· Web viewSuplimentar fata de regulamentul pentru organizarea si desfasurarea sedintelor AGA,...

S.N. PLAFAR S.A.

REGULAMENT DEGUVERNANŢA CORPORATIVĂ

Societatea Naţionala PLAFAR S.A.

Octombrie 2016

Societatea Nationala PLAFAR S.A.Strada Splaiul Independentei, nr. 202 A, sector 6, 060022, Bucuresti, Romania;

Nr. ordine Registrul Comertului: J40/5889/1999, Cod unic de inregistrare: RO11945506,Capital social subscris/si varsat: 2.709.880 lei

Tel +4021 316 71 05, Fax +4021 312 21 15; e-mail: [email protected]; www.plafar.com

REGULAMENTUL DE GUVERNANŢĂ CORPORATIVĂ AL S.N. PLAFAR SA BUCURESTI-2016 1

Cuprins

1. Preambul 2. Organisme Corporative 2.1. Adunarea Generala a Actionarilor (AGA)

2.1.1. Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor (AGOA) 2.1.2. Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor (AGEA) 2.1.3. Cerintele de cvorum si majoritate 2.1.4. Procesul de convocare 2.1.5. Procedura de desfasurarea a AGA

2.2. Consiliul de Administratie (CA) 2.2.1. Structura 2.2.2. Functionare si atributii 2.2.3. Remunerarea membrilor CA

2.3. Comitete Consultative 2.4. Conducerea executiva 2.5. Codul de conduita profesionala

3. Drepturile detinatorilor de actiuni 4. Transparenta, raportarea financiara, controlul intern si

administrarea riscului 4.1. Transparenta 4.2. Raportarea financiara, controlul intern si administrarea

riscului 5. Conflictul de interese si tranzactiile cu persoanele implicate 6. Regimul informatiei corporative 7. Responsabilitatea sociala 8. Sistemul de administrare 9. Dispozitii finale


1. Preambul

S.N. Plafar S.A. este o societate nationala cu capital majoritar de stat ce are ca obiect de activitate: producţia, industrializarea şi comercializarea la intern şi la export a plantelor medicinale, aromatice, toxice şi stupefiante din culturi şi din flora spontană; Potrivit statutului sau , S.N. Plafar S.A. are ca scop îndeplinirea strategiei naţionale privind exploatarea ecologică a plantelor medicinale şi aromatice din flora spontană şi cultivată - cod CAEN 1083 si a carei misiune este de a produce alimente si suplimente alimentare din plante medicinale si aromatice, provenite din culturi si flora spontana. Obiectivul societatii este de a dezvolta toate aceste activitati in conditii de siguranta, eficienta economica, grija fata de oameni si mediul inconjurator, cu asumarea responsabilitatii sociale corporatiste. In acest context, S.N. Plafar S.A. implementeaza si dezvolta principiile corporative, dezvolta practicile de afaceri responsabile, credibile si transparente prin fundamentarea si aplicarea unui cadru riguros de dimensionare si reglementare a guvernantei corporative la nivelul companiei.

Practica internationala dovedeste ca, prin implementarea si aplicarea codurilor, politicilor si principiilor guvernantei corporative, se asigura de catre companii nu doar o balanta intre conformitate si performanta, ci si o reala imbunatatire a eficientei economice si a climatului de investitii, conducand la o maximizare a performanelor. S.N. Plafar S.A., in calitate de emitent de valori mobiliare pe piata de capital din Romania, elaboreaza prezentul Regulament de Guvernanta Corporativa al companiei, in conformitate cu cerintele Codului de Guvernanta al BVB, ale Regulamentului CNVM nr. 1/2006 privind emitentii si operatiunile cu valori mobiliare, Regulamentului CNVM nr. 6/2009 privind exercitarea anumitor drepturi ale actionarilor in cadrul adunarilor generale ale societatilor comerciale, dar si cu aplicarea prevederilor obligatorii ale unor acte normative din Romania (Legea nr. 31/1990, cu modificarile ulterioare, Legea nr. 82/1991, cu modificarile ulterioare, Legea nr. 297/2004, cu modificarile ulterioare, Ordonanta nr. 109/2011). Regulamentul este menit sa asigure o buna guvernanta corporativa a Societatii, sa stabileasca un echilibru intre administrare, conducere si obiectivele de performanta asumate, pe de-o parte, si control, respectiv evaluare a eficientei si a performantei, administrarea adecvata a riscurilor reale si potentiale, supravegherea atenta a modului de respectare a reglementarilor in vigoare, pe de alta parte. Scopul reunirii principiilor de guvernanta corporativa instituite si implementate de S.N. Plafar S.A. (atat prin intermediul Actului Constitutiv al Societatii, cat si al altor reglementari interne ale Societatii) intr-un singur document, este de a construi o relatie de respect si incredere cu actionarii si partenerii sai de afaceri. S.N. Plafar S.A., a procedat la elaborarea, in conformitate cu cerintele Codului de Guvernanta al BVB, prezentului Regulament de Guvernanta Corporativa .Dezvoltarea si implementarea principiilor guvernantei corporative, dezvoltarea practicilor de afaceri responsabile, transparente, devine tot mai mult o necesitate in fundamentarea si aplicarea strategiilor si politicilor de business ale companiilor.S.N. Plafar S.A., este pregatita sa se ralieze la politica instituita de guvernata corporativa urmarind prin acest regulament asigurarea unui cadru de reglemenare a acesteia la nivelul societatii

2. Organisme Corporative


Organismele corporative ale S.N. Plafar S.A. sunt structurate dupa cum urmeaza: adunarea generala a actionarilor, care este cel mai inalt forum decizional al Societatii si consiliul de administratie. SNN este o societate administrata in sistem unitar. 2.1. Adunarea Generala a Actionarilor (AGA) Adunarea Generala a Actionarilor este principalul organism de guvernare corporativa alSocietatii, care decide asupra activitatii, politicii economice si de afaceri a Societatii. Din punct de vedere al structurii sale, in functie de aspectele ce necesita aprobarea actionarilor, Adunarea Generala a Actionarilor poate fi ordinara sau extraordinara.

2.1.1. Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor (AGOA) Printre atributiile Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor (AGOA) se numara: a) discuta, aproba sau modifica situatiile financiare anuale pe baza rapoartelor prezentate de consiliul de administraţie şi de auditorul financiar; b) stabileste repartizarea profitului net si fixeaza dividendul; c) alege si revoca membrii Consiliului de Administratie; d) numeste si demite auditorul financiar si fixeaza durata minima a contractului de audit financiar; e) fixeaza limitele generale ale remuneratiilor Directorului General.f) stabileste nivelul remuneratiilor membrilor Consiliului de Administratie precum si termenii si conditiile contractului de mandat incheiat cu membrii Consiliului de Administratie; g) se pronunta asupra gestiunii membrilor Consiliului de Administratie; h) aproba strategia si politicile de dezvoltare ale S.N. Plafar S.A.; i) stabileste bugetul anual de venituri si cheltuieli pentru exercitiul financiar urmator; j) hotaraste cu privire la gajarea, inchirierea sau constituirea de garantii reale mobiliare ori ipotecare asupra bunurilor proprietate a S.N. Plafar S.A.; k) aproba planul de administrare, care include strategia de administrare pe durata mandatului membrilor Consiliului de Administratie; l) aproba rapoartele consiliului de administratie cu privire la activitatea desfasurata; m) hotaraste in orice alte probleme privind S.N. Plafar S.A., conform atributiilor legale, cu conditia ca aceste probleme sa fie de competenta adunarii generale a actionarilor; n) analizeaza si solutioneaza si alte probleme inaintate de catre Consiliul de Administratie

2.1.2. Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor (AGEA) Principalele atributii ale Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor (AGEA) sunt: a) schimbarea formei juridice a societatii; b) mutarea sediului societatii; c) modificarea obiectului de activitate al S.N. Plafar S.A.; d) infiintarea sau desfiintarea unor sedii secundare: sucursale, agentii, reprezentante sau alte asemenea unitati fara personalitate juridica; e) majorarea, reducerea sau reintregirea capitalului social prin emisiunea de noi actiuni; f) fuziunea cu alte societati sau divizarea S.N. Plafar S.A.; g) dizolvarea anticipata a S.N. Plafar S.A.; h) emisiunea de obligatiuni; i) conversia actiunilor dintr-o categorie in cealalta; j) conversia unei categorii de obligatiuni in alta categorie sau in actiuni; k) autorizarea dobandirii, de catre S.N. Plafar S.A., a propriilor sale actiuni si stabileste conditiile acestei dobandiri, in special numarul maxim de actiuni ce urmeaza a fi dobandite, si, in cazul dobandirii cu titlu oneros, contravaloarea lor minima si maxima si perioada efectuarii operatiunii, cu respectarea legii; de asemenea, stabileste modul de instrainare a actiunilor proprii dobandite de societate;


l) dobandirea, instrainarea, schimbul sau constituirea in garantie a unor active din categoria activelor imobilizate ale S.N. Plafar S.A., a caror valoare depaseste, individual sau cumulat, pe durata unui exercitiu financiar, 20% din totalul activelor imobilizate ale S.N. Plafar S.A. minus creantele; m) inchirierea de active corporale, pentru o perioada mai mare de un an, a caror valoare individuala sau cumulata fata de acelasi co-contractant sau persoane implicate ori care actioneaza in mod concertat depaseste 20% din valoarea totalului activelor imobilizate, mai putin creantele la data incheierii actului juridic, precum si asocierile pe o perioada mai mare de un an, depasind aceeasi valoare; n) aprobarea oricarei alte modificari a Actului Constitutiv sau orice alta hotarare pentru care este ceruta aprobarea Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor. In plus fata de competentele si atributiile mentionate mai sus sau stabilite prin lege, Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor hotaraste asupra urmatoarelor aspecte a) incheierea de catre S.N. Plafar S.A. a oricarui contract, asumarea oricarei obligatii sau angajament care ar putea implica cheltuieli sau asumarea oricarei alte obligatii importante de catre S.N. Plafar S.A., conform limitelor de competenta prevazute in Anexa nr. 1 la Actul Constitutiv. b) realizarea de catre S.N. Plafar S.A. a oricaror tipuri de imprumuturi sau datorii sau obligatii de tipul imprumuturilor conform limitelor de competenta prevazute in Anexa nr. 1 la Actul Constitutiv; c) constituirea sau participarea la constituirea unor societati sau incheierea de catre S.N. Plafar S.A. a oricarui tip de asociere, inclusiv asociere in participatiune.

2.1.3. Cerintele de cvorum si majoritate Cvorumul se va verifica de președintele de ședință cu privire la fiecare hotărâre în parte, anterior supunerii la vot a hotărârii respective. (a) AGOA Pentru prima convocare a adunarii, cerintele de cvorum sunt indeplinite daca la adunare sunt prezenti sau reprezentati actionarii care reprezinta cel putin ¼ din numarul total de drepturi de vot. Hotararile pot fi luate in mod valid cu votul „pentru” al actionarilor reprezentand majoritatea voturilor exprimate. Pentru cea de-a doua convocare, adunarea poate decide cu privire la problemele incluse pe ordinea de zi a primei adunari convocate, indiferent de numarul actionarilor prezenti, prin votul actionarilor reprezentand majoritatea voturilor exprimate. (b) AGEA Pentru prima convocare a adunarii, cerintele de cvorum sunt indeplinite daca la adunare sunt prezenti actionarii reprezentand cel putin ¼ din numarul total de drepturi de vot. Hotararile pot fi luate numai cu majoritatea voturilor deţinute de acţionarii prezenţi sau reprezentaţi. Pentru cea de-a doua convocare, adunarea poate decide cu privire la problemele incluse pe ordinea de zi a primei adunari convocate, daca sunt prezenti sau reprezentati cel putin o 1/5 din numarul total de drepturi de vot, luând hotărâri cu majoritatea voturilor deţinute de acţionarii prezenţi sau reprezentaţi.. Hotararile de modificare a obiectului principal de activitate al societatii, de reducere sau de majorare a capitalului social, de schimbare a formei juridice, de fuziune, divizare sau dizolvare a societatii se iau cu majoritate de cel putin 2/3 din drepturile de vot detinute de actionarii prezenti sau valabil reprezentati.

2.1.4. Procesul de convocare Adunarea Generala a Actionarilor este convocata de Consiliul de Administratie. Adunarea Generala a Actionarilor, fie ordinara, fie extraordinara, va fi convocata ori de cate ori va fi nevoie, in conformitate cu dispozitiile legale si cu dispozitiile din actul constitutiv, prin publicarea convocatorului in Monitorul Oficial al Romaniei Partea a IV-a, si intr-un cotidian de circulatie nationala sau intr-un ziar de larga circulatie din localitatea in care se afla sediul Societatii cu cel putin 30 de zile inainte de data stabilita, cat si pe pagina de internet a S.N. Plafar S.A. Diseminarea tuturor informatiilor se va face atat in limba romana, cat si in limba engleza. Adunarea Generala a Actionarilor poate fi convocata in urmatoarele situatii:


(i) ori de cate ori este cazul ca urmare a deciziei Consiliului de Administratie al S.N. Plafar S.A. de catre Presedintele Consiliului de Administratie sau de un membru al acestuia, pe baza imputernicii date de Presedinte; (ii) la cererea actionarilor reprezentind, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social, si daca cererea contine dispozitii ce intra in atributiile adunarii.Adunarile Generale Ordinare ale Actionarilor au loc cel putin o data pe an, in cel mult 4 (patru) luni de la incheierea exercitiului financiar, pentru examinarea situatiilor financiare pe anul precedent si pentru stabilirea programului de activitate si a bugetului pe anul in curs. Termenul de intrunire nu poate fi stabilit mai devreme de treizeci de zile de data publicării convocării in Monitorul oficial al Romaniei, Partea a IV-a. In conformitate cu prevederile aplicabile (Legea nr. 31/1990, OUG nr. 109/2011, Regulamentul 6/2009) si cu prevederile Actului Constitutiv, Convocatorul AGA trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele informatii: a) denumirea emitentului; b) data, ora de începere si locul de desfăşurare AGA pentru prima si a doua convocare; c) ordinea de zi propusă, cu mentionarea explicita a tuturor problemelor care vor face obiectul dezbaterilor adunarii; d) descrierea clară şi precisă a procedurilor care trebuie respectate de acţionari pentru a putea participa şi vota în cadrul adunării generale, respectiv informatii cu privire la:

- dreptul unuia sau mai multor actionari reprezentand individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social al Societatii, de a introduce puncte pe ordinea de zi (insotite de o justificare), in termen de cel mult 15 zile de la publicarea convocarii si de a prezenta proiecte de hotarare pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a adunarii generale. Ordinea de zi completata cu punctele propuse de actionari trebuie publicata cu cel putin 10 zile inaintea sedintei Adunarii Generale a Actionarilor, la data mentionata in convocatorul initial. - procedura de vot prin procură (prin reprezentare), precum şi faptul că pentru acest tip de vot trebuie utilizate formularele de procură specială. Modalitatea de obţinere a formularului de procură specială pentru reprezentare în AGA, data-limită şi locul unde vor fi depuse /primite procurile speciale, precum şi mijloacele prin care societatea comercială poate accepta notificarea desemnării reprezentanţilor prin mijloace electronice; - procedurile care permit votul prin corespondenţă sau prin mijloace electronice, daca este cazul.

e) data de referinţă, precum şi menţionarea faptului că doar persoanele care sunt acţionari la această dată au dreptul de a participa şi de a vota în cadrul adunării generale; f) data-limită până la care se pot face propunerile privind candidaţii pentru posturile de administratori, în cazul în care pe ordinea de zi este înscrisă alegerea administratorilor. In convocare se va mentiona ca lista cuprinzand informatii cu privire la numele, localitatea de domiciliu si calificarea profesionala ale persoanelor propuse pentru functia de membru al Consiliului de Administratie se afla la dispozitia actionarilor, putand fi consultata si completata de actionari. g) locul de unde este posibil să se obţină textul integral al documentelor şi al proiectelor de hotărâre, alte informaţii referitoare la problemele incluse pe ordinea de zi a adunării generale şi data începând cu care acestea vor fi disponibile, precum şi procedura care trebuie urmată în acest sens; h) cand pe ordinea de zi figureaza propuneri pentru modificarea Actului Constitutiv, convocarea va trebui sa cuprinda textul integral al propunerilor; i) adresa website-ului Societatii;j) propunerea privind data de înregistrare si, daca este cazul, propunerea privind ex date si data platii;

sau prin corespondenta si conditiile in care se exercita;


l) modalitatea de distribuire a buletinului de vot prin corespondenta si a formularului de procura speciala pentru reprezentarea in AGA, precum si data incepand cu care acestea sunt disponibile;m) data limita si locul unde trebuie transmise/ primite procurile speciale, buletinele de vot, corespondenta si imputernicirile actionarilor, inainte de prima utilizare;n) indicarea adresei exacte unde sunt transmise procurile speciale si voturile prin corespondenta. Convocatorul, orice alt punct adaugat pe ordinea de zi la cererea actionarilor, situatiile financiare anuale, raportul anual precum si propunerea cu privire la distribuirea de dividende se pun la dispozitia actionarilor la sediul S.N. Plafar S.A., de la data convocarii Adunarii Generale, si se publica pe pagina de internet, pentru liberul acces la informatie al actionarilor. La cerere, actionarilor li se vor elibera copii de pe aceste documente. Actionarii reprezentand individual sau impreuna cel putin 5% din capitalul social al societatii pot solicita printr-o cerere adresata Consiliului de Administratie introducerea unor noi puncte pe ordinea de zi, si/sau pot prezenta proiecte de hotarare pentru punctele incluse pe ordinea de zi, in termen de cel mult 15 zile de la publicarea convocarii. Ordinea de zi completata cu punctele propuse de actionari trebuie publicata cu cel putin 10 zile inaintea sedintei Adunarii Generale, la data mentionata in convocatorul initial.In conformitate cu reglementarile privind piata de capital, proiectele hotararilor supuse aprobarii AGA, impreuna cu celelalte materiale suport sunt publicate de website-ul S.N. Plafar S.A. incepand cu data publicarii convocarii.

2.1.5. Procedura de desfasurarea a AGA S.N. Plafar S.A. a stabilit si implementeaza regulamente interne pentru organizarea şi desfasurarea sedintelor AGA, care impun atributii specifice pentru diferite structuri si departamente ale Societatii in cadrul organizarii AGA. Aceste regulamente au scopul de a reglementa intregul flux intern al documentelor si informatilor, procedurile si logistica, precum si procesul extern ce consta in informarea corectă a actionarilor S.N. Plafar S.A. cu privire la aspectele legate de adunarile convocate. Actionarii pot participa si vota in sedinta de adunare generala prin reprezentare, in baza unei imputerniciri speciale sau generale acordate pentru respectiva adunare generala sau pentru o perioada ce nu va depasi 3 ani. Imputernicitul nu poate fi substituit de o alta persoana. In conditiile in care persoana imputernicita este o persoana juridica, aceasta poate sa isi exercite mandatul primit prin intermediul oricarei persoane ce face parte din organul de administrare sau conducere sau dintre angajatii sai. Persoanele juridice pot fi reprezentate prin reprezentantii lor legali care, la randul lor, pot da altor persoane imputernicire pentru respectiva adunare generala. In cazul Statului, ministerul de resort isi poate desemna reprezentanti permanenti in Adunarea Generala a Actionarilor, cu respectarea cerintelor si conditionalitatilor legale anterior mentionate. Suplimentar fata de regulamentul pentru organizarea si desfasurarea sedintelor AGA, S.N. Plafar S.A. se conformeaza pe deplin prevederilor legale ce reglementeaza procesul de desfasurare a AGA al societatilor listate. In termen de cel mult 24 de ore de la data tinerii adunarii generale, societatea intocmeste un raport curent in care va prezenta pe scurt modul de desfasurare a adunarii generale, precum si hotararile luate in aceasta. Raportul va fi diseminat catre institutiile pietei de capital, respectiv BVB, si va fi publicat pe website-ul societatii.

2.2. Consiliul de Administratie (CA) 2.2.1. Structura. Desemnarea membrilor Consiliului de Administratie. Criterii de eligibilitate


Organul executiv al S.N. Plafar S.A. este Consiliul de Administratie, format din 5 membri. Membrii Consiliului de Administratie sunt alesi de catre Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor pentru un mandat de 4 ani, putand fi realesi sau, in cazul neindeplinirii obiectivelor principale, pot fi revocati de catre Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor. Presedintele Consiliului de Administratie este ales de catre Consiliul de Administratie dintre membrii sai. Aceasta functie nu poate fi indeplinita de Directorul General, chiar daca este membru al Consiliului de Administratie. Presedintele Consiliului de Administratie este numit pe o perioada care nu poate depasi durata mandatului sau de administrator, si poate fi revocat oricand de catre Consiliul de Administratie. Administratorii pot fi revocati oricand de catre Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor. Fiecare administrator trebuie sa accepte in mod expres exercitarea mandatului. Societatea este obligata sa incheie o asigurare de raspundere profesionala. Pe durata indeplinirii mandatului, administratorii nu pot incheia cu societatea un contract de munca. In cazul in care administratorii au fost desemnati dintre salariatii societatii, contractul de munca incheiat se suspenda de drept de la data acceptarii mandatului. Structura Consiliului de Administratie respecta prevederile Legii nr. 31/1990 privind societatile in ceea ce priveste numarul de membri independenti ai Consiliului. Membrii Consiliului de Administratie sunt desemnati de Adunarea Generala a Actionarilor, la propunerea Consiliului de Administratie in functie sau a actionarilor. Candidatii propusi de consiliul de administratie sunt selectati/evaluati in prealabil si recomandati de comitetul de nominalizare din cadrul Consiliului de Administratie. Prin decizie a Consiliului de Administratie se poate stabili ca in procesul de evaluare comitetul de nominalizare sa fie asistat de un expert independent, persoana fizica sau juridica specializata in recrutarea resurselor umane. Membrii Consiliului de Administratie au obligatia de a-si exercita mandatul cu prudenta si diligenta unui bun administrator, cu loialitate, in interesul societatii si nu au voie sa divulge informatii confidentiale si secrete de afaceri ale S.N. Plafar S.A.. Consiliul de Administratie deleaga conducerea societatii unui Director General. Directorul General poate fi numit dintre administratori, care devine astfel administrator executiv sau din afara Consiliului de Administratie. Majoritatea membrilor Consiliului de Administratie este formata din administratori neexecutivi. Prin notiunea de „Director General” se intelege acea persoana careia i-au fost delegate atributii de conducere a societatii prin decizie a Consiliului de Administratie si care incheie un contract de mandat cu Societatea, in conformitate cu prevederile Legii societatilor nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare. Actualii membri ai Consiliului de Administratie, precum si Directorului General caruia i-a fost delegata conducerea societatii au fost selectati ca urmare a unei proceduri de selectie desfasurata in conformitate cu prevederile OUG nr. 109/2011 privind guvernanta corporativa a intreprinderilor publice

2.2.2. Functionare si atributii Consiliul de Administratie se intruneste, de regula, la sediul societatii comerciale sau se pot organiza sedinte operative ale Consiliului de Administratie prin mijloace de comunicare la distanta, care sa intruneasca conditiile tehnice necesare pentru identificarea participantilor, participarea efectiva a acestora la sedintele Consiliului de Administratie si retransmiterea deliberarilor in mod continuu (telefonul, video-conferinta sau alte echipamente de comunicatie), ori de cate ori este necesar, dar cel putin o data la 3 luni, la convocarea Presedintelui sau la cererea motivata a 2 dintre membrii sai sau a Directorului General. In cazul in care Consiliul de Administratie este convocat la cererea a doi dintre membrii sai sau a Directorului General, convocarea va fi transmisa in termen de cel mult 7 (sapte) zile de la primirea cererii. Consiliul de Administratie este prezidat de Presedinte, iar in lipsa acestuia, de catre un membru in baza mandatului Presedintelui. Presedintele numeste un secretar dintre angajatii societatii.


Pentru valabilitatea deciziilor este necesara prezenta majoritatii membrilor Consiliului de Administratie, iar deciziile in cadrul Consiliului de Administratie se iau cu majoritatea membrilor prezenti. Decizia cu privire la numirea sau revocarea Presedintelui Consiliului de Administratie se ia cu votul majoritatii membrilor Consiliului de Administratie. Presedintele Consiliului de Administratie va avea votul decisiv in caz de paritate de voturi. Membrii Consiliului de Administratie pot fi reprezentati la sedinte numai de catre alti membri ai consiliului pe baza de procura speciala scrisa sau mandat general discretionar. Un membru al Consiliului de Administratie poate reprezenta doar un singur membru absent. Dezbaterile Consiliului de Administratie au loc conform ordinii de zi stabilite si comunicate de Presedinte cu cel putin 3 zile lucratoare inainte. Acestea se consemneaza in procesul verbal al sedintei, care se scrie intr-un registru sigilat si parafat de Presedintele Consiliului de Administratie. Procesul verbal se semneaza de toti membrii Consiliului de Administratie prezenti si de secretar. In baza procesului verbal, secretarul Consiliului de Administratie redacteaza decizia acestuia, care se semneaza de catre Presedinte, si de cel putin inca un membru al Consiliului de Administratie. Membrii Consiliului de Administratie vor putea exercita orice act care este legat de administrarea S.N. Plafar S.A. in interesul acesteia, in limita drepturilor care li se confera. Presedintele Consiliului de Administratie al societatii comerciale este obligat sa puna la dispozitia actionarilor si auditorului financiar, la cererea acestora, documentele societatii comerciale. Membrii Consiliului de Administratie sunt solidar raspunzatori fata de societate pentru: d) exacta indeplinire a hotararilor Adunarii Generale a Actionarilor; e) stricta indeplinire a indatoririlor pe care legea si actul constitutiv le impun.

Consiliul de Administratie are urmatoarele atributii, care nu pot fi delegate Directorului General: a) stabilirea directiilor principale de activitate si de dezvoltare ale S.N. Plafar S.A.; b) stabilirea politicilor contabile si a sistemului de control financiar, precum si aprobarea planificarii financiare; c) numirea si revocarea Directorului General; si stabilirea remuneratiei acsetuia; d) supravegherea activitatii Directorului General; e) pregatirea raportului anual, organizarea Adunarii Generale a Actionarilor si implementarea hotararilor acesteia; f) introducerea cererii pentru deschiderea procedurii insolventei societatii, potrivit Legii nr. 85/2006 privind procedura insolventei; g) aprobarea schimbarii obiectului de activitate, fara a putea privi domeniul si activitatea principala ale S.N. Plafar S.A.; Consiliul de Administratie mai are si urmatoarele atributii: a) exercita controlul asupra modului in care Directorul General si ceilalti Directori conduc Societatea; b) avizeaza bugetul de venituri si cheltuieli; c) aproba planul de management intocmit de Directorul General si/sau de ceilalti Directori; d) elaboreaza si prezinta Adunarii Generale a Actionarilor, spre aprobare, Planul de Administrare, care include strategia de administrare pe durata mandatului; e) verifica daca activitatea desfasurata in numele si pe seama Societatii este in conformitate cu legea, cu Actul Constitutiv si cu orice hotarare relevanta a Adunarii Generale a Actionarilor; f) prezinta Adunarii Generale a Actionarilor un raport anual privind activitatea de administrare; g) reprezinta Societatea in raporturile cu Directorul General si cu Directorii numiti; h) verifica si avizeaza situatiile financiare ale Societatii; i) verifica si aproba Raportul Directorului General si Rapoartele Directorilor; j) propune adunarii generale numirea si revocarea auditorului financiar, precum si durata minina a contractului de audit. k) aproba contractul de mandat al Directorului General.


l) aproba persoanele imputernicite sa negocieze Contractul Colectiv de Munca cu sindicatele reprezentative si/sau reprezentantii salariatilor precum si mandatul de negociere acrodat acestora; m) aproba Contractul Colectiv de Munca la nivelul Societatii; n) aproba Regulamentul de Organizare si Functionare al Consiliului de Administratie; o) aproba programele de activitate (productie, cercetare – dezvoltare, S.N. Plafar S.A.etc.); p) aproba incheierea de orice contract/document care naste obligatii legale in sarcina Societatii (acte de dobandire, instrainare, schimb sau de constituire in garantie a unor active din categoria activelor imobilizate ale Societatii), a caror valoare nu depaseste, individual sau cumulat, pe durata unui exercitiu financiar, 20% din totalul activelor imobilizate ale Societatii minus creantele cu respectarea limitelor de competenta prevazute in Anexa la Actul Constitutiv; q) aproba inchirierile de active corporale, pentru o perioada mai mare de un an, a caror valoare individuala sau cumulata fata de acelasi co-contractant sau persoane implicate ori care actioneaza in mod concertat nu depaseste 20% din valoarea totalului activelor imobilizate, mai putin creantele la data incheierii actului juridic, precum si asocierile pe o perioada mai mare de un an, care nu depasesc aceeasi valoare. Consiliul de Administratie are atributii de avizare/aprobare a contractelor, creditelor si diferitelor operatiuni la nivelul Societatii, conform limitelor de competenta prevazute in Anexa la Act constitutiv al societatii. In cazul in care Presedintele Consiliului de Administratie se afla in imposibilitate temporara de a-si exercita atributiile, pe perioada starii respective de imposibilitate, Consiliul de Administratie poate insarcina pe un alt membru, in baza mandatului Presedintelui. Structura Consiliului de Administratie al S.N. Plafar S.A. asigura un echilibru intre membrii executivi si ne-executivi, astfel ca nicio persoana sau grup restrans de persoane sa nu poata domina procesul decizional al Consiliului de Administratie. Procesul decizional in cadrul S.N. Plafar S.A.va ramane o responsabilitate colectiva a Consiliului de Administratie, care va fi tinut responsabil solidar pentru toate deciziile luate in exercitarea competentelor sale. Renuntarea la mandat de catre administratorii independenti va fi insotita de o declaratie detaliata privind motivele acestei renuntari. Membrii Consiliului de Administratie isi vor actualiza permanent competentele si isi vor imbunatati cunostintele cu privire la activitatea companiei cat si cu privire la cele mai bune practici de guvernanta corporativa pentru indeplinirea rolului lor.

2.2.3. Remunerarea membrilor CA

In conformitate cu prevederile OUG nr. 109/2011 privind guvernanta corporativa a intreprinderilor publice, politica si criteriile de remunerare a administratorilor si directorilor in cadrul sistemului unitar sunt facute publice pe pagina de internet a intreprinderii publice, prin grija Consiliului de Administratie. Astfel, S.N. Plafar S.A. publica pe pagina sa de internet Politica de remunerare a Consiliului de Administratie si a Directorilor Societatii. Administratorii si directorii primesc pentru activitatea desfasurata o indemnizatie fixa lunara si o indemnizatie variabila. Indemnizatia variabila este platibila functie de indeplinirea indicatorilor si criteriilor de performanta stabiliti in contractele de administrare/mandat asa cum sunt preluati din planul de administrare/management. Indemnizatia fixa lunara este plafonata in conformitate cu prevederile legale, respectiv OUG nr. 51/2013. Indemnizatia fixa si variabila pentru membrii Consiliului de Administratie este aprobata de Adunarea Generala a Actionarilor S.N. Plafar S.A.. Limitele generale ale remuneratiei directorilor (director in intelesul art. 143 din legea 31/1990) sunt aprobate de Adunarea Generala a Actionarilor; in baza acestor limite generale, Consiliul de Administratie fixeaza cuantumul remuneratiei directorilor.

2.3. Comitete consultative


Conform Actului Constitutiv al Societatii si in concordanta cu OUG nr. 109/2011, Consiliul de Administratie poate crea comitete consultative, formate din cel putin 2 membri ai consiliului si cel putin un membru al fiecarui comitet consultativ trebuie sa fie administrator neexecutiv independent. Numarul concret de membri ai fiecarui Comitet consultativ va fi stabilit prin decizie a Consiliului de Administratie. Astfel, Consiliul de Administraţie al S.N. Plafar S.A. a infiintat cinci comitete consultative specializate, care sunt obligatorii conform OUG nr. 109/2011, formate din cate 3 (trei) membri ai Consiliului si toti sunt administratori neexecutivi independenti. Cel putin un membru al Comitetului Consultativ de Audit detine experienta in aplicarea principiilor contabile sau in audit financiar.

1) Comitetul de nominalizare si remunerare;2) Comitetul de audit;3) Comitetul de dezvoltare;4) Comitetul de strategie financiara;5) Comitetul de relatii institutionale.

Comitetele Consultative ale S.N. Plafar S.A. –au fost constituite in conformitate cu art. 34 din OUG 109/2011 privind guvernanta corporativa a intreprinderilor publice,si aprobate prin Hotararea nr. 7. a Consiliului de Administratie ale S.N. Plafar S.A. din data de 08.08.2016Principalele responsabilitati ale Comitetelelor Consultative sunt prevazute in Regulamentele de organizare si functionare aprobate de Consiliul de Administratie si postate pe site-ul S.N. Plafar S.A.. Comitetele Consultative sunt insarcinate cu desfasurarea de investigatii si cu elaborarea de recomandari pentru Consiliul de Administratie, in domeniile specifice si vor inainta acestuia, in mod regulat, rapoarte asupra activitatii lor.

2.4. Conducerea executiva Consiliul de Administratie deleaga conducerea societatii unui Director General. Directorul General va reprezenta societatea in relatia cu tertii si in justitie. Directorul General este responsabil cu luarea tuturor masurilor aferente conducerii societatii, in limitele obiectului de activitate al societatii si cu respectarea competentelor exclusive rezervate de lege sau de actul constitutiv Consiliului de Administratie si Adunarii Generale a Actionarilor. Consiliul de Administratie poate, prin hotarare, sa delege una sau mai multe dintre atributiile mentionate la punctul anterior (si care pot fi delegate) Directorului General. Directorul General are, in principal, urmatoarele atributii: a) conduce si coordoneaza intreaga activitate a Societatii; b) aduce la indeplinire hotararile Adunarii Generale a Actionarilor si deciziile Consiliului de Administratie, adoptate in conformitate cu competentele rezervate acestora; c) aplica strategia si politicile de dezvoltare a societatii; d) selecteaza, angajeaza, promoveaza si concediaza salariatii Societatii; e) negociaza si incheie, in conditiile legii, contractele individuale de munca; f) incheie acte juridice, in numele si pe seama S.N. Plafar S.A., prin care sa dobandeasca, sa instraineze, sa inchirieze, sa schimbe sau sa constituie in garantie bunuri aflate in patrimoniul Societatii, a caror incheiere nu intra in sfera de competenta de aprobarea a Adunarii Generale a Actionarilor sau, dupa caz, a Consiliului de Administratie; g) incheie orice acte care creeaza o obligatie a societatii fata de terte persoane a caror incheiere nu intra in sfera de competenta de aprobarea a Adunarii Generale a Actionarilor sau, dupa caz, a Consiliului de Administratie, conform limitelor de competenta din Anexa la Actul Constitutiv; h) aproba proiectele de investitii conform limitelor de competenta din Anexa la Actul Constitutiv; i) elaboreaza si supune spre avizare Consiliului de Administratie situatiile financiare precum si propunerea cu privire la distribuirea profitului rezultat din bilantul exercitiului financiar, pe care intentioneaza sa o prezinte Adunarii Generale a Actionarilor;


j) elaboreaza si supune spre avizare Consiliului de Administratie proiectul de buget al societatii, care urmeaza sa fie supus aprobarii adunarii generale a actionarilor; k) supune avizarii Consiliului de Administratie materialele care urmeaza sa fie supuse aprobarii Adunarii generale a actionarilor; l) elaboreaza impreuna cu ceilalti Directori si supune spre avizare/aprobare Consiliului de Administratie programele de activitate (productie, cercetare – dezvoltare, vanzari etc.); m) stabileste indatoririle si responsabilitatile personalului Societatii, pe compartimente; n) aproba operatiunile de incasari si plati, potrivit competentelor legale si prevederilor Actului constitutiv; o) imputerniceste Directorii sau orice alta persoana sa exercite orice atributie din sfera sa de competenta; p) aproba delegarile de competenta pentru Directori in vederea executarii operatiunilor societatii; q) aproba competentele si atributiile subunitatilor din componenta S.N. Plafar S.A r) aproba structura organizatorica a S.N. Plafar S.A si numarul de posturi, normativul de constituire a compartimentelor functionale si de productie, precum si Regulamentul de Organizare si Functionare a Societatii si Regulamentul Intern. s) stabileste si aproba politici pentru protectia mediului inconjurator si securitatea muncii, potrivit prevederilor legal ; t) aproba documentele cu caracter de norme si regulamentele care reglementeaza activitatile societatii; u) stabileste tactica si strategia de marketing; v) indeplineste orice alta atributie prevazuta de acte normative, Actul Constitutiv al Societatii, deciziile Consiliului de Administratie si hotararile Adunarii Generale a Actionarilor; w) rezolva orice alta problema pe care Consiliul de Administratie a stabilit-o in sarcina sa. Orice administrator poate solicita Directorului General si Directorilor informatii cu privire la conducerea operativa a S.N. Plafar S.A. Directorul General are obligatia de a informa Consiliul de Administratie in mod regulat si cuprinzator asupra operatiunilor intreprinse si asupra celor avute in vedere. Directorul General trebuie sa accepte in mod expres exercitarea mandatului. Societatea comerciala este obligata sa incheie o asigurare de raspundere a administratorilor si Directorului General („Directors & Officers Liability”), care sa acopere raspunderea civila fata de terti a societatii insasi si a managementului acesteia (Director General, Consiliu de Administratie). Costurile aferente acestei asigurari vor fi suportate de catre S.N. Plafar S.A. Pe durata indeplinirii mandatului, Directorul General nu poate incheia cu Societatea un contract de munca. In cazul in care Directorul General a fost desemnat dintre salariatii societatii, contractul de munca incheiat se suspenda de drept de la data acceptarii mandatului. Pe perioada cat exercita functia de Director General, Directorul General va incheia cu Societatea un contract de mandat/management.. Societatea va raspunde fata de Directorul General si Directori in cazul revocarii nejustificate a acestuia/acestora din functie, in conditiile legii si ale contractului de mandat/management. Directorul General are obligatia de a-si exercita mandatul cu prudenta si diligenta unui bun administrator, cu loialitate, in interesul Directorului General si nu are voie sa divulge informatii confidentiale si secrete de afaceri ale societatii, atat pe durata exercitarii mandatului de Director General, cat si pentru o perioada de 5 ani dupa incetarea acestei functii. Directorii Executivi sunt salariati ai societatii comerciale, executa operatiunile acesteia si sunt raspunzatori fata de aceasta pentru indeplinirea indatoririlor lor. Atributiile, drepturile si competentele Directorilor Executivi sunt stabilite prin Regulamentul de Organizare si Functionare a S.N. Plafar S.A.

2.5. Codul de conduita profesionala Codul de Conduită profesionala al Directorului General reglementeaza normele etice de conduita profesionala si sociala necesare obtinerii unor raporturi sociale si profesionale corespunzatoare crearii si mentinerii la nivel inalt a prestigiului si valorilor corporative ale S.N. Plafar S.A. Codul de Conduita pentru salariatii S.N. Plafar S.A.


prezinta un ansamblu de standarde profesionale, sociale si morale, responsabilitati si reguli de etica pentru salariati in vederea mentinerii si respectarii unui spirit de colaborare, solicitudine si corectitudine care sa previna aparitia unor situatii neplacute, sau de conflict, si care ar putea afecta relatiile de munca si sociale dar si prestigiul, imaginea si integritatea companiei. Normele prevazute de Codul de Conduita sunt obligatorii pentru toti angajatii si se aplica in toate structurile organizatorice si ierarhice ale companiei.

3. Drepturile detinatorilor de actiuni

Toti detinatorii de instrumente financiare emise de S.N. Plafar S.A. din acelasi tip si clasa de titluri beneficiaza de un tratament egal, iar societatea depune permanent eforturi sustinute pentru a realiza o comunicare efectiva, activa si transparenta in vederea exercitarii drepturilor intr-o maniera echitabila. Toti detinatorii de actiuni ai S.N. Plafar vor fi tratati in mod echitabil. Toate actiunile emise confera detinatorilor drepturi egale; orice modificare a drepturilor conferite de acestea va fi supusa aprobarii detinatorilor direct afectati in adunarile speciale ale respectivilor detinatori. S.N. Plafar S.A. depune toate diligentele pentru facilitarea participarii actionarilor la lucrarile adunarilor generale ale actionarilor, dialogului intre actionari si membrii Consiliului de Administratie si/sau ai conducerii, precum si a exercitarii depline a drepturilor acestora. Participarea actionarilor la lucrarile Adunarilor Generale ale Actionarilor este pe deplin incurajata, iar pentru actionarii care nu pot participa la sedinte se pune la dispozitie posibilitatea votului in absenta - pe baza de procura speciala, prin corespondenta sau prin imputernicire speciala sau generala. Principalele drepturi ale actionarilor in legatura cu Adunarea Generala a Actionarilor sunt: (a) Dreptul la o perioada minima de notificare: Actionarii Societatii sunt informati despre o viitoare adunare a actionarilor prin intermediul convocarii publicate in Monitorul Oficial al Romaniei cu cel putin 30 de zile inainte de data adunarii; de asemenea, convocarea se publica pe website-ul Societatii, in cadrul sectiunii Relatii cu investitorii (b) Dreptul de acces la informatie: S.N. Plafar S.A. publica documentele si informatiile necesare pe website-ul sau pentru a se asigura ca toti actionarii sai isi exercita drepturile in cunostinta de cauza; (c) Dreptul de a suplimenta ordinea de zi a adunarii: Actionarii S.N. Plafar S.A. care reprezinta individual sau impreuna cu alti actionari cel putin 5% din capitalul social pot solicita adaugarea unor puncte suplimentare pe ordinea de zi in limitele si in conformitate cu prevederile legislatiei aplicabile; (d) Dreptul de a participa la adunare: Actionarii inregistrati in lista actionarilor S.N. Plafar S.A. de la data de referinta primita de la Depozitarul Central au dreptul de a participa personal sau prin reprezentant la Adunarile Generale ale Actionarilor Societatii; (e) Drepturi de vot: Capitalul social al Societatii este reprezentat de actiuni ordinare care confera un drept de vot pentru fiecare actiune inregistrata pe numele actionarului la data de referinta; (f) Dreptul de a adresa intrebari: Orice actionar al Societatii poate adresa intrebari scrise referitoare la punctele de pe ordinea de zi a Adunari Generale a Actionarilor si are dreptul de a primi raspunsuri din partea S.N. Plafar S.A. .

4. Transparenta, raportarea financiara, controlul intern si administrarea riscului

4.1. Transparenta S.N. Plafar S.A. asigura efectuarea raportarilor periodice si continue adecvate asupra tuturor evenimentelor importante, inclusiv situatia financiara, performanta, proprietatea si conducerea. Societatea va pregati si va disemina informatiile periodice si continue relevante, in conformitate cu Standardele Internationale de Raportare Financiara (IFRS). Informatiile sunt diseminate in limba romana.


Pentru a face procesul de informare mai eficient si mai accesibil pentru investitori, S.N. Plafar S.A. a creat website-ul sau (www.plafar.com) unde oricine poate accesa cu usurinta informatii. Astfel, S.N. Plafar S.A. elaboreaza si implementeaza o politica eficienta si transparenta in relatia sale de orice tip. 4.2. Raportarea financiara, controlul intern si administrarea riscului S.N. Plafar S.A. transmite BVB, in termen de cel mult 120 de zile de la incheierea perioadei de raportare, Raportul Anual intocmit in conformitate cu reglementarile in materie, emise de catre Autoritatea de Supraveghere Financiara (ASF), incluzand toate documentele prevazute in reglementarile ASF. Situatiile financiare sunt pregatite in conformitate cu Standardele Internationale de Raportare Financiara (IFRS). S.N. Plafar S.A. transmite BVB, in termen de cel mult 45 de zile de la incheierea perioadei de raportare, raportul Semestrial intocmit in conformitate cu reglementarile in materie, emise de catre ASF, iar situatiile financiare semestriale sunt pregatite in conformitate cu legislatia in vigoare. S.N. Plafar S.A. transmite BVB, in termen de cel mult 45 de zile de la incheierea perioadei de raportare, Raportul Trimestrial pentru primul si cel de-al III-lea trimestru, intocmit in conformitate cu reglementarile ASF, cuprinzand atat documentele de raportare prevazute in reglementarile ASF cat si bilantul financiar si contul de profit si pierdere, elaborate in conformitate cu reglementarile aplicabile. Comitetul consultativ de Audit sprijina membrii Consiliului de Administratie prin examinarea in mod regulat a eficientei raportarilor financiare, al controlului intern si al sistemului de administrare a riscului adoptat de societate.

5. Conflictul de interese si tranzactiile cu persoanele implicate

Membrii Consiliului de Administratie vor lua decizii in interesul exclusiv al societatii si nu vor lua parte la dezbaterile sau deciziile care creeaza un conflict intre interesele lor personale si cele ale S.N. Plafar S.A. Fiecare membru al Consiliului de Administratie se asigura de evitarea unui conflict de interese direct sau indirect cu S.N. Plafar S.A. , iar in cazul aparitiei unui astfel de conflict se va abtine de la dezbaterile si votul asupra chestiunilor respective, in conformitate cu prevederile legale in vigoare.

6. Regimul informatiei corporative

Consiliul de Administratie stabileste politica corporativa de diseminare a informatiilor, respectand legistatia in vigoare si Actul Constitutiv al societatii, aceasta politica trebuie sa garanteze accesul egal la informatie al actionarilor, investitorilor cat si al actionarilor semnificativi, si nu trebuie sa permita abuzuri privind informatiile confidentiale sau informatiiile despre „tranzactiile cu sine”. Administratorii si directorii vor pastra confidentialitatea documentelor si informatiilor primite pe perioada mandatului lor.

7. Responsabilitatea sociala

Responsabilitatea Socială Corporativă reprezintă un aspect al guvernării corporative, prin intermediul căreia s-au iniţiat, la nivelul companiilor, o serie de acţiuni responsabile social, ce pot fi cuantificate în termenii sustenabilităţii şi ai performanţei durabile. Responsabilitatea sociala este procesul de management, parte integranta a strategiei de afaceri a Societatii, prin care S.N. Plafar S.A. doreste sa contribuie la dezvoltarea unei societati romanesti durabile si performante. Rolul pe care S.N. Plafar S.A. il are in domeniul prelucrarii plantelor medicinale si al productiei de suplimente alimentare de calitate si cu respectarea tuturor normelor privind siguranta alimentului, se completeaza in mod firesc cu dorinta acesteia de a veni in sprijinul nevoilor reale ale tuturor celor care contribuie permanent la bunul mers al activitatii sale.


S.N. Plafar S.A. se implica in rezolvarea problemelor sociale ale comunitatii in care isi desfasoara activitatea si ia in considerare interesele societatii si are ca obiectiv creşterea permanentă a gradului de responsabilizare a companiei faţă de salariaţi, acţionari, parteneri si mediu. Viziunea S.N. Plafar S.A. este promovarea valorilor nationale precum inovatia, spiritual de echipa, respectul diversitatii si angajamentul. Domeniile prioritare în care S.N. Plafar S.A. se implică şi se va implica din punct de vedere social sunt: dezvoltarea durabilă a comunităţii, educaţie, sport, artă şi cultură, acţiuni umanitare, sănătate, mediu. 8. Sistemul de administrare In prezent, sistemul de administrare al S.N. Plafar S.A. este unitar.

9. Dispozitii finale S.N. Plafar S.A. aderă la Codul de Guvernanţă Corporativă al Bursei de Valori Bucureşti şi aplică din recomandările acestui cod, conform Declaraţiei privind conformarea sau neconformarea cu prevederile Codului de Guvernanţă Corporativă (Declaraţia „aplici sau explici”) recomandările aferente principiilor nr. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 15, 17, 18 şi explică recomandările aferente principiilor nr. 14, 16 şi 19. Prezentul Regulament de Guvernanţă Corporativă al S.N. Plafar S.A. are în anexă Modelul Declaraţiei „Aplici sau Explici” de conformare cu prevederile Codului de Guvernanţă Corporativă al BVB.


· Web viewSuplimentar fata de regulamentul pentru organizarea si desfasurarea sedintelor AGA,...

Documents

Transcript of · Web viewSuplimentar fata de regulamentul pentru organizarea si desfasurarea sedintelor AGA,...