Pag. 1 din 18

CAIET DE SARCINI

Pentru achiziția de ” servicii organizare evenimente” pentru implementarea proiectului „Implementarea unui

sistem de elaborare de politici publice în domeniul incluziunii sociale la nivelul MMFPSPV”

1. INFORMAŢII GENERALE

Denumire: Ministerul Muncii, Familiei, Protecţiei Sociale și Persoanelor Vârstnice (MMFPSPV)

Adresă: Str. Dem. I. Dobrescu, nr. 2, sector 1

Localitate: Bucureşti Cod poştal: 010026 Ţara: România

Persoana de contact: Florea DRAGOMIR Telefon: 021/313.62.67 int 745

E-mail: implementareproiecte@mmuncii.ro Fax: 021/314.52.94

Adresa de internet: www.mmuncii.ro

Sursa de finanțare: Proiect finanțat din Fondul Social European, în cadrul Programului Operațional Capacitatea

Administrativa 2014 - 2020, Axa prioritară 1: Administrație publică și sistem judiciar eficiente, Obiectivul

specific 1.1: Dezvoltarea și introducerea de sisteme și standarde comune în administrația publică ce optimizează

procesele decizionale orientate către cetățeni și mediul de afaceri, în concordanță cu SCAP

2. INFORMAȚII DESPRE PROIECT

Denumire proiect: „Implementarea unui sistem de elaborare de politici publice în domeniul incluziunii sociale la

nivelul MMFPSPV”

Perioada de implementare: 24 luni (martie 2016 –martie 2018)

Obiectivul general: crearea unui set de instrumente de planificare strategică (hărți privind serviciile sociale,

infrastructura aferentă acestora, hărți privind nevoile de infrastructură socială și servicii și metodologii) care să

sprijine procesul decizional orientat către cetățean

Obiectivele specifice ale proiectului:

A)asigurarea unei abordări coordonate și fundamentate pe dovezi în elaborarea și implementarea politicilor,

programelor, și intervențiilor orientate către persoanele sărace și vulnerabile și către zonele sărace și marginalizate;

B)implementarea unui proces decizional la nivelul MMFPSPV, cât și la nivel local, bazat pe o serie de informații

obținute în urma unei metodologii riguroase, fundamentate empiric, bazate pe dovezi și date statistice;

C) dezvoltarea și utilizarea unui set de instrumente standard de planificare și furnizare a serviciilor sociale la nivel

local în vederea creșterii calității serviciilor publice;

D) instruirea unui număr de 450 de persoane, atât de la nivel central, cât și de la nivelul APL-urilor privind

elaborarea de politici publice orientate spre cetățean și bazate pe dovezi și cu privire la alte tematici de interes

aferente acțiunilor care se vor desfășura în cadrul proiectului.

Beneficiarii direcți ai proiectului: Demnitari din cadrul MMFPSPV ;Înalți funcționari publici, funcționari publici

de conducere și funcționari publici de execuție din cadrul MMFPSPV ; Personal din cadrul APL.

3. OBIECTUL CONTRACTULUI

3.1. Obiectul general al contractului

Obiectul contractului îl reprezintă achiziția serviciilor de organizare evenimente” pentru implementarea

proiectului „Implementarea unui sistem de elaborare de politici publice în domeniul incluziunii sociale la nivelul

MMFPSPV”.

Pag. 2 din 18

4. IPOTEZE ŞI RISCURI

4.1 Ipoteze care stau la baza contractului

Principalele ipoteze sunt:

buna cooperare între Operatorul economic și MMFPSPV, în special între persoanele desemnate a avea

atribuţii în derularea contractului;

număr adecvat de persoane repartizate din cadrul MMFPSPV pentru a asigura implementarea adecvată a

activităţilor proiectului;

flexibilitatea echipei de implementare pentru adaptarea activităţilor proprii la eventualele modificări ale

cerinţelor de implementare ale programului de finanţare (POCA)

operatorul va furniza servicii la un înalt nivel de calitate, cel puţin egal cu cel menţionat în prezentul caiet

de sarcini.

4.2 Riscuri

Riscurile care vor fi luate în considerare pe durata implementării serviciilor, sunt:

deficienţe de comunicare la nivel instituţional şi inter-instituţional pentru implementarea contractului;

schimbări în sistemul instituţional şi/sau legislativ de natură să afecteze implementarea acestui contract;

schimbarea graficului de implementare a proiectului ca urmare a diferitelor evenimente publice ce pot

apărea;

întârzieri pe parcursul derulării procedurii de atribuire din cauza eventualelor contestații şi aprobărilor

necesare pentru documente, care pot afecta demararea în timp a serviciilor;

serviciile furnizate să nu coincidă cu cele ofertate şi contractate;

prezenţa la evenimente a unui număr mai mic sau mai mare de participanţi decât cel estimat.

5. ACTIVITĂȚI EFECTUATE DE CĂTRE OPERATORUL ECONOMIC

LOT 1

Activitatea 1 - Utilizarea bunelor practici de la nivel european. În vederea utilizării bunelor practici existente la

nivel european și pentru a putea identifica și aplica în elaborarea metodologiilor cele mai eficiente modele și

metode de culegere și analiză a datelor, care să permită realizarea unor hărți cât mai cuprinzătoare și complexe, se

vor realiza 4 vizite de studiu în țări membre ale Uniunii Europene care au realizat și implementat cu succes

instrumente în domeniul sărăciei, sărăciei în muncă și al serviciilor sociale în cadrul unor institute de cercetare,

precum și în cadrul altor instituții sau organizații care dețin expertiză în acest domeniu.

Perioada estimată: 6 luni, in perioada iunie-noiembrie 2016 (4 evenimente). Perioada de derulare se poate

prelungi în funcție de modificările care apar în graficul de desfășurare a proiectului.

Localitate de desfășurare: țări membre ale Uniunii Europene

Durata evenimentului:5 zile /6 nopti/eveniment

Număr participanţi: cca.15 persoane/vizita

Pentru realizarea acestei activitati se vor asigura următoarele:

Cazarea persoanelor

Operatorul economic se va asigura de respectarea unor cerinţe obligatorii privind cazarea participanţilor.

Cerinţe obligatorii: cazarea participanţilor se va efectua în cadrul unei unităţi hoteliere de 3 stele, situată pe o

raza de maxim 10 km de centru, într-o localitate din tari ale U.E, în camere single, având cel puţin următoarele

facilităţi:

mic dejun inclus

aer condiţionat;

duş;

telefon intern şi internaţional;

acces internet;

TV;

Pag. 3 din 18

hotelul trebuie să dispună de un spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, care să fie la dispoziţia

acestora în ultima zi de desfăşurare a evenimentului;

cazarea participanţilor va fi efectuată începând cu seara anterioară zilei în care se va desfăşura vizita şi va fi

asigurată pentru o perioadă de 6 nopţi;

Transportul persoanelor

Operatorul economic va asigura:

transportul cu avionul dus întors a persoanelor din București până la aeroportul de destinație ( va asigura

bilete avion, pentru toți participanții);

transferul persoanelor aeroport-hotel şi hotel-aeroport în zilele de sosire şi plecare;

transportul cu un autovehicul cu capacitate de transport de minim 15 locuri și conducător auto pentru

transportul participanţilor spre şi dinspre locaţiile unde se vor desfăşura vizitele. Autovehiculul trebuie

pus la dispoziţie pe toată perioada de vizită in functie de graficul de activitati programate .

Operatorul economic va asigura translație pe toata durata vizitelor in funcție de țara de destinație, va traduce

materialele necesare în cadrul vizitelor locale, în funcţie de ţara de destinatie, taxele aferente asigurărilor medicale

pentru participanţi, taxele de participare la evenimente a persoanelor.

Operatorul economic va asigura asistenţă tehnică şi de secretariat la locul de desfăşurare a evenimentului,

constând în întocmirea listelor și tabelelor de prezență, iar la finalul evenimentului va elabora și transmite

beneficiarului un raport de evaluare vizând aspectele organizaționale și logistice.

Operatorul economic va asigura pe toată durata fiecarui evenimentului organizarea pauzelor de lucru dupa cum

urmeaza:

Pauze de lucru (6 cine)/eveniment pentru toti participanții, asigurată in regim de autoservire, tip bufet sau meniu

fix.

Pauza de lucru (5 pranzuri)/eveniment pentru toti participantii, asigurată in regim de autoservire, tip bufet sau

meniu fix.

In timpul pauzelor de lucru (cina, pranz si pauze de cafea)/eveniment se va asigura pentru toti participantii apa

nerala si apa plata.

Orele pauzelor de lucru vor fi stabilite în funcție de agenda evenimentului.

Pentru desfăşurarea în bune condiţii a participării grupului de lucru la aceste evenimente sunt necesare

respectarea următoarelor etape:

Selectarea locatiei/locatiilor pentru organizarea evenimentelor se va face cu acordul beneficiarului;

Selectarea institutiei/institutiilor unde vor avea loc intalnirile se va face cu acordul beneficiarului; Instituțiile

selectate trebuie sa dețina expertiză în domeniul elaborării de metodologii de culegere și analiză date statistice,

din state membre ale Uniunii Europene care au realizat și implementat cu succes asemenea instrumente;

Participarea membrilor grupului de lucru la evenimente si pregatirea evenimentelor;

Elaborarea rapoartelor de participare;

Modificarea locatiilor se va face de catre beneficiar prin informare scrisa a operatorului economic in termen de

10 de zile lucratoare.

Bugetul estimat alocat acestei activități este de 462.600 lei fără TVA.

Activitatea 4- Organizarea a 4 vizite de studiu în țări membre UE .În vederea elaborării instrumentelor standard

de planificare privind furnizarea de servicii sociale la nivel local se vor utiliza expertiza și bunele practici

existente la nivelul țărilor Uniunii Europene. În acest sens, vor fi organizate 4 vizite de studiu în 4 țări membre ale

Uniunii Europene, la care vor participa: personal de la nivelul APL (10 persoane/vizită), reprezentanți ai

MMFPSPV și membri ai echipei de implementare a proiectului (de la nivelul Beneficiarului și de la nivelul

partenerului). – 14 pers/ vizită

Perioada estimată: 7 luni, in perioada iunie-decembrie 2016 (4 evenimente). Perioada de derulare se poate

prelungi în funcție de modificările care apar în graficul de desfășurare a proiectului.

Localitate de desfășurare: țări membre ale Uniunii Europene

Număr vizite: 4 vizite (evenimente)

Durata evenimentului: 5 zile/ 6 nopti/vizită

Număr participanţi: 14 persoane/vizită

Pentru realizarea acestei instruiri operatorul economic va efectua:

Serviciile necesare pentru organizarea acestor evenimente de tip conferinte ,seminarii ateliere de lucru,

reuniuni de lucru, etc.

Pag. 4 din 18

Pentru realizarea acestei activitati se vor asigura următoarele:

Cazarea persoanelor

Operatorul economic se va asigura de respectarea unor cerinţe obligatorii privind cazarea participanţilor.

Cerinţe obligatorii: cazarea participanţilor se va efectua în cadrul unei unităţi hoteliere de 3 stele, situată pe o raza

de maxim 10 km de centru, în camere single, având cel puţin următoarele facilităţi:

mic dejun inclus

aer condiţionat;

duş;

telefon intern şi internaţional;

acces internet;

TV;

hotelul trebuie să dispună de un spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, care să fie la dispoziţia

acestora în ultima zi de desfăşurare a evenimentului;

cazarea participanţilor va fi efectuată începând cu seara anterioară zilei în care se va desfăşura vizita şi va fi

asigurată pentru o perioadă de 6 nopţi;

Transportul persoanelor

Operatorul economic va asigura:

transportul cu avionul dus întors a persoanelor din București până la aeroportul de destinație ( va asigura

bilete avion, pentru toți participanții);

transferul persoanelor aeroport-hotel şi hotel-aeroport în zilele de sosire şi plecare;

transportul cu un autovehicul cu capacitate de transport de minim 14 locuri și conducător auto pentru

transportul participanţilor spre şi dinspre locaţiile unde se vor desfăşura vizitele. Autovehiculul trebuie

pus la dispoziţie pe toată perioada de vizită in functie de graficul de activitati programate.

Operatorul economic va asigura translație pe toata durata vizitelor in funcție de țara de destinație, va traduce

materialele necesare în cadrul vizitelor locale, în funcţie de ţara de destinatie, taxele aferente asigurărilor medicale

pentru participanţi, taxele de participare la evenimente a persoanelor.

Operatorul economic va asigura asistenţă tehnică şi de secretariat la locul de desfăşurare a evenimentului,

constând în întocmirea listelor și tabelelor de prezență, iar la finalul vizitei va elabora și transmite beneficiarului

un raport de evaluare vizând aspectele organizaționale și logistice.

Operatorul economic va asigura pe toată durata fiecarui eveniment organizarea pauzelor de lucru dupa cum

urmeaza:

Pauze de lucru (6 cine)/eveniment pentru toti participanții, asigurată in regim de autoservire, tip bufet sau meniu

fix.

Pauza de lucru (5 pranzuri)/eveniment pentru toti participantii, asigurată in regim de autoservire, tip bufet sau

meniu fix.

In timpul pauzelor de lucru (cina si pranz)/eveniment se va asigura pentru toti participantii apa minerala si apa

plata.

Orele pauzelor de lucru vor fi stabilite în funcție de agenda evenimentului.

Pentru desfăşurarea în bune condiţii a participarii persoanelor la vizita de studiu sunt necesare respectarea

următoarelor etape:

- Selectarea locatiei/locatiilor pentru organizarea evenimentelor si a institutiilor cu experienta in

elaborarea metodologiei de culegere și analiză a datelor privind stabilirea costului standard;

- Participarea membrilor grupului de lucru la evenimente si pregatirea evenimentelor; - Elaborarea rapoartelor de participare;

Modificarea locatiilor se va face de beneficiar prin informare scrisa a operatorului economic in termen de 15 de

zile lucratoare.

Bugetul estimat alocat acestei activități este de 435.360 lei fără TVA.

Activitatea 2 -Organizarea a 6 ateliere de lucru Perioada de derulare: august 2016 - februarie 2017 Perioada de derulare se poate prelungi în funcție de

modificările care apar în graficul de desfășurare a proiectului.

Localitate de desfășurare: Bucureşti

Durata fiecarui eveniment:1 zi

Număr participanţi: cca.20 persoane /eveniment

Pag. 5 din 18

Pentru realizarea acestor evenimente operatorul economic va efectua:

Serviciile necesare pentru organizarea acestor evenimente de tip conferinte ,seminarii ateliere de lucru,

reuniuni de lucru, etc.

În pachetul acestor servicii se vor asigura următoarele:

Închirierea sălii în care se va desfășura fiecare eveniment

Operatorul economic va asigura o locaţie in care se vor desfasura evenimentele in bune conditii privind dotarea cu

o sala corespunzatoare ca spatiu pentru un grup de aproximativ 20 de persoane.

Dotarea sălii cu echipamente corespunzătoare:

Echipamentele tehnice specifice vor asigura: condițiile tehnice corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a

evenimentului, acces la internet, videoproiector, laptop de rezervă, instalaţie tehnică pentru proiectarea

prezentărilor, suport flipchart, hârtie flipchart şi markere, hârtie A4 albă etc.

Operatorul economic va asigura asistenţă tehnică şi de secretariat la locul de desfăşurare a evenimentului,

constând în întocmirea listelor și tabelelor de prezență, iar la finalul seminarului va elabora și transmite

beneficiarului un raport de evaluare in format letric si electronic (CD sau stick), vizând aspectele organizaționale

și logistice, precum și aspecte de conținut.

Operatorul economic va asigura elaborarea, multiplicarea si distribuirea materialelor utilizate in cadrul

evenimentului ( agende eveniment, ecusoane, etc.).

Operatorul economic va asigura pe toată durata evenimentului organizarea pauzelor de lucru dupa cum urmeaza:

Pauza de lucru (pranz) pentru un numar de 20 participanți, asigurată in regim de autoservire, tip bufet .

In timpul pauzelor de lucru (pranz) se va asigura pentru toti participantii apa minerala si apa plata.

Va fi organizată o pauză simplă de lucru în care se vor asigura apă plată și minerală, racoritoare, cafea, lapte, ceai,

produse de patiserie dulci si sarate.

Orele pauzelor de lucru vor fi stabilite în funcție de agenda evenimentului.

Alte activităţi în atribuţia operatorului economic:

primirea si inregistrarea participantilor, indrumarea lor; asigurarea publicitatii evenimentului,

transmiterea invitațiilor, comunicarea cu participantii pentru obtinerea confirmarilor, primirea

confirmarilor etc.;

distribuirea materialelor evenimentului,

asigurarea logisticii, administrarea documentelor in cadrul evenimentelor (chestionar, formulare grup

țintă, lista participanti, agenda, întocmirea mapelor etc);

marcarea sălilor pentru localizarea cu uşurinţă a acestora de către participanţi,

realizarea de fotografii pe parcursul desfăşurării evenimentelor,

analiza chestionarelor de evaluare a evenimentului

elaborarea raportului evenimentului.

Autoritatea contractantă va comunica operatorului economic data de desfăşurare a evenimentului cu minim 10

zile lucrătoare înainte.

Bugetul estimat alocat acestei activități este de 45.000 lei fără TVA.

LOT 2

Activitatea 3 Organizarea și implementarea a 8 Workshop-uri regionale. În cadrul workshop-urilor vor fi

prezentate informații/ rapoarte cu privire la datele culese și care vor sta la baza elaborării drafturilor de hărți.

La workshop-uri va participa personal din cadrul structurilor și instituțiilor locale (DGASPC, AJPIS, AJOFM),

experți ai Partenerului, experți din cadrul direcțiilor de specialitate din MMFPSPV și membri ai echipei de

proiect.

Locul de desfășurare: Întâlnirile vor avea loc în localități situate în toate regiunile de dezvoltare. Localitățile

unde se vor derula evenimentele sunt: Iasi, Constanta, Sinaia, Rm. Valcea, Timisoara, Cluj, Brasov si Bucuresti.

Durata fiecărui eveniment:2 zile/2 nopti/eveniment (8 evenimente).

Perioada de derulare: iulie 2016-octombrie 2017. Perioada de derulare se poate prelungi în funcție de modificările

care apar în graficul de desfășurare a proiectului.

Pag. 6 din 18

Număr participanţi: cca. 45 persoane

Pentru realizarea acestei instruiri operatorul economic va efectua:

Serviciile necesare pentru organizarea acestor evenimente de tip conferinte ,seminarii ateliere de lucru,

reuniuni de lucru, etc.

În pachetul acestor servicii se vor asigura următoarele:

Închirierea sălii în care se va desfășura evenimentul. Operatorul economic va asigura locaţia hotelieră unde sunt

cazați participanții, dotată cu sală de conferinţă cu facilităţile corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a

evenimentului. Sala trebuie să fie corespunzătoare ca spaţiu pentru un grup de aproximativ 50 de persoane.

Dotarea sălii cu echipamente corespunzătoare:

Echipamentele tehnice specifice vor asigura: condițiile tehnice corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a

evenimentului, acces la internet, videoproiector, laptop de rezervă, instalaţie tehnică pentru proiectarea

prezentărilor, suport flipchart, hârtie flipchart şi markere, hârtie A4 albă etc.

Transportul persoanelor

Operatorul economic va asigura transportul dus întors pentru un număr de cca 35 de persoane din localitatea

unde are locul de muncă/ isi desfasoara activitatea profesionala, la locul de desfășurare a evenimentului, pentru

fiecare participant.

Se va asigura transport pentru fiecare participant, în functie de caz, prin oricare din modurile de transport

următoare: rutier, feroviar sau aerian, potrivit legislatiei in vigoare, incluzand transferul de la gara, autogara,

aeroport la locul de desfasurare a evenimentului si retur.

Operatorul economic va asigura cheltuielile de transport cu avionul pentru 5 persoane din cele 35 beneficiare de

transport.

Cazarea persoanelor Operatorul economic se va asigura de respectarea unor cerinţe obligatorii privind cazarea participanţilor. Aceasta

se va efectua în cadrul unei unităţi hoteliere , în camere de 3 stele, single, având cel putin următoarele facilitati:

mic dejun inclus

aer condiţionat;

duş;

telefon intern şi internaţional;

acces internet;

TV;

hotelul trebuie să dispună de un spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, care să fie la dispoziţia

acestora în ultima zi de desfăşurare a evenimentului;

cazarea participanţilor va fi efectuată începând cu seara anterioară zilei în care se va desfăşura întâlnirea şi va

fi asigurată pentru o perioadă de 2 nopti, pentru un număr de cca.35 de persoane.

Alte activităţi în atribuţia operatorului economic:

primirea si inregistrarea participantilor, indrumarea lor, asigurarea publicitatii evenimentului,

transmiterea invitațiilor, comunicarea cu participantii pentru obtinerea confirmarilor, primirea

confirmarilor etc.;

distribuirea materialelor evenimentului,

asigurarea logisticii, administrarea documentelor in cadrul evenimentelor (chestionar, formulare grup

țintă, lista participanti, agenda, întocmirea mapelor etc);

marcarea sălilor pentru localizarea cu uşurinţă a acestora de către participanţi,

realizarea de fotografii pe parcursul desfăşurării evenimentelor,

realizarea formalităţilor de decont de transport pentru participanţi (acolo unde este cazul)

analiza chestionarelor de evaluare a evenimentului

elaborarea raportului evenimentului.

Operatorul economic va asigura asistenţă tehnică şi de secretariat la locul de desfăşurare a evenimentului,

constând în întocmirea listelor și tabelelor de prezență, iar la finalul seminarului va elabora si transmite

beneficiarului un raport de evaluare, în format letric şi electronic (CD sau stick) vizând aspectele organizaționale

și logistice, precum și aspecte de conținut. Operatorul economic va asigura elaborarea, multiplicarea si

distribuirea materialelor utilizate in cadrul evenimentului ( agende eveniment, ecusoane etc.).

Operatorul economic va asigura pe toată durata evenimentului organizarea pauzelor de lucru dupa cum urmeaza:

Pag. 7 din 18

Pauza de lucru (cina) pentru participanții care beneficiaza de cazare, asigurată in regim de autoservire, tip bufet .

Pauza de lucru (pranz) pentru toti participantii ( 45 de persoane), asigurată in regim de autoservire, tip bufet

In timpul pauzelor de lucru (cina si pranz) se va asigura pentru toti participantii apa minerala si apa plata.

Va fi organizată o pauză simplă de lucru (45 de persoane) în care se vor asigura apă plată și minerală, racoritoare,

cafea, lapte, ceai, produse de patiserie dulci si sarate.

Orele pauzelor de lucru vor fi stabilite în funcție de agenda evenimentului.

Autoritatea contractantă va comunica operatorului economic data de desfăşurare a evenimentului cu minim 30

zile lucrătoare înainte. Modificarea locatiilor se va face de beneficiar prin informare scrisa a operatorului

economic in termen de 30 de zile lucratoare.

Bugetul estimat alocat acestei activități este de 372.336 lei fara TVA.

Activitatea 5- Organizarea de work-shopuri regionale în vederea elaborării instrumentelor standard de

planificare privind furnizarea de servicii sociale la nivel local

Vor fi organizate 8 work-shopuri regionale, care se vor desfășura pe durata a 2 zile (2 nopți cazare), la care vor

participa personal din instituții cu atribuții în domeniu de la nivel local (DGASPC, AJOFM, AJPIS etc.), personal

din structurile de specialitate din cadrul MMFPSPV, experți ai partenerului, membri ai echipei de implementare.

– aprox. 45 de pers.

Locul de desfășurare: Întâlnirile vor avea loc în localități situate în toate regiunile de dezvoltare. Localitățile

unde se vor derula evenimentele sunt: Iasi, Constanta, Sinaia, Rm. Valcea, Timisoara, Cluj, Brasov si Bucuresti.

Durata fiecărui eveniment:2 zi/2 nopti/eveniment (8 evenimente).

Perioada de derulare: iunie 2016 -octombrie 2017. Perioada de derulare se poate prelungi în funcție de

modificările care apar în graficul de desfășurare a proiectului.

Număr participanţi: cca.45 persoane

Pentru realizarea acestei instruiri operatorul economic va efectua:

Serviciile necesare pentru organizarea acestor evenimente de tip conferinte ,seminarii ateliere de lucru,

reuniuni de lucru, etc.

În pachetul acestor servicii se vor asigura următoarele:

Închirierea sălii în care se va desfășura evenimentul. Operatorul economic va asigura locația hotelieră unde sunt

cazați participanții, dotată cu sală de conferință cu facilitățile corespunzătoare desfășurării în bune condiții a

evenimentului. Sala trebuie să fie corespunzătoare ca spațiu pentru un grup de aproximativ 50 de persoane.

Dotarea sălii cu echipamente corespunzătoare:

Echipamentele tehnice specifice vor asigura: condițiile tehnice corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a

evenimentului, acces la internet, videoproiector, laptop de rezervă, instalaţie tehnică pentru proiectarea

prezentărilor, suport flipchart, hârtie flipchart şi markere, hârtie A4 albă etc.

Transportul persoanelor

Operatorul economic va asigura transportul dus întors pentru un număr de cca 35 de persoane din localitatea

unde are locul de muncă/ isi desfasoara activitatea profesionala, la locul de desfășurare a evenimentului, pentru

fiecare participant.

Se va asigura transport pentru fiecare participant, în funcție de caz, prin oricare din modurile de transport

următoare: rutier, feroviar sau aerian, potrivit legislației in vigoare, incluzând transferul de la gara, autogara,

aeroport la locul de desfășurare a evenimentului si retur.

Operatorul economic va asigura cheltuielile de transport cu avionul pentru 5 persoane din cele 35 beneficiare de

transport.

Cazarea persoanelor Operatorul economic se va asigura de respectarea unor cerinţe obligatorii privind cazarea participanţilor. Aceasta

se va efectua în cadrul unei unităţi hoteliere, în camere de 3 stele, single, având cel putin următoarele facilitati:

mic dejun inclus

aer condiţionat;

duş;

Pag. 8 din 18

telefon intern şi internaţional;

acces internet;

TV;

hotelul trebuie să dispună de un spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, care să fie la dispoziţia

acestora în ultima zi de desfăşurare a evenimentului;

cazarea participanţilor va fi efectuată începând cu seara anterioară zilei în care se va desfăşura întâlnirea şi va

fi asigurată pentru o perioadă de 2 nopti, pentru un număr de cca. 35 de persoane.

Alte activităţi în atribuţia operatorului economic:

primirea si inregistrarea participantilor, indrumarea lor; asigurarea publicitatii evenimentului,

transmiterea invitațiilor, comunicarea cu participantii pentru obtinerea confirmarilor, primirea

confirmarilor etc.;

distribuirea materialelor evenimentului,

asigurarea logisticii, administrarea documentelor in cadrul evenimentelor (chestionar, formulare grup

țintă, lista participanti, agenda, întocmirea mapelor etc);

marcarea sălilor pentru localizarea cu uşurinţă a acestora de către participanţi,

realizarea de fotografii pe parcursul desfăşurării evenimentelor,

realizarea formalităţilor de decont de transport pentru participanţi (acolo unde este cazul)

analiza chestionarelor de evaluare a evenimentului

elaborarea raportului evenimentului.

Operatorul economic va asigura asistenţă tehnică şi de secretariat la locul de desfăşurare a evenimentului,

constând în întocmirea listelor și tabelelor de prezență, iar la finalul seminarului va elabora si transmite

beneficiarului un raport de evaluare, în format letric şi electronic (CD sau stick) vizând aspectele organizaționale

și logistice, precum și aspecte de conținut. Operatorul economic va asigura elaborarea, multiplicarea si

distribuirea materialelor utilizate in cadrul evenimentului ( agende eveniment, ecusoane etc.).

Operatorul economic va asigura pe toată durata evenimentului organizarea pauzelor de lucru dupa cum urmeaza:

Pauza de lucru (cina) pentru participanții care beneficiaza de cazare, asigurată in regim de autoservire, tip bufet.

Pauza de lucru (pranz) pentru toti participantii, asigurată in regim de autoservire, tip bufet. In timpul pauzelor de

lucru (cina si pranz) se va asigura pentru toti participantii apa minerala si apa plata.

Va fi organizată o pauză simplă de lucru în care se vor asigura apă plată și minerală, racoritoare, cafea, lapte, ceai,

produse de patiserie dulci si sarate.

Orele pauzelor de lucru vor fi stabilite în funcție de agenda evenimentului.

Autoritatea contractantă va comunica operatorului economic data de desfăşurare a evenimentului cu minim 30

zile lucrătoare înainte. Modificarea locatiilor se va face de beneficiar prin informare scrisa a operatorului

economic in termen de 30 de zile lucratoare.

Bugetul estimat alocat acestei activități este de 372.336 lei fără TVA.

Activitatea 6 -Sesiuni de comunicare/ instruire pentru demnitarii și funcționarii de conducere din cadrul

MMFPSPV privind elaborarea de politici publice orientate spre cetățean și bazate pe dovezi.

Locul de desfășurare: Localitățile unde se vor derula evenimentele sunt: Constanta si/sau Brasov .

Durata fiecărui eveniment:2 zi/eveniment (2 evenimente).

Perioada de derulare: iunie 2017 -martie 2018. Perioada de derulare se poate prelungi în funcție de modificările

care apar în graficul de desfășurare a proiectului.

Număr participanţi: cca.50 persoane

Pentru realizarea acestei instruiri operatorul economic va efectua:

Serviciile necesare pentru organizarea acestor evenimente de tip conferinte ,seminarii ateliere de lucru,

reuniuni de lucru, etc.

În pachetul acestor servicii se vor asigura următoarele:

Închirierea sălii în care se va desfășura evenimentul. Operatorul economic va asigura locaţia hotelieră unde sunt

cazați participanții, dotată cu sală de conferinţă cu facilităţile corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a

evenimentului. Sala trebuie să fie corespunzătoare ca spaţiu pentru un grup de aproximativ 50 de persoane.

Pag. 9 din 18

Dotarea sălii cu echipamente corespunzătoare:

Echipamentele tehnice specifice vor asigura: condițiile tehnice corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a

evenimentului, acces la internet, videoproiector, laptop de rezervă, instalaţie tehnică pentru proiectarea

prezentărilor, suport flipchart, hârtie flipchart şi markere, hârtie A4 albă etc.

Transportul persoanelor

Operatorul economic va asigura transportul dus întors pentru un număr de cca 50 de persoane din localitatea unde

are locul de muncă/ isi desfasoara activitatea profesionala, la locul de desfășurare a evenimentului, pentru fiecare

participant.

Se va asigura transport pentru fiecare participant, în functie de caz, prin oricare din modurile de transport

următoare: rutier, feroviar sau aerian, potrivit legislatiei in vigoare, incluzand transferul de la gara, autogara,

aeroport la locul de desfasurare a evenimentului si retur.

Cazarea persoanelor Operatorul economic se va asigura de respectarea unor cerinţe obligatorii privind cazarea participanţilor. Aceasta

se va efectua în cadrul unei unităţi hoteliere, în camere de 3 stele, single, având cel putin următoarele facilitati:

mic dejun inclus

aer condiţionat;

duş;

telefon intern şi internaţional;

acces internet;

TV;

hotelul trebuie să dispună de un spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, care să fie la dispoziţia

acestora în ultima zi de desfăşurare a evenimentului;

cazarea participanţilor va fi efectuată începând cu seara anterioară zilei în care se va desfăşura întâlnirea şi va

fi asigurată pentru o perioadă de 3 nopti, pentru un număr de cca. 50.de persoane.

Alte activităţi în atribuţia operatorului economic:

primirea si inregistrarea participantilor, indrumarea lor; asigurarea publicitatii evenimentului,

transmiterea invitațiilor, comunicarea cu participantii pentru obtinerea confirmarilor, primirea

confirmarilor etc.;

distribuirea materialelor evenimentului,

asigurarea logisticii, administrarea documentelor in cadrul evenimentelor (chestionar, formulare grup

țintă, lista participanti, agenda, întocmirea mapelor etc);

marcarea sălilor pentru localizarea cu uşurinţă a acestora de către participanţi,

realizarea de fotografii pe parcursul desfăşurării evenimentelor,

realizarea formalităţilor de decont de transport pentru participanţi (acolo unde este cazul)

analiza chestionarelor de evaluare a evenimentului

elaborarea raportului evenimentului.

Operatorul economic va asigura asistenţă tehnică şi de secretariat la locul de desfăşurare a evenimentului,

constând în întocmirea listelor și tabelelor de prezență, iar la finalul seminarului va elabora si transmite

beneficiarului un raport de evaluare, în format letric şi electronic (CD sau stick) vizând aspectele organizaționale

și logistice, precum și aspecte de conținut. Operatorul economic va asigura elaborarea, multiplicarea si

distribuirea materialelor utilizate in cadrul evenimentului ( agende eveniment, ecusoane etc.).

Operatorul economic va asigura pe toată durata evenimentului organizarea pauzelor de lucru dupa cum urmeaza:

Pauza de lucru (cina)/zi pentru participanții care beneficiaza de cazare, asigurată in regim de autoservire, tip

bufet .

Pauza de lucru (pranz)/zi pentru toti participantii, asigurată in regim de autoservire, tip bufet. In timpul pauzelor

de lucru (cina si pranz) se va asigura pentru toti participantii apa minerala si apa plata.

Va fi organizată o pauză simplă de lucru/zi în care se vor asigura apă plată și minerală, racoritoare, cafea, lapte,

ceai, produse de patiserie dulci si sarate.

Orele pauzelor de lucru vor fi stabilite în funcție de agenda evenimentului.

Autoritatea contractantă va comunica operatorului economic data de desfăşurare a evenimentului cu minim 30

zile lucrătoare înainte. Modificarea locatiilor se va face de beneficiar prin informare scrisa a operatorului

economic in termen de 30 de zile lucratoare.

Pag. 10 din 18

Operatorul economic va pune la dispozitie un expert formator in vederea instruirii personalului in ceea ce priveste

implementarea principiilor orizontale dezvoltare durabilă, egalitatea de sanse şi nediscriminare şi a egalităţii de

gen.

Bugetul estimat alocat acestei activități este de 189.500 lei fără TVA.

Activitatea 7- Seminarii de instruire pentru funcționarii publici de conducere și execuție din APL-uri. În

cadrul acestor seminarii vor fi prezentate instrumentele standard de planificare elaborate în cadrul proiectului. Va

fi instruit personalul de conducere sau execuție din cadrul APL de la nivelul fiecărui județ si din sectoarele

Municipiului București, în utilizarea instrumentelor standard. aprox. 50 pers./sesiune (2 zile seminar/3 nopți

cazare).

Locul de desfășurare: Constanta sau Brasov

Durata fiecărui eveniment:2 zi/3 nopti/eveniment (8 evenimente).

Perioada de derulare: iunie 2017 -martie 2018. Perioada de derulare se poate prelungi în funcție de modificările

care apar în graficul de desfășurare a proiectului.

Număr participanţi: cca.50 persoane

Pentru realizarea acestei instruiri operatorul economic va efectua:

Serviciile necesare pentru organizarea acestor evenimente de tip conferinte ,seminarii ateliere de lucru,

reuniuni de lucru, etc.

În pachetul acestor servicii se vor asigura următoarele:

Închirierea sălii în care se va desfășura evenimentul. Operatorul economic va asigura locaţia hotelieră unde sunt

cazați participanții, dotată cu sală de conferinţă cu facilităţile corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a

evenimentului. Sala trebuie să fie corespunzătoare ca spaţiu pentru un grup de aproximativ 60 de persoane.

Dotarea sălii cu echipamente corespunzătoare:

Echipamentele tehnice specifice vor asigura: condițiile tehnice corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a

evenimentului, acces la internet, videoproiector, laptop de rezervă, instalaţie tehnică pentru proiectarea

prezentărilor, suport flipchart, hârtie flipchart şi markere, hârtie A4 albă etc.

Transportul persoanelor

Operatorul economic va asigura transportul dus întors pentru un număr de cca 50 de persoane din localitatea unde

are locul de muncă/ isi desfasoara activitatea profesionala, la locul de desfășurare a evenimentului, pentru fiecare

participant.

Se va asigura transport pentru fiecare participant, în functie de caz, prin oricare din modurile de transport

următoare: rutier, feroviar sau aerian, potrivit legislatiei in vigoare, incluzand transferul de la gara, autogara,

aeroport la locul de desfasurare a evenimentului si retur.

Cazarea persoanelor Operatorul economic se va asigura de respectarea unor cerinţe obligatorii privind cazarea participanţilor. Aceasta

se va efectua în cadrul unei unităţi hoteliere, în camere de 3 stele, single, având cel putin următoarele facilitati:

mic dejun inclus

aer condiţionat;

duş;

telefon intern şi internaţional;

acces internet;

TV;

hotelul trebuie să dispună de un spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, care să fie la dispoziţia

acestora în ultima zi de desfăşurare a evenimentului;

cazarea participanţilor va fi efectuată începând cu seara anterioară zilei în care se va desfăşura întâlnirea şi va

fi asigurată pentru o perioadă de 3 nopti, pentru un număr de cca. 50 de persoane.

Alte activităţi în atribuţia operatorului economic:

primirea si inregistrarea participantilor, indrumarea lor; asigurarea publicitatii evenimentului,

Pag. 11 din 18

transmiterea invitațiilor, comunicarea cu participantii pentru obtinerea confirmarilor, primirea

confirmarilor etc.;

distribuirea materialelor evenimentului,

asigurarea logisticii, administrarea documentelor in cadrul evenimentelor (chestionar, formulare grup

țintă, lista participanti, agenda, întocmirea mapelor etc);

marcarea sălilor pentru localizarea cu uşurinţă a acestora de către participanţi,

realizarea de fotografii pe parcursul desfăşurării evenimentelor,

realizarea formalităţilor de decont de transport pentru participanţi (acolo unde este cazul)

analiza chestionarelor de evaluare a evenimentului

elaborarea raportului evenimentului.

Operatorul economic va asigura asistenţă tehnică şi de secretariat la locul de desfăşurare a evenimentului,

constând în întocmirea listelor și tabelelor de prezență, iar la finalul seminarului va elabora si transmite

beneficiarului un raport de evaluare, în format letric şi electronic (CD sau stick) vizând aspectele organizaționale

și logistice, precum și aspecte de conținut. Operatorul economic va asigura elaborarea, multiplicarea si

distribuirea materialelor utilizate in cadrul evenimentului ( agende eveniment, ecusoane etc.).

Operatorul economic va asigura pe toată durata evenimentului organizarea pauzelor de lucru dupa cum urmeaza:

Pauza de lucru (cina)/zi pentru participanții care beneficiaza de cazare, asigurată in regim de autoservire, tip

bufet .

Pauza de lucru (pranz)/zi pentru toti participantii, asigurată in regim de autoservire, tip bufet. In timpul pauzelor

de lucru (cina si pranz) se va asigura pentru toti participantii apa minerala si apa plata.

Va fi organizată o pauză simplă de lucru/zi în care se vor asigura apă plată și minerală, racoritoare, cafea, lapte,

ceai, produse de patiserie dulci si sarate.

Orele pauzelor de lucru vor fi stabilite în funcție de agenda evenimentului.

Autoritatea contractantă va comunica operatorului economic data de desfăşurare a evenimentului cu minim 30

zile lucrătoare înainte. Modificarea locatiilor se va face de beneficiar prin informare scrisa a operatorului

economic in termen de 30 de zile lucratoare.

Operatorul economic va pune la dispozitie un expert formator in vederea instruirii personalului in ceea ce priveste

implementarea principiilor orizontale dezvoltare durabilă, egalitatea de sanse şi nediscriminare şi a egalităţii de

gen.

Bugetul estimat alocat acestei activități este de 758.000 lei fără TVA.

Activitatea 8- Sesiuni de instruire IT pentru personalul care va administra și utiliza softurile/ programele

informatice dezvoltate în cadrul proiectului.

Va fi instruit personalul de execuție din cadrul APL de la nivelul fiecărui județ și din sectoarele Municipiului

București, în utilizarea programelor informatice realizate în cadrul proiectului, precum și 3-5 persoane din cadrul

MMFPSPV-DSS. Aprox. 50 pers./ sesiune (2 zile seminar/3 nopți cazare).

Locul de desfășurare: Întâlnirile vor avea loc în localități situate în toate regiunile de dezvoltare. Localitățile

unde se vor derula evenimentele pot fi: Constanta, Sinaia sau Brasov .

Durata fiecărui eveniment:2 zi/3 nopti/eveniment( 2 evenimente).

Perioada de derulare: iunie 2016 -octombrie 2017. Perioada de derulare se poate prelungi în funcție de

modificările care apar în graficul de desfășurare a proiectului.

Număr participanţi: cca.50 persoane

Pentru realizarea acestei instruiri operatorul economic va efectua:

Serviciile necesare pentru organizarea acestor evenimente de tip conferinte ,seminarii ateliere de lucru,

reuniuni de lucru, etc.

În pachetul acestor servicii se vor asigura următoarele:

Închirierea sălii în care se va desfășura evenimentul. Operatorul economic va asigura locaţia hotelieră unde sunt

cazați participanții, dotată cu sală de conferinţă cu facilităţile corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a

evenimentului. Sala trebuie să fie corespunzătoare ca spaţiu pentru un grup de aproximativ 60 de persoane.

Dotarea sălii cu echipamente corespunzătoare:

Pag. 12 din 18

Echipamentele tehnice specifice vor asigura: condițiile tehnice corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a

evenimentului, acces la internet, videoproiector, laptop de rezervă, instalaţie tehnică pentru proiectarea

prezentărilor, suport flipchart, hârtie flipchart şi markere, hârtie A4 albă etc.

Transportul persoanelor

Operatorul economic va asigura transportul dus întors pentru un număr de cca 50 de persoane din localitatea unde

are locul de muncă/ isi desfasoara activitatea profesionala, la locul de desfășurare a evenimentului, pentru fiecare

participant.

Se va asigura transport pentru fiecare participant, în functie de caz, prin oricare din modurile de transport

următoare: rutier, feroviar sau aerian, potrivit legislatiei in vigoare, incluzand transferul de la gara, autogara,

aeroport la locul de desfasurare a evenimentului si retur.

Cazarea persoanelor Operatorul economic se va asigura de respectarea unor cerinţe obligatorii privind cazarea participanţilor. Aceasta

se va efectua în cadrul unei unităţi hoteliere situată într-o zona apropiata de sediul institutiei in care se va

desfasura evenimentul , în camere de 3 stele, single, având cel putin următoarele facilitati:

mic dejun inclus

aer condiţionat;

duş;

telefon intern şi internaţional;

acces internet;

TV;

hotelul trebuie să dispună de un spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, care să fie la dispoziţia

acestora în ultima zi de desfăşurare a evenimentului;

cazarea participanţilor va fi efectuată începând cu seara anterioară zilei în care se va desfăşura întâlnirea şi va

fi asigurată pentru o perioadă de 3 nopti, pentru un număr de cca. 50 de persoane.

Alte activităţi în atribuţia operatorului economic:

primirea si inregistrarea participantilor, indrumarea lor; asigurarea publicitatii evenimentului,

transmiterea invitațiilor, comunicarea cu participantii pentru obtinerea confirmarilor, primirea

confirmarilor etc.;

distribuirea materialelor evenimentului,

asigurarea logisticii, administrarea documentelor in cadrul evenimentelor (chestionar, formulare grup

țintă, lista participanti, agenda, întocmirea mapelor etc);

marcarea sălilor pentru localizarea cu uşurinţă a acestora de către participanţi,

realizarea de fotografii pe parcursul desfăşurării evenimentelor,

realizarea formalităţilor de decont de transport pentru participanţi (acolo unde este cazul)

analiza chestionarelor de evaluare a evenimentului

elaborarea raportului evenimentului.

Operatorul economic va asigura asistenţă tehnică şi de secretariat la locul de desfăşurare a evenimentului,

constând în întocmirea listelor și tabelelor de prezență, iar la finalul seminarului va elabora si transmite

beneficiarului un raport de evaluare, în format letric şi electronic (CD sau stick) vizând aspectele organizaționale

și logistice, precum și aspecte de conținut. Operatorul economic va asigura elaborarea, multiplicarea si

distribuirea materialelor utilizate in cadrul evenimentului ( agende eveniment, ecusoane etc.).

Operatorul economic va asigura pe toată durata evenimentului organizarea pauzelor de lucru dupa cum urmeaza:

Pauza de lucru (cina)/zi pentru participanții care beneficiaza de cazare, asigurată in regim de autoservire, tip

bufet .

Pauza de lucru (pranz)/zi pentru toti participantii, asigurată in regim de autoservire, tip bufet.

In timpul pauzelor de lucru (cina si pranz) se va asigura pentru toti participantii apa minerala si apa plata.

Va fi organizată o pauză simplă de lucru/zi în care se vor asigura apă plată și minerală, racoritoare, cafea, lapte,

ceai, produse de patiserie dulci si sarate.

Orele pauzelor de lucru vor fi stabilite în funcție de agenda evenimentului.

Autoritatea contractantă va comunica operatorului economic data de desfăşurare a evenimentului cu minim 10

zile lucrătoare înainte. Modificarea locatiilor se va face de beneficiar prin informare scrisa a operatorului

economic in termen de 30 de zile lucratoare.

Pag. 13 din 18

Operatorul economic va pune la dispozitie un expert formator in vederea instruirii personalului in ceea ce priveste

implementarea principiilor orizontale dezvoltare durabilă, egalitatea de sanse şi nediscriminare şi a egalităţii de

gen.

Bugetul estimat alocat acestei activități este de 189.500 lei fara TVA.

Activitatea 9-Organizarea și desfășurarea unei conferințe de prezentare și promovare a proiectului și o

conferință de închidere a proiectului.

La acest evenimente care se vor desfășura în București, vor participa max.100 pers./ conferință, reprezentanți ai

MMFPSPV, ai APL (DGASPC, AJOFM, AJPIS etc.), reprezentanți ai altor instituții relevante.

Locul de desfășurare: Bucuresti

Durata fiecărui eveniment:1 zi/1 noapte/eveniment (2 evenimente).

Perioada de derulare: martie 2016 -martie 2018. Perioada de derulare se poate prelungi în funcție de modificările

care apar în graficul de desfășurare a proiectului.

Număr participanţi: cca.100 persoane

Pentru realizarea acestei instruiri operatorul economic va efectua:

Serviciile necesare pentru organizarea acestor evenimente de tip conferinte ,seminarii ateliere de lucru,

reuniuni de lucru, etc.

În pachetul acestor servicii se vor asigura următoarele:

Închirierea sălii în care se va desfășura evenimentul. Operatorul economic va asigura locaţia hotelieră unde sunt

cazați participanții, dotată cu sală de conferinţă cu facilităţile corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a

evenimentului. Sala trebuie să fie corespunzătoare ca spaţiu pentru un grup de aproximativ 100 de persoane.

Dotarea sălii cu echipamente corespunzătoare:

Echipamentele tehnice specifice vor asigura: condițiile tehnice corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a

evenimentului, acces la internet, videoproiector, laptop de rezervă, instalaţie tehnică pentru proiectarea

prezentărilor, suport flipchart, hârtie flipchart şi markere, hârtie A4 albă etc.

Transportul persoanelor

Operatorul economic va asigura transportul dus întors pentru un număr de cca 80 de persoane din localitatea unde

are locul de muncă/ isi desfasoara activitatea profesionala, la locul de desfășurare a evenimentului, pentru fiecare

participant.

Se va asigura transport pentru fiecare participant, în functie de caz, prin oricare din modurile de transport

următoare: rutier, feroviar sau aerian, potrivit legislatiei in vigoare, incluzand transferul de la gara, autogara,

aeroport la locul de desfasurare a evenimentului si retur.

Cazarea persoanelor Operatorul economic se va asigura de respectarea unor cerinţe obligatorii privind cazarea participanţilor. Aceasta

se va efectua în cadrul unei unităţi hoteliere, în camere de 3 stele, single, având cel putin următoarele facilitati:

mic dejun inclus

aer condiţionat;

duş;

telefon intern şi internaţional;

acces internet;

TV;

hotelul trebuie să dispună de un spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, care să fie la dispoziţia

acestora în ultima zi de desfăşurare a evenimentului;

cazarea participanţilor va fi efectuată începând cu seara anterioară zilei în care se va desfăşura întâlnirea şi va

fi asigurată pentru o perioadă de o noapte, pentru un număr de cca. 80.de persoane.

Alte activităţi în atribuţia operatorului economic:

primirea si inregistrarea participantilor, indrumarea lor; asigurarea publicitatii evenimentului,

transmiterea invitațiilor, comunicarea cu participantii pentru obtinerea confirmarilor, primirea

confirmarilor etc.;

elaborarea și distribuirea unei invitaţii de presă reprezentanţilor mass media și a unui comunicat de

presa, pentru fiecare conferință, cu aprobarea reprezentanţilor autorităţii contractante;

Pag. 14 din 18

distribuirea materialelor evenimentului,

asigurarea logisticii, administrarea documentelor in cadrul evenimentelor (chestionar, formulare grup

țintă, lista participanti, agenda, întocmirea mapelor etc);

marcarea sălilor pentru localizarea cu uşurinţă a acestora de către participanţi,

realizarea de fotografii pe parcursul desfăşurării evenimentelor,

realizarea formalităţilor de decont de transport pentru participanţi (acolo unde este cazul)

analiza chestionarelor de evaluare a evenimentului

elaborarea raportului evenimentului.

Operatorul economic va asigura asistenţă tehnică şi de secretariat la locul de desfăşurare a evenimentului,

constând în întocmirea listelor și tabelelor de prezență, iar la finalul seminarului va elabora si transmite

beneficiarului un raport de evaluare, în format letric şi electronic (CD sau stick) vizând aspectele organizaționale

și logistice, precum și aspecte de conținut. Operatorul economic va asigura elaborarea, multiplicarea si

distribuirea materialelor utilizate in cadrul evenimentului ( agende eveniment, ecusoane etc.).

Operatorul economic va asigura pe toată durata evenimentului organizarea pauzelor de lucru dupa cum urmeaza:

Pauza de lucru (cina) pentru participanții care beneficiaza de cazare, asigurată in regim de autoservire, tip bufet .

Pauza de lucru (pranz) pentru toti participantii, asigurată in regim de autoservire, tip bufet cu o durată. In timpul

pauzelor de lucru (cina si pranz) se va asigura pentru toti participantii apa minerala si apa plata.

Va fi organizată o pauză simplă de lucru în care se vor asigura apă plată și minerală, racoritoare, cafea, lapte, ceai,

produse de patiserie dulci si sarate.

Orele pauzelor de lucru vor fi stabilite în funcție de agenda evenimentului.

Autoritatea contractantă va comunica operatorului economic data de desfăşurare a evenimentului cu minim 10

zile lucrătoare înainte. Modificarea locatiilor se va face de beneficiar prin informare scrisa a operatorului

economic in termen de 30 de zile lucratoare.

Bugetul estimat alocat acestei activități este de 169.000 lei fara TVA.

5. MANAGEMENTUL CONTRACTULUI ŞI RAPORTAREA

Ministerului Muncii, Familiei, Protecției Sociale şi Persoanelor Vârstnice, prin Direcţia Generală

Planificare Bugetara si Management Financiar, Serviciul de Implementare şi Administrare Proiecte Finanţate

din Fonduri Europene Nerambursabile, în calitatea sa de beneficiar al proiectului „ Implementarea unui sistem

de elaborare de politici publice în domeniul incluziunii sociale la nivelul MMFPSPV” va îndeplini rolul de Autoritate Contractantă pentru acest contract și va administra toate aspectele procedurale

legate de procesul de licitație, contractare și management financiar.

Operatorul economic va presta serviciile descrise în prezentul caiet de sarcini, asigurând un standard de

calitate cât mai ridicat. Va respecta toate aspectele financiare, va indeplini activitațile şi va efectua cheltuielile în

conformitate cu prevederile menționate în contract. Operatorul economic va gestiona toate aspectele

administrative și organizaționale pentru realizarea serviciilor descrise în prezentul caiet de sarcini.

În termen de maxim 10 zile lucrătoare de la data începerii contractului, va fi organizată o întâlnire de

management la care vor participa reprezentanţi ai autorității contractante (membrii echipei de management pentru

implementarea proiectului) şi ai operatorului economic (reprezentantul cu putere de decizie din partea acestuia,

precum și experții implicați în contract). În cadrul acestei întâlniri vor fi stabilite procedurile de lucru în vederea

desfăşurării activităţii pentru îndeplinirea prevederilor contractuale, termenele de livrare a variantelor

intermediare ale documentelor şi rapoartelor solicitate de autoritatea contractantă.

Operatorul economic are obligaţia de a prezenta la finalizarea fiecărei activități raport de activitate.

Rapoartele vor fi elaborate în limba română şi se vor prezenta în câte 2 exemplare. Managerul proiectului va

informa operatorul economic, în scris, despre orice solicitări de clarificare/decizii privind rapoartele elaborate.

Raportul de activitate va fi succint şi va prezenta stadiul de implementare a activităţilor asumate prin ofertă. În

eventualitatea identificării unor întârzieri se vor prezenta cauzele acestora, precum şi soluţiile de remediere a lor.

Plăţile către operatorul economic se vor face, în sistem de rambursare, numai după ce acesta va furniza

MMFPSPV facturile emise împreună cu documentele justificative, pentru fiecare activitate în parte. Facturile

emise de operatorul economic către MMFPSPV trebuie să fie însoţite de un raport financiar detaliat de justificare

Pag. 15 din 18

a cheltuielilor şi a procedurilor utilizate, de documente justificative, precum şi de procesele verbale de recepție a

serviciilor prestate.

De asemenea, operatorul economic va furniza MMFPSPV pe suport electronic, pe CD, forma originală

pentru toate documentele justificative, pentru toate facturile proprii, pentru toate documentele de plată, rapoarte

de recepţie sau orice alt document justificativ necesar pentru validarea plăţilor efectuate de acesta.

6. ALTE SARCINI PE CARE OPERATORUL ECONOMIC TREBUIE SĂ LE ÎNDEPLINEASCĂ

Operatorul economic va sprijini autoritatea contractantă în transmiterea invitațiilor către participanți, va

face confirmările din partea acestora și se va asigura de participarea acestora la toate evenimentele. Lista

persoanelor ce vor fi invitate va fi furnizată de către autoritatea contractantă. De asemenea operatorul economic

are obligativitatea de a realiza rezervările participanților și de a asigura transportul şi cazarea participanţilor.

Operatorul economic se va asigura de completarea listelor de participanți cu următoarele date: nume și

prenume, date de contact și semnătura în original a fiecărui participant.

Operatorul economic va sprijini Autoritatea Contractanta ca pe perioada desfăşurării contractului, să

asigure distribuirea, completarea si colectarea Formularului individual pentru participanții la activitățile

finanțate din FSE prin POCA. De asemenea, acesta va prezenta și va pune la dispoziție orice alte documente

solicitate de Autoritatea de Management pentru Programului Operațional Capacitatea Administrativa, conform

manualului de implementare și altor instrucțiuni emise.

Toate activităţile/ serviciile / documentele realizate de către operatorul economic în cadrul contractului

trebuie să respecte prevederile Manualului de Identitate Vizuală in vigoare, care poate fi descărcat de pe site-ul

www.fonduriadministratie.ro.

Operatorul economic va distribui și se va asigura că participanții la evenimente vor completa

chestionarele de evaluare ale evenimentelor/ sesiunilor de lucru, chestionare ce vor fi aprobate în prealabil de

către Autoritatea Contractantă. De asemenea, operatorul economic va colecta în ultima zi de desfăşurare a

evenimentului chestionarele de evaluare a evenimentului.

Pe toată perioada de desfășurarea a evenimentelor, operatorul economic va asigura prezența permanentă a

personalului propriu care va sprijini participanții pe toată perioada evenimentului.

Operatorul economic va realiza fotografii pe perioada desfăşurării evenimentelor. Aceste fotografii vor fi predate

autorității contractante pe suport electronic după fiecare eveniment. Dreptul de proprietate al acestor fotografii

aparţine autorităţii contractante.La finalul fiecărui eveniment operatorul economic va preda autorității

contractante toate materialele consumabile rămase neutilizate sau parțial utilizate.

Operatorul economic va emite facturi pentru fiecare eveniment. Întocmirea și plata facturilor se va realiza

în funcție de numărul efectiv de participanți la evenimente in cadrul aceleiasi activitati. Numarul participantilor

va putea varia între evenimente cu aceeaşi tematică dar nu va putea depăşi numarul maxim prevăzut. Factura va fi

însoţită de lista participanţilor, în original, precum și de Procesul verbal de recepție a serviciilor și fișele de grup

țintă documente care vor fi semnate în original de către participanții la evenimente şi de tabelul centralizator al

documentelor pentru decont.

În situații deosebite, autoritatea contractantă poate modifica atât perioada cât şi locaţiile de desfășurare a

evenimentelor, seminariilor regionale, vizitelor de studiu, stagiilor de practică etc. va renegocia locația/ perioada

cu contractorul, în timp util.

7. MODUL DE PREZENTARE A OFERTEI TEHNICE: Operatorul economic va prezenta în oferta tehnică următoarele elemente obligatorii:

Metodologia de prestare a serviciilor;

Graficul de prestare a serviciilor.

Documentele ce fac parte din oferta tehnică trebuie să cuprindă informații concrete și profesioniste care să

permită identificarea cu ușurință a corespondenței cu specificațiile tehnice minime din caietul de sarcini.

7.1. Metodologia de prestare a serviciilor:

Metodologia constituie acea parte a propunerii tehnice care prezintă strategia propusă de operatorul economic

pentru prestarea serviciilor solicitate prin caietul de sarcini și documentația de atribuire. Ceea ce este prezentat în

caietul de sarcini reprezintă cerințe minime care sunt obligatoriu a fi regăsite în cadrul ofertei tehnice.

Metodologia propusă trebuie să conțină minim următoarele informații:

Pag. 16 din 18

Descrierea de ansamblu a abordării propuse de operatorul economic pentru executarea serviciilor;

Analiza riscurilor și oportunităților care sunt aplicabile acestui contract. Se va prezenta strategia de

diminuare a riscurilor pe care operatorul economic o are în vedere;

Descrierea detaliată a modului de implementare a fiecărei activități prezentată în caietul de sarcini și a

propunerii făcute de operatorul economic pentru executarea serviciilor solicitate, cu indicarea oricăror

etape / stadii considerate ca esențiale, a rezultatelor așteptate, a impactului așteptat a fiecărei activități.

Prezentarea interacțiunilor și legăturilor dintre componente astfel încât să se demonstreze înțelegerea

contractului, coerența în implementare și eficientizarea resurselor utilizate în contract;

In cazul în care oferta este depusă de o asociere, o descriere a implicării fiecărui asociat în prestarea

serviciilor solicitate, a modului de colaborare intre asociați in vederea executării contractului, inclusiv

prin delimitarea sarcinilor și responsabilităților individuale in prestarea serviciilor;

Descrierea oricăror aranjamente de subcontractare a unei părți a serviciilor solicitate, a interacțiunii dintre

operatorul economic și subcontractor(i), precum și o descriere detaliată a serviciilor ce vor fi

subcontractate.

7.2. Planificarea activităților și a graficului de implementare a acestora (cerința minimă) Graficul de prestare a serviciilor constituie acea parte a propunerii tehnice care prezintă calendarul propus de

operatorul economic pentru prestarea serviciilor solicitate prin caietul de sarcini și documentația de atribuire.

Graficul va include un calendar cât mai detaliat al activităților ce vor fi derulate în cadrul contractului, conform

metodologiei de prestare a serviciilor, cu indicarea etapelor / stadiilor esențiale ale contractului. De asemenea,

graficul trebuie să conțină modul în care activitățile se reflectă în rapoarte, legăturile și relațiile dintre activități și

secvențialitatea acestora, precum și resursele umane alocate pe activități.

Calendarul propus trebuie să se încadreze în termenele indicate în caietul de sarcini și documentația de atribuire.

8. MODALITĂȚI DE PREZENTARE A OFERTEI FINANCIARE: Oferta financiară va cuprinde valoarea ofertei în lei (fără TVA), iar separat se va evidenția TVA-ul aferent.

Valoarea ofertei financiare va fi prezentată în cifre, iar în paranteză se va menționa acea valoare în litere.

Ofertantul are obligatia de a prezenta oferta financiara detaliata pe fiecare activitate(eveniment) in care va

specifica costurile cu cazare/persoana, masa/persoana, transportul/persoana si alte costuri, dupa caz.

La elaborarea ofertei financiare se va avea in vedere sa nu se depaseasca valoarea bugetata in cadrul proiectului

pentru fiecare activitate in parte, după cum urmează:

Nr. Activitatea Tip de cheltuială Unitate de

masura

Nr.

unitati

Preţ

fără TVA

(lei)

Activitatea 1

Utilizarea bunelor

practici de la nivel

european. Vizita de

studiu

Servicii pentru organizarea şi/sau

participarea la evenimente de genul

conferinţe, seminarii, ateliere de

lucru, reuniuni de lucru, cursuri de

instruire, activităţi transnaţionale

Vizite de

studiu 4 462.600

Activitatea 2 Organizarea a 6 ateliere

de lucru

Servicii pentru organizarea şi/sau

participarea la evenimente de genul

conferinţe, seminarii, ateliere de

lucru, reuniuni de lucru, cursuri de

instruire, activităţi transnaţionale

Ateliere de

lucru 6 45.000

Activitatea 3

Organizarea și

implementarea a 8

Workshop-uri regionale

Servicii pentru organizarea şi/sau

participarea la evenimente de genul

conferinţe, seminarii, ateliere de

lucru, reuniuni de lucru, cursuri de

instruire, activităţi transnaţionale

Work shop 8 372.336

Pag. 17 din 18

Activitatea 4

Organizarea a 4 vizite

de studiu în țări membre

UE

Servicii pentru organizarea şi/sau

participarea la evenimente de genul

conferinţe, seminarii, ateliere de

lucru, reuniuni de lucru, cursuri de

instruire, activităţi transnaţionale

Vizite de

studiu 4 435.360

Activitatea 5

Organizarea de work-

shopuri regionale în

vederea elaborării

instrumentelor standard

de planificare privind

furnizarea de servicii

sociale la nivel local

Servicii pentru organizarea şi/sau

participarea la evenimente de genul

conferinţe, seminarii, ateliere de

lucru, reuniuni de lucru, cursuri de

instruire, activităţi transnaţionale

Work shop 8 372.336

Activitatea 6

Sesiuni de comunicare/

instruire pentru

demnitarii și

funcționarii de

conducere din cadrul

MMFPSPV

Servicii pentru organizarea şi/sau

participarea la evenimente de genul

conferinţe, seminarii, ateliere de

lucru, reuniuni de lucru, cursuri de

instruire, activităţi transnaţionale

seminar 2 189.500

Activitatea 7

Seminarii de instruire

pentru funcționarii

publici de conducere și

execuție din APL-uri

Servicii pentru organizarea şi/sau

participarea la evenimente de genul

conferinţe, seminarii, ateliere de

lucru, reuniuni de lucru, cursuri de

instruire, activităţi transnaţionale

seminar 8 758.000

Activitatea 8

Sesiuni de instruire IT

pentru personalul care

va administra și utiliza

softurile/ programele

informatice dezvoltate în

cadrul proiectului.

Servicii pentru organizarea şi/sau

participarea la evenimente de genul

conferinţe, seminarii, ateliere de

lucru, reuniuni de lucru, cursuri de

instruire, activităţi transnaţionale

seminar 2 189.500

Activitatea 9

Organizarea și

desfășurarea unei

conferințe de prezentare

și promovare a

proiectului și o

conferință de închidere

a proiectului.

Servicii pentru organizarea şi/sau

participarea la evenimente de genul

conferinţe, seminarii, ateliere de

lucru, reuniuni de lucru, cursuri de

instruire, activităţi transnaţionale

conferinte

2 169.000

Plăţile către operatorul economic se vor face, în sistem de rambursare, numai după ce acesta va furniza

MMFPSPV facturile emise împreună cu documentele justificative, pentru fiecare activitate în parte. Facturile

emise de operatorul economic către MMFPSPV trebuie să fie însoţite de un raport financiar detaliat de justificare

a cheltuielilor şi a procedurilor utilizate, precum şi de documente justificative.

De asemenea, operatorul economic va furniza MMFPSPV pe suport electronic, pe CD, forma originală pentru

toate documentele justificative, pentru toate facturile proprii, pentru toate documentele de plată, rapoarte de

recepţie sau orice alt document justificativ necesar pentru validarea plăţilor efectuate de acesta.

Operatorul economic îşi va detalia oferta financiară pe categoriile de cheltuieli indicate mai sus fără a depăşi

valoarea maximă alocată conform proiectului, pe fiecare activitate.

Operatorul economic ofertant nu va include în oferta financiară cheltuielile cu personalul propriu.

Pag. 18 din 18

9. BUGETUL CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE

În conformitate cu bugetul aprobat al proiectului “„Implementarea unui sistem de elaborare de politici publice în domeniul incluziunii sociale la nivelul MMFPSPV”, valoarea estimată pentru achiziționarea acestor servicii

este de 2.993.632 lei, fără TVA.

Prezentul caiet de sarcini este anexă la contractul încheiat cu operatorul economic.

Speranța Georgeta Ionescu

Director General

Sebastian TĂNASE

Șef Serviciu SIAPFFEN

Dragomir Florin

Manager proiect