Post on 02-Nov-2015
description
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Septembrie 20091
Managementul ProiectelorTrainer, Bogdan Tlmaciu
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 20092
Ce Servim
la acest
curs?
1. Definire
concepte2. Etapele
scrierii
proiectelor
3. Definire
scop
si
obiective4. Stabilire
plan activitati
5. Stabilire
plan bugetar6. Evaluarea
proiectului
Obiectivele
trainingului
La sfarsitul
trainingului
participantii
vor
putea sa:
1.
Sa elaboreze
un proiect. 2.
Sa asigure
managementul
asupra
unui proiect
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 20093
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 20094
Definire
Concepte
z Proiect ansamblu de activitati planificate ce se adresesaza unei probleme specifice, cu scop siobiective bine definite in timp, ce beneficiaza de fonduri limitate.
z Management de proiectEfortul
de organizare, planificare, implementare
si
control asupra
unui
set de activitati, cu scopul
de a atinge
obiective
predefinite, incadrate
in timp
si
spatiu.
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 20095
Caracteristicile
unui PROIECT
Porneste de la o ideeVizeaza un anumit SCOPEste realistEste unicEste bine definit in timp si spatiuEste complexPresupune lucrul in echipaPoate fi evaluat
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 20096
Proiectul
este
Un efort
concret, practic, orientat
spre
un rezultat
Doreste
solutionarea
unei
probleme
Obiective
clare
si
tangibile
Rezultate
cuantificabile
Bine
planificat
Are asigurat
un sistem
eficient
de monitorizare
si
evaluare.
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 20097
Ciclul
de viata
al unui
proiect
Concepere / Formularea ideii proiectului
Planificare / dezvoltarea ideii
Implementarea proiectului
Evaluarea proiectului
, Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 20098
Conceperea proiectului
Identificarea
si
analiza
nevoilor
problema
ce
trebuie rezolvata
z Identificarea surselor de finantarez Construirea unei argumentatii in sprijinul acestei
probleme / nevoiz Definirea solutiei vizate , a scopului si a obiectivelorz Estimarea costurilor si a resurselor necesarez Prezentare propunerii de proiect forului de decizie a
organizatiei / institutiei din care faceti parte
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 20099
Identificarea
surselor
de finantare
Se realizeaza printr-o cercetare asupra tuturor finantarilor active in domeniul de activitate al proiectului dumneavoastra
Se analizeaza cerintele finantatorului: criteriile de eligibilitate, activitatile eligibile, grupurile tinta / beneficiarii eligibili, limitainferioara / superioara a bugetului.
Se investigheaza actele necesare pentru completarea dosarului de aplicare
Se studiaza cu atentie cererea / formularul de finantare al finantatorului
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200910
Surse
de finantare nationale
Fonduri
Nationale:z MTS Ministerul Tineretului si Sportuluiz Administratia Nationala pentru Mediuz Fundatia Principesa Margaretaz Fundatia Sorosz Fundatia pentru Dezvoltarea Societatii Civilez Agentia Nationala pentru Intreprinderi Mici si Mijlociiz Fundatia PRO Patrimonium
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200911
Surse
de finantare europene
z Programul Operational Regionalz Programul Operational Tehnicz Programul Operational Asistenta Tehnicaz Programul Operational Sectorial Transportz Programul Operational pentru Dezvoltarea Resurselor Umanez Programul Operational Cresterea Competitivitatii Economicez Programul Operational Sectorial de Mediuz Youth in Actionz Programul Europa pentru Cetateniz EEA Grants Programul de Cooperare Norvegia
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200912
Adrese
utile
www.fonduri-ue.rowww.fseromania.rowww.info.euwww.anpcdefp.rowww.fpm.ro
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200913
Ce
trebuie
sa
stim
despre potentialul
finantator
Adresa si numarul de telefon/fax/mailCare sunt conditiile de acordare a finantariiCe alte finantari a acordat in trecutCerinte specialeDeadline Experienta altei organizatii care a obtinut finantare de la acestaCriterii de eligibilitateCriterii de selectieContractare / acordarea banilor
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200914
Criterii
de selectie
a proiectelor
SustenabilitateCost-eficienta
RelevantaMetodologie
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200915
Relevanta
proiectului
Fata de obiectivele
programului
de finantare
Adecvarea
activitatilor
la nevoile
grupurilor
tinta
Contributia
proiectului
la indeplinirea
scopului
programului de finantare
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200916
Metodologie
Coerenta proiectului Activitati realiste si fezabile in corelatie cu resurseleproiectului Planificare coerenta a activitatilor Existenta partenerilor si gradul lor de implicare in proiect Rezultate cuantificabile Strategie de publicitate si promovarecorespunzatoare Existenta indicatorilor
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200917
Proiectul include si prevede actiuni de continuare acestuia dupa incetareafinantariiStrategii de integrare si valorificare a rezultatelor proiectuluiDiseminarea rezultatelor la diverse nivele: national, local, regional.
Sustenabilitate
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200918
Justificarea cheltuielilor propuse in relatie cu rezultatele asteptate
Nivel realist al costurilor
Strategie eficienta de utilizare a banilor
Cost
Eficienta
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200919
Problema situatie sau complex de situatii care afecteazaun grup de oameni, o comunitate sau intreaga societate la un moment dat.De ce este aceasta o problema?Cine este afectat de aceasta problema?Care sunt cauzele si efectele problemei?Este urgenta rezolvarea ei si de ce?Este rezolvabila?In ce stadiu se va afla problema dupa terminareaproiectului?Ce s-ar intampla daca problema nu se va solutiona?
Definirea
problemei
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200920
RealaConcretaOrientata spre nevoiRezolvabilaCu efecte serioasa
Exemplu : cresterea ingrijoratoare a abandonuluiscolar in localitatea X in ultimele 3 luni.
Caracteristicile problemei
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200921
Justificarea proiectului
Cine sunt membrii grupului tinta?Reflecta acest proiect nevoile reale ale grupuluitinta?Care ar fi oportunitatile proiectului?Este proiectul inovator?Ce anume (situatie, stare de fapt) o sa schimbeproiectul?
Grup
tinta
si
beneficiarii proiectului
z Grupul tinta persoanele sau grupul de persoane care sunt vizati de catre proiect. Nu se confunda cu beneficiarii, deoareceacestia reprezinta doar o mica parte din grupul tinta.
z Beneficiarii proiectului -- persoanelecare vor beneficia de rezultatele proiectuluiimplementat, implicate direct in proiect.
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200922
Beneficiari
directi
vs. indirecti
z Beneficiarii directi sunt cei care sunt implicatiin mod direct in proiect si care beneficiaza de rezultatele proiectului.
z Beneficiarii indirecti nu participa efectiv la proiect si nici nu beneficiaza in mod direct de rezultatele acestuia. Ei vor apreciarezultatele pe termen lung.
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200923
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200924
Analiza
SWOT
Instrument de analiza strategica folosit pentruidentificarea celei mai potivite directii de actiune. Scopul acestei analize este e a identifica o solutiesau o strategie care sa amelioreze o situatie / o problema.Analiza se face in functie de 2 factori: 1.
Factori
interni
(puncte
tari
puncte
slabe)
2.
Factori
externi
(oportunitati
-
amenintari)
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200925
Analiza
SWOT
Puncte
tari Puncte
slabe
Mediu intern
Mediu extern
Oportunitati Amenintari
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200926
Puncte
tari
Atribute pozitive care tin de organizatieCapacitate Avantaje fata de concurentaResurse , echipamente, oameniExperienta, cunostinte, informatiiLocatieCultura organizationalaManagementul organizatiei
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200927
Puncte
slabe
Acestea se afla sub controlul organizatiei insaimpiedica mentinerea unui nivel de calitatecompetitivLipsa capacitatiiLipsa avantajeReputatieLipsa resurselor financiareResurse limitateCultura organizationala neadecvata
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200928
Oportunitati
Evalueaza factorii atractivi externi care reprezintaelemente de care organizatia poate profita. Reflectapotentialul pe care organizatia il poate avea prinimplementarea proiectului.Dezvoltarea sectorului de activitatea al proiectuluiLipsa unor organizatii concurenteInfluente globaleLegislatie favorabilaSurse de finantare existente
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200929
Amenintari
.
Sunt factori in afara controlului exercitat de organizatie, insa se pot anticipa
Efecte politice
Efecte economice
Lipsa surselor de finantare
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200930
Premisele
unei
analize SWOT
Folosirea punctelor tariEliminarea sau reducerea punctelorslabeFructificarea oportunitatilorEvitarea amenintarilor
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200931
Scopul
proiectului
Ce
dorim
sa
realizam/ obtinem
prin
implementarea
proiectului?
SCOPUL = SOLUTIA pentru
PROBLEMA identificata, SITUATIA la care vrem
sa
ajungem
in urma
implementarii
proiectului.
De evitat
in formularea
SCOPULUI urmatoarele
cuvinte:
SI
PRIN
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200932
Scopul
proiectului
Sa contina un verb la forma conjunctiva : sarealizezeSau un substantiv verbal: realizareaScurt si concisSa denote rezultatul ce se doreste a fi atins si numetodele de obtinere a acestuiaSa denote grupul tinta
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200933
OBIECTIVELE PROIECTULUI
S - SPECIFICM - MASURABILA- ABORDABIL/DE ATINSR - REALISTT INCADRAT IN TIMP
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200934
TEHNICA SCRIERII OBIECTIVELOR IN 7 PASI
1.
DETERMINAREA REZULTATELOR2.
DETERMINAREA INDICATORILOR DE PERFORMANTA3.
DETERMINAREA STANDARDELOR DE PERFORMANTA4.
DETERMINAREA TIMPULUI NECESAR5.
DETERMINAREA COSTURILOR NECESARE6.
SCRIEREA OBIECTIVULUI7.
EVALUAREA OBIECTIVULUI
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200935
Indicatorii
de performanta
IndicatoriiIndicatorii reprezintareprezinta modalitateamodalitatea de de masuraremasurare a a unuiunui obiectivobiectiv care care trebuietrebuieatinsatins, o , o resursaresursa mobilizatamobilizata sausau un un efectefect obtinutobtinut. . IndicatoriiIndicatorii descriudescriu in in termenitermeni masurabilimasurabili, , obiectiveleobiectivele proiectuluiproiectului. . AjutaAjuta la la evaluareaevaluarea fezabilitatiifezabilitatiiobiectivelorobiectivelor oferindoferind bazabaza sistemuluisistemului de de monitorizaremonitorizare sisi evaluareevaluare a a proiectuluiproiectului. . AcestiaAcestia suntsunt::
De De realizarerealizare imediataimediata permit permit masurareamasurarea bunurilorbunurilor sisi serviciilorserviciilor produseproduse in in cadrulcadrul proiectuluiproiectului. . MasoaraMasoara tot tot ceeaceea cece esteeste obtinutobtinut in in urmaurma utilizariiutilizariifinantariifinantarii obtinuteobtinute..
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200936
Indicatorii
de performanta
PePe termentermen scurtscurt (outcome indicators) (outcome indicators) masoaramasoara rezultatelerezultatele pepetermentermen scurtscurt in in randulrandul beneficiarilorbeneficiarilor
PePe termentermen lung (impact indicators) lung (impact indicators) masoaramasoara rezultatelerezultatele pepetermentermen lung.lung.
De De rezultatrezultat se se masoaramasoara efecteleefectele, , rezultatelerezultatele proiectuluiproiectului, , beneficiilebeneficiile sisi avantajeleavantajele proeictuluiproeictului. Pot . Pot fifi observateobservate candcandproiectulproiectul a a fostfost finalizatfinalizat. .
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200937
Standardele
de performanta
Ne arata care ar trebui sa fie valoareaindicatorilor , pentru a fi siguri ca ne-am atins rezultatele.
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200938
PLANIFICAREA PROIECTULUI
CE TREBUIE FACUT?
CUM TREBUIE FACUT?
CAND TREBUIE FACUT?
UNDE TREBUIE FACUT?
DE CATRE CINE TREBUIE FACUT?
CU CE RESURSE TREBUIE FACUT?
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200939
PLANIFICAREA ACTIVITATILOR
z FIECARUI OBIECTIV CORESPUNDE UN SET DE ACTIVITATI
z ACTIVITATILE SE IMPART IN SUB-ACTIVITATI SI SARCINI REALIZABILE
z ESTIMAREA DURATEI SI A RESURSELOR NECESAREz DEPENDENTA ACTIVITATILOR DE RESURSEz STABILIRE TERMENE PENTRU FIECARE ACTIVITATEz DEFINITI EXPERTIZA IN CADRUL ECHIPEI DE LUCRUz ALOCATI SARCINI IN CADRUL ECHIPEI
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200940
Au rol
bine
determinat
Necesita
resurse
fizice
si
umane
in timp
bine
determinat
Au moment de inceput
si
sfarsit
bine
determinat
Dependenta
activitatilor
de resurse
Simultaneitate
Stabiliti
activitatile
prioritare
Uitlizati
repere
evenimente
cheie
care ofera
o buna
evaluare
a progresului
proiectului, si
calea
spre
care sa
se indrepte
echipa
Stabiliti
drumul
critic
inlantuirea
activitatilor
astfel
incat
sa
formeze
calea
cea
mai
lunga
de finalizare
a proiectului
Caracteristicile activitatilor
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200941
Diagrama
Gantt
Instrument ce permite urmarirea interelationariiactivitatilor proiectuluiCu ajutorul diagramei Gantt putem observa
1.
Incadrarea
in timp
a planului
de lucru2.
Datele
desfasurarilor
activitatilor3.
Vizibilitatea
planului
de lucru
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200942
Buget
Cuantifica activitatiDirectioneaza si identifica ce resurse suntnecesare si cand sunt solicitatePermite evaluarea obiectivelor si a activitatilor unuiproiect din punctul de vedere al costului lor actualUn buget realist si actualizat permite evaluareafinanciara a proiectului
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200943
BUGETUL PROIECTULUI
PLANIFICAREA ACTIVITATILOR PROIECTLUIESTIMAREA CHELTUIELILOR PENTRU FIECARE ACTIVITATEESTIMAREA POSIBILELOR SURSE DE VENITURIPLANIFICARE IN TIMP A CHELTUIELILOR SI A VENITURILORSTABILIRE PROCEDURI DE SUPRAVEGHERE A PLANULUI FINANCIAR
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200944
Categorii
de cheltuieli
Costuri de personal Costuri de transport Costuri echipamente bunuri Costri administratie Costuri promovare Costuri cazare Costuri masa Costuri prestari servicii
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200945
TIPURI DE BUGET
BUGET PE CATEGORII DE CHELTUIELI stabilirea cheltuielilor pe diverse categorii
BUGET PE ACTIVITATI SI CHELTUIELI realizeaza planul financiar coreland categoriile de cheltuieli cu fiecare activitate stabilita
BUGET PE SURSELE DE VENIT grupeazacheltuielile pe categorii si pe surse de finantare
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200946
Evaluarea proiectului
Emiterea de judecati privind progresul inregistrat pe caleaatingerii obiectivelor propuse.Ce
evaluam
:In ce masura proiectul si-a atins obiectivele. Daca nu, de ce?In ce masura munca a fost bine facuta?In ce masura resursele au fost utilizate in mod eficient?Care a fost impactul proiectului?Ce ati invatat pe parcursul proiectului?Cum veti utiliza experienta dobandita pe parcursul proiectuluipentru viitoarele proiecte?Cand se vor face evaluarile?Ati inclus banii pentru evaluare in proiect?
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200947
Evaluarea
si
monitorizarea
Presupune
analizarea
pe
baza
indicatorilor
de performantaMonitorizarea
= permite
o verificare
regulata
a ceea
ce
facem
in mod curent. Monitorizam: resursele
investiteactivitatile
derulatedeciziile
luateA monitoriza
inseamna
a cerceta
ceea
ce
se intampla
in timp
ce
se intampla.Cum colectam
datele
pentru
monitorizarea?Din statisticiInformatii calitativeJurnaleObservatiiInterviuri si chestionare
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200948
Raportul
de evaluare
Contine
rezultatele
obtinute
in urma
aplicarii
planului
de evaluare
care se pot insera
in raportul
catre
finantator. Raportul
trebuie
sa
contina:
z Obiectivele avute in vederez O scurta informare cu privire la necesitatea atingerii obiectivelorz Cum si ce informatii au fost colectate, cum au fost colectate si
analizatez Ce demonstreaza informatiile colectatez Cum a fost facuta evaluarea si de catre cinez Au fost atinse obiectivele propuse initial?z Ce alte rezultate au fost atinsez Ce noi necesitati au aparut pe parcursul programuluiz Ce recomandari se fac pentru viitor
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200949
Evaluarea impactului
z Analizai ce impact a avut n comunitate realizarea proiectului
z Analizai dac proiectul poate fi realizat n alt parte (dac poate fi reaplicat)
z Analizai ce modificri a adus proiectul:n modul de via a beneficiarilorn comportamentul beneficiarilor
z Analizai dac proiectul a adus o ameliorare a situaiei care a determinat realizarea lui
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200950
Evaluarea financiar
z Evaluai costurile proiectuluiz Evaluai raportul dintre costuri i rezultatele obinutez Evaluai raportul dintre numrul de beneficiari i
cheltuielile de funcionare i de personalz Analizai dac resursele financiare au fost bine
distribuite pe categorii de cheltuieli
Justificarea proiectuluin cadrul acestui capitol trebuie s convingei finanatorul de
urmtoarele aspecte:1. Problema abordat n cadrul proiectului este una real iar amnarea
rezolvrii ei are repercursiuni asupra unui grup seminificativ de ceteni. Trebuie s explicai ntr-un mod ct mai convingtor ce ar urma s se ntmple dac problema respectiv ar fi lsat nerezolvat, fr a fi patetici.
2. Atingerea scopului i, implicit, rezolvarea problemei va aduce o serie de avantaje comunitii, societii sau anumitor grupuri sociale, avantaje pe care trebuie sa le menionai.
3. Instituia dumneavoastr este n msur s abordeze problema respectiv i s duc proiectul la bun sfrit.
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200951
Finanare ulterioar
Durabitatea proiectului
Cei mai multi finanatori doresc ca finanarea lor s contribuie capital la creterea gradului de cunoatere ntr-un domeniu important
Cei mai muli cuttori de finanare ns, nu au fora s gndeasc sau s descrie proiectul pe care l propun dect pe durata derulrii trecut n cererea de finanare.
Este de dorit s includei n aceast seciune un buget prospectiv detaliat care s scoat n eviden obineredea durabilitii proiectului
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200952
Introducerea
Introducerea este acea parte a propunerii n care l convingem pe finanator c instituia noastr e cea mai potrivit pentru a aborda i rezolva problema de care se ocup proiectul nostru
Scopul introducerii este acela de a spori interesul finanatorului pentru ceea ce face instituia noastr i de a-l face interesat s citeasc mai departe propunerea de finanare.
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200953
Introducerea
Introducerea trebuie:z s descrie instituia noastr i aciunile pe care le ntreprindez s prezinte relaionarea dintre scopul i obiectivele proiectului
i scopul i obiectivele pe termen lung ale instituieiz s scoat n eviden pregtirea profesional i tiinific a
personalului ce se va ocupa de proiect i ale responsabilului/coordonatorului de proiect
z s prezinte persoanele ce pot oferi recomandriz s prezinte alte tipuri de suport de care beneficiaz instituia n
prezentz s prezinte orice alt informaie menit s creasc
credibilitatea instituieiManagementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 2009
54
Titlul proiectului
z De obicei titlul trebuie :z s fie descriptivz s scoat n eviden rezultatele proiectului i
nu metodele folositez s descrie avantajele pe care le vor ctiga
beneficiarii sau societatea de pe urma proiectului
z s fie clar, concis i uor de inut minte.
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200955
Titlul proiectului
Recomandri:z e bine s nu folosii acronime atunci cnd finanatorul nu
menioneaz explicit c dorete acest lucruz nu facei referine la vasta dumneavoastr cultur (mitologie,
cultur general, istorie, art, etc.). S-ar putea ca finanatorul Dvs. s nu aib aceleai hobby-uri cu ale Dvs.
z nu ncercai s impresionai finanatorul cu termeni tehnici sau cu elemente de jargon. Dac termenii finanrii nu prevd acest lucru s-ar putea s nu v facei neles pe deplin.
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200956
Rezumatul proiectuluiz Motivele pentru care o cerere de finanare trebuie s
cuprind un rezumat sunt urmtoarele:1. De cele mai multe ori, rezumatul este solicitat de ctre
finanator.2. Rezumatul ofer o trecere n revist a capitolelor care
urmeaz, fcndu-le, astfel, pe acestea, mai uor de neles.3. De multe ori, rezumatul este singura parte a cererii de
finanare care se citete, servind, astfel, ca unic baz de luare n considerare sau respingere a proiectului.
4. Fiind prima parte a propunerii care se citete, solicitantu de finanare poate trezi interesul finanatorului pentru proiect. Este foarte important ca prima reacie a cititorului s fie pozitiv.
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200957
Rezumatul proiectuluiUn rezumat trebuie s cuprind:z o scurt prezentare a solicitantului;z scurt informaie privind credibilitatea solicitantului:z prezentarea problemei ce urmeaz a fi abordat;z scurt prezentare a obiectivelor;z scurt prezentare a modului de atingere a obiectivelor;z scurt prezentare a planului de evaluare;z menionarea costului total al proiectului, a fondurilor deja
primite, fondurilor solicitate de la finanatorul cruia i este adresat cererea i a fondurilor solicitate de la ali finanatori;
z menionarea modului de finanare n viitor (durabilitatea proiectului).
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200958
Anexele proiectului
Este bine ns s avei n vedere urmtoarele elemente pentru a fi incluse n anexe, chiar dac ele nu sunt solicitate de ctre finanator:
z lista membrilor conducerii organizaiei;z curriculum vitae al responsabilului de proiect i al persoanelor cheie;z explicitarea bugetului;z planul de activitate pe anul n curs;z bugetul general curent:z lista cu ali finanatori, n trecut i n prezent, ai organizaiei;z materiale legate de alte proiecte sau activiti relevante pentru
proiectul n cauza.z acordurile de parteneriat (dac este cazul)z orice documente care sprijin argumentaia proiectului
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200959
Scrisoarea de intenie
z De regul, scrisoarea de intenie trebuie s cuprind urmtoarele elemente:
z prezentarea organizaiei (scop, activiti de succes);z problema abordat de ctre proiect (sau scopul proiectului);z justificarea proiectului;z obiectivele proiectului;z rezultatele ateptate (avantajele scontate);z modul n care va fi implementat (n mare);z bugetul total (estimativ) i menionarea altor co-finanatori
(dac exist);z parteneriate (dac este cazul).
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200960
Forma final a propunerii de finanare
Atunci cnd trecei la redactarea variantei finale a propunerii, trebuie s avei n minte urmtoarele considerente:
z cei care vor citi propunerea dumneavoastr, vor avea de citit i alte zeci de propuneri
z n general, cititul necesit un efort destul de marez termenul de evaluare al propunerilor este foarte scurtz cei care evalueaz propunerile sunt oameni cu profesii
diverse, ocupai i cu alte activiti
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200961
Forma final a propunerii de finanare
z Verificai c nu v lipsete nici o seciune din cele cerute de finanatarz Punei-le n ordinea amintit n capitolele anterioare (Elementele propunerii de
finantare)z Alegei un caracter i un format de litera care s se poat citi uorz Nu folosii sublinieri i nflorituri; acestea vor ngreuna cititulz Folosii un limbaj accesibil, comun, evitnd termenii tehnici sau frazele prea
pompoasez Folosii, dac se poate, hrtie cu antetz Nu punei anexe mai mult dect trebuiez Dac scriei de mn, ncercai s scriei ct mai cite (evitai paragrafe lungi
scrise cu majuscule, se citesc greu)z Verificai c avei suficient toner sau cerneal, pentru c textul s fie vizibil i
pe copii
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200962
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200963
Managementul
proiectelor
z Proces dinamic si complex, reprezintasinteza a cel putin 5 domenii
1.
Pregatirea
/ planificarea
proiectului2.
Aisgurarea
leadershipului
proiectelor3.
Capacitatea
de a asigura
control asupra proeictului
4.
Asigurarea
coerentei
actiunilor5.
Capacitatea
de a implementa
proiectul
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200964
Functiile
managementului
1.
Planificare2.
Implementare3.
Control4.
Conducere
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200965
Planificarea
z Identificarea scopului si a obiectivelorproiectului
z Stabilirea strategiei optime de atingere a obiectivelor
z Stabilirea activitatilor si a resurselornecesare
z Planificarea temporala a proiectuluiz Realizare plan de rezerva
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200966
Organizarea
z Stailirea structurii organizatorice a proiectuluiz Repartizarea sarcinilor in cadrul echipeiz Stabilire standarde de autoritate si
responsabilitate ale echipei de proiectz Alocare resurselor materiale si financiare pe
activitati
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200967
Implementarea
z Pregatirea si derularea activitatilorz Instruirea personaluluiz Supervizareaz Monitorizarea resurselor si activitatilor
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200968
Controlul
z Ce se monitorizeazaz Urmarirea indicatorilor de performanta si a
standardelor acestora
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200969
Conducerea
z Luare deciziiz Team buildingz Delegarez Comunicare
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200970
Aptitudinile
si
abilitatile
necesare
unui bun Manager de proiect
z Leadershipz Team buildingz Managementz Time managementz Puterea de a delegaz Capacitatea de a estimaz Administrarea bugetuluiz Risk managementz Capacitatea de a intervievaz Abilitatea de a negociaz Abilitati de bun comunicator si prezentatorz Abilitati tehnice
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200971
Managementul
resurselor
umane ale proiectului
Pentru
a selecta
o echipa
buna, eficienta
trebuie
sa:z Descrieti activitatile elementare pentru fiecare
obiectivz Transformati activitatile in sarcini de realizat si
competente necesarez Transformati sarcinile in responsabilitatiz Realizati fise de post pentru membrii echipeiz Selectarea membrilor echipei se face atat din
interiorul organizatiei cat si din exteriorul acesteia
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200972
Succesul
muncii
in echipa
de proiect
z Comunicare eficientaz Formulare concisa si precisa a mesajuluiz Fluenta si reversibilitatea comunicariiz Limbaj comunz Flexibilitate si adaptabilitatea sistemului de
comunicare
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200973
Managementul
timpului
z Timpul este singura resursa ce nu se poateeconomisi.se poate doar consuma.
z E foarte important ca fiecare activitate sa fie binedeterminata in timp.
z Este recomandat ca in cadrul proiectului sa existe un time keeper sa tina evidenta activitatilor si a timpului in care acestea sunt estimate dar siindeplinite.
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200974
Hotul
de timp
Amanarea
este
asasinul
oportunitatiiAmanarea
este
arta
de a tine pasul
cu ziua
de ieriDe ce
amanam?z Sarcina pe care trebuie sa o indeplinim este coplesitoare,
neplacutaz Sarcina este neclara sau neprevazutaz Obiectivele sunt neclarez Esti un cuceritor al haosuluiz Esti un perfectionistz Astepti dupa altcineva
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200975
Solutii
z Incercati sa stabiliti de la bun inceputobiective clare
z Gasiti persoana potrivita pentru activitateapotrivita
z Fiecare sarcina sa fie clara, bine definita ca timp si spatiu
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200976
Managementul
riscului
The real risk is doing nothing.
Proiectele
sunt
supuse
riscurilor:z Baniz Timpz Calitate
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200977
Managementul
Riscului
z Riscul este nesiguranta, posibilitatea ca anumitelucruri sa nu mearga conform planului, avand impact negativ asupra bugetului, timpului alocat sau chiarasupra calitatii proiectului.
z Riscul nu poate fi eliminat, ci cu ajutorulmanagementului poate fi controlat.
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200978
Managementul
riscului
Riscuri
interne:z Lipsa unor proceduri scrise si formalizatez Autoritatea in organizatie este atribuita unor
persoane nepotrivite, lipsite de experientaz Lipsa raportarilor fata de manageriz Personal necalificatz Existenta unei culturi organizationale neadecvatez Conflicte angajati - manageri
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200979
Reducerea
aparitiei
risculurilor interne se face prin
z Monitorizarea activitatii financiarez Existenta unor proceduri financiare internez Existenta control intern
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200980
Riscuri
externe
z Retragerea unei finantariz Calamitati naturalez Schimbarea legislatieiz Crize economice
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200981
Strategii
de de
diminuare
a efectelor
riscurilor
aparute
z Diversificarea surselor de finantarez Planuri de rezervaz Asigurari de bunuri si persoane
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200982
Metode
de identificare
a riscului
z Intocmirea unor liste de control: conditii de mediu , rezultate asteptate, erori si omisiunide proiectare sau executie etc.
z Analizarea documentelor din organizatiez Utilizarea experientei persoanelor care au
lucrat in proiecte similarez Identificarea riscurilor impuse din exterior
Managementul Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200983
Metode
de analizare
a riscului
z Brainstormingz Consultarea expertilorz Analogii
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200984
Managementul
riscului
z Presupune identificarea potentialelor surse de risc. z Este indicat ca cercetarea asupra surselor de risc sa se faca
asupra tuturor factorilor implicati in proiect:z Resurse umanez Timpz Resurse materialez Tehnologiez Cadrul legalz Organizatiaz Mediul inconjurator
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 200985
Managementul
proiectelor
z EXTREME TRAINING va multumeste pentruparticiparea la acest training
Bogdan Tlmaciu, 0727 321
125btalmaciu@yahoo.combtalmaciu@gmail.combogdan.talmaciu@traininguri.ro
Managementul Proiectelor Ce Servim la acest curs? Obiectivele traininguluiDefinire ConcepteCaracteristicile unui PROIECTProiectul esteCiclul de viata al unui proiectConceperea proiectuluiIdentificarea surselor de finantareSurse de finantare nationaleSurse de finantare europeneAdrese utileCe trebuie sa stim despre potentialul finantatorCriterii de selectie a proiectelorRelevanta proiectuluiMetodologieSustenabilitateCost EficientaDefinirea problemeiCaracteristicile problemeiJustificarea proiectului Grup tinta si beneficiarii proiectuluiBeneficiari directi vs. indirectiAnaliza SWOTAnaliza SWOTPuncte tariPuncte slabeOportunitati Amenintari Premisele unei analize SWOTScopul proiectuluiScopul proiectuluiOBIECTIVELE PROIECTULUI TEHNICA SCRIERII OBIECTIVELOR IN 7 PASIIndicatorii de performantaIndicatorii de performanta Standardele de performantaPLANIFICAREA PROIECTULUIPLANIFICAREA ACTIVITATILOR Au rol bine determinatNecesita resurse fizice si umane in timp bine determinatAu moment de inceput si sfarsit bine determinatDependenta activitatilor de resurseSimultaneitateStabiliti activitatile prioritareUitlizati repere evenimente cheie care ofera o buna evaluare a progresului proiectului, si calea spre care sa se indrepte echipaStabiliti drumul critic inlantuirea activitatilor astfel incat sa formeze calea cea mai lunga de finalizare a proiectuluiDiagrama GanttBugetBUGETUL PROIECTULUICategorii de cheltuieliTIPURI DE BUGETEvaluarea proiectuluiEvaluarea si monitorizareaRaportul de evaluareEvaluarea impactuluiEvaluarea financiarJustificarea proiectuluiFinanare ulterioar Durabitatea proiectuluiIntroducerea IntroducereaTitlul proiectuluiTitlul proiectuluiRezumatul proiectuluiRezumatul proiectuluiAnexele proiectuluiScrisoarea de intenieForma final a propunerii de finanareForma final a propunerii de finanareManagementul proiectelorFunctiile managementuluiPlanificareaOrganizareaImplementareaControlulConducereaAptitudinile si abilitatile necesare unui bun Manager de proiectManagementul resurselor umane ale proiectuluiSuccesul muncii in echipa de proiectManagementul timpuluiHotul de timpSolutiiManagementul risculuiManagementul RisculuiManagementul risculuiReducerea aparitiei risculurilor interne se face prinRiscuri externeStrategii de de diminuare a efectelor riscurilor aparuteMetode de identificare a risculuiMetode de analizare a risculuiManagementul risculuiManagementul proiectelor