Elaborarea primei forme a fisei de post. Simularea si supervizarea in pregatirea discutiei cu managerul pentru

analiza fisei de post

Fisele de post reprezinta, intr-o companie, aria structurala de manifestare a managementului resurselor umane; astfel, pe baza detaliilor stabilite aici, angajatul va primi informatii relevante pentru integrarea sa (pozitia ierarhica, nivelul de autoritate, responsabilitatile specifice etc). Pe baza unor informatii relevante din fisa de post se vor realiza partial sau total fisele de evaluare bianuale sau anuale. .

Constructia si administrarea fiselor de post deplaseaza accentul de la dimensiunea structurala spre cea operationala. O activitate de constructie si administrare eficienta reprezinta un aspect esential al muncii directorului de resurse umane, deoarece de le acestea pornesc o serie de activitati primordiale ce se rasfrang asupra angajatului si de care depind supravietuirea si avansarea lui in firma angajatoare.

Fisa de post este un instrument in care se reflecta atat procesul de proiectare a posturilor (crearea de posturi si recalibrarea lor prin marirea sau micsorarea dimensiunilor), cat si activitatea de restructurare a posturilor.

Modelul fisei de post:

1). Identificarea postului: Se recomanda utilizarea denumirilor si a codurilor folosite de Codul Ocupatiilor din Romania (COR) pentru necesitatea existentei unui cadru coerent la nivelul organizatiei cat si pentru armonizarea cu legislatia romaneasca.

2). Descrierea postului: Sunt necesare doua-trei propozitii care sa defineasca esenta postului, liniile generale care il caracterizeaza.

Exemplu: Post de director vanzari: Asigurarea implementarii politicilor comerciale ale firmei la nivelul regiunii alocate, cu scopul de a atinge obiectivele de strategie si de vanzari.

Exemplu: Post de acsiera in magazine: Obtinerea platii produselor de la cumparatori, inregistrand plata fiecarui produs si realizand suma produselor achizitionate.

3). Pozitia in organigrama: Pozitia in organigrama se refera la pozitia pe care o surprinde organigrama, fiind stabilite primele repere in ceea ce priveste nivelul postului in organizatia respectiva, raportarea realizandu-se prin posturile imediat superior si inferior.

4). Relatii organizationale: a) ierarhice: se subordoneaza…b) functionale: are relatii de conlucrare cu…c) de reprezentare: reprezinta firma in exterior cu privire la problemele…Daca relatiile ierarhice precizeaza doar caror persoane li se subordoneaza individul si cine i se subordoneaza acestuia conform pozitiei in organigrama, relatiile functionale indica interactiunea si relatiile de reprezentare evidenteaza limitele de autoritate in ceea ce priveste reprezentarea companiei in exterior.

Exemplu: a) Ierarhic: Este subordonat directorului

general/executiv; are in subordine intregul personal al compartimentelor

b) Functionale: Primeste si transmite indrumari metodologice de specialitate de la compartimentele IT, Resurse umane, Logistica, Marketing, Aprovizionare, Vanzari in vederea indeplinirii obiectivelor planificate.

c) De reprezentare: Cu banca, organismele de control financiar-contabil, terti (persoane fizice sau juridice).

5). Atributii si responsabilitati: Presupune expunerea responsabilitatilor si a atributiilor ce trebuie asumate si indeplinite de angajati. In functie de complexitatea postului acestea pot fi grupate in domenii diferite circumscrise postului.

6). Standardele de performanta: Exista meserii si posturi in care lipsa atingerii unor indicatori minimi pot produce accidente sau grave dereglari ale circuitului muncii organizationale, de aceea este necesar sa se specifice clar ceea ce trebuie facut.

7). Competente personale: a) Studii b) Experienta in domeniu c) Cunoasterea a cel putin unei limbi straine de

circulatie internationala. Cunostinte PC. In functie de post si responsabilitati sunt stabilite ce studii de specialitate si ce experienta sunt necesare.

d) Insusiri de personalitate:- Capacitati cognitive- Capacitati comunicationale si relationale

peste medie- Alte insusiri de personalitate: seriozitate,

responsabilitate, loialitate, hotarare, adaptabilitate, asertivitate, autocontrol, atitudine pozitiva.

Este important ca profilul de personalitate sa fie stablit in functie de particularitatile postului.

8). Conditii de desfasurare a activitatii: a) Program normal de 8 ore, cu precizarea ca in

functie de necesitate vor efectua ore suplimentare. b) Deplasari in tara, in functie de necesitatile

implicate de natura postului. c) Salarizarea – conform sistemului de recompensare

materiala de la nivelul companiei.9). Mentiuni speciale: Facilitati speciale -

conform contractului de munca, anexelor la contractul de munca, reglementarilor organiztionale.

Exigente privind redactarea fisei postului (Dale 1967):

a) Fiti clar. Fisa postului trebuie sa descrie munca pe care o implica postul atat de bine incat toate sarcinile sa fie clare, fara explicatii suplimentare sau referiri la alte documente.

b)Precizati scopul autoritatii. In descrierea

postului, trebuie indicate scopul si natura muncii, prin utilizarea unor expresii precum: ‘’pentru departamanet’’sau ‘’ dupa cum se solicita de catre manager”. Trebuie incluse aici toate relatiile de munca socotite importante.

c)Fiti specifici. Alegeti cuvintele potrivite pentru a descrie: (1) tipul muncii, (2) gradul de complexitate a acesteia, (3) nivelul de abilitati necesare, (4) masura in care sunt standardizate problemele, (5) radul de responsabilitate pe care il are angajatul pentru fiecare dintre fazele activitatii sale, (6) limitele salariale si tipurile de remuneratie aferente. Utilizati verbe active, precum ‘’a analiza’’, ‘’a aduna’’, ‘’ a asambla’’, ‘’a planifica’’, ‘’a implementa’’, ‘’a rationa’’, ‘’ a transporta’’ , ‘’ a transmite’’, ‘’ a mentine’’, ‘’ a superviza’’, ‘’a recomanda’’. Posturile situate la nivelurile inferioare ale organizatiei presupun in general cele mai detaliate sarcini sau activitati, in timp ce posturile situate la niveluri superioare, implicand sarcini cu un grad de autonomie mai mare, vor fi descrise in termeni generali.

d)Fiti concis. Propozitiile scurte si concise, ating cel mai bine scopul descriptiv.

e)Verificati la final. Pentru a verifica daca fisa postului pe care ati redactat-o indeplineste obiectivele de baza, puneti-va urmatoarea intebare: ‘’vor intelege noii angajazi ceea ce au de facut daca vor citi fisa postului?’’.

Simularea si supervizarea in pregatirea discutiei cu managerul pentru analiza fisei de post.