Curs Managementul Timpului
1
Timpul este inerent n management. Managementul timpului nseamn
controlul acestei resurse..Este esena progresului tehnic i economic, deoarece
fructificarea i dovedirea unei idei depinde de factorul timp.
Paul R. Godin propune o definiie sugestiv i succint a conceptului de
management al timpului: Un proces personal de programare, de anticipare i de
reacie ntr-o manierplanificat, predictiv, efectiv i eficient.
Managementul timpului prezint numeroase avantaje pentru manageri.
Acesta i favorizeaz:
s ating scopul urmrit;
s stabileasc prioritile;
s obin o vedere de ansamblu asupra sarcinilor de realizat;
s comunice mai bine;
s obin mai multe rezultate pe unitatea de timp;
s delege sarcini;
s pstreze echilibrul n viaa profesional i personal;
s-i dezvolte creativitatea;
s reziste i s se adapteze mai bine schimbrilor;
s participe la mbuntirea calitii vieii tuturor membrilor organizaiei.
Exist foarte multe tehnici care pot canaliza managerii s-i utilizeze
timpul disponibil ntr-un mod ct mai eficient.
Un mod de a urmri eficiena folosirii timpului este de a fi contient de
tendinele personale de utilizare a timpului ineficient. n mai multe situaii aceste
Curs Managementul Timpului
2
tendine reprezintm rspunsurile cutate pentru eficientizarea folosirii timpului. n
cazul nelurii n seam a lor, pot avea influene negative n ceea ce privete stresul
datorat timpului. Dac, de exemplu, activitile neprogramate sunt realizate
naintea celor programate, cele importante ar putea rmne nerezolvate. Muli
manageri dau dovad de tendine de rezolvare a problemelor urgente naintea celor
importante, amplificnd astfel sentimentul de suprasolicitare. Dacproblemele mai
uoare sunt rezolvate naintea celor dificile, timpul managerului este utilizat n
mod ineficient deoarece el rezolv probleme sub capacitile sale care ar fi trebuit
delegate, n timp ce problemele importante rmn nerezolvate.
Folosirea eficient a timpului
1. Stabilirea cu claritate a scopului i a termenului de realizare a acestuia.
Managerii se las deseori prini n activiti n asemenea msur nct nu-i mai
pun problema care este motivul acestor activiti. Din cnd n cnd ei trebuie s
reflecteze care sunt obiectivele pe termen scurt i care sunt strategiile care sunt
necesare pentru atingerea acestora.
2. Alctuirea unei liste de lucru i organizarea activitii zilnice prin
intermediul acesteia. Listele nseamn putere! Concomitent este necesar
evidenierea duratei fiecrei activiti n calendar.
3. Notarea n agend: reprezint o modalitate de a nu uita dar i o surs
eliberatoare de stres. Multe dintre ideile i informaiile referitoare la desfurarea
unei activiti importante acapareaz toat energia managerului iar abilitatea de a
gndi concentrat se diminueaz semnificativ. Managerul se va simi tensionat de
teama de a nu pierde din detalii. Notarea pe hrtie va elimina necesitatea
memorrii acestora, lsnd cale liber pentru alte proiecte.
Curs Managementul Timpului
3
4. Impunerea i respectarea cu rigurozitate a termenelor limit;
5. Clarificarea prioritilor;
6. Angajarea unei secretare eficiente i a unui asistent manager care s
preia o parte din responsabilitile mai puin importante. Faptul de a avea un
asistent va obliga managerul s delege (ceea ce nseamn timp ctigat), iar pe de
alt parte i va impune s stabileasc prioriti privind sarcinile de lucru, s le
organizeze att de bine nct altcineva le va putea prelua total sau parial. Prin
aceasta, managerul va putea s-i canalizeze mintea i timpul pe dezvoltarea
afacerii.
7. Aruncarea la coul de gunoi a hrtiilor i rapoartelor neimportante;
8. Punerea la punct a unui sistem coerent, n cadrul cruia fiecare activitate
i are stabilit clar poziia iar fiecare responsabil tie clar ce are de fcut i este
competent s-i ndeplineasc singur sarcinile;
9. Conducerea la u a musafirilor nepoftii sau care mnnc timpul cu
detalii nesemnificative, lungindu-se la vorb;
10. Evitarea promisiunilor care au anse mari de a nu fi onorate.
Tehnici folosite pentru eficientizarea timpului
Tehnicile existente pentru eficientizarea timpului managerului nu trebuie
aplicate toate odat. Acest lucru ar duce doar la suprasolicitarea i la pierderea de
timp preios pentru aprofundarea lor [Whetten&Cameron , 2002, 119]. Managerul
trebuie s se hotrasc doar la cel mult trei tehnici de eficientizare care i se par cele
mai potrivite pentru stilul su de organizare. Aplicarea corect a tehnicilor conduce
la obinerea n medie a treizeci de minute zilnic, ce pot fi folosite pentru rezolvarea
Curs Managementul Timpului
4
altor probleme. Cumulate pe o perioad de 40 de ani, aceste minute ar duce la nc
un an de activitate.
Timpul nseamn bani, spunea Benjamin Franklin. Aceast fraz este
mult prea des utilizat, nct nu se poate s nu fie adevarat. ntradevr, costul
efectiv al unei activiti este proporional cu durata sa [Pettinger, 2000, 127-129].
Firmele care i construiesc strategii pe baza unor bugete calculate atent, dar fr a
lua n considerare factorul timp, nu vor avea nici o ans n faa unui competitor cu
buget identic, care tie s exploateze valoarea timpului. Pe de alt parte, timpul ne
poate costa imaginea n faa angajailor, a partenerilor de afaceri, dar chiar i n faa
propriei persoane. O serie de greeli standard ce apar n gospodrirea timpului
managerilor romni sunt:
Folosirea excesiv a telefonului, n locul altor mijloace de comunicare care
necesit mai puin timp (e-mail ului, rapoartele);
Ignorarea programelor de raportare;
edine care se desfaoar fr o agend;
Perfecionismul;
Nedepistarea urgenelor artificiale.
Pentru toate acestea exist soluii simple, aplicabile i n mediul de afacere
romnesc:
a) Regula celor cinci minute pentru acei angajai care nu au darul de a
fi succini i tranform cea mai simpl discuie ntr-o conversaie mult prea lung,
pregtete o surpriz. Managerul poate s-i anune foarte clar c nu are la
dispoziie dect cinci minute. Prin aceast metod angajaii i vor mbunti
aptitudinea de a fi succini i ntrevederea va lua sfrit dup ce se vor scurge cele
Curs Managementul Timpului
5
cinci minute. Regula celor 5 minute la dispoziia angajatului este o metod
excelent, atta timp ct nu este un mod de lucru constant cu toii angajaii, ci ia n
consideraie tipul de problem i relaia anterioar cu subordonatul.
b) Regula orei de linite chiar i managerii care aplic regula uii
deschise si permit s i nchid ua biroului din cnd n cnd. Regula propus de
manageri este urmtoarea: dimineaa, ei folosesc prima or de munc pentru a-i
planifica prioritile pe ziua respectiv. Angajaii trebuie sneleag faptul c
acetea nu sunt disponibili n acestor, cu excepia cazurilor urgente.
c) Delegarea, ncurajarea angajailor s ia decizii muli dintre
managerii care se plng de lipsa timpului sunt de fapt obsedai s dein controlul
i nu se simt n largul lor dac nu particip la luarea celei mai mici decizii. Acest
lucru i face s se simt puternici, indispensabili, dar, pe de alta parte i face pe
angajai sa se simt dependeni de ei i nesiguri pe forele proprii. ns n
management, nelepciunea const n a ncuraja luarea deciziilor, chiar i de ctre
cel mai modest angajat. Managerii nu pierd timpul fcnd treaba subordonailor
lor, ci prefer s i investeasc timpul asigurndu-se c personalul are la dispoziie
toate condiiile de munc necesare: training, echipament, cu alte cuvinte i
folosesc timpul conducnd.
d) Investirea timpului n explicarea clar a obiectivelor managerii
care segrbesc n procesul de explicare a proiectelor, a obiectivelor i a
responsabilitailor economisesc cteva minute, pe care le vor plti cu vrf i ndesat
spre finalizarea proiectelor. Pentru c nu li s-au explicat obiectivele concrete i
paii clari necesari pentru a le atinge, angajaii vor aciona confuz, n direcii
greite. Stabilirea exact a strategiei de lucru va economisi ntreruperi, frustrri,
nenelegeri i timp.
Curs Managementul Timpului
6
e) Folosirea e-mail ul pentru a ine legtura cu vorbreii
telefonul reprezintun instrument care faciliteaz o comunicare rapid, dar tot el
poate fi generatorul uneo mari pierderi de timp (i bani), chiar fr s ne dm
seama. n cazul n care a telefonat managerul, dialogul poate fi condus conform
obiectivelor pe care i le-a stabilit. Dac el este cel cutat, nu poate fi disponibil n
permanen: poate splanifice zilnic intervale de timp n care s rspund la
telefon.
f) Stabilirea ntlnirilor la sfritul programului este o soluie
salvatoare, mai ales n cazul angajailor insisteni, care te-ar ntrerupe cu orice
ocazie. Cnd intr n biroul tu, explic-le c eti ocupat, dar i vei primi cu plcere
la ora 17.00 (presupunnd c aceasta este ora cnd programul zilnic de lucru ia
sfrit). Dac ora nu le va conveni, propune o ntlnire ziua urmtoare, n timpul
orei de mas. Pare o tehnic destul de dur, dar, n cele din urm, chiar i cei mai
versai vampiri ai timpului vor ncepe s acioneze independent, gsindu-i
singuri rspunsurile.
g) Evitarea persoanelor care ocup mult timp exist moduri delicate
prin care astfel de persoane pot fi desprinsedin birou. Dorind s ncheie o
discuie, unii manageri i sugereaz musafirului nedorit s mearg s ia o cafea sau
un ceai. La ntoarcere, se ofer sl conduc pe angajatul respectiv la biroul su. O
alt metod folosit de manageri este sprofite de primirea unui telefon foarte
important, care nu poate fi amnat.
Elaborarea planului de munc
Acesta trebuie s in seama de ritmul posibil al fiecrui individ.
Planificarea timpului este influenat decisiv de organizaia n care ne desfurm
Curs Managementul Timpului
7
activitatea, de misiunea acesteia, de strategia, de obiectivele fixate, de relaiile
dintre membrii ei.
Mai jos putem ilustra un exemplu de procedur pentru planificarea
timpului:
1. Fixarea obiectivelor.
Determinarea rezultatelor de atins pe termen scurt, mediu i lung, att la
nivel individual, ct i organizaional. Folosirea obiectivelor definite conform
formulei SMART este n mod tradiional considerat una dintre cele mai utile
metode de dezvoltare a standardelor si monitorizare a performanei. Dincolo de
suportul teoretic ns, orice utilizare a acestui sistem trebuie s aib n vedere
cteva aspecte de bun sim pe care insist de multe ori criticii acestor metode: de la
utilitatea practic a acestor obiective (n anumite contexte de business), la abilitatea
concret a managerilor de a le utiliza n evaluare, la nivelul de interpretare pe care
l suport i pericolul rigiditii atunci cnd mai important este adaptarea la
schimbari rapide n interiorul i exteriorul organizatiei. Indiferent de natura
comentariilor, toi criticii sunt ns de acord c renunarea la ideea de obiectiv ca
atare nu este nici pe departe soluia problemei.
Iat cteva din ideile eseniale care stau la baza teoriei obiectivelor
SMART. n virtutea acestei filozofii, pentru a-i servi scopul de masura a evaluarii
orice obiectiv SMART trebuie sa fie definit avnd n vedere urmtoarele aspecte:
1. Obiectivul trebuie s fie SPECIFIC
2. Obiectivul trebuie s fie MASURABIL
3. Obiectivul trebuie s fie ACCESIBIL
4. Obiectivul trebuie s fie REAL
Curs Managementul Timpului
8
5. Obiectivul trebuie s aib un TERMEN
1. Gradul de specificitate
Aceast cerin atrage atenia asupra faptului c obiectivul trebuie s
descrie o aciune ce poate fi observat, un comportament sau o realizare care poate
s fie descris n termeni concrei. Ce trebuie sa fac persoana? Care trebuie s fie
rezultatul concret pentru a putea spune c persoana care ocup postul respectiv este
performant? Specificul este pe de o parte legat de natura postului i de masura n
care obiectivul are relevan pentru postul respectiv, dar n egal msurvorbete si
despre gradul de concretee al obiectivului, indicnd n mod exact care trebuie s
fie rezultatul.
2. Posibilitatea de a fi msurat
Acest aspect subliniaz faptul c atunci cnd se dorete definirea unui
obiectiv, trebuie s se aib n vedere existena unei modaliti de verificare a
realizrii obiectivului respectiv. Cum vom ti c persoana care ocup postul
respectiv i-a atins obiectivul? Cum msurm atingerea acestui obiectiv?
Rspunsul la aceste ntrebri trebuie s impun includerea n definiia obiectivului
a unei indicaii referitoare la aspectele sale masurabile. De retinut: cel mai uor
masurabile sunt aspectele cantitative (cifre, volume de vnzri, numr de clieni
etc.)
3. Accesibilitatea
Aceasta cerin se refer la necesitatea ca obiectivul s poat fi realizat n
condiiile existente. Cele mai bune obiective sunt cele care necesit o ieire din
zona de comfort fr ns s fie absurde. Daca sunt fie prea ambiioase, fie prea
Curs Managementul Timpului
9
mrunte, tendina fireasc va duce la ignorarea lor (ca metod de auto-conservare).
Posibilitatea atingerii obiectivului trebuie stabilit avnd n vedere o multitudine de
condiii externe i interne, de la contextul de business, aciuni ale competiiei,
resurse disponibile etc, i trebuie validat n permanen pentru a i se asigura
pertinena i utilitatea.
4. Gradul de realism
Realismul se refera n acest caz la definirea obiectivului avnd n vedere
nivelul de resurse realist disponibile pentru atingerea sa. Prin resurse se inelege
att bani, ct i abiliti, echipamente etc.
5. Intervalul de timp
Este foarte posibil ca la un moment dat (oarecare) orice obiectiv s ajung
s fie atins. Dup cum este la fel de posibil ca momentul acela s fie att de
indeprtat n timp ncat s nu mai aiba relevan atingerea obiectivului. De aici
necesitatea de a defini clar perioada de timp n care se dorete atingerea
obiectivului. Momentul acesta temporal ajut o data n plus la masurarea
performanei i stabilirea succesului n mod lipsit de echivoc. i acest interval de
timp trebuie s fie supus probei realismului. Un interval de timp scurt poate crete
considerabil gradul de dificultate al unui obiectiv altfel relativ uor de atins.
2. Stabilete obiectivele n scris
Dac ce ai citit despre stabilirea obiectivelor, atunci cu siguranta cunoati
importana stabilirii n scris a lucrurilor pe care doreti s le realizezi. Dup cum
am menionat i mai sus, aceasta este unadintre principalele diferene dintre un vis
sau o speran i un obiectiv: obiectivul trebuie s fie n scris i ct mai detaliat.
Curs Managementul Timpului
10
n momentul n care i notezi scopul principal pe o foaie de hrtie, i
mreti foarte mult ansele de a-l realiza, deoarece transformi energia n aciune.
Aciunea nseamn micare, iar micarea nseamn impuls, iar impulsul este acela
care te va ajuta s te indrepi spre ndeplinirea obiectivului propus.
3. Stabilete un termen limit
Daca nu i propui un termen limit, pentru a obine obiectivul ales la pasul
numarul 1, vei avea tendina s amni, s caui tot felul de scuze i motive pentru a
nu face ceea ce trebuie ca s i duci planul la bun sfrit i, n final, vei constata
c de fapt nu ai realizat ceea ce -ai dorit, ajungnd astfel la concluzia eronat c
stabilirea obiectivelor nu are niciun rost. Trebuie s i propui s i indeplinei
scopul pn la o anumit dat i s accepi ntreaga responsabilitate pentru
consecinele pe care le va avea nendeplinirea obiectivului pn la data stabilit.
4. Alcatuiete o list de activiti.
Dup ce ai stabilit obiectivul i ai ales un termen limit pn cnd s-l obi,
treci la pasul 4 i anume, alctuiete o list cu toate lucrurile i activitile pe care
trebuie s le intreprinzi pentru a realiza ceea ce i-ai propus. Aceast list v va
ajuta s i faci o imagine de ansamblu a obiectivului i a ceea ce trebuie s faci
pentru a-l realiza. Noteaz pe aceast list toate activitile, indiferent de gradul lor
de complexitate i indiferent de ct timp trebuie s aloci fiecreia dintre ele.
5. Organizeaz lista ntr-un plan de aciune
Am s-l citez din nou pe Brian Tracy care spunea ntr-un program de-al su
c aciunea fr planificare este cauza tuturor eecurilor. Pentru a indeplini orice
i propui trebuie s treci la aciune, iar pentru asta ai nevoie de un plan bine
stabilit.
Curs Managementul Timpului
11
Pentru a transforma lista stabilit la pasul precedent ntr-un plan, trebuie s
organizezi activitile n funcie de prioriti. Din tot ce ai trecut n lista cu
activiti scrie separat acele obiective care au prioritate pentru tine, numerotndu-
cu a, b, c, d, e. Poi crete eficiena acestui exercitiu ncercnd un lucru pe care-l
recomand Brian Tracy si anume, alcatuiete un plan vizual al activitilor, n care
fiecare dintre acestea este reprezentat printr-un dreptunghi sau orice alt form
geometric doriti s-i asociezi.
Eventual, poi lega aceste forme geometrice prin sgei indicnd astfel
ordinea n care trebuie s le efectuezi i modul n care depind una de cealalt.
Astfel, vei putea observa mai uor ce lucruri trebuie s facei mai nti, nainte de
a trece la o anumit activitate.
6. Treci la aciune
Acest pas este probabil unul dintre cei mai importani. Nu conteaz ce faci,
ns trebuie neaprat s faci ceva, orice, numai s acionezi. Dei am mai spus-o,
am s o repet, deoarece repetiia este mama nvturii: aciunea este unul dintre
cei mai importani factori pentru succes. Nu conteaz ct de clare sunt obiectivele
pe care i le-ai stabilit i ct de detaliate sunt planurile, dac nu acionezi, nu vei
realiza nimic.
Noiuni despre organizarea muncii
n sensul su cel mai cuprinztor, organizarea muncii const n proiectarea,
alegerea i transpunerea n practic - n cadrul unei structuri determinate - a unui
ansamblu de metode i forme de activitate, care au ca scop valorificarea cu
eficien maxim a potenialului material si uman, altfel spus, obinerea unor
rezultate de o valoare ct mai ridicat, cu investiii ct mai reduse de materiale,
Curs Managementul Timpului
12
energie i timp, precum i realizarea condiiilor optime pentru afirmarea forelor
creatoare ale omului, pentru dezvoltarea deplin a personalitii lui.
Optimizarea procesului muncii implic mbogairea continu a experienei
omului ca participant la acest proces, afirmarea i dezvoltarea personalitii lui
Organizarea muncii implic toate laturile procesului de munc. Ea are n
vedere att optimizarea relaiilor dintre om, pe de o parte, i mijloacele de munc,
pe de alta parte direcie n care sunt chemate s acioneze cu precdere tiinele
economic si tehnologic - ct si perfecionarea relaiilor dintre oameni n cadrul
acestui proces, care nu poate fi dect social, contient, subsumat unei anumite
finaliti (scop). Organizarea muncii este prin excelen o oper uman. Ea este
nedespartit de ordine, gndit i nfptuit n considerarea unor scopuri prealabil
determinate.
Organizarea muncii pune serioase probleme care in de convingerea,
afectivitatea, voina omului, de contiina sa. Nu putem concepe organizarea
muncii far o anumit ordine i disciplin, fr respectarea unor norme, n sensul
cel mai larg al cuvntului, i n special, al unor norme juridice.
ORGANIZAREA (n grecete organon nseamn armonie) are drept
obiectivstructurarea raional a acesteia, adaptarea permanent la evoluia
proceselor tehnice ieconomice n scopul creterii eficienei generale a produciei
i a muncii.Exist trei mari domenii ale organizrii: organizarea conducerii,
organizarea produciei iorganizarea muncii. n aceast lecie vom pune accent
doar pe organizarea muncii.
Organizarea muncii reprezint un sistem de msuri, metode, forme
imijloace cu caracter social-economic i tehnico-organizatoric orientate spre a
Curs Managementul Timpului
13
asigura i folosieficient fora de munc n scopul obinerii unui efect util al
activitii de munc. n evoluia ein timp se distinge treapta empiric de cea
stiinific.
Organizarea stiinific a munciiurmrete ca pe baza metodelor i tehnicilor
oferitede tiin i practic s se asigure i s se foloseasc raional fora de munc,
cu un dubluscop: cresterea productivitii muncii, uurarea muncii. Bazele
organizrii stiinifice a munciiau fost puse n a doua jumtate a secolului trecut,
mainafiind pus n centrul sistemuluiom-main-ambian.Treapta actuala n
evoluia organizrii muncii este organizarea ergonomic amuncii, omul fiind pus
pe locul central n sistemul om-main-ambian. Ea urmarete ca printr-un
ansamblu de activiti, msuri, tehnici i mijloace s: menin capacitatea de
muncla nivelul ct mai ridicat pe toat durata schimbului; reproducia calitativ
superioar a foreide munc; creterea rodniciei muncii; mbuntirea calitii
vieii. Nu trebuie confundat organizarea ergonomic a muncii cu ergonomia.
Ergonomiaeste o tiin care folosind legi proprii ct i legi specifice ale
tiinelor ce alimenteazconinutul ei studiaz omul n diferite ipostaze ale
activitii lui, pentru a realiza unechilibru ntre factorii de solicitare la care este
supus i propriile lui posibliti.
Organizarea ergonomic a munciieste un ansamblu de metode i tehnici
conceputen lumina ergonomiei, n cadrul economiei a organismului acestuia,
pentru a asigura creterea productivitii muncii.Principii de organizare tiinific
ar putea fi:
comunitate de interese ntre patroni i muncitori, primii
urmrind profiturimari, ceilali salarii ridicate;
Curs Managementul Timpului
14
descompunerea proceselor de munc n micri elementare
(macromicri demunc), eliminnd gesturile inutile;
stabilirea cu precizie a sarcinii de munc
separarea pregtirii muncii de executarea muncii, cernd
muncitorului sexecute cese cere,cum se cere i ct timp se cere
stabilirea prin cronometrare a timpului necesar execuiei lucrrii
incredinate
determinarea ritmului de munc n activitatea de normare,
norma de muncafiind nu numai instrument de conducere ci i de
constrngere
selecia i pregtirea muncitorilor s se fac n aa fel nct s
poat ndeplini normele de munc stabilite.Etimologic, cuvntul
ergonomie provine de la cuvintele grecetiergon -munc inomos-
lege, tiin.
ERGONOMIAreprezint ansamblul tiinelor care permit obinerea
cunotinelor privitoare la munca uman, necesare la fundamentarea adaptrii
muncii la om i a omului lamunca, n scopul creterii productivitii muncii
sociale.
Ca tiin de sine stttoare, ergonomia are legile ei propii. Acestea deriv
din tiinelece o compun (filozofia, psihologia, sociologie, biologie, tiine tehnice,
tiine medicale,tiine economice etc) i reprezint de fapt o multitudine de noiuni
sau reguli care reflectscopul ergonomiei:obinerea unui nivel ct mai ridicat a
productivitii muncii prin reducereala maximum a efortului uman.Omul, att ca
obiect ct i ca scop, este situat n centrul preocuprilor ergonomiei,fiind privit din
multe unghiuri.Ergonomia urmrete adaptarea muncii la om prin crearea
Curs Managementul Timpului
15
mijloacelor de munc i amediului ambiant, innd seama de posibilitile
fiziologice i neuropsihice ale omului;totodat, ergonomia are ca scop i adaptarea
omului la meseria sa, folosind pentru aceasta procedee corespunztoare de selecie,
formare i orientare profesional.Putem spune c ergonomia este tiina
interdisciplinar care folosind cunotineletiinifice tehnice, economice, medicale,
psihosociologice i de ale altor tiine care studiazmunca, se ocup cu optimizarea
relaiei OM-SOLICITRI n procesul muncii avnd cascop sporirea
productivitii muncii simultan cu meninerea capacitii de munc la niveloptim n
cadrul schimbului i reproducia calitativ a forei de munc.
Controlul i planificarea timpului
n domeniul managementului timpului, controlul const n a msura
progresele sau rezultatele sarcinilor executate, ntr-o perioad dat, n scopul
identificrii disfunciilor i a corectrii lor.
Controlul timpului urmrete dou scopuri:
s msoare activitile care se desfoar i s le ajusteze n
funcie de fluctuaiile variabilelor implicate;
un scop psihologic legat de teama care decurge din termenul
control.
Trebuie s admitem c necesitatea de a controla timpul depinde de
percepia fiecruia fa de utilizarea timpului su. n general, controlul riguros al
timpului permite evidenierea:
proporiei dintre timpul alocat/folosit pentru fiecare sarcin;
aciunile satisfctoare ntr-un interval de timp dat;
problemele ntlnite;
Curs Managementul Timpului
16
cunotinele dobndite;
rezultatele obinute etc.
Problemele referitoare la gestionarea timpului pot fi soluionate prin
implementarea unor tehnici de planificare a timpului. Tehnicile clasice de
gestionare a timpului sunt: Managementul prin obiective, spreadsheets-urile,
analiza SWOT, graficele Gantt, Mind mapping-urile, fiele de evaluare a
edinelor. Mult mai moderne i eficiente, dar care necesit efort investiional sunt
software-urile specifice care permit adaptarea stilului de lucru la standardul
occidental.
1. Spreadsheet urile sunt foi de calcul coninnd coloane pentru: arii
cheie, obiective, termene limit, costuri i alte detalii.
OBIECTIVE
TERMEN
LIMIT MSURARE ACTIVITI PLANIFICARE
2. Managementul bazat pe obiective i-a ctigat recunoaterea odat cu
apariia, n 1954, a volumului Practice of management de Peter Drucker. Pentru
a da rezultate semnificative, procesul de stabilire a obiectivelor trebuie s se fac la
toate nivelele organizaiei, de la top manager pn la cea mai joas poziie a
ierarhiei. Implementarea managementului bazat pe obiective ncepe prin
comunicarea scopurilor organizaiei tuturor angajailor n cadrul unei ntruniri. n
conformitate cu aceste scopuri, acetia i propun obiectivele individuale legate de
slujba propriu zis a fiecruia. Managerul aprob sau modific, dac este necesar,
Curs Managementul Timpului
17
prin negociere, obiectivele individuale propuse ale angajailor. Ulterior, acesta
verific progresele nregistrate n ndeplinirea obiectivelor individuale ale
angajailor, iar prin realizarea unui feed-back eficient i n msura n care
circumstanele o dicteaz, poate autoriza modificarea obiectivelor n ideea
respectrii programului propus iniial.
3. Mind mapping-ul este o tehnic de planificare a timpului, ce permite
utilizarea la maxim a puterii minii. Mind mapping ul cuprinde procesul de
brainstorming i un grafic pentru nregistrarea ideilor. Cu ajutorul acestor dou
elemente, se poate face ulterior o ierarhizare a ideilor i se poate crea un arbore de
decizie. Mind mapping ul folosete cuvinte, linii, culori, imagini i sunete pentru
a stimula activitatea cerebral i are patru caracteristici importante:
subiectul este reprezentat ntr-o imagine central;
componentele principale ale proiectelor pornesc din
imaginea central pe cile principale;
componentele minore sunt legate de componentele
principale;
toate ramurile sunt conectate ntre ele (pe baza ierahiei)
formnd o structura nodal.
Curs Managementul Timpului
18
Companiile au nceput s utilizeze aplicaiile de mind mapping pentru
antrenamente, schimburile de idei, creterea productivitii n toate zonele i n
marketing. Tot mai multe companii nva cum s utilizeze mai bine avantajele
reelelor de calculatoare. Astfel, ideile pot circula mai repede ntre componenii
firmei, ducnd la o cretere a productivitii timpului i la economie de timp.
4. Lista de prioriti reprezint cea mai simpl i n acelai timp cea mai
folosit tehnic de planificare a timpului. Aceaast tem o vom discuta ntr-o lecie
viitoare.
5. Graficul Gantt este constituit dintr-o bar orizontal sau un grafic
liniar, care se realizeaz astfel:
activitile sunt reprezentate pe ordonat, iar timpul pe abscis;
sunt desenate pentru fiecare activitate un dreptunghi sau o linie,
artnd durata de realizare a acesteia;
sunt artate dependenele dintre activiti;
partea din dreptunghi haurat sau partea din linie marcat
reprezint timpul alocat fiecrei activiti care deja s-a scurs;
momentul prezent este reprezentat cu ajutorul unei linii care
poate arta foarte uor activitile desfurate n avans sau n ntrziere.
Diagrama Gantt este un instrument de planificare, elaborat n 1917 de
Henry L.Gantt, inginer i sociolog de origine american. Frecvent utilizat n
managementul de proiect, o diagrama Gantt ofer o ilustrare grafic a unui
program de activiti, care ajut la planificarea, coordonarea i monitorizarea unor
sarcini specifice dintr-un proiect. Diagramele Gantt se pot realiza n versiuni
simple, cu ajutorul unui grafic fcut pe o hrtie, sau n versiuni mai complexe, cu
Curs Managementul Timpului
19
ajutorul unor aplicaii softwar.
Forma grafic a unui astfel de instrument de planificare const ntr-o
matrice pe a crei ax orizontala este reprezentat perioada de timp pe care se
ntinde proiectul, mpartit n uniti de masur (spre exemplu zile, sptmni sau
luni), i pe a crei ax vertical sunt reprezentate sarcinile din proiect (spre
exemplu, dacproiectul ar consta n dotarea calculatorului tu cu un nou software,
principalele sarcini ar putea fi: realizarea unei cercetri de pia, alegerea soft-ului,
instalarea soft-ului, etc.).
n cadrul unei diagrame Gantt, fiecrei sarcini i este alocat un rnd.
Timpul n care este estimat s se finalizeze o sarcin este reprezentat printr-o bar
orizontal. Marginea din stnga marcheaz nceputul preconizat pentru acea
sarcin, iar marginea din dreapta marcheaz sfritul preconizat. Sarcinile pot
evolua relativ la alte sarcini n mod secvenial, paralel sau prin suprapunere
temporar.
Pe masur ce proiectul avanseaz, diagrama este adus la zi, prin
umplerea barelor pe o lungime corespunztoare procentului din sarcin care a fost
ndeplinit. n modul acesta, i poi da seama imediat despre stadiul n care se afl
proiectul, trgnd o linie vertical n dreptul datei curente. Sarcinile finalizate vor
rmne cu totul n partea stng a liniei. Sarcinile n desfurare vor fi ntretaiate
de linie, i dac partea plin este la stanga liniei, nseamn c sunt n ntarziere fa
de planificare, pe cnd, dac partea plin merge pn n dreapta liniei, inseamna c
sunt naintea planificrii. Sarcinile viitoare rmn cu totul in dreapta liniei.
Atunci cnd realizezi o diagraa Gantt, nu introduce dect un numar
rezonabil de sarcini (nu mai mult de 15 sau 20), n aa fel nct diagrama s ncap
pe o singur pagin. n cazul n care este vorba de un proiect mai complex, poi
Curs Managementul Timpului
20
realiza diagrame subordonate care s detalieze ncadrarea n timp a tuturor sub-
sarcinilor care formeaz o sarcina principal.
Pentru nceput listeaz pe o foaie de hrtie toate sarcinile, datele
programate pentru nceperea i finalizarea lor (sau numai durata respectivelor
sarcini) i responsabilii. Deasemenea menioneaz cele mai importante borne,
mpreuna cu datele lor. Dac ai mai mult de 15 sau 20 de sarcini, poi s mpari
proiectul n sarcini principale i sub-sarcini, dup care s realizezi o diagram
Gantt pentru sarcinile principale i cte o alt diagram cu sub-sarcinile pentru
fiecare dintre acestea.
Urmtorul pas este s i alegi unitatea de timp pe care o vei folosi. Dac
este vorba de un proiect mai scurt de trei luni, este recomandabil s foloseti zile,
iar pentru proiecte mai lungi s foloseti sptmni sau luni. n cazul unor proiecte
foarte scurte poi folosi chiar ore.
n momentul n care va trebui s realizezi documentul propriu-zis ai la
dispozitie trei soluii:
1. S foloseti variante succesive desenate pe foi de hrtie, cu
ajutorul unor carioci sau creioane colorate. Dei aceasta soluie este cea mai
comoda, ea va pune mai multe probleme n cazul revizuirilor foarte dese.
2. Sa foloseti un produs software cu o sfer larg de
aplicabilitate cum sunt Excel sau Word din cadrul pachetului Microsoft
Office. Aceast soluie prezint avantajul c permite actualizri i corecturi
frecvente. De asemenea, diagramele succesive sunt uor de tiprit.
3. S foloseti un soft specializat pe managementul de proiect,
cum este Microsoft Project
Curs Managementul Timpului
21
Aplicaiile care ncorporeaz graficele Gantt sunt PRINCE, MacProject i
Microsoft Project. Nu exist standarde acceptate pentru graficele Gantt. Aplicaiile
folosesc informaii direct din programul de activiti sau prin introduderea de ctre
utilizator n urma prestabilirii utilitii acestui graphic. Printre facilitile oferite de
aplicaii se numr:
Afiarea termenului scadent sau a datei limit de execuie a unui
proiect.
Aflarea cu uurin a membrilor echipei implicaii ntr-o oarecare
activitate.
Posibilitatea de combinare a tehnicilor de planificare ale timpului.
Fie de evaluare a edinelor
edinele reprezint o problem important, avnd in vedere c
edinomania pare s afecteze un numr mare de manageri. Managerii trebuie n
primul rnd s cunoasc tipurile principale de edine/reuniuni, obiectivele i rolul
lor.
n urmtorul studiu de caz avei o diagram Gantt pentru proiectul de
construire a unui spital.
Activita
te
Descriere Depinde
de
Durat
(spt)
A Alegerea personalului administrativ i
medical.
- 12
B Alegerea locaiei i sondarea terenului. - 9
C Alegerea echipamentului. A 10
Curs Managementul Timpului
22
D ntocmirea planurilor i a schielor pentru
noua construcie.
B 10
E Instalarea serviciilor publice n locaia
respectiv.
B 24
F Intervievarea potenialilor angajai i
ocuparea posturilor de asisten,
mentenan i paz.
A 10
G Achiziionarea i luarea n primire a
echipamentului.
C 35
H Construirea spitalului. D 40
I Dezvoltareaunui sistem de informaii. A 15
J Instalarea echipamentului. E, G, H 4
K Pregtirea personalului de asisten. F, I, J 9
Tehnica Pomodoro
Dac te simi copleit de numrul tot mai mare de responsabiliti care se
abat asupra ta zilnic, eti mereu n criza de timp i reueti cu greu s respecti
termenele limita, dac ai probleme de concentrare, sau eti ingrijorat din cauza
timpului, exist o soluie simplla toate aceste probleme.Este vorba despre o
metoda ingenioas de a transforma timpulntr-un aliat valoros i un prieten de
ndejde, prieten care te va ajuta s i ndeplineti sarcinile i obiectivele n mod
optim i eficient.
Curs Managementul Timpului
23
Aceast metod este una dintre cele mai cunoscute i mai utilizate strategii
de managementul timpului i poart denumirea de Tehnica Pomodoro. A fost
creat de italianul Francesco Cirillo n 1992, iar astzi aceasta tehnic este folosit
cu succes pe plan profesional dar i pe plan personal. Folosind Tehnica Pomodoro,
vei fi uimit cnd vei vedea cum munca ta zilnic se imbuntaete rapid i cum poi
elimina anxietatea determinatde trecerea timpului folosind cteva reguli simple.
Tehnica Pomodoro folosete un cronometru pentru a mpri perioadele de
lucru n intervale de 25 de minute, intervale numite pomodori, separate de pauze
scurte. Tehnica Pomodoro este denumit dupcronometru n form de roie, care a
fost utilizat pentru prima dat de creatorul metodei. Pomodoro nseamnroie n
limba italian.
Prin experiene succesive s-a stabilit c lungimea optim a unui pomodoro
este de 25 de minute. n aceste 25 de minute realizezi un singur lucru: termini
raportul, sau scrii un articol, sau dai telefoane la clieni. Nu faci nimic altceva n
paralel. i nu lai nimic s te distrag de la ceea ce faci.
Pentru a aplica Tehnica Pomodoro, ai nevoie de:
Un cronometru, fizic sau software, pe care l vei seta la 25 de
minute.
O foaie de hrtie, liniat, iar ideal ar fi s foloseti liste de tip
To Do Today (De facut azi).
Un creion.
O radier.
Metoda Pomodoro poate dura o zi intreag, dar poate dura i mai puin, caz
n care cele urmtoarele etape vor fi aplicate mai des.
Curs Managementul Timpului
24
1. Planificarea se face la nceputul zilei, stabileti ce sarcini
trebuie s ndeplineti n acea zi i le prioritizezi, adicle scrii pe foaie
(fiecare pe cte un rnd) n ordinea descresctoare a importanei.
2. Urmrirea evoluiei sarcinilor de-a lungul zilei adunnd
date asupra efortului depus i timpul necesar efecturii unei activitati.
3. nregistrarea se face la sfritul zilei prin alctuirea unei
arhive cu observaiile zilnice.
4. Procesarea se face tot la sfritul zilei prin transformarea
datelor brute n informaii.
5. Vizualizarea prezint informaia ntr-un format care
faciliteaz nelegerea i descoper cile de mbuntaire.
Paii Tehnicii Pomodoro
1. Stabileti sarcina pe care trebuie s o ndeplineti.
2. Folosete un cronometru.Cnd eti gata s ncepi prima
sarcin, pornete un cronometru, i seteaz-l s i semnalizeze cnd s-
au terminat cele 25 de minute. Folosete un ceas obinuit! Dar n
intervalul unui pomodoro s nu te uii n continuu ct timp mai ai, ci s
te concentrezi doar pe a termina ce ai de fcut.
3. Concentreaz-te pe ceea ce ai de fcut.Odat pornit un
pomodoro, stai concentrat pe ceea ce ai de fcut. Nu ncepe nici un alt
task n paralel. Te vei confrunta de acum cu dou tipuri de ntreruperi
posibile: ntreruperi interioare- deodat i aminteti c luna viitoare
este ziua unui coleg i simi nevoia urgent s verifici exact cnd va fi.
Sfatul meu este s ai la ndemn o foaie de hrtie i un creion. De
Curs Managementul Timpului
25
acum, noteaz aici tot ce i apare n minte i trebuie s faci ulterior. Le
vei face cnd vei avea timp liber. ntreruperi exterioare: Sun
telefonul, prietenii i scriu pe messenger sau skype, te caut cineva etc.
Aici abordrile sunt diferite: Dac eti n timpul programului de lucru
ncearc s nu rspunzi i s i suni napoi mai trziu. nchide mess-ul i
skype. Celor care i bat la u cere-le s atepte 20 de minute (le poi
spune cinstit c eti implicat n ceva ce nu poi ntrerupe pentru 20 de
minute). Nu vei reui mereu, uneori va trebui s ntrerupi ce fceai i s
rspunzi la telefon, poate este directorul managerul tu. Pe msur ce
vei experimenta, vei constata ns c 95% dintre evenimentele urgente
care apar i i solicit intervenia, nu sunt chiar urgente i pot atepta.
Dac eti n timpul liber, abordarea este mult mai simpl: nchide
messenger, skype, scoate cablul de internet, nchide telefonul (sau
pune-l pe silenios) i spune-le celor din apropiere c lucrezi i nu vrei
s fii deranjat pentru o perioad. Dup ce ncerci de cteva ori vei
vedea c toate urgenele vor disprea n mod miraculos.
4. F pauz, iar apoi reia. Cnd s-a terminat un pomodoro,
f o pauz de 5 minute. Poi s te ntinzi, s bei ap, s mnnci un
fruct, s vorbeti la telefon, s citeti ceva etc. Dar oprete-te din ceea
ce fceai. Cel mai important este s te deconectezi de la ceea ce fceai,
s permii creierului s se elibereze de la aspectele pe care era
concentrat. Dup pauz, ia-o de la capt cu urmtorul pomodoro i
urmtoarea sarcin, sau continuarea celei ncepute. n special la
nceput, dac i se pare prea lung intervalul de 25 de minute, scurteaz-l
la 10-15 pentru a i se potrivi mai bine propriei personaliti, pn vei
reui s stai concentrat timp de 25 de minute.
Curs Managementul Timpului
26
5. ncheie un ciclu. Grupeaz-i sarcinile n cicluri de 4
pomodoro (cu pauzele de rigoare), iar cnd l-ai terminat pe al patrulea,
ia o pauz de 20-30 de minute. Dup dou ore de activitate trebuie s te
relaxezi, pentru a putea ncepe un nou ciclu focusat din nou. Vei
constata c pe msur ce practici devii tot mai concentrat pe ceea ce
faci i i mbunteti rezultatele. O s poi s realizezi mult mai multe
n perioade mai mici dect o fceai pn acum, fiind ns focusat doar
pe ce vrei s obii.
Beneficiile Tehnicii Pomodoro
Beneficiul principal al acestei metode este acela de a-i crete
productivitatea, ins, pe lang aceasta, Tehnica Pomodoro:i elimin anxietatea
legat de timp,i mbuntete concentrarea prin eliminarea ntreruperilor, te ajut
ste auto-disciplinezi, auto-disciplina este o abilitate obligatorie a tuturor
oamenilor de succes,i crete motivaia i o pstreaz constant,i ntrete voina
de a-i atinge obiectivele,te ajut sestimezi mai bine efortul i timpul necesar
ndeplinirii unei activiti,te ajut s fii orientat pe rezultate, i mbuntete
munca sau studiul,te ajut s contientizezi mai bine deciziile pe care le iei, te
nva s i planifici activitile i s le prioritizezi, planificarea si prioritizarea
sunt eseniale pentru a deveni expert in managementul timpului, asa cum sunt toti
oamenii de succes.
Principiile Tehnicii Pomodoro
Aceast metoa de management al timpului te ajut s te concentrezi mai
bine i s creti calitatea muncii tale, bazndu-se pe faptul cpauzele frecvente
mbuntesc agilitatea minii (perspicacitatea). Aadar putem spune c este
adevarata zicala:Pauzele mici si dese cheia marilor succese.
Curs Managementul Timpului
27
Dup cum am artat mai sus Tehnica Pomodoro are 5 etape eseniale:
planificarea, urmrirea, nregistrarea, procesarea i vizualizarea. Fiecare etap are
un rol bine stabilit: n cadrul planificrii, fazele sarcinilor sunt prioritizate i apoi
scrise pe foaia De facut azi. Aceasta ii ajut pe utilizatorii metodei Pomodoro s
estimeze efortul necesar sarcinilor. Pe masur ce pomodorii (intervalele de 25
minute) sunt terminai, sunt nregistrai n dreptul sarcinilor corespunztoare prin
scrierea unui X, iar aceast nregistrare are 2 roluri: adaug un sentiment de
mplinire i ofer informaii pentru o analiz ulterioar a activitii n vederea
mbuntirii acesteia.
Scopul principal al Tehnicii Pomodoro este acela de a reduce impactul
ntreruperilor interne, cele pe care le generam noi insine, i externe asupra
concentrarii i a fluxului de munc. Pentru ca Tehnica Pomodoro s-i ating
scopurile propuse, este esenial ca n aceti pomodori, adica intervale de 25 de
minute, smunceti fr ntrerupere. Dac totui te-ai ntrerupt n timpul unui
pomodoro, fie nregistrezi i amni cealalta activitate, fie abandonezi acest
pomodoro i ncepi unul nou.
Daca ai terminat o sarcin i i-a mai rmas timp ntr-un pomodoro,
timpul rmas din acest interval de 25 de minute trebuie folosit pentru a practica
abilitatea pe care tocmai ai dobndit-o. Pauzele scurte dintre pomodori i permit
s te deconectezi de la activitatea pe care o desfurai n ultimele 25 de minute.
Dei exist numeroase aplicaii software care implementeaz aceast
metod, creatorul metodei spune c Tehnica Pomodoro dcele mai bune rezultate
daca foloseti un cronometru mecanic, un creion i o hrtie, deoarece: cronometrul
fizic i permite s-l porneti, iar acest act fizic declar hotararea ta de a ncepe
sarcina. Ticitulcronometrului pe masur ce timpul trece i arat importana
Curs Managementul Timpului
28
fiecrei clipe care trece i externalizeaz dorina ta de a termina sarcina. Sunatul
cronometrului anunt o pauz. n acest mod, ajungi sasociezi fluxul de munc i
concentrarea cu aceti stimuli fizici.
Limitele Tehnicii Pomodoro
Totui, aceast metod nu este perfect. Principalul dezavantaj al Tehnicii
Pomodoro este acela c, pentru a-i atinge obiectivele n mod eficient, trebuie s
accepi sa fii ajutat de un obiect mecanic (cronometrul). Cnd ncetezi s mai
foloseti aceast metod n munca ta, eficiena ta va scdea, dei i vei pstra
abilitatea de a rezolva sarcinile prioritare, pe rnd i de a face pauze scurte ntre
unitile de lucru. Totui, disciplina pe care i-o impune cronometrul din metoda
Pomodoro este secretul unei eficiene deosebite.
Tehnica Pomodoro NU trebuie folosit pentru activitile din timpul liber
(cititul unei cri, practicarea unui hobby, etc.), pentru c le-ar transforma n
activiti planificate i orientate pe obiective, ceea ce ar scoate aceste activiti din
timpul liber.
Studiile efectuate asupra productivitii muncii, au artat c o
persoanmuncete n medie sub 49% din timpul efectiv de lucru.Acest procent este
influenat negativ de ntreruperile dese din surse interne (ale propriei persoane) sau
externe (colegi, efi, furnizori, clieni). Iar dac aceast situaie nedorit este att de
larg rspndit, asta nseamn cteva lucruri, i anume: c jumatate din potenial
nu este realizat, jumtate din vnzri nu sunt efectuate, jumtate din venituri nu
sunt ctigate. Tehnica Pomodoro funcioneaz i la CEO i la Directori regionali
Curs Managementul Timpului
29
i la Entry level i la studeni, pentru c este structurat pe cteva principii foarte
sntoase.
n concluzie, Tehnica Pomodoro funcioneaz pentru c:
Nu te poi apuca pnnu ai o listcu task-urile pe care
vrei s le faci. Deci elimini din start dezordinea.
Ca sa funcioneze aceast tehnica, ai nevoie s i
stabileti prioritiile i s ncepi s lucrezi la prioritatea nr.1
tii cnd incepi i tii cnd termini. Fiecare task l
estimezi n uniti Pomodoro (3xPomodoro, 1/2 Pomodoro, etc)
i mpari activitile mari n task-uri mai mici care sunt
acionabile. Adic rspunzi la intrebarea:care e urmatorul pas?. n
acest mod, elimini amnarea pentru c ai foarte mult claritate i i
este clar ct energie ai de investit n urmtorul pas.
Lucrezi la 1 singur task odat.
i grupezi activitiile similare i le rezolvi n acelai
interval de timp. Mintea ta i este recunosctoare pentru ca nu o tot
pui s schimbe variabilele cu care lucreaz i astfel economiseti
mult energie mental.
Estimezi n avans cu mult mai mult acuratee ct i va
lua fiecare task. E posibil ca la nceput s nu i ias perfect, dar
exercitiul de a estima timpul necesar unei activiti va deveni o
abilitate dup scurt timp.
i rafinezi procesul de planificare i determini mult mai
exact care sunt toi paii prin care ai de trecut pentru a ajunge la
Curs Managementul Timpului
30
destinaie. Gndirea ta va deveni mult mai practic fiind focusat pe
urmatorul pas acionabil.
Este foarte uor de practicat i nu necesit elemente greu
de procurat. O foaie de hrtie cu lucrurile de fcut, un pix/creion cu
care s tai fiecare element terminat i un cronometru: ceas cu alarm,
telefon sau ceas de buctrie (Pomodoro). Dac lucrezi la calculator
poi folosi Focus Booster
Nu te epuizezi mental pentru c i programezi pauzele de
refacere nc de cnd te apuci.
Faci pauze scurte i dese dup fiecare Pomodoro de 25 de
minute, iar dup 4 sesiuni faci o pauz mai mare de 20 min.
i relaxezi mintea n legtur cu orice lucru exterior i te
focusezi doar pe ce ai de fcut. nchizi e-mailul, pui telefonul pe
silent, i rogi colegii s nu te ntrerup dac te vd c eti focalizat pe
ceea ce faci.
i creti capacitatea de a te focaliza pe un singur lucru la
un moment dat. Performerii de top fac excelent un singur lucru la un
moment dat i nu 10 lucruri simultan de calitate sub-mediocr.
Rezolvi ntreruperile interne (adica din interiorul tau).
Ma refer la momentul n care i vine o idee despre alt proiect sau alt
activitate. Scrii pe hrtia pe care o ai la ndemana 2-5 cuvinte ca s nu
i uii ideea, dar continui pn ce finalizezi sesiunea Pomodoro
nceput.
Curs Managementul Timpului
31
Apropierea unui deadline (chiar i setat de tine) i
stimuleaz resursele interne s se focalizeze. Astfel, tu lucrezi sinergic
cu toate resursele pe care le ai.
i creti motivaia i i-o menii constant pn la
sfritul zilei. Cnd vezi ce productiv devii nu i mai vine s te
opresti.
i creti calitatea rezultatelor pentru c dai totul n acel
interval de timp. Pentru tine, n acel moment, nu mai exist altceva
decat ceea ce ai de fcut pn se termin cele 25 de minute.
i creti disciplina de a nu te lsa distras de factori
perturbatori. Asta te ajut s ai delimitri clare ntre diversele activiti
pe care le faci. Nu mai mpleteti munca cu relexarea. E munca intens
focalizat pentru 25 de minute si apoi 5 minute relaxare. Si dup 2 ore
i iei pauza de 20 de minute.
Cu ajutorul Pomodoro reueti si dezvoli procese mai
eficiente de studiu i munc. Studiezi i asimilezi cantiti mai mari de
informaie pentru c te menii ntr-o stare optim de nvaare mai mult
timp. Mintea se deconecteaza la un moment dat atunci cnd nu tie
exact ct mai dureaz pn ajunge la destinaie.
La sfritul zilei tii exact ce ai fcut n ziua respectiv.
tii cte Pomodoro complete ai avut i tii n fiecare dintre aceste
sesiuni la ce ai lucrat i cu ce rezultat.
Pomodoro te ajuta s fii foarte productiv fr s fie
nevoie s i sacrifici corpul sau s te incarci emoional. Alternnd
munca intens cu relaxarea pentru corp i emoii faci o diferen
Curs Managementul Timpului
32
semnificativ, pentru ci ajui ntreg sistemul s se menin n
echilibru. Astfel, ai energie de vrf i poi ajunge pana la 8-10 ore de
munc super-intensiv cu rezultate greu de crezut pentru cei care
lucreaz cu tine.
List liniat de tip To Do Today
Nume...................................................................Data...............................
25 min
5 min Pauz
25 min
5 min Pauz
25 min
5 min Pauz
25 min
20 min Pauz Mare
25 min
5 min Pauz
25 min
5 min Pauz
25 min
5 min Pauz
25 min
Curs Managementul Timpului
33
20 min Pauz Mare
25 min
5 min Pauz
25 min
5 min Pauz
25 min
5 min Pauz
25 min
20 min Pauz Mare
25 min
5 min Pauz
25 min
5 min Pauz
25 min
Delegarea
Angajatul potrivit cu sarcina potrivit. Sportivii de nalt clas nu ating
performane maxime constrni de cineva. Ei au talent, se bucur c fac sport i
folosesc fiecare solicitare, fiecare concurs sau meci pentru a-i msura puterile. Ei
sunt pregtii psihologic pentru succes, depun tot efortul i nving obstacolele. Sunt
contieni c numai de ei depind performanele pe care le obin.
Curs Managementul Timpului
34
Angajaii cu un nivel ridicat de motivare corespund acestui model al
performerului. Aadar, putei crete motivarea angajailor prin delegarea unor
sarcini corespunztoare, din ce n ce mai solicitante.
Stabilirea sarcinilor corespunzatoare abilitilor angajailor/colegilor
Fiecare angajat sau coleg are anumite abiliti care l calific pentru
anumite sarcini. Punctele sale forte nu sunt numai cunotinele de care dispune, ci
i talentele i capacitile sale: gndirea analitic, grija, nelegerea rapid a
problemelor, abilitile de comunicare. Tocmai aceste talente lrgesc cmpul
posibilitilor de avansare.
Unele puncte forte sunt vizibile, altele nu. Sarcina ta, fie c eti manager fie
c eti angajat este aceea de a descoperi talentele i capacitile angajatilor sau
colegilor i de a le pune n practic n mod corespunztor:
pentru binele angajatului sau colegului: dac tie s fac bine un
lucru, l va face cu plcere. Oferangajatului sarcini prin care s-i poat
pune n aplicare punctele forte i talentele i s le poat dezvolta. Acest lucru
ii confera satisfacii;
pentru folosul companiei: dac delegi unui angajat sau coleg
sarcini pe care nu le poate ndeplini, firma nu va putea practic nici s
foloseasc potenialul real al angajatului respectiv, nici nu-i va atinge
obiectivele.
Importana sarcinilor
Psihologia motivrii a artat faptul c angajaii din zilele noastre vor s-i
asume raspunderea propriei munci. Sarcinile lor trebuie s aib o semnificaie
Curs Managementul Timpului
35
pentru firm, pentru sine, pentru echipi pentru societate. Le ofer un standard de
via, prestigiu social i, nu n ultimul rnd, stima pentru propria persoana.
Explicntotdeauna importana unei sarcini (pentru firma, pentru
departamentul n care lucreaz angajatul care i-o asum sau pentru echip).
Refer-te n mod special la obiectivele concrete ale unui proiect amplu. Urmrirea
punctual a traseului fixat de conducere nu motiveaza prea mult.
Solicitarea angajailor sau colegilor
Rutina este dumanul motivarii. Dac angajaii fac ntotdeauna numai ceea
ce stpnesc deja, se vor plictisi n scurt timp. Productivitatea lor va scdea vizibil.
Acest lucru este valabil i n cazul angajailor care se simt suprasolicitai.
Un angajat suprasolicitat se poate mbolnvi. O sarcin solicitant are
pentru fiecare dintre noi o alt nsemntate. Pentru a stpni echilibrul ntre slaba
solicitare i suprasolicitare, verific dac ei doresc s presteze i alte sarcini, pe
lngcele pe care le au. Verific:
dac i atrage sarcina respectiv;
ce competene pun n joc pentru rezolvarea sarcinii;
ce pregtire i ce capaciti au i pe care le pot dezvolta;
ce idei i obiective i leag de sarcina respectiv.
Libertatea de decizie
Munca este un factor motivant dac angajailor li se ofer timpul necesar s
chibzuiasc asupra sarcinilor primite. Aa i vor da seama dac le pot duce n mod
corespunzator la ndeplinire. Dac doreti s motivezi angajaii prin delegarea de
sarcini, trebuie sa i cont de urmatoarele puncte:
Curs Managementul Timpului
36
Ofer angajailor posibilitatea de a lua decizii n limitele
competenelor lor. Lsai-i s decid singuri cum s rezolve sarcinile
care le-au fost delegate i cum sa obin informaiile i instrumentele
de care au nevoie. Specific numai obiectivul care trebuie ndeplinit i
termenul limit. Ajut-i atunci cnd au nevoie de sfatul tu.
Incurajaz-i s-i asume rspunderea pentru deciziile
luate. De exemplu, consilierul unei bnci are nevoie de libertatea de a
decide singur acordarea sau nu de credite, urmnd ns cu strictee
liniile directoare specifice acelei instituii.
Daca ar fi nevoit s cear de fiecare dat aprobarea efului, va deveni n
scurt timp o persoan nemulumit. Va considera c abilitile sale sunt
subapreciate.
Acceptarea greelilor este o ans de a nva.
Angajaii care doresc s fac fa solicitrilor i s aib libertatea de a lua
decizii vor face greeli, cu siguran. Recunoate-i c greelile nseamn cautarea
unei noi surse de informare i aflarea unor noi date, care pot fi utile pentru firm.
Tu trebuie s le foloseti ca pe un lucru de maxim utilitate.
Greselile ne ofer indicii despre cum, de exemplu, s optimizm procesele
de lucru sau cum s cretem calitatea produselor. n departamentele de cercetare i
dezvoltare nu rareori greelile duc la inovaii decisive.
Daca accepi greelile ca pe o ans de a nva, angajatii sau colegii i vor
da seama c merit s riti. ntr-o politic de firm n care greelile nu sunt vzute
cu ochi buni, acest lucru nu se va ntmpla. Nimeni nu va mai risca.
Curs Managementul Timpului
37
Incurajarea schimbului de experienta
Cei mai muli oameni doresc ca, prin ceea ce fac, s comunice cu ali
oameni i s construiasc relaii sociale. Folosii aceast nevoie uman de baz n
formularea sarcinilor pentru angajai sau colegi.
Creai diferite structuri i sisteme pentru a uura colaborarea
chiar i n acele cazuri cnd munca n echip nu este esenial.
Apelai la diferii experi cu care angajatii sau colegii ar putea
discuta n anumite probleme cu care ei se confrunt. Fi-i atent ca i colegii
s recunoasc competena expertului respectiv.
Incurajai angajatii s fac un schimb de experien informativ
cu aceti experi. La o cafea pot lua natere multe idei, deseori reuite,
despre modalitatea de soluionare mai eficient a sarcinilor.
Largirea competentelor
Folosete instruirea la locul de munc. Dac angajaii sunt pui n faa
solicitrilor, ai grij s primeasc sprijin, cum ar fi, de exemplu, o consultan din
partea unui expert. Foarte eficient i motivant este faptul ca discui cu angajatul
pentru a ajunge mpreun la soluii, dac v confruntai cu o problem concret,
dar pe care nu o poi deslui de unul singur.
Locul de munca poate fi cel mai bun loc de pregtire. E necesar ns
ntotdeauna o echip bun, care s combine pregtiri i stiluri de lucru diferite.
Schimbul de experien va fi mult mai eficient.
Curs Managementul Timpului
38
Arta de anticipa
Previziunea oportunitilor
Oportunitatea este o ansa de a se realiza ceva la momentul potrivit, adecvat
situaiei; reprezint un cadru favorabil aciunilor i este inversul riscului. n general,
riscurile se prolifereaz mai uor dect oportunitile. n previziunea oportunitilor
se utilizeaz un eantion atand o probabilitate fiecarei variabile pentru a se anticipa
rezultatele. Nu se poate previziona nici o oportunitate dac nu se atribuie nici o
probabilitate. Previziunea oportunitilor ncepe cu ntocmirea unei liste de
oportuniti. Paii de urmat sunt: evidenierea activitilor care urmeaz s dispar,
cnd i de ce; evidenierea activitilor care se pot dezvolta n viitor prin utilizarea
resurselor existente sau prin modificarea acestora ntr-o manier rezonabil;
evidenierea ideilor care promoveaz noi direcii de dezvoltare a firmei; organizarea
ideilor n tabele, care s cuprind, cel puin urmtoarele elemente: activitatea,
beneficiul ce poate fi obinut, costurile, probabilitatea de apariie sau de schimbare,
timpul, motivaia. In aceast faz nu se cere o cuantificare riguroas a amplitudinii,
probabilitii i timpului, doar o estimare grosier; datele din tabele se organizeaz
prin comparaie pe o scal, astfel ca decizia s poat fi facilitat. Desigur c aceste
tabele sunt flexibile, i se actualizeaz permanent, unele activiti se elimina i se
adaug altele.
Riscul n previziune
Riscul asociat cu hazardul sau cu ntamplarea este tehnic definit ca un
produs ntre amplitudinea hazardului i probabilitatea de apariie. Acesta este
costul de diminuarea riscului. Cnd exist mai multe posibiliti sau anse vorbim
despre valoarea ateptat a costurilor riscului.
Curs Managementul Timpului
39
Amplitudinea riscului i probabilitatea de apariie sunt elemente ale riscului
supuse subiectivitii umane, deoarece oamenii fac erori n perceptia asupra riscului
i aceasta depinde de importana general care se acord diferitelor tipuri de riscuri.
Tendina este de a se supraestima importana riscurilor rare, dar neplcute, avnd
consecine defavorabile i s se subestimeze sau chiar s se ignore cele comune,
cunoscute, chiar dac riscul indus este mult mai mare pentru activiti.
Prin urmare, abordarea estimrii i managementului riscului are la baz
dou elemente importante: amplitudinea riscului i probabilitatea de apariie a
riscului.
Amplitudinea riscului. Riscul care nu implic costuri nu este un risc,
deoarece magnitudinea hazardului se estimeaz prin referire la costuri. Cel mai
dificil de estimat este acel risc care se refer la moarte. Se tie c asumarea riscului
este aproape un joc de noroc. Juctorii de noroc studiaz matematica i statistica i
calculeaz riscurile, apelnd la teoria riscurilor. Inginerii proiectani de produse de
lung folosin i mai ales de produse care necesit sigurana oamenilor studiaz
fiabilitatea i disponibilitatea acestor produse, apelnd la studii de specialitate
bazate pe statistic. Prin urmare, se cuantific defeciunea sau deteriorarea, care
este analizat n contextul beneficiarilor de produs sau serviciu. O estimare oricat
de brut a riscului, permite gruparea riscurilor dup importan.
Probabilitatea de apariie a riscului. Probabilitatea de apariie, sau ansa
ca un hazard s se realizeze, se consider ca fiind un eantion de evenimente
posibile. Eroarea de a nu include evenimente invalideaz intreaga operaie. De
aceea, este important a se estima limite ale amplitudinii. ntr-o judecat de acest
fel, n practic se utilizeaz arborele defeciunilor i arborele evenimentelor.
Curs Managementul Timpului
40
Aceste diagrame de tip arbore fac posibil trasarea posibilelor evenimente i
s se ataeze probabiliti fiecrui nod al arborelui, astfel ca probabilitile compuse
pot fi determinate prin multiplicare. Dificultatea este de a include toate
probabilitile, dar aceste analize se efectueaz de regula de specialiti n domeniul
studiat. n managementul riscului, n aplicarea riscului n previziune sau n
planificare se utilizeaz ntregul set de opiuni i alternative pentru eliminarea sau
pentru controlul hazardului. Ceea ce se cuvine a fi subliniat este faptul c orict de
dificil i de costisitoare ar fi estimarea amplitudinii i probabilitii riscului prin
metode tiinifice, este de preferat comparnd cu managementul prin percepii
intuitive.
Strategia i previziunea
n esen, orice organizaie se conduce dup o strategie, care cuprinde, cel
puin urmtoarele elemente: misiunea, viziunea, obiectivele i valorile, resursele i
capabilitile, structuri i sisteme, opiunile strategice, politicile, planul i
programul de aciune, care sunt n permanen adaptare cu mediul de afaceri.
Managementul strategic reprezint o abordare managerial superioar a relatiei
firm-mediu, prin care firma i creaz viitorul prin dirijarea tuturor resurselor i
capabilitilor pentru obinerea unui avantaj competitiv i realizarea structurilor i
sistemelor de management flexibile pentru a gsi alternative i politici de aplicare
prin planuri i programe de aciune. Previziunea sau anticiparea viitorului firmei
este parte a managementului strategic, care vine ca un rspuns la creterea gradului
de incertitudine, a riscului i a complexitii mediului n care opereaz firma.
Abordarea strategiei n management trebuie s fie dinamic, flexibil i inovativ.
Avnd la dispoziie un tablou de posibiliti pe care managementul le accept ca
fiind rezonabile, activitile pot fi ierarhizate prin ponderarea importanei lor.
Curs Managementul Timpului
41
Ponderea acordat are o component important care se asociaz amplitudinii
riscului i a probabilitii de apariie a acestuia. Orizontul de timp i scopurile
firmei influeneaz, de asemenea, opiunea pentru criteriul importanei activitilor.
Aranjarea opiunilor dup importan poate fi realizat utiliznd diagrame.
Orice firma opereaza ntr-un mediu tridimensional: mediul intern, mediul
extern apropiat i mediul extern ndepartat. Mediul intern este alctuit din resurse,
faciliti, sisteme, procese, oameni i care mpreun formeaz sau determin
capabilitile strategice ale firmei. Un management eficace controleaz mediul
intern. Mediul extern apropiat, care include clienii, furnizorii i concurenii, nu
poate fi controlat, dar prin activitile de marketing anticipate poate fi influenat.
Mediul extern ndepartat include factori sociali, tehnologici, economici, de mediu
ambiant i politici. Acetia nu numai ca nu por fi controlai, dar nici influenai,
astfel c managerii sunt pui n situaia de a-i nelege i a-i anticipa pentru a se
adapta acestora n sens pozitiv. Acest aspect reprezina cheia strategiei firmei. n
funcie de aceti factori externi, apropiai sau indeprtai firma i schimb
strategiile, se schimb pe ea nsi cu scopul de a se adapta presiunilor externe.
Ordinea de pe birou
Se ntpl de multe ori s nu ne rmn nici un pic de timp liber sau mai
ru, timpul s nu ajung. Pentru a rezolva aceast problem este nevoie de gsirea
unui sistem eficient prin care timpul pierdut s se transforme n timp ctigat
Chiar dac nu ne dm seama consumm aproape o or pe zi cutnd hrti
prin birou. Vom constata c n birou sunt foarte multe documente inutile. Primul
lucru cu care ncepem ordinea este biroul. tim cu toi c pe birou gsim de cele
mai multe ori teancuri de hrti i dosare, aceste sunt puse uneori i pe scaun sau pe
Curs Managementul Timpului
42
jos, gsim buci de hrtie adeziv pe perete sau pe marginea monitorului iar pe
undeva este telefonul, calendarul i agenda.
Primul pas: scpm de hrtii inutile care sunt ntro proporie de peste 50%.
Pe birou trebuie s rmn doar calculatorul, telefonul, i cteva hrtii importante.
Scopul este de a avea un birou organizat pentru a folosi timpul pierdut n cutarea
de hrtii importante ntr-un timp eficient. Cu un birou important calitatea muncii va
crete.
De nceput ia la mn toate hrtiile din birou, cele importante le pui ntr-un
teanc separat, hrtiile care aparin altor colegi pune-le ntr-un teanc destinat
colegilor sau colaboratorilor iar hrtiile care nu mai trebuiesc vor fi puse la coul
de gunoi. Dac gasei hrti de care vei avea nevoie n viitor atunci pune-le ntr-un
dosar care s stea n sertar.
Dup ce ai fcut aceast selecie ia teancul de hrtii importante i parcurge-
l. Noteaz n lista de prioriti lucrurile importante pe care trebuie s le faci. Dac
nu vei mai avea nevoie de hrtie atunci arunc-o. Dac totui vei avea nevoie de ea
atunci ndosariaz-o.
Odat ce te-ai apucat s parcurgi hrtiile nu te lsa deturnat de la aceast
activitate. Dac i vei aminti de un telefon care trebuie dat de zilele trecute,
noteaz n lista de prioriti.
Urmtorul pas este acela de elimina hrtiile adezive de pe monitor sau
perei. Muli oameni au obiceiul de a lipi asemenea hrtii pentru a-i aminti ce au
de fcut. Problema este c muli nu rezolv sau nici mcar nu observ aceste notie
i cu ct se nmulesc cu att este mai imposibil rezolvarea lor, iar o simpl vedere
a acestora nu ofer motivaia necesar pentru a le acorda atenie. i prezint o
Curs Managementul Timpului
43
metod mai eficient pentru a organiza aceste mici activiti. Cnd ai ceva de fcut
(de dat un telefon, de raspuns la o scrisoare sau de rezolvat o problem) notai n
lista de prioriti, o foaie de 20 rnduri va conine informaiile din 20 de astefl de
hrtii adezive.
Dac ai obiceiul de a lua notie n timpul convorbirilor telefonice sau
ntlnirilor, ndosariai aceste note impreun cu alte materiale legate de acel
subiect. n momentul cnd vei lua o decizie important s tii exact de ce
informaii dispui. Un alt lucru important pentru a avea o eviden cronologic este
datarea fiecrei astfel de hrtii.
De multe ori primim reviste i ziare pe care nu apucm s le citim dar nici
nu le aruncm n sperana c le vom citi n zilele urmtoare. Astfel, se pot strnge
pe birou numeroase ziare i reviste. i pentru aceast problem exist o soluie, i
anume, dosarul pentru citit. n momentul n care parcurgi o revist parcurge-i
cuprinsul. Dac te intereseaz un articol rupe pagina cu acel articol iar restul
revistei arunc-l. Pune acele pagini n dosarul pentru citit. Dac nu vrei s distrugi
revista nconjoar cu pixul titlul articolului din cuprins pentru ca s i aminteti de
ce ai pstrat acea revist. Vei ctiga timp n momentul n care vei avea timp de
citit i nu vei rsfoi revista s caui subiectul.
Acelai lucru f i n sertarele biroului dar i n serviet. Dup parcurgerea
tuturor hrtiilor noteaz n lista de prioriti dac ai ceva de fcut, dac pstrezi
ceva ndosariaz iar restul la gunoi. Este uor s pstrezi ordine cnd totul este
aranjat. La sfritul zilei rezerv-i cteva minute pentru a face ordine, citi
mesajele, ndosaria corespunztor, tot atunci completai lista cu prioriti i recitii
aceast listpentru a selecta sarcinile care par mai importante.
Curs Managementul Timpului
44
Vei observa c nu este greu s fi organizat dar nici foarte uor, nu o s se
ntmple peste noapte. Dac te vei organiza n fiecare zi vor veni i rezultatele,
scopul fiind acela de a realiza ct mai multe n timpul programului de lucru.
Top Related