servicii b) n situaiile n care extinderea perioadei de execuie a lucrrilor se datoreaz unor cauze atribuibile Beneficiarului sau unei tere pri suma aferent creterii bugetului contractului de supervizare este, de asemenea, neeligibil. De asemenea, n condiiile n care n cadrul unui singur contract de asisten tehnic sunt asigurate servicii de supervizare pentru mai multe contracte de lucrri a cror implementare este decalat ca urmare a ntrzierilor aprute n faza de licitaie, suplimentarea bugetului contractului de supervizare va fi considerat, de asemenea, neeligibil (ntrzierile in procesul de licitare/contractare sunt considerate responsabilitatea autoritii contractante).

19

Eligibilitate contracte servicii c) In cazul n care extinderea perioadei de execuie a lucrrilor este atribuibil Antreprenorului, costurile suplimentare aferente contractului de supervizare vor fi considerate neeligibile.

20

Eligibilitate contracte servicii d)In situaiile n care modificarea bugetului unui contract de supervizare este rezultatul unei suplimentri a personalului Inginerului, sumele aferente vor fi considerate eligibile doar in condiiile n care necesitatea redimensionrii echipei de supervizare a aprut ca urmare a unei situaii obiective si unei decizii de management a Beneficiarului.

21

Eligibilitate contracte servicii Exemple: n condiiile in care supervizarea lucrrilor este asigurat n cadrul aceluiai contract prin care s-a realizat i proiectarea, iar Beneficiarul poate proba faptul c la momentul atribuirii contractului dimensiunea adecvat a echipei de supervizare nu putea fi in mod rezonabil prevzut din cauza inexistentei la acel moment a proiectului tehnic/strategiei de contractare, sumele suplimentare aferente vor fi considerare eligibile. In condiiile in care necesitatea suplimentarii resurselor din cadrul contractului de supervizare a aprut ca urmare a unei accelerri a lucrrilor solicitat de Beneficiar Antreprenorului, sumele aferente vor fi considerate neeligibile.

22

Abordarea modificrilor de contracte din perspectiva unui management de proiect

eficient

23

Modificarea unui contract aflat n curs de implementare reprezint o msur excepional a

crei aplicare trebuie precedat de o analiz riguroas a circumstanelor care impun aceast solutie ca necesar i oportun. In acest sens,

autoritatea contractant trebuie s aib n vedere urmtoarele aspecte:

24

Necesitatea i oportunitatea modificrii contractelor, n relaie cu scopul central reprezentat de atingerea obiectivelor Constractului

de Finanare cu minimum de costuri i cu maximizarea gradului de utilizare a asistenei comunitare.

Suplimentarea bugetelor contractelor se face cu

respectarea regulilor aplicabile de achiziii publice ( OUG 34).

25

Modificri minore prin ordin de variaie Modificarile minore in legatura cu administrarea contractului nu vor face subiectul unui act aditional, dar pot fi agreate pe baza clauzelor contractuale FIDIC (13.1 Dreptul de a modifica, 13.2 Initierea de propuneri, 13.3 Procedura unei variatii). Acest tip de modificare se aplica in vederea folosirii contingentarilor existente in Contract si poate fi initiat de Constructor sau Consultant pe baza unei solicitari scrise, care daca este adoptata poate (i) accelera finalizarea proiectului, (ii) reduce costurile Angajatorului in ceea ce priveste executia, intretinerea si operarea, (iii) imbunatateste eficienta lucrarilor, (iv) sunt in beneficiul Angajatorului

26

Ordin de variaie Solicitarea Constructorului va conine: O descriere a proiectului/lucrarilor propuse a fi executate si un grafic de executie; Propunerea oricaror modificari necesare asupra graficului (clauza 8.3 Grafic de lucru) si a Timpului de executie; Propunerea de ajustare a Pretului de Contract. Consultantul, dupa primirea unei astfel de propuneri va raspunde: aprobnd, respingnd sau comentnd. Orice instructiune de a executa o Variatie cu orice cerinta pentru inregistrarea Costurilor, vor fi emise de Consultant catre Constructor, care va confirma primirea. Dupa emiterea instructiunii sau aprobarea Variatiei, Consultantul va proceda in conformitate cu clauza 3.5 Determinari, in vederea determinarii ajustarilor la Pretul de Contract si a Tabelelor de Preturi. 27

Addendum (Act adiional) Pentru modificri substaniale Un act aditional nu ar trebui sa schimbe fundamental natura contractului original. Modificarile substantiale includ: - extinderea duratei legale a contractului nu are implicatii financiare si durata contractului respecta durata Memorandumul de Finantare/Acordului de Imprumut din care face parte; - modificarea scopului lucrarilor, ex. restrngere partiala, extindere sau inlocuire activitati; - extinderea in timp si/sau alocarea unor resurse suplimentare pentru a acoperi activitati suplimentare, legate de finalizarea Cerintelor particulare, avnd ca rezultat cresterea valorii bugetului total al contractului.

28