Ghidul cercetării disciplinare 2017: Tot ce trebuie să știe angajatorii despre procedurăghidul cercetarii disciplinare decizie sanctionare referat cercetare disciplinara

Simona Voiculescu Redactor-șef adjunct, avocatnet.ro

Exceptând avertismentul scris, orice sancțiune disciplinară aplicată salariatului trebuie să fie precedată de o cercetare disciplinară, potrivit Codului muncii. În ultimele săptămâni, redacția noastră a derulat o campanie de informare cu privire la cele mai importante și cele mai frecvente probleme în materia cercetărilor disciplinare la locul de muncă. Iată, pe scurt, ce subiecte am abordat, inclusiv cu sprijinul unor specialiști în legislația muncii:

Salariații care încalcă anumite reguli la locul de muncă pot fi sancționați de angajator, dar nu fără să se facă o cercetare disciplinară

1

înainte (doar un avertisment scris poate fi dat fără cercetare). Este o rigoare impusă de Codul muncii și care trebuie obligatoriu respectată, pentru ca sancționarea să fie legală. Abaterea disciplinară, potrivit Codului muncii, este o faptă în legătură cu munca și care constă într-o acțiune/ inacțiune vinovată a salariatului, prin care a încălcat normele legale, regulamentul intern, contractul individual ori contractul colectiv de muncă aplicabil sau ordinele și dispozițiile legale ale conducătorilor ierarhici.

În continuarea articolului se poate citi despre:

etapele de parcurs într-o cercetare și documentele ce trebuie întocmite, ce rol are referatul de cercetare, cine îl face și ce (nu) trebuie să conțină;

de ce e important să trecem cât mai multe tipuri de abateri disciplinare în regulamentele interne;

ce-i de făcut când salariatul nu vrea să primească actul de convocare și când poate fi refuzat reprezentantul lui la cercetare;

regulile esențiale ce trebuie respectate la întocmirea deciziei de sancționare;

reducerea disciplinară a salariului stabilit la valoarea minimului pe economie;

detalii care pot strica o cercetare disciplinară; cum se face ștergerea sancțiunilor din "cazierul"

salariatului;

2

de ce sunt probleme la concedierea disciplinară a salariatei gravide.

1. Etapele ce trebuie parcurse într-o cercetare disciplinarăCercetarea debutează cu o sesizare scrisă, făcută de orice persoană din firmă, continuă cu numirea unei comisii și convocarea salariatului. Chiar dacă nu vine să stea de vorbă cu comisia și să-și facă apărarea, asta nu înseamnă că sancțiunea nu poate fi dată. La final, comisia face un referat și propune, eventual, o sancțiune, însă nu ea este cea care sancționează efectiv. În fine, dacă salariatul e sancționat, el are dreptul la radierea sancțiunii peste un anumit interval de timp - un aspect uitat adesea de angajatori. O cercetare disciplinară care sare peste anumite proceduri poate fi contestată de salariat în instanță și, așa cum ne-au indicat mai mulți specialiști, există numeroase procese câștigate de salariați în sensul acesta.

Pentru aplicarea unei sancțiuni disciplinare, în Codul muncii scrie că cercetarea disciplinară e obligatorie. Ea debutează cu o sesizare scrisă, făcută de absolut orice persoană din firma respectivă, continuă cu numirea unei comisii și convocarea salariatului. Chiar dacă nu vine să stea de vorbă cu comisia și să-și facă apărarea, asta nu înseamnă că sancțiunea nu poate fi dată. Dacă vine la întrevederea cu comisia, salariatul are dreptul să răspundă la tot ceea ce este întrebat și

3

poate să se apere cum știe mai bine. La final, comisia face un referat și propune eventual o sancțiune, însă nu ea este cea care sancționează efectiv. În fine, dacă salariatul e sancționat, el are dreptul la radierea sancțiunii peste un anumit interval de timp - un aspect uitat adesea de angajatori.

Potrivit Codului muncii, angajatorul are dreptul să constate săvârșirea unei abateri disciplinare și să aplice sancțiunile corespunzătoare, așa cum prevede legea, contractul colectiv de muncă și regulamentul intern. Un salariat nu poate să se trezească sancționat fără să știe de ce, fără să treacă printr-o cercetare disciplinară conformă cu legea și fără să aibă dreptul să dea explicații și să-și facă, cât de cât, o apărare. Singura sancțiune ce poate fi aplicată fără prea mare deranj este mustrarea salariatului.

O cercetare disciplinară care sare peste anumite proceduri poate fi contestată de salariat în instanță și, așa cum ne-au indicat mai mulți specialiști, există numeroase procese câștigate de salariați în sensul acesta. În regulamentul intern trebuie să fie prevăzute detalii cu privire la desfășurarea unei cercetări disciplinare, nu numai faptele și sancțiunile ce se pot aplica. La acest capitol, în Codul muncii scrie că e obligatoriu să se prevadă măcar următoarele: procedura de soluționare a cererilor sau a reclamațiilor individuale ale salariaților și reguli referitoare la procedura disciplinară.

4

În continuare sunt prezentate pe scurt etapele de parcurs într-o cercetare disciplinară.

1. Sesizarea scrisă cu privire la săvârșirea unei abateri

Orice persoană din firmă poate face sesizarea, nu neapărat un superior. Dacă unul dintre salariați observă că altul a săvârșit o abatere, are posibilitatea să anunțe acest lucru, completând un document special - referatul de sesizare. E necesar ca acest lucru să se facă în scris, pentru că vorbim, de fapt, de un act care declanșează cercetarea (ca să nu mai spunem că trebuie să primească un număr de înregistrare). Faptul că cineva din firmă doar merge să-i spună șefului că un alt coleg a făcut ceva nepermis nu e tocmai suficient.

Cel care face sesizarea nu va fi ținut drept "țap ispășitor", pentru că sesizarea trebuie să se poată face în mod anonim. Într-un material viitor, vă vom explica de ce e important ca firma să aibă un model de referat de cercetare disciplinară și ce elemente obligatorii trebuie să conțină el.

5

2. Numirea comisiei de cercetare disciplinară

Potrivit Codului, angajatorul (însemnând un reprezentant legal) mandatează anumite persoane pentru a face cercetarea disciplinară (comisia). Și decizia prin care sunt numiți aceștia ar trebui să fie tot scrisă, astfel încât să reiasă negru pe alb cine are dreptul să facă parte din comisie și de ce se află acolo. De ce e preferabil? Ar fi ușor de contestat apoi faptul că cercetarea s-a făcut când de X, când de Y, după bunul plac. Ideea principală e de a face lucrurile cât mai transparent și cât mai dificil de contestat de către salariat ulterior.

În momentul în care salariatul se află în fața comisiei, el trebuie să știe exact că fiecare dintre cei din comisie are dreptul să fie acolo și a fost numit special de cei din conducere. Dacă nu există un document scris privind numirea comisiei, cum s-ar putea dovedi mai clar poziția fiecăruia din comisie și faptul că avea dreptul să fie acolo? Cât despre cine poate să facă parte din comisie, nu există limitări legale, însă ar fi de preferat ca cel care face pe călăul să nu fie și cel care a sesizat fapta. De asemenea, dacă e vorba de o abatere tehnică, atunci ar fi indicat ca cineva de specialitate să facă parte din comisie.

6

3. Convocarea scrisă a salariatului cercetat

"(2) În vederea desfășurării cercetării disciplinare prealabile, salariatul va fi convocat în scris de persoana împuternicită de către angajator să realizeze cercetarea, precizându-se obiectul, data, ora și locul întrevederii. (3) Neprezentarea salariatului la convocarea făcută în condițiile prevăzute la alin. (2) fără un motiv obiectiv dă dreptul angajatorului să dispună sancționarea, fără efectuarea cercetării disciplinare prealabile", scrie în Codul muncii.

Așadar, de aici reținem următoarele chestiuni esențiale: convocarea se face obligatoriu în scris, iar convocatorul trebuie să precizeze exact de ce e chemat salariatul la cercetare, când și unde are loc întâlnirea cu membrii comisiei. Dacă salariatul nu știe pentru ce faptă e chemat la cercetare, atunci convocatorul ar putea să fie considerat lipsit efecte de o instanță, care va spune că angajatul nu a putut să-și pregătească apărarea, neștiind pentru ce trebuie să se apere.

Și nu în ultimul rând, potrivit prevederilor citate, nu are importanță că salariatul nu vine la întrevedere și nu oferă un motiv obiectiv pentru asta (de pildă, nu poate veni la întrevedere un salariat care e grav bolnav, internat în spital etc. pentru că, în acest caz, se va fixa o altă dată pentru întrevedere, printr-un alt

7

convocator). Dacă absentează nejustificat, se poate consemna asta în referatul de cercetare și se poate trece mai departe la aplicarea sancțiunii.

4. Întâlnirea salariatului cu comisia de cercetare

La întrevederea propriu-zisă, salariatul are dreptul să știe toate chestiunile care i se impută și să se apere așa cum consideră, el putând să vină cu apărătorul său (avocat) și chiar cu un reprezentant sindical. De fapt, totul trebuie să decurgă ca un dialog, în care fiecare are dreptul să spună ceva și să-și susțină punctul de vedere, cu probe, poate chiar cu martori, de ce nu.

"În cursul cercetării disciplinare prealabile salariatul are dreptul să formuleze și să susțină toate apărările în favoarea sa și să ofere persoanei împuternicite să realizeze cercetarea toate probele și motivațiile pe care le consideră necesare, precum și dreptul să fie asistat, la cererea sa, de către un avocat sau de către un reprezentant al sindicatului al cărui membru este", scrie în actul normativ.

8

5. Raportul de cercetare și propunerea sancțiunii

Pot exista chiar mai multe astfel de întrevederi între comisie și cel cercetat. La final, cântărind în baza tuturor celor văzute și auzite, comisia poate propune aplicarea unei sancțiuni, tot așa cum poate închide cercetarea cu concluzia că fapta nu a existat sau că nu e necesară aplicarea unei sancțiuni. În orice caz, e necesar să existe un raport de cercetare la final.

6. Sancționarea propriu-zisă

Între propunerea de sancționare, pe care o face comisia, și decizia de sancționare există o mare diferență. Comisia de cercetare nu dispune sancțiuni, ci doar constată niște lucruri și propune apoi sancționarea, dacă e cazul (ar putea aplica sancțiunea doar dacă e împuternicită să facă acest lucru). Cel care emite decizia de sancționare este angajatorul (ne vom concentra pe conținutul deciziei de sancționare într-un material viitor). Totuși, nu se prevede nicăieri că angajatorul e obligat să-l și sancționeze pe salariat, chiar dacă se face propunerea de sancționare de către comisie.

"Angajatorul dispune aplicarea sancțiunii disciplinare printr-o decizie emisă în formă scrisă, în termen de 30 de zile calendaristice de la data luării la

9

cunoștință despre săvârșirea abaterii disciplinare, dar nu mai târziu de 6 luni de la data săvârșirii faptei", prevede Codul muncii. Decizia de sancționare se comunică salariatului în cel mult cinci zile calendaristice de la data emiterii și produce efecte de la data comunicării.

Ultimul pas: radierea sancțiunii după 12 luni

Nu am catalogat radierea ca o etapă în sine, pentru că nu face efectiv parte dintr-o cercetare disciplinară. Dar e un pas ulterior aplicării sancțiunii și obligatoriu, Codul muncii impunându-i angajatorului să șteargă sancțiunea din registrele sale în 12 luni de la aplicare. Dacă s-a aplicat o sancțiune, e obligatoriu să trecem în calendar și momentul la care trebuie să o radiem.

"Sancțiunea disciplinară se radiază de drept în termen de 12 luni de la aplicare, dacă salariatului nu i se aplică o nouă sancțiune disciplinară în acest termen. Radierea sancțiunilor disciplinare se constată prin decizie a angajatorului emisă în formă scrisă", potrivit actului.

2. Documentele ce nu trebuie să lipsească

10

Codul muncii nu face decât mici referiri la un act sau altul din cadrul cercetării disciplinare - singura referire expresă este la decizia de sancționare. De ce facem însă acte pentru fiecare dintre etapele procedurii? Pentru că e nevoie ca tot demersul de sancționare a salariatului să fie cât mai transparent și mai greu de sancționat de judecător, dacă se ajunge până la el. Actele necesare într-o cercetare sunt: referatul de cercetare disciplinară; decizia de numire a comisiei de cercetare disciplinară; actul de convocare la cercetare; procesul-verbal de cercetare disciplinară (pot fi mai multe, după caz); decizia de sancționare și decizia de radiere a sancțiunii aplicate.

O cercetare disciplinară pornește cu o sesizare din partea unei persoane din firmă cu privire la săvârșirea unui abateri - referatul de cercetare, mai exact. Dacă se pornește o cercetare, trebuie să stabilim cine face parte din comisia de cercetare și trebuie să mandatăm persoanele respective printr-o decizie de numire a comisiei. Apoi, în cel mai scurt timp, salariatul trebuie chemat la cercetare. Dacă vine la întâlnirea cu comisia, discuțiile dintre cele două părți trebuie consemnate într-un proces-verbal. La final, comisia propune o sancțiune, iar conducerea, dacă dorește, aplică sancțiunea propusă sau o alta, printr-o decizie de sancționare.

Dacă luni vorbeam de etapele ce trebuie parcurse într-o cercetare disciplinară, acum a venit rândul

11

discuției despre actele ce trebuie întocmite în fiecare dintre aceste etape. O să începem mai întâi cu următoarea observație: Codul muncii nu face decât mici referiri la un act sau altul din cadrul cercetării disciplinare - singura referire expresă este la decizia de sancționare.

De ce spunem atunci că trebuie să avem aceste acte, adică cele la care ne referim în acest material? Pentru că e nevoie ca tot demersul de sancționare a salariatului să fie cât mai transparent, înainte de toate. Apoi, dacă salariatul va contesta decizia de sancționare sau alt aspect al cercetării, atunci e cel mai bine să existe hârtii din care să reiasă tot ce s-a întâmplat, de la începutul cercetării și până la final. E vorba, așadar, de a avea un "dosar cu probe" pentru fiecare astfel de cercetare, un dosar pe care să-l scoatem din arhivă la nevoie, pe care să se poată uita, dacă vor, inspectorii când vin în control.

În primul rând, în fiecare firmă ar trebui să existe un model de referat de cercetare disciplinară. Acesta e formularul pe care orice angajat din firmă îl completează cu datele despre cel care a comis o abatere disciplinară. E vorba de o hârtie care trebuie pusă la dispoziția oricui vrea să aducă în atenția conducerii că cineva a săvârșit o abatere disciplinară și în care

12

Bine de știut

Nu e necesar ca referatul de cercetare disciplinară să fie

adus la cunoștința salariatului, după cum ne-a

explicat Dana Ionescu, specialist din cadrul Adecco România (head of legal &

international mobility).

se trec câteva detalii cu privire la faptă. Referatul este, așadar, o sesizare scrisă cu privire la săvârșirea unei abateri disciplinare.

Apoi, dacă se decide că e cazul să se pornească o cercetare, trebuie făcută decizia de numire a comisiei de cercetare disciplinară. Din comisie trebuie să facă parte numai aceia care reies expres și din decizia de numire. Până la urmă, prin decizia respectivă nu se face altceva decât o mandatare a X, Y și Z, persoane din firmă, care să facă parte din comisie și să îndeplinească tot ce e de îndeplinit în legătura cu cercetarea respectivă.

Salariatul care a comis abaterea trebuie înștiințat cu privire la faptul că e supus unei cercetări disciplinare. Asta se face printr-un convocator, care trebuie să ajungă la salariat cât mai repede - documentul se dă fie personal, fie prin poștă, fie prin curier, dar chiar și prin executor judecătoresc. "În vederea desfășurării cercetării disciplinare prealabile, salariatul va fi convocat în scris de persoana împuternicită de către angajator să realizeze cercetarea, precizându-se obiectul, data, ora și locul întrevederii", scrie în Codul muncii. Documentul e emis de cineva din comisie, cel mai adesea, dar în niciun caz de o persoană care nu a fost împuternicită să facă acest lucru.

Atenție!

După cum a decis Curtea Constituțională anul trecut, contractul individual de muncă al

13

salariatului nu mai poate fi suspendat de către angajator în timpul cercetării disciplinare.

La cercetarea propriu-zisă, adică la întâlnirea dintre salariatul vizat și comisie, trebuie întocmit un proces-verbal de cercetare disciplinară. Actul trebuie semnat de toată lumea, adică de toți cei din comisie, chiar și de salariat (dacă nu vrea să semneze, acest lucru se consemnează în proces). Dacă sunt mai multe astfel de întâlniri, fiecare se finalizează cu un astfel de proces, iar dacă la aceeași întâlnire nici cei din comisie nu se înțeleg între ei, atunci e indicat să se facă câte un proces pentru fiecare opinie divergentă.

Idealul este să se consemneze tot. Specialista Dana Ionescu ne explică faptul că nu contează câte procese-verbale avem la final, ci contează ca procesele să fie, de fapt, niște radiografii ale discuțiilor purtate între comisie și salariatul cercetat și că e important să fie cât mai cuprinzătoare.

Ultimul, dar cel mai important act: decizia de sancționare

Comisia de cercetare face, prin procesul-verbal (ultimul, dacă e cazul să fie făcute mai multe), o propunere de sancționare, în baza celor aflate și discutate în cadrul cercetării. Nu comisia este cea

14

care dispune sancționarea, decât dacă a fost special mandatată pentru asta. Decizia de sancționare trebuie dată de conducerea firmei, în principiu, în formă scrisă și nicidecum verbal.

"Angajatorul dispune aplicarea sancțiunii disciplinare printr-o decizie emisă în formă scrisă, în termen de 30 de zile calendaristice de la data luării la cunoștință despre săvârșirea abaterii disciplinare, dar nu mai târziu de 6 luni de la data săvârșirii faptei", scrie în Codul muncii. Așadar, pentru a fi valabil dată, ea trebuie să fie emisă în acest interval de timp.

Important!

Conform Deciziei Înaltei Curţi de Casaţie şi Justiţie nr. 16/2012 a Completului competent să judece recursul în

interesul legii, momentul de la care începe să curgă termenul de 30 de zile calendaristice pentru aplicarea

sancţiunii disciplinare este data înregistrării raportului final al cercetării disciplinare prealabile

la registratura unităţii.

"Sub sancțiunea nulității absolute, în decizie se cuprind în mod obligatoriu: a) descrierea faptei care constituie abatere disciplinară; b) precizarea prevederilor din statutul de personal, regulamentul intern, contractul individual de muncă sau contractul

15

colectiv de muncă aplicabil care au fost încălcate de salariat; c) motivele pentru care au fost înlăturate apărările formulate de salariat în timpul cercetării disciplinare prealabile sau motivele pentru care, în condițiile prevăzute la art. 251 alin. (3) (salariatul nu a venit la convocare - n.red.), nu a fost efectuată cercetarea; d) temeiul de drept în baza căruia sancțiunea disciplinară se aplică; e) termenul în care sancțiunea poate fi contestată; f) instanța competentă la care sancțiunea poate fi contestată", sunt rigorile impuse de același act normativ cu privire la conținutul deciziei.

Decizia trebuie comunicată salariatului în maximum cinci zile calendaristice de la data emiterii și nu va produce efecte decât de la primire. "Comunicarea se predă personal salariatului, cu semnătură de primire, ori, în caz de refuz al primirii, prin scrisoare recomandată, la domiciliul sau reședința comunicată de acesta", mai scrie în Cod.

Important! Reamintim că nicio sancțiune disciplinară, cu excepția avertismentului, nu poate fi dispusă în lipsa unei cercetări disciplinare.

 

16