02 Ghid Al Solicitantului

0

CENTRUL DE PROIECTE CULTURALE AL MUNICIPIULUI

BUCUREȘTI – ARCUB -

PROGRAM CULTURAL BUCUREȘTI 555

GHID AL SOLICITANTULUI 2014

1

CUPRINS:

1.DISPOZIȚII GENERALE

1.1.Scopul prezentului Ghid al solicitantului

1.2.Termenii de referință

1.3. Prezentarea Programului

1.3.1.Obiectivele Programului

1.3.2.Domeniile culturale de aplicație

1.3.3. Bugetul total alocat şi valoarea maximă a finanţării

1.3.4. Durata proiectelor/acțiunilor culturale

1.3.5. Calendarul Programului

1.4.Principii de atribuire

1.5.Informare publică și transparență decizională

2. PROCEDURA DE SOLICITARE A FINANȚĂRII NERAMBURSABILE

2.1. Prevederi generale

2.2. Criterii de eligibilitate privind solicitanţii

2.3. Criterii de eligibilitate referitoare la propunerile de proiecte și acțiuni culturale

2.4. Conținutul și modalitatea de transmitere a dosarului de aplicație

2.4.1.Conținutul dosarului de aplicație

2.4.2.Transmiterea dosarului de aplicație

3. SELECTAREA ŞI EVALUAREA PROPUNERILOR DE PROIECT

3.1. Etape de selecție și evaluare a ofertelor culturale

3.2. Criterii de selecţie privind conformitatea respectiv eligibilitatea administrativă

3.3. Criterii de selecție ale ofertelor culturale

3.4. Grila de evaluare a proiectelor și acțiunilor culturale

4. PROCEDURĂ DE CONTRACTARE ȘI DECONTARE A CHELTUIELILOR

4.1. Prevederi financiare generale aplicabile pe perioada implementării proiectelor/acțiunilor

culturale

4.2 Completarea bugetului și a devizului estimativ

4.3 Contractul de finanțare nerambursabilă

4.4 Tranșe de finanțare

4.5. Procedura de decontare a cheltuielilor

4.6. Procedura de monitorizare și raportare financiară

4.7. Plăți necuvenite

4.8. Obligațiile beneficiarului în perioada de implemntare a proiectului

4.9. Modificarea contractului de finanţare

4.10.Dreptul de proprietate intelectuală

4.11. Parteneriatele din cadrul proiectului/acțiunii culturale

5. REGULI DE IDENTITATE VIZUALĂ

6. LISTA ANEXELOR

2

În conformitate cu prevederile Art. 5 din Regulamentul de Organizare și Funcționare al

Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB, aprobat prin

H.C.G.M.B. nr. 305/2013.

Având în vedere O.G. nr. 51/ 1998 privind înbunătățirea sistemului de finanțare a

programelor, proiectelor și acțiunilor culturale, astfel cum a fost modificată și completată prin

O.G. nr. 2/ 2008, aprobată prin Legea nr. 199/2008.

1.DISPOZIȚII GENERALE

1.1.Scopul prezentului Ghid al solicitantului

Prezentul Ghid al solicitantului stabilește principiile, cadrul general și procedura de atribuire a

contractelor de finanţare nerambursabilă din fonduri publice, având ca obiect procedura de

solicitare a finanțărilor nerambursabile, selectarea și evaluarea propunerilor de proiect,

contractarea și decontarea cheltuielilor în cadrul Programului cultural București 555 ,

finanţate din bugetul propriu al Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului Bucureşti -

ARCUB.

Prezentul Ghid al solicitantului nu se aplică pentru stabilirea şi realizarea programelor,

proiectelor şi acțiunilor culturale proprii, iniţiate, organizate și derulate de Centrul de Proiecte

Culturale al Municipiului Bucuresti - ARCUB.

1.2.Termenii de referință

În înțelesul prezentului Ghid al solicitantului, termenii de mai jos au următoarea

semnificație:

acțiune culturală - prezentarea publică a rezultatului unei activități având caracter irepetabil

în timp, în urma căreia rezultă un bun cultural de tip eveniment;

autoritate finanţatoare – autorități ale administrației publice locale, instituții publice cu

personalitate juridică care au ca obiect de activitate și finanțarea de programe, proiecte și

acțiuni culturale, în cazul prezent, Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București -

ARCUB;

beneficiar – solicitantul căruia i se atribuie contractul de finanţare nerambursabilă în urma

aplicării procedurii selecţiei publice de proiecte și acțiuni culturale, devenind responsabil de

producerea/exploatarea bunului cultural;

solicitant - persoană juridică de drept public sau privat, română autorizată, respectiv înființată

în condițiile legii române, după caz, care depune o ofertă culturală;

cerere de finanţare – document completat de către solicitanţi în vederea obţinerii finanţării,

pentru o propunere de proiect;

domeniu – arie de activitate culturală în cadrul căreia trebuie să se înscrie propunerile de

proiect pentru a fi eligibile;

perioada de desfăşurare a proiectului – perioada înscrisă în contractul de finanţare, are ca

început data începerii primei activităţi şi ca sfârşit o dată anterioară depunerii dosarului de

decont (poate începe imediat după semnarea contractului şi poate dura până cel mai târziu

pe 1 noiembrie 2014);

proiect cultural – un set de activităţi nonprofit care se desfăşoară în legătură cu un anumit

obiectiv cultural, pe o perioadă determinată şi într-un loc stabilit, în urma căruia rezultă un

bun cultural;

program cultural - ansamblu de proiecte culturale sau după caz, ansamblu de proiecte si

acțiuni culturale, subsumat unei teme/concepții, realizat pe durata unui exercițiu financiar, în

urma căruia rezultă unul sau mai multe bunuri culturale;

ofertă culturală - propunerea de producere sau exploatare a unui bun cultural, elaborată de

solicitant sub forma unui program, proiect sau acțiune culturală;

3

bun cultural - materializarea unui proiect sau a unei acţiuni culturale, prin care se

urmăreşte, în funcţie de adresabilitate, satisfacerea interesului cultural la nivel local;

categorii de cheltuieli eligibile – categoriile prevăzute în prezentul Ghid al solicitantului,

care pot fi finanţate în cadrul programului de finanțare nerambursabilă;

cheltuieli eligibile – sunt considerate eligibile cheltuielile care reflectă costuri necesare şi

rezonabile, sunt oportune şi justificate, sunt efectuate pe perioada de desfăşurare a

proiectului, sunt legate în mod direct de obiectul contractului de finanţare şi trebuie să fie

prevăzute în formularul de buget, sunt înregistrate în contabilitate (în cazul persoanelor

juridice), identificabile şi verificabile, şi sunt susţinute de acte şi documente, justificative

originale, corespunzătoare;

contract de finanţare nerambursabilă – contract încheiat, în condiţiile legii, între Centrul de

Proiecte Culturale al Municipiului București - ARCUB şi beneficiarul finanţării

nerambursabile, prin care părţile stabilesc condiţiile acordării acesteia;

contribuţie proprie – cheltuielile eligibile presupuse de realizarea proiectului, suportate de

către solicitantul finanţării, din surse proprii sau atrase, în numerar, în procent de minimum 20

% din valoarea finanţării acordate de Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București -

ARCUB;

finanţare nerambursabilă – alocaţie financiară din fonduri publice, în vederea desfăşurării

de către persoane fizice/juridice de drept public sau privat, române, autorizate respectiv

înfiinţate în condiţiile legii, a unor activităţi nonprofit care să contribuie la realizarea unor

proiecte culturale, la nivel local;

fonduri publice – sume alocate din bugetul Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului

București - ARCUB ;

valoarea maximă a finanţării – valoarea maximă a contribuţiei Centrului de Proiecte

Culturale al Municipiului București - ARCUB. Aceasta este mai mică decât valoarea totală a

costurilor eligibile ale proiectului;

bugetul proiectului - valoarea totală a costurilor eligibile ale proiectului constituită atât din

finanţarea oferită de Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București - ARCUB cât şi

din alte finanțări asigurate de beneficiar.

1.3.Prezentarea Programului

1.3.1. Obiectivele Programului

Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB este permanent preocupat

să adopte acele strategii culturale care să permită promovarea patrimoniului cultural artistic.

Programul cultural București 555 are ca principal obiectiv promovarea valorilor culturale prin

intermediul proiectelor și acțiunilor culturale, vizând o prezentare activă a diversității

conținuturilor și expresiilor artistice.

Asigurând creatorilor oportunitatea de a-și face cunoscută opera în spațiul Bucureștean,

Programul cultural București 555 va prilejui accesul la cunoasterea valorilor cultural-artistice

autohtone și universale de către publicul bucureștean rezident și în tranzit și crearea unei

percepții corecte asupra potențialului cultural și oferirea unei oportunității de implementare a

unor proiecte și acțiuni inovatoare, integratoare și relevante pentru viața culturală

bucureșteană.

Prin acest program se poate acorda finanțare nerambursabilă pentru exploatarea/ promovarea

bunurilor culturale.

4

1.3.2. Domeniile culturale de aplicație

Domeniile culturale pentru care solicitanții pot depune oferte culturale sunt:

Arte vizuale – expozitii: artă fotografică, arta plastică, sculptură;

Teatru – spectacol, festival;

Muzică – concert, festival;

Dans – spectacol, festival.

1.3.3. Bugetul total alocat şi valoarea maximă a finanţării

Suma disponibilă pentru sesiunea de finanţare nerambursabilă proiecte și acțiuni culturale a

Progamului cultural București 555 este de 3.000.000 lei.

Suma solicitată pentru finanțarea unui proiect sau a unei acțiuni culturale prin acest Program

nu poate depăși 70.000 lei.

Acordarea finanțării nerambursabile este condiționată de existența altor surse de finanțare,

proprii și/sau atrase de beneficiar, care pot fi asigurate în numerar. Contribuția proprie a

solicitantului trebuie să fie de minimum 20% din costul total al proiectului/acțiunii culturale.

Nu pot solicita finanțare nerambursabilă instituțiile finanțate de la bugetul local, respectiv

instituțiile din subordinea Primăriei Municipiului București.

1.3.4. Durata proiectelor/acțiunilor culturale

Finanţarea nerambursabilă a proiectelor și acțiunilor culturale se aprobă pentru activităţile

efectuate în perioada derulării contractului de finanţare, respectiv de la data semnării

contractului de ambele părți până cel tărziu la data de 1 noiembrie 2014.

1.3.5. Calendarul Programului

05.05.2014 – lansarea Programului București 555

05.05.2014 - 04.06.2014 depunerea dosarelor de aplicație (30 zile calendaristice)

05.06.2014 - 11.06.2014 verificarea conformității respectiv eligibilității administrative a

ofertelor culturale (5 zile lucrătoare)

12.06.2014 - publicarea rezultatelor privind conformitatea respectiv eligibilitatea

administrativă (1 zi)

13.06.2014 – 03.07.2014 – selecția și evaluarea ofertelor culturale (15 zile lucrătoare)

04.07.2014 – 07.07.2014 – stabilirea ierarhiei ofertelor culturale (2 zile lucrătoare)

08.07.2014 - publicarea rezultatelor (1 zi)

09.07.2014 – 11.07.2014 - depunerea contestațiilor (3 zile lucrătoare)

14.07.2014 – 16.07.2014 - soluționarea contestațiilor (3 zile lucrătoare)

17.07.2014 - publicarea rezultatelor finale (1 zi)

18.07.2014 – 25.07.2014) perioadă estimată pentru semnarea contractelor de finanțare (6 zile

lucrătoare)

1.4.Principii de atribuire

Principiile care stau la baza atribuirii contractelor de finanțare nerambursabilă sunt:

libera concurentă - asigurarea condițiilor pentru ca orice solicitant să aibă dreptul de a

deveni beneficiar;

transparență - punerea la dispoziția tuturor celor interesați a informațiilor referitoare la

aplicarea procedurii de finanțare nerambursabilă a ofertelor culturale;

diversitate culturală si pluridisciplinaritatea - tratamentul nediscriminatoriu al

solicitanților, reprezentanți ai diferitelor comunități sau domenii culturale, precum și

promovarea diversității bunurilor culturale, a abordărilor multidisciplinare;

5

neretroactivitatea - excluderea posibilitații destinării fondurilor nerambursabile unei

activități a carei executare a fost deja începută sau finalizată la data incheierii

contractului de finanțare;

susținerea debutului - incurajarea inițiativelor persoanelor juridice de drept public ori

privat recent autorizate, respectiv inființate, pentru a desfasura activitati culturale.

1.5.Informare publică și transparență decizională

Procedurile de planificare și executare a plafoanelor de cheltuieli privind finanțările

nerambursabile, desemnarea membrilor comisiei de evaluare și selecție, procedurile de

atribuire a contractelor de finanțare nerambursabilă, contractele de finanțare nerambursabilă

semnate de autoritatea finanțatoare cu beneficiarii, precum și rapoartele de execuție bugetară

privind finanțările nerambursabile, constituie informații de interes public, potrivit dispozițiilor

Legii nr. 544/ 2001 privind liberal acces la informațiile de interes public, cu modificările și

completările ulterioare.

2. PROCEDURA DE SOLICITARE A FINANȚĂRII NERAMBURSABILE

2.1. Prevederi generale

Pot solicita finanțare nerambursabilă persoane fizice autorizate, asociații, fundații precum și

instituții publice de cultură înființate în condițiile legii române, care derulează activități

culturale.

Solicitanții pot depune în cadrul acestei sesiuni de finanțare maxim 3 oferte culturale.

2.2 Criterii de eligibilitate privind solicitanții

Solicitantul eligibil reprezintă entitatea care îndeplinește cumulativ următoarele criterii

enumerate:

Dispun de resurse materiale și personal calificat pentru a derula proiectul cultural

atribuit. În acest sens solicitantul va anexa la cererea de finanţare CV-urile membrilor

echipei de proiect;

Nu sunt în stare de insolvenţă, conform prevederilor legii nr. 273/2006 privind

finanţele publice locale, art. 75, cu modificările şi completările ulterioare sau ale legii

nr. 85/ 2006, privind procedura insolvenţei;

Nu au suferit condamnări definitive din cauza unei conduite profesionale îndreptate

împotriva legii, decizie formulată de o autoritate de judecată ce are forţă de res

judicata (ex. împotriva căreia nu se poate face recurs);

În urma altei proceduri de achiziție sau în urma unei proceduri de acordare a unei

finanțări nerambursabile, au fost gasiți vinovați de încălcare gravă a contractului

datorită nerespectării obligaţiilor contractuale;

Si-au îndeplinit obligatiile cu privire la plata contribuțiilor la asigurările sociale sau

plata taxelor în conformitate cu prevederile legale în vigoare;

Fac dovada capacitații de finanţare (extras de cont, contracte de sponsorizare sau

finanțare, etc.);

Nu au încălcat prevederile unui alt contract de finanțare încheiat cu ARCUB;

Nu sunt finanțați de la bugetul local (Primăria Municipiului București);

Nu desfăşoară activităţi economice în scopul obţinerii de profit din utilizarea

fondurilor primite prin intermediul finanţării.

6

2.3.Criterii de eligibilitate referitoare la propunerile de proiecte și acțiuni culturale:

Răspund unor nevoi culturale bine definite;

Se adresează unui public larg şi au vizibilitate foarte bună în plan cultural, social şi în

media;

Răspund unei nevoi reale şi conduc la realizarea unui obiectiv sau set de obiective

precise;

Au ca obiect producerea sau exploatarea unui bun cultural;

Durata de implementare a proiectului nu depaseste data de 01.11.2014;

Creşte vizibilitatea ARCUB şi a Primăriei Municipiului Bucureşti în calitate de

finanţatori;

Proiectele și acțiunile culturale propuse spre finanțare urmează a se derula exclusiv în

Municipiul București.

2.4. Conținutul și modalitatea de transmitere a dosarului de aplicație

2.4.1Conținutul dosarului de aplicație

Pentru a participa la selecția de oferte, solicitanții trebuie să depună, în termenul prevăzut din

calendarul de finanțare, următoarele documente:

1. Cerere de finanţare nerambursabilă pentru proiecte și acțiuni culturale în original,

(anexa 1);

2. Declarație pe proprie răspundere, ștampilată și semnată în original (anexa 2);

3. Raportul de activitate a solicitantului pe ultimul an; pentru solicitanții care au derulat

activități pe o perioadă mai scurtă de un an, se va depune un raport de activitate

pentru perioada respectivă, în original;

4. CV-urile artiştilor implicaţi în proiect în original;

5. CV-urile persoanelor propuse în echipa de proiect în original;

6. Documentația privind fundamentarea bugetului de cheltuieli al proiectului cultural

propus (oferte din partea prestatorilor de servicii necesare realizării proiectului

cultural, precum și alte asemenea documente);

7. Actul constitutiv, statutul și acte doveditoare ale sediului actual, precum și actele

aditionale, după caz (în cazul instituţiilor publice, actul normativ de înfiinţare), în

copie;

8. Certificat de înregistrare fiscală, în copie;

9. Certificat de atestare fiscală în original sau copie lagalizată;

10. Situațiile financiare anuale la data de 31 decembrie 2013, bilanț contabil sau, în cazul

entităților care organizează contabilitatea în partidă simplă, decizia finală de impunere

în copie;

11. Scrisoarea/scrisorile de intenție a partenerului/ale partenerilor;

12. Alte documente pe care solicitantul le consideră relevante pentru activitatea sa

(extrase/mostre, înregistrări audio/video, materiale scrise, CD-uri, fotografii, dosar de

presă, recenzii, recomandări, scrisori de sprijin, etc).

Atenţie! Cererea de finanţare se completează integral, inclusiv Bugetul de venituri și

cheltuieli (bugetul de cheltuieli completat în detaliu), stampilat și semnat.

Declarația pe proprie răspundere se va completa, semna și ștampila.

Lipsa unor informații solicitate în Cererea de finanțare poate atrage după sine depunctarea

sau chiar eliminarea ofertei culturale de către evaluatori.

Se vor furniza explicit detalii suficiente pentru a asigura claritatea solicitării. Cererea de

finanțare va indica perioada de desfăsurare propriu-zisă a proiectului/acțiunii culturale.

7

Se va marca doar un singur domeniu cultural din cele enumerate în textul anunțului public.

Se vor completa corect datele de identificare ale solicitantului precizând:

numele organizației/instituției și tipul acesteia;

codul unic de înregistrare sau numărul de înregistrare;

codul fiscal;

numele și funcția reprezentantului legal;

numele responsabilului financiar și funcția respectivă;

codul IBAN, numele și funcția coordonatorului de proiect și al

persoanei de contact, precum și datele de contact ale acesteia

(numerele de telefon, fax, adresa de e-mail), menționând (după

caz) adresa sediului social sau a „punctului de lucru”.

Toate documentele în copie vor fi semnate, ștampilate și vor conține mențiunea „conform cu

originalul”.

Notă: În cazul modificării datelor de contact (adresă, număr de telefon, fax, adresă de e-

mail), noile date vor fi transmise Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului București –

ARCUB, în cel mult 3 zile de la data intervenirii modificării.

2.4.2.Transmiterea dosarului de aplicație

Documentele solicitate vor fi îndosariate în ordinea menţionată mai sus și introduse într-un

plic netransparent și închis în trei exemplare în format scris și într-un exemplar în format

electronic (pe suport electronic). Plicul poate fi depus la secretariatul Centrului de Proiecte

Culturale al Municipiului București – ARCUB sau prin poștă cu confirmare de primire,

până la data limită indicată în calendarul de finanțare.

Pe plic pe partea exterioră se vor trece, în mod obligatoriu, următoarele menţiuni:

la DESTINATAR: Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB,

strada BATIȘTE, nr. 14, sector 2, cod poștal nr. 020937, casuța postală nr. 52

București, Pentru Programul cultural București 555

Domeniul: ...............................................

la EXPEDITOR– numele şi adresa

Indiferent de modalitatea de transmitere, solicitantul îşi asumă riscurile transmiterii

plicurilor, inclusiv forţa majoră. Plicurile care vor fi depuse la secretariatul Centrului de

Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB, după termenul limită vor fi

înregistrate cu consemnarea datei şi a orei primirii, după care vor fi returnate

expeditorului, prin poştă, nedeschise.

Nu vor fi înregistrate şi nu vor fi luate în considerare propunerile de proiect transmise prin fax

sau e-mail, în plicuri deschise sau care nu sunt prezentate în conformitate cu prevederile

prezentului Ghid al solicitantului.

Documentele, în format standard (conform anexelor la prezentul Ghid al solicitantului),

trebuie completate integral, prin tehnoredactare computerizată, în limba română şi trebuie să

fie ştampilate și semnate de către reprezentantul legal al solicitantului.

Vor fi respinse propunerile de proiect care sunt:

- scrise de mână;

- completate în altă limbă decât cea menţionată mai sus;

- incomplete (dosarul nu conţine toate documentele obligatorii sau acestea nu sunt

completate integral);

- depuse pe alte formulare decât cele anexate prezentului Ghid al solicitantului;

- cu ştersături sau completări.

8

3. SELECTAREA ŞI EVALUAREA PROPUNERILOR DE PROIECT

3.1. Etape de selecție și evaluare a ofertelor culturale

Procesul de evaluare și selecție cuprinde două etape:

1. Etapa de verificare a conformității respectiv eligibilității administrative.

În această etapă se va verifica dacă propunerile primite îndeplinesc criteriile de conformitate

respectiv eligibilitate.

Verificarea dosarelor de aplicaţie se va face de către secretariatul tehnic formatdin trei

persoane cu experiență în domeniul financiar și o persoană cu experiență juridică desemnate

de directorul Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB.

Propunerile care nu îndeplinesc condiţiile prevăzute în anunțul public și prezentul Ghid al

solicitantului, vor fi respinse şi nu vor trece în etapa de evaluare.

Propunerile de proiecte care întrunesc condiţiile de conformitate și eligibilitate administrativă

vor fi publicate pe site-ul Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului București –

ARCUB, conform calendarului de finanțare.

2. Evaluarea şi selecţia ofertelor culturale:

Evaluarea și selecția ofertelor culturale se va face de către comisii formate din 3 membri pe

fiecare domeniu în parte. Comisiile vor evalua și selecta ofertele culturale și vor acorda

punctaje în baza criteriilor de evaluare și selecție. Selecția se va face în funcție de punctajul

obținut. Solicitanții nemulțumiți de punctajul obținut pot depune contestații, urmând ca

aceastea să fie soluționatate de o comisie de soluționare a contestațiilor. Centrul de Proiecte

Culturale al Municipiului București – ARCUB, la finalizarea procedurii de evaluare și

selecție, va publica rezultatele în termenul prevăzut în calendarul de finanțare.

3.2.Criterii de selecție privind conformitatea respectiv eligibilitatea administrativă

Înaintea evaluării propriu-zise, se va verifica dacă propunerile primite sunt complete şi

îndeplinesc următoarele criterii de conformitate:

Solicitantul face parte din categoria de solicitanți eligibili;

Proiectul/acțiunea culturală se derulează în perioada specificată în anunțul public;

Suma solicitată nu depășeste suma specificată în anunțul public;

Există o contribuție proprie de minim 20% din valoarea totală a cheltuielilor estimate;

Cererea de finanțare nerambursabilă este completată în mod corect;

Oferta culturală conține toată documentația solicitată;

Oferta culturală a fost depusă în termen.

3.3. Criteriile de selecţie ale ofertelor culturale sunt următoarele:

Criterii de evaluare a ofertelor culturale Punctaj maxim

acordat

I. Claritatea și originalitatea proiectului/acțiunii culturale 20

II. Relevanță, rezultate si impact 35

III. Capacitatea de implementare 25

IV. Sustenabilitate 10

V. Fezabilitate și relevanță financiară 10

Punctaj maxim 100

3.4. Grila de evaluare a proiectelor și acțiunilor culturale

Procesul de selecție a ofertelor culturale este stipulat în Regulamentul de organizare și

funcționare a comisiilor de selecție și comisiilor de soluționare a contestațiilor din cadrul

Programului cultural București 555.

9

Comisiile care vor evalua și selecta ofertele culturale vor fi numite prin decizie de către

directorul Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB.

Membrii comisiilor acordă punctaje în baza grilei de evaluare de mai jos:

Grila de evaluare

Criterii privind conținutul și calitatea

ofertei culturale

Punctaj

maxim

Punctaj

acordat

Observații

I. Claritatea și originalitatea

proiectului/acțiunii culturale

20

Claritatea mesajului transmis prin

proiectul/acțiunea culturală

5

Caracterul inovator al proiectului/acțiunii

culturale şi/sau originalitatea abordării

15

II. Relevanță, rezultate și impact 35

a) Relevanță: relevanța alegerii activităților în

raport cu obiectivele programului de finanțare

10

b) Relevanță: măsura în care activitățile

planificate conduc la satisfacerea

nevoilor culturale identificate ale grupurilor

țintă

5

c) Rezultate: măsura în care oferta culturală

prevede o evaluare a obiectivelor și a

rezultatelor, descrisă în indicatori cantitativi și

calitativi (SMART: specific-obiectiv ce

vizează rezultate concrete; măsurabil-

monitorizarea progresului atingerii

obiectivelor; abordabil/realizabil- un obiectiv

poate fi atins în funcție de resursele existente,

capacitatea organizației, timpul disponibil

necesar; relevant- realizarea obiectivului

contribuie la impactul vizat de proiect;

încadrat în timp- obiectivul conține o perioada

de timp determinată de realizare)

10

d) Impact: măsura în care este coerentă

alegerea grupurilor țintă și a bunului

cultural în raport cu obiectivele

proiectului/acțiunii culturale

5

e) Impact: măsura în care oferta culturală va

avea vizibilitate și promovare în cadrul unui

public larg sau a unui public specific

5

III. Capacitatea administrativă 25

a) Experiență: măsura în care solicitantul are

experiență demonstrată în managementul de

proiect

5

b) Riscuri: măsura în care solicitantul a

identificat riscurile care pot afecta realizarea

proiectului/activității, cât și căile de prevenire

și/sau diminuare a acestora

5

c) Capacitate: măsura în care solicitantul 5

10

demonstrează capacitate de administrare a

inițiativei

d) Planificare: măsura în care succesiunea

activităților prezentate este logică și cuprinde

toți pașii necesari pentru atingerea rezultatelor

dorite

10

IV. Sustenabilitate 10

a) Perspectivă: măsura în care inițiativa

descrisă în oferta culturală poate fi continuată,

poate fi extinsă și poate constitui un exemplu

de bună practică

5

b) Durabilitate: măsura în care rezultatele

asteptate sunt durabile și contribuie la

cunoașterea valorilor culturale.

5

Punctaj total maxim (conținut) 90

Criteriile economico- financiare

V. Fezabilitate și relevanță financiară 10

a) Buget: măsura în care raportul dintre

cheltuielile estimate și rezultatele asteptate

este realist și în concordanță cu activitățile

planificate

b) Eficiență: măsura în care cheltuielile

propuse reflectă în mod real raportul

valoare/cost (raportul cost/beneficiu și

justificarea cheltuielilor)

5

c) Stabilitate: măsura în care solicitantul are

surse de finanțare suficiente și stabile

(existența altor surse de finanțare)

5

Punctaj total maxim (90+10 = 100) 100

Conform Regulamentului de organizare și funcționare a comisiilor de selecție și

comisiilor de soluționare a contestațiilor privind programul de finanțare nerambursabilă,

fiecare ofertă culturală va fi evaluată de specialisti/experți din domeniile prevăzute la p. 1.3.2,

ei vor acordă punctaje pentru criteriile privind conținutul și calitatea ofertei culturale, și de

un economist care va acorda punctaje pentru criteriile economico-financiare.

Punctajul final al unei propuneri de proiect se obţine prin calcularea mediei aritmetice a

punctajelor acordate de către cei 2(doi) experți plus punctajul economistului, pentru fiecare

ofertă culturală în parte. Numărul maxim de puncte care poate fi obţinut este 100. Pentru a fi

selectată în vederea finanţării, o propunere trebuie să întrunească un punctaj total minim de 70

de puncte. NU toate propunerile de proiect care vor întruni 70 de puncte vor primi finanţare.

Acordarea finanţărilor se va face în ordinea descrescătoare a punctajului obţinut, în funcţie de

bugetul disponibil. Dacă mai multe propuneri de proiect au obţinut acelaşi punctaj, va putea

primi finanţare propunerea de proiect care a obţinut un punctaj mai mare conform criteriului –

Claritatea și originalitatea proiectului/acțiunii culturale. În situaţia egalităţii de puncte şi

la criteriul Claritatea si originalitatea proiectului/acțiunii culturale va putea primi

finanţare propunerea de proiect cu punctajul mai mare acordat criteriului Relevanță,

rezultate si impact.

Lista finanțării ofertelor culturale este aprobată prin decizie de către conducătorul instituției

și va fi publicată pe site-ul Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului București –

11

ARCUB. În consecință se va verifica site-ul Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului

București – ARCUB în termenul prevăzut din calendar.

4. PROCEDURĂ DE CONTRACTARE ȘI DECONTARE A CHELTUIELILOR

4.1.Prevederi financiare generale aplicabile pe perioada implementării

proiectelor/acțiunilor culturale

Cheltuielile proiectului sunt considerate eligibile dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:

reflectă costuri necesare şi rezonabile pentru realizarea proiectului;

sunt oportune şi justificate;

sunt efectuate pe perioada de desfăşurare a proiectului;

sunt legate în mod direct de obiectul contractului de finanţare şi sunt prevăzute în

formularul de buget;

sunt înregistrate în contabilitate;

sunt identificabile şi verificabile;

sunt susţinute de acte şi documente justificative originale, corespunzătoare.

Atenţie!

Cheltuielile efectuate în cadrul proiectului vor deveni parţial sau în întregime neeligibile în

condiţiile în care obiectivul proiectului nu este îndeplinit.

Cheltuieli care sunt considerate neeligibile:

plăţile către organizaţiile partenere pentru diferite servicii prestate de acestea în

cadrul proiectului;

salariile angajaţilor în baza contractelor de muncă;

depăşirile de buget;

achiziţiile de bunuri care presupun dezvoltarea infrastructurii solicitantului;

pierderile datorate diferenţelor de curs valutar;

taxe, comisioane bancare;

cheltuielile cu tipărirea de cărţi;

acoperirea unor debite ale beneficiarului;

cheltuieli aferente unei activităţi a cărei executare a fost deja începută sau

finalizată la data încheierii contractului de finanţare.

4.2. Completarea bugetului și a devizului estimativ

Bugetul proiectului/acțiunii culturale

Bugetul va reflecta stadiul finanțării proiectului/acțiunii la data depunerii cererii de finanțare.

Se vor include toate sursele, inclusiv contribuția proprie, sponsorizările, finanțările, veniturile

estimate din vânzarea de bilete, etc.

La completarea bugetului de cheltuieli se vor respecta prevederile Art. 4 al Ordonanței

Guvernului nr. 51/1998 privind îmbunătățirea sistemului de finanțare a proiectelor culturale,

cu modificările și completările ulterioare.

Conform legii, sunt eligibile următoarele categorii de cheltuieli:

a) onorarii (drept de autor şi drepturi conexe în temeiul Legii nr. 8/1996);

b) prestării servicii (colaboratori, alte servicii);

c) închirieri de spații și aparatură;

d) cazare;

e) transport intern și internațional;

f) premii;

g) tipărituri;

h) acțiuni promoționale și de publicitate.

12

La completarea bugetului de cheltuieli, solicitantul trebuie să verifice dacă:

unitatea de referință în care este întocmit bugetul este moneda națională (LEI) ;

se înscrie în limitele stabilite de lege pentru categoriile de cheltuieli;

cuprinde numai categoriile de cheltuieli prevăzute la punctul 4.2;

activitățile din cadrul proiectului/acțiunii culturale sunt acoperite cu categoriile de

cheltuieli corespunzătoare;

contribuția solicitantului este evidențiată, pe fiecare categorie de cheltuieli, acolo unde

este cazul (conform prevederilor Art. 2. al O.G. nr. 51/1998).

Categorii de cheltuieli neeligibile în Programul de finanțare

a) achiziționarea de dotări necesare realizării bunurilor culturale;

b) realizarea de studii și cercetări, consultanță de specialitate;

c) cheltuieli cu personalul;

d) cheltuieli de chirie sediu;

e) transport cu taxi;

f) cheltuieli cu întreținerea și reparația mijloacelor fixe;

g) achiziție de terenuri, clădiri;

h) consumabile (papetărie,toner,cartuș imprimantă,markere etc.);

i) achiziții de bunuri care se constituie în obiecte de inventar și mijloace fixe;

j) alte cheltuieli care contravin legislației în vigoare privind finanțările din fondurile

publice.

4.3. Contractul de finanțare nerambursabilă Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București – ArCuB va încheia un contract de

finanțare nerambursabilă cu solicitanții ale căror oferte culturale au fost selectate în vederea

finanțării, cu respectarea prevederilor Ordonanței Guvernului nr. 51/1998 privind

îmbunătățirea sistemului de finanțare a programelor și proiectelor culturale, cu modificările

și completările ulterioare.

Solicitanții vor implementa proiectul/acțiunea culturală așa cum acesta/aceasta a fost

prezentat(ă) în cererea de finanțare. Orice modificare se poate face numai pe baza unei

cereri scrise, cu acordul finanțatorului, Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului

București – ARCUB.

În cazul în care s-a aprobat o finanțare nerambursabilă în cuantum mai mic decât cel

solicitat, operatorii culturali au opțiunea de a depune un nou buget rectificat, detaliat, în

original, în limita sumei aprobate.

Contractul de finanțare nerambursabilă va avea două anexe, semnate și stampilate de

către beneficiar la completare:

- Anexa 1: Bugetul de cheltuieli, detaliat, pentru suma aprobată

- Anexa 2: Graficul de finanțare nerambursabilă, pe activități

Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB înpreună cu beneficiarul

finanțării, au obligația de a semna contractul de finanțare nerambursabilă, înainte de

începerea etapei de desfăsurare a proiectului/acțiunii, conform datelor din cererea de

finanțare nerambursabilă.

4.4. Tranșe de finanțare

Finanțarea se acordă în 2 tranșe, conform Anexei 2 a contractului de finanțare. Cuantumul

și eșalonarea tranșelor se fac în baza graficului de finanțare, în funcție de etapele de

realizare, prin raportare la costurile organizatorice și/sau durata și evoluția în timp a

activităților cuprinse în oferta culturală, prevăzute în anexa 2 a contractului de finanțare

nerambursabilă.

13

Prima transă de plată (până la 70% din suma aprobată) se poate acorda la semnarea

contractului de finanțare, în baza unei facturi emisă de beneficiarul finanțării către Centrul

de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB.

Factura fiscală va fi întocmită în conformitate cu prevederile Codului Fiscal (Legea nr.

571/2003)

Următoarea tranșă se acordă numai după ce beneficiarul finanțării nerambursabile a

prezentat decontul total (documente justificative pe total sumă prevăzută în contractul de

finanțare nerambursabilă) însoțit de factură, raport de activitate narativ, raport financiar,

dosar de presă, materiale de promovare, etc.

Finanțatorul va efectua plata catre beneficiar prin virament bancar din bugetul Centrului de

Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB.

Pe factura emisă de beneficiar către Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București

– ARCUB se va trece numele programului de finanțare, denumirea proiectului, numărul

contractului de finanțare și tranșa pentru care a fost emisă.

Datele de pe factură vor fi identice cu cele din contractul de finanțare nerambursabilă.

4.5.Procedura de decontare a cheltuielilor

Ordinea depunerii documentelor justificative:

- OPIS (semnat și stampilat de către beneficiar) ;

- Factură emisă de beneficiarul finanțării (pe total sumă sau pentru tranșa a doua,după

caz );

- Raportul narativ (Anexa 4);

- Raportul financiar (Anexa 5);

- Documente justificative pe capitole de cheltuieli în copii;

- Dosar de presă;

- Materiale de promovare.

Pentru a fi decontată, o cheltuială trebuie să fie eligibilă. Documentul de referinţă pentru

eligibilitatea cheltuielilor este – Formularul de buget.

Urmând structura bugetului, pe categorii şi tipuri de cheltuieli, Raportul financiar trebuie

să fie detaliat, să menţioneze tipul, numărul şi data documentelelor justificative, precum şi

valoarea exactă a cheltuielilor efectuate în lei. Sumele globale nu se acceptă.

Dacă din motive obiective, pe perioada derulării proiectului condiţiile impun modificări în

structura şi valoarea unei cheltuieli, beneficiarul este obligat să informeze finanţatorul în

vederea obţinerii acordului acestuia.

Documentele justificative vor fi prezentate în original și în copie.

Documentele justificative anexate în dosarul de decont depus de către beneficiarii

finanțărilor nerambursabile vor fi depuse în copie xerox lizibilă, semnate și ștampilate

„conform cu originalul”, având menționat titlul proiectului și numărul contractului de

finanțare, respectând ordinea prezentată în prezentul Ghid al solicitantului.

Nerespectarea ordinii documentelor în dosarul de decont poate atrage returnarea

documentației ca urmare a nerespectării condițiilor de întocmire menționate în prezentul

Ghid al solicitantului.

Facturile care vor constitui documente justificative la decont, vor fi emise de

furnizori/prestatori pe numele beneficiarului finanțării nerambursabile.

Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB, pe documentele

originale (facturi), emise de furnizorii sau prestatorii de servicii ai beneficiarului, va aplica

ștampila, care va conține mențiunea „Decontat ARCUB suma…….lei”.

Suma finală totală plătită beneficiarului nu poate în nici o situaţie să depăşească valoarea

finanţării stabilită prin contractul de finanţare nerambursabilă, chiar dacă totalul costurilor

eligibile reale depăşeşte totalul costurilor eligibile estimate.

14

În cazul în care în urma derulării proiectului/acțiunii culturale vor rezulta venituri

care nu vor fi folosite pentru acoperirea anumitor cheltuieli, acestea se vor scădea din

valoarea finanțării proporțional cu contribuția fiecărei părți la realizarea

proiectului/acțiunii culturale.

Valoarea decontată beneficiarului poate fi mai mică decât valoarea prevăzută în contract în

anumite cazuri:

- Cheltuielile efectuate au fost mai mici decât cele estimate, dar fără a influența

activitățile și consistența proiectului;

- Cheltuieli efectuate au fost considerate neeligibile, în urma evaluării raportului

financiar.

Pentru DECONTAREA cheltuielilor, se va verifica respectarea prevederilor legale în

vigoare în ceea ce privește activitățile din cadrul proiectelor/acțiunilor culturale.

Se vor verifica documentele justificative privind operațiunile deja efectuate pe capitole de

cheltuieli.

Documente justificative:

1. ONORARII

Persoane fizice

stat de plată semnat de autori sau documente bancare care să ateste plata;

contracte de drept de autor (se va menționa clar obiectul contractului, denumirea

proiectului, valoarea contractului, modalitatea de plată, termenul de plată, perioada de

valabilitate a contractului);

ordine de plată privind virarea taxelor către stat;

buletin sau C.I.;

declarații (pentru stabilirea contribuțiilor pe care le vor suporta beneficiarii sumei

potrivit Legii nr.571/2003 cu completările și modificările ulterioare);

NIF (număr înregistrare fiscală) în cazul persoanelor fizice străine;

raport activitate (îndeplinirea obiectului contractului).

Persoane juridice

factură;

contracte prestări servicii artistice (se va menționa clar obiectul contractului,

denumirea proiectului, valoarea contractului, modalitatea de plată, termenul de plată,

perioada de valabilitate a contractului);

documente bancare care să ateste plata serviciilor artistice (chitanță sau ordinul de

plată și extrasul de cont);

documente care atestă executarea/prestarea serviciilor artistice;

copie după CUI-ul firmei prestatoare.

Se vor respecta:

Legea 8/ 1996 privind dreptul de autor și drepturile conexe cu modificările și completarile

ulterioare;

Codul Fiscal cu modificările și completarile ulterioare.

15

2. PRESTĂRI SERVICII

a) colaboratorii

stat de plată semnat de colaboratorii sau documente bancare care să ateste plata

acestora;

contracte (se va menționa clar obiectul contractului, denumirea proiectului, valoarea

contractului, modalitatea de plată, termenul de plată, perioada de valabilitate a

contractului);

ordine de plată privind virarea taxelor către stat;

buletin sau C.I.;

declarații (pentru stabilirea contribuțiilor pe care le vor suporta beneficiarii sumei

potrivit Legii nr.571/2003 cu completările și modificările ulterioare);

raport activitate (pentru îndeplinirea activităților conform obiectului contractului,

vizat de beneficiar).

Se vor respecta:

Codul Civil cu modificările și completarile ulterioare;

Codul Fiscal cu modificările și completarile ulterioare.

b) alte servicii (ex. montaj decor, concepție design, tehnoredactare, traducere-

interpretare.)

factură fiscală;

dovada plății (chitanța sau ordinul de plată și extrasul de cont, care să ateste plata

furnizorului/prestatorului);

contract de prestări servicii (se va menționa clar obiectul contractului, denumirea



referat de necesitate;

proces-verbal de recepție a serviciilor, semnat de ambele părți;

documente privind achiziția serviciilor (ex: cereri de oferte, oferte, proces verbal de

adjudecare a ofertei câștigătoare sau document justificativ, după caz);

Se va respecta O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a

contractelor de concesiune de lucrari publice și a contractelor de concesiune de servicii cu

completările și modificările ulterioare

3.ÎNCHIRIERI DE SPAȚII ȘI APARATURĂ

Exemple: închirieri de spații pentru derularea unor spectacole; aparatură pentru sonorizare;

iluminare; video-proiecție; etc.

factură fiscală;



contract de închiriere (se va menționa clar obiectul contractului, denumirea




proces-verbal de recepție a produselor sau seviciilor semnat de ambele părți;



În cazul închirierii de aparatură se va respecta O.U.G. nr. 34 din 19 aprilie 2006 privind

atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice și a

contractelor de concesiune de servicii cu completările și modificările ulterioare

16

4. CAZARE

factură fiscală;



contract de prestări servicii(se va menționa clar obiectul contractului, denumirea




diagrama locurilor de cazare pe perioadele vizate, numărul persoanelor cazate, durata

cazării;


adjudecare a ofertei câștigătoare sau document justificativ, după caz, etc);

Cazarea se va efectua în structuri de primire turistice de 3 stele. În cazul în care cazarea va fi

efectuată în structuri de primire turistice de confort superior celor de 3 stele, se decontează

50% din tariful de cazare perceput.

Se vor respecta:

O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de

concesiune de lucrari publice și a contractelor de concesiune de servicii cu completările și

modificările ulterioare;

H.G. nr. 1860/2006 cu completările și modificările ulterioare.

5. TRANSPORT INTERN ȘI INTERNAȚIONAL

Pentru transportul rutier

a) cu autoturism proprietate personală

tabel centralizator întocmit, semnat și ștampilat de beneficiar, cuprinzând numele și

prenumele persoanelor care au călătorit, ruta, data, km parcurși, sumă;

copii bonuri fiscale privind achiziția de carburant pentru fiecare persoană în parte

pentru a se calcula suma cuvenită pentru transportul efectuat (ex: 100 km. x 7,5 litri

consum/100 km. parcurși x preț litru de benzină sau motorină);

dovada plății (semnătură pe centralizator, chitanța sau ordinul de plată și extras de

cont etc.);

copie după cartea autoturismului.

b) alte autovehicule destinate transportului de persoane sau decoruri

factură fiscală;

dovada plății (chitanța sau ordinul de plată vizat de bancă și extrasul de cont, care să

ateste plata furnizorului/prestatorului);







foaie de parcurs;

tabel centralizator întocmit, semnat și ștampilat de beneficiar, cuprinzând numele si

prenumele persoanelor care au călătorit;

Pentru transport feroviar:

tichetele/biletele de călătorie;

tabel centralizator întocmit, semnat și stampilat de beneficiar, cuprinzând numele si

17

prenumele persoanelor care au călătorit, ruta, seria și numărul biletului, data, prețul

biletului;

dovada plății (semnătură pe centralizator, chitanța sau ordinul de plată și extras de

cont).

Pentru transport aerian:

factură fiscală;







tichetele/biletele de călătorie;

talonul de îmbarcare;



tabel centralizator întocmit, semnat și stampilat de beneficiar, cuprinzând numele si

prenumele persoanelor care au călătorit, ruta, seria și numărul biletului, data, prețul

biletului.

Se vor respecta:

O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de


modificările ulterioare;

H.G. nr. 1860/2006 cu completările și modificările ulterioare (în cazul transportului intern

cu auto proprietate personală și a transportului feroviar);

H.G. nr. 518/1995 cu completările și modificările ulterioare (în cazul transportului

internațional se va călători la clasa economică).

6. PREMII

stat de plată;


premiantului);

buletin sau C.I.;

dovada plătii impozitului catre stat;

regulament de premiere;

proces-verbal al comisiei de jurizare, semnat de membrii comisiei;

NIF (număr înregistrare fiscală) în cazul persoanelor fizice străine;

certificat de rezidență fiscală (în cazul persoanelor străine).

ATENȚIE : Premiile se acorda EXCLUSIV în bani. Pentru premiile acordate în domeniul

cultural, se calculează şi reţine impozit pentru sume ce depăşesc 600 lei (vezi art. 77 pct. (4)

din Codul fiscal).

7. TIPĂRITURI

Exemple: afise, pliante, cărți postale, brosuri, bannere.

factură fiscală;



aviz de expediție

18







Notă Intrare Recepție (N.I.R.)

Bon Consum

1 exemplar din materialul tipărit;

declarație pe proprie răspundere privind distribuția materialelor tipărite (distribuție cu

titlu gratuit).

Se va respecta O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a

contractelor de concesiune de lucrari publice și a contractelor de concesiune de servicii cu

completările și modificările ulterioare.

8. ACȚIUNI PROMOȚIONALE ȘI DE PUBLICITATE

Exemple: publicitate în presa scrisă, audiovizuală sau electronică.

factură fiscală;








adjudecare a ofertei câștigătoare sau document justificativ, după caz).

Se va respecta:

- O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de


modificările ulterioare

Atenţie!

Nerespectarea O.U.G. nr. 34/2006 cu completările și modificările ulterioare va determina

stabilirea neeligibilității respectivelor cheltuieli.

În cazul cumpărării directe a unui bun/serviciu/lucrare/ cu o valoare de pâna la 15.000E,

beneficiarul finanțării are obligația de a face dovada prospectării pieței, în concordanță cu

principiul eficacității utilizării fondurilor publice, în acest caz va prezenta un document

justificativ de prezentare comparativă a ofertelor primite de la prestatorii de servicii și decizia

comisiei de adjudecare a ofertei caștigătoare.

Toate contractele încheiate în timpul derulării proiectului cultural, în scopul acestuia, vor

include, obligatoriu titlul proiectului finanțat de Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului

București – ARCUB.

Finanțările nerambursabile acordate nu pot fi folosite pentru acoperirea unor debite ale

beneficiarilor, pentru cheltuieli salariale ale persoanelor juridice de drept public beneficiare,

sau pentru activități generatoare de profit.

Nu se acceptă la decont, cheltuieli care au fost acoperite de alt finanțator, în acest sens

beneficiarul va prezenta la decont o declarație din care să reiasă lucrul acesta.

Procedura de decont a cheltuielilor justificate este guvernată de legislația românească,

indiferent de țara de proveniență și modalitățile de plată ale produselor/serviciilor pentru care

19

s-au efectuat cheltuieli. Toate documentele vor fi în limba română. În cazul existenței

contractelor sau altor documente externe, acestea vor fi traduse de către un traducător

autorizat.

Se recomandă finanțarea în întregime a fiecărei categorii de cheltuieli inclusă în bugetul de

venituri și cheltuieli al proiectului/acțiunii culturale, dintr-o singură sursă de finanțare.

Beneficiarul justifică CONTRIBUȚIA PROPRIE în proiect, prin următoarele

documentele financiare:

1. facturi fiscale;

2. contracte încheiate cu furnizorii/prestatorii de servicii;

3. contracte civile;

4. contracte privind cesiunea exclusivă a drepturilor patrimoniale sau de prestație

artistică;

5. extrasul de cont (pentru plățile efectuate prin bancă aferente documentelor de mai

sus);

6. chitanță privind plata furnizorilor/prestatorilor (pentru plățile efectuate în numerar);

7. contracte de sponsorizare (în conținutul acestora se va specifica valoarea

sponsorizării);

8. state de plată care să conțină semnăturile beneficiarilor;

9. etc.

4.6. Procedura de monitorizare și raportare financiară

Beneficiarii finanţării au obligaţia să prezinte Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului

București – ARCUB următoarele:

raportul narativ şi raportul financiar depus în termenul stabilit prin contractul de

finanţare;

dovezi de realizare a activităţilor proiectului;

documentele justificative pentru cheltuielile efectuate (un set de documente originale

şi un set de documente în copie, purtând menţiunea ”conform cu originalul”, semnate

şi ştampilate de beneficiar);

dosar de imagine, conținând tipăriturile proiectului/acțiunii, articole apărute în presă,

spoturi publicitare, fotografii pe CD sau alte suporturi digitale etc.

Raportul narativ și raportul financiar, documentele justificative și alte documente

solicitate în prezentul Gid al solicitantului, vor fi întocmite în limba română şi vor fi depuse

la secretariatul Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB sau

transmise prin poștă pe adresa: strada BATIȘTEI nr. 14, sector 2, cod poatal nr. 020932,

casuța postală nr. 52 București, pentru Programul cultural București 555.

Termenul limită pentru depunerea documentației nu trebuie să depăşească termenul de

depunere stipulat în contractul de finanţare.

Evaluarea şi aprobarea raportului narativ

Pentru validarea raportului narativ, beneficiarul are obligaţia să prezinte:

dovezi ale desfăşurării activităţilor, ale obţinerii rezultatelor şi implicit, ale atingerii

obiectivelor stabilite în propunerea de proiect cu detalii privind locul, timpul şi

rezultatele activităţii;

exemplare/mostre ale materialelor publicitare realizate sau dovezi ale realizării şi

distribuirii acestora;

dosar de presă pentru campania de promovare;

dovezile concrete ale desfăşurării activităţilor menţionate mai sus, precum şi orice alte

materiale relevante pentru raportul narativ.

20

Evaluarea şi aprobarea raportului financiar

Pentru validarea raportului financiar beneficiarul va ține cont de următoarele elemente:

va fi întocmit în lei

fiecare cheltuială va fi detaliată

trebuie să reflecte stadiul cheltuielilor ocazionate de realizarea proiectului/acțiunii în

momentul decontului (cu cresterea/scăderea celorlalte surse de finanțare, proprii sau

atrase);

suma solicitată de la finanțator, repectiv Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului

București – ARCUB, trebuie să fie identificată în buget și să reprezinte cel mult

procentul stabilit în anunțul public al programului de finanțare;

Atenţie!

Cheltuielile efectuate în cadrul proiectului vor deveni parţial sau în întregime neeligibile

în condiţiile în care obiectivul proiectului nu este îndeplinit.

Perioada necesară Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB pentru

verificarea şi aprobarea raportului narativ și a raportului financiar, pentru stabilirea sumelor ce

urmează a fi decontate va fi de 3-4 săptămâni, deci solicitantul va ţine cont de aceasta în

planificarea activităţilor sale.

Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București – ArCuB îşi rezervă dreptul de a face

verificări atât în perioada derulării contractului de finanţare nerambursabilă, cât şi ulterior

validării raportului narativ şi financiar, dar nu mai târziu de 3 luni de la data validării.

Regimul de gestionare a sumelor finanţate şi controlul financiar se realizează în condiţiile

legii. Auditarea sumelor utilizate se va face de către compartimentele de specialitate.

4.7. Plăţi necuvenite

Suma finală acordată cu titlu de finanţare nerambursabilă se stabileşte în funcţie de raportul

narativ şi de cheltuielile eligibile reale totale ale proiectului, pe baza documentelor

justificative depuse de beneficiar. În consecinţă, în urma evaluării şi aprobării rapoartelor

finale, Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB, ia decizia acordării

integrale/parţiale a finanţării.

Dacă valoarea plăţilor este mai mare decât valoarea totală a finanţării stabilite în urma

evaluării şi aprobării raportului final, beneficiarul va fi obligat la restituirea diferenţei

rezultate.

Nerespectarea de către beneficiar a obligaţiilor asumate prin contractul de finanţare

nerambursabilă atrage obligarea acestuia la restituirea parţială sau integrală a sumelor primite.

În urma verificării documentelor justificative şi a raportului de activitate, Centrul de Proiecte

Culturale al Municipiului București – ARCUB, va recupera de la beneficiar fondurile

utilizate de acesta pentru acoperirea altor cheltuieli decât cele prevăzute în formularul de

buget.

Beneficiarul va restitui sumele reprezentând plăţi necuvenite din finanţarea Centrului de

Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB, în termenul acordat de finanţator, în

caz contrar, beneficiarul fiind obligat la plata dobânzii legale, calculată la sumele acordate, în

conformitate cu prevederile contractuale, în condiţiile legii.

4.8. Obligațiile beneficiarului în perioada de implementare a proiectului

a) Să notifice Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB cu

privire la orice modificare pe care intenţionează să o aducă informaţiilor cuprinse în

cererea de finanţare, în cel mai scurt timp posibil, pentru aprobarea acesteia de către

Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB, în caz contrar

asumându-şi riscurile nerespectării obligaţiilor contractuale. În cazul unei modificări

survenite din cauze independente de voinţa solicitantului, acesta trebuie să anunţe

21

Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB în cel mai scurt

timp posibil; în această situaţie, Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului

București – ARCUB poate decide continuarea sau rezilierea contractului;

b) Să furnizeze Centrului de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB în

termenul stabilit, orice informaţie cu privire la derularea proiectului, pe care acesta o

solicită;

c) Să păstreze pentru Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București –

ARCUB câte un exemplar/o mostră din materialele publicitare, de promovare sau de

orice altă natură, realizate - acolo unde nu este posibil (de ex. există un singur

exemplar, ca în cazul banerelor) beneficiarul trebuie să obţină o dovadă

foto/video/audio a realizării acestora;

d) Să documenteze foto/video/audio activităţile/evenimentele proiectului într-un mod

din care să rezulte data şi locul desfăşurării lor, participanţii, publicul, prezenţa logo-

ului de finanţare şi orice alte elemente care au presupus cheltuieli ce urmează să fie

propuse pentru decont şi/sau ar putea contribui la validarea raportului narativ;

e) Să distribuie gratuit materialele de promovare realizate în cadrul proiectului şi să

documenteze modalitatea de distribuire a acestora;

f) Să aplice prevederile O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie

publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de

concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare, pentru

achiziţionarea de bunuri şi servicii, şi să prezinte documentația aferentă Centrului de

Proiecte Culturale al Municipiului București – ArCuB.

Nu sunt admise abateri de la procedurile stabilite de acest act normativ.

4.9. Modificarea contractului de finanţare

Modificarea contractului de finanţare se face numai cu acordul părţilor, materializat într-un

act adiţional. În cazul în care beneficiarul nu poate să respecte prevederile contractului de

finanţare nerambursabilă şi/sau ale anexelor sale, acesta va informa Centrul de Proiecte

Culturale al Municipiului București – ARCUB în scris, în legătura cu situaţia intervenită,

oferind totodată şi documentele justificative doveditoare. În baza acestora, Centrul de Proiecte

Culturale al Municipiului București – ARCUB va lua decizia de a aproba sau nu cererea

beneficiarului. Neaprobarea de către Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București –

ARCUB a cererii de modificare poate avea ca efect inclusiv retragerea finanţării pentru

proiectul respectiv, cu obligaţia beneficiarului de a returna sumele plătite deja de Centrul de

Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB din finanţarea aprobată.

Prin modificarea unilaterală a contractului de finanţare şi/sau a anexelor sale, beneficiarul îşi

asumă riscul nerespectării obligaţiilor sale contractuale, sub sancţiunile prevăzute de acesta.

4.10 Dreptul de proprietate intelectuală rezultat în urma implementării proiectului aparţine

beneficiarului finanţării. Beneficiarul, în calitatea sa de titular al drepturilor de proprietate

intelectuală ce decurg din implementarea proiectului, acordă Centrului de Proiecte Culturale

al Municipiului București – ARCUB dreptul de a folosi în mod gratuit informaţia cuprinsă în

rapoartele proiectului, precum şi rezultatele obţinute.

4.11. PARTENERIATELE din cadrul proiectului/acțiunii culturale

În cazul existenței unor parteneri de proiect, se va menționa rolul acestora în desfășurarea

activităților din cadrul proiectului/acțiunii culturale.

22

Notă: Dovada parteneriatelor enumerate în acest capitol trebuie să se regăsească în

scrisoarea/scrisorile de intenție a partenerului/ale partenerilor, anexată(e) la cererea de

finanțare.

5.REGULI DE IDENTITATE VIZUALĂ

a) Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului București – ARCUB, aflat în subordinea

Primăriei Municipiului București, reprezintă autoritatea finanțatoare pentru proiecte și

acțiuni culturale. Prin urmare, atât sigla ARCUB cât și sigla Primăriei Municipiului

București vor fi prezente pe toate produsele de comunicare ale proiectului/acțiunii

finanțate în conformitate cu prevederile cuprinse în prezentul Ghid al solicitantului.

b) Cele două sigle, împreună cu instrucțiunile de dimensionare și poziționare, pot fi

descărcate de pe site-ulCentrului de Proiecte Culturale al Municipiului București –

ArCuB, www.arcub.ro secțiunea Finanțare.

c) Mesajele publicitare în avantajul societăților comerciale sunt permise în materialele

destinate publicului, produse în cadrul proiectelor/acțiunilor culturale finanțate. Se

recomandă păstrarea unui raport al dimensiunii acestora proporțional cu cota de

contribuție a fiecărui cofinanțator, sponsor etc.

Atenţie! În situaţia în care se constată că beneficiarul finanţării nu a respectat prevederile

prezentului Ghid al solicitantului, cu privire la identitatea vizuală, finanțarea nu se mai

acordă

6.LISTA ANEXELOR

Anexele următoare fac parte integrantă din prezentul Ghid al solicitantului.

Anexa 1 – Cerere de finanțare;

Anexa 2 - Declarație pe proprie răspundere a beneficiarului;

Anexa 3 - Contract de finanțare nerambursabilă – cu cele două anexe: (1.Buget de cheltuieli

pentru suma aprobată, 2.Graficul de finanțare nerambursabilă pe activități);

Anexa 4 - Raport narativ;

Anexa 5 - Raport fianaciar.

02 Ghid Al Solicitantului

Documents

Transcript of 02 Ghid Al Solicitantului